AUTOSTRADA TRANSILVANIA

Procedura de Proiect

Procedura de Proiect privind Comunicarile

25031-000-GPP-GAK-00352 Revizia 000

EMIS SPRE

000 08/10/2007 Implementare RP AB MG/MM REV DATA DE VERIF PM

CUPRINS

Pagina

1 SCOP................................................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 2 SFERA DE APLICARE ........................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 3 DEFINITII SI ABREVIERI .....................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 4 RESPONSABILITATI ...........................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 5 PROCES/PROCEDURA DE LUCRU ...................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

5.1 Corespondenta de proiect ............................................. Error! Bookmark not defined.

5.1.1. CORESPONDENTA PRIMITA........................................................................5 5.2 Posta electronica ........................................................... Error! Bookmark not defined. 5.3 Fax................................................................................. Error! Bookmark not defined. 5.4 Comunicari telefonice .................................................... Error! Bookmark not defined. 5.5 Note de sedinta ............................................................. Error! Bookmark not defined. 5.6 Rapoarte........................................................................ Error! Bookmark not defined. 5.7 Program principal de distributie al Proiectului................................................................ 9 5.8 Controlul retinere/predare.............................................................................................. 9

6 REFERINTE.........................................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 7 ANEXE..............................................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

1 SCOP Stabilirea cerintelor privind crearea si controlarea comunicarilor proiectului

2 SFERA DE APLICARE Prezenta procedura se aplica documentelor de comunicare si anexelor acestora, generate sau primate de BEJV ca parte a sferei de aplicare de efectuat in Romania si a tuturor punctelor de lucru ale Proiectului, denumite colectiv Proiectul Autostrada Transilvania. Comunicarile vor include scrisori, memorandumuri, faxuri, posta electronica, conversatii telefonice si minute de sedinta. Prezenta procedura asigura instructiunile generale privind controlul, mentinerea la zi si distributia documentelor de comunicare verificate primite sau generate de BEJV.

Toate comunicarile comerciale, tehnice si manageriale importante se vor realiza prin scrisori. Comunicarile importante includ corespondenta care poate avea impact sau poate modifica termenii comerciali, contractuali sau technici ai contractelor in derulare si/sau sfera de aplicare a proiectului. Comunicarile telefonice si verbale de importanta semnificativa, primite de la Proprietari, furnizori principali si subantreprenori trebuie luate in evidenta si confirmate prin comunicare controlata.

3 DEFINITII SI ABREVIERI Articole de efectuat termenul atribuit comunicarilor formale primite sau trimise care necesita un raspuns.

ACL Lista de control acces

AM- Conducere Zonala

BEJV- Consortiul Bechtel-Enka (Bechtel Enka Joint Venture).

Corespondenta- Se aplica generic la orice tip de comunicare primita de la sau trimisa catre Client si/sau Antreprenori

DCC Centrul de Control al Documentelor.

Beneficiar Compania Nationala de Autostrazi si Drumuri Nationale din Romania (CNADNR)

InfoWorks (IW) Sistemul proprietar Bechtel de gestionare a datelor prin care se stocheaza toata evidenta Proiectului.

Acte legale- acte precum: adrese, citatii, hotarari judecatoresti, procese verbale emise de Autoritatea Locala

Autoritatea locala- Ministere, Guvern, Instanta de Judecata, Politia, Inspectoratele, Primariile etc

PC- Contracte guvernamentale

PM- Conducere Proiect

PMDS Program principal de distributie al Proiectului

SDN- Numar Standard Document

4 RESPONSABILITATI Directorul de proiect este responsabil cu aprobarea prezentei proceduri in vederea utilizarii acesteia in cadrul proiectului.

Destinatarii si expeditorii de comunicari sunt responsabili cu identificarea corespunzatoare a acelor comunicari care necesita luarea in evidenta in sistemul control al documentelor din cadrul proiectului (InfoWorks) si cu asigurarea documentelor si informatiilor aferente catre Centrul de Control Documente

Departamentul de Contracte Guvernamentale si cel de Control Documente se vor asigura de implementarea corespunzatoare a prevederilor prezentei proceduri.

5 PROCES/PROCEDURA DE LUCRU

5.1 Corespondenta de Proiect Toata corespondenta trimisa sau primita va avea alocat un numar de document standard (SDN), dat de catre DCC, conform Procedurii privind Numerotarea Standard a Documentelor (25031-000-GPP-GAK-00351).

5.1.1. Corespodenta primita DCC va atribui Corespondentei primite un numar de referinta al comunicarilor de proiect, conform Procedurii de Proiect privind Numerotarea 25031-000-GPP-GAK-00351. DCC va verifica in permanenta Emiterea Numerelor pentru Comunicari.

Procedura de inregistrare a corespondentei primite de catre DCC se va derula astfel:

- Se aplica Stampila cu Data de primire (in coltul din dreapta jos al corespondentei) - Se atribuie un SDN - Se scaneaza documentul in format Adobe pdf - Se transmite catre Dept. Contracte Guvernamentale/ AM (Management Zonal) pentru instructiuni privind detaliile de actiune - PC/AM returneaza corespondenta catre DCC, identificand destinatarul corespunzator - Se inregistreaza documentul in Info Works - Se distribuie electronic catre personalul necesar La introducerea corespondentei primite in sistemul IW, se vor completa urmatoarele caracteristici: Numar Standard Document Titlu Data scrisorii (IW date_on_document) Data primirii (IW date_received_in_DCC) Data emiterii (IW date_issued) Persoana responsabila Numar Document Client daca este altul decat Clientul (Numar de

Referinta) Referintele corespunzatoare ale scrisorii, daca este aplicabil (Cuvinte cheie

IW) Documentele legale emise de Autoritatile Publice or fi primite de catre DCC, stampilate cu data primirii, inregistrate si distribuite imediat catre Managerul de

Contract Guvernamental, Conducerea Proiectului si catre Consilierul privind Contractul Guvernamental.(a se consulta Procedul Administrativ privind Corespondenta Legala) DCC va emite catre conducerea proiectului un raport zilnic de corespondenta. Documentele atasate se vor prezenta sub forma unui link catre Info Works. Departamentul de Contracte Guvernamentale si cel de Management Zonal for tine o evidenta separate ce va contine problemele in derulare/ solutionate si care va fi distribuit saptamanal. Nota: Toata corespondenta primita zilnic la DCC pana la orele 4.30 PM va fi procesata, introdusa in sistem si distribuita in aceeasi zi. Toate scrisorile primite dupa aceasta ora vor fi procesate in ziua urmatoare.

Consultati Anexa 1- Schema Proces privind Corespondenta Primita

5.1.2. Corespondenta de expediat

Corespondenta trimisa din cadrul proiectului va respecta urmatoarele cerinte:

Scrisorile trebuie adresate organizatiei corespunzatoare in atentia persoanei responsabile, indicand titlul si data. Fiecare scrisoare de natura contractuala trebuie limitate la un singur subiect sau o singura problema. Ca raspuns la o scrisoare cu mai multe subiecte, se va elabora cate o scrisoare separate pentru fiecare subiect. Tuturor scrisorilor li se va atribui un numar de comuncare de proiect. Numerele sunt emise si introduce in evidenta de DCC. Numerele trebuie solicitate in momentul elaborarii respectivei comunicari. O data cu semnarea scrisorii, documentul va fi trimis catre DCC pentru procesare. Se va utiliza intotdeauna formatul standard de scrisoare a proiectului (vezi Formular A). Pentru scrisorile trimise catre Beneficiar se va utiliza un format special (vezi Formular B). Toata corespondenta trimisa catre Reprezentantul Beneficiarului va fi insotita de un Memorandum de Coordonare a Constructiei (vezi Formularul C)

5.1.2.1. Elaborarea generala a scrisorilor

Pentru maxim de eficienta, scrisorile de corespondenta standard trebuie sa aiba forma simpla descrisa mai jos:

In prima sau a doua propozitie din scrisoare, indicati scopul scrisorii. Scrisorile are trebui scrise in ordine inversa. Mai exact, in cazul in care

scrisoarea construieste o demonstratie sau un punct de vedere, atunci introducerea acesteia trebuie sa specifice concluzia problemei. Cititorul scrisorii nu ar trebui sa citeasca in intregime o scrisoare de doua pagini pentru a ajunge la concluzie. Concluzia va fi mentionata mai intai, urmata in scrisoare de paragrafele justificative aferente.

In cazul in care scrisoarea se refera la o problema prevazuta intr-o clauza contractuala, atunci trebuie sa se faca referire la respectiva clauza, respectiv: conform Articolului 12 din Contract privind Modificarile, Bechtel solicita informatii suplimentare pentru a justifica afirmatiile expuse de dvs in prezenta scrisoare

Incercati sa acoperiti toate puntele cheie pe prima pagina a scrisorii. Nu includeti date statistice in scrisori. Se pot introduce in scrisoare

concluziile derivate din statistici, dar respectivele date trebuie mutate in atasamentele si anexele la scrisoare.

Schemele si graficele sunt mult mai eficiente in prezentarea informatiilor decat tabelele. Mentineti continutul scrisorii concentrat pe subiectele justificate prin datele din anexele la scrisoare.

Scrisorile prin care se solicita drepturi trebuie sa ia in considerare urmatoarele: drepturile privind modificarile si pretentiile se bazeaza pe prevederile contractuale, justificate prin fapte, cu cauza si efect- mai exact, a intervenit evenimentul x, care a avut efectul y.

La stabilirea valorii (cuantumului) drepturilor se vor utiliza faptele care justifica evenimentele survenite.

Scrisorile trebuie sa indice clar asteptarile fata de partea destinatara. Fiti foarte clari si concisi in specificarea actiunilor pe care trebuie sa le intreprinda destinatarul si a momentului cand sunt necesare acele actiuni.

In cazul in care corespondenta reprezinta un raspuns la comunicari anterioare, se va face referire la respectivele comunicari anterioare, mentionand data si numarul scrisorilor.

5.1.2.2. Corespondenta efectuata de Conducerea Proiectului

In probleme contractuale sau comerciale, numai Conducerea Proiectului va derula corespondenta cu Beneficiarul, respectiv cu Reprezentantul Beneficiarului.

Toata corespondenta generata de Conducerea Proiectului se va transmite prin scrisori numerotate secvential catre RB cu cc la Beneficiar (sau vice-versa, in functie de subiect si de cerintele din Contract privind notificarile). Beneficiarul si Reprezentantul Beneficiarului vor determina distributia corespondentei in continuare in cadrul organizatiilor proprii.

Corespondenta referitoare la o anumita Sectiune va fi emisa catre Reprezentantul RB in Santier de pe respectiva Sectiune. Toate transmiterile de documente in urma carora Antreprenorul se asteapta ca Reprezentantul RB in Santier sa intreprinda anumite actiuni, se vor emite sub un CCM. Directorul zonal este singurul autorizat sa semneze si sa emita CCM-uri. Aceasta autoritate nu va fi delegata decat in cazul in care Directorul Zonal este absent, sau, in alte cazuri, numai cu acordul expres al Conducerii Proiectului.

CCM-urile catre Reprezentantul RB in Santier vor fi trimise prin intermediul DCC, se vor confirma la primire de catre un membru autorizat al personalului Reprezentantului Beneficiarului si vor fi retinute de catre DCC spre referinta viitoare.

Scrisorile de trimis sunt analizate de DCC pentru verificarea urmatoarelor:

- Sunt elaborate, adresate si datate conform protocolului de comunicare stabilit.

- Incheierea este completa si corecta.

- Scrisorii i-a fost alocat numarul de comunicare corect, conform prevederilor DCC.

- Anexele sunt identificate in respectiva comunicare, sunt complete si evidentiate clar.

- Distributia este conforma cu PMDS.

Daca informatiile si instructiunile asigurate de catre expeditorul comunicarii sunt incorecte sau incomplete, expeditorului i se va solicita efectuarea corecturilor necesare sau asigurarea informatiilor lipsa inainte de a continua procesarea comunicarii in cauza.

Consultati Anexa 2- Schema Proces Corespondenta Trimisa

5.1.2.3. Corespondenta confidentiala

Corespondenta confidentiala va fi identificata si marcata ca atare de catre Autor si de catre Conducerea Proiectului

PM va notifica DCC cu privire la astfel de comunicari, DCC va aplica eticheta Confidential ACL la incarcarea documentului in InfoWorks. Lista de Control al Accesului Confidential va fi compilata de DCC. Lista va contine un numar limitat de utilizatori desemnati, aprobati de PM.

5.2 Posta electronica BEJV nu va utiliza posta electronica pentru comunicarile oficiale care contin sau detaliaza decizii cu impact asupra directiei/sferei de aplicare/ programului/ costurilor proiectului.

Expeditorul sau destinatarul unui e-mail are responsabilitatea de a determina daca respectiva comunicare trebuie inclusa in evidentele proiectului. In acest caz, o copie a mesajului va fi inaintata DCC spre procesare.

5.3 Faxuri In cazul comunicarilor primite sau trimise care contin informatii de natura urgenta, faxul nu va fi utilizat decat pentru a asigura o copie in avans a respectivei comunicari. Aceasta nu elimina necesitatea trimiterii unui exemplar oficial pe suport fizic.

Faxurile externe nu vor fi trimise decat dupa ce documentul a fost primit si procesat de DCC.

Faxurile intrate vor fi procesate ca si Comunicari Primite.

5.4 Comunicari telefonice Pentru conversatiile telefonice importante (telecom) se va elabora si procesa o evidenta in sistemul InfoWorks. O conversatie telefonica importanta intre BEJV si alte entitati majore trebuie sa respecte procedura de comunicare, iar emitatorul va realiza o evidenta a conversatiei utilizand formularul telecom.

Comunicarii respective i se va aloca un numar de referinta, care poate fi solicitat de la DCC in timpul intocmirii.

5.5 Minutele de sedinta Minutele vor fi utilizate la inregistrarea desfasurarii sedintelor oficiale dintre BEJV, Proprietari, furnizorii principali si alte persoane, in functie de necesitati (consultati Formularul C).

Se va aloca un numar de referinta pentru comunicarea de proiect, care poate fi solicitat la DCC in momentul intocmirii, conform Procedurii de Proiect privind Numerotarea 25031-000-GPP-GAK-00351. Apoi minutele semnate trebuie predate DCC spre procesare.

5.6 Rapoarte In InfoWorks sunt disponibile rapoarte bazate pe cautare dupa diferitele campuri de atribute din sistem. Personalul Proiectului are acces la InfoWork si poate produce rapoarte pentru utilizarea proprie. Echipa DCC sta la dispozitia personalului din proiect pentru a oferi asistenta la producerea unor astfel de rapoarte.

5.7 Programul principal de distributie al Proiectului PMDS va lista documentele tipice emise in cadrul proiectului, precum si cerintele de distributie a acestora. Cerintele de distributie vor fi de asemenea introduse in sistemul InfoWorks. Entitatile din cadrul BEJV vor analiza emiterea initiala, iar DCC va dezvolta, revizui si emite PMDS conform cerintelor.

Va exista un singur PMDS controlat si aplicabil pentru proiect, acesta fiind tinut la zi de catre Supervizorul DCC. Orice solicitari privind modificarile sau adaugirile la PMDS Controlat trebuie inaintate Supervizorului DCC si pot si supuse aprobarii de catre conducerea proiectului.

5.8 Control retinere/ predare Comunicarile sunt retinute si predate catre proprietarul acestora conform Planului de proiect aprobat privind Retinerea si Predarea.

6 REFERINTE 25031-000-GAP-GAK-00003- Plan de Comunicari dept. Control Documente URMEAZA A FI INLOCUIT

25031-000-GAP-GAK-01203- Planul de Comunicare intre Beneficiar, Reprezentantul Beneficiarului si Antreprenor

7 ANEXE Formular A- Scrisoare standard Bechtel

Formular B- Scrisoare standard de Proiect

Formular C- CCM

Anexa 1- Schema Proces Corespondenta Primita

Anexa 2- Schama Proces Corespondenta Trimisa

AUTOSTRADA TRANSILVANIA.pdfProcedura de ProiectProcedura de Proiect privind Comunicarile Revizia 000

CUPRINS1 SCOP2 SFERA DE APLICARE3 DEFINITII SI ABREVIERI4 RESPONSABILITATI5 PROCES/PROCEDURA DE LUCRU5.1 Corespondenta de Proiect

5.1.1. Corespodenta primita5.2 Posta electronica5.3 Faxuri5.4 Comunicari telefonice5.5 Minutele de sedinta5.6 Rapoarte5.7 Programul principal de distributie al Proiectului 5.8 Control retinere/ predare

6 REFERINTE7 ANEXE