AUDIT KOMUNIKASI PROGRAM COORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY

i

Universitas Sumatera Utara

AUDIT KOMUNIKASI

PROGRAM COORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY

(Studi Deskriptif Kualitatif Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) PT Pelabuhan Indonesia I Persero, Medan)

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu syarat memperoleh gelar sarjana Program Strata 1 (S1) pada Departemen Ilmu Komunikasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sumatera Utara

THERESIA ERA NATALIA BR PURBA

120904008

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

DEPARTEMEN ILMU KOMUNIKASI

MEDAN

2017

ii Universitas Sumatera Utara

HALAMAN PERSETUJUAN

Skripsi ini disetujui untuk dipertahankan oleh: Nama : Theresia Era Natalia Br Purba Nim : 120904008 Departemen : Ilmu Komunikasi Judul : Audit Komunikasi Program Coorporate Social

Responsibility(Studi Deskriptif Kualitatif Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) PT Pelabuhan Indonesia I Persero, Medan)

Pembimbing Ketua Departemen

Syafruddin Pohan, M.Si, Ph.D Dra. Dewi Kurnia Wati, M.Si, Ph.D NIP. 195812051989031002 NIP.196505241989032001

Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Dr. Muryanto Amin, M.Si

NIP. 197409302005011002

iii Universitas Sumatera Utara

HALAMAN PENGESAHAN

Skripsi ini diajukan oleh: Nama : Theresia Era Natalia Br Purba NIM : 120904008 Departemen : Ilmu Komunikasi

Judul skripsi : Audit Komunikasi Program Coorporate Social Responsibility (Studi Deskriptif Kualitatif Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) PT Pelabuhan Indonesia I Persero, Medan)

Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Sarjana Ilmu Komunikasi pada Departemen Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.

Majelis Penguji

Ketua penguji : ( ) Penguji : ( ) Penguji Utama : ( ) Ditetapkan di : Hari/ Tanggal :

iv Universitas Sumatera Utara

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Skripsi ini adalah hasil karya saya sendiri, semua sumber baik yang dikutip

maupun dirujuk telah saya cantumkan sumbernya dengan benar. Jika

dikemudian hari saya terbukti melakukan pelanggaran (plagiat) maka saya

bersedia diproses sesuai hukum yang berlaku.

Nama : Theresia Era Natalia Br Purba

Nim : 120904008

Tanda Tangan :

Tanggal :

v Universitas Sumatera Utara

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan

rahmatNya, saya dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini dilakukan

dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Ilmu

Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Sumatera

Utara (USU). Sepanjang proses penulisan skripsi ini penulis sangat dibantu oleh

banyak pihak. Oleh karena pertolongan tersebut begitu menguatkan penulis

sehingga skipsi ini dapat selesai dengan baik. Oleh karena itu, saya mengucapkan

terima kasih kepada:

1. Dr. Muryanto Amin, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sumatera Utara.

2. Dra. Dewi Kurnia Wati, M.Si, Ph.D selaku Ketua Departemen Ilmu

Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera

Utara.

3. Emilia Ramadhani, S.Sos, MAselakuSekretaris Departemen Ilmu

Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera

Utara.

4. Syafruddin Pohan, M.Si, Ph.Dselaku dosen pembimbing dan dosen

penguji skripsi yang telah memberikan masukan kepada peneliti serta

bimbingan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.

5. Seluruh Dosen dan Staf pengajar Departemen Ilmu Komunikasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.

6. Seluruh Karyawan PT. Pelabuhan Indonesia I terkhusus Bagian Hubungan

Masyrakat dan Bagian PKBL kepada Kak Rica Agnas Girsang, Kak Fiona

Sari Utami, Ibu Santi, Kak Friska Yanti Purba, dan Bapak Syawaludin,

Bang Rajuna, dan seluruh staf yang menolong dan bersedia memberi

waktu untuk penelitian penulis.

7. Yang Terkasih Bapak, Mamak dan Mamak di Surga, Kak Uwa, Adek Tria.

Terima kasih sudah mendukung penulis tanpa suara tapi dengan doa dan

vi Universitas Sumatera Utara

kenangan. Tanpa penuntutan tapi dengan kasih yang membuat penulis

begitu bersyukur.

8. Kepada KTB “Fidela Adriel” Kak Ira, Nove Purba, Victory Hutauruk dan

Yosua Putra Naibaho yang mendukung didalam doa dan senantiasa

memberikan semangat dan teguran kasih.

9. Sahabat-sahabat penulis ‘BYGLAB’ (Bermi, Gina, Bella, Yesti, Lia) sejak

SMA. Kalian berperan besar dalam hidup penulis. ‘Kerorolica’ (Jane,

Nove, Christa, Melva) bertemu kalian sangat menakjubkan karena menjadi

diri sendiri itu yang terjadi pada kita. Terima kasih untuk doa, repetan, dan

sidak mendadaknya.

10. Adik-adik Kelompok “GEA” (Yuni, Yessi, Agnes), “Filias Deorum”

(Astri, Yohana, Naomi, Afriyani, Widya) dan adik PIPA Apel. Terima

kasih.

11. Seluruh Komponen Pelayanan UKM KMK UP PEMA FISIP USU

terkhusus kepada TPP 2016 yang saling mendukung, mengajari dan selalu

berdoa bagi kita semua.

12. Untuk Our Trip Our Mission (OTOM) dukungan nyata sangat penulis

rasakan.

Penulis berterima kasih kepada seluruh pihak yang terlibat. Penulis

berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak

yang telah membantu. Semoga Skripsi ini membawa manfaat bagi pengembangan

ilmu. Terima Kasih.

Medan, April 2017

THERESIA ERA NATALIA BR PURBA

vii Universitas Sumatera Utara

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS

AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai civitas akademik Universitas Sumatera Utara, saya yang bertanda tangan

di bawah ini:

Nama : Theresia Era Natalia Br Purba

Nim : 120904008

Departemen : Ilmu Komunikasi

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas : Sumatera Utara

Jenis Karya : Skripsi

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada

Universitas Sumatera Utara Hak bebas Royalti Non Ekslusif (Non-ekslusive

Royalty- Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:

Audit Komunikasi Program Coorporate Social Responsibility

(Studi Deskriptif Kualitatif Program Kemitraan dan Bina Lingkungan

(PKBL) PT Pelabuhan Indonesia I Persero, Medan)

Dengan Hak Bebas Royalti Non-Ekslusif ini Universitas Sumatera Utara berhak

menyimpan, mengalih media/ formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data

(database), merawat dan mempublikasikan tugas akhir saya tanpa meminta izin

dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/ pencipta dan

sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di : Medan

Pada Tanggal : April 2017

Yang Menyatakan

Theresia Era Natalia Br Purba

viii Universitas Sumatera Utara

ABSTRAK

Skripsi ini berisi penelitian mengenai audit komunikasi pada program corporate social responsibility (CSR). Program CSR tidak hanya dilakukan demi perbaikan reputasi perusahaan ataupun hanya bermanfaat bagi komunitas yang dilayani saja, tetapi juga individu-individu di perusahaan yang berpartisipasi didalamnya. Khususnya pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) dimana program CSR yaitu Kemitraan dan Bina Lingkungan berada dibawah pengawasan Direksi Keuangan. Oleh sebab itu penelitian ini dilakukan pada Program Kemitraan dan Bina Lingkungan PT Pelabuhan Indonesia I (Persero). Penelitian ini memfokuskan pada penelitian deskriptif kualitatif memakai paradigma konstruktivis sebagaipendekatan. Dalam penelitian ini, peneliti berusaha meneliti bagaimana perencanaan komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan hingga pelaksaanaan di dalam organisasi. Kemudian peneliti melakukan audit komunikasi terhadap program PKBL. Subjek penelitiannya adalah karyawan PT Pelindo I (Persero) yangterkait pada program CSR. Peneliti mendapatkan hasil tentang bagaimana perusahaan merencanakan program komunikasi bagi program CSR yakni melalui berbagai saluran dan kegiatan komunikasi seperti RKB (Rapat Kerja Bulanan), Buku Pegawai/ Pedoman Pegawai, Sharing Session, E-mail, Media Sosial, In House Journal, Kegiatan olah raga dan Pelatihan/ Workshop, E- Mail Coorporate.Pada pelaksanaan perencanaan komunikasi dalam organisasi dalam pelaksanaan program CSR dilakukan dengan baik. Hasil audit komunikasi pada program Kemitraan dan Bina Lingkungan PT Pelindo (Persero) ditemukan kepuasan terhadap komunikasi.

Kata Kunci:

Audit Komunikasi dalam Organisasi, Perencanaan Komunikasi, Tanggung Jawab Sosial.

ix Universitas Sumatera Utara

ABSTRACT

This thesis contains research on communications audit on corporate social responsibility (CSR). The presence of CSR program is not only for both, betterment of the company's reputation and benefits to the communities, but also has impact to individuals in the companieswho give participation on this program. Particularly in PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero)where CSR program is the Partnership and Community Development under the supervision of Board Finance Directors.Therefore, this study was conducted on Partnership and Community Development Program of PT Pelabuhan Indonesia I (Persero). This study focuses on descriptive-qualitative research and uses constructivist paradigm as an approach. In this study, researcher try to examine about how the communications planning made by the company in order toimplemented in organization. Furthermore, the researcher conducting a communications audit of the Partnership and Community Development program. The subject for this research are employees of PT Pelindo I (Persero) who responsible on carrying out the CSR program. In order to obtain how the company plans some communication programs for CSR programs, the researcher collecting data through channels and commucication activities such as RKB (Monthly Work Report), Employee’sBooks/ Manual Employees, Sharing Session, E-mails, Social Media, In House Journal, sporting activities and Training/ Workshop, Corporate’sE-mails. The communications planning within the organization toward CSR program’s implementation are performed well. The audit communication of Partnership and Community Development program took place in PT Pelindo (Persero) give result that there is satisfaction found when communication occurred.

Keywords:

Communication Audit in Organizations, Communications Planning, Coorporate Social Responsibility.

x Universitas Sumatera Utara

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ………………………………………...…………… i LEMBAR PERSETUJUAN …………………………………………….. ii LEMBAR PENGESAHAN ……………………………………………… iii HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS……………………….. iv KATA PENGANTAR…………………………………………………… v LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI ILMIAH………...………… vii ABSTRAK…………………………………….………………………… viii DAFTAR ISI.............................................................................................. x DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………. xii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Konteks Masalah …………………………………………………….. 1 1.2 Fokus Masalah ………………………………………………………. 8 1.3 Tujuan Penelitian ……………………………………………………. 8 1.4 Manfaat Penelitian …………………………………………………… 8

BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Perspektif/ Paradigma Kajian ………………………………………… 9 2.2 Kajian Pustaka ………………………………………………………... 10

2.2.1 Tinjauan Terdahulu …………………………………………… 10 2.2.2 Komunikasi …. ………………………………………………… 11

2.2.3 Perencanaan Komunikasi…………….……………………… 15 2.2.4 Komunikasi dalam Organisasi…………………………………. 16 2.2.5 Public Relations ……………………………………………….. 21 2.2.6 Coorporate Social Responsibility…………………………….. 22

2.2.7 Audit Komunikasi ……………………………………………… 24

BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Metode Penelitian ……………………………………………………. 31 3.2 Objek penelitian …………………………………………………….... 32 3.3Subjek penelitian ……………………………………………………… 32 3.4 Kerangka Analisis ……………………………………………………. 33 3.5 Teknik Pengumpulan data …………………………………………… 34 3.6 Teknik Analisis Data …………………………………………………. 35

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Penelitian …………………………………………………..…… 37 4.1.1 Deskripsi Lokasi Penelitian …………………………………..... 37

4.1.1.1 Sejarah PT Pelindo I ……...………………….……….. 39 4.1.1.2 Visi dan Misi PT Pelindo I ….…………………………. 40 4.1.1.3 Struktur Direksi PT Pelindo I ………………………….. 43

4.1.2 Proses penelitian ………………………………………………... 43 4.1.3Informan Penelitian …………………………………………….. 47

4.2 Pembahasan …………………………………………………………….49

xi Universitas Sumatera Utara

4.2.1 CSR Pelindo I ………………………………………………...… 49 4.2.2 Perencanaan dan Pelaksanaan Komunikasi …………………... 56 4.2.3 Audit Komunikasi ……………………………………………… 69

BAB V SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan ………………………………………………………………. 90 5.2 Saran ……………………………………………………………...…… 91

DAFTAR REFERENSI

LAMPIRAN

xii Universitas Sumatera Utara

DAFTAR LAMPIRAN

• Panduan Wawancara • Hasil Wawancara • Biodata Peneliti • Daftar Bimbingan Skripsi • Surat Izin Penelitian

1


BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Konteks Masalah

Salah satu cara yang telah dilakukan dunia bisnis untuk meningkatkan

reputasinya adalah dengan memperkenalkan program CSR (Coorporate Social

Responsibility). CSR membantu perusahaan agar merasa baik mengenai

perusahaan itu sendiri dan juga memungkinkan mereka untuk melakukan sesuatu

yang berharga dan bermanfaat. Program CSR tidak hanya dilakukan demi

perbaikan reputasi perusahaan ataupun hanya bermanfaat bagi komunitas yang

dilayani saja, tetapi juga individu-individu di perusahaan yang berpartisipasi

didalamnya.

Untuk melihat pertumbuhan CSR dalam perusahaan, ada dua cara yang

dapat digunakan. Pertama, bahwa CSR merupakan sebuah perkembangan positif

dimana perusahaan benar-benar terlibat dalam hubungan yang aktif dan berarti,

serta merupakan suatu contoh komunikasi simetris di mana perusahaan dapat

terlibat dalam komunikasi dengan para pemangku kepentingan, mendengarkan

dan mengubah tindakan mereka sebagai hasil dari interaksi yang terjadi. Kedua,

CSR tidak lebih dari suatu aktivitas PR yang terinspirasi untuk menghadirkan

sesuatu yang bisa diterima oleh dunia luar perusahaan. Secara umum praktik PR

dapat dibagi ke dalam dua jenis kegiatan yang terpisah, yakni sosial dan

lingkungan. Social Coorporate Responsibility, yaitu program sosial CSR biasanya

meliputi aktivitas-aktivitas di mana perusahaan berinteraksi dengan komunitas.

Environmental Coorporate Responsibility, merupakan program CSR yang

sebagian besar mengenai isu-isu lingkungan. Secara esensial CSR berbicara

tentang bagaimana perusahaan memperhitungkan dampak ekonomi, sosial, dan

lingkungan dalam caranya beroperasi (Butterick, 2013: 96).

Pelaksanaan program CSR membutuhkan komitmen. Sebuah perusahaan

membutuhkan kesungguhan dalam menjalankan program CSR. Peranan dasar dan

fungsi PRsdalam perusahaan adalah memberikan masukan yang strategis. Dalam

rangka menjaga eksistensi suatu perusahaan, maka perusahaan itu harus menjaga

2


keseimbangan hubungan dengan pihak-pihak yang dapat mempengaruhi eksistensi

perusahaan dan mencapai tujuan dari program CSR. Pada bagian ini praktisi PRs

mengemban sebuah tanggung jawab sebagai sebuah divisi dalam perusahaan yang

bertanggung jawab untuk memastikan arus komunikasi berjalan dengan lancar.

Berkomunikasi secara konsisten tidak berarti mengkomunikasikan pesan yang

sama, tetapi jelas bahwa persyaratan fundamental dalam public relations adalah

mengembangkansuatu pesan koorporasi yang konsisten. Tepat dalam

merefleksikan organisasi dengan cara yang diinginkan oleh organisasi, bahkan

pada saat peristiwa, krisis, atau isu terjadi. Pada saat yang sama, pesan harus

mampu diadaptasi secara kreatif agar bisa dipahami oleh berbagai audiens yang

menjadi target.

Harlow merumuskan definisi Hubungan masyarakat, yaitu “Public

Relations adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan,

pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut

aktivitas komunikasi, pengertian, penerimaan, kerja sama; melibatkan manajemen

dalam persoalan/ permasalahan, membantu manajemen mampu menanggapi opini

publik; mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan

secara efektif; bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi

kecenderungan menggunakan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan

etis sebagai sarana utama.

Public Relations merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan

mengelola hubungan saling menguntungkan antara organisasi dan masyarakat.

Keberhasilan atau kegagalan hubungan itu bergantung pada fungsi ini.

Komunikasi efektif sangat menentukan kelangsungan hidup dan kesehatan setiap

organisasi. Segala kegiatan, interaksi, dan saling ketergantungan antar anggota

organisasi dapat berlangsung berkat komunikasi. Herbert A.Simon menyatakan

bahwa hanya dengan komunikasi pengaruh atas perilaku individu dapat

berlangsung (Hardjana, 2000: x).

Strategi public relations harus mempertimbangkan dengan matang cara-

cara yang dapat mengintegrasikan semua aktivitasnya. Semua kegiatan, termasuk

proses manajemen yang sangat menentukan kelangsungan hidup organsasi,

tergantung dari komunikasi efektif. Katz dan Khan mengatakan bahwa

3


komunikasi memang merupakan inti dari sistem sosial atau organisasi itu sendiri.

Hal ini menekankan kembali betapa pentingnya komunikasi efektif tercipta dalam

sebuah organisasi/ perusahaan. Komunikasi yang efektif dan efisien mempunyai

arti yang sangat penting bagi manajemen di dalam melaksanakan fungsinya untuk

merencanakan, mengorganisir, melaksanakan, mengarahkan, dan mengawasi

semua kinerja organisasi. Komunikasi akan mengantarkan manajemen untuk

melakukan tugas manajerial yang efektif dan efisien. Disetiap organisasi tipe

apapun dan bergerak dibidang apapun, maka kehadiran komunikasi mutlak

diperlukan.

Jika reputasi dan citra perusahaan sedemikan penting bagi

keberlangsungan perusahaan maka program CSR membutuhkan perhatian khusus

agar dapat terlaksana sesuai dengan harapan. Dalam rangka mencapai tujuan

organisasi secara efektif fungsi manajemen, yaitu POAC (Planning, Organizing,

Actuating, Controling) harus difungsikan sepenuhnya. Manajemen sebagai proses

perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengontrolan sumber daya

untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan

dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti tugas yang

dilaksanakan secara benar teroganisir dan sesuai dengan jadwal (Mesiono,

2012:2). Langkah awal tentu berdampak pada hasil akhirnya. Sehingga

keberadaan perencanaan sebagai suatu kegiatan manajemen merupakan tindakan

awal yang harus dipersiapkan dengan matang. Perencanaan memiliki hubungan

yang erat dengan manajemen. Suatu rencana merupakan suatu kegiatan yang

ditentukan sebelum melakukan kegiatan lainnya unuk mencapai suatu tujuan.

Berarti perencanaan merupakan aktivitas holistis dengan upaya mengoptimalkan

dana, sarana, dan lain-lain dari suatu sistem. Perencanaan artinya sebagai usaha

sadar untuk memikirkan alternatif-alternatif yangmungkin dapat dicapai pada

masa depan, menguji alternatif tersebut dan memilih yang ada bagi percapaian

tujuan. Sedangkan Waresten mendefinisikan perencanaan adalah melihat kedepan

dengan mengambil pilihan sebagai alternatif dan kegiatan untuk mencapaitujuan

masa depan tersebut dengan terus mengikuti agar pelaksanaannya tidak

menyimpang dari tujuan (Mesiono, 2013:2). Sebagaimana komunikasi dan

perencanaan merupakan dua hal yang berperan dalam pencapaian tujuan

4


organisasi. Maka kedua hal ini membutuhkan perhatian khusus. Perencanaan

merupakan sebuah seni dan ilmu pengetahuan dalam mencapai target khalayak

dengan menggunakan saluran-saluran komunikasi yang ada. Dapat disimpulkan

bawah perencanaan komunikasi sebagai penuntun usaha atau kegiatan komunikasi

yang dilakukan sepanjang sebuah program dilaksanakan. Perencanaan komunikasi

sangat membantu dalam kesesuaian pesan dan konsistensinya tepat sasaran. Ini

penting bagi suatu lembaga atau organisasi.

Robin Mehall (dalam Changara 2013: 45) menyatakan bahwa perencanaan

komunikasi adalah sebuah dokumen tertulis yang menggambarkan tentang apa

yang harus dilakukan sehubungan dengan komunikasi dalam pencapaian tujuan,

dengan cara apa yang dapat dilakukan sehingga tujuan tersebut dapat dicapai, dan

kepada siapa program komunikasi ditujukan, dengan peralatan dan dalam jangka

waktu yang berapa lama hal itu bisa dicapai, dan bagaimana mengukur atau

mengevaluasi hasil-hasil yang di peroleh dari program tersebut. Kecenderungan

sebuah perusahaan sering kali lebih memperhatikan strategi pesan untuk melihat

efektivitas dari proses komunikasi namun mengabaikan perencanaan yang

matang. Padahal bagaimana bisa membicarakan strategi komunikasi tanpa

menyinggung perencanaan komunikasi. Perencanaan komunikasi adalah proses

pengalokasian sumber daya komunikasi untuk mencapai tujuan organisasi.

Penggalangan massa, pemasaran, pelayanan publik, dan program-program

penyadaran masayarakat sudah tidak bisa dipisahkan dengan komunikasi.

Komunikasi memberikan informasi, membentuk citra, mempersuasi, dan

mendidik masyarakat melalui program-program yang dirancang dengan baik

untuk memenuhi kebutuhan akan informasi. Mengenai kebutuhan khalayak,

strategi menyusun pesan, pemilihan media, penyebarluasan dan pendekatan target

sasaran harus dikemas dengan baik dalam perencanaan manajemen komunikasi.

Tangung jawab sosial perusahaan telah tercantum dalam Undang-undang

No.4 tahun 2007 tentang perseroan Terbatas pasal 74 mengenai Tanggung Jawab

Sosial dan Lingkungan.

1. Perseroan yang menjalankan kegiatan usahanya di bidang dan/ atau berkaitan dengan sumber daya alam wajib melaksanakan tanggung jawab sosial dan lingkungan

5


2. Tanggung jawab sosial dan lingkungan sebagaimana dimaksud pada ayat 1 merupakan kewajiban perseroan yang dianggarkan dan diperhitungkan sebagai biaya perseroan yang pelaksanaannya dilakukan dengan memperhatikan kepatutan dan kewajaran.

3. Perseroran yang tidak melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dikenai sanksi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

4. Ketentuan lebih lanjut mengenai tanggung jawab sosial dan lingkungan diatur dengan peraturan pemerintah (Susanto, 2009: 3).

PT Pelabuhan Indonesia (Persero) I adalah sebuah Badan Usaha Milik

Negara yang bergerak dibidang jasa kepelabuhan di Indonesia bagian barat.

Sebagaisalah satu perusahaan di Indonesia ikut serta mengimplementasikan

program sebagai bentuk tanggung jawab sosial. Tanggung jawab CSR di bidang

sosial dan kemasyarakatan dilakukan melalui Program Kemitraan dan Bina

Lingkungan (PKBL). Berdasarkan peraturan Nomor: Per-07/ MBU/ 2015 tentang

Program Kemitraan Badan Usaha Milik Negara dengan Usaha Kecil dan Program

Bina Lingkungan yang merupakan tambahan dari peraturan menteri BUMN

dengan Nomor PER-08/ MBU/ 2013 menjadi dasar pelaksanaan PKBL di

lingkungan PT Pelabuhan Indonesia (Persero) I.

Sejak tanggal 03 juli 2015, Peraturan Menteri kembali diperbaharui

dengan Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor: PER-09/ MBU/

2015 tentang Program Kemitraan Badan Usaha Kecil dan Program Bina

Lingkungan dijadikan sebagai pedoman pelaksanaan PKBL Pelindo I sampai saat

ini. Setiap tahun PT Pelabuhan Indonesia (Persero) I mengembalikan sebagian

laba bersih perusahaan kepada masyarakat, khususnya komunitas di sekitar

wilayah kepedulian dalam bentuk Dana Kemitraan dan Bina Lingkungan dimulai

sejak didirikannya PKBL pada tahun 1991. Sebagai bentuk tanggung jawab sosial

yang senantiasa menjalin hubungan mutualisme dengan masyarakat sekitar

perusahaan menginginkan pertumbuhan yang dialami oleh perusahaan bisa

dinikmati tidak hanya oleh pegawai, namun juga oleh masyarakat. Adapun

anggaran kemitraan dan bina lingkungan berasal dari penyisihan laba bersih

setelah pajak yang ditetapkan dalam RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham)

tahun maksimum 4% dari laba setelah pajak tahun buku sebelumnya.

6


Pada tahun 2015 program kemitraan PT Pelindo I telah membina sebanyak

4.598 mitra binaan yang mencakup sektor industri, perdagangan, pertanian,

peternakan, perkebunan, perikanan dan jasa. Hal ini mengalami peningkatan

dibandingkan dengan tahun sebelumnya yaitu pertambahan mitra binaan sebanyak

317 mitra. Pada akhir tahun 2015 yakni sebanyak 926 mitra binaan yang masih

dibina sampai akhir. Penyebaran mitra binaan PT Pelindo I meliputi daerah Aceh,

Sumatera Utara, Riau dan Kepulauan Riau. Sedangkan program Bina Lingkungan

yang diberikan adalah dalam bentuk bahan/ material yang sangat dibutuhkan oleh

penerima bantuan bina lingkungan. Adapaun tujuan program Bina Lingkungan

adalahsebagai cerminan tanggung jawab sosial ekonomi perusahaan guna

mendukung perkembangan mitra binaan dan juga masyarakat serta skateholder

perusahaan. Program ini dtujukan kepada 7( tujuh) sasaran yaitu bantuan bencana

alam, pendidikan/ pelatihan, peningkatan kesehatan, pengembangan prasarana dan

sarana umum, sarana ibadah, pelestarian alam serta bantuan sosial

kemasyarakatan dalam rangka pengentasan kemiskinan.

Kepedulian PT Pelindo I dengan lingkungan sekitar perusahaan

dinyatakan dengan diraihnya penghargaan CSR Award 2016 yang diadakan salah

satu surat kabar nasional atas kegiatan Coorporate Social Responsibility (CSR)

PT Pelindo I. Perusahaan mendapatkan penghargaan kategori Program Bina

Lingkungan dengan melakukan bedah rumah sebanyak 95 unit di tiga provinsi

Sumatera Utara, Kepulauan Riau dan Provinsi Riau. Pelindo I termasuk salah satu

perusahaan yang meraih apresiasi CSR Award 2016 dari 23 perusahaan baik

swasta maupun negeri meliputi 3(tiga) kategori, yaitu kategori pendidikan,

pemberdayaan, ekonomi dan kesehatan, kategori lingkungan dan UMKM.

Tanggung jawab dibidang sosial dan kemasyarakatan dilakukan melalui Program

Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL). Jenis program kemitraan merupakan

kegiatan penyaluran dana pinjaman bergulir dan dana pembinaan kemitraan

kepada mitra binaan. Tujuan program Bina Lingkungan adalah sebagai cerminan

tanggung jawab sosial ekonomi perusahaan guna mendukung perkembangan mitra

binaan dan juga masyarakat serta stakeholder perusahaan.

7


Pada dasarnya, dalam menjalankan kegiatan PKBL perlu peran public

relations yang mumpuni untuk bisa merumuskan perencanaan yang baik dengan

komunikasi yang efektif agar kedepannya kegiatan ini bukanlah semata untuk

memenuhi peraturan pemerintah atau mempertahankan citra perusahaan, tetapi

juga harus bermanfaat bagi masyarakat maupun perusahaan. Proses komunikasi

program CSR PLBK PT Pelabuhan Indonesia I dengan dilaksanakannya beberapa

program dilakukan secara sinergi. Sehingga memiliki pencapaian yang baik dalam

hasil akhirnya. Manajemen komunikasi dilakukan oleh pihak PT Pelabuhan

Indonesia (Persero) I dari perencanaan hingga evaluasi.

Manajemen merupakan pilar utama keberhasilan program sehingga sesuai

dengan yang diharapkan semua pihak. Melalui observasi peneliti menemukan

bahwa program CSR PT Pelabuhan Indonesia (Persero) I yakni bidang Kemitraan

dan Bina Lingkungan berada satu tingkat dibawah Direksi yaitu Direktur

Keuangan. Hal ini menarik perhatian peneliti untuk melakukan audit komunikasi

pada program CSR Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) PT

Pelabuhan Indonesia I. Peranan dasar PR ada bertanggung jawab atas program

komunikasi yang terjadi dalam sebuah organisasi.Tahun-tahun sebelumnya PT

Pelabuhan Indonesia I tidak pernah melewatkan program yang mereka

komitmenkan. Namun perusahaan perlu melakukan audit komunikasi

untuk melihat bagaimana proses komunikasi berlangsung pada pelaksanaan tujuan

organisasi, bagaimana kualitas komunikasi serta memperoleh hasil akhir evaluasi

komunikasi untuk merencanakan strategi perusahaan kedepan.

Untuk mengetahui apakah komunikasi yang dibangun sudah baik atau

tidak serta mengetahui apakah program Coorporate Social responsibility sudah

berjalan sesuai dengan target dan tujuan dapat dilakukan melalui Audit

Komunikasi. Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas, maka peneliti

tertarik untuk melakukan penelitian mengenai Audit komunikasi pada

Perencanaan Komunikasi Program CSR “Program Kemitraan dan Bina

Lingkungan (PKBL) Pada PT Pelabuhan Indonesia I (persero)Medan.

8


1.2 Fokus Masalah

Berdasarkan konteks masalah yang telah diuraikan diatas, maka fokus

masalah dalam penelitian ini adalah: “Bagaimana Audit Komunikasi dalam

Program Kemirtraan dan Bina Lingkungan di PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)

Medan.”

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk merekonstruksi perencanaan komunikasi pada program CSR di PT

Pelabuhan Indonesia I Medan.

2. Untuk menjelaskan realitas pelaksanaan program CSR PT Pelabuhan

Indonesia I Medan.

3. Untuk melaksanakan Audit Komunikasi pada program CSR PT Pelabuhan

Indonesia I Medan.

1.4 Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Secara teoretis, penelitian ini diharapkan dapat memperluas pengetahuan

penelitian mengenai Ilmu Komunikasi khususnya penelitian Audit

Komunikasi dalam konsentrasi Public Relations.

2. Secara akademis, penelitian ini diharapkan dapat memperkaya bahan

referensi penelitian di Departemen Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial

dan Politik Universitas Sumatera Utara terkait Audit Komunikasi dan

memberikan sumbangan pemikiran bagi pembacanya.

3. Secara praktis,penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi PT.

Pelabuhan Indonesia I Medan terkait Audit Komunikasi pada perencanaan

komunikasi program Coorporate Social Responsibility maupun

keseluruhan kegiatan dan program dalam organisasi.

9


BAB II

KAJIAN PUSTAKA

2.1 Paradigma Kajian

Paradigma adalah suatu cara pandang untuk memahami realitas dan

kompleksitas dunia nyata. Untuk melihat dan memahami sesuatu diperlukan sudut

pandang atau cara pandang tertentu. Bagaimana penelitian dan penyelidikan

dilakukan ditentukan oleh paradigma penelitian. Paradigma yang peneliti gunakan

dalam penelitian ini adalah paradigma konstruktivis. Paradigma Konstruktivis

yaitu paradigma yang memandang ilmu sosial sebagai analisis sistematis terhadap

makna aksi sosial melalui pengamatan langsung dan terperinci terhadap perilaku

sosial yang bersangkutan menciptakan dan memelihara/ mengelola dunia sosial

mereka.

Menurut Ardianto dan Q-Aness (2007:151) dalam pandangan

konstruktivisme, bahasa tidak lagi hanya dilihat sebagai alat untuk memahami

realitas objektif belaka dan dipisahkan dari subjek sebagai penyampai pesan.

Kajian pokok dalam paradigma konstruktivis adalah bahwa bentuk kehidupan

bermasyarakat tidak hanya dilihat dari penilaian objektif saja, melainkan dilihat

dari tindakan perorangan yang timbul dari alasan subjektif. Pandangan ini justru

menganggap subjek sebagai faktor sentral dalam kegiatan komunikasi serta

hubungan-hubungan sosialnya. Subjek memiliki kemampuan melakukan kontrol

terhadap maksud tertentu dalam setiap wacana. Komunikasi dipahami, diatur dan

dihidupkan oleh pernyataan-pernyataan yang bertujuan. Setiap pernyataan pada

dasarnya adalah tindakan penciptaan makna, yakni tindakan pembentukan diri

serta pengungkapan jati diri pembicara.

Sehingga tiap individu akan memberikan pengaruh dalam masyarakatnya.

Artinya tindakan sosial yang dilakukan harus dipelajari melalui penafsiran dan

pemahaman dan berhubungan dengan rasionalitasnya. Pandangan ini meyakini

bahwa makna atau realitas bergantung pada konstruksi pikiran. Individu akan

10


melewati proses bagaimana pesan akan dikonstruksikan dan melibatkan

subjektivitas pelaku komunikasi.

Para konstruktivis percaya bahwa pengetahuan itu ada dalam diri

seseorang yang sedang mengetahui. Pada proses komunikasi, pesan tidak dapat

dipindahkan begitu saja dari komunikator kepada komunikan. Penerima pesan

harus mengartikan apa yang telah diterimanya dengan menyesuaikan terhadap

pengalaman mereka. Berdasarkan sudut pandang ini penelitian dilakukan untuk

melihat bagaimana sebuah organisasi menjadi tahu akan sesuatu. Sehingga

pengetahuan yang diperolah akan mempengaruhi terhadap setiap hal yang akan

dihadapi dan dialami dalam pengetahuan tersebut.

Paradigma inilah yang digunakan peneliti sebagai pandangan dasar untuk

mengetahui PT Pelabuhan Indonesia I pada Audit Komunikasi perencanaan

komunikasi program CSR PT Pelabuhan Indonesia I.

2.2 Kajian Pustaka

2.2.1 Tinjauan Hasil Penelitian Terdahulu

Terdapat penelitian terdahulu yang dianggap berkaitan dan relevan dengan

penelitian yang peneliti lakukan. Penelitian dengan judul “ Audit Komunikasi

Kampanye Program Stop Buang Air Besar Sembarangan Pada Dinas Kesehatan

Kabupaten Serang” yang dilakukan oleh Gagah Kharisma Purbaya merupakan

mahasiswa Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. Penelitian ini dilakukan pada

tahun 2013.

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh instansi pemerintahan melakukan audit

komunikasi karena ingin mengetahui bagaimana sistem komunikasi yang sudah

ditetapkan bagi organisasinya. Apakah dampak kegiatan komunikasi dikalangan

anggota organisasi atau instansi cukup besar dalam pencapaian sasaran dan tujuan

organisasi serta bagaimana cara yang tepat untuk meningkatkan dampak

komunikasi tersebut. Hasilnya ternyata masih banyak anggota instansi atau

organisasi yang belum melakukan audit komunikasi pada sebuat program yang

sudah berjalan dalam organisasinya. Penelitian ini menggunakan metode evaluatif

11


dengan pendekatan kualitatif. Gagah Kharisma menggunakan teknik

pengumpulan data berupa wawancara bertahap, foto, kepustakaan dan literatur.

Jumlah informan dalam penelitian ini sebanyak 11 orang. Penelitian ini

menggunakan model kampanye Ostergaard yang dikembangkan oleh Leon

Ostergaard.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa Dinas Kesehatan Kabupaten Serang

belum melakukan audit komunikasi secara khusus terhadap kegiatan kampanye

program stop buang air besar sembarangan di desa Curug Goong Kelurahan

Padarincang Kabupaten Serang Banten. Dalam hasil yang dicapai Dinas

Kesehatan kabupaten serang telah mendapai hasil yang baik sebagaimana tetap

ditargetkan. Dinas Kesehatan Kabupaten Serang juga mampu mengenali sumber-

sumber kemacetan komunikasi sekaligus mampu mengatasi kemacetaan tersebut.

2.2.2 Komunikasi

Secara estimologis istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin yakni

Communicare yang artinya berbicara, menyampaikan pesan, informasi, pikiran,

perasaan, gagasan dan pendapat yang dilakukan oleh seorang kepada yang lain

dengan mengharapkan jawaban, tanggapan atau arus balik (feedback) dari orang

yang diajak berbicara tersebut. Kata sifatnya ialah Communis, berarti bersama-

sama di antara dua orang orang atau lebih, yang berbicara mengenai kebersamaan,

berbagi kepentingan, keinginan, pengetahuan, kepemilikan dan gagasan.

Berdasarkan arti kata komunikasi di atas dapat disimpulkan bahwa

komunikasi adalah proses penyampaian pesan dalam bentuk lambang bermakna

sebagai panduan pikiran dan perasaan berupa ide, informasi, kepercayaan,

harapan,imbauan, dan sebagainya, yang dilakukan seseorang kepada orang lain,

baik secara langsung maupun tidak langsung melalui media, dengan tujuan

mengubah sikap, pandangan dan prilaku.

Komunikasi merupakan salah satu aspek terpenting dan kompleks bagi

kehidupan manusia. Komunikasi juga merupakan proses sosial dimana individu

menggunakan simbol-simbol untuk menciptakan dan menginterpretasikan makna

dalam lingkungan mereka. Komunikasi merupakan suatu proses yaitu suatu

12


kejadian yang berkesinambungan, dinamis, dan tidak memiliki akhir. Sosial

artinya manusia selalu beriteraksi dengan manusia lain dalam suatu kelompok.

Simbol berarti label yang diberikan kepada sebuah fenomena. Simbol konkret

yaitu simbol yang mempresentasikan sebuah objek, dan simbol abstrak

mempresentasikan sebuah ide, gagasan, atau pemikiran. Makna merupakan

sesuatu yang diambil orang atas suatu pesan. Pesan dapat memiliki lebih dari satu

makna, dan makna memiliki konsekuensi. Sedangkan lingkungan adalah situasi

atau konteks dimana komunikasi terjadi, terkait dengan waktu tempat, periode

sejarah, relasi dan latar belakang budaya antara pihak-pihak yang berkomunikasi.

Komunikasi adalah suatu proses interaksi timbal balik antara satu individu

atau sekelompok individu dengan individu lainnya yang bertujuan menciptakan

kesamaan makna. Artinya, apa yang disampaikan oleh komunikator dapat

dimengerti dan dimaknai sama oleh komunikan dan sebaliknya posisi

komunikator dan komunikan saling bergantian. Pada saat berbicara disebut

komunikator, sementara pada saat mendengarkan disebut komunikan (Susanto,

2011:87).

Sehingga dapat disimpulkan bahwa suatu proses komunikasi terjadi karena

didukung oleh beberapa unsur, yakni :

1. Sumber (source), sering disebut juga pengirim (sender), penyandi

(encoder), atau komunikator (communicator). Sumber adalah pihak yang

berinisiatif atau mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi.

2. Pesan, merupakan apa yang dikomunikasikan oleh sumber kepada

penerima. Pesan merupakan seperangkat simbol verbal dan nonverbal

yang mewakili perasaan, nilai, gagasan atau maksud sumber tersebut.

Pesan adalah penyataan yang disampaikan pengirim kepada penerima.

Pesan dapat berbentuk verbal (tulisan atau lisan) maupun non-verbal

(isyarat) yang bisa dimengerti oleh penerima.

3. Saluran atau media adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan

pesan dari pengirim kepada penerima berbentuk verbal atau non verbal.

4. Penerima (receiver), sering juga disebut sasaran komunikasi, yakni orang

yang menerima pesan dari sumber berdasarkan pengalaman masa lalu,

13


rujukan nilai, pengetahuan, persepsi, pola pikir dan perasaan. Penerima

menerjemahkan atau menafsirkan seperangkat simbol verbal atau

nonverbal yang ia terima menjadi gagasan yang dapat ia pahami.

5. Efek atau pengaruh merupakan perbedaan antara apa yang dipikirkan,

dirasakan, dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima

pesan. Pengaruh bisa terjadi pada pengetahuan, sikap, dan tingkah laku

seseorang.

6. Umpan balik

Umpan balik ialah tanggapan yang diberikan oleh penerima pesan sebagai

akibat pesan dari komunikator.

7. Lingkungan atau situasi

Lingkungan ialah situasi yang memengaruhi jalannya komunikasi.

Lingkungan dapat diartikan dalam bentuk fisik, sosial budaya, psikologis,

dan dimensi waktu.

Prinsip Komunikasi menurut Seiler, yaitu :

1. Komunikasi adalah suatu proses

Komunikasi adalah suatu proses karena merupakan suatu seri kegiatan

yang terus-menerus, yang tidak mempunyai permulaan atau akhir dan selalu

berubah-ubah. Komunikasi juga melibatkan suatu variasi saling berhubungan

yang kompleks yaitu: saling hubungan di antara orang, lingkungan, keterampilan,

sikap, status, pengalaman, dan perasaan, semuanya menentukan komunikasi yang

terbentuk dalam sautu waktu tertentu dan menimbulkan perubahan.

2. Komunikasi adalah Sistem

Sistem yang dimaksudkan berkaitan dengan peranan dan tugas komponen

dalam komunikasi. Tugas dari masing-masing komponen itu berhubungan satu

sama lain untuk menghasikan komunikasi dan bila terdapat gangguan pada satu

komponen akan berpengaruh pada proses komunikasi secara keseluruhan. Pada

prinsip inilah yang mendasari penelitian ini semakin kuat. Komponen dalam

komunikasi yang terjadi didalam sebuah organisasi merupakan sebuah sistem

yang harus dijaga dan dipelihara untuk mencegah kegagalan dalam komunikasi.

14


3. Komunikasi bersifat interaksi dan transaksi

Interaksi dan transaksi yang dimaksudkan adalah adanya saling bertukar

komunikasi. Bertukar diantara pengirim pesan dan penerima dan selanjutnya.

Inilah yang disebut dengan komunikasi sebagai interaksi. Namun dalam

kehidupan sehari-hari komunikasi yang kita lakukan memang tidak selalu

seteratur itu prosesnya. Proses yang terjadi tidak semata memberi dan menerima

pesan, namun melibatkan interpretasi dalam memproses/ menyandikan pesan yang

diterima. Ini yang disebut sebagai komunikasi sebagai transaksi.

4. Komunikasi dapat terjadi disengaja maupun tidak disengaja

Komunikasi yang disengaja terjadi apabila pesan yang mempunyai

maksud tertentu dikirimkan kepada penerima yang dimaksudkan. Tetapi apabila

pesan tidak sengaja dikirimkan atau tidak dimaksudkan untuk orang tertentu untuk

menerimanya dapat disebut komunikasi tidak disengaja.

Komunikasi yang ideal terjadi apabila seseorang bermaksud mengirim

pesan tertentu terhadap orang lain yang ia inginkan untuk menerimanya. Sehingga

setiap unsur dalam proses komunikasi harus berfungsi dengan baik demi

terciptanya komunikasi. Proses komunikasi pada hakikatnya adalah proses

penyampaian pikiran atau perasaan oleh komunikator kepada orang lain

(komunikan). Schramm menambahkan bahwa kesamaan pengalaman di antara

komunikator dan komunikan, yang berlangsung secara source dan reciever,

komunikator dan komunikan akan mempunyai sudut pandang yang sama

mengenai suatu pesan. Komunikasi akan efektif apabila komunikator mampu

berkomunikasi sesuai dengan komunikannya. Pikiran bisa merupakan gagasan,

informasi, opini, dan lain sebagainya yang muncul dalam benaknya. Perasaan bisa

berupa keyakinan, kepastian, keraguan, kemarahan, keberanian, kegairahan, dan

sebagainya yang timbul dari hati. Sehingga pada proses komunikasi perlu

diperhatikan bagaimana gambaran dalam benak dan kesadaran pada komunikastor

dapat dimengerti, diterima, dan dilakukan oleh komunikan. Sebuah organisasi

disusun untuk melakukan tugas untuk mencapai tujuannya.Dalam susunan

tersebut, setiap individu yang terlibat perlu dihubungkan oleh proses komunikasi

yang teratur. Karena masing-masing dari fungsi dalam organisasi melibatkan

interaksi di antara setiap orang sehingga mereka membutuhkan komunikasi.

15


2.2.3 Perencanaan Komunikasi

Perencanaan komunikasi dalam kerangka yang sederhana selalu dikaitkan

bagaimana menciptakan komunikasi yang efektif. Namun dalam kerangka yang

lebih luas perencanaan komunikasi sangat diperlukan untuk menyusun strategi

agar sebuah program bisa berhasil. Kecenderungan sebuah perusahaan sering kali

lebih memperhatikan strategi pesan untuk melihat efektivitas dari proses

komunikasi namun mengabaikan perencanaan yang matang. Padahal bagaimana

bisa membicarakan strategi komunikasi tanpa menyinggung perencanaan

komunikasi.

John Middleton (1978) mendefinisikan perencanaan komunikasi yaitu

proses pengalokasian sumber daya komunikasi untuk mencapai tujuan organisasi.

Sumber daya tersebut tiadak saja mencakup media massa dan komunikasi antar

pribadi, tapi juga setiap aktivitas yang dirancang untuk mengubah perilaku dan

menciptakan keterampilan-keterampilan tertentu di antara individu dan kelompok

dalam lingkup tugas-tugas yang dibebankan oleh organisasi.

Sedangkan Mehall menyatakan bahwa perencanaan komunikasi adalah

sebuah dokumen tertulis yang menggambarkan tentang apa yang harus dilakukan

sehubungan dengan komunikasi dalam pencapaian tujuan, dengan cara apa yang

dapat dilakukan sehingga tujuan tersebut dapat dicapai, dan kepada siapa program

komunikasi ditujukan, dengan peralatan dan dalam jangka waktu yang berapa

lama hal itu bisa dicapai, dan bagaimana mengukur atau mengevaluasi hasil-hasil

yang di peroleh dari program tersebut (Changara, 2013:45).

Perencanaan komunikasi adalah sebuah dokumen tertulis yang harus

menjawab:

1. Apa yang ingin dicapai;

2. Kenapa kita menginginkan hasil yang diperoleh;

3. Siapa yang menjadi target sasaran;

4. Apa yang menjadi kata kunci untuk pesan yang akan dibawakan;

5. Siapa yang akan menjadi aktor dalam penyampaian pesan dan bagaimana

cara memilih dan menentukannya;

16


6. Dengan cara apakah digunakan untuk mencapai tujuan yang diinginkan;

7. Bagaimana tipe saluran komunikasi yang bisa digunakan untuk

menyampaikan pesan;

8. Kapan waktu yang tepat untuk menyampaikan setiap pesan;

9. Bagaimana mengukur atau mengevaluasi hasil dari program yang

dijalankan tersebut.

Perencanaan komunikasi membantu perusahaan bagaimana sebuah pesan

yang kita bawakan konsisten dengan target sasaran. Perencanaan komunikasi

sangat penting bagi kesuksesan kegiatan. Oleh karena itu, perencanaan

komunikasi juga menjadi hal yang sangat krusial dalam mencapai suatu rencana.

Elemen dari komunikasi, yakni who says what, to whom, to whom trough what

channels, and what effects. Sehingga setiap strategi perencanaan komunikasi

harus di awali dengan langkah sebagai berikut.

1. Menetapkan komunikator

2. Menetapkan target sasaran dan analisis kebutuhan khalayak

3. Menyusun pesan

4. Memilih media dan saluran komunikasi

2.2.4 Komunikasi dalam Organisasi

Goldhaber menyatakan definisi komunikasi organisasi yaitu

“organizaional communications is the prosess of creating and exchanging

messages wiithin a network of interdependent relationship to cope with

environmental uncertainty”. Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan

dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung

satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu

berubah-ubah.

Pace dan Faules (1998) mengklasifikasikan definisi komunikasi organisasi

menjadi dua, yakni definisi fungsional dan definisi interpretatif. Definisi

fungsional komunikasi adalah sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara

unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu komunikasi tertentu.

17


Sedangkan definisi interpretatif komunikasi organisasi cenderung menekankan

pada kegiatan penanganan pesan yang terkandung dalam suatu “batas

organisasional”. Hal ini dimaksudkan sebagai proses penciptaan makna atas

interaksi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi. Sifat

terpenting dari komunikasi organisasi adalah penciptaan pesan, penafsiran, da

penangan kegiatan anggota organisasi. Bagaimana komunikasi berlangsung dalam

organisasi dan apa maknanya bergantung pada konsepsi seseorang mengenai

organisasi (Masmuh, 2008:5).

Penggolongan komunikasi dalam organisasi:

1. Komunikasi lisan dan tertulis

Dasar penggolongan komunikasi lisan dan tulisan ini adalah bentuk pesan

yang disampaikan. Banyak bentuk komunikasi, terutama komunikasi antara

pribadi disampaikan secara lisan maupun tertulis karena sebagaian besar interaksi

manusia terjadi dalam bentuk ini. Komunikasi lisan seperti komunikasi tatap

muka dan juga tulisan lewat media seperti memo, papan pengumuman dan

lainnya.

2. Komunikasi verbal dan non verbal

Jika dua orang berinteraksi, maka informasi mengenai perusahaan dan

gagasan-gagasan, ide-ide yang timbul akan dikomunikasikan. Informasi mengenai

perasaan seseorang dikemukan secara lisan melalui apa yang dikatakan dan

bagaimana mengatakannya. Arti dari kata atau kalimat diperjelas melalui tinggi

rendahnya nada suara, perubahan nada suara, keras tidaknya suara dan kapan

komunikasi berbicara. Perasaan seseorang juga dapat dinyatakan melalui berbagai

isyarat-isyarat atau signal non verbal dalam percakapan tatap muka langsung,

perasaan keadaan jiwa atau suasana hati seseorang dinyatakan melalui gerakan

isyarat, ekspresi wajah, posisi dan gerakan badan, postur, kontak fisik, kontak

pandangan mata, dan stimulasi non verbal lain yang sama pentingnya dengan kata

yang diucapkan. Ekspresi, gerakan isyarat, gerakan dan posisi badan tersebut

secara keseluruhan sering disebut sebagai bahasa badan (body languange).

18


3. Komunikasi ke bawah

Penggunaan komunikasi ke bawah, ke atas dan ke samping ini didasarkan

pada arah aliran pesan-pesan dan informasi di dalam suatu organisasi. Aliran

informasi dalam komunikasi ke bawah mengalir dari tingkatan manajemen puncak

ke manajemen menengah, menajemen yang lebih rendah dan akhirnya sampai

pada karyawan operasional. Komunikasi ke bawah mempunyai fungsi

pengarahan, perintah, indoktrinasi, inspirasi dan evaluasi. Perintah atau instruksi

biasanya menjadi lebih terperinci dan spesifik karena diinterpretasikan oleh

tingkatan manajemen yang lebih rendah. Di samping perintah dan instruksi

komunikasi ke bawah juga berisi informasi manajemen tujuan organisasi,

kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan, peraturan, pembatasan, insentif

tunjangan dan hak-hak karyawan.

Pertemuan tatap muka langsung, pembicaraan lewat telepon, memo dan

intruksi tertulis merupakan media atau saluran yang banyak digunakan dalam

komunikasi ke bawah. Buku pedoman bagi karyawan, majalah dan buletin

perusahaan, poster dan papan pengumuman, laporan tahunan yang dipublikasikan,

surat yang ditujukan ke rumah, pamflet, film atau link program dan sebagainya.

4. Komunikasi ke atas

Fungsi utamanya adalah untuk memperoleh informasi mengenai kegiatan,

keputusan dan pelaksanaan pekerjaan karyawan pada tingkat yang lebih rendah.

Komunikasi ke atas dapat berupa laporan prestasi kerja (Performance Report),

saran-saran dan rekomendasi usulah anggaran, pendapat atau opini, keluhan,

permohonan bantuan atau instruksi. Media yang digunakan komunikasi dari

bawah ke atas adalah pertemuan tatap muka langsung, pertemuan berencana

kelompok karyawan, percakapan informal dengan pimpinan,pembicaraan lewat

telepon, catatan dan memo tulis.

5. Komunikasi ke samping

Komunikasi ke samping (Lateral Communication) terjadi antara dua

pejabat atau pihak yang berada dalam tingkatan hirarki wewenang yang sama

19


(komunikasi horizontal) atau antara orang atau pihak pada tingkatan berbeda yang

tidak mempunyai langsung terhadap pihak lainnya (komunikasi diagonal).

Komunikasi ke samping terjadi secara teratur antara karyawan yang

bekerja bersama dalam suatu tim, di antara para anggota kelompok karyawan

yang berbeda, para anggota departemen atau bagian yang secara fungsional

terpisah dan di antara karyawan, lini dan staf. Jadi pola komunikasi ke samping

sangat berkaitan dengan aliran kerja dalam suatu organisasi. Fungsi utama

komunikasi ke samping dalam jaringan kerja komunikasi formal adalah

pengoordinasian dan pemecah masalah.

Komunikasi ke atas, ke bawah, dan ke samping dapat berbentuk lisan atau

tertulis, verbal maupun non verbal dan juga dapat gaya, tata krama, pola yang

formal maupun informal dan bersifat satu arah maupun dua arah.

6. Komunikasi formal dan informal

Dasar penggolongan ini adalah gaya, tata krama, dan pola aliran informasi

di dalam perusahaan. Bila pesan-pesan informasi dikirimkan, ditransfer, dan

diterima melalui pola hirarki wewenang organisasi yang telah ditetapkan dalam

struktur organisasi, yang biasanya disebut sebagai rantai komando maka terjadilah

komunikasi formal. Namun banyak juga terjadi pertukaran informasi di dalam

organisasi, terjadi dengan cara yang kurang dan lebih informal yang disebut

sebagai komunikasi informasi informal.

7. Komunikasi satu arah dan dua arah

Komunikasi organisasi dapat digolongkan menjadi komunikasi satu arah

dan komunikasi dua arah baik dalam proses komunikasi lisan-tulisan, verbal-non

verbal, formal-informal, maupun ke atas dan ke bawah serta ke samping.

Komunikasi mempunyai peranan penting dalam memadukan fungsi-fungsi

manajemen dalam suatu perusahaan, yaitu:

1. Menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan

2. Menyusun rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

20


3. Melakukan pengorganisasian terhadap sumber daya manusia dan sumber

daya lainnya secara efektif.

4. Mengadakan seleksi, pengembangan dan penilaian anggota organisasi

5. Memimpin, mengarahkan, memotivasi, dan menciptakan iklim yang

menimbukan keinginan orang untuk memberikan kontribusi

6. Mengendalikan prestasi.

Lunenburg dan Ornstein menjelaskan beberapa fungsi komunikasi dalam

organisasi, yang terdiri dari:

1. Fungsi normatif

Organisasi dipandang sebagai suatu sistem proses informasi. Maksudnya,

seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap memperoleh informasi

lebih banyak, lebih baik dan lebih tepat.

2. Fungsi regulatif

Berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi

yaitu, atasan atau orang yang berada dalam tatanan manajemen dan

berkaitan dengan pesan yang berorientasi pada kerja.

3. Fungsi persuasif

Mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu

membawa hasil sesuai yang diharapkan. Adanya kenyataan ini maka

banyak pimpinan lebih suka mempersuasi dari pada memberi perintah.

4. Fungsi integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan

karyawan dapat melaksanakan tugas dengan baik.

Fungsi utama komunikasi dalam organisasi, komunikator harus mampu

menentukan dan memahami komunikasi yang bagaimana yang harus ia terapkan

agar tidak terjadi distorsi atau kegelisahan komunikasi. Pesan dalam organisasi

yang disampaikan melalui komunikator melewati proses tertentu untuk sampai

kepada komunikan. Pesan yang dimaksud dalam organisasi tentu berkaitan

dengan tujuan organisasi. Efektif tidaknya komunikasi dalam sebuah organisasi

memberi peranan besar terhadap pencapaian tujuan organisasi.

21


2.2.5 Public Relations

DeFleur dan Dennis mengutip dalam Cutlip dan Center dalam

mendefenisikan Public Relations sebagai “...upaya terencana guna mempengaruhi

opini publik melalui karakter yang baik dan kinerja yang bertanggung jawab, yang

didasarkan pada komunikasi dua arah yang memuaskan kedua belah pihak”

(Iriantara 2004: 43). McNamara mendefinisikan public relations sebagai aktivitas

berkelanjutan untuk menjamin perusahaan memiliki citra yang kuat di mata

publik. Sedangkan Jefkins menyatakan bahwa PR adalah semua bentuk

komunikasi terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organiasasi

dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang

berlandaskan pada saling pengertian (Jefkins, 2004: 10).

Secara teoritis, Public Relations adalah salah satu bidang dari ilmu

komunikasi yang bersifat praktis (berhubungan langsung dengan praktik empiris).

Jadi, penerapan ilmu komunikasi dalam suatu organisasi baik organisasi

pemerintah maupun nonpemerintah. Secara praktisnya, PR adalah bagian internal

dari suatu organisasi, yang tugas dan fungsinya tidak berdiri sendiri melainkan

dalam konteks organisasi. Sehingga yang menjadi tujuan utama PR yaitu

penyelenggaraan komunikasi timbal balik antara suatu organisasi dan publik yang

berpengaruh atas tujuan organisasi. Tujuannya untuk menciptakan saling

pengertian (mutual understanding) dan dukungan bagi tercapainya tujuan,

kebijakan, dan tindakan organisasi (Liliweri 2011: 655).

Dari sepuluh tugas Public Relations dalam buku Collin, Coulson-Thomas

(2005 :18-19) salah satu diantaranya adalah mengevaluasi kekuatan dan

kelemahan perusahaan, baik perusahaan sendiri maupun perusahaan saingan, juga

ancaman dan peluangnya; mendiagnosis masalah-masalah yang dapat dipecahkan

melalui saran-saran Public Relations; mengidentifikasi masyarakat yang dituju

dan saluran-saluran yang paling efektif digunakan untuk menjangkau mereka serta

menjadi tugas penting bagi bagian Public Relations untuk menganalisis masalah

komunikasi yang dapat mempengaruhi perusahaan.

22


Karena itulah eksistensi dari Public Relations adalah komunikasi itu

sendiri. Dimana kegiatannya selalu diarahkan kepada upaya mempengaruhi

pendapat publik agar publik dapat bersikap, berpendapat dan bertingkah laku

sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu pada kegiatan penyampaian dan

penyebaran pesan komunikasi, bagian Public Relations sebuah perusahaan harus

memperhitungkan cara untuk memperoleh dampak komunikasi yang diinginkan

oleh perusahaan dengan memperhatikan kebijaksanaan yang akan disampaikan

kepada publik dalam bentuk penyusunan pesan komunikasi yang baik (message

arrangement).

2.2.6 Coorporate Social Responsibility

Maigan dan Ferrel (dalam Susanto, 2009:10) mendefenisikan CSR

sebagai” A Business in social responsible manner when its desicion and actions

account for and balance diverse stakeholder interests”. Definisi ini menekankan

perlunya memberikan perhatian secara seimbang terhadap kepentingan

stakeholder yang beragam dalam setiap keputusan dan tindakan yang diambil oleh

para perlaku bisnis melalui perilaku yang secara sosial bertanggung jawab. The

Jakarta Consulting Group mengemukakan tanggung jawab sosial ini diarahkan

baik ke dalam (internal) maupun ke luar (eksternal) perusahaan. Ke dalam,

tanggung jawab ini diarahkan kepada pemegang saham dalam bentuk

profitabilitas dan pertumbuhan. Disamping kepada pemegang saham, tanggung

jawab sosial ke dalam ini juga diarahkan kepada karyawan untuk setiap kontribusi

yang diberikan dalam mendukung pertumbuhan perusahaan. Ke luar, tanggung

jawab sosial ini berkaitan dengan peran kerja perusahaan sebagai pembayar pajak

dan penyedia lapangan kerja, meningkatkan kesejahteraan dan kompetensi

masyarakat, serta memelihara lingkungan bagi kepentingan generasi mendatang.

Dari sisi perusahaan terdapat berbagai manfaat yang dapat diperoleh dari

aktivitas CSR tersebut. Pertama, mengurangi risiko dan tuduhan terhadap

perlakuan tidak pantas yang diterima perusahaan, perusahaan yang menjalankan

tanggung jawab sosialnya secara konsisten akan mendapatkan dukungan yang luas

dari komunitas yang telah merasakan manfaat dari berbagai aktivitas CSR. Kedua,

CSR dapat berfungsi sebagai pelindung dan membantu perusahaan meminimalkan

23


dampak buruk yang diakibatkan suatu krisis. Ketika perusahaan diterpa kabar

miring atau bahkan ketika perusahaan melakukan kesalahan, masyarakat lebih

mudah memahami dan memaafkannya. Ketiga, keterlibatan dan kebanggaan

karyawan. Karyawan akan merasa bangga bekerja pada perusahaan yang memiliki

reputasi yang baik, yang secara konsisten melakukan upaya-upaya untuk

membantu meningkatkan kesejahteraan dan kualitas hidup masyarakat dan

lingkungan sekitarnya. Pada akhirnya perusahaan akan memperoleh loyalitas dan

movitasi karyawan dalam bekerja jauh lebih tinggi hal ini tentu berdampak pada

peningkatan kinerja dan produktivitas. Keempat, CSR yang dilaksanakan secara

konsisten akan mampu memperbaiki dan mempererat hubungan antara perusahaan

dengan para stakeholder-nya. Pelaksanaan CSR secara konsisten menunjukkan

bahwa perusahaan memiliki kepedulian terhadap pihak-pihak yang berkontribusi

terhadap lancarnya berbagai aktivitas serta kemajuan yang diperoleh. Kelima,

meningkatkan penjualan. Hasil riset Roper Search Worldwide bahwa konsumen

akan kebih menyukai prosuk-produk yang dihasilkan oleh perusahan yang

konsisten menjalankan tanggung jawab sosialnya sehingga memiliki reputasi yang

baik. Keenam, insentif-insentif lainnya seperti insentif pajak dan berbagai

perlakuan khsus lainnya hal ini perlu dipikirkan guna mendorong perusahaan agar

lebih giat lagi menjalankan tanggung jawab sosialnya.

Keenam manfaat CSR dapat disimpulkan yakni:

1. Reduse risk and accusations or irresponsible behaviour

2. Helps cushions and vaccinate during time of crisis

3. Enhance employee engagement and pride

4. Improve relations with stakeholder

5. Sales increase

6. Other incentive (tax, preferred treatment) (Susanto, 2009: 14).

Fungsi utama Public Relations dalam suatu organisasi adalah

melaksanakan komunikasi perusahaan dengan baik dengan media maupun dengan

publiknya pelaksanaan program CSR memerlukan penanganan strategikomunikasi

dengan baik agar pesan kegiatan tersebut sampai kepada masyarakat dengan baik

pula. Peran Public Relations dalam program CSR sangat dibutuhkan PR bertugas

24


merancang strategi komunikasi dan melaksanakan strategi tersebut sehingga pesan

program CSR dapat diterima dengan baik oleh masyarakat.

Seringkali praktisi Public Relations memainkan karena kunci dalam fungsi

filantropi perusahaan peran PR mencakup hal-hal berikut ini. (Cutlip, Center, and

Broom, 2005:375):

1. Menggelar peristiwa-peristiwa yang sesuai untuk membuat kontribusi

yang menentukan, seperti kampanye dan kesejahteraan atau

memberikan dana beasiswa

2. Membantu kampanye atau usaha amal dengan nasehat strategi

komunikasi, menyiapkan materi cetak, atau audivisual dan

mengiklankan dukungan atau menempatkan publisitas

3. Memeriksa perkara-perkara komunitas yang bermacam-macam untuk

menentukan dimana dan bagaimana perusahaan dapat memberikan

bantuan terbaik

4. Membimbing bukan mengarahkan, pendekatan partisipatif yang

melibatkan unsur pokok komunitas dalam mengalokasikan kontribusi-

kontribusi perusahaan.

Peran Public Relations harus dilaksanakan sesuai dengan fungsinya.

Dengan tidak mengabaikan komunikasi sebagai inti dari setiap langkah yang

diambil oleh praktisi Public relations komunikasi merupakan kata kunci

keberhasilan program PRs. Proses komunikasi pesan suatu program yang tepat

sasaran akan sangat berpegaruh terhadap keberhasilan dalam mencapai tujuan

program tersebut.

2.2.7 Audit Komunikasi

Menurut Reuss and Silvis bahwa batasan audit komunikasi dalam

pengertiannya adalah: In essence, a communication audit is a

comprehensive and trough study of communication philosoph, concepts,

stucture, flow and practice within an organization,e it small or large,

profit or non-profit, private or public. A communication audit shoul be

able to uncover information bloackages, organizational hindrances to

25


effetive communiation, and lost opportunities. (pada esensinya, audit

komunikasi merupakan kajian kompehensif dan penelitian mengenai

filsafat komunikasi, konsep-konsep, struktur, arus, dan praktik komunikasi

dalam organisasi, baik berukuran kecil atau besar, bertujuan profit atau

nirlaba, pada perusahaan swasta atau pemerintah).1

1. Audit adalah proses yang sistemik, artinya pemeriksaan dan pengujian data

oleh auditor dilakukan secara terencana, teratur dan metodologis.

Hardjana (2000: 9-10) menyatakan Audit Komunikasi adalah pemeriksaan

diagnosis yang dapat memberikan informasi dini untuk mencegah kehancuran

kesehatan organisasi yang lebih besar. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia kata

audit berarti pemeriksaan pembukuan tentang keuangan (pabrik, bank, dan

sebagainya) dan pengujian efektivitas keluar masuknya uang dan penilaian

kewajaran laporan yang dihasilkannya.

Definisi audit menurut American Accounting Association, audit

merupakan proses sistemik dalam perolehan dan penilaian secara objektif atas

bukti-bukti berkenaan dengan pernyataan tentang tindakan-tindakan dan

peristiwa-peristiwa ekonomi yang menentukan tingkat kecocokan antara

pernyataan tersebut dengan kriteria-kriteria baku, serta pengkomunikasian hasil-

hasilnya kepada pihak pengguna yang berkepentingan.

Berdasarkan definisi tersebut di atas terdapat beberapa hal penting yaitu :

2. Audit adalah perolehan dan penilaian secara objektif atas bukti-bukti,

artinya audit merupakan suatu penelitian atau pemeriksaan empiris yang

independen.

3. Audit adalah penentuan tingkat kecocokan antara pernyataan dengan

kriteria-kriteria yang mapan, artinya audit merupakan wujud dari

penentuan atau penilaian profesional dengan kriteria yang sudah baku.

4. Audit dilengkapi dengan pengkomunikasian hasil-hasilnya kepada semua

pihak pengguna yang berkepentingan yang berarti bahwa hasil evaluasi

tersebut terbuka bagi pihak-pihak yang seharusnya mengetahuinya

(Hardjana, 2000 : 6). 1Andre Hardjana, Audit Komunikasi Teori dan Praktek, Grasindo, Jakarta, 2000, hlm.12.

26


Berdasarkan hal-hal tersebut audit dapat dikembangkan ke berbagai

bidang seperti audit pemasaran, manajemen, organisasi dan termasuk pada bidang

komunikasi. Jadi konsep audit tidak hanya digunakan untuk bidang keuangan. Hal

ini bisa dilihat dari websters new world dictionary, yang mengartikan audit salah

satunya sebagai pengujian dan evaluasi seksama atas sebuah persoalan sehingga

komunikasi sebagai suatu persoalan organisasi juga dapat diaudit.

Gibson dan Getts dalam buku organizational communizational

communication: a managerial perspective menyatakan Audit Komunikasi adalah

suatu analisis yang lengkap atas sistem-sistem komunikasi internal dan eksternal

dari suatu organisasi. Hopec menyatakan bahwa audit komunikasi “Sebagai

sebuah analisis lengkap tentang komunikasi organisasi baik internal maupun

eksternal yang dirancang untuk memahami kebutuhan-kebijakan, praktek dan

kemampuan komunikasi dan untuk menemukan data sehingga manajemen puncak

dapat membuat keputusan yang ekonomis dan berdasarkan informasi lengkap

tentang tujuan ke depan komunikasi organisasi”. Booth, mendefinisikan Audit

komunikasi sebagai proses pembuatan analisis atas komunikasi-komunikasi

didalam organisasi oleh konsultan internal atau eksternal dengan tujuan untuk

meningkatkan efisiensi organisasi. Dengan pembatasan ruang lingkup pada

komunikasi internal saja dan efisiensi yang umumnya memiliki arti jangka

pendek, menunjukan kalau audit komunikasi sebaiknya dianggap sesuatu yang

mudah untuk ditangani dan perlu dilakukan berulang-ulang secara teratur

(Hardjana, 2000: 11-12).

Alasan diselenggarakan audit komunikasi adalah:

1. Untuk mengetahui apakah program komunikasi berjalan dengan baik

2. Ingin membuat diagnosis tentang masalah yang terjadi atau berpotensi dan

peluang yang mungkin terbuang

3. Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan baru atau praktek komunikasi

yang terjadi

4. Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan

operasional lain

5. Ingin menyusun anggaran kegiatan komunikasi

27


6. Ingin menetapkan patok banding

7. Ingin mengukur kemajuan dan perkembangan dengan membanding-

kannya dengan patok banding tadi

8. Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi

komunikasi

9. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna mengembangkan

kebijakan dan program komunikasi baru (Hardjana, 2000 : 17-18).

Penyelenggaraan audit komunikasi bermanfaat bagi kelangsungan dan

efektivitas dalam organisasi yakni:

1. Untuk mengetahui apakah dan dimana terjadi kelebihan (overload) atau

kekurangan (underload) muatan komunikasi berkaitan dengan topik,

sumber dan aturan komunikasi.

2. Untuk menilai kualitas informasi dan mengukur kualitas hubungan-

hubungan komunikasi secara khusus mengukur kepercayaan antar pribadi

(trust), dukungan, keramahan, dan kepuasan kerja.

3. Untuk mengenali jaringan-jaringan yang aktif. Operasional komunikasi

non formal dan membandingkannya dengan komunikasi formal.

4. Untuk mengetahui sumber-sumber kemacetan (bottleneck) arus informasi

dan para penyaring informasi (gate keeper) dengan memperbandingkannya

dengan peran masing-masing dalam jaringan komunikasi.

5. Untuk mengenali kategori dan contoh pengalaman dan peristiwa

komunikasi yang positif maupun negatif.

6. Untuk menggambarkan pola-pola komunikasi pada tingkat pribadi,

kelompok maupun organisasi berkaitan dengan komponen komunikasi,

frekuensi dan kualitas interaksi.

7. Untuk memberikan rekomendasi tentang perubahan atau perbaikan yang

perlu dilakukan.

Audit komunikasi merupakan bagian dari tolak ukur, aplikasi, dan

persiapan strategis untuk mendesain suatu perencanaan, program dan kerja PR,

serta dapat digunakan untuk memperoleh informasi atau fakta lapangan.

28


Termasuk bagaimana pemecahan suatu permasalahan yang berkaitan dengan hal-

hal sebagai berikut:

1. Terjadinya kemacetan arus informasi (bottle-kecked information flows)

2. Tidak adanya keseimbangan beban kerja di bidang komunikasi (uneven

communication workloads)

3. Para karyawan seakan-akan bermaksud saling berlawanan dalam

menghadapi suatu pekerjaan (employee working at cross-purposes)

4. Suatu organisasi tidak dapat memanfaatkan informasi tersembunyi dan

merugikan bagi lembaga bersangkutan (hidden information with in an

organization is not used, to detriment of the institution)

Tujuan audit komunikasi dalam kegiatan PR

1. Audit komunikasi seringkali digunakan untuk mengevaluasi bagaimana

suatu organisasi berlangsung berkenaan dengan suatu karakteristik unsur

pokok kelompok

2. Audit komunikasi digunakan untuk menganalisis kedudukan perusahaan

dengan karyawan atau komunitas tetangga perusahaan, menilai pembaca

terhadap saran komunikasi rutin seperti laporan tahunan dan news release;

atau menguji penampilan organisasi/ perusahaan sebagai warga

perusahaan.

3. Audit komunikasi sering memberikan benchmark (tanda untuk

menentukan tingginya letak suatu daerah/ perusahaan) menghadapi

program PR dimasa mendatang yang dapat diterapkan dan diukur.

2.7.2.1 Prosedur Audit Komunikasi

Prosedur audit komunikasi diterapkan pada level sistem komunikasi

secara keeseluruhan pada organisasi/ perusahaan dan pada level kegeiatan

komunikasi khusus. Setiap audit komunikasi yang diawali dengan audit kegiatan

komunikasi khusus, untuk memenuhi harapan publik dan tercapainya program

komunikasi organisasi/ perusahaan.

1. Audit Sistem Komunikasi secara keseluruhan

a. Acuan

29


Audit sistem komunikasi bertolak dari tujuan organisasi/ perusahaan,

rencana-rencana organisai/ perusahaan, kebijakan-kebijakan komunikasi

baik secara eksplisit maupun implisit, serta pelaksanaan.

b. Tahapan

Langkah audit dimulai dengan menginventarisasi dan menganalisis

kegiatan-kegiatan komunikasi. Data yang diperoleh ditambah dengan

maeri-materi umum tentang pengaruh lingkungan yang merupakan faktor-

faktor situasional organisasi.

Informasi mengenai sumber daya manusia yang dikaitkan dengan faktor-

faktor situasional organisasi ditambah dengan pengetahuan tentang

berbagai rencana organisasi/ perusahaan, kebijakan, tanggung jawab,

metoe pelaksanaan, dan sikap-sikap yang dapat digunakan sebagai dasar

untuk mengajukan saran perubahan dan program-program komunikasi

yang mendukung keseluruhan sistem komunikasi organisasi/ perusahaan.

c. Hasil

1. Hasil audit komunikasi adalah diketahuinya kekuatan, kelemahan,

peluang, dan ancaman organisasi/ perusahaan.

2. Teridentifikasinya publik yang relevan dengan organisasi/ perusahaan.

2. Audit Kegiatan Komunikasi Khusus

a. Acuan

Audit kegiatan komunikasi khusus berkaitan dengan masing-masing

program atau kegiatan komunikasi dalam organisasi/ perusahaan.

b. Tahapan

Langkah audit dimulai dengan melakukan analisis tujuan komunikasi yang

sudah dirumuskan beserta standar kinerjanya untuk mengembangkan

petunjuk tentang prosedur bagaimana kegiatan dilaksanakan. Kemudian,

dilakukan audit terhadap dimensi-dimensi audit komunikasi. Sehingga data

yang terkumpul dari kinerja lapangan secara empiris dapat dibandingkan

dengan standar kinerja yang telah dirumuskan. Bila terjadi deviasi/

penyimpangan, hal tersebut dapat menjadi bahan studi lanjutan. Hasil

analisis dan pengkajian penyimpangan tersebut dapat dijadikan landasan

30


untuk perubahan-perubahan dalam kebijakan dan kegiatan komunikasi

khusus, serta pelatihan dan tindakan pendukung yang diperlukan.

c. Hasil

Hasil pengkajian penyimpangan adalah:

1. Diketahuinya persepsi dan opini publik terhadap organisasi/ perusahaan.

2. Terevalusasi pencapaian tujuan suat program atau berbagai aktivitas

kehumasan tersebut.

3. Tercapainya kinerja humas melalui peningkatan efektivitas program-

program hasil dari evaluasi.

4. Diperoleh informasi bagi pimpinan organisasi/ perusahaan sebagai

masukan (input) dalam pengambilan putusan.

Communication Audit

Sumber : Newsom, Turk and Kruckeberg This is PR The Realities of Publis

Relations.

Pelaksanaan audit komunikasi pada dasarnya terdiri dari empat tahapan

pokok, yakni:

1. Menemukan apa yang ‘kita’ perkirakan

2. Menemukan apa yang “mereka” perkirakan

3. Mengevaluasi segala perbedaan

4. Membuat sejumlah rekomendasi.

Intent

Communications

Recommendations for Improvement

Evaluation of Disparities

What “they” think What “we” think

31


BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Metode Penelitian

Metode penelitian adalah analisis teori atau ilmu yang membahas

mengenai metode dalam melakukan penelitian. Metode penelitian komunikasi

adalah prosedur atau secara ilmiah dalam melakukan penelitian bidang

komunikasi untuk menemukan hal-hal baru, membuktikan atau menguji temuan

penelitian sebelumnya atau untuk pengembangan ilmu komunikasi (Pujileksono,

2015:4).

Dalam penelitian ini metode yang digunakan adalah deskriptif kualitatif.

Penelitian dengan metode deskriptif kualitatif merupakan metode penelitian yang

digunakan untuk makna dalam proses-proses komunikasi linier, interaktif,

maupun proses-proses transaksional. Metode ini bersifat deskriptif untuk

menjelaskan makna-makna dalam gejala sosial (Bungin, 2014:308). Namun sifat

analisis data deksriptif-kualitatif tidak terlalu mengutamakan makna, sebaliknya,

penekanannya pada deskriptif menyebabkan format deskriptif-kualiatatif lebih

banyak menganalisis permukaan data dan proses-proses kejadian suatu peristiwa,

bukan kedalaman data maupun makna data. Strategi analisis ini mengadopsi cara

berpikir yang induktif dalam melihat peristiwa/ fenomena yang terjadi serta

menganalisisnya.

Metode penelitian ini dipilih karena peneliti ingin melihat perencanaan

komunikasi program CSR serta pelaksanaannya kemudian peneliti akan

melakukan audit komunikasi tidak dengan hasil-hasil statistik, tetapi suatu

fenomena yang muncul dalam proses perencanaan sampai pelaksanaan

komunikasi tersebut. Untuk melihat fenomena yang muncul dalam penelitian ini

maka peneliti diposisikan sebagai instrumen penelitian yang harus melakukan

observasi dilapangan. Hasil penelitian ini tidak dapat digeneralisasikan karena

setiap perusahaan memiliki visi-misi, pasar, karakter dan jenis program yang

32


berbeda-beda dan memiliki ciri khas tersendiri. Oleh karena itu pendekatan

kualitataif merupakan metode yang tepat dalam penelitian ini.

Pendekatan deskriptif-kualitatif diharapakan mampu menghasilkan suatu

uraian mendalam mengenai pesan, ucapan, tingkah laku dan pengalaman yang

dapatdiamati dari suatu individu maupun kelompok. Sehingga penelitian ini

dilakukan untuk menggambarkan realitas yang sedang terjadi dan bertujuan untuk

membuat deksripsi secara sistematis, faktual dan akurat tentang fakta-fakta dan

sifat-sifat populasi atau objek tertentu.

3.2 Objek Penelitian

Objek penelitian ini adalah perencanaan komunikasi kegiatan Coorporate

SocialResponsibility pada program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL).

3.3 Subjek Penelitian

Subjek penelitian adalah informan yang menyediakan informasi yang

berhubungan penelitian ini. Subjek dalam penelitian ini adalah karyawan PT

Pelindo I Medan yang terlibat dalam kegiatan Coorporate Social Responsibility

program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL).

33


3.4 Kerangka Analisis

Kerangka Berpikir

Keterangan :

Berdasarkan kerangka berpikir di atas penelitian mencoba untuk

mendeskripsikan langkah dan tahapan yang muncul dalam pikiran sehingga

terbentuk rancangan yang tepat untuk dapat diteliti dan dianalisis. Dalam hal ini,

peneliti meneliti progrram kemitraan dan bina lingkungan yang dilakukan oleh PT

Pelindo I. Sebagaimana tujuan penelitian ini, peneliti ingin mengetahui bagaimana

perencanaan komunikasi yang ditetapkan oleh perusahaan dalam mencapai tujuan

program tersebut. Dengan memperhatkan kepada dua aspek yaitu komunikasi

internal perusahaan dan juga komunikasi eksternal. Bagaimana manajemen

komunikasi yang telah dipertimbangkan untuk mencapai keberhasilan program

PKBL.

Setelah mengetahui perencanaan komunikasi yang ditetapkan oleh

perusahaan maka penelitiberusaha menganalisis masalah tersebut dengan

Kegiatan Program Kemitraan dan Bina Lingkungan PT Pelindo I

(Persero)

Perencanaan Komunikasi terkait Program Kemitraan dan

Lingkungan PT Pelindo I (Persero)

Realitas Perencanaan Komunikai

Audit Komunikasi

34


melakukan pengamatan dalam kegiatan pelaksanaan program komunikasi yang

telah di tetapkan sebelumnya. Data diperoleh melalui hasil wawancara mendalam

dan juga observasi dan didukung dengan dokumen-dokumen tertulis perusahaan.

Melalui data yang diperoleh, peneliti akan mencoba melakukan audit komunikasi

dengan prosedur yang telah ditetapkan. Melalui hasil audit komunikasi Program

Kemitraan dan Bina Lingkungan diperoleh hasil-hasil yang dapat dipergunakan

sebagai acuan ilmiah untuk melakukan program komunikasi kedepannya.

3.5 Teknik Pengumpulan Data

Ada beberapa metode yang digunakan untuk tujuan mengumpulkan data

dalam proses audit komunikasi. Pada penelitian ini, penelti mengunakan dua

metode pengumpulan data, yaitu:

1. Data primer

Data primer adalah data yang diperoleh langsung di lapangan oleh peneliti.

Data primer ini juga disebut sebagai data baru atau data asli. Untuk memperoleh

data primer, peneliti menggunakan metode wawancara dan observasi.

a. Wawancara

Metode wawancara adalah teknik pengumpulan data dengan mengajukan

pertanyaan langsung oleh pewawancara kepada informan dan jawaban-jawaban

akan dicatat atau direkam. Penggunaan metode wawancara lebih terfokus kepada

pendapatpribadi. Metode ini sangat cocok digunakan oleh auditor komunikasi

untuk me-review dan mendapatkan informasi awal terhadap isu serta

permasalahan komunikasi. Melalui wawancara yang dilakukan, peneliti dapat

mengamati gerak komunikasi verbal maupun nonverbal informan yang

diwawancarai.

b. Observasi

Metode observasi ialah pengamatan dan pencatatan yang sistematis terhadap

gejala-gejala yang diteliti atau yang berkenaan dengan tujuan-tujuan penelitian.

35


2. Data sekunder

Data sekunder adalah data yang diperoleh dan dikumpulkan oleh orang yang

melakukan penelitian dari sumber-sumber yang telah ada. Data sekunder juga

disebut sebagaidata tersedia. Untuk memperoleh data sekunder dikategorikan

menjadi dua, yaitu:

a. Internal data, yaitu data yang tersedia tertulis pada sumber data sekunder.

Misalnya seperti laporan perusahaan, buku pedoman, dan sebagainya.

b. Eksternal data, yaitu data yang tersedia dari sumber luar, yaitu lembaga atau

intitusi tertentu yang aktivitasnya mengumpulkan data atau keterangan yang

relevan dengan masalah yang diteliti. (Bungin, 2001:128)

3.6 Teknik Analisis Data

Analisis data merupakan proses penyederhanaan data ke dalam bentuk

yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasi. Analisis data merujuk pada kegiatan

mengorgansiasikan data ke dalam susunan-susunan tertentu dalam rangka

perinterpretasian data, ditabulasikan sesuai dengan susunan sajian data yang

dibutuhkan untuk menjawab masing-masing masalah dan/ atau hipotesis

penelitian. Analisis data dalam penelitian ini, yaitu:

1. Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses seleksi, pemusatan perhatian serta

penyederhanaan dan simpulan data kasar yang muncul dari catatan-catatan tertulis

dilapangan. Pelaksanaan reduksi daya ini dilakukan selama penelitian berlangsung

dan kegunaannya adalah untuk lebih memfokuskan pokok permasalahan yang

sedang diteliti.

2. Penyajian Data

Penyajian data dalam penelitian kualitatif merupakan bentuk uraian singkat,

bagan, hubungan antara kategori dan sebagainya. Melalui penyajian data, peneliti

akan mudah memahami apa yang sedang terjadi dan tindakan apa yang akan

36


diambil, lebih jauh menganalisis atau mengambil tindakan berdasarkan atas

pemahaman yang diperoleh dari penyajian tersebut.

3. Penarikan kesimpulan

Penarikan kesimpulan dilakukan dengan melihat kembali data-data yang sudah direduksi untuk dicari jawaban atas masalah yang diteliti. Dalam penelitian ini, hasil wawancara yang telah dilakukan akan memudahkan peneliti dalam pencatatan data maupun dalam pengecekan data guna menarik suatu kesimpulan sementara selama proses pengumpulan data berlangsung.

38


BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Penelitian

Hasil penelitian adalah informasi atau data yang didapatkan dari

penelitian yang kemudian diolah dan dirangkum berdasarkan temuan-temuan di

lapangan. Data dan informasi diperoleh dengan mewawancarai empat orang

karyawan yang bekerja di PT Pelindo I (Persero) yang terlibat langsung dengan

program Coorporate Social Responsibility. Mereka adalah karyawan yang terkait

dengan Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL). Sehingga pada

penelitian ini peneliti mewawancarai karyawan dari bidang Hubungan Masyarakat

dan Bidang Kemitraan dan Bina Lingkungan. Pada bab ini peneliti akan

menjabarkan hasil penelitian dan proses penelitian yang telah dilakukan peneliti

sesuai dengan tujuan penelitian yang ingin dicapai.

4.1.1 Dekripsi Lokasi Penelitian

PT. Pelabuhan Indonesia 1 merupakan Badan Usaha Milik Negara

(BUMN) yang bergerak di bidang jasa pelabuhan di Indonesia bagian barat.

Pelindo 1 berkantor pusat di Medan beralamat di Jalan Krakatau Ujung No.100

Medan 20241, SumateraUtara, Indonesia. PT. Pelindo 1 memiliki wilayah operasi

di empat provinsi yang meliputi provinsi Aceh,Sumatera Utara, Riau dan

Kepulauan Riau, serta mengelola 14 cabang pelabuhan, 11 kawasan pelabuhan/

perwakilan dan mengelola 4 (empat) unit usaha yaitu BICT (Belawan

International Container Terminal), UGJ (Unit Usaha Galangan Kapal), RSPM

(Rumah Sakit Kepelabuhan Medan) dan Terminal Petikemas Domestik Belawan

(TPKDB) serta lima anak Perusahaan, yaitu Terminal Petikemas Indonesia (TPI),

PT Prima Terminal Petikemas (PTP), PT Prima Multi Terminal (PMT), PT Prima

Indonesia Logistik (PIL) dan PT Prima Pengembangan Kawasan (PPK).

Pelayanan PT Pelindo 1 meliputi pelayanan kapal, barang dan pelayanan

penumpang dan jasa kepelabuhan lainnya. Pelindo 1 mempunyai lokasi strategis

di Selat Malaka, yang merupakan selat tersibuk dalam lalu lintas perdagangan

39


dunia dan saat ini sedang mengembangkan pelabuhan Kuala Tanjung sebagai

pelabuhan Hub Port Indonesia bagian barat, serta mempunyai pintu utama eksport

CPO ke seluruh dunia, yaitu melalui pelabuhan Belawan dan Dumai.

4.1.1.1Sejarah Perusahaan

PT. Pelabuhan Indonesia 1 (persero) lahir melalui berbagai perubahan

bentuk usaha danstatus hukummengusahakan kepelabuhan. Pada tahun 1945-1951

perusahaan berada di dalam wewenang Departemen Van Scheepvaart (suatu

badan peninggalan pemerintah Belanda) yang berfungsi untuk memberikan

layanan jasa kepelabuhan yang dilaksanakan oleh Haven Bedrijf. Pada tahun

1951-1959, pengelolaan pelabuhan dilaksanakan oleh jawatan pelabuhan. Sejak

tahun 1960 pengelolaan pelabuhan di Indonesia dilakukan oleh Badan Usaha

Milik Negara yaitu Perusahaan Negara Pelabuhan yang diberi kewenangan untuk

mengelola pelabuhan umum sejak tahun 1960 -1993 telah mengalami beberapa

perubahan. Disesuaikan dengan arahkebijaksanaan pemerintah dalam rangka

menunjang pembangunan nasional dan mengimbangi pertumbuhan permintaan

layanan jasa kepelabuhan nasional dan mengimbangi pertumbuhan permintaan

layanan jasa kepelabuhan yang dinamis. Sejarah perusahaansejak tahun 1960

sampai dengan sekarang adalahsebagai berikut:

1. Tahun 1960-1963 : Pengelolaan pelabuhanumum dilakukan oleh

Perusahaan Negara (PN) pelabuhan I-VIII berdasarkan Undang-Undang

Nomor 19 tahun 1960.

2. Tahun 1964-1969 : Aspek komersil dari pengelola pelabuhan tetap

dilakukan oleh PN pelabuhan, tetapi kegiatan operasional pelabuhan

dikoordinasikan oleh lembaga pemerintah yang disebut Port Authority.

3. Tahun 1969-1983 : Pengelolaan sebagian besar pelabuhanumum

dilakukan oleh Badan Pengusahaan Pelabuhan (BPP) berdasarkan

Peraturan Pemerintah No. 18 Tahun 1969. PN Pelabuhan dibubarkan dan

lembaga pemerintahan Port Authority menjadi BPP.

4. Tahun 1983-1992 : Pengelolaan pelabuhan umum dibedakan antara

pelabuhan umum yang diusahakan dan pelabuhan umum yang tidak

diusahakan. Pengelolaan pelabuhan umum yang diusahakan dilakukan

40


oleh Perusahaan Umum (Perum) pelabuhan, sedangkan pengelolaan

pelabuhan umum yang tidak di usahakan dilakukan oleh unit pelaksana

teknis di bawah Direktorat Jenderal perhubungan laut sebagaimana diatur

dalam Peraturan Pemerintah Nomor 11 tahun 1983. Perum pelabuhan

satu merupakan salah satu dari empat perum pelabuhan di Indonesia yang

mengelola pelabuhan-pelabuhan yang diusahakan dan dibentuk

berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 14 tahun 1983.

5. Tahun 1992 hingga sekarang : Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor

56 tanggal 19 Oktober 1991 tentang pengalihan status perusahaan

pelabuhan menjadi perusahaan perseroan (Persero), maka bentuk

perusahaan umum pelabuhan diubah menjadi PT (Persero) Pelabuhan

Indonesia 1, sesuai akte pendirian/ Anggaran Dasar yang dibuat Notaris

Robert Purba,SH tanggal 02 Januari 1999 sebagaimana dimuat dalam

Berita Negara TI tanggal 01 November 1994 No.87 tambahan Berita

Negara RI tanggal 02 Januari 1999 No.01.

4.1.1.2 Visi dan misi PT Pelindo I

Indonesia adalah negara kepulauan terbesar di dunia dengan jumlah

pulau lebih dari 17.500, panjang garis pantai lebih dari 80.000 km dan kurang

lebih 2/ 3 dari seluruh wilayahnya merupakan perairan. Dengan kondisi geografis

yang demikian, maka peranan transportasi laut bagi Indonesia sangat strategis dan

vital. Pelabuhan sebagai infrastruktur transportasi laut dalam aktivitasnya

mempunyai peran yang sangat penting dan strategis untuk pertumbuhan industri

dan perdagangan serta merupakan segmen usaha yang dapat memberikan

kontribusi bagi perekonomian dan pembangunan nasional karena merupakan

bagian dari mata rantai dari sistem trasportasi maupun logistik.

Hasil survai UNTACD, kontribusi transportasi dalam perdagangan dunia

adalah sebagai berikut: transportasi udara sebesar 0,3%, transportasi darat sebesar

16%, perpipaan 6,7% dan transportasi laut mencapai 77%. Dominannya

trasportasi laut mengindikasikan bahwa kemajuan perekonomian dan perdagangan

nasional adalah dengan menciptakan transportasi laut yang lebih baik dan unggul.

41


Pelabuhan sebagai infrastuktur transportasi dalam aktivitasnya mempunyai peran

yang sangat penting dan strategis untuk pertumbuhan industri dan perdagangan

serta merupakan segmen usaha yang dapat memberikan kontribusi bagi

perekonomian dan pembangunan nasional karena merupakan bagian dari mata

rantai dari sistem transportasi maupun logistik. Oleh karena itu dibutuhkan

pengelolaan pelabuhan yang dilakukan secara efektif, efisien, dan profesional

sehingga pelayanan pelabuhan menjadi lancar, aman, dan cepat.

Peran pelabuhan yang begitu penting bagi perekonomian negara

membuat PT Pelindo I (Persero) berkomitmen untuk terus meningkatkan kinerja

yang sehat sekaligus pertumbuhan yang berkelanjutan. Berlakunya UU No.17

Tahun 2008 tentang Pelayaran, semakin membuka persaingan dalam pengelolaan

pelabuhan. PT Pelindo I (Persero) telah mempersiapkan langkah strategis untuk

terus meningkatkan kinerjanya dalam mewujudkan konektivitas nasional dalam

menghubungkan konektivitas antar pulau maupun negara.

Visi PT Pelindo I (Persero) adalah Menjadi Nomor Satu di Bisnis

Kepelabuhan di Indonesia. Visi tersebut merupakan pernyataan cita-cita PT

Pelabuhan Indonesia I menjadi pengelola terminal peti kemas dengan troughput

terbesar di Indonesia, yang ditarget akan terwujud pada tahun 2023. Cita-cita ini

muncul dilandasi dengan potensi geografis, peluang bisnis serta kebijakan

nasional yang membuka peluang bagi perusahaan untuk merealisasikan visi

tersebut.

Misi PT Pelindo I (Persero) yakni menyediakan jasa kepelabuhan yang

terintegrasi, berkualitas dan bernilai tambah untuk memacu pertumbuhan ekonomi

wilayah. Demi mewujudkan visi dan misi tersebut PT Pelabuhan Indonesia I

menerapkan budaya perusahaan yang dituangkan dalam tata nilai perusahaan

(Coorporate Values) yang dikenal dengan CIPTa. CIPTa merupakan singkatan

dari Costumer Focus (Fokus kepada Pelanggan), Integrity (Integeritas),

professionalism (Profesionalisme), dan Team Work (Kerjasama). Tata Nilai PT

Pelabuhan Indonesia I (Persero) merupakan budaya perusahaan dan dijalankan

oleh seluruh insan perusahaan mulai dari Dewan Komisaris, Direksi dan seluruh

pegawai.

42


PT Pelindo I (Persero) mempunyai tugas yaitu menyediakan fasilitas,

menyelenggarakan pelayanan dan pengusahaan jasa kepelabuhan serta usaha

lainnya yang menunjang pencapaian tujuan PT Pelindo I (Persero) dalam rangka

kelancaran arus kapal, penumpang dan barang serta menyelenggarakan keamanan

dan ketertiban untuk kepentingan PT Pelindo I (Persero). Untuk

menyelenggarakan tugas pokok dimaksud, PT Pelindo I (Persero) mempunyai

fungsi :

1. Pembinaan dan penyelenggaraan pelayanan kapal, pelayanan peti kemas,

pelayanan barang dan rupa-rupa usaha, perencanaan, dan pengembangan

unit-unit usaha, pemasaran, tarif produksi dan pendapatan, perencanaan

teknik dan konstruksi, peralatan dan fasilitas;

2. Pembinaan dan penyelengaraan perencanaan dan pengembangan usaha,

teknologi informasi, sistem manajemen risiko, sistem manajemen mutu,

dan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (SMK3);

3. Pembinaan dan penyelenggaraan perencanaan dan pengembangan

organisasi dan sumber daya manusia, kesejahteraan dan administrasi

sumber data manusia, urusan umum serta kegiatan umum;

4. Pembinaan dan penyelengaraan akuntansi manajemen, akuntansi

keuangan, perbendaharaan dan kemitraan serta bina lingkungan;

5. Pembinaan dan penyelenggaraan kegiatan kesekretariatan perusahaan;

6. Pembinaan dan penyelenggaraan kegiatan logistik;

7. Pelaksanaan pengawasan internal perusahaan;

Bisnis yang dilaksanakan oleh PT Pelindo I (Persero) sesuai dengan

anggaran dasar perusahaan yang ada, antara lain:

1. Pelayanan dan/ atau pelayanan jasa dermaga untuk bertambat.

2. Pelayanan dan/ atau pelayanan pengisian bahan bakar minyak dan

pelayanan air bersih.

3. Pelayanan dan/ atau pelayanan fasilitas naik turun penumpang dan/ atau

kendaraan.

4. Pelayanan dan/ atau pelayanan jasa dermaga untuk pelaksanaan kegiatan

bongkar muat barang dan peti kemas.

43


5. Pelayanan dan/ atau pelayanan jasa gudang, tempat penimbunan barang,

alat bongkar muat, serta peralatan pelabuhan.

6. Pelayanan dan/ atau pelayanan jasa terminal peti kemas, curah cair, curah

kering, dan Ro-Ro.

7. Pelayanan dan/ atau pelayanan jasa bongkar muat barang.

8. Pelayanan dan/ atau pelayanan pusat distribusi dan konsolidasi barang,

dan/ atau

9. Pelayanan dan/ atau pelayanan jasa penundaan kapal.

4.1.1.3 Struktur Perusahaan

Kantor pusat PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) berada di Medan, Jalan

Krakatau Ujung No. 100 Tanjung Mulia. Kantor pusat ini memiliki 275 (dua ratus

tujuh puluh lima ) orang pegawai yang berada di lima Direktorat, yaitu Direktorat

Utama, Direktorat SDM dan UMUM, Direktorat Bisnis, Direktorat Keuangan dan

Direktorat Perencanaan dan pengembangan. Organisasi dan tata kerja Kantor

Pusat PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) diatur dalam Keputusan Direksi PT

Pelabuhan Indonesia I (Persero) No. PR.02/ 2/ 12/ PI-14.TU tanggal04 Agustus

2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja pada Kantor Pusat PT Pelabuhan

Indonesia I (Persero).

4.1.2 Proses Penelitian

Proses pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan

menggunakan metode wawancara tatap muka (interview technique). Teknik ini

digunakanuntuk mengumpulkan data tentang persepsi, sikap, dan pengetahuan

responden yang berkaitan dengan PKBL. Melalui tahapan persiapan, tahapan

wawancara dan pengumpulan data dilapangan sampai kepada tahap penyusunan

laporan.

Pada tahapan persiapan, peneliti terlebih dahulu melakukan pengamatan

(observasi) terhadap karyawan Pelindo I. Terlebih dahulu peneliti mempelajari

struktur komunikasi formal yang terbentuk dalam perusahaan sehingga

memperoleh gambaran mengenai pola komunikasi yang terbentuk serta fenomena

yang menjadi latarbelakang penelitian ini.

44


Peneliti mengurus surat administrasi yang dibutuhkan yaitu surat izin

penelitian dari kampus melalui bagian Pendidikan. Pada tanggal 29 Oktober 2016

peneliti mengajukan surat kepada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) dan

kemudian mendapatkan surat balasan yang menyatakan bahwa peneliti diizinkan

melakukan penelitian pada tanggal 29 November 2016 sampai dengan selesai.

Akhirnya peneliti memulai penelitian di lapangan untuk memperoleh data yang

dibutuhkan.Awalnya kantor pusat tidak cukup terbuka didalam membimbing

peneliti untuk mengenali perusahaan sehingga peneliti harus cukup berjuang

untuk menemukan responden penelitian. Hal ini disebabkan oleh para peneliti

yang biasa melakukan penelitian di Pelindo I sebelumnya pernah magang/ PKL

dan juga kesibukan setiap karyawan. Akhirnya peneliti kemudian mengupayakan

mencari kontak pribadi responden dan menyepakati pertemuan dengan

responden. Sehingga peneliti bisa melakukan proses wawancara dan observasi.

Walaupun penyesuaian jadwal karyawan dengan peneliti tidak mudah ditemukan

waktu yang tepat. Sehingga peneliti kerap harus menunggu waktu yang tepat

untuk melakukan wawancara.

Pertama sekali peneliti mengadakan janji temu dengan seorang karyawan

yaitu Rica Agnas selaku staf Humas Pelindo I. Namun, sesampainya di lokasi

penelitian, peneliti harus menunggu dikarenakan beliau sedang ada tamu di

kantor. Bersyukur karena beliau bersedia menggunakan waktu istirahatnya untuk

wawancara dengan peneliti. Sebelum memulai wawancara resmi peneliti bertanya

seputar informasi perusahaan dan juga beberapa hal yang berkaitan dengan

penelitian ini. Sepanjang proses wawancara berjalan dengan baik meskipun

sesekali dipengaruhi oleh kondisi ruangan yang terbuka dan juga kurang kondusif.

Karena waktu wawancara dilaksanakan pada saat istirahat. Kak Rica merupakan

seorang karyawan yang sangat ramah dan merespon setiap pertanyaan dari

peneliti dan berusaha memberikan jawaban yang peneliti butuhkan meskipun

waktu yang tersedia begitu sempit. Beliau juga memberikan beberapa data dan

majalah internal sebagai referensi peneliti. Setelah melakukan wawancara selama

kurang lebih satu jam akhirnya wawancara diakhiri dengan baik.

Untuk kemaksimalan proses wawancara, peneliti memutuskan untuk

mengolah hasil wawancara terlebih dahulu dan berdiskusi kepada dosen

45


pembimbing, Pak Pohan. Dari hasil wawancara yang sudah di rekap ditemukan

beberapa kelemahan. Hal ini menjadi pelajaran bagi peneliti untuk melakukan

wawancara kepada narasumber selanjutnya. Berdasarkan informasi dari karyawan

Pelindo yang menyatakan bahwa bagian PKBL sangat sibuk untuk beberapa

waktu kedepan sehingga tidak dapat di temui. Setelah beberapa waktu, peneliti

kembali datang ke kantor pusat Pelindo I tanpa memperoleh janji temu terlebih

dahulu dan berencana untuk bertemu dengan karyawan bagian PKBL.

Sesampainya di lokasi penelitian, peneliti harus menunggu kepastian apakah dapat

bertemu dengan bagian PKBL. Setelah bebererapa jam menunggu ternyata bagian

PKBL menolak melakukan wawancara di hari tersebut karena tengah mengejar

deadline. Melalui Receptionist, yaitu Bang Rajuna peneliti diminta kembali

datang beberapa hari kedepan. Peneliti memutuskan untuk kembali dihari yang

diminta. Tiba-tiba peneliti mendapat informasi (saat itu peneliti sudah hampir naik

angkutan umum untuk pulang ke Padang Bulan) dapat melakukan wawancara

dengan seorang karyawan Pelindo. Bersyukur karena bagian Humas saat itu

sedang tidak banyak kegiatan sehingga berada di kantor dan dapat ditemui.

Peneliti bertemu dengan responden kedua yaitu Fiona Sari Utami merupakan

karyawan Pelindo I yang menjabat sebagai ACS (Assisten Coorporate Secretary)

Humas Pelindo I. Saat itu kurang lebih pukul tiga sore dan peneliti menunggu

sebentar karena beliau akan melakukan ibadah shalat. Akhirnya, peneliti dapat

melakukan wawancara dengan responden kedua. Selaku karyawan yang menjabat

langsung dibawah Corporate Secretary, Kak Fiona sangat banyak berbagi

mengenai informasi yang menjadi kebutuhan penelitian.

Penelitian berlanjut kepada informan dari bidang PKBL. Pada hari yang

disepakati, peneliti datang ke lokasi penelitian. Sesampainya di lokasi penelitian,

peneliti diminta mencoba sendiri untuk datang ke bagian PKBL dan bertanya

kesediaan mereka. Peneliti bertemu dengan seorang karyawan yang merupakan

staf PKBL dan beberapa siswa magang. Ternyata bagian PKBL sedang

melakukan rapat di ruangan rapat. Setelah menjelaskan maksud dan tujuan

peneliti, peneliti diminta menunggu sebentar. Sembari menunggu, peneliti

bertanya kesediaan staf tersebut untuk bersedia menjadi responden peneliti.

Awalnya beliau menolak dan menawarkan agar atasannya saja yang menjadi

46


responden. Setelah peneliti jelaskan bahwa beliau juga memenuhi karakteristik

responden penelitian beliau bersedia namun menolak untuk di rekam dengan alat

rekaman. Beliau juga bersedia di wawancara namun selingan dengan pekerjaan

yang sedang dikerjannya saat itu. Karena sedang dikejar deadline sehingga ada

banyak yang harus dikerjakan. Informan ketiga yaitu Bapak Syawalludin, resmi

menjadi karyawan sejak 2012 yang lalu beliau menjabat sebagai Staf Pelaksana

Pembinaan PKBL di Pelindo I. Sebagai orang yang terjun langsung dalam

pelaksanaan program PKBL di Pelindo I Bapak Syawal, demikian Ia dapat disapa

mulai membagikan bagaimana proses komunikasi dan juga program PKBL dalam

perusahaan. Saat wawancara saya dengan Pak Syawal, staf bagian PKBL juga

sudah selesai rapat dan kembali ke ruangan. Akhirnya Pak Syawal meminta saya

wawancara dengan staf dibagian pelaporan PKBL terlebih dahulu karena ingin

mengerjakan tugas dan juga sembari menunggu atasan yaitu Ibu Fatimah selaku

Asisten Senior Manajer Pembinaan yang belum ditempat saat itu.

Peneliti kemudian mencoba untuk bertanya kepada Ibu Santi Saptasari

selaku Asisten Senior Manajer Administrasi dan Pelaporan PKBL atas

kesediaannya menjadi informan peneliti. Sebelumnya beliau yang meminta

peneliti untuk datang dihari senin dimana peneliti dapat melakukan penelitian.

Namun, beliau mengarahkan peneliti untuk melakukan wawancara dengan staf

bagian Administrasi dan Pelaporan PKBL yaitu Friska Yanti Purba. Karena dalam

bagian tersebut hanya Ibu Santi dan kak Friska yang bekerja bersama. Setelah

menyampaikan tujuan penelitian, peneliti kemudian bertanya kesedian beliau

untuk di rekam selama wawancara dan beliau mengijinkan. Wawancara

dilaksanakan di ruang PKBL yang bersebelahan dengan bagian lainnya tanpa

sekat sehingga suara dering telepon dan juga beberapa hal mewarnai proses

wawancara ini.

Kak Friska menyatakan bahwa beliau baru saja masuk kantor setelah cuti

melahirkan. Sehingga peneliti dikatakan beruntung karena dapat melakukan

wawancara. Karena memiliki marga yang sama dengan peneliti, proses

wawancara terasa lebih santai sehingga peneliti dan kak Friska bisa berbagi

dengan leluasa. Kak Friska sangat ramah, ia tak segan menawarkan camilan

kepada peneliti dan meminta peneliti untuk memulai wawancara. Ditengah

47


deadline pekerjaan, kak Friska meminta waktu wawancara dipersingkat. Selama

wawancara, sesekali Kak Friska dan Pak Syawal berdiskusi untuk memberikan

jawaban atas pertanyaan peneliti. Setelah kurang lebih 45 menit, wawancara

selesai dilakukan dan diakhir dengan berbagi kontak pribadi dengan peneliti. Kak

Friska juga bersedia untuk dihubungi jika peneliti membutuhkan hal atau

informasi lain untuk kebutuhan penelitian.

Peneliti kembali melanjutkan wawancara dengan Bapak Syawal, beliau

tetap menolak untuk di rekam selama wawancara setelah peneliti tanyakan

kembali kesediannya. Peneliti cukup kesulitan untuk mencatat setiap percakapan

yang disampaikan oleh Pak Syawal. Hal tersebut memengaruhi proses wawancara

karena peneliti harus kembali mencatat sembari mendengar. Namun, Pak Syawal

dengan rendah hati mau beberapa kali menekankan setiap poin yang penting

sembari peneliti mencatat di notes. Akhirnya wawancara berakhir selama kurang

lebih 45 menit waktu yang terpakai. Selama waktu wawancara peneliti menunggu

Ibu Fatimah yang belum kembali ke kantor. Peneliti memperoleh informasi bahwa

hari itu beliau tidak kembali ke kantor dan juga dalam dua minggu kedepannya

seluruh staf PKBL tidak berada di kantor karena akan melalukan tugas dinas ke

lapangan. Setelah mempertimbangkan hasil wawancara sejauh proses penelitian

ini, peneliti melihat bahwa informasi yang diperoleh sudah cukup dan mencapai

data jenuh.

4.1.3 Informan Penelitian

a. Informan I

Narasumber : Rica Agnas Girsang

Alamat : Medan

Jabatan : Staf HUMAS PT Pelindo I

Waktu Wawancara : Selasa, 10 Januari 2017 Pukul 11.00 WIB

Tempat : Kantor Pusat Pelindo I Jalan Krakatau Ujung No.

100, Tj.Mulia, Medan.

48


No. Telp : 081362009041

b. Informan II

Narasumber : Fiona Sari Utami

Alamat : Medan

Jabatan : ACS (Asisten Corporate Secretary)

HUMAS Pelindo I

Waktu Wawancara : Kamis, 19 Januari 2017 Pukul 15.05 WIB



c. Informan III

Narasumber : Friska Yanti Purba

Alamat : Jalan Rakyat Ujung No.217b, Medan

Jabatan : Staf Administrasi dan Pelaporan PKBL

Waktu Wawancara : 23 Januari 2017



d. Informan IV

Narasumber : Syawaludin

Alamat : Tanjung Mulia, Medan.

Jabatan : Staf Pelaksana Pembinaan PKBL




49


4.2 Pembahasan

4.2.1 Coorporate Social Responsibility PT. Pelindo I (Persero)

PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) meyakini bahwa dengan pendekatan

yang seimbang antara kinerja ekonomi (economic indicators), kinerja lingkungan

(environmental indicators), dan kinerja sosial (social indicators), akan

mendukung peran perusahan dalam pembangunan yang berkelanjutan (sustainable

development). Kegiatan pembangunan yang dilakukan untuk memenuhi

kebutuhan generasi sekarang tanpa mengorbankan kepentingan generasi

mendatang. PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) berharap tidak hanya bermanfaat

bagi para pemegang saham (shareholder), tetapi juga kepada pemangku

kepentingan (stakeholders) yang lebih luas konsumen, masyarakat, dan

lingkungan.

PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) menyadari bahwa tanggung jawab

sosial dan lingkungan (CSR) merupakan hal penting dalam mendukung tumbuh

kembangnya perusahaan. Perusahaan menempatkan CSR sebagai bagian dari

program jangka panjang perusahaan. PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)

memelihara komitmennya untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat sekitar

melalui berbagai program tanggung jawab sosial perusahaan. Perusahaan selalu

berupaya untuk memelihara keseimbangan antara kepentingan internal dengan

kepentingan masyarakat umum. Sebagai bentuk kepedulian perusahaan dan

tanggung jawab sosial, PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) merasa berkewajiban

untuk meningkatkan pemberdayaan kondisi sosial dan ekonomi masyarakat

khususnya masyarakat di sekitar wilayah operasional perusahaan.

Bantuan yang diberikan perusahaan berupa kemitraan yang disalurkan ke

mitra-mitra binaan diberbagai sektor usaha skala kecil yang berlokasi di sejumlah

daerah sekitar wilayah operasional perusahaan. Bantuan dana Bina Lingkungan

yang disalurkan untuk mendukung kegiatan-kegiatan keagamaan, pendidikan,

bencana alam dan lingkungan serta pembangunan fasilitas-fasilitas umum. Selain

itu, perusahaan juga memberikan dana hibah untuk program-program dukungan

pelatihan dan pemasaran bagi para mitra binaan. Sehingga kemajuan yang dialami

PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) sudah selayaknya juga dinikmati oleh

masyarakat sebagai bagian dari tanggung jawab sosial perusahaan.

50


Tanggung jawab CSR di Bidang Sosial dan Kemasyarakat dilakukan

melalui Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL). PT Pelabuhan

Indonesia I (Perseroan) memiliki unit khusus yang menangani PKBL. Sesuai

keputusan Direksi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Nomor PR.02/ 2/ 11/ P/ I-

07 tanggal 30 Maret 2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja pada Kantor Pusat

PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) sebagaimana telah diubah dengan keputusan

Direksi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Nomor PR.02/ 1/ 21P.I-09 tanggal 23

Maret 2009 tentang Perubahan Keputusan Direksi PT Pelabuhan Indonesia I

(Persero) Nomor PR.02/ 2/ 11/ P.I-07 tanggal 30 Maret 2007 tentang Organisasi

dan Tata Kerja pada Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia I (Persero), bahwa

bidang Kemitraan dan Bina Lingkungan (KBL) berada satu tingkat dibawah

Direksi yaitu Direktur Keuangan.

Peran BUMN dalam memberdayakan dan mengembangkan kondisi

ekonomi dan sosial masyarakat ini pada awalnya diatur berdasarkan Peraturan

Pemerintah No.3 tahun 1983 dimana semua BUMN diminta untuk dapat turut

membantu pengembangan usaha kecil yang ditindaklanjuti melalui Keputusan

Menteri Keuangan Republik Indonesia No.1232/ KMK/ 013/ 1989 tentang

Pedoman Pelaksanaan Pembinaan Usaha Kecil oleh BUMN. Setelah itu, diubah

dengan Surat Keputusan Menteri Keuangan No.316/ KMK.016/ 1994 tanggal 27

Juni 1994 tentang pedoman Pembinaan Usaha Kecil dan Koperasi (PUKK)

melalui pemanfaatan laba Badan Usaha Milik Negara.

Keputusan tersebut kembali disempurnakan dengan surat Keputusan

Menteri Keuangan No.60/ KMK.016/ 1996 tanggal 9 Februari 1996 tentang

perubahan pasal dalam Surat Keputusan Menteri Keuangan No.316/ KMK.016/

1994 yang kemudian ditindaklanjuti dengan Surat Keputusan bersama Direktur

Jenderal Pembinaan Pengusaha Kecil dan Koperasi Departemen Koperasi dan

PPK No. KEP.1515/ BU/ 1994 dan 01/ SKB/ PPKX/ 1994 tanggal 14 Oktober

1994.

Pelaksanaan PKBL diubah dengan mengacu pada Keputusan Menteri

Keuangan No.266/ KMK.016/ 1997 tanggal 11 Juni 1997 yang diikuti dengan

Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Badan Usaha Milik Negara Republik

Indonesia/ Kepala Badan Pembina Badan Usaha Milik Negara No.197/

51


MPBUMN/ 1999 tanggal 29 Juli 1999 tentang Pedoman Penentuan Kualitas dan

penghapusbukuan (writeoff) Pinjaman Dana Program Pembinaan Usaha Kecil dan

Koperasi (PUKK) dan dilakukan perubahan kembali dengan Keputusan Menteri

Negara Pendayagunaan Badan Usaha Milik Negara Republik Indonesia No.KEP-

216/ MPBUMN/ 1999 tanggal 28 September 1999 tentang Pedoman Kemitraan

dan Bina Lingkungan BUMN.

Dalam rangka meningkatkan partisipasi BUMN melalui program

kemitraan dengan usaha kecil dan program bina lingkungan serta untuk

meningkatkan efisiensi dan efektivitas dengan pengelolaannya, Menteri Badan

Usaha Milik Negara Indonesia mengeluarkan Surat Keputusan No.236/ MBU/

103 tanggal 17 Juni 2003 tentang Program Bina Lingkungan Junto Surat Edaran

Menteri Badan Usaha Milik Negara Republik Indonesia No. SE-433/ MBU/ 2003

tanggal 16 September 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Program Kemitraan.

Pelaksanaan PKBL Perusahaan selanjutnya berpedoman pada surat Keputusan

dan Surat Edaran Menteri BUMN tersebut.

Pada tanggal 27 April 2007, Menteri Negara BUMN mengeluarkan

Peraturan Menteri Negara BUMN PER-05/ MBU/ 2007 tentang Program

Kemitraan Badan Usaha Milik Negara Dengan Usaha Kecil dan Bina Lingkungan

untuk menggantikan keputusan Menteri Negara KEP-236/ MBU/ 2003 tentang

Program Kemitraan dan Bina Lingkungan. Peraturan Meneg BUMN No.Per-05/

MBU/ 2007 diberlakukan untuk laporan keuangan tahun 2008 dan direvisi dengan

Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor: PER-08/ MBU/

2014 tanggal 1 September 2014 tentang Perubahan keempat atas Peraturan

Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER05/ MBU/ 2007 tentang


Bina Lingkungan.

Pada tanggal 22 Mei 2015, Menteri BUMN mengeluarkan kembali

Peraturan Nomor: PER-07/ MBU/ 2015 tentang Program Kemitraan Badan Usaha

Milik Negara dengan Usaha Kecil dan Program Bina Lingkungan yang

merupakan tambahan dari Peraturan Menteri BUMN dengan Nomor PER-08/

MBU/ 2013. Keluarnya berbagai peraturan ini menjadi dasar pelaksanaan PKBL

di lingkungan Pelindo I.

52


Sejak tanggal 03 Juli 2015, Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara

Nomor PER-07/ MBU/ 2015 telah diperbaharui kembali dengan peraturan

Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor: PER-09/ MBU/ 2015 tentang


Bina Lingkungan, yang menjadi pedoman pelaksanaan PKBL hingga saat ini.

Sejak PKBL didirikan pada tahun 1991, setiap tahun PT Pelabuhan Indonesia I

(Persero) mengembalikan sebagian laba bersih perusahaan kepada masyarakat,

khususnya komunitas di sekitar wilayah PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)

sebagai wujud kepedulian dalam bentuk dana Kemitraan dan Bina Lingkungan.

Hal ini merupakan bentuk tanggung jawab sosial yang senantiasa

menjalin hubungan mutualisme dengan masyarakat sekitar, sehingga pertumbuhan

yang dialami perusahaan bisa dinikmati tidak hanya oleh pegawai perusahaan,

namun juga oleh masyarakat. Anggaran Kemitraan dan Bina Lingkungan berasal

dari penyisihan laba bersih setelah pajak yang ditetapkan dalam RUPS Tahunan

maksimum 4% dari laba setelah pajak tahun buku sebelumnya. Adapun jenis

Program PKBL adalah sebagai berikut:

a. Program Kemitraan

Program Kemitraan merupakan kegiatan penyaluran dana pinjaman

bergulir dan dana pembinaan kemitraan kepada mitra binaan. Sasaran dari

kegiatan Program Kemitraan yaitu usaha kecil, dalam hal ini perorangan atau

badan usaha dan koperasi yang mempunyai penjualan (omset) per tahun setinggi-

tingginya Rp. 1.000.000.000 atau memiliki aktiva setinggi-tingginya

Rp.200.000.000 di luar tanah dan bangunan untuk usaha.

Pelaksanaan Program Kemitraan dengan Usaha Kecil oleh PT Pelabuhan

Indonesia I (Persero) bertujuan agar usaha kecil maupun menengah, menjadi

tangguh dan mandiri. Program ini dilakukan dengan cara memberikan pinjaman

dengan bunga flat sebesar 6% per tahun dari saldo pinjaman awal tahun yang

ditujukan untuk membiayai modal kerja atau memberi aktiva tetap, sehingga

usaha kecil yang menjadi Mitra Binaan PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) dapat

menikmati pembinaan dalam berbagai aspek, seperti peningkatan penguasaan

aspek keuangan, peningkatan kemampuan manajemen/ produksi dalam mengelola

usaha, perluasan pemasaran dan upaya peningkatan produk dan kualitas produk.

53


Sampai dengan tahun 2015 Program Kemitraan PT Pelabuhan Indonesia

I (Persero) telah membina sebanyak 4.598 mitra binaan yang mencakup sektor

industri, perdagangan, pertanian, peternakan, perkebunan, perikanan dan jasa.

Pertambahan mitra binaan yang telah dibina pada tahun 2015 yakni sebanyak 317

binaan. Akhir tahun 2015 yang masih dibina sebanyak 926 mitra binaan.

Penyebaran mitra binaan tersebut meliputi daerah pada empat wilayah kerja

perusahaan diantaranya Aceh, Sumatera Utara, Riau dan Kepulauan Riau.

Pada tahun 2015, penyaluran program kemitraan telah dilakukan secara

maksimal dengan capaian anggaran sebesar Rp.17.747.800.000 atau mencapai

182,35% dari target anggaran. Adapun program kemitraan yang telah tersalurkan

yang terdiri atas Penyaluran Pinjaman sebesar Rp.17.627.000.000 dan Penyaluran

Dana Hibah Rp.120.800.000. Diakhir tahun 2015 tingkat kolektabilitas pinjaman

tercatat 81,21% dengan Skor 3, sesuai dengan Surat Keputusan Menteri BUMN

no.Kep-100/ / MBU/ 2002 tanggal 04 Juni 2002. Namun PT Pelabuhan Indonesia

I (Persero) terus melalukan pembinaan dan pengembangan agar mitra-mitra

binaan dapat meningkatkan kinerja usaha mereka dan pada gilirannya dapat

memenuhi kewajibannya.

Staf Administrasi dan Pelaporan PKBL, Ibu Friska menyatakan “ Kita

menyalurkan ada PK dan BL. Kalau PK ke pinjaman lunak untuk mitra-mitra

UKM yang belum bisa meminjam ke bank karena syarat yang banyak. Kita syarat

dipersingkat, misalnya usahanya minimal sudah berjalan selama setahun dan

yang pasti dekat dengan lingkungan kerja kita. Kita dengan masyarakat saling

berbagi dan terbuka tidak tertutup.

b. Bina dan Lingkungan

Program ini diberikan dalam bentuk bahan/ material yang sangat

dibutuhkan oleh penerima bantuan Bina Lingkungan tersebut. Tujuan Program

Bina Lingkungan adalah sebagai cerminan tanggung jawab sosial ekonomi

perusahaan guna mendukung pengembangan masyarakat serta stakeholder

perusahaan. Hal tersebut ditujukan kepada tujuh sasaran yaitu: Bantuan korban

bencana alam, Bantuan Pendidikan dan atau pelatihan, Bantuan peningkatan

54


kesehatan, Bantuan pengembangan prasarana dan/ atau sarana umum, Bantuan

sarana ibadah, Bantuan pelestarian alam dan sosial kemasyarakatan dalam rangka

pengentasan kemiskinan.

a. Bantuan kepada korban bencana alam yaitu bantuan yang diberikan

untukmeringankan beban para korban yang diakibatkan bencana alam dengan

objek bantuan antara lain berupa :

1. Penyediaan bahan-bahan kebutuhan pokok, air bersih dan Mandi, Cuci

dan Kakus (MCK) pengungsi;

2. Bantuan obat-obatan dan atau tenaga medis;

3. Bantuan perahu karet, tenda pengungsi/ tempat penampungan sementara;

4. Penyediaan dana untuk sewa angkutan/ trasportasi pengungsi, sewa alat-

alat berat;

b. Bantuan pendidikan dan atau pelatihan, yaitu bantuan yang diberikan dalam

rangka meningkatkan pengetahuan dan keterampilan, baik bersifat formal maupun

informal termasuk diantaranya bantuan pendidikan/ pelatihan dalam rangka

pelestarian seni dan budaya dengan obyek bantuan antara lain berupa:

1. Pengadaan peralatan sekolah, baik untuk sekolah umum maupun

pesantren dan madrasah;

2. Bantuan biaya pendidikan/ beasiswa;

3. Pelatihan dan atau pemagangan bagi anak putus sekolah;

4. Penyuluhan yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan

masyarakat;

c. Bantuan peningkatan kesehatan, yaitu bantuan yang dberikan dalam rangka

meningkatkan kualitas dengan objek bantuan antara lain berupa:

1. Renovasi balai pengobatan masyarakat;

2. Bantuan untuk kegiatan yang bersifat kesehatan masyarakat;

d. Bantuan pengembangan prasarana dan sarana umum, yaitu bantuan yang

diberikan dalam rangka meningkatkan fasilitas, dengan objek bantuan antara lain

berupa:

1. Renovasi balai pendidikan;

2. Pembangunan dan rehabiitasi prasarana dan sarana umum;

3. Pembangunan dan atau rehabilitasi panti asuhan dan panti jompo;

55


e. Bantuan sarana ibadah, yaitu bantuan untuk meningkatkan kualitas sarana

ibadah, dengan objek bantuan antara lain berupa:

1. Bantuan pembangunan/ rehabilitasi rumah ibadah;

2. Pengadaan perlengkapan ibadah;

3. Bantuan dana untuk menunjang pelaksanaan kegiatan-kegiatan

keagamaan;

f. Bantuan untuk pelestarian alam, yaitu bantuan yang bertujuan untuk

merehabilitasi atau, menjaga kelestarian sumber daya alam dengan titik berat pada

kegiatan penghijauan dengan tanaman yang memberikan manfaat/ nilai ekonomis.

g. Bantuan sosial kemasyarakatan dalam rangka pengentasan kemiskinan,

yaitu bertujuan meningkatkan perekonomian masyarakat yang berada

dilingkungan perusahaan.

Adapun pelaksanaan Program Kemitraan dengan Usaha Kecil oleh PT

Pelabuhan Indonesia I (Persero) bertujuan agar usaha kecil maupun menengah,

menjadi tangguh dan mandiri. Tujuan program Bina Lingkungan adalah sebagai

cerminan tanggung jawab sosial ekonomi perusahaan guna mendukung

pengembangan masyarakat serta stakeholder perusahaan.

Weick (Morissan, 2009: 33) menggunakan teori sisem ketika

menjelaskan pengaruh informasi yang berasal dari luar organisasi ke dalam

internal organisasi dan sebaliknya. Bagaimana memahami bagaimana organisasi

dapat memengaruhi lingkungan eksternalnya. Tidak hanya itu namun juga untuk

mempelajari bagaimana organisasi mengelola informasi. Setiap pola interkasi dan

keseluruhan selalu terjadi dalam setiap sistem. Dalam sistem terdapat pola-pola

interaksi yang kompleks di antara bagian-bagian dalam sistem, dan memahami

berbagai interkasi akan membantu dalam memahami keseluruhan sistem.

Memahami hal tersebut bermanfaat dalam mengetahui bagaimana upaya

organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Khususnya pada bagian PKBL PT

Pelindo I (Persero) dalam melaksanakan program CSR perusahaan.

Dalam upaya mencapai tujuan kegiatan CSR diatas masing-masing bagian

memiliki tugas secara independen. Namun untuk mencapai tujuan organisasi tentu

harus saling berbagi infomasi dan mengintegrasikan informasi untuk mencapai

56


kesimpulan dan solusi. PT. Pelindo I (Persero)bergantung pada kombinasi

informasi sehingga dapat dilakukan penyesuaian yang dibutuhkan dalam upaya

mencapai tujuan. Bagian Kemitraan dan Bina Lingkungan mungkin

membutuhkan informasi tambahan, mereka perlu mengirimkan informasi kepada

bagian lain. Untuk pemenuhan kebutuhan mendasar tersebut maka perusahaan

membuat program komunikasi. Sebelum sampai kepada program komunikasi

untuk memudahkan penyebaran informasi kepada semua pihak maka dibutuhkan

perencanaan yang tepat. Maka pada PT. Pelindo I (Persero) peneliti menemukan

perencanaan komunikasi yang ada dalam perusahaan kemudian bagaimana

perencanaan tersebut melahirkan sebuah program komunikasi yang memudahkan

perputaran informasi terjadi. Khusus pada bagian KBL yang menangani program

CSR (Coorporate Social Responsibility) perusahaan. Dimana program ini akan

berdampak besar bagi image building perusahaan. Pihak lainnya yang sangat

memengaruhi informasi dalam perusahaan ini adalah bagian Public Relations

yang dibawahi langsung oleh Coorporate Secretaryyang bertanggung jawab

terhadap komunikasi perusahaan baik internal maupun eksternal. Dua bidang ini

harus berbagi informasi agar tujuan dari program CSR yaitu Program Kemitraan

dan Bina Lingkungan dapat mencapai tujuan yang ingin dicapai.

4.2.2 Perencanaan dan Pelaksanaan Komunikasi PT Pelindo I (Persero)

Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka

membentuk saling pengertian/ mutual understanding. Untuk menyetarakan

kerangka referensi (Frame of References) maupun pengalaman (Field of

experiences) dapat dilakukan melalui kegiatan komunikasi yang terencana dan

substansi isinya yang terdesain (Panuju, 2001: 3). Public Relations PT. Pelindo I

(Persero) merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam komunikasi baik

internal maupun eksternal perusahan. Tanggung jawab berupa penyebarluasan

dimensi-dimensi organisasi kepada setiap orang semisal misi organisasi, visi,

nilai, strategi, prospek, tugas, dan sebagainya. Hal ini dimaksudkan untuk

organisasi mudah melakukan mobilisasi, instruksi maupun perubahan dalam

manajemen. Setiap program komunikasi dalam perusahaan berada di bawah

pantauan langsung PRs. Perencananaan komunikasi dimaksudkan untuk

57


mengatasi rintangan-rintangan yang ada guna mencapai efektivitas komunikasi,

sedangkan fungsi dan kegunaan komunikasi perencanaan diperlukan untuk

mengimplementasikan program CSR Pelindo I.Perencanaan komunikasi dalam

kerangka yang sederhana dikaitkan dengan bagaimana menciptakan komunikasi

yang efektif. Pengalokasian sumber daya komunikasi untuk mencapai tujuan

program merupakan langkah awal. Sumber daya tersebut tidak saja mencakup

media massa dan komunikasi antar pribadi, tapi juga setiap aktivitas yang

dirancang untuk mengubah perilaku dan menciptakan keterampilan-keterampilan

tertentu di antara individu dan kelompok dalam lingkup tugas-tugas yang

dibebankan.

Bagian Pembinaan dan Kemitraan Bina Lingkungan PT. Pelabuhan

Indonesia I (Persero) membawahi 16 anak cabang perusahaan. Sebagai pembina

untuk seluruh anak cabang perusahaan untuk perencanaan komunikasi program

PKBL keputusan perusahaan mempengaruhi kinerja seluruh lini perusahaan.

Terkhusus pada program Kemitraan dan Bina Lingkungan. Namun, seiring

pengalaman perusahaan dalam melaksanakan program rutinitas, tidak ada

perencanaan khusus maupun tertulis untuk melakukan komunikasi internal

perusahaan. Pola interaksi terjadi dalam proses komunikasi pada program PKBL

baik internal maupun eksternal. Adapun pola yang terbentuk antara bagian PKBL

dengan Coorporate Secretary, Bidang Akuntasi Manajemen, Bidang

Risiko,Bidang Mutu, dan Bidang Umum, dan SMO (Strategic Manajemen Office).

Pola diatas mencakup komunikasi ke atas, komunikasi ke bawah, serta

komunikasi dua arah. Dimana setiap proses komunikasi terjadi untuk mencapai

tujuan kegiatan dan program yang telah ditetapkan.

Kebutuhan akan informasi yang disebarkan di dalam perusahaan

dikoordinir oleh bagian Public Relations PT. Pelindo I (Persero). Dari hasil

wawancara yang dilakukan peneliti menemukan beberapa program komunikasi

melalui saluran informasi yang tersedia bagian seluruh karyawan perusahaan

terkhusus bidang KBL (Kemitraan dan Bina Lingkungan) dalam melaksanakan

program CSR Kemitraan dan Bina Lingkungan. Komunikasi dalam prakteknya

58


yang terjadi di dalam perusahaan yang peneliti temukan dalam lapangan adalah

sebagai berikut.

a. E- Mail Coorporate

Setiap karyawan memiliki e-mail yang terhubung dengan e-mail

cooporate sehingga setiap informasi dapat disalurkan lebih cepat. E-mail

perusahaan yaitu Zimbra sejenis E-mail Blast yang dapat memudahkan setiap

karyawan memperoleh informasi dengan cepat dan menjangkau seluruh

karyawan. PT Pelindo I (Persero) menginformasikan melalui e-mail cooporate

sehingga setiap informasi dapat dilihat by real time dan dapat menghindari

kondisi Lack of Information berkaitan dengan pekerjaan.

Friska selaku staf Administrasi dan Pelaporan PKBL mengungkapkan,

“Informasi perusahaan ke pegawai sejauh ini cukup bagus, karena kita

real time dan bisa lihat setiap pengumuman yang mau disampaikan

melalui email kooporat. Kita bisa baca, jadi semua sudah tahu dan tidak

ada tanya-tanya lagi. Ini disebar melalui bidang umum.

Penggunaan E-mail sebagai saluran informasi dalam program

komunikasi kegiatan perusahaan dilaksanakan dengan baik. Bagian PKBL

khususnya membantu dalam penyaluran tugas dan kerja setiap karyawan

dengan adanya e-mail perusahaan. Saluran komunikasi melalui sistem mampu

memenuhi kebutuhan akan informasi dalam perusahaan. Hal ini dikarenakan

masa penyimpanan dan juga kualitas informasi yang tersimpan di dalam e-

mail dapat dilihat kapan saja. Apabila sewaktu-waktu karyawan perusahaan

membutuhkan informasi tertentu dapat diperoleh melalui e-mail koorporat.

ACS Humas PT. Pelindo I yaitu Fiona Sari Utami mengungkapkan

bahwa komunikasi internal perusahaan juga dipermudah dengan e-mail blast

kesetiap karyawan.

“Kita share ke mereka (karyawan) melalui e-mail dalam bentuk Pdf agar

mereka bisa baca informasi.”, tuturnya.

59


Perencanaan komunikasi PT. Pelindo I (Persero) ini pada pelaksanaannya

bagi Direksi Keuangan bagian PKBL (Pembinaan Kemitraan dan Bina

Lingkungan) dimaksimalkan dengan baik. Sebab setiap kegiatan CSR yang

dilaksanakan selalu berurusan dengan angka-angka atau jumlah tertentu.

Mereka menyatakan bahwa setiap kegiatan selalu bersinggungan dengan

angka tertentu sehingga perlu penyebaran informasi dengan efisien dan

efektif. Dengan demikian tujuan dari kegiatan yakni menyalurkan keuntungan

perusahaan kepada pihak disekitar wilayah kerja terlaksana dengan baik.

b. Komunikasi melalui Media Sosial

Media sosial merupakan sebuah media online dimana para penggunanya

bisa dengan mudah berbagi meliputi blog, jejaring sosial, forum, dsb. Pola

interaksi yang terjadi dalam pelaksanaan program CSR PKBL ini didukung

dengan saluran media yang tersedia seperi Website resmi, e-mail perusahaan

maupun e-mail pribadi, Portal kementrian dan PKBL, Line, serta WhatsApp.

Penggunaan media sosial memberikan kemudahan bagi setiap karyawan yang

terlibat dalam pelaksanaan program PKBL.

Ibu Friska selaku staf Administrasi dan Pelaporan PKBL menyatakan,

“Bagian PKBL itu batas komunikasinya paling ke lima bidang yang

terlibat kayak CS itu Coorporate Secretary, akuntansi Manajemen dan

Mutu, Bidang Umum dan SMO itu Strategic Manajement Office itu di

lantai lima. Mereka itu terlibat terkait dengan capaian target program

PKBL.”

Observasi peneliti menyimpulkan bagian PKBL paling sering

berinterkasi dengan coorporate secretary.Hal ini dikarenakan tujuan program

CSR selalu selaras dengan image building perusahaan. Komunikasi antar

bidang ini harus difasilitasi dengan program komunikasi yang tepat agar tidak

terjadi kegagalan pada pelaksanaannya.

Ibu Friska menambahkan, “...misalnya kita ada event nih, dana dari kita

kemudian program juga dari kita dan kita pengin itu menaikkan

60


perusahaan. Kita komunikasi ke Cooporate Secretary dan kita kirim data

pakai WA. Paling cepet ya WA ya kalau ndak e-mail. Kalau perlu mereka

langsung turun ke bagian PKBL. Karena mereka (CS) mau buat press

release ke koran. Itu kita sampaikan ke mereka dan mereka publish.

Kadang ‘kan orang CS sibuk ya, kadang diluar kota. Kita kirim lewat WA

baru mereka bisa akhirnya kirim ke media.”

Perusahaan yang baru saja melakukan transformasi menyeluruh tidak

hanya manajemen perusahaan namun juga saluran komunikasi yang tersedia.

Pembuatan media sosial resmi perusahaan tidak dipandang sebagai saluran

informal yang tidak akurat. Namun sebaliknya melalui perubahan yang

ditetapkan mereka menggunakan media sosial untuk berbagi setiap informasi

yang dibutuhkan demi kepentingan perusahaan. Sejauh penerapan

transformasi pada badan perusahaan belum ditemukan kegagalan komunikasi

bagi para informan. Komunikasi melalui media sosial tetap dianggap sebagai

informasi yang akurat dan resmi sehingga program dapat terlaksana.

ACS Hubungan Masyarakat PT. Pelindo I menyatakan, “Dari tiga tahun

yang lalu bagusan sekarang. Sistem IT sekarang sudah meningkat. Sistem

IT yang dulunya tidak ada chat-chat untuk portal sekarang udah ada,

terus dari emailnya pun improve nya meningkat, jadikan koneksi

karyawan semakin bagus. Teruskan dulu medsos belum terlalu hidup,

walaupun FB udah dari dulu. Medsos pelindo I juga baru. Pas aku baru

masuk belum ada medsosnya, setelah itu baru kita baru bikin. Komunikasi

makinlancar, kita ada grup WA tertentu, ada untuk direksi ada humas

untuk cabang-cabang. Jadi kegiatan humas cabang itu di share di grup.

Kalau pelindo I, kita juga punya change manajemen. Itu untuk mengubah

karyawan bekerja dengan budaya baru, lebih modern. Dari 3 tahun lalau

secara cooporate banyak banget berubah. Untuk corsec sendiri banyak

berubah. Karena arahan direksinya langsung dari dirut. Posisi kitakaya di

leher.”

Posisi Humas dalam perusahaan sebagai sumber informasi bagi seluruh

jaringan dalam organisasi. Untuk pelaksanaan program PKBL pada

61


perusahaan dapat dimaksimalkan dengan tersedianya media sosial perusahaan

dan juga kesepakatan dalam penggunaannya bagi setiap karyawan

perusahaan.

c. Buku Pegawai/ Pedoman Pegawai

Buku pegawai adalah buku pegangan pegawai merupakan suatu upaya

perusahaan untuk menginformasikan visi dan misi perusahaan. Setiap

peraturan yang berlaku bagi setiap karyawan dan sifatnya mengikat juga dapat

diketahui oleh karyawan. Peraturan yang dimaksud yaitu Peraturan Kerja

Bersama (PKB). Buku pegangan pegawai menolong pegawai untuk bekerja

sesuai dengan tanggung jawab dan mengetahui hak yang diperoleh setiap

pegawai. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan karyawan dalam

mengerjakan tugas maupun dalam mengambil keputusan tertentu bagi

perusahaan.

Rica Agnas menerangkan kepada peneliti bagaimana perusahaan

menyebar informasi baik tentang organisasi serta informasi tentang pekerjaan

dan peran karyawan. Ia menyatakan,

“Banyak cara dan channel untuk sebar informasi ke karyawan. Kita ada

RKB bagikan peranan dan tanggung jawab kita dan banyak juga

medianya. Ada majalah atau in house journal, SDM (sumber daya

manusia) langsung, buku panduan dan banyak ya.”

d. Pertemuan Berkala

Sharing Session sebagai salah satu alternatif aktivitas pengembangan diri

bagi karyawan. Kegiatan ini memberi kesempatan untuk belajar, berbagi

informasi dari sesama karyawan baik vertikal maupun horizontal, sampai

kepada berbagai keahlian yang dibutuhkan dalam pekerjaan. Diskusi dan

sharing secara formal dalam format pertemuan maupun informal dilakukan

oleh karyawan PT. Pelindo I (Persero). Diskusi dan sharing dilakukan untuk

dihadiri oleh bidang terkait tertentu dimana setiap pihak dapat berbagi dan

berdiskusi untuk pencapaian tujuan kerja tertentu. Pertemuan berkala berupa

62


sharing session ini dikoordinir oleh bagian Public Relations PT Pelindo I.

Adapun tujuan pelaksanaannya untuk menambah wawasan karyawan dan juga

memenuhi kebutuhan akan informasi yang dibutuhkan dan tentunya berkaitan

dengan tujuan perusahaan.

Pak Syawal selaku Staf Pelaksana PKBL saat diwawancara beliau

menyatakan bahwa bagian PKBL melaksanakan pertemuan rutin secara

berkala. Tidak hanya bagian PKBL namun seluruh manajemen direksi

keuangan turut bergabung dalam pertemuan berkala. Dalam kegiatan tersebut

akan dilakukan sharing terkait kebutuhan dalam pelaksaanan tugas ataupun

lainnya.

“Kita ada perkumpulan setahun sekali untuk bagian keuangan. Jadi disitu

bisa berbagi. Seperti sharing session.” ucap beliau kepada peneliti.

Tujuan program CSR yang telah ditetapkan sebelumnya tidak dapat

dilakukan oleh bagian keuangan secara independen. Mereka membutuhkan

peranan CS selaku penanggung jawab komunikasi internal dan eksternal

perusahaan. Image building/ pembentukan citra perusahaan yang baik

dibutuhkan agar visi dan misi perusahaan dapat tercapai. Oleh sebab itu, pada

saat melakukan penelitian, peneliti menemukan upaya diluar lingkup bagian

keuangan selaku penanggung jawab program Kemitraan dan Bina Lingkungan

untuk mencapai tujuan program tersebut. Tidak dapat dipungkiri, keberadaan

PRs dalam perusahaan menunjang setiap bagian tubuh lain dalam organisasi.

Sama halnya dengan bagian Keuangan khususnya bagian PKBL baik

pelaporan dan pelaksana.

Pada penelitian, peneliti menemukan dilapangan bahwa bagian PRs

memiliki peranan yang dominan dalam proses komunikasi pada program CSR

yakni Kemitraan dan Bina Lingkungan. Beberapa program di atas yang telah

dijelaskan juga merupakan program komunikasi yang dikoordinir oleh divisi

Hubungan Masyarakat. Bahkan untuk komunikasi tugas dan peranan serta

pengembangan setiap karyawan langsung menjadi tanggung jawab bagian

SDM (Sumber Daya Manusia). Beberapa program selanjutnya lebih banyak

63


dilakukan oleh bagian Hubungan Masyarakat serta berkoordinasi langsung

dengan bagian PKBL.

e. Majalah Internal Perusahaan

Majalah internal perusahaan yaitu “Gema Pelabuhan” merupakan

majalah yang diterbitkan oleh Public Realtions PT. Pelindo I (Persero) setiap

bulan. Majalah Gema Pelabuhan bertujuan sebagai sarana informasi dan juga

sarana dalam pengembangan pengetahuan tentang manajemen yang ada dalam

perusahaan. Informasi mengenai kegiatan-kegiatan internal maupun eksternal

seperti kegiatan Program Kemitraan dan Bina Lingkungan PT. Pelindo I.

Public Relations Pelindo juga menyertakan informasi dari seluruh anak

perusahaan baik berupa kegiatan yang terlaksana maupun prestasi.

Kegiatan PKBL yang telah dilaksanakan dapat diketahui oleh semua

pihak internal perusahaan melalui in house journal. Kegiatan yang dilakukan

di cabang perusahaan juga dapat diketahui oleh kantor pusat PT Pelindo I

melalui penerbitan majalah ini. Pada majalah Gema Edisi 07 Juli 2016 hal. 63

terbit artikel pelaksanaan program CSR yakni bantuan sarana ibadah yang

dilaksanakan oleh Pelindo I Pekanbaru. Informasi yang dibagikan berupa

nama sarana ibadah serta lokasi dan tidak lupa jumlah dana yang tersalurkan

secara transparan. Majalan Gema Edisi 10 Oktober 2016 hal. 30 kolom

Highlight News diinformasikan kegiatan yang telah terlaksana yakni

penyerahan bantuan Bina Lingkungan berupa penyediaan Sarana Air Bersih

dari Pelindo 1 Cabang Tembilahan.

f. Kegiatan Olah Raga

Kegiatan Olah Raga merupakan kegiatan rutin yang diselenggarakan oleh

perusahaan. Tujuan kegiatan ini untuk meningkatkan kerja sama tim,

mendorong kreativitas dan semangat dalam bekerja serta menguatkan

silaturahim antara pegawai dengan manajemen. Setiap tema kegiatan olah raga

yang diambil selalu berkaitan dengan tujuan perusahaan. Dalam kegiatan ini

semua karyawan turut ambil bagian mulai dari jajaran direksi sampai kepada

jajaran manajemen Pelindo 1 lainnya. Iklim perusahaan dapat meningkat

64


kearah yang lebih baik dengan kegiatan ini. Karena diharapkan dapat

menciptakan suasana kekeluargaan sehingga melahirkan keluasan dalam

berkomunikasi.

g. Pelatihan/ Workshop

PT. Pelindo I berkomitmen untuk terus melakukan program pembinaan

bagian pegawai secara intensif untuk menunjang pencapaian visi dan misi

perusahaan. komitmen ini ditunjukkan dengan mengikutsertakan pegawai

dakam berbagai pendidikan, pelatihandan program pengembangan sumber

daya manusia. Public Relations sesuai dengan fungsinya perlu mengetahui

bagaimana kebutuhan dan persepsi akan informasi perusahaan sehingga dapat

melakukan tugas dengan maksimal. Pelatihan/ workshop merupakan kegiatan

yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja.

ACS Humas Pelindo I mengatakan “Bimbingan terhadap pelatihan humas

itu kita adakan perkumpulan setiap tahun untuk humas-humas cabang.

Kita juga terima masukan seperti raker tapi pelatihan juga. Mereka butuh

pelatihan apa, kita adakan setiap tahun. Tahun 2016, November kemarin

kita kerjain, mungkin lebih meng-improve keahlian humas-humas

diseluruh cabang. Di cabang-cabang banyak mungkin mereka yang

backgroundnya bukan humas. Jadi pasti tidak terlalu tahu sebagai batas

apa dia menyampaikan infomasi, bagaimana berhadapan dengan media,

seperti apa sih kuasa dia terhadap informasi perusahaan, nah, disitu kita

sharing, mengundang pakar dan ahli. Mereka jadi tahu bagaimana

berhadapan dengan jurnalis, bagaimana menulis berita, setidaknya

release untuk syarat untuk terbit ke media, bagaimana monitoring media.

Itu improve dan step by step setiap pertemuan dan disesuaikan dengan

release dan krisis perusahaan. tergantung isu yang dibutuhkan dan lagi in

yang dibutuh diketahui oleh humas-humas.”

h. Laporan Tahunan

Laporan tahunan/ Annual report merupakan laporan yang setiap

tahunnya secara rutin diterbitkan. Laporan ini berisikan informasi

65


perkembangan perusahaan sepanjang tahun. Adapun tujuan utama laporan ini

adalah untuk meningkatkan keterbukaan informasi PT. Pelindo I yang

ditujukan kepada lingkup eksternal serta menjadi pembelajaran dalam

organisasi. Bagi organisasi ini penting ke arah pertumbuhan perusahaan. Isi

laporan tahunan merupakan laporan baik modal, keuntungan, kegiatan dan

evaluasi kinerja perusahaan. Melalui adanya laporan tahunan/ annual report

perusahaan dapat menginformasikan pergerakan perusahaan dalam pencapaian

visi dan misi perusahaan.

i. Sistem RKB (Rapat Kerja Bulanan)

Pembagian peran dan tugas karyawan dilakukan melalui Sistem Rapat

Kerja Bulanan. Dimana melalui sistem kepada seluruh bidang informasi

mengenai tugas disampaikan. Melalui RKB akan dibagikan setiap tugas

perbidang dan sub-bidang sehingga tugas masing-masing dapat diketahui

dengan jelas dan lugas. Bagian PKBL juga tidak terlepas dari sistem ini.

Setiap tugas yang diturunkan langsung dari direksi keuangan akan disalurkan

melalui sistem RKB (Rapat Kerja Bulanan). Setiap program yang akan

dilakukan dalam jangka waktu tertentu akan disebarluaskan melalui sistem ini.

Sehingga informasi mengenai tugas tidak hanya diketahui oleh bidang atau

sub-bidang terkait saja namun setiap karyawan dapat mengetahuinya.

Informasi tersebut akan memudahkan koordinasi dalam organisasi terkait

pembagian tugas dan peranan.

Beberapa program komunikasi yang dilakukan oleh bagian Pembina

Kemitraan dan Bina Lingkungan Pelindo I adalah sebagai berikut:

1. Komunikasi dengan cabang perusahaan

Divisi Pembina Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) Pelindo I

bertanggung jawab sebagai pembina pelaksanaan program terhadap 16 cabang

perusahaan yang tersebar di wilayah kerja Pelindo I. PT Pelindo I (Persero) yang

berkantor pusat di Jalan Krakatau Ujung No.100 Medan memiliki wilayah kerja di

empat provinsi yaitu Aceh, Sumatera Utara, Riau dan Kepulauan Riau, yang

terdiri atas 16cabang pelabuhan, 10 kawasan, 2unit usaha dan 4 anak perusahaan.

66


Adapun wilayah Kerja PT Pelindo I sebagai berikut:

1. Aceh: Pelabuhan Malahayati dan Pelabuhan Lhokseumawe dalam

kawasan Pelabuhan Meulaboh dan Pelabuhan Kuala Langsa.

2. Sumatera Utara: Pelabuhan Belawan, Belawan International Container

Terminal (BICT), Terminal Peti Kemas Domestik Belawan, Pelabuhan

Sibolga, Pelabuhan Gunung Sitoli, Unit Galangan Kapal (UGK), Rumah

Sakit Pelabuhan Medan.

3. Riau: Pelabuhan Dumai dalam kawasan Pelabuhan Bagan Siapi-api,

Pelabuhan Pekanbaru kawasan Pelabuhan Rengat, Pelabuhan Tembilahan

kawasan Pelabuhan Kuala Enok dan Pelabuhan Sei Pakning kawasan

Pelabuhan Bangkalis.

4. Kepulauan Riau: Pelabuhan Tanjung Balai Karimun kawasan Pelabuhan

Selat Panjang, Tanjung Pinang Kawasan Pelabuhan Tanjung Uban,

Pelabuhan Sambu, Pelabuhan Sei Kolak Kijang dan Pelabuhan Batam.

Bagian PKBL sebagai komunikator untuk program PKBL seperti sudah

diuraikan diatas melakukan interaksi dengan banyak pihak demi tercapainya

tujuan program CSR. Komunikasi dalam organisasi dilakukan baik internal

perusahaan maupun eksternal perusahaan.

2. Monitoring Cabang dan Mitra Binaan

Program CSR yakni Kemitraan dan Bina Lingkungan dari PTPelindo I

(Persero) terbagi atas 16 cabang perusahaan. Selain dari pada PT. Pelindo I juga

memiliki program CSR yang akan dilakukan di sekitar wilayah kerja perusahaan.

Divisi PKBL juga selaku pembina pelaksanaan diseluruh cabang. Kegiatan

monitoring cabang dilakukan untuk memudahkan pemantauan dan juga kejelasan

informasi mengenai pelaksanaan program CSR. Monitoring dilakukan melalui

saluran telepon dan juga komunikasi langsung. Untuk memastikan bahwa

program CSR berjalan dengan baik maka bagian Pembinaan Pelindo I rutin

melakukan monitoring kegiatan. Salah satunya dengan melakukan monitoring

kepada cabang yang dekat dengan wilayah yang dapat dijangkau dengan

maksimal. Melakukan monitoring untuk setiap program Kemitraan yang sedang

dijalankan setiap 3 (tiga) bulan sekali. Staf Pembina Pelaksanaan PKBL juga

67


kerap berhubungan dengan masyarakat dan mitra binaan untuk memantau

program yang berjalan.

3. Pertemuan dengan Mitra Binaan

Demi pencapaian tujuan dari program CSR PKBL PT. Pelindo I (Persero)

melakukan pertemuan langsung dan monitoring kepada calon mitra binaan.

Pemantauan kepada mitra binaan juga terus dilakukan untuk melihat keberhasilan

program.

4. Sosialisasi kepada masyarakat

Sosialisasi kepada masyarakat sekitar wilayah kerja yang merupakan

tanggung jawab perusahaan dilakukan. Sosialisasi dilakukan melalui website

resmi PT. Pelindo I (Persero) dimana masyarakat dapat melihat setiap program

CSR yang ditawarkan oleh perusahaan. Program CSR PKBL merupakan program

rutin perusahaan sejak peraturan pemerintah dikumandangkan. Sehingga

sosialisasi untuk waktu terakhir hanya melalui website dan juga pemasangan

beberapa spanduk dibeberapa wilayah.

Selain bentuk tanggung jawab perusahaan, CSR melalui PKBL yang

dilakukan perusahaan juga bertujuan untuk membentuk citra perusahaan yang

baik. Eksistensi PR dalam sebuah perusahaan adalah berupaya melalui kegiatan

yang dilakukan memengaruhi pendapat publik agar publik dapat bersikap,

berpendapat, dan bertingkah laku sesuai dengan yang diharapkan. Pada PT

Pelindo I ditemukan fenomena bahwa bagian Keuangan perusahaan bertanggung

jawab dalam CSR Program kemitraan dan Bina Lingkungan dan bekerja sama

secara langsung dengan bagian Coorporate Secretary yang bertanggung jawab

dalam image perusahaan. Komunikasi dalam praktek yang terjadi adalah bagian

keuangan fokus pada program komunikasi agar setiap kegiatan yang dilaksanakan

sesuai dengan target perusahaan. Yaitu terkait dengan keputusan pemerintah

menyesuaikan dengan laba perusahaan setiap tahunnya, penetapan jumlah dana

yang digulirkan dan juga pelaporan. Sedangkan idealnya program CSR sebagai

bentuk tanggung jawab sosial perusahaan juga turut membangun citra perusahaan

68


bagi publiknya. Hal ini merupakan manfaat yang diperoleh dari kegiatan CSR

yang dilaksanakan.

Pertama, mengurangi resiko dan tuduhan yang negatif yang diterima

perusahaan melalui dukungan setiap pihak yang terlibat. Kedua, CSR dapat

berfungsi sebagai pelindung dan membantu perusahaan meminimalkan dampak

buruk yang terjadi akibat suatu krisis tertentu. Ketiga, keterlibatan dan karyawan

yang merasa bangga bekerja pada perusahaan yang memiliki reputasi yang baik,

yang secara konsisten melakukan upaya peningkatan kesejahteraan masyarakat

dan lingkungan sekitarnya akan melahirkan loyalitas dan motivasi karyawan.

Keempat, CSR dapat mempererat dan mampu memperbaiki hubungan perusahaan

dengan stakeholdernya. Kelima, meningkatkan produktivitas perusahaan karena

citra perusahaan yang baik sehingga memperoleh dukungan dari berbagai pihak.

Keenam, dapat memungkinkan untuk memperoleh insentif dan berbagai perlakuan

khusus guna mendukung perusahaan.Manfaat kegiatan ini tentu tidak dapat

dibiarkan berlalu begitu saja. Memerlukan perhatian khusus dan penangananyang

baik sehingga setiap manfaat ini dapat dirasakan oleh perusahaan. Pada bagian ini

eksistensi PR dalam perusahaan.

Penyebaran informasi kepada semua stakeholder merupakan bagian

penting dari peningkatan prinsip transparansi informasi secara internal dan

eksternal, yang diharapkan membantu, menjaga dan meningkatkan pengetahuan,

pemahaman dan persepsi positif dari para stakeholder terhadap kebijakandan

kegiatan PT Pelabuhan Indoesia I (Persero). Selain mempublikasikan laporan

keuangan Tahunan melalui media cetak nasional, juga memanfaatkan teknologi

informasi, media eketronik dan media cetak lainnya sebagai sarana penyebaran

informasi dan promosi bagi perusahaan antara lain:

1. Media Gathering, Media Tour dan Media for Visit

Perusahaan melakukan media relationsdimana perusahan mengumpulkan

pihak media, menjalin hubungan yang baik dengan media. Adapun Media Massa,

baik media massa skala nasional maupun skala lokal yang bekerja sama dengan

perusahaan dengan daftar Media Massa Skala Nasional sebagai berikut: Harian

Bisnis Indonesia, Kompas, The Jakarta Post, Harian Kontan, Harian Media

69


Indonesia, Harian Republika, Harian Investor Daily, Harian Merdeka, Harian

Jawa Post, Kotan Tempo. Daftar Media Massa Lokal sebagai berikut:Harian

Analisa, Harian Waspada, Harian Sinar Indonesia Baru, Harian Sumut Post,

Harian Tribun Medan, Harian Koran Sindo, Harian Medan Pos, Harian Jurnal

Asia, Harian Medan Bisnis.

2. Community Relations

Hubungan dengan masyarakat merupakan strategi yang digunakan Public

Relations untuk memberikan informasi kepada masyarakat mengenai program

atau kegiatan yang dilakukan. Kegiatannya dapat berupa coaching, sharing dan

motivation kepada masyarakat.Public Relations PT Pelindo I mengadakan

sosialisasi kepada penerima bantuan CSR. Terkadang PR juga bersinergi dengan

media untuk publikasi kegiatan yang dilakukan.

Setiap pihak menyadari bahwa hal ini menjadi sebuah tugas dan

tanggung jawab agar tujuan CSR tercapai.Sehingga visidan misi perusahaan dapat

terwujud. Ini dikarenakan PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) sebagai pembina

bukan pelaksana di lapangan. Sehingga tidak terlibat secara langsung dalam

perencanaan komunikasi yang ada, namun bertindak sebagai pengevaluasi dan

pembina pelaksanaan PKBL cabang-cabang perusahaan.

4.2.3 Audit Komunikasi

Komunikasi yang efektif terjadi ketika adanya tingkat kepuasan yang

tinggi dalam proses komunikasi antara sumber dan penerima. Sejauh mana

informasi yang disalurkan memenuhi keinginan dan kebutuhan individu dalam

melaksanakan tugas serta tanggung jawab yang telah dipercayakan sehingga

diterjemahkan dalam bentuk tingkah laku yang sejalan dengan kehendak

manajemen.

Langkah audit dimulai dengan melakukan analisis tujuan komunikasi yang

sudah dirumuskan beserta standar kinerjanya untuk mengembangkan petunjuk

tentang prosedur bagaimana kegiatan dilaksanakan. Kemudian, dilakukan audit

terhadap dimensi-dimensi audit komunikasi. Sehingga data yang terkumpul dari

70


kinerja lapangan secara empiris dapat dibandingkan dengan standar kinerja yang

telah dirumuskan. Bila terjadi deviasi/ penyimpangan, hal tersebut dapat menjadi

bahan studi lanjutan. Hasil analisis dan pengkajian penyimpangan tersebut dapat

dijadikan landasan untuk perubahan-perubahan dalam kebijakan dan kegiatan

komunikasi khusus, serta pelatihan dan tindakan pendukung yang diperlukan.

Untuk memenuhi persyaratan penilaian, Down dan Hazen serta Downs

dan Clampitt mengelompokkan tiga dimensi utama sebagai faktor mengukur

tingkat kepuasan berkomunikasi. 2

a. Dimensi Informatif

Dimensi ini terdiri atas faktor kepuasan komunikasi seperti kualitas

informasi, perspektif organisasi dan keutuhan organisasi. Kepuasan komunikasi

terhadap informasi yang disalurkan kepada karyawan Pelindo I terhadap program

CSR. Akurasi informasi, informasi yang jelas serta memadai dan validitas

informasi yang diterima dilihat berdasarkan persepsi responden. Begitu juga

dengan evaluasi terhadap infromasi mengenai tujuan program, isu terkait dan

informasi terbaru tentang perubahan kebijakan serta kebijakan yang dirumuskan.

1. Keutuhan organisasi

Informasi tentang arah tujuan organisasi, kehendak organisasi terhadap

tugas yang harus dilaksanakan, berita serta pengetahuan tentang kerja adalah

penting diketahui oleh karyawan. Disamping hubungan horizontal antara fungsi-

fungsi bagian-bagian dalam organisasi juga penting sebagai suatu tim yang

terpadu untuk mencapai tujuan organisasi.

Tingkat dimana seseorang individu menerima informasi terbaru yang

berhubungan dengan lingkungan kerja. Hal-hal yang ingin dilihat adalah kepuasan

yang diperoleh dari informasi-informasi yang terkait dengan perencanaan

organisasi, kebutuhan melaksanakan tugas dan informasi personel.

2Rusli Muhammed, Burhan Bungin, Audit Komunikasi Pendekatan dan Metode Asesmen Sistem Informasi Komunikasi dalam Organisasi, Prenadamedia, Jakarta, 2015, hlm.140.

71


Berikut hasil wawancara dengan karyawan PT. Pelindo I (Persero):

Informan I

Pelindo sedang berada dalam tahap transformasi. Transformasi bisnis dan

SDM (Sumber Daya Manusia). Banyak yang diubah jadi kita juga harus

berubah. Budaya organisasi lebih luwes ya gak lagi birokrat sekalipun

BUMN. Sudah lebih nyantai, fun. Ke atasan juga lebih nyantai dan

kekeluargaannya terasa. Keseganan juga gak ada lagi. Tidak ada sekat

pembatas lagi, nyantai. Antardivisi kerja sama bagus. Keseluruhan bagus,

komunikasi bagus. Lebih terbuka dan gak birokrat. Ada hubungan dengan

transformasi tadi. Transformasi karyawan yaitu CIPTA. Misalnya kita

minta data dari divisi lain kita direspon cepat. Kalau dulu mungkin lama

sekarang lebih cepat. Karena kita punya ciri CIPTA itu. Semuanya

dikerjakan. Open informasi. Ga ada cerita tentang di bola-bola-in.

Informan II

Tugasnya kita untuk komunikasi internal-eksternal ya, kemudian juga

kitamenjaga maintain coorporate reputation, terus kita juga terkait

publikasi dokumentasi perusahaan. Terus juga yang berhubungan dengan

publik, baik eksternal maupun internal. Internal lebih ke karyawan kalau

eksternal lebih ke stakeholder, media, masyarakat, goverment, dan juga

untuk maintain coorporate reputation.

Aku di bawah langsung cooporate secretary. Bertanggung jawab didalam

humas jadi semua media analisis, monitoring itu dibawah kita terkait isu-

isu. Itu gak hanya di kantor pusat, gak cuma di Medan-Belawan tapi di

semua cabang itu kan di bawah monitornya humas kooporat.

Bimbingan terhadap pelatihan humas-humas cabang itu dibawah jabatanku.

Kita adakan perkumpulan setiap tahun untuk humas-humas cabang, kita

juga terima masukan seperti raker tapi pelatihan juga. Mereka butuh

pelatihan apa kita kita adakan setiap tahun.

Tahun 2016, November kemarin kita kerjain, mungkin lebih meng-improve

keahlian humas-humas diseluruh cabang. Dicabang banyak mungkin

72


mereka yang backgroundnya/ bukan humas. Jadi pasti tidak terlalu tahu

sebagai batas apa dia menyampaikan infomasi, bagaimana berhadapan

dengan media, seperti apa sih kuasa dia terhadap informasi perusahaan, nah,

disitu kita sharing, mengundang pakar dan ahli. Mereka jadi tahu

bagaimana berhadapan dengan jurnalis, bagaimana menulis berita,

setidaknya release untuk syarat untuk terbit ke media, bagaimana

monitoring media. Itu improve dan step by step setiap pertemuan dan

disesuaikan dengan release dan krisis perusahaan. Tergantung isu yang

dibutuhkan dan lagiin yang dibutuh diketahui oleh humas.

Kalau dari CS pasti ke semua bidang ya. Karena kita meng-update semua

informasi dari semua bidang. Kalau komunikasi sih ga ada masalah.Kalau

internal komunikasi yang kita lakukan kita ada sharing sesion internal, itu

kita yang lakukan. Kita mengundang pihak luar untuk improve yang perlu

diketahui oleh karyawan.

Kita buka workshop dan sharing sesion yang terbuka untuk karyawan.

Misalnya kita ada dengan motivasi, improve tentang pelabuhan juga, beda-

beda sih. Kita lebih banyak fokus ke eksternal ya. Karna kebanyakan

komunikasi internal itu banyak dilakukan bidang SDM atau kesejahteraan

atau bidang umum. Kita ada juga tapi persentasenya lebih banyakan ke

eksternal.Kalau internal kita Mailing list, kita share e-mail blast gitu ke

karyawan, portal untuk karyawan tergantung karyawan aktif atau tidak ya,

kita juga ada majalah internal, kita juga update di website, kita kirim email

yan bentuk Pdf. mereka bisa baca, medsos kaya instagram dan twitter.

Setiap karyawan pasti ngikutin Fanpage-nya Pelindo. Mereka lebih suka

lihat di fanpage, medsos, mailblast, jadi mereka bisa tahu informasi yang

penting.

Informan III

Tentang Pelindo, kalau dibilang secara kinerja kalau Pelindo I itu salah satu

satu BUMN yang bakalan maju kedepannya dibandingkan Pelindo yang

lain. Dimana kinerjanya menunjukkan peningkatan setiap tahun. Begitu

juga dengan PKBLnya kita tetap menyalurkan. Kalau yang lain ‘kan kadang

73


ada yang pasif. Kalau kita terus salurkan. Untuk Pelindo ke depannya

semakin bertumbuh. Bakalan maju dibandingkan BUMN lain karena

perubahannya.

Kalau karyawan dari segi kesejahteraan diatas rata-rata kalau disini dan

untuk masalah profesionalnya sudah tidak diragukan lagi. Semua bekerja

sesuai dengan bidang tugas dan background pendidikannya juga

disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan. Makanya semuanya bisa ter-

handle. Ini juga Pelindo sekarang juga sedang berinovasi untuk

memaksimalkan semua by sistem dan kita bisa lihat data by real time gitu.

Informan IV

Kalau kita di kantor pusat sebagai pembina sebenarnya untuk perencaaan

rincinya semua dilakukan dicabang. Artinya setiap wilayah itu harus

menyesuaikan dengan setiap kondisi masyarakatnya. Dari kita tidak ada

perencanaan komunikasi khusus, jadi kita sampaikan informasi kita ke

setiap cabang, lalu mereka akan turun ke lapangan.

Kalau untuk publikasi program PKBL kita lakukan melalui sosialisasi ke

masyarakat, lalu di wilayah kerja sekitar perusahaan kita informasikan

lewat spanduk, dan juga dalam website Pelindo I ya. Nah, disitu lengkap

setiap program yang kita sediakan dan kerjakan. PKBL sudah kita kerjakan

sejak tahun 2009 hingga sekarang, sehingga masyarakat dapat dikatakan

sudah tahu bahwa Pelindo memiliki program kemitraan dan lingkungan,

sehingga mereka mengajukan proposal dan melengkapi berkas tertentu.

Kemudian perusahaan cabang akan survey dan turun ke lapangan. Mereka

memastikan calon mitra atau bina lingkungan memenuhi syarat. Kemudian

cabang akan kirim ke kita, nah, kami kemudian verifikasi lalu ambil

keputusan dan kucurkan dana.

2. Kualitas informasi

74


Reaksi karyawan terhadap saluran komunikasi, baik melalui pertemuan,

instruksi tertulis, dan lain bentuk saluran yang menyalurkan informasi dalam

proses komunikasi. Pemilihan media yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan

sasaran adalah penting. Selain itu kualitas media juga dikaitkan dengan kualitas

informasi yang harus memenuhiinformasi yang bertepatan, fit, bertepatan dengan

waktu, berkecukupan.

Informasi yang berkualitas terdiri atas informasi yang jelas, cukup, diterima

tepat waktu dan memiliki legitimasi yang tinggi. Dalam penilaian ini beberapa

aspek kualitas informasi yang diterima dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan

individu dalam menjalankan tugas hariannya.

Informan I

Informasi yang diterima memadai dan informasi itu berguna. Sejauh ini

masih berguna untuk kita gunakan karena informasi sekecil apapun yang

tersebar untuk kepentingan koordinasi.

Mengenai laporan kerja kita komunikasikan secara lisan. Kalau gak

langsung ketemu dengan telepon atau sms atau via WA. Kalau di minta buat

laporan langsung ya kita buat tertulis dan tetap efektif.

Dengan atasan dan sesama karyawan. Namanya kalau kerja kita harus

komunikasi karena kita gak bisa kerja sendiri kan. Sejauh interaksi kita

selalu menghasilkan keputusan dan setiap masalah bisa teratasi.

Informan II

Dari tiga tahun yang lalu bagusan sekarang. Sistem IT sekarang sudah

meningkat. Sistem IT yang duluya tidak ada chat-chat untuk portal sekarang

udah ada, terus dari emailnya pun improve-nya meningkat, jadikan koneksi


walaupun fb (facebook) udah dari dulu. Medsos Pelindo I juga baru. Pas aku

baru masuk belum ada medsosnya, setelah itu baru kita baru bikin.

Komunikasi makinlancar, kita ada grup WA tertentu, ada untuk direksi, ada

75


humas untuk cabang-cabang. Jadi, kegiatan humas cabang itu di sharedi

grup. Terus kalau nanti bagus kita share di medsos kita. Semua cabang

punya medsos sendiri, tapi kita juga punya medsos coorporate.

Dibandingkan tiga tahun lalu sangat berbeda.

Ada hubungannya dengan logo yang baru, tapi sebelum itu udah mulai

meningkat. Logo baru kan mulai dari 2015. Setahun sebelum itu medsos itu

udah buka. Namun direksi kan belum announced-kan banget terhadap

medsos.

Tapi Pelindo I sendiri sudah ada medsos, sebelum 2015. Cuman, kan belum

semua karyawan punya medsos. Kalau sekarang mereka dihimbau untuk

punya medsos supaya bisa tweet/ share info yang kita share.

Kalau Pelindo I, kita juga punya change management. Itu untuk mengubah

karyawan bekerja dengan budaya baru, lebih modern. Kita juga ada

perlombaan antar bidang tentang budaya perusahaan. Jadi CS itu di share

sama Pelindo I. Nah, jadi setiap bidang itu improve apa dari bidangnya.

Dari tiga tahun lalu secara cooporate banyak banget berubah. Untuk corsec

sendiri banyak berubah. Karena arahan direksinya langsung dari Dirut.

Posisi kitakaya di leher.

Informan III

Kalau mengenai laporan kita kan di targetkan ada waktu kalau ke kantor

pusat kita ada tenggat waktu. Kalau ke kantor pusat paling lama itu tanggal

delapan sudah selesai setiap bulannya. Nah, kalau untuk penggabungannya

kita kan ada empat provinsi kurang lebih ada 12 cabang paling lambat

tanggal 15 setiap bulannya. Kalau untuk laporan pertigabulanan itu, laporan

tri-wulanan itu namanya, harus selesai satu bulan setelah triwulawan itu

selesai. Nah, semuanya harus sudah disampaikan ke pemegang saham atau

kementerian. Pasti harus selalu selalu tepat waktu. Karena secara

administrasi kita dinilai kinerjanya. Itu selalu tepat waktu bahkan selalu

lebih cepat tidak pernah injure time kecuali ada hal-hal tertentu lah.

Misalkan laporan tahun auditnya belum selesai, karena kita baru bisa buat

laporan tahunan setelah audit.Karena kita menunggu dari pihak ketiga lagi,

76


laporan mereka itu yang akan kita publish. Tapi itu jaranglah. Untuk

interaksinya lisan dan tulisan karena untuk auditor mereka pasti perlu data

kan. Misalnya mereka kalau minta data gak mungkin lisan kita kasih

Apalagi laporan itukan berbau angka mereka selalu minta yang tertulis. Tapi

kalau komunikasinya bisa melalui WA, telepon, surat menyurat, email. Juga

ada memo kecil, BBM dan semua di manfaatkan line juga. Kalau formalnya

lewat telepon, surat menyurat dan email.

Interaksinya efektif banget, banget. Apalagi untuk yang eksternal. Karena

jaraknya Jakarta- Medan itu kan jauh ya. Makanya pergerakan email kita itu

udah padat, kita kan ada email coorporate itu ‘kan ada batasan maksimalnya

sekian MB (Megabyte) dan kalau enggak harus di hapus. Makanya sebulan

langsung penuh gitu karena kita balas dan attachment, lampiran ‘kan by

email semua. Kita disarankan pakai email cooporate jangan pribadi kalau

untuk pekerjaan. Itu kan untuk keabasahan data itu. Jadi ketika mereka tanya

ini dari siapa datanya mereka bisa lihat kan. Makanya pakai email cooporate

tidak pakai email pribadi. Komunikasi kita melalui itu memadai, karena gini,

karena waktu kita attachment sesuatu, selain kita attachment kita akan

lampirkan gini “Kepada yang terhormat terlampir kami sampaikan ini..,”

jadi kita buat semacam memo lagi “...dan kami telah menandai warna ini

dan artinya ini.” Selain itu kita ada meeting, mereka datang kemari kita

sampaikan, jadi mereka juga sampaikan minta ini dan minta dikirimkan jadi

sudah sepaham dulu apa yang mereka minta dan yang kita kirim. Supaya

connect apa yang mereka minta. Bagian PKBL itu batasnya Akuntansi

Manajemen, paling Bidang Resiko, kita paling hanya lima bidang yang

terlibat dengan PKBL kayak CS, Coorporate Secretary, Akuntansi

Manajemen, Mutu itu untuk updating SOP disitu, Bidang Umum dan satu

lagi SMO itu Strategic Manajemen Office itu di lantai lima mereka itu untuk

terkait dengan capaian target mereka selalu kontak udah sampai mana

realisasi setiap bulan.

Kalau ke bidang lain ada sih tapi durasinya nda terlalu sering kalau inikan

tiga kali setahun kita pasti. Kaya akuntansi manajemen laporannya menyatu

disitu tahunan menyatu, triwulanan menyatu anggarannya menyatu. Jadi

77


lebih dari tiga kali setahun kita pasti interaksi. Apalagi ke CS, kita salurkan

suatu bantuan kita sampaikan ke media supaya mereka updating berita di

portalnya mereka. Itukan terkait dengan image perusahaan.

Misalnya kita adakan event nih, misalnya kita pengen bantu nelayan-nelayan

di Belawan. Dana dari kita program dari kita dan kita pengen itu menaikkan

perusahaan. Kita kirim data melalui WA paling cepet WA ya kalau

ndakemail bila perlu mereka langsung turun langsung kesini. Karena mereka

mau buat press release ke koran. Itu kita sampaikan dan mereka publish.

Kadang kan orang CS sibuk ya, kadang diluar kota, kita kirim lewat WA

baru mereka akhirnya kirim ke media.

Informasi perusahaan ke pegawai sejauh ini cukup bagus. Karena kita real

time kita bisa lihat. Karena setiap ada yang mau diumumkan disampaikan

melalui email korporat. Itu masing-masing pegawai bisa baca, baik liburan,

mau cuti semua bisa baca. Misalnya ada SK kenaikan gaji nih, jadi bisa

dibaca aja.

Email kita Zimbra namanya. Misalnya ada acara ramah-tamah nih, disebar.

Jadi semua udah tahu gak ada nanya-nanya lagi. Disebar dari Bagian Umum.

Informan IV

Kita terus berkomunikasi via apa aja yang penting kerjaan sama-sama tahu.

Kita sudah lebih sistem sekarang pakai e-mail, kalau seperti rekan saya di

bagian laporan mereka punya portal kementerian, dan semua media kita

pakai. Koordinasi kita baik. Kita juga ada RKB (Rapat Kerja Bulanan)

setiap bidang. Jadi RKB itu dibagikan setiap tugas perbidang dan sub-

bidang, jadi udah tahu masing-masing.

Secara kualitas bagus karena semua bidang tugasnya disampaikan dan juga

kita sudah by sistem kan, jadi kita ada e-mail kantor itu Zimbra namanya

dan juga masing-masing karyawan punya MES (Mailing Elektronic System)

jadi informasi mudah disalurkan.

3. Persfektif perusahaan

78


Informasi yang jelas tentang tujuan organisasi, perubahan perubahan dalam

organisasi, kebijakan serta pendekatan dan prosedur kerja di kalangan

anggota organisasi membantu melancarkan pelaksanaan kerja. Umumnya

persfektif perusahaan berisi pernyataan tentang filsafat organisasi, sasaran

sistem manajemen, strategi-strategi terbaru dalam pelaksanaan tugas, rasional

tentang misi dan visi organisasi. Dalam penilaian ini persepsi anggota kerja

akan di evaluasi apakah infromasi tentang tujuan, reformasi, dan kebijakan

baru diberitahu untuk pengetahuan mereka atau tidak.

Informan I

Harus ngikut dong. Gak boleh melenceng maksudnya tujuan perusahaan

udah jelas ada transformasi jadi kita juga ngikut. Perusahan kan butuh

orang-orang yang mau mengisi diri dengan ilmu ya kita harus belajar juga.

Organisasikan butuh orang yang cepat dan gampang diajak kerja sama

jangan kaya budaya yang lama.

Banyak cara dan channel untuk sebar informasi ke karyawan. Kita ada RKB

bagikan peranan dan tanggung jawab kita dan banyak medianya. Majalah,

sistem, in house journal , SDM langsung, buku panduan dan banyak ya.

Sejauh ini sudah maksimal info tentang peran dan tugasnya apa setiap

karyawan.

Informan II

Improve tentang pelabuhan. Kalau dihumas kita seolah-olah harus tahu

semuanya. Di luar kita harus terlihat seperti tahu semua. Kalau humas itu

kan juru bicara, tapi mungkin kita ga tahu teknis. Dan itu wajarkan ga tahu

semua orang tahu semua hal. Tapi kan orang akan nanya ke humas, jadi kita

setidaknya tahu basic-basic aja. Kita nanya ke bidang tentang untuk update

tentang presentasi perusahaan atau isu-isu.

Walaupun gak tahu dan media misalnya nanya kita coba jawab senormatif

mungkin “..oke, nanti ya, atau apa.” Terkait pekerjaan memang menantang,

orang akan tanya ke Humas bukan ke teknik atau operasi. Itu kan tentang

bicara keluar, walalupun kita ga tahu kita minimal tahu basicnya aja.

Misalnya ini kenapa kapalnya tenggelam dan karna apa. Atau alur

79


pelayarannya kenapa cuman segini. Itukan yang tahu orang teknik kan. Nah

itu gimana caranya berkomunikasi dan story telling ke media. Jadi harustahu

isu-isu juga dan ga hanya Pelindo tapi nasional dan dunia. Karna pelayaran

kan dunia ya. Kaya marshland kenapa tutup. Minimal tahu ada isunya.

Harus tahu juga isu perusahaan. Kalau hobi, ini menyenangkan ya karna bisa

tahu info semuanya walaupun basic. Karena akses nya ‘kan ga semua

bidang bebas kasih info. Tapi kalau humas lebih gampang. Kalau yang lain

mereka bisa aja untuk kebutuhan bukan untuk perusahaan, bisa aja.

Informan III

Yang pertama untuk menyesuaikan diri dengan organisasi, tetap

memperbaiki kualitas diri. Mengikuti perkembangan yang ada tidak bersifat

pasif, peka terhadap lingkungan, tidak monoton. Dan menambah ilmu dari

bidang lain juga menambah satu masukan yang diterima dari bidang lain.

Kadang orang luar mau bertanya jadi kita juga ndak mungkin punya kita aja

yang kita tahu. Gitu.

Informan IV

Pola kerja unit kita itu sebagai pembina ke cabang. Kita membawahi 12

cabang dalam 4 provinsi wilayah kerja Pelindo I ya. Jadi bagian PKBL itu

sebenarnya terbagi dua, kalau saya itu bagian PK atau kemitraan. Ini berupa

saluran dana ke masyarakat yang kurang mampu. Jadi kita verifikasi dulu

untuk saluran dana kemitraan yang akan dikeluarkan dan seleksi setiap

proposal yang masuk dari seluruh cabang. Sebagai staf pelaksana, kita juga

sebagai pembina pelaksanaan PKBL diseluruh cabang dalam 4 provinsi

yang ada. Terkadang kita juga turun lapangan ke wilayah yang dekat untuk

di monitoring. Untuk menyesuaikan diri dengan tujuan organisasi ya

sesuaikan dengan job kerja masing-masing, komunikasi dengan

sharing.

b. Dimensi Jalinan Hubungan

Penilaian ini berarti kemampuan, kebijakan dan efektivitas pegawai PT.

Pelindo I (Persero) dalam menciptakan suasana hubungan dan kerja sama yang

80


ramah dengan lain-lain pegawai di dalam dan eksternal organisasi. Sifat-sifat ini

dapat membantu dan memudahkan pegawai mencapai tujuan organisasi.

Khususnya bagian PKBL dan PRs perusahaan memiliki hubungan internal dan

eksternal perusahaan. Pada penelitian yang dilakukan bahwa dimensi ini berjalan

dengan baik selama saluran komunikasi juga terjaga dengan baik.

1. Komunikasi horizontal antara bagian

Penilaian ini mendefinisikan komunikasi antara bagian sebagai suatu

proses integrasi tindakan di peringkat kegiatan untuk tujuan meningkatkan

kecepatannya dalam proses pemecahan masalah, semangat tim serta

koordinasi ke arah pencapaian tujuan pembentukan organisasi.

2. Komunikasi subordinasi (Kolega)

Adapaun komunikasi informal adalah metode dimana informasi diperoleh

dari kolega, kelompok, dan orang yang berpengaruh. Hal ini dilihat pada pola

hubungan pribadi di kalangan anggota organisasi terlepas dari posisi mereka

yang relatif dalam struktur organisasi. Hubungan seperti ini ada karena

anggota organisasi memiliki keinginan terhadap informasi yang tidak

disediakan melalui komunikasi formal. Fitur utama komunikasi jenis ini

adalah:

a. Keberadaannya dalam keadaan cepat dan digunakan secara berkala

(irregularly)

b. Tidak dikontrol serta tidak dipengaruhi oleh para eksekutif tingkat atas.

c. Keberadaannya adalah semata-mata untuk memenuhi kepentingan diri

para karyawan dalam organisasi.

Informan I

Kita komunikasi dengan atasan dan sesama karyawan. Namanya kalau

kerja kita harus komunikasi karena kita gak bisa kerja sendiri kan. Sejauh

interaksi kita selalu menghasilkan keputusan dan setiap masalah bisa

teratasi. Kita juga selalu open informasi sekecil apapun karena itu untuk

kepentingan koordinasi. Untuk pengambilan keputusan besar itubiasanya

antar direksi. Tapi kita (staf) juga punya wewenang masing-masing untuk

81


itu dan ada batasannya, misalnya untuk beberapa keputusan kecil. Kalau

konflik itu pernah ada dan paling sering karena misscom pada hari H di

pelaksanaan PKBL misalnya. Itu karena terlalu banyak beban kerja

sehingga fokus kesitu jadi lupa kasih tahu dan komunikasikan sehingga

lalai akhirnya. Info ga tersebar jadi misscom kadang jadi terjadi konflik.

Informan II

Aktivitas kerja yang tiap hari kaya media monitoring itu langsung ke

Direksi. Tapi kalau ke atasan udah pasti. Tapi kan kita coorporate event

dibawah kita juga sama bidang umum. Misalnya program-programbranding

yang kita lakukan kita ngadain meeting, atau acara lomba foto, workshop

sejenis komunitas, laporannya pasti ke Direksi, laporan langsung ke

cooporate secretary. Kegiatannya kan banyak Media Gathering, Media

Tour, Media for Visit, Media Visit itu dari segi media.

Kalau internal ada lagi kegiatannya, kalau eksternalnya kita ngadain event

ke komunitas kaya lomba foto, lomba tulis, kia adain acara lomba di

medsos kita. Itu kan kegiatan untuk membuat publik kenal dan branding

perusahaan kita.

Kita ngadain ke komunitas lainnya kita rutin ke sekolah menerima

kunjungan sekolah atau kita ke sekolah-sekolah, kampus namanya goes to

campus, kita cerita isu-isu perushaan atau apa yang perlu kita share ke

masyarakat. Jadi mereka tahu tentang Pelindo. Dan itu juga meningkatkan

atraktif atau keinginan masyarakat ga cuma dari masyarakat publik tapi

juga dari mahasiswa untuk tertarik ke pelindo.

Beda-beda tiap perusahaan untuk CSR, ada yang dibawah CS, ada di bawah

CC. Kalau kita ga ada CC (Coorporate Communication). Kalau Pelindo

kita berada di keuangan, jadi langsung dipegang dibawah direkturnya

keuangan. Kalau corsec dibawah dirut langsung. Kita untuk CSR tetap

koordinasi lebih ke program yang besar kayak di Danau Toba, punya

Kampung Binaan Pelindo I, itu baru. Disana kita berusaha menjaga agar

tetap kontiniu, tidak hanya kasih donasi. Kalau donasi itu kan bersifat

sekali aja. Kalau ini kita tingkatkan perekonomiannya. Kita juga ada

82


program terbesar seperti Bedah rumah, itu ga satu atau dua aja tapi di

semua wilayah, empat provinsi.

Kalau itu bersifat besar, itu kita share dan kalau memang bagus isu-nya.

Tapi kalau misalnya kasih bantuan 5juta-10 juta dari CSR dan hanya

sumbangan biasa kita ga share. Tapi kalau memang bagus programnya dan

mengangkat nama perusahaan. Karena gini, kita menyebar informasi itu

kalau misalnya reputasi kita lagi jelek, biasanya kita bisa nutupin dengan

berbagai program CSR, kita bikin release CSR atau dana kemitraan yang

kita salurkan selama setahun berapa.

Itu seperti manajemen isu aja, misalnya kalau perusahan kita ada jeleklah

berita, kita release berita. Misalnya bukan tentang kemajuan perusahaan

kita belum update datanya tentang data, yaudah CSR bisa di mainkan. Tapi

enggak yang besar-besar aja, kita koordinasi kita juga ngasih bantuan

pendidikan, walaupun bantuannya kecil isunya itu bagus.

Jadi untuk koordinasi pasti, PKBL selalu komunikasi sama kita. Apalagi

kalau itu bantuannya memang penting. Kadang mereka yang hubungi, atau

kita dapat infonya dari manajemen, kita langsung konsepin release, undang

media. Tapi itu karna kita beda bidang ya, kalau sama juga kita bisa bikin

sebuah program apa ya kaya kerja sama dengan rumah zakat.

Kalau dari CS pasti ke semua bidang ya. Karena kita mengupdate semua

informasi dari semua bidang. Kalau komunikasi sih ga ada masalah. Kalau

internal komunikasi yang kita lakukan kita ada sharing sesion internal, itu

kita yang lakukan. Kita mengundang pihak luar untuk improveyang perlu

diketahui oleh karyawan. Kita buka workshop dan sharing sesion yang

terbuka untuk karyawan. Misalnya kita ada dengan motivasi, improve

tentang pelabuhan juga, beda-beda sih. Misalnya kita punya koneksi dari

luar dari pelabuhan luar tuh kemarin. Mereka pernah dari luar adain sharing

sesion tentang Port Security, gitu-gitu.

Kita lebih banyak fokus ke eksternal ya. Karena kebanyakan komunikasi

internal itu banyak dilakukan bidang SDM atau kesejahteraan atau bidang

umum. Kita ada juga tapi persentasenya lebih banyakan ke eksternal.

Mailing list, kita share email blast gitu ke karyawan, portal untuk karyawan

83


tergantung kawyawan aktif atau tidak ya, kita juga ada majalah internal,

kita juga update di website, kita kirim email yan bentuk Pdf mereka bisa

baca, medsos kaya instagram dan twitter.

Setiap karyawan pasti ngikutin fanpage nya Pelindo. Mereka lebih suka


penting. Saluran informasi itu kan banyak. Kalau dari CS itu ya dari kita

infonya. Adanya juga kita email.

Informan III

Setiap akitivitas kerja itu kita langsung berhubungan dengan bidang

Akuntansi Manajemen, kemudian ke bidang Corporate Secretary di lantai 5

(lima) dan ke atasan kita Direktur Keuangan. Bagian PKBL itu batasnya

Akuntansi Manajemen, paling Bidang Resiko, kita paling hanya lima

bidang yang terlibat dengan PKBL kayak CS Coorporate Secretary,

Akuntansi Manajemen, Mutu itu untuk updating SOP disitu, Bidang Umum

dan satu lagi SMO itu Strategic Manajemen Office itu di lantai lima mereka

itu untuk terkait dengan capaian target mereka selalu kontak udah sampai

mana realisasi setiap bulan. Kalau komunikasi ke CS misalnya kita adakan

event nih, misalnya kita pengen bantu nelayan-nelayan di Belawan. Dana

dari kita program dari kita dan kita pengen itu menaikkan perusahaan. kita

kirim data melalui WA paling cepet WA ya kalau ndak email bila perlu

mereka langsung turun langsung kesini. Karena mereka mau buat press

release ke koran. Itu kita sampaikan dan mereka publish. Kadang kan orang

CS sibuk ya, kadang diluar kota, kita kirim lewat WA baru mereka

akhirnya kirim ke media.

Kita kan selalu kerja sama dengan cabang. Jadi mereka siapkan dengan

humas mereka juga artinya untuk kegiatan ini di lingkungan cabang itu

sudah terinformasikan. Jadi kami hanya menampung yang mereka perlukan

itu kepada kami baru kami lanjutkan ke CS. Kami disini hanya pembina

cabang, kegiatan ada di cabang. Kalaupun ada sekali-sekali disini itu paling

untuk di lingkungan kantor pusat aja. Misalnya kek kemarin kita ada acara

HUT Pelindo kita bantu beberapa sarana ibadah dan panti asuhan. Mereka

84


kita undang langsung dan kita bekerja sama dengan CS.

Informan IV

Iya kita pasti berinteraksi. Interaksi ke atasan dan ke sesama karyawan ya.

Kita terus berkomunikasi via apa aja yang penting kerjaan sama-sama tahu.

Kita sudah lebih sistem sekarang pakai e-mail, kalau seperti rekan saya di

bagian laporan mereka punya portal kementerian, dan semua media kita

pakai.

Jelas, bagus. Kalau tahun 2015 itu kita masih manual ya, kalau sekarang

lebih sistem. Jadi informasinya cukup ya.

Koordinasi kita baik. Kita juga ada RKB (Rapat Kerja Bulanan) setiap

bidang. Jadi RKB itu dibagikan setiap tugas perbidang dan sub-bidang, jadi

udah tahu masing-masing.Sesuaikan dengan job kerja masing-masing,

komunikasi dengan sharing.

3. Komunikasi manajemen atasan

Terdiri atas mereka yang terlibat dalam aspek perencanaan, formulasi dan

evaluasi kebijakan serta strategi, koordinasi dan evaluasi pelaksanaan

program. Aspek yang dapat dinilai adalah sifat keterbukaan manajemen

puncak untuk menerima ide-ide, kesediaan untuk mendengar dan perhatian

terhadap informasi serta hubungan antara manajemen puncak dengan anggota

kerja.

Informan I

Kita dikantor ini pendapat sekecil apapun selalu direspon. Kita harus belajar

berpendapat di depan umum. Walaupun salah kita harus belajar berbicara

karena gitu budayanya. Karena kita sedang tranformasi besar-besaran.

Informan II


meningkat. Sistem IT yang duluya tidak ada chat-chat untuk portal sekarang

udah ada, terus dari emailnya pun improve nya meningkat, jadikan koneksi

85



walaupun fb udah dari dulu. Medsos pelindo I juga baru. Pas aku baru

masuk belum ada medsosnya , setelah itu baru kita baru bikin. Komunikasi

makinlancar, kita ada grup WA tertentu, ada untuk direksi ada humas untuk

cabang-cabang. Jadi kegiatan humas cabang itu di share di grup. Terus

kalau nanti bagus kita share di medsos kita. Semua cabang punya medsos

sendiri, tapi kita juga puya medsos coorporate. Dibandingkan tiga tahun

lalu sangat berbeda.

Ada hubungnanya dengan logo yang baru, tapi sebelum itu udah mulai

meningkat. Logo baru kan mulai dari 2015. Setahun sebelum itu medsos itu

udah bukak. Namun direksi kan belum announced kan banget terhadap

medsos.

Sejak Menteri BUMN Lini Sumarno itukan semua BUMN kan punya salam

sinergi. “BUMN hadir untuk negeri”, dimana BUMN diusahakan untuk

bekerja sama dengan sesama BUMN. Menyatukan BUMN yang dulu

egosentris, “Gua ga peduli garuda, ga peduli ini…” gitu lho, ga merasa

saudara. Jadi sekarang bumn itu hidup, sudah ada keterikatan. Misalnya

khusus dibidang kemaritiman, hotel jadi ada grup-grup masing-masing oleh

Bu Menteri dan Bu Menteri itu sangat aware terhadap publikasi terhadap

branding.

Nah, itu semua diturunkan ke semua dirut BUMN. Berjiwa muda berjiwa

marketers, akhirnya dari Dirut menurunkan kesemua karyawannya. Sejak

itu semakin bagus , sejak Pak Jokowi memerintah.

Tapi Pelindo I sendiri sudah ada medsos, sebelum 2015. Cuman, kan belum

semua karyawan punya medsos. Kalau skarang mereka dihimbau untuk

punya medsos supaya bisa tweet/ share info yang kita share.

Kalau Pelindo I, kita juga punya change manajemen. Itu untuk mengubah

karyawan bekerja dnegan budaya baru, lebih modern. Kita juga ada



Dari 3 tahun lalu secara cooporate banyak banget berubah. Untuk corsec


86



Informan III

Laporan yang kita terbitkan itu ada yang sebulan sekali,ada yang

pertriwulanan, ada yang tahunan. Nah, semuanya harus sudah disampaikan

ke pemegang saham atau kementerian. Pasti harus selalu selalu tepat waktu.

Karena secara administrasi kita dinilai kinerjanya. Dan itu selalu tepat

waktu bahkan selalu lebih cepat tidak pernah injure time kecuali ada hal-hal

tertentu lah. Misalkan laporan tahun auditnya belum selesai, karena kita

baru bisa buat laporan tahunan setelah audit. Karena kita menunggu dari

pihak ketiga lagi, laporan mereka itu yang akan kita publish. Tapi itu

jaranglah.

Untuk interaksinya lisan dan tulisan karena untuk auditor mereka pasti perlu

data kan. Misalnya mereka kalau minta data gak mungkin lisan kita kasih

Apalagi laporan itu kan berbau angka mereka selalu minta yang tertulis.

Tapi kalau komunikasinya bisa melalui WA, telepon, surat menyurat, email.

Dan juga ada memo kecil, BBM dan semua di manfaatkan line juga. Kalau

formalnya lewat telepon, surat menyurat dan email.

Prosesnya tetap harus melalui Direktur Keuangan. Semua kegiatan ini harus

disetujui Direktur Keuangan. Apapun yang kita usulkan kalau beliau tidak

setuju itu tidak akan jalan. Itu approval dari beliau. Berkaitan dengan uang

itu tetap dipegang Direktur Keuangan. Ga ada minimal rupiahnya dan

berbau dengan pengeluaran tetap dari Direktur Keuangan. Kita bisa kasih

usul tapi keputusan tetap. Untuk misalnya hal-hal kecil kaya kita butuh

kertas kita bisa kerja sama dengan bidang lain.

Informan IV

Karena setiap proses di PKBL ini, semua harus atas persetujuan direksi. Jadi

kalau direksi tidak ditempat, kadang untuk informasi keputusan agak

terhambat sedikit. Dalam membuat keputusan dalam organisasi. Jabatan

saya tidak berwenang disitu. Saya tunggu keputusan dari atasan aja, baru

87


kerjakan. Semua keputusan di ambil oleh atasan.

c. Hubungan / informatif

Dimensi ini mengukur tingkat kepuasan berkomunikasi dalam aspek

komunikasi serta informasi yang dilaksanakan dalam kerja harian bagian PKBL

pada pelaksanaan program CSR. Selain menilai proses jaringan hubungan aspek-

aspek dalam dimensi ini juga mengevaluasi sejauh mana infromasi yang

disalurkan berdampak terhadap tingkat kepuasan anggota kerja. Aspek seperti

lingkungan komunikasi yang kondusif, komunikasi pegawasan dan tanggapan

pribadi akan menjadi aspek utama yang akan dinilai tingkat kepuasannya. Hasil

wawancara dengan informan menunjukkan adanya kepuasan terhadap komunikasi

dalam organisasi. Keempat informan juga menyatakan terpenuhinya informasi

yang dibutuhkan dalam melaskanakan tugas kerja dalam perusahaan.

1. Lingkungan komunikasi

Lingkungan komunikasi menggambarkan tingkat komunikasi dalam

organisasi dan individu. Ini mecakup hal-hal yang membantu dalam

mendorong proses komunikasi antara anggota organisasi yang ada di

peringkat atasan, bawahan, dan horizontal. Lingkungan komunikasi yang

bersifat keterbukaan, mudah di hubungi, kerjasama, dan keterlibatan bersama

dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

a. Komunikasi yang fleksibel dengan memiliki saluran yang terbuka serta

penyebaran infromasi dari berbagai arah (atas, bawah dan mendatar)

b. Memiliki informasi yang tepat serta memadai, lengkap tentang aspek-aspek

prosedur kerja, penilaian prestasi kerja, kebijakan organisasi, keputusan dan

lain aspek yang terkait dengan tugas.Informasi sejauh ini tepat sebab

penggunaan saluran resmi sudah menggunakan sistem digital.

c. Saling percaya memercayai, keterbukaan dan dukungan dalam berkomunikasi

antara atasan dengan bawahan.

88


d. Keterlibatan dalam proses pengambilan keputusan, pemecahan masalah dan

lain-lain yang terkait dengan tugas serta kepemimpinan yang demokratis.

2. Tanggapan diterima

Tanggapan adalah penting dalam proses komunikasi, dengan kata lain tanpa

umpan balik proses komunikasi yang terjadi adalah berbentuk satu arah.

Dalam menjalankan tugas, masukan tentang prestasi kerja, penilaian kinerja

dan pemahaman tentang perintah yang diterima adalah penting. Penilaian

dalam dimensi ini adalah kepuasan responden dievaluasi untuk melihat

tingkat kepuasan mereka terhadap masukan yang diterima dari pengawas.

Tanggapan pribadi yang dinilai yakni sejauh mana karyawan PT Pelindo puas

terhadap metode yang digunakan, frekuensi pemberitahuan prestasi kerja dan

bimbingan kerja yang dibuat.

Informan I

Oh, senang sekali. Suasananya lebih kekeluargaan, gak ketat. Memang

ada target tapi tetap berasa kekeluargaan.

Menyenangkan. Dari semua fasilitas itu dilengkapi. Berpendapat

didengarkan dan merasa dianggap lah.

Informan II

Pak Jokowi, pemerintah fokus ke laut ya, bidang Maritim. Kerjanya ya

seneng karena memang kan kita bekerja di bidang yang sedang

diidolakan. Fokus maritim ini kan terkait perekonomian bangsa.

sebelumnya Lingkungan kerja masih seperti BUMN ya. Saya orang luar

pas pertamasekali masuk itu agak kaget. Tapisekarang mulai berubah. Itu

dipengaruhi oleh pemimpin ya. Yang sekarang itu bagus. Karyawannya

juga terbuka gitu lho. Udah banyakyang muda-muda. Sudah mulai

berubah ya. Walaupun belum seperti perusahaan multinasional kaya

Garuda, Pertamina.

Kita kan bukan BUMN besar ya, tapi kita diperhitungkan sama

89


Kementrian. ‘Kan pelabuhan ada 4, dan sari semuanya perumbuhan

keuangan dan dan keseluruhan nya Pelindo I yang paling bagus.

Informan III

Seneng banget. Karena khusus di bidang ini bidang yang kompleks

menurutku. Beda dengan bidang Akuntansi Manajemen. Mereka hanya

menghandle anggaran dan penyusunan laporan. Kalau disini kita bisa

dekat kemasyarakat, ke alam, ke pendidikan ke siswa-siswa. Kita disini

banyak pengalaman. Baru-baru ini ke Aceh, kita bantu. Artinya kita

gerak.

Lingkungannya nyaman ya, pasti. Karena perlengkapan kerjanya sudah

pas, lengkap dan perangkat kerjanya. Sekarang mungkin kita butuh

ruangan kerja yang perlu sekat yaa. Ada pembatas gitu. Karena dibidang

kami ini kadang datang pemuka agama nanya keputusan kan, datangnya

rame. Jadi kita perlu ruangan tersendiri. Jadi kalau ada tamu dari luar kita

yang lain ga terganggu. Misalnya kemaren kita kedatagan penerima

beasiswa yang ramai, padahal teman-teman disini butuh keheningan.

Namanya nyusun keuangan kan butuh fokus. Jadi sedikit terganggu ya.

Jadi kita butuh ruangan yang tersendiri gitu.

Informan IV

Rasanya senang ya dan bangga karena bekerja disini. Dari setiap halnya

semuanya cukup, sejahtera. Kita terbuka. Jadi semuanya saling terbuka

dan berinteraksi.

90


BAB V

SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada PT Pelindo I (Persero)

pada Program Coorporate Social Responsibility yakni Program Kemitraan dan

Bina Lingkungan, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:

1. Perencanaan komunikasi dalam organisasi di lakukan yakni pada bagian

Direksi Keuangan bagian Kemitraan dan Bina Lingkungan pada program

Coorporate Social Responsibiity dan Coorporate Secretary sebagai

komunikator. Informasi/ pesan akan disebarkan kepada seluruh pihak yang

bersangkutan dengan program CSR melalui saluran komunikasi seperti

RKB (Rapat Kerja Bulanan), Buku Pegawai/ Pedoman Pegawai, Sharing

Session, E-mail, Media Sosial, In House Journal, Kegiatan Olah raga dan

Pelatihan/ Workshop, E- Mail Coorporate, Komunikasi dengan Cabang,

Monitoring, Pertemuan dengan Mitra Binaan dan Sosialisasi, Media

Gathering, Media Tour, Media For Visit serta Community Relations.

2. Pada pelaksanaan perencanaan komunikasi dalam organisasi dalam

pelaksanaan program CSR dilakukan dengan baik. Tidak ditemukan

kendala dalam pelaksanaan program yang telah direncanakan. Karyawan

PT Pelindo I (Persero) menggunakan saluran yang tersedia untuk

memperoleh informasi yang dibutuhkan. Persepsi dan opini bagian PKBL

dan Hubungan Masyarakat terhadap perusahaan baik dalam visi

perusahaan secara umum dan visi program CSR secara garis besar

tercapai. Karena tujuan program CSR di bawah Direksi Keuangan dapat

selaras dengan peranan Public Relations PTPelindo I (Persero). Melalui

pelaksanaan program komunikasi yang tepat guna Program CSR tidak

mengalami kendala dalam mencapai tujuan perusahaan.

91


3. Hasil audit komunikasi pada program Kemitraan dan Bina Lingkungan PT

Pelindo (Persero) ditemukan kepuasan terhadap komunikasi dalam

dimensi informatif, dimensi Penghubung dan dimensi penghubung-

informasi. Terkhusus pada dimensi hubungan-informatif, komunikasi yang

fleksibel dengan saluran yang terbuka serta penyebaran informasi dari

berbagai arah menghasilkan informasi yang tepat dan memadai pada

pelaksanaan program CSR. Hasil evaluasi program CSR yakni Kemitraan

dan Bina Lingkungan PT Pelindo I (Persero) pada akhirnya tercapai.

Tercapainya kinerja Humas melalui peningkatan efektivitas program-

program komunikasi yang direncanakan serta dilaksanakan. Pada

perencanaan komunikasi sampai kepada pelaksanaan ditemukan hambatan

untuk penggunaan e-mail perusahaan bagi bagian PKBL masih belum

memuaskan. Hal ini disebabkan karena keterbatasan kapasitas ukuran e-

mail dalam menyimpan informasi khususnya muatan pesan yang mamu

ditampung.

5.2 Saran

Dari simpulan yang telah disampaikan, peneliti mengajukan beberapa

saran. Saran ini dapat digunakan oleh PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero)

terutama pada pelaksanaan program CSR serta perbaikan kedepan dalam

menyusun perencanaan komunikasi dalam organisasi.

1. Melakukan kajian mendalam terhadap sasaran program komunikasi dalam

organisasi. Tidak hanya fokus pada komunikasi eksternal perusahaan

namun juga pada internal perusahaan. Ketercapaian program CSR

memegang peranan penting bagi citra perusahaan. Direksi Keuangan

bagian Kemitraan dan Bina Lingkungan (KBL) hendaknya semakin

memperhatikan pentingnya komunikasi dengan Humas PT Pelindo I

(Persero).

2. Program disesuaikan dengan kondisi sumber daya manusia dan juga

sumber daya alam agar program yang dijalankan dapat berkelanjutan.

Dalam pelaksanaan program yang mengikutsertakan masyarakat agar

92


melakukan publikasi yang baik. Agar masyarakat yang menjadi target

sasaran program dapat memperoleh infromasi program yang akan

dilakukan. Sehingga tujuan dari program CSR dapat tercapai. Program

CSR bagi hubungan internal-eksternal perusahaan sebagai manajemen isu

dalam krisis perusahaan. Kiranya dapat dilakukan diskusi dengan

intensitas komunikasi yang lebih baik agar setiap program dapat

digunakan untuk mengatasi krisis yang sedang atau mungkin terjadi.

3. Perlu diadakan audit atau evaluasi secara berkala terkait komunikasi

dalam organisasi secara umum. Dapat dimulai dengan audit mini

komunikasi terkait pelaksanaan program untuk tindakan pencegahan

terjadinya hambatan komunikasi.

4. Saran untuk penelitian mengenai audit komunikasi bagi mahasiswa Ilmu

Komunikasi sebaiknya memiliki persiapan arahan dimensi yang hendak

dilakukan. Penelitian audit komunikasi tidak memiliki batasan tertentu

sebab dilapangan segala sesuatu dapat terjadi. Agar kerancuan hasil

penelitian tidak terjadi perlu ditetapkan batasan dimensi komunikasi sesuai

dengan kebutuhan audit komunikasi. Pemilihan program komunikasi yang

akan di audit tentu harus disesuaikan dengan kemampuan peneliti agar

dapat maksimal dalam mencapai hasil audit komunikasi.

Berikut ini merupakan saran dari dalam organisasi yakni informan

penelitian secara khusus bagi PT. Pelindo I (Persero):

1. Diharapkan komunikasi dari pihak masyarakat tetap diperhatikan oleh

perusahaan, karena sering kali program CSR hanya diketahui oleh

pengurus ataupun pimpinan khalayak sasaran program CSR PKBL.

Sebaiknya informasi tidak berhenti dan perusahaan dapat bekerja sama

dengan sasaran khalayak dan informasi tetap diteruskan.

2. Hubungan masyarakat perusahaan lebih baik dalam performa kinerja,

sehingga keterbatasan SDM tidak menjadi kendala. Hal ini tetap menjadi

kondisi yang harus diperhatikan agar hasilnya dapat maksimal.

93


3. Program CSR agar dapat menuju sustainbility seperti halnya perusahaan di

negara lain, tidak hanya berfokus pada program yang sudah biasa

dilakukan.

4. Penataan ruang bagian PKBL yang berada di Lantai II Gedung kantor PT

Pelindo I (Persero) agar dapat diperhatikan. Pada pelaksanaan tugas bagian

PKBL merasa kurang nyaman dengan kondisi ruangan yang terbuka.

94


DAFTAR REFERENSI

Argenti, A. Paula. (2010). Komunikasi Koorporat Edisi kelima. Jakarta :

SalembaHumanika

Bungin, Burhan. (2007). Metodologi Penelitian Kualilatif: Komunikasi, Ekonomi,

Kebijakan Publik Serta Ilmu-Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana

Cangara, Hafid. (2013). Perencanaan dan Stratefi Komunikasi. Jakarta:

RajaGrafindoPersada

Corrado, Frank M. (2004). Berkomunikasi dengan karyawan. Jakarta: Penerbit

PPM

Coulson, Colin, Thomas. (2005). Public Relations Pedoman Praktis Untuk PR.

Jakarta: Sinar Grafika Offset

Danandjaja. (2011). Peranan Humas dalam Perusahaan.Yogyakarta: Graha Ilmu

Effendi, Onong Uchjana.(2003). Ilmu, Teori, dan Filsafat Komunikasi. Bandung:

PT. Citra Aditya Bakti

____________________. (2006). Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung:

Remaja Rosdakarya

Goldhaber, Gerald M. (1992). Komunikasi dalam Organisasi. (Omardin, Azahar.

Penerjemah). Kuala Lumpur: Dewan Bahasan dan Pustaka Kemenrerian

Pendidikan Malaysia.

Gregory, Anne. (2004). Perencanaan dan Manajemen Kampanye Public

Relation.(Dewi Damayanti.Penerjemah). Jakarta: Erlangga

Hardjana, Andre. (2000). Audit Komunikasi Teori dan Praktek. Jakarta:

PTGrasindo

Iriantara, Yosal. (2004). Manajemen Strategis Public Relations. Jakarta: Penerbit

Ghalia Indonesia

Jefkins, Frank, Daniel, Yadin. (2004). Public Relations Edisi Kelima. Jakarta:

Penerbit Erlangga

John,P. Dkk. (2003). Public Relation. Yogyakarta: Graha Ilmu

95


Liliweri, Alo, M.S. (2011). Komunikasi: Serba Ada Serba Makna. Jakarta:

Kencana

Masmuh, Abdullah. (2010). Komunikasi Organsiasi dalam Perspektif Teori dan

Praktek. Malang: UMM Press

Mohammed, Rusli dan Burhan Bungin. (2015). Audit Komunikasi Pendekatan

dan Metode Asesmen Sistem Informasi dalam Organisasi. Jakarta:

Kencana

Morrisan,MA dan Andy Cony W. (2009). Teori Komunikasi Tentang Komunikasi,

Pesan Percakapan dan Hubungan. Bogor: Ghalia Indonesia.

Muhammad, Arni. (2009). Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara

Nawawi, Hadari. (1995). Metode Penelitian sosial. Yogyakarta: UGM Press

Nazir, Moh. (2003). Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia

Ndraha, Taliziduhu. (2003). Budaya Organisasi. Jakarta: Rineka Cipta

Oliver, Sandra. (2007). Strategi Public Relations.(Sigit Purwanto. Penerjemah).

Jakarta: Esensi Erlangga Group

Panuju, Redi. (2001). Komunikasi Organisasi dan Konseptual dan Teoritis ke

Empirik. Yogyakarta : Pustaka Pelajar

Pohan, Syafrudin, dkk. (2012). Buku Pedoman Penulisan Skripsi dan Proposal

Penelitian. Medan : Grasindo

Prasetyo, Bambang & Lina, Miftahun Jannah. (2007). Metode

PenelitianKuantitatif Teori dan Aplikasi. Jakarta: Raja Grafindo Persada

Pujileksono, Sugeng. (2015). Metode Penelitian Komunikasi. Malang: Intrans

Publishing

Purnama, Nursya Bani. (2006). Manajemen Kualitas Persektif Global.

Yogyakarta: Ekonisia

Ritonga, Jamilludin. (2004). Riset Kehumasan. Jakarta: Grasindo

96


Ruslan, Rosady. (2001). Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi

(Konsepsi dan Aplikasi). Jakarta: Rajawali Pers

Ruslan, Rosady. (2010). Metode Penelitian Public Relation dan Komunikasi.

Jakarta: Rajawali Pers

Siswandi. (2011). Aplikasi Manajemen Perusahaan Edisi ketiga. Jakarta: Mitra

Wacana Media

Susanto, A.B. (2009). Reputation-Driven Coorporate social Responsibility

Pendekatan Strategic Manajement dalam CSR. Jakarta: Esensi Erlangga

Group

Wasesa, Silih Agung & Jim Macnamara. (2010). Strategi Public

Relations.Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama

Sumber lain:

Beni, Alwen. (2016, Juli). Pelindo 1 Pekanbaru Serahkan Bantuan untuk Rumah

Ibadah. Medan, 63.

Kartikasari, Novi. 2013. Audit Komunikasi Program Coorporate Social

Responsibility (Studi Peran Pubic Relations Pada PT. Coca-Cola Amatil

Indonesia). Salatiga: Universitas Kristen Satya Wacana

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik

Indonesia. (2011). Pedoman UmumAudit KomunikasiDi Lingkungan

Instansi Pemerintah.

Majalah Internal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Gema Pelabuhan Edisi 10

Bulan Oktober 2016 hal.30

Majalah Internal PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Gema Pelabuhan Edisi 12

Bulan Desember 2016

Purbaya, Gagah Kharisma. 2013. Audit Komunikasi Program Stop Buang Air

Besar Sembarangan pada Dinas Kesehatan Kabupaten Serang. Serang:

Universitas Sultan Ageng Tirtayasa,

Http:/ / www.lspr.edu/ pritakemalgani/ audit-komunikasi diakses pada tanggal 13

Juni 2016, pukul15:28 Wib.

www. Pelindo1.co.id

http://www.lspr.edu/pritakemalgani/audit-komunikasi%20diakses%20pada%20tanggal%2013%20Juni%202016,%20pukul%2015:28%20Wib.�

http://www.lspr.edu/pritakemalgani/audit-komunikasi%20diakses%20pada%20tanggal%2013%20Juni%202016,%20pukul%2015:28%20Wib.�

1


LAMPIRAN


PANDUAN WAWANCARA

Penelitian Audit Komunikasi Program PKBL Pelindo I Sumatera Utara

Studi Deskriptif Kualitatif di PT Pelindo I (Persero), Medan Sumatera Utara

Tujuan wawancara

• Program CSR (Coorporate Social Responsibility) yaitu Program

Kemitraan dan Bina Lingkungan telah dilakukan oleh perusahaan dan

memperoleh respon yang baik dari berbagai pihak mengenai komitmen

dan tanggung jawab perusahaan.

• Peneliti tertarik untuk mengetahui perencanaan komunikasi yang

dirancang oleh perusahaan dan anggota organisasi pada program PKBL

serta pelaksanaan yang telah dilakukan hingga evaluasi program.

• Peneliti tertarik untuk melakukan audit komunikasi dalam organisasi

terkhusus pada program Kemitraan dan Bina Lingkungan.

• Peneliti berharap Bapak/ Ibu dapat meluangkan waktu untuk berbagi dan

berdiskusi bersama mengenai topik ini.

Dapatkah Bapak/ Ibu menerangkan nama dan sedikit keterangan mengenai

diri anda, alamat dan tempat tinggal, tugas dan jabatan dalam organisasai

terkhusus pada program CSR PKBL?

1. Sebutkan kepada saya tentang pola kerja unit atau bagian Anda bertugas

sekarang? Secara keseluruhan apakah pendapat Anda tentang organisasi

Anda, Karyawan dan tugas yang dilaksanakan ?

2. Tentukan tanggung jawab resmi Saudara?

3. Apakah Anda ada tanggung jawab lain selain dari tanggung jawab yang

ada? Apakah tanggung jawab tersebut ?

4. Kepada siapa biasanya Anda melaporkan aktivitas kerja? Bagaimana ?

Apakah ini efektif?

5. Dengan siapa sering Anda berinteraksi? Apakah interkasi menghasilkan

keberhasilan? Kalau YA mengapa? Kalau TIDAK mengapa?


6. Apakah Anda menerima informasi yang memadai? Apa informasi yang

diperlukan ?

7. Apakah informasi yang Anda terima tepat serta selalu memenuhi waktu ?

8. Bagaimana keputusan dibuat dalam unit Anda bertugas? Bagaimana pula

secara keseluruhan keputusan dibuat dalam organisasi Anda?

9. Apakah ada perbedaan pendekatan dalam membuat keputusan organisasi ?

Masalah yang berat, ringan, dan sederhana?

10. Apakah Anda selalu berhadapan dengan konflik? Sebutkan jenis-jenis

konflik yang sering dialami?

11. Bagaimana Anda menyesuaikan diri dengan tujuan organisasi?

12. Apakah Anda memiliki pendapat untuk meningkatkan proses pelaksanaan

proyek PKBL ini?

13. Selama memberi pendapat apakah Anda mengalami masalah? Apakah

menurut pandangan Anda mendapat perhatian ?

14. Bagaimana organisasi menyebar informasi tentang organisasi serta

informasi tentang pekerjaan atau peran karyawannya ? Bagaimana usaha

ini dapat ditingkatkan?

15. Dibandingkan dengan bagian lain dalam organisasi ini, apakah kekuatan

serta kelemahan yang ada pada bagian yang Anda bertugas sekarang ?

16. Apa yang menyenangkan Anda bekerja di organisasi ini ?

17. Seperti apa suasana/ lingkungan kerja anda?

18. Apakah ada hal lain yang tidak di sentuh oleh saya dalam wawancara ini?

kalau tidak masalah saya sangat senang jika ada pandangan lain yang sapat

membantu?

Dapatkah Bapak/ Ibu menerangkan apakah perencanaan komunikasi yang

dirancang oleh organisasi perusahaan pada program PKBL?

1. Bagaimana perencanaan komunikasi yang organisasi Anda konstruksikan

pada program CSR PKBL? Sebutkan jenis dan polanya.

2. Apa yang menjadi tujuan dari perencanaan komunikasi yang program CSR

Anda tetapkan ?


3. Siapa saja yang berperan sebagai komunikator pada program komunikasi

ini ?

4. Seperti apa target sasaran dan analisis kebutuhan khalayak yang Anda

persiapkan ?

5. Seperti apakah teknik-teknik penyusunan pesan yang organisasi Anda

rancang?

6. Saluran dan media komunikasi apa yang menjadi pilihan organsiasi untuk

mencapai tujuan program CSR PKBL?

7. Bagaimana informasi mengenai perencanaan komunikasi dan tugas

disebarkan ?

8. Uraikanlah saluran-saluran resmi yang menyalurkan informasi-informasi

tentang perencanaan komunikasi ? Apakah pendapat Anda tentang

informasi yang berkualitas ?

9. Uraikanlah saluran-saluran informal yang menyalurkan informasi-

informasi tentang perencanaan komunikasi ? Apakah pendapat Anda

tentang informasi yang berkualitas ?

Dapatkah Bapak/ Ibu menerangkan realitas dan evaluasi perencanaan

komunikasi yang dirancang oleh organisasi perusahaan pada program

PKBL?

1. Bagaimana kesesuaian perencanaan komunikasi pada pelaksanaan

program komunikasi pada program PKBL ini?

2. Strategi pesan apa yang dilakukan terhadap perencanaan komunikasi

tersebut?

3. Apakah sasaran khalayak dari perencanaan komunikasi tersebut dapat

tercapai seluruhnya?

4. Bagaimana evaluasi komunikasi yang anda lakukan terhadap perencanaan

komunikasi tersebut?

5. Apakah hasil evaluasi komunikasi yang organisasi anda lakukan pada

perencanaan komunikasi CSR PKBL tersebut?

6. Bagaimana anda mengukur efektivitas komunikasi dan kerja dalam

organisasi ini?


7. Apakah anda pernah menerima informasi-informasi mengenai

perencanaan komunikasi yang bagi anda tidak penting atau tidak ada

manfaatnya ?

8. Apa solusi yang dilakukan jika ada hal-hal yang menghambat proses

komunikasi tersebut ?

9. Bagaimana harapan atas pelaksaanaan dan pekerjaan Bapak/ Ibu ?

Penutup

• Kita sudah membicarakan mengenai perencanaan komunikasi,

pelaksanaan dan juga evaluasi komunikasi yang telah dilakukan oleh

organisasi pada program PKBL

• Sebelum wawancara ini diakhiri, mungkin Bapak / Ibu ada saran-saran

terkait perencanaan, pelaksanaan, evaluasi yang diharapkan.

• Terima kasih atas informasi dan partisipasi Bapak/ Ibu.


Hasil Wawancara dengan karyawan Pelindo I

Narasumber : Rica Agnas Girsang

Alamat : Medan

Jabatan : Staf HUMAS PT Pelindo I


Durasi Wawancara : 44 Menit 26 Detik

Tempat : Kantor Pusat Pelindo I Jalan Krakatau Ujung No. 100,

Tj.Mulia, Medan.

Tujuan wawancara












Dapatkah Bapak/ Ibu menerangkan nama dan sedikit keterangan mengenai diri

anda, alamat dan tempat tinggal, tugas dan jabatan dalam organisasai terkhusus

pada program CSR PKBL?

T : Sebutkan kepada saya tentang pola kerja unit atau bagian Anda bertugas

sekarang? Secara keseluruhan apakah pendapat Anda tentang organisasi

Anda, Karyawan dan tugas yang dilaksanakan ?


J : Pola kerja ke atasan langsung secara vertikal. Dari atasan dan bawahan.

Aku melapor keatasanku dan sebaliknya. Kalau laporan ke atasan

langsung dan atasan yang sebarkan laporan kesemua. Setiap kali kegiatan

ada kita langsung laporan ke atasan setiap kegiatan selesai.

Tentang Pelindo sekarang semakin berkembang semakin terbuka. Pelindo

sedang berada dalam tahap trasformasi . Trasnsformasi bisnis dan SDM.

Banyak yang di ubah jadi kita juga harus berubah.

Budaya organisasi lebih luwes ya gak lagi birokrat sekalipun BUMN.

Sudah lebih nyantai, fun. Ke atasan juga lebih nyantai dan

kekeluargaannya terasa. Keseganan juga gak ada lagi. Tidak ada sekat

pembatas lagi, nyantai. Antardivisi Kerja sama bagus. Keseluruhan bagus,

komunikasi bagus. Lebih terbuka dan gak birokrat. Ada hubungan dengan

trasnformasi tadi. Trasnformasi karyawan

CIPTA

Misalnya kita minta data dari divisi lain kita direspon cepat. Kalau dulu

mungkin lama skrg lebih cepat. Karena kita punya ciri CIPTA. Semuanya

dikerjakan. Open informasi. Ga ada cerita tentang di bola-bola in.

T : Tentukan tanggung jawab resmi Saudara?

J : Sebagai staf humas. Tugas spesifiknya banyak. Tapi tugas dan garis

besarnya kelola komunikasi internal dan eksternal. meningkatkan dan

mempertahankan image building.

Internalnya kita lakukan penerbitan Majalah, penerbitan media sosial,

pembuatan website. Kalau eksternal jalin komunikasi dengan media.

T : Apakah Anda ada tanggung jawab lain selain dari tanggung jawab yang


J : Gak ada tanggung jawab lain.

T : Kepada siapa biasanya Anda melaporkan aktivitas kerja? Bagaimana ?

Apakah ini efektif?


J : Lisan. Kalau gak langsung ketemu dengan telepon atau sms atau via WA.

Kalau di minta buat laporan langsung ya kita buat tertulis. Dan tetap

efektif.

T : Dengan siapa sering Anda berinteraksi? Apakah interkasi menghasilkan


J : Dengan atasan dan sesama karyawan. Namanya kalau kerja kita harus

komunikasi karena kita gak bisa kerja sendiri kan. Sejauh interaksi kita

selalu menghasilkan keputusan dan setiap masalah bisa teratasi.

T : Apakah Anda menerima informasi yang memadai? Apa informasi yang

diperlukan ?

J : Informasi memadai dan informasi itu berguna. Sejauh ini masih berguna

untuk kita gunakan karena informasi sekecil apapun yang tersebar untuk

kepentingan koordinasi.

T : Apakah informasi yang Anda terima tepat serta selalu memenuhi waktu ?

J : Kadang-kadang full kadang engga. Kadang-kadang maksudnya info-nya

misalnya acaranya besok, infonya baru hari ini di sampaikan.

Kita harus selalu ready untuk setiap kondisi apapun. Kita udah dilatih

untuk itu. Untuk PKBL pernah ada kejadian pernah dadakan. Kegiatannya

hari ini infonya juga sampai di hari yag sama. Namun masih bisa di atasi

dengan baik.

T : Bagaimana keputusan dibuat dalam unit Anda bertugas? Bagaimana pula


J : Bawahan selalu dilibatkan dan selalu kerja sama.

T : Apakah ada perbedaan pendekatan dalam membuat keputusan

organisasi? Masalah yang berat, ringan, dan sederhana?

J : Keputusan besar itu biasanya antar direksi. Kalau keputusan kecil bisa

juga staf yang ambil keputusan. Tapi kita (staf) juga punya wewenang


masing-masing. Sebagai staf dan yang lainnya punya wewenang masing-

masing dan ada batasan.

T : Apakah Anda selalu berhadapan dengan konflik? Sebutkan jenis-jenis


J : Pernah. Konflik yang paling sering itu misscom pada hari H misalnya dan

masih bisa di atasi. Misscom karena dalam hal terlalu banyak beban kerja

jadi fokus kesitu jadi lupa kasih tahu dan komunikasikan sehingga lalai

akhirnya. Jadi info ga tersebar dan misscom.

T : Bagaimana Anda menyesuaikan diri dengan tujuan organisasi?

J : Harus ngikut dong. Gak boleh melenceng maksudnya tujuan perusahaan

udah jelas ada transformasi jadi kita juga ngikut. Perusahan kan butuh

orang-orang yang mau mengisi diri dengan ilmu ya kita harus belajar juga.

Organisasikan butuh orang yang cepat dan gampang diajak kerja sama

jangan kaya budaya yang lama.

T : Apakah Anda memiliki pendapat untuk meningkatkan proses

pelaksanaan proyek PKBL ini?

J : Dalam hal CSR supaya programnya yang kreatif dan gak monoton kaya

selama ini gitu-gitu aja. Walaupun gak besar angkanya tapi rutin

dilakukan. Misalnya kaya humas buat kegiatan yang dikemas dalam

bentuk CSR. Kita ke masyarakat langsung kita publikasi sudah maksimal.

Kita tidak pilih-pilih media dan kita rangkul semua.Misalnya kegiatan dari

humas dan kita kemas dalam bentuk CSR juga seperti bagikan sepatu dan

biayanya gak besar. Tetapi publikasi besar-besaran.

Harapannya semua pegawai internal juga jadi PR Pelindo supaya tetap

maksimal.

T : Selama memberi pendapat apakah Anda mengalami masalah? Apakah



J : Kita dikantor ini pendapat sekecil apapun selalu direspon. Kita harus

belajar berpendapat di depan umum. Walaupun salah kita harus belajar

berbicara karena gitu budayanya. Karena kita sedang tranformasi besar-

besaran.

T : Bagaimana organisasi menyebar informasi tentang organisasi serta



J :Banyak cara dan channel untuk sebar informasi ke karyawan. Kita ada

RKB bagikan peranan dan tanggung jawab kita dan banyak medianya.

Majalah, sistem, in house journal , SDM langsung, buku panduan dan

banyak ya. Sejauh ini sudah masimal info tentang peran dan tugasnya apa

setiap karyawan.

T : Dibandingkan dengan bagian lain dalam organisasi ini, apakah kekuatan


J : Kekuatanya PR sebenarnya bagian penting sebuah perusahaan. Maunya

semua pegawai jadi PR perusahaan supaya masyarakat tahu keberadaan

perusahaan kita. Bagian PR punya akses informasi itu kelebihannya.

Kelemahan kita, bukan kelemahan tapi kekurangan secara kuantitas SDM.

Sekarang hanya tiga orang selama setahun ini di bagian humasnya.

T : Apa yang menyenangkan Anda bekerja di organisasi ini ?

J : Oh, senang sekali. Suasananya lebih kekeluargaan, gak ketat. Memang

ada target tapi tetap berasa kekeluargaan.

T : Seperti apa suasana/ lingkungan kerja anda?

J : Menyenangkan. Dari semua fasilitas itu dilengkapi. Berpendapat

didengarkan dan merasa dianggap lah.


T : Apakah ada hal lain yang tidak di sentuh oleh saya dalam wawancara ini?

kalau tidak masalah saya sangat senang jika ada pandangan lain yang sapat

membantu?

J : Kualitas sudah cukup baik dan lebih baik dibandingkan yang dulu.

Pendapat tidak dilarang kalau ada keluhan bisa disampaikan. Sudah lebih

terbuka. Banyak chanel yang bisa di manfaatkan dan team worknya bagus.

Team work kan dibagung lewat komunikasi yang baik.

PR (Aku) dibelakang layar yaa. Kita konsep berita, penyataan keluar,

komunikasi. Dan kita sebarkan. Mungkin gak kelihatan dan berasa.

Belum jadi kewajiban kali ya untuk audit komnikasi dan belum tahu

tujuan akhir audit komuniaksi. Humas nya kita kan belum besar kaya

pertamina dan karan wilayah kita belum terlalu besar.

Dapatkah Bapak/ Ibu menerangkan apakah perencanaan komunikasi yang

dirancang oleh organisasi perusahaan pada program PKBL?

T : Bagaimana perencanaan komunikasi yang organisasi Anda konstruksikan


J : Mereka biasanya ada komunikasi ke masyarakat untuk pendekatan

melihat siapa yang membutuhkan dan menyesuaikan dengan kebijakan

pemerintah. Sehingga dari 7 kegiatan yang ada dari PKBL dari

lingkungan, pendidikan, kesehatan. Intinya kalau dari humasnya yang

dikerjakan hanya publikasi dari kegiatan yang dikerjakan.

T : Apa yang menjadi tujuan dari perencanaan komunikasi yang program

CSR Anda tetapkan ?

J : Tujuan ya kalau untuk perencanaan komunikasi dari program CSR

tentunya satu, kita sebagai BUMN tidak hanya berfokus pada dunia bisnis

saja tetapi juga untuk kesejahteraan masayrakat. Salah satunya dengan

mengalokasikan bantuan CSR ini. Mereka bisa menikmati dan merasakan

Pelindo ini hadir ditengah-tengah masayarakat. Ada bantuan beasiswa,


kampung nelayan, dll ada banyaklah. Kalau dari humas tidak ada

perencanaan komunikasi khusus ga tahu kalau dari bagian PKBLnya.

T : Siapa saja yang berperan sebagai komunikator pada program komunikasi

ini?

J : Komunikatornya bagian humas sebagaimana fungsinya humas

mengkomunikasikan kepada media dan pihak luar dalam rangka publikasi.

Kalau untuk urusan pendekatan kepada pemerintahan daerah dan

kabupaten itu langsung dari CSR, bagian keuangan. Intinya kita publikasi

kegiatan ini.

T : Seperti apa target sasaran dan analisis kebutuhan khalayak yang Anda

persiapkan ?

J : Oh, kalau itu kebijakan dan hasil analisis dari bagian keuangan dan itu

pure mereka yang kerjain. Nanti mereka yang bikin seperti evaluasi ke

siapa sih yang paling membutuhkan, programapa, ke desa, kecamatan, atau

daerah mana yang dialokasikan. Kan kita punya 4 wilayah kerja kan.

Mereka akan analisis sesuai dengan anggaran dan lokasi yang diputuskan.

Pokoknya mereka yang siapkan analisisnya berdasarkan kebutuhan kah

atau yang lainnya. Kita tidak kerja sama untuk tentukan sasaran dan

analisis kebutuhan. Kita kerja sama hanya untuk mem-publish.

T : Seperti apakah teknik-teknik penyusunan pesan yang organisasi Anda

rancang?

J : Teknis khusus dari humas ya biasa seperti kita ngundang media dan

sampaikan tujuan kegiatan dan program kita. Sehingga mereka bisa

publish. Kegiatan ini juga rutin kita lakukan.

T : Saluran dan media komunikasi apa yang menjadi pilihan organsiasi untuk


J : Media massa yang paling sering kita pakai. Baik itu cetak dan elektronik.

Kalau media internal kita pakai media sosial saja. Jika ke bagian


pemerintahan kita adakan rapat dan pertemuan secara langsung. Kita

lakukan audiensi juga kepada humasnya.

T : Bagaimana informasi mengenai perencanaan komunikasi dan tugas

disebarkan?

J : Secara lisan maupun tulisan. Biasanya secara langsung, ngomong dan

juga pakai surat. Kalau antardivisi kita pakai nota dinas kalau di divisi kita

pakai grup WhatsApp dan lisan. Kalau sekarang ‘kan banyak media

sekarang. Jadinya kita gak ada lagi kalau pake WhatsApp gak formal atau

resmi, yang penting info sampai sih. Biasanya kalau ada kegiatan besar

kita bentuk grup WA dulu supaya koordinasinya lebih bagus lagi.

T : Uraikanlah saluran-saluran resmi yang menyalurkan informasi-informasi

tentang perencanaan komunikasi ? Apakah pendapat Anda tentang

informasi yang berkualitas?

J : Paling sering surat kalau ke dalam, press release kalau keluar (media)

dan ke media kita kirim via e-mail. ?Informasi yang paling berkualitas itu

yang valid ya, berdasarkan data. Dan yang pasti menjawab semua

pertanyaan ya.

T : Uraikanlah saluran-saluran informal yang menyalurkan informasi-

informasi tentang perencanaan komunikasi ? Apakah pendapat Anda

tentang informasi yang berkualitas ?

J : Informal ya paling grup WhatsApp.

Dapatkah Bapak/ Ibu menerangkan realitas dan evaluasi perencanaan komunikasi

yang dirancang oleh organisasi perusahaan pada program PKBL?

T : Bagaimana kesesuaian perencanaan komunikasi pada pelaksanaan


J : Sejauh ini sesuai. Batasannya humas sampai dipublikasi. Kegiatan besar

CSR selalu kita publish keluar baik nasional dan lokal.


Evaluasi jarang dilakukan yang penting kita evaluasi secara lisan-lisan aja.

Misalnya ada kegiatan besar kita publish ke media nasional ke mitranya

kita. Misalnya Kompas, Media Indonesia nah itu kan gak gampang ‘kan.

Kalau berita kita masuk ya berarti kita berhasil. Kalau ga masuk beritanya

berarti kita belum punya nilai berita. Biasanya kita evaluasi tidak secara

khsuus tapi tetap dibahas. Kita lihat misalnya foto berita itu kurang baik

atau tulisannya kurang, gitu aja. Isi pesannya sama mungkin angle-nya aja

yang berbeda dari setiap kegiatan itu.

T : Strategi pesan apa yang dilakukan terhadap perencanaan komunikasi

tersebut?

J : Tidak ada strategi khusus. Kita fokus ke hubungan baik dengan media

itu.

T : Apakah sasaran khalayak dari perencanaan komunikasi tersebut dapat

tercapai seluruhnya?

J :Sasaran medianya tercapai. kita gak pernah evalusai untuk berapa yang

baca media itu misalnya. Tapi kita maksimalkan sebanyak-banyaknya.

Pokoknya berita itu sudah tersebar kita terus sebar lagi ke website, dsb.

Daftar media ada dan juga menyesuaikan setiap kegiatan yang mau di

publish.

T : Bagaimana evaluasi komunikasi yang anda lakukan terhadap

perencanaan komunikasi tersebut?

J : Tergantung event PKBL-nya. Secara lisan tetap kita kerjakan.

T : Apakah hasil evaluasi komunikasi yang organisasi anda lakukan pada


J : Kita ambil keputusan. Kalau kurang bagus kita ga kerjaan lagi. Kalau

hasilnya kurang bagus kita belajar dan selanjutnya di perbaiki.

T : Bagaimana anda mengukur efektivitas komunikasi dan kerja dalam

organisasi ini?


J : Sejauh apa efektifnya kita belum pernah survai. Jadinya gak bisa kita

pastikan dan jadi datanya gak valid.

T : Apakah anda pernah menerima informasi-informasi mengenai


manfaatnya ?

J : Semuanya penting seperti yang saya sampaikan tadi.

T : Apa solusi yang dilakukan jika ada hal-hal yang menghambat proses

komunikasi tersebut?

J : Solusinya harus sesegera mungkin kita selesaikan. Kita sampaikan ke

atasan dan atasan kita sampaikan ke atasannya divisi tersebut. Kalau ke

divisi lain saling berhubungan juga dan selesaikan segera. Entah itu

dengan diskusi, dan komunikasi.

T : Bagaimana harapan atas pelaksaanaan dan pekerjaan Bapak/ Ibu ?

J : Tambah SDM ya. Komunikasi udah bagus udah enak. Tapi kita butuh

SDM untuk kerjakan tugas yang begitu banyak.

Saran :

Direksi minta skala nasional dan supaya kita maksimal nego ke media

supaya berita kita di angkat. Buat CSR yang lebih kreatif kedepannya.




Alamat : Medan


HUMASPelindo I


Durasi Wawancara : 66 menit 55 detik


Tj.Mulia, Medan.

Tujuan wawancara












T : Tugas dan jabatan di Pelindo I ?

J : Aku ‘kan langsung di bawah Coorporate Secretary. Jadi CS bidang yang

langsung di bawah direksi untuk menangani semua kegiatan direksi

danpintu komunikasi perusahaan. Jadi semua surat menyurat yang

misalnya kita gak tahu tujuan pastinya biasanya ke Coorporate Secretary.


Pintu utama komunikasi ke Coorporate Secretary,tapi banyak bidang di

bawahnya, ada Humas, ada HI, ada HI antar lembaga kesektretariatan

khusus untuk direksi khusus untuk urusan rapat, kemudian satu lagi

perwakilan di Jakarta. Jadi aku langsung di bawah Coorporate Secretary,

sebagai Assistent Coorporate Secretary Hubungan Masyarakat yang

membawahi 26 cabang ya.

T : Sebutkan tugas dari jabatan anda?

J : Tugasnya sih untuk komunikasi internal-eksternal ya, kemudian juga kita

menjaga maintain coorporate reputation, terus kita juga terkait publikasi

dokumentasi perusahaan. Terus juga yang berhubungan dengan publik,

baik eksternal maupun internal. Internal lebih ke karyawan kalau eksternal

lebih ke stakeholder, media, masyarakat, government, dan juga untuk

maintain coorporate reputation.

T : Sebutkan tanggung jawab resmi Saudara dan juga pola kerja.

J : Aku di bawah langsung Coorporate Secretary. Bertanggung jawab

didalam Humas jadi semua media analisis, monitoring itu dibawah kita

terkait isu-isu. Itu ga hanya di kantor pusat, ga cuma di Medan, Belawan

tapi di semuua cabang itu kan di bawah monitornya Humascoorporate.

Bimbingan terhadap pelatihan Humas-Humascabang itu dibawah

jabatanku. Kita adakan perkumpulan setiap tahun untukHumas-Humas

cabang, kita juga terima masukan seperti raker tapi pelatihan juga. Mereka

butuh pelatihan apa kita kita adakan setiap tahun.

Tahun 2016, November kemarin kita kerjain, mungkin lebih meng-

improve keahlian Humas-Humas diseluruh cabang. Dicabangbanyak

mungkin mereka yang backgroundnya bukan Humas. Jadi pasti tidak

terlalu tahu sebagai batas apa dia menyampaikan infomasi, bagaimana

berhadapan dengan media, seperti apa sih kuasa dia terhadap informasi

perusahaan, nah, disitu kita sharing, mengundang pakar dan ahli. Mereka

jadi tahu bagaimana berhadapan dengan jurnalis, bagaimana menulis

berita, setidaknya release untuk syarat untuk terbit ke media, bagaimana



disesuaikan dengan release dan krisis perusahaan. Tergantung isu yang

dibutuhkan dan lagiin yang dibutuh diketahui oleh Humas-Humas.


Apakah ini efektif?

J : Aktivitas kerja yang tiap hari kaya media monitoring itu langsung ke

Direksi. Tapi kalau ke atasan udah pasti. Tapi kan kita coorporate event

dibawah kita juga sama Bidang Umum. Misalnya program-program

branding yang kita lakukan kita ‘ngadain meeting, atau acara lomba foto,

workshop sejenis komunitas, laporannya pasti ke Direksi, laporan

langsung ke cooporate secretary. Kegiatannya kan banyak media

gathering, media tour, media for visit, media visit itu dari segi media.

Kalau internal ada lagi kegiatannya, kalau eksternalnya kita ‘ngadain event

ke komunitas kaya lomba foto, lomba tulis, kitaa adain acara lomba di


perusahaan kita.



campus, kita cerita isu-isu perusahaan atau apa yang perlu kita share ke

masyarakat. Jadi mereka tahu tentang Pelindo. Itu juga meningkatkan

atraktif atau keinginan masyarakat ga cuma dari masyarakat publik tapi

juga dari mahasiswa untuk tertarik ke Pelindo.

T : Strategi komunikasi dan koordinasi program PKBL dengan bagian

Keuangan?

J : Beda-beda tiap perusahaan untuk CSR, ada yang dibawah CS, ada di

bawah CC. Kalau kita ga ada CC. Kalau Pelindo kita berada di Keuangan,

jadi langsung dipegang dibawah direkturnya Keuangan. Kalau corsec

dibawah Dirut langsung. Tapi CSR tidak harus dari bagian PKBL. Bisa

juga dari kita, misalnya kami sinergi dengan media kita bagi-bagi sepatu

atau bagi sesuatu yang kecil yang uangnya kecil. Kalaubudgetnya banyak

itu kan pasti membutuhkan biaya KBL, biaya CSR khusus biayanya. Tapi


biaya yang kita keluarkan seperti memberi sesuatu yang ada program

sosialiasi ke anak-anak tentang Pelindo, bagi-bagi sepatu, bagi-bagi buku.

Nah, itukan hal-hal kecil tapi berdampak besar. Itu kadang kita kerjain

sendiri.

Kita untuk CSR tetap koordinasi lebih ke program yang besar kayak di

Danau Toba, punya Kampung Binaan Pelindo I, itu baru. Disana kita

berusaha menjaga agar tetap kontiniu, tidak hanya kasih donasi. Kalau

donasi itu kan bersifat sekali aja. Kalau ini kita tingkatkan

perekonomiannya. Kita juga ada program terbesar seperti Bedah rumah,

itu ga satu atau dua aja tapi di semua wilayah, empat provinsi.


Tapi kalau misalnya kasih bantuan 5juta-10 jutadari CSRdan hanya


mengangkat nama perusahaan. Karena gini, kita menyebar informasi itu


berbagai program CSR, kita bikin releaseCSR atau dana kemitraan yang



berita, kira release berita. Misalnya bukan tentang kemajuan perusahaan

kita belum update datanya tentang data, yaudah CSR bisa di mainkan.

Tapi enggak yang besar-besar aja, kita koordinasi kita juga ngasih bantuan


Contohnya berbagi sepatu bekerja sama dengan Sindo waktu itu. Dengan

biaya lima juta kita bagikan ke 50 anak. Jadi mereka dapat, kita langusng

kasih dan coaching, sharing dan motivasi mereka orang-orang miskin

yang kurang mampu. Akhirnya itu di share ke media massa besar-besaran

padahal sumbangan kita cuma 5 juta aja. Kalau kayak sumbangan uang

5juta itu kurang kuat untuk di share. Jadi untuk koordinasi pasti, PKBL

selalu komunikasi sama kita. Apalagi kalau itu bantuannya memang

penting. Kadang mereka yang hubungi, atau kita dapat infonya dari

manajemen, kita langsung konsepin release, undang media. Tapi itu karna


kita beda bidang ya, kalau sama juga kita bisa bikin sebuah program apa

ya kaya kerja sama dengan rumah zakat.

T : Pernah melakukan Audit Komunikasi di perusahaan ?

J : Kalau audit kita ada sebenarnya, tapi lebih ke Corp-reputasion. Kaya CII

kita bikin survai ya. Kita bikin survai tentang reputasi Pelindo I itu kan

program komunikasinya gimana. Ke eksternalnya kita adakan. Kalau lebih

ke audit value PR kita lebih monitoring ke media kita meng-audit

sehinggadisitu nanti kita tahu posisi nilai yang keluar dan nilai yang

seharusnya di bayarkan ke media. Audit internal kita audit terhadap

pemberitaan. PR value namanya. Kemudian eksternalnya lebih tentang

reputation kita. CII-Coorporate Image Indeks nya.

T : Interkasi dan komunikasi kepada siapa aja dan gimana kualitasnya ?

J : Kalau dari CS pasti ke semua bidang ya. Karena kita mengupdate semua

informasi dari semua bidang. Kalau komunikasi sih ga ada masalah.

Kalau internal komunikasi yang kita lakukan kita ada sharing sesion

internal, itu kita yang lakukan. Kita mengundang pihak luar untuk improve

yang perlu diketahui oleh karyawan.



beda sih.

Misalnya kita punya koneksi dari luar dari pelabuhan luar tuh kemarin.

Mereka pernah dari luar adain sharing sesiontentangport security, gitu-

gitu.

Kita lebih banyak fokus ke eksternal ya. Karena kebanyakan komunikasi

internal itu banyak dilakukan bidang SDM atau kesejahteraanatau Bidang

Umum. Kita ada juga tapi persentasenya lebih banyakan ke eksternal.

Mailing list, kita share email blast gitu ke karyawan, portal untuk

karyawan tergantung kawyawan aktif atau tidak ya, kita juga ada majalah

internal, kita juga update di website, kita kirim email yang bentuk Pdf

mereka bisa baca, medsos kaya instagram dan twitter.


Setiap karyawan pasti ngikutin fanpage-nya Pelindo. Mereka lebih suka



infonya. Adanya juga kita email.

T : Seperti apa perputaran informasi dalam perusahaan ?


meningkat. Sistem IT yang dulunya tidak ada chat-chat untuk portal

sekarang udah ada, terus dari emailnya pun improve nya meningkat,

jadikan koneksi karyawan semakin bagus. Teruskan dulu medsos belum

terlalu hidup, walaupun fb udah dari dulu. Medsos Pelindo I juga baru. Pas

aku baru masuk belum ada medsosnya, setelah itu baru kita baru bikin.

Komunikasi makinlancar, kita ada grup WA tertentu, ada untuk Direksi,

ada Humas untuk cabang-cabang. Jadi kegiatan Humas cabang itu di share

di grup. Terus kalau nanti bagus kita share di medsos kita dan semua

cabang punya medsos sendiri, tapi kita juga puya medsos coorporate.

Dibandingkan 3 tahun lalu sangat berbeda.

Ada hubungannya dengan logo yang baru, tapi sebelum itu udah mulai

meningkat. Logo baru kan mulai dari 2015. Setahun sebelum itu medsos

itu udah buka. Namun Direksi kan belum announced-kan banget terhadap

medsos.

Sejak menteri BUMNLini Sumarno itukan semua BUMN kan punya

salam sinergi. BUMN hadir untuk negeri. Dimana BUMN diusahakan

untuk bekerja sama dengan sesama BUMN. Menyatukan BUMN yang

dulu egosentris, “Gua ga peduli garuda, ga peduli ini, itu..” gitu lo, ga

merasa saudara. Jadi sekarang BUMN itu hidup, sudah ada keterikatan.

Misalnya khusus dibidang kemaritiman, hotel jadi ada grup-grup masing-

masing oleh Ibu Menteri dan Ibu Menteri itu sangat aware terhadap

publikasi terhadap branding.

Nah, itu semua diturunkan ke semua Dirut BUMN. Berjiwa muda berjiwa

marketers, akhirnya dari Dirut menurunkan kesemua karyawannya. Sejak

itu semakin bagus, sejak Pak Jokowi memerintah.


Tapi Pelindo I sendiri sudah ada medsos, sebelum 2015. Cuman, kan

belum semua karyawan punya medsos. Kalau sekarang mereka dihimbau

untuk punya medsos supaya bisa tweet/ share info yang kita share.

Kalau Pelindo I, kita juga punya change mangement. Itu untuk mengubah

karyawan bekerja dengan budaya baru, lebih modern. Kita juga ada



Dari 3 tahun lalau secara cooporate banyak banget berubah. Untuk corsec





J : Iyalah. Kita kan ada rapat kerja setahun.

Tapi tetap dari corsec, tapi biaya itu tetap ke Direksi. Kalau dibidangku

sendiri, Humas ini sendiri aku langsung. Tapi kalau terkait resiko, biaya

itukan harus diketahui atasan, corsec. Tapi kalau itu tidak beresiko besar

dan tidak substansial itu gapapa. Tapi kalau terkait brand dan biaya itu di

corsec.



J : Itu banyak sih. Kan bisa konflik ke eksternal itu ke media. Kaya mau

salah paham ya.Kalau konflik internal ya antar karyawan. Kalau di Humas

ga ada karena kita kek temen aja. Jadi kalau mereka adamasalah ya cerita

aja. Kalau misscom kita sharing aja dan setiap minggu kita ada rapat kan

jadi bisa berbagi dengan corsec dan sub-sub bidang.


J : Improve tentang pelabuhan. Kalau di Humas kita seolah-olah Harus tahu

semuanya. Di luar kita harus terlihat seperti tahu semua. Kalau Humas itu

kan juru bicara, tapi mungkin kita ga tahu teknis. Dan itu wajarkan ga


semua org tahu semua hal. Tapi kan orang akan nanya ke Humas, jadi kita

setidaknya tahu basic-basic aja. Kita nanya ke bidang tentang untuk

update tentang presentasi perusahaan atau isu-isu.

Walaupun ga tahu dan media nanya kita coba jawab senormatif mungkin

oke, nanti yaa, atau apa. Terkait pekerjaan memang menantang, orang

akan tanya ke Humas bukan ke teknik atau operasi. Itu kan tentang bicara

keluar, walalupun kita ga tahu kita minimal tahu basicnya aja. Misalnya

ini kenapa kapalnya tenggelam karena apa atau alur pelayarannya kenapa

cuman segini. Itukan yang tahun orang teknik kan. Nah itu gimana caranya

berkomunikasi dan story telling ke media. Jadi harus tahu isu-isu juga dan

ga hanya Pelindo tapi nasional dan dunia. Karena pelayaran kan dunia ya.

Kaya marshland kenapa tutup. Minimal tahu ada isunya. Harus tahu juga

isu perusahaan. Kalau hobi, ini menyenangkan ya karena bisa tahu info

semuanya walaupun basic. Karena akses nya kan ga semua bidang bebas

kasih info. Tapi kalau Humas lebih gampang. Kalau yang lain mereka bisa

aja untuk kebutuhan bukan untuk perusahaan bisa aja.



J : Kelebihannya kita mobilitas dan dinamis. Karena sesuaikan dengan isu,

Direksi. Tapi punya pakem sendiri. Kita tahu banyak informasi. Orang-

orang akan tanya ke Humas nanti baru kita yang bantuin gitu. Orang-orang

dariinternal juga banyak nanya. Ini apa sih, gimana gitu-gitu. Kerja disini

kan harus punya passion ya yang hobi bersosialisasi. Kalau orang yang

tidak suka dan sukanya kaya administrasi, data base, kaya Keuangan itu

agak susah. Pasti bakalan tertekan karna harus kesana dan kesini. Karna

mobiliasnya tinggi. Dan ketemu media ga semua orang suka sosialisasi

media. Misalnya mereka harus ikut tripsementara dia ga ngomong, atau

media tanya ini atau itu padahal kita ga tahu semua. Atau kenapa itu tanah

limbah atau apa padahal media suka iseng kan, padahal belum tentu benar.

itu harus passion, jiwanya harus jiwa komunikasi.


Kelemahannya apa ya, kalau orang mikir apaan corsec ga belajar

tekniknya. Ga koor memang ga koor. Tapi kan kita gerbang utama keluar.

Misalnya ada krisis yang di tanya itu Humas dan corsec. Misalnya ada alat

ambruk tiba-tiba, yang ditanyanya itu dari luar pasti Humas. Memang

tidak koor.Koor Pelindo I kan kapal, barang, peralatan. Maksudnya lebih

ke maritim bisnisnya gitu lo, service nya langsung itu atau kontainer.

Kegiatan utamanya Pelindo satu itulah koornya.

Kalau kita kan supporting ya. Karna Humas itu profesi, PRs itu profesi.

Banyak perusahaan BUMN, BUMD dan pemerintah banyak ga menyadari

pentingnya PR. Mereka masih memakai Humas, harusnya sih di ganti PRs

biar lebih luas cakupannya. Kita sih menuju kesana mau ganti, kebetulan

lagi di urus, kalau Dirut udah bilang ganti nama PR.

Jadi kita tidak koor bisnis, tapi keberadaan penting. Karena sumber

informasi itu dari sini. Misalnya ada krisis, kita ga tahu apa-apa kita yang

jawab.

Misalnya bidang yang salah, kita yang tanguung jawab. Orang luar kan ga

mau tahu tentang internal kita kan, yang mereka tahu siapa yang bicara

kedepan. Kalau kita lihat dari koor mungkin bidang lain melihat kita

memang ga penting, tapi kita penting gitu lo. Nilai jual perusahaan itu

dilihat dari reputationnya. Walaupun perusahaannya biasa aja tapi

reputasinya bagus. Karena pintar kemas komuniasi ke luar. Sama kaya

makanan padahal ga enak packagingnya bagus. Orang jadi tertarik. Tapi

kalau bisa bagus semua ya.


J : Pak Jokowi, pemerintah fokus ke laut ya, bidang maritim. Kerjanya ya

seneng karena memang kan kita bekerja di bidang yang sedang diidolakan.

Fokus maritim ini kan terkait perekonomian bangsa.


J : Sebelumnyalingkungan kerja masih seperti BUMN ya. Saya orang luar

pas pertamasekali masuk itu agak kaget. Tapisekarang mulai berubah. Itu


dipengarhi oleh pemimpin ya. Yang sekarang itu bagus. Karyawannya

juga terbuka gitu lho. Udah banyakyang muda-muda. Sudah mulai

berubah ya. Walaupun belum seperti perusahaan mutinasional kaya

Garuda, Pertamina. Kita kan bukan BUMN besar ya, tapi kita

diperhitungkan sama Kementerian. Kan pelabuhan ada empat, dan dari

semuanya pertumbuhan keuangan dan keseluruhannya Pelindo I yang

paling bagus.



J : Kalau terkait CSR kita share itu tergantung isu nya. Analisisnya itu

setelah tayang dan di evaluasi. Nantikan ada laporan setiap pagi berita apa

aja yang keluar. Kemudian kita ukur dari biaya yang kita keluarkan.

Biasanya biayanya kan nol kalau kirim release kan ga ada biaya.

Kecuali kita adakan temu pers, atau apa gitu kan. Mungkin ada biaya

disitu, tapikan biaya disitu dengan biaya di koran-koran lebih tinggi biaya

publikasi di media masa.

Kita analisis nilai beritanya. Kalau detil medianya yang dipilih ada

beberapa pertimbangan tapi ga rutin, kita lihat scopenya aja nasional sama

lokal. Kecuali Media Indonesia, kita hitung dari nilai beritanya. Kalau ke

media nasional kan kita kasih nilai beritanya tinggi. Kita lihat kaya media

online nih, kalau biasa-biasa aja gitu, online lokal, kita share aja

infomasinya. Tapi untuk CSR kecenderungan tidak ada masalah dengan

media nasional karena merupakan bantuan kan.

T : Sinkroninasi CSR dengan Image Building?

J : Biasanya kan masyarakat tahu, biasanya Kemitraan nih, sekalipun setiap

BUMN punya Kemitraan ya. Oh, ternyata Pelindo I ada kemitraan.

Kemitraan dengan UKM-UKM yang tidak punya biaya mereka kasih

pinjaman lunak dengan biaya/ bunga yang murah. Dengan tersharenya

media kan masyarakat yang membutuhkan jadi tahu ada program

CSRPelindo I, jadi masyarakat bisa tahu dan coba.


Kalau misalnya untuk kegiatan CSR lainnya kita bisa share kaya pelatihan

yang diberikan, lebih terpublish sehingga masyarakat tahu, government

tahu. Kalau government tahu berarti ternilai progress kerja CSR.

Mereka punya laporan sendiri ke Kementrian BUMN. Dan itu ada

kegiatan CSR bersama dengan kementrian BUMN ada juga sehingga ada

sinerji. Jadi tidak hanya MoU, kerja sama bisnis, tpi CSR juga.

Jadi kalau gitu di pantau sama kementrian BUMN, dan itu kan di laporin.

Kita dikasih budget sama BUMN berapa yang dikeluarkan untukCSR

sesuai dengan laba. Jadi Pemerintah tahu. Seperti apa CSR kita atau

sebagai macamnya. Bukti-buktinya ya media massa mereka bisa jadikan

lampiran bukti selain beri bantuan langsungitu.

T : seperti apa pendapat Anda mengenai informasi yang berkualitas?

J : Info berkualitas yang kita terima itu lebih ke masukan untuk improve kita

ya. Email kita bisa kirim kritikan , masukan, laporan.

Kita ada contact center yang bida dihubungi juga. Walaupun belum

terpusat ya, menuju ke terpusat memang, kaya 517 gitu-gitu ya. Tapi kita

masih di cabang-cabang terbesar dan kantor pusat.

Info yang kita share ya kita berharap info yang kita share itu menjadi

berguna bagi stakeholder dan para investor,

Jadi bisa menarik investor, akademisi atau mahasiswa, pelajar. Dari

berbagai segi. Akademisis mungkin tertarik untuk mempelajari Pelindo

atau sebagai macemnya menganalisis atau penelitian. Untuk mahasiswa

tertarik untuk bekerja di Pelindo. Untuk investor mungkin ingin bekerja

sama dengan Pelindo. Jadi info yang kita share itu ada nilai tambah bagi

pembaca. Investor mungkin ternyata Pelindo ada ini, jadi mereka tertarik

dan contact ke Pelindo, akhirnya ada kunjungan, dll. Jadi ada dampaknya

info yang kita sebar, info yang kita terima yangkritik yang membangun

maupun pelaporan di luar CGC, Good Governance ya baik yang

melanggar, pungli silahkan laporin aja jadi kita tahu untuk improve

selanjutnya. Karena dilapangan sangat besar ya. Kita ada khusus email

pelaorankalau misalnya pungli. Kita bikin flyer untuk semua. Kita juga


berusaha pembayaran transaksi di operasional tidak dengan tunai lagi,

kalau tunai kita kena charge kalau dicabang-cabang.



J : Semua yang kita kirim ke temen-temen media semuanya masuk.

Mungkin untuk temen nasional ga semua masuk kan karena terbatas. Jadi

misalnya harapan kita keluar di media massa besar kaya Kompas kan,

Karena tergantung isu dan minimum untuk berita sendiri. Kita juga kerja

sama dengan media antara dansejauh ini selalu keluar ya.

T : Evaluasi manajemen seperti apa ?

J : Kalau terkait CSR ga ada masalah. Kalau khusus CSR ga ada masalah

ya. Kita juga tergantung isu nya, kalau misalnya perlu kita buat

manajemen isu, bikin isu sendiri. Tapi sekarang kita lagi stabil ya. Paling

kita Informasi-in ya memang paling tentang target 2017 gitu gitu. Kalau

CSR programnya udah kita share, kalau sekarang kita belumada share

program CSR. Paling kalau misalnya krisis baru kita keluarin stock-stock

berita kita. Tergantung isunya gitu. Kalau release minimum 4 kali, kalau

release kita dapat 8 atau 10 kali kita ngirim dalam sebulan.Kalau biaya

kita punya anggaran setahun, kalau SDM secara jumlah kurang karena ada

yang pensiun. Untuk idealnya lima orangnya sekarang readynya tiga

orang. Tergantung masing-masing perusahaan.

T : Bagaimana dengan kualitas waktu ?

J : Kalau cetak ga lebih dari dua hari ya beritanya. Kalau online kan harus

terbit langsung kan, tapi online yag kecil dan scope pembacanya ga

banyak ya gapapa lupakan.



J : Secara coorporate kita ga ada masalah. Waktu itu krisis dwiling time kita

bsia selesaikan dengan baik. Krisinya dalam 2 bulan/ 3 bulan udah selesai.


Kita konsultasi dengan tim-tim yang berpengaruh ya. Mungkin tinggal

improve rprogram-program komunikasi aja. Mungkin belum banyak

seperti perusahaan seperti Garuda. Kalau mereka kan punya Cooporate

Event sendiri, kalau kita kan Humas kerjain juga CE, bidangnya kan beda-

beda. Garuda,Pertamina CE, punya khusus media, manajer media, beda

lagi media relations. Kalau kita msih tergabung organisasinya belum besar

Karena kira cakupanya empat provisni jadi sesuai dengan kebutuhan

perusahaan masing-masing. Mungkin ke eksternalnya event-event kita ga

terlalu banyak. Karena kita ga langung ke person kan. Kalau Pertamina

kan jualnya ke orang , Garuda juga jadinya costumer banget ya. Kalau kita

kan ke bisnis, pelayaran. Kegiatanya kan ga harus yang jor- joran banget

ya brandingnya. Tapi ga sebanyak perusahan yang seperti itu tapi perlu di

tingkatkan. Sekarang kita adakan acara berlangung lomba foto, workshop,

dan mau ngadain pertemuanHumas-humas BUMN kita jadi host nyaKalau

bisa minimal setiap bulan ada acara even itu goes to campus, for visit, atau

terima kunjungan. Itu sudah jadi program kerja setiap bulan ada kegiatan.

T : Bagaimana harapan atas pelaksanaan dan pekerjaan Bapak/ Ibu ?

J : Sebagi Humas pengen lebih bagus lagi lebih perform dan lebih bisa

menampikansesuatu yang berbeda kedepannya di 2017 . Kita harus beda

dari generasi sebelumnya. Lebih mengeliat lagi Humasnya. Walapun

terbatas SDM kitaharus ada kegiatan. Sarannya ke internalnya ke

peningkatan SDM, tiga orang bukan menghambat dan harus tetap

maksimal ya.

Saran CSR, belum kayak luar itu continue. Kita baru menuju kesana.

Mungkin ya kalau kita lihat perusahan luar programnya itu berkelanjutan

ya, mereka bicara soal sustainability. Itu perusahaan indonesia belum

aware, terutama BUMN dan Pelindo I mau menuju kearah itu. kaya

adanya kampung wisata. Walaupun pengelolaanya masih baru dan belum

masimal. Setidaknya yang ini lebih baik dari yang sebelumnya, kaya lebih

banyak ngasih bantuan-bantuan aja.









Tj.Mulia,

Medan.

Tujuan wawancara












T : Silahkan sebutkan tugas dan jabatan di Pelindo I ?

J : Kalau tugasnya saya ini endingnya itu akan menghasilkan laporan PKBL

namanya. Jadi terpisah laporan keuangan coorporate sama laporan

keuangan. Nah, jadi ndak sama sama disana, auditnya pun audit terpisah

keuangannya. Tidak disatukan karena perusahaan kasih dana ke PKBL dan


itu kita kelola sendiri dan salurkan sendiri. Dari perusahaan kita terima

kemudian itu yang kita salurkan.

T : Sebutkan gambaran tugas dari jabatan anda?

J : Disini bagian saya itu mulai dari input transaksi, menyusun laporan

keuangan sampai meng-update portal. Portal PKBL dan juga di

kementerian BUMN. Itu disini. Penyusunan anggaran juga disini dan juga

admisistrasi di bidang PKBL lah surat-menyurat semuanya disini.

Kita menyalurkan ada PK dan BL. Kalau PK ke pinjaman lunak untuk

mitra-mitra UKM yang belum bisa minjam ke bank. Karena syarat ke bank

‘kan banyak nih. Kalau kita lebih dipersingkat lagi. Yang penting

usahanya minimal berjalan sudah setahun dan yang pasti dekat dengan

lingkungan kerja kita. Jadi masyarakat juga bisa saling berbagi. Dan kita

terbuka ke masyarakat tidak tertutup. Baru-baru ini kita bedah rumah.

Termasuk rumah veteran, pahlawan kita. Kita bantu dan renov di semua

provinsi. Semua provinsi ada yang di-renov tapi paling banyak di

Pekanbaru dan Dumai.

T : Bagaimana pendapat anda tentang Perusahaan ?

J : Tentang Pelindo, kalau dibilang secara kinerja kalau Pelindo I itu satu

BUMN yang bakalan maju kedepannya dibandingkan Pelindo yang lain.

Dimana kinerjanya menunjukkan peningkatan setiap tahun. Begitu juga

dengan PKBLnya kita tetap menyalurkan. Kalau yang lain ‘kan kadang



perubahannya.


untuk masalah profesional nya sudah tidak diragukan lagi. Semua bekerja








J :Selain dibidang ini ikut sebagai pengawas Bidang Koperasi Pelindo I.


Apakah ini efektif?

J :Laporan yang kita terbitkan itu ada yang sebulan sekali,ada yang

pertriwulanan, ada yang tahunan. Bulanan dipakai untuk internal, tiga-

bulanan ke Kementerian BUMN Pemegang Saham. Tahunan juga kita

kirim ke pemegang saham. Anggaran juga kita kirim selain ke cabang dan

kementerian BUMN juga.

T : Bagaimana di dalam internal perusahaan?

J :Ke Bidang Akuntansi Manajemen, kemudian ke Bidang Corporate

Secretary di lantai 5 (lima) dan ke atasan kita Direktur Keuangan.

T :Bagaimana kualitas interaksi yang dilakukan?

J : Kalau mengenai laporan kita kan di targetkan ada waktu kalau ke kantor

pusat kita ada tenggat waktu. Kalau ke Kantor Pusat paling lama itu

tanggal 8 sudah selesai setiap bulannya. Nah, kalau untuk

penggabungannya kita kan ada 4 provinsi kurang lebih ada 12 cabang

paling lambat tanggal 15 setiap bulannya. Kalau untuk laporan

pertigabulanan itu, laporan tri-wulanan itu namanya harus selesai satu

bulan setelah triwulawan itu selesai. Nah, semuanya harus sudah

disampaikan ke pemegang saham atau kementerian. Pasti harus selalu

selalu tepat waktu. Karena secara administrasi kita dinilai kinerjanya. Dan

itu selalu tepat waktu bahkan selalu lebih cepat tidak pernah injure time

kecuali ada hal-hal tertentu lah. Misalkan laporan tahun auditnya belum


selesai, karena kita baru bisa buat laporan tahunan setelah audit. Karena

kita menunggu dari pihak ketiga lagi, laporan mereka itu yang akan kita

publish. Tapi itu jaranglah.

Untuk interaksinya lisan dan tulisan karena untuk auditor mereka pasti

perlu data kan. Misalnya mereka kalau minta data gak mungkin lisan kita

kasih apalagi laporan itu kan berbau angka mereka selalu minta yang

tertulis. Tapi kalau komunikasinya bisa melalui WA, telepon, surat

menyurat, email. Dan juga ada memo kecil, BBM dan semua di

manfaatkan line juga. Kalau formalnya lewat telepon, surat menyurat dan

email.

T :Bagaimana keefektifan saluran media komunikasinya ?

J : Interaksinya efektif banget, banget. Apalagi untuk yang eksternal. Karena

jaraknya Jakarta- Medan itu kan jauh ya. Makanya pergerakan email kita

itu udah padat, kita kan ada email coorporate itu ‘kan ada batasan

maksimalnya sekian MB (Megabyte) dan kalau enggak harus di hapus.

Makanya sebulan langsung penuh gitu karena kita balas dan attachment,

lampiran ‘kan by email semua dan kita disarankan pakai email cooporate

jangan pribadi kalau untuk pekerjaan. Itu kan untuk keabasahan data itu.

Jadi ketika mereka tanya ini dari siapa datanya mereka bisa lihat kan.

Makanya pakai email cooporate tidak pakai email pribadi.

T :Apakah Anda menerima informasi yang memadai? Apakah informasi itu

yang diperlukan ?

J : Memadai, karena gini, karena waktu kita attachment sesuatu, selain kita

attachment kita akan lampirkan gini “Kepada yang terhormat terlampir

kami sampaikan ini..,” jadi kita buat semacam memo lagi “Dan kami telah

menandai warna ini dan artinya ini”. Selain itu kita ada meeting, mereka

datang kemari kita sampaikan, jadi mereka juga sampaikan minta ini dan

minta dikirimkan jadi sudah sepaham dulu apa yang mereka minta dan

yang kita kirim. Supaya connect apa yang mereka minta. Bagian PKBL itu


batasnya Akuntansi Manajemen, paling Bidang Resiko, kita paling hanya

lima bidang yang terlibat dengan PKBL kayak CS Coorporate Secretary,

Akuntansi Manajemen, Mutu itu untuk updating SOP disitu, Bidang

Umum dan satu lagi SMO itu Strategic Manajemen Office itu di lantai

lima mereka itu untuk terkait dengan capaian target mereka selalu kontak

udah sampai mana realisasi setiap bulan.


tiga kali setahun kita pasti. Kaya akuntansi manajemen laporannya

menyatu disitu tahunan menyatu, triwulanan menyatu anggarannya

menyatu. Jadi lebih dari tiga kali setahun kita pasti interaksi. Apalagi ke

CS, kita salurkan suatu bantuan kita sampaikan ke media supaya mereka

updating berita di portalnya mereka. Itukan terkait dengan image

perusahaan.

T :Komunikasi ke cs gimana sih ?

J : Misalnya kita adakan event nih, misalnya kita pengen bantu nelayan-

nelayan di Belawan. Dana dari kita program dari kita dan kita pengen itu

menaikkan perusahaan. Kita kirim data melalui WA paling cepet WA ya

kalau ndakemail bila perlu mereka langsung turun langsung kesini. Karena

mereka mau buat press release ke Koran. Itu kita sampaikan dan mereka

publish. Kadang kan orang CS sibuk ya, kadang diluar kota, kita kirim

lewat WA baru mereka akhirnya kirim ke media.

T : Teknik pesan untuk informasikan program PKBL gimana ?

J : Kita kan selalu kerja sama dengan cabang. Jadi mereka siapkan dengan


sudah terinformasikan. Jadi kami hanya menampung yang mereka

perlukan itu kepada kami baru kami lanjutkan ke CS. Kami disini hanya

pembina cabang, kegiatan ada di cabang . Kalaupun ada sekali-sekali

disini itu paling untuk di lingkungan kantor pusat aja. Misalnya kek

kemarin kita ada acara HUT Pelindo kita bantu beberapa sarana ibadah


dan panti asuhan. Mereka kita undang langsung dan kita bekerja sama

dengan CS.



J : Prosesnya tetap harus melalui Direktur Keuangan. Semua kegiatan ini

harus disetujui Direktur Keuangan. Apapun yang kita usulkan kalau beliau

tidak setuju itu tidak akan jalan. Itu approval dari beliau. Berkaitan dengan

uang itu tetap dipegang Direktur Keuangan. Ga ada minimal rupiahnya

dan berbau dengan pengeluaran tetap dari Direktur Keuangan. Kita bisa

kasih usul tapi keputusan tetap. Untuk misalnya hal-hal kecil kaya kita

butuh kertas kita bisa kerja sama dengan bidang lain.



J : Enggak. Lancar. Apalagi kita kan sudah menggunakan sistem artinya

bisa dimana aja, kapan aja pembuatan keputusan itu tersampaikan. Ga

manual lagi, jadi melalui handphone aja beliau bisa kasih keputusan setuju

gitu. Jadi udah disposisi setuju itu. Dan itu resmi, jadi ga ada manual dan

menunggu gitu ga ada, jadi sistem semua dan cepat.

T :Bagaimana Anda menyesuaikan diri dengan tujuan organisasi?

J :Yang pertama, tetap harus memperbaiki kualitas diri. Mengikuti

perkembangan yang ada tidak bersifat pasif, peka terhadap lingkungan,

tidak monoton. Dan menambah ilmu dari bidang lain juga menambah satu

masukan yang diterima dari bidang lain. Kadang orang luar mau bertanya

jadi kita juga ndak mungkin punya kita aja yang kita tahu. Gitu.



J :Di 2016 itu PKBL itu bisa dibilang masih setengah sistem. Nah, ditahun

ini kita pakai sistem untuk semua kegiatannya. Sebelumnya kan masih


separuh-separuh ya. Jadi dengan adanya sistem akan lebih terbantu.

Karena kita minim SDM kan.




J : Informasi perusahaan ke pegawai sejauh ini cukup bagus. Karena kita

real time kita bisa lihat. Karena setiap ada yang mau diumumkan

disampaikan melalui email korporat. Itu ke masing-masing pegawai bisa

baca, baik liburan, mau cuti semua bisa baca. Misalnya ada SK kenaikan

gaji nih, jadi bisa dibaca aja. Email kita

Zimbra namanya. Misalnya ada acara ramah-tamah nih, disebar. Jadi

semua udah tahu gak ada nanya-nanya lagi. Dan disebar dari Bagian

Umum.



J : Kekuatannya saling mendukung dan saling membantu. Kekurangannya

mungkin, hmm.. agak tambah SDM aja, karena kita membina 12 cabang

dan kita di kantor pusat hanya ada 5 orang. Kemudian dibagi dua bagian

satu dibagian lapangan satu bagian laporan. Bagian lapangan butuh orang

juga. Karena kalau mau survey kita kesulitan untuk yang ada di kantor.

T :Apa yang menyenangkan Anda bekerja di organisasi ini ?

J : Seneng banget. Karena khusus di bidang ini bidang yang kompleks




banyak pengalaman. Baru-baru ini ke aceh, kita bantu. Artinya kita gerak.



J : Lingkungannya nyaman ya, pasti. Karena perlenngkapan kerjanya sudah





yang lain ga terganggu. Misalnya kemaren kita kedatangan penerima

beasiswa yang rame, padahal teman-teman disini butuh keheningan.



T :Bagaimana perencanaan komunikasi yang organisasi Anda konstruksikan


J : Kalau untuk perencanaan, artinya kalau di tahun sebelumnya komunikasi

kita udah bagus. Baik medianya, baik komunikasi handphone, WA, email

juga sudah. Paling untuk kedepanyya apa ya yang mau di tambah lagi.

Komunikasi lisan oke. Artinya kedepannya kita mempertahankan yang

sebelumnya. Karena sudah baik Kita gunakan semua media dan kita 24

jam bahkan diluar jam kerja kita tetap komunikasi. Kayak kemarin saya

cuti, kerjaan tetap jalan ga bisa di stop karena ada medianya. Kalau ada

urgent tetap dikerjakan dan kita bisa pilah yang mana yang harus

dikerjakan.

T : Gimana perencanaannya ?

J : Kalau untuk kegiatan program itu di Pak Syawal. Jadi bagian kakak

disini untuk menyusun laporannya. Kalau realisasi programnya itu ke

bagian lapangan. Jadi, misalnya kita ada bantuan ke Tomok bikin Desa

Bianaan. Mereka yang punya program dan merencanakan bagaimana

pogram itu terlaksana. Kalau kami menunggu hasil mereka di bidang

pelaporan. Sudah terealisasi belum atau udah sampai dimana. Kita ga

sama-sama riset awal, itu bidang mereka.


T : Tujuan perencanaan yang ada ?

J : Pastinya supaya baiklah. Karena segala sesuatu yang dadakan itu tidak

baik ya.


rancang?

J : Ada. Kalau untuk tertulis itu mungkin membutuhkan waktu. Mereka

biasanya komunikasi langsung aja ya ketika disalurkan ya. Lalu ditanya

sama mereka apa kendala, apa yang kurang. Itu pasti ditanyain mereka.

T : Kesesuaian perencanaan dengan pelaksanaannya gimana kak ?

J : Pernah ada ajukan proposal kaya Gereja. Misalnya ajukan proposalnya

untuk bantu lantai dikeramik. Nah, untuk proses proposal kan kita butuh

waktu,eh ,sepanjang perjalanan tiang asbesnya ambruk. “Buk, ini bisa ga

ya di ganti dan dan asbesnya aja diperbaiki?”. Kalau itu kita fleksible. “Oo,

gapapa bu, yang penting sebelum kita kasih duit fotokan bagaimana

kejadiannya dan setelah pakai duit itu untuk apa.” Itu jelas. Mereka kan

kasih feedback ke kita ucapan terima kasih dan foto-foto sesudah dan

sebelum. Komunikasinya lewat telepon bisa, kalau surat-menyurat

mungkin butuh waktu lama, jadi mereka tinggal laporan aja.

T : Kesesuaian khalayak sasaran dari PKBL gimana ?

J :Setiap kasih ‘kan kita kunjungin lagi kan. Misalnya bantuan ke

Masjid di Belawan untuk beli keramik, kita pantau sampai dia selesai.

“Jadi inilah pak, bantuan kemarin kita jadikan seperti ini..”, mereka

laporan. Kayak Masjid di Perawang, Masjid dibangun. Kita pantau

pembangunannya sampai selesai. Habis itu udah. Gitu

T : Bagaimana dengan kesesuaiannya?

J : Kalau kita kan melihat kegunaan dari yang kita bantu. Banyak bantuan

yang masuk kan, tapi kita lihat yang membutuhkan sekali. Karena dana

kita terbatas, ga mungkin semua terbantu. Kaya gempa, kan tidak kita


rencanakan dan tidak dianggarkan. Dana juga ga ada, kalaupun ada kecil,

hanya 10 juta padahal yang mau kita bantu kita butuh 300 juta-an. Itukan

mau gak mau harus ngambil keputusan, karena ini itu butuh lho. Kita

bantu kesana, mau ga mau kita harus switching namanya. Switching itu

misalnya tadi anggaran untuk penanaman pohon kita alihkan kesitu

sebagian. Jadi gitu melihat sesuai kebutuhan.

T : Kalau evaluasi keseluruhan program komunikasi seperti apa ?

J : Biasanya CS dengan kita selalu ini, kita sudah terbitkan berita mereka

selalu kirim ke kita surat kabarnya, kita baca. Misalnya sudah terbit di

portal atau di website kita, kita baca. Jadi kalau ada yang perlu

diklarifikasi atau apa gitu. Tapi biasanya sebelum mereka naik cetak,

mereka kasih dulu ke kita untuk revisi. Mana tahu ada salah ketik dan

salah komunikasi, itu via WA. Jadi komunikasi kekita dulu baru naik

cetak.

Kalau pertemuan khusus dan evaluasi lebih diserahkan ke cabang. Karena

‘kan kayak bantuan itu kita menyalurkannya lewat cabang. Kalau acara

tertentu yang di pusat paling kan ceremonial yang setahun paling dua kali

dikerjakan. Untuk yang dicabang kan mereka selalu kunjungi lagi sudah

dimana, gitu. Kendalanya memang di SDM baik di kita dan cabang

kurang. Makanya kadang mereka sabtu-minggu mereka mau kelapangan

karena SDM kurang ya mau gak mau.

T : Cara mengatasi hambatan komunikasi seperti apa ?

J : Yang menghambat ke divisi lain ga ada. Karena semua media bisa

dipergunakan. Baik telepon kantor, email atau WA. paling di masyarakat

diwaktu sih, kadang waktu kita dengan mereka ga ketemu. Solusinya ya

on call juga kalau masih bisa on call, kalau ga bisa connect kita kunjungan

langung.

T : Sebelum wawancara ini diakhiri, mungkin Bapak / Ibu ada saran-saran



J :Masyarakat, khususnya yang menerima bantuan setidaknya ikut

mendukung kegiatan perusahaan yang dilingkungannya. Contohnya kayak

di Belawan kita ada pelabuhan di sana, baik masyarakat yang menerima

langsung ataupun tidak langung, ikut berpartisipasi harapannya. Minimal,

pelabuhan tidak dikotorin dan kalau ada kegiatan apa didukung. Itu aja sih.

Artinya feedback, kalau kita menguntungkan, untung kita itu akan kita

sebarkan lagi ke masyarakat yang disitu juga karena ga akan jauh-jauh

dari situ. Karena sudah tanggung jawab kita, ketika kita mempunyai

keuntungan perusahaan bisa mencari laba, itu harus kita sebar lagi ke

masayrakat. Itu sudah diundang-undangkan jadi wajib. Saling mendukung

lah dan sama-sama. Kadang kan ada sekelompok orang yang mau merusak

perusahaan, maunya sama-sama memajukan. Kita maju pasti masyarakat

juga akan diperhatikan. Tugas kami di PKBL kami memperhatikan

masyarakat di sekitar wilayah kerja.

Kalau masukan tentang PKBL, perencanaan kan itu selalu buat yang

namanya anggaran tahunan. Kegiatan yang akan kita lakukan itu sudah

dianggarkan terlebih dahulu. Baik uangnya dan kegiatanya. Paling cara

mengkomunikasikannya untukn yang mana duluan yang kita laksanakan.

Karena kadang-kadang kita melihat situasi, ini perlu nih kayaknya di awal

tahun ni, atau dipertengahan tahun. Itu udah kita map-ing duluan. Jadi

ketersediaan antara kegiatan dan uangnya pas. Ga mungkin kegiatan tanpa

duit. Dibulan 6 misalnya kita libur sekolah nih, misalnya di awal 2016 kita

udah susun untuk dilakukan tahun ini.

Untuk tahun 2015 semua kegiatan 100% bisa di bilang berjalan. Serapan

anggaran 100% lebih malah. Baik PK ataupun BL juga lebih. Komunikasi

kami juga pasti sudah pas makanya bisa terserap semua.

Saran :

Kalau ke masyarakat supaya mendukung supaya kami lebih

memperhatikan masyarakat. Kalau secara internal apa ya, yang pasti kita

butuh tambahan SDM aja. Karena kita Cuma lima orang menangani 12


cabang. Idealnya mininal 8 orang. Karena kita kadang ada yang ke Aceh,

dinas ke Jakarta. Kalau RKB sesuai dengan sub bidang kan kaya kami

bidang lapangan dan laporan. Jadi udah tahu misalnya mereka butuh data

tahu tanya ke kami bagian laporan kalau nanya proses itu kita ke bagian

lapangan. Maunya masyarakat menyadari kalau kita membantu mereka

jangan anggap kita merusak atau sebagainya. Kadang komunikasi dalam

masyarakat kurang pas, karena sering hanya pengurus atau pimpinannya

aja yang tahu. Jadi infonya kurang disebar. Apalagi misalnya sarana

ibadah di lingkungan kami ini, yang tahu hanya pegurusnya. Ga mungkin

kan kita buat ceremonial, padahal mereka dapat bantuannya hanya lima

juta biaya ceremonialnya 10 juta kan ga mungkin kan. Publikasinya itu

lebih ke CS, karena kalau kita masukkan lagi ke media ga mungkin karena

itu sudah lahan mereka. Kita kerja sama dan kita cuma kasih informasi aja,

nanti mereka yang teruskan.




Alamat : Medan


HUMAS Pelindo I


Durasi Wawancara : 66 menit 55 detik


Tj.Mulia, Medan.

Tujuan wawancara












T : Sebutkan jabatan anda di Pelindo I ?

J : Aku ‘kan langsung di bawah Coorporate secretary. Jadi CS Bidang yang

langsung di bawah direksi untuk menangani semua kegiatan direksi dan

pintu komunikasi perusahaan. jadi semua surat menyurat yang misalnya

kita gak tahu tujuan pastinya biasanya ke cooporate secreteary.


Pintu utama komunikasi ke Coorporate secretary, api banyak bidang di

bawahnya, ada humas, ada hi, ada hi antar lembaga kesektretariatan

khusus untuk direksi khusus untuk urusan rapat, kemudian satu lagi

perwakilan di jakarta. Jadi aku langsung di bawahCoorporate secretary

sebagai Asisten Coorporate secretaryHubungan Masyarakat yang

membawahi 26 cabang ya.

T : Sebutkan tugas dari jabatan anda?

J : Tugasnya sih untuk komunikasi internal-eksternal ya, kemudian juga kita

menjaga maintain coorporate reputation, terus kita juga terkait publikasi

dokumentasi perusahaan. Terus juga yang berhubungan dengan publik,

baik eksternal maupun internal. Internal lebih ke karyawan kalau eksternal

lebih ke stakeholder, media, masyarakat, goverment, dan juga untuk

maintain coorporate reputation.

T : Sebutkan tanggung jawab resmi Saudara dan juga pola kerja.

J : Aku di bawah langsung cooporate secsretary. Bertanggung jawab

didalam humas jadi semua media analisis, monitoring itu dibawah kita

terkait isu-isu. Itu ga hanya di kantor pusat, ga cuma di medan , Belawan

tapi di semua cabang itu kan di bawah monitornya Humas coorporate.

Bimbingan terhadap pelatihan humas-humas cabang itu dibawah

jabatanku. Kita adakan perkumpulan setiap tahun untuk humas-humas

cabang, kita juga terima masukan seperti raker tapi pelatihan juga. Mereka

butuh pelatihan apa kita kita adakan setiap tahun.

Tahun 2016, November kemarin kita kerjain, mungkin lebih meng-

improve keahlian humas diseluruh cabang. Dicabang banyak mungkin

mereka yang backgroundnya bukan humas. Jadi pasti tidak terlalu tahu

sebagai batas apa dia menyampaikan infomasi, bagaimana berhadapan

dengan media, seperti apa sih kuasa dia terhadap informasi perusahaan,

nah, disitu kita sharing, mengundang pakar dan ahli. Mereka jadi tahu

bagaimana berhadapan dengan jurnalis, bagaimana menulis berita,

setidaknya release untuk syarat untuk terbit ke media, bagaimana



disesuaikan dengan release dan krisis perusahaan. tergantung isu yang

dibutuhkan dan lagi in yang dibutuh diketahui oleh Humas.


Apakah ini efektif?

J : Aktivitas kerja yang tiap hari kaya media monitoring itu langsung ke

direksi. Tapi kalau ke atasan udah pasti. Tapi kan kita coorporate event

dibawah kita juga sama bidang umum. Misalnya program branding yang

kita lakukan kita ngadain meeting, atau acara lomba foto, workshop sejenis

komunitas, laporannya pasti ke direksi, laporan langsung ke cooporate

secretary. Kegiatannya kan banyak media gathering, media tour, media

for visit, media visit itu dari segi media.

Kalau internal ada lagi kegiatannya, kalau eksternalnya kita ngadain event

ke komunitas kaya lomba foto, lomba tulis, kia adain acara lomba di


perusahaan kita.



campus, kita cerita isu-isu perushaan atau apa yang perlu kita share ke

masyarakat. Jadi mereka tahu tentang Pelindo. Dan itu juga meningkatkan

atraktif atau keinginan masyarakat ga cuma dari masyrakat publik tapi

juga dari mahasiswa untuk tertarik ke Pelindo.

T : sebutkan strategi komunikasi dan koordinasi program PKBL dengan

bagian keuangan?

J : Beda-beda tiap perusahaan untuk csr, ada yang dibawah CS, ada d bawah

CC. Kalau kita ga ada CC. Kalau Pelindo kita berada di keuangan, jadi

langsung dipegang dibawah direkturnya keuangan. Kalau corsec dibawah

dirut langsung. Tapi CSR tidak harus dari bagian PKBL. Bisa juga dari

kita, misalnya kami sinergi dengan media kita bagi-bagi sepatu atau bagi

sesuatu yang kecil yang uangnya kecil. Kalau budget-nya banyak itu kan

pasti membutuhkab biaya kbl, biaya CSR khusus biayanya. Tapi biaya


yang kita keluarkan seperti memberi sesuatu yang ada program sosialiasi

ke anak-anak ttg pelindo, bagi-bagi sepatu, bagi-bagi buku. Nah, itukan

hal-hal kecil tapi berdampak besar. Itu kadang kita kerjain sendiri.

Kita untuk CSR tetap koordinasi lebih ke program yang besar kayak di

Danau Toba, punya Kampung Binaan Pelindo I, itu baru. Disana kita

berusaha menjaga agar tetap kontiniu, tidak hanya kasih donasi. Kalau

donasi itu kan bersifat sekali aja. Kalau ini kita tingkatkan

perekonomiannya. Kita juga ada program terbesar seperti Bedah rumah,

itu ga satu atau dua aja tapi di semua wilayah, empat provinsi.


Tapi kalau misalnya kasih bantuan 5jt-10 jt dari CSR dan hanya


mengangkat nama perusahaan. karna gini, kit menyebar informasi itu


berbagai program CSR, kita bikin release CSR atau dana kemitraan yang



berita, kira release berita. Misalnya bukan tentang kemajuan perusahaan

kita belum update datanya tentang data, yaudah CSR bisa di mainkan.

Tapi enggak yang besar-besar aja, kita koordinasi kita juga ngasih bantuan


Contohnya berbagi sepatu bekerja sama dengan sindo waktu itu. Dengan

biaya lima juta kita bagikan ke 50 anak. Jadi mereka dapat, kita langusng

kasih dan coaching, sharing dan motivasi mereka orang-orang miskin yang

kurang mampu Akhirnya itu di sahre ke media massa besar-besaran

padahal sumbangan kita Cuma 5 juta aja. Kalau kayak sumbangan uang

5juta itu kurang kuat untuk di share. Jadi untuk koordinasi pasti, PKBL

selalu komunikasi sama kita. Apalahi kalau itu bantuannya memang

penting.

Kadang mereka yang hubungi, atau kita dapat infonya dari manajemen,

kita langsung konsepin release, undang media.


Tapi itu karna kita beda bidang ya, kalau sama juga kita bisa bikin sebuah

program apa ya kaya kerja sama dengan rumah zakat. ( salah satu staf

meminta tanda tangan dan penjelasan akan beberapa hal )

T : Pernah melakukan Audit Komunikasi di perusahaan ?

Kalau audit kita ada sebenarnya, tapi lebih ke corp-reputasion. Kaya CII

kita bikin survai ya. Kita bikin survai tentang reputasi pelindo I itu kan

program komunikasinya gimana. ke eksternalnya kita adakan. Kalau lebih

ke audit value PR kita lebih monitoring ke media kita meng-audit

sehinggadisitu nanti kita tahu posisi nilai yang keluar dan nilai yang

seharusnya di bayarkan ke media. Audit internal kita audit terhadap

pemberitaan. PR value namanya. Kemudian Eksternalnya lebih tentang

reputation kita. CII Coorporate Image Indeks nya.

T : Interkasi dan komunikasi kepada siapa aja dan gimana kualitasnya ?

J : Kalau dari CS pasti ke semua bidang ya. Karena kita mengupdate semua

informasi dari semua bidang. Kalau komunikasi sih ga ada masalah

Kalau internal komunikasi yang kita lakukan kita ada sharing sesion

internal , itu kita yang lakukan . Kita mengundang pihak luar untuk

improve” yang perlu diketahui oleh karyawan.



beda sih.

Misalnya kita punya koneksi dari luar dari pelabuhan luar tuh kemarin.

Mereka pernah dari luar adain sahring sesion ttg port security, gitu-gitu.

Kita lebih banyak fokus ke eksternal ya. Karna kebanyakan komunikasi

internal itu banyak dilakukan bidang SDM atau kesejahteraan atau bidang

umum. Kita ada juga tapi persenatasenya lebih banyakan ke eksternal.

Mailing list, kita share email blast gitu ke kawyaran, portal untuk

karyawan tergantung kawyawan aktif atau tidak ya, kita juga ada majalah

internal, kita juga update di website, kita kirim email yan bentuk Pdf

mereka bisa baca, medsos kaya instagram dan twitter.


Setiap karyawan pasti ngikutin Fanpage nya pelindo. Mereka lebih suka

lihat di fanpage, medsos, mailblast, jadi mereka bisa tahu informais yang


infonya. Adanya juga kita email (mailbalst)

T : Seperti apa perputaran informasi dalam perusahaan ?

J : Dari tiga tahun yang lalu bagusan sekarang. Sistem IT sekarang sudah

meningkat. Sistem IT yang duluya tidak ada chat-chat untuk portal

sekarang udah ada, trus dari emailnya pun improve nya meningkat, jadikan

koneksi karyawan semakin bagus. Truskan dulu medsos belum terlalu

hidup, walaupun fb udah dari dulu. Medsos pelindo I juga baru. Pas aku

baru masuk belum ada medsosnya , setelah itu baru kita baru bikin.

Komunikasi makinlancar, kita ada grup WA tertentu, ada untuk direksi ada

humas untuk cabang-cabang. Ajdi kegiatan humas cabang itu di share di

grup. Terus kalau nanti bagsu kita share di medsos kita. Dan semua cabang

punya medsos sendiri, tapi kita juga puya medsos coorporate.

Dibandingkan 3 tahun lalu sangat berbeda.

Ada hubungnanya dengan logo yang baru, tapi sebelum itu udah mulai

meningkat. Logo baru kan mulai dari 2015. Setahun sebeum itu medsos itu

udah bukak. Namun direksi kan belum announced kan banget terhadap

medsos.

Sejak menteri BUMN lini sumarno itukan semua BUMN kan punya salam

sinergi. Bumn hadir untuk negeri. Dimana bumn diusahakan untuk bekerja

sama dengan sesama bumn. Menyatukan bumn yang dulu egosesntris,

“gua ga pduli garuda, ga peduli ini, itu gitu lo” ga merasa saudara. Jadi

sekarang bumn itu hidup, sudah ada keterikatan. Misalnya khusus

dibidang kemaritiman, hotel jadi ada grup-grup masing-masing oleh buk

menteri dan buk menteri itu sangat aware terhadap publikasi terhadap

branding.


Nah, itu semua diturunkan ke semua dirut BUMN. Berjiwa muda berjiwa

marketers, akhirnya dari dirut menurunkan kesemua karyawannya. Sejak

itu semakin bagus , sejak Pakjokowi memerintah.

Tapi pelindo I sendiri sudah ada medsos, sebelum 2015. Cuman, kan

belum semua karyawan punya medsos. Kalau skarang mereka dihimbau

untuk punya medsos supaya bisa tweet/ share info yang kita share.

Kalau pelindo I, kita juga punya change manajemen. Itu untuk mengubah

karyawan bekerja dnegan budaya bayu, lebih modern. Kita juga ada

perlombaan antar bidang tentang budaya perusahaan. jjadi CS itu di share

sama pelindo I. Nah, ajdi setiap bidang itu improve apa dari bidangnya.

Dari 3 tahun lalau secara cooporate banyak banget berubah. Untuk corsec

sendiri banyak berubah. Akrena arahan direksinya langsung dari dirut.




J : Iyalah. Kita kan ada rapat kerja setahun.

Tapi tetap dari corsec, tapi biaya itu tetap ke direksi. Kalau dibidangku

sendiri, humas ini sendiri aku langsung. Tapi kalau terkait resiko, biaya

itukan harus diketahui atasan , corsec. Tapi kalau itu tidak beresiko besar

dan tidak substansial itu gapapa. Tapi kalau terkait brand dan biaya itu di

corsec.



J : Itu banyak sih. Kan bisa konflik ke eksternal itu ke media. Kaya mau

salah paham yaa.Kalau konflik internal ya antar karyawan. Kalau dihumas

ga ada karna kita kek temen aja. Jadi kalau mereka adamasalah ya cerita

aja. Kalau misskom kita sharing aja, dan setiap minggu kita ada rapat kan

jadi bisa berbagi dengan corsec dan sub-sub bidang.



J : Improve tentang pelabuhan. Kalau diumas kita seolah-olah ahrus tahu

semuanya. Di luar kita harus terlihat seperti tahu semua. Kalau humas itu

kan juru bicara, tapi mungkin kita ga tahu teknis. Dan itu wajarkan ga tahy

semua org tahu semua hal.tapi kan org akan nanya ke humas, ajdi kita

setidaknya tahu basic-basic aja. Kita nanya ke bidang tentang untuk update

ttg presentasi perusahaan atau isu-isu.

Walaupun ga tahu dan media nanya kita coba jawab senormatif mungkin

oke, nanti yaa atau apa. Terkait ekerjaan memang menantang, org akan

tanya ke humas bukan ke teknik atau operasi. Itu kan tentang bicara

kelaur, walalupun kita ga tahu kita minimal tahu basicnya aja.misalnya ini

kenapa kapalnya tenggelam karna apa. Aau alur pelayarannya kenapa

cuman segini. Itukan yang tahun orang trknik kan. Nah itu gimana caranya

berkomunikasi dan story telling ke media. Jadi harsu tahu isu-isu juga dan

ga hanya pelido tapi nasional dan dunia/ . Karna pelayaran kan duria ya.

Kaya marshland keanpa ttup. Minimal tahu ada isunya.

Harus tahu juga isu perusahaan. kalau hobi, ini menyenangkan ya karna

bisa tahu info semuanya walaupun basic. Karena akses nya kan ga semua

bidang bebas kasih info. Tapi kalau humas lebih gampang. Kalau yang

lain mereka bisa aja untuk kebutuhan bukan untuk perusahaan bisa ajaa..



J : Kelebihannya kita obilitas dan dinamis. Akrna sesuaiakna dengan isu,

direksi. Tapi punya pakem sendiri.

Kita tahu banyak informasi. Orang-orang akan tanya ke humas nanti baru

kita yang bantuin gitu. Orang-orang dariinternal juga banya nanya. Ini apa

sih, gimana gitu-gitu.

Kerja disin kan harus punya passion ya yang hobi bersosialisasi. Kalau org

yang tidak suka dan sukanya kaya administrasi, data base, kaya keuangan

itu agak susah. Pasti bakalan tertekan karna harus kesana dan kesini.

Karna mobiliasnya tinggi.


Dan ketemu media ga semua orang suka sosialisasi media. Misalnya

mereka harus ikut tipsementara dia ga ngomong, atau media tanya ini atau

itu padahal kita ga tahu semua. Atau kenapa itu tanah limbah atau apa

padahal media suka iseng kan, padahal belum tentu benar.itu ahrus

passion, jiwanya harus jiwa komunikasi.

Kelemahannya apa ya, kalau orang mikir apaan corsec ga belajar

tekniknya. Ga koor memang ga koor. Tapi kan kita gerbang utama keluar.

Msialnya ada krisis yang di tanya itu humas dan corsec.

Misalnya ada alat amruk tiba”, yang tidanya itu dari luar pasti humas.

Memang tidak koor.

Koor pelindo I kan kapal, barang, peralatan. Masksunya lebih ke maritim

bsinsinya gitu lo, servise nya langsung itu atau kontainer. Kegiatan

utamanya pelindo satu itulah koornya.

Kalau kita kan supporting ya. Karna humas itu profesi, Pritu profesi.

Banyak perusahaan bumn, bumd dan pemerintah banyak ga menaydari

pentingnya PR. Mereka masih memakai hums, harusnya sih di ganti PR

biar lebih luas cakupannya. Kita sih menuju kesana mau ganti, kebetulan

lagi di urut,kalau dirut udah bilang ganti nama PR.

Jadi kita tidak koor bisnis, tapi keberadaan penting. Karen sumber

informasi itu dari sini. Misalnya ada krisis, kit aga tahu apa-apa kita yang

jawab.

Misalnya bidang yang salah, kita yang tanguung jawab. Orang luar kan ga

mau tahu tentang internal kita kan, yang mereka tahu siapa yang bicara

kedepan. Kalau kita lihat dari koor mungkin bidang lain melihat kita

memang ga penting, tapi kita penting gitu lo. Nilai jual perusahaan itu

dilihat dari rpeutasionnya. Walaupun perusahaannya biasa aja tapi

reputasinya basgu. Karen pintar kemas komuniasi ke laur. Sama kaya

maakanan padahal ga enak packagingnya bagsu. Orang ajdi tertarik. Tapi

kalau bisa bagsu semua ya.



J : Pak jokowi, pemerintah fokus ke laut ya, bidang amritim. Kerjanya ya

seneng karena memang kan kita bekerja di bidang yang sedang diidolakan.

Fokus maritm ini kan terkait perekonomian bangsa,

( ada oembagian sepatu dari perusahaan )


J : sebelumnya Lingkunag kerja masih seperti BUMN ya. Saya org luar pas

pertamasekal masuk itu agak kaget. Tapisekarang mulai berubah. Itu

dipengarhi oleh pemimpin ya. Yang sekarang itu bagsu. Karyawannya

juga terbukak gitu lho. Udah banyakyang muda-muda. Sudah mulai

berubah ya. Wallaupun belum seperti perusaahaan mutinasional kaya

garuda, pertamina.

Kita kan bukan BUMN besar ya, tapi kita diperhitungkan sama

kementrian. Kan pelabuhan ada 4, dan sari semuanya perumbuhan

keuangdan dan keselurhan nya pelindo I yang paling bagus.



J : Kalau terkait CSR kita share itu tergantung isu nya. Analisisnya itu

setelah tayang dan di evaluasi. Nantikan ada laporan setiap pagi berita apa

aja yang keluar. Kemudian kita ukur dari biaya yang kita keluarkan.

Biasanya biayanya kan nol kalau kirim release kan ga ada biaya.

Kecuali kita adakan temu pers, atau apa gitu kan. Mungkin ada biaya

disitu, tapikan biaya disitu dengan biaya di koran” lebih tinggi biaya

publikasi di media masa.

Kita analisis nilai beritanya. Kalau detil medianya yang dipilih ada

beberapa pertimbangan tapi ga rutin, kita lihat scopenya aja nasional sama

lokal. Kecuali media indonesia, kita hitung dari nilai beritanya. Kalau ke

media nasional kan kita kasih nilai beritanya tinggi. Kita lihat kaya media

online nih, kalau biasa-biasa aja gitu, online lokal, kita share aja

infomasinya. Tapi untuk CSR kecenderungan tidak ada masalah dengan

media nasional karena merupakan bantuan kan.


T : Sinkroninasi CSR dengan Image Building

J : Biasaya kan masyarakat tahu, biasanya kemitraan nih, sekalipun setiap

BUMN punya kemitraan ya. Oh, ternyata pelindo I ada kemitraan.

Kemitraan dengan UKM-UKM yang tidak punya biaya mereka kasih

pinjaman lunak dengan biaya/ bunga yang murah. Dengan tersharenya

media kan masyarakat yang membutuhkan jadi tahu ada program CSR

pelindo I, jadi masayrakat bisa tahu dan coba.

Kalau misalnya untuk kegiatan CSR lainnya kita bisa share kaya pelatihan

yang diberikan, lebih terpublish sehingga msy tahu, goverment tahu. Kalau

gverment tahu berarti ternilai progress kerja CSR.

Mereka punya laporan sendiri ke kementrian BUMN. Dan itu ada kegiatan

CSR bersama dnengan kementrian BUMN ada jga sehingga ada sinerji.

Jadi tidak hanya MoU, kerja sama bisnis, tpi CSR juga.

Jadi kalau gitu di pantau sama kemebumn, dan itu kan di laporin. Kita

dikasih budget sama bumn berapa yang dikeluarkan untu CSR sesuai

dnegan laba. Jadi oemerintah tahu. Sepeti apa CSR kita atau sebagai

macamnya. Bukti-buktinya ya media massa mereka bisa ajdikan lampiran

bukti selain beri bantuan langsungitu.

T : seperti apa pendapat Anda mengenai informasi yang berkualitas?

J : Info berkualitas yang kita terima itu lebih ke masukan untuk improve kita

ya. Email kita bisa kirim ktitikan , masukan, laporan.

Kita ada contact center yang bida dihubungi juga. Walaupun belum

terputas ya, menuju ke terpusat memang, kaya 517 gitu-gitu ya. Tapi kita

masih di cabang-cabang terbesar dan kantor pusat.

Info yang kita share ya kita berharpa info yang kita share itu menjadi

berguna bagi stakeholder dan para investor,

Jadi bisa menarik investor, akademisi atau mahasiswa, pelajar. Dari

berbagai segi. Akademisis mungkin tertarik untuk mempelajari pelindo

atau sebagai macemnya menganalisis atau peneltiian. Untuk mahasiswa

tertarik untuk bekerja di pelindo. Untuk investor mungiin ingin bekerja


sama dengan pelindo. Jadi info yang kita share itu ada nilai tambah bagi

pembaca. Investor mungkin ternyata pelindo ada ini, jadi mereka tertarik

dan contact ke pelindo, akhirnya ada kunjungan, dll. Jadi ada dampaknya

info yang kita sebar, info yang kita terima yangkritik yang membangun

maupun pelapran di luar CGC, Good Governance ya baik yang melanggar,

pungli silahkan laprin aja jadi kita tahu untuk improve selanjutnya. Akrna

dilapangan snagat besar ya.

Kita ada khusus email pelaorankalau misalnya pungli. Kita bikin fliyer

untuk semua.

Kita juga berusaha pembayaran transaksi di operasional tidak dengan tunai

lagi, kalau tunai kita kena charge kalau dicabang-cabang.



J : Semua yang kita kirim ke temen-temen media semuanya masuk.

Mungkin untuk temen nasional ga semua masuk kan karena terbatas. Jadi

misalnya harapan kita keluar di emdia massa besar kaya kompas kan,

akrena tergantung isu dan minimum untuk berita sendiri. Kita juga kerja

sama dengan emdia antara dans ejauh ini selalu keluar ya.

T : Evaluasi manajemen seperti apa ?

J : Kalau terkait CSR ga ada masalah. Kalau khusus CSR ga ada masalah

ya. Kita juga tergantung isu nya, kalau msialnya perlu kita buat

manajemen isu bikin isu sendiri. Tapi sekarang kita lagi stabil ya. Paling

kita Informasiin ya memang paling tentang atrget 2017 gitu gitu. Kalau

CSR progrmnya udah kita share, kalau sekarang kita belumada share

program CSR. Paling kalau misalnya krisis baru kita keluarin stock-stock

berita kita. Tergantung isunya gitu.

Kalau release minimum 4 kali,

Kalau relase kita dapar 8 atau 10 kali kita ngirim dalam sebulan.


Kaau biaya kita punya anggaran setahun, kalau SDM secara jumlah kurang

karena ada yang pensium. Untuk idealnya 5 orangnya sekarang readinya 3

orang. Tergantung amsing-masing perusahaan.

T : bagaimana dengan kualitas waktu ?

Kalau cetak ga lebih dari 2 hari ya beritanya

Kalau online kan ahrus terbit langsung kan, tapi online yag kecil dan scope

pembanyanya ga banyak ya gapapa lupakan.



J : secara coorporate kita ga ada masalah. Waktu itu krisis dwiloing time

kita bsia selesaikan dengan baik. Krisinya dalam 2 bulan/ 3 bulan udah

selesai.

Kita konsultasi dengan timtim yang berpegaruh ya. Mungkin tinggal

improve rprogram-program komuniaksi aja. Mungkin belum banayk

seperit perusahaan seperti garuda. Kalau mereka kan punya cooporate

event sendiri, kalau kita kan humas kerjain juga CE, bidangnya kan beda-

beda. Garuda pertamina CE, punya khsuus media, manajer media beda lagi

media relations. Kalau kita msih tergabung organsiaisnya belum besar

akrna kira cakupanya 4 provisni jadi sesuai dengan kebutuhan oerusahaan

masing-masing. Ungkin ke eksternlanya event-event kita ga terlalu

banyak. Karan kit aga langung ke person kan.

Kalau pertamina kan jualnya ke orang , garuda juga jadinya costumen

banget yaa

Kalau kita kan ke bisnis,pelayaran. Kegiatanya kan ga ahrus yang jor joran

banget ya brandingnya

Tapi ga sebanyak perusahan yang seperti itu tpai perlu di tingkatkkna.

Sekarng kita dakan acara berlangung lomba foto, workshop, dan mau

ngadain pertemua humas-umas BUMN kita jadi host nya


Kalau bsia minimal setiap bulan ada acra even itu goes to campus, for

visit, atau terima kunjungan. Itu sudha jadi program kerja setiap bulan ada

kegiatan.

T : Bagaimana harapan atas pelaksaanaan dan pekerjaan Bapak/ Ibu ?

J : Sebagi humas pengen lebih bagus lagi lebih perform dan lebih bisa

menampikans esuatu yang berbed kedepannya Di 2017 . kita harus beda

dari generasi sebelumnya. Lebih mngeeliat lagi humasnya. Wallapun

terbatas sdm kit ahrus ada kegiatan.

Saranya ke internalnya ke peningkatan SDM, 3 org bukan menghambat

dan harus ttp maksimal ya.

Saran CSR, belum kayak luar itu continue. Kita baru menuju kesana.

Mungkin ya kalau kita lihat perusahan luar programnya itu berkelanjutan

ya, merek bicara soal sustaiinability. Itu perusahaan indonesia belum

aware, terutama BUMN dan pelindo I mau menuju kearah itu. kaya adanya

kampung wisata. Wallaupun pengelolaanya masih barudan bellum

masimal. Setidaknya yang ini lebih baik dair yang sebelumnya/ , kaya

lebih banyak ngasih bantuan” aja.




Alamat : Tanjung Mulia, Medan.



Durasi Wawancara : 45 Menit


Tj.Mulia, Medan.

Tujuan wawancara













sekarang?

J : Pola kerja unit kita itu sebagai pembina ke cabang. Kita membawahai 12


sebenarnya terbagi dua, kalau saya itu bagian PK atau kemitraan. Ini

berupa saluran dana ke masyarakat yang kurang mampu. Jadi kita

verifikasi dulu untuk saluran dana kemitraan yang akan dikeluarkan dan


seleksi setiap proposal yang masuk dari seluruh cabang. Sebagai staf

pelaksana, kita juga sebagai pembina pelaksanaan PKBL diseluruh cabang

dalam 4 provinsi yang ada. Terkadang kita juga turun lapangan ke wilayah

yang dekat untuk di monitoring.


Apakah ini efektif?

J : Ke atasan langsung. Lalu atasan berhubungan ke direksi sampai ke atas

bahkan sampai ke dirut (direktur utama).



J : Iya kita pasti berinteraksi. Interaksi ke atasan dan ke sesama karyawan

ya. Kita terus berkomunikasi via apa aja yang penting kerjaan sama-sama

tahu. Kita sudah lebih sistem sekarang pakai e-mail, kalau seperti rekan

saya di bagian laporan mereka punya portal kementerian, dan semua media

kita pakai.


diperlukan ?

J : Jelas, bagus. Kalau tahun 2015 itu kita masih manual ya, kalau sekarang



J : Kalau informasi itu tergantung direksi dan kesediaanya di tempat. Karena

setiap proses di PKBL ini, semua harus atas persetujuan direksi. Jadi kalau

direksi tidak ditempat, kadang untuk informasi keputusan agak terhambat

sedikit.




J : Keputusan itu dari atasan, kemudian kita kerjakan. Misalnya dari pihak

manajemen, contohnya Masjid yang diberi saluran bantuan dana sebesar

50 juta, kita melalui rapat direksi untuk ambil keputusannya dan tu

biasanya bersifat tertulis ya. Kalau keputusan yang kecil misalnya 5 juta ,

itu juga harus keputusan direksi. Kalau bagian saya itu verifikasi saja.

Proposal yang masuk apakah sudah sesuai prosedur yang diminta apa

belum. Sehingga kita lakukan cek dan re-cek dan memutuskan hasil dari

proposal tersebut. Lalu untuk hasil verifikasi, proposal yang diperoleh dari

semua cabang perusahaan kita periksa dan kemudian hasilnya kita

serahkan ke atasan bahkan sampai ke dirut.

T : Apakah ada perbedaan pendekatan dalam membuat keputusan organisasi

? Masalah yang berat, ringan, dan sederhana?

J : Jabatan saya tidak berwenang disitu. Saya tunggu keputusan dari atasan

aja, baru kerjakan. Semua keputusan di ambil oleh atasan.



Kalau saya pribadi belum mengalami ga tahu kalau yang lain. Koordinasi

kita baik. Kita juga ada RKB (Rapat Kerja Bulanan) setiap bidang. Jadi

RKB itu dibagikan setiap tugas perbidang dan sub-bidang, jadi udah tahu

masing-masing.


J : Sesuaikan dengan job kerja masing-masing, komunikasi dengan sharing.



J : Ya harapannya, bantuan itu supaya tepat sasaran, yang menerima bantuan

masyarakat jangan sekedar dibantu saja tapi supaya tersimpan dihati

masyarakat. Sehingga tujuan kita tercapai untuk membantu masyarakat.




J : Lebih ke masukan dan saran atau kritikan boleh diajukan tapi jarang

kalau kita ya. Tapi biasanya dapat disampaikan juga melalui SP untuk staf.




J : Melalui RKB. Secara kualitas bagus karena semua bidang tugasnya

disampaikan dan juga kita sudah by sistem kan, jadi kita ada e-mail kantor

itu Zimbra namanya dan juga masing-masing karyawan punya MES

(Mailing Elektronic System) jadi informasi mudah disalurkan.



J : Kelebihannya ya jiwa sosial kita lebih tinggi karena kita harus

berhubungan ke masyarakat. Kita juga berhubungan dengan cabang untuk

semua proses ini sehingga sering sekali berinteraksi. Kita dalam sehari itu

bisa dapat 10 kali telepon dari cabang untuk verifikasi dan approval dari

calon mitra atau penerima bantuan kita. (Pak Syawal sembari menunjukan

panggilan dari salah satu cabang perusahaan dan melakukan komunikasi).


J : Rasanya senang ya dan bangga karena bekerja disini. Dari setiap halnya

semuanya cukup, sejahtera.


J : Kita terbuka. Jadi semuanya saling terbuka dan berinteraksi.




J : Kalau kita di kantor pusat sebagai pembina sebenarnya untuk perencaaan







lewat spanduk/ , dan juga dalam website Pelindo I ya. Nah, disitu lengkap

setiap program yang kita sediakan dan kerjakan. PKBL sudah kita

kerjakan sejak tahun 2009 hingga sekarang, sehingga masyarakat dapat

dikatakan sudah tahu bahwa pelindo memiliki program kemitraan dan

lingkunga, sehingga mereka mengajukan proposal dan melengkapi berkas

tertentu. Kemudian perusahaan cabang akan survey dan turun ke lapangan.

Mereka memastikan calon mitra atau bina lingkungan memenuhi syarat.

Kemudian cabang akan kirim ke kita, nah, kami kemudian verifikasi lalu

ambil keputusan dan kucurkan dana.


persiapkan ?

J : Untuk kebutuhan khalayak kita pastikan bahwa itu sesuai dengan

kebutuhan masyarakat. Namun pada konteks ini yang mengetahui kondisi

masyarakat adalah perusahaan cabang. Misalnya kemarin kita salurkan

bantuan pengadaan MCK (mandi, cuci,kakus) didaerah yang

membutuhkan. Nah, ini juga mesti bekerja sama karena BUMN yang

mengadakan PKBL tidak hanya kita. Semua BUMN punya PKBL,jadi

semestinya jangan sampai mubazir dan tidak merata. Kita menunggu

informasi dan cek ke lapangan lalu verifikasi dengan jelas sesuai berkas

atau tidak.




J : On call, SMS, e-mail. Pihak cabang hampir 3-10 kali telepon ke pusat

untuk konfirmasi dan menginformasikan melalui media tersebut. kita juga

ada monitoring langsung kelapangan jika daerahnya dekat. Mitra binaan

tidak sekedar kita salurkan dana namun kita monitoring langsung mereka.

Untuk proses pembuatan proposal ya seperti tadi kita gunakan spanduk,

berita yang naik di media massa dll. Sehingga masyarakat tahu setiap

program kita.


tentang perencanaan komunikasi ?

J : Surat, RKB. Itu yang resminya ya.


informasi tentang perencanaan komunikasi ?

J : Informal seperti e-mail, whatsapp, lisan,dan sebagainya.



J : Tahun lalu itu kita mendapatkan 14 proposal untuk program kemitraan

dan semua proposal kita terima kecuali mitra binaan yang meminta undur.

Biasanya dikarenakan usahanya sudah mulai mapan atau dia tidak ingin

lagi menjadi mitra pelindo untuk usahanya. Untuk BL kita adakan kurang

lebih 50-an dan dikerjakan dalam hampir 100 kegiatan. Total mitra binaan

perusahaan sampai saat ini ada sebanyak 262 mitra binaan. Setiap program

BL juga rutin kita lakukan setiap tahunnya.



J : Sejauh ini masih sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Karena kita

melihat dan mengecek kembali sudah “pas” atau belum. Jumlah dana

harus dapat menolong kebutuhan. Karena kita berbicara tentang keuangan


disini, sehingga anggaran dari atas sudah ada untuk disalurkan kepada

masyarakat sebagai bentuk tanggung jawab.



J : Evaluasi itu dicabang. Kita terima proposal lalu verifikasi kemudian

dicairkan dana bila disetujui dan sesuai berkas dan kita memantau

pelaksanaannya.


organisasi ini?

J : Lancar-lancar aja ya dan kita tetap bisa pakai segala cara.



manfaatnya ?

J : Paling yaa yang salah sambung.



J : Kita ada perkumpulan setahun sekali untuk bagian keuangan. Jadi disitu

bisa berbagi. Seperti sharing session.

T : Adakah saran untuk kedepannya Pak ?

J : Untuk kemitraan’ kan setiap 3 bulan sekali kita monitoring, namun saat

ini kita kekurangan SDM. Sehingga terbatas memoniring mitra binaan kita

saat ini. Dan untuk BL harapannya setiap masyarakat yang menerima

bantuan jagan hanya sekedar dibantu dan ya sudah begitu. Artinya mereka

juga mendukung kegiatan perusahaan dan juga merasa terbantu dengan

adanya bantuan PKBL ini. Mereka juga bisa bagikan kepada msayarakat

lainnya sehingga informasi semakin tersebar dan citra perusahaan juga

semakin baik.









Tj.Mulia,

Medan.

Tujuan wawancara












T : Silahkan sebutkan tugas dan jabatan di Pelindo I ?

J : Kalau tugasnya saya ini endingnya itu akan menghasilkan laporan PKBL

namanya. Jadi terpisah laporan keuangan coorporate sama laporan

keuangan. Nah, jadi ndak sama sama disana, auditnya pun audit terpisah

keuangannya. Tidak disatukan karena perusahaan kasih dana ke PKBL dan


itu kita kelola sendiri dan salurkan sendiri. Dari perusahaan kita terima

kemudian itu yang kita salurkan.

T : Sebutkan gambaran tugas dari jabatan anda?

J : Disini bagian saya itu mulai dari input transaksi, menyusun laporan

keuangan sampai meng-update portal. Portal PKBL dan juga di

kementerian BUMN. Itu disini. Penyusunan anggaran juga disini dan juga

admisistrasi di bidang PKBL lah surat-menyurat semuanya disini.

Kita menyalurkan ada PK dan BL. Kalau PK ke pinjaman lunak untuk

mitra mitra UKM yang belum bisa minjam ke bank. Karena syarat ke bank

‘kan banyak nih. Kalau kita lebih dipersingkat lagi. Yang penting

usahanya minimal berjalan sudah setahun dan yang pasti dekat dengan

lingkungan kerja kita. Jadi masyarakat juga bisa saling berbagi. Dan kita

terbuka ke masyarakat tidak tertutup. Baru-baru ini kita bedah rumah.

Termasuk rumah veteran, pahlawan kita. Kita bantu dan renov di semua

provinsi. Semua provinsi ada yang di-renov tapi paling banyak di Pekan

Baru dan Dumai.

T : Bagaimana pendapat anda tentang Perusahaan ?

J : Tentang Pelindo, kalau dibilang secara kinerja kalau pelindo I itu satu

BUMN yang bakalan maju kedepannya dibandingkan Pelindo yang lain.

Dimana kinerjanya menunjukkan peningkatan setiap tahun. Begitu juga

dengan PKBLnya kita tetap menyalurkan. Kalau yang lain ‘kan kadang



perubahannya.


untuk masalah profesional nya sudah tidak diragukan lagi. Semua bekerja








J :Selain dibidang ini ikut sebagai pengawas Bidang Koperasi pelindo I.


Apakah ini efektif?

J :Laporan yang kita terbitkan itu ada yang sebulan sekali,ada yang

pertriwulanan, ada yang tahunan. Bulanan dipakai untuk internal, tiga-

bulanan ke Kementerian BUMN Pemegang Saham. Tahunan juga kita

kirim ke pemegang saham. Anggaran juga kita kirim selain ke cabang dan

kementerian BUMN juga.

T : Bagaimana di dalam internal perusahaan?

J :Ke Bidang Akuntansi Manajemen, kemudian ke Bidang Corporate

Secretary di lantai 5 (lima) dan ke atasan kita Direktur Keuangan.

T :Bagaimana kualitas interaksi yang dilakukan?

J : Kalau mengenai laporan kita kan di targetkan ada waktu kalau ke kantor

pusat kita ada tenggat waktu. Kalau ke Kantor Pusat paling lama itu

tanggal 8 sudah selesai setiap bulannya. Nah, kalau untuk

penggabungannya kita kan ada 4 provinsi kurang lebih ada 12 cabang

paling lambat tanggal 15 setiap bulannya. Kalau untuk laporan

pertigabulanan itu, laporan tri-wulanan itu namanya harus selesai satu

bulan setelah triwulawan itu selesai. Nah, semuanya harus sudah

disampaikan ke pemegang saham atau kementerian. Pasti harus selalu

selalu tepat waktu. Karena secara administrasi kita dinilai kinerjanya. Dan

itu selalu tepat waktu bahkan selalu lebih cepat tidak pernah injure time

kecuali ada hal-hal tertentu lah. Misalkan laporan tahun auditnya belum

selesai, karena kita baru bisa buat laporan tahunan setelah audit kap.


Karena kita menunggu dari pihak ketiga lagi, laporan mereka itu yang

akan kita publish. Tapi itu jaranglah.

Untuk interaksinya lisan dan tulisan karena untuk auditor mereka pasti

perlu data kan. Misalnya mereka kalau minta data gak mungkin lisan kita

kasih Apalagi laporan itu kan berbau angka mereka selalu minta yang

tertulis. Tapi kalau komunikasinya bisa melalui WA, telepon, surat

menyurat, email. Dan juga ada memo kecil, BBM dan semua di

manfaatkan line juga. Kalau formalnya lewat telepon, surat menyurat dan

email.

T :Bagaimana keefektifan saluran media komunikasinya ?

J : Interaksinya efektif banget, banget. Apalagi untuk yang eksternal. Karena

jaraknya Jakarta- Medan itu kan jauh ya. Makanya pergerakan email kita

itu udah padat, kita kan ada email coorporate itu ‘kan ada batasan

maksimalnya sekian MB (Megabyte) dan kalau enggak harus di hapus.

Makanya sebulan langsung penuh gitu karena kita balas dan attachment,

lampiran ‘kan by email semua. Dan kita disarankan pakai email cooporate

jangan pribadi kalau untuk pekerjaan. Itu kan untuk keabasahan data itu.

Jadi ketika mereka tanya ini dari siapa datanya mereka bisa lihat kan.

Makanya pakai email cooporate tidak pakai email pribadi.

T :Apakah Anda menerima informasi yang memadai? Apakah informasi itu

yang diperlukan ?

J : Memadai, karena gini, karena waktu kita attachment sesuatu, selain kita

attachment kita akan lampirkan gini “Kepada yang terhormat terlampir

kami sampaikan ini..,” jadi kita buat semacam memo lagi “Dan kami telah

menandai warna ini dan artinya ini”. Selain itu kita ada meeting, mereka

datang kemari kita sampaikan, jadi mereka juga sampaikan minta ini dan

minta dikirimkan jadi sudah sepaham dulu apa yang mereka minta dan

yang kita kirim. Supaya connect apa yang mereka minta. Bagian PKBL itu

batasnya Akuntansi Manajemen, paling Bidang Resiko, kita paling hanya

lima bidang yang terlibat dengan PKBL kayak CS Coorporate Secretary,


Akuntansi Manajemen, Mutu itu untuk updating SOP disitu, Bidang

Umum dan satu lagi SMO itu Strategic Manajemen Office itu di lantai

lima mereka itu untuk terkait dengan capaian target mereka selalu kontak

udah sampai mana realisasi setiap bulan.


tiga kali setahun kita pasti. Kaya akuntansi manajemen laporannya

menyatu disitu tahunan menyatu, triwulanan menyatu anggarannya

menyatu. Jadi lebih dari tiga kali setahun kita pasti interaksi. Apalagi ke

CS, kita salurkan suatu bantuan kita sampaikan ke media supaya mereka

updating berita di portalnya mereka. Itukan terkait dengan image

perusahaan.

T :Komunikasi ke cs gimana sih ?

J : Misalnya kita adakan event nih, misalnya kita pengen bantu nelayan-

nelayan di Belawan. Dana dari kita program dari kita dan kita pengen itu

menaikkan perusahaan. kita kirim data melalui WA paling cepet WA ya

kalau ndakemail bila perlu mereka langsung turun langsung kesini. Karena

mereka mau buat press release ke koran. Itu kita sampaikan dan mereka

publish. Kadang kan orang CS sibuk ya, kadang diluar kota, kita kirim

lewat WA baru mereka akhirnya kirim ke media.

T : Teknik pesan untuk informasikan program PKBL gimana ?

J : Kita kan selalu kerja sama dengan cabang. Jadi mereka siapkan dengan


sudah terinformasikan. Jadi kami hanya menampung yang mereka

perlukan itu kepada kami baru kami lanjutkan ke CS. Kami disini hanya

pembina cabang, kegiatan ada di cabang . Kalaupun ada sekali-sekali

disini itu paling untuk di lingkungan kantor pusat aja. Misalnya kek

kemarin kita ada acara HUT Pelindo kita bantu beberapa sarana ibadah

dan panti asuhan. Mereka kita undang langsung dan kita bekerja sama

dengan CS.




J : Prosesnya tetap harus melalui Direktur Keuangan. Semua kegiatan ini

harus disetujui Direktur Keuangan. Apapun yang kita usulkan kalau beliau

tidak setuju itu tidak akan jalan. Itu approval dari beliau. Berkaitan dengan

uang itu tetap dipegang Direktur Keuangan. Ga ada minimal rupiahnya

dan berbau dengan pengeluaran tetap dari Direktur Keuangan. Kita bisa

kasih usul tapi keputusan tetap. Untuk misalnya hal-hal kecil kaya kita

butuh kertas kita bisa kerja sama dengan bidang lain.



Enggak. Lancar. Apalagi kita kan sudah menggunakan sistem artinya bisa

dimana aja, kapan aja pembuatan keputusan itu tersampaikan. Ga manual

lagi, jadi melalui handphone aja beliau bisa kasih keputusan setuju gitu.

Jadi udah disposisi setuju itu. Dan itu resmi, jadi ga ada manual dan

menunggu gitu ga ada, jadi sistem semua dan cepat.

T :Bagaimana Anda menyesuaikan diri dengan tujuan organisasi?

J :Yang pertama, tetap harus memperbaiki kualitas diri. Mengikuti

perkembangan yang ada tidak bersifat pasif, peka terhadap lingkungan,

tidak monoton. Dan menambah ilmu dari bidang lain juga menambah satu

masukan yang diterima dari bidang lain. Kadang orang luar mau bertanya

jadi kita juga ndak mungkin punya kita aja yang kita tahu. Gitu.



J :Di 2016 itu PKBL itu bisa dibilang masih setengah sistem. Nah, ditahun

ini kita pakai sistem untuk semua kegiatannya. Sebelumnya kan masih

separuh-separuh ya. Jadi dengan adanya sistem akan lebih terbantu.

Karena kita minim SDM kan.





J : Informasi perusahaan ke pegawai sejauh ini cukup bagus. Karena kita

real time kita bisa lihat. Karena setiap ada yang mau diumumkan

disampiakan melalui email korporat. Itu ke masing-masing pegawai bisa

baca, baik liburan, mau cuti semua bisa baca. Misalnya ada SK kenaikan

gaji nih, jadi bisa dibaca aja. Email kita Zimbra namanya. Misalnya ada

acara ramah-tamah nih, disebar. Jadi semua udah tahu gak ada nanya-

nanya lagi. Dan disebar dari Bagian Umum.



J : Kekuatannya saling mendukung dan saling membantu. Kekurangannya

mungkin, hmm agak tambah SDM aja, karena kita membina 12 cabang

dan kita di kantor pusat hanya ada 5 orang. Kemudian dibagi dua bagian

satu dibagian lapangan satu bagian laporan. Bagian lapangan butuh orang

juga. Karena kalau mau survey kita kesulitan untuk yang ada di kantor.

T :Apa yang menyenangkan Anda bekerja di organisasi ini ?

J : Seneng banget. Karena khusus di bidang ini bidang yang kompleks




banyak pengalaman. Baru-baru ini ke aceh, kita bantu. Artinya kita gerak.


J : Lingkungannya nyaman ya, pasti. Karena perlenngkapan kerjanya sudah






yang lain ga terganggu. Misalnya kemaren kita kedatagan penerima

beasiswa yang rame, padahal teman-teman disini butuh keheningan.



T :Bagaimana perencanaan komunikasi yang organisasi Anda konstruksikan


J : Kalau untuk perencanaan, artinya kalau di tahun sebelumnya komunikasi

kita udah bagus. Baik medianya, baik komunikasi handphone, WA, email

juga sudah. Paling untuk kedepanyya apa ya yang mau di tambah lagi.

Komunikasi lisan oke. Artinya kedepannya kita mempertahankan yang

sebelumnya. Karena sudah baik Kita gunakan semua media dan kita 24

jam bahkan diluar jam kerja kita tetap komunikasi. Kayak kemarin saya

cuti, kerjaan tetap jalan ga bisa di stop karena ada medianya. Kalau ada

urgent tetap dikerjakan dan kita bisa pilah yang mana yang harus

dikerjakan.

T : Gimana perencanaannya ?

J : Kalau untuk kegiatan program itu di Pak Syawal. Jadi bagian kakak

disini untuk menyusun laporannya. Kalau realisasi programnya itu ke

bagian lapangan. Jadi, misalnya kita ada bantuan ke Tomok bikin Desa

Bianaan. Mereka yang punya program dan merencanakan bagaimana

pogram itu terlaksana. Kalau kami menunggu hasil mereka di bidang

pelaporan. Sudah terelasisasi belum atau udah sampai dimana. Kita ga

sama-sama riset awal, itu bidang mereka.

T : Tujuan perencanaan yang ada ?

J : Pastinya supaya baiklah. Karena segala sesuatu yang dadakan itu tidak

baik ya.


rancang?


J : Ada. Kalau untuk tertulis itu mungkin membutuhkan waktu. Mereka

biasanya komunikasi langsung aja ya ketika disalurkan ya. Lalu ditanya

sama mereka apa kendala, apa yang kurang. Itu pasti ditanyain mereka.

T : Kesesuaian perencanaan dengan pelaksanaannya gimana kak ?

J : Pernah ada ajukan proposal kaya Gereja. Misalnya ajukan proposalnya

untuk bantu lantai dikeramik. Nah, untuk proses proposal kan kita butuh

waktu ,eh ,sepanjang perjalanan tiang asbesnya ambruk. “Buk, ini bisa ga

ya di ganti dan dan asbesnya aja diperbaiki?”. Kalau itu kita fleksible. “Oo,

gapapa buk yang penting sebelum kita kasih duit fotokan bagaimana

kejadiannya dan setelah pakai duit itu untuk apa.” Itu jelas. Mereka kan

kasih feedback ke kita ucapan terima kasih dan foto-foto sesudah dan

sebelum. Komunikasinya lewat telepon bisa, kalau surat-menyurat

mungkin butuh waktu lama, jadi mereka tinggal laporan aja.

T : Kesesuaian khalayak sasaran dari PKBL gimana ?

J :Setiap kasih ‘kan kita kunjungin lagi kan. Misalnya bantuan ke

Masjid di Belawan untuk beli keramik, kita pantau sampai dia selesai.

“Jadi inilah pak, bantuan kemarin kita jadikan seperti ini..”, mereka

laporan. Kayak Masjid di Perawang, Masjid dibangun. Kita pantau

pembangunannya sampai selesai. Habis itu udah. Gitu

T : bagaimana dengan kesesuaiannya?

J : Kalau kita kan melihat kegunaan dari yang kita bantu. Banyak bantuan

yang masuk kan, tapi kita lihat yang membutuhkan sekali. Karena dana

kita terbatas, ga mungkin semua terbantu. Kaya gempa, kan tidak kita

rencanakan dan tidak dianggarkan. Dana juga ga ada, kalaupun ada kecil,

hanya 10 juta padahal yang mau kita bantu kita butuh 300 juta-an. Itukan

mau gak mau harus ngambil keputusan, karena ini tu butuh lho. Kita bantu

kesana, mau ga mau kita harus switching namanya. Switching itu misalnya

tadi anggaran untuk penanaman pohon kita alihkan kesitu sebagian. Jadi

gitu melihat sesuai kebutuhan.


T : Kalau evaluasi keseluruhan program komunikasi seperti apa ?

J : Biasanya CS dengan kita selalu ini, kita sudah terbitkan berita mereka

selalu kirim ke kita surat kabarnya, kita baca. Misalnya sudah terbit di

portal atau di website kita, kita baca. Jadi kalau ada yang perlu

diklarifikasi atau apa gitu. Tapi biasanya sebelum mereka naik cetak,

mereka kasih dulu ke kita untuk revisi. Mana tahu ada salah ketik dan

salah komunikasi, itu via WA. Jadi komunikasi kekita dulu baru naik

cetak.

Kalau pertemua khusus dan evaluasi lebih diserahkan ke cabang. Karena

‘kan kayak bantuan itu kita menyalurkannya lewat cabang. Kalau acara

tertentu yang di pusat paling kan ceremonial yang setahun paling dua kali

dikerjakan. Untuk yang dicabang kan mereka selalu kunjungi lagi sudah

dimana, gitu. Kendalanya memang di SDM baik di kita dan cabang

kurang. Makanya kadang mereka sabtu minggu mereka mau kelapangan

karena SDM kurang ya mau gak mau.

T : Cara mengatasi hambatan komunikasi seperti apa ?

J : Yang menghambat ke divisi lain ga ada. Karena semua media bisa

dipergunakan. Baik telepon kantor, email atau WA. paling di masyarakat

diwaktu sih, kadang waktu kita dengan mereka ga ketemu. Solusinya ya

on call juga kalau masih bisa on call, kalau ga bisa connect kita kunjungan

langung.

T : Sebelum wawancara ini diakhiri, mungkin Bapak / Ibu ada saran-saran


J :Masyarakat, khususnya yang menerima bantuan setidaknya ikut

mendukung kegiatan perusahaan yang dilingkungannya. Contohnya kayak

di Belawan kita ada pelabuhan di sana, baik masyarakat yang menerima

langsung ataupun tidak langung, ikut berpartisipasi harapannya. Minimal,

pelabuhan tidak dikotorin dan kalau ada kegiatan apa didukung. Itu aja sih.


Artinya feedback, kalau kita menguntungkan, untung kita itu akan kita

sebarkan lagi ke masyarakat yang disitu juga karena ga akan jauh-jauh

dari situ. Karena sudah tanggung jawab kita, ketika kita mempunyai

keuntungan perusahaan bisa mencari laba, itu harus kita sebar lagi ke

masayrakat. Itu sudah diundang-undangkan jadi wajib. Saling mendukung

lah dan sama-sama. Kadang kan ada sekelompok orang yang mau merusak

perusahaan, maunya sama-sama memajukan. Kita maju pasti masyarakat

juga akan diperhatikan. Tugas kami di PKBL kami memperhatikan

masyarakat di sekitar wilayah kerja.

Kalau Masukan tentang PKBL, perencanaan kan itu selalu buat yang

namanya anggaran tahunan. Kegiatan yang akan kita lakukan itu sudah

dianggarakan terlebih dahulu. Baik uangnya dan kegiatanya. Paling cara

mengkomunikasikannya untukn yang mana duluan yang kita laksanakan.

Karena kadang-kadang kita melihat situasi, ini perlu nih kayaknya di awal

tahun ni, atau dipertengahan tahun. Itu udah kita map-ing duluan. Jadi

ketersediaan antara kegiatan dan uangnya pas. Ga mungkin kegatan tanpa

duit. Dibulan 6 misalnya kita libur sekolah nih, misalnya di awal 2016 kita

udah susun untuk dilakukan tahun ini.

Untuk tahun 2015 semua kegiatan 100% bisa di bilang berjalan. Serapan

anggaran 100% lebih malah. Baik PK ataupun BL juga lebih. Komuniaksi

kami juga pasti sudah pas makanya bisa terserap semua .

Saran

Kalau ke masyarakat supaya mendukung supaya kami lebih

memperhatikan masyarakat. Kalau secara internal apa ya, yang pasti kita

butuh tambahan SDM aja. Karena kita cuman 5 orang menangani 12

cabang. Idealnya mininal 8 orang. Karena kita kadang ada yang ke Aceh,

dinas ke Jakarta. Kalau RKB sesuai dengan sub bidang kan kaya kami

bidang lapangan dan laporan. Jadi udah tahu misalnya mereka butuh data

tahu tanya ke kami bagian laporan kalau nanya proses itu kita ke bagian

lapangan. Maunya masyarakat menyadari kalau kita membantu mereka


jangan anggap kita merusak atau sebagainya. Kadang komunikasi dalam

masyarakat kurang pas, karena sering hanya pengurus atau pimpinannya

aja yang tahu. Jadi infonya kurang disebar. Apalagi msialnya sarana

ibadah di lingkungan kami ini, yang tahu hanya pegurusnya. Ga mungkin

kan kita buat ceremonial, pasahal mereka dapat bantuannya anya 5 juta

biaya ceremonialnya 10 juta kan ga mungkin kan. Publikasinya itu lebih

ke CS, karena kalau kita masukkan lagi ke media ga mungkin karena itu

sudah lahan mereka. Kita kerja sama dan kita cuma kasih informasi aja,

nanti mereka yang teruskan.




Alamat : Tanjung Mulia, Medan



Durasi Wawancara : 45 Menit


Tj.Mulia, Medan.

Tujuan wawancara













sekarang?

J : Pola kerja unit kita itu sebagai pembina ke cabang. Kita membawahi 12


sebenarnya terbagi dua, kalau saya itu bagian PK atau kemitraan. Ini

berupa saluran dana ke masyarakat yang kurang mampu. Jadi kita

verifikasi dulu untuk saluran dana kemitraan yang akan dikeluarkan dan


seleksi setiap proposal yang masuk dari seluruh cabang. Sebagai staf

pelaksana, kita juga sebagai pembina pelaksanaan PKBL diseluruh cabang

dalam 4 provinsi yang ada. Terkadang kita juga turun lapangan ke wilayah

yang dekat untuk di monitoring.


Apakah ini efektif?

J : Ke atasan langsung. Lalu atasan berhubungan ke direksi sampai ke atas

bahkan sampai ke Dirut (direktur utama).



J : Iya kita pasti berinteraksi. Interaksi ke atasan dan ke sesama karyawan

ya. Kita terus berkomunikasi via apa aja yang penting kerjaan sama-sama

tahu. Kita sudah lebih sistem sekarang pakai e-mail, kalau seperti rekan

saya di bagian laporan mereka punya portal kementerian, dan semua media

kita pakai.


diperlukan?

J : Jelas, bagus. Kalau tahun 2015 itu kita masih manual ya, kalau sekarang



J : Kalau informasi itu tergantung direksi dan kesediaanya di tempat. Karena

setiap proses di PKBL ini, semua harus atas persetujuan direksi. Jadi kalau

direksi tidak ditempat, kadang untuk informasi keputusan agak terhambat

sedikit.




J : Keputusan itu dari atasan, kemudian kita kerjakan. Misalnya dari pihak

manajemen, contohnya Masjid yang diberi saluran bantuan dana sebesar

50 juta, kita melalui rapat direksi untuk ambil keputusannya dan itu

biasanya bersifat tertulis ya. Kalau keputusan yang kecil misalnya 5 juta ,

itu juga harus keputusan direksi. Kalau bagian saya itu verifikasi saja.

Proposal yang masuk apakah sudah sesuai prosedur yang diminta apa

belum. Sehingga kita lakukan cek dan re-cek dan memutuskan hasil dari

proposal tersebut. Lalu untuk hasil verifikasi, proposal yang diperoleh dari

semua cabang perusahaan kita periksa dan kemudian hasilnya kita

serahkan ke atasan bahkan sampai ke dirut.

T : Apakah ada perbedaan pendekatan dalam membuat keputusan

organisasi? Masalah yang berat, ringan, dan sederhana?

J : Jabatan saya tidak berwenang disitu. Saya tunggu keputusan dari atasan

aja, baru kerjakan. Semua keputusan di ambil oleh atasan.



J : Kalau saya pribadi belum mengalami ga tahu kalau yang lain. Koordinasi

kita baik. Kita juga ada RKB (Rapat Kerja Bulanan) setiap bidang. Jadi

RKB itu dibagikan setiap tugas perbidang dan sub-bidang, jadi udah tahu

masing-masing.


J : Sesuaikan dengan job kerja masing-masing, komunikasi dengan sharing.



J : Ya harapannya, bantuan itu supaya tepat sasaran, yang menerima bantuan

masyarakat jangan sekedar dibantu saja tapi supaya tersimpan dihati

masyarakat. Sehingga tujuan kita tercapai untuk membantu masyarakat.




J : Lebih ke masukan dan saran atau kritikan boleh diajukan tapi jarang

kalau kita ya. Tapi biasanya dapat disampaikan juga melalui SP untuk staf.


informasi tentang pekerjaan atau peran karyawannya? Bagaimana usaha


J : Melalui RKB. Secara kualitas bagus karena semua bidang tugasnya

disampaikan dan juga kita sudah by sistem kan, jadi kita ada e-mail kantor

itu Zimbra namanya dan juga masing-masing karyawan punya MES

(Mailing Elektronic System) jadi informasi mudah disalurkan.



J : Kelebihannya ya jiwa sosial kita lebih tinggi karena kita harus

berhubungan ke masyarakat. Kita juga berhubungan dengan cabang untuk

semua proses ini sehingga sering sekali berinteraksi. Kita dalam sehari itu

bisa dapat 10 kali telepon dari cabang untuk verifikasi dan approval dari

calon mitra atau penerima bantuan kita. (Pak Syawal sembari menunjukan

panggilan dari salah satu cabang perusahaan dan melakukan komunikasi).


J : Rasanya senang ya dan bangga karena bekerja disini. Dari setiap halnya

semuanya cukup, sejahtera.


J : Kita terbuka. Jadi semuanya saling terbuka dan berinteraksi.




J : Kalau kita di kantor pusat sebagai pembina sebenarnya untuk perencaaan







lewat spanduk, dan juga dalam websitePelindo I ya. Nah, disitu lengkap

setiap program yang kita sediakan dan kerjakan. PKBL sudah kita

kerjakan sejak tahun 2009 hingga sekarang, sehingga masyarakat dapat

dikatakan sudah tahu bahwa Pelindo memiliki program kemitraan dan

lingkungan, sehingga mereka mengajukan proposal dan melengkapi berkas

tertentu. Kemudian perusahaan cabang akan survey dan turun ke lapangan.

Mereka memastikan calon mitra atau bina lingkungan memenuhi syarat.

Kemudian cabang akan kirim ke kita, nah, kami kemudian verifikasi lalu

ambil keputusan dan kucurkan dana.


persiapkan ?

J : Untuk kebutuhan khalayak kita pastikan bahwa itu sesuai dengan

kebutuhan masyarakat. Namun pada konteks ini yang mengetahui kondisi

masyarakat adalah perusahaan cabang. Misalnya kemarin kita salurkan

bantuan pengadaan MCK (mandi, cuci,kakus) didaerah yang

membutuhkan. Nah, ini juga mesti bekerja sama karena BUMN yang

mengadakan PKBL tidak hanya kita. Semua BUMN punya PKBL,jadi

semestinya jangan sampai mubazir dan tidak merata. Kita menunggu

informasi dan cek ke lapangan lalu verifikasi dengan jelas sesuai berkas

atau tidak.




J : On call, SMS, e-mail. Pihak cabang hampir 3-10 kali telepon ke pusat

untuk konfirmasi dan menginformasikan melalui media tersebut. Kita juga

ada monitoring langsung kelapangan jika daerahnya dekat. Mitra binaan

tidak sekedar kita salurkan dana namun kita monitoring langsung mereka.

Untuk proses pembuatan proposal ya seperti tadi kita gunakan spanduk,

berita yang naik di media massa, dll. Sehingga masyarakat tahu setiap

program kita.


tentang perencanaan komunikasi ?

J : Surat, RKB. Itu yang resminya ya.


informasi tentang perencanaan komunikasi ?

J : Informal seperti e-mail, whatsapp, lisan,dan sebagainya.



J : Tahun lalu itu kita mendapatkan 14 proposal untuk program kemitraan

dan semua proposal kita terima kecuali mitra binaan yang meminta undur.

Biasanya dikarenakan usahanya sudah mulai mapan atau dia tidak ingin

lagi menjadi mitra Pelindo untuk usahanya. Untuk BL kita adakan kurang

lebih 50-an dan dikerjakan dalam hampir 100 kegiatan. Total mitra binaan

perusahaan sampai saat ini ada sebanyak 262 mitra binaan. Setiap program

BL juga rutin kita lakukan setiap tahunnya.



J : Sejauh ini masih sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Karena kita

melihat dan mengecek kembali sudah “pas” atau belum. Jumlah dana

harus dapat menolong kebutuhan. Karena kita berbicara tentang keuangan


disini, sehingga anggaran dari atas sudah ada untuk disalurkan kepada

masyarakat sebagai bentuk tanggung jawab.



J : Evaluasi itu dicabang. Kita terima proposal lalu verifikasi kemudian

dicairkan dana bila disetujui dan sesuai berkas dan kita memantau

pelaksanaannya.


organisasi ini?

J : Lancar-lancar aja ya dan kita tetap bisa pakai segala cara.



manfaatnya ?

J : Paling yaa.. yang salah sambung.



J : Kita ada perkumpulan setahun sekali untuk bagian keuangan. Jadi disitu

bisa berbagi. Seperti sharing session.

T : Adakah saran untuk kedepannya Pak ?

J : Untuk kemitraan ‘kan setiap 3 bulan sekali kita monitoring, namun saat

ini kita kekurangan SDM. Sehingga terbatas memoniring mitra binaan kita

saat ini. Dan untuk BL harapannya setiap masyarakat yang menerima

bantuan jaga hanya sekedar dibantu dan ya sudah begitu. Artinya mereka

juga mendukung kegiatan perusahaan dan juga merasa terbantu dengan

adanya bantuan PKBL ini. Mereka juga bisa bagikan kepada

masyarakatlainnya sehingga informasi semakin tersebar dan citra

perusahaan juga semakin baik.


BIODATA PENELITI

Namalengkap : Theresia Era Natalia Br Purba

Tempat/ TanggalLahir : Berastagi, 09 Desember 1994

JenisKelamin : Perempuan

Alamat : Jalan Perwira Gg. Surya Indah No.240B Berastagi

Anakke : 2 dari 3 bersaudara

Orangtua

Ayah : Tarigan Purba S.Pd

Ibu : Cinta Br Sinuraya

Agama : Kristen Protestan

Pendidikan : 1990 – 2006 SD Letjend Jamin Ginting Berastagi

2006 – 2009SMP N 1 Berastagi

2009 – 2012 SMA N 1 Berastagi

2012 – 2016 IlmuKomunikasi FISIP USU

Organisasi :

2014- 2015 Kepala Divisi Rohani Kristen Ikatan Mahasiswa Departemen Ilmu

Komunikasi USU (IMAJINASI)

2012 – 2016 AnggotaUnit KegiatanMahasiswaKebaktianMahasiswa Kristen

(UKM KMK) FISIP USU.

Date post:	15-Oct-2021
Category:	Documents
Upload:	others
View:	1 times
Download:	0 times

AUDIT KOMUNIKASI PROGRAM COORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY

Documents