Are flood models used? - Universiteit Twente...In dit deel van de vragenlijst wordt u gevraagd een...

Are flood models used?

A method for assessing the use of flood models in the operational phase

of flood calamity management

MASTER THESIS Appendices

V0.1 Twente University, Enschede Faculty of Engineering Technology (CTW) Master Civil Engineering and Management Water Engineering and Management Enschede, 27 November 2012 M.A. Hoff BSc

2 | P a g e

Contents Appendix 1. Interview schedule .............................................................................................................. 3

Appendix 2. Verification - observation .................................................................................................. 15

Appendix 3. Verification - questionnaire............................................................................................... 18

Appendix 4. Analyze flood calamity plans ............................................................................................. 23

Appendix 5. Decision making network .................................................................................................. 29

Appendix 6. Evaluation reports ............................................................................................................. 30

Appendix 7. Interviews .......................................................................................................................... 41

3 | P a g e

Appendix 1. Interview schedule Duur: 1 uur Het doel van het interview is de eisen te achterhalen die allerlei gebruikers van technische informatie in het besluitvormingsproces hieraan stellen en hoe ze trade-offs in deze eisen afwegen. Opening [Introductie van mijzelf en het onderzoek] In kaart brengen persoon:

o Leeftijd: …………………………………………………………………………………………………………………………….

o Opleiding: …………………………………………………………………………………………………………………………

o Functie (dagelijks): …………………………………………………………………………………………………………..

o Functie (calamiteit) : …………………………………………………………………………………………………………

o Relevante ervaring: ……………………………………………………………………………………......................

o Locatie in organisatie en rol beleid/techniek:

4 | P a g e

Deel 1: Eisen aan technische informatie

Vraag 1. Volledig open vraag “Wat zijn volgens u de belangrijkste eisen aan deze technische informatie?”

- Welke voorbeelden zijn er? - Waaruit blijkt dat? - Waarom is het niet anders?

Vraag 2: Voorbeeld door case en eisen [Hoogwater januari 2012] “Welke positieve punten ervaart u en welke negatieve punten ervaart u?” “en welke zijn het belangrijkst om besluiten te kunnen nemen?”

Wat betreft de aspecten: - Volledigheid overzichtsbeeld - Begrijpbaarheid overzichtsbeeld - Detailniveau en accuraatheid - Rekensnelheid - Explicietheid onzekerheid - Besliszekerheid - Gebruiksgemak - Flexibiliteit - Uitgebreidheid - Beheersbaarheid database

NB1.: Bij vragen over inhoud van besluiten: Evacueren, afsluiten watergangen, compartimenteren NB2.: In het geval van vooraf vastgestelde scenario’s, wat is vooraf al besloten? Deel 2: Identificeren trade-offs en beoordelen Vraag 3: Welke trade-offs zijn er? Vraag 4: Maken van trade-offs

1. Rekensnelheid Detail 2. Volledigheid Begrijpbaarheid 3. Volledigheid Actualiteit 4. Begrijpbaarheid Expliciteit onzekerheid 5. Rekensnelheid Expliciteit onzekerheid 6. Uitgebreidheid Overview 7. Rekensnelheid Volledigheid

1. Rekensnelheid Detailniveau, volledigheid, expliciteit onzekerheid 2. Volledigheid Begrijpbaarheid, Rekensnelheid, besliszekerheid, beheersbaarheid database 3. Begrijpbaarheid Volledigheid, expliciteit onzekerheden 4. Uitgebreidheid Overview 5. Volledigheid Actualiteit

5 | P a g e

Deel 3: Organisatorisch trade-off

Model Gebeurtenis Calamiteitenorganisatie

Gesimplificeerd Complex Gestructureerd Tijd varieert in model Chaotisch Structuur star Rationeel Onvoorspelbaar Rollen vastgelegd Real-time Menselijk gedrag Uniek

Vraag 4: Welke trade-offs zijn er tussen: Eigenschappen organisatie Eigenschappen techninfo

Vraag 5: Aan welke eisen moet een ‘Supermodel’ voldoen? Vraag 6: Veranderd dat dan de calamiteitenorganisatie en hoe?

[gedreven door betere infovoorziening] Optie 1: Geen verandering Optie 2: Zelfde structuur, maar een enkele schakel verdwijnt Optie 3: Ronde tafel idee Optie 4: Samenvoegen met veiligheidsregio Interessant voorbeeld: Door netcentrisch werken veranderen de rollen van de mensen in de teams.

Er wordt echter ook aangegeven dat de structuur van organisatie zelf (WBT, WOT, WAT) niet veranderd, omdat de taken en verantwoordelijkheden hetzelfde blijven.

1.1 Case: overzichtkaart watergraafsmeer

Watergraafsmeerpolder met dijkdoorbraak vanuit Nieuwe Diep

7 | P a g e

1.2 Statische overzichtskaart

8 | P a g e

1.3 Grafiek verwachte waterstand

9 | P a g e

1.4 Grafiek verwachte waterstand met onzekerheid

10 | P a g e

11 | P a g e

1.5 Videos werking Lizard

a. diepte en stroomsnelheid zie video b. schade en slachtoffers zie video

12 | P a g e

1.6 3Di resultaten

a. 3D visualisatie van overstroming in 3Di zie video

b. 3Di hoogtekaart gebied

13 | P a g e

c. Simulatie overstroming Watergraafsmeer in bovenaanzicht

14 | P a g e

1.7 Gebruik 3Di

a. Video Watergraafsmeer b. Video de Purmer

15 | P a g e

Appendix 2. Verification - observation

Verificatie: Observatieformulier voor genoemde eisen tijdens calamiteitenoefening Codering: eis impliciet genoemd //// eis expliciet genoemd 0000 eis blijkt een knelpunt XXXX

Logical soundness

Actualiteit

Validiteit

Completeness

Volledigheid van elementen

Volledigheid van componenten

Scenario’s

Accuracy

Detailniveau

Acceptability

Externe consistentie

Begrip van modelstructuur

Begrip van onzekerheden in model

Vertrouwen in mensen

Credit

Practicability

Benodigde tijd

Functionaliteiten

Voorbewerking

Nabewerking

Effectiveness

Eenduidige framing

Begrijpbaarheid van het modelresultaat

Beslisduidelijkheid

Aanpasbaarheid resultaat

Passend in besluitvormingscultuur

.............................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................

Verificatie: Observatieformulier voor gemaakte trade-offs tijdens calamiteitenoefening

Act

ual

ite

it

Val

idit

eit

Vo

lled

igh

eid

van

ele

me

nte

n

Vo

lled

igh

eid

van

com

po

nen

ten

Sce

nar

io’s

De

tailn

ive

au

Exte

rne

con

sist

en

tie

Be

grip

van

mo

de

lstr

uct

uu

r

Be

grip

van

on

zeke

rhe

den

in

mo

de

l V

ert

rou

we

n in

me

nse

n

Cre

dit

Be

no

dig

de

tijd

Fun

ctio

nal

ite

ite

n

Vo

orb

ew

erk

ing

Nab

ew

erk

ing

Een

du

idig

e f

ram

ing

Be

grijp

baa

rhe

id

van

he

t

mo

de

lre

sult

aat

Be

slis

du

ide

lijkh

eid

Aan

pas

baa

rhe

id

resu

ltaa

t

Pas

sen

d in

be

slu

itvo

rmin

gscu

lt

uu

r

Actualiteit

Validiteit

Volledigheid van elementen

Volledigheid van componenten

Scenario’s

Detailniveau

Externe consistentie

Begrip van modelstructuur

Begrip van onzekerheden in model

Vertrouwen in mensen

Credit

Benodigde tijd

Functionaliteiten

Voorbewerking

Nabewerking

Eenduidige framing

Begrijpbaarheid van het modelresultaat

Beslisduidelijkheid

Aanpasbaarheid resultaat

Passend in besluitvormingscultuur

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

18

Appendix 3. Verification - questionnaire 15 november 2012

3.1 Evaluatie vragenlijst 3Di calamiteitenoefening

In de calamiteitenoefening is op 14 november een 3Di model gebruikt om stroming te modelleren. Het doel van deze vragenlijst is verifiëren of het model voldeed aan de informatievraag die ontstond in het besluitvormingsproces. Geef uw waardering voor elk model aspect weer met een cijfer 1 tot en met 10 door het desbetreffende bolletje in te kleuren.

Kwaliteit model 1. Hoe waardeerde u de actualiteit van het model?

Actualiteit betekent hier hoe recent de informatie is, die is ingevoerd in het model.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee

Eventuele toelichting: …………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2. Hoe waardeerde u de validiteit van het model? Met validiteit wordt bedoeld dat de realiteit goed gerepresenteerd werd door het model.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3. Hoe waardeerde u de volledigheid van aanwezige elementen in het model? Hiermee worden elementen als doorgangen, tunnels, afsluitingen, etc. bedoeld.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

4. Hoe waardeerde u de volledigheid van het model met betrekking tot aanwezige componenten? Waren er voldoende componenten aanwezig, zoals riool, water kwaliteit, dijk stabiliteit, etc.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

5. Hoe waardeerde u de scenario’s in het model? Hiermee wordt bedoeld, de variëteit van de beschikbare set scenario’s.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

6. Hoe waardeerde u het detailniveau in het model? Oftewel, was het detail in ruimte en tijd voldoende om besluitvorming te ondersteunen.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

19

Vertrouwen in het model

7. Hoe waardeerde u de verandering in het 3Di modelresultaat t.o.v. de oude SOBEK resultaten? Dit heeft betrekking tot de acceptatie van veranderingen in het modelresultaat.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

8. Hoe waardeerde u de begrijpbaarheid van de achterliggende modelstructuur? Dit heeft betrekking op het gevoel van begrijpbaarheid wat er achter de schermen gebeurd.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

9. Hoe waardeerde u de begrijpbaarheid van onzekerheden? Hiermee wordt bedoeld of het model bijdroeg aan ‘gevoel’ voor aanwezige onzekerheid.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

10. Hoe waardeerde u het vertrouwen in de operators van het model? Met andere woorden, had u vertrouwen in de expertise van de personen die het model bedienden.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

11. Hoe waardeerde u de reputatie van het model? Dit omvat het vertrouwen in het model doordat het eerder succesvol is toegepast.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Gebruik van het model

12. Hoe waardeerde u de tijd benodigd om het model te gebruiken? Oftewel, de snelheid van het model om bruikbaar te zijn tijdens calamiteiten.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

13. Hoe waardeerde u de functionaliteiten van het model? Hiermee wordt bedoeld of voldoende onderdelen in het model aan te passen zijn via de user interface.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

20

14. Hoe waardeerde u de voorbewerking van data voor het model? Dit omvat de mogelijkheden om operationeel nieuwe data in het model op te nemen.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

15. Hoe waardeerde u de nabewerking van het modelresultaat? Met nabewerking wordt bedoeld of gegeneerde data wordt omgezet naar bruikbare informatie.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

16. Hoe waardeerde u de eenduidigheid van de beeldvorming gegenereerd door het model? Hiermee wordt bedoeld, eenzelfde beeld van de situatie voor alle betrokkenen.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

17. Hoe waardeerde u de begrijpbaarheid van het model resultaat?

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

18. Hoe waardeerde u de beslisduidelijkheid van het modelresultaat? Dit betekent dat het modelresultaat duidelijk maakt welke beslissing genomen moet worden.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

19. Hoe waardeerde u de aanpasbaarheid van de presentatie van de modelresultaten? Dit omvat de aanpasbaarheid aan de wensen van de eindgebruiker.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

20. Hoe waardeerde u het model in de besluitvormingsstructuur? Met andere woorden, paste de werkwijze van het model in de huidige besluitvormingsstructuur van de calamiteiten organisatie.

⃝ 1 ⃝ 2 ⃝ 3 ⃝ 4 ⃝ 5 ⃝ 6 ⃝ 7 ⃝ 8 ⃝ 9 ⃝ 10 ⃝ Geen idee


……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

21

3.2 Afwegingen

Het 3Di model bood tijdens de calamiteitenoefening de mogelijkheid om real-time te modelleren. Het was het een bron van informatie die ondersteuning gaf bij het maken van operationele beslissingen. In een calamiteuze situatie worden hoge eisen gesteld aan zo’n model, bijvoorbeeld met betrekking tot de aspecten uit het eerste deel van deze vragenlijst. In dit deel van de vragenlijst wordt u gevraagd een keuze te maken tussen twee van deze aspecten.

Case: Voor deze vraag nemen we een dreiginggeval die had kunnen voorkomen tijdens de oefening. Het betreft een boezemdijk om een polder die mogelijk zou kunnen bezwijken tijdens een hoogwater situatie. In de bovenstaande afbeelding ziet u een modellering van stroming ten gevolge van een doorbraak van deze boezemdijk. Aan de hand van dergelijke ervaringen tijdens de calamiteitenoefening willen we het model verbeteren.

In de onderstaande tabel zijn zeven afwegingen tussen twee verbeterpunten opgesteld. Geef per afweging aan welke eis volgens u de hoogste prioriteit moet hebben bij toepassing van het 3Di model tijdens de calamiteitenoefening. Geef uw keuze aan door het desbetreffende vakje te kleuren. Wanneer het onmogelijk is een keuze te maken, kunt u ‘geen keuze’ selecteren.

Optie 1 Optie 2 Geen keuze

Benodigde tijd voor een modelrun

⃝ ⃝ Detail in ruimte en tijd ⃝

Volledigheid van aanwezige elementen, zoals tunnels

⃝ ⃝ Begrijpbaarheid modelresultaat ⃝

Volledigheid van componenten, zoals kwaliteit, dijk stabiliteit

⃝ ⃝ Recentheid van de informatie in het model

⃝

Duidelijkheid welke beslissing te nemen

⃝ ⃝ Begrip van aanwezige onzekerheden

⃝


⃝ ⃝ Begrip van aanwezige onzekerheden

⃝


⃝ ⃝ Volledigheid van componenten zoals riool, dijkstabiliteit

⃝

Volledigheid van componenten zoals riool, dijk stabiliteit

⃝ ⃝ Benodigd voorbewerking ⃝

22

Eventuele opmerkingen: …………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Hartelijk dank voor het invullen van de vragenlijst! Wilt u op de hoogte blijven van de resultaten? Laat dan uw contactinformatie achter: Naam: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

E-mailadres: …………………………………………………………………………………………………………………………………………

23

Appendix 4. Analyze flood calamity plans

1. Calamity plan Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 2010-2013

(HDSR2010)

1. Introduction The calamity plan maintains the guideline for calamities within the water board. It structures the process of calamity management and contain multiple procedures.

2. Relevant characteristic aspects of decision making process during flood calamities The calamity organization consists of the WBT, WOT and the WAC. The WAC performs actions that need to be taken, such as the implementation of measurements or gathering field data. The WAC communicates with the WOT that coordinates these actions. WOT makes operational decisions based on field data and other technical information. WBT makes decisions on a tactical level and coordinates the WOT. At the same time, they receive information from WOT that forms the basis for the decisions.

Next to the main organization, a supportive group can be active for wide support all three teams. They do not provide technical information. Also, a wide range of executing units can be active, depending on the nature of the calamity.

An important aspect of calamity organization is scaling up or down. Small problems are usually solved by the WAC. When a problems turns in or appears to be a calamity, the WOT is called together to coordinate the actions. With increasing severity the WBT is engaged to take tactical decisions. It is also possible that large scale calamities are so large, that other parties take over organization. From that moment, coordination of the calamity management is not in control of the water board anymore. After a calamity is solved, a similar procedure of downscaling is followed.

The process of up scaling makes communication complex. During urgent calamities good communication is essential for the functioning of the organization. Therefore, it is important that technical information is efficiently available.

3. Use of technical information The plan is mainly focused on the organizational side of calamity management and gives no clear description of how technical information should be used. It does state who is responsible for technical information. In the WBT there is a plotter who arranges visual representations of information. The WOT also has a plotter, but in addition also an information manager who collects and sorts all necessary information. The WAC has multiple experts available that directly put technical knowledge inside the process. This technical information is communicated to the WOT by the writer of the sitrap.

24

2. Calamity plan Waterschap Hunze en Aa’s 2011

(Waterschaphunzeenaas2011B)

1. Introduction The calamity plans of water board Hunze en Aa’s organises the structure of crisis management. It contains multiple procedures.

2. Relevant characteristic aspects of decision making process during flood calamities An important aspect present in de document is the dynamic nature of the responsibility during a flood calamity. Depending on the case at issue, different stakeholders can be responsible for calamity management. Examples given are the water board, safety region and the municipality or major. Another important point is the varying selection of external partners. The network of partners during a calamity depends strongly on the nature and development of the calamity. Different actors demand different information, where internal information is separated from external information.

3. Use of technical information The exact form of technical information is not mentioned in the plans. It is stated that there is an expert in WOT who is responsible for technical information. The exact procedures how to use technical information is not described, but it is clear that a distinctive advice is desirable. This requires a simplification step of the technical information by the expert. It appears that decision makers have no desire for complicated technical information in the decision making process.

The decision to scale up is made based on the expected water levels. A decision support system is used to do this. This is possibly a flow model that uses precipitation data to predict water levels.

25

3. Calamity plan Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 2012-2015

(HDSR2012)

1. Introduction This version is a complete revision of the version from 2010-2013. New insights and better use of modern techniques should make this a more effective calamity plan.

2. Relevant characteristic aspects of decision making process during flood calamities The concept of scaling up and down is again emphasized and addressed as an important factor for increased complexity. In addition to this it is addressed that there is a shifting responsibility when there the calamity organization is scaled up. In the first instance, responsibility is addressed at the municipality, although water related issues are directly the responsibility of the water board. Increasing urgency of calamities can make it a regional issue, where the safety region is the leading authority. In rare cases, a calamity can organized on a national level. Another perspective of hierarchy is the duality between the hierarchy of the water board and the main hierarchy. Here, the WOT advices the ROT. The main point of concern in the calamity plans is managing information and communication. The information needs to be custom made and suit the requirements of the receiver.

3. Use of technical information The calamity plan addresses predefined scenario’s as the source of information about expected water levels, flow speeds and arrival times. The scenario’s vary in settings and situations, for example, there is scenario where the Maeslantkering fails to close. The criteria used for making decisions are based on water levels, for example evacuation if water levels exceed a specific level.

26

4. Calamity plan Provincie Friesland (concept report)

(Provinciefryslan2008)

1. Introduction The plan is not official yet, it is a concept version aimed on feedback and further development. The main purposes are to continue the development of flood calamity plan and test the robustness of scenario development. However, it does contain some useful information about decision making during flood calamities and the use of technical information.

2. Relevant characteristic aspects of decision making process during flood calamities The document addresses that calamity management is essentially different compared to day to day business. The concept calamity plan is based on multiple pillars, of which the decision making process pillar and the information management pillar describe the process. Another important aspect is responsibility and involvement of stakeholders due to multiple laws. It shows that large calamities can connected to many different laws, which makes decision making and responsibilities complicated. In the structure of organization two columns are identified. The first column is the general column in which the municipality is represented. The second column is the functional column, in which the water board is represented. In case of a life threatening calamity, the functional column acts as support for the functional column.

Scaling up the organization is similar to other calamity plans. Clear is that the water board scales up based on ‘coordination phases’ and the safety region based on ‘GRIP levels’. Another important point made is that decision makers always have to make hard decisions. There are no win-win situations and the author even talks about lose-lose situations. Due to this, balancing interests is one of the main tasks of decision makers. This problem is even larger due to the fact that decisions made can be very uncertain and consequences extremely large. Some components of these cases are extremely unpredictable (wheater) and assessment takes too much time due to the complexity of the problem.

3. Use of technical information The calamity plan is based on a few specific technical indicators. These indicators are gathered in scenario’s. More specific these indicators are, flood levels, area overviews, timelines and effects. Model information is used to raise awareness of the situation. This does not always work, in particularly for civilians.

Expected water levels and timelines are based on EDO scenario’s, which are compared to actual measured water levels. However, it is recognized that high quality information is necessary for good decision making. A list of required technical information is giving in the report:

Water level information, models and maps Meteorological predictions Geographic, infrastructural and demographic information Infrastructure, capacities and services

One of the most important types of technical information required are time depended expected water levels.

27

5. Calamity plan Waterschap Zuiderzeeland

(Waterschapzuiderzeeland2011)

1. Introduction The calamity plan of Waterschap Zuiderzeeland describes organization of calamity management. It is not specified and is the general document for calamities related to water management.

2. Relevant characteristic aspects of decision making process during flood calamities Tasks of the WBT are summarized as strategic, for example, policy development, administrative coordination, long term effects, etc. Tasks of the WOT are summarized as tactical decisions, for example, operational coordination, global approach, coordination with other agencies, etc. The WOG supports the WOT, although in the situation may justify support of WOG for the WAC. The tasks of the WAC contains coordination of actual measures.

Scaling plays a role both the general column and the water column. The GRIP-phases of the general column are linked to the coordination phases of the water column. Both columns can initiate up- or downscaling in both columns. The initiation of the involved teams, such as the RBT or WBT, is directly linked to the GRIP-phases or coordination level active. The OL is the head of WOT, but also participates in the WBT and is therefore a key figure in information management.

The calamity plans also suggests that RWS also can initiate a BT and a OT.

3. Use of technical information Information is normally collected and processed by members of the WAT. This can be field data, collected by members of the WAT or fieldworkers. Also it is addressed that this information can come from available information systems, that possibly could be model information. However, technical information can also be supplied by WOG.

28

6. Calamity plan Waterschap Zuiderzeeland script high water and levee failure

(Waterschapzuiderzeeland2010)

1. Introduction The script ‘Hoog water en dijkdoorbraak’ is part of the overall calamity plan. It describes instructions, procedures and responsibilities in case of high water levels or failure of a levee.

2. Relevant characteristic aspects of decision making process during flood calamities It is addressed that calamity management is no day to day activity for most of the people involved. The decisions that need to be made during a flood calamity are, reducing effects of the flooding, controlling the cause of the flooding, scaling of the organization and evacuations. However, it is not possible to close a gap in a levee until water levels at both sides are equal. Also, it is addressed that it is hard to effectively evacuate residents once flooding has started.

The organizational structure at the water board is based on WBT, WOT and one or multiple WAC’s. Each team is flexible in its composition, but it is obvious that specialists participate in a WAC. The frequency of meetings varies, but is about once per two hours.

For communication a difference is recognized between internal and external communication. Under external communication is considered the public and the press. Internal communication is own personnel and contractors. Network partners can be considered as both internal and external communication.

3. Use of technical information Organizational decision making is based on (expected) water levels. There an alarm level of the water level that triggers the calamity organization and scaling occurs based on expected near future water levels. Flood models are used to create scenario’s with expected water levels at time intervals after a breach. These scenarios are used to make decisions about measures. Technical information is a lot of cases transferred to others teams by sitraps.

29

Appendix 5. Decision making network

30

Appendix 6. Evaluation reports

1. Evaluation report of regional exercise ‘Noord-Holland Nat’

(Hoekstra2008)

1. Introduction The evaluation report contains a review of the regional exercise ‘Noord-Holland Nat’ held in the safety region Noord-Holland Noord. The exercise contained a fictional flood scenario on a regional scale. The main goals of the exercise were cooperation and communication. The evaluation report contains an overview of the individual evaluation reports based on these two goals.

2. Relevant characteristic aspects of decision making process during flood calamities The main participants of the exercise were the RBT, ROT and eight municipal calamity teams. The RBT makes large scale decisions, which where operationalized by the ROT. The RBT usually consists of representatives of different institutions and other supportive participants. Where they operate on the highest level, the receive basic information from the ROT. The ROT coordinates actions based on the decision by the RBT. They maintain most of the technical information. In this case, the technical information was used as HIS-information supplied by the Water Board. The municipal crisis teams consists of municipal services and actually performs the actions taken by the ROT. Other actors mentioned in the evaluation report are the GBT and the Ministerial Policy Team. The role of the GBT is not clear, excepted they make decision on a municipal scale. The size of the calamity increased during the exercise and the situation was scaled up. From this moment the Ministerial Policy Team was the highest decision making authority. They communicate decisions to the RBT. Important seems the fact that there is a lot of communication, where in most of problems arise. Due to problems in communication of technical information, not all participants had to information they were supposed to have. Also, not all information was uniform.

3. Constraints in use of technical information The technical information supplied by the Water Board was not in all cases distributed to all relevant actors. This is an external aspect and relates to the effectiveness in the use of models. Also two different maps were used and there was no consensus about which one to use. The acceptance of models clearly plays a role in this case. However, the cause of this is the duality of two models, which on itself would probably relate to effectivity.

31

2. Evaluation report FloodEx

(Laan2009)

1. Introduction FloodEx is an exercise with the focus on international assistance during a flood calamity. The scenario of the exercise is a levee breach and flooding of large parts of HHNK as a result. An EDO-scenario forms the basis for this setting. The exercise itself is focused on international help from pumping teams abroad.

2. Relevant characteristic aspects of decision making process during flood calamities The foreign pumping teams were presented to assist pumping activities. They received orders coordinated by the Action Centre. These actions are coordinated by the ROT, which receives technical information in the form of water images from the water board. The ROT communicates with the LOCC which is the overhead decision maker during the exercise.

For the collection of information the system ‘Cedric’ is used. It is a platform to collect basic information about calamities. For integration of information in meetings of the Action Centre scenario’s are used as a basis. It is stated throughout the exercise that information needs to be clearly communicated.

3. Constraints in use of technical information The ROT has needs for specific information about the flooding. Their demand consists of scenario’s with water depths, flow speeds, etc. They want detailed and accurate information which clearly states whether measures should be taken or not, for example an evacuation. The problem stated is that this demand is probably not realistic. This demand can be placed under the categories of Completeness and Accuracy. When one states that the technical information is presented by the water board to the ROT and they need to have confidence in de information, it is mostly a case of Acceptability of technical information. The Action Centre has stated the need of an overview map, which combines all relevant information. This is about the completeness of the technical information.

32

3. Evaluation report high water January 2011

(HDSR2011)

1. Introduction The report evaluates period of excessive high water in the region of the water board in the period January 2011. In that period water levels reached critical levels and calamity procedures were engaged. Fortunately, no calamity has really taken place. However, it gives some view on the process when a real calamity takes place.

2. Relevant characteristic aspects of decision making process during flood calamities An analysis has been performed of the network of actors which was active during the period. Besides regular parties, the network appears to be very complex. This implies that a real situation always has more actors than expected and more cross connections arise during the calamity. This makes communication and the distribution of the right information to the right people hard.

Important for the decision making process is that all parties have the same overview of the situation. Due to the complexity of the situation, this not always appeared to be the case. Visual representation can be support this. Also, external communication is commented as poor. Information is collected, organized and presented in the system CAW. As a third party developed tool, it collects information from for example multiple water boards and RWS and weather data, which can be consulted by all relevant stakeholders.

3. Constraints in use of technical information It was commented that during the period that by using all modern techniques, decision support became very depended on them. People were worried that loss of power or communication lines would leave them helpless. This is related to the practicality of a model. Another constraint was the quality of technical information. The speed in which predictions were made was addressed as unpractical and accurateness of the results was addressed as insufficient. Also, it appeared that predictions changed over time, which resulted in a lack of confidence and thus acceptability of model results.

33

4. Exercise Hofpoort

(HDSR2011B)

1. Introduction The exercise is held by HDSR and is focused specific on the organization within the WBT, WOT and WAT. The setting is failure of a levee and each team held an extensive meeting in which the decision making process is practiced.

2. Relevant characteristic aspects of decision making process during flood calamities Practical information was collected by the WAT and communicated to WOT. The WAT is the first point where information enters the organization. They discussed the content and create a situation report. This situation report is discussed in the WOT. The WOT makes an interpretation of the information and transforms it, so it is suitable for WBT. It states that was chosen to use maps to give an overview of the situation to WBT.

3. Constraints in use of technical information There was room for improvement in the process of collecting information and forming an image of the situation. Participants of the exercise noticed that this process could be executed more structured with increased speed as a result. In relation to the categories, it is not the model itself that is discussed and therefore it is hard to relate to that. If possible at all, it would be the category of effectiveness.

34

5. Plan exercise De Geer

(HDSR2012B)

1. Introduction At the water board a scenario based exercise is held. The scenario is a damaged levee, which fails during the first WAT meeting. The WBT, WOT and WAT are the main participants in the exercise.

2. Relevant characteristic aspects of decision making process during flood calamities The internal organization is classic top-down, from WBT to WOT to WAT. The WOT makes decision on a operational level, where the WBT makes decisions on a tactical level. The scale of the event increased during the exercise, which has led to an organizational upscaling. The coordination of activities is transported from the WBT to the safety region.

In all three teams there is a sitrap-responsible and a plotter present. The first collects and summarizes all information and the second creates visual representations of information. However, some participants addressed it was still hard to keep an overview of the situation. The form is the technical information is not mentioned in the evaluation report.

3. Constraints in use of technical information Some participants address the problem to create an overview of the problem. This could relate to the completeness of a model. However, most of the information is usually present somewhere, but poorly managed or presented. This relates to the effectiveness of a model. In addition to this it was hard to create a combined overview of relevant old information and new information.

35

6. Evaluation high water January 2012

(Waterschaphunzeenaas2012)

1. Introduction Due to high precipitation in January regional water levels were above average. Wind caused higher water levels at sea resulting in limited possibilities for releasing water on the Waddenzee. With no sign of improvement on the short term, a calamity was identified.

2. Relevant characteristic aspects of decision making process during flood calamities The OT makes decisions about operational issues and the BT makes decisions on a tactical levels. In this situation, there were two hierarchies. The water board has two teams, the WBT and the WOT, and the region also has two teams, RBT and ROT. Both hierarchies operate mainly next to each other, where the water board is only responsible for water related issues and the region is responsible for a wide range of public services. This complicates the network and increases the need for clear information transfer. Technical information is supplied by the WOT. The implies that WOT collects, managed and summarizes the technical data.

Water levels are calculated using BOS Hoogwater, which is used both by the ROT and the WOT. Information is gathered and shared through LCMS. The DB of the water board addressed that they would like to receive the full WOT reports.

3. Constraints in use of technical information It appeared that predictions made by the model were insufficient. An improvement of the model results was necessary. The first hours after the prediction showed a deviation too large. However, it is unsure if the predicted water levels matched the eventually reached water levels. Other sub elements also appeared to give a insufficient result. The main point of the constraint appeared to be the accuracy of the model, although this appears through the acceptability of a model.

36

7. Evaluation report exercise Laag Holland

(Vinck2011)

1. Introduction The in communication specialized consultancy firm Trimension has organized the exercise for HHNK. Participants were the teams BT, OT and ACC. The scenario executed was composed of two elements, high water levels in the entire region and failure of a specific levee. The two main goals of the exercise was to practice procedures in each team and train cooperation between the teams.

2. Relevant characteristic aspects of decision making process during flood calamities An important aspect is that the people involved in the decision making process during the calamity do not work in calamity management in their day to day activities. Therefore it is addressed as important that a clear PBOB structure is followed in the decision making process. An efficient decision making process is essential. Also it is necessary to address that urgency and taking fast actions are important requirements in decision making and there is frequently feedback between the teams. From the schedule it appeared that there is approximately once or twice per hour a meeting.

In the use of information a clear distinction is made in information for internal communication and for external communication. In each team there is responsible for information management and there is a plotter for the visual representation. However, it is not clear what the precise role of the information manager is. In the OT for example, this is the same person as the secretary. Field observations reaches the decision maker through multiple intermediaries, which increases the risk of distortion of information.

Technical information used includes GIS and HIS. The visual presentation of information is addressed as an important aspect and the plotter is responsible for mapping technical information. The evaluation report states more or less states that information is the core of communication, so it is important to customize information according to the perceived goal and receiver. The presentation, visualization of technical information and how it is documented is decisive for decision making.

3. Constraints in use of technical information Participants of the exercise address that there is a lack integration of economic and social aspects in the decision making process. This complies to the completeness category. The information was not well structured and it was advised to use PBOB and the presentation of information is almost as important as the content. This relates to the category effectiveness. A main theme addressed was finding a balanced between global information and details, or intuitive and rational decisions. The same duality appears in a loss of overview when working on details. This constraints related to practicability or effectiveness. Another constraint is the acceptation of uncertainty. Decision makers did not know how much uncertainty to accept in making decisions. Possibly this relates to logical soundness, since it is about understanding uncertainties. It was also addressed the technical information was not effective in convincing about the urgency of the situation.

37

8. Evaluation report exercise Waterproef planning

(Smit2009)

1. Introduction The report describes an exercise in which the national planning aspect in the (short) period that a calamity may introduce. It is a summary of the results of multiple 3-day exercises held. The focus is on organization of the calamity management. Due to the uncertainty of actual calamities, the document describes strategies, more the concrete procedures for operations.

2. Relevant characteristic aspects of decision making process during flood calamities The organization on a national level introduces roles for the LOS, LOCC and SGE, that are directly linked to each other. LOS integrates regional plans, while taking special attention to local priorities. SGE arranges large scale evacuation processes. The LCO creates on itself national water image that is communicated to the NCC.

Another important aspect related to flood calamities on a national scale is that there is too little times to create scenario’s or make any significant calculations on the situation. The report also concludes that there is a strong need to structure the decision making process. The operational decision making process on a national scale is structured according to five steps. The first step is determining the goal of the process, the second step is evaluation of related factors, the third step is evaluation of the situation, the fourth step is to explore and assess possibilities and the fifth step is to make a decision.

In relation to scaling up the organization it is addressed that it is sometimes necessary to scale up multiple level at once.

Attention is also paid to the transfer of information. It is addressed that correct is communication of information to all related actors, both vertically as horizontally and internal and external is vital for success of calamity management.

3. Use of technical information An important aspect of management of technical information is that the required information should be available and accessible. They refer to practical cases where information appeared to be available, but when needed it was not. Also, technical information can be required in different situations and levels in the organization. The management of technical information in the operational phase of flood calamities is complex. A list of concerns is presented in the document:

- What minimal information in each process necessary? - Who is the owner of the information? - What agreements are made regarding used terms? - Is the information organized by postal code? - In what form is the information delivered? - How fast can be the information be delivered? - Which medium is used for storage of the information? - Is there a dashboard for presentation of real-time information?

38

9. Evaluation report exercise Waterproef first impression

(Reitsma2008)

1. Introduction The document is a short evaluation (first impression) of the actual main exercise of Waterproef. This note on the evaluation report is short due to the overlap with the previous note.

2. Relevant characteristic aspects of decision making process during flood calamities It is noticed that in certain scenario’s scaling between the water column and the general column are not linked, although it is usually advised to synchronize scaling. This can have advantages in the time available for decision making.

One of the general remarks concerning the exercise is that the calamity organization is complicated. Even for an expert involved in calamity management it can be hard to fully understand the organization. It is addressed that it is fruitful to use a central system to manage information, but that it is essential that is correctly used by everyone involved.

3. Constraints in use of technical information A main problem was the information flows between decision making on the regional and the national level. Also, it was addressed that there were occasionally moment of information overflow. This was mostly the case for decision makers, they need information that is concise, clear and unambiguous.

39

10. Evaluation report precipitation 14/15 July 2011

(Hoogheemraadschapdelfland2011D)

1. Introduction The document is a short evaluation of the calamity management due to the high precipitation on the 14th and the 15th of July 2011. The evaluation is written from an organizational perspective.

2. Relevant characteristic aspects of decision making process during flood calamities The decision making process is structured, so only global decisions need to be made when a calamity occurs. Based on observations a decision is made what protocol is followed. In each protocol a script describes actions to take. It is noticed that there are many scenario’s that make the process of decision making complex.

3. Use of technical information Decisions are made based on expected precipitation. Predefined scenario’s are used to estimate effects of expected precipitation. The scenario’s are made beforehand using flow models. After the calamity some sort of evaluation takes places whether the scenario’s accurately described the situation. These evaluations also shows that a lot of questions during the calamity remain unanswered.

40

11. Evaluation of the calamity organization at Wilnis levee breach

(Twynstragudde2004) 1. Introduction In August 2003 there was a levee failure near the town of Wilnis. No warnings signs were witnessed and it occurred in the middle of the night, which made the event completely unsuspected. The evaluation report is written from an organizational point of view. However, some useful information is present. 2. What technical information is used in the decision making process? No flow information is used in the decision making process. This is caused by the short duration of the flood event of only a few hours. Groundwater level is of importance after the flooding. The rise of groundwater levels damages all kinds of infrastructure and constructions. 3. How is technical information used? The decision to close-off the water ways the stop the flooding is made by people from the WAT on the moment they arrived at the breach location. External advisors are involved to give advice about stability of landmass bodies and to conduct monitoring. They are connected to the WOT. The ROT makes a request at the water board to deliver a person that can supply them with technical information. However, this results only in telephonic communication between the ROT and the water board. The WBT has no direct contact with technical information, there are informed by other network participants. The recommendations of the report address that there is room for improvement concerning the responsibility regarding specific information. A more clear and more formal distribution of tasks and responsibilities improves the quality of information lines. The advices is to pay more attention to defining formal information flows.

4. What constraints are encountered in the use of technical information? The report does not go into details about technical information. Some considerations have been made, but the report does not mention what they are or what the constraint is.

41

Appendix 7. Interviews

1.8 Template

1.8.1 Profiel

Leeftijd: Opleiding: Functie (dagelijks): Functie (calamiteit):Relevante ervaring: Locatie in organisatie: Inhoudelijk of organisatorisch perspectief:

1.8.2 Filtervragen

1. Welke technische informatie hebben ze het over?

a. Inundatie (waterdiepte/-hoogtes over tijd)

b. Hoogwater voorspelingen (zee of rivier)

c. Kans op dijk falen

d. Schade/slachtoffers

2. Wanneer?

a. Scenario’s vooraf gemaakt

b. Real-time

3. Waar komt de informatie vandaan?

a. Waarnemingen

b. Modellen

c. Common sense

4. Wie is de zender en wie is de ontvanger van de informatie?

a. WOT WBT

b. WOT ROT

c. WAT WOT

5. Wordt geredeneerd vanuit theoretisch of praktisch oogpunt?

a. Theoretisch

b. Praktisch

1.8.3 Eisen

Logical soundness

Actualiteit AKDDiGLo 5

Validiteit VAKDDiHLSLo 7

Completeness

Volledigheid van elementen VWLSR 4

Volledigheid van componenten VAKDiGWLSLoR 9

Scenario’s ADDiHGLoKt 7

Accuracy

Detailniveau VAKGLS 6

Acceptability

Externe consistentie H 1

Begrip van modelstructuur VKDLo 4

Begrip van onzekerheden in model VAKDHGLvdLoKt 8

42

Vertrouwen in mensen VAKDWLvdLoR 7

Credit VDHSLo 4

Practicability

Benodigde tijd VAKDDiHGWLSRWiKt 11

Functionaliteiten KDiGLSLoR 7

Voorbewerking KDDiWL 4

Nabewerking VAKDGWLoKt 8

Effectiveness

Eenduidige framing KDHGWLLo 6

Begrijpbaarheid van modelresultaat VAKDDiHGWLvdSLoRKt 11

Beslisduidelijkheid VADGLLvdSLoRKt 9

Aanpasbaarheid resultaat VDGR 4

Passend in besluitvormingscultuur DGR 3

1.8.4 Trade-offs

Genoemde trade-offs Begrijpbaarheid van modelresultaat Volledigheid van componenten [VSDG] Gebruiksgemak Beheersbaarheid database [A] Benodigde tijd Detailniveau [AWLo] Benodigde tijd Volledigheid van componenten [KW] Zorgvuldigheid besluitvorming Snelheid besluitvorming [DL ] Beslisduidelijkheid Volledigheid van componenten [L] Gebruiksgemak Flexibiliteit [S]

Gemaakte trade-offs

1. Benodigde tijd 12 [VAKDDiGWLvdSLoRWiKt] Detailniveau 0 2. Volledigheid van componenten 0

Begrijpbaarheid van modelresultaat 11 [VADDiHGLLvdSLoRWiKt] 3. Volledigheid van componenten 1 [Lvd] Actualiteit 7 [AGLvdSLoRWiKt] 4. Kwantificeren onzekerheid 0

Begrijpbaarheid van model resultaat 6 [KLvdSLoRWiKt] 5. Benodigde tijd 8 [KDWLvdSLoRWiKt] Kwantificeren onzekerheid 0 6. Benodigde tijd 7 [VAWLvdSLoRWi] Volledigheid van componenten 4 [KDDiKt] 7. Functionaliteiten Volledigheid van componenten 8. Volledigheid van componenten Gebruiksgemak [RWi]

43

1.1 Verbraak [V]

1.1.1 Profiel

Leeftijd: 34 Opleiding: Beleids- en organisatie wetenschappen Functie (dagelijks): Calamiteitencoördinator Functie (calamiteit): Adviseur calamiteitenorganisatie Relevante ervaring: Droogte, Hoogwater, oefeningen (geen overstromingen) Locatie in organisatie: Niet in organisatie Inhoudelijk of organisatorisch perspectief:Organisatorisch

1.1.2 Filtervragen



b. Hoogwater voorspelingen (zee/rivier)



2. Wanneer?


b. Real-time


a. Waarnemingen

b. Modellen

c. Common sense


a. WOT WBT

b. WOT ROT

c. WAT WOT


a. Theoretisch

b. Praktisch

1.1.3 Eisen

- Begrijpbaarheid. Onbegrijpbaarheid kan informatie overflow zijn. De vraag is wat is belangrijk? (bv Ziekenhuizen en chemische stoffen) Welke info belangrijk is, is afhankelijk van de rol

- Juistheid / betrouwbaarheid (wordt accuraatheid genoemd)

De aangeleverde informatie moet kloppen. Dit wordt vaak achteraf geëvalueerd. Bv peilbesluit, of, is de bres goed gemodelleerd? Tijdens een crisis is er geen tijd om te kritische vragen te stelen, maar het is wel belangrijk het gezond verstand te gebruiken. Vertrouwen } van eigen mensen Ervaring } Hierdoor wordt altijd het worst case scenario in het achterhoofd meegenomen.

UNKNOWN UNCERTAINTIES IS PRECIES WAT ZIJ BEDOELD.

Vooraf opgestelde scenario’s worden veel uitvoeriger beoordeeld

44

- Kans op voorkomen (‘interpretatie van informatie’)

Zekerheden, kans op voorkomen.

NB.: Bruikbaarheid is randvoorwaarde, al is onduidelijk wat dat precies inhoud.

3Di video animatie Bruikbaar in voorbereiding, kan urgentie wekken, geeft slechts een beperkte weergave. Het idee komt naar boven dat je afhankelijk wordt van technische middelen, maar alles wat je wil gebruiken kan uitvallen of niet beschikbaar zijn. Afhankelijkheid van technische middelen (stroomuitval etc). Tijdens een crisis heb je meer aan een kaart.

3Di video gebruik

Flexibiliteit wordt als een pluspunt beschouwd. Snelheid is ook een pluspunt. Speerpunten zijn begrijpbaar en bruikbaar. Ondersteunend voor beeldvorming door plotter. Biedt mogelijkheden om te combineren met andere GIS informatie.

- Het is belangrijk dat onzekerheidsmarges in beeld worden gebracht. Andere onzekerheden

moeten wel gecommuniceerd worden. o Iedereen binnen het waterschap wil alle onzekerheid tot zijn beschikking hebben.

1.1.4 Trade-offs

Snelheid is een absolute pre. Er is een beperkte hoeveelheid tijd en dat geld als randvoorwaarde. Er wordt gebruikt gemaakt van alle tijd die beschikbaar is. Als er meer tijd is, wordt de modelinformatie verbeter. Als het model niet voldoende doet, wordt overgeschakeld naar expertkennis. De vertaalslag en de beslissing of de ‘minimum eis’ wordt gehaald.

Trade-off verschillend tussen waterkolom en algemene kolom wbt volledigheid en bruikbaarheid. (trade-off tussen volledigheid en bruikbaarheid wordt bevestigd) Waterkolom: volledigheid Algemene kolom: begrijpbaarheid

Komt doordat de taak van het waterschap is het informeren van algemene kolom. Bij keuze is begrijpbaarheid altijd belangrijkste

Gebruiksgemak – beheersbaarheid.

Expliciteit onzekerheid is erg belangrijk, maar of er behoefte aan is is onduidelijk. Wel wordt aangegeven dat expliciteit wel behapbaar moet zijn, omdat het anders geen zin heeft.

1.1.5 Overig handige dingen

Overstromingsoefening november 2 scenario’s: kust & rivier

Bestuurlijke dilemma’s moet in de oefening naar boven komen. Bv., kies voor drooghouden Utrecht of Amsterdam?

TIP: bijzitten bij WAT Rijnland of Stichtse Rijnlanden Advies voor herstructureren organigram. WAC eruit, onder WAT vallen veldteams, die zijn gelijk aan CoPI. Coördinatiefase 0 eruit. Er is hierover een nationaal opgesteld document (‘landelijke fasering’)

Interessante dijkdoorbraak La Rochelle (Frankrijk)

45

Voor echte beleidsmakers, moet ik bij de veiligheidsregio zijn. De antwoorden zijn in algemeen heel verschillend voor ROT en WOT, of WBT en RBT.

Voorspeld dilemma in oefening November: wie heeft prioriteit?

Zij heeft van expert binnen het hoogwaterschap gehoord dat treinsporen sterk doorlatend zijn.

Informatiemanagers zijn de sleutelpersonen in relatie tussen waterkolom en algemene kolom. De algemene kolom (veiligheidsregio) heeft geen gevoel bij watercalamiteiten, waardoor er een grote vertaalslag nodig is. Evacueren kan je altijd doen bij onzekerheid, al moet je wel meenemen dat niet iedereen tegelijk weg kan. Dat maakt dit toch wel moeilijk. De beleidsmensen en informatiemanagers bij het waterschap zijn de vertalers richting beleidsmensen.

Het komt in de praktijk voor dat systemen nét niet goed genoeg werken. *** ze kan een notitie mailen over de landelijke fasering en organogram *** Dijk doorbraak la rochelle, begin 2010. Zij heeft een boekje hierover.

46

1.2 Weijs & Van Ackooij [A]

1.2.1 Profiel

Weijs Leeftijd: 44

Opleiding: HTS Civiel Functie (dagelijks): Beheerder kering Functie (calamiteit): Expert WAT Relevante ervaring: keringbeheer, hoogwater, oefeningen, geen overstroming Locatie in organisatie:Expert in WAT Inhoudelijk of organisatorisch perspectief: Inhoudelijk

Van Ackooij Leeftijd: 35

Opleiding: HBO Hydrologie & waterbeheer Functie (dagelijks): Beheer primaire keringen Functie (calamiteit): Expert WAT Relevante ervaring: keringbeheer, hoogwater, oefeningen Locatie in organisatie: Expert in WAT Inhoudelijk of organisatorisch perspectief: Inhoudelijk

1.2.2 Filtervragen






2. Wanneer?


b. Real-time


a. Waarnemingen

b. Modellen

c. Common sense


a. WOT WBT

b. WOT ROT

c. WAT WOT


a. Theoretisch

b. Praktisch

1.2.3 Eisen

< locatie bres < hoeveelheid / debiet door de bres < stroomsnelheid / aankomsttijd water (bv zonering) < hoelang is een weg nog bereidbaar voor auto’s < meedenken over mogelijkheden

47

Op het moment van doorbraak wordt er niet meer gerekend, maar is er wel een vraag.

- Detailniveau - Zekerheid - Inschatten van risico’s door WAT - Niet té gedetailleerd (veel grafieken is het voorbeeld)

o In de case zijn geen grafieken gewenst - Overzichtsbeeld is belangrijk, beperkte hoeveelheid informatie presenteren - De informatie moet voor bestuurders geschikt zijn als communicatiemiddel - Begrijpbaarheid, en het moet vertaalbaar zijn voor leken - Volledigheid - Onzekerheid is gewenst door bestuurders, maar alleen als het behapbaar is.

Lizard

Is alleen handig als scenario er voorgebakken inzit. Als het afwijkt, reist gelijk de vraag of het wel bruikbaar is.

3Di

Handig om afweging te maken, maar niet volledig genoeg voor KBA. (bv Schade)

Uiteindelijk moet er vertrouwen zijn in het model en de modelleurs. Dat lijkt wat betreft onzekerheid het belangrijkste aspect.

Als preventieve werking zijn er meer mogelijkheden dan tijdens een calamiteit.

Hoe completer een model, hoe meer je up-to-date moet houden

De vraag rijst wie waarvoor verantwoordelijk is.

1.2.4 Trade-offs

Beheersbaarheid – rekensnelheid Rekensnelheid bepalend

Nauwkeurigheid – rekensnelheid Allebei minimum

Rekensnelheid – Volledigheid rekensnelheid

Bestuurders willen niet volledig te touwtjes in handen hebben, ze willen ook taken afschuiven op de experts. Het gebruiksgemak staat voorop, als de achterliggende database niet up-to-date of beheersbaar is gaat dit ten kosten van het gebruiksgemak. Bestuurders wil alles in één zien, maar dat is misschien niet altijd reëel. Keuzes moeten vóóraf gemaakt worden. Volgens hun technisch niet mogelijk.

1.2.5 Overig handige dingen

Rampen bestrijdingsplannen zijn voor een hele dijkring. Beschouwen risico volle objecten. Veiligheidsregio stelt deze documenten op. Er zit een groot verschil tussen bestuurders van het waterschap en bestuurders uit de algemene kolom

48

Er wordt weinig gewerkt met expliciete onzekerheid, om te voorkomen dat schijnzekerheid ontstaat. Bestuurders willen graag zelf de bandbreedte om de onzekerheid te beoordelen, dit moet wel behapbare onzekerheid zijn (bijvoorbeeld één brandbreedte)

Bestuurders willen niet teveel informatie, ze vertrouwen vooral op ambtenaren die expert zijn. Bestanden, bv AHN, zou centraal opgeslagen moeten zijn zodat het automatisch ingeladen moet worden. Het middel moet het doel vervullen. We willen veel, maar niet alles is mogelijk. Het gevolg is voor bestuurders het belangrijkste. Op dit moment is er in het geval van de case een dikke duim schatting, omdat er verder geen mogelijkheden zijn.

49

1.3 Kers [K]

1.3.1 Profiel

Leeftijd: 49 Opleiding: HTS Werktuigbouw Functie (dagelijks): GIS coördinator Functie (calamiteit): ondersteunend ICT/GIS, in de toekomst informatiemanager Relevante ervaring: extreme neerslag Locatie in organisatie:in WOT (plotter), af en toe WAT en WBT. Inhoudelijk of organisatorisch perspectief: Organisatorisch

1.3.2 Filtervragen






2. Wanneer?


b. Real-time


a. Waarnemingen

b. Modellen

c. Common sense


a. WOT WBT

b. WOT ROT

c. WAT WOT


a. Theoretisch

b. Praktisch

1.3.3 Eisen

Eisen vanuit het WBT: - Advies (in de vorm van situatierapporten en vooral kaarten)

o Duidelijk en actueel - Totaalbeeld

o Maar rol van waterschap is alleen advies over waterbeeld/front aanleveren o Niet alleen een plaatje, maar ook tekstuele toelichting door verschillende disciplines

- Besluitvormers vertrouwen op expertise experts. Experts van het waterschap proberen onzekerheden in te schatten en proberen ze zo duidelijk mogelijk naar besluitvormers te communiceren.

- Waterfront is het belangrijkst, zodra er water is, is het al te laat. - Onzekerheid: Beeldvorming bij besluitvormers belangrijk, ze willen graag onzekerheid

expliciet. - Een informationoverflow is vanuit het perspectief van het waterschap geen risico,

o Zij leveren een eenduidig waterbeeld (simpelheid is belangrijk) - Begrijpbaarheid is belangrijk, kan worden gedaan door cursussen en instructies

50

3Di visualisatie - Geen toegevoegde waarde

3Di gebruik

- Flexibiliteit o Snelheid gewenst tussen vergaderagenda’s o Aanpasbaarheid van breslocaties

- Nauwkeurigheid - Input moet wel correct zijn

Modelupdates zijn belangrijk o Model moet up to date zijn o Dit moet in redelijkerwijs te doen zijn

ROT en RBT stellen hele concrete vragen aan het waterschap, waardoor het waterschap weinig afwegingen hoeft te maken.

LCMS: Cedric heeft voordelen en gaat gebruikt worden

Kan mogelijk sitraps en GIS informatie vervangen

1.3.4 Trade-offs

Rekensnelheid – Detailniveau Rekensnelheid is altijd maatgevend. Rekensnelheid – Volledigheid Idem. Bruikbaarheid – Volledigheid Bruikbaarheid is randvoorwaarde, volledigheid is wens. Hierbij heeft volledigheid vanuit

waterschap slechts betrekking op water. Prioriteiten: 1. Snelheid 2. Begrijpbaarheid (simplificeren) 3. Volledigheid 4. NATTE VINGER x. Onzekerheid is minder belangrijk

1.3.5 Overige handige dingen

Woltersum bijna doorbraak (Jan den Besten weet daar veel over)

Onderscheid ramp VS calamiteit * OCR?? Opleiding Crisis/calamiteit rampenbestrijding cursus

Tijdens een calamiteit en ramp is en blijft improviseren belangrijk.

Er worden presentaties gegeven om besluitvormers feeling te laten krijgen met de relativiteit van het model. 100 mm in 24 uur, Tollenbeek 1998

51

Het besluit staat centraal, het model is ondersteunend hieraan.

GRIP hoeft niet gelijk te schalen met Coördinatiefases

Uitsmijter: Keep it simple

52

1.4 Dragt [D]

1.4.1 Profiel

Leeftijd: 49 Opleiding: HBO Geodecy Functie (dagelijks): Teamleider peilbeheer Functie (calamiteit): Actieteamleider peilbeheer Relevante ervaring: Hoogwater, kortdurende opschaling (8-10 uur) geen volledige activering van AT Locatie in organisatie: in WAT Inhoudelijk of organisatorisch perspectief: Inhoudelijk

1.4.2 Filtervragen






2. Wanneer?


b. Real-time


a. Waarnemingen

b. Modellen

c. Common sense


a. WOT WBT

b. WOT ROT

c. WAT WOT


a. Theoretisch

b. Praktisch

NB.: Het eerste deel van het interview is minder bruikbaar. Hier wordt gesproken vanuit de praktijk van resultaten van hoogwatermodellen voor WOT.

1.4.3 Eisen

WAT heeft geen contact met ROT en WBT. WAT heeft tot op beperkte hoogte een beslissingsbevoegdheid. WAT is ‘te druk’ om zich bezig te houden met een totaalbeeld. WBT stelt vaak een brede vraag, bv.: Hoe staat het met mijn keringen?

- Actueel (hoe oud is de informatie en dit ook aangeven?) - Vertrouwen, adviezen worden 1-op-1 opgenomen. - BOS is het enige model. Rekentijd is 15 minuten, is in kritische situaties niet voldoende.

o Tijd is een randvoorwaarde. Als het model niet toereikend is, worden schattingen gemaakt op basis van de ruwe metingen.

- Onzekerheidsmarge is erg moeilijk te kwantificeren o Werkelijke bandbreedte zou erg groot zijn en ze willen geen schijnzekerheid wekken.

Daarom worden onzekerheden kwalitatief gecommuniceerd. - Begrip

53

Besluitvormers accepteren moeilijk dat er soms geen betrouwbaar beeld is te schetsen. Valkuil: Overflow aan gegevens ICT wordt traag Heeft iedereen dezelfde overview?

3Di gebruik: Voor peilbeheer is dit niet relevant. Belangrijk is te benadrukken dat dit ook slechts een model is. Voor op bestuursniveau, omdat er tactische beslissingen op gemaakt kunnen worden. Snelheid is heel belangrijk, om ten tijden van calamiteiten snel beslissingen te kunnen maken is ordegrootte minuten Snelheidsverschillen tussen toepassingen/applicaties

3Di animatie - 2D is voldoende voor experts - 3D is toevoegend voor burgemeester, veiligheidsregio’s, burgers

o Preventief of achteraf o Scenario’s

Veiligheidsregio’s Ontruimingsscenario’s

1.4.4 Trade-offs

Begrijpbaarheid Volledigheid Begrijpbaarheid is belangrijkst, maar zonder de juiste informatie is het nutteloos.

o Volledig beeld begrijpbaar te krijgen door informatie te groeperen op thema’s. Rekensnelheid Accuraatheid

Rekensnelheid heeft prioriteit o Input van nieuwe metingen moet wel de rekensnelheid kunnen bijhouden


Bestuurders, dat zijn de dijkgraaf en heemraden. Die zou ik moeten interviewen. Bij inundatie is de taak van het waterschap grotendeels voorbij, focus gaat dan naar de rampenbestrijding door veiligheidsregio. Dijkgraaf denkt daar anders over.

1.4.6 Bestuurlijk, organisatorisch

Het automatiseringssysteem speelt een rol in zowel AT, OT als BT. Netcentrisch werken veranderd de rol van de teams. Informatie worden continu geüpdate in plaats van sitraps en kaartjes. Een team heeft dan een informatiemanager nodig, in de praktijk is er een toenemende rol voor de informatiemanager. Een WAT heeft mogelijk geen behoefte aan hele uitgebreide informatie, maar een snelle (directe lijn) updates is wel behoefte aan. Het is belangrijk taken en bevoegdheden te scheiden. Er is altijd een minimum behoefte aan rollen. Integratie van schalen en disciplines zou zowel fysiek als op papier kunnen. Bestuurders vinden het model heilig, het plaatje wordt als waarheid geïnterpreteerd. Het idee van een dynamische organisatie is niet positief ontvangen. De structuur geeft houvast en situationele groepen zijn niet op elkaar ‘ingespeeld’ in oefeningen. Het gaat in calamiteiten fout door: organisatiestructuur, techniek,handelswijze, geoefendheid. Het traject van besluitvorming in het BT naar de uitvoerders bij het AT te lang en soms misschien wel te traag.

54

Er moet een balans gevonden worden tussen modelinformatie en persoonlijke kwaliteiten. Mogelijk zouden OT en AT deels kunnen worden samengetrokken. Trade-off geïdentificeerd: Daadkracht besluitvorming Zorgvuldigheid ook wel genoemd: Slagkracht Kwaliteit

55

1.5 Van Dijk [Di]

1.5.1 Profiel

Leeftijd: 63 Opleiding: HBO weg- en waterbouw Functie (dagelijks): Hoofd afdeling waterbeheer Functie (calamiteit): Calamiteitencoördinator & Adviseur OL Relevante ervaring: oefeningen waterschap of in samenwerking met veiligheidsregio

Locatie in organisatie: als coördinator WBT en WOT, als deskundige mogelijk ook in ROT Inhoudelijk of organisatorisch perspectief:

1.5.2 Filtervragen






2. Wanneer?


b. Real-time


a. Waarnemingen

b. Modellen

c. Common sense


a. WOT WBT

b. WOT ROT

c. WAT WOT


a. Theoretisch

b. Praktisch

1.5.3 Eisen

Vanuit veiligheidsregio (RBT/ROT): - Zekerheid - Tijdsverloop, waterbeeld over tijd. - Mogelijke maatregelen - Consequenties

o Meestal in de vorm van evacuatieplan Rol van het waterschap:

- Actieve rol in de breder kijken naar relevante aspecten naast waterbeeld/-front - Plannen maken - Preventief denken - Scenario’s vooraf opstellen

o Dit is noodzakelijk voor slagkracht besluiten Detailniveau: handig, maar geen belangrijk is.

- Actualiteit is belangrijker

56

- Hoe is de situatie buiten in het veld? o Menselijke reacties

Hiervoor is flexibiliteit nodig, maar ook vooral improviseren is vitaal. Flexibiliteit is mooi, maar de situatie in het veld is vaak zeer complex.

- Maatregelen praktisch - Informatie moet besluitvaardigheid bevorderen - Dat betekent dat de maatregel die je eenvoudig modelleert misschien niet realistisch

gemodelleerd wordt doordat je zaken over het hoofd ziet.

Naast de modelinformatie is het vitaal een goed beeld uit het veld te hebben. Begrijpbaarheid is het belangrijkste voor ROT/RBT.

- Goede beeldvorming bij veiligheidsregio is zeer belangrijk, gevoel bij de situatie.

1.5.4 Trade-offs

In elke afweging is voor ROT begrijpbaarheid een randvoorwaarde. - Kaarten en animaties kunnen cruciaal zijn.

o Simplificeren totdat het duidelijk is, eventueel n een waterbeeld. Beeldvorming van 3Di animatie kan handig zijn voor beeldvorming bij leken (burgemeester,veiligheidsregio). Rekensnelheid wordt in eerste instantie niet belangrijk genoemd, omdat er toch geen rekentijd gegund wordt.

- Voor het waterschap is belangrijker een volledig beeld te hebben, zodat dit dan weer vertaald kan worden naar de veiligheidsregio (RBT/ROT).

o Misschien toch niet zo simpel, hangt van situatie af. Rekensnelheid is in ieder geval wel een randvoorwaarde, al wordt daar dan soms wel of niet iets mee gedaan.

Waterschap is de deskundige en is volledigheid het belangrijkst. De veiligheidsregio heeft het meest belang bij begrijpbaarheid. De rol van het waterschap is om een zo volledig en compleet mogelijk beeld van de situatie te verkrijgen, deze vervolgens te vertalen naar een zeer begrijpbaar beeld van de situatie voor ROT/RBT.

1.5.5 Organisatorische trade-offs

Calamiteitenorganisatie – Gebeurtenis - Menselijk karakter maakt de organisatie onvoorspelbaar, hier moet je op voorbereid zijn.

o De menselijke factor zit nu onvoldoende in calamiteitenplannen. - De organisatie loopt achter de actuele veldinformatie aan. Constant een beeld hebben van

wat er in het gebied gebeurd is daarom belangrijk.

Calamiteitenorganisatie – Technische informatie - Een informatiemanager moet aanwezig zijn in elke betrokken organisatie en team

(waterschap, brandweer, politie, GHOR) - De systemen die tijdens een calamiteit gebruikt moeten worden, moeten hetzelfde zijn als in

het dagelijks gebruik. Hierdoor weten mensen hoe het werkt en wordt kans op falen kleiner. o Bv C2000, LCMS

57

o Systemen die nu gebruikt worden in de dagelijkse praktijk moeten geschikt gemaakt worden om calamiteitensituatie gebruikt te worden.

- Integreren functies belangrijk o Valkuil op dit moment is hokjes denken van beleidsmedewerkers o Vooral veldmensen hebben gevoel bij taken van anderen

Het is tijdens calamiteiten belangrijk om buiten je rol te kunnen denken.

Kunnen nieuwe modellen de organisatiestructuur veranderen? - Organisatiestructuur ligt vast doordat de taken en rollen vastliggen.

o Structuur is noodzakelijk om taken te kunnen verdelen. - Andere informatie(systemen) vraagt wel om een andere manier om informatiestromen te

organiseren. Het functioneren van mensen verandert dan. Concluderend: organisatiestructuur veranderd niet. Wel de

informatiestromen. o Er moet juist geprobeerd te worden de calamiteitenorganisatie zoveel mogelijk

hetzelfde te krijgen als de dagelijkse organisatie, zodat de taak en rol niet vreemd is.


Vooraf is er veel meer mogelijk, dus daar ligt de focus op dit moment op.

58

1.6 Haddink [H]

1.6.1 Profiel

Leeftijd: 52 Opleiding: Cultuurtechniek Larenstein & Master Millieukunde Functie (dagelijks): Afdelingshoofd Waterkeringbeheer, met taken: calamiteitenvoorziening, GIS coördinatie, monitoring Functie (calamiteit): Hoofd WAT Relevante ervaring: Hoogwater begin 2011, droogte 2010 en 2011 Locatie in organisatie: WAT Inhoudelijk of organisatorisch perspectief:

1.6.2 Filtervragen






2. Wanneer?


b. Real-time


a. Waarnemingen

b. Modellen

c. Common sense


a. WOT WBT

b. WOT ROT

c. WAT WOT


a. Theoretisch

b. Praktisch

1.6.3 Eisen

- Betrouwbaarheid o Bandbreedtes o Welke risico’s lopen we als we van een bepaalde keuze uit gaan? o Vooral kwalitatief

De grootste onzekerheden moeten in kaart zijn, anders is het advies niet bruikbaar. Tijdens de calamiteit wordt het als onmogelijk beschouwd alle onzekerheden in kaart te brengen, dus dit moet grotendeels vooraf gebeuren.

Bv retentiepolders. Welke zet er als eerste in?

Betrouwbaarheid dat de inzet het probleem oplost. o Vooraf moet zoveel mogelijk duidelijk zijn. o Beschrijf duidelijk wat je weet en wat je niet weet.

- Consistent ten opzichte van eerdere info o Het is zeer slecht voor besluitvorming als vandaag het advies wordt gegeven

‘linksom’ en morgen het advies ‘rechtsom’.

59

o Soms is het feitelijk de ene keer anders dan de andere keer. o Vaak wordt het veroorzaakt door foutief geïnterpreteerde informatie. Dan blijkt

later dat de situatie toch anders is. Iemand maakt dan inschatting ‘het gaat wel goed’ o Als er onvoldoende informatie blijkt te zijn moet er actie worden ondernomen om dit

te verhelpen.

1.6.4 Trade-offs

In elke afweging is betrouwbaar en accuraat de boventoon. - Waterschap geeft advies, maar trekt geen conclusies - Ten tijde van een calamiteit ligt de regie bij de veiligheidsregio. Als er cruciale keuzes

gemaakt moeten worden in trade-offs, dan wordt dit gedaan door de veiligheidsregio. o Tegelijkertijd maakt het besluitvormers helemaal niks uit ‘als het maar klopt’.

Tijdens calamiteiten wordt niet gerekend. Als er hypothetisch gerekend wordt is rekentijd belangrijk, maar totaaltijd maatgevend.

Begrijpbaarheid Volledigheid - Begrijpbaarheid altijd het belangrijkst - Bij een oefening is gebleken dat deelproblemen die het helderst worden beschreven met de

helderste info als eerste prioriteit krijgen. Dat kan zorgen voor een verkeerde pioritering. - Het moet helder zijn voor de veiligheidsregio. Als dat het niet is, kan simplificeren een

noodzakelijk kwaad zijn.

Werking 3Di model Het is het best te gebruiken als een communicatiemiddel.

Volledigheid Beheersbaarheid

- Geen duidelijke afweging te maken, hangt van omstandigheden af. - Beiden hebben namelijk een minimaal niveau.

Detailniveau waarmee gerekend wordt is niet belangrijk, het gaat om het resultaat.

1.6.5 Organisatorisch trade-offs

Verandering van de technische informatie brengt geen verandering teweeg in de structuur van de calamiteiten organisatie. Bv.: Je kan je afvragen of een OT noodzakelijk is. Het is wel mogelijk dat de organisatie dynamischer wordt.

- Structuur is wel noodzakelijk om te kunnen functioneren.

Netcentrisch werken - Kan het beleidsteam wel met alle info omgaan, mogelijk is het te gedetailleerd. - Moet informatie wel of niet gedeeld worden? - Geschikt detailniveau, anders is er geen overzicht en niet beheersbaar. - || Nieuwe manier van info gebruiken veranderd rollen van betrokkenen

o Al is dit onzeker

De beslissing en de daaruit ontstane informatievraag staat voorop - De behoefte aan informatie veranderd niet.

Modelresultaat (rationeel) Organisatiemensen (menselijk gedrag) - Afhankelijk van interpretatie

60

Afweging: Het gezonde verstand staat altijd voorop. Het Waterschap staat op dit moment te ver af van veiligheidsregio. Wordt pas betrokken als RBT in GRIP3 officieel wordt gevormd. De dijkgraaf is dan slechts een van de spelers en niet automatisch een zwaargewicht.


Zodra de overstroming plaatsvindt, verschuift de regie van het waterschap naar de veiligheidsregio.

61

1.7 Gooijer [G]

Leeftijd: 27 Opleiding: Master Hydrologie en waterkwaliteit Functie (dagelijks): Beleidsadviseur hydrologie Functie (calamiteit): adviseur WOT Relevante ervaring: Hoogwater Woltersum, dreiging instabiele zeedijk door geul Locatie in organisatie:Ondersteunende sectie van WOT Inhoudelijk of organisatorisch perspectief:Organisatorisch

1.7.1 Filtervragen






2. Wanneer?


b. Real-time


a. Waarnemingen

b. Modellen

c. Common sense


a. WOT WBT

b. WOT ROT

c. WAT WOT


a. Theoretisch

b. Praktisch

1.7.2 Eisen

- Duidelijk o Makkelijk te interpreteren o Onzekerheden duidelijk

- Detailniveau o Het moet wel bijdragen aan de ‘juistheid’ van de informatie

Spanningsveld: ‘overladen met informatie die je niet elke dag te zien krijgt’ Begrijpbaarheid verhoogt de hoeveelheid geaccepteerde informatie.

- Begrijpbaarheid - Rekensnelheid - Volledigheid

Worden bevestigd. + wordt nu vooral gehaald door scenario’s vooraf. De veiligheidsregio wil zekerheid ‘kan je garanderen dat..’, terwijl de realiteit altijd onzeker, genuanceerd en complex is. Het waterschap vindt dat je om moet gaan met onzekerheden, veiligheidsregio wil een eenduidige beslissing kunnen nemen.

62

Hypothetisch/toekomstig beeld:

- Snelheid is het belangrijkste - Begrijpbaarheid - Duidelijke antwoorden geven op hypothetische vragen - Mooie visualisatie minder belangrijk, maar het moet wel duidelijk zijn.

Begrijpbaarheid / Rekensnelheid

Volledigheid belangrijk vanuit expertrol voor waterschap

Communicatie Het waterschap treedt actief op zoveel mogelijk relevante aspecten mee te nemen. Bij opschalen dragen zij verantwoordelijkheid over en dat is het totaalplaatje erg belangrijk.

Actualiteit belangrijk in een gebied met bodemdaling.

1.7.3 Trade-offs

Rekensnelheid Detail - Rekensnelheid is belangrijker

Veiligheidsregio’s zijn gewend te denken in brand, of geen brand, ja of nee. De nuance van kansen binnen het waterschap worden niet begrepen en gewaardeerd binnen de veiligheidsregio. Hier is geen behoefte aan. Wel is er g gezamenlijk besef dat dit wel nodig is binnen veiligheidsregio.

Actualiteit Volledigheid - Afhankelijk van de situatie. De maatstaf is: is het bruikbaar om advies te geven? - Minimum eis aan bruikbaarheid van de data


- Bestuurlijke verhoudingen o Beeldvorming kost tijd

Partijen zijn nodig

Deelverantwoordelijkheden Veel taken Veel werk

Slagvaardige beslissingen Zorgvuldige beslissingen

OT: strategische besluit voor WAT WBT: Geen inhoudelijke besluiten, misschien dubbelop met RBT, maar is ook gescheiden door schaling. Bij opschaling verschuiven een groot deel van de taken van het WBT naar het RBT. Bestaat uit 5 personen, heeft bestuurlijke verantwoordelijkheid.

In de praktijk kunnen de dijkgraaf en de OL een 1-2tje doen om snel te kunnen handelen. De type discussies die worden gevoerd bij bij AT, OT en BT zijn verschillend, waardoor ze niet met z’n allen om één tafel kunnen gaan zitten. De hiërarchie is noodzakelijk voor besluitvorming. Dit komt door de inrichting van het Nederlands politieke stelsel. (achteraf) verantwoorden is zorgvuldigheid liggen hieraan ten grondslag.

63

Door de complexiteit van informatie zal het ongeacht de vorm van de informatie altijd noodzakelijk blijven een toelichting/interpretatie van de informatie te geven. De realiteit is dat een overstromingscalamiteit veel complexer is dan blijkt vanuit het perspectief van het waterbeheer (mensen, dieren, vee, inzet ME, evacuaties, gezondheidsdiensten, opvang, gevaarlijke stoffen, ecologie, milieurisico’s, bestuurlijke verantwoordelijkheid, paniek)

- Het is nooit mogelijk een totaal informatiepakket te maken voor iedereen geschikt te maken.

Gekozen is voor optie 1: Géén verandering NB.: per ‘laag’ is het nu een taartpunt, mede door gebruik van LCMS.


Check STOWA onderzoek ‘operationele besluitvorming onder onzekerheid’ + Verbeterd het expliciet maken van onzekerheden de besluitvorming? Check boekje veiligheidsregio

64

1.8 Wijnstra [W]

Leeftijd: 47 Opleiding: HTS Werktuigbouw Functie (dagelijks): Procesmanager waterveiligheid en calamiteitenzorg Functie (calamiteit): Operationeel leider Relevante ervaring: Hoogwater Woltersum, instabiele zeedijk, ook stroomuitval, bommelding Locatie in organisatie: Hoofd WOT, of afgevaardigde in ROT Inhoudelijk of organisatorisch perspectief: Organisatorisch

1.8.1 Filtervragen






2. Wanneer?


b. Real-time


a. Waarnemingen

b. Modellen

c. Common sense


a. WOT WBT

b. WOT ROT

c. WAT WOT


a. Theoretisch

b. Praktisch

1.8.2 Eisen

- Kort en bondig o Dat is aanleiding voor vervolgvragen

- Snel - Inzichtelijk - Volledigheid, maar vanuit primaire verantwoordelijkheid - Eenvoudig

Verplaatsen in de vragen die gesteld worden.

Informatievoorziening intern is een knelpunt

- Produceren (snelheid) o De informatie moet snel en goed geproduceerd kunnen worden.

- Ontsluiten (verwerktijd) o De informatie is beschikbaar, maar dat moet verwerkt worden. o Tijd om te verwerken, uploaden, printen.

- Presenteerbaarheid (hoe geschikt is het resultaat als communicatiemiddel)

Moderne technieken moeten van begin tot eind snel werken Waterschap is eigenaar van het probleem.

65

Het belangrijkste is dat de technische informatie een geschikt communicatiemiddel moet zijn.

- De werkwijze moet aansluiten bij de snelheid van de techniek en de urgentie van de situatie. Dit wijkt sterk af van de dagelijkse werkwijze, waarin alles afgewogen wordt.

1.8.3 Trade-offs

Snelheid Detailniveau - Snelheid is belangrijker. - Teveel detail kan juist ongewenst zijn in besluitvorming.

o Het antwoord wordt ingewikkelder. Zorgvuldigheid is heel belangrijk - Pas in de latere fase, uitvoering, is detail gewenst

3fases onderscheiden in besluitvorming: Communiceren, besluiten, uitvoeren.

De eisen aan technische informatie zijn verschillend per fase.

Uitgebreidheid/expliciteit Eenduidigheid beslissingen - Het is belangrijk alle relevante aspecten mee te nemen, ook al maakt dat de beslissing

moeilijker. Als het onduidelijk begint te worden, moet de zaak wel gesimplificeerd worden om een duidelijk beeld te schetsen.

Het allerbelangrijkste in een hoogwater/overstromingscalamiteit zijn: + Veld waarnemingen + Gezond verstand Hiertussen is een wisselwerking

Snelheid van handelingen is cruciaal.


- Theorie VS praktijk o De perfecte techniek bestaat niet.

- Falende techniek o Altijd second opinion nodig o Onzekerheden

Bevestigen Bestuurlijke zorgvuldigheid

Daarom is er altijd een interpretatie van de waarnemingen in het veld. Zorgvuldigheid van het besluit staat voorop. Niet de onzekerheid is groot, of het vertrouwen laag, maar de besluiten zijn dusdanig ernstig dat er altijd voor zekerheid wordt gekozen. Zowel de hiërarchische structuur is belangrijk, als de mogelijkheid verkorte lijnen te openen. De organisatie moet zowel dynamisch, als hiërarchisch zijn ingesteld.

Waterschap heeft adviserende rol, maar heeft ook feitelijk de ogen en oren. Verantwoordelijkheid & bevoegdheid moeten gescheiden blijven, maar de veiligheidsregio heeft geen gevoel voor overstromingscalamiteiten.

66

Afslanken van de calamiteitenorganisatie, is alleen mogelijk wanneer minder mankracht nodig is voor informatiemanagement.

Snelheid

Betrouwbaarheid o Afstemming o Binnen en buiten

Deskundigheid is altijd noodzakelijk, waardoor allerlei partijen wel betrokken moeten worden in de calamiteitenorganisatie. Er is mogelijk wel een optimalisatie in de mate waarin partijen (fysiek) gescheiden zijn of niet. Gekozen is voor optie 1: Géén verandering in organisatiestructuur.

- Geen verandering in de machine, maar oliën van de machine.


Boekje veiligheidsregio ‘de dijk staat op springen’

67

1.9 Leijen

Leeftijd: 62 Opleiding: MBO Bouwkunde, bestuursrecht Functie (dagelijks): Coördinator crisisbeheersing Functie (calamiteit): Liaison CoPI vanuit Waternet & Procesondersteuning Relevante ervaring: Doorbraak Wilnis, opstellen calamiteitenplan, oefeningen Locatie in organisatie: in CoPI Inhoudelijk of organisatorisch perspectief: Organisatorisch

1.9.1 Filtervragen






2. Wanneer?


b. Real-time


a. Waarnemingen

b. Modellen

c. Common sense


a. WOT WBT

b. WOT RBT

c. WOT ROT

d. WAT WOT


a. Theoretisch

b. Praktisch

1.9.2 Eisen

- Rekensnelheid (er is slechts beperkte tijd beschikbaar, vaak inpassen binnen vergaderagenda’s)

o Komt de snelheid waarmee besluiten genomen kunnen worden ten goeden. o Komt de kwaliteit van besluitvorming ten goede, doordat er meer tijd is voor andere

zaken of verdere afstemming. 3D visualisatie: niet belangrijk, omdat een goed 2D beeld voldoende inzicht verschaft.

- Detail: voldoende detail is erg belangrijk, anders heeft de informatie geen nut. Het moet het doel ondersteunen. Als detail niet nodig is, moet je het ook zeker niet betrekken.

- Accuraatheid: het model moet de realiteit goed weergeven. (geen vergeten tunnels of onjuiste bodemhoogtes)

- Volledigheid: Waternet is voor veel zaken toch wel verantwoordelijk. Bv. gevaarlijke stoffen in water (waterkwaliteit),ziekenhuizen (drinkwatervoorziening herstellen). Andere zaken zoals beschikbaarheid van evacuatieroutes komt op aanvraag vanuit veiligheidsregio.

o Waternet houdt het gemeenschappelijk belang in het achterhoofd, ook al is ze niet direct verantwoordelijk.

68

- Input: De ‘eigen’ bestaande basisbestanden die direct in te laden moeten zijn. - Besliszekerheid: De informatie geeft niet goed aan welke beslissing genomen moet worden.

1.9.3 Trade-offs

Volledigheid Duidelijkheid/begrijpbaarheid maar wordt ook vooral gestuurd die werkwijze om met informatie om te gaan. Netcentrisch

werken lost dit deels op.


De behoefte aan netcentrisch werken komt voort uit praktische beperkingen: - Behoefte aan kortere communicatielijnen

o Met één of meerdere tussenpersonen worden er onnodige vertaalslagen gemaakt, dit kan leiden tot een onduidelijke boodschap. Dit kost ook extra tijd.

- Personen kunnen niet altijd afwegen welke informatie die aangeleverd wordt relevant is voor beslissingmakers. Zij hebben geen goed beeld van de informatievraag. Het door OT gegenereerde beeld was niet duidelijk voor beslissers.

- Soms blijkt bij besluitvorming dat essentiële informatie ontbreekt in de sitrap, dit moest eerder altijd weer eerst teruggekoppeld en aangeleverd worden.

- Door een slechte samenstelling van informatie kan er een niet helder overzichtsbeeld zijn.

Rollenverdeling is belangrijk: 1. Wat levert de persoon onder mij aan informatie? 2. Wat levert de persoon boven mij aan informatie? Een bestuurder moeten weten waarom hij een beslissing moet nemen. Bijvoorbeeld een dijkgraaf moet de materie snappen, zodat hij het weer kan uitleggen aan een burgemeester. Inrichting van de organisatie wordt gestuurd vanuit:

- Wetgeving (grondwet) - Weloverwogen besluitvorming (heeft ook beperkingen) - Bevoegdheden zouden moeten veranderen

o Er moet dan ook politieke wil zijn om te veranderen.

Er zal altijd een tweedeling blijven van politiek/strategisch/bestuurlijk en uitvoerend.

Gekozen is voor optie 2: Schakel er tussenuit/ samenvoegen teams - De hele structuur is (grond)wettelijk vastgelegd, dus zal niet snel veranderen.


Er is onvoldoende oefening. Een oefening heeft ook niet dezelfde druk op de ketel als een echte calamiteit. Er is toenemende rol voor de informatie coördinator, die heeft het overzicht wie welke informatie heeft en aan welke informatie beslissingmakers behoefte hebben.

69

1.10 Van der Leij [Lvd]

Leeftijd: 58 Opleiding: HTS weg en waterbouw Functie (dagelijks): Specialist dijken en veiligheid

(voorheen afdelingshoofd veiligheid en voldoende water) Functie (calamiteit): Technisch specialist Relevante ervaring: Hoogwater januari 2012 inclusief inzet bergingsgebieden, overstromingen 1998 Locatie in organisatie: Ondersteunend aan WAT, ook rapporterend aan WOTs Inhoudelijk of organisatorisch perspectief: Inhoudelijk

1.10.1 Filtervragen






2. Wanneer?


b. Real-time


a. Waarnemingen

b. Modellen

c. Common sense


a. WOT WBT

b. WOT RBT

c. WOT ROT

d. WAT WOT


a. Theoretisch

b. Praktisch

1.10.2 Eisen

- Zekerheid (waterstandsvoorspellingen) o Goed werkend model o Grootste onzekerheid is het meteorologische verwachtingen o Spuien

Gaat op basis van vertrouwen, zowel in mensen als modellen. - Absoluutheid: houdt de dijk het? Ja of nee. - Helderheid/transparantie

Oefenen

Interpretatie

Organisatievorm - Vertrouwen op basis van ervaringen in samenwerking

Techniek

Mensen - Interpretatie/presentatie

o Onzekerheden duidelijk presenteren: ‘wij garanderen jullie dit, maar dit weten we niet’

70

Bandbreedte indien mogelijk Unknown uncertainties groot verschil

Op basis van expert knowledge o Voorbereiding en oefenen o ‘Verstand van dijken’

- Begrijpbaarheid o Het probleem moet, en kan, vaak beter gesimplificeerd worden o Vooraf moet het al begrepen worden.

Lange en intensieve samenwerking zorgt voor wederzijds begrip Experts dichtbij besluitvorming

o Meetbaar met controlevragen: is de boodschap goed begrepen? Is duidelijk wat het risico/consequenties zijn?

- Actualiteit o Ogen in het veld / veldteam o Geloofwaardigheid (?)

1.10.3 Trade-offs

Trade-offs blijken niet uit de praktijk, omdat deze is ingericht om om te gaan met beperkingen.

8. Rekensnelheid Detail Belangrijke details moeten vooraf al in kaart zijn gebracht. Uitgebreid afwegen tijdens een calamiteit kost teveel tijd.

9. Volledigheid Begrijpbaarheid Voldoende kennis van zaken laat (noodzakelijke) simplificatie van de informatie toe. Dan wordt alles begrepen zonder dat alles uitgebreid beschouwd wordt.

10. Volledigheid Actualiteit Hangt af van de specifieke invulling van beiden. Essentieel is dat het advies dat wordt gegeven moet kloppen.

11. Begrijpbaarheid Expliciteit onzekerheid Het moet begrijpbaar zijn tot op de hoogte dat duidelijk is welke beslissing gemaakt moet worden (besliszekerheid). Vertrouwen. Schiften door deskundige. Alleen de deskundigen moeten alle onzekerheden in beeld hebben, de besluitvormers moeten gevoel hebben bij onzekerheid, maar moeten daarover niet discussiëren aan tafel hierover. Hiervoor is geen tijd.


Organisatiestructuur kan niet aanpassen doordat:

- Niet alles is technische op te lossen - Er zou geen vertrouwen zijn in één enkele persoon - Het zou niet beheersbaar zijn, je weet nooit alles zeker genoeg.

- Een model kan de realiteit niet vervangen, er zijn altijd waarnemingen mogelijk

71

- Soms is het echter belangrijk daadkrachtig op te treden als waterschap, voordat of in plaats van uitgebreide opschaling naar bestuurlijk niveau. Voorbeeld is het hoogwater bij Delfzijl 1 nov 2006 storm op zee.

- De verantwoordelijkheidsstructuur is complex. In principe is iedereen verantwoordelijk voor

zijn of haar vakgebied. - Bij ernstige gebreken worden bestuurders afgerekend op bestuurlijke verantwoordelijkheid,

maar niet op operationele zaken. Gekozen is voor optie 1, geen verandering. Maar..

- Bij Waterschap Hunze en Aa’s bestaat geen WBT. Dit komt doordat feitelijk geen GRIP3 voorkomt bij watercalamiteiten, omdat het altijd gemeenteoverschijdend is. De dijkgraag wordt betrokken bij RBT.


72

1.11 Siebring [S]

Leeftijd: 42 Opleiding: Agrarische Hogeschool Velp -- Waterbeheer Functie (dagelijks): Gebiedshydroloog Functie (calamiteit): Modelexpert BOS Hoogwater Relevante ervaring: Hoogwater januari 2012, inzet bergingsgebied Locatie in organisatie: Ondersteunend aan WOT Inhoudelijk of organisatorisch perspectief: Inhoudelijk

1.11.1 Filtervragen






2. Wanneer?


b. Real-time


a. Waarnemingen

b. Modellen

c. Common sense


a. WOT WBT

b. WOT ROT

c. WAT WOT


a. Theoretisch

b. Praktisch

1.11.2 Eisen

- Snel, er is een beperkte tijd beschikbaar. - Vertrouwen

o Mensen o Techniek, bestaande modellen worden wel vertrouwd. Nieuwe modellen wekken

vaak argwaan.

- Onzekerheid is niet expliciet gewenst door WOT Bandbreedtes zijn in de praktijk niet gewenst Zij willen de best mogelijke voorspelling.

- Duidelijk o Zekerheid o Besliszekerheid (één waterstand doorgeven, past in draaiboek) o Bestuurders kunnen onzekerheid niet beoordelen

Varianten 3Di: als het goed voor te bereiden is, is er geen behoefte om real time te modeleren. Analyse vooraf is grondiger dan real-time, want je kan er meer zorg aan besteden.

73

- Volledigheid: Het moet kloppend zijn en geen mitsen en maaren (aannames) o Zelfde geldt eigenlijk ook voor detail, volledigheid, onzekerheid. Er moet een

kloppend en betrouwbaar advies gegeven kunnen worden.

1.11.3 Trade-offs

Genoemde trade-offs: Snelheid Detail [bijvoorbeeld sacramento] Detail Begrijpbaarheid Gebruiksgemak Flexibiliteit [bijvoorbeeld FEWS] (=modelwijzigingen)

o Voorgedefineerde bergingsgebieden, bressen, stuwhoogtes o Maar ook overriden getij bewegingen

Makkelijk in gebruik, maar niet flexibel. o Output bruikbaar: integreren met andere output

1. Rekensnelheid Detail

Maar bij een te grof detail is het model onbruikbaar. 2. Volledigheid Begrijpbaarheid

Maar het gaat erom dat het model voldoende kloppend is om advies te kunnen geven.

3. Volledigheid Actualiteit Hangt af van de specifieke invulling van beiden. Essentieel is dat het advies dat wordt gegeven moet kloppen.

4. Begrijpbaarheid Expliciteit onzekerheid 5. Rekensnelheid Expliciteit onzekerheid 6. Uitgebreidheid Overview

Voor OT heel belangrijk. Voor de experts is vooral de uitgebreid belangrijk.

7. Rekensnelheid Volledigheid


- Geen organisatorische veranderingen o Beter advies

Disciplines: meerdere experts o Altijd controleslag/interpretatie nodig

Er kan altijd iets vreemds/onverwachts uit een model komen.

Nooit blind uitgaan van een model Optie 2: schakel er tussen uit. WBT bestaat niet bij Waterschap Hunze en Aa’s, ook is het verschil tussen WAC en WOT niet duidelijk.


WBT bestaat niet, en uitvoerende teams worden direct aangestuurd door OT. Er zijn dus slechts ‘hokjes’ in de hierarchie.

74

1.12 Van Loon [Lo]

Leeftijd: 36 Opleiding: Civiele Techniek, Bouwkunde, Bedrijfskunde, Strategic management Functie (dagelijks): Senior beleidsadviseur crisisbeheersing Functie (calamiteit): Calamiteitencoördinator (procesverantwoordelijk WOT en WBT) Relevante ervaring: allerlei kleine calamiteiten, gesprongen leiding, kapotte leidingen, maar ook storingen of ziekteverzuim Locatie in organisatie:in WBT en WOT Inhoudelijk of organisatorisch perspectief: Organisatorisch

1.12.1 Filtervragen






2. Wanneer?


b. Real-time


a. Waarnemingen

b. Modellen

c. Common sense


a. WOT WBT

b. WOT ROT

c. WAT WOT


a. Theoretisch

b. Praktisch

1.12.2 Eisen

Beslissingen worden genomen op basis van adviezen. Adviezen worden gegeneerd op basis van technische informatie. Echter, het belang van technische informatie lijkt klein.

Beslissingen worden gemaakt op basis van actuele metingen en ervaringskennis. ROT stelt eisen aan advies:

- Juistheid Beperken onzekerheden

- Vertrouwen WBT:

- Besliszekerheid Het beleidsteam wil geen inhoudelijke afwegingen moeten maken. Bij twijfel wordt altijd gekozen voor de veiligste optie.

* Technische informatie heeft een klein belang. Gebruik van modellen in niet bekend.

- Risico’s weten

75

o Zowel weten wat je wel weet als weten wat je niet weet. - Postprocessing

Verwerken van data in bruikbare informatie

De vertaalslag / beslissing kunnen maken

- Verwerken gegevens Ontsluiten van de gegevens in belangrijk. Veel data is handig, maar als het

onbruikbaar is, heeft het geen zin. - Bandbreedte

Als een bandbreedte de realiteit is van de informatie, is dat gewenst om de beslissing te ondersteunen.

Geen bandbreedte is ideale situatie, mits de adviseur dat durft te stellen.

- Context en verhaal Het interpreteren van informatie Gevoel bij de informatie.

- Eenduidigheid / Begrijpbaarheid Hapklare brok informatie Of mensen die kunnen uitleggen wat het betekent Vakjargon

- Korte lijn van veldwaarneming tot aan vergadertafel - Het moet duidelijk zijn waar het model afwijkt van het model - Flexibiliteit

Het moet snel aanpasbaar zijn Nieuwe informatie moet snel opgenomen kunnen worden in het model

Bijvoorbeeld bodemdaling, foutieve metingen

Al is hier eigenlijk geen tijd voor - Tijd

o Rekentijd o Inputtijd o Outputtijd

- Model moet overeenkomen met werkwijze calamiteitenorganisatie - Integratie van allerlei processen

o Stroming water o Stabiliteit dijken o Pompstrategieën o Weersomstandigheden

1.12.3 Trade-offs

Uitgebreidheid (functionaliteit) ?

In de praktijk zijn modellen niet altijd realistisch. In de uitvoeringsfase blijkt dan dat een optie niet mogelijk is.

Eenduidig advies Expliciteit Onzekerheden

1. Rekensnelheid Detail Snelheid pre. Vaak eerst een grof beeld, daarna volgt detaillering.

2. Volledigheid Begrijpbaarheid

76

De inhoudsdeskundige moet een zo volledig mogelijk beeld vertalen, naar een begrijpbaar beeld van de besluitvormer. Belangrijk is de vertaalslag die tussen zender en ontvanger gemaakt moet worden.

3. Volledigheid Actualiteit Het moet voldoende actueel zijn, anders is het onjuist. Als het gaat om millimeters, dan is het niet erg. Vooraf een kwaliteitseis voor je data opstellen.

4. Begrijpbaarheid Expliciteit onzekerheid Belangrijk te snappen wat er kan komen.

5. Rekensnelheid Expliciteit onzekerheid De tijd is een randvoorwaarde. De voorkeur is ligt in principe op no-regret maatregelen die je direct kunt nemen. De echte afweging hangt wel af van de realiteit.

6. Uitgebreidheid Overview

7. Rekensnelheid Volledigheid Rekensnelheid is een absolute pre. Snel actie is noodzakelijk bij dreigende calamiteiten.

Het afwegen van de precieze consequenties van de eisen is doorslaggevend voor de invulling van de trade-offs. Er is heel veel nuancering noodzakelijk.


- Minimaal ruis in de communicatielijn - Snelheid van de informatievoorziening

Optie 1: Geen verandering structuur

Nb.: Wel verandering, maar dan in rollen en werkwijze. De taken blijven grotendeels het zelfde.


77

1.13 Rietman [R]

Leeftijd: 55 Opleiding: Technische Hogeschool Delft Civiele Techniek Functie (dagelijks): Sectorhoofd waterketen & Sectorhoofd watersysteem (operationele taken) Functie (calamiteit): 1ste Operationeel leider Relevante ervaring: Grootschalige brand (coördinatiefase 2), hevige neerslag januari 2012, oefeningen Locatie in organisatie: Hoofd WOT Inhoudelijk of organisatorisch perspectief: Organisatorisch

1.13.1 Filtervragen






2. Wanneer?


b. Real-time


a. Waarnemingen

b. Modellen

c. Common sense


a. WOT WBT

b. WOT ROT

c. WAT WOT


a. Theoretisch

b. Praktisch

1.13.2 Eisen

Waterfront (snelheid/diepte/vluchtwegen/evacuatietijd) o OT wordt ontbonden zodra veiligheidsregio regie overneemt

- Zekerheid - Educated guess/ common sense - Scenario’s - Volledigheid

o Afsluitlocaties o Waar bevinden zich mensen o Verhogingen

Bij voorkeur in kaartlagen Omdat je er toch vanuit moet gaan dat je nooit alles weet, wordt

volledigheid als minder belangrijk geacht. - Overzicht - Onzekerheden moeten zoveel mogelijk door experts (laag in hierarchie) worden afgewogen

Lizard grafieken

78

Het zijn duidelijke plaatjes. Bewegende animaties zijn beter geschikt

Visuele aspect is erg belangrijk 3Di gebruik

- Volledigheid van componenten is belangrijk o Evacuatieroutes o Waar bevinden mensen zich

Denken moet vooraf gebeuren. Het is zonde tijd te verliezen met zaken die vooraf had kunnen uitzoeken.

- De gebruiker moet modelkennis hebben Beperkingen van model kennen

o Er is altijd inhoudelijke kennis nodig, die een bestuurder niet heeft, voor een noodzakelijke intepretatieslag. Rollen liggen vast.

- Zekerheid

o Gegarandeerd door expertkennis - Snelheid - Interpreteren - Flexibiliteit - Betrouwbaarheid

1.13.3 Trade-offs

Uitgebreidheid (functionaliteit) ?

In de praktijk zijn modellen niet altijd realistisch. In de uitvoeringsfase blijkt dan dat een optie niet mogelijk is.

Eenduidig advies Expliciteit Onzekerheden

1. Rekensnelheid Detail Snelheid pre. Een snel beeld biedt meer tijd om deze te interpreteren.

2. Volledigheid Begrijpbaarheid Begijpbaarheid voor bestuurder, volledigheid voor expert of OL.

3. Volledigheid Actualiteit

4. Begrijpbaarheid Expliciteit onzekerheid Kwalitatieve inschatting onzekerheid belangrijk.

5. Rekensnelheid Expliciteit onzekerheid 6. Uitgebreidheid Overview

7. Rekensnelheid Volledigheid

Rekensnelheid geldt als een randvoorwaarde. Een stapsgewijze keuze zou ideaal zijn; vollediger naarmate er meer tijd is. Eerst een grof beeld schetsen daarna in detail werken.

8. Gebruikgemak Volledigheid

79



80

1.14 Wijnstekers [Wi]

Leeftijd: 59 Opleiding: MBO Civiel, meerdere cursussen Functie (dagelijks): Teamleider beheer en onderhoud waterkeringen en waterwegen Functie (calamiteit): WAT leider, coördinatie van veldteams Relevante ervaring: Lekkages keringen, Verschuiving boezemkade Nieuw Terbregge (31 aug 2003) Locatie in organisatie: in WAT Inhoudelijk of organisatorisch perspectief: Technisch

1.14.1 Filtervragen






2. Wanneer?


b. Real-time


a. Waarnemingen

b. Modellen

c. Common sense


a. WOT WBT

b. WOT ROT

c. WAT WOT


a. Theoretisch

b. Praktisch

1.14.2 Eisen

Vanuit perspectief hoofd WAT. In het geval van dreiging.

o Effecten van maatregelen vooraf doorrekenen o Kans op doorbraak (percentage) o Strategische keuzes (afsluitingen open of dicht)

Verschillende belangen (in dit geval meerdere burgemeesters) o Verkennen van maatregelen Welke opties zijn er überhaupt? o Ervarendheid van mensen

Organisatorisch, andere manier van denken dan dagelijks

Meegemaakte gebeurtenissen o Taak van samenvatten info ligt bij Hoofd WAT

WOT is technische inhoudelijk beperkt op de hoogte

- Zekerheid o Begrip van onzekerheden

- Consequenties voor organisatiestructuur (opschaling ja of nee) - Tijd

81

- Vorm van informatie moet passen in vergadercultuur - Begrijpbaarheid

o Simpele berekening volstaat

1.14.3 Trade-offs

9. Rekensnelheid Detail

Rekensnelheid is een randvoorwaarde. De tijd drukt, er moet een snel overzicht komen.

10. Volledigheid Begrijpbaarheid Bleek al uit korte samenvatting in vergaderrapport. Wordt puntsgewijs samengevat. De non experts aan de top van de organisatie zijn toch inhoudelijk geen experts.

11. Volledigheid Actualiteit Het moet de beslissing ondersteunen.

12. Begrijpbaarheid Expliciteit onzekerheid Begrijpbaarheid. Voor de top is begrijpbaar overzicht pre.

13. Rekensnelheid Expliciteit onzekerheid Idem aan 1.

14. Uitgebreidheid Overview

15. Rekensnelheid Volledigheid Beiden hebben een minimaal niveau dat gehaald moet worden. Zo snel mogelijk de juiste informatie.

16. Gebruiksgemak Volledigheid Gebruiksgemak. Bij een calamiteit is snel handelen de een van de belangrijkste eisen. De grootste bezwaren bij oefeningen is dat besluitvorming vrij traag is. Zorgvuldigheid hoeft hier geen nadeel van te zijn. Er moet vertrouwen zijn in een deskundigheid van een enkele iemand.

De grootste bottleneck in calamiteiten is de traagheid van besluitvorming. Vertrouwen in de sleutel.



82

1.15 Ketelaars

1.15.1 Profiel

Leeftijd: 40 Opleiding: Staats en bestuursrecht en juridische bestuurswetenschappen,

nu bezig met Master of crisis and public order management Functie (dagelijks): Coördinator crisis en beveiligingsbeleid Functie (calamiteit): adviseur WBT Relevante ervaring: oefeningen (oefenleider) Locatie in organisatie: in WBT Inhoudelijk of organisatorisch perspectief: Organisatorisch

1.15.2 Filtervragen






2. Wanneer?


b. Real-time


a. Waarnemingen

b. Modellen

c. Common sense


a. WOT WBT

b. WOT ROT

c. WAT WOT


a. Theoretisch

b. Praktisch

1.15.3 Eisen

- Samenvattend / Kort en bondig - Onzekerheidsmarges - Besliszekerheid - Scenario’s

o Minste erge o Meest waarschijnlijk o Ergst denkbare

Er is altijd onzekerheid, moet in achterhoofd worden meegenomen. - Geschikt zijn als communicatiemiddel - Overzichtelijk - Tijdsdruk, compleet, begrijpelijk

Zoveel mogelijk voorbereiden - BRZO bedrijven handhavende taak

= Gevaarlijke stoffen

83

Lizard Flooding: - Snelheid, hoogte - Te complex, detail

Onzekerheid - Dieptekaart met isolijnen - Begrijpbaar

3Di gebruik:

- Niet geschikt voor WBT niveau o WBT houdt zich niet bezig met operationele zaken o Baseert zich alleen op advies WOT

- Beperkende factor Tijd Onzekerheid in berekeningen Uitleg / expertrol

Ook voor bestuurders waterschap - Alternatieven - Versimpelen van informatie

o Hoofdzaken / Bijzaken o Zorgvuldig Slagkracht o Altijd een toelichting bij de informatievraag

Het mag vooral niet te complex zijn

1.15.4 Trade-offs

1. Rekensnelheid Detail Eerst een grove berekening 2. Begrijpbaarheid Volledigheid Onderscheid tussen operationeel en bestuurlijk niveau 3. Volledigheid Actualiteit Marges 4. Begrijpbaarheid Kwantitatieve onzekerheid Begrijpbaarheid, maar ook onzekerheden moeten wel in beeld zijn Bijvoorbeeld scenario’s 5. Snelheid Kwantitatieve onzekerheid Eerst onzeker, daarna verder uitwerken. 7. Snelheid Volledigheid Gevolgen inschatten, eerst een grof plaatje maken. Goede voorbereiding. 8. Volledigheid Gebruiksgemak Ervaringspersoon Onder tijdsdruk Het moet snel, eventueel een extra persoon op zetten


Organisatiestructuur blijft hetzelfde. Werkwijze gaat waarschijnlijk wel sterk veranderen die komende tijd.


84

Date post:	22-Sep-2020
Category:	Documents
Upload:	others
View:	1 times
Download:	0 times

Are flood models used? - Universiteit Twente...In dit deel van de vragenlijst wordt u gevraagd een...

Documents