www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 1

ADCom Tips

Magasinet inneholder nyttige brukertips - til glede for våre kunder

Ide & layout: adcom©inhouseUtgave: april 2010

www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 2

www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 3

Fakturering fra ordre ticker

I Visma Global er det mulig å fakturere et utvalg ordrer direkte fra ordre – ticker. Dette gjøres ved å stå i fanen fakturagrunnlag, markere de ordrene en ønsker å fakturer, høgreklikke og deretter klikke fakturer markerte ordrer. Dersom en ønsker å fakturere alle ordrer med status fakturagrunnlag, kan man velge alternativet for fakturer alle ordre fremme i tabellen i stedet for markerte ordrer.

www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 4

Spørring i kontoforepørsel Gjennom kontoforespørsel er det mulig å gjøre et uttal med spørringer for å finne tak i informasjon som en er ute etter. Skjermbildet kan brukes til spørring på hovedbokskonto, kunder, leverandører og kostnadsbærere som til dømes avdeling, prosjekt, medarbeider, bilagsart m.m. Gjennom kreativ bruk av kombinasjon av selekteringer, utvalg og tilpassede skjermbilder, kan en finne tak stort sett all informasjon i finansmodulen i Visma Global. Eksempel på spørreregler under spesifisering er:

3000 angir ønske om å se transaksjoner på konto 3000 3000-9999 får frem alle transaksjoner på kontoene i intervallet, altså et resultat for perioden en har

valt. 3xxx angir alle kontoer fra 3000 – 3999. xxxx angir alle kontoer i hovedboken, og kan til dømes brukes til å kontrollere at hovedboken(sum

transaksjoner) går i ”0” i perioden. Gjennom å tilpasse skjermbildet (høgreklikk, tabelloppsett og ta med kolonnene en ønsker å ha med), økes også mulighetene. Under ser vi et eksempel på det. Spørringen viser sum omsetning(3xxx) for 2009. Via tabelloppsett har vi tatt med kundenummer og kundenavn og på den måten får man en oversikt som viser kobling mellom hovedbokskonto og kunde per transaksjon.

www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 5

•Periodiseringsfunksjon i bilagsregistrering

Fra versjon 7.40 er det kommet en genial og enkel periodiseringsfunksjon i bilagsregistrering. Skal du for eksempel nå i januar gjøre en postering med kalkulerte avskrivninger for hele året kan du gjøre det direkte i bilagsregistre-ringsbildet uten noe oppsett av fordelingsnøkler eller lignende i forkant.

Skal du for eksempel periodisere kr 100 000,- bokfører du første linje på vanlig måte, men når du kommer til beløps-feltet registrerer du bokstaven ”p” foran beløpet – altså ”P100000”. Når du da klikker ”enter”, kommer det opp en boks der du definerer antall perioder og motkonto. Når du har gjort det har Visma Global fordelt kr 100 000 på det antall måneder du definerte som antall perioder.

www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 6

www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 7

Huldt & Lillevik Lønn 5.0Fast lønn/trekk på ansattgrupper For å forenkle registrering og vedlikehold av fast lønn/trekk kan du registrere faste transaksjoner på ansattgruppe. Når du tar i bruk denne funksjonen oppnår du følgende fordeler:

Systemet registrerer automatisk lønnsarter på ansatte under Kartotek | Fast lønn/trekk.

Når du registrerer en nyansatt som tilhører ansattgruppen vil systemet automatisk registrere lønnsarter fra ansattgruppen på den ansatte.

Når du legger til, endrer eller sletter lønnsarter fra ansattgruppen, blir endringene automatisk oppdatert på alle personer i ansattgruppen (med mindre de er utelukket fra en lønnsart).

Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen Parametre. 2. Merk feltet Fast lønn/trekk på ansattgrupper under Systemoppsett.

3. Klikk 4. Velg oppgaven Kartotek | Ansattgrupper og klikk i mappen Fast lønn/trekk. Hent opp ansattgruppen du skal registre på. 5. Registrer lønnsarter som systemet skal aktivere på personer i denne ansattgruppen.

6. Hvis du ønsker å utelukke en lønnsart på enkelte personer i gruppen gjør du følgende:

a) Klikk feltet Alle på aktuell lønnsartlinjen. b) Du får opp en dialogboks med alle personer som tilhører denne

ansattgruppen.

c) Merk personer som ikke skal ha denne lønnsarten under Valgte personer og klikk .

www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 8

d) Klikk OK.

7. Klikk når du er ferdig.

www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 9

HL Lønn 5.0: Fordele lønn på kostnadsbærerHvis du har ansatte som skal fordele sin lønn på ulike kostnadsbærere, kan du kan sette opp systemet slik at lønnen blir automatisk fordelt. Dette kan for eksempel være aktuelt hvis en ansatt deler sin stilling mellom flere avdelinger

Fremgangsmåte:1. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen Parametre. 2. Merk feltet Fast lønn fordelt på kostnadsbærere under Systemoppsett. 3. Klikk . 4. Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og klikk mappen Oppsett kostnadsfordeling. 5. Kontroller at kostnadsbæreren du skal fordele fast lønn på har Variabel i feltet Type. I dette eksemplet har

vi valgt å fordele på avdeling.

6. Klikk . 7. Velg oppgaven Kartotek| Fast lønn/trekk. Merk linjen du skal fordele. Angi kostnadsbærer (i dette eksemplet avdeling) og andel av fastlønn for hver kostnadsbærer. Summen av andeler må være 100%.

8. Gjenta punkt 7 for alle linjer som skal fordeles. 9. Klikk .

www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 10

Overføre reiseoppgjør til egen bankkonto

1. Velg oppgaven Kartotek | Lønnsarter 2. Hent opp lønnsartene for reiseoppgjør som skal overføre beløpet til egen bankkonto og velg Reisekonto i feltet

Utbetaling bank

3. Velg oppgaven Kartotek | Personer.

4. Hent opp personene som skal ha overført reiseoppgjør til egen konto og oppgi reiseoppgjørskontoen i feltet Reisekonto

5. Registrer reiseoppgjør på vanlig måte.

Personer som mangler reiseoppgjørskonto får reiseoppgjøret overført til lønnskontoen.

www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 11

www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 12

Øk alle verdier med en gitt verdi

Av og til kan en ha behov for å endre mange celler med gitt verdi, for eksempel dersom en har en prisliste der alle priser skal økes med en gitt prosentsats.

I figuren under har vi en prisliste der vi ønsker å øke prisen for hver artikkel med 4%

I celle A16 har vi lagt inn 1,04 som tilsvarer en økning på 4% (en kunne alternativt ha lagt inn 104% i celle A16). For å endre prisen i kolonne H, gjør følgende:

1. Ta kopi av celle A16 2. Marker de cellene du ønsker å

endre prisen på (i eksempelet over er H3:H14 markert)

3. Høgreklikk på de markerte cellene og velg Lim inn utvalg…

4. I dialogen som kommer opp velger du Multipliser.

5. Trykk OK.

Da vil alle celler som var markert bli multiplisert med 1,04 slik at verdien i hver av cellene øker med 4%.

Microsoft Excel

www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 13

Autokorrektur

Når du skriver dokument i Word kan du bruke Autokorrektur for å effektivisere skrivearbeidet. Denne funksjonen kan blant annet rette opp tastefeil automatisk, og forenkle innskriving av lange ord og uttrykk som brukes ofte.

Det er også Autokorrekturfunksjonen som gjør at Word automatisk retter til stor forbokstav i et ord som står etter et punktum.

Du finner innstillingene for Autokorrektur ved å gå på Office knappen (øverst til venstre), og velge Alternativ for Word. I dialogboksen som kommer opp, klikk på Korrektur i menyen til venstre og deretter på knappen Alternativ for autokorrektur.

Du får da opp dialogboksen hvor du kan gjøre de ulike valgene for hvordan Autokorrekturfunksjonen skal fungere. Så her finner du valget som gjør at Word retter til stor forbokstav i ord etter punktum.

Her finner du også listen over fortløpende endringer som Word gjør. I denne listen kan du legge inn dine egne endringer.

For eksempel kan du legge inn en oppføring som gjør at når du skriver mvh så blir det endret til medvennlig hilsen. Skriv da inn tekst som vist i figuren til høyre, klikk deretter på knappen Legg til.

Når du nå skriver mvh i Word og trykker mellomrom, vil Word endre mvh til med vennlig hilsen. På denne måten kan du forenkle innskriving av ord og uttrykk.

Funksjonen kan og brukes til automatisk å rette ord som en vet at en har problem med å skrive riktig. For eksempel dersom en har en tendens til å skrive tempratur i stedet for temperatur kan en legge inn en oppføring i Autokorrektur som gjør at ordet tempratur automatisk blir rettet til temperatur.

Dersom du ikke lenger trenger en oppføring, markerer du den i listen og trykker Slett.

Microsoft Word

www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 14

Sette inn lysbilder fra en annen presentasjon.

Av og til kan en ha ønske om å kunne hente et eller flere lysbilder fra en eksisterende presentasjon. En kan kopiere lysbilder mellom presentasjoner, men en kan og bruke funksjonen Bruk lysbilder på nytt. Denne funksjonen gjør det enklere å sette inn lysbilder og en kan gjøre formateringsvalg.

For å bruke funksjonen gjør du følgende. I den presentasjonen du arbeider med, bla fram til der du vil sette inn et lysbilde fra en eksisterende presentasjon. Trykk deretter Nytt lysbilde som du finner i kategorien ”Hjem” og gruppen ”Lysbilder”

Nederst i menyen som kommer opp finner du valget Bruk lysbilder på nytt…, klikk her og du vil få opp et nytt verktøyfelt til høyre i PowerPoint skjermbildet. Her klikker du på Bla gjennom knappen og velger Bla gjennom fil… Finn deretter presentasjonen du vil sette inn lysbilder fra, og trykk Åpne.

Verktøyfeltet vil da bli oppdatert med miniatyrbilder av de lysbildene den valgte presentasjonen inneholder.

Dersom du klikker på et lysbilde bli det sett inn i presentasjonen din, etter det lysbilde som er aktivt. Du kan velge om lysbilde skal beholde sin opprinnelige formatering eller tilpasses den presentasjonen du setter det inn i, det gjør du ved valget Behold kildeformatering.

For å sette inn flere lysbilder, klikker du bare på de etter tur.

Microsoft PowerPoint

www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 15

Månedens------------

nyhet

HP-maskiner får USB 3.0-porter

PC-produsenten Hewlett-Packard har kunngjort at de

nyeste bærbarmodellene kommer til å ha USB 3.0-porter

innebygget.

Dermed kan brukerne få overføringshastighet via USB-

porten som er opptil ti ganger raskere enn med USB 2.0,

men dette forutsetter at også enhetene (som kobles til

USB-porten) støtter den nye standarden. Det blir i første

omgang eksterne harddisker som støtter USB 3.0, og en

del av slike er allerede tilgjengelige.

Det dreier seg om modeller i Elitebook-serien som er rettet

mot bedrifter, blant annet Elitebook 8540p og Elitebook

8540w. Flere HP-modeller skal etter planen i løpet av året

også få USB 3.0-porter.

(Kilde: PC World.com)

www.adcomdata.no “til nytte og glede for våre kunder” ADCom Tips | 16

www.adcomdata.no

Her finner du oss!

Sarpsborg 69 13 36 30

Måløy 57 84 94 70

Kodal 911 44 430

Molde 71 25 06 40

Førde 57 72 35 00

Jessheim 63 98 38 00

Kristiansund 71 67 84 90

Namsos 74 21 90 20

Narvik 76 95 90 00Sortland 76 11 30 00

Nordfjord 57 86 49 00