& PANDUAN PENYEDIAAN DESKRIPSI TUGAS SEKTOR AWAM

PENGENALAN& PANDUAN PENYEDIAAN

DESKRIPSI TUGAS SEKTOR AWAM

TAKLIMAT

BAHAGIAN PEMBANGUNAN ORGANISASI

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

Bahagian Pembangunan Organisasi

Jabatan Perkhidmatan Awam 2

Memahami kepentingan

deskripsi tugas dalam

pengurusan sumber

manusia

Mempelajari kaedah

penulisan deskripsi

tugas

Menyediakan dokumen

deskripsi tugas

OBJEKTIF BENGKEL

1 2

3


Jabatan Perkhidmatan Awam3

PENGENALAN KEPENTINGANDEFINISI &

KONSEP JD

FASA

PENYEDIAAN

PROSES

PENULISANKOMPONEN

JD

TATACARA

PENULISAN JDDOKUMEN

RUJUKAN

SOALAN

LAZIM

SKOP BENGKEL

1 2 3 4

5 6 7 8 9


Jabatan Perkhidmatan Awam

Objektif Jabatan

Objektif Bahagian

Carta Organisasi Jabatan

Carta Organisasi Kedudukan pegawai

Senarai Tugas Harian

Peraturan-peraturan pentadbiran

Proses KerjaCarta Alir Kerja

Senarai Semak

Senarai Undang-undang/Peraturan

Senarai Jawatankuasa yang dianggotai

Senarai borang yang digunakan

Norma kerja

TIDAK MENERANGKAN

PEWUJUDAN SESUATU JAWATAN

SECARA KHUSUS

4

SEPINTAS LALU…



Sempadan Dan

Dimensi Tugas

Agihan

Beban Tugas

Penempatan

Mengikut Bidang

Kesesuaian Pengalaman

Terhadap Sesuatu Bidang

Tahap Kompetensi Pegawai

Perincian skop kerja

Kesesuaian

Bidang Kursus/

Latihan

CABARAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA



PEMBANGUNAN ORGANISASIPERANCANGAN & PENGURUSAN

SUMBER MANUSIA

Pemilihan, Pengambilan &

Pelantikan

Penempatan, Pengisian,

Pembangunan Latihan/ Kompetensi

& Pelan Penggantian

Saraan & Kemudahan

Penubuhan Agensi Baharu,

Penstrukturan Semula &

Pengukuhan Jawatan

Pengukuran Produktiviti & KPI

Penentuan Nisbah, Norma dan

Model Perjawatan Dalam Bidang

Tertentu

KEPENTINGAN PELAKSANAAN JD



Right Place

Right Cost

Right Job

Right Time

Right Skill

Right People

Right Number

Hala Tuju Perkhidmatan

Penjajaran Strategik Sumber

Manusia

Pencapaian Matlamat Perkhidmatan Awam

JANGKAAN KEBERHASILAN



A broad, GENERAL, and written STATEMENT of a specific job. It generally includes DUTIES,

PURPOSE, RESPONSIBILITIES, SCOPE, and WORKING CONDITIONS of a job along with the JOB’S

TITLE, and the NAME OR DESIGNATION of the person to whom the EMPLOYEE REPORTS.(Business English Dictionary)

Penubuhan AgensiBaru

Akauntabiliti

PEMBANGUNAN ORGANISASI

Tujuan PewujudanJawatan

1

Pembangunan Latihan

Laluan Kerjaya

PERANCANGAN SUMBER MANUSIA

Penempatan

Pelantikan

2

8

DEFINISI DESKRIPSI TUGAS

merupakan dokumen yang menjelaskan tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan

mengambil kira komponen akauntabiliti, dimensi dan kompetensi yang diperlukan bagi

sesuatu jawatan dalam organisasi.



Deskripsi Tugas - merujuk kepadaJAWATAN bukan penyandang

JAWATAN - unit asas dalam organisasi

Pewujudan JAWATAN - capaimatlamat organisasi

Akauntabiliti JAWATAN - selari

dengan matlamat organisasi

9

KONSEP DESKRIPSI TUGAS



Merujuk Kepada ORGANISASI

JAWATAN Bukan Penyandang

TIDAK Berkaitan PENYANDANG

Berorientasikan HASIL

UNIK

DINAMIK

FAKTA Not Judgment

JELAS Dan MUDAH Difahami

Pencapaian Boleh DIUKUR

1

2

3

4

5

6

8

7

9

10







Membantu dalam memperjelaskan

hasil/output/outcome terpenting

yang diperlukan daripada

penyandang sesuatu jawatan

Satu alat komunikasi yang

memaklumkan di mana sempadan

tugasan antara rakan sekerja /

penyelia

Merupakan dokumen ‘hidup’ –

perlu dikemas kini setiap kali

terdapat perubahan kepada fungsi

/ tanggungjawab

1

2

3



SENARAI TUGAS vs DESKRIPSI TUGAS

SENARAI TUGASDESKRIPSI TUGAS



SENARAI TUGAS (ST) DESKRIPSI TUGAS (JD)

Menyenaraikan tugas dan

tanggungjawab pegawai yang

menyandang sesuatu jawatan

Tugasan yang diarahkan dari

semasa ke semasa

Menerangkan Tujuan Pewujudan Jawatan yang

disandang oleh pegawai

Menghuraikan Akauntabiliti yang perlu dilaksanakan

oleh pegawai yang menyandang jawatan berkenaan

Menyenaraikan tugas utama bagi setiap akauntabiliti

yang perlu dilaksanakan

Menyenaraikan dimensi jawatan tersebut iaitu elemen

yang boleh diukur bagi melihat kompleksiti sesuatu

jawatan

Mempunyai tempoh pengalaman penyandang yang

relevan dengan gred/jawatan tersebut

Menyatakan kelayakan akademik yang minimum yang

diperlukan oleh jawatan tersebut

Menyenaraikan kemahiran/kompetensi yang diperlukan

bagi menyandang jawatan berkenaan.

14

PERBANDINGAN SENARAI TUGAS & DESKRIPSI TUGAS



SesiPemindahanPengetahuan

BengkelPenulisan

PenyediaanDokumen

BengkelSemakan/ Pemurnian

15



AGENSI

Permohonan

PBO/TPBK

Pertimbangan

Kelulusan

KPP/PP

Rundingan /

Perbincangan

• Objektif bengkel

• Kumpulan Sasar

• Analisa struktur Model JD mengikut keperluan Agensi

• CO, CF, Senarai Tugas

AGENSI

Pelaksanaan bengkel

penulisan & amali

BPO

Penceramah /

Fasilitator

• Taklimat Pengenalan Konsep JD

• Panduan Penulisan

• Amali

• Pembentangan

AGENSI

Sesi penulisan

melalui Sistem JD

Sesi Semakan &

Penambahbaikan

Kelulusan pihak

pengurusan

AGENSI BPO

Analisa

Data JD

Analisa

Data JD

• Penstrukturan semula

• Pembentukan Model Perjawatan

• Penentuan Kompleksiti Jawatan

• Profil Sumber Manusia untuk

tujuan penempatan,

pembangunan latihan & kerjaya

PRA

SEMASA

PASCA

16

FASA PENYEDIAAN JD



PROSES PENULISAN DESKRIPSI TUGAS

PSM

1

TOP

BOTTOM

SIAPA?

PENYELIA

PENYANDANG

17

Kumpul

Maklumat

Jawatan

Draf

Deskripsi

Tugas

SemakanPengesahan

Kemaskini

2

i

ii

iiiiv

v



Job

Analyst

Interview

Questionnaire

Interview

Questionnaire

Observation

Supervisor

Employees

Combine and

reconcile data

Final

Draft

Securing

consensus

Tentative

draft

i

iii

ii

PROSES PENYEDIAAN JD

18



Pengenalpastian

tugas

Ringkasan

tugas

Petunjuk

Prestasi Utama

Bidang kuasa

penyandang

Piawaian

prestasi

Keadaan /

persekitaran

kerja

Spesifikasi

tugasKomponen

Tambahan Yang Boleh

Dipertimbangkan

KOMPONEN TAMBAHAN

19



KOMPONEN JD

20



Menyenaraikan kelayakan yang tidak

diperlukan oleh jawatan

Deskripsi tugas luput / tidak lagi

relevan kerana perubahan tugas

Memandang rendah kelayakan yang

diperlukan untuk berjaya dalam tugas

Memperbesarkan / meremehkan kepentingan

sesuatu tugas

KESILAPAN & AKIBAT PENYEDIAAN JD YANG LEMAH

Persepsi kurang tepat mengenai akauntabiliti& tanggungjawab sebenar

Potensi menimbulkan masalah dalam

pengambilan / pelantikan & pengekalan

bakat

1

2

3

4

5

6



MISI, VISI, OBJEKTIF, AKTA/ENAKMEN/MATLAMAT PENUBUHAN

DASAR-DASAR DAN ARAHAN BERKAITAN

CARTA FUNGSI

FAIL MEJA

RMK, PELAN STRATEGIK

WARAN PERJAWATAN

22

DOKUMEN RUJUKAN





2 7

3 6

54

*1 88KOMPONEN UTAMA

MAKLUMAT UMUM

AKAUNTABILITI

TUGAS UTAMA DIMENSI

KELAYAKAN AKADEMIK

KEMAHIRANTUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

PENGALAMAN

DESKRIPSI

TUGAS



MAKLUMAT UMUM

25

KOMPONEN UTAMA JD



1-GELARAN JAWATANPanggilan atau nama yang

diberi kepada jawatan

2-RINGKASANGELARAN JAWATAN

Singkatan kepada nomenclature

3-GRED JAWATANGred hakiki jawatan seperti dalam

WP/SKP

4-STATUS JAWATANStatus kepada sesuatu jawatan

5-HIRARKI Kedudukan jawatan

di sesuatu agensi

6-SKIM PERKHIDMATANSkim perkhidmatan bagi sesuatu

jawatan yang disandang

7-KETUA PERKHIDMATANKetua sesuatu skim perkhidmatan

atau mana-mana pegawai yang

Ditentukan oleh KPPA sebagai

Ketua Perkhidmatan

8-KEDUDUKAN JAWATANMerujuk kepada no. butiran /

Aktiviti/ sub-aktiviti/program/

Bekalan dalam WP/SKP

9-BIDANG/SUB-BIDANGBidang tugas jawatan berkenaan

10-DISEDIAKAN OLEHNama dan gelaran jawatan pegawai

yang menyediakan JD

11-DISEMAK OLEHNama dan gelaran jawatan

penyelia kepada pegawai

yang menyediakan JD

12-DILULUSKAN OLEHNama dan gelaran jawatan

Ketua Jabatan

13-TARIKH DOKUMENTarikh terkini JD dikemaskini

MAKLUMAT UMUM



TUJUAN PEWUJUDAN

JAWATAN

27

KOMPONEN UTAMA JD



TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Jangkaanpenghasilan

1

Merangkumikeseluruhanakauntabiliti

2

Satu ayat yang menerangkan secara

ringkas:

KATA PERBUATAN OBJEK HASIL

• Apakah tujuansesuatu jawatan

diwujudkan?

• Kepadasiapa/apa?

• Apakah jangkaanpenghasilan?

28




Jawatan: KPSU Sumber Manusia


Melaksanakan urusanpembangunan

organisasi, pertukaran,

penempatan, pengesahan lantikan

dan elaun

bagi membolehkanagensi menjalankan

fungsi yang ditetapkan dengan

cekap untukmenjayakan dasar

semasa negara


Membuat sesuatu Kepada sesuatu Untuk mencapai

29




Jawatan: PSU Sumber Manusia

Membantu melaksanakanurusan pengesahan lantikan, elaun dan

kemudahan bagi pegawai Kumpulan

Pengurusan dan Profesional di agensi

bagi memastikan urusan tersebut

teratur berdasarkan pekeliling-pekeliling

semasa




30




SETIAUSAHA BAHAGIAN

UNIT PEMBANGUNAN ORGANISASI

UNIT SUMBER MANUSIA (II)UNIT SUMBER MANUSIA (I)

SEKSYEN PENTADBIRANSEKSYEN SUMBER MANUSIA

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

KETUA PENOLONG SETIAUSAHA


PENOLONG SETIAUSAHA PENOLONG SETIAUSAHA PENOLONG SETIAUSAHA

31




Jawatan: KPSU Kewangan & Akaun

Menguruskan hal ehwal kewangandan bajet

Jabatan/Bahagian dalam Kementerian

dan semua PTJ

bagi memastikan peruntukan

diperoleh mencukupi dan dibelanjakan dengan berhemah

mengikut prosedur/tatacara/

pekeliling yang berkuat kuasa




32




Jawatan: PSU Kewangan & Akaun

Membantu menguruskan halehwal kewangan dan

bajetJabatan/Bahagian

dalam Kementeriandan semua PTJ

bagi memastikan peruntukan

diperoleh mencukupi dan dibelanjakan dengan berhemah

mengikut prosedur/tatacara/

pekeliling yang berkuat kuasa




33




SETIAUSAHA BAHAGIAN

UNIT KEWANGAN & AKAUN

SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN

BAHAGIAN KEWANGAN & AKAUN


PENOLONG SETIAUSAHA34




Jawatan: Pengarah, Kepenjaraan, Anti Dadah, Pertahanan Awam

Merangka, mengkaji, menyelaras

pelaksanaan dasar-dasar, peraturan dan

undang-undang diJabatan Penjara

Malaysia, AADK danJPAM

dalam menjaminkeberkesanan fungsi

dan kecekapanoperasi Jabatan dan

Agensi bagimemenuhi keperluan

negara





35



Jawatan: KPP, Unit Kepenjaraan

Mengkaji danmenyelaras

pelaksanaan dasar-dasar, peraturan dan

undang-undang diJabatan Penjara

Malaysia

dalam menjaminkeberkesanan fungsi

dan kecekapanoperasi Jabatan

Penjara agar memenuhi keperluan

negara




36




PENGARAH

UNIT PERTAHANAN AWAMUNIT ANTI DADAHUNIT KEPENJARAAN

BAHAGIAN KEPENJARAAN, ANTI DADAH & PERTAHANAN AWAM

KETUA PENOLONG PENGARAH



37




Jawatan: KPP, Unit Penyelarasan Isu-isu Dasar Perdagangan Dan

Pelaburan APEC

Mengkaji danmelaksanakan

strategi, dasar danpenglibatan Malaysia dalam perdagangan

dan pelaburan dibawah APEC

untuk memastikanprogram-program kerja APEC dapat

menyumbang kepadapeningkatan

perdagangan danpelaburan Malaysia




38




Jawatan: PP, Unit Penyelarasan Isu-isu Dasar

Perdagangan Dan Pelaburan APEC

Membantu pelaksanaan danpemantauan strategi,

dasar danpenglibatan Malaysia dalam perdagangan

dan pelaburan dibawah APEC

untuk memastikanprogram-program kerja APEC dapat

menyumbang kepadapeningkatan

perdagangan danpelaburan Malaysia




39




Jawatan: KPP, Perisikan

Melaksanakan fungsi-fungsiperisikan

bagi memastikanmaklumat berkaitandisalurkan kepada

BahagianPenguatkuasaan




40




Jawatan: PP, Perisikan (Negeri)

Merancang, mengarah danmengawal selia

tugas-tugas risikan untuk memastikanpihak ibu pejabat

mendapat maklumatyang sebenar




41




Jawatan: Pengarah, Bahagian Dasar Dan Penyelarasan Rundingan FTA

Merancang danmerangka

hala tuju rundinganFTA dengan rakandagangan di benuaEropah, Amerika,

Asia, Australasia danAfrika

untuk meningkatkanperdagangan

antarabangsa bagibarangan dan

perkhidmatan ke arahpencapaian Malaysia sebagai di antara 10

negara daganganutama dunia




42




Jawatan: KPP Unit 1, Bahagian Dasar Dan Penyelarasan Rundingan

FTA

Melaksanakan rundingan FTA dengan rakan

dagangan di benuaAsia dan Australasia








43




Jawatan: PP Unit 1, Bahagian Dasar Dan Penyelarasan Rundingan FTA

Membantu pelaksanaanrundingan FTA dengan rakan

dagangan di benuaAsia dan Australasia








44




PENGARAH

UNIT II (EROPAH)UNIT I (ASIA & AUSTRALASIA)

BAHAGIAN DASAR & PENYELARASAN RUNDINGAN FTA



PENOLONG PENGARAH PENOLONG PENGARAH

45




CADANGAN KATA KERJA MENGIKUT PERINGKAT

PERINGKAT 1

(KETUA JABATAN/

UNIT/ BAHAGIAN)

PERINGKAT 2

(PENYELIA/ PENGURUSAN

PERTENGAHAN)

PERINGKAT 3

(OPERASI)

Merancang

Merangka

Menetap

Memacu

Memberi khidmat

nasihat

Mengesah

Melulus

Memperaku

Meneliti

Menganalisis

Menyelaras

Menyemak

Memberi khidmat

nasihat

Memantau

Menilai

Melulus

Melaksana

Memudahcara

Menyedia

Memperaku

Membantu

Menganalisis

Mengemaskini

Menambah nilai

Membantu

Melaksana

Menyedia

Mengumpul

Merekod

Menyunting



Accumulate

Administer

Advise

Allocate

Approve

Collaborate

Collect

Communicate

Compile

Conduct

Consult

Counsel

Create

Delegate

Deliver

Develop

Direct

Distribute

Draft

Edit

Educate

Establish

Estimate

Formulate

Furnish

Gather

Guide

Interact

Invent

Issue

Manage

Market

Motivate

Negotiate

Obtain

Order

Participate

Plan

Present

Provide

Reconcile

Recruit

Research

Review

Solicit

Solve

Submit

Supervise

Supply

Test

Train

Translate

LAIN-LAIN CADANGAN KATA KERJA



Pengarah

Peng. SM

Pelantikan Tatatertib

Pentadbiran

Peng. AsetPentadbiran

Am

Kaedah Mengenalpasti TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN dan AKAUNTABILITI melalui

Carta OrganisasiJDTUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN PENGARAH

BPSM

AKAUNTABILITI PENGARAH

48



AKAUNTABILITI & TUGAS UTAMA

49

KOMPONEN UTAMA JD



DEFINISI AKAUNTABILITI

Akauntabiliti merupakan tanggungjawab utama di dalam sesuatu tugas

yang dilaksanakan dan dapat memberikan hasil bagi mencapai tujuan

pewujudan sesuatu jawatan.

Secara ringkasnya, akauntabiliti dapat diterjemahkan dalam kenyataan berikut:

(a) hasil akhir/ output sesuatu tugas;

(b) BUKAN senarai tugas dan aktiviti; dan

(c) apabila ia digabungkan akan membantu mencapai tujuan pewujudan

sesuatu jawatan.



Mengenalpasti semua output utama bagi

sesuatu jawatan (identifies all key outputs);

Fokus kepada hasil (focused on

results)

Tidak terikat kepada sesuatu tempoh (timeless)

Tugas yang spesifik (job specific).

Terdapat kemungkinan beberapa jawatan berkongsi akauntabiliti

yang sama dan pada masa yang sama beberapa akauntabiliti adalah lebih penting daripada yang lain

Dikategorikan mengikut keutamaan fungsi tugas

1

2

3

4

5

6

CIRI-CIRI AKAUNTABILITI



Tugas utama merujuk kepada senarai tugas utama yang dikenalpasti dapat

mencapai akauntabiliti yang ditetapkan. Perbezaaan Tugas Utama dan

Akauntabiliti ditunjukkan seperti di Jadual dibawah.

Akauntabiliti Tugas

Menghuraikan “Apa” Menghuraikan “Bagaimana”

Tepat Menyenaraikan

Fokus Mungkin berubah

Kawalan kepada penghasilan/Output Input

Contoh Jawatan: Pemandu

Menghantar pegawai ke destinasi dalam keadaan cekap,

selamat dan selesa.

Contoh Jawatan: Pemandu

- Menyelenggara kenderaan dari segi keadaan

mekanikal dan kebersihan

- Memandu kenderaan dengan berhemah

- Mematuhi peraturan lalu lintas

Susunan akauntabiliti perlu disenaraikan mengikut

keutamaan fungsi tugas

Tidak semua tugas bagi sesuatu jawatan perlu

disenaraikan

TUGAS UTAMA



AKAUNTABILITI

• Membantu menyediakan

Anggaran Bajet Tahunan

agensi bagi memastikan

agensi mendapat peruntukan

kewangan yang mencukupi

untuk melancarkan

pelaksanaan fungsi yang

ditetapkan

• Mengumpul permohonan

bajet

• Mengurus setiakan

mesyuarat semakan bajet

• Membuat semakan dan

bentang kepada pengurusan

& MOF

TUGAS UTAMA

Apakah tanggung jawab utama jawatan dalam mencapai

tujuan pewujudannya? PP Kewangan


• Apakah tanggungjawab utama

jawatan?



53




AKAUNTABILITI

• Memastikan pegawai tiba di

destinasi dalam keadaan

selesa dan selamat

• Memastikan kenderaan dalam

keadaan baik

• Memandu dengan berhemah

• Mematuhi peraturan lalu

lintas

TUGAS UTAMA

Apakah tanggung jawab utama jawatan dalam mencapai

tujuan pewujudannya?Pemandu

Kenderaan


• Apakah tanggungjawab utama

jawatan?



54




• Mengkaji, merangka& memperakukan

• Merancangmenyelaras dan

mengurus

• strategi/ program/ aktivitipengumpulan,

pengemaskinian, penyimpanan dan

pelaporan data

• kerangka/ proses kerjaberkaitan pengumpulan,

pengemaskinian danpenyimpanan/ pangkalan

data perjawatan sektorawam

• ke arah halatuju BPO sebagai custodian

maklumat perjawatansektor awam

• bagi membolehkanpembangunan sistem,

rangkaian ICT & pengekstrakan data

perjawatan yang lancar


55

AKAUNTABILITI



Jawatan: Timbalan Ketua Pengarah

Bahagian Komuniti Keselamatan ASEAN

(APSCD) Sekretariat Kebangsaan Asean-

Malaysia

Meneliti danmemantau

isu-isu di bawahtanggungjawab

APSCD

bagi memastikanSekretariat

Kebangsaan ASEAN-Malaysia memainkanperanan selaku agensi

peneraju tonggakKomuniti Politik-

Keselamatan ASEAN dengan berkesan



56

AKAUNTABILITI

http://www.google.com.my/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&docid=Pmzx6gvSlF5RCM&tbnid=Shf7NK-DPPQjVM:&ved=0CAcQjRw&url=http://office31.com.my/index.php?route=product/product&product_id=3125&ei=vLIzVODZHoeiugSUhYL4BQ&bvm=bv.76943099,d.c2E&psig=AFQjCNGAVL4wc7X21AxjjLgDeoS1AYIYgQ&ust=1412757410655255




Jawatan: Pengarah, Bahagian Komuniti

Keselamatan ASEAN (APSCD) Sekretariat

Kebangsaan Asean-Malaysia

i. Menyediakan draf ikhtisar dan nota percakapan, surat, minit, laporan dan

maklumat-maklumatlain mengenai isu-isu

di bawahtanggungjawab

Bahagian KomunitiKeselamatan ASEAN

untuk keperluanmesyuarat/

perkembangansemasa isu



57

AKAUNTABILITI





DIMENSI

58

KOMPONEN UTAMA JD



Paramater/ Skop tugas di bawah seliaan

59

Dimensi adalah merujuk kepada parameter/skala dan

bilangan skop fungsi tugas bagi sesuatu jawatan.

Parameter/skala dan kuantiti spesifik kepada jawatan

yang berkenaan sahaja dan berdasarkan skala

penentuan di bawah seliaan jawatan berkaitan sahaja.

Penentuan dimensi adalah berbeza dengan Petunjuk

Prestasi Utama (KPI) dan Sasaran Kerja Tahunan

(SKT).

Dimensi

SKT

KPI

Gambarajah Perbezaan Dimensi, KPI dan SKT Dimensi KPI SKT

Penentuan

Paramater/Skala

Ukuran impak

pencapaian SKT

utama

Sasaran kerja yang

perlu dicapai

Cth:

Kategori Usahawan

- Usahawan di 3 negeri

- Usahawan wanita

Cth:

10 daripada

usahawan bebas

daripada bantuan

dana kerajaan

Cth:

membantu 100

usahawan

DIMENSI





Skop tugas di bawah seliaan

Bilangan Kementerian: 25 Bilangan Kementerian: 25

Bilangan Negara Anggota ASEAN: 10

17 Badan Sektoral di bawah Komuniti Sosio-Budaya ASEAN

Bilangan Negara Rakan Dialog ASEAN: 2

Bilangan Negara Anggota ASEAN: 10

PP Bahagian KomunitiKeselamatan ASEAN

PP Bahagian Komuniti Sosio-budaya ASEAN

Sekretariat Kebangsaan ASEAN-Malaysia

60

DIMENSI





PENGALAMAN

61

KOMPONEN UTAMA JD



PENGALAMAN

Pengalaman merupakan tempoh minimum

yang diperlukan bagi melaksanakan fungsi

di jawatan tersebut. Tempoh pengalaman

hendaklah realistik dengan gred sesuatu

jawatan, bukan merujuk kepada tempoh

perkhidmatan penyandang sedia ada.

Contoh:

Jawatan Pengarah, Gred N54 di Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

Sekurang-kurangnya berpengalaman 5 tahun dalam bidang pengurusan

sumber manusia.





KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS

63

KOMPONEN UTAMA JD



KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS

Kelayakan akademik/ ikhtisas merujuk

kepada kelayakan minimum yang

diperlukan oleh pegawai untuk

menyandang sesuatu jawatan.

Jawatan Ketua Unit Integriti, Pegawai Siasatan, Gred P47/48

• Ijazah Sarjana Muda

• Sijil CeIO (Certificate of Integrity Officer)





KEMAHIRAN/ KRITERIA INDIVIDU

65

KOMPONEN UTAMA JD




Kemahiran/ Kriteria individu merujuk

kepada kemahiran/ kriteria yang

diperlukan oleh pegawai untuk

menyandang sesuatu jawatan.

Jawatan Pengarah Bahagian Pengurusan Sumber Manusia,

Pegawai Tadbir dan Diplomatik, Gred M48

a) Kemahiran Kepimpinan

b) Kemahiran Membuat Keputusan

c) Pemikiran Strategik

d) Pemikiran Analitikal





Bagi jawatan-jawatan berbentuk perkhidmatan gunasama, kader,

terbuka dan peminjaman/pertukaran sementara atau mana-

mana jawatan yang difikirkan sesuai oleh Ketua Jabatan

dan/atau Ketua Perkhidmatan, kriteria pengalaman dan kriteria

individu yang dibangunkan dalam Deskripsi Tugas tidak

menghalang mana-mana penyandang yang kurang memenuhi

kriteria untuk ditempatkan di jawatan tersebut. Walau

bagaimanapun, Ketua Jabatan dan/ atau Ketua Perkhidmatan

boleh menentukan sebarang bentuk pembangunan atau latihan

kepada penyandang bagi memenuhi mana-mana kriteria tersebut.




SOALAN-SOALAN LAZIM



BIL. SOALAN JAWAPAN

1. Adakah JD perlu dipinda

sekiranya penyandang

bertukar?

Tidak. JD tidak perlu dipinda

kerana penyediaan JD merujuk

kepada jawatan bukan

penyandang.

2. Kumpulan gred dan jawatan

apakah yang sesuai

mempunyai JD?

JD sesuai disediakan untuk semua

gred dan jawatan dalam

perkhidmatan awam. Walau

bagaimanapun, JD lebih wajar

disediakan secara top-down dan

menumpukan kepada jawatan

Kumpulan Pengurusan dan

Profesional bagi agensi awam.

SOALAN-SOALAN LAZIM



BIL. SOALAN JAWAPAN

3. Adakah agensi perlu

menyediakan satu (1) JD

sahaja bagi jawatan-jawatan

yang menjalankan fungsi

yang sama?

TIDAK. Prinsip penyediaan JD iaitu

1 JD: 1 Jawatan. Akauntabiliti dan

tugas utama boleh sama bagi

jawatan yang menjalankan fungsi

yang sama tetapi terdapat

kemungkinan perbezaan pada

komponen “dimensi”.

4. Bagaimanakan kaedah

penulisan Tujuan Pewujudan

Jawatan sekiranya terdapat

lebih daripada satu (1) Tujuan

Pewujudan Jawatan?

Tujuan Pewujudan Jawatan boleh

digabungkan menjadi satu ayat

umum. Perincian boleh dihuraikan

melalui setiap akauntabiliti.

SOALAN-SOALAN LAZIM



BIL. SOALAN JAWAPAN

5. Bagaimana

penyediaan JD bagi

jawatan fleksi?

1. Fleksi Kemajuan Kerjaya

2. Fleksi Pengekalan

Pengalaman

3. Fleksi TBK

4. Fleksi Skim

Perkhidmatan (Kenaikan

Pangkat Tanpa Kekosongan –

kriteria kecemerlangan)

5. Fleksi Skim

Perkhidmatan

1. FLEKSI KEMAJUAN KERJAYA (TANPA

TEMPOH)

Cth: Gred 41/44

Wajar: Penyediaan JD pada gred

terendah (1 JD: 1 Dimensi gred)

2. FLEKSI PENGEKALAN PENGALAMAN

Cth: Gred 48/52/54

Wajar: Penyediaan JD pada gred

terendah, tetapi Dimensi bezakan

mengikut gred (1 JD: >1 Dimensi gred)

SOALAN-SOALAN LAZIM



BIL. SOALAN JAWAPAN

5. Bagaimana

penyediaan JD bagi

jawatan fleksi?

1. Fleksi Kemajuan

Kerjaya


Pengalaman

3. Fleksi TBK

4. Fleksi Skim

Perkhidmatan (Kenaikan Pangkat Tanpa

Kekosongan – kriteria

kecemerlangan)

5. Fleksi Skim

Perkhidmatan

3. FLEKSI TIME-BASED BERASASKAN

KECEMERLANGAN (TBK)

Cth: Guru, TBK 13 Tahun

Wajar: Penyediaan JD pada gred terendah

*Guru di gred 48 ke atas perlu ada dimensi

tambahan

4. FLEKSI SKIM PERKHIDMATAN BAGI

KENAIKAN PANGKAT TANPA

KEKOSONGAN (Kriteria Kecemerlangan)

Cth: Bakat & Seni, Penyelidik, Pensyarah,

Akauntan, PLV (tiada sekatan pergerakan ke

gred lebih tinggi)

Wajar: Penyediaan JD perlu ada dimensi

berbeza mengikut gred

SOALAN-SOALAN LAZIM



BIL. SOALAN JAWAPAN

5. Bagaimana

penyediaan JD bagi

jawatan fleksi?

1. Fleksi Kemajuan

Kerjaya


Pengalaman

3. Fleksi TBK

4. Fleksi Skim

Perkhidmatan (Kenaikan PangkatTanpa Kekosongan –kriteriakecemerlangan)

5. Fleksi Skim

Perkhidmatan

5. FLEKSI SKIM PERKHIDMATAN

Cth: N36/M41

Wajar: Penyediaan JD mengikut tugas seperti

mana tujuan pewujudan jawatan

SOALAN-SOALAN LAZIM



BIL. SOALAN JAWAPAN

6. Pada komponen manakah

SEMPADAN tugas dapat

dikenal pasti?

Sempadan tugas dapat dikenal

pasti pada komponen TUJUAN

PEWUJUDAN JAWATAN,

AKAUNTABILITI & DIMENSI

7. JD hanya dapat melihat

kepada tugas utama.

Bagaimana sekiranya untuk

mengenalpasti tugas-tugas

lain yang bukan utama?

Sebarang tugas-tugas lain

dicadang untuk dilampirkan

bersama dokumen JD.

8. Siapa yang

bertanggungjawab

menyediakan JD?

PSM yang wajar menyediakan JD

bagi setiap jawatan. Walau

bagaimanapun, ia boleh dibantu

oleh penyelia/penyandang

jawatan tersebut.

9. Adakah boleh menambah

komponen lain dalam JD?

Boleh. Tertakluk kepada

keperluan agensi.

SOALAN-SOALAN LAZIM



BIL. SOALAN JAWAPAN

10. Adakah JD dapat

menjajarkan sesuatu jawatan

sekiranya beban

tugas/kompleksiti tidak setara

dengan jawatan sedia ada.

Boleh. Tertakluk juga dengan lain-

lain prinsip dan dasar perjawatan

semasa.

SOALAN-SOALAN LAZIM



“Sesungguhnya Allah tidak akan mengubah

nasib sesuatu kaum sehingga mereka

mengubah keadaan yang ada pada diri mereka sendiri”Surah Ar-Ra’d (ayat 11)

76

https://www.google.com.my/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&docid=mnieh6tlnDsyoM&tbnid=dVOxvia8_vIdoM:&ved=0CAcQjRw&url=https://www.rossaimi.com/2014/03/contoh-soalan-peperiksaan-penolong-akauntan-w27&ei=G6czVLvkLIyIuASoi4Eg&bvm=bv.76943099,d.c2E&psig=AFQjCNGAVL4wc7X21AxjjLgDeoS1AYIYgQ&ust=1412757410655255

https://www.google.com.my/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&docid=mnieh6tlnDsyoM&tbnid=dVOxvia8_vIdoM:&ved=0CAcQjRw&url=https://www.rossaimi.com/2014/03/contoh-soalan-peperiksaan-penolong-akauntan-w27&ei=G6czVLvkLIyIuASoi4Eg&bvm=bv.76943099,d.c2E&psig=AFQjCNGAVL4wc7X21AxjjLgDeoS1AYIYgQ&ust=1412757410655255

Date post:	01-Oct-2021
Category:	Documents
Upload:	others
View:	8 times
Download:	1 times

& PANDUAN PENYEDIAAN DESKRIPSI TUGAS SEKTOR AWAM

Documents