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INSTITUTO BERNAL DIAZ DEL CASTILLO
CENTRO UNIVERSITARIO OAXACA
HUAJUAPAN DE LEON”
CARRERA: LIC. EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ASIGNATURA: AUDITORIA ADMINISTRATIVA
TRABAJO: ANTOLOGIA
PRESENTA: JAZMÍN ALAVEZ SORIANO
Huajuapan de León, Oaxaca, 10 de Diciembre del 2014
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Contenido
INTRODUCCION ............................................................................................................................................... 4
CAPITULO I. LA AUDITORIA .......................................................................................................................... 5
1.1 Antecedentes ...................................................................................................................................... 5
1.2 Definiciones .......................................................................................................................................... 6
1.3 Objetivos ............................................................................................................................................... 7
1.4 Finalidad ............................................................................................................................................... 7
1.5 Clasificación .......................................................................................................................................... 8
CAPITULO II. LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ...................................................................................... 9
2.1 Antecedentes ........................................................................................................................................... 9
2.2 Definiciones .............................................................................................................................................12
2.3 Objetivos de la Auditoria Administrativa.................................................................................................12
2.4 Principios de la Auditoria Administrativa ................................................................................................13
2.5 Alcance .....................................................................................................................................................14
2.6 Campo de Aplicación ................................................................................................................................15
CAPITULO III. RELACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ......................................................15
3.1 Administración Estratégica ......................................................................................................................15
3.2 Desarrollo Organizacional ...................................................................................................................16
3.3 Sistemas de Calidad .............................................................................................................................18
CAPITULO IV. ESCALAS DE EVALUACIÓN .............................................................................................19
4.1 Instituto Americano de Administración ............................................................................................19
4.2 Análisis Factorial del Banco de México ....................................................................................................20
4.3 Auditoria de la Calidad Total ...................................................................................................................21
4.4 José Antonio Fernández Arena .........................................................................................................22
CAPITULO V. METODOS DE AUDITORIA ................................................................................................23
5.1 Método William P. Leonard ......................................................................................................................23
5.1.1 Programa de la auditoria ..............................................................................................................24
5.1.2 Recolección de Datos ...................................................................................................................24
5.1.3 Informe o Dictamen .......................................................................................................................25
5.2 Método de la auditoria de Control de Calidad ..................................................................................25
5.2.1 Premio Deming. .............................................................................................................................25
CAPITULO IV. EL AUDITOR .........................................................................................................................27
6.1 Definición ................................................................................................................................................27
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6.2 Funciones generales ............................................................................................................................27
6.3 Conocimientos que debe poseer ........................................................................................................28
6.4 Habilidades y destrezas .......................................................................................................................28
6.5 Experiencia.............................................................................................................................................29
6.6 Responsabilidad profesional ...............................................................................................................29
CAPITULO VII. BIBLIOGRAFIA ....................................................................................................................31
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INTRODUCCION
La auditoría es la parte administrativa que representa el control de las medidas
establecidas.
El término auditoria, en su acepción más amplia, significa verificar que la información
financiera, administrativa y operacional que se genera es confiable, veraz y oportuna.
El origen de la auditoria proviene de quien demanda el servicio. El servicio de auditoría lo
solicita cualquier persona física o moral que realiza alguna actividad económica. La
auditoría le da certeza a esa persona física o moral sobre la forma y el estado que guarda
el negocio.
Cualquier actividad, requiere de pasos a seguir o procedimientos, así como un doctor debe
seguir ciertos pasos, como anestesiar, verificar los signos vitales, para proceder a operar,
un auditor, debe seguir ciertos pasos para lograr su objetivo.
El muestreo en la auditoria es un procedimiento mediante el cual se obtienen conclusiones
sobre las características de un conjunto numeroso de partidas (universo) a través del
examen de un grupo parcial de ellas
Además de esto, también se valora la capacidad y lo apropiado a la práctica administrativa.
Es necesaria una evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y
propósitos que están presentes en la organización. Debido a esto, cada auditoria
administrativa deberá realizarse de forma distinta dependiendo de la organización.
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CAPITULO I. LA AUDITORIA
1.1 Antecedentes
El origen de la auditoría surge con el advenimiento de la actividad comercial y por la
incapacidad de intervenir en los procesos tanto productivos como comerciales de una
empresa.
Con el transcurso del tiempo, las relaciones comerciales y operaciones de negocios
empezaron a crecer rápidamente, sobre todo a partir de la Revolución Industrial. Este tipo
de servicios era provisto por una o más personas de la misma organización a quienes se
les otorgaba la facultad de revisión en relación a los procedimientos establecidos, el
enfoque que se le daba a este tipo de auditorías en su inicio era de carácter contable,
debido a que se basaba principalmente en el resguardo de los activos, la finalidad era
verificar que los ingresos se administraban correctamente por los responsables en
cuestión.
Las primeras auditorías se enfocaban básicamente en la verificación de registros
contables, protección de activos y por tanto, en el descubrimiento y prevención de fraudes.
El auditor era considerado como un “Revisor de Cuentas”. A principios del siglo XV, los
parlamentos de algunos países europeos comenzaron a crear el denominado Tribunal
Mayor de Cuentas, cuya función específica era la de revisar las cuentas que presentaban
los reyes o monarquías gobernantes.
Con el paso del tiempo se extendió esta revisión a aspectos tales como: revisión de la
eficiencia de los empleados, procedimientos administrativos, actualización de políticas,
este es el origen de la auditoria interna.
Una segunda etapa de la auditoría se crea a partir del nacimiento de la Comisión para la
Vigilancia del Intercambio de Valores (Securities and Exchange Comisión SEC) fundada en
los Estados Unidos de Norteamérica en el año de 1934.
La SEC solicita mucha información que no es de interés directo de los Contadores Públicos
Certificados, los Decretos sobre Valores de 1933 y 1934 requieren estados financieros,
acompañados de la opinión de un contador público independiente, como parte de la
declaración de registro e informes subsecuentes. La SEC ejerce mucha influencia en la
determinación de normas de información financiera aplicables y en los requisitos de
revelación de los estados financieros debido a la autoridad que tiene para determinar los
requisitos que deben cubrir los informes considerados como necesarios para una
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información justa a los inversionistas. Actualmente la etapa de la auditoría que se
encuentra vigente surge con la auditoría administrativa y la auditoría operacional practicada
por auditores internos dependientes de una organización, auditorias que se complementan
con la financiera, es de suma importancia mencionar que en el ámbito legal la auditoria
apenas está siendo instaurada, por lo que los antecedentes que tomamos en
consideración para este trabajo de investigación son meramente antecedentes
relacionados con la auditoría contable.
1.2 Definiciones
Por Colegio de Contadores Públicos de México:
La Auditoría “es un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones
con la finalidad de determinar si están de acuerdo con las NIFS, con las políticas
establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o
voluntariamente aceptadas”, la Auditoría tiene como objeto averiguar la exactitud,
integridad y autenticidad de los estados financieros.
Holmes la define de forma clara y sencilla como: “La auditoría es el examen de las
demostraciones y registros administrativos, en donde el auditor observa la exactitud,
integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos.”
Por otro lado, según la Universidad de Harvard, se establece la siguiente definición: “La
auditoría es el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud,
así como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen.”
Auditoria, en su acepción más amplia, significa verificar que la información financiera,
administrativa y operacional que genera una entidad es confiable veraz y oportuna, en
otras palabras, es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma en
que fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos se hayan observado y
respetado; que se cumple con las obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en
general. Asimismo, significa evaluar la forma en que se administra y opera con el fin de
aprovechar los recursos al máximo.
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1.3 Objetivos
El objetivo principal de una Auditoría es la emisión de un diagnóstico sobre un sistema de
información empresarial, que permita tomar decisiones sobre el mismo. Estas decisiones
pueden ser de diferentes tipos respecto al área examinada y al usuario del dictamen o
diagnóstico.
En la conceptualización tradicional los objetivos de la auditoría eran tres:
Descubrir fraudes
Descubrir errores de principio
Descubrir errores técnicos
Pero el avance tecnológico experimentado en los últimos tiempos en los que se ha
denominado la "Revolución Informática", así como el progreso experimentado por la
administración de las empresas actuales y la aplicación a las mismas de la Teoría General
de Sistemas, ha llevado a Porter y Burton [ Porter,1983 ] a adicionar tres nuevos objetivos :
Determinar si existe un sistema que proporcione datos pertinentes y fiables para la
planeación y el control.
Determinar si este sistema produce resultados, es decir, planes, presupuestos,
pronósticos, estados financieros, informes de control dignos de confianza,
adecuados y suficientemente inteligibles por el usuario.
Efectuar sugerencias que permitan mejorar el control interno de la entidad.
1.4 Finalidad
La finalidad de Auditoria es la indagación y determinación sobre el estado patrimonial,
financiero e investigación y prevención de errores y fraudes.
La auditoría tiene como finalidad aseverar que los estados financieros han sido
confeccionados en forma razonable de acuerdo a las normas contables del país en que se
encuentra la organización que se analiza.
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1.5 Clasificación
En los últimos años, la rápida evolución de la auditoría ha generado algunos términos que
son poco claros respecto de los contenidos que expresan. Además, este proceso evolutivo
ha provocado, en la actividad de la revisión, la especialización de la auditoría según el
objeto, destino, técnicas, métodos, etc., que se realicen., etc.
Una breve referencia de cada una de las modalidades descritas nos aclara los diferentes
enfoques:
Auditoría externa: Examen de las cuentas anuales de una empresa por un
auditor externo, normalmente por exigencia legal. La definición de auditoría
externa que recoge L. Cañibano, de aceptación generalizada, es la siguiente:
«El objetivo de un examen de los estados financieros de una compañía, por
parte de un auditor independiente, es la expresión de una opinión sobre si los
mismos reflejan razonablemente su situación patrimonial, los resultados de
sus operaciones y los cambios en la situación financiera, de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados y con la legislación
vigente».
Auditoría interna: Control realizado por los empleados de una empresa para
garantizar que las operaciones se llevan a cabo de acuerdo con la política
general de la entidad, evaluando la eficacia y la eficiencia, y proponiendo
soluciones a los problemas detectados. La auditoría interna se puede
concebir como una parte del control interno.
Auditoría operativa: Revisión del sistema de control interno de una empresa
por personas cualificadas, con el fin de evaluar su eficacia e incrementar su
rendimiento.
Auditoría administrativa: Es la que se encarga de verificar, evaluar y promover
el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos
del proceso administrativo y lo que incide en ellos es su objetivo también el
evaluar la calidad de la administración en su conjunto.
Auditoría financiera: Es el examen total o parcial de la información financiera
y la correspondiente operacional y administrativa, así como los medios
utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa información.
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Auditorías por programas: Son aquellas que emanan de un programa normal
o especial, diseñado por autoridades específicas. Los programas normales se
conforman por lo regular sobre base anual y en él se establecen las metas a
alcanzar por ese período con base en los recursos humanos, materiales y
económicos con que se disponga para el efecto, establecidos con base en los
recursos presupuestales asignados de manera regular para tales propósitos.
Auditoria Gubernamental: Revisión y examen que llevan a cabo la Secretaría
de Contraloría y Desarrollo Administrativo y la Contaduría Mayor de Hacienda
a las operaciones de diferente naturaleza, que realizan las dependencias y
entidades del Gobierno Federal, Estatal y Municipal en el cumplimiento de
sus atribuciones.
CAPITULO II. LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2.1 Antecedentes
Hechos históricos de mayor relevancia para la Administración, en especial como
precedentes para la formación de una rama especializada que se dedique a el control y
revisión periódica del desempeño organizacional:
En 1800, James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para
estandarizar y medir procedimientos de operación;
Charles Babbage en 1832, Daniel C. McCallum en 1856 y Henry Metcalfe en 1886,
realizaron valiosas aportaciones a la eficiencia operativa, al uso de organigramas y
al estudio de la administración respectivamente;
En 1933, Lyndal F. Urwick sostiene la importancia de los controles para estimuar lla
productividad de la empresa;
En 1935, James O. McKinsey propone la evaluación de todos los aspectos de una
empresa, a la luz de su presente y futuro probable;
En 1945, El Instituto de Auditores Internos Norteamericanos menciona que la
revisión de una empresa puede realizarse analizando sus funciones;
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En 1949, Billy E. Goetz declara que la auditoría administrativa es la encargada de
descubrir y corregir errores de administración;
En 1952, William S. Spriegel y Ernest Coulter contemplan una aplicación basada en
conjuntos de preguntas para captar información en una empresa;
En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar a una organización a
través de una auditoría, utilizando cuatro procedimientos: Apreciación de Conjuntos,
Informal, por Comparación e Ideal;
En 1955, Harold Koontz y Ciryl O'Donnell proponen la autoauditoría;
En 1962, William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y programas para
la ejecución de la auditoría administrativa;
En 1963, Stephen R. Michael aborda el tema de la medición del desempeño y
evaluación de la eficiencia en una organización productiva;
En 1964, Dimitris N. Chorafas contempla la necesidada de que las empresas tomen
en cuenta que sus elementos tienden al desarrollo como consecuencia de su
evolución y transformación, lo que las obliga a tener un adecuado control de sus
acciones;
En 1965, David Anderson y Leo Schmitdt relacionan la conformación idónea de una
unidad de auditoría, específicamente en cuanto a sus funciones, personal y
estructura;
En 1966, José Antonio Fernández desarrolla un marco comparativo entre diferentes
enfoques de la auditoría administrativa;
En 1968, C. A. Clark visualiza la auditoría como un elemento de peso en la
evaluación de la función y responsabilidad social de la empresa. John C. Burton
destaca los aspectos fundamentales de la auditoría administrativa. Fernando Vilchis
Plata explica cómo está integrado el informe de auditoría, cómo debe prepararse y
que beneficios puede traer a una empresa su correcta observancia;
En 1971, Agustín Reyes Ponce ofrece una visión general de la auditoría
administrativa;
En 1972, el Centro Natural de Productividad elabora las Bases de Autodiagnóstico,
obra que brinda una alternativa para que las empresas puedan determinar y
jerarquizar los elementos que inciden en su operación a efectos de toma de
decisiones;
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En 1974, César González Alcántara retoma la importancia de la función del control
como etapa final del proceso además de definir el contenido estructural, funcional y
humano de una contraloría;
En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodológico para
instrumentar una auditoría de las operaciones que realiza una empresa;
En 1977, Patricia Diez de Bonilla y Jorge Álvarez Anguiano proponen aplicaciones
viables de llevar a la práctica y un marco metodológico que permite entender la
esencia de la auditoría de manera más accesible, respectivamente;
En 1978, Ladislao Solares Vera difunde el trabajo cuya síntesis reúne normas de
auditoría, las características del servicio de un auditor interno e independiente el
alcance de una empresa con base en la consideración de sus funciones y su
aplicación en la empresa privada y sector público;
En 1983, Spencer Hyden analiza los procedimientos de trabajo de una empresa y
propone una forma para evaluarlos;
En 1987, Gabriel Sánchez Curiel aborda el concepto de auditoría operacional, la
metodología para utilizarla, la evaluación de sistemas, el informe y la implantación y
seguimiento de sugerencias;
En 1989, Joaquín Rodríguez Valencia analiza los aspectos teóricos y prácticos de la
auditoría administrativa, las diferencias con otra clase de auditorías, los enfoques
más representativos, incluyendo su propuesta y el procedimiento para llevarla a
cabo;
1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluación con un
enfoque profundo; muestra las fases y metodología para su aplicación, la forma de
diseñar y emplear cuestionarios y cédulas, y el uso de casos prácticos para
ejemplificar una aplicación específica.
Los trabajos sobre auditoría en sus diferentes acepciones son tantos y tan variados que
sólo hemos listado los más significativos y algunos de los más difundidos, para
establecer un punto de partida.
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2.2 Definiciones
William P. Leonard: se define como “un examen completo y constructivo de la estructura
organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental, o de cualquier otra
entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo de sus recursos
humanos y materiales.”
José Antonio Fernández Arenas: sostiene que es la revisión objetiva, metódica y completa
de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la
empresa en cuanto a su estructura y a la participación individual de los integrantes de la
institución.
Norbeck: “La Auditoria Administrativa es una técnica de control que proporciona a la
gerencia un método para evaluar la efectividad de los procedimientos operativos y
controles internos.”
Chapmon y Alonso: “Es una función técnica, realizado por un experto en la materia, que
consiste en la aplicación de diversos procedimientos, encaminados a permitir emitir un
juicio técnico.”
2.3 Objetivos de la Auditoria Administrativa
Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los
siguientes:
De control. Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el
comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
De productividad. Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los
recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
De organización. Determinan que su curso apoye la definición de la estructura,
competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de
autoridad y el trabajo en equipo.
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De servicio. Representan la manera en que se puede constatar que la organización
está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las
expectativas y satisfacción de sus clientes.
De calidad. Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización
en todos sus Contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente
competitivos.
De cambio. La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva
a la organización.
De aprendizaje. Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje
institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las
capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
De toma de decisiones. Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido
instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.
2.4 Principios de la Auditoria Administrativa
Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios básicos en las auditorias
administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura teórica de ésta, por tanto
debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:
Sentido de la evaluación: La auditoría administrativa no intenta evaluar la capacidad
técnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución
de sus respectivos trabajos. Más bien se ocupa de llevar cabo un examen y
evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir,
personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han
tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles
administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo
con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos
se apliquen en forma económica.
Importancia del proceso de verificación: Una responsabilidad de la auditoria
administrativa es determinar qué es lo que sé está haciendo realmente en los
niveles directivos, administrativos y operativos; la práctica nos indica que ello no
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siempre está de acuerdo con lo que él responsable del área o el supervisor piensan
que está ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan
técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de
información de terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son
necesarios e imprescindibles.
Habilidad para pensar en términos administrativos: El auditor administrativo, deberá
ubicarse en la posición de un administrador a quien se le responsabilice de una
función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata
de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el
auditor administrativo.
2.5 Alcance
Por lo que se refiere a su área de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y
formas de actuación. Esta connotación incluye aspectos tales como:
Naturaleza jurídica.
Criterios de funcionamiento.
Estilo de administración.
Proceso administrativo.
Sector de actividad.
Ámbito de operación.
Número de empleados.
Relaciones de coordinación.
Desarrollo tecnológico.
Sistemas de comunicación e información.
Nivel de desempeño.
Trato a clientes (internos y externos).
Entorno.
Productos y/o servicios.
Sistemas de calidad.
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2.6 Campo de Aplicación
En cuanto a su campo, la auditoria administrativa puede instrumentarse en todo tipo de
organización, sea ésta pública, privada o social.
En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de
operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas
generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se
clasifican en:
1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaría de Estado)
2. Entidad Paraestatal
3. Organismos Autónomos
4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)
5. Comisiones Intersecretariales
6. Mecanismos Especiales
En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de
estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la base
de las siguientes características:
1. Tamaño de la empresa
2. Sector de actividad
CAPITULO III. RELACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
3.1 Administración Estratégica
Este concepto se aplica en la Administración Estratégica cuando se refiere a
organizaciones empresariales, en el sentido de adaptar conjuntamente recursos y
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capacidades de ellas a un entorno permanentemente variable, en el cual se desempeña
dicha organización.
Definición: “es el proceso que se sigue para asegurar de que una organización posea
estrategia organizacional y se beneficie de su uso” Certo S.
“Proceso de la administración que entraña que la organización prepare planes estratégicos,
y después actué conforme a ellos”. Stoner J.
Relación con la Auditoria Administrativa:
Ambas evalúan a una empresa.
Hace uso de técnicas y métodos.
Se rigen de controles.
Mejoran el desempeño.
ambas se enfocan en la planeación.
Corrigen y hacen mejoras a los procesos organizacionales.
Aplicable a cualquier tipo de organización.
Se basan en el cumplimiento de la misión para evaluar las estrategias.
Para la evaluación se deben regir en base a las políticas de la empresa.
Beneficios de la Administración Estratégica:
1) Permite detectar oportunidades como clasificarlas por orden de prioridad y
explotarlas.
2) Ofrecer una visión objetiva de problemas administrativos.
3) Presenta un marco para coordinar y controlar mejor las actividades.
4) Reduce las consecuencias importantes para respaldar mejor los objetivos
establecidos.
3.2 Desarrollo Organizacional
Definición: “Proceso de creación de una cultura que institucionalice el uso de diversas
tecnologías sociales para regular el diagnóstico y cambio de comportamientos relacionadas
con la toma de decisiones, la planeación y comunicación”. Burke y Hornstein
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“Es un esfuerzo planeado que abarca toda la organización administrativa desde arriba para
aumentar la eficiencia y salud de la organización a través de intervenciones planeadas de
los procesos organizacionales, empleando conocimientos de las ciencias del
comportamiento”. Beckhard.
Relación con la Auditoria Administrativa:
Ambas evalúan el trabajo que se realiza en la organización realizada por grupos
pertenecientes a la empresa.
Propician el crecimiento y desarrollo respecto a las potencialidades de la
organización.
Intervienen para producir un cambio con el objetivo de incrementar la eficacia y
bienestar de la organización.
Se cuenta con la asistencia de un consultor (auditor) y se cuenta con métodos y
teorías, incluyendo la renovación de la organización.
Se recolecta datos para tomar decisiones a través de un conjunto de acciones y de
resolución de problemas dándose retroalimentación y la confrontación.
Buscan el diagnóstico de la organización y la aplicación de técnicas en los
individuos de la organización.
Modifican a la organización entre distintas áreas y niveles organizacionales.
Identificacion del problema
Consultoria
Diagnostico Plan de trabajo
Ejecución
Integración de resultados
CICLO DEL DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
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3.3 Sistemas de Calidad
A través de la planificación, organización y control de calidad se persigue la mejora
continua, no solo de los productos, sino también de los procesos mediante la involucración
de todos los miembros de la empresa. Sujetándose a los siguientes principios:
1. Enfoque basado en la satisfacción del cliente. Para seguir y competir, todos los
criterios de calidad deben establecerse en base al cliente.
2. Cultura de calidad centrada en la mejora continua: La dirección es un viaje sin fin
hacia la mejora continua.
3. Implicación de la alta dirección: Sin un compromiso y participación de la dirección
que mantenga un liderazgo fuerte.
4. Participación de todos los miembros de la organización a través de trabajo en
equipo.
5. Un adecuado sistema de comunicación. Permite el flujo de información en todos los
sentidos, dirección y autoridad.
6. Involucramiento de los proveedores.
7. Sensibilidad y percepción de la organización para su entorno social y medio
ambiente.
Relación con la Auditoria Administrativa:
Evalúan a la organización en relación a los estándares preestablecidos.
Evalúan la eficacia del sistema de gestión de calidad de la organización.
Miden la capacidad para cumplir con las políticas de la empresa.
Identifican el potencial para el mejoramiento de la calidad.
Determinan la conformidad de la organización con los requisitos especificados.
Revisan, evalúan y controlan a la organización.
Verifican la autoridad con el personal y lo que llega afectar a la organización.
Siguen procedimientos e instrucciones para el desarrollo del trabajo.
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CAPITULO IV. ESCALAS DE EVALUACIÓN
El término “escala de evaluación” es amplio y acompaña a múltiples tipos de medidas,
entre los que se incluyen listados de síntomas (cheklist), cuestionarios, inventarios,
autoinformes, índices y otras medidas
La “escala de evaluación” se refiere a cualquier tipo de medida que proporciona una
evaluación relativamente rápida sobre una información específica.
Proporciona una puntuación numérica que se interpreta con facilidad, y puede ser
completada por el joven o por alguien más, a pesar del formato de la respuesta y lo
independiente de la aplicación.
4.1 Instituto Americano de Administración
Esta organización utiliza una escala que va de 7500 a 10000 puntos, repartidos en 10
áreas distintas, y el total valora a la empresa. La calidad de la administración está
determinada de acuerdo con una calificación numérica sobre una base estándar de las 10
categorías o factores en que se han agrupado los aspectos más importantes de
administración.
Maximo Minimo
1. Función económico 400 300
2. Estructura formal 500 375
3. Utilidades 600 450
4. Atención a clientes 700 525
5. Investigación y desarrollo 700 525
6. Consejo de administración 900 675
7. Políticas financieras 1100 825
8. Eficiencia en la producción 1300 975
9. Distribución 1400 1050
10. Evolución de los ejecutivos 2400 1800
Total 10,000 7,500
Tabla 1. Escalas de evaluación desempeño administrativo
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4.2 Análisis Factorial del Banco de México
El análisis factorial es una metodología de investigación industrial el cual constituye un
enfoque ideal para el análisis de productividad, problemas de diagnóstico, en el desarrollo
de nuevos proyectos en la industria y en la cuantificación de algunas actividades.
El concepto clave el que se sirve el análisis factorial es de dividir las actividades de una
empresa en factores los cuales tienen una función sin la cual se vería afectada la totalidad
de la misma. Para visualizar mejor este concepto se recurre a pensar en la empresa como
una célula la cual cumple deseos y necesidades originados por sus mismos procesos y de
los pertenecientes al “cuerpo económico”. De esta manera si una de estas células no
realiza adecuadamente sus funciones la totalidad del cuerpo lo resentirá y no rendirá como
debiera.
Factores de operación.
Aquellos aspectos vitales del funcionamiento de una empresa que van desde el medio
ambiente que la rodea pasando por insumos, procesos, fuerza laboral, etc.; es decir,
factores tantos internos como externos los cuales permite cumplir con sus funciones y
objetivos. Estos son los denominados “factores de operación” y son en los cuales se basa
“el análisis factorial”
Los factores de operación se definen y describen como sigue:
1. Medio ambiente. Conjunto de influencias externas que actúan sobre la operación de
la empresa.
2. Política y dirección (Administración general). Orientación y manejo de la empresa
mediante la dirección y vigilancia de sus actividades.
3. Productos y procesos. Selección y diseño de los bienes que se han de producir y de
los métodos usados en la fabricación de los mismos.
4. Financiamiento. Manejo de los aspectos monetarios y crediticios.
5. Medios de producción. Inmuebles, equipos, maquinaria, herramientas e
instalaciones de servicio.
6. Fuerza de trabajo. Personal ocupado por la empresa.
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7. Suministros. Materias primas, materias auxiliares y servicios.
8. Actividad productora. Transformación de los materiales en productos que pueden
comercializarse.
9. Mercadeo. Orientación y manejo de la venta y de la distribución de los productos.
10. Contabilidad y estadística. Registro e información de las transacciones y
operaciones.
Es muy importante considerar todos estos factores en su conjunto al realizar una
investigación industrial mediante la metodología del análisis factorial ya que no es
posible analizar cada factor por separado debido a que es el esfuerzo conjunto de todas
ellas lo que permite que una empresa funcione.
4.3 Auditoria de la Calidad Total
Las auditorías de calidad tienen un gran protagonismo motivado por el impulso que la
certificación ha adquirido en los últimos años. Ello ha conducido a que desde la
Organización Internacional de Normalización (ISO) se desarrollen normas sobre la
metodología de las auditorías de la calidad como la norma ISO 19011- Directrices para la
auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental., además de la exigencia
de realizar auditorías internas del sistema de gestión de la calidad, establecida en ISO
9001-Sistemas de gestión de la calidad.
Propósito: revisar como la organización está utilizando sus procesos internos para producir
los productos y servicios destinados a los consumidores.
Meta: encontrar maneras para mejorar herramientas, técnicas y procesos que crearan los
productos y servicios de alta calidad.
Los objetivos:
Identificar mejores practicas
Identificar diferencias y anomalías
Compartir buenas practicas implementados en la organización
Ofrecer asesoramiento de manera positiva y proactiva
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Resaltar las contribuciones de cada auditoria en la base de datos de elecciones
aprendidas de la organización.
4.4 José Antonio Fernández Arena
Los cuestionarios que se utilizan para realizarla auditoría administrativa estánformados con
base en los principios de esta disciplina del saber humano.
Administración
I. Ciencia social
II. Que persigue la satisfacción de objetivos institucionales
III. Por medio de una estructura formal
IV. Y a través del esfuerzo humano
I. Ciencia social: La administración en su calidad de ciencia social admite los principios que
se analizan.
II. Que persigue la satisfacción de objetivos institucionales
a) Objetivos de servicio: Satisfacción de las necesidades de los consumidores o
usuarios, ofrecer buenos productos o servicios en condiciones apropiadas.
b) Objetivo social: Protección de los intereses económicos, personales y sociales de
los colaboradores de la institución, del gobierno y de la comunidad, logrando la
satisfacción de estos grupos por medio de buenas relaciones humanas, así como de
adecuadas relaciones públicas.
c) Objetivo económico: Protección de los intereses económicos de la institución, de
sus acreedores y sus inversionistas, logrando la satisfacción de estos grupos por
medio de una generalización de la riqueza y su asignación justa.
III. Por medio de una estructura formal
a) Dirección ejercida por: - consejo de administración,- dirección general
b) Planeación y control
c) Control
d) Asesoramiento
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IV. proceso administrativo
a) Planear
b) Implementar
c) Control
CAPITULO V. METODOS DE AUDITORIA
5.1 Método William P. Leonard
Uno de los precursores de la auditoría administrativa fue William P. Leonard, quien
presenta su modelo de auditoría administrativa en su libro titulado Evaluación de los
métodos y eficiencia administrativa publicado en 1991. En su modelo, Leonard plantea que
el objetivo principal de la auditoría administrativa es descubrir las deficiencias o áreas de
mejora que pudieran existir en alguna de las partes de la empresa.
El modelo de Leonard comprende cuatro etapas, en cada una identifica los factores
precisos que él considera deberán ser evaluados antes y durante la auditoría
administrativa. Esto puedes apreciarlo en el siguiente esquema:
Etapa 1. Examen, alcance y limitaciones
•Planes y objetivos.
•• Estructura organizacional.
•• Políticas y prácticas.
•• Reglamentos.
•• Sistemas y procedimientos.
•• Métodos de control.
•• Mechas de operación.
•• Recurso humano.
•• Instalaciones y equipos
Etapa 2. Evaluación
•Qué áreas de la empresa están o no funcionando adecuadamente.
•• Qué áreas de la empresa cumplen con las expectativas para
•desarrollar sus recomendaciones.
Etapa 3.Presentacion o informe
•Discusión oral de los aspectos importantes.
•• Redacción del informe con los descubrimientos y
•recomendaciones.
•• Presentación del informe final.
Etapa 4. Seguimiento
•• Revisión de las instalaciones.
•• Apoyo por parte de los recursos humanos en el diseño de
•formas y procedimientos.
•• Conclusión de cualquier asunto pendiente.
•• Verificación del informe con la alta gerencia.
Figura 1. Etapas del método de William P. Leonard
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5.1.1 Programa de la auditoria
Planeación: La planeación se refiere a los lineamientos de carácter general que forman
parte de la aplicación de la auditoria administrativa.
Objetivo: Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoria en
forma secuencial y ordenada.
Factores a Revisar: Determinación de los factores fundamentales para el estudio de la
organización con relaciona el proceso administrativo y los elementos específicos que
forman parte de su funcionamiento.
En el primer caso se incorporan las etapas del proceso administrativo y se define las
funciones que lo fundamentan; las cuales permiten un análisis lógico de la organización, ya
que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.
En el segundo caso, se incluye una relación de los elementos específicos que integran y
complementan el proceso administrativo fundamentales que enmarcan su fin y su función,
lo que permite determinar su contribución particular al proceso en su conjunto y al
funcionamiento de la organización.
5.1.2 Recolección de Datos
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga
posible su examen objetivo. Es conveniente aplicar un criterio de discriminación, teniendo
siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y
evaluación para mantener una línea de acción uniforme.
Para recabar la información requerida de forma ágil y ordenada se debe de emplear alguna
de las siguientes técnicas:
Investigación documental Consiste en la selección y estudio de la documentación
que puede aportar elementos de juicio a la auditoría, las fuentes que se pueden
acudir son:
Investigación documental
Observación directa
Acceso a redes de información
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Entrevista
Cuestionarios
Cédulas
5.1.3 Informe o Dictamen
El dictamen de una auditoria, es el paso final de la auditoria. En el dictamen se reflejara
todo el trabajo realizado por el auditor, es de vital importancia tener un dictamen correcto o
de lo contrario todo el trabajo puede no servir, ni cumplir con su propósito.
Un informe incluye elementos como: recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones.
A diferencia de un dictamen, el informe no da una opinión. Por lo que el informe en el
ambiente de auditoria, es conocido correctamente como dictamen. La palabra dictamen
tiene su origen en el vocablo latino “dictamen” que significa opinión, parecer, juicio, acerca
de alguna cosa que emite alguna persona o corporación
El dictamen es el documento que suscribe el contador público conforme a las normas de su
profesión, relativo a la naturaleza, alcance y resultado del examen realizado sobre los
estados financieros de la entidad que se trate.
5.2 Método de la auditoria de Control de Calidad
5.2.1 Premio Deming.
El Premio Deming consiste en una medalla de plata que lleva grabado el perfil del Dr. E.
Deming, Es reconocido internacionalmente como premio a la calidad empresarial. Debe
cubrir todas y cada una de las unidades de negocio en función de la estructura de la
compañía candidata. La memoria corporativa debe de hacer una descripción de cada uno
de los diez criterios de que consta el premio.
1. Políticas. Examina cómo se determinan las políticas de dirección de calidad, y cómo son
transmitidas a través de todos los sectores de la empresa y si son adecuados y
presentados con claridad.
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2. Organización. Analiza los campos de responsabilidad y autoridad y cómo se promueve
la cooperación entre departamentos. Y cómo está organizada la empresa para llevar a
cabo el control de la Calidad.
3. Información. Analiza cómo se recoge y transmite la información, tanto del interior como
del exterior de la compañía, a través de todos sus niveles y organizaciones.
4. Estandarización. Examina los procedimientos para el establecimiento, revisión y
derogación de estándares la forma en que se controlan y sistematizan, así como la
utilización que se hace de los estándares para la mejora de la tecnología de la empresa.
5. Desarrollo de los recursos humanos. Observa cómo se enseña lo que es el control de
Calidad y cómo reciben los empleados la formación en calidad, el grado en que el concepto
de control de calidad y las técnicas estadísticas han sido comprendidas y son utilizadas.
6. Actividades de aseguramiento de la calidad. Se estudia el sistema de dirección para la
garantía de la calidad, y se analizan en detalle todas las actividades esenciales para
garantizar la calidad y fiabilidad de los productos y servicios, como son el desarrollo de
nuevos productos, análisis de la calidad, diseño, producción, inspección, etc.
7. Actividades de mantenimiento y control. Evalúa cómo se realizan las revisiones
periódicas de los procedimientos empleados para el mantenimiento y mejora de la calidad,
analiza cómo están definidas la autoridad y responsabilidades sobre estas materias, y se
examina la utilización de gráficos de control y otras técnicas estadísticas.
8 Actividades de mejora. Examina cómo son seleccionados y analizados los problemas
críticos a la calidad, y cuál es la utilización que se hace de estos análisis.
9. Resultados. Estudia los resultados producidos en la calidad de productos y servicios, por
la implantación del control. Se examina si ha existido mejora en los productos y servicios
suministrados desde el punto de vista de la calidad, del coste y la cantidad, y si la empresa
en su conjunto ha mejorado, no solo calidad y beneficios, sino en el modo científico de
pensar de directivos y de sus empleados, la motivación y otros beneficios intangibles.
10. Planes futuros. El último capítulo evalúa si los puntos fuertes y débiles en la situación
actual son adecuadamente reconocidos, y en qué modo se realiza la planificación para la
mejora de la calidad.
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CAPITULO IV. EL AUDITOR
6.1 Definición
Es la persona con suficiente capacidad profesional y experiencia técnica designada por
una autoridad competente, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestión
administrativa y financiera de una organización pública o privada con el propósito de
informar o dictaminar acerca de ella, realizando las observaciones y recomendaciones
pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeño.
6.2 Funciones generales
Para ordenar e imprimir cohesión a su labor, el auditor cuenta con un una serie de
funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento
general de una organización.
Las funciones tipo del auditor son:
Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y
programas de trabajo.
Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.
Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoria.
Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.
Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y
niveles.
Revisar el flujo de datos y formas.
Considerar las variables ambientales y económicas que inciden· en el
funcionamiento de la organización.
Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.
Evaluar los registros contables e información financiera.
Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua de
avances.
Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio
organizacional.
Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.
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6.3 Conocimientos que debe poseer
Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los requerimientos
de una auditoria administrativa, ya que eso le permitirá interactuar de manera natural y
congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán
durante su desarrollo.
Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de
formación:
a) Formación Académica: Poseer estudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en
administración, informática, comunicación, ciencias políticas, administración pública,
relaciones industriales, ingeniería industrial, sicología, pedagogía, ingeniería en sistemas,
contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseño gráfico, etc.
Otras especialidades como actuaría, matemáticas, ingeniería y arquitectura, pueden
contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación que les permita intervenir
en el estudio.
b) Formación Adicional: instrucción en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional
por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, etc.
c) Formación Empírica: Conocimiento resultante de la implementación de auditorías en
diferentes instituciones sin contar con un grado académico.
6.4 Habilidades y destrezas
Como complemento a su formación profesional, teórica y práctica, el auditor debe reunir
otras cualidades para el desempeño de sus actividades derivadas de sus habilidades y
destrezas personales. Tabla 2. Habilidades y destrezas del auditor
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6.5 Experiencia
A demás de sus conocimientos, habilidades y destrezas, el auditor para el ejercicio de sus
funciones tiene que dominar otros campos relacionados con la organización:
Conocimiento de la organización en su objetivo, campo de acción y estructura.
Conocimiento de la organización en sus áreas administrativa y operativa
Conocimiento por experiencias anteriores en las mismas organizaciones, o en otras
organizaciones similares.
Conocimiento de casos prácticos.
Conocimiento derivado de la implementación de estudios organizacionales de otra
naturaleza.
Conocimiento personal basado en elementos diversos.
6.6 Responsabilidad profesional
Para el debido ejercicio de la Auditoría, el profesional debe realizar su trabajo utilizando
toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y técnicas
que habrá de aplicar en una auditoría, así como evaluar los resultados y presentar los
informes correspondientes.
Independencia: es el estado o cualidad de mantenerse incólume o libre de control o
influencia de las partes interesadas.
Objetividad: Mantener una visión independiente de los· hechos, evitando formular
juicios o caer en omisiones.
Responsabilidad: Observar una conducta profesional cumpliendo con sus encargos
oportuna y eficientemente.
Integridad: Preservar sus valores por encima de las presiones.
Confidencialidad: Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio
propio o de intereses ajenos.
Compromiso: Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la
organización para la que presta sus servicios.
Equilibrio: No perder la dimensión de la realidad y el· significado de los hechos.
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Honestidad: Aceptar su condición y tratar de dar su mejor· esfuerzo con sus propios
recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.
Institucionalidad: No olvidar que su ética profesional lo· obliga a respetar y obedecer
a la organización a la que pertenece.
Criterio: Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.
Iniciativa: Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil· y efectiva.
Imparcialidad: No involucrarse en forma personal en los· hechos, conservando su
objetividad al margen de preferencias personales.
Creatividad: Ser propositivo e innovador en el desarrollo de· su trabajo.
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CAPITULO VII. BIBLIOGRAFIA
Arens, A. (2007). “Auditoría: un enfoque integral”. México: Pearson Prentice Hall
Bello Bello, Luz Mireya y Medina Suárez, Lorena. “Manual de Auditoria
Administrativa. Bogotá: Universidad “Minuto de Dios, 2008
Franklin, E. B. (2007).” Auditoría administrativa: gestión estratégica del cambio.”
México: Pearson Prentice Hall.
Mendivil, V. M. (2010).” Elementos de auditoría. México”: Cengage Learning.
William, L. (1991). “Auditoria administrativa: evaluación de los métodos y eficiencia
administrativos”. México: Diana.
