Document Management Academy SDA Bocconi - 30 Novembre 2010 – MilanoPresentazione a cura di Enrico Barboglio su fonti AIIM e elaborazione presentazione di Doug Miles – Managing Director AIIM Europe

Perchè è necessaria una strategia per la Managing Information

(prima che sia troppo tardi)

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Record Management

Document Management

Information Management

..... Managing

Information Il challenge dell’Impresa oggi !

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Perchè siamo a questo “punto

cruciale” per il contenuto ?

“content management”

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Reasons

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Alcune “C - Reasons” per cui è necessaria una strategia di Managing Information (before it's too late)

#1: Content - il caos dei contenuti

#2: Cost - Ogni azienda ha in agenda il taglio costi

#3: Compliance – prevenire le brutte sorprese

#4: Collaboration /Knowledge– la condivisione è la base

#5: Collaboration/Enterprise 2.0 – opportunità e minacce

#6: Cloud - potrebbe essere una opzione

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“Paper records increasing rapidly” 19%

“Electronic records increasing rapidly” 70%

“Paper records increasing rapidly” 19%

“Electronic records increasing rapidly” 70%

#1 Content Chaos

Quanto siete fiduciosi del fatto che la vostra organizzazione

possa dimostrare che le informazioni elettroniche sono

accurate, accessibili e affidabili ?

41%“poco fiducioso” o

“per niente fiducioso”

Quanto siete sicuri che le email relative a documenti di impegni e obblighi fatte da voi e dal vostro staff siano registrate, complete e

accessibili?

56%“poco fiducioso” o

“per niente fiducioso”

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Content Chaos - Confidence

How confident – electronic vs emails

N=607 Non-trade,

Important emails:

43% rimangono nelle Cartelle Personali di

Outlook

15% sono catturate da ECM/RM

12% vengono gestite da sistemi di Email

Management

12% stampate e archiviate su carta

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Content Chaos

How confident – electronic vs emails

N=607 Non-trade,

Electronic

Email only

Un sistema di ECM fa crescere in modo molto

deciso la ‘sicurezza’ verso i

contenuti elettronici

Ma ancora non da grandi certezze

per quanto riguarda l’uso

delle email.

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Content Chaos – Content types

Come vengono gestiti e archiviati i diversi tipi di contenuti, nella vostra organizzazione ? - % di “non gestiti”

Twitter and blog posts non sono archiviati nell’

80+% delle organizzazioni

che li usano

– ma men che meno gli instant

messages !

- o i fax.. per il 60% !

N=604 Normalized for not Applicable

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#2Costi - I tagli sono in ogni Agenda di

ogni Azienda

Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)

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E’ impellente razionalizzare l’uso della carta nei processi di businessE’ impellente razionalizzare l’uso della carta nei processi di business

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La stampa in azienda

Un dirigente passa in media il

45% del proprio tempo ad

occuparsi dei documenti (IDC).

8 aziende su 10 affermano di trovarsi alle prese con documenti e stampe per oltre il 40% del

proprio tempo di lavoro giornaliero (Xplor).

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La stampa in azienda

In media, in Italia, un impiegato

stampa 640 pagine al mese (Ipsos).

1 pagina su 6 viene direttamente

cestinata senza essere letta (Ipsos).

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In media, il 16,5% di spazio negli uffici è occupato da archivi

In media, il 16,5% di spazio negli uffici è occupato da archivi

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In media, il 55% di tutti i documenti stampati sono stampati solo per

aggiungere una firma

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Investire per risparmiare ?Investire per risparmiare ?

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Quale periodo di pay-back ritieni necessario per ritornare degli investimenti in scanning and capture?

ROI – Scanning and Capture

>10 emps and not ECM suppliersand with scanning (319)

43% ha dichiarato un

pay-back period inferiore ai 12

mesi

61% entro i 18 mesi

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#3Compliance – è il ‘bastone’

Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)

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32% delle organizzazioni impiegherebbe più di un mese per produrre documenti di un processo legale

Source: AIIM 2009 Industry Watch

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In caso di contestazione, quanto sei fiducioso del fatto che i tuoi record elettronici non siano stati modificati, eliminati o abbiano subito accesso inappropriato?

Source: AIIM 2009 Industry Watch

71%Con un sistema di ECM:

Senza sistema di ECM: 40%

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#4Collaboration/ Knowledge-sharing è la

‘carota’

Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)

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“E 'più facile trovare 'conoscenza e informazioni‘ sul web che non nei

nostri sistemi interni” 71%

I professionisti spendono in media 51 minuti al giorno alla ricerca di informazioni

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Numero di persone che non riescono a trovare 1 documento su 5 tra quelli

che stanno cercando: 40%

Numero di persone che non riescono a trovare 1 documento su 5 tra quelli

che stanno cercando: 40%

#3 Knowledge sharing is the carrot

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Quali sono i più forti drivers per inserire processi di scanning and capture nella vostra organizzazione? Max. THREE.

Strategy and Drivers

#1 Knowledge Management

#2 Compliance

#3 Productivity

…then customer

service and storage cost

saving

10+ employees ,Non-trade

(742)

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#5Collaboration

and Enterprise 2.0

opportunità e minaccia

Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)

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I dirigenti devono capire la differenza tra giocare attorno a Facebook o invece costruire una vera infrastruttura di

collaborazione per la loro organizzazione.

Knowledge Management

58% of people agree that social networking will make a dramatic change to business life in the next few years

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E2.0 Governance

Controllo &Sicurezza

Collaborazione &Innovazione

Chiave di accesso: un miglior uso della conoscenza condivisa

75%

Il maggior impedimento: la cultura Aziendale e delle Corporation

40%

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E2.0 Governance

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Collaboration senza governance è la ricetta

per il disastro

Collaboration

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#6Cloud

potrebbe essere una possibilità

Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)

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Using “Cloud” now for ECM or immediate plans: 6% Would consider a Gov. Cloud / Corporate Cloud: 43% - 55%Would consider a branded Cloud: 20%

Using “Cloud” now for ECM or immediate plans: 6% Would consider a Gov. Cloud / Corporate Cloud: 43% - 55%Would consider a branded Cloud: 20%

#6 The Cloud

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Perchè senza questa

strategia.......

..il tuo Business sta perdendo

tempo prezioso

Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)

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Grazie dell’attenzione

per informazioni

enrico.barboglio@4itgroup.itdoug.miles@aiim.org.uk