Brian Kanell · ITTO’s 762 páginas, 10 áreas, 49 procesos “Project Management Body Of...

Formación Académica:Ingeniero en SistemasMaestría en Administración de EmpresasCertificación en Gestión de Proyectos PMP

Experiencia como Docente:Gestión de Proyectos en Ingeniería UVG (2011-2018)Gestión de Proyectos, Programas, Portafolios y PMO en Maestría UVG (2014-2018)Gestión de Proyectos en Plataforma On-Line con mas de 3,000 alumnos en español

Experiencia Profesional:

Mas de 18 años de experiencia en Gestión de ProyectosMas de 27 años de experiencia profesional

Asociaciones:Miembro Fundador del Capitulo de PMI Guatemala (2011)Miembro de la Junta Directiva del Capitulo de PMI en Guatemala (2011-2013)Miembro de la Junta Directiva del Capitulo de PMI en Panamá (2015-2016)

Comité de Traducción del PMBOK V5 del Inglés al Español (2013)

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Brian Kanell

Introducción a Gestión de Proyectos

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Proyectos Históricos – La gran Pirámide de Giza

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• Perfectamente orientada a los puntos cardinales

• Compuesta por 2,300,000 bloques de piedra y cada uno pesa 2 toneladas y media

• 137 metros de altura y 231 metros en cada lado

• Entre 20,000 y 25,000 trabajadores estuvieron en el proyecto• Fueron 4,000 los expertos y el resto entre 16,000 y 20,000 fueron ayudantes

• Se dividieron en grupos de 2,000 y estos en 2 grupos de 1,000 cada uno• Estos grupos laboraron simultáneamente

• Se esperaba que el proyecto durara 20 años, comenzó en el año 2570 A.C.• Se realizaron excavaciones por 10 años• Se necesitaron 20 a 30 años para construirla

Proyectos Históricos – La gran muralla China

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• Tiene unos 7,000 km de largo• Mide de 6 a 7 metros de alto• Y entre 4 y 5 metros de ancho

• El objetivo era proteger a China de sus vecinos los mongoles

• Se calcula que el costo de la construcción fue de unos US$ 1,600 billones (billón = mil millones)

• Se empezó a construir aproximadamente en el año 220 A.C. y se continuó su expansión y construcción hasta el año 1500 D.C.

Grandes edificaciones mundiales

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El edificio mas alto de Guatemala es la torre Premiere en Zona 14 con 101 metros

Edificios mas altos de Latinoamérica

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El edificio mas alto de Guatemala es la torre Premiere en Zona 14 con 101 metros

• En 1969 se reúnen 3 personas en Filadelfia, Pensilvania, y se dancuenta que es necesario formar una asociación de expertos engestión de proyectos para que compartieran sus experiencias

• La primera reunión formal la tienen el 9 de octubre de ese año en ElInstituto de Tecnología de Atlanta.

Historia de PMI

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James R. Snyder Eric Jenett PMP J. Gordon Davis PhD

• Es una organización profesional internacional sin fines de lucro

• Tiene más de 600,000 miembros en 180 países, distribuidos en mas de 260capítulos.

• Sus principales objetivos son:• Formular estándares profesionales• Generar conocimiento a través de la investigación• Promover la Gestión de Proyectos a través de sus certificaciones

• Para ser miembro, se suscribe a www.pmi.org y se realiza el pagocorrespondiente:• US$ 139.00 para profesionales el primer año y US$ 129.00 a partir del segundo• US$ 65.00 si esta jubilado• US$ 32.00 para estudiantes

Que es PMI®?

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http://www.pmi.org/

Introducción

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Certificación Educación Experiencia Capacitación Examen (preguntas)

CAPMCertified Associate in PM

Bachillerato 1,500 horas en proyectos o capacitación 23 horas 150 en 3 horas

PMPProject Management Professional

Bachillerato 7,500 horas en proyectos (2.16 años)35 horas 200 en 4 horas

Universidad 4,500 horas en proyectos (3.61 años)

PMI-ACPAgile Certified Practicioner

Universidad2,000 horas en proyectos y

1,500 horas en proyectos agiles21 horas 120 en 3 horas

PMI-PBAPMI Professional in Busines Analysis

Bachillerato7,500 horas en proyectos (3.61 años) y

2,000 horas en equipos de trabajo35 horas 200 en 4 horas

Universidad4,500 horas en proyectos (2.16 años) y

2,000 horas en equipos de trabajo

PMI-RMPPMI Risk Management Professional

Bachillerato 4,500 horas en riesgo en proyectos 40 horas170 en 3.5 horas

Universidad 3,000 horas en riesgo en proyectos 30 horas

PMI-SPScheduling Management Professional

Bachillerato 5,000 horas en cronogramas en proyectos 40 horas170 en 3.5 horas

Universidad 3,500 horas en cronogramas en proyectos 30 horas

PgMP

Program Management rofessional

Bachillerato6,000 horas en proyectos

10,500 horas en programas Entrevista y 170 en 4 horas

Universidad6,000 horas en proyectos6,000 horas en programas

PfMP

Portfolio Management Professional

Bachillerato8 años de experiencia profesional

10,500 horas en Portafolio Entrevista y 170 en 4 horas

Universidad8 años de experiencia profesional

6,000 horas en Portafolio

Certificaciones de PMI

Historia del PMBOK

PMBOK 1St Edition (1996)

PMBOK 2nd Edition (2000) 4

PMBOK 3rd Edition (2004) 4

PMBOK 4th Edition (2009) 5



176 páginas, 9 áreas, 37 procesos


390 páginas, 9 áreas, 44 procesos, 592 ITTO’s




“Project Management Body Of Knowledge, PMBOK®”, es un estándar creado por PMI, el cualdescribe normas, métodos, procesos y prácticas establecidas para la administración profesionalde proyectos.

• Un estándar es un documento establecido por una autoridad,costumbre o consenso como un modelo o ejemplo.

• Pertenece al Instituto Nacional de Normalización de los EstadosUnidos (ANSI)

• Se actualiza por personas con amplia experiencia enadministración de proyectos

• Se basa en buenas prácticas “generalmente reconocidas”.• Terminología y técnicas propias de administración de

proyectos.• Es una enciclopedia comprensiva de Gestión de Proyectos y no

un manual para ejecutar proyectos.• Se puede descargar sin costo la versión en línea si uno es

miembro de PMI o se puede adquirir por US$ 49.50 paramiembros y US$ 99.00 no miembros en Amazon o en PMI.

Que es el PMBOK®?

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Guía del PMBOK y que son metodologías de Gestión de Proyectos

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El PMBOK es una guía y tiene referencias para la adaptación, ya que es undocumento estándar. Contiene “buenas practicas” que no significa que todo elconocimiento debe aplicarse siempre en todos los proyectos.

Las recomendaciones específicas se conocen como metodologías y estas puedenser:

• Desarrolladas por expertos dentro de la organización• Compradas a proveedores• Obtenidas de asociaciones profesionales• Adquiridas en agencias gubernamentales

“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear unproducto, servicio o resultado único de manera progresiva”

Finaliza cuando:• Se cumplen los objetivos• Se determina que no se podrá alcanzar• La necesidad del proyecto deja de existir

Que es un Proyecto?

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Diferencias entre Productos y Proyectos

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Productos Proyectos

Descripción de un Automóvil

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Automóvil: (auto "uno mismo“; móbilis "que se mueve") serefiere principalmente a un vehículo autopropulsado porun motor propio y destinado al transporte de personas omercancías sin necesidad de carriles.

Un grupo de proyectos relacionados para obtener beneficios,que no se obtendrían si se administraran en forma individual.

Que es un Programa?

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Proyecto SW 10 Proyecto HW Z10 Proyecto HW Q10

Programa Renovación Tecnológica

Diferencias entre Proyectos y Programas

Proyectos Programas

AlcanceLos proyecto tienen objetivos definidos. El alcancese elabora a lo largo del ciclo de vida del proyecto

Los programas tienen un alcance mayor y proporcionanbeneficios mas significativos

Cambio

Los directores de proyecto prevén cambios eimplementan procesos para mantener dichoscambios administrados y controlados

Los directores de programas prevén cambios, que podránsurgir tanto a nivel interno como a nivel externo al programa,y están preparados para gestionarlos.

Planificación

Los directores de proyecto transformanprogresivamente la información de alto nivel enplanes detallados a lo largo del ciclo de vida delproyecto

Los directores de programa desarrollan el plan general delprograma y crean planes de alto nivel para guiar laplanificación detallada a nivel de componentes.

Dirección

Los directores de proyecto dirigen al equipo delproyecto de modo que se cumplan los objetivos delmismo.

Los directores de programa dirigen al personal del programa ya los directores de proyecto; brindan visión y liderazgo global.

Éxito

El éxito se mide por la calidad del producto y delproyecto, la oportunidad, el cumplimiento delpresupuesto y el grado de satisfacción del cliente.

El éxito se mide por el grado en que el programa satisface lasnecesidades y beneficios que le dieron origen. Los beneficiosson por economías de escala

Monitoreo

Los directores de proyecto monitorean y controlanel trabajo realizado para obtener los productos,servicios o resultados para los cuales el proyecto fueemprendido

Los directores de programa monitorean el progreso de loscomponentes del programa con el fin de asegurar que secumplan los objetivos globales, cronogramas, presupuesto ybeneficio del mismo.

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Es un conjunto de proyectos y programas que se agrupan parafacilitar la dirección y para cumplir con los objetivos estratégicosdel negocio. No necesariamente están relacionados.

Que es un Portafolio?

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Proyecto SW 10Proyecto HW

Z10Proyecto HW

Q10

Programa Renovación Tecnológica

Proyecto RIM a BlackBerry

Portafolio

Diferencias entre Programas y Portafolios

Programas Portafolios

AlcanceLos programas tienen un alcance mayor yproporcionan beneficios mas significativos

Tienen un alcance organizacional que cambia con losobjetivos estratégicos de la organización

Cambio

Los directores de programas prevén cambios, quepodrán surgir tanto a nivel interno como a nivelexterno al programa, y están preparados paragestionarlos.

Los portafolio managers monitorean continuamente loscambios en el ambiente interno y externo.

PlanificaciónLos directores de programa desarrollan el plan generaldel programa y crean planes de alto nivel para guiar laplanificación detallada a nivel de componentes.

Los portafolio managers crean y mantienen los procesosnecesarios y la comunicación relativa a los objetivos delportafolio

DirecciónLos directores de programa dirigen al personal delprograma y a los directores de proyecto; brindan visióny liderazgo global.

Coordinan al personal que tiene la responsabilidad dereportar los objetivos del portafolio

ÉxitoEl éxito se mide por el grado en que el programasatisface las necesidades y beneficios que le dieronorigen

El éxito se mide en términos de agregar valor a lasinversiones de la institución y de la realización de losobjetivos estratégicos.

Monitoreo

Los directores de programa monitorean el progreso delos componentes del programa con el fin de asegurarque se cumplan los objetivos globales, cronogramas,presupuesto y beneficio del mismo.

Monitorean los cambios estratégicos y el agregar laasignación de los recursos para desarrollar losresultados y el control de los riesgos del portafolio

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Que es la Dirección o Gestión de Proyectos?

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Make things Happen!Hacer que las cosas sucedan!

1. Quien conoce todo el proyecto? Integración

2. Que se va a hacer? Alcance

3. Cuando se va a hacer? Tiempo

4. Cuanto va a costar? Costo

5. Se hizo lo que se quería? Calidad

6. Quien lo va a hacer? Con que materiales? Recursos

7. Que puede salir mal? Riesgos

8. Lo saben todos? Comunicaciones

9. Que no podemos hacer nosotros? Adquisiciones

10. Están todos atentos al proyecto? Interesados

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a lasactividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo

Que implica Dirigir un Proyecto?

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• Fijar objetivos• Identificar requisitos• Abordar las necesidades, inquietudes y

expectativas de los interesados en la planificacióny la ejecución del proyecto

• Gestionar a los interesados para cumplir losrequisitos del proyecto y generar los entregablesdel mismo

• Equilibrar las restricciones del proyecto conrespecto al Alcance, Tiempo y Costo

• Personas u Organizaciones• Participan Activamente• Sus intereses pueden verse afectados positiva o negativamente• Equipo del Proyecto: Tiempo Completo / Tiempo Parcial / Ocasionalmente

Quienes son los Interesados (Stakeholders)?

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Proyecto

Gerente de Operaciones

Gerentes Funcionales

Vendedores/Socios de Negocios

ClientesUsuarios

Otros Interesados

Director del Portafolio

Director del Programa

Oficina de Proyectos

Patrocinador

Director del Proyecto

Equipo del Proyecto

Otros Miembros

Tipos de Interesados

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Clientes

Patrocinador

Director de Proyecto

Equipo del Proyecto

Gerentes Funcionales

Gerente de Operaciones

Vendedores y/oSocios de Negocios

Comunidad

Patrocinador Efectivo

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Patrocinador se refiere a la persona que inicio la idea del proyecto y quien loapoyará a lo largo de todo su desarrollo.

No necesariamente es quien brindará el capital de trabajo necesario paradesarrollarlo

76%

46%

Proyectos que cumplieron sus objetivos con el apoyode Patrocinadores Ejecutivos

Proyectos que cumplieron sus objetivos sin el apoyo dePatrocinadores Ejecutivos

Funciones del Patrocinador

• Desde la concepción inicial hasta el cierre del proyecto, promueve el proyecto

• Sirve de portavoz frente a los altos niveles de dirección para tener apoyo de la organización

• Cumple un rol significativo en el desarrollo del alcance inicial y del acta de constitución

• Sirve como guía de escalamiento para los asuntos que el PM no puede solucionar

• Participa en los cambios, revisiones finales y cualquier decisión de alto nivel

• Garantiza una transferencia eficiente hacia la parte operativa

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Misión: El concepto de misión se refiere a un motivo o una razón de ser por parte de unaorganización, una empresa o una institución. Este motivo se enfoca en el presente.

Ejemplo: “La misión de la compañía es mejorar la calidad de los automóviles”.

Visión y Misión de una Organización

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Visión: Se refiere a una imagen que la organización plantea a largo plazo sobre cómo esperaque sea su futuro, una expectativa ideal de lo que espera que ocurra.

Ejemplo: “La visión de la compañía es convertirse en la productora de automóviles de mejor calidad del mercado local”.

Dirección Organizacional de los Proyectos

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Ambiente Organizacional

EstrategiaPortafolio:

Programas y Proyectos que aporten valor

Programas y Proyectos:

Entrega de resultados

Operaciones: Materialización del valor del

negocio

Revisión de Portafolio y Ajustes

Análisis de Impacto en el Negocio

Análisis de Desempeño del Valor

Cuando una organización desarrolla una estrategia, típicamente es unainiciativa que ayuda a la organización a determinar que iniciativasaprobar, cuales denegar y cuales posponer.

El objetivo del proyecto tiene que centrarse en brindar beneficios a laorganización y en poder cumplir con el alcance, tiempo y costodefinidos. Si la estrategia cambia, el proyecto debe alinearse a la nuevaestrategia

Alineación del Proyecto a la Estrategia

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Operaciones y Gestión de Proyectos

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Manejo de Operaciones(Actividades Recurrentes)

Producen Valor

Visión

Misión

Estrategia Organizacional y Objetivos

Gestión de Portafolios, Planeación Estratégica y Manejo de Proyectos, Programas y Operaciones

Manejo de Proyectos y Programas(Actividades de Proyectos)

Incrementan el Valor

Recursos de la Organización

Los proyectos impulsan el cambio en las organizaciones.

Proyectos y la Organización

30

Organización

Estado Actual

Estado Futuro

Valor del Negocio

Tiempo

Los proyectos impulsan el cambio en las organizaciones.

Iniciación del Proyecto

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Cumplir requisitos regulatorios, legales o

sociales

Satisfacer las solicitudes o

necesidades de los interesados

Crear, mejorar o reparar productos,

procesos o servicios

Implementar o cambiar las estrategias

de negocio o Tecnologicas

Proyecto

Tipos de Proyectos y Planeación Estratégica

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• De Innovación (Activo):

• Demanda de Mercado

• Necesidad de Negocio

• Oportunidad Estratégica

• Avance Tecnológico

• De Cambios en el Ambiente (Pasivo):

• Necesidad Social

• Consideraciones Ambientales

• Requerimientos del Cliente

• Requerimiento Legal

Ejemplo de Factores que contribuyen al inicio un Proyecto

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Factor Ejemplo Especifico 1 2 3 4

Nueva TecnologíaUna compañía de productos electrónicos que autoriza un proyecto nuevo para desarrollar un ordenador portátil mas rápido, mas económico y mas pequeño sobre la base de los avances en materia de memorias y tecnología electrónica

X X

Fuerzas en competenciaLa reducción de los precios de los productos por parte de un competidor da lugar a la necesidad de reducir los costos

de producción para mantenerse competitivoX

Incidentes con materiales

Se presentaron grietas en algunos elementos de apoyo de un puente municipal, lo que tuvo como resultado un proyecto para solucionar los problemas

X X

Cambios políticos Un funcionario recién electro quien desea cambios a la financiación de un proyecto actual X

Demanda de mercadoUn fabricante de automóviles autoriza un proyecto para construir mas automóviles de bajo consumo en respuesta a

la escasez de combustibleX X X

Cambios económicos Una recesión económica tiene como resultado un cambio en las prioridades para un proyecto actual X

Solicitudes del clienteUna compañía eléctrica autoriza un proyecto para construir una nueva subestación a fin de abastecer un nuevo

parque industrialX X

Demandas de los interesados

Uno de los interesados exige que la organización produzca una nueva carretera X

Requisito legalUn fabricante de productos químicos autoriza un proyecto a fin de establecer pautas para la correcta manipulación de

un nuevo material toxicoX

Mejoras en los procesos comerciales

Una organización implementa un proyecto resultante de un ejercicio de mapeo de flujo de valor de Six Sigma X

Oportunidad estratégica o necesidad de negocio

Un centro de formación autoriza un proyecto de creación de un curso nuevo para aumentar ingresos X X

Necesidad socialUna organización no gubernamental autoriza un proyecto para dotar de sistemas de agua potable, baños y educación

sanitaria a una comunidad que padece enfermedades infecciosasX

Temas ambientalesUna empresa publica autoriza un proyecto para crear un nuevo servicio que consiste en compartir automóviles

eléctricos a fin de reducir la contaminaciónX X

1. Cumplir requisitos regulatorios, legales o sociales. 2. Satisfacer las solicitudes o necesidades de los interesados

3. Crear, mejorar o reparar productos, procesos o servicios. 4. Implementar o cambias las estrategias de negocio o tecnología

Los proyectos deben de alinearse a los procedimientos y procesos de laorganización.

Estos deben de verificar que es lo establecido y en la medida de loposible seguirlos.

El Proyecto y la Gobernanza en la Organización

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EstrategiaDonde se planea competir y

como se planea ganar

Gobernanza y Métricas

Como se miden, controlan y toman las decisiones

Estructura y Recursos

Roles, capacidades y forma de la organización

Procesos Operativos y Gestión de Proyectos

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Planear y Organizar

Ejecución Control

Operaciones

Proyectos

Inicio Planeación EjecuciónMonitoreo y

ControlCierre

Control Integrado de los

Cambios

Mejora Continua

Grupos de Procesos (PMBOK®) - PMI

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Componentes Clave del PMBOK

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Componentes Clave del PMBOK Breve Descripción

Ciclo de vida del proyecto Serie de fases que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su conclusión

Fase del ProyectoConjunto de actividades del proyecto relacionadas lógicamente que culmina con la finalización de uno o mas entregables

Punto de Revisión de FaseRevisión al final de una fase en la que se toma un decisión de continuar a la siguiente fase, continuar con modificaciones o dar por concluido un programa o proyecto

Procesos de la Dirección de Proyectos

Serie sistemática de actividades dirigidas a producir un resultado final de forma tal que se actuara sobre una o mas entradas para crear una o mas salidas

Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

Agrupamiento lógico de las entradas, herramientas, técnicas y salidas relacionadas con la dirección de proyectos. Los grupos de procesos de la dirección de proyectos incluyen procesos de inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control y cierre. Los grupos de procesos de la dirección de proyectos no son fases del proyecto

Área de conocimiento de la dirección de proyectos

Área identificada de la dirección de proyectos definida por sus requisitos de conocimientos y que se describe en términos de sus procesos, practicas, datos iniciales, resultados, herramientas y técnicas que la componen

Inicio del Proyecto

Organización y Preparación

Ejecución del TrabajoFinalización del

Proyecto

Procesos de Inicio

Procesos de Planeación

Procesos de Ejecución

Procesos de Monitoreo y Control

Procesos de Cierre

Integración, Alcance, Cronograma, Costo, Calidad, Recursos, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones, Interesados

Grupos de Procesos

Ciclo de Vida del Proyecto

Áreas de Conocimiento

Tipos de Metodologias de Proyectos

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Tipos Características

Predictivo

El alcance, el tiempo y el costo se determinan en lasfases tempranas. También se conocen como ciclosde vida en cascada. Cualquier cambio en el alcancese gestiona cuidadosamente

IterativoEl alcance se conoce en un inicio, pero el tiempo ycosto se modifican periódicamente. Cada iteración vaagregando funcionalidades. Es adaptativo.

IncrementalEl entregable se produce a través de una serie deiteraciones que agregan funcionalidad dentro de unmarco determinado. Es adaptativo

Es la serie de fases por las que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su conclusión.Proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto.

“Divide y Vencerás” – Julio César

Fases: Agrupaciones para tener control en un entregable mayor.

Permite la división del proyecto en subconjuntos para facilitar su dirección, planificación y control.

Fases del Proyecto

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Relación Secuencial: Cuando una fase solo puede iniciarse una vez que se completa lafase anterior.

Relación de Superposición: Cuando una fase se inicia antes de que finalice la anterior. Lasuperposición puede aumentar el riesgo y causar un reproceso.

Relación entre Fases

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Desmantelamiento de la Instalación

Remoción de Desechos/Limpieza

Jardinización del Área

Limpieza de una Fábrica

Fase de Diseño

Fase de Construcción

Remodelación de una Fábrica

Los procesos que se verán se conocen como “buenas practicas”; eso no implica queutilicemos todos.

Nosotros podemos decidir cuales se estarán usando y cuales no.


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A veces uno se siente abrumado por un proyecto sobre todo si es muygrande. La clave es irlo desarmando en pequeños pedazos fáciles demanejar.

“Todo viaje largo comienza con el primer paso”. – Lao Tse

Un proceso es un grupo relacionado de actividades y acciones.


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Para que un proyecto salga avante se necesita dividir en diferentes piezas y estas piezasse conocen como procesos.

Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas para obtenerun producto, resultado o servicio predefinido.

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas


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Herramienta: Es algo tangible como unformato o un SW que se utiliza paraproducir un producto o resultado o parafacilitar una técnica o unprocedimiento.

Entradas: Estos son losnecesarios para cuando sedesea comenzar unproceso. Documento oinformación son de lasentradas típicas.

Salida: Una salida es unproducto resultado oservicio que entrega unproceso.

Técnica: Es un proceso que se utilizapara realizar una actividad en unproceso. Una técnica puede emplearuna o mas herramientas.

Grupos de Proceso

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Inicio Planificación EjecuciónSeguimiento y

ControlCierre

Se realiza para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya

existente, el Project Sponsor

transmite su idea al Project

Manager.

Sirve para establecer el alcance del

proyecto, refinar los objetivos y

definir el curso de acción necesario para alcanzar los

objetivos. La definición de: Que? Como?

Quien? Cuando? Se realiza con el

equipo del proyecto

Se utiliza para completar el

trabajo definido en el plan del

proyecto a fin de cumplir con las

especificaciones del mismo.

Permite monitorear,

analizar y regular el

progreso y el desempeño del

proyecto, comparando el

plan con respecto a la

ejecución.

Sirven para finalizar todas

las actividades a fin de cerrar

formalmente el proyecto o fase.

Áreas de Conocimiento

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Incluye todos el conocimiento necesario para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar losdiversos procesos y actividades. Esta labor la realiza el Project Manager

Abarca lo necesario para garantizar que el proyecto incluya todo y solamente todo el trabajo requeridopara completarlo con éxito. Tiene que poder ser medible

Incluye todos lo requerido para administrar el cronograma dentro del proyecto.

Implica todo el conocimiento necesario para estimar, presupuestar y controlar los costos del proyecto.

Incluye lo necesario para determinar responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que elproyecto satisfaga las necesidades por las cuales fue emprendido. Esta muy relacionado con el Alcance

Abarca los conocimientos para organizar, gestionar y conducir a los recursos del proyecto.

Es todo el conocimiento para asegurar que el proyecto genere, recolecte, distribuya, almacene ydisponga de la información correcta en tiempo y en forma.

Incluye todo lo necesario para que en caso de que un evento incierto ocurra (positivo o negativo), estese maneje adecuadamente para cumplir con el proyecto.

Abarca el conocimiento necesario para adquirir los bienes y servicios externos a la organización .

Se maneja todo el conocimiento para realizar un manejo eficiente de la relación con todos losinteresados así como para atraerlos más al proyecto.

Integración

Alcance

Cronograma

Costos

Calidad

Recursos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

Interesados

Áreas de Conocimiento (PMBOK®) - PMI

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Área de Conocimiento Empresas PequeñasEmpresas Medianas o

Grandes

Integración Project Manager Project Manager

Alcance En Conjunto En conjunto

Tiempo En Conjunto En conjunto

Costo En Conjunto En conjunto

Calidad Project Manager/En Conjunto Calidad, ISO, Six Sigma

Recursos Project Manager/En Conjunto Recursos Humanos, Logística

Comunicaciones Project Manager/En Conjunto Relaciones Públicas, RRHH

Riesgos Project Manager/En Conjunto Riesgos, Finanzas

Adquisiciones Project Manager/En Conjunto Compras

Interesados (Stakeholders) Project Manager/En Conjunto Relaciones Públicas, RRHH

Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento V5 vs V6

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre

Integración

Desarrollar el Acta deConstitución del Proyecto

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Dirigir y Gestionar el Trabajo del ProyectoGestionar el Conocimiento del Proyecto

Monitorear y controlar el trabajo del proyectoRealizar el control integrado de cambios

Cerrar el proyecto o fase

Alcance

Planificar la Gestión del AlcanceRecopilar RequisitosDefinir el alcanceCrear la EDT/WBS

Validar el AlcanceControlar el Alcance

Tiempo Cronograma

Planificar la Gestión del CronogramaDefinir las ActividadesSecuenciar las ActividadesEstimar los Recursos de las ActividadesEstimar la Duración de las ActividadesDesarrollar el Cronograma

Controlar el Cronograma

CostosPlanificar la Gestión de los CostosEstimar los CostosDeterminar el Presupuesto

Controlar los Costos

CalidadPlanificar la Gestión de la Calidad Realizar el Aseguramiento de la Calidad

Gestionar la CalidadControlar la Calidad

Recursos HumanosRecursos

Planificar la Gestión de los Recursos Humanos Planificar la Gestión de los RecursosEstimar los Recursos de las Actividades

Adquirir al Equipo del ProyectoAdquirir recursosDesarrollar al equipo del proyectoDirigir al equipo del proyecto

Controlar los recursos

Comunicaciones

Planificar la Gestión de las Comunicaciones Gestionar las Comunicaciones Controlar las comunicaciones Monitorear las Comunicaciones

Riesgos

Planificar la Gestión de los RiesgosIdentificar los riesgosRealizar el análisis cualitativo de los RiesgosRealizar el análisis cuantitativo de los RiesgosPlanificar la respuesta a los Riesgos

Implementar la respuesta a los riesgos Controlar los Riesgos Monitorear los riesgos

AdquisicionesPlanificar la Gestión de las Adquisiciones Efectuar las adquisiciones Controlar las adquisiciones Cerrar las

adquisiciones

Interesados

Identificar a los interesados

Planificar la Gestión de los Interesados Planificar el Involucramiento de los Interesados

Gestionar la participación de los interesados Controlar la participación de los interesados Monitorear el Involucramiento de los interesados

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Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento


ControlCierre

Integración

1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

3. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

27. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto28. Gestionar el Conocimiento del Proyecto

37. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto38. Realizar el control integrado de cambios

49. Cerrar el proyecto o fase

Alcance

4. Planificar la Gestión del Alcance5. Recopilar Requisitos6. Definir el alcance7. Crear la EDT/WBS

39. Validar el Alcance40. Controlar el Alcance

Cronograma

8. Planificar la Gestión del Cronograma9. Definir las Actividades10. Secuenciar las Actividades11. Estimar la Duración de las Actividades12. Desarrollar el Cronograma

41. Controlar el Cronograma

Costos13. Planificar la Gestión de los Costos14. Estimar los Costos15. Determinar el Presupuesto

42. Controlar los Costos

Calidad 16. Planificar la Gestión de la Calidad 29. Gestionar la Calidad 43. Controlar la Calidad

Recursos17. Planificar la Gestión de los Recursos18. Estimar los Recursos de las Actividades

30. Adquirir recursos31. Desarrollar al equipo 32. Dirigir al equipo

44. Controlar los recursos

Comunicaciones19. Planificar la Gestión de las Comunicaciones 33. Gestionar las Comunicaciones 45. Monitorear las

Comunicaciones

Riesgos

20. Planificar la Gestión de los Riesgos21. Identificar los riesgos22. Realizar el análisis cualitativo de los Riesgos23. Realizar el análisis cuantitativo de los Riesgos24. Planificar la respuesta a los Riesgos

34. Implementar la respuesta a los riesgos 46. Monitorear los riesgos

Adquisiciones25. Planificar la Gestión de las Adquisiciones 35. Efectuar las adquisiciones 47. Controlar las

adquisiciones

Interesados2. Identificar a los interesados

26. Planificar el Involucramiento de los Interesados

36. Gestionar la participación de los interesados

48. Monitorear el Involucramiento de los interesados

48


ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






49

Grupos de Proceso de Iniciación

50

Proceso

1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto:

Consiste en desarrollar un documento que autorizaformalmente un proyecto o una fase, y en documentar losrequisitos iniciales que satisfacen las necesidades yexpectativas del patrocinador.

2. Identificar a los Interesados:

Consiste en identificar a todas las personas uorganizaciones que el proyecto impactará de manerapositiva o negativa, y en documentar información relevantea sus intereses, participación e impacto en el éxito delproyecto.


ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






51


ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






52

Grupos de Procesos de Planeación

53

Procesos

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto:Es documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrary coordinar todos los planes subsidiarios.

Planificar la Gestión del Alcance:Este proceso permite indicar las reglas del juego con respecto alalcance. Es un plan subsidiario.

Planificar la Gestión del Cronograma:Este proceso permite indicar las reglas del juego con respecto almanejo del cronograma. Es un plan subsidiario.

Planificar la Gestión de los Costos:Este proceso permite indicar las reglas del juego con respecto al Costo.Es un plan subsidiario.

Planificar la Gestión de la Calidad:Este proceso permite indicar las reglas del juego con respecto a LaCalidad. Es un plan subsidiario.

Procesos

Planificar la Gestión de los Recursos:Consiste en indicar las reglas del juego con respecto a los recursoshumanos. Es un plan subsidiario.

Planificar la Gestión de las Comunicaciones:Este proceso permite indicar las reglas del juego con respecto a lascomunicaciones. Es un plan subsidiario.

Planificar la Gestión de los Riesgos:

Consiste en indicar las reglas del juego de los riesgos en el proyecto. Es unplan subsidiario.

Planificar la Gestión de las Adquisiciones:

Es el proceso que consiste en documentar las reglas por las cualesrealizaremos las compras a los proveedores, desde materiales hastaproyectos dentro del proyecto. Es un plan subsidiario.

Planificar el Involucramiento de Interesados:

Nos permite identificar las reglas del juego para manejar el compromisocon cada uno de los tipos de interesados. Es un plan subsidiario.

Grupos de Procesos de Planeación

54


ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






55

Procesos

Recopilar Requisitos:

Definir y documentar las necesidades de los interesados a fin decumplir con los objetivos del proyecto.

Definir el Alcance:

Consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y delproducto.

Crear la EDT /WBS (Estructura de Desglose del Trabajo):

Consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto encomponentes mas pequeños y mas fáciles de manejar.

Planificación – Línea Base del Alcance

56


ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






57

Procesos

Definir las Actividades:

Consiste en identificar las acciones especificas a ser realizadas para elaborar losentregables del proyecto.

Secuenciar las Actividades:

Consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades delproyecto.

Estimar la Duración de las Actividades:

Consiste en establecer aproximadamente la cantidad de periodos de trabajonecesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados.

Desarrollar el Cronograma:

Consiste en analizar el orden de las actividades, su duración, los requisitos derecursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma delproyecto.

Planificación – Línea Base del Tiempo

58


ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






59

Procesos

Estimar los Costos:

Es una aproximación de los recursos monetarios necesarios paracompletar las actividades del proyecto.

Determinar el Presupuesto:

Consiste en sumar los costos estimados de las actividades individualeso paquetes de trabajo para establecer una línea base de costosautorizados.

Planificación – Línea Base del Costo

60


ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






61

Procesos

Estimar los Recursos de las Actividades:

Consiste en determinar que recursos (Humano, Herramientas yMateriales) serán necesarios para llevar a cabo las actividades delproyecto

Planificación - Recursos

62


ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






63

Procesos

Identificar los Riesgos:

Es el proceso por el cual se determinan los riesgos que puedenafectar el proyecto y se documentan sus características.

Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos:

Consiste en priorizar los riesgos para realizar otros análisis oacciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad deocurrencia y el impacto de dichos riesgos.

Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos:

Es el proceso que consiste en analizar numéricamente el efecto delos riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto.

Planificar la Respuesta a los Riesgos:

Es el proceso por el cual se desarrollan opciones y acciones paramejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivosdel proyecto.

Planificación – Planificación del Manejo de los Riesgos

64


ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






65

Procesos

Dirigir y Gestionar El Trabajo del Proyecto:

Consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan para la dirección delproyecto para cumplir con los objetivos del mismo

Gestionar el Conocimiento del Proyecto:

Consiste en usar el conocimiento existente y crear nuevo conocimiento paraalcanzar los objetivos del proyecto y contribuir al aprendizaje organizacional

Gestionar la Calidad:

Consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados obtenidos apartir de medidas de control de calidad.

Adquirir Recursos:

Es el proceso para confirmar los recursos humanos disponibles y formar elequipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.

Desarrollar el Equipo:

Consiste en mejorar las competencias, la interacción de los miembros delequipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeñodel proyecto.

Ejecución

66

Procesos

Dirigir al Equipo:

Consiste en monitorear el desempeño de los miembros del equipo,proporcionar retroalimentación y resolver problemas a fin de optimizar eldesempeño del proyecto.

Gestionar las Comunicaciones:

Administra la comunicación que se realizará en el proyecto

Implementar la Respuesta a los Riesgos: Se trata de darle seguimiento a larespuesta a los riesgos que se planificaron.

Efectuar las Adquisiciones:

Consiste en obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor yadjudicar un contrato.

Gestionar la Participación de los Interesados:

Consiste en gestionar a todos los interesados y determinar su compromiso.

Ejecución

67


ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






68

Procesos

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto:

Es el proceso que consiste en revisar, analizar y regular el avance a finde cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan delproyecto.

Realizar el Control Integrado de Cambios:

Consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar loscambios y gestionar los cambios a los entregables y a los documentosdel proyecto.

Verificar el Alcance:

Es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de losentregables del proyecto cuando estos se han completado.

Controlar el Alcance:

Es el proceso por el cual se monitorea el estado del alcance delproyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base delalcance.

Seguimiento y Control

69

Procesos

Controlar el Cronograma:

Es el proceso por el cual se monitorea la situación del proyecto para actualizarel avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma.

Controlar los Costos:

Es el proceso por el cual se monitorea la situación del proyecto para actualizarel presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base del costo.

Controlar la Calidad:

Es el proceso por el cual se monitorean y se registran los resultados de laejecución de actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeñoy recomendar cambios necesarios.

Controlar los Recursos:

Es el proceso mediante el cual se monitorea los resultados de los recursos(Humano, Herramientas y Materiales) utilizados dentro del proyecto

Monitorear las Comunicaciones:

Es el proceso de por medio del cual se le da seguimiento a lascomunicaciones.


70

Procesos

Monitorear los Riesgos:

Es el proceso por el cual se implementan planes de respuesta a losriesgos, se da seguimiento a los riesgos identificados, se daseguimiento a los riesgos residuales y se identifican nuevos riesgos.

Controlar las Adquisiciones:

Es el proceso que consiste en gestionar las relaciones deadquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuarcambios y correcciones según sea necesario.

Monitorear el involucramiento de los interesados:

Es el proceso por medio del cual se les da el seguimiento adecuadoa la relación con los interesados.


71


ControlCierre

Integración






Alcance



Cronograma










Comunicaciones

Riesgos




adquisiciones






72

Procesos

Cerrar el Proyecto o Fase:

Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades paracompletar formalmente el proyecto.

Cierre

73

Documentos de Negocio de la Dirección de Proyectos

74

El Project Manager tiene que garantizar que el enfoque de la Dirección de Proyectos,capte la intención de los documentos de negocio.

Por lo general el Patrocinador del proyecto es el responsable del desarrollo y elmantenimiento del documento de caso de negocio del proyecto

Documento Definición

Documentos de Negocio del Proyecto

Estudio de viabilidad económica documentado utilizado para establecer la validez de los beneficios de un componente seleccionado que carece de una definición suficiente y que se usa como base para la autorización de otras actividades de dirección del proyecto

Plan de Gestión de beneficios del

Proyecto

Explicación documentada que define los procesos para crear, maximizar y mantener los beneficios proporcionados por un proyecto

Caso de Negocio del Proyecto

75

Es un estudio de viabilidad económica documentado utilizado para establecer lavalidez de los beneficios de un componente seleccionado que carece de unadefinición suficiente y que se usa como base para la autorización de otras actividadesde dirección del proyecto

Evaluación de las Necesidades

Caso de Negocio

Plan de Gestión de Beneficios

Acta de Constitución del Proyecto

Plan para la Dirección del

Proyecto

AnteproyectoInicio del Proyecto

Planeación del Proyecto

Ejecución del Proyecto

Seguimiento del Proyecto

Cierre del Proyecto

Plan de Gestión de Beneficios del Proyecto

76

Describe el modo y momento en que se entregaran los beneficios del proyecto y describe losmecanismos que deben estar a disposición para medir esos beneficios.

Puede incluir lo siguiente:

• Beneficios Objetivo: El valor que se espera ganar con la implementación del proyecto

• Alineación Estratégica: Que tan bien se alinean los beneficios del proyecto con lasestrategias

• Plazo para obtener los beneficios: Corto, Mediano o Largo Plazo

• Dueño de los Beneficios: La persona responsable de monitorear, registrar e informar losbeneficios obtenidos en el plazo establecido por el plan

• Métricas: Las medidas a utilizar para mostrar los beneficios obtenidos

• Supuestos: Factores que se esperan estén disponibles

• Riesgos: Lo que puede cambiar a futuro que impacta el proyecto

Acta de Constitución y Plan de la Dirección del Proyecto

77

Acta de Constitución: Es el documento en el cual queda plasmado lo que el patrocinadordesea que se realice definido como el alcance de alto nivel.

Plan para la Dirección del Proyecto: Este documento nos permite contar con las “reglas deljuego” que el equipo de trabajo definirá para que el proyecto fluya de una manera mas rápida.Adicionalmente incluirá la definición inicial del alcance, cronograma y costo.

Medidas de Éxito del Proyecto: Para que un proyecto sea exitoso debe de responder a variaspreguntas:

• Como se define el éxito para este proyecto?• Como se medirá el éxito?• Que factores pueden influir en el éxito?

Estadísticos

78

Staekholders Satisfechos

20%

Entregado en Tiempo

19%

Entregado dentro de

Presupuesto18%

Se logran los beneficios esperados

17%

Producen entregables de

alta calidad15%

Se logra el ROI esperado

9%

Otros2%

Como es medido el éxito de los proyectos

Habilidades Tecnicas del

Equipo36%

Soporte Ejecutivo

30%

Comunicacion Efectiva del

Equipo15%

Liderazgo del Project

Manager10%

Soft Skills del Equipo

9%

Claves para lograr el éxito en los proyectos

Resumen

79

Inicio Planeación EjecuciónSeguimiento y

ControlCierre

Estrategia de la Empresa

Portafolio de Proyectos

Programas

Proyectos

PMO

PMBOK

Resumen

80

Inicio Planeación EjecuciónSeguimiento y

ControlCierre

Grupos de Procesos de Gestión de Proyectos (5)

Integración

Alcance

Cronograma

Costos

Calidad

Recursos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

Interesados

Áreas de Conocimiento (10)

Procesos (49)

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

Inicio (2) Planeación (24) Ejecución (10) Seguimiento (12) Cierre (1)

Integración (7) ● ● ●● ●● ●

Alcance (6) ●●●● ●●

Cronograma (6) ●●●●● ●

Costos (4) ●●● ●

Calidad (3) ● ● ●

Recursos (6) ●● ●●● ●

Comunicaciones (3) ● ● ●

Riesgos (7) ●●●●● ● ●

Adquisiciones (3) ● ● ●

Interesados (4) ● ● ● ●

Estadísticas

81

89%

36%

80%

12%

97%

49%

Organizaciones de alto desempeño que finalizan susproyectos

Organizaciones de bajo desempeño que finalizan susproyectos

Project Managers que no saben como alinear susproyectos con la estrategia de la organizacion

Perdidas generadas por proyectos mal manejados

Organizaciones que consideran que la Gestion deProyectos es critica para su negocio

Project Managers que han estudiado para serlo

Preguntas

82

1. Hasta el momento, cuales considera que son los principalesfallos en los proyectos?

2. Porque es importante aprender practicas generalmenteaceptadas de Gestión de Proyectos?

3. Cual es la labor principal de un Project Manager?

Dudas

83

[email protected]

Brian_Kanell

Date post:	28-Jul-2018
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Brian Kanell · ITTO’s 762 páginas, 10 áreas, 49 procesos “Project Management Body Of...

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