Access 2010

Es una aplicacin para guardar grandes bases de datos, e interrelacionarlos de manera rpida y eficaz.

a) Objetivos

1. Conocer la interfaz de usuario de Access 2010

2. Identificar las distintas fichas, grupos y comandos

3. En qu consiste una base de datos

4. Iniciar en el manejo de bases de datos

Est dividido en lecciones. En ella se exponen diferentes caractersticas. Introduccin, ejercicio y resumen.

Cris, Martn y Sara OrganiClick.com

Introduccin:

Qu es y para que se utiliza Access

Abrir el Programa Access 2010

Familiarizarse con la interfaz de usuario de Access 2010

Dar los primeros pasos con la aplicacin

Debido al crecimiento, Los empleados tienen un gran volumen de datos, para tener los datos al da, han decidido utilizar Access 2010.

Qu es Access?

Es una aplicacin que permite crear y gestionar bases de datos.

Interfaz muy intuitiva

Es muy til para aprovechar la informacin

Organiza datos estableciendo relacin entre ellos, utilizando mltiples tablas que pertenecen a la misma rea.

Realiza clculos complejos de manera rpida y eficaz

Ejercicio #1

Abrir Archivo crear una base de datos en blanco

Elementos de la Ventana:

Barra de herramientas

Barra de ttulo

Cinta de opciones

Panel de exploracin

Pgina de la tabla

Barra de estado

Ctrl + F1 = Esconde la Cinta de Opciones

F11 = Esconde el Panel de Exploracin

Conceptos Bsicos de Access 2010

Objetivos

Conocer los conceptos bsicos sobre la estructura de almacenamiento en una base de datos

Explorar los objetos de Access y las relaciones entre ellos

Cambiar la configuracin para abrir los objetos de Access en ventanas superpuestas

Base de datos:

Datos organizados en base a un objetivo comn. Lista organizada.

Access permite la extraccin rpida de la informacin exacta que se necesita mediante consultas e informes, adems de almacenar la informacin.

Para almacenar datos se usan Tablas

Para gestionar datos

Consultas

Formularios

Informes

Paginas

Macros

Modulos

Las Tablas:

Columnas = Campos

Filas = Registros

Vista Hoja de Datos

Vista Diseo da acceso a la configuracin de la tabla, para manejar entre otros, las caractersticas de las tablas.

Consultas: objeto til para localizar informacin especfica en las mltiples tablas segn los parmetros indicados por el usuario.

Informes: objeto para mostrar de manera atractiva y amigable la informacin contenida en la base de datos. Se pueden mostrar en varias tablas de consulta.

Crear Bases de Datos y Tablas Sencillas

Objetivos

Crear una base de datos a partir de una plantilla

Elaborar bases de datos de forma manual

Realizar tablas sencillas

Disear la estructura de una nueva tabla

Plantilla: Modelo que permite crear una base de datos rpidamente.

Conservar la Integridad de los datos

Aprender a restringir las propiedades de los datos, especificando el tipo, cantidad y formato de los datos

Elaborar reglas de validacin para que Access solo admita los datos que cumplan los criterios establecidos

Manejar listas de valores para limitar la entada de los datos en un campo.

MSCARA DE ENTRADA: es posible restringir el formato de los datos gracias a las Mscaras de entrada. Es decir, puede definir una especie de plantilla de formato que se activa en la celda cuando el usuario introduce los datos.

REGLA DE VALIDACIN: permite definir una condicin bajo la cual Access aceptar o no los valores introducidos en uno o varios campos de un registro. Se pueden aplicar a todos los tipos de datos que hemos visto a excepcin de los de Autonumeracin, Objetos le y Datos adjuntos.

RELACIONES ENTRE TABLAS:

Objetivos:

Descubrir la importancia de las relaciones en las bases de datos relacionadas

Conocer los diferentes tipos de relaciones existentes en Access 2010

Aprender a crear relaciones, visualizarlas, modificarlas y eliminarlas

Las bases de datos relacionadas evitan duplicar los datos gracias a que permiten establecer relaciones entre los campos de las tablas. As, Access puede recopilar la informacin desglosada en las tablas.

Relacin Uno a Uno:

La relacin uno a uno se ha de establecer cuando se desee relacionar un nico registro de la Tabla principal con otro registro exclusivo de la Tabla secundaria, y viceversa. As es posible relacionar, por ejemplo, una tabla con los datos de envo de los clientes con otra tabla que contiene los datos de los clientes detallados, compartiendo un campo comn, IdCliente. Este tipo de relacin es poco habitual, precisamente porque al relacionarse los registros uno a uno la informacin se suele almacenar en una nica tabla. Sin embargo, puede ser de gran utilidad en algunos casos para dividir una tabla con muchos campos con el objetivo de aislar parte de la informacin por razones de seguridad o para relacionar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.

Relacin Uno a Varios:

La relacin uno a varios ha de aplicarse cuando se necesita relacionar un nico registro de la Tabla principal con varios registros de la Tabla secundaria. De esa manera, por ejemplo, se puede establecer la relacin entre un cliente, representado en una tabla Cliente, con sus pedidos registrados en otra tabla. Para representar este tipo de relacin lo importante es que la Clave principal de la tabla de origen de la relacin, en este caso IdCliente, est incluida como campo en la tabla destino, en este caso en la tabla Pedidos, como Clave externa.

Relacion Varios a Varios:

Las relaciones varios a varios se pueden establecer para relacionar varios registros de una tabla con varios registros de otra tabla. En esos casos, ninguno de los campos relacionados tiene por qu ser Clave principal. As, por ejemplo, sera la relacin entre la tabla Centros de distribucin y la de Productos, ya que varios Centros pueden ofrecer el mismo producto y varios productos pueden ofertarse desde un mismo Centro de distribucin. Para representar este tipo de relacin es necesario tener una tercera tabla que divida la relacin de varios a varios en dos relaciones uno a varios, incluyndose en la tercera tabla los dos campos relacionados de la Tabla principal y secundaria. En este caso, la tabla Pedidos acta como tercera tabla registrando el campo IdCentro e IdProductos.

Pasos

El primer paso para crear una relacin es asegurarse que no se tiene abierta ninguna de las tablas. Y, a continuacin, abrir la ficha Herramientas de base de datos. Una vez en esa ficha, busque el grupo Relaciones y haga clic en el comando Relaciones. Al no tener an ninguna relacin definida, vea cmo se abre directamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si no aparece el cuadro, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

El recin abierto cuadro de dilogo Mostrar tabla, muestra las tablas de la base de datos desde la pestaa Tablas. Tambin puede ensearle las Consultas disponibles, si las hay, desde la pestaa Consultas; o todas juntas, tablas y consultas, desde la pestaa Ambas.

En esta ocasin, desde la pestaa Tablas del cuadro de dilogo Mostrar tablas, seleccione por ejemplo la tabla Pedidos y haga clic en Agregar. Observe cmo en el zona de la ventana Relaciones aparece representada dicha tabla con sus campos. Contine seleccionando y agregando una a una las tablas que necesite. Una vez que termine, haga clic en Cerrar para que desaparezca el cuadro de dilogo.

Para definir la relacin, simplemente sitese en la tabla Cliente, haga clic sobre el campo IdCliente, que acta como Clave principal, y arrstrelo hacia el campo de igual nombre en la tabla Pedidos, donde opera como campo normal de la tabla. A continuacin se abre el cuadro de dilogo Modificar relaciones desde donde se definirn los detalles de la relacin que se desea establecer.

Desde la listas Tabla o consulta y Tabla o consulta relacionada puede comprobar si la tabla y campos seleccionados para la relacin son correctos. Si un nombre de campo fuera incorrecto, haga clic en l y seleccione un nuevo campo de la lista de campos propios de la tabla. A continuacin, en el pie del cuadro de dilogo podr comprobar cul es el tipo de relacin que se ha establecido. Perfecto! Es la deseada, Uno a varios.

Es importante que, antes de terminar de crear la relacin, active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. De esa forma se asegura de que no existan registros hurfanos en una de las tablas y se mantienen las referencias sincronizadas. Por ejemplo, si no marcramos la casilla, al eliminar un cliente concreto y su IdCliente, los pedidos asociados a l, y almacenados en la tabla Pedidos, quedaran hurfanos, es decir sin referencia en la tabla principal; pudiendo llegar a ocasionar problemas a la hora de extraer informacin de las tablas.

Al marcar la casilla Exigir integridad referencial, observe que se activan otras dos casillas de verificacin. Haga clic en la casilla Actualizar en cascada los campos relacionados. As se asegura de que cuando cambie un dato de la Tabla principal, automticamente se actualizar en todos los registros enlazados en la tabla relacionada o secundaria.

Haga clic ahora en la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados y, de esa manera, cuando elimine un registro en la tabla principal se eliminarn todos los registros enlazados en la tabla relaciona

Tras comprobar los rasgos de la relacin, haga clic en el botn Crear. Listo! Observe como entre las tablas, ms concretamente, entre los campos definidos aparece una lnea de relacin. Al exigir la integridad referencial, la lnea de relacin aparece ms gruesa en los extremos, emergiendo en cada uno de ellos un nmero 1 y un smbolo de infinito () segn se represente un tipo u otro de relacin.

En la ficha contextual Diseo de las Herramientas de relaciones y dentro del grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. Tras abrirse el cuadro de dilogo, seleccione las tablas que an no estn en la zona de relaciones, haga clic en Agregar y de nuevo clic en el botn Cerrar.

Una vez agregadas las tablas entre las que se desea establecer relacin, observe cmo aparecen en la zona de relaciones en una distribucin que no tiene por qu ser la deseada. Para colocar las tablas en el diagrama simplemente site el puntero del ratn sobre la barra de ttulo del cuadro de la tabla y arrstrelo manteniendo pulsado el ratn hasta el lugar que desee. Repita la accin tantas veces como sean necesarias hasta conseguir la distribucin de diagrama que desee.

Una vez que tiene todas las tablas disponibles, pruebe a realizar ms relaciones. Por ejemplo, establezca una relacin uno a uno seleccionando el campo IdCliente de la tabla Cliente detalles y arrestndolo hasta el campo IdCliente de la tabla Cliente envo. Una vez abierto el cuadro de dilogo Modificar relaciones, compruebe que se ha establecido la relacin deseada y haga clic en Crear. Repita los pasos en el resto de tablas para crear tantas relaciones entre tablas como requiera.

Cmo ver las relaciones cuando se abre una base de datos o se tiene abierto otro objeto? Access 2010 facilita en cualquier momento la visualizacin de las relaciones establecidas en una base de datos. Para ello, abra la ficha Herramientas de base de datos y haga clic en el botn Relaciones. Listo! El diagrama con las relaciones previamente establecidas se muestra en pantalla. Recuerde, si an no se han establecido relaciones, Access le pedir que comience el proceso agregando una tabla o consulta.

Una vez abierta las Relaciones y la ficha contextual Diseo, haga clic en el botn Borrar diseo. Access le preguntar si est seguro de que desea borrar la distribucin de la ventana Relaciones, responda S. Perfecto! Ahora podr disear nuevas relaciones, sin perder las relaciones anteriores. Perfecto! Ahora podr disear nuevas relaciones, sin perder las relaciones anteriores.

Para modificar una relacin ya creada, haga clic con el botn secundario sobre la lnea que indica la relacin y, desde el men contextual abierto, seleccione la opcin Modificar relacin. Se abre el cuadro de dilogo Modificar relacin. Desde l podr redefinir las tablas entre las que se estableci la relacin, los campos y el tipo de relacin. Una vez haya realizado las modificaciones, haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.

Existe otra forma de acceder al cuadro desde donde modificar las relaciones establecidas, quiere conocerla? Abra la ficha contextual Diseo de las Herramientas de relaciones, seleccione la relacin que desee modifica, por ejemplo la relacin entre Pedidos y Clientes, y haga clic en el comando Modificar relaciones. Compruebe cmo tambin se abre el cuadro de dilogo Modificar relaciones.

En la pestaa de las relaciones se observan todas las tablas agregadas y las relaciones establecidas. En ocasiones puede que se agreguen tablas que posteriormente no se relacionan o se desee quitar algn elemento para despejar el diagrama. Cmo conseguirlo? Sencillo. Seleccione la tabla y haga clic en el botn Ocultar tabla. Observe cmo ya no aparece ni la tabla ni la relacin, sin embargo seguirn existiendo.Recuerde que haciendo clic sobre Mostrar todas las relaciones, visualizar de nuevo el diagrama con todos sus elementos.

Para eliminar relaciones creadas por error o relaciones que ya no se necesiten, simplemente haga clic con el botn secundario del ratn sobre la lnea de relacin a suprimir. A continuacin, en el men contextual abierto, haga clic sobre la opcin Eliminar. Access le pregunta si est seguro de eliminar permanentemente la relacin, responda s. Observe como la lnea de relacin se ha eliminado de la ventana de relaciones.

ELABORAR FORMULARIOS:

Objetivos:

Que es y la funcin de los formularios en las bases de datos

Elaborar formularios con la herramienta Formularios y con el Asistente para Formularios

Conocer los tipos de vistas

Utilizar los controles de los formularios

Un formulario es un objeto de Access que facilita la visin de los campos de una o varias tablas, o de las consultas. De esta manera, los formularios favorecern la edicin de los datos de forma interactiva. Se caracterizan por presentar una interfaz atractiva para el usuario en la que aparecen los campos organizados y con formato, permitiendo una fcil edicin de los datos, sobre todo a aquellos usuarios que desconozcan la estructura de las tablas.

Los Controles de los formularios se utilizarn para localizar la informacin, introducir informacin nueva y modificar o eliminar la existente. Los ms utilizados en Access son: Controles de cuadro de texto: se utilizarn para visualizar o introducir informacin. Controles de etiqueta: le ayudarn a localizar la informacin.

Este proceso se puede llevar a cabo de dos maneras: utilizando la Herramienta formulario, con la que podr crear un formulario sencillo utilizando todos los campos de una tabla. O con el Asistente para formularios: que le permitir elegir los campos de la tabla que quiere utilizar en el formulario. Vamos comenzar con la Herramienta formulario Est preparado?

El primer paso en la creacin de Formularios con la Herramienta es abrir la tabla a partir de la cual vamos a crear el Formulario. En nuestro ejemplo vamos a utilizar la tabla Centros, haga doble clic sobre ella y sta se abre en la Vista Hoja de datos. Para crear un formulario utilizando la Herramienta Formulario, haga clic en la ficha Crear y, en el grupo Formularios, haga clic en el comando Formulario. Qu ocurre? Se ha creado un formulario basado en nuestra tabla en el que se muestra el primer registro de la tabla en una ficha en la Vista Presentacin.

La Herramienta Formulario ha creado una serie de etiquetas que son los nombres de los campos de la tabla. Los campos son ahora cuadros de texto. En la parte superior del formulario aparece el nombre de la tabla como ttulo junto con el botn Formulario que siempre se va poder sustituir por una imagen, como por ejemplo el logotipo de su empresa. En la Vista Presentacin tendr activas las Herramientas de presentacin del formulario para modificar las etiquetas del formulario. Para modificarlas simplemente haga clic sobre la que quiera modificar y haga las modificaciones que desee.

Si en algn momento quiere editar los cuadros de texto del formulario, es necesario abrir la Vista Formulario. Para ello, haga clic en el comando Ver y en el desplegable pulse de nuevo sobre la opcin Vista Formulario. Las fichas contextuales Herramientas de formulario ya no estn disponibles. Haga clic sobre una etiqueta, por ejemplo Direccin. Qu ocurre? Ahora, la etiqueta ya no se selecciona para modificarla, en cambio el cuadro de texto s que se ha seleccionado para que pueda editarlo.

En la parte inferior de la ventana de Access encontrar la Barra de navegacin registro que podemos utilizar para ver los distintos registros que forman parte del Formulario. Haga clic en el botn Siguiente registro y Access le muestra el segundo registro de la tabla. En esta barra se encuentra tambin el botn Nuevo registro (vaco), con el que podr crear un nuevo registro en la tabla. Haga clic sobre l y se le muestra un formulario en blanco con los campos necesarios para introducir informacin de un nuevo Centro.

Cris y Martn no vean necesario crear el formulario con todos los campos, por lo que han decidido volver a crear el formulario utilizando el Asistente para formularios. As podrn elegir los campos que van a aparecer en l. Como vimos en el captulo anterior esta accin se lleva a cabo mediante el Asistente para formularios. Con la tabla ya abierta, haga clic en la ficha Crear y seguidamente pulse de nuevo en comando Asistente para formularios. Se abre el cuadro de dilogo Asistente para formularios.

El primer paso del Asistente es establecer qu campos quiere que aparezcan en su formulario. Para ello ser necesario indicar, en primer lugar la tabla de la que se quieren tomar los campos. Por defecto le aparece la que est abierta. A continuacin aada los campos que necesite. Seleccione un campo en la seccin Campos disponibles en y haga clic en el botn Aadir. Si el formulario ya presenta el primer campo, haga lo mismo con el resto y luego pulse en el botn Siguiente.

En este paso decidir la distribucin que quiere aplicar a su formulario. Puede visualizar las distintas opciones marcando su correspondiente casilla de verificacin y observar su aspecto en el cuadro de muestra. Para nuestro ejemplo seleccione la distribucin Justificado, y haga clic en el botn Siguiente.

En el ltimo paso podr decidir el nombre que quiere dar a su formulario. Compruebe que est activada la casilla de verificacin de la opcin Abrir el formulario para ver o introducir informacin. Si selecciona Modificar el diseo de formulario podr modificar manualmente el aspecto de su formulario en la ventana del documento. Por ltimo, haga clic en el botn Finalizar.

En el panel de Exploracin, bajo la tabla de Proveedores aparece ahora el formulario que acaba de crear. El formulario le muestra el primer registro en la ventana del documento. Al igual que en los formularios creados por la herramienta Formulario para desplazarse por los registros puede utilizar los botones de la Barra de navegacin registro que se encuentra en la parte inferior del ventana de Access.

Cris y Martn quieren editar algunos de los datos que acaban de crear del formulario. Veamos cmo hacerlo. Asegrese de que est situado en el primero de los registros y, a continuacin, haga clic en la etiqueta del campo que quiere editar, escriba el nuevo texto y pulse la tecla Intro para desplazarse al siguiente campo. No es necesario que guarde las modificaciones introducidas ya que stas se almacenan automticamente.

Para aadir un nuevo registro e introducir nuevos datos en su formulario puede utilizar el botn Nuevo registro. Si lo que desea es eliminar un registro concreto del formulario, haga clic con el botn secundario del ratn en la flecha negra situada en el margen izquierdo de la ventana del formulario. En el men contextual, haga clic en Cortar. Access le pide confirmacin sobre la eliminacin del registro. Haga clic en el botn S y el registro queda eliminado. Finalmente, para cerrar el formulario haga clic en el botn Cerrar que se encuentra a la derecha del formulario abierto.

A Cris le gustara visualizar un registro de la tabla Proveedores y en el mismo formulario tener tambin la informacin de la tabla Productos, la cual est relacionada con la primera. En Access esto es posible gracias a los Subformularios, que son un formulario insertado en otro. El formulario donde se inserta el subformulario recibe se denomina formulario Principal, y es el que aparece en la parte superior de la tabla, y el Subformulario, sera el secundario y aparece en la parte inferior.

Podr crear un formulario con un subformulario con la Herramienta Formulario y utilizando el Asistente. Vamos a crearlo por la va ms rpida, con la Herramienta Formulario. Con la tabla Proveedores abierta y desde la fichar Crear, haga clic en el comando Formulario. Observe cmo se abre el formulario con el subformulario que acaba de crear. En la parte inferior de la ventana de Access est la barra de Navegacin registro del formulario y justamente debajo del subformulario hay otra barra de Navegacin registro, que nos sirve para desplazarnos por los subformularios.

En el panel de Exploracin, haga doble clic en el formulario Proveedores para abrirlo. En la barra de Vistas en el extremo inferior izquierdo se le indica que est visualizando su formulario en la Vista Formulario. Es la vista en la que se abre por defecto un formulario al hacer doble clic sobre l en el panel de Exploracin. Esta vista, como vimos anteriormente, le permite visualizar la informacin, editar los datos de los registros, eliminarlos o introducir nuevos registros. Conozcamos otros modos de visualizacin.

Martn quiere mostrarle a Sara la vista diseo de formulario. Le ayudamos a hacerlo? En el grupo Vistas, haga clic en el comando Ver para desplegar su men contextual. En l se muestran distintas vistas para los formularios. Seleccione la Vista Diseo. Esta vista le permitir la modificacin manual de los elementos que componen el formulario. Para ello, est dividida en tres zonas: Encabezado del formulario: que le permite incluir elementos en el encabezado. Detalle: donde se sitan los campos del formulario. Se repite por cada registro de la tabla de origen. Y Pie de formulario: donde se reflejan los elementos que cierran el formulario.

La Cinta de opciones de esta vista muestra tres fichas nuevas: Diseo, Organizar y Formato, que recogen todos los comandos necesarios para controlar el diseo y forma de presentacin de los elementos del formulario. Estas fichas se muestran slo cuando estn seleccionados determinados elementos en la aplicacin y reciben el nombre de Fichas contextuales.

Por ltimo vamos a acceder a la Vista Presentacin, haga clic en el comando Ver y seleccione Vista Presentacin. En este tipo de vista, puede trabajar de una forma muy similar a la de la Vista Diseo con la diferencia de que sta muestra en tiempo real la apariencia del formulario.

En la Vista Presentacin tendr activas las Herramientas de presentacin del formulario para modificar los controles del Formulario. En la ficha contextual Diseo se encuentra el grupo Controles. Los controles son elementos que se pueden aadir al formulario con la finalidad de ampliar sus funciones y facilitar el trabajo del usuario.

Cris quiere introducir un control en el formulario, para ello va intentar introducir el logotipo de Organiclik.com en el encabezado donde aparece el icono del Formulario Le ayudamos a hacerlo? Haga clic en el icono que representa al formulario y, a continuacin, en el grupo Controles pulse de nuevo en el control Insertar Imagen. Se abre el desplegable con una nica opcin Examinar, que abre el cuadro de dilogo Insertar imagen. En l seleccione la imagen que quiere que forme parte del encabezado y haga clic en el botn Aceptar. La imagen se ha insertado en el encabezado pero no se visualiza bien.

Al insertar imgenes en el encabezado de un formulario casi siempre va a tener que modificar su tamao. Veamos cmo hacerlo. Acerque el cursor a la lnea derecha que enmarca la imagen y arrstrela hacia el lado derecho. Una vez hemos modificado el largo de la imagen, si sigue sin convencerle el tamao, habr que modificar tambin su ancho. Situ el cursor en la lnea inferior que encuadra la imagen y arrstrela hacia abajo. La imagen tiene un nuevo tamao.

Para ver el resultado de los cambios introducidos en su formulario en la Barra de Vistas, haga clic sobre el botn Vista de Formulario. Ahora s que parece un formulario de Organiclick.

REALIZAR CONSULTAS BSICAS

Objetivos:

Aprender a realizar consultas sobre una base de datos mediante el uso de un asistente y a disearlas manualmente

Saber cmo se ejecutan las consultas y a guardarlas para su posterior uso

Usar una consulta para cambiar los registros de una tabla

Una consulta es una pregunta a la base de datos, que es respondida utilizando los datos ya contenidos en las tablas de la base de datos con los criterios y restricciones que el usuario desea imponer. As, por ejemplo, puede contestar qu empleados tienen una antigedad determinada mostrando adems los datos que interese de cualquiera de las tablas. Las consultas que slo contestan preguntas sin cambiar ningn dato se llaman Consultas de seleccin. Tambin se pueden utilizar consultas para realizar cambios en una base de datos, como eliminar registros, crear tablas a partir de otras, etc. Estas se llaman Consultas de accin.

Organiclick.com quiere actualizar el salario de los trabajadores, as que Sara va a preguntarle a la base de datos por los nombres, apellidos, departamento y salario base de cada uno de ellos. Pero no sabe cmo hacerlo. Gracias al asistente de Access podr crear consultas de una manera muy sencilla.

Acceda a la pestaa Crear de la Cinta de opciones y, dentro de ella, en el grupo Consultas, haga clic en el comando Asistente para consultas. Se abre el cuadro de dilogo Nueva consulta. Elija el tipo de asistente, en este caso Asistente para consultas sencillas (aparece marcado por defecto), y presione el botn Aceptar.

Una vez abierto el cuadro de dilogo Asistente para consultas sencillas, haga clic en la flecha de la lista Tablas/Consultas y desde el desplegable escoja la que necesite, por ejemplo Empleados. Tras seleccionar la tabla, en el cuadro de lista Campos disponibles aparecen sus campos; escoja el campo Nombre y presione el botn Aadir. Ahora ese campo aparece en el cuadro de lista Campos seleccionados, lo que significa que ese campo se mostrar en la consulta. Sara para su consulta tambin necesita los campos: Apellidos, y Departamento. Hagamos los mismo para tenerlos disponibles.

En muchas ocasiones se pueden necesitar que aparezcan en una consulta campos de diversas tablas. Cmo hacerlo? Muy sencillo, una vez seleccionados los campos de una tabla ha de seleccionar una nueva tabla. Para ello, despliegue la lista Tablas/Consultas y, de entre las que se muestran, escoja la tabla Puestos. Observe como ahora se muestran sus campos en el cuadro Campos disponibles. Seleccione Salario base y haga clic en el botn Aadir. Perfecto! En el cuadro Campos seleccionados ya contamos con todos los campos que necesitamos para la consulta, tanto los de la tabla Empleados como el de la tabla Puestos.

Para proseguir con la creacin de la consulta, haga clic en el botn Siguiente del asistente. En este paso podr escoger entre la opcin Detalle para realizar una consulta que muestre los datos tal y como estn en las tablas; o la opcin Resumen si va a realizar algn clculo con ellos. Para el ejemplo, haga clic en Detalle (opcin marcada por defecto). Pulse el botn Siguiente. Ahora borre el antiguo nombre y anote el nombre de la consulta, por ejemplo Salario empleados. Finalmente, indique la accin que desea hacer con la consulta, abrirla o modificar su diseo. En este caso, verla. Finalice el asistente.

Sara ya puede visualizar el resultado de la operacin, La consulta ha respondido perfectamente a su pregunta! Como se observa, Sara ha obtenido una tabla especial que le muestra todos los campos que pidi, aunque sean de varias tablas diferentes. Y adems no ha tenido la necesidad de ir buscndolos por la base de datos.

Sara necesita crear otra consulta en la base de datos, pero no est segura de que el asistente de consultas pueda serle de ayuda. Necesita ms flexibilidad. En concreto, quiere enviar una carta a los empleados que no tienen contrato indefinido. Access ofrece la opcin de realizar consultas desde una vista de Diseo que permite total libertad en su creacin. Vamos a ayudarla!

Para disear consultas personalizadas sitese dentro de la ficha Crear y, en el grupo Consultas, haga clic sobre el comando Diseo de consulta. En la ventana del programa se ha abierto una pestaa que da acceso al diseo de la Consulta. Tambin se presenta el cuadro de dilogo Mostrar tabla.

Desde el cuadro de dilogo Mostrar tabla se pueden seleccionar las tablas de las que extraer los datos para la consulta. En este caso, haga clic sobre la tabla Empleados y presione el botn Agregar. Observe cmo se ha incluido la tabla. En esta ocasin tambin se necesitan los datos de las direcciones, por ello haga clic en la tabla Datos Personales y de nuevo clic en Agregar. Una vez se dispone de las tablas necesarias, pulse cerrar para ocultar el cuadro de dilogo. En la ventana de la consulta aparecen las dos tablas seleccionas junto con una representacin de las posibles relaciones que pudiera haber entre ellas.

Es el momento de pasar al diseo de los campos. Para hacerlo, haga doble clic en el campo escogido, por ejemplo sobre el campo Nombre de la tabla Datos_Personales. Observe cmo se ha aadido a la rejilla de la parte inferior del diseo. Fjese que el programa especifica el nombre del campo y la tabla de donde viene. Haga lo mismo con los campos Apellidos, Direccin, Poblacin y Cdigo Postal de la tabla Datos_personales y con el campo Indefinido de la tabla Empleados. En la rejilla de diseo se muestran todos los campos escogidos.

Sara cuenta con todos los campos seleccionados, pero ella slo necesita conocer aquellos empleados que no estn indefinidos. Cmo le puede dar la instruccin a Access? Se hace en la fila Criterios del campo correspondiente. En el ejemplo, sitese en la casilla de criterios del campo Indefinido. Este es el lugar donde se anotan los criterios que exige la consulta. Como este campo est configurado como tipo Si/No, o lo que es lo mismo, verdadero/falso, escriba Falso, lo que indica que los contratos que se mostrarn en la consulta no son indefinidos.

Ya ha terminado con el diseo de la consulta. Si quiere ver el resultado de forma temporal, dentro de la ficha contextual Diseo localice el grupo Resultados y haga clic en el comando Ejecutar . Como ve, la consulta ha contestado la pregunta hecha a la base de datos devolviendo los datos de los trabajadores, y slo de aquellos que no tienen contrato indefinido.

Access permite ocultar y mostrar los campos seleccionados para la consulta. Esta opcin es muy til para ocultar el campo donde se ha establecido el criterio en el cul slo se muestra informacin recurrente, es decir, se muestra como dato el criterio establecido. En este caso, todos los registros del campo Indefinido muestran la informacin de contratos no indefinidos. Para ocultar un campo, haga clic en Vista diseo y acceda de nuevo al diseo de la consulta. Fjese en la rejilla de diseo y observe la fila Mostrar. Las casillas de verificacin activadas de cada uno de los campos indican que el campo es visible en la consulta. Desactive la casilla Mostrar del campo Indefinido. Para comprobar el cambio, haga clic de nuevo en el botn Ejecutar. Perfecto! El campo Indefinido ya no se muestra en la consulta.

Sara ha enseado a Martn a crear consultas y ya han obtenido gran cantidad de informacin. Sin embargo, Sara se ha dado cuenta de una cosa: cada vez que hace una consulta tiene que disearla de nuevo? Martn est convencido de que Access permite guardar las consultas para ejecutarlas siempre que uno quiera. Veamos si lleva razn!

Como ya se ha visto, al disear una consulta, podemos ejecutarla para visualizar el resultado. Para guardarla, haga clic en el botn Vista Diseo para volver a la rejilla de diseo de la consulta. A continuacin, pulse el botn Guardar de la barra de acceso rpido y se abre el cuadro de dilogo Guardar como. Anote el nombre que desea para la consulta, en el ejemplo No_Indefinidos. Para almacenar la consulta haga clic en el botn Aceptar. Observe que en el panel de objetos de la base de datos se muestra el icono de la consulta guardada.

Para cerrar la consulta en la que ha estado trabajando, en esta ocasin No_Indefinidos, dirjase al lado derecho de la ventana de la consulta y haga clic en el botn cerrar de su pestaa. Genial! Ahora no aparece abierta la consulta, slo aparece en el listado de Objetos de Access.

Para ejecutar una consulta que ha sido guardada con anterioridad localcela en el panel de objetos de la base de datos, y para visualizarla, haga doble clic sobre su icono. Como puede observar, la consulta se ha ejecutado sin problemas.

Sara se ha fijado en que uno de los trabajadores a los que quiere enviar la carta se ha cambiado de domicilio, y hay que cambiarlo. Pero claro, como la consulta muestra los datos de otras tablas, no sabe si al cambiarlo en la consulta tambin se cambiar en la tabla original. Comprobmoslo con ella.

Con la consulta abierta, seleccione la celda del registro que quiera cambiar, en el ejemplo, la celda de la direccin a modificar, borre la vieja direccin y pase a introducir la correcta. Tras ello, guarde y cierre la consulta. En el panel de objetos de la base de datos, localice la tabla Datos_Personales y para abrirla haga doble clic sobre su icono. Con la tabla abierta, puede comprobar cmo el dato que ha cambiado en la consulta tambin se ha modificado en la tabla de donde sali.

ELABORACION DE INFORMES SENCILLOS

Objetivos

Explorar qu son los informes y conocer su utilidad

Aprender a disear un informe sencillo empleando el Asistente para informes

Personalizar la barra de acceso rpido

Martn ha ido a visitar la oficina del centro de distribucin que Organiclick.com tiene en Salamanca. Quiere conocer cmo se est implantando Access 2010 para controlar la gestin de pedidos, cuentas y el stock de almacn. Adems, quiere reunirse con ellos para ver cmo se obtienen los informes desde una base de datos y cmo ha de ser el formato para mantener la lnea de estilo de Organiclick.

Los informes son resmenes de la informacin contenida en una base de datos, con la peculiaridad de presentar un aspecto agradable y atractivo para la audiencia a la que van dirigidos. Los informes se pueden visualizar en pantalla, pero principalmente se utilizan para organizar y resumir los datos que se desean imprimir. La informacin de los informes suele ir dirigida a personas ajenas a las bases de datos, pero que necesitan conocer y manejar sus datos.

Martn ha comenzado a trabajar sobre una base de datos que le ha proporcionado el encargado del centro de distribucin de Salamanca. Tras echarle un primer vistazo, Martn quiere extraer un informe de la tabla Productos para consultar fcilmente los precios de las unidades. Acompaemos a Martn y descubramos cmo hacerlo.

Partiendo de una base de datos abierta, si desea extraer un informe de forma rpida y sin especificar campos de una o varias tablas o consultas, lo primero ser abrir una tabla o consulta que contenga los registros que necesita. Para ello, desde el Panel de exploracin, haga doble clic en una tabla o consulta, en este caso interesa la tabla Productos. Una vez abierto el objeto, haga clic en la ficha Crear para acceder a sus opciones. Entre todos los grupos de comandos de dicha ficha, encuentre el grupo Informes y haga clic en el comando Informes. Perfecto! Se acaba de crear el informe de la tabla Productos. Fjese que el informe lleva el mismo nombre.

Los informes presentan siempre el contenido referido a la informacin almacenada en los registros seleccionados, en esta ocasin en el informe recin creado se muestran todos los campos y registros de la tabla seleccionada, Productos. Adems, los informes pueden incluir contenido que mejora su presentacin como son los ttulos, encabezados y pies de pgina, logotipos, grficos y textos introductorios.

Una vez creado y revisado el informe, puede necesitarlo para consultarlo o editarlo ms adelante. Por ello, aprendamos a guardarlo. Teniendo el informe abierto, haga clic en la ficha Archivo. Una vez que se encuentra en la vista Backstage, haga clic de nuevo en la opcin Guardar objeto como. Se abre el cuadro de dilogo Guardar como, en l aparece un nombre por defecto, en este caso Productos debido a que el informe es de la tabla completa Productos. Puede cambiar el nombre si lo desea, borrando y escribiendo directamente en el campo de texto. Al acabar, pulse Aceptar para guardar el informe con el nuevo nombre. Haga clic en la ficha Inicio y compruebe cmo ahora en el Panel de exploracin de los objetos de Access aparece una seccin para Informes con el informe recin guardado.

Para cerrar el informe, dirjase al extremo derecho de la ventana y haga clic sobre el botn cerrar de la pestaa del objeto. Listo! El informe ya no est abierto, ahora slo aparece abierta la tabla Productos, la cual puede cerrarla de la misma forma que el informe.

Martn ahora necesita un informe ms significativo y que no sea una versin ms bonita de una de las tablas o consultas de la base de datos, como hizo antes. En esta ocasin quiere extraer un informe que resuma los datos de varias tablas para conocer el estado de las ventas y los clientes que han realizado pedidos en la primera mitad del ao, se pregunta cmo hacerlo. Ayudamos a Martn a conseguir su objetivo?

La accin de crear informes basados slo en algunos campos determinados es tarea del Asistente. Pongmoslo en marcha! Acceda a la ficha Crear y, una vez en ella, busque el grupo Informes y haga clic en el comando Asistente para informes. Observe el cuadro de dilogo del Asistente para informes recin abierto. En la parte superior del cuadro, Access nos informa de lo que podemos hacer.

A la hora de crear un informe con campos escogidos es importante tener claro los campos que se necesitan y a qu tablas pertenecen, pues en esta primera ventana del Asistente para informes se debern seleccionar. Concretamente, la casilla Tablas/Consultas permite seleccionar la tabla de la que se escogern los campos, por defecto aparece marcada la que est seleccionada en el Panel de exploracin de objetos de Access. Para seleccionar la que necesite, haga clic en el lanzador del desplegable, y entre las tablas/consultas disponibles, haga un nuevo clic sobre la que necesite, por ejemplo tabla Pedidos_2011.

Tras escoger la tabla que necesita, compruebe cmo en la lista de Campos disponibles aparecen ahora slo los campos de la tabla seleccionada. Para el informe sobre el volumen de ventas, que deseamos obtener en esta ocasin, necesitamos los campos idCliente, Nombre e idPedido. Para seleccionar el primero de ellos, haga clic sobre el campo idCliente en la lista de la izquierda y, tras seleccionarlo, haga de nuevo clic en el botn aadir. Perfecto! Ahora cuenta con el primer campo en la lista de Campos seleccionados. Repita esta accin hasta tener los campos Nombre e idPedido que desea de la tabla Pedidos_2011. Al acabar observe como aparecen los tres campos escogidos en el listado Campos seleccionados.

Ahora, para seleccionar campos de otra tabla o consulta, lo primero que debe de hacer es seleccionar una nueva tabla o consulta, en este caso la consulta Ventas_Mes. Tras ello, en el listado de Campos disponibles aparecen los campos de esa consulta, mientras que en el listado Campos seleccionados se mantienen los escogidos anteriormente. Para seleccionar otro campo, haga clic sobre uno de los campos que necesite, por ejemplo en Venta, y haga clic en el botn aadir. Lo mismo con el resto de los campos que necesite, en este caso Mes. Perfecto! Por fin aparecen todos los campos que se necesitan para el informe en el listado Campos seleccionados. Haga clic en Siguiente para continuar con la creacin del informe.

En la siguiente pgina del asistente, ste pregunta si se desea agrupar los registros por algn nivel concreto. Es decir, si se desean agrupar los registros por un valor o dato de un campo concreto que aparece repetido en varios registros, consiguiendo de esa forma que los registros aparezcan agrupados y ordenados facilitando la interpretacin y lectura del informe impreso. En este caso Martn desea que los resultados de las ventas y la informacin de los clientes aparezcan organizados por el Mes en el que se realiz el pedido. Por ello, haga clic sobre el campo Mes y, una vez que aparece seleccionado, haga clic en el botn aadir. Observe como la vista previa del informe ha cambiado para sealar que los registros se agruparan por el campo Mes, y avance haciendo clic en Siguiente.

En este paso, el asistente proporciona la opcin de ordenar los datos del informe hasta por cuatro campos, seleccionando orden ascendente o descendente. En esta ocasin, Martn quiere ordenar el informe nicamente por el campo IdCliente. Le ayudamos? Haga clic en la flecha de la primera casilla y, entre las opciones desplegadas, seleccione el campo por el cual se desea ordenar. Si quisiese cambiar el criterio de ordenacin tan slo debera hacer clic sobre el botn Ascendente, y observar como ste se cambiara a Descendente. En esta ocasin, Martn ha decidido escoger el orden Ascendente.

Antes de pasar a la siguiente pgina del asistente, haga clic en el botn Opciones de resumen. Una vez abierto el cuadro de dilogo con el mismo nombre, podr escoger la opcin de clculo que necesite para resumir los datos. En esta ocasin aparece seleccionado el campo Venta, al ser el nico campo numrico de entre los escogidos para el informe, y para l escogeremos el clculo Suma. As, en el informe aparecern los valores de las ventas sumados. Haga clic en Aceptar para guardar la configuracin y volver al cuadro de dilogo del Asistente. Y una vez en l, haga clic en Siguiente.

En este paso se puede definir la organizacin deseada para presentar los datos desde el rea Distribucin, siendo posible escoger entre las opciones En pasos, Bloque y Esquema. Si selecciona la casilla de verificacin de una de las opciones, por ejemplo Bloque, podr visualizar la estructura que tendr el informe desde un ejemplo situado a la izquierda. Para el informe que estamos diseando, escoja mejor la opcin Esquema y, en el rea de Orientacin, deje marcada la opcin Vertical. Ahora, haga clic en Siguiente.

Por ltimo, slo queda dar nombre al informe. Para ello, en el campo Qu ttulo desea aplicar al informe?, borre el nombre que aparece, que ser por defecto el de la ltima tabla o consulta que selecciono para escoger los campos, y una vez vaca la casilla, escriba por ejemplo Ventas por clientes. A continuacin, hay que indicar cmo se abrir el informe, si en vista previa o en vista diseo. En esta ocasin, deje marcada la opcin por defecto, Vista previa del informe, y haga clic en Finalizar. Perfecto! Ya tenemos listo el informe.

Martn est contento porque ya tiene el informe que necesitaba. En l aparecen agrupados los datos por meses y cada registro de clientes aparece ordenado por el campo IdCliente. Adems, al final de cada grupo, Mes, aparece la suma del total de las ventas de dicho mes. El informe creado aparece en el Panel de exploracin de los objetos de Access. Si dicho panel est cerrado, como en esta ocasin, bralo y observe el nuevo informe.

Martn est revisando con detalle el informe que acaba de crear, y se est dando cuenta que le gustara personalizar los colores, apariencia y corregir el tamao de algunas reas donde no se visualizan correctamente los datos. Vayamos con l y descubramos cmo modificar el diseo!

El informe creado, Ventas por cliente, est abierto en la Vista Preliminar. Desde ella podr modificar algunos aspectos superficiales de la apariencia como son el Tamao de pgina, el Diseo de pgina y el Zoom.

Adems, si desease exportar los datos del informe a algn archivo especial podr hacerlo desde el grupo de comandos Datos, disponible en esta vista. En caso de necesitar hacer modificaciones de diseo sobre los ttulos, cuadros de texto, etc., Access le ofrece la Vista Presentacin y la Vista Diseo. Pasemos a conocerlas, pero antes cierre la Vista Preliminar haciendo clic en Cerrar vista preliminar.

Tras cerrar la Vista Preliminar, vea como el informe permanece abierto pero ahora con otra vista activada. Si no est seguro de que la vista activa sea Vista Diseo, haga clic en el comando Ver y, entre las opciones, escjala. Perfecto! Ahora fjese en lo que le ofrece esta vista. Concretamente, observe la Cinta de opciones, en ella han aparecido cuatro fichas contextuales que forman parte de las Herramientas de diseo de informe y que le permitirn modificar la apariencia de los elementos del informe. Otro detalle de esta vista es la divisin que presenta la ventana del informe. Fjese que hay una divisin por cada elemento del informe. Pasemos a conocerlas en detal

Las divisiones principales que presenta la Vista Diseo y sus caractersticas, son: Encabezado y pie de informe. Los campos colocados en estas secciones aparecern una nica vez al principio o al final del informe. Encabezado y pie de pgina. En esta seccin se colocan los campos que se mostrarn al principio o al final de cada pgina del informe. Encabezado y pie de campo. Dentro de esta seccin aparecen reflejados los niveles de agrupamiento que se establecieron en el asistente. En este informe, se agruparon los registros por el campo Mes. Detalle. Los campos de esta seccin se repetirn para cada registro de la tabla. Por ello, se suelen colocar los campos que se deseen imprimir.

El informe al crearse presenta una apariencia muy simple. Si desea que el informe tenga un formato ms atractivo puede aplicar uno de los muchos Temas ofrecidos por Access. Cmo? Muy sencillo, estando en la Vista Diseo y con la ficha contextual Diseo activada, haga clic en el comando Temas para desplegar sus opciones. Pase el cursor si lo desea por cada una de las opciones para conocer su nombre y, tras ello, haga clic sobre una, en esta ocasin sobre Claridad.

Para ver cmo se ha modificado la apariencia del informe cambie la Vista. Para ello, dentro de la ficha contextual Diseo, en el grupo Vistas, haga clic en el lanzador del desplegable y, entre las opciones de vista, escoja Vista Presentacin. Perfecto! Ahora ve el informe con la apariencia del Tema escogido. Antes de seguir, recordemos que desde la Vista Presentacin, recin activada, tambin se pueden realizar modificaciones en el diseo del informe. Pasemos a descubrir cmo.

Martn est repasando la apariencia del informe y observa que en la casilla de Ventas no aparece en muchos casos el dato econmico. Martn sabe que se debe al pequeo tamao de la casilla, pero Cmo arreglarlo? Sencillo, desde la Vista Presentacin activada, haga clic en la primera casilla del campo Ventas, tras resaltarse todas las casillas de ese campo, haga clic sobre el lado derecho de la casilla y, manteniendo pulsado el botn del ratn, arrstrelo hasta aumentar el tamao de la casilla. Listo! Compruebe que todos los datos se visualizan correctamente.

Una vez comprobado que todas las casillas tienen el tamao perfecto con respecto a los datos que contienen, pasemos a cambiar algn detalle de formato, por ejemplo cambiemos el color de fondo del campo Mes y del campo con el nombre del mes. Para ello, haga clic en el campo Mes y, una vez resaltada la casilla para indicar que se ha seleccionado, pulse la tecla Control y al mismo tiempo haga clic sobre el campo con el nombre del mes. Perfecto! Ahora aparecen las dos casillas seleccionadas; adems, tambin ha seleccionado el resto de casillas de Mes y nombre que aparecen en el informe. A continuacin, haga clic en la ficha contextual Formato y, una vez abierta, busque el grupo de comandos Fuente y haga clic sobre el icono del comando Color de fondo. Vea las opciones de colores disponibles en el desplegable, escoja la que desee y haga clic sobre ella. Aprecia el cambio? Ahora los campos tienen otro color.

Para acabar de retocar el diseo del informe, qu le parece si personalizamos el color de cada fila de registros? Para ello, haga clic en el rea de los registros, justo en una zona vaca y cerca de la lnea discontina. Observe cmo con un solo clic ha conseguido seleccionarlos todos. Ahora, dentro de la ficha contextual Formato, busque el grupo de comandos Fondo y haga clic sobre la flecha del comando Alternar color de fila. Una vez que aparece el desplegable con las opciones de color, haga clic sobre la que ms le guste. Enhorabuena! Ha conseguido darle al informe la apariencia deseada.

Si desea visualizar el informe tal y como quedara impreso, puede acceder a la Vista Preliminar. Recordemos cmo hacerlo con un solo clic. Dirjase a la esquina inferior derecha de la ventana del programa, justo donde se encuentra la barra de vistas, y haga clic sobre el icono de la Vista Preliminar. Observe cmo ha cambiado la ventana del informe, ahora en la Cinta de opciones aparecen los comandos de la nueva vista activada. Para salir de ella, vaya hasta el lateral derecho y haga clic en el comando cerrar de la Cinta de opciones.

Una vez que ha trabajado sobre un informe y desee cerrarlo, tan slo dirjase al lateral derecho de la ventana del informe abierto y haga clic sobre el botn cerrar. Si an no ha guardado los cambios efectuados, Access le preguntar si desea guardarlos. Haga clic en s. Perfecto!, ha guardado los cambios y ha cerrado el informe.