361o - Informe Definitivo de Auditoria Regular Vig 2010.docx)...

AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

INFORME DEFINITIVO AUDITORÍA REGULAR CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE

NARIÑO VIGENCIA 2010 1

AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA GERENCIA SECCIONAL III

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA REGULAR CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE NARIÑO

Vigencia 2010

Santiago de Cali, 28 de junio de 2011





JAIME RAÚL ÁRDILA BARRERA Auditor General de la República

FREDY CÉSPEDES VILLA Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal

JUAN CARLOS RENDÓN LÓPEZ Gerente Seccional III

RUBÉN DARÍO CÓRDOBA VICTORIA Coordinador

GENITH CARLOSAMA MORA EMEL MORA GUILLÉN

LUIS FERNANDO GARCÍA PACHECO RUBÉN DARÍO CÓRDOBA VICTORIA

Equipo Auditor




TABLA DE CONTENIDO

No. Pág. INTRODUCCIÓN 5

1. DICTAMEN DE AUDITORIA Y PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA CUENTA 6

2. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD 11 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 13 PROCESOS ADMINISTRATIVOS 13

3.1 SISTEMAS DE CONTROL INTERNO, CALIDAD y EVALUACIÓN DE 8 CRITERIOS 13

3.2 PROCESOS DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD 14 3.3 PROCESO PRESUPUESTAL 17 3.4 PROCESO DE CONTRATACION 18 3.5 PROCESO DE TALENTO HUMANO 20 3.6 PROCESO DE PARTICIPACION CIUDADANA 20 PROCESOS FISCALES 30 3.7 INDAGACIÓN PRELIMINAR 30 3.8 PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL 31 3.9 PROCESO DE JURISDICCION COACTIVA 34 3.10 PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO 35 CONTROL DE GESTION Y RESULTADOS 38 3.11 RENDICION Y REVISION DE CUENTAS 38 3.12 AUDITORIAS 39 3.13 CONTROL FISCAL AMBIENTAL 42 3.14 CONTROVERSIAS JUDICIALES 43 4. RECOMENDACIONES 45 5. BENEFICIOS DE AUDITORIA 47 6. RELACION DE HALLAZGOS 48 7. ANEXOS 52




INDICE DE TABLAS

No. Pág. 1 Recursos Financieros de la Entidad Auditada 11 2 Recursos Humanos 12 3 Contratos Celebrados en la Vigencia 2010 18 4 Viáticos 25 5 Consolidado de Quejas y Denuncias 30 6 Trámite de Indagaciones Preliminares 30 7 Procesos Iniciados RF 31 8 Muestra PRF 33 9 Gestión PJC 35 10 Actuaciones 2011 PJC 35 11 Actuaciones 2011 PAS 37 12 Reporte Consolidado de Procesos Rendidos a la AGR 37 13 Representatividad de la Muestra Seleccionada AGR 38 14 Resultados Consolidados Proceso Auditor AGR 38 15 Procesos Archivados por Caducidad o Prescripción 38 16 Monto Recaudos en Jurisdicción Coactiva 38

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INTRODUCCIÓN La Auditoría General de la República en cumplimiento de lo ordenado en el art. 274 Constitucional, en el Decreto 272 de 2000 y en la Sentencia C-1339 de octubre de 2000, de la Corte Constitucional, ejerce la vigilancia de la gestión fiscal de los organismos de control conforme a los procedimientos, sistemas y principios establecidos en la Constitución Política y en las normas pertinentes. En cumplimiento de lo anterior, la AGR fijó las políticas, prescribió los métodos y la forma de rendir cuentas y determinó los criterios que deben aplicarse para la evaluación financiera, de legalidad, de gestión, de resultados y del sistema de control interno, entre otros. Conforme a lo consagrado en el num. 2° del art. 268 de la Constitución Política, una de las atribuciones de quienes ejercen el control fiscal en Colombia es la de “Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y

determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado” y, de acuerdo con el Plan General de Auditorías para la vigencia 2011, la Gerencia Seccional III, práctico Auditoria Regular a la gestión fiscal para la vigencia 2010, de la Contraloría Departamental de Nariño encaminada a realizar una evaluación de los resultados de la gestión administrativa, financiera y misional, con el fin de evaluar el cumplimiento de las normas y demás disposiciones vigentes aplicables en los diferentes procesos de la administración, así como la funcionalidad del Sistema de Control Interno, durante el período fiscal 2010. Para llevar a cabo esta evaluación se utilizaron las técnicas y normas de auditoría generalmente aceptadas y acogidas por la AGR, sobre una muestra representativa de la información. En el presente informe se consignan los resultados de la revisión de la cuenta rendida, a partir de la cual se determinaron los procesos a auditar previo análisis de los riesgos mediante los cuales se seleccionaron las líneas relevantes para el programa de la auditoría a practicarse a la Contraloría Departamental. Evaluadas las actividades y operaciones ejecutadas en las distintas áreas de la entidad, se elaboró el presente Informe que contiene un análisis sobre la cuenta rendida y la gestión adelantada por la administración, teniendo en cuenta los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad, evaluación sobre la ejecución financiera y presupuestal y un concepto sobre el cumplimiento de las normas y disposiciones aplicables por la entidad en cada una de sus actuaciones.


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1. DICTAMEN DE AUDITORÍA Y PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA CUENTA La Auditoría General de la República con fundamento en las facultades otorgadas por el art. 274 de la Constitución Nacional, el Decreto 272 de 2000 y la Sentencia C-1339 de octubre de 2000 de la Corte Constitucional, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral a la Contraloría Departamental de Nariño sobre la vigencia 2010, en la cual se evaluaron los resultados de la gestión misional y administrativa, el cumplimiento de la normatividad vigente aplicable en los diferentes procesos desarrollados, la evaluación del Sistema de Control Interno y la revisión de la cuenta rendida de la vigencia 2010. Corresponde a la AGR producir un informe en el cual se expresa la opinión sobre la gestión adelantada por la administración y el cumplimiento de la normatividad vigente. La auditoría se llevó a cabo sobre una muestra representativa de la información que soportó la gestión de la entidad, con pruebas selectivas, de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría de general aceptación. De conformidad con lo anterior, se planeó y ejecutó el trabajo de manera que el examen y el resultado de las pruebas proporcionaran una base razonable para fundamentar la opinión y los conceptos expresados en el Informe.

� Sistema de Control Interno La estructura organizacional permitió identificar los niveles jerárquicos, líneas de responsabilidad y delimitación de las funciones de cada área, presentando una gestión adecuada. En cumplimiento del Decreto 15991 de 2005, se evidenció la implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, observándose la existencia de los tres subsistemas, nueve componentes y 29 elementos integrantes del modelo, con un porcentaje de implementación del 93.3%. Se practicaron auditorias internas que arrojaron observaciones que dieron lugar a la suscripción de planes de mejoramiento interno e investigaciones internas disciplinarias. No obstante, faltó supervisión y monitoreo sobre las actuaciones y registros elaborados, al evidenciarse debilidades en las mesas de trabajo y en los archivos de las auditorias evaluadas no se observaron papeles de trabajo elaborados.

� Contabilidad Se realizó el Control Contable y Financiero al Balance General y al Estado de la Situación Financiera, Económica, Social y Ambiental de la Contraloría

1 Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.


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Departamental de Nariño a diciembre 31 de 2010, arrojando como resultado un dictamen con opinión limpia o sin salvedades.

� Presupuesto La Contraloría Departamental cumplió con lo establecido en las normas sobre presupuesto en las etapas de formulación, ejecución y cierre.

� Contratación Durante la vigencia evaluada la entidad celebró 42 contratos y 2 convenios interinstitucionales por valor de $166.038 miles. Por contratación directa 10% de menor cuantía se celebraron 41 y por selección abreviada 1, observándose acogimiento a la normatividad vigente. La entidad no realizó contratos por prestación de servicios (muestra evaluada) para actividades misionales posteriores al concepto del Concejo de Estado de agosto de 2010.

� Talento Humano Se observaron organizados los archivos de las hojas de vida y los registros de novedades, se cancelaron oportunamente las obligaciones laborales y los aportes correspondientes.

� Participación Ciudadana Se observó un archivo adecuado de las actuaciones relacionadas con la atención de las quejas y denuncias que permitieron realizar seguimiento al trámite dado a cada una de ellas. CONTROL DE GESTIÓN Y RESULTADOS

� Indagaciones Preliminares Se evidenció que no se realiza adecuada depuración de los hallazgos fiscales producto del proceso auditor ocasionando desgaste administrativo, tal como se reportó con 97 actuaciones en estudio, sin consideración al poco personal que le asiste a la dependencia.

� Procesos de Responsabilidad Fiscal Aunque la Contraloría tiene formulados programas de descongestión y está cumpliendo planes de mejoramiento suscritos de manera interna con la Oficina de Control Interno y externa con la Auditoría General de la República, presenta un problema de represamiento de procesos iniciados desde la vigencia 2006, situación que genera además del vencimiento de términos por inactividad procesal, el riesgo de prescripción de la responsabilidad fiscal.


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Esta situación, en parte se genera por la cantidad de hallazgos traslados desde el proceso auditor sin soportes probatorias contundentes que permitan iniciar con toda certeza el proceso de responsabilidad fiscal y por la alta carga laboral de los funcionarios encargados del trámite y sustanciación del proceso.

� Procesos de Jurisdicción Coactiva La Contraloría realizó revisión de los procesos a efectos de decretar el archivo por prescripción de la acción de cobro y por remisión de la deuda, teniendo en cuenta la fecha de emisión del mandamiento de pago. Presenta un bajo recaudo y los mismos se encuentran sin depurar en las cuentas abiertas para tal fin por parte de la Gobernación de Nariño, por cuanto no han sido girados a la Secretaría de Hacienda de la respectiva Entidad territorial que sufrió el detrimento patrimonial, para el caso de los fallos con responsabilidad fiscal y no se ha determinado el destino final de los recursos por concepto de las sanciones impuestas en los procesos administrativos sancionatorios.

� Procesos Administrativos Sancionatorios La Entidad presenta un alto represamiento en estos procesos, en razón a que un funcionario tiene a su cargo la sustanciación y trámite de los mismos, situación que genera alto riego de caducidad de la acción sancionatoria, en aplicación de lo dispuesto en el artículo 38 del Código Contencioso Administrativo

� Revisión de Cuentas y Auditorías El cumplimiento del PGA fue del 100%, sobre las auditorias programadas y seleccionadas en la muestra. De igual manera los hallazgos determinados en las auditorías realizadas fueron trasladados a las instancias y organismos correspondientes según su naturaleza.

� Control Fiscal Ambiental En los resultados de los informes se refleja un adecuado análisis sobre los temas ambientales auditados, los cuales permitieron conocer como fueron invertidos por los sujetos de control los recursos destinados a la inversión ambiental.

� Controversias Judiciales Se observó diligencia en los trámites judiciales, por la adecuada defensa técnica de los apoderados, aunque las carpetas que contienen la información del seguimiento no presentan un orden adecuado ni foliatura completa.


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PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA CUENTA Concluida la revisión de la cuenta y el proceso auditor sobre los procesos seleccionados y con base en las observaciones consignadas sobre el Sistema de Control Interno, el Dictamen sobre los Estados Financieros, Proceso de Contratación, Proceso de Participación Ciudadana, los Procesos de Auditoría y Revisión de Cuentas, Gestión Fiscal Ambiental, Indagación Preliminar, Responsabilidad Fiscal, Jurisdicción Coactiva, Administrativos Sancionatorios y Controversias Judiciales, Se fenece la cuenta correspondiente a la vigencia 2010. Santiago de Cali, 28 de junio de 2011 JUAN CARLOS RENDON LOPEZ Gerente Seccional III


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Doctor LUIS FIERRO VALLEJO Contralor Departamental Contraloría Departamental de Nariño Ciudad Referencia: Dictamen con Opinión Limpia sobre los Estados

Financieros - Período 2010 Hemos practicado el Control Contable y Financiero al Balance General y al Estado de la Situación Financiera, Económica, Social y Ambiental de la Contraloría Departamental de Nariño a 31 de diciembre de 2010. La revisión se practicó a los grupos de Efectivo, Deudores, Propiedades, Planta y Equipo, Otros Activos, Cuentas por pagar, Otros Pasivos; a las clases de Patrimonio, Ingresos y Gastos. Estos Estados Financieros son responsabilidad de la administración. En nuestra opinión, los Estados Contables antes mencionados presentan razonablemente la situación financiera de la Contraloría Departamental a 31 de diciembre de 2010 y los resultados de sus operaciones, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicados sobre bases uniformes con los del año anterior. Santiago de Cali, 24 de junio de 2011 RUBEN DARIO CORDOBA VICTORIA Contador Público T.P. No. 29509-T


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2. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD

� Naturaleza Jurídica La Contraloría de Nariño es un órgano de control del Estado, del orden Departamental, de carácter técnico, dotado de autonomía administrativa, presupuestal y contractual para administrar sus asuntos en los términos y en las condiciones establecidas en la Constitución y en las Leyes.

La Asamblea de Nariño creó la Contraloría Departamental mediante Ordenanza No. 24 del 18 de julio de 1935, en sustitución de la Contaduría General del Departamento. La entidad fue organizada de manera independiente y subordinada únicamente a la Asamblea de Nariño, encargada de fiscalizar el uso de los recursos económicos, bienes departamentales y municipales y de llevar la contabilidad de los fondos públicos.

� Misión

“Ser el organismo de control más moderno y capacitado, actuando bajo los

principios de eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de costos

ambientales, para así ejercer el control fiscal garantizando la conservación y el

buen uso del patrimonio público contribuyendo a mejorar la calidad de vida de

los ciudadanos.”

� Visión

“La Contraloría General de Nariño, ejercerá liderazgo institucional en la

aplicación del Control Fiscal. Con talento humano capacitado moral y

profesionalmente, tecnología y organización moderna, optimizará su servicio

generando confianza en la comunidad y en los entes fiscalizados para dar

solución a las inmensas necesidades de nuestro departamento.”

� Recursos Financieros de la Entidad Auditada Tabla No. 1

(Vrs. en Miles)

Entidad Presupuesto

2010 Contraloría Departamental de Nariño

2.774.763


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� Recursos Humanos La entidad contó para el desarrollo de sus funciones con una planta de cargos aprobada de 73 funcionarios, distribuida de la siguiente manera:

Tabla No. 2

Niveles Número de

Funcionarios Distribución

% Directivo 8 11 Asesor 5 7 Profesional 30 41 Técnico 11 15 Asistencial 19 26

Total 73 100


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3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA En cumplimiento del Plan Estratégico y su correspondiente Plan General de Auditorías (PGA) para la vigencia 2011, se practicó Auditoría a la Contraloría Departamental de Nariño para evaluar la gestión realizada durante el período fiscal 2010. El Equipo Auditor de la AGR efectuó de manera simultánea al ejercicio de auditoría la confrontación de la información de la cuenta rendida por la entidad, de la misma vigencia auditada. En el presente informe se consignan los resultados de la revisión de la cuenta rendida, a partir de la cual se determinaron los procesos a auditar previo análisis de los riesgos mediante los cuales se seleccionaron los procesos Contabilidad, Tesorería, Presupuesto, Contratación, Participación Ciudadana, Revisión de Cuentas y Auditoría (Incluido Control Fiscal Ambiental) y Procesos Fiscales definidos en el Memorando de Planeación de la auditoría a practicarse en la Contraloría Departamental. PROCESOS ADMINISTRATIVOS 3.1 SISTEMAS DE CONTROL INTERNO, CALIDAD y EVALUACIÓN DE

8 CRITERIOS

� Informe de Control Interno Contable Durante la vigencia evaluada se evidenció el Informe Anual de Control Interno Contable ajustado a la normatividad vigente con calificación de 4.6.

� Informe de Control Interno y Modelo Estándar de Control Interno – MECI

El Sistema de Control Interno presentó una gestión adecuada, observándose en los informes el desarrollo del sistema a través del seguimiento y monitoreo en las áreas de la entidad, como también del avance en la aplicación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI vigencia 2009, cuyo puntaje total fue del 93.3%, según la escala establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Se realizaron 4 auditorias internas a las áreas responsables de: Proceso Financiero, Proceso de Participación y Veeduría Ciudadana, Proceso de Jurisdicción Coactiva y Proceso de Responsabilidad Fiscal. Como resultado de las evaluaciones internas se suscribieron los planes de mejoramiento internos institucionales.


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� Sistema de Gestión de Calidad – SGC

En cumplimiento del Decreto 41102 de 2004, la entidad realizó auditorias internas con el objetivo de diagnosticar los procesos para el mejoramiento continuo de los mismos. Se observó la existencia de los siguientes documentos:

- Código de Ética - Código de Buen Gobierno - Manual de Funciones y Procedimientos - Plan de Incentivos - Misión – Visión Institucional - Plan de Bienestar Social - Plan Estratégico 2008 - 2011 - Planes Operativos. - Plan Institucional de Formación y Capacitación - Manual de Calidad - Encuesta de Satisfacción al Cliente

La entidad posee Manual de Calidad y mantiene en operación los elementos del sistema, pero no se cuenta con la Certificación respectiva. Se propende realizar las gestiones necesarias para la obtención de la certificación durante el año 2011.

� Evaluación de 8 Criterios La evaluación se realizó como anexo a este informe.

3.2 PROCESOS DE CONTABILIDAD Y TESORERIA

� Control a la Planeación y Programación La entidad posee Programa de Contabilidad FINANCI cuya operación se realiza bajo la modalidad monousuario, sin integrar las áreas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, generando duplicidad de esfuerzos en la captura de datos que se puedan obtener y procesar en una única oportunidad, con efectos informativos múltiples. La Gobernación de Nariño adquirió software SIIGO y lo entregó a la Contraloría Departamental con el fin de contar con un sistema de información ágil, integral y oportuna que uniera Contabilidad, Tesorería, Presupuesto, Recursos Humanos, Activos Fijos y Nómina. Se evidenció que los aplicativos no han funcionado al igual que comunicación al proveedor por parte de la Subdirección Administrativa informando de los inconvenientes y posible devolución del

2 Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma técnica de Calidad en la Gestión Pública


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software. Se recomienda realizar las gestiones necesarias para finiquitar la situación antes mencionada en el menor tiempo. Se tiene predeterminada la estructura contable acorde con el Plan General de Contabilidad Pública identificando códigos, cuentas, subcuentas y auxiliares de la contabilidad. Los libros principales y auxiliares de contabilidad se observaron predeterminados y se cumplió con los requerimientos propios de la entidad. La Administración Departamental transfirió los recursos y su recaudo fue oportuno. La Tesorería ordenó los pagos de obligaciones a través de giros de su cuenta corriente en el Banco Santander, lo que generó seguridad y oportunidad en su pago. El fondo fijo de caja menor tuvo asignadas destinaciones específicas y estuvo reglamentado en su objeto, monto, responsable, pólizas de manejo y demás aspectos.

� Control de Legalidad Los documentos que soportaron las transacciones de recaudo y giro estuvieron preestablecidos, los pagos se derivaron de obligaciones contraídas con terceros priorizándose su cancelación y la administración y control de los recursos estuvo en cabeza del Tesorero General. Se verificaron los aspectos legales respecto al diseño, estructura y contenido de los libros de contabilidad y se aplicaron pruebas selectivas a las cuentas que conformaron los Estados Financieros, permitiendo comprobar que los registros del sistema se realizaron de conformidad con el PGCP y en concordancia con los principios básicos de contabilidad. Los libros de contabilidad cumplieron con los aspectos de legalidad y sus registros fueron oportunos. No se evidenciaron inversiones de tesorería.

� Control de Gestión Los recursos fueron gestionados a través de entidades financieras sólidas y confiables que permitieron la disposición segura de los recursos. La asignación presupuestal fue recaudada en forma oportuna y se realizó el pago de las obligaciones tributarias. La entidad efectuó conciliación de los dineros consignados en el Fondo ING Pensiones y Cesantías en el período evaluado, correspondientes a cesantías del personal con retroactividad a 31 de diciembre cuyo valor ascendió a $88.710 miles; sin embargo, ING Pensiones realizó doble retiro por $10.115 miles, entre los meses de agosto y septiembre de 2010, siendo reintegrados en febrero de 2011, previa reclamación de la Contraloría Departamental.


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Se evidenció que la entidad produjo 77 multas por valor de $217.728 miles, en el período evaluado; no obstante, no fueron registradas en contabilidad como consecuencia del no reconocimiento con base en el principio de causación, de acuerdo con el acto administrativo que las impuso, como por ejemplo Resoluciones Nos. CDN-100-41-0593, CDN-100-41-0237, CDN-100-41-0060, CDN-100-41-0238, CDN-100-41-0554 y CDN-100-41-0240. Igualmente, se deben incluir en Balance las multas de años anteriores, junto con la indexación en concordancia con las normas para garantizar el mantenimiento del patrimonio público. Se recomienda realizar actualizaciones trimestrales conjuntamente con las áreas generadoras y cobro de las mismas. Los ingresos estuvieron constituidos por transferencias del Departamento, por cuotas de fiscalización y auditaje y otros. Los gastos estuvieron conformados por sueldos y salarios, contribuciones, aportes sobre la nómina, generales (honorarios, materiales y suministros, mantenimiento, arrendamiento, viáticos y gastos de viaje, comunicaciones y transporte, seguros, combustibles, servicios públicos y otros). Se verificó que los mismos correspondieran al período examinado. En promedio el 92% de los gastos de la entidad lo constituyeron sueldos, salarios, contribuciones y aportes al ICBF y SENA, y el 8% por gastos generales y otros incluidos los financieros y otros.

� Control de Resultados La gestión de los recaudos fue suficiente para cumplir con las obligaciones, las cuales fueron canceladas obedeciendo condiciones de disponibilidad derivadas del ingreso de los recursos. Igualmente, se realizaron pruebas selectivas que permitieron analizar los registros de las diferentes cuentas contables de la entidad.

� Sistema de Control Interno Se evidenció el Informe Anual de Control Interno Contable de acuerdo a la normatividad vigente y se contó con los mecanismos de amparo sobre los responsables de tesorería y la gestión de los recursos. Las transacciones de tesorería fueron respaldas por documentos cuyo diseño evitó su utilización indebida y se observaron archivados en AZ los comprobantes de egresos con sus soportes respectivos. Se evidenciaron las conciliaciones bancarias y la existencia de controles para minimizar la vulnerabilidad de los sistemas de información y de acceso que permitan la operatividad del sistema para cada nivel de usuario. Los libros oficiales se observaron acordes a la norma en cuanto a su apertura y foliado.


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3.3 PROCESO PRESUPUESTAL

� Control a la Planeación y Programación

El presupuesto inicial de Ingresos ascendió a $2.718.842 miles y fue distribuido mediante Resolución No. CDN 100-410542-1 del 31 de diciembre de 2009, expedida por la Contraloría Departamental con base en la Ordenanza No. 029 del 30 de noviembre de 2009, de la Asamblea Departamental de Nariño mediante la cual se aprueba el presupuesto general de rentas y gastos del departamento de Nariño para la vigencia fiscal del año 2010. Se reportaron adiciones por $55.920 miles, para un total de asignación por $2.774.763 miles, los cuales fueron recaudados en su totalidad. Los gastos aprobados y comprometidos sumaron $2.774.763 miles, quedando pendientes por pagar $136.820 miles. Los pagos de la vigencia correspondieron en su mayor parte a gastos de personal por $2.499.039 miles equivalentes al 95%, Gastos Generales por $131.881 miles, equivalentes al 5% y otros gastos por $7.023 miles.

� Control de Legalidad La entidad cumplió con los principios del sistema presupuestal y realizó el cierre acorde con las normas establecidas determinando la cancelación de las cuentas por pagar y su resultado final.

� Control de Gestión La Contraloría Departamental mediante hoja electrónica realizó las afectaciones iniciales al presupuesto a través de los certificados de disponibilidad presupuestal garantizando la existencia de apropiación para atender los compromisos, al igual que los registros presupuestales. La muestra de transacciones auditada estuvo soportada, los documentos controlados y se realizaron nueve modificaciones al presupuesto durante la vigencia evaluada. El PAC inicial de la vigencia ascendió a $2.838.448 miles y se realizaron modificaciones durante la vigencia, para un PAC final por $2.894.368 miles.

� Control de Resultados La entidad cumplió con los deberes y compromisos de presupuesto en forma oportuna.


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� Control Interno Las actividades se realizaron mediante el sistema de información que involucró su liquidación y ejecución. La muestra de transacciones auditadas estuvo soportada y los documentos controlados. 3.4 PROCESO DE CONTRATACION Se evaluó la actuación contractual ejecutada de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 803 de 1993, Ley 11504 de 2007, Decreto 24745 de 2008 y Decreto Reglamentario No. 3576 de 20096, teniendo en cuenta los tipos de contratos a través del análisis, examen y valoración de los métodos, estudios, procedimientos y controles utilizados en cada una de las etapas de la contratación. La Contraloría Departamental celebró 42 contratos y 2 convenios, relacionados por clase en la siguiente tabla:

Tabla No. 3 Contratos Celebrados en la Vigencia 2010

Clase de Contrato

Definición del Contrato Valor Número de Contratos

Participación %

C1 Prestación de Servicios 336.500 1 2 C5 Compra venta y/o Suministro 57.052.208 16 36 C8 Arrendamiento o Adquisición

de Inmuebles 10171.696 2 5

C9 Seguros 4.743.387 1 2 C10 Otros (Convenios) 4.318.000 2 5 C11 Prestación de Servicios

Personales Profesionales Área Misional

28.413.316 5 11

C12 Prestación de Servicios Personales Profesionales Área Administrativa

61.339.825 17 39

Total $166.038.432 44 100 Fuente: Papeles de Trabajo

Por contratación directa del 10% de la menor cuantía se celebraron 4 contratos y por selección abreviada uno. Se seleccionó una muestra representativa de la siguiente manera: 12 contratos y 2 convenios por valor de $76.126 miles, equivalentes al 46 % de la cuantía reportada. Los contratos de compra venta y/o suministro constituyeron junto con los de prestación de servicios personales profesionales área administrativa fueron

3 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. 4 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993, así como

dictar otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. 5 Por el cual se reglamentan parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de

selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones. 6 Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 2008 y el Decreto 2025 de 2009.


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orientados a suministro de: computadores, escáner, elementos tecnológicos y dos computadores.

� Control a la planeación y programación Se observó aplicación del principio de economía en el análisis de conveniencia previo a la celebración de los contratos, la concordancia con el plan estratégico, planes operativos y la existencia de plan de compras. La contratación celebrada estuvo bajo la modalidad directa y selección abreviada, evaluando los soportes documentales necesarios en cada una de las etapas contractuales, ajustándose a los límites fijados por la normatividad vigente (términos de referencia y convocatorias públicas en los casos que se requirieron, certificados de antecedentes disciplinarios y judiciales, documento de identificación, consulta al boletín de responsables fiscales, afiliaciones al sistema general de seguridad social en salud, cesantías y pensiones, hojas de vida diligenciadas, registro único tributario, certificados de existencia y representación legal y justificación de la inexistencia de personal suficiente para la ejecución de las labores contratadas en los contratos de prestación de servicios).

� Control de Legalidad Se verificó el seguimiento realizado por la dependencia responsable del desarrollo de los contratos, el cumplimiento de los objetos contractuales, la existencia de los certificados de disponibilidad presupuestal así como las operaciones de registro presupuestal. Se observó la existencia de informes de los interventores de los contratos, en los cuales se estableció el cumplimiento de lo pactado (productos a entregar, plazos y valores convenidos, así como las demás estipulaciones contenidas en los contratos). No se evidenció existencia de controversias por incumplimiento de contratos al verificar las actas de liquidación suscritas entre los contratistas y la entidad. En las actas se consignó la evaluación técnica y financiera de la ejecución de los contratos y las garantías exigidas fueron presentadas, otorgadas y aprobadas dentro de los términos pactados entre las partes. En cuanto a la observancia de los principios de la contratación pública, en particular los de transparencia y selección objetiva, se observó el cumplimiento de los presupuestos establecidos en el Estatuto de Contratación (Ley 80 de 1993), al igual que con la Ley 1150 de 2007 y Decretos Nos. 2474 de 2008 y 3576 de 2009. Los contratos se orientaron al cumplimiento de los objetivos de la entidad, asignando el personal contratado a las dependencias cuando se trató de contratos de prestación de servicios. No se realizaron contratos por prestación de servicios (muestra evaluada) para actividades misionales posteriores al concepto del Concejo de Estado de agosto de 2010.


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� Control de Gestión

Se observó conformidad entre los pagos y los compromisos adquiridos al celebrarse los contratos, al revisar los soportes (comprobantes de egreso, disponibilidades y registros presupuestales, cláusulas de los contratos en las que se definen los valores y formas de pago). Se encontraron justificados con los respectivos soportes documentales los casos en que se presentaron modificaciones a los contratos. Se observó cumplimiento de los deberes contractuales adquiridos por el órgano de control respecto a los contratistas y observancia sobre las condiciones técnicas, económicas y financieras en la ejecución del contrato.

� Control de Resultados Se evidenció en los casos evaluados el cumplimiento de los objetos contractuales y las evaluaciones técnicas, financieras y socio ambientales. Los bienes y servicios contratados correspondieron a las exigencias de la entidad, corroborada esta mediante la evaluación técnica por parte de los funcionarios designados. 3.5 PROCESO DE TALENTO HUMANO Este proceso fue objeto de revisión y no incluido en el programa de auditoría por cuanto el análisis del riesgo no concluyó en la necesidad de su evaluación en campo. Para el desarrollo de sus actividades, la entidad contó con 73 funcionarios, de los cuales se reportaron 34 en carrera administrativa, 27 en provisionalidad y 11 de libre nombramiento y remoción. Se presentaron 3 nombramientos provisionales. De la planta de cargos, 22 se encuentran vinculados en labores administrativas, (30%) y 51 a actividades misionales, (70%). El costo anual de la planta ascendió a $2.033.336 miles, de los cuales $563.173 miles correspondieron a prestaciones sociales. 3.6 PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

� Control a la Planeación y Programación La Oficina Asesora de Capacitación y Veeduría Ciudadana, estuvo a cargo del Asesor de Capacitación y Veeduría Ciudadana, dos profesionales y apoyo de una secretaria, quienes mantuvieron actualizada la base de datos sobre los casos y atendieron el trámite de los mismos. La comunidad puede presentar las quejas y/o denuncias ante la entidad a través de los siguientes medios:


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- Por escrito - Personalizada - Correo - Teléfono, correo electrónico y web: (Línea de atención ciudadana (9)-

222432 / 236056, www.contradenar.gov.co).

� Control de Legalidad Se observó cumplimiento del procedimiento interno para la atención de requerimientos ciudadanos establecido en la Resolución No. CGN-100-41-0170 del 15-04-08, que derogó la anterior No. 121 del 18-02-05. El traslado de los casos que por su naturaleza correspondieron a otras instancias o dependencias se surtió en forma oportuna. A los quejosos y denunciantes se les comunicó oportunamente sobre los resultados de las actuaciones.

� Control de Gestión Se evaluó una muestra de 10 asuntos tramitados durante la vigencia, así: dos casos de respuesta directa, tres que dieron origen a proceso auditor, dos trasladadas a otras entidades, dos a sancionatorios y una a Proceso de Responsabilidad Fiscal. La selección se efectuó sobre la base de datos de la entidad.

� Control de Resultados En la cuenta rendida, se reportaron 223 requerimientos de la ciudadanía, de los cuales 127 de la vigencia y 96 del período anterior, procediéndose al archivo de 7 casos por improcedentes, 8 fueron trasladadas al proceso auditor, 18 se trasladaron a otras entidades, 100 fueron incorporadas a Indagación Preliminar y 2 dieron lugar a Procesos de Responsabilidad Fiscal. El proceso presentó un nivel de eficacia de 100% al resolverse 109 de los asuntos en trámite. En cuanto a Capacitación, la dependencia desarrolló actividades de formación y fortalecimiento de veedores ciudadanos y organizaciones sociales, información que fue verificada en campo sobre la cuenta rendida. En el Plan de Acción de la dependencia se definieron actividades de capacitación y fortalecimiento de competencias en materia de veeduría ciudadana en varios municipios, de acuerdo con las necesidades diagnosticadas. Al respecto se aportó en la cuenta rendida la información correspondiente. Se adelantaron actividades de promoción y divulgación de los mecanismos de participación ciudadana a través de foros, audiencias y convenios con entidades e instituciones. Además, se mantuvo la presencia institucional en instancias de coordinación con los siguientes resultados:


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- Eventos de Participación Ciudadana 16 - Comités de Veedurías 10 - Audiencias Públicas Realizadas 1 - Veedores Capacitados 131

No se reportó la suscripción de convenios. Se reforzaron las competencias y habilidades a veedores ciudadanos y se atendieron los requerimientos de la ciudadanía en materia de asesoría y acompañamiento. Se evaluó la gestión adelantada en la atención a los requerimientos elevados por la ciudadanía ante la Gerencia Seccional III de la AGR de los cuales se tuvo a disposición las actuaciones sobre los siguientes asuntos: SIQ 215-2009-61: Denuncia sobre “Negligencia de la fiscalía 31 seccional Tumaco y de la Contraloría Departamental de Nariño por negligencia sobre denuncias hechas por ciudadanos en contra del gerente del hospital San Andrés de Tumaco y permanentemente se hace caso omiso a estas denuncias ya que fueron confirmadas por su revisor fiscal y por su junta directiva celeridad en los procesos y mano dura con funcionarios amañados”. El asunto se recibió en la AGR – GSIII a través de la página web institucional el 05-10-09, procediéndose a requerir información sobre el caso a la Contraloría Departamental, recibiéndose respuesta en su oportunidad en el sentido de asumir conocimiento y efectuar las diligencias averiguatorias con rad. Q-09-39-41. Durante el trámite se recibió información adicional en forma anónima, la cual se acumuló en el mismo radicado y se remitió a la Contraloría Departamental de Nariño. Sobre este último envío se recibió comunicación en la cual se allega copia del Auto 1300.03.04.01 de 15-01-10, mediante el cual se trasladó el caso a la Subdirección Técnica de Responsabilidad Fiscal, con Oficio No. CDN.1300.32.017 de 29-01-10 (13 folios), procediéndose al archivo del asunto en la Oficina Asesora de Participación Ciudadana al pasar por competencia al área de Responsabilidad Fiscal del órgano de control. En la Subdirección Técnica de Responsabilidad Fiscal se inició Indagación Preliminar con radicación No. CDN 500-02-01-012-2010, la cual archivaron parcialmente y se inicia Proceso de Responsabilidad Fiscal con radicación No. 226-2010, cuya última actuación fue oficio de citación a notificación el 27-10-2010. El estado del Proceso a 31 de diciembre de 2010 figura en trámite con auto de apertura y antes de imputación. SIQ 215-2010-38: El asunto se radicó en la AGR – GSIII el día 25 de junio de 2010, Denuncia sobre: “La alcaldía municipal inicia el proceso de selección abreviada SA-03-2010 cuando el pliego aparece en la página de SECOP en borrador. El día 24 de junio de 2009 en la página CONTRATOS.GOV.CO el contrato aparece en borrador y abriendo el pliego el 23 de junio aparece pliego


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definitivo y visita el 24 de junio a las 7 am. Es ilegal publicar pliego definitivo cuando en proceso está en estado de borrador”. Mediante oficio No. 2010-215-004302-1 del 5 de agosto de 2010, se remitió el caso a la Contraloría Departamental de Nariño por ser de su competencia.

La Contraloría Departamental acusó de recibo con radicado No. 4194 y asignó número a la denuncia Q-010-39-008-A, mediante oficio No CDN100-32-0341 del 10 de agosto de 2010 se comunica al quejoso. Se genera auto de tramite No. 1300-03 DEL 13 de agosto. Posteriormente, se solicita a la personería intervención en el proceso de contratación y se procede a archivar el asunto mediante auto No. 8A del 30 de septiembre de 2010, se fija en la cartelera y comunica a los interesados mediante Aviso el 1 octubre10 de 2010. SIQ 215-2010-67: Denuncia sobre: “Allanado a través de buzón, instalado en la cámara de comercio de San Juan de Pasto, en el que se informa sobre presuntas irregularidades en un contrato por valor de $2.000 millones, en el Hospital Departamental de Nariño sobre el cableado estructurado y red eléctrica”. Se ofició a la Contraloría Departamental de Nariño mediante oficio Nur 2010-2150057301 de fecha 11 de octubre de 2010 para lo de su competencia. La Contraloría Departamental radicó la denuncia bajo el No. 5624 del 9-10-2010 y No. Q-010-39-099 y genera auto de tramite No. 1300-03-66 el día 11 de noviembre de 2010. Mediante correo electrónico, con oficio No. 400 del 19 de noviembre de 2010, se comunica al quejoso el inicio de la queja y mediante oficio No. 399 de 19 de noviembre de 2010 se solicita información al Hospital Departamental de Nariño. SIQ 215-2010-80: Radicada el 12 de noviembre de 2010, denuncia sobre: “La veeduría ciudadana de Génova, municipio de Colon Nariño ha instaurado varias denuncias ante la Contraloría Departamental de Nariño en cabeza del señor Luis Fierro Vallejo, contra el anterior alcalde de este municipio y actual señores MILLER ELOY MUÑOZ y SEGUNDO BUENAVENTURA SOLARTE, también contra la gerente del Centro de Salud de este municipio señora AMANDA LILIANA VIVIEROS, el hecho es que se han presentado pruebas contundentes por presuntos malos manejos del presupuesto en indebida contratación, celebración indebida de contratos, presuntos peculados etc, estas quejas o denuncias llevan de dos años de instauradas, pero aún no hay resultado, esta contraloría efectuó una auditoría fiscal en el mes de marzo de 2009 a petición de esta veeduría, el hecho es que se encontraron serias irregularidades en el manejo de los recursos pero esta es la hora que no hay sanción alguna, el actual alcalde sigue haciendo de las suyas, estas quejas y denuncias también se han instaurado ante la Procuraduría General de la Nación…”.


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Se ofició a la Contraloría Departamental mediante oficio Nur 2010-215006556-1 del 17 de noviembre de 2010 para lo de su competencia. Se recibe respuesta a lo requerido mediante oficio CDN-100-32-0502 del 26 de noviembre de 2010, en el que se informa que existen quejas radicadas relacionadas con el asunto Nos. Q-09-39-034 del 28 de mayo de 2009; Q-09-39-077 del 13 de octubre de 2009 y Q-010-39-063 del 12 de agosto de 2010. En trabajo de campo se procedió a consultar el trámite dado por la entidad, observándose lo siguiente: La Contraloría Departamental adelanta 5 procesos de responsabilidad fiscal contra funcionarios del municipio de Güaitarilla, dos de ellos con auto de archivo por pago total de la obligación, uno con auto de imputación y dos en etapa probatorio pendiente de decidir sobre imputación o archivo. Contra funcionarios del municipio de Colón se adelantan 5 procesos, por hechos ocurridos en las vigencias 2004 a 20007, en uno la Contraloría profirió auto de imputación, en otro archivo por no mérito y 3 se encuentran en etapa probatoria antes de decidir sobre imputación o archivo. Respecto del municipio del Peñol, la Contraloría adelanta 8 procesos de responsabilidad fiscal, todos se encuentran en etapa probatoria antes de decidir sobre imputación o archivo Q-09-39-034: Radicada el día 09 de mayo de 2009 bajo el No. 2556, se avoca conocimiento mediante auto de trámite del 17 de junio de 2009, se informa al quejoso mediante oficio No. 91300-32-125 y a 31 de diciembre de 2010 se encontraba en trámite. Q-09-39-077: Radicada el día 13 de octubre de 2009 bajo el No. 5533. Se comunicó apertura al quejoso el 14 de octubre de 2009, se generó auto de tramite S/N del Octubre 20 de 2009 y según oficio del 9 de noviembre de 2009 se autorizó comisión al municipio de Colon Génova para verificar las irregularidades presentadas en la denuncia. A 31 de diciembre de 2010 se encontraba en trámite. Q-010-39-063: Radicada el 01 de octubre de 2010 bajo el No. 4237. Se comunica al quejoso con oficio No. 220 del 17 de agosto de 2010, se traslada a la Oficina de Cuentas con el fin de que sea incluida en el proceso auditor a realizar a la E.S.E. sobre las vigencias 2007 y 2008, y con oficio No. 239 del 25 de agosto de 2010 se comunica al quejoso su traslado. A 31 de diciembre de 2010 se encontraba trasladada a auditorias. En seguimiento a las denuncias recibidas en la Gerencia Seccional III de la AGR relacionadas con presuntas irregularidades en el ejercicio de control fiscal por parte de la Contraloría Departamental, se observó lo siguiente: SIQ 215-2010-86: Denuncia sobre “Presuntas irregularidades en la administración de la Contraloría Departamental de Nariño, relacionadas estas,


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con la cancelación excesiva de viáticos al contralor para la realización de actividades particulares. No pronunciamientos por parte de la Contraloría sobre presuntas irregularidades en la celebración de contratos de urgencia manifiesta realizada en algunos municipios. Presuntas irregularidades en los resultados de los procesos auditores y procesos sancionatorios. Presuntas irregularidades en el manejo y uso de bienes muebles de la entidad (vehículo, fotocopiadora); así como presunto maltrato a los funcionarios y presuntas manipulaciones por parte del Contralor y algunos funcionarios, hacia el equipo auditor asignado por la Auditoría General para realizar los procesos auditores”. El asunto se recibió en la AGR – GSIII a través de correo el 1 de diciembre de 2010, de la misma se avocó conocimiento mediante radicado 20102150071551 del 13 de diciembre de 2010, se requirió a la Contraloría Departamental de Nariño, quien aportó la documentación sobre cada uno de los aspectos denunciados. En trabajo de campo se procedió a verificar los temas objeto de la denuncia relacionada con gestión fiscal que son los de competencia de la Auditoria General de la Republica. Se incluyó dentro de la muestra de los procesos de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería el numeral 1 relacionado con los viáticos cancelados al señor Contralor Departamental de Nariño –Luis Fierro Vallejo y en la muestra del Proceso de Contratación lo enunciado en los numerales 2 y 3, encontrando la comisión que lo relacionado en los numerales no difiere de las conclusiones generales enunciadas en el informe de cada proceso, a continuación un detalle de lo que se verificó.

1. Gastos de viáticos del Contralor: El Contralor Departamental de Nariño en la vigencia 2010 obtuvo legalización de los siguientes viáticos:

Tabla No. 4 Viáticos

Fecha C.E.

N° Destino Objeto Cuantía

$ 31/03/10 665 Sandoná Capacitación sobre contratación visible 30.000 31/03/10 717 Bogotá Presentación plan de apoyo tecnológica para la CDN

por parte de la CGR 631.750

31/05/10 681 Bogotá Foro-panel reforma al Control. Fiscal. Territorial AGR 631.750 30/06/10 830 Bogotá Foro-panel reforma al Control. Fiscal. Territorial AGR 631.750 30/09/10 838 Popayán Reunión segunda fase visita pre-electoral plan

democracia 2010, Contraloría Departamental del Cauca.

379.050

30/09/10 1007 Bogotá Rendición cuenta CGR y jornada trabajo Fortalecimiento y Transformación del Control Fiscal Territorial

884.450

30/09/10 686 Sandoná Capacitación 30.000 30/09/10 1063 Bogotá Reunión Concejo Nacional de Contralores 631.750 31/12/10 1013 Bogotá Rendición de cuenta AGR 2009-2010 505.400 31/12/10 1152 Bogotá Taller Fortalecimiento del Control Fiscal AGR 631.750 31/12/10 1181 Tuquerres Capacitación sobre mecanismos para estimular la 30.000


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Fecha C.E. N°

Destino Objeto Cuantía $

participación ciudadana. 31/12/10 1231 Bogotá Firmar convenio de cooperación y apoyo técnico de la

CDN, por parte de la CGR 631.750

Total 5.649.400 Fuente: Libro auxiliar cuenta 511119-004 Contraloría Departamental de Nariño

2. Adquisición de Fotocopiadora:

La Contraloría Departamental de Nariño Adquirió mediante contrato número 023 de 2010, fotocopiadora con las siguientes características: CONTRATISTA: TONER & COPIAS JAIME ORLANDO DEJOY OBJETO: Suministro de una fotocopiadora VALOR: $3.200.000 RUBRO: Enseres y equipo de oficina

3. Suministro e instalación de repuestos para vehículo:

La Contraloría Departamental de Nariño Adquirió mediante contrato número 020 de 2010, con las siguientes características: CONTRATISTA: JAIME HERNANDO GUERRERO OBJETO: Suministrar e instalar repuestos para la camioneta de la contraloría VALOR: $3.000.000 RUBRO: Mantenimiento SIQ 215-2011-27: Denuncia sobre “Derecho de petición elevado ante la Contraloría General de la República solicitando se ejerza poder preferente (sic) para asumir el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. CDN-500-03-044-2011 que cursa en la Contraloría Departamental de Nariño, contra funcionarios y exfuncionarios de la Gobernación de Nariño, por el caso Probolsa, y además solicita información sobre los argumentos que sustentaron la decisión de archivo del proceso de responsabilidad fiscal adelantado en la citada Contraloría Departamental por las presuntas irregularidades presentadas en el Convenio Institucional “Constituyente por Nariño”, involucrados los señores Parmenio Cuellar Bastidas, exgobernador de Nariño y Víctor William Pantoja, expresidentes ejecutivo de la Cámara de Comercio de Pasto”. La Auditoría General de la República quiere precisar que si bien evalúa los procesos de responsabilidad fiscal de las contralorías del país, entidades objeto de su vigilancia fiscal, no es instancia de revisión en los procesos, atendiendo a lo dispuesto en el Concepto 1392 de 2002 de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado. El proceso 044-2011 en contra de la gobernación de Nariño por las inversiones en Probolsa y Serfinco inició en marzo de 2011 los presuntos responsables


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fueron notificados y actualmente se encuentran recepcionando diligencias de versión libre. Si el quejoso no está de acuerdo con la decisión tomada por la Contraloría puede acudir a la jurisdicción contencioso administrativa aclarando que la Auditoría General de la República no es instancia de revisión en los proceso de responsabilidad fiscal de las contralorías del país. SIQ-215-2011-33: “elevada por Orlando Alberto Ojeda Martínez, relacionada con la

falta de resultados en los procesos de responsabilidad fiscal adelantados por la

Contraloría Departamental de Nariño contra el exalcalde del municipio de San

Lorenzo, señor Rubén Amilkar Muñoz Tenorio, actual candidato a esa misma

alacaldiía”. Verificada la información en la Contraloría encontramos que ésta dio respuesta al quejoso mediante oficios CDN-1000-32-067 del 17 de febrero de 2011, CDN-100-32-027 del 2 de febrero de 2011, CDN-1300-32-0159 del 6 de abril de 2011, CDN-100-32-093 del 19 de mayo de 2011. Contra el señor Muñoz Tenorio la Contraloría adelanta los siguientes procesos: Proceso Estado No. Administrativo sancionatorio

2256 Se impuso sanción de multa 2291 Se impuso sanción de multa 2292 En término para resolver recurso

Responsabilidad Fiscal

Procesos en trámite, recaudando material probatorio y sin decisión de fondo a la fecha de auditoría. Se encuentran con términos vencidos: 158-2008 151-2008 152-2008 153-2008 154-2008 155-2008 156-2008 012-2009 013-2009 014-2009 Denuncia: anónima, relacionada con el asunto laboral por despido de la funcionaria

Martha Hidalgo

Acción de Tutela (denuncia) 228-2008 Accionante: Martha Hidalgo


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Asunto: despido funcionaria en estado de embarazo Acción: nulidad y restablecimiento del derecho 29-05-09 El Juzgado tercero administrativo de Pasto declaró la nulidad de la Resolución por medio de la cual se declara insubsistente a la accionante. 12-02-10 Tribunal Administrativo de Nariño: Revoca el fallo del Juzgado Tercerol Administrativo. Ante esta decisión el apoderado de la accionante interpone Acción de Tutela ante el Consejo De Estado, Sala de lo Contencioso Administrativa, Sección Segunda, Subsección A, dependencia que el 29 de julio de 2010 deja sin efectos la sentencia del 12 de febrero de 2010 en el proceso 228-08 y ordena al tribunal de Nariño que expida un pronunciamiento atendiendo lo aquí expuesto. 02-09-10impugnación de la acción de tutela por parte de la Contraloría departamental de Nariño. 15-09-10 el Consejo de Estado concede la impugnación formulada por la CD Nariño. 24-01-011 Consejo de Estado confirma la providencia impugnada. Se envía a la Corte Constitucional para su eventual revisión. 06-04-11 El Tribunal administrativo de Nariño atendiendo a lo ordenado por el Consejo de Estado ordena estar a lo resuelto por esta Corporación en el fallo de primera instancia proferido el 29 de julio de 2010 que ordena el reintegro de la funcionario y el pago de los salarios dejados de percibir. 04-05-11 El Tribunal Administrativo de Nariño envía a la CD Nariño copia del fallo de segunda instancia. La Contraloría se encuentra en término para reintegrar a la funcionaria accionante que vence el 3 de junio de 2011 y adelanta conversaciones con la Gobernación de Nariño para que asuma el pago de la indemnización conforme a lo dispuesto en la Ley 1416 de 2010, artículo 3°. “En desarrollo del fortalecimiento, garantía y salvaguarda del control fiscal territorial, las entidades territoriales correspondientes, asumirán de manera directa y con cargo a su presupuesto el pago de las conciliaciones, condenas, indemnizaciones y cualquier otra forma de resolución de conflictos de las Contralorías, sin que esto afecte el límite de gastos del funcionamiento en la respectiva Contraloría Territorial”. Para este asunto no se ha reunido el Comité de Conciliación por cuanto las acciones de reintegro y pago no se han realizado.


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� Conclusión de las quejas relacionadas con procesos de responsabilidad fiscal

Es importante que la Contraloría tome las medidas necesarias para dar mayor celeridad a los procesos objeto de queja para que sean decididos de manera oportuna evitando dilaciones injustificadas que generen inactividad procesal.

El artículo 11 de la Ley 42, señala que el control de legalidad es la comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad, para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables”. (Resaltado fuera de texto)

Sobre este tema y a efectos de precisar el alcance de la Auditoría General de la República para auditar los procesos de responsabilidad fiscal, de las contralorías como la de Nariño; la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado precisó:

"Una interpretación sistemática del ordenamiento jurídico, deberá asumir que el control de legalidad que se realiza por los organismos de control fiscal no es genérico y universal y solo esta referido a la "gestión fiscal", pues de lo contrario, se invadirían órbitas propias del control judicial sobre los actos, es decir, sobre la labor del juez administrativo y de los organismos con competencias disciplinarias y aún de la propia administración.

“Por ello, el control de legalidad que le corresponde efectuar a la Auditoria General de la República, está claramente limitado a la verificación de las normas aplicables en la administración del patrimonio público, en cuanto a la utilización del mismo en el cumplimiento de las funciones atribuídas a las entidades por ella vigiladas, sin que pueda hacerse extensivo al control de legalidad de las actuaciones de las autoridades administrativas vigiladas por las contralorías Nacional, departamentales y municipales; tampoco se extiende al control de legalidad que compete constitucionalmente a la jurisdicción contencioso administrativa.

Los controles de gestión y de resultados, según las definiciones de la ley 42 de 1993, comprenden el examen de eficiencia y eficacia y el logro de objetivos; implica por lo mismo, la capacidad para revisar a posteriori y de manera selectiva, las actuaciones de las contralorías territoriales para establecer si dichos principios, que son mandatos constitucionales, se cumplen en la entidad vigilada; por ello, la revisión de los procesos de responsabilidad fiscal adelantados por estas contralorías es necesaria, pero, naturalmente, desde la perspectiva de los controles de la vigilancia de la gestión fiscal de las contralorías, no de instancia de revisión de las decisiones adoptadas.


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” Como controles externos en orden a garantizar los citados derechos de defensa y del debido proceso, la constitución y la ley señalaron a las autoridades judiciales como las competentes para ello, así: la jurisdicción constitucional, la cual debe actuar ante el ejercicio de la acción de tutela y la jurisdicción contencioso administrativa, cuando se interponga la acción de nulidad y restablecimiento. Los anteriores son los mecanismos de protección de los mencionados derechos previstos en la constitución y en la ley y, por tanto, tales controles escapan a la competencia de la Auditoria General de la República; consecuencia obligada de no tener asignada dicha función, es que su actuación en este campo podría configurar usurpación de funciones o creación de revisiones o instancias de control del proceso que la ley no prevé.”7(Resaltado fuera de texto).

Con fundamento en lo anterior es claro que la Auditoría no es instancia de revisión de procesos de responsabilidad fiscal, de tal manera que no le compete pronunciarse sobre las decisiones de fondo, porque para ello están instituidas las diferentes instancias procesales y autoridades competentes.

Tabla No. 5 Consolidado de Quejas y Denuncias

Estado Trasladadas por competencia

Pend. Vig. Ant.

Recib. Vig. Act.

Total Archivo

R. Directa

PRF Auditorias PAS Otros

96 127 223 7 9 102 8 0 18 PRF: Procesos de Responsabilidad Fiscal, PAS: Procesos Administrativos Sancionatorios

PROCESOS FISCALES 3.7 INDAGACIÓN PRELIMINAR En la vigencia 2010, la Contraloría Departamental reportó 145 indagaciones preliminares que surtieron el siguiente trámite:

Tabla No. 6 Trámite de Indagaciones Preliminares

Asunto Iniciadas Vig.

2008 Iniciadas Vig.

2009 Iniciadas Vig.

2010 Total

Archivados 7 13 3 23 Apertura proceso 2 12 11 25

En estudio 0 51 46 97

Total 9 76 60 145

El 67% de la muestra evaluada se tramitó dentro del término señalado en el artículo 39 de la Ley 610 de 2000 y el 33% restante en un promedio de 11 meses.

7 Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. Concepto 1392-2000. CP. Susana Montes de Echeverry


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El total de la muestra tuvo su origen en hallazgos fiscales del proceso auditor, que son trasladados varios de ellos en un mismo oficio, razón por la cual la Subdirección Técnica de Responsabilidad Fiscal debe iniciar diferentes indagaciones preliminares por tratarse de hechos diferentes. Llama la atención que la mayor parte de las indagaciones se originen en hallazgos de auditoría, porque en estos ni siquiera son determinables los elementos de la responsabilidad fiscal, de que trata el artículo 5 de la Ley 610 de 2000, por tanto no es posible iniciar directamente el proceso de responsabilidad fiscal. Le corresponde a la Alta Dirección de la Contraloría implementar los mecanismos necesarios para depurar desde el proceso auditor los hallazgos fiscales, para que únicamente sean trasladados aquellos que ameriten iniciar el proceso de responsabilidad fiscal y que la Entidad no se desgaste en situaciones innecesarias. Es importante, también que la Alta Dirección analice la posibilidad de impartir instrucciones en cuanto a la cantidad de hallazgos trasladados en un mismo oficio y a las indagaciones preliminares con términos vencidos e implementar si es posible la indagación como una excepción cuando el origen sea un hallazgo fiscal consecuencia del proceso auditor. 3.8 PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL Durante la vigencia 2010, la Contraloría reportó 915 procesos, en cuantía de $101.005.645.794 iniciados en diferentes vigencias desde el 2004 así:

Tabla No. 7 Procesos Iniciados RF

Vigencias Procesos

2004 2

2005 33

2006 40

2007 237

2008 266

2009 76

2010 261

Total 915

� Normatividad

La base legal para el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal es la Ley 610 de 2000 y la remisión expresa a otras fuentes normativas que hace el artículo 66 de esta norma


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Mediante Resolución 0496 del 3 de diciembre de 2009, la Contraloría adopta el manual de procedimiento interno de responsabilidad fiscal. A través de la Resolución 537 del 15 de abril de 2010, la Entidad reorganiza la distribución de la carga laboral de la Subdirección Técnica de Responsabilidad Fiscal Mediante Resolución 280 del 17 de junio de 2010, radica en la Dirección Técnica el Grado de Consulta y dispone que el recurso de apelación en procesos de responsabilidad fiscal estará a cargo del señor Contralor, siempre que no se surta de manera simultánea el grado de consulta. La Subdirección Técnica de Responsabilidad Fiscal recibe insumos de la Subdirección Técnica de Auditorías Gubernamentales y la Subdirección Técnica de cuentas y fenecimientos así como de Participación Ciudadana.

� Carga Laboral La Subdirección Técnica de Responsabilidad Fiscal tiene asignados 5 abogados especializados en diferentes áreas del Derecho, quienes tienen a su cargo la sustanciación y trámite de los procesos de responsabilidad fiscal y en promedio cada uno tiene 200 expedientes a su cargo, situación que constituye una carga laboral alta y de allí el represamiento que se presenta en los casos que manejan, si se tiene en cuenta además la cantidad de hallazgos fiscales que son trasladados, solo por citar un caso en los últimos tres días de la vigencia 2010 fueron enviados 285 hallazgos para su correspondiente estudio y análisis.

� Control de Legalidad Es de resaltar el conocimiento que tiene los funcionarios encargados de los procesos de responsabilidad fiscal por su experiencia y formación académica; por esta razón y porque la Gerencia Seccional III ha hecho un continuo seguimiento, las formas propias del proceso, señaladas en la Ley 610 de 2000, se aplican en todos los casos, siendo el único y grave inconveniente el vencimiento de términos por alta carga laboral a la que ya se aludió.

� Control de Gestión La Entidad incurre en una irregularidad que radica en el hecho que al trasladar el hallazgo fiscal no se allega como principales pruebas la póliza global de manejo, los apartes del manual de funciones del presunto responsable ni el acto administrativo de delegación de la ordenación del gasto. Lo anterior, ocasiona un mayor desgaste en la Subdirección Técnica de Responsabilidad Fiscal, porque debe iniciar indagación preliminar para pedir las pruebas antes señaladas y el trámite del proceso es de 4 y 5 años en algunos casos.


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La Subdirección Técnica de Responsabilidad Fiscal realiza investigación de bienes y una vez detectados ordena el decreto de las medidas cautelares respectivas También adelanta una gestión adecuada cuando obtiene como prueba la póliza global de manejo, vincula a la Compañía de seguros en calidad de tercero civilmente responsable, atendiendo los lineamientos del artículo 44 de la Ley 610 de 2000.

� Control de Resultados La muestra auditad presentó el siguiente comportamiento

Tabla No. 8 Muestra PRF

Estado de la Muestra Auditada

Asunto Cantidad

Archivo por no mérito 5

Archivo por prescripción 1

Trámite antes de imputación o archivo 13

Traslado a coactiva 7

Apelación fallo 1

Total 27

Verificada la información reportada al rendir la cuenta de la vigencia 2010, se observa que existen procesos en trámite con antigüedad superior a 3 años, circunstancia que puede generar riego de prescripción, por tanto es importante que la Alta Dirección de la Entidad formule planes de contingencia para evacuar con mayor celeridad los procesos iniciados con antelación al segundo semestre de 2008, sin permitir el vencimiento de términos en los procesos nuevos.

� Control Interno Al igual que la Auditoría General de la República, la Oficina de Control Interno reporta la morosidad en el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal al no cumplir con los términos señalados en la Ley 610 de 2000 para las diferentes etapas procesales.

� Beneficios del Proceso Auditor Ante la falta de contundencia de los hallazgos fiscales, detectada por el grupo auditor de la Auditoría General de la República en mesa de trabajo, la Dirección Técnica remitió oficio a la Subdirección Técnica de Auditorías Gubernamentales y de Revisión de cuentas y Fenecimientos, dando precisas instrucciones sobre la calidad y solidez de los hallazgos.


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El grupo auditor verificó que la Contraloría no tiene un registro y control de los recursos que ingresan a las cuentas del Departamento por concepto de fallos y ante la observación realizada, la Entidad empezó a depurar la información para en un futuro poder remitir los recursos originados en fallos con responsabilidad fiscal a la Tesorería de la respectiva entidad territorial afectada con el detrimento patrimonial. Lo anterior, es una actividad conjunta entre Jurisdicción Coactiva, Responsabilidad Fiscal y el área Financiera, si se tiene en cuenta que ésta última tiene la obligación de registrar en sus cuentas de orden el valor de los fallos con responsabilidad fiscal debidamente ejecutoriados, aspecto que constituye un indicativo para evaluar la gestión adelantada por la Contraloría en esta materia. 3.9 PROCESOS DE JURISDICCION COACTIVA

� Planta de Personal Durante la vigencia 2010 la Subdirección de Jurisdicción Coactiva estuvo conformado por dos funcionarios quienes tramitaron en dicho período 351 procesos

� Control de Legalidad Mediante Resolución CDN-100-410421 de 2008, la contraloría adoptó el reglamento interno y el procedimiento para el cobro coactivo, y agotó la etapa persuasiva una vez trasladado el título a jurisdicción coactiva, atendiendo la recomendación de la Auditoría General de la República en vigencias anteriores, para posteriormente librar el mandamiento de pago que se ajusta a los lineamientos legales. La Entidad realiza investigación de bienes y decreto de medidas cautelares cuando esta actividad no ha sido realizada dentro del trámite del proceso de responsabilidad fiscal, cuando el título ejecutivo se origina en un fallo, por eso es importante que la Contraloría señale políticas encaminadas al decreto de medidas cautelares desde el proceso de responsabilidad fiscal atendiendo a lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 610 de 2000, para que en el cobro coactivo sea posible hacer efectivo el título ejecutivo.

� Control de Gestión Durante la vigencia 2010, la Contraloría realizó la siguiente gestión en procesos con trámite superior a 5 años, para proceder a su archivo


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Tabla No. 9 Gestión PJC

Procesos archivados

Causal de Archivo No. de

expedientes

Excepciones probadas 2

Nulidad 1

Pago total 27

Prescripción 48

Remisión de la deuda 55

Total 133

En el período enero- mayo 2011, y ante los continuos cambios del Subdirector de Jurisdicción Coactiva, la dependencia realizó las siguientes actividades principales:

Tabla No. 10 Actuaciones 2011 PJC

Actividad Cantidad

Archivo por pago total de la deuda 4

Archivo por remisión de la deuda 7

Acuerdos de pago 3

Mandamiento de pago 21

Avoca conocimiento 28

Acumulación de procesos 25

Total 88

� Control de Resultados

En el período evaluado se finiquitaron 133 procesos de jurisdicción coactiva, que corresponde a aquellos que su trámite era superior a 5 años. La Entidad continúa depurando sus títulos ejecutivos para dar prioridad en su trámite a los más antiguos, sin dejar de un lado los más recientes para tener resultados oportunos. Aunque tal depuración se viene realizando, la Contraloría no cumplió con la meta propuesta en el plan de mejoramiento, por tanto se debe incluir en el que se suscribirá respecto de la vigencia 2010.

� Control Interno En razón a las prescripciones decretadas la Subdirección de Jurisdicción Coactiva compulsó copias a la Unidad de Control Interno Disciplinario de la Contraloría para que se investiguen presuntas irregularidades y detectó


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falencias que conforme al plan de mejoramiento interno suscrito se está cumpliendo de manera periódica. 3.10 PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS Para la vigencia 2010, la Contraloría reportó 540 procesos, en cuantía de $312.676.084 con un recaudo de $475.142, que corresponde al 0.15% del total de las multas impuestas.

� Planta de Personal El trámite de los procesos sancionatorios en primera instancia está a cargo del Contralor Auxiliar, quien cuenta únicamente con un funcionario del nivel profesional encargado de la sustanciación y tramite de los mimos, Durante la vigencia 2010, se presentó un caso particular en esta dependencia en razón a las continuas incapacidades de la profesional asignada a esa dependencia, tal como fue verificado por el grupo auditor y certificado por Talento Humano y Recursos Físicos. La situación anterior, es considerada como una de las razones para el alto grado de represamiento de los procesos y que todavía existan en trámite casos por hechos ocurridos en las vigencias 2005, 2006, 2007 y 2008, correspondiéndole a la Alta Dirección de la Contraloría tomar las medidas necesarias y de manera oportuna para evacuar los procesos más antiguos sin descuidar los iniciados en vigencias recientes para evitar que ocurra el fenómeno de la caducidad de la acción sancionatoria consagrada en el artículo 38 del Código Contencioso Administrativo.

� Control de Legalidad En el trámite del proceso administrativo sancionatorio, la Contraloría aplica las disposiciones previstas en la Ley 42 de 1993, artículos 99 a 104 y en lo pertinente el Código Contencioso Administrativo. La Entidad, atendiendo recomendaciones de la Auditoría General de la República, expidió la Resolución 008 del 31 de diciembre de 2010, mediante la cual establece el principio de la doble instancia para el proceso administrativo sancionatorio, quedando la primera instancia en cabeza del Contralor Auxiliar y la segunda instancia a cargo del despacho del señor Contralor Departamental.

� Control de Gestión Lo procesos auditados presentan vencimiento de términos y como ya señalamos con antelación es importante que la Contraloría tome medidas para resolver esta situación.


37

Una vez ejecutoriada la resolución que impone sanción se remite a cobro coactivo, sin embargo el valor de la multa impuesta no se reporta a la Subdirección Administrativa y Financiera para que sea reportada en cuentas de orden. Tampoco se observa que el despacho del Contralor Auxiliar haya depurado la información de los recaudos en la cuenta abierta para tal fin por la Gobernación de Nariño ni que se haya determinado el destino de tales recursos.

� Control de Resultados Durante la vigencia 2010, pese al represamiento de proceso y la situación laboral de la funcionaria encargada de la sustanciación y trámite de los mismos, la Contraloría adelantó las siguientes actividades.

Tabla No. 11 Actuaciones 2011 PAS

Actividad Cantidad

Traslado a cobro coactivo 43

Archivo por no mérito 24

Sanción en primera instancia 123

sanciones ejecutoriadas 44

� Control interno

Conforme a la certificación presentada al Grupo Auditor, la Oficina de Control Interno entregó una certificación en la que consta que el seguimiento al proceso administrativo sancionatorio se realizó a través de los avances trimestrales del Plan Operativo de dicho proceso y del Plan de Mejoramiento por procesos que correspondió a la auditoría Interna realizada entre el 16-03-09 y el 08-04-09. Para la vigencia 2011, la Auditoría interna de Control Interno y de gestión está programada al proceso. En los siguientes cuadros se consolida la información resultante de la evaluación efectuada sobre los procesos fiscales a cargo de la Contraloría Departamental:

Tabla No. 12

Reporte Consolidado de Procesos Rendidos a la AGR (Miles de $)

Archivados Tipo de Proceso Cantidad

Cuantía $

En trámite Prescr. Caduc. Pago

No Mérito

Traslado a otro Proc.

Indagación Preliminar 145 28.852.186 52 0 1 1 28 0 Responsabilidad Fiscal 915 101.005.645 879 1 0 0 24 0 Admin. Sancionatorios 540 312.676 387 0 4 0 4 0


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Archivados Tipo de Proceso Cantidad

Cuantía $

En trámite Prescr. Caduc. Pago

No Mérito

Traslado a otro Proc.

Jurisdicción Coactiva 351 4.675.320 218 48 0 27 58 0 Total 1.951 134.845.827 1.536 49 5 28 114 0

Tabla No. 13

Representatividad de la Muestra Seleccionada AGR (Miles de $)

Tipo de Proceso Total

Procesos Reportados

Total Procesos Muestra

% Cuantía

Reportada $

Cuantía Muestra $

%

Indagación Preliminar 145 6 4 28.852.186 7.345.247 25 Responsabilidad Fiscal 915 22 2 101.005.645 2.860.367 3 Admin. Sancionatorios 540 11 2 312.676 45.140 14 Jurisdicción Coactiva 351 12 3 4.675.320 457.006 10

Total 1.951 51 12 134.845.827 10.707.760 53

Tabla No. 14

Resultados Consolidados Proceso Auditor AGR (Miles de $)

Archivados

Tipo de Proceso Cantidad Cuantía

$ En

Trámite Prescr. Caduc. Pago No Mérito

Traslado a otro

Proceso Indagación preliminar 6 7.345.247 0 0 1 0 3 3 Responsabilidad Fiscal 22 2.860.367 10 1 0 0 4 7 Administrativos Sancionatorios 11 45.140 5 0 0 0 4 2 Jurisdicción Coactiva 12 457.006 3 3 0 4 2 0

Total 51 10.707.760 18 4 1 4 13 12

Tabla No. 15

Procesos Archivados por Caducidad o Prescripción (Miles de $)

Caducidad de la Acción Fiscal

Prescripción Responsabilidad Fiscal

Entidad Implicada Cantidad

Cuantía $

Entidad Implicada Cantidad

Cuantía $

0 0Municipio Ospina 1 71.992 Total 0 0 Total 1 71.992

Tabla No. 16

Monto Recaudos en Jurisdicción Coactiva (Miles de $)

Procesos Reportados Terminados en la Vigencia Origen del Proceso

Cantidad Cuantía % Cantidad Valor

Recaudado %

Fallos con Responsabilidad Fiscal 73 4.255.472 91 23 4.508 6 Resoluciones Sancionatorias 278 419.848 9 110 68.643 94

TOTAL 351 4.675.320 100 133 73.151 100

CONTROL DE GESTION Y RESULTADOS 3.11 RENDICIÓN Y REVISIÓN DE CUENTAS El órgano de control ejerció vigilancia sobre 187 entidades, cuyos presupuestos ejecutados de gastos en conjunto ascendieron a $2.361.958.777 miles, el presupuesto de funcionamiento a $404.951.513 miles, el ejecutado de inversión


39

a $1.931.129.842 miles, el servicio de la deuda pública a $ 25.877.421 miles y el monto total del endeudamiento a $51.748.673 miles. El proceso de rendición y revisión de cuentas se encuentra reglamentado mediante la Resolución Orgánica No. 004 de mayo 27 de 2008, modificada por las Resoluciones Orgánicas Nos. 001 de de 2009 y 001, 002 y 004 de 2010. En Patrimonio Cultural, las entidades vigiladas ejecutaron un presupuesto de $8.335.744 miles, de los cuales $6.768.897 miles, por concepto de sobretasa a la gasolina, $229.992 miles por Estampilla Procultura y $1.336.854 miles del SGP. No se incluyo como línea a auditar durante la vigencia. En cuanto a los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones (SGP), el presupuesto transferido fue de $456.774.885 miles. Para los Resguardos Indígenas, recursos transferidos del SGP por $11.839.995 miles, por otros conceptos de $54.959 miles, para un total de $11.894.954 miles. Por Regalías Directas e Indirectas, el total de recursos recibidos fue de $10.050.888 miles. No se observó la inclusión de esta materia como línea a auditar. Durante la vigencia las entidades vigiladas no reportaron contratos de concesión. Se autorizaron vigencias futuras por $366.187.149 miles. No se incluyo como línea a auditar en el 2010. Se recomienda evaluar mediante un control posterior las vigencias futuras autorizadas a los Municipios y entidades del Departamento de Nariño. La entidad recibió 297 cuentas de las cuales 294 en término y tres extemporáneas. Del total de cuentas recibidas en el año 2010 de la vigencia 2009 se revisaron y auditaron cuatro, cuyo pronunciamiento fue de no fenecimiento. Así mismo en la vigencia 2010 dentro del plan de descongestión, la Contraloría reviso 12 cuentas que faltaban del año 2006. Así mismo revisaron 84 del 2007 y 98 del 2008. A 31 de diciembre de 2010, la Contraloría tiene pendiente por revisar y auditar las cuentas de: 11 entidades de la vigencia 2007; 86 del 2008 y 178 del 2009. Con el propósito de evitar un posible riesgo de silencio administrativo y fenecimiento de plano, se configura hallazgo administrativo, a fin de que la Contraloría Departamental implemente un plan de contingencia para revisar en su totalidad las cuentas pendientes por revisar del 2007 y 2008. 3.12 AUDITORIAS

� Control de Legalidad El proceso auditor se desarrollo con base a los procedimientos establecidos en la Resolución No. 444 de mayo 25 de 2005, en la cual se consignan los sistemas de control fiscal determinados en la Ley 42 de 1993. En dicha Resolución se definieron las modalidades de auditoria, los procesos a auditar,


40

los criterios para el fenecimiento de la cuenta y los distintos tipos de opinión a los Estados Financieros.

� Control de Gestión La Contraloría ejecuto 12 auditorías de la vigencia 2006 que correspondió al 100% de los sujetos de control no auditados de esa vigencia, 83 procesos auditores de la vigencia 2007 que representan el 50% de los sujetos de control correspondientes a la vigencia mencionada, 96 procesos auditores de la vigencia 2008 que representan el 52.75% del total de los sujetos de control y se realizó de la vigencia 2009, 4 auditorias, que representan el 2.76%, de los sujetos de ese año. Del presupuesto auditado, $56.212.000 miles corresponden a la vigencia 2006, $815.549.000 miles corresponden a la vigencia 2007, $1.030.455.000 miles corresponden a la vigencia 2008, y 65.192.403 miles corresponden a la vigencia 2009. La Contraloría programo y ejecuto 204 auditorias, de las cuales 35 regulares, 160 modalidad a la cuenta, cinco especiales realizadas a evaluar la línea ambiental y recursos hídricos y 4 auditorías especiales, que corresponden a: a la comercialización de Ron Viejo de Caldas, Aguas de Nariño S.A. en Liquidación, a las inversiones realizadas por el Departamento de Nariño en la Firma Pro-bolsa y auditoria al balance de la vigencia 2009. A fin de evaluar la calidad del proceso auditor se revisaron los cuatro informes de auditoria de la vigencia 2009, practicados por la Contraloría en el 2010: Municipio de Aldana 2008 y 2009 Municipio de Ipiales 2009 IPS Municipal de Ipiales 2008 y 2009 ESP EMSAN de Sandoná 2008 y 2009 En los mencionados informes se analizó y verificó el proceso surtido, hasta la suscripción de los Planes de Mejoramiento y traslado de hallazgos. De la evaluación realizada se tienen las siguientes observaciones: Los expedientes de las auditorias se encontraron organizados en AZ. No se evidenció la existencia de elaboración de papeles de trabajo. Esta deficiencia genera un riesgo en la consistencia del Informe de Auditoría. Así mismo, es importante aclarar que la existencia de numerosos documentos soportes en el expediente de la auditoria no sustituye los papeles de trabajo. De acuerdo con las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, “los papeles de trabajo son el conjunto de cédulas y documentos, en el cual el auditor registra los datos y la información obtenida durante su examen, los resultados de las pruebas realizadas y la descripción de las mismas. Son registros que mantiene el auditor de los procedimientos aplicados, pruebas


41

desarrolladas, información obtenida y conclusiones pertinentes a que se llegó en el trabajo de auditoría.” La Contraloría Departamental evalúa entidades complejas como la Gobernación de Nariño y Municipios que constantemente están ejecutando contratos de diversa índole, requiere que su gestión misional sea evaluada por un equipo multidisciplinario de auditores, conformado entre otros por abogados, arquitectos, ingenieros: civiles, electrónicos, eléctricos, forestales, de sistemas, sanitarios y topógrafos. Revisada la nómina del ente de control, especialmente la que desarrolla el proceso auditor, se observó que la planta de personal no tiene vinculados profesionales con los perfiles mencionados, a excepción de un ingeniero agrónomo; por lo tanto, con el propósito de fortalecer la capacidad de la planta de personal adoptada en el organismo fiscalizador para evaluar los diversos contratos, es importante estudiar su fortalecimiento mediante la suscripción de convenios con universidades para vincular pasantes en diferentes disciplinas profesionales (estudiantes de derecho, arquitectura, ingeniería civil, ambiental, forestal, sanitaria, electrónica y eléctrica); sin que ello genere costos adicionales y/o solicitando apoyo de la Contraloría General de la República. En los informes de auditoria seleccionados frente a la línea de contratación, se observó que evaluaron el cumplimiento del objeto contractual, liquidación de los contratos, beneficios generados, análisis de conveniencia, actos administrativos (licitaciones, certificados de disponibilidades presupuéstales, ajustes, pólizas de cumplimento, pagos, actas, liquidaciones entre otros). Los hallazgos configurados en las auditorias son validados en mesa de trabajo, con la participación del líder del equipo auditor, el Subdirector de Auditorias Gubernamentales y el Director Técnico. No obstante al revisarse la Resolución No 444 de 2005, establece que los hallazgos obtenidos en desarrollo del proceso auditor, deben ser validados en mesa de trabajo por el Comité de Evaluación. Dicho Comité esta conformado por: El Subdirector Técnico de Auditorias Gubernamentales El Subdirector Técnico de Revisión de Cuentas y Fenecimientos Un profesional del derecho del área administrativa o misional El equipo de trabajo responsable de la auditoria Lo anterior no se aplica en la práctica, al observarse que las mesas de validación de hallazgos se realizan sin la participación de un profesional del derecho, de la Subdirectora de Revisión de Cuentas y Fenecimiento y de todo el equipo auditor. El Comité de Evaluación de acuerdo a la norma desarrolla las siguientes actividades:

- “Debatir y conceptuar sobre la calidad y relevancia de los hallazgos.


42

- Determinar que el hallazgo cumpla con las características de ser objetivo,

factual, relevante, claro, preciso, verificable y útil.

- Verificar que la documentación que sustenta el hallazgo este disponible y

desarrollada en una forma lógica, clara y objetiva.

- Tipificar las diferentes modalidades de hallazgos de acuerdo a su naturaleza.

- Validar los correspondientes hallazgos.

- Proponer acciones de mejoramiento para la formulación de hallazgos.

- Verificar la continuidad del hallazgo”. Se evaluó la calidad de la configuración de hallazgos, observándose debilidades respecto de la formulación y del diligenciamiento del formato establecido, que se considera necesario dar a conocer a la entidad, tales como:

- En el formato de traslado de hallazgos, se debe establecer claramente la característica del hallazgo, es decir si este obedece a Faltante de Bienes, Faltante de Fondos, Irregularidades en Contratación, Irregularidades en Cuentas, Violación de los principios de la Gestión Fiscal o de la Función Administrativa entre otras.

- Efectuar un enlace claro sobre las características del hallazgo, (condición, criterio, causa y efecto) al describir los hechos.

� Control de Resultados

Como resultado de los ejercicios auditores se determinaron, 377 hallazgos fiscales, por un presunto detrimento de $73.336.458 miles, 2 penales, 310 disciplinarios, 101 hallazgos administrativos sancionatorios y 1.060 administrativos para plan de mejoramiento, para un gran total de 1.850. Los hallazgos se trasladaron según el caso a las autoridades competentes. Se recomienda a la Contraloría, realizar seguimiento a los traslados disciplinarios y penales enviados a la Procuraduría General y Fiscalía General de la Nación, para conocer el estado de trámite y las decisiones proferidas. En el desarrollo del proceso auditor la entidad ejerció funciones de advertencia, a través de acciones preventivas, que generaron beneficios de control no cuantificables.

� Control Interno La Contraloría mediante Resolución No 444 de 2005 adopto los procedimientos para desarrollar el proceso auditor. Se elaboraron los memos, las actas, informes y se trasladaron los hallazgos, conforme a lo programado en el PGA 2010. No obstante faltó supervisión y monitoreo sobre las actuaciones y registros elaborados, al evidenciarse debilidades en las mesas de trabajo y en los


43

archivos de las auditorias evaluadas no se observaron papeles de trabajo elaborados. 3.13 CONTROL FISCAL AMBIENTAL La entidad elaboró el Informe Anual sobre el Estado de los Recursos Naturales y el Medio Ambiente, vigencia 2010, en cumplimiento de lo establecido en el art. 46 de la Ley 42 de 1993.

3.14 CONTROVERSIAS JUDICIALES Durante la vigencia 2010, la Contraloría reportó 14 controversias judiciales y 3 acciones de repetición, que tuvieron el siguiente trámite:

Acción Cantidad Observación Tutela 1 Archivada Nulidad Simple 6 1 en trámite, 3 archivadas, 1 sentencia y 1 apelación Nulidad y restablecimiento del derecho 7 2 archivadas, 4 en alegatos y 1 en pruebas Repetición 3 en trámite

� Control a la planeación y la programación

El Contralor Departamental de Nariño, durante la vigencia 2010 otorgó poder a una abogada externa para que lo represente en los diferentes litigios ante las diferentes autoridades, trabajo supervisado por funcionarios de la Entidad.

� Control de gestión La Entidad tiene conformado el Comité de Conciliación y durante la vigencia 2010 suscribió 7 actas de conciliación, ninguna de ellas referida a verificar si se inicia o no acción de repetición La Entidad tiene una participación activa en los diferentes litigios con una adecuada defensa técnica.

� Control de resultados En todos los casos la apoderada de la Entidad ejerció en debida forma la defensa técnica, sin embargo en aspectos de forma, la Contraloría no tiene organizadas en forma cronológica las carpetas ni con la foliatura completa, con las principales actuaciones procesales, siendo importante corregir esta falencia para poder hacer seguimiento de las actuaciones surtidas. Participación en procesos penales: La Contraloría tuvo 2 participaciones activas en procesos penales de sus entes


44

vigilados, al hacer seguimiento, como quiera que el municipio afectado se hizo parte en el proceso. Funciones de advertencia Durante la vigencia 2010 la Contraloría Departamental realizó 4 funciones de advertencia: 1- En atención a la queja 010-39-003-A Mpio. Arboleda. Asunto Contratación 2- En atención a la queja 010-39-001-A Mpio. la Unión. Gerente Hospital Eduardo Santos. Contratación 3- En atención a la queja 010-39-002-A Mpio. La Unión Mpio. La Unión. Solicitud de intervención en proceso de contratación 4- En atención a la queja 010-39-010-A Licorera de Nariño, Comprar lote De las 4 funciones de advertencia 3 dieron resultados y en una pese a haberla realizado, se hizo efectiva la compra del lote.


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4. RECOMENDACIONES

Proceso Financiero

� Realizar actualización de las cuentas por cobrar por multas conjuntamente con el área encargada de la gestión de cobro, con el fin reflejar al final de la vigencia la realidad económica de las mismas.

Indagaciones Preliminares

� Analizar los hallazgos trasladados para que sean depurados y verificar que contengan el material probatorio necesario.

Procesos de Responsabilidad Fiscal

� Formular un plan de contingencia para evacuar los procesos con antigüedad superior a tres años para evitar que ocurra el fenómeno de la prescripción de la responsabilidad fiscal.

� Implementar mecanismos para evitar el vencimiento de términos por

dilación e inactividad procesal.

� Depurar la información de los fallos con responsabilidad fiscal en las cuentas abiertas para tal fin en la Gobernación de Nariño para que los recursos sean remitidos a la respectiva entidad territorial afectada por el detrimento, actividad conjunta entre Jurisdicción Coactiva, Responsabilidad Fiscal y el área Financiera.

� Registrar en cuentas de orden el valor de los fallos con responsabilidad fiscal.

Procesos de Jurisdicción Coactiva

� Analizar la información de los procesos para determinar en cuáles procede aplicar la figura de remisión de la deuda y la prescripción de la acción de cobro.

� Dar mayor celeridad el trámite procesal para lograr un mayor recaudo. Procesos Administrativos Sancionatorios

� Verificar la procedencia de dar aplicación al artículo 38 del Código Contencioso Administrativo en cuanto a la caducidad de la acción sancionatoria teniendo en cuenta la fecha de ocurrencia de los hechos para cada uno de los casos adelantados por la Contraloría Auxiliar.


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� Determinar el destino final de los recursos producto de las sanciones impuestas y que se encuentran consignadas en una cuenta de la Gobernación de Nariño.

Proceso Auditor

� Fortalecer la capacidad institucional con estudiantes de pasantías o profesionales en áreas especializadas como el derecho, medio ambiente, agronomía, zootecnia, arquitectura, ingeniería civil, eléctrica, electrónica, sanitaria sistemas y topógrafos, mediante la suscripción de convenios con Universidades Públicas y Privadas; o solicitando la concurrencia de la Contraloría General de la República.

� Continuar con el fortalecimiento de las competencias y conocimientos de

los auditores a través de actividades de capacitación en temas relacionados con el control fiscal (especialmente en papeles de trabajo y configuración de hallazgos), consultando sus perfiles profesionales.

� Es importante realizar seguimiento a los traslados enviados a la

Procuraduría General de la Nación y Fiscalía General de la Nación, para conocer el estado de trámite y las decisiones proferidas.

� Se recomienda evaluar mediante un control posterior las vigencias

futuras autorizadas a los Municipios y entidades del Departamento de Nariño.


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5. BENEFICIOS DE LA AUDITORIA

No. Descripción de la Observación

Actividad realizada por la Contraloría

1 Falta de contundencia de los hallazgos fiscales producto de las auditorías realizadas por el ente de control.

La Dirección Técnica remitió oficio a la Subdirección Técnica de Auditorías Gubernamentales y de Revisión de cuentas y Fenecimientos, dando precisas instrucciones sobre la calidad y solidez de los hallazgos.

2 No se tiene registro y control de los recursos que ingresan a las cuentas del Departamento por concepto de fallos.

La Entidad inició depuración de la información con el fin de remitir los recursos originados en fallos con responsabilidad fiscal a la Tesorería de la respectiva entidad territorial afectada con el detrimento patrimonial, registrando en cuentas de orden para el respectivo control y monitoreo.


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6. RELACIÓN DE HALLAZGOS

Ref. P/T

Condición Descripción de la situación irregular encontrada

Criterio Normatividad que ha sido vulnerada o no se esta cumpliendo

Causa Porque ocurrió la situación. Razones

Efecto Consecuencia generada por la condición irregular

CONNOTACIÓN

PROCESOS Ad S D P F Cuantía

$

AC/CO CONTABILIDAD, TESORERIA Y PRESUPUESTO

Condición: No se contabilizaron en cuentas por cobrar las multas generadas a los sujetos de control equivalentes a $217.728 miles, de acuerdo con el acto administrativo que las impuso ni se actualizaron al cierre del período.

Criterio: Numeral 9.1.1.3 de las normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales – Deudores del PGCP y Capítulo II descripción y dinámicas Clase 1, grupo 14, cuenta 1401 de los procedimientos contables y falta de control y monitoreo.

Causa: La Contraloría Departamental no aplicó el principio de causación contable para el registro de las sanciones generadas y falta de control y monitoreo en el área.

Efecto: Las cuentas por cobrar no reflejan la realidad económica de la entidad

1

Redacción del Hallazgo: No se contabilizaron en cuentas por cobrar las multas generadas a los sujetos de control equivalentes a $217.728 miles, de acuerdo con el acto administrativo que las impuso ni se actualizaron al cierre del período.

X

AC/RF PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL

Condición: En la Contraloría se encuentra 578 procesos con una antigüedad superior a tres años, es decir iniciados en las vigencias 2004, 2005, 2006, 2007 y 2008

Criterio: Ley 610 de 2000 relacionada con los términos procesales

Causa: Esta situación se presenta por el represamiento en procesas desde vigencias anteriores y la alta carga laboral

Efecto: Los procesos presentan el riesgo de la prescripción de la responsabilidad fiscal

2

Redacción del Hallazgo: En la Contraloría se encuentra 578 procesos con una antigüedad superior a tres años, es decir iniciados en las vigencias 2004, 2005, 2006, 2007 y 2008 con términos vencidos en los que puede llegar a ocurrir el fenómeno de la prescripción de la responsabilidad fiscal

X

Condición: La contraloría no tiene registrado en cuentas de orden el valor de los fallos con responsabilidad fiscal debidamente ejecutoriados

Criterio: Es obligación de la Contraloría registrar el valor de sus fallos debidamente ejecutoriados en las cuentas de orden

Causa: Por falta de planeación, conocimiento y comunicación entre dependencias

Efecto: No es posible verificar la gestión adelantada por la Entidad a partir de los fallos registrados en las cuentas de orden

3

Redacción del Hallazgo: La contraloría no tiene registrado en cuentas de orden el valor de los fallos con responsabilidad fiscal debidamente ejecutoriados para

X


49

Ref. P/T





CONNOTACIÓN


$ poder evaluar su gestión en este campo

Condición: La Contraloría no tiene depurada la cuenta abierta por la Gobernación de Nariño el valor de cada uno de los fallos consignados ni el destino de los mismos

Criterio: El valor de los fallos con responsabilidad fiscal se debe consignar a la tesorería de la respectiva entidad territorial que sufrió el detrimento patrimonial


Efecto: Por falta de planeación, conocimiento y comunicación entre dependencias

4

Redacción del Hallazgo: La Contraloría no tiene depurada la cuenta abierta por la Gobernación de Nariño el valor de cada uno de los fallos consignados ni el destino de los mismos. Actividad conjunta entre Jurisdicción Coactiva, Responsabilidad Fiscal y el área Financiera.

X

AC/AS PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

Condición: La Contraloría tiene en trámite procesos administrativos sancionatorios donde los hechos han ocurrido hace más de tres años

Criterio: Código Contencioso Administrativo. Artículo 38

Causa: Código Contencioso Administrativo. Artículo 38

Efecto: Puede presentarse el fenómeno de la caducidad de la acción sancionatoria

5

Redacción del Hallazgo: La Contraloría tiene en trámite procesos administrativos sancionatorios donde los hechos han ocurrido hace más de tres años y es posible que se presente la caducidad de la acción sancionatorio

X

Condición: La Contraloría no ha determinado el destino final de los recursos por concepto de sanciones, actualmente consignadas en una cuenta de la Gobernación de Nariño.

Criterio: Los Recursos recaudados deben tener una destinación específica


Efecto: A los recursos no se les ha determinado la destinación final

6

Redacción del Hallazgo: La Contraloría no ha determinado el destino final de los recursos por concepto de sanciones, actualmente consignadas en una cuenta de la Gobernación de Nariño

X

AC/JC PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA

7 Condición: La Contraloría cumplió parcialmente con el plan de mejoramiento para proceder al archivo por remisión de la deuda y por prescripción de acción de cobro


50

Ref. P/T





CONNOTACIÓN


$

Criterio: Ley 1066 de 2006

Causa: Mora en el trámite de los procesos de jurisdicción coactiva

Efecto: Aplicación de las figuras de remisibilidad y prescripción

Redacción del Hallazgo: La Contraloría cumplió parcialmente con el plan de mejoramiento para proceder al archivo por remisibilidad de la deuda y por prescripción de acción de cobro, es importante que continúe con el trámite

X

AC/CJ CONTROVERSIAS JUDICIALES

Condición: Las carpetas no se encuentran organizadas en orden cronológico ni con el total de la foliatura, tampoco se encuentran las principales actuaciones de la Contraloría para evaluar su gestión

Criterio: Se deben conocer las actuaciones surtidas por la Contraloría

Causa: Falta de organización

Efecto: No es posible evaluar en términos reales la gestión de la Contraloría

8

Redacción del Hallazgo: Las carpetas no se encuentran organizadas en orden cronológico ni con el total de la foliatura, tampoco se encuentran las principales actuaciones de la Contraloría para evaluar su gestión

X

AC/PA AUDITOR

Condición: A 31 de diciembre de 2010, la Contraloría tiene pendiente por revisar y auditar las cuentas de: 11 entidades de la vigencia 2007; 86 del 2008, que deben ser revisadas y emitir pronunciamiento a fin de evitar un posible riesgo de silencio administrativo o fenecimiento de plano.

Criterio: Ley 42 de 1993, resolución No 444 de 2005.

Causa: Falta de planeación, supervisión y monitoreo.

Efecto: Al no revisarse las cuentas rendidas, dentro del término establecido en las normas, puede generar un posible riesgo de silencio administrativo o fenecimiento de plano.

9

Redacción del Hallazgo: No se han revisado 11 cuentas pendientes del 2007 y 86 del 2008.

X

Condición: Se observó que las mesas de validación de hallazgos se realizan sin la participación de un profesional del derecho, de la Subdirectora de Revisión de Cuentas y Fenecimiento y de todo el equipo auditor.

Criterio: Resolución No 444 de 2005.

Causa: Inobservancia de lo establecido en la Resolución adoptada por la Contraloria.

Efecto: Al no evaluarse los hallazgos con la participación especial de un abogado y un equipo multidisciplinario, se corre el riesgo que éstos no queden bien estructurados y soportados legal y documentalmente y por lo tanto que sean devueltos o archivados por falta de meritos, con lo que se generaría un desgaste administrativo innecesario para la Contraloría.

10

Redacción del Hallazgo: Los hallazgos obtenidos en desarrollo del proceso auditor, no son validados en mesa de trabajo por el Comité de Evaluación

X


51

Ref. P/T





CONNOTACIÓN


$ Condición: No se elaboraron los papeles de trabajo en los cuales se consignan los resultados y conclusiones de las evaluaciones a cargo de los auditores en las diferentes líneas del proceso.

Criterio: Resolución No 444 del 25 de mayo de 2005, punto 3’7 que establece que Los papeles de trabajo constituyen la principal evidencia de la tarea de auditoría realizada y de las conclusiones alcanzadas que se reportan en el informe de auditoría.

Causa: Falta de supervisión, control y monitoreo sobre las actividades a cargo del equipo auditor.

Efecto: La no elaboración de papeles de trabajo en la ejecución de un proceso auditor, denota deficiencia en la gestión documental y en la ejecución de las actividades a cargo de cada auditor.

11

Redacción del Hallazgo: No se evidenciaron los papeles de trabajo en las auditorias realizadas.

X

Condición: Las herramientas de control y monitoreo implementadas no fueron efectivas en su totalidad, para garantizar la coherencia y consistencia de la información rendida en algunos formatos de la Cuenta.

Criterio: Resolución Orgánica 06 de octubre 30 de 2008 de la AGR, Manual de Control Fiscal-MPA, versión 3.0

Causa: Falta de Supervisión y Monitoreo

Efecto: Inexactitud en la información rendida en los formatos:(F-9-11-13-1718-20, F-21 F-24).

12

Redacción del Hallazgo: Las herramientas de control y monitoreo implementadas no fueron efectivas en su totalidad, para garantizar la coherencia y consistencia de la información rendida:(F-9-11-13-17-18-20, F-21 F-24).

X

Ad: Administrativo, S: Sancionatorio, D: Disciplinario, P: Penal F: Fiscal


52

7. ANEXOS

SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2009

Se procedió a efectuar seguimiento al Plan de Mejoramiento presentado en su oportunidad por la Contraloría Departamental de Nariño, con base en las recomendaciones y las oportunidades de mejoramiento consignadas en el Informe de Auditoría correspondiente a la vigencia 2009, con los siguientes resultados:

VERIFICACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2009

1. Procesos (Contabilidad, Tesorería y Presupuesto): No se ha realizado colocación de placas de identificación de los bienes de la entidad.

Cumplió.

2. Procesos (Contabilidad, Tesorería y Presupuesto): No se han contabilizado los recursos consignados en fondo de administración de pensiones y cesantías.

Cumplió.

3. Procesos (Contabilidad, Tesorería y Presupuesto): Se evidencio diferencia por $ 38.233 miles al realizar consolidación de cesantías retroactivas a 31 de diciembre de 2009, entre lo consignado en Balance y la consolidación realizada por la auditoria.

Cumplió.

4. Procesos (Contabilidad, Tesorería y Presupuesto): Se evidencio que no reposan copias de las resoluciones y documentos que sustentan los anticipos de cesantías efectuados al revisar las hojas de vida de los funcionarios con régimen retroactivo de cesantías

Cumplió.

5. Procesos (Contabilidad, Tesorería y Presupuesto): No se registraron correctamente tanto las transferencias recibidas del Departamento como las cuotas de fiscalización y auditaje.

Cumplió.

6. Procesos (Contabilidad, Tesorería y Presupuesto): No se foliaron los comprobantes de egresos con sus respectivos soportes que se encontraron archivados en AZ.

Cumplió.

7. Procesos (Contabilidad, Tesorería y Presupuesto): Faltaron firmas del responsable en la expedición de los CDP.

Cumplió.

8. Proceso de Revisión de Cuentas: No se han revisado 307 cuentas pendientes de las vigencias 2006, 2007 y 2008.

Cumplió parcialmente. Se encuentran pendientes cuentas de los años 2007 y 2008.

9. Proceso de Responsabilidad Fiscal: No se llevo a cabo la notificación del auto de apertura en los rads. 001-2009, 002-2009 y 003-2009, debiéndose acudir a la fijación de Edicto.

Cumplió.

10. Proceso de Responsabilidad Fiscal: No se indicó en el fallo el plazo que tiene el implicado para efectuar la cancelación, ni se indicó la cuenta bancaria del ente afectado y se omitió librar comunicación al ente beneficiario.

Cumplió.

11. Proceso de Responsabilidad Fiscal: Se presentó demora de entre tres y cuatro meses para devolver al ad-quen el Grado de Consulta después de dictarse la providencia que en derecho corresponde en los expedientes 064-2005, 002-2007, 002-2001, 561 y 586.

Cumplió.


53

EVALUACION DE CRITERIOS

Ítem Criterio Subproceso Aspectos a Evaluar Observaciones

1. CALIDAD DE LOS ANÁLISIS ECONÓMICOS, FISCALES Y DE AMBIENTE – EFA

1 1 Informe Auditoría al balance general de la región

SI Publicado Pág. Web

2 1 Metodología para evaluar el balance general de la región

SI GUIA PARA ELABORAR EL INFORME AL BALANCE DE LA REGION (Res. No. 377 de 10 de agosto de 2010).

3 1 Calidad del informe auditoría al balance general de la región.

A

4 1 Informe sobre la situación de las finanzas y la deuda.

100%

5 1 Metodología para evaluar la situación de las finanzas y la deuda

SI

6 1 Calidad del Informe sobre la situación de las finanzas y la deuda

A

7 1 Evaluación de los cambios patrimoniales SI 8 1 Estudios sobre vigencias futuras NO 9 1 Cumplimiento de la Ley 617 SI

10 1 Informe sobre el estado de los recurso naturales y el ambiente

SI

11 1 Metodología para evaluar estado de los recurso naturales y el ambiente

SI Metodología para evaluar la situación de las finanzas y la deuda (Resolución 376 del 10 de agosto de 2010).

12 1 Calidad del Informe sobre el estado de los recursos naturales

A

13 1 Protección del medio ambiente SI

14 1 Difusión de estudios (Macrofiscales, Marco fiscal, Plan de desarrollo y otros)

100%

15 1 Estudios sobre el plan de desarrollo NO

16 1 Metodología para evaluar los planes de desarrollo

NO

17 1 Evaluación de la calidad y coherencia de los estudios sobre el plan de desarrollo

B

18 1 Evaluación de políticas públicas en temas de impacto que generan beneficios

NO

19 1 Metodología para realizar estudios y auditorías en temas de política pública.

NO

20 1 Calidad de los estudios y las auditorías en políticas públicas para la evaluación de asuntos fiscales relevantes de impacto

B

21 1 Uso de información para evaluar política pública

NO

22 1 Impacto: Acciones y decisiones, producto de los informes realizados

NO

23 1 Otros pronunciamientos emitidos por la Contraloría

NO

24 1 Oportunidad en la divulgación de resultados NO

25 1 Beneficios generados por el proceso de control fiscal macro y por la realización de estudios de política pública.

NO

26 1

Análisis de calidad y coherencia de los resultados

B

2. BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

27 2

Existencia de una metodología técnica para identificar, analizar, documentar, clasificar, cuantificar, cualificar aprobar, registrar e informar sobre los beneficios del control fiscal.

NO

28 2

Constatar que las acciones realizadas para generar beneficios del control fiscal estén precedidas o fundamentadas en criterios técnicos debidamente soportados y documentados

NO

29 2

Actuaciones de la contraloría en los procesos penales, las cuales hayan logrado recuperación integral del daño.

SI La Contraloría actuó en dos proceso penales: 1.- Proceso No. 131962 Fiscalía 19 Seccional. Afectado: Alcaldía Municipal de Chachaguí en donde se presentó la demanda de parte


54


civil y a la fecha se encuentra en la etapa de investigación. 2.- Proceso No. 2008-00044 Juzgado Penal de Túquerres. Afectado Alcaldía Municipal de Santacruz, participación en las diferentes diligencias en la etapa de Juzgafimiento a la fecha el proceso se encuentra consentencia condenatoria, apelada ante el Tribunal Superior de Pasto y el municipio certificó la constitución de parte civil.

30 Funciones de Advertencia realizadas que hayan generado beneficios del control fiscal cuantificables

NO

31 Otras acciones realizadas que hayan generado beneficios del control fiscal cuantificables

0

32 Otras acciones micro realizadas que generaron ahorro, recuperación o mejora

0

33 Cuantía de los beneficios del Control Fiscal debidamente certificados por la AGR

0

34 2 Protección del medio ambiente SI

35 2

Acciones que generan compensaciones, mitigación o recuperaciones en los efectos negativos causados al patrimonio ambiental.

SI

3. EVALUACION DE COSTOS, CALIDAD Y RESULTADOS DE LA CONTRATACION

36 3 Metodología para evaluar la contratación SI Los mecanismos o procedimientos se encuentran adoptados en la Resolución No 444 de 2005.

37 3 Evaluación de la calidad y coherencia de la metodología para evaluar la contratación.

M

38

Mecanismos de verificación sobre la utilización del anticipo en los contratos de obra, que los desembolsos sean proporcionales al avance de la obra. Entre otras revisiones

0

39 3 Evaluar los costos en los contratos de obra, de compraventa y de prestación de servicios

SI La Contraloría realiza un control numérico legal

40 3 Resultados y calidad en los contratos de obra, de compraventa y de prestación de servicios


41 3 Supervisión/interventoría de los contratos de obra, de compraventa y de prestación de servicios.


42 3 Pagos de los contratos de obra, de compraventa y de prestación de servicios


43 3 Igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones pactadas en el contrato. (Equilibrio contractual)

NO

44 3 Oportuna y correcta liquidación de los contratos.

SI La entidad no ha adoptado un procedimiento como tal, pero si evalúa sobre los documentos las de liquidación de los contratos.

45 3 Calidad, oportunidad e impacto del sistema de control interno previo.

SI Los mecanismos o procedimientos se encuentran adoptados en la Resolución No 444 de 2005.

46 3

Existencia y aplicación de mecanismos de solución de controversias contractuales de manera anticipada a la judicialización y la existencia de una política de prevención del daño.

NO

47 3 Nivel de formación y experiencia de las personas que participan en el proceso de contratación

1% Participaron 24 profesionales en el proceso auditor de los cuales 2 fueron abogados.

48 3

Ejecución de acciones conjuntas de control con otros organismos para identificar malas prácticas de contratación o situaciones de corrupción.

NO

49 3 Cuantificación del monto de los hallazgos fiscales generados en los procesos de auditoria a la contratación de sus vigilados.

13.916.740.625 Este índice servirá como referente, pero no hace parte de los criterios de evaluación

50 3 Buen uso del sistema de información a través del cual le rinden cuentas sus vigilados.

SI


55


51 3 Difusión de los resultados de la evaluación a la Contratación

NO

4. CAPACIDAD Y FORTALECIMIENTO DE LA GERENCIA PUBLICA 52 4 Plan estratégico SI

53 4 Grado de Cumplimiento de los objetivos estratégicos

100%

54 4 Existencia manuales de procesos y procedimientos

SI Resolución CDN-100-41-0189 del 12 de junio de 2009.

55 4 Porcentaje de implementación de Fases de MECI

99.91% A 31 de diciembre de 2010 se encontraba en un 99.91%. Se tiene código de ética.

56 4 Sistema de Control Interno 99.91 Se tiene un 99.91% de implementación.

57 4 Evaluación del SGC NO

Existe manual de calidad del 14-01-09, aunque no hay certificación. Se tienen documentos de calidad con los cuales se está armonizando con el MECI.

58 Porcentaje de auditorías internas de calidad ejecutadas (en los casos que aplique)

NA

59 4

Direccionamiento Estratégico

Certificación y recertificación (en los casos que aplique)

NO

No tiene certificación, se está en la consecución de recursos para certificación en la norma técnica de calidad del sector público.

60 4 Plan Estratégico de Sistemas SI

Existe PESI. Mediante Resolución No. CDN-100-41-0278 del 27 de junio de 2008 se adoptó el Manual General de Políticas de Usuario de la Infraestructura de Comunicaciones y de Computo de la Contraloría Departamental de Nariño. Con Resolución No. CDN-100-41-0374 del 13 de octubre de 2009 se estableció la página web institucional es el medio de comunicación y publicación de los actos administrativos generales que expide la Contraloría Departamental. Con Resolución No. CDN-100-41-0343 del 8 de septiembre de 2009 con la cual se conforma el comité de gobierno en línea de la CDN.

61 4 Equipos de cómputo por funcionario 100%

62 4 Software de Quejas y Denuncias SI

No se cuenta con aplicativo para la recepción de las PQR, pero se tiene en la página web opción mediante la cual se ingresa la PQR, para luego ser traslada a la dependencia encargada de su trámite; igualmente se puede ingresas sugerencias y agradecimientos.

63 4 Página WEB SI Se cuenta con página WEB.

64 4 Software con licencia 100% Se tienen las licencias respectivas.

65 4 Manejo y control de procesos NO No se tiene aplicativo para el manejo de los procesos.

66 4 Procesos sistematizados SI Solo contabilidad.

67 4

Desarrollo Tecnológico

Manejo financiero y presupuestal NO No se tiene aplicativo que integre el área financiera.

68 4 Existencia de manuales de funciones SI Existe manual de funciones de fecha 30 de noviembre de 2010. Resolución CDN-100-41-0526 del 30-11-10

69 4 Planes de inducción SI Si existe

70 4 Planes de reinducción SI Si existen

71 Planes de Capacitaciones

72 4 Funcionarios de carrera 47% 34/72

73 4 Funcionarios profesionales ubicados en el área Misional

100% 51/51

74 4 Funcionarios profesionales en el proceso auditor

100% 39/39

75 4 Funcionarios profesionales en el proceso de Responsabilidad Fiscal

67% 8/12

76 4

Talento Humano

Existencia y aplicación de instrumentos de evaluación del desempeño y de incentivos en el caso que existan

NO

Revisadas las hojas de vida se observó que la CD no ha adoptado los formatos de evaluación de desempeño para calificar a sus funcionarios establecidos por la Comisión Nal. Del Servicio Civil.

77 Pronunciamiento de la Cuenta SI


56


5. RESPETO, PROMOCIÓN Y ATENCIÓN OPORTUNA DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA

78 5 Medición de la satisfacción del cliente en la promoción y en la atención ciudadana

100% 110/110

79 5 Plan de divulgación y estimulo a la Participación Ciudadana

NO

80 5 Estrategia de divulgación e información a la ciudadanía (Programas de radio y televisión, periódicos, folletos web y otras)

NO

81 5 Actividades de formación y capacitación realizadas por la Contraloría

16

82 5 Promoción de ejercicios de deliberación ciudadana (Foros, conversatorios, encuentros ciudadanos, etc.)

4 1. Foro recurso hídrico y control social .i.e. verada Indo municipio de Ancuya.(134 participantes)

83 5 Realización de Audiencias de Rendición de Cuentas

SI

84 5 Publicación en la weeb de los Memorando de Planeación e Informes definitivos de Auditoría

SI

85 Número de personas capacitadas en las actividades de participación ciudadana

903 Asistentes 16 eventos.

86 5

Estrategias de articulación de la participación Ciudadana con el Control Fiscal (mesas de Trabajo con la ciudadanía, evaluación articulada de políticas públicas, convenios)

NO

87 5 Mecanismos para garantizar respuesta oportuna a Quejas y Denuncias

SI

88 5 Utilización de la pagina Web como medio para la recepción de quejas, denuncias y derechos de petición

SI

89 5 Software de quejas y denuncias NO

90 Oportunidad en la atención de quejas y denuncias

100%

91 5

Atención C

iudadana

Calidad de respuesta de quejas y denuncias 100%

92 5 Estudios de Política pública originados en iniciativa ciudadana

NO

93 5 Funciones de advertencia generadas desde la participación ciudadana

SI Se evidenció un control de advertencia al Municipio de Arboleda..

94 5 Indagaciones Preliminares Originadas en Denuncias Ciudadanas

7 Se originaron 7 Indagaciones Preliminares por Participación Ciudadana.

95 5

Resultados de la Participación

Ciudadana

Procesos de Responsabilidad Fiscal originados en denuncias ciudadanas

78

6. PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS 96 6 Cumplimiento del PGA programado 100 204/204

97 6 Cobertura presupuesto auditado 28% 65.192.403/2.361.318.614 miles. El presupuesto de la vigencia 2009 auditado en el 2010 fue $65.192.403 miles

98 6 Cobertura del PGA 60% 113/187 113 Entidades auditadas que corresponden a las vigencias 2006, 2007, 2008 y 2009.

99 6 Mapas de riesgos SI

100 6 Cantidad de Hallazgos Fiscales 184.8% 377/204 Este índice servirá como referente, pero no hace parte de los criterios de evaluación.

101 6 Cuantía de Hallazgos Fiscales 2.643% 73.336.458.550/2.774.762.607 Este índice servirá como referente, pero no hace parte de los criterios de evaluación.

102 6 Oportunidad de Traslado de hallazgos 92% 347/377

103 6 Eficacia de los hallazgos 184.8% 377/204 Este índice servirá como referente, pero no hace parte de los criterios de evaluación.

104 6 Revisión y pronunciamiento de las cuentas de sus sujetos de control

96% 195/204 Los 195 pronunciamientos corresponden a auditorías realizadas a las vigencias 2006, 2007, 2008 y 2009. Con relación al 2009 solo se realizaron 4.

105 6 SIA u otro mecanismo de recepción de cuentas

SI

106 6 Planes de Mejoramiento suscritos 79% 161/204 107 6 Seguimiento al Plan de Mejoramiento SI

108

Plan G

eneral de Auditorías

Beneficios y controles de advertencia cuantificables resultando del ejercicio auditor

0


57


109 6 Beneficios y controles de advertencia no cuantificables resultando del ejercicio auditor

4

7. EFECTIVIDAD EN PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA

110 7 Gestión en el trámite de los fallos con responsabilidad en los Procesos de Responsabilidad Fiscal

14

111 7 Gestión en el trámite de los fallos sin responsabilidad en los Procesos de Responsabilidad Fiscal

6

112 7 Gestión en el trámite con archivo por no mérito en los Procesos con Responsabilidad Fiscal

33

113 7 Procesos de responsabilidad fiscal antiguos resueltos

63

114 7 Cantidad de procesos con medidas cautelares

227

115 7 Cuantía de medidas cautelares 0

116 7 Cantidad de procesos de responsabilidad Fiscal con garante vinculado

444

117 7 Descongestión de procesos de responsabilidad Fiscal.

NO Aunque hay represamiento en proceso y vencimiento de términos cumplieron con el plan de mejoramiento

118 7 Cuantía del recaudo total o parcial obtenido durante el trámite del PRF

117.690.164

119 7 Número de procesos terminados por pago. 6

120 7 Mecanismos de control para evitar prescripciones o caducidades

SI Se iniciaron planes de contingencia para evitar prescripción de la responsabilidad fiscal en procesos antiguoa

121 7 Cantidad de Caducidades 0 122 7 Cuantía de los procesos caducados 0 123 7 Cantidad de procesos prescritos 0 124 7

Responsabilidad Fiscal

Cuantía de procesos prescritos 0 125 7 Cobro coactivo 4.668.318.943

126 7 Calidad de medidas cautelares decretadas durante el proceso de cobro coactivo

37% 130/351

127 7 Cuantía de la medidas cautelares decretadas durante el proceso de cobro coactivo

832.870.891

128 7 Ejecución de proyectos de depuración de cartera

0 Se decretaron 51 remisiones de títulos; no obstante, no existió ejecución de titulos.

129 7 Número de sanciones impuestas en los procesos sancionatorios

53 Este índice servirá como referente, pero no hace parte de los criterios de evaluación

130 7

Coactiva

Cuantía de las sanciones impuestas 312.676 Este índice servirá como referente, pero no hace parte de los criterios de evaluación

8. INNOVACION EN LA GESTIÓN DE LAS CONTRALORÍAS

131 8

Desarrollar o utilizar aplicativos que permiten realizar las acciones de control fiscal en línea y en tiempo real y vinculen a la ciudadanía al control de la ejecución de los recursos públicos.

Se tiene recepción de requerimientos ciudadanos a través de la página web y el SIA misional.

132 8

Adelantar acciones para constatar la intervención de las entidades en los procesos penales, valorando que esta intervención busca la recuperación de los recursos

La Contraloría actuó en dos proceso penales: 1.- Proceso No. 131962 Fiscalía 19 Seccional. Afectado: Alcaldía Municipal de Chachaguí en donde se presentó la demanda de parte civil y a la fecha se encuentra en la etapa de investigación. 2.- Proceso No. 2008-00044 Juzgado Penal de Túquerres. Afectado Alcaldía Municipal de Santacruz, participación en las diferentes diligencias en la etapa de Juzgafimiento a la fecha el proceso se encuentra consentencia condenatoria, apelada ante el Tribunal Superior de Pasto y el municipio certificó la constitución de parte civil.

133 8

Dar aplicación a las guías metodológicas transferidas por la Auditoría, u otros organismos como la Contraloría General de la República, la Procuraduría entre otros.

No se tienen.

134 8 8 8

Acciones para garantizar que las contralorías y los sujetos vigilados exijan el amparo de los bienes en una cuantía suficiente, hagan exigibles las pólizas y

Su verificación se realiza en el proceso


58


vinculen a los garantes a los PRF.

135 8 Vigilancia de los resultados de la Contratación en línea y en tiempo real.

2

136 8

Beneficios del control fiscal generados por estas actuaciones que por su aplicación generan beneficios que aunque no son cuantificables contribuyen al fortalecimiento del control fiscal y al mejoramiento de la gestión pública.

4

137 8 Funciones de Advertencia y otros pronunciamientos que hayan generado beneficios pero estos no sean cuantificables

4

Advertencia 001 2010-03-01). 2.- LA UNION: Se adopten medidas para prevenir riesgos en el Proceso de selección abreviada No. 032010-2010 que podrían conducir a la adjudicación de un contrato sin el lleno de los requisitos legales (Función de Advertencia 002 2010-03-03). 3.- ARBOLEDA.- Se garantice el cumplimiento del principio de transparencia, adoptando medidas que permitan la adjudicación del contrato a través de una selección objetiva - Proceso de licitación No. 002-2010 (Función de Advertencia No. 003 2010-06-01). 4.-ASAMBLEA DEPARTAMENTAL: Frente al proyecto de ordenanza No. 017 de junio de 2010, proceso de enajenación del Lote "Licorera de Nariño " procedimiento que debe cumplir requisitos legales como la descripción de la destinación de los recursos producto de la venta, la relación costo beneficio de la venta, para evitar daño patrimonial (Función de advertencia No. 004 de 2010 08-23).

Convenciones: 1: Si, 2: No, L: Listado, E: Excelente, A: Alto, M: Medio, R: Regular, B: Bajo

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361o - Informe Definitivo de Auditoria Regular Vig 2010.docx)...

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