UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL PERU

FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL

CAPITULO 1

INTRODUCCIN A LAS ORGANIZACIONES Y LA ADMINISTRACIN

Ing. OSCAR ALVARADO RODRIGUEZ

OBJETIVOS DEL APRENDIZAJE DE ESTE CAPITULO

1. Describir qu es una organizacin y cmo se ha modificado ste concepto.2. Explicar qu es un gerente y cmo se ha modificado el rol que desempea.3. Definir la administracin.4. Distinguir entre eficacia y eficiencia.5. Describir las funciones administrativas bsicas y el proceso administrativo.6. Identificar los roles que desempean los gerentes.7. Describir las habilidades que necesitan los gerentes.8. Explicar lo que hacen los gerentes desde la perspectiva de sistemas. 9. Describir lo que hacen los gerentes desde la perspectiva de contingencias.10. Explicar si el rol del gerente es universal.11. Describir la utilidad del estudio de la administracin.

Objetivo 1:

Describir qu es una organizacin y cmo se ha modificado ste concepto.

Qu es una organizacin?

Una estructura o agrupacin deliberada de personas para el logro de algn propsito especfico

Las escuelas, los hospitales, el ejrcito, la iglesia, un club, etc. son organizaciones.

Cada organizacin tiene un propsito distintivo que se expresa en trminos de Misin, Objetivo o Meta.

Una persona sola no hace una organizacin

En suma una organizacin tiene un propsito distintivo, personas o miembros y una estructura deliberada de algn tipo.

LA ORGANIZACIN CAMBIANTE

ORGANIZACIN TRADICIONALORGANIZACIN NUEVA1. Estable1. Dinmica2. Inflexible2. Flexible3. Enfocada en empleos3. Enfocada en habilidades4. El trabajo definido por puestos4. El trabajo definido en tareas5. Orientada hacia el individuo5. Orientada al equipo6. Empleos permanentes6. Empleos temporales7. Orientada al mando7. Orientada a la participacin8. Los gerentes deciden8. Los empleados participan9. Orientada a reglas9. Orientada al cliente10. Fuerzas de trabajo homogneas10. Fuerzas de trabajo diversas11. Das y horario definidos11. Das sin lmites12. Relaciones jerrquicas12. Relaciones laterales o de red13. Instalaciones propias y horarios13. Cualquier lugar y hora.

PREGUNTAS

1. Cules son las tres caractersticas de las organizaciones?

2. Por qu son importantes los gerentes para el xito de las organizaciones?

3. Por qu estn cambiando las organizaciones?

Objetivo 2:

Explicar qu es un gerente y cmo se ha modificado el rol que desempea

Qu es un gerente?

Miembro de una organizacin que integra y coordina el trabajo de otros

Antes era muy fcil distinguir entre gerente y operarios, hoy la diferencia es difusa porque estos tambin realizan actividades administrativas.

Hay gerentes de primera lnea (frente al cliente),

Nivel medio (entre los altos mandos y los de lnea) y

Alto nivel (en la cumbre de la organizacin y deciden el rumbo, establecen polticas y estrategias, etc.)

PREGUNTAS

4. En qu se diferencian los gerentes de los empleados no gerenciales?

5. Explique por qu no siempre es fcil determinar con exactitud quienes son los Gerentes de la Organizacin.

6. Compare los tres niveles distintos de Gerentes.

Objetivo 3:Definir la administracin.

Qu es la administracin?

Un proceso de coordinar e integrar actividades de trabajo para que se lleven a cabo eficiente y eficazmente con otras personas y por medio de ellas.

Qu es un proceso?Qu es coordinar e integrar?

Objetivo 4:

Distinguir entre eficacia y eficiencia

Eficiencia:

La relacin entre insumos y productos, cuya meta es minimizar los costos por concepto de recursos aplicados.

Relacin entre insumos y productos, uso de recursos.

Alto desperdicio Bajo desperdicio

Hacer bien las cosas

Se puede ser muy eficiente para regarla.

Uno es productivo si logra ms productos con los mismos insumos

Productividad:Ms con igual e igual con menos(+ con = o = con -)

Eficacia:

El hecho de alcanzar las metas.

Altos logros Bajos logrosHacer lo que es apropiado

Se puede ser eficaz pero a un alto costo o bien eficiente pero no lograr las metas

PREGUNTAS

7. En qu sentido es la administracin un proceso?

8. Defina eficiencia y eficacia y por qu son importantes para la administracin?

9. Explique la relacin entre eficiencia y eficacia

Objetivo 5:

Describir las funciones administrativas bsicas y el proceso administrativo

Qu hacen los gerentes?

Es complicado describir lo que hacen porque no hay dos organizaciones ni dos gerencias iguales.

Los gerentes administran

Funciones y procesos administrativos

Henry Fayol (inicio del siglo XX) describe cinco funciones:Planear, organizar, mandar, coordinar y controlar.

Con el tiempo se establecieron las 4 funciones administrativas bsicas:

Planear, organizar, dirigir y controlar.

Planeacin:

Definir metas, estrategias y planes para coordinar las actividades.Dar respuesta a todas las posibles incgnitas que nos depara el futuro

Organizacin:

Determinacin de tareas y quin las realizar, cmo agruparlas, quin rendir cuentas a quin y dnde se tomarn las decisiones.

Tiene que ver con gente y comunicacin.

Direccin:

Motivar a los subordinados, dirigir a otras personas, seleccionar los canales de comunicacin ms eficaces y resolver conflictos.

Control:

Vigilar que se realicen las actividades de conformidad con lo planeado y poder corregir en todo momento las desviaciones.

Proceso Administrativo:

Conjunto de decisiones y acciones que los gerentes realizan en forma continua al planificar, organizar, dirigir y controlar.

El enfoque funcional y de procesos

Objetivo 6:

Identificar los roles que desempean los gerentes

Los 10 roles administrativos de Henry Mintzberg:

Rol Interpersonal:

1. De figura destacada (jefe simblico, representante legal, social)2. De lder (motivacin y activacin de los empleados)3. De enlace (red de contactos informativos externos)

Rol de Informacin:

4. Monitor (busca y recibe informacin, conoce la organizacin y sus ambientes, centro nervioso de informacin interna y externa)

5. Divulgador (transmite la informacin a los miembros de la organizacin)

6. Portavoz (transmite informacin hacia el exterior)

Rol de Decisin:

7. Empresario (Emprende, busca oportunidades, el cambio, la innovacin)

8. Controlador de perturbaciones (medidas correctivas)

9. Asignador de recursos (de todo tipo)

10. Negociador (Representa a la organizacin en negociaciones importantes)

PREGUNTAS

10. Describe brevemente las cuatro funciones comunes que todos los gerentes realizan

11. Qu es el proceso administrativo y cmo se refleja en l lo que hacen los gerentes?

12. Describa los 10 roles administrativos de Mintzberg y cmo se usan para explicar lo que hacen los gerentes.

Objetivo 7:Describir las habilidades que necesitan los gerentes

Los gerentes necesitan 3 habilidades administrativas para realizar los deberes y actividades relacionadas con el logro de sus responsabilidades (Robert Katz)

Tcnicas, humanas y conceptuales

Habilidades tcnicas:

Tanto los gerentes de lnea como los de nivel medio requieren conocer los aspectos tcnico-operativos. El conocimiento, tener alguna especialidad.

Se vuelve menos importante a medida que ascienden, pero no desaparece.

Habilidades humanas:

Capacidad de trabajar bien con otros. Es importante en todos los niveles. Comunicarse, motivar, dirigir, inspirar entusiasmo y confianza

Habilidades conceptuales:

Pensar y conceptualizar sobre situaciones abstractas, ver a la organizacin como un todo, visualizar cmo encaja en su ambiente.

Todos la necesitan pero ms los niveles cumbre.

Habilidades para un Gerente Eficaz (algunas muy importantes):

Establecimiento de metasResolucin de problemasAdministracin del tiempoComunicacin verbal y escritaHabilidades interpersonales (liderazgo)Trabajo bien en gruposAdministracin de conflictosAnalticasDisciplina de estudio

PREGUNTAS

13. Describa las tres habilidades que Robert Katz considera esenciales para los gerentes.

14. De qu manera cambia la importancia de las tres habilidades administrativas segn el nivel gerencial?

15. Qu otros tipos de habilidades han sido sealados como importantes para los gerentes?

Objetivo 8:

Explicar lo que hacen los gerentes desde la perspectiva de la administracin de sistemas

Qu es un sistema?

Conjunto de partes interrelacionadas o interdependientes, dispuestas de modo que producen un todo unificado.

Existen sistemas cerrados (no influyen ni son influidos por el ambiente) y abiertos (interactan dinmicamente con su ambiente)

Las decisiones y acciones de un rea de la organizacin afectan y son afectadas por otras.

Objetivo 9:Describir lo que hacen los gerentes desde la perspectiva de contingencias.

La perspectiva de contingencias tambin se le llama de enfoque situacional.

Las organizaciones son diferentes por lo que enfrentan circunstancias distintas y requieren distintas formas de administracin, lo que se debe atender antes de disear el estilo administrativo a aplicar.

Variables de contingencia:

Tamao de la organizacinTecnologa rutinaria para las tareasIncertidumbre ambiental (medio ambiente)Diferencias individuales

PREGUNTAS

16. Describir una organizacin aplicando las perspectivas de sistemas

17. Describir la forma en que la perspectiva de sistemas se utiliza para mostrar lo que hacen los gerentes

18. Qu es la perspectiva de contingencias y cmo se usa para describir lo que hacen los gerentes?

Objetivo 10:

Explicar si el rol del gerente es universal

Es universal el trabajo del gerente?

Es universal el ejercicio de la administracin en las organizaciones.

Lo que hace el gerente es esencialmente lo mismo; hay diferencias de grado, nfasis y contenido no de funcin entre los gerentes de alto y bajo rango.

Tamao de la organizacin:

Hay alguna diferencia entre lo que hace un gerente de una gran empresa y otro de una pequea?

En funcin de qu se determina si es grande o pequea la empresa?Nmero de empleados, ventas, valor de los activos?

Pequea:Cuando su propiedad y operacin es indepenciente, confines de lucro y menos de 500 empleados

Roles gerenciales en la pequea empresa:

Alta importancia: PortavozModerada importancia: Empresario, Figura destacada y lderBaja importancia: Divulgador

Roles gerenciales en la empresa grande:

Alta importancia: Asignador de recursosModerada importancia: Enlace, monitor, controlador de perturbaciones y negociadorDe baja importancia: Empresario

Empritu empresarial:

Proceso mediante el cual las personas persiguen oportunidades, buscando la forma de satisfacer necesidades y deseos por medio de la innovacin, sin considerar de cuantos recursos disponen en ese momento.

Empresa con espritu empresarial y una Pequea Empresa

EMPRESA CON ESPRITU EMPRESARIALPEQUEA EMPRESALos gerentes son empresariosLos gerentes no son empresariosAprovechan oportunidadesNo innova, son burocrticasBuscan el cambioSon custodios de lo actualAceptan riesgosTienden a evitar los riesgosLos motiva la independenciaLos motiva el logro de ascensosPugnan por el largo plazoBuscan lograr metas a corto plazoLe entran a la operacinTienden a delegar y supervisarAceptan riesgo y errorEvitan riesgo o posibilidad de error

Posibilidad de transferencias trasnacionales:

Son transferibles los conceptos de administracin a travs de las fronteras?

Si fueran genricos podran aplicarse universalmente sin considerar aspectos ambientales.

Pero los estudios comparativos no respaldan la universalidad al tratarse de pases desarrollados vs. subdesarrollados.

PREGUNTAS

19. Cules son las semejanzas y las diferencias entre los gerentes en los distintos niveles de una organizacin?

20. Cul es la diferencia entre administrar una empresa pequea y una grande?

21. Los conceptos de administracin son transferibles a travs de las fronteras nacionales? Explique su respuesta.

Objetivo 11:

Describir la utilidad del estudio de la administracin

Por qu estudiar la administracin?

1.

Para mejorar la administracin de las organizaciones porque todos los das alternamos con ellas y gozamos o sufrimos sus desempeos

Por qu estudiar administracin si todos los das las organizaciones se reducen en tamao y los empleos administrativos desaparecen?

Se estima crecimiento en los empleos administrativos y gerenciales, aun cuando no sean en los rubros que uno podra esperar.

Crecen las posibilidades en:Industrias pequeas y medianas, desarrollo de medios noticiosos, tecnologa informtica, computadoras, software, internet, world wide web, telecomunicaciones, asistencia y capacitacin y agencias de no lucro.

2. De alguna forma todo mundo dirigir o ser dirigido y hay que comprender los procesos, el estudio de la administracin proporciona los cimientos para ser ejecutivo

3.Con seguridad todo el mundo trabajar en una organizacin y probablemente sea gerente o con responsabilidades administrativas o bajo las rdenes de un gerente.

Estudiar administracin ayudar a comprender muchos por qus, no necesariamente para ser administrador.