8/21/2019 Auditoria Apoyo Diagnostico y Servicio Farmaceutico Abril 2014

1/6

 

~

ACTA DE VALIDACiÓN DE RESUL TADOS DE L A AUDITaRlA

Código: GCI-FO-140-006

~

A~..., . ,_

Ho~;:.lt-4tl

GESTiÓN DE CONTROL INSTITUCIONAL

 ,,,,-,,~,

.•.

~.::.

Sm6n Salivar

Versión: O

I Io••pl\a CLm~n C ¡ lw ~

GESTiÓN PUBLICA Y AUTOCONTROL

111•••• e IC_r._h

Proceso   Auditoría:

Apoyo Diagnostico y Terapéutico   Servicio Farmacéutico

Fecha de la Aud itor ía :

01-Abrílde2014

Fecha del A cta:

30-Abr·14

Asi sten te s a l a reunión:

Jean Car io Machuca

Auditor:

Yes id Lozano D íaz

Objetivo:

Ver if icar l a exi stencia f ís ica de medicamentos   d isposi tiv os méd icos en l a Farmacia de Despacho de acuerdo a la muest ra , obten ida de l kardex generado por e l S is tema de Informaci ón

Hip6crates y sumin is trado por la Ingen ie ra Pao la Ramos del servi ci o farmacéut ico.

Alcance:

De l Ka rdex sumin is tr ado e l d ia 01 de Abr il de

20M, se

tomo una muestr a de

55

ent re med icamen to s y d isposit iv os méd icos de l a Farmaci a de Despacho .

Temas a t ratar en la r eunión:

1.

Los aud it ores le expl ic an a l os asi sten te s de la reun ión que la s observac iones a di scut ir c or re sponden a hal la zgos de audi to ri a y /u opor tunidades de mejo ra detec tados.

2 . Los aud it ores hacen la p re sentac ión de l os resul ta dos de l as p ruebas de audi to rí as rea liz adas en el mes de Abr il d e 2014 a l os funciona ri os impl icados d ir ec tamente con e l

área/proceso/actividades auditadas.

3 . Los aud itores exponen las recomendaciones generadas producto de la aud itor ia , a ser consideradas por la admin is trac ión.

4.

Los funciona ri os impli cados d ir ec tamente i dent if ic an y se comprometen a rea li zar l os pl anes de acc i6n necesar io s para p re ven ir y /o cor regir l as observaciones gene radas p roducto de l as

auditorias, estableciendo las fecha limite de r~mediaci6n. .

22/05/2014

Págl~a 1 de 6

8/21/2019 Auditoria Apoyo Diagnostico y Servicio Farmaceutico Abril 2014

2/6

. . . . . 1

Se revisó una muestra de

55

medicamentos

y

dispositivos médicos de la Farmacia de Despacho con corte a 01 de abril de 2014. De esta revisión se

evidenc ió que los s iguientes i tems presentan sobrantes

y

fal tantes en el inventario:

Contid.1d Sog\ln

Contld

Valor

Código

D es c ri p ci ón d e I ns u mo

Presentación

V~lorTot .oo 121

5  

600,00

L30007

~ SA JO FeSO a O I S : l I ~Q'.o OOl.-NV'

AM

68

$

474.7- 4 00

7J

5 s

J4.D07.es

HlOO21

=ASOC.=20n1O OOLt>Y

AM

91

s

19J l.OO

  ¡ e

45

S

9.470.77

M S0 02 1 L IT10 C AR eO - 1 '0 30 0 M G TA BLETA

lB 11~ S

9$44.00

'22

9 S

7í)2, lO

M l O O 1 S

 J P A U AOQ L . 1 0 0 ~M.. S a... l N

AM

Q8   17._.00

99

1

$

17

8/21/2019 Auditoria Apoyo Diagnostico y Servicio Farmaceutico Abril 2014

3/6

2

S e o bs er va ro n l os s ig u ie nt es m e di ca m en to s

qu e

e s tá n p r óx i m os

ve nc e r .

C ó d i g o

D es cr ip ci ón d e In s um o

Pre se n t a c i ó n

Cantidad

Valor

Fecha (le

V e nc i m i e n t o

- - -

-

XO()6:31

E NT EC A Vl RO .s M G

TAB LE TA

  16 ~ 370.812.00

m~:J 14

O b se rva c i ó n

XOOS63

V lT AM iN AA P AL MI TA TO 2 M . A f v \

2

 

310.000 .00

  '- , .

234S S UR E CA N G 2 Z r J S t . \ M F l :S E RV S UB C UTANE OS

UN

S

 

z o a s e a o o

rroy-,'¡

L 2 0 0 0 7 F A C TO R A m l K EM O F V IU l Ul K E ~1 O f1 L SOUNY

AM n o o o

 

1l~S3$.OO

•••,,-14

T ot a l 11.025

12.440.390

D e a cu erd o co n e l p ro ce dim ie nto A DT P R - 3 70 - 0 07 V4 , n um e ral

6

P o lí ti ca s G e n e ra le s d e A u t oc o nt ro l:

a ) T od o m e d ic am e n to y D is p os it iv o m e d ic o s in e x ce p ció n d e be rá s er s e rn af or iz ad o t en ie nd o e n c u en ta s e f ec ha d e V en cim i en to .

b ) L os m e dic am e nt os y d is po sit iv os m é dic os c on c ar ta d e C o m pr om is o d eb er án s er e nv ia do s a lo s p ro ve ed or es p ar a s u c am b io

 1 0

r em i sió n d e n o ta c ré dit o

C on t a b l e .

Cri terio

e)

L o s m e d i ca m e n to s y d is po sit iv os m é dic os p ró xim o s a v en ce r d eb er án s er l os p rim e ro s e n r ota r

enla

in stitu C ió n, p ar a lo c ua l d eb er án s er fo rm u la do s p or

m é d ic os y e s pe cia lis ta s p a ra s u c on s um o H o sp it al ar io .

d ) T od o m e dic am e nto o d is po sitiv o m e dic o v en cid o d eb e r etir ar se in m ed ia ta m en te d e lo s e sta nte s y alm ace narlo s e n p ro du cto s n o c on fo rm es p ar a s u

p o s t e ri o r d e s t r u cc ió n .

e ) M en su alm e nte e l a u xi lia r d eb e r ev is ar la s fe ch as d e v en cim ie nto y r ep or ta r a qu ello s m e dic am e nto s c on fe ch as d e v en cim ie nto in fe rio r a 5 m e s e s y de 6 a

9

m e s e s .

T ip o d e O b s er v ac ió n

O p or tu n id a d d e M e jo ra

1. A se gu ra r q ue se r ea lic en lo s c on tr ole s p re ve ntiv os n ec es ar io s p ar a d ar c um p lim ie nto a la s P olitic as d e A u to co ntr ol c on te m pla da s e n e l p ro ce dim ie nt o

A DT - PR - 3 7 D- O D7 .

R e c ome nd a c i ó n

2.

Id en tific ar lo s r ie sg os q ue s e p u ed an g en er ar p or la t en en cia d e m e dic am e nto s p ró x im o s a v en ce r c on la fin alid ad d e id en tific ar lo s c on tr ole s n ec es ar io s

p ar a l a m i tig ac ió n d e e ste r ie sg o, in de pe nd ie nte m en te d e la s a ctiv id ad es d e e nv ió d e o fic io s q ue s e r ea lic en .

3 . S e r ec om i en d a a ct ua liz ar e l p ro ce d im i en to in cl uy e nd o l os c on tr ol es p r ev e nt iv o s id e nt if ic ad o s.

1-

R e al iz ar s eg u in ie n to d e l c u m pl im i en to p o r p a rt e d e l p e rs o na l d e f ar m ac ia d e l as p o lí tic as d e a ut oc on tr ol q ue h ac en p a rt e d e l as a ct iv id a de s d e l c on tr at o

d e p e st ac io n d e s e rv ic io d e l os a ux il ia re s d e f ar m ac ia .

P la n d e A c ció n

2 - E sta ble ce r u n p ro ce so d e a dq uis ic io n d e m e dic am e nto s p or e ve nto s c on e l f in q ue s e m in im ic e e l r ie sg o d e v en cim ie nto s d eb id o a b aja r ota cio n. E ste

c on tr ol a pl ic a p rin cip alm e nte e n a qu ello s m e dic am e nt os d e b aja r ot ac io n y en a qu ello s c as os e n e l q u e e l m e dic o c am b ia e l tr at am ie nto d el p ac ie nte .

3 -

A c tu a li za r e l p r o ce d im i e nt o A D T - P R - 3 70 - 0 D7 e s ta b le c ie n d o l o s c o nt ro le s p r e ve n ti vo s e s ta b le c id o s .

F e c ha d e r e rn e d la ci ó n

3 D d e Ju nio d e 2014

R es p on s ab le d e l a r e m e d ia ció r

Q.F

J ea n C a rio M ac hu ca

Ortiz •

D ra S on ia E sm e ra ld a S an ch ez - D r. L uis G e ra rd o C an o.

22/05/2014

Pá gina 3 d e 6

  · ~ · ·· T···· · ·· ·

8/21/2019 Auditoria Apoyo Diagnostico y Servicio Farmaceutico Abril 2014

4/6

...._ . .._ ... __ _ __ .. ..__ .__ .._ ...._ _ . _

3

S e o bs er va q ue m e dia nte c ar ta d ir ig id a a A SIF AR MA , s e s olic ita la s al id a d e m e dic am e nto s p ar a a de cu ac ió n e n u nid os is , y s e e ntr eg a e l f or m ato O rd en d e

p ro du cc ió n d e m ed icam en to s e stérile s có dig o M 20 F O-2 2 in dican do la fre cu en cia d e la d os is e n qu e s e s olic ita s e tran sfo rm e e l m ed ic am en to . c on e ste

m i sm o f or m at o e l p ro v ee d or r ea liz ad a e nt re g a d e l as u n id o sis v e rif ic ad o p o r l a F ar m ac ia , d e ja nd o f ec ha

y

f ir m a d e r e ci bi d o.

D e la m u es tr a s olic ita da d os c as os s e r efie re n a m e dic am e nto s p or u nid os is q ue p re se nta ro n d ife re nc ia s e n e l m o m en to d el c on te o fís ic o s in s op or te

de l

s ob ra nt e. c om o s e d e sc rib e a c on ti nu ac ió n :

C á d i ~ o

XOO433 X OO~ S 9

De s

cripclón

  1 N E Z O U DI N Y E C T A BL E

E R T A PE N E N

00lCO lG

6 0 0 M G

X

3 0 0 M L SO L lN Y IN VA N Z

O b se rva c i ó n c a n ti d ~ d se g ú n K a r d ex 0 1 A b r il 2 0 1 4

S

9

ca

nt ldad

Sgun

conteo

OGPA

0 1 A b r il

2014

16

12

D i fe r e n ci a - S o b ra n t e s

8 3

Sol ido rne d i c a m e n t o s oporta da con corto al

No Hay No Hay

i p rove e d or0 1A b r i l 2 0 14

Recibido a Sa

ti

sfa cclon con soporte de formato

oreen de P r o d u cc 1 o n d e m e d i c a mento esteri l 01 No Hay No Hay

Abril 2 0 1 4

C on e l f in d e d ar cu m plim ie nto a la re so lu ció n 0 01 d e 2 00 1, e n s u n um eral 4 .1 0.1 .2 . Es n ece sario re sal tar q ue e n la m ed id a e n qu e e l s is te ma d e co ntro l d e

Cri terio

In v en ta rio s s e e nc ue nt re a ct ua liz ad o e n m o v im i en to s y n ov e da de s d e in g re so s. t ra sl ad o s y s al id as . s e f ac il it ar á e l l ev an ta m ie nt o d e l os in v en ta rio s. s in u n a

b as e d e in fo rm a ció n c on fia b le y a l d i a, s e d if ic ul ta l og ra r u n b u en r es u lt ad o .

T ip o d e O b s er v ac ió n

HalJa; : :go

1 . S e r ec om ie nd a id en tific ar lo s r ie sg os q ue s e p ue de n m a te ria liza r p or la s alid a d el s is te m a d e lo s m e dic am e nto s p ar a s u tr an sfo rm a ció n e n u nío os ls y s u

i ng r es o p o r a p ro v e ch am i e nt o.

2. S e r ec om ie nd a r ev is ar e l p ro ce dim ie nto c on e l f in d e b rin da r lo s lin ea m ie nto e sp ec ífic os q ue d eb e r ea liza r e l p e rs on al q ue :

R e c ome nd a c i ó n

• r ea liza la s alid a d e lo s m e dic am e nto s p ar a

unidos is

• E sta ble ce r u n c on ce pto d e s alid a p or tr an sfo rm a ció n e n u nid os is e ig u alm e nte u n c on ce pto p ar a e l i ng re so d el m is m o p or u nid os is c on e l f in d e te ne r u n

c on tr ol ta nto d e lo s m e dic am e nto s q ue s ale n c om o d e la s u nid ad es y a c on ve rt id as .

3.

Id en tific ar e l c o ntr ol r ea liza do p or e l Á re a d e F ar m ac ia p ar a a se gu ra r q ue la b as e d e d ato s d e m e dic am e nto s e ste a ctu aliza da a d ia rio .

1_

E sta ble ce r u n p ro ce dim ie nto e n la g es tio n d e p re pa ra cio n d e u nid os is p ar en te ra le s e sta ble cie nd o p un to s d e c on tr ol c on e l f in d e d is m in iu r e l r ie sg o d e

i nc o ns is te n ci a e n e l i nv e n ta ri o.

-

2. Im p le m en ta r u na b as e d e d ato s p or m e dic am e nto q ue r ela cio ne la o rd en d e p ro du cc io n y l as c an tid a de s in g re sa da s p o r a pr ov e ch am i en to c on e l f in d e

P la n d e A c ci ón

d is m i nu ir l os s o b ra n te s d e a n ti bi ot ic o s

y

o tr os m e d ic am e n to s r el ac io na do s . e n r el ac io n a l a c r e ac io n d e l c on ce p to s e r ev is ar a c on l a s u b g er en cia

a d m in is tr at iv a l a c re a ci ón d e l os c o nc e pt os p e rt in e nt e s.

3.

R ea lia r s eg u im i en to a l c on tr ol e st ab le cid o p ar a l os a nt ib ió ti co s e nv ia do s a p re p ar ar p o r

unidcsis

y el

kardex

diario.

F e ch a d e r e m e di ac ió n

30

d e J u nio d e 2 01 4

R es po ns ab le d e la r er ne cia ció r Q .F J ea n C ar io M ac hu ca O rtiz •

Dra.

S on ia E sm e ra ld a S an ch ez - D r. L uis G e ra rd o C an o.

2 2 / 0 5 / 2 0 14

Pá g i na

4 de 6

8/21/2019 Auditoria Apoyo Diagnostico y Servicio Farmaceutico Abril 2014

5/6

4

1. Observ ando e l mov im ient o por c oncept o del ar ti cu lo XOO189

Ertapenen Sódico que ingreso de las 1G. SOl.1NY lnvanz, se registra una salida por

concepto 435 Consumo Interno Articules FAR del 28· Mar-2014 por 4 FC. Na obstante, el ingreso por concepto 305 Devolución' de Consumo interno a

Observación

soport ar c on e l f orma to Orden de producc ión de medi camentos esté ril es

no

es ident if icable en repor te mov imiento por concepto de Art iculo.

2. Para las salidas por Transformación del medicamento al proveedor obs ervadas. no se evidencio la respectiva entrada por devolución de Consumo

interno del producto por unidosis.

Criterio

Procedimiento ADT·PR- 370-012 V3. Elaboración y reenvase de preparaciones extemporáneas para adminis trac ión oral en unídosls' '; No se evidenc ia

control para este caso.

 .

Tipo de Observación

Hallaz;go

1 .Se r ecomienda r ev is ar l ac ant idad de l as ent radas de med ic amen tos por uni dosis (Devoluci ón por Consumo In ter no ) por p roduc to . r ev is ando que l a dos is

del medi camento coi nc ida en e l1 00 de l os medi cament os de l a Farmaci a.

Recomendación

2 . Asegura r que todos l os ingresos de medi camento por unidos is est e s opor tada con e l Formato Orden de produc ci ón de med ic ament os esté ril es donde se

indique la dosis del medicamento.

3. Identificar el control realizado en Farmacia para asegurar que las entradas de los medicamentos por Unidosis sea registrado en el código de

medicamento de la dos is apropiada según la t rans formac ión del producto.

1 . Es tablece r un procedim ient o en la ges tion de pre rparaci on de uni dosis parent era les est ab leci endo pun tos de con tro l c on e l f in de d ismi niu r e l r iesgo de

inconsistencia en el inventario.

2 . Imp lementa r una base de dat os por med ic amen to que re lacione la o rden de producc ión y las c an ti dades i ng resadas por apr ovechamient o c on e l fi n de

Plan de Acc ión

disminuir los sobrantes de antibióticos

y

o tr os med ic ament os re laci onados . en re lacion a l ac r eacíon del c oncepto se r ev is ara con la s ubgerenc ia

adminis trat iva lac reacion de los conceptos per tinentes .

3.

Por no ser dosis estándar no se puede crear un codigo para el ingreso de las preparaciones por lo tanto el ingreso se realizara por el concepto de

aprovechamiento.

 

Fecha de remediación

30

de Jun io de 2014

Responsable de la remediaciór

Q.F Jean Cario Machuca Orti z - D ra . Son ia Esmera lda Sanchez - Dr . Lu is Ger ardo Cano .

22/05/2014

Página

S

de 6

  ~ .._ ~ .._ .. ~ .

8/21/2019 Auditoria Apoyo Diagnostico y Servicio Farmaceutico Abril 2014

6/6

5 O b s er v ac ió n

S e ob s e rv o qu e m ed iante o ficio d e fe cha 25 d e M arzo d e 2 0 1 4 a A S IS F A RM A s e e n treg o e l m ed icam en to L ine zo lid ( lY VO X ID) 6 0 0 m g x 3 0 0 m i lo te

1 3K 13 U1 4, c an tid ad 1 0 u nid ad es , p ara s u ad ec uacíc n e n d os is u nita r ia p or A SISF AR MA . Sin e mb arg o, e n e l m ov im ie nto p or co nc ep to o bse rv ad o d e e ste

a rtic ulo n o s e re fle ja e sta s alid a, p re se nta nd os e c om o u ltim a s alid a d el in ve ntar io e l 2 0 d e M ar zo d e 2 01 4.

Cri ter io

P ro ce d im i en to A D T- PR - 3 70 -0 1 2 V 3, E la bo ra ci on y r ee nv as e d e p re par ac io ne s e xte m po ran ea s p ar a a dm in is tr ac io n o ral e n u nid cs ls : N o s e e vid en cia

c on tr ol p ar a e st e c as o,

T ip o d e O b se rv ac ió n

O p or tu ni da d d e M e jo ra

Reco m en d a c ió n

P la n d e A c ci ón

1 . S e r ec om ie nd a r ev is ar la c an tid ad d e la s e ntr ad as d e m e dic am e nto s p or u nid os is ( De vo lu ció n p or C on su m o In te m o) p or p ro du cto , r ev is an do q ue la d os is

d el m e dic am e nto c oin cid a e n e l 1 00 % d e lo s m e dic am e nto s d e la F ar m ac ia .

2 . A s eg urar qu e tod os lo s in gre sos d e m ed ic am en to p or u nid os is e ste s op ortad a co n e l F orm ato O rd en d e p ro du cc io n d e m ed ic am en to s e ste rile s d on de s e

in d iq ue l a d os is d e l m e d ic am e n to .

3 . Id en tifica r e l con tro l re alizad o e n F arm acia p ara as eg urar qu e las en trad as d e lo s m ed icam en to s p o r Un id os is s ea re gis trad o e n e l có dig o d e

m e dic am e nto d e la d os is a pr op ia da s eg un la tr an sfo rm ac ió n d el p ro du cto .

1.

E stab le ce r u n p ro ce dim ie nto e n la g es tio n d e p re par ac io n d e u nid os is p ar en te ra le s e sta ble cie nd o p un to s d e c on tr ol c on e l fin d e d is m in iu r e l r ie sg o d e

i nc o ns is te n ci a e n e l i nv e n ta ri o.

2 . Im p le m en ta r u na b as e d e d ato s p or m e dic am e nto qu e r ela cio ne la o rd en d e p ro du cc io n y la s c an tid ad es in gr es ad as p or a pr ov ec ha mie nto c on e l f in d e

d is m i nu i r l os s o b ra n te s d e a n ti bi ot ic o s y o tr os m e dic am e nto s r eía clo na do s. e n r elac io n a la c re ac io n d el c on ce pto s e r ev is ar a c on la s Ub ge re nc ia

a dm i ni st ra ti va l a c r ea ci on d e l os c on ce p to s p e rt in en te s.

3.

P or no s er d os is e stan dar n o s e p ue de c re ar u n c od ig o p ara e l i ng r es o d e las p re paracio ne s p or lo tan to e l i

ng

r e so s e r e al iz ar a

po r

e l c o nc ep to d e

a p ro v ech a m ien t o .

F e ch a d e r em e d ia ci ón

R esp on sab le d e la re me diac ió Q .F Je an C arla M ac hu ca O rtiz - D ra . S on ia E sm e ra ld a S a c he z - Dr. L uis G erard o C an o.

30 d e Ju nio d e 2 01 4

L os s ig u ie n te s f ir m an e n s eñ al d e r ev is ió n, c om p ro m is o

y

a pr ob ac ió n d e lo c on te ni do

F ir ma d el D ue ño d el P ro ce so

F ir m a d e A u di to re s

F irm a d e Je fe O GPA

22 /05/2014

Pá gina 6 d e 6