BDRS 11.1

PENCATATAN DAN PELAPORAN

BDRS 11.1

Policies

Processes

Procedures

Forms, records, data

Level I - Policies /kebijakan ‘What to do’-Apa yg mau di lakukan?Level I I – Processes - How it happens? Bagaimana ini terjadi?

Level I II – Procedures (SOP) ‘How to do it ’- bagaimana Mengerjakannya?

Level IV - Forms, records, data.

- Gambaran t ingkat - t ingkat pendokumentasian di suatu organisasi / instansi

Hirarki Pendokumentasian

BDRS 11.1

Level I – Kebijakan – Apa Yang Mau Dilakukan

Pengawasan dokumen digambarkan sebagai sebuah piramida

Level 1 dari piramida, berupa manual kebijakan kualitas atau program kualitas

Dibuat oleh pimpinan instansi

BDRS 11.1

Level II – Proses – Bagaimana ini terjadi ?

Level II-dokumen yg menggambarkan semua proses dalam organisasi / instansi.Bagaimana melakukan aktivitas pada tingkat bagian / Departemen.Dibuat oleh supervisor departemen / bagian menjelaskan apa, kapan, dimana, siapa dan bagaimana kebijakan dapat dikelola.Dokumen mengenai proses , memberikan gambaran pada pembacanya mengenai alur informasi dari area ke area, dari departemen ke departemen dst dan tanggung jawab dari tiap area / departemen dalam proses.

BDRS 11.1

Level III – Prosedur – Bagaimana mengerjakannya?

Level III - Standard Operating Procedure(SOP)Dipergunakan oleh orang/petugas yang melakukan pekerjaan dan merupakan petunjuk tahap demi tahap bagaimana melakukan pekerjaan tersebutSOP harus cukup detail menjelaskan bagaimana melakukan pekerjaan

BDRS 11.1

Level IV - Dokumen

Level IV-Dokumen – ialah formulir - formulir , lembar data, dan lain - lain. Dokumen tersebut untuk kebutuhan data sesuai dalam SOP.Formulir - fromulir dipenuhi dengan data - data.

BDRS 11.1

Dokumen di pelayanan permintaan darah

Harus membuat SOP untuk pelayanan darahMembuat sarana - sarana untuk pendokumentasian data - data dan untuk membuat laporan dan agar dapat membuat penelusuran.Di lab. pelayanan darah UTD / BDRS harus ada:

- Formulir - formulir - Label - label - Buku - buku pencatatan / laporan

BDRS 11.1

Formulir – Label –buku pencatatan

FormulirFormulir permintaan darahFormulir / klat kerjaFormulir penerimaan permintaan darah & pengeluaran darahFormulir persetujuan pemeriksaan emergencyFormulir rujukan bila ada kasus incompatible

BDRS 11.1

Formulir – Label –buku penc atatan

LabelLabel darah telah dicross : gol A - putih

gol B - biru gol O - merah gol AB - kuning

Label darah titipLabel darah kembaliLabel darah keluar tanpa cross

BDRS 11.1

Formulir – Label –buku pencatatan

Buku PencatatanBuku laporan harianBuku tamuBuku pelayanan pemintaan darahBuku darah titipBuku darah kembaliBuku darah rusak

BDRS 11.1

Formulir – Label –buku pencatatan

Buku Pencatatan Buku bon barang - barangBuku inventaris Buku laporan pemakaian darahBuku laporan pengeluaran darah tanpa crossDan lain-lain (sesuai kebijakan RS: Buku reaksi transfusi, Buku monitor/kalibrasi alat, buku permintaan darah yang tak terlayani)

BDRS 11.1

Formulir Permintaan Darah5 (l ima) kolom

1 - Kolom identitas UTD (yg mencetak Fomulir)2 - Kolom permintaan darah untuk transfusi

yg diisi oleh dokter yang meminta darah3 - Kolom yang diisi oleh petugas UTD / BDRS4 - Kolom yg harus diisi oleh keluarga pasien

/ petugas RS yg mengambil darah5 - Kolom penjelasan-penjelasan mengenai

lembar - lembar formulir permintaan harus dibagikan/diberikan

BDRS 11.1

Formulir Permintaan Darah

Ad.1. Kolom Identitas UTD

Nama UTD, alamat lengkap, nomor tilpon, faxNo formulirTahun formulir dicetak

BDRS 11.1

Ad.2. Kolom permintaan darah untuk transfusi

Nama Rumah Sakit, Bagian, Nomor registrasiNama dokter yg memintaNama orang sakit (2 nama): nama suami / ayah, tanggal lahir / umur, alamat rumahTanggal permintaanTanggal diperlukan

Formulir Permintaan Darah

BDRS 11.1

Formulir Permintaan Darah

Diagnosis klinis, alasan transfusi, Hb, transfusi sebelumnya, Reaksi

transfusi? Informasi apakah pernah diperiksa serologi golongan darahInformasi khusus untuk pasien wanita

BDRS 11.1

Formulir Permintaan Darah

Kolom PERHATIAN - Petunjuk yang harus dibaca oleh setiap yang meminta darahJenis darah / komponen darah yang dapat diminta di UTDNama & tanda tangan dokter yang meminta darahNama & tanda tangan petugas yang mengambil contoh darah pasien di Rumah Sakit

BDRS 11.1

Formulir Permintaan DarahAd.3. Kolom yang harus diisi oleh

petugas UTD

Kolom penerimaan contoh darahKolom golongan darah Kolom hasil crossmatchKolom petugas yg mengerjakan cross & second checkKolom jenis darah yang dikeluarkanKolom petugas yang mengeluarkan darah

BDRS 11.1

Formulir Permintaan Darah

Kolom yang harus diisi oleh keluarga pasien/petugas RS yang menerima darahKolom penjelasan-penjelasan mengenai lembar-lembar formulir permintaan harus dibagikan / diberikan ke RS /UTD /BD /Bagian keuangan /ke ruangan yang meminta darah

BDRS 11.1

Klat KerjaKlat kerja harus terletak di sebelah petugas yang sedang melakukan pemeriksaan golongan darah dan crossmatchSetiap petugas harus mengisi formulir tersebut setiap tahap pekerjaan dilakukan.Pekerjaan memeriksa golongan darah dan crossmatch

BDRS 11.1

Klat Kerja

Kolom - kolom 1. Nomor urut2. Nama os, bagian RS, nama dokter3. Nomor kantong4. Tanggal pengambilan5. Hasil pemeriksaan golongan darah ABO dan Rhesus6. Hasil crossmatch7. Nama petugas

BDRS 11.1

Formulir tanda terima dan tanda keluar darah yang diminta

Tanda terima - Diisi oleh petugas UTDTelah diterima permintaan darah untuk orang sakit

Tanda keluar - Diisi oleh keluarga os/petugas RSTelah diterima darah untuk (nama pasien)

BDRS 11.1

Label kantong darah yang sudah dicross

Ada identitas UTD yang mengeluarkan darahAda identitas pasien yang meminta darahAda identitas kantong darah yang akan di transfusikanKedua identitas tersebut harus diisi oleh petugas yang mengerjakan crossmatchUntuk identitas pasien dan kantong darah ditulis dengan tinta yang berbeda warna

BDRS 11.1

Label kantong darah yang sudah dicross

Identitas PasienDarah diberikan tanggal :Nama os : , golongan darahRumah Sakit, BagianCrossmatch, nama petugas yang mengerjakan cross

BDRS 11.1

Label kantong darah yang sudah dicross

Identitas kantong darah yang di crossmatchKantong nomor, Volume / Jumlah ccJenis darah, tanggal kadaluarsa, tanggal pengambilanTanggal pembuatan , oleh nama petugas.

BDRS 11.1

Buku Laporan Harian

Dicatat Semua pengeluaran dari laboratorium UTD /

Bank DarahPersediaan darah di Laboratorium UTD/ Bank DarahKejadian yang ditemukan selama petugas bekerja misalnya ada keluhan-keluhan dari yang meminta darah, permintaan yang belum dilayani, permintaan berseri dan lain-lainSuhu alat-alat dan inventaris yang dipakai rutinBuku dipakai sebagai laporan pada pergantian petugas

BDRS 11.1

Buku TamuBuku tamu atau Buku penerimaan pemintaan darahDicatat semua formulir permintaan darah yang masuk / diterimaNomor urut, tanggal, jam, penerima, nomor formulir, RS / bagian, nama dokter yang meminta, jenis darah yang diminta, nama os

(Bila mungkin golongan darah os bila melakukan pemeriksaan golongan darah)

BDRS 11.1

Buku laporan pelayanan permintaan darah

Berisi kolom-kolom TanggalNomor urutInformasi mengenai resipien/pasienInformasi mengenai Donor/kantong darahInformasi mengenai crossmacthNama pemeriksa & second checkJenis darah yang dikeluarkanNomor formulir

BDRS 11.1

Buku laporan pelayanan permintaan darah

Informasi mengenai resipienNama os, RS, Bagian Kebidanan, Operasi Kamar (Bedah), PD, Anak, Lain-lain, KelasDokter, Diagnosa, Pemeriksaan golongan darah, Pemeriksa

BDRS 11.1

Buku laporan pelayanan permintaan darah

Informasi mengenai donor / kantong darah

Nomor aftap, nomor kantong, golongan darah, cc, taggal pengambilan, dikeluarkan tanggal / jam

BDRS 11.1

Buku laporan pelayanan permintaan darah

Informasi crossmatching

Fase IFase IIFase III

BDRS 11.1

LaporanLaporan harian - ditulis dalam buku laporan harian : sebagai bahan laporan hasil kerja para petugas selama 24 jamLaporan bulanan - rekapitulasi laporan harianLaporan triwulan - rekapitulasi laporan bulananLaporan tahunan - rekapitulasi laporan bulanan

BDRS 11.1

LaporanDalam sistem jejaring ada mekanisme pelaporan dari UTD RS/BD RS ke instansi2 di tingkat kabupaten,propinsi dan pusat.

BDRS 11.1

TERIMAKASIH