AN INDUSTRY‐ACADEMIC COLLABORATION TO SUPPORT 

NURSING SERVICES WITH IMPLEMENTATION OF AN 

ELECTRONIC MEDICAL RECORD

Dr Bernice RedleyMs Naomi Dobroff

Professor Alison Hutchinson

• Nurses are the largest users of health records in health services • Internationally most EMR projects fail to deliver expected benefits

“the way users interact with a product strongly influence the impact”1

• Strong clinical engagement is the foundation for success• Evidence advocates for end‐user involvement at all stages

– Development– Selection– Configuration – Operation / implementation– Evaluation, monitoring and sustainability

BACKGROUND

• Rapid technological innovations: continuous evolution– Slow adoption in health compared to other industries, even slower in 

nursing– Interoperability 

• Highly profitable vendors in market incompatible with public funded service

• Limitations of vendor products: flashy demonstrations vs reality: limited nursing experience

• Complex multifaceted project: “wicked problems” require a flexible and iterative response 

• Examples of HTA processes applied to nursing are scarce2

• Application of recent developments in standardized nursing language  to Australian/ Victorian context2

PROBLEMS FOR EMR IMPLEMENTATION

• Healthcare research in clinical service settings is complex• Build professional, formal and informal networks, legitimacy 

and recognition• Share with and learn from each other • Fill gaps in knowledge, capacity or skills• Meaningful involvement in organisation• Independence• Build meaningful relationships• Developing local capacity and sustainable partnerships• Foster local ownership, engagement and sustainability• Findings and implications back into the organisation

WHY WORK IN A RESEARCH PARTNERSHIP

DEAKIN UNIVERSITY NURSING PARTNERSHIP

Nursing and Midwifery Research• Patient experience• Patient safety• Health Workforce

MONASH HEALTH PARTNERSHIP

• To lead high quality research in the areas of quality and patient safety with the aim of enhancing the independence and wellbeing of individuals in clinical and aged care settings.

• To provide high quality research training and support in order to build capability among the nursing workforce at Monash Health.

• To build capacity for quality and patient safety research at Monash Health.

• To promote the translation of research findings into educational programs, health care policy and clinical practice.

• To develop and support research collaboration between Monash Health, Deakin University and other industry partners.

GOALS OF CENTRE

• Research outcomes– Grant success– Publications– Conference presentations– Research collaborations: multidisciplinary, multi‐site, multi‐institution

• Capability building– Research training: student supervision: Honours, Master’s and PhD– Staff projects: research, Quality improvement, program evaluation– Research training

• Research translation– Representation on committees and workgroups– Contribution to evidence informed policy and guidance for service delivery– Education and training for staff– Coaching, mentoring, support and advice for staff

PARTNERSHIP  PERFORMANCE

EMR implementation at single large health service• High political and industry imperative for success• Complex intervention: • Iterative process not clear at outset• Low baseline‐ limited exposure, difficult to make good 

decisions• Link and access to experts across disciplines & industries• Extensive planning for implementation• Longitudinal program and evaluation • Integrate available research evidence, adaptation• Identify research opportunity: knowledge gaps

CASE STUDY

MODEL FOR COLLABORATION

Scope of practice

Foundations of care

Current documentationMinimum dataset

Security within EMR

Power Charts and forms

Adoption/ ease of use

Research and Evaluation

Nursing EMR Committees

EMR project committees

Nursing Research

Program Evaluation

Documentation and communication workflows

• Foundations of nursing care– Site specific adaptation of fundamentals of nursing care3

• Patient safety4• Knowledge translation

– Knowledge to Action5

– Evidence, context, facilitation6

• Information technology – Health Technology Assessment– User centred design: user‐centred design principles can enhance task efficiency and 

usability7

– Actor Network Theory: sociotechnical theory interactions with IT in ‘real’ settings8

– User acceptance of technology: user perceptions influence IT acceptance9

• Team science– Teams can deliver innovations & success not otherwise possible10

CONCEPTUAL FRAMEWORKS

QUESTIONS?• Who is documenting? (RN, 

NP, RM, EN)• What are they documenting?

(patient information, FOC)• When are they documenting? 

(workflows, timeliness)• Where are they 

documenting? (current documents)

• How are they documenting? (paper, electronic, standard 

forms, free text)

What is expected to change from the current system?

PreparationBaseline data

SustainabilityOutcome

ImplementationProcess

• What do we expect to change and how? • What data are available?• What is the data quality?• Meaningful for clinicians and the organisation?• Where are the gaps?• How do we fill them?

• Set sail and correct course?• What is going wrong?• What is going right?• Identify and readjust?• Aligned with current KPI’s and foundations of care• Reliable information• Unintended consequences/ workarounds

• Accessible• Authenticated• Accurate• Timely• Contemporaneous• Reflects actual work• Fidelity• Usability

Where are the risks in transfer to EMR (patient, staff, org)?How can we mitigate these?

What do staff KnowThinkFeel

About EMR?

Interaction touchpoints for communication and information transfer

Formal (handover, ward rounds, written end of shift report, NUM updates, patient 

transfers, MDT meetings) Informal (ad hoc, conversations, 

telephone) Verbal (spoken)

Non‐verbal (documented) MeasuresMeasures

Measures

ENGAGEMENT AT ALL LEVELS

• Evidence review– Measuring workflows– Concepts of nurses work– Measuring nurses work

• Methodological advice• Access to Experts:

– information systems, systems intelligence, nursing• Knowledge from current Research 

– Patient experience and participation using technology – Quality nursing information, standard forms– Work processes & mapping – Development and testing of nursing IS

RESEARCH ACTIVITIES

• Extends beyond the scope of research: organisational culture• Integration of nursing specific research with IT/ EMR 

knowledge• Support an evidence based approach to development and 

implementation of EMR: translation• Support rigour in approach and tools• Access to knowledge, resources and a different perspective: 

challenge ideas & solve complex problems• Build new evidence to address gaps• Research knowledge generated from ‘real’ clinical 

environments

MUTUAL BENEFITS OF RESEARCH COLLABORATION

• Build Nursing and Midwifery relationships in the organisation: recognition and credibility

• Keeping up with technology• Build capacity for research: research training and 

advice and support• Supporting service improvement• Generate knowledge relevant  for local and broader 

practice• Future opportunities for nursing research

SUMMARY

1 Wevera, Renee, Jasper van Kuijkb, and Casper Boksc. 2008. "User‐centred design for sustainable behaviour."  International Journal of Sustainable Engineering 1 (1):9‐20. doi: 10.1080/19397030802166205.2Ramacciati, N. 2013. "Health Technology Assessment in nursing: a literature review."  Int Nurs Rev 60 (1):23‐30. doi: 10.1111/j.1466‐7657.2012.01038.x3 Kitson, A.et al. 2010. "Defining the fundamentals of care."  Int J Nurs Pract 16 (4):423‐34. doi: 10.1111/j.1440‐172X.2010.01861.x.4 See http://www.safetyandquality.gov.au/wp‐content/uploads/2012/01/32296‐Australian‐SandQ‐Framework1.pdf5 Graham ID, Logan J, Margaret BH, Sharon ES, Jacqueline T, Wenda C, et al. Lost in knowledge translation: Time for a map? J Contin Educ Health Prof. 2006;26(1):13‐24.6 Curran, J. A. et al. 2011. "Knowledge translation research: the science of moving research into policy and practice."  J Contin Educ Health Prof 31 (3):174‐80. doi: 10.1002/chp.20124. 7Chan, J., et al. 2011. "Does user‐centred design affect the efficiency, usability and safety of CPOE order sets?"  J Am Med Inform Assoc 18 (3):276‐81. doi: 10.1136/amiajnl‐2010‐000026.8Wickramasinghe et al. Using ANT to Uncover the Full Potential of an Intelligent Operational Planning and Support Tool (IOPST) for Acute HealthCare Contexts. IJANTT. 2013 5(2):29‐499Nguyen, L. et al., 2016. "The Acceptance of Nursing Information Systems: An Analysis Using UTAUT." In Contemporary Consumer Health Informatics, N. Wickramasinghe, Troshani, Tran  (Eds) pp.  347‐365. International: Springer.10National Research Council. 2015. "Enhancing the Effectiveness of Team Science."  Washington DC: The National Academies Press. http://www.nap.edu/catalog.php?record_id=19007

REFERENCES

Bernice.redley@deakin.edu.au