Authority controlWorking group

Università degli studi di Palermo2009

Il controllo di autorità (Authority control)

Il controllo della forma del punto di accesso:

è il processo che evita conflitti con le voci presenti o che, presumibilmente, saranno presenti nel catalogo;

è inseparabile dal concetto di catalogo; deve assicurare l’omogeneità formale di

ciascuna intestazione; deve garantire una sola forma

standardizzata a fronte delle possibili varianti.

Il controllo di autorità (Authority control)

deve garantire una funzione di raggruppamento, ciò significa access point univoco ed uniforme per la medesima entità;

deve garantire la stabilità dell’intestazione; è un insieme di attività intellettuali e di

procedure relative alla redazione di registrazioni d’autorità (authority record), che formano un archivio (authority file), con lo scopo di fornire struttura e coerenza al Catalogo.

Authority work

Parte essenziale ed inseparabile dellaprassi catalografica riguarda: la creazione di authority record; il collegamento dell’authority file

con i record bibliografici (authority system);

la manutenzione dell’authority; la valutazione dell’authority.

Authority file

E’ l’archivio all’interno del quale vengono raccolti gli authority record;

registra la forma dell’intestazione scelta; coordina le attività dei catalogatori

assicurando uniformità al lavoro d’indicizzazione;

struttura le forme varianti legate alla forma preferita favorendo la coerenza e la “pulizia” degli indici.

Authority record

Registra la forma del punto d’accesso scelto secondo l’applicazione delle regole di catalogazione adottate;

documenta le decisioni assunte, cosicchè il compito laborioso di determinare la forma dell’access point viene compiuta una sola volta;

registra, come rinvii, forme varianti dell’access point.

Progettazione e realizzazione dell’AF

Oggetto

Il progetto pilota di revisione dell’AF, limitato agliautori latini e ai nomi latinizzati, ha come finalitàquella di dare omogeneità, uniformità, coerenza efunzionalità al catalogo collettivo di Ateneo.L’Authority file costituisce uno strumento

indispensabileper garantire il reperimento dell’informazionebibliografica, raggruppando tutti i documenti legati allamedesima entità sotto un unico punto d’accesso(struttura a grappolo), garantendo eventuali rinvii alleforme scartate.

Progettazione e realizzazione dell’AF

DestinatariUtenti finali: Studenti, ricercatori, docenti, assegnisti,istituzioni convenzionate, dipendenti, utenti esterni, etc.Vantaggi: un unico punto di accesso (univocitàdell’intestazione) all’informazione garantirà il recupero diTUTTI i documenti legati a quell’autore - > realedisponibilità delle raccolte presenti nelle bibliotechedell’Ateneo.

Utenti: Catalogatori dell’Università degli Studi di Palermo;Vantaggi: l’Af servirà ad organizzare razionalmente ilflusso di lavoro durante l’attività di catalogazione. I datiimmessi nell’Af verranno adeguati agli standard nazionalied internazionali vigenti (Unimarc format for authorities,RICA) migliorando la qualità del Catalogo bibliografico.

Principali obiettivi

Adeguamento dell’AF (voci autori latini) agli standard nazionali ed internazionali vigenti;

creazione di authority records; correzione degli AR già presenti al fine di un

allineamento e di una completa integrazione con l’archivio bibliografico;

eliminazioni di duplicazioni riferite alla stessa entità;

applicazione dei principi di uniformità, omogeneità, stabilità ed univocità dei punti d’accesso (scelta della forma del nome e creazione dei rinvii).

Interventi

L’Authority work procederà secondo l’ordine di priorità diintervento che segue:

normalizzazione delle voci scorrendo alfabeticamente la lista di intestazione per autori(ogni componente del gruppo interverrà su uno specifico elenco di voci);

Correzione dell’intestazione -> eliminazione delle duplicazioni dei punti di accesso sulle liste di intestazioni del Catalogo->creazione di una forma univoca del nome in Authority ;

correzione dei record di authority già presenti.

La situazione attualePlato -> 6 Intestazioni ; 2 record di authority

Cosa succede interrogando l’OPAC?

Platone -> risultati: 24 recordsPLATO - > risultati: 238 records

Platon ->PLATO> risultati: 238recordsPlato - > risultati: 33 records

PLATON, -> risultati: 2 recordsPLATONE -> PLATO ->238 records

Plato – Record di Authority

CAT L $$c20020812$$lPAL10$$h1819 CAT L $$aBATCH$$b10$$c20040410$$lPAL10$$h1124 CAT L $$abatch$$b$$c20070309$$lPAL10$$h1104 DB L PAL10 SYSID L 152543 FMT L AU LDR L -----nx---22-----3--45-- 001 L 000152543 100 L $$a20020812aitaa50------ba0 152 L $$aRICA 200 0 L $$aPlato 400 0 L $$aPlatone 400 0 L $$aPlaton 801 0 L $$ait$$bSBA Palermo

Creazione di rinvii

Plato (forma accettata)

Platone Platon

(forme scartate/rinvii)

Risultato della ricerca dopo la correzione dalle liste e la creazione della forma accettata e dei rinvii in

Authority.

Plato

PLATONEPLATONPLATOPlatonePlaton

300 record

Unimarc/A

UNIMARC / A è stato pensato per essere COMPLEMENTARE al formato bibliografico e aderisce allo standard ISO 2709 per lo scambio dei dati.

La compatibilità si riflette: nella struttura del record; negli identificatori di contenuto; nel contenuto della registrazione;

ma SOPRATTUTTO tra le etichette dei due formati.

Confronto campi UNIMARC/A e UNIMARC/B

Campi intestazione UNIMARC / A (Authority)

Campi intestazioni UNIMARC / B (Bibliographic)

200 – autore personale 700, 701, 702, (600)

210 – ente collettivo 710, 711, 712, 601

215 – nome geografico 710, 711, 712, 607

220 – nome di famiglia 720, 721, 722, 602

230 – titolo uniforme 500, 605

250 – nome comune usato come soggetto

606

Esempio di corrispondenzaUNIMARC / B UNIMARC / A

700 – Autore persona resp. principale

200 – Intestazione autore persona

Primo indicatore: non definito Primo indicatore: non definito

Secondo indicatore: 0 , 1 Secondo indicatore: 0 , 1

$a elemento principale $a elemento principale

$b elemento ulteriore del nome $b elemento ulteriore del nome

$c qualificazione $c qualificazione

$f date $f date

$g scioglimento delle iniziali $g scioglimento delle iniziali

$3 numero record di authority

$4 codice di funzione $4 codice di funzione

$j suddivisione formale

$x suddivisione generale

$y suddivisine geografica

$z suddivisione cronologica

Esercizi/1

Descartes, René

vedi -> Cartesio Descartes, Renatus Descartes, Rene Descartes, Renato Cartesio, Renato

Come si traduce tutto questo su UNIMARC / A?

UNIMARC / A

CAT L $$c20020812$$lPAL10$$h1800 CAT L $$aBATCH$$b10$$c20040410$$lPAL10$$h1110 CAT L $$abatch$$b$$c20070309$$lPAL10$$h1043 CAT L $$aDANTOR$$b40$$c20090113$$lPAL10$$h1649 DB L PAL10 SYSID L 42642 FMT L AU LDR L -----nx---22-----3--45-- 001 L 000042642 100 L $$a20020812aitay0103----ba 152 L $$aRICA 200 1 L $$aDescartes,$$bRené 400 1 L $$aDescartes,$$bRene 400 0 L $$aCartesio 400 1 L $$aDescartes,$$bRenatus 400 1 L $$aDescartes,$$bRenato 400 1 L $$aCartesio,$$bRenato 801 0 L $$aIT$$bSistema bibliotecario di Ateneo Universitá di

Palermo

Esercizi/2

Augustinus, Aurelius <santo>

vedi -> Agostino, Aurelio Sant’Agostino Augustinus Agostino d’Ippona ...

UNIMARC/A

CAT L $$c20020812$$lPAL10$$h1753 CAT L $$aBATCH$$b10$$c20040410$$lPAL10$$h1106 CAT L $$abatch$$b$$c20070309$$lPAL10$$h1037 CAT L $$aDANTOR$$b40$$c20081024$$lPAL10$$h1014 DB L PAL10 SYSID L 7356 FMT L AU LDR L -----nx---22-----3--45-- 001 L 000007356 100 L $$a20020812aitay0103----ba 152 L $$aRICA 200 1 L $$aAugustinus,$$bAurelius$$c<santo> 400 1 L $$aAgostino,$$bAurelio 400 0 L $$aSant'Agostino 400 0 L $$aAugustinus 400 0 L $$aAgostino d'Ippona 400 1 L $$aAugustinus,$$bAurelius 801 0 L $$aIT$$bSistema bibliotecario di Ateneo Universitá di

Palermo

Accorgimenti/1 Nel caso in cui il record di authority si debba ancora

creare le procedure di intervento sono piuttosto semplici, ovvero:

1. Si controllano in indice le diverse forme presenti nel catalogo, relative ad un autore persona (es. Manzoni, A. ; Manzoni, alessandro ; manzoni, Alessandro ; MANZONI, ALESSANDRO ; Manzoni Alessandro, quindi differenze dovute a: iniziali puntate e non, presenza o meno di caratteri speciali, errato uso maiuscole e minuscole, assenza della virgola per la separazione del primo elemento del nome dal secondo..etc.) e si sceglie la forma accettata (7XX_1 $$aManzoni,$$bAlessandro);

2. si normalizza la forma dall’indice, si crea il relativo record di authority e le eventuali forme scartate del nome (200_1$$aManzoni,$$bAlessandro crea un legame con 7XX_1 $$aManzoni,$$bAlessandro )

Accorgimenti/2.1

Nel caso in cui il record di authority relativo ad un determinato autore persona esista già bisogna prestare molta attenzione poichè:

1. il record di authority potrebbe essere corretto ma le intestazioni in indice risultare errate (mancato collegamento tra AF e bibliografico) - > normalizzazione voci dall’indice - > allineamento con l’AR;

2. Il record di auhtority potrebbe essere sbagliato e le intestazioni in indice corrette->normalizzazione della voce sull’Authority ->allinemento con l’indice;

Accorgimenti/2.2

3. il record di authority è sbagliato così come le intestazioni in indice ->normalizzazione delle intestazioni -> correzione del record di authority;

4. il record di authority ha una corrispondenza con il bibliografico ma solo per la forma normalizzata -> creare i rinvii se necessario.

Accorgimenti/3.1

Ogni qualvolta modifichiamo un Record già presente nell’authority file si crea in automatico un campo COR che registra la forma precedente come rinvio. Questo è indispensabile per far colloquiare tutti quei records presenti nel bibliografico legati precedentemente alla voce COR che, una volta riconosciuta come “scartata” verrà automaticamente sostituita con la la forma da noi normalizzata.

Accorgimenti/3.2

Bisogna invece eliminare il campo COR dall’authority record tutte le volte in cui la voce da noi scartata (COR) non ha alcuna corrispondenza con l’archivio bibliografico e non è una possibile variante del nome.

Authority file. Fonti di riferimento

Norme RICAFonti BNI BNCF VIAFRepertori DOC