Base de Datos Capitulo II

8/18/2019 Base de Datos Capitulo II

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CAPITULO II

MARCO TEORICO SOBRE: BASE DE DATOS Y CONTROL

A. BASE DE DATOS

En cualquier tipo de actividad, se genera una cantidad indeterminada de información,

la cual según su importancia, es necesario almacenarla para su uso posterior. El lugar

donde se almacena esta información se conoce con el nombre de "Base de Datos",

éste lugar puede ser tangible f!sico o intangible lógico.

#as bases de datos cuentan con una gran cantidad de $erramientas que contribu%en

para que el mane&o de los datos sea eficiente. En la etapa del dise'o, deben tenerse

en cuenta cuatro elementos b(sicos que son)

• Datos del usuario) son tablas de datos que contienen la información espec!fica

de los datos que almacena la base, los cuales est(n ordenados en filas %

columnas.• *etadatos) +ambién se conocen como +ablas del istema % son las que

contienen la información acerca de la base de datos, es decir, el tipo % cantidad de

registros que contiene.

• -ndices) Es el ordenamiento de los datos según la conveniencia del usuario para

realiar un mane&o m(s f(cil de los mismos. Es decir, que dependiendo del tipo de

datos que se tenga, los campos se pueden ordenar por e&emplo de acuerdo al

nombre, apellido, dirección, etc.

• *etadatos de aplicación) e utilian para almacenar la estructura % el formato de

formas del usuario, reportes, consultas % otros componentes de aplicación.

1. HISTORIA

*uc$o antes de que los conceptos de bases de datos relacionales llegaran a ser

populares % se posicionaran como soluciones efectivas a los problemas que

planteaba el almacenamiento de datos, estos se almacenaban en los denominados


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"arc$ivos planos". Estos arc$ivos se caracteriaban por no poseer ninguna

estructura, apenas si se utiliaba el concepto de campos % registros dosdimensiones también llamados filas % columnas.

0l acrecentarse la cantidad % nivel de los datos que brindan información cr!tica a las

empresas, se $io evidente que no bastaba con esas formas primitivas de

almacenamiento, por lo que comenaron a brotar ideas tendientes a complementar %

tornar m(s efica el mane&o de esos arc$ivos planos.

e desarrollaron para ello "!ndices" que complementaban % ordenaban un poco esos

arc$ivos % nacieron programas que facilitaban el mantenimiento de esos !ndices %

arc$ivos.

#os sistemas de 1estión de Bases de Datos, tienen su origen en la década de los

63s % surgen &unto con el pro%ecto Estadounidense de enviar al primer $ombre a la

luna, denominado "0polo" 6, en vista de que la cantidad de información que se

generaba con este pro%ecto no permit!a que su uso fuera el apropiado % encontrar lainformación necesaria demoraba muc$o tiempo. 4na empresa estadounidense 500,

desarrolló un softare denominado 140* 1eneral 4pdate 0ccess *et$od, que

administraba la información en porciones peque'as para luego unirlas % de esta

manera tener toda la información disponible en el momento deseado. Este sistema

est( dise'ado en forma &er(rquica, es decir que tiene forma de (rbol para facilitar su

comprensión.

0 mediados de los 63s, la 7B* se unió a esta empresa, con el propósito de me&orar

el sistema 140*, el cual se convirtió en 7* 7nformation *anagement %stem 8

istema 0dministrador de 7nformación9 esta conversión permitió que el

almacenamiento de los datos pudiera realiarse en cintas magnéticas, lo cual

contribu%ó para que fuera m(s aceptado en el mercado. En el transcurso de esta

6 $ttp)::;.u&i.es:?onsulta) @; *aro 26A


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década, 1eneral Electric desarrolló un nuevo softare denominado 7D 7ntegrated

Data tore 8 0lmacén de Datos 7ntegrados dirigido por ?$arles Bacmann, es el que seconoce como istema de Base de Datos en Ced, se utilió principalmente para

representar relaciones comple&as entre datos, a la ve impuso un est(ndar de bases de

datos. ara este efecto, en @/@ se presentó un informe a la 057 0merican

5acional Est(ndar 7nstitute 8 7nstituto 5acional 0mericano de Est(ndares, instituto

competente para aprobar los est(ndares, el cual, aunque no fue aceptado

formalmente, fue utiliado por muc$as empresas como est(ndar para dise'ar sus

propias bases de datos, son las que a$ora se conocen como istemas de Ced.

Este sistema de Ced, &unto con el Fer(rquico, son los primeros sistemas gestores

que se conocen, por lo cual eGiste la ma%or probabilidad de presentar desventa&as,

entre las que est(n)

• #a solución de un problema, aunque sea simple, requiere de una programación

comple&a.

• #a independencia de los datos es m!nima• 5o tiene fundamento teórico

#uego surgió el modelo Celacional, el cual fue desarrollado por 7B*, a pesar de

contar con los inconvenientes de los modelos anteriores, dio la pauta para que se

desarrollaran muc$os sistemas relacionales durante el final de la década de los /3s %

principio de los 3s. 4no de los primeros sistemas fue el %stem C, que ten!a como

ob&etivo probar la funcionalidad del modelo relacional. #a implementación de este

sistema, permitió que se lograran dos grandes desarrollos en la $istoria de los

istemas de 1estión de Base de Datos, como son) el surgimiento del lengua&e de

consulta H#, que a$ora es un lengua&e est(ndar de consultas de bases

relacionales9 % la producción de otros sistemas relacionales como DB2 % #H:D de

7B* % IC0?#E, de IC0?#E ?orporation.


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El modelo Celacional, constitu%e la segunda generación de los 1DB, al igual que la

primera generación, presenta fallos. 4no de los m(s conocidos es la limitadacapacidad para modelar datos. Este fallo $a $ec$o que sus dise'adores traten de

me&orar el sistema, $asta llegar a descubrirse el modelo Entidad J Celación en el a'o

@/6, luego apareció una versión eGtendida del modelo relacional denominada C*:+

en @/ % la última versión conocida como C*:K2 que surgió en @.

En vista de que la comple&idad de las aplicaciones es grande, se $an ido

desarrollando nuevos modelos, entre ellos el modelo Irientado a Ib&etos, que

constitu%e la +ercera 1eneración de 1BD. 0ctualmente se cuenta con muc$os

sistemas de 1estión que son f(ciles de utiliar, tales como 0ccess de *icrosoft para

microordenadores.

2. CONCEPTO DE BASE DE DATOS

El término base de datos fue utiliado por primera ve en @6;, en un simposio

celebrado en ?alifornia. ara tener un panorama m(s amplio sobre lo que son las

bases de datos, se presentan a continuación algunos conceptos)

• Es un ?on&unto de datos que pertenecen al mismo conteGto, almacenados

sistem(ticamente para su uso posterior. Desde este punto de vista, se puede

considerar como base de datos a cualquier con&unto de datos que contengan

información del mismo tipo, sea esta impresa o no, almacenada f!sica o

magnéticamente % que permite realiar diferentes operaciones sobre su

contenido.

• ?on&unto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.

El almacenamiento de los datos en campos magnéticos, es de gran utilidad para

los usuarios, debido a que a$orran una cantidad considerable de espacio f!sico % a

la ve facilita su mane&o.


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3. TIPOS DE BASES DE DATOS /

EGisten diferentes criterios para clasificar las Bases de Datos9 entre ellos est(n lossiguientes)

3.1 SEGÚN LA VARIABILIDAD DE LOS DATOS ALMACENADOS

#as operaciones que pueden realiarse sobre una base de datos, depender(n del

tipo de información que se encuentra almacenada en ella. egún la variabilidad, se

pueden clasificar en)

• E+L+7?0

#os datos que contiene son de sólo lectura. B(sicamente se utilia para almacenar

datos $istóricos, útiles para comparar el comportamiento de los mismos a través del

tiempo.

• D75L*7?0

ueden realiarse diversas operaciones sobre los datos que contiene, entre ellas)

consulta, actualiación, adición % eliminación. ?omo e&emplo se puede citar el sistema

de una empresa para mane&ar inventario.

3.2 SEGÚN EL CONTENIDO

Itra forma de clasificar las bases de datos, es por el tipo de información que éstas

contienen. 0 continuación se cita una clasificación de las mismas, la cual permite

conocer el tipo de operaciones que se pueden realiar sobre su contenido.

• B7B#7I1CLM7?0

u contenido es sólo una representación de la fuente primaria. #a información se

utilia como gu!a para conocer su ubicación. or e&emplo) el sistema bibliotecario,

donde la base bibliogr(fica contiene la fic$a de la fuente, es decir) nombre del autor,

/ $ttp)::es.iNipedia.org:iNi:BaseOdeOdatos. >?onsulta) @ febrero 26 A


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;@

fec$a de publicación, editorial, t!tulo, etc. +ambién puede contener un resumen de la

publicación original.

• 54*PC7?0

Este tipo de bases de datos, solamente almacena datos numéricos, por e&emplo)

estad!sticas, c(lculos matem(ticos, edades, etc. u contenido no admite caracteres

alfabéticos o alfanuméricos.

• B0E DE +EQ+I ?I*#E+I

0lmacena el contenido completo de la fuente primaria. 0 diferencia de las bases de

datos Bibliogr(ficas, éstas pueden almacenar el contenido completo de una

publicación revista, libro, etc., e incluso una colección completa de dic$as

publicaciones. +ambién se conocen como Bases de Datos +eGtuales.

• D7CE?+IC7I

on aquellas cu%o contenido est( referido a la descripción de otros recursos de

información. Este tipo de base de datos, son los directorios % agendas que seencuentran en los organiadores electrónicos, tales como las direcciones

electrónicas % en arc$ivos f!sicos como las agendas o directorios telefónicos.

• B05?I DE 7*L1E5E.

?omo su nombre lo indica, almacenan información en distintos formatos compatibles

con visores de im(genes, audio, video % multimedia.

4. MODELOS DE BASES DE DATOS

4n modelo de datos es b(sicamente una descripción de algo conocido como

"?ontenedor de datos", es decir, el lugar donde se guarda la información % de los

métodos para almacenar % recuperar información de estos contenedores.


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Estos modelos son representaciones lógicas, que permiten la implementación de un

sistema eficiente para procesar datos, los cuales se representan por algoritmos %conceptos matem(ticos9 como los siguientes)

• B0E DE D0+I FECLCH47?0

0lmacenan su información en una estructura &er(rquica, representando los datos en

forma de (rbol, donde un nodo padre de información puede tener varios hijos

ramificaciones. El nodo que no tiene padres se llama nodo raíz % los nodos que no

tienen $i&os se conocen como hojas. Este modelo es bastante útil cuando la cantidad

de información es peque'a. or su estructura, no puede representar eficientemente la

redundancia de datos a diferencia del flu&ograma.

• B0E DE D0+I E5 CED

#os datos se representan como colecciones de registros % las relaciones entre los

datos se representan mediante con&untos, que son punteros en la implementación

f!sica. Este sistema permite que un nodo tenga m(s de un padre. Esta caracter!stica

puede considerarse como una me&ora al sistema &er(rquico, %a que ofrece unasolución eficiente al problema de la redundancia de datos. 0 pesar de esta venta&a,

este modelo es m(s utiliado por programadores que por usuarios finales debido a la

dificultad que representa su administración.

• B0E DE D0+I CE#0?7I50#

e utilia para modelar problemas reales % administrar datos din(micamente. us

fundamentos basados en el uso de "relaciones", fueron postulados en @/ por

Edgar MranN ?odd, traba&ador de los laboratorios 7B*. 0dem(s de las "relaciones",

eGiste una forma m(s sencilla de representar los datos en este modelo % es la

representación por medio de tablas una para cada relación, compuesta por

registros % campos. El orden de almacenamiento de los datos es indiferente, esta

caracter!stica lo $ace m(s sencillo % comprensible, %a que los datos almacenados se

$ttp)::es.iNipedia.org:iNi:BaseOdeOdatos. >?onsulta) 22 febrero 26A


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;;

pueden administrar mediante consultas. ?ada relación est( representada por un

nombre único.

4na forma de construir las bases de datos, es mediante un lengua&e de

programación9 para este modelo, el lengua&e m(s utiliado es H# #engua&e

Estructurado de ?onsultas, implementado % estandariado por los principales

motores de gestión de base de datos relacionales.

• B0E DE D0+I IC7E5+0D0 0 IBFE+I

Este modelo es uno de los m(s recientes, almacena en la base tanto el estado como

el comportamiento del ob&eto. 0lgunas de las propiedades de este modelo son) la

encapsulación ermite ocultar la información al resto de ob&etos, para impedir

accesos incorrectos o conflictos9 $erencia los ob&etos $eredan comportamiento

dentro de una &erarqu!a de clases % poliformismo permite que una operación pueda

ser aplicada a distintos tipos de ob&etos.

• B0E DE D0+I DI?4*E5+0#Eermite realiar diferentes actividades sobre el teGto, una de las m(s importantes es la

búsqueda de teGto, que se puede realiar dentro de un documento.

5. DISEÑO DE LA BASE DE DATOS

0 continuación se muestra el fundamento teórico del modelo Entidad J Celación,

desarrollo del sistema, diccionario de datos % el dise'o de pantallas, las cuales son

importantes para dise'ar una base de datos eficiente.

5.1 MODELO ENTIDAD - RELACIÓN

El dise'o de una base de datos, comiena con el modelo Entidad J Celación, que es

la representación grafica de las relaciones que eGisten entre las diferentes entidades

que participan en el proceso para el almacenamiento % administración de la

información9 cada entidad esta representada por un rect(ngulo % el nombre


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;=

que aparece en el interior simbolia a la persona, lugar u ob&eto sobre el cual se

realia una acción. #as relaciones est(n representadas por rombos % demanera similar que la entidad, el nombre aparece en el interior % simbolia la acción

que se realia sobre la entidad.

0dem(s, las relaciones se identifican por grados según el número de entidades que

la comparten, por e&emplo la relación en la que participan dos entidades se llama

"Celación binaria", en la que participan tres entidades se llama "Celación ternaria".

Estas relaciones presentan diferentes tipos de cardinalidad, la cual describe el

número m(Gimo de presencias de una entidad con respecto a otra.

Celaciones ! "#$ % "#$ &1 ) ?ada ocurrencia de la entidad Q est( asociada

: 1' con una ocurrencia de la entidad R % viceversa.

Celaciones ! "#$ % (")*$+

&1 : M'

Celaciones ! (")*$+ % "#$

&M : 1'

Celaciones ! (")*$+ %

(")*$+ &M : M'

) ?ada ocurrencia de la entidad Q est( asociada

con una o varias ocurrencias de la entidad R % cada

ocurrencia de la entidad R con una de la entidad Q.

) ?ada ocurrencia de la entidad Q est( asociada

con una de la entidad R % cada ocurrencia de la

entidad R est( asociada con una o varias

ocurrencias de la entidad Q.

) ?ada ocurrencia de la entidad Q est( asociadacon una o varias ocurrencias de la entidad R % cada

ocurrencia de R con una o varias de Q.


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;S

5.2 DESARROLLO DEL SISTEMA

Este apartado comprende las tablas que $an sido creadas a partir del modeloEntidad J Celación % de las que se $an tomado los nombres que se presentan en el

Diccionario de Datos.

Es necesario dise'ar % detallar cada una de las tablas, para que la persona que

tenga a su cargo la implementación de la base de datos pueda apreciar el contenido %

las relaciones que deben establecerse entre ellas. Estas tablas ser(n los arc$ivos

donde se almacenar(n los datos ingresados por medio de las pantallas de captura %

las coneGiones entre tablas est(n indicadas a través de una l!nea que une la llave

primaria de una tabla representada por el s!mbolo con la llave for(nea de otra

tabla, que est( indicada por las letras , por sus siglas en inglés) Moreign Te%,

adem(s se indican las relaciones que se establecen en el modelo Entidad J Celación.

ara ma%or comprensión, se muestra a continuación el concepto de #lave primaria %

secundaria)

• #lave rimaria) es aquel atributo el cual se considera clave para la identificación

de los dem(s atributos que describen a la entidad.

• #lave for(nea o secundaria) son los atributos considerados clave dentro de una

tabla, pero que en otra tabla %a ocupan el lugar de #lave primaria.

5.3 DICCIONARIO DE DATOS

El diccionario de datos contribu%e a obtener una ma%or comprensión acerca de los

datos que se encuentran en el *odelo Entidad J Celación, a fin de describir en forma

detallada cada uno de ellos, %a que en el modelo se encuentran los datos en forma

general, % estos a su ve contienen datos m(s espec!ficos. De esta forma cuando el

usuario de la base de datos desee conocer la información sobre algún dato, esta debe

encontrarse en el diccionario de datos.

$ttp)::.itlp.edu.mG:publica:tutoriales:basedat@:tema2O=.$tm >?onsulta) noviembre 26A


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;6

0dem(s puede resaltarse la importancia de utiliar un diccionario de datos a travésde los siguientes aspectos)@

• ?uando se realian cambios en la información, es mu% dif!cil cuidar de mantener

todos los detalles, el diccionario de datos permite que los datos estén me&or

organiados, lo que contribu%e a realiar los cambios necesarios de cada registro.

• ermite asignar un nombre único a cada elemento % actividad de la base de

datos, de manera que puedan localiarse r(pidamente.

• ermite documentar todas las caracter!sticas de la base de datos, para garantiar

que todos los usuarios tengan una fuente común de información respecto a la base

de datos.

• 0%uda a localiar errores % omisiones en la base de datos) al encontrarse

ordenados los elementos de la base de datos, es m(s f(cil identificar en el

diccionario algún nombre que se $a%a pasado por alto.

+omando en cuenta todos estos aspectos, el diccionario de datos se $a estructurado

de la siguiente manera)

• Tabla: Define el nombre de la tabla.

• Nombre: Es el elemento que identifica al dato, por lo tanto debe ser único dentro

del diccionario.

• Descripción) Define el nombre, dando una idea general del significado de sus

datos.

• Tipo de dato: Es la clasificación que se asigna a un campo de datos para

controlar el tipo de información que se puede introducir.@@ Este puede ser)

54*PC7?I) admite solamente valores numéricos.

@

@@$ttp)::.monografias.com:traba&osS:inso:inso2.s$tml>?onsulta) @ octubre 26A*7?CIIM+ ?ICIC0+7I5. Diccionario de 7nform(tica e 7nternet. Espa'a. Ediciones *c 1ra Uill, 2;. 62/p.


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;/

?0C0?+EC) admite letras, números, signos de puntuación, espacios %

caracteres especiales. 0#M054*PC7?I) puede contener valores numéricos % caracteres.

ME?U0) espacio reservado para introducir una fec$a en el formato

establecido DD:**:0000.

• Longitud: Es la cantidad de espacios disponibles para almacenar la información

del nombre.

• Formato: Es la estructura de los datos dentro del nombre.

• Rango) 7ndica los l!mites inferiores % superiores de los datos que puede contener

la variable.

• Requerido: 7ndica la importancia de un nombre, es decir, si es estrictamente

necesario introducir datos en ese campo. Este puede ser) 7 o 5o.

• Llaves: 7ndica la llave primaria &P' % la llave for(nea &,' del nombre9

estableciendo a la ve la referencia de la tabla donde la llave primaria ser(

for(nea.

5.4 DISEÑO DE PANTALLAS

El dise'o de pantallas representa un importante elemento para tener una idea de

cómo se introducir(n los datos a la base, %a que ofrece una visualiación m(s

independiente de éstos, es decir, que el usuario no tendr( que encontrarse con toda la

información almacenada a la $ora de interactuar con la base de datos, sino que puede

traba&ar con las pantallas de captura eGclusivamente para los datos que desea

almacenar en ese momento.


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;

#as pantallas de captura deben dise'arse de tal manera que el usuario pueda

interactuar f(cilmente con cada una de ellas9 las cuales constan de los siguienteselementos)

• Encabeado) contiene el nombre de la pantalla sobre la que esta traba&ando el

usuario.

• ?uerpo) es la sección media de la pantalla % contiene los siguientes elementos)

?uadros de teGto ) Es un contenedor para teGto, su tama'o

puede ser fi&o o variable.

?ombo boG ) Es un control dependiente o independiente %

puede buscar valores en una lista fi&a o en una

tabla o consulta.

Etiqueta ) 7ndica la información que se debe introducir en elcuadro de teGto correspondiente.

• ?omentarios) en esta sección se ubican las indicaciones adicionales para

garantiar que la información se introduca adecuadamente. 0dem(s se $an

colocado los botones necesarios para que la pantalla cumpla con su función. En

general, los botones a utiliar ser(n los siguientes)

1uardar) almacena los datos ingresados en su respectiva tabla.?ancelar) limpia de la pantalla los datos ingresados. alir) permite

abandonar el formulario.

En el capitulo 7K se presenta la aplicación de cada uno de los elementos que

componen el dise'o de la base de datos.


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;

B. CONTROL

4na de las variables importantes para el dise'o de la base de datos es implementarel proceso administrativo que facilite el mane&o de la documentación generada a partir

de las actividades que realia una institución. El proceso administrativo consta de =

etapas que son) planeación, organiación, dirección % control. En el caso de las

alcald!as como cualquier otra institución requieren establecer controles en sus

actividades, %a que éstas generan gran cantidad de información que se necesita

almacenar para su uso posterior.

En este apartado se mencionan algunos aspectos b(sicos de la etapa de control,

enfocado al funcionamiento % mantenimiento de la base de datos propuesta. El

control es una parte fundamental que esta orientada a la organiación % permite

conocer en cualquier momento la forma en que se est(n realiando las actividades

planificadas % aplicar las medidas necesarias tanto cualitativas como cuantitativas, con

el único fin de alcanar los ob&etivos propuestos, se dice que la efectividad o eficiencia

de cumplir con los métodos de control son en gran medida por el comportamiento

individual de la persona.

1. DE,INICIÓN

egún 7dalberto ?$iavenato, el control "verifica si la e&ecución esta acorde con lo que

se planeo9 % cuanto mas completos, definidos % coordinados sean los planes % ma%or

sea el periodo para el cual fueron $ec$os, mas comple&o ser( el control". @2

De esta manera se puede decir que el control es una técnica administrativa que seutilia para comprobar la concordancia de las actividades planificadas con las

realiadas. En caso de encontrar debilidades o fallas, se verifica cual $a sido la raón de

la desviación, de tal manera indica el momento de realiar las correcciones

pertinentes % as! evitar que se repitan nuevamente. Dic$as actividades se planean

@2 7D0#BEC+I ?U70KE50+I. 0dministración proceso administrativo. *éGico, Editorial *c 1ra Uill, 2@. p. ;=6.


15/22

=

con el fin de lograr un ob&etivo común. 0dem(s de medir el desarrollo de las

actividades, mide el rendimiento de las personas que las realian, sus relaciones comoequipo de traba&o % la capacidad individual9 asimismo permite medir la eficiencia de la

$erramienta utiliada en función del logro obtenido, espec!ficamente el funcionamiento

de la base de datos, para conocer de esta manera si $a sido dise'ada % utiliada

según los requerimientos demandados. Es en este sentido que puede comprenderse

el control como un proceso regulador de las funciones planificadas para que se

desarrollen con éGito.

2. ELEMENTOS DEL CONTROL

El control est( compuesto por diferentes elementos que garantian su buena

aplicación % por ende, el buen rendimiento de la empresa o de las personas que lo

aplican. Entre ellos est(n)

• CE#0?7V5 ?I5 #I #05E0DI.

?uando se inicia una actividad % se establecen metas se deben de implementar

sistemas de control. Pste siempre eGiste para verificar el logro de los ob&etivos que se

establecen en la planeación % estipular si no eGisten desviaciones. 0s! la información

almacenada en una base de datos puede utiliarse para comparar los resultados

obtenidos con los propuestos, por e&emplo para conocer si un pro%ecto determinado

$a sido realiado en el tiempo establecido.

• *ED7?7V5.

ara controlar es imprescindible medir % cuantificar los resultados, con el fin decomprobar si se est(n logrando las metas establecidas, a la ve se mide la eficiencia

de las personas que est(n desempe'ando la actividad encomendada %a que son ellos

los que est(n en la obligación de dar información oportuna, confiable % v(lida por ser

una parte fundamental para que se logren los ob&etivos. ?on la utiliación de una base

de datos la ubicación % administración de la información se vuelve m(s sencilla,

permitiendo la eficiencia del control de los pro%ectos comunitarios.


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=@

• DE+E?+0C DEK70?7I5E.

4na de las funciones del control de una base de datos, es descubrir la causa de lasdiferencias que se encuentran en los datos cuando estos no son congruentes con los

resultados. i en el transcurrir de la e&ecución de las actividades se presentan

desviaciones en el comportamiento de los datos, que no $an sido previstas en su

dise'o, se $ace necesario verificar cual $a sido la causa del desvió para luego

establecer medidas correctivas % enfocarlas a los ob&etivos planeados.

• E+0B#E?EC *ED7D0 ?ICCE?+7K0

e $ace necesario prever % corregir las desviaciones detectadas en el

comportamiento de la base de datos, para poder llegar a las metas establecidas %

satisfacer las necesidades que estas presentan, %a que de lo contrario, si no se

corrige a tiempo, pueda que la base de datos no logre el ob&etivo de facilitar el

almacenamiento % administración de la información.

+odos estos elementos deben cumplirse para que las actividades planificadas se

desarrollen eGitosamente % as! lograr vencer las barreras que detienen el crecimientode la institución. 0lgunas de estas barreras, enfocadas a las actividades en general

son)

• 5iveles de calidad) cuando los errores se detectan a tiempo, los productos o

servicios que resultan presentan una me&or calidad que si no se estuvieran

controlando los procesos.

•

Cesistencia al cambio) Pste encierra tanto a los niveles operativos comoe&ecutivos, %a que la corrección que ofrece el control ante las desviaciones permite

que las personas estén dispuestas a adoptar nuevos métodos de traba&o en la

marc$a, de esta manera estar(n preparados para enfrentar cambios significativos de

la empresa.

• Delegación % traba&o en equipo) la e&ecución del control supone involucrar a todo el

personal en la consecución de un ob&etivo, el $acer que todas las personas se


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=2

sientan responsables de su traba&o % por tanto, que se sientan parte de la

empresa. e delegan funciones % a la ve responsabilidades, lo que contribu%e paraque el éGito de la institución sea compartido entre todos los miembros del equipo de

traba&o.

3. TIPOS DE CONTROL @;

En este apartado se muestran tres tipos de control que son) control preliminar, que

se encarga de prevenir la desviación9 control concurrente que se enfoca en estar

alerta para verificar el buen funcionamiento de las actividades % as! lograr los

ob&etivos % el control de retroalimentación, que se orienta a las medidas de

corrección % me&orar el proceso de la actividad. Pstas pueden aplicarse sobre una

actividad determinada, a continuación se detalla m(s detenidamente cada una de

ellas)

• ?I5+CI# CE#7*750C

El control preliminar tiene lugar antes de iniciar las operaciones e inclu%e la creación

de pol!ticas, procedimientos % reglas dise'adas para asegurar que las actividades

planeadas por la unidad de pro%ección social o cualquier otro departamento

encargado de los pro%ectos comunitarios, sean e&ecutadas con propiedad. #a

consistencia en el uso de las pol!ticas % procedimientos es promovida por los

esfueros del control % de las personas encargadas para que los resultados sean los

favorables de acuerdo con lo esperado9 por ello se debe establecer anticipadamente

los lineamientos, del mane&o de la base de datos. Es necesario distinguir entre el

establecimiento de pol!ticas % su realiación %a que al establecerla indica la función delo que se $a planificado % la realiación $ace énfasis en la función del control.

• ?I5+CI# ?I5?4CCE5+E

En el desarrollo de un pro%ecto comunitario, los promotores deben de guiar a los

miembros de las comunidades, considerando que durante la fase de e&ecución se

@; $ttp)::.itlp.edu.mG:publica:tutoriales:procesoadmvo:tema6O=.$tm. >?onsulta) 2 febrero 26A


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=;

inclu%a la dirección, vigilancia % sincroniación de las actividades, según ocurran,

para asegurarse que se est(n realiando adecuadamente % que el !ndice dedesviación disminu%a % as! tener resultados favorables, cada una de las personas

involucradas tienen la responsabilidad de verificar las acciones que se est(n llevando a

cabo.

• ?I5+CI# DE CE+CI0#7*E5+0?7V5

Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados

anteriores, esto nos indica los resultados $istóricos que se $an obtenido a lo largo del

desarrollo de las actividades, %a que sirven como base para corregir posibles

desviaciones futuras del est(ndar aceptable % a la ve determinar cuales serian los

cambios que deber!an de realiarse.

4. IMPORTANCIA DEL CONTROL

#a aplicación de esta técnica es de gran utilidad para cualquier institución, %a que

permite optimiar el desempe'o de las actividades % contribu%e a aumentar el

rendimiento del personal que esta a cargo del desarrollo de las diferentes

actividades. 0lgunas caracter!sticas que marcan su importancia son las siguientes)

• Establece medidas para corregir el proceso de las actividades que conlleva la

realiación de un pro%ecto, de tal forma que se alcancen los planes eGitosamente, %a

que las fallas del proceso se pueden detectar m(s f(cilmente.

• #a función del control, le sirve a los supervisores para conocer el desempe'o del

personal encargado de los pro%ectos % la utiliación de los recursos disponiblespara su realiación.

• Momenta el traba&o en equipo % por ende surge la necesidad de delegar

responsabilidades9 como también, permite llevar un me&or control sobre el

desempe'o de los promotores, &efes, supervisores % otras personas relacionadas

con la información de las comunidades % sus pro%ectos.

• e aplica a todo) a las cosas, a las personas % a los actos.


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• Determina % analia r(pidamente las causas que pueden originar desviaciones,

para que no vuelvan a presentarse en el futuro.• roporciona información acerca de la situación de la e&ecución de los pro%ectos.

• Ceduce costos % a$orra tiempo al evitar errores.

• u aplicación incide directamente en la racionaliación de la administración %

consecuentemente, en el aprovec$amiento de todos los recursos de la

institución.

5. ETAPAS DE CONTROLEl proceso de control en la administración de la información requiere el uso de las

$abilidades de las personas encargadas de aplicarlo, adem(s de utiliarse como un

método para detectar errores en cualquier momento de la e&ecución de actividades. 0

continuación se detallan las etapas que conlleva la aplicación de la técnica de control,

las cuales se sugiere seguirse al pie de la letra para obtener resultados

beneficiosos en el tratamiento de la información almacenada en la base de datos)

• E+0B#E?7*7E5+I DE E+L5D0CE

4n est(ndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo,

gu!a o patrón con base en la cual se efectúa el control, se considera que el

establecer est(ndares ob&etivos que midan la actividad, es una clave para que el

control sea efectivo.

+ambién se puede definir como est(ndares los criterios establecidos que servir(n de

par(metro para medir el estado de los pro%ectos de acuerdo a los resultados9 a la verepresentan la eGpresión de las metas de planeación de la institución o departamento

determinado con el fin de compararlas con el logro real de los deberes asignados.

Estos criterios pueden ser eGpresados en unidades f!sicas, o pueden medirse en

términos monetarios como costos, ingresos, inversiones. in embargo, los est(ndares

no solamente se eGpresan en unidades f!sicas o monetarias sino que una institución

puede conseguir una elevada cooperación entre los supervisores %


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=S

sus subalternos, que no pueden ser representadas en forma numérica % que dan

lugar a evaluaciones sub&etivas, no obstante se debe de buscar indicadores quepermita cuantificarlas. Estos est(ndares pueden ser de diferentes tipos, como)

cualitativos, cuantitativos, de tiempo o de costo, por e&emplo.

• *ED7?7V5 DE CE4#+0DI

?uando se establecen est(ndares, el siguiente paso es controlar lo que se $a

realiado. #a manera de controlar la medición de los resultados puede ser mediante la

observación personal que consiste en que el encargado de la unidad observa lo que

se esta realiando en el (rea de traba&o9 es decir, los &efes o supervisores pueden

comprobar que los promotores realian su traba&o según los planes establecidos, de

tal manera que las comunidades gocen de la atención % orientación necesaria para su

propio desarrollo. Estos resultados pueden medirse en función de los informes que

presenta cada promotor a su &efe inmediato, éstos suelen ser mu% importantes %a que

periódicamente se entregan informes cualitativos o cuantitativos, para $acer

comparaciones. 0l determinar adecuadamente la aplicación del control % contar con

los medios necesarios para verificar el desempe'o de los subordinados, se vuelve m(sf(cil la medición de los resultados obtenidos con los planeados.

• ?ICCE??7V5

i durante el desarrollo de las actividades se detectan desviaciones o deficiencias

debido a una mala planificación o aplicación de las técnicas establecidas, éstas

deber(n ser corregidas inmediatamente % sustituidas por nuevos planes %

procedimientos. #a venta&a de esta etapa es que los errores cometidos no vuelvan a

repetirse cuando tengan que e&ecutarse acciones similares. #as acciones correctivas

comprenden un cambio en el método de traba&o, en la medición o en los est(ndares, de

acuerdo a cual sea la falla que se encuentre. 0dem(s, para que el control sea eficiente

debe ir acompa'ado de que se cumpla las responsabilidades asignadas a cada

persona involucrada en la administración de los pro%ectos comunitarios.


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=6

• CE+CI0#7*E5+0?7V5

?uando %a se $an realiado las correcciones pertinentes, se deben reprogramar lasactividades, $aciendo uso de la información recopilada que muestra las causas de

desviación.

. SISTEMAS DE CONTROL

Este sistema consiste en propiciar las condiciones para que el control pueda abarcar

las funciones b(sicas de la institución % de las (reas encargadas del mane&o de la

información. Est( compuesto por varias funciones que a%udan a que la aplicación del

control sea óptimo. Entre ellas est(n)

• ?I5+CI# DE CID4??7V5

#a función del control en esta (rea busca optimiar la administración de los recursos

necesarios en la e&ecución de un pro%ecto, sean éstos aportados por la comunidad o

por diferentes entidades que apo%an el desarrollo del mismo. ara lograr esto es

necesaria la elaboración de presupuestos que permitan conocer anticipadamente los

tipos % cantidad de recursos para evitar sub J utiliación o desperdicio de éstos.

• ?I5+CI# DE ?0#7D0D

e refiere a la vigilancia que debe $acerse para comprobar que la e&ecución de las

tareas asignadas cumpla con un est(ndar de calidad, tanto en las materias primas

utiliadas como en los pro%ectos e&ecutados9 adem(s se debe tomar en cuenta que los

informes presentados por los promotores concuerden con la realidad de las

comunidades.

• ?I5+CI# DE 75KE5+0C7I

Esta función tiene como ob&etivo regular los niveles de eGistencia de inventarios, de

manera que la institución no se vea en dificultades en cuanto a eGceso en la

eGistencia de materia prima, lo cual representa desembolsos innecesarios % pérdida


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=/

de la inversión cuando ésta es perecedera9 o por el contrario retrasos en la e&ecución

de un pro%ecto por falta de la misma.

• ?I5+CI# DE ?I*C0

?on la implementación de esta función, se pretende verificar el cumplimiento

eficiente de actividades de adquisición de materia prima, tales como la selección de

proveedores, que representa una de las decisiones m(s importantes considerando el

nivel de precios, tiempos de entrega de los pedidos, etc. 0dem(s permite evaluar que

la materia prima adquirida cumpla con los est(ndares de calidad solicitados por la

institución.

• ?I5+CI# DE M7505W0

?ontrola la situación financiera de la institución % su rendimiento en términos

monetarios de los recursos, abarcando los diferentes departamentos % actividades que

integran la institución.

• ?I5+CI# DE CE?4CI U4*05Ie encarga de evaluar la eficiencia en la implantación % e&ecución de los programas

del personal % el cumplimiento de los ob&etivos asignados a cada persona, aplicando la

evaluación de las diferentes etapas de reclutamiento de personal, desde la selección

de los nuevos empleados $asta las prestaciones, técnicas de motivación, $igiene, etc.

?omo se $a podido apreciar, el control puede aplicarse sobre cualquier tipo de

actividad % en cualquier tipo de institución, pero es m(s sencillo si se cuenta con una

base de datos que permita concentrar toda la información para que esté disponible en

el momento preciso. En el cap!tulo 777 se muestra el resultado de la investigación de

campo realiada en las alcald!as municipales, con el fin de conocer el sistema de

control que realian sobre la información que generan9 como también, la situación

actual de dic$as instituciones9 adem(s de sus requerimientos para el mane&o m(s

eficiente de la información.

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Base de Datos Capitulo II

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