www.dialect.se

Användarmanual Dialect Unified

www.dialect.se

MI MOBIL 12

1. UPPSTART 13

INSTALLERA 13 LOGGA IN 13 INSTÄLLNINGAR I DIN MOBILTELEFON 13

2. MI – EN ÖVERSIKT 13

3. HEM 14

STATUS 14 SNABBHÄNVISNING 14 AKTIV HÄNVISNING 15 GRUPPER 15 GRUPPHANTERING 15

4. TELEFON 15

PRESENCE 16 FAVORITER 16 LÄGGA TILL EN FAVORIT I STANDARDLISTAN FAVORITER 16 LÄGGA TILL EN FAVORIT I EGEN FAVORITLISTA 17 TA BORT EN KONTAKT FRÅN EN FAVORITLISTA 18 ÄNDRA ELLER TA BORT EN FAVORITLISTA 18 INTERNA KONTAKTER 18 UNDERMENYN KOLLEGOR 19 DIREKTMEDDELANDEN 19 UNDERMENYN GRUPPER 19 UNDERMENYN ÖVRIGT 19 EXTERNA KONTAKTER 20 SAMTALSHISTORIK 20 KNAPPSATS 20

5. HÄNVISNINGAR 21

HÄNVISNINGSORSAK 21 HÄNVISNINGSSVARSSTÄLLE 21 AUTOMATISK TELEFONIST 21 LÄGG TILL EN HÄNVISNING 21 ÄNDRA EN HÄNVISNING 22 UNIFIED KALENDER 22

6. SYSTEMVAL 22

www.dialect.se

ALLMÄNT 22 PRESENTATIONSNUMMER 22 MOBILT PRESENTATIONSNUMMER 22 FLERA MOBILTELEFONNUMMER 23 TELEFONNUMMER TILL DENNA MOBIL 23 SÄTT ATT RINGA UT PÅ 23 INKOMMANDE SAMTAL 23 NÄR UPPTAGEN 23 INGEN AKTIV TELEFON 24 ALLA INKOMMANDE 24 VID INGET SVAR 24 AUTOMATISK IN- & UTLOGGNING 24 TELEFONER 25 TELEFONTYPER 25 SAMTALSTYPER 25

7. INSTÄLLNINGAR 25

HÄNVISNINGSSVARSSTÄLLE 25 ORSAK FÖR SNABBHÄNVISNING 26 ”RESTEN AV DAGEN”-TID 26 SNABBGUIDE 26 OM 26

8. SAMTALSHANTERING 26

INKOMMANDE SAMTAL 26 PÅGÅENDE SAMTAL 26 FLYTTA SAMTAL 27 KONSULTATIVT SAMTAL 27 UTGÅENDE SAMTAL 28

9. MOBILOPERATIVSUNIKA INSTÄLLNINGAR 29

MI FÖR ANDROID 29 RING ALLTID UT MED MI 29

10. SYSTEMKRAV 29

MI PC/MAC 30

1. UPPSTART 31

INSTALLERA 31 LOGGA IN 31

1. STATUS 31

www.dialect.se

SNABBHÄNVISNING 31 AKTIV HÄNVISNING 32

2. GRUPPER 32

GRUPPHANTERING 32

3. TELEFONMENYN 32

PRESENCE 32 KOLLEGOR 33 DIREKTMEDDELANDEN 33 KONTAKTER 34 HISTORIK 35 KNAPPSATS 35

4. INSTÄLLNINGAR 35

LJUD 36 APPLIKATION 36 PROFIL 36 APP INSTÄLLNINGAR 36 SYSTEMVAL 37 AVANCERAT 39 HÄNVISNINGAR 39 HÄNVISNINGSORSAK 39 HÄNVISNINGSSVARSSTÄLLE 39 LÄGG TILL EN HÄNVISNING 39 ÄNDRA EN HÄNVISNING 40 UNIFIED KALENDER 40 HJÄLP 40 SÖK UPPDATERING 40 OM MI 40

5. SAMTALSHANTERING 40

AKTIVT SAMTAL 40 INKOMMANDE SAMTAL 40 PÅGÅENDE SAMTAL 41 FLYTTA SAMTAL 41 PARKERA SAMTAL 42 UTGÅENDE SAMTAL 42

6. SYSTEMKRAV 42

7. HEADSETKOMPATIBILITET 42

www.dialect.se

JABRA 42 PLANTRONICS 42 SENNHEISER 43

DIALECT UNIFIED KALENDER 44

1. LOGGA IN 45

2. INSTÄLLNINGAR 45

SYNKRONISERINGSRIKTNING 46 KATEGORIER 46 KATEGORIER I DIN MICROSOFT EXCHANGE© 46 SAMTALSSTYRNING 47

3. MER OM KALENDERBOKNINGAR 47

VISA SOM 47 KATEGORIN A: SYNKRONISERA INTE 48 ÅTERKOMMANDE HÄNDELSER 48 TA BORT ELLER KORTA NER EN HÄNDELSE 48

STATISTIK 49

1. LOGGA IN 50

2. SKAPA EN BASRAPPORT – STEG FÖR STEG 50

DEFINIERA PERIOD 50 VÄLJ RAPPORTTYP 51 VÄLJ RAPPORTINNEHÅLL 51 RESULTATVYN 52 EXPORTERA 53 INFORMATION OM RAPPORTEN 53 SAMTALSSPECIFIKATION 53

3. SKAPA EN AVANCERAD RAPPORT – STEG FÖR STEG 54

DEFINIERA PARAMETRAR 54 RESULTAT 55 SAMTALSSPECIFIKATION 56

DIALECT UNIFIED KONFERENSRUM 58

1. ALLMÄNT 58

www.dialect.se

ANVÄNDARNIVÅER 58

2. ANSLUT TILL EN TELEFONKONFERENS 58

TELEFON 58 ANVÄNDARES KNAPPSATS 58 MODERATORERS KNAPPSATS 59

3. ADMINISTRATION AV KONFERENSRUM 59

KUNDADMINISTRATION 59

4. KONFERENS UTLAND 59

www.dialect.se

Mi Mobil

Mi är en mobilapplikation som, installerad på en mobiltelefon med Android, Windows eller iPhone, gör att du kan hantera samtal i växeln från din mobiltelefon.

Med Mi når du växelns funktioner från mobilen. Du kan sätta hänvisningar, logga in och ut ur grupper och t.ex. flytta samtal till en kollega. Eftersom alla samtal går via växeln innebär det att du får tillgång till växelns funktioner i mobilen.

Applikationen visar även din samtalshistorik och interna kontaktbok som innehåller alla dina kollegor i växeln. Du når även mobilens egen kontaktlista från applikationen.

www.dialect.se

1. Uppstart

Installera

Installera Mi för Android, iPhone eller Windows Phone genom att gå in på de länkar som du får av din tjänsteleverantör eller telefoniansvarig på ditt företag. Ladda ner applikationen till din mobiltelefon.

Logga in

Första gången du öppnar Mi möts du av en inloggningssida. Inloggningsuppgifterna får du av din tjänsteleverantör eller telefoniansvarig på ditt företag. Uppgifterna sparas i applikationen vilket gör att du nästa gång loggas in automatiskt.

Inställningar i din mobiltelefon

I din mobiltelefons inställningar hittar du app-inställningar gällande vad appen får åtkomst till i din mobiltelefon samt notishantering.

I inställningarna kan du ställa in appens åtkomster. Om du vill att Mi-appen ska kunna visa din telefons kontaktbok i fliken Externa kontakter behöver du ge tillåtelse för åtkomst av kontakter.

För att få notiser om direktmeddelanden, så kallade Instant Messages, behöver du ge appen tillåtelse att skicka notiser. Beroende på operativsystem kan du definiera notisernas egenskaper, så som ljud.

2. Mi – en översikt Mi-appen består av fem huvudsidor; Hem, Telefon, Hänvisningar, Systemval och Inställningar. Åtkomsten av appens huvudsidor varierar något beroende på operativsystem:

Android – Hem, Telefon, Hänvisningar och Systemval visas i menyn längst ner på appsidan. Inställningar når du via de tre små fyrkanterna i startsidans övre högra hörn.

iOS - Alla huvudsidorna nås via menyn längst ner på appsidan.

Windows Phone – Hem, Telefon, Hänvisningar och Systemval visas i menyn längst ner på appsidan. Inställningar når du via de tre små punkterna i startsidans nedre högra hörn.

Placera Mi-appen på en lättåtkomlig plats på din mobiltelefons startskärm för att enkelt och smidigt

nå appen och alla dess funktioner.

www.dialect.se

Figur 1. Fr. v. Android, iOS och Windows Phone

3. Hem Startsidan i appen visar om du har någon aktuell hänvisning. Härifrån kan du också sätta snabbhänvisningar, se vilka grupper du är medlem i samt hantera din inloggningsstatus i dessa.

Status

Under rubriken Status visas din aktuella status i växeln. Härifrån kan du sätta snabbhänvisningar och se information om samt hantera aktiva hänvisningar.

Snabbhänvisning

En snabbhänvisning är en fördefinierad hänvisning som du kan använda när du snabbt behöver sätta en hänvisning i telefonisystemet. Detta är exempelvis användbart när du går in i ett spontanmöte eller annan aktivitet.

Med en enkel knapptryckning kan du sätta en snabbhänvisning på 30 eller 60 minuter. Skulle aktiviteten dra ut på tiden kan du enkelt förlänga hänvisningen med 30 minuter genom att klicka på knappen ”+30 min”.

När du är hänvisad i en snabbhänvisning visas detta på hemskärmen med hänvisningsorsak, datum, tid, hänvisningssvarsställe samt information om att det är en snabbhänvisning. Hänvisningsorsak och svarsställe för snabbhänvisningar ställer du in i fliken Inställningar.

www.dialect.se

Aktiv hänvisning

När du har en aktiv hänvisning visas denna i statusfältet. Hänvisningen presenteras med hänvisningsorsak, datum, tid, hänvisningssvarsställe samt information om hänvisningen om detta finns angivet. Vill du avsluta en aktiv hänvisning klickar du på den röda knappen ovanför hänvisningsinformationen.

Grupper

Under rubriken Grupper listas de grupper du är medlem i. Under varje gruppnamn kan du se hur många kollegor som är inloggade i gruppen samt hur många som är medlemmar i den. Exempelvis visar 5(8) att det är 5 av 8 gruppmedlemmar inloggade just nu.

Genom att klicka på info-ikonen kan du se vilka av dina kollegor som är medlemmar i respektive grupp, deras närvaro (presence) i telefonisystemet samt om de är inloggade i gruppen eller ej. Om du klickar på en kollega i denna vy kommer du direkt till dennes kontaktkort.

Grupphantering

Du är inloggad i de grupper som är markerade med grönt. Du kan enkelt logga in eller ut ur en grupp genom att klicka på denna.

Notera att om du är inloggad i en grupp och din mobiltelefon inte är satt som svarsställe för gruppsamtal visas på startsidan en röd informationstext om just detta. För att ställa in din mobiltelefon som svarsställe för gruppsamtal går du in i menyn Systemval.

Om du är inloggad i en grupp och sätter en snabbhänvisning blir du tillfrågad om du vill logga ut ur de grupper där du är inloggad. Klickar du ja loggas du ut ur grupperna och därmed kan du inte ta emot gruppsamtal. Väljer du att inte bli utloggad kan du ta emot gruppsamtal trots att du är hänvisad. Att vara inloggad då du har en aktiv hänvisning kan vara fördelaktigt om du är med i en supportgrupp.

I de fall du är inloggad i en grupp och en hänvisning aktiveras kommer din gruppstatus inte att justeras. Det innebär att det kan komma att ringa till din telefon trots hänvisning. Vill du inte att detta ska ske måste du logga ut ur dina grupper manuellt.

I menyn Systemval kan du ställa in att du vill bli automatiskt in- och utloggad ur grupper när du har en aktiv hänvisning. Du kommer då bli automatiskt utloggad ur de grupper som du var inloggad i då en hänvisning blev aktiv. När hänvisningen tar slut blir du åter inloggad i de grupper som du var inloggad i innan hänvisningen.

Observera att du inte loggas ut automatiskt om du är ensam inloggad i en svarsgrupp.

4. Telefon Menyn Telefon är indelad i följande fem flikar; Favoriter, Interna kontakter, Externa kontakter, Samtalshistorik och Knappsats. I fliken Favoriter och Interna kontakter visas dina kollegor med realtidsstatus, så kallad presence.

www.dialect.se

Figur 2. Presence-ikoner i Mi-appen

Presence

Användare i växeln presenteras med realtidsstatus. I Mi-appen illustreras detta med ikoner för att du enkelt ska kunna se om en kollega är tillgänglig, upptagen i telefon eller på något sätt hänvisad i växeln.

Blå och grön ikon indikerar på att kollegan är tillgänglig. Grön ikon indikerar att kollegan även kan nås på sin softphone via sin Mi-applikation på datorn. Notera att om kollegan inte är aktiv vid sin dator kommer presence-ikonen att slå om till blå färg.

Röd presence-ikon indikerar att kollegan är otillgänglig. Röd ikon med telefonlur indikerar att kollegan pratar i telefon medan stoppskylten indikerar att kollegan är hänvisad. Information kring vilken hänvisningsorsak och sluttid för denna visas under kollegans namn bredvid presence-ikonen.

Favoriter

I fliken Favoriter har du möjlighet att skapa en lista med favoritkontakter. Fliken återfinns längst till vänster i toppmenyn och är illustrerad med en stjärna.

Lägga till en favorit i standardlistan Favoriter

För att lägga till en kollega, grupp eller enhet i standardlistan Favoriter går du in i

önskat kontaktkort. Här kan du välja att markera kontakten som favorit genom att trycka på stjärnan till höger om kontaktens namn.

Välj i vilken eller vilka favoritlistor du vill lägga din kontakt. Om du inte har skapat några favoritlistor, välj listan Favoriter. Då kommer dina favoritmarkerade kontakter presenteras enligt nedan. Tryck på Spara.

När kontakten är inlagd som favorit visas en ifylld blå stjärna. Förutom att de favoritmarkerade kontakterna samlas under en egen flik så kommer du i vyn med kollegor, grupper och enheter även att kunna särskilja dessa kontakter mot övriga genom att deras presence-ikon nu innehåller en stjärna i det övre högra hörnet.

www.dialect.se

Figur 3. Fr.v. Vyn i kontaktkortet respektive fliken Favoriter

Figur 4. Fr. v. Vy för val av favoritlista, kontakt tillagd i flera favoritlistor, fliken Favoriter

Lägga till en favorit i egen favoritlista

För att lägga till en kollega, grupp eller enhet i en egenskapad favoritlista går du in i

önskat kontaktkort. Här kan du välja att favoritmarkera kontakten genom att trycka på stjärnan till höger om kontaktens namn.

Vid valet att välja favoritlista kan du utöver standardlistan Favoriter, skapa en egen favoritlista genom att skriva in valfritt namn och trycka på Skapa.

Välj vilken eller vilka favoritlistor du vill lägga kontakten i genom att bocka för dem. En blå bock visar valda listor. Tryck Spara när du är nöjd.

På kontaktens kontaktkort kommer det nu synas vilka listor denne är medlem i. I fliken Favoriter presenteras standardlistan Favoriter överst och därefter dina egna favoritlistor, se nedan.

www.dialect.se

Figur 5. Undermenyn Kollegor, Grupper samt Övrigt

Ta bort en kontakt från en favoritlista

För att ta bort en kontakt från favoritlistorna går du in i önskat kontaktkort. Genom att trycka på den blå stjärnan vid kontaktens namn avmarkeras kontakten från alla favoritlistor och stjärnan ändrar färg till att enbart bestå av en blå kontur.

Presence-ikonen för kontakten kommer återgå till den ursprungliga versionen där stjärna saknas.

Ändra eller ta bort en favoritlista

I fliken Favoriter kan du ändra namnet på eller ta bort en favoritlista genom att trycka på Ändra.

Vill du skapa en ny favoritlista klickar du på Ny lista.

Notera att favoritlistan sparas lokalt i Mi-appen på mobilen, vilket innebär att en favoritlista som du skapar i din Mi-app på mobilen inte kommer att finnas tillgänglig om du byter mobil.

Interna kontakter

Fliken Interna kontakter innehåller en undermeny, vilken är indelad i Kollegor, Grupper och Övrigt för att du enkelt ska kunna bläddra bland dina interna kontakter, det vill säga alla registrerade användare, grupper och enheter i växeln.

Alla kontakter har ett kontaktkort. Innehållet i dessa varierar något beroende på vilken typ av kontakt det är, se beskrivningar nedan. Gemensamt för alla kontaktkort är att de innehåller kontaktens namn och anknytningsnummer.

Om du vill söka efter en intern kontakt väljer du först den flik som kontakten finns listad i, därefter trycker du på förstoringsglaset bredvid rubriken Interna kontakter. Sök därefter efter önskad kontakt.

www.dialect.se

Undermenyn Kollegor

Listan med kollegor visar alla dina interna kollegor med aktuell presence. Kollegans kontaktkort hittar du genom att trycka på önskad kollega, där hittar du kollegans telefonnummer och du har också möjlighet att skicka direktmeddelanden och lägga till kollegan till en eller flera av dina favoritlistor.

Direktmeddelanden

Ett direktmeddelande är ett meddelande som du kan skicka till dina kollegor genom Mi-appen. Meddelandet kan läsas av kollegan oavsett om denne använder Mi på dator eller mobiltelefon. Dina meddelandekonversationer med en kollega samlas i dennes kontakt-kort så att du enkelt kan se vad som skickats mellan dig och specifika kollegor. Om du går in på ditt egna kontaktkort kan du där se alla meddelanden som kollegor skickat till dig och vise versa.

Skicka ett direktmeddelande

Gå till önskad kollegas kontaktkort

Klicka på meddelanden.

Skriv ditt meddelande och klicka på Skicka.

Notifiering av direktmeddelande

När du har fått ett direktmeddelande av en kollega visas detta genom att du får en notifiering från Mi-appen. Dina notisinställningar anpassar du i mobiltelefonens appinställningar.

Om du har Mi-appen aktiv när du får ett meddelande får du en visuell notis om detta genom att det på menyn Telefon dyker upp en ikon. Utseendet på denna varierar något mellan olika operativsystem. I din lista med kollegor indikeras ett inkommet meddelande av en ikon vid kollegan som skickat meddelandet.

Undermenyn Grupper

Listan med grupper visar alla svarsgrupper som finns inom din växel. Här ser du det totala antalet medlemmar i varje grupp samt hur många som för tillfället är inloggade.

Varje svarsgrupp har ett kontaktkort vilket möjliggör att du enkelt kan ringa gruppens anknytningsnummer, antingen vid vanligt samtal eller vid flytt av samtal. Kontaktkortet visar också presence för gruppens alla medlemmar. Inloggade medlemmar markeras med ett grönt fält. I kontaktkortet kan du även favoritmarkera gruppen.

Undermenyn Övrigt

Listan Övrigt visar de enheter som finns inom din växel. Detta kan exempelvis vara konferenstelefoner, faxar och porttelefoner. Figur 6. Gruppkontaktkort

www.dialect.se

Enheterna har linjestatus men ingen presence. Detta innebär att man kan se om enheterna används i ett samtal men man kan inte hänvisa dem.

I enheternas kontaktkort finns anknytningsnumret till enheten och du har även möjlighet att lägga till en enhet till en eller flera av dina favoritlistor.

Externa kontakter

I fliken Externa kontakter har du möjlighet att nå de kontakter som finns i mobiltelefonens kontaktbok. Om du vill söka efter en kontakt klickar du på förstoringsglaset i flikens högra hörn.

Utseendet på listan varierar något beroende på operativsystem;

Android presenterar kontakterna i den ordning som du angivit i appens inställningar.

iOS presenterar kontakterna i den ordning som dina kontakter presenteras i mobilens egna telefonbok. Till höger finns en navigeringslista med bokstäver för

att du enkelt ska kunna hitta en kontakt i din kontaktlista.

Windows Phone presenterar kontakterna i samma ordning som dina kontakter presenteras i mobilens egna telefonbok.

Gemensamt för alla operativsystem är att kontakterna presenteras med fotografi och företagsnamn om denna information finns angiven. Kontaktkorten innehåller enbart information om kontaktens telefonnummer. Notera att om inga nummer finns på kontakten, så kommer den inte visas i listan.

Samtalshistorik

Samtalshistoriken består av en lista som visar de senaste samtalen till och från dig. Samtalstyperna indikeras med varsin ikon för att visa på om samtalet var besvarat, ringt, missat eller hänvisat.

Samtalen presenteras med samtalstyp, telefonnummer, datum och tidpunkt. Om telefonnumret finns bland dina kontaktlistor visas namnet på kontakten. Om kontakten är intern visas dessutom personens aktuella presence i växeln.

Genom att klicka på kontakten kommer du till dennes kontaktkort där det, beroende på samtalstyp, indikeras vilket telefonnummer som du ringde till eller som kontakten ringde från. Kontaktkortet innehåller även kontaktens övriga telefonnummer.

Knappsats

Knappsatsen består av ett inmatningsfält och en lurknapp. Beroende på operativsystem aktiveras telefonens eget tangentbord automatiskt.

Figur 7. Ikoner för besvarat, ringt, missat och hänvisat samtal

www.dialect.se

Klicka på tangenterna för att slå numret. Radera senaste siffran eller tecknet genom att klicka på tillbaka-pilen i ditt tangentbord eller radera hela siffer- eller teckenraden genom att klicka på krysset i inmatningsfältet.

Notera att du även kan slå interna anknytningsnummer med hjälp av knappsatsen.

5. Hänvisningar I menyn Hänvisningar kan du se och hantera dina kommande hänvisningar. Dina kommande hänvisningar presenteras i datumordning och innehåller information om hänvisningsorsak, hänvisningssvarsställe, frånvarotid samt en eventuell informationsrad.

Hänvisningsorsak

En hänvisningsorsak berättar för systemet varför du är upptagen. Det är även denna orsak som läses upp för de som ringer in under den tid då du är hänvisad. Det finns 10 olika hänvisningsorsaker; Lunch, Gått för dagen, Vård av barn, Möte, Tjänsteresa, Semester, Tjänsteärende, Kurs, Sjuk och Inte i tjänst.

Hänvisningssvarsställe

Hänvisningssvarsstället är dit inringande samtal kopplas då du är hänvisad. Standardläget är det som kallas Automatisk telefonist.

Automatisk telefonist

Den automatiska telefonisten ger den inringande besked om din hänvisningsorsak samt sluttid för den. Den inringande får sedan valet att antingen prata med en kollega eller lämna ett röstmeddelande.

Lägg till en hänvisning

För att lägga till en hänvisning klickar du på plustecknet i hänvisningsmenyns övre högra hörn.

Välj en av de tio hänvisningsorsakerna genom att klicka på den.

Ange därefter starttid och sluttid för din frånvaro. Om du vill använda snabbknappar finns det för starttid snabbknappen Från nu, vilken innebär att hänvisningen börjar gälla direkt när du sparar hänvisningen. För sluttid finns snabbknapparna Tillsvidare och Resten av dagen, vilka gäller tills du tar bort hänvisningen manuellt respektive till den tid du har angivet som Resten av dagen-tid. Resten av dagen-tid ställs in i menyn Inställningar.

Välj därefter vart samtal ska kopplas då du är hänvisad. Ditt svarsställe kan antingen vara något utav standardsvarsställena eller någon specifik kontakt eller

grupp.

Ange valfri ytterligare information för hänvisningen. Denna information visas för dina kollegor.

www.dialect.se

Ändra en hänvisning

Genom att klicka på Ändra i hänvisningsmenyns övre vänstra hörn kan du ta bort

en eller flera hänvisningar.

Klicka på Radera för att ta bort en hänvisning. Om hänvisningen är en återkommande hänvisning får du valet om du vill ta bort endast nästa tillfälle eller om du vill ta bort hela hänvisningsserien. Notera att återkommande hänvisningar endast kan skapas med hjälp av tjänsten Unified Kalender eller med hjälp av Mi PC och Mi Mac.

Unified Kalender

Unified Kalender är en kostnadsfri tilläggstjänst där du kan koppla ihop din kalender i Microsoft Exchange med växelns hänvisningssystem. Tjänsten synkroniserar dina möten med växeln och skapar automatiskt hänvisningar som stämmer överens med dessa. Tjänsten tillåter dig som användare att bestämma vilka möten du vill synkronisera till växeln samt en kategoriseringsfunktion som gör att dina kalenderhändelser kan tilldelas korrekt hänvisningsorsak.

6. Systemval I fliken Systemval finns inställningarna för din personliga anknytning. Härifrån styr du din anknytning som helhet, det innebär att justeringar i dessa inställningar påverkar även dina andra telefoner som är kopplade till systemet i de fall du har sådana. Systemvalen är indelade i två avsnitt beroende på inställningens karaktär, Allmänt och Telefoner.

Allmänt

De allmänna systemvalen berör dina telefonnummer och hur du vill hantera dina inkommande och utgående samtal i växeln.

Presentationsnummer

I inställningen för presentationsnummer väljer du vilket nummer du vill visa för mottagande part då du ringer via växeln. Här kan du välja att presentera dolt nummer, ditt personliga fastnätsnummer, de gruppnummer vars grupp du är medlem i samt ditt mobilnummer.

Mobilt presentationsnummer

Om du inte har något mobilnummer godkänt för din inloggning i växel kommer du behöva gå igenom en kort verifieringsprocess för att bekräfta att du äger mobilnumret som ska presenteras när du ringer via växeln. Processen består av att en kod skickas via SMS till det mobilnummer som du har angivit vid Telefonnummer till denna mobil i menyn Systemval. Kontrollera därför i detta steg att det är korrekt telefonnummer som det kommer skickas en kod till. Om inte, var vänlig korrigera ditt mobilnummer i inställningen Telefonnummer till denna mobil i menyn Systemval.

www.dialect.se

Tryck OK för att skicka en kod till angivet mobilnummer. Denna kod skriver du in i textfältet på nästa rad och trycker därefter på OK.

Flera mobiltelefonnummer

Du kan välja att verifiera fler än ett mobiltelefonnummer. Detta är exempelvis användbart om du tillfälligt byter SIM-kort i din mobiltelefon. Du behöver då ändra telefonnummer i inställningen Telefonnummer till denna mobil samt genomföra ytterligare en verifieringsprocess för det nya mobilnumret.

Notera att du endast behöver genomföra verifieringsprocessen en gång per mobilnummer. Växeln kommer därefter komma ihåg vilka mobilnummer som är godkända för dig.

Telefonnummer till denna mobil

Inställningen Telefonnummer till denna mobil gör det möjligt att ta emot samtal till ditt personliga fastnätsnummer på din mobiltelefon. Numret som är angivet i denna inställning måste därför vara det telefonnummer som är kopplat till telefonens SIM-kort.

Om du tillfälligt eller permanent byter SIM-kort i din telefon är det viktigt att du även kontrollerar att det angivna numret i denna inställning hålls uppdaterat.

Det är också under denna inställning som du kan verifiera ett mobilt presentationsnummer och du genomgår då en kort verifieringsprocess för att kontrollera att det är korrekt nummer angivet.

Sätt att ringa ut på

Det finns tre ringvarianter att ringa ut på när du använder appen. Nedan är en förklaring av var och en;

Motringning – Samtalet sätts upp genom att växeln ringer upp dig på din mobiltelefon och kopplar dig sedan dit du vill ringa.

Ring utanför växeln – Samtalet sätts upp i det publika telefonnätet utan att gå genom växeln. Detta innebär att du kommer ringa via ditt mobilabonnemang samt visa ditt mobilnummer.

Ring via växeln – Samtalet sätts upp via växeln vilket innebär att du kan visa ditt valda presentationsnummer och din presence indikerar att du är upptagen i ett samtal.

Notera att denna inställning enbart påverkar denna app.

Inkommande samtal

Vid inställningen Inkommande samtal kan du bestämma vad som ska hända med de inkommande samtal som du inte kan eller hinner besvara.

När upptagen

När du är upptagen i ett samtal kan du välja att hantera inkommande samtal på följande fyra sätt;

www.dialect.se

Vidarekoppla – Vidarekoppla inkommande samtal till ett definierat svarsställe. Här kan du välja på standardställen så som röstbrevlåda, men även en definierad kontakt eller grupp.

Påringning – Inringande person kommer mötas av en uppkopplingston.

Skicka upptagetton – Inringande person kommer mötas av en upptagetton.

Köa samtal – Inringande person möts av ett röstmeddelande som ger möjlighet att lämna ett röstmeddelande, prata med en kollega eller vänta kvar i din personliga kö. Det köande samtalet kommer kopplas fram till dig så snart du avslutat samtalet du tidigare var upptagen i.

Ingen aktiv telefon

Inställningen hanterar scenarion då din telefon inte är nåbar, exempelvis i radioskugga, eller när telefonen är avstängd. Vid dessa tillfällen kan du välja att flytta vidare samtalet till ett valt svarsställe. Du kan välja något av standardsvarsställena, en specifik kontakt eller en grupp.

Inställningen kan vara aktiv eller inaktiv.

Alla inkommande

Du kan välja att alla dina inkommande samtal ska flyttas vidare till ett definierat svarsställe. Detta svarsställe kan, likt de andra inställningarna, vara ett standardsvarsställe, en kontakt eller en grupp.

Inställningen kan vara aktiv eller inaktiv.

Vid inget svar

När du inte hinner eller kan svara på ett inkommande samtal kan det vara bra att ha ett definierat svarsställe för dessa samtal. För inställningen sätter du ett svarsställe och en definierad tidsgräns.

Inställningen kan vara aktiv eller inaktiv.

Automatisk in- & utloggning

I menyn kan du ställa in om du vill bli automatiskt in- och utloggad ur grupper när du har en aktiv hänvisning. Du kommer då bli automatiskt utloggad ur de grupper som du var inloggad i då en hänvisning blev aktiv. När hänvisningen tar slut blir du åter inloggad i de grupper som du var inloggad i innan hänvisningen.

Om du vill överskrida den automatiska in- och utloggningen kan du göra detta manuellt genom att klicka på de grupper som du vill fortsätta att vara inloggad i.

Undvik att samtalet hamnar i mobilsvar genom att sätta en tidsgräns kortare än den tid det tar för mobilsvaret att ta samtalet.

www.dialect.se

I de fall du är sista inloggade medlem i en grupp kommer du inte bli automatiskt utloggad ur den gruppen, utan detta kan endast göras manuellt genom att klicka på gruppen i Mi-appen.

Telefoner

I sektionen Telefoner bestämmer du vilka telefoner som ska ta emot vilka samtalstyper. Följande avsnitt beskriver de telefontyper och samtalstyper som finns i systemet.

Telefontyper

Sektionen listar de telefoner som du har anslutna till din användare i växeln. Det finns tre olika typer av telefoner i systemet;

Softphone (PC/Mac) – din softphone i din Mi PC- eller Mi Mac-klient.

Intern telefon – din bordstelefon eller bärbar telefon.

Extern telefon – den telefon vars telefonnummer står angivet i Telefonnummer till denna mobil. Vanligtvis din mobiltelefon.

Samtalstyper

Det finns tre olika samtalstyper som en telefon kan ta emot;

Personliga – samtal som inkommer till ditt personliga fastnätsnummer.

Grupp – samtal som inkommer till någon av de grupper som du är medlem i.

Motringning – samtalstypen som uppstår då du har angivit Motringning i

inställningen Sätt att ringa ut på. Motringningssamtal kan endast vara aktiva på en av dina telefoner.

Personliga samtal och gruppsamtal kan vara aktiva på en, flera eller alla dina telefoner samtidigt medan motringning endast kan vara aktiv på en telefon.

7. Inställningar I fliken Inställningar hittar du utöver Snabbguide och Om, som är av informativ karaktär, även växelspecifika inställningar. Det vill säga inställningar som även påverkar din softphone i Mi PC eller Mi Mac om du har en sådan.

Hänvisningssvarsställe

Inställningen Hänvisningssvarställe styr destinationen för de samtal som inkommer när du har en aktiv snabbhänvisning i växeln. Här har du möjlighet att välja något av följande fyra svarsställen Mobiltelefon, Röstbrevlåda, Min telefonvakt eller Automatisk telefonist.

www.dialect.se

Orsak för snabbhänvisning

I denna inställning definierar du vilken som ska vara din hänvisningsorsak när du sätter en snabbhänvisning i systemet. Du har möjlighet att välja vilken som helst av de tio orsakerna som finns tillgängliga för hänvisningar.

”Resten av dagen”-tid

När du sätter en hänvisning i appen har du möjlighet att välja sluttiden ”Resten av dagen”. Denna inställning styr vilken tidpunkt detta är definierat som följande dag.

Snabbguide

Här finner du en snabbguide som beskriver de allra viktigaste funktionerna som du har tillgång till via appen med både bilder och förklaringar i text.

Om

Här finner du information om versionsnummer och om det finns uppdateringar tillgängliga.

8. Samtalshantering

Inkommande samtal

Samtalshanteringen för inkommande samtal skiljer sig åt beroende på om samtalet är direkt till ditt mobilnummer eller om det inkommit till växeln.

För inkommande samtal till ditt mobilnummer kan du ej använda appens funktioner.

Om samtalet kopplats via växeln, det vill säga till ditt personliga fastnätsnummer eller via något av de gruppnummer vars grupp du är medlem i, kan du hantera samtalet med växelns funktioner i Mi-appen.

Samtal besvaras genom att använda mobiltelefonens vanliga svarsfunktion.

Pågående samtal

Ett pågående samtal hanteras genom att flyttas eller parkeras tillfälligt medan du ringer ett ytterligare samtal. Detta görs via de samtalsval som erbjuds i Mi-appen när du har ett pågående samtal.

www.dialect.se

Flytta samtal

Ett samtal som inkommit via växeln går att flytta direkt till ett annat telefonnummer, detta nummer kan tillhöra dig själv, en intern eller extern kontakt eller ett telefonnummer som du själv skriver in via knappsatsen.

Blindflytt

Besvara det inkommande samtalet som vanligt via mobiltelefonens svarsfunktion.

Klicka på Mi-ikonen för att öppna appen.

Klicka på knappen Flytta samtal.

Välj önskad kollega, kontakt eller telefonnummer att ringa upp. Klicka på en kontakts telefonnummer för att flytta samtalet dit, alternativt skriv in

det telefonnummer du vill koppla till i knappsatsen och tryck på den gröna luren.

Samtalet kopplas till valt nummer och du kopplas ner.

Konsultativ flytt

Besvara det inkommande samtalet som vanligt via mobiltelefonens svarsfunktion. Klicka på Mi-ikonen för att öppna appen.

Klicka på knappen Nytt samtal (Konsultativ flytt)

Välj önskad kollega, kontakt eller telefonnummer att ringa upp.

Klicka återigen på Mi-ikonen för att komma till dina samtalsval.

Klicka på knappen Flytta ihop för att slå samman de två samtalen.

Flytta ett samtal till sig själv

Med hjälp av Mi-appen kan du enkelt flytta ett samtal mellan dina egna telefoner, exempelvis om du varit på språng och vill flytta samtalet till din softphone/bordstelefon från din mobiltelefon.

Besvara det inkommande samtalet som vanligt via mobiltelefonens gränssnitt.

Klicka på Mi ikonen för att öppna appen.

Klicka på Flytta samtal.

Klicka på den flik där ditt kontaktkort finns.

Klicka på ditt fastnätsnummer.

Kontrollera att du i Systemval har ställt in att ta emot personliga samtal på den telefon du vill flytta ditt samtal till.

Konsultativt samtal

Konsultativt samtal är ett annat användningsområde för konsultativ flytt som kan användas för att ställa en fråga till en tredje part medan du har ett pågående samtal. Det

Gör dig själv till en favorit för att snabbare kunna koppla ett samtal till dig själv.

www.dialect.se

Figur 8. Samtalsval vid konsultativ flytt/samtal.

pågående samtalet kommer tillfälligt att parkeras för att du ska kunna prata i ytterligare ett samtal. När konsultationen har gjorts kan du välja att återgå till det första samtalet genom att koppla ner det andra samtalet.

Sätt upp ett konsultativt samtal

Besvara det inkommande samtalet som vanligt via mobiltelefonens svarsfunktion. Klicka på Mi-ikonen för att öppna appen.

Klicka på knappen Nytt samtal (Konsultativ flytt)

Välj önskad kollega, kontakt eller telefonnummer att ringa upp.

Klicka återigen på Mi-ikonen för att komma till dina samtalsval.

Klicka på knappen Avsluta för att koppla ner det aktiva samtalet och återgå till det första samtalet.

Utgående samtal

Utgående samtal som du vill ringa via växeln, vilket bland annat möjliggör presentation av fastnätsnummer och presence-indikering, görs via Mi-appen.

Ett utgående samtal via Mi kan sättas upp från favoritlistan, från samtalshistoriken, från interna eller externa kontakter eller via knappsatsen. I de fall då kontakten har flera telefonnummer tillgängliga väljer du det telefonnummer du vill ringa till och klickar på detta.

Om du använder Mi på en telefon med Android kan du välja att använda funktionen Ring alltid ut med Mi för dina utgående samtal.

www.dialect.se

9. Mobiloperativsunika inställningar

Mi för Android

Ring alltid ut med Mi

Ring alltid ut med Mi är en funktion som gör att du kan välja Mi-appen som standardtelefon i din Androidtelefon. Detta gör det möjligt för dig att använda din telefons vanliga telefongränssnitt eller annan telefonapp för att ringa ett samtal via Mi. Dessutom möjliggör funktionen att du kan ringa via Mi även när du har telefonen uppkopplad via Bluetooth i din bil.

Inställning i Mi

För att möjliggöra att du alltid kan ringa via Mi, oavsett val av knappsats, behöver du göra en inställning i din Mi-app på din Androidtelefon.

Inställningen hittar du under Inställningar vid valet ”Ring alltid ut med Mi”. Det initiala värdet är att Mi inte ska initiera alla utgående samtal. Du kan när som helst aktivera och avaktivera denna inställning.

Valet att Mi alltid ska initiera alla samtal innebär i praktiken att Mi-appen kommer att avbryta alla utgående samtal som andra appar på din telefon initierar och ersätta det med att Mi initierar ett samtal till den angivna destinationen. Samtalet kommer sättas upp med den ringvariant som du valt, se Systemval i din Mi-app.

Notera att Mi-appen aldrig påverkar hur nödsamtal sätts upp.

Telefon utan IP-täckning

I de fall din mobiltelefon saknar internet-kontakt kan samtal inte initieras med hjälp av Mi utan du behöver då avaktivera funktionen i dina inställningar.

10. Systemkrav Applikationen stödjer

Android 4.0 och senare.

iOS 6 och senare.

Windows Phone 7.5, 8 och 8.1.

www.dialect.se

Mi PC/Mac

Mi är en applikation för OSX eller Windows och kan användas som kontrollpanel för växeln och även som softphone*.

Med Mi når du växelns funktioner från datorn. Du kan sätta hänvisningar, logga in och ut ur grupper och t.ex. flytta samtal till en kollega. Eftersom alla samtal går via växeln innebär det att du får tillgång till växelns funktioner i datorn.

Applikationen visar även din samtals-historik och kontaktbok som innehåller alla dina kollegor i växeln.

* Observera att softphone-funktionen i Mi kräver en licens.

www.dialect.se

1. Uppstart

Installera

Installera Mi PC eller Mi Mac genom att gå in på de länkar som du får av din tjänsteleverantör eller telefoniansvarig på ditt företag. Ladda ner och installera applikationen på din dator.

Logga in

Första gången du öppnar Mi möts du av en inloggningssida. Inloggningsuppgifterna får du av din tjänsteleverantör eller telefoniansvarig på ditt företag. Uppgifterna sparas i applikationen vilket gör att du nästa gång loggas in automatiskt.

Mi – en översiktMi-appen består av tre sektioner; status, grupphantering och telefonhantering. Utöver dessa tre sektioner finns i applikationens menyhuvud dess inställningar. Utseendet på applikationens menyhuvud varierar något beroende på operativsystem:

OSX – Systemval, Ljud och Hänvisningar.

Windows – Inställningar och Hjälp.

1. Status Översta delen av applikationen visar om du har någon aktuell hänvisning. Härifrån kan du också sätta snabbhänvisningar samt hantera dina aktiva hänvisningar.

Snabbhänvisning

En snabbhänvisning är en fördefinierad hänvisning som du kan använda när du snabbt behöver sätta en hänvisning i telefonisystemet. Detta är exempelvis användbart när du går in i ett spontanmöte eller annan aktivitet.

Med en enkel knapptryckning kan du sätta en snabbhänvisning på 30 eller 60 minuter. Skulle aktiviteten dra ut på tiden kan du enkelt förlänga hänvisningen med 30 minuter genom att klicka på knappen ”+30 min”.

När du är hänvisad i en snabbhänvisning visas detta med hänvisnings- orsak, tid, hänvisningssvarsställe samt information om att det är en snabbhänvisning. Hänvisningsorsak och svarsställe för snabbhänvisningar ställer du in i fliken Inställningar -> Applikation.

Placera Mi-appen på en lättåtkomlig plats i ditt

aktivitetsfält eller docka för att enkelt och smidigt

nå appen och alla dess funktioner.

Figur 3. Mi Mac och Mi PC

www.dialect.se

Aktiv hänvisning

När du har en aktiv hänvisning visas denna i statusfältet. Hänvisningen presenteras med hänvisningsorsak, tid, hänvisningssvarsställe samt information om hänvisningen om detta finns angivet. Vill du avsluta en aktiv hänvisning klickar du på den röda knappen ovanför hänvisningsinformationen.

2. Grupper Under rubriken Grupper listas de grupper du är medlem i. Under varje gruppnamn kan du se hur många kollegor som är inloggade i gruppen samt hur många som är medlemmar i den. Exempelvis visar 5(8) att det är 5 av 8 möjliga gruppmedlemmar inloggade just nu.

Genom att klicka på info-ikonen kan du se vilka av dina kollegor som är medlemmar i respektive grupp, deras närvaro (presence) i telefonisystemet samt om de är inloggade i gruppen eller ej.

Grupphantering

Du är inloggad i de grupper som är markerade med grönt. Du kan enkelt logga in eller ut ur en grupp genom att klicka på denna.

Om du är inloggad i en grupp och sätter en snabbhänvisning blir du tillfrågad om du vill logga ut ur de grupper där du är inloggad. Klickar du ja loggas du ut ur grupperna och därmed kan du inte ta emot gruppsamtal. Väljer du att inte bli utloggad kan du ta emot gruppsamtal trots att du är hänvisad. Att vara inloggad då du har en aktiv hänvisning är fördelaktigt om du exempelvis är med i en supportgrupp.

I de fall du är inloggad i en grupp och en hänvisning aktiveras kommer din gruppstatus inte att justeras. Det innebär att det kan komma att ringa till din telefon trots hänvisning. Vill du inte att detta ska ske måste du logga ut ur dina grupper manuellt.

I menyn Systemval kan du ställa in att du vill bli automatiskt in- och utloggad ur grupper när du har en aktiv hänvisning. Du kommer då bli automatiskt utloggad ur de grupper som du var inloggad i då en hänvisning blev aktiv. När hänvisningen tar slut blir du åter inloggad i de grupper som du var inloggad i innan hänvisningen. Observera att detta inte fungerar om du är ensam inloggad i en svarsgrupp.

3. Telefonmenyn Menyn Telefon är indelad i följande fyra flikar; Kollegor, Kontakter, Historik och Knappsats. I fliken Kollegor visas dina kollegor med realtidsstatus, så kallad presence.

Presence

Användare i växeln presenteras med realtidsstatus. I Mi-appen illustreras detta med ikoner för att du enkelt ska kunna se om en kollega är tillgänglig, upptagen i telefon eller på något sätt hänvisad i växeln.

Blå och grön ikon indikerar att kollegan är tillgänglig. Grön ikon indikerar att kollegan även kan nås på sin softphone via sin Mi-applikation på datorn. Om en kollega inte är aktiv vid sin dator kommer presence ikonen övergå till en blå ikon.

www.dialect.se

Figur 4. Presenceikoner i Mi-appen

Röd presenceikon indikerar att kollegan är otillgänglig. Röd ikon med telefonlur indikerar att kollegan pratar i telefon medan stoppskylten indikerar att kollegan är hänvisad. Information kring vilken hänvisningsorsak och sluttid för denna visas under kollegans namn bredvid presenceikonen.

Kollegor

Fliken Kollegor är den flik som automatiskt är aktiverad när du öppnar din Mi-applikation. Kollegor är registrerade användare i din växel.

Om du vill söka efter en kollega skriver du in ditt sökord i sökfältet. Resultatet visas direkt i området under sökfältet.

Sorteringen av kollegor sker på för- eller efternamn. Inställningen för detta hittar du i Inställningar -> Applikation.

Alla kollegor har ett kontaktkort som innehåller presenceinformation, anknytningsnummer och andra telefonnummer. En kollegas kontaktkort hittar du enkelt genom att klicka på önskad kollega. Härifrån kan du även skicka direktmeddelanden till kollegan.

Direktmeddelanden

Ett direktmeddelande är ett meddelande som du kan skicka till dina kollegor genom Mi-applikationen. Meddelandet kan läsas av kollegan oavsett om denne använder Mi på dator eller mobiltelefon.

Dina meddelandekonversationer med en kollega samlas i dennes kontaktkort så att du enkelt kan se vad som skickats mellan dig och specifika kollegor. Om du går in på ditt egna kontaktkort kan du där se alla meddelanden som kollegor skickat till dig och vise versa.

Skicka ett direktmeddelande

Gå till önskad kollegas kontaktkort

Klicka på meddelanden.

Ett nytt fönster öppnas.

Skriv ditt meddelande och klicka på skicka-ikonen.

Notifiering av direktmeddelande

När du har fått ett direktmeddelande av en kollega visas detta genom att Mi-ikonen blinkar i ditt aktivitetsfält om du använder Windows, respektive studsar i dockan om du använder OSX.

I din lista med kollegor indikeras ett nytt meddelande av en ikon vid kollegan som skickat meddelandet.

www.dialect.se

Kontakter

I fliken Kontakter visas den kontakttyp du har valt i dina applikationsinställningar. Varje kontakt visas med för- och efternamn, företag samt med kontaktbild om sådan finns. Genom att klicka på en kontakt öppnas dennes kontaktkort vilket enbart listar kontaktens telefonnummer.

Om du vill söka på en kontakt skriver du in dennes namn i sökfältet. Resultatet uppdateras direkt och presenteras i området under sökfältet.

Outlook-kontakter (endast 32-bitars Office)

Om du i dina inställningar valt att visa Outlook-kontakter, kommer fliken Kontakter att visa en lista över dina kontakter som du placerat i kontaktmappen Kontakter i din Outlook. Kontakterna presenteras med kontaktbild om sådan finns tillgänglig i Outlook.

Editering och radering av kontakter sker via din Outlook-klient.

Interna kontakter

Om du inte väljer att visa dina Outlook-kontakter visas istället dina privata interna kontakter och ditt företags delade interna kontakter. Detta är kontakter som lagras centralt i växelsystemet.

Lägg till intern kontakt

Gå in i fliken Kontakter.

Klicka på plustecknet till vänster om textfältet, pop-up dialogen Lägg till kontakt öppnas.

Välj typ av kontakt genom att klicka på någon av radioknapparna; a) Privat kontakt – Kontakten visas endast för dig själv. b) Delad kontakt – Kontakten delas med övriga användare i

växeln.

Ange förnamn, efternamn och telefonnummer till kontakten. Notera att telefonnumret ska anges med landskod och utan inledande nolla på riktnumer, exempelvis mobilnummer 070xxxxxxx ska skrivas in som +4670xxxxxxx.

Klicka på OK för att spara kontakten.

Editera intern kontakt

Gå in i fliken Kontakter.

I nedre delen av kontaktens kontaktkort hittar du två knappar. o Klicka på ikonen med kugghjul för att editera kontakten.

Dialogen Ändra kontaktinformation öppnas. Här kan du editera namn, lägga till fler telefonnummer,

e-postadresser etc. Klicka på OK för att spara dina ändringar.

Figur 5. Lägg till NetPBX-kontakt.

www.dialect.se

Radera intern kontakt

Gå in i fliken Kontakter.

I nedre delen av kontaktens kontaktkort hittar du två knappar. o Klicka på det röda krysset för att radera kontakten.

Historik

Fliken Historik består av din samtalshistorik. Samtalshistoriken listar de senaste samtalen till och från dig, oavsett om du hanterat samtalet via din softphone eller mobiltelefon. Samtalstyperna indikeras med varsin ikon för att visa på om samtalet var besvarat, ringt, missat eller hänvisat.

Samtalen presenteras med samtalstyp, telefonnummer, datum och tidpunkt. Om telefonnumret finns bland dina kontaktlistor visas namnet på kontakten. Om kontakten är intern visas dessutom personen i frågas aktuella presence i växeln.

Genom att klicka på kontakten kommer du till dennes kontaktkort där det, beroende på samtalstyp, indikeras vilket telefonnummer som du ringde till eller som kontakten ringde från. Kontaktkortet innehåller även kontaktens övriga telefonnummer.

Knappsats

Knappsatsen består av ett inmatningsfält, knappsats och lurknapp. För att ringa ett nummer kan du använda antingen ditt tangentbord eller klicka på knapparna med muspekaren.

Radera senaste siffran eller tecknet genom att klicka på tillbakapilen i ditt tangentbord. Sätt upp samtalet genom att klicka på lurknappen eller tryck Enter på ditt tangentbord.

4. Inställningar Mi-applikationens inställningar består av en rullgardinsmeny med följande val: Ljud, Applikation och Avancerat samt Profil, Systemval och Hänvisningar. I denna meny är Profil och Systemval genvägar till flikar inom menyn Applikation.

Figur 4. Ikoner för besvarat, ringt, missat och hänvisat samtal

www.dialect.se

Ljud

I ljudinställningarna kan du definiera dina inställningar för telefonljud in och ut, ringsignal samt aktivera specifikt stöd för Sennheiser-headset.

Vid inställningarna för telefonljud ut och in är det viktigt att du anpassar dina val efter de förutsättningar som du använder applikationen på.

Gällande inställningen för ringsignal kan man i Mi PC aktivera en sekundär ljudenhet för ringsignalen.

Applikation

Menyn Applikation består av tre flikar där du kan hantera din profil, applikationens inställningar samt systemval.

Profil

I fliken Profil kan du hantera den information som finns angiven om dig i växeln. Här kan du exempelvis redigera dina telefonnummer samt för- och efternamn.

App inställningar

I fliken App inställningar kan du ställa in egenskaper för snabbhänvisningar, kontakthantering, externa samtal och språkinställningar.

Snabbhänvisning

Under rubriken Snabbhänvisning har du möjlighet att ställa in din förvalda hänvisnings-orsak och svarsställe. Dessa val representeras med varsin rullgardinsmeny. Som hänvisningsorsak kan du välja vilken som helst av de tio orsakerna som finns tillgängliga för hänvisningar. Svarsstället när du har en aktiv snabbhänvisning kan vara någon av följande fyra ställen; Mobiltelefon, Röstbrevlåda, Min telefonvakt eller Automatisk telefonist.

Kontakter

I rubriken Kontakter kan du definiera hur du vill att dina kontakter hanteras i Mi-appen. Här kan du ställa in om dina kontakter ska sorteras på förnamn, om kontakterna ska visas med efternamn först samt om du vill visa dina Outlook-kontakter. Inställningarna kan vara aktiva eller inaktiva.

Om du väljer att visa dina Outlook-kontakter läses kontakterna från din kontaktmapp Kontakter in i Mi-applikationen. Se därför till att alla de kontakter du vill ha tillgängliga i Mi-applikationen placeras i denna kontaktmapp.

Om du inte väljer att visa dina Outlook-kontakter visas dina interna kontakter och ditt företags gemensamma interna kontakter. Om varken du eller ditt företag använder er av interna kontaktregistret, rekommenderas att du väljer dina Outlook-kontakter.

Figur 5. Applikationsinställningar

www.dialect.se

Övriga app inställningar

Här kan du definiera om du vill att alla externa samtal ska hanteras med ett prefix för att sättas upp av applikationen (att behöva slå ’0’ för linje). Du kan dessutom redigera dina språkinställningar. För närvarande stödjs svenska, engelska och italienska.

Systemval

I fliken Systemval finns inställningarna för din personliga anknytning, vilket innebär att justeringar i dessa inställningar påverkar även dina andra telefoner som är kopplade till systemet i de fall du har sådana. Systemvalen är indelade i tre flikar beroende på inställningens karaktär, Allmänt, Inkommande samtal och Telefoner.

Allmänt

Under dina allmänna inställningar kan du definiera ditt presentationsnummer samt välja hantering av inloggningsstatus i grupper.

Presentationsnummer

I inställningen väljer du vilket nummer du vill visa för mottagande part då du ringer via växeln. Här kan du välja att presentera dolt nummer, ditt personliga fastnätsnummer och de gruppnummer vars grupp du är medlem i.

Automatisk in- & utloggning

Här kan du ställa in om du vill bli automatiskt in- och utloggad ur grupper när du har en aktiv hänvisning. Du kommer då bli automatiskt utloggad ur de grupper som du var inloggad i då en hänvisning blev aktiv. När hänvisningen tar slut blir du åter inloggad i de grupper som du var inloggad i innan hänvisningen.

Om du vill överskrida den automatiska in- och utloggningen kan du göra detta manuellt genom att klicka på de grupper som du vill fortsätta att vara inloggad i.

I de fall du är sista inloggade medlem i en grupp kommer du inte bli automatiskt utloggad ur den gruppen, utan detta kan endast göras manuellt genom att klicka på gruppen i Mi-appen. Inställningen kan vara aktiv eller inaktiv.

Inkommande samtal

I fliken Inkommande samtal kan du bestämma vad som ska hända med de inkommande samtal som du inte kan eller hinner besvara.

När upptagen

När du är upptagen i ett samtal kan du välja att hantera inkommande samtal på följande fyra sätt;

Flytta till – Flytta inkommande samtal till ett definierat svarsställe. Här kan du välja på standardställen så som mobiltelefon, röstbrevlåda och telefonvakt.

www.dialect.se

Påringning – Inringande person kommer mötas av en uppkopplingston.

Skicka upptagetton – Inringande person kommer mötas av en upptagetton.

Köa samtal – Inringande person möts av ett röstmeddelande som ger möjlighet att lämna ett röstmeddelande, prata med en kollega eller vänta kvar i din personliga kö. Det köande samtalet kommer kopplas fram till dig så snart du avslutat samtalet du tidigare var upptagen i.

Du gör ditt val genom att klicka på någon av radioknapparna. Väljer du Flytta till visas en rullgardinsmeny där du kan göra ditt val av destination.

Alla inkommande

Du kan välja att alla dina inkommande samtal ska flyttas vidare till ett definierat svarsställe. Detta svarsställe kan, likt de andra inställningarna, vara ett standardsvarsställe, en kontakt eller en grupp. Inställningen kan vara aktiv eller inaktiv.

Vid inget svar

När du inte hinner eller kan svara på ett inkommande samtal kan det vara bra att ha ett definierat svarsställe för dessa samtal. För inställningen sätter du ett svarsställe och en definierad tidsgräns. Inställningen kan vara aktiv eller inaktiv.

Ingen aktiv telefon

Inställningen hanterar scenarion då ingen av dina telefoner är nåbara. Vid dessa tillfällen kan du välja att flytta vidare samtalet till ett valt svarsställe. Inställningen kan vara aktiv eller inaktiv.

Telefoner

I fliken Telefoner bestämmer du vilka telefoner som ska ta emot vilka samtalstyper. För varje telefontyp kan du välja vilka samtalstyper som denna telefon ska kunna ta emot. Följande avsnitt beskriver de telefontyper och samtalstyper som finns i systemet.

Telefontyper

Sektionen listar de telefoner som du har anslutna till din användare i växeln. Det finns tre olika typer av telefoner i systemet;

Softphone (PC/Mac) – din softphone i din Mi PC- eller Mi Mac-klient.

Intern telefon – din bordstelefon eller bärbar telefon.

Extern telefon – Vanligtvis din mobiltelefon.

Samtalstyper

Det finns tre olika samtalstyper som en telefon kan ta emot;

Personliga – samtal som inkommer till ditt personliga fastnätsnummer.

Grupp – samtal som inkommer till någon av de grupper som du är medlem i.

www.dialect.se

Motringning – samtalstypen som uppstår då du har angivit Motringning i inställningen Sätt att ringa ut på. Motringningssamtal kan endast vara aktiva på en av dina telefoner.

Personliga samtal och gruppsamtal kan vara aktiva på en, flera eller alla dina telefoner samtidigt medan motringning endast kan vara aktiv på en telefon.

Avancerat

Dessa inställningar är endast av informativ karaktär då du saknar behörighet att ändra i dessa. Kontakta din tjänsteleverantör om du har några frågor.

Hänvisningar

I menyn Hänvisningar kan du se och hantera dina kommande hänvisningar. Dina kommande hänvisningar presenteras i datumordning och innehåller information om hänvisningsorsak, hänvisningssvarsställe, frånvarotid samt en eventuell informationsrad.

Hänvisningsorsak

En hänvisningsorsak berättar för systemet varför du är upptagen. Det är även denna orsak som läses upp för inringade samtal under den tid då du är hänvisad. Det finns 10 olika hänvisningsorsaker; Lunch, Gått för dagen, Vård av barn, Möte, Tjänsteresa, Semester, Tjänsteärende, Kurs, Sjuk och Inte i tjänst.

Hänvisningssvarsställe

Hänvisningssvarsstället är dit inringande samtal kopplas då du är hänvisad. Standardläget är det som kallas Automatisk telefonist.

Automatisk telefonist

Den automatiska telefonisten ger den inringande besked om din hänvisningsorsak samt sluttid för den. Den inringande får sedan valet att antingen prata med en kollega eller lämna ett röstmeddelande.

Lägg till en hänvisning

Klicka på Lägg till i hänvisningsfönstret. Det skapas då en ny rad i listan över hänvisningar.

Välj vart samtal ska kopplas då du är hänvisad. Ditt svarsställe kan antingen vara något utav standardsvarsställena eller ett övrigt nummer som du då anger.

Ange valfri information om hänvisningen. Denna information är tillgänglig för dina kollegor.

Välj en av de tio hänvisningsorsakerna genom att klicka på den.

Ange därefter starttid och sluttid för din frånvaro.

Om du vill använda snabbknappar finns det för sluttid snabbknappen Tillsvidare, vilket innebär att hänvisningen är aktiv tills du manuellt tar bort den. Du kan även göra en mer

www.dialect.se

avancerad hänvisning som hanterar återkommande händelser. Klicka då i detta val och gör de inställningar som lämpar sig för din återkommande hänvisning. Avancerade hänvisningar kan även göras med hjälp av Unified Kalender.

Ändra en hänvisning

Klicka på en hänvisningsrad i din lista med hänvisningar för att redigera denna. De aktuella inställningarna visas i området nedanför listan. Utför dina ändringar och klicka på Spara.

Ta bort en hänvisning genom att välja önskad hänvisningsrad i listan och klicka på Bort.

Unified Kalender

Unified Kalender är en kostnadsfri tilläggstjänst där du kan koppla ihop din kalender i Microsoft Exchange med växeln. Tjänsten synkroniserar dina möten med växeln och skapar automatiskt hänvisningar som stämmer överens med dessa. Tjänsten tillåter dig som användare att bestämma vilka möten du vill synkronisera till växeln samt en kategoriseringsfunktion som gör att dina kalenderhändelser kan tilldelas korrekt hänvisningsorsak.

Hjälp

I applikationens menyhuvud finns menyn Hjälp. Här hittar du valen Sök uppdatering och Om Mi.

Sök uppdatering

Väljer du Sök uppdatering kommer applikationen gå ut på Internet och söka efter nya uppdateringar av Mi.

Om Mi

Här finner du information om versionsnummer och information om tillverkaren av applikationen.

5. Samtalshantering

Aktivt samtal

I datorapplikationen av Mi kan du hantera flera samtal samtidigt. Det samtal som du har aktivt visas därför med en blåmarkering för att tydligt visa vilket samtal som du för tillfället hanterar.

Inkommande samtal

Samtalshanteringen för inkommande samtal sker i applikationens övre del. Inkommande samtal presenteras med eventuellt kontakt-/gruppnamn och telefonnummer.

www.dialect.se

Samtal besvaras genom att använda applikationens användargränssnitt eller ett kompatibelt headset.

Pågående samtal

Pågående samtal kan hanteras genom att det kan flyttas, parkeras, avslutas och dämpas. Detta görs genom de val som erbjuds i form av knappar i applikationens övre del.

Flytta samtal

Ett samtal som inkommit till din softphone går att flytta direkt till ett annat telefonnummer, detta nummer kan tillhöra dig själv, en kollega eller en kontakt eller vara ett telefonnummer som du själv skriver in via knappsatsen.

Blindflytt

Besvara det inkommande samtalet som vanligt via applikationens gränssnitt.

Klicka på den flik där kontakten som du vill flytta till finns listad (Kollegor eller Kontakter) och klicka sedan på kontaktens telefonnummer. Du får då valen Flytta, Ring eller avbryt.

Alternativt slå in önskat nummer i knappsatsen och tryck blå knapp eller Enter. Du

får då valen Flytta, Ring eller avbryt.

Klicka på Flytta för att flytta samtalet till det valda telefonnumret.

Samtalet kopplas till valt nummer och du kopplas ner.

Konsultativ flytt

Besvara det inkommande samtalet som vanligt via applikationens gränssnitt.

Klicka på Parkera samtal.

Klicka därefter på önskad kontakt för att välja vilket telefonnummer du vill ringa

till, när du valt nummer klickar du på alternativet Ring.

När personen i fråga har accepterat att du kopplar dit det inkomna samtalet, klicka på den blåa knappen Flytta för att flytta ihop de två samtalen.

Flytta ett samtal till sig själv

Med hjälp av Mi-appen kan du enkelt flytta ett samtal mellan dina egna telefoner, exempelvis om du är på språng och vill flytta samtalet från din softphone till din mobiltelefon.

Besvara det inkommande samtalet som vanligt via applikationens gränssnitt.

Klicka på den flik där ditt kontaktkort är listat.

Välj ditt fastnätsnummer.

Klicka på Flytta.

Kontrollera att du i Systemval har ställt in att ta emot personliga samtal på den telefon du vill flytta ditt samtal till.

www.dialect.se

Parkera samtal

För att parkera ett pågående samtal klickar du på knappen Parkera. Samtalet markeras då med en paus-ikon för att du tydligt ska kunna se att detta samtal är parkerat.

När du har parkerat ett samtal kan du sätta upp ett nytt utgående samtal, exempelvis vid scenariot av en konsultativ flytt. Dessa samtal kan du sedan växla mellan.

Notera att det samtal som är blåmarkerat är det samtal som kommer hanteras och påverkas av de eventuella kommandon du gör i applikationen.

Utgående samtal

Utgående samtal som du vill ringa via växeln, vilket bland annat möjliggör presentation av fastnätsnummer och presence-indikering, görs via Mi-appen.

Ett utgående samtal via Mi kan sättas upp från fliken Kollegor, Kontakter, Historik eller Knappsats. I de fall då kontakten har flera telefonnummer tillgängliga väljer du det telefonnummer du vill ringa till och klickar på detta. I samtalshistoriken visas det telefonnummer som tidigare samtal gällde överst i listan av kontaktens telefonnummer.

6. Systemkrav Applikationen stödjer:

Mac OSX 10.6 och senare.

Windows 7 och senare.

7. Headsetkompatibilitet Mi-applikationen är kompatibel med de tre headsetfabrikaten Jabra, Plantronics och Sennheiser. Nedan följer en lista på vilka headset från varje leverantör som stödjer applikationen.

Notera att Mi Mac för närvarande inte har full kompabilitet med något headsetfabrikat.

Jabra

Jabra Pro 9400 Serien

Jabra Pro 930

Notera att inga trådbundna Jabra headset med svarsknapp fungerar, bara trådlösa.

Plantronics

Plantronics Savi 400 Series (Standard)

Plantronics Voyager Legend UC B235

www.dialect.se

Plantronics Blackwire 700 series (Standard)

Plantronics Calisto 620

Sennheiser

Presence UC

MB Pro UC

DW/Pro-serien

SC2xx USB Ctrl

SC6xx USB Ctrl

SC30/60 USB Ctrl

www.dialect.se

Dialect Unified kalender

Unified Kalender är en webbaserad applikation som automatiskt synkroniserar kalendern i Microsoft Exchange© med växelns hänvisning- och närvarosystem.

Synkroniseringssystemet hanterar alla typer av kalenderhändelser, oberoende om de läggs in via Outlook, Exchange Web Services (EWS), smart-phone eller som en accepterad inbjudan internt eller från något externt kalendersystem.

www.dialect.se

1. Logga in För att logga in i den webbaserade applikationen använder du dels dina inloggningsuppgifter i telefonväxeln och dels inloggningsuppgifterna för ditt Microsoft Exchange©-konto, detta för att kunna koppla samman de två systemen.

2. Inställningar När du loggat in i den webbaserade applikationen kommer du till dina inställningar. Till denna sida kan du återkomma för att göra justeringar även när du ställt in din synkronisering. Under inställningarna kan du välja synkroniseringsriktning, göra kategoriinställningar, kontrollera samtalsstyrningen, koppla från kalendern samt synkronisera om.

Figur 6. Inloggning sker i två steg.

www.dialect.se

Koppla från kalendern medför att synkroniseringen mellan kalendern i Microsoft Exchange© och telefonisystemets hänvisnings- och närvarosystem upphör.

Synkronisera om startar en ny synkronisering. Denna funktion används bara om du tidigare haft synkroniseringen bortkopplad.

Synkroniseringsriktning

Synkroniseringsriktningen bestämmer om ändringar i hänvisningar i din växeln kommer att skapa, ändra eller ta bort händelser i din kalender. Du kan välja mellan:

Dubbelriktad synkronisering där händelser i telefonisystemets hänvisnings- och närvarosystem speglas i din kalender och dina kalenderhändelser speglas i telefonisystemets hänvisnings- och närvarosystem. Om du använder dubbelriktad synkronisering och tar bort en händelse i telefonisystemet eller kalendern så tas motsvarande händelse bort i båda systemen; om ett möte slutar tidigare än planerat och du markerar dig som tillgänglig i telefonisystemet så kortas den synkroniserade händelsen i kalendern. Detta styr du enkelt med en knapptryckning på hemsidan i telefonisystemets app som finns för både PC, Mac och smart-phone. Förändringarna syns både i kalendern och i telefonisystemet.

Enkelriktad synkronisering där dina kalenderhändelser skapar en hänvisning i telefonisystemet med motsvarande varaktighet.

Notera att du måste klicka på Synkronisera om för att genomföra en ändring av denna inställning.

Kategorier

Vid den första aktiveringen av synkroniseringsfunktionen så kommer 10 nya kategorier som motsvarar de frånvaroorsaker som finns i telefonisystemet, samt en kategori för att inte synkronisera med systemet, att läggas till i din kalender i Microsoft Exchange©.

I dina inställningar kan du välja språk på kategorierna. Vi rekommenderar att du väljer samma språk som används i din kalender. Klicka på Förnya kategorier för att genomföra en ändring av denna inställning.

Du kan även välja vilken kategori som ska vara din standardkategori för synkroniseringen. I listan kan du välja någon av de 11 kategorierna. Klicka på Spara standardkategori för att ändra ditt val av standardkategori.

Kategorier i din Microsoft Exchange©

För att du lätt ska kunna se vilka kategorier som kommer från telefonisystemet så benämns de A: Möte, A: Tjänsteresa, A: Kurs osv. och tilldelas olika färger för att ge bättre översikt i kalendern. Val av färg på respektive kategori kan du justera i din Microsoft Exchange© klient, såsom Outlook.

Figur 7. Sida för inställningar.

Figur 3. Hänvisningskategorier.

www.dialect.se

När du lägger in en händelse i din kalender så kan du tilldela den en kategori. Händelsen synkroniseras då i växeln med den frånvaroorsak som motsvarar kategorin. Alla kollegor kan se din kalenderhändelse med orsak och varaktighet i telefonisystemet.

Om du inte väljer någon kategori så tilldelas händelsen din standardkategori som du ställer in under dina inställningar. Du kan när som helst byta kategori på en händelse.

Tack vare kategorin A: Synkronisera inte, kan du välja att en händelse inte ska synkroniseras med växeln och därmed kan du ta emot samtal men ändå ha en händelse i din kalender. Perfekt om du vill använda kalenderhändelser för exempelvis påminnelser eller andra notiser. Kalenderhändelser som har denna kategori kommer därmed inte heller att synas för dina kollegor i telefonissytemet.

Om du i Microsoft Exchange© inte ser alla kategorier klickar du på valet Alla kategorier. Där finner du alla 10 kategorier som är kopplade till en frånvaroorsak samt kategorin A: Synkroniera inte.

Notera att om du använder Mac kan du uppleva att inte alla kategorier dyker upp automatiskt i din lista med kategorier. Du kan manuellt lägga till dem som kategorier och därmed få kalendersynkroniseringen att fungera. Kontrollera att du namnger kategorierna exakt som de är skrivna i figur 3.

Samtalsstyrning

Här anger du hur dina inkommande samtal ska hanteras när händelser i kalendern är aktiva. Välj en destination (automatisk telefonist, din mobil, röstbrevlåda eller en grupp) från listan. Du kan också skriva in en anknytning (fyra siffor) eller ett fullt telefonnummer (använd formatet +46812345xx).

Alternativet Automatisk telefonist ger den inringande besked om att du är upptagen, i vilken frånvaroorsak och till vilken tidpunkt samt ger möjlighet för den inringande att lämna ett röstmeddelande eller prata med en kollega. Frånvaroorsaken som anges är den som motsvarar händelsens kategori och tidpunkten anger när händelsen upphör att vara aktiv.

3. Mer om kalenderbokningar Det finns olika sätt att ställa in om en kalenderbokning i kalendern ska tillåtas hänvisa telefonen eller ej, dvs om händelsen är aktiv eller inte. Detta kan göras med hjälp av kalenderhändelsens inställning Visa som eller Kategorisera.

Visa som

Med hjälp av kalenderbokningsfunktionen Visa som kan användaren ställa in om en hänvisning ska aktiveras eller ej. Hänvisning av telefonen aktiveras om man väljer Upptagen eller Frånvarande. Hänvisning aktiveras ej vid valet Ledig eller Preliminärt.

Telefonen hänvisas ej

Telefonen hänvisas ej

Telefonen hänvisas

Telefonen hänvisas

Figur 4. Aktivera/avaktivera hänvisning mha Visa som.

www.dialect.se

Kategorin A: Synkronisera inte

En kalenderbokning kan göras inaktiv som hänvisning av telefonen genom att kategoriseras som A: Synkronisera inte. Kalenderbokningar med denna kategori kommer därmed enbart synas i kalendern och kommer inte påverka telefonen.

Återkommande händelser

Om du vill göra en förändring av en synkroniserad återkommande händelse så görs detta enklast i t.ex. Microsoft Outlook© eller EWS (som används i t.ex. läsplattor). Här kan du ändra tidpunkter, ta bort eller byta kategori på en händelse. Förändringarna synkroniseras med telefonisystemet så att motsvarande hänvisning uppdateras.

Ta bort eller korta ner en händelse

Vänligen notera att om du har synkronisering mellan kalendern och din växel och tar bort en händelse i Mi-appen kan två olika beteenden uppstå beroende på om din kalenderbokning är pågående eller kommande. Om du tar bort en:

Pågående händelse försvinner hänvisningen i appen men finns kvar i kalendern. Exempelsituation: ditt möte (och hänvisning) startar 13.00 med sluttid 14.00, men mötet slutar tidigare så du väljer att ta bort hänvisningen med hjälp av appen. Då förkortas händelsen i kalendern till den nya sluttiden men försvinner i appen.

Kommande händelse tas denna bort i både appen och i kalendern.

www.dialect.se

Statistik

Unified Statistik är en webbapplikation som gör att du kan generera statistikrapporter över samtalen i din företagsväxel. Applikationen finns i två nivåer; Unified Statistik Plus och Max.

Med hjälp av Plus kan du generera så kallade basrapporter medan du med hjälp av Max kan skapa avancerade rapporter.

www.dialect.se

1. Logga in För att logga in i statistikmodulen loggar du in med dina användaruppgifter i tenantadministratorn.

Figur 8. Inloggning i tenantadministratorn.

I menyn till vänster väljer du menyn Statistics. Klicka på knappen View för att öppna statistikmodulen i annat fönster eller flik. Kontrollera att din webbläsare inte blockerar pop-up fönster.

2. Skapa en basrapport – steg för steg För att skapa en basrapport klickar du antingen på Basrapporter på din startsida eller i toppmenyn Rapporter.

Definiera period

Figur 9. Inställningar för basrapporter.

www.dialect.se

För att skapa en basrapport börjar du med att ange vilken tidsperiod som rapporten ska innefatta. Välj startdatum och slutdatum genom att antingen skriva in ett datum eller klicka på kalendern.

Under fliken Inställningar kan du välja vilka veckodagar i den angivna perioden som ska ingå i rapporten.

Vid tidsangivelsen är det viktigt att notera att en rapport innehåller endast ett definierat antal timmar av dygnet. För att välja hela dygnet väljer du intervallen från 00:00 till 00:00.

Notera att en rapportrad har tidsintervall om 30 minuter. Detta innebär att rapportraden 08:00 innehåller data som loggats mellan 07:30 och 08:00.

Välj rapporttyp

Basrapporter kan skapas i två typer, användarnivå eller gruppnivå. I användarnivån är mätobjekten de användare som är med i din företagsväxel medan mätobjekten i gruppnivån är de ringgrupper som är med i din växel.

Rapporterna består av olika innehåll beroende på om du skapat en rapport på användarnivå eller gruppnivå. Nedan är en specificering av de olika rapporternas innehåll.

På användarnivå kan du få ut följande rapporter;

Inkommande – Besvarade – Ej besvarade - (M) Svarstid

Presenterar antalet totalt inkommande samtal, besvarade, ej besvarade, omstyrda till röstbrevlåda, omstyrda till annat nummer samt medelsvarstiden på inkommande samtal.

Inkommande – Interna – Externa Presenterar antalet totalt inkommande samtal, inkommande externa samtal, inkommande interna samt medelsamtalstiden på inkommande samtal.

Utgående – Besvarade – Ej besvarade – (M) Samtalstid Presenterar antalet totalt utgående samtal, utgående besvarade samtal, utgående ej besvarade samtal samt medelsamtalstid på utgående samtal.

På gruppnivå kan du få ut följande rapporter;

Inkommande – Besvarade – Ej besvarade – (M) Svarstid Presenterar antalet totalt inkommande samtal, besvarade samtal, ej besvarade samtal, omstyrda till annat nummer samt medelsvarstid på samtalen.

Inkommande – Interna – Externa Presenterar antal totalt inkommande samtal, inkommande externa samtal, inkommande interna samtal samt medelsamtalstiden för inkommande samtal.

Välj den rapporttyp du vill skapa genom att klicka på denna.

Välj rapportinnehåll

När du valt rapporttyp kommer du till inställningarna för Rapportinnehåll. Här väljer du om alla användare respektive grupper ska inkluderas i rapporten eller om det är några specifika mätobjekt du är intresserad av.

Klicka därefter på Bearbeta för att skapa din rapport.

www.dialect.se

Resultatvyn

Figur 10. Basrapportens resultatvy.

Resultatet presenteras i grafisk form såsom diagram och tabeller. I basrapporterna kan du inte anpassa kolumnerna i efterhand utan har endast tillgång till de fördefinierade rapporterna, se Rapporttyper ovan.

Resultatet kan presenteras och grupperas i tre intervallgrupperingar; Tid, Datum och Period.

Tid presenterar resultatet per tidsintervall på dygnet.

Datum presenterar resultatet per datum.

Period presenterar resultatet per hela rapportperioden.

Om du vill ändra din intervallgruppering klickar du på den radioknapp som motsvarar den gruppering du vill se resultatet i. Radioknapparna är placerade precis över grafen.

I menyn till vänster kan du välja att auto-uppdatera rapporten. Detta innebär att rapporten uppdateras med angivet intervall. Rekommenderat intervall är 30 minuter.

Vid dina inställningar till vänster har du också möjlighet att se samtalsspecifikation över ditt valda rapportinnehåll, se Samtalsspecifikation nedan.

www.dialect.se

Exportera

Basrapporterna kan du enkelt exportera för vidare bearbetning eller skicka som e-post till angivna mottagare. Detta gör du i fliken Exportera.

Om du vill exportera innehållet stödjs formaten för Excel 2010-2013 (.xlsx), Excel 97-2003 (.xls) samt CSV (.csv). Välj om du vill inkludera grafer, samtalsspecifikation och kolumnbeskrivningar.

Klicka på Spara som fil eller Skicka som e-post beroende på hur du vill exportera rapporten.

Information om rapporten

Fliken Information om rapporten specificerar vad rapporten innehåller. Här anges information om rapporttyp, datumperiod samt valda objekt.

Samtalsspecifikation

I din vänstra meny finns valet Öppna samtalsspecifikation. Samtalsspecifikationen specificerar alla de samtal som inkluderas i din rapport. Specifikationen består av två flikar, Filter och Exportera.

I fliken Filter kan du titta på samtalsspecifikationen för din rapport. Specifikationen innehåller information om samtalens riktning, tidpunkt, källa, önskat mål, mål, kötid, längd och övrig information såsom om samtalet ej är besvarat.

Du kan i denna flik även söka på specifika nummer, samtalslängder etc. Klicka på Använd filter för att aktivera dina valda filter.

I fliken Exportera kan du välja att exportera ut rapportens samtalsspecifikation. Likt exporteringsvalen för rapporterna kan du välja att exportera innehållet till formaten för Excel 2010-2013 (.xlsx), Excel 97-2003 (.xls) samt CSV (.csv). Klicka på Spara som fil eller Skicka som e-post beroende på hur du vill exportera specifikationen.

När du vill återvända till din rapportvy klickar du på Tillbaka i det övre högre hörnet.

Figur 11. Samtalsspecifikation.

www.dialect.se

3. Skapa en avancerad rapport – steg för steg För att skapa en avancerad rapport klickar du antingen på Avancerade rapporter på din startsida eller i toppmenyn Rapporter.

Definiera parametrar

Figur 12. Inställningar för avancerade rapporter.

För att skapa en avancerad rapport börjar du med att ange dess parametrar såsom datum, tidsintervall och rapporttyp.

I fliken Från-Till anger du de datum och veckodagar som du vill inkludera i rapporten. Du kan även välja datumperiod genom att klicka på kalendern.

I fliken Special kan du välja specifika datum som du vill ska inkluderas i rapporten. Klicka då på de datum du är intresserad av. I fliken Aktuellt val presenteras ditt aktuella val för rapporten så att du kan kontrollera detta innan du går vidare. Klicka på Uppdatera för att se valda datum.

Välj därefter, i fliken Intervall, i vilket tidsintervall du vill ha rapporten. Vid tidsangivelsen är det viktigt att notera att en rapport innehåller endast ett definierat antal timmar av dygnet. För att välja hela dygnet väljer du intervallen från 00:00 till 00:00.

Notera att en rapportrad har tidsintervall om 30 minuter. Detta innebär att rapportraden 08:00 innehåller data som loggats mellan 07:30 och 08:00. Tidsintervallet kan du ändra i fliken Övrigt.

Intervallgrupperingen anger hur rapporten ska presenteras initialt. Här kan du välja på tid, datum eller period. Grupperingen kan du ändra även efter att rapporten bearbetats.

Inställningen Format anger hur rapporten ska presentera tidsvärden. Vid höga tal (lång tid) kan det vara lättare att titta på värden som timmar:minuter:sekunder istället för standardformatet minuter:sekunder.

När tidsintervallet är bestämt går du vidare till fliken Rapport för att definiera rapportnivå, det vill säga om rapporten ska mäta på användare eller grupp. I rullgardinsmenyn kan du också välja rapportgruppering såsom per grupper, mätobjekt eller totalt.

När du är nöjd med inställningarna av rapportens parametrar går du vidare till fliken Rapportinnehåll. Detta gör du genom att antingen klicka direkt på fliken eller på ikonen bestående av en ruta med en bock. Här väljer du om alla användare respektive grupper ska inkluderas i rapporten eller om det är några specifika objekt du är intresserad av.

www.dialect.se

Klicka på Bearbeta för att skapa din rapport.

Resultat

Figur 13. Resultatvy för avancerade rapporter.

Din genererade rapport presenteras i fliken Gruppering. Initialt presenteras rapporten i både graf och tabellform, så kallad Kombination – enkel. Om du hellre vill se enbart tabell eller de fördefinierade graferna väljer du istället att gå till någon av dessa flikar.

I fliken Gruppering kan du också välja att ändra din intervallgruppering. Precis som när du ställde in dina parametrar kan du välja på Tid, Datum eller Period.

I fliken Kolumner kan du justera ditt rapportinnehåll genom att välja de kolumner och därmed den data du vill ska presenteras. Om du håller muspekaren över ett kolumnalternativ visas en textruta som beskriver kolumnen. Vill du skapa en fördefinierad rapport klickar du på de understrukna alternativen, se bild nedan. När du anpassat din rapport med de kolumner du vill inkludera klickar du på knappen Uppdatera synliga kolumner.

Figur 14. Valbara kolumner på användarnivå.

www.dialect.se

Fliken Spara rapport ger dig möjlighet att spara rapportens innehåll och utefter dessa parametrar skapa automatiska rapportutskick. Fliken innehåller inställningar för när rapportutskicket ska ske, vad den ska innehålla, format samt vilka som ska ta emot rapporten. Du kan även ge rapporten ett namn för att enkelt hitta tillbaka till rapporten via ditt menysystem och menyn Sparade rapporter på startsidan i statistikverktyget. Klicka på Spara i nedre vänstra hörnet för att spara din rapport.

I fliken Exportera kan du likt för basrapporter välja att enkelt exportera rapporten för vidare bearbetning eller skicka den som e-post till angivna mottagare. Om du vill exportera innehållet stödjs formaten för Excel 2010-2013 (.xlsx), Excel 97-2003 (.xls) samt CSV (.csv). Välj om du vill inkludera grafer, samtalsspecifikation och kolumnbeskrivningar. Klicka på Spara som fil eller Skicka som e-post beroende på hur du vill exportera rapporten.

Fliken Information om rapporten innehåller en specifikation över din rapport såsom rapportnivå och datumintervall. Bredvid denna flik hittar du fliken Samtalsspecifikation. Klicka på knappen för att komma åt denna specifikation, se mer information nedan.

Fliken Övrigt innehåller inställningar för automatisk uppdatering av rapporten. Denna inställning kan vara aktiverad eller inaktiverad. Du kan också välja vilken period som ska auto-uppdateras och med vilket intervall detta ska ske.

Samtalsspecifikation

Samtalsspecifikation kan genereras både från en basrapport och från en avancerad rapport.

Samtalsspecifikationen består av två flikar, Filter och Exportera.

I fliken Filter kan du titta på samtalsspecifikationen för din rapport. Specifikationen innehåller information om samtalens riktning, tidpunkt, källa, önskat mål, mål, kötid, längd och övrig information såsom om samtalet ej är besvarat.

Du kan i denna flik även söka på specifika nummer, samtalslängder etc. Klicka på Använd filter för att aktivera dina valda filter.

I fliken Exportera kan du välja att exportera ut rapportens samtalsspecifikation. Likt exporteringsvalen för rapportena kan du välja att exportera innehållet till formaten för Excel 2010-2013 (.xlsx), Excel 97-2003 (.xls) samt CSV (.csv). Klicka på Spara som fil eller Skicka som e-post beroende på hur du vill exportera specifikationen.

Figur 15. Samtalsspecifikation.

www.dialect.se

När du vill återvända till din rapportvy klickar du på Tillbaka i det övre högre hörnet.

www.dialect.se

Dialect Unified Konferensrum

1. Allmänt Tjänsten Konferensrum är integrerad i Dialect Unified och kan konfigureras som Liten som hanterar upp till 8 deltagare eller som Stor som hanterar upp till 100 deltagare.

Användare och moderatorer ansluter sig till en telefonkonferens genom att ringa till konferensrummets nummer och logga in med en PIN-kod.

Användarnivåer

Konferensbryggan hanterar två nivåer av användare:

Moderator – En moderator kan logga in till en telefonkonferens med den unika PIN-koden för moderatorer och styra konferensens såväl som sina egna inställningar.

Vanlig användare – En vanlig användare kan logga in till en telefonkonferens med den unika PIN-koden för användare och styra sina egna inställningar.

2. Anslut till en telefonkonferens Anslut till en telefonkonferens genom att ringa till konferensrummets nummer. För interna användare av telefonisystemet är det också möjligt att ringa till konferensrummets anknytningsnummer.

Konferensrummet frågar om din PIN-kod.

Ange PIN-koden via telefonens knappsats.

Efter det att en deltagare loggat in meddelas antalet deltagare i konferensen (inklusive den senast anslutne deltagaren).

Vanliga deltagare kan inte göra sig hörda om inte åtminstone en moderator anslutit sig till konferensen. Servern meddelar dem om detta. Om alla moderatorer lämnar konferensen så kan kvarvarande deltagare fortfarande göra sig hörda men en moderator kan instruera konferensen att automatiskt avslutas, se nedan.

Telefon

Telefonen måste kunna hantera DTMF-signalering (tonval). Varje förändring kvitteras av systemet.

Användares knappsats

Alla deltagare kan kontrollera följande via telefonens knappsats:

www.dialect.se

0 Slå av/Slå på ditt inkommande ljud till konferensen.

4 Sänk din inkommande ljudvolym till konferensen.

5 Sätt din inkommande ljudvolym till noll (normal nivå).

6 Höj din inkommande ljudvolym till konferensen.

7 Minska nivån på brusspärren.

8 Sätt nivån på brusspärren till noll (normal nivå).

9 Öka nivån på brusspärren.

Moderatorers knappsats

Moderatorer kan även kontrollera följande via telefonens knappsats:

1 Slå av/Slå på inkommande ljud från vanliga användare (moderatorer kan göra sig hörda).

2 Lås/Lås upp konferensrummet. Det går inte att logga in till ett låst rum.

3 Instruera/Återta instruktionen att konferensen automatiskt avsluta