CESAME | Guide utilisateurssimppa.spw.wallonie.be/simppa-core/UserGuides/... · extérieurs...

CESAME

Guide des Utilisateurs

8 mars 2012 version 6.4.0 Page 1

CESAME


Février 2012

Responsables: E. CLAEYS DGT1

Y. CORNIL DGO1

J-M BOUTRY DGO2

V.WILMET NSI

CESAME



Table des révisions du document

Version Date Auteur Modifications

6.4.0 22/02/2012 André Boutet Version 6.4.0

6.3.1 13/07/2011 Erwin Provoost Marché à reconduction

Création de dossier via signalétique marché,

suite

Raccourcis vers les signalétiques à partir de la

boîte de tâches

Recopie automatique des montants

Tri des allocations budgétaires

Désignation de l’adjudicataire et recopie

automatique du montant

Fonctionnaire dirigeant pour un lot

6.3.0 13/04/2011 David Zimmermann

André Boutet

Version 6.3.0

Retrait authentification Eid

Authentification forte

Création de dossier via signalétique marché

6.2.2 30/03/2011 Vincent Wilmet

Erwin Provoost

André Boutet

David Zimmermann

Version 6.2.2

6.1.1 29/11/2010 Vincent Wilmet

Erwin Provoost

Version 6.1.1

Notions Organisme et Département

Structuration Projet/Marché/Lot

Plusieurs Allocations Budgétaires par dossier

Flux des marchés cogérés (action suivante)

Retrait des références à GCOM

6.0 25/07/2010 Vincent Wilmet Version 6.0

5.3 01/03/2010 Fabrice Huart

André Boutet

Vincent Wilmet

Version 5.3


Vincent Wilmet

Version 5


Vincent Wilmet

Version 4

3.0 15/03/2007 Sabrina Cimino

Vincent Wilmet

Version 3

2.0 08/11/2005 Sabrina Cimino Version 2

1.0 18/06/2004 Vincent Wilmet Version 1

CESAME



TABLE DES MATIERES

1. INTRODUCTION ................................................................................................................................7

2. ENVIRONNEMENT TECHNIQUE .................................................................................................8

3. CONCEPTS ..........................................................................................................................................9

3.1. MARCHÉS – DOSSIERS – DOCUMENTS ..............................................................................................9

3.2. UN MARCHÉ (OU ASSIMILÉ) ...............................................................................................................9

3.2.1. UN MARCHÉ .........................................................................................................................................9

3.2.2. UN PROVISIONNEL .............................................................................................................................10

3.2.3. UNE SUBVENTION ..............................................................................................................................10

3.3. STRUCTURATION DES MARCHÉS (OU ASSIMILÉS) ..........................................................................10

3.4. ORGANISMES ET DÉPARTEMENTS ...................................................................................................11

3.5. UN DOSSIER.......................................................................................................................................13

3.6. UN DOCUMENT .................................................................................................................................14

3.6.1. LES TYPES ET LES CATÉGORIES .........................................................................................................14

3.6.2. LE « SCAN » .......................................................................................................................................15

3.6.3. LES VERSIONS D’UN DOCUMENT........................................................................................................15

3.6.4. LA CONFIDENTIALITÉ ........................................................................................................................15

3.7. UN TRAITEMENT...............................................................................................................................16

3.8. UNE ÉTAPE ........................................................................................................................................16

3.9. UN RÔLE ............................................................................................................................................16

3.10. UNE TÂCHE .....................................................................................................................................16

3.11. UNE BOÎTE DE TÂCHES ...................................................................................................................17

4. GESTION DES MARCHÉS DANS CESAME ...............................................................................18

4.1. MARCHÉ STANDARD ........................................................................................................................18

4.2. MARCHÉS COFINANCÉS ...................................................................................................................18

4.3. MARCHÉS COGÉRÉS .........................................................................................................................18

4.4. MARCHÉS CONJOINTS ......................................................................................................................18

4.5. MARCHÉS GÉRÉS AU NOM D’UN TIERS............................................................................................18

5. INTERFACES ....................................................................................................................................19

5.1. COMMENT SE CONNECTER À L’APPLICATION CESAME ? ...........................................................19

5.1.1. IDENTIFICATION PAR NOM D’UTILISATEUR ET MOT DE PASSE ...........................................................19

5.1.2. LES VALVES .......................................................................................................................................21

5.1.3. MAINTENANCE DE L’APPLICATION ....................................................................................................21

5.1.4. REMARQUES ET SUGGESTIONS...........................................................................................................21

5.2. CE QU’IL FAUT SAVOIR ....................................................................................................................23

5.3. LE CONTEXTE « BOÎTE DE TÂCHES» ...............................................................................................24

5.3.1. NOUVELLES TÂCHES ..........................................................................................................................25

5.3.2. TÂCHES EN COURS .............................................................................................................................25

5.3.3. TACHES URGENTES ............................................................................................................................26

5.4. LE CONTEXTE « BOÎTE D’ÉVÈNEMENTS » ......................................................................................26

5.4.1. INTRODUCTION À LA GESTION DES ÉVÈNEMENTS ET DES ABONNEMENTS ........................................26

CESAME



5.4.2. TYPE D’ÉVÈNEMENT ..........................................................................................................................26

5.4.2.1. Réception d’un dossier dans la boîte des tâches .............................................................................27

5.4.2.2. Création d'un dossier ......................................................................................................................27

5.4.2.3. Envoi d’un dossier à l’Inspecteur des Finances..............................................................................27

5.4.2.4. Dossier visé par l’Inspecteur des Finances .....................................................................................27

5.4.2.5. Envoi d’un dossier à l’approbation .................................................................................................27

5.4.2.6. Dossier approuvé ............................................................................................................................27

5.4.2.7. Envoi d’un dossier à l’engagement ................................................................................................27

5.4.2.8. Dossier engagé ...............................................................................................................................27

5.4.2.9. Délai de 15 jours par rapport à la date d'arrivée du dossier à une tâche .........................................27

5.4.3. GESTION DES ÉVÈNEMENTS SURVENUS .............................................................................................28

5.4.3.1. Visualisation des évènements .........................................................................................................28

5.4.3.2. Suppression des évènements ..........................................................................................................28

5.4.4. GESTION DES ABONNEMENTS ............................................................................................................28

5.4.4.1. Création d’un nouvel abonnement..................................................................................................29

5.4.4.2. Modification d’un abonnement ......................................................................................................30

5.4.4.3. Suppression d’un abonnement ........................................................................................................30

5.5. LE CONTEXTE « SIGNATAIRE » .......................................................................................................30

5.6. LE CONTEXTE « TÂCHE » ................................................................................................................31

5.6.1. A FAIRE ..............................................................................................................................................32

5.6.1.1. Cartouche .......................................................................................................................................32

5.6.1.2. Commentaire ..................................................................................................................................33

5.6.1.3. Suivi ...............................................................................................................................................33

5.6.1.4. Commandes ....................................................................................................................................34

5.6.1.5. Liste des documents .......................................................................................................................38

5.6.1.6. Chargement ....................................................................................................................................41

5.6.2. DOSSIER DE TRAVAIL .........................................................................................................................41

5.6.2.1. Avancement ....................................................................................................................................41

5.6.2.2. Documents ......................................................................................................................................44

5.6.2.3. Signatures .......................................................................................................................................45

5.6.2.4. Gestion ...........................................................................................................................................47

5.7. LE CONTEXTE « BIBLIOTHÈQUE » ..................................................................................................53

5.7.1. RECHERCHE STANDARD .....................................................................................................................53

5.7.2. RECHERCHE PAR RÔLE .......................................................................................................................54

5.7.3. RÉSULTAT ..........................................................................................................................................55

5.7.4. DOSSIER CONSULTÉ ...........................................................................................................................56

5.7.4.1. Avancement ....................................................................................................................................56

5.7.4.2. Documents ......................................................................................................................................56

5.7.4.3. Signature .........................................................................................................................................56

5.7.4.4. Gestion ...........................................................................................................................................56

5.7.5. EXPORT ..............................................................................................................................................57

5.8. LE CONTEXTE « PROFIL » ...............................................................................................................59

5.8.1. PROFIL ...............................................................................................................................................59

5.9. LE CONTEXTE « SIGNALÉTIQUE » ...................................................................................................60

5.9.1. MARCHÉS (OU ASSIMILÉ) ...................................................................................................................60

5.9.1.1. Présentation du concept dans CESAME ........................................................................................60

5.9.1.2. Recherche d’une fiche ....................................................................................................................61

CESAME



5.9.1.3. Création d’une fiche Projet-Marché-Lot ........................................................................................65

a. Création d’une fiche Projet ...................................................................................................................66

b. Création d’une fiche Marché ................................................................................................................67

c. Création d’une fiche Lot .......................................................................................................................69

d. Encodage des estimations .....................................................................................................................70

e. Publication des avis de marché .............................................................................................................71

5.9.1.4. Modification d’une fiche ................................................................................................................72

5.9.1.5. Consultation d’une fiche ................................................................................................................73

5.9.1.6. Création d’un dossier via le signalétique marché ...........................................................................73

5.9.2. OPÉRATEUR ÉCONOMIQUE .................................................................................................................76


5.9.2.2. Recherche d’un opérateur économique ..........................................................................................77

5.9.2.3. Création d’un opérateur économique .............................................................................................77

5.9.2.4. Edition d’un opérateur économique ...............................................................................................78

5.9.3. GESTION COMPTABLE : ALLOCATION BUDGÉTAIRE ..........................................................................81


5.9.3.2. Recherche d’une allocation budgétaire ..........................................................................................81

5.9.3.3. Création ou édition d’une allocation budgétaire ............................................................................82

5.9.3.4. Associer une allocation budgétaire à un public cible .....................................................................82

5.9.4. GESTION COMPTABLE : CENTRE DE FRAIS .........................................................................................83


5.9.4.2. Recherche d’un centre de frais .......................................................................................................83

5.9.4.3. Création ou édition d’un centre de frais .........................................................................................84

5.9.5. SEUILS : NIVEAUX DE PUBLICITÉ .......................................................................................................85


5.9.5.2. Affichage et édition d’un niveau de publicité ................................................................................85

6. LES FICHES D’ENCODAGE ..........................................................................................................86

6.1. LA FICHE ACTION SUIVANTE ...........................................................................................................86

6.1.1. ENCODAGE D’UNE ACTION SUIVANTE ...............................................................................................86

6.1.2. ENCODAGE DE PLUSIEURS ACTIONS SUIVANTES ...............................................................................89

6.2. LA FICHE « ENCODAGE LIEN FICHE MARCHÉ (OU ASSIMILÉ) » ..................................................90

6.2.1. CADRE FICHE DÉTAIL ........................................................................................................................91

6.2.2. CADRE FICHE LOT .............................................................................................................................92

6.2.3. CADRE FICHE MARCHÉ / PROVISIONNEL / SUBVENTION ...................................................................92

6.2.4. CADRE FICHE PROJET ........................................................................................................................93

6.2.5. CADRE ALLOCATIONS BUDGÉTAIRES ...............................................................................................93

6.2.6. CADRE STRUCTURATION DU MARCHÉ ...............................................................................................93

6.3. LA FICHE « ENCODAGE RÉFÉRENCE INTERNE » ...........................................................................94

6.4. LA FICHE « ENCODAGE MONTANTS » ............................................................................................95

6.4.1. INTRODUCTION ..................................................................................................................................95

6.4.2. ENCODAGE DES AB ET DES MONTANTS .............................................................................................96

6.4.3. AJOUT DE DOCUMENTS POUR UNE AB ...............................................................................................97

6.4.4. ENREGISTREMENT DES ENCODAGES EFFECTUÉS ...............................................................................98

6.4.5. MODIFICATION ET CONSULTATION ....................................................................................................99

6.5. LA FICHE « ENCODAGE PUBLICATION / OUVERTURE » .................................................................99

6.6. LA FICHE « ENCODAGE SOUMISSIONNAIRES/ADJUDICATAIRE » ...............................................100

CESAME



6.7. LA FICHE « ENCODAGE BÉNÉFICIAIRE » .....................................................................................105

6.8. LA FICHE « ENCODAGE CANDIDATURES» ....................................................................................106

6.9. LA FICHE « ENCODAGE DATE DE NOTIFICATION » .....................................................................107

6.10. LA FICHE « ENCODAGE NIVEAU DE DÉLÉGATION » ..................................................................107

6.11. LA FICHE « ENCODAGE DÉCISION » ...........................................................................................112

7. GESTION DES ACCÈS ..................................................................................................................113

7.1. GESTION DES ACCÈS À UN DOSSIER ...............................................................................................113

7.2. GESTION DES ACCÈS À UN DOCUMENT..........................................................................................114

8. LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE ............................................................................................115

8.1. PREREQUIS .....................................................................................................................................115

8.2. LA FICHE PROTOCOLE ...................................................................................................................115

8.2.1. INFORMATION DOSSIER ...................................................................................................................116

8.2.2. DOCUMENTS ....................................................................................................................................116

8.2.3. COMMANDE .....................................................................................................................................117

9. ACCÈS À CESAME À PARTIR D’UN EMAIL ..........................................................................119

Les chapitres et sections surlignés en jaune indiquent une nouveauté ou un changement par rapport à la version

précédente.

CESAME



1. Introduction

Le présent document a pour but de présenter les concepts d’utilisation ainsi que l’interface de

l’application CESAME.

Le projet a pour cadre le Service Public de Wallonie (SPW).

Ce système sera utilisé par l’ensemble des agents du SPW quelle que soit la Direction Générale (DGO)

dont il dépend, par l’Inspection des Finances, par les Cabinets Ministériels et/ou certains acteurs

extérieurs privilégiés (SOFICO, …).

Il s’agit d’un système informatique de gestion du suivi des dossiers relatifs à la gestion des marchés

publics (et assimilés1) et de leur approbation. Ces dossiers sont actuellement classés selon 11 types

différents :

Les propositions de passation de marché (PPMA) ;

Les cahiers spéciaux des charges (CSCh) ;

Les candidatures (CANDIDATURES);

Les offres (OFFRES);

Les avenants (AVENANT), changement de durée et/ou de besoins ;

Les révisions (REVISION), adaptation du prix de l’offre initiale ;

Les ordres de commande (OCmd), dans le cadre de marchés sujets à commandes ;

Les décomptes (DECOMPTE), changement des besoins ;

Les autres types de paiements (ATP).

Les subventions (SUBVENTION)

Les provisionnels (PROV)

L’objectif de ce système est de remplacer les procédures papiers par des procédures électroniques afin

d’améliorer la gestion et le suivi de la circulation des dossiers.

1 On parle de marché ou assimilé pour désigner les Marché Public, Subvention et Provisionnel.

CESAME



2. Environnement technique

CESAME est une solution développée en mode ‘client léger’. Cela veut dire qu’il n’est pas nécessaire

d’installer quoi que ce soit pour pouvoir y accéder. C’est le serveur et non pas votre PC qui va se charger

de contrôler et de gérer les informations. Le PC utilisé ne fait qu’afficher les données envoyées par le

serveur et lui transférer les données encodées par l’utilisateur.

Seules 2 conditions doivent être rencontrées pour le bon fonctionnement de CESAME :

1- Disposer de l’Internet Explorer2 ;

2- Avoir accès à l’Intranet du SPW.

Si ces 2 conditions sont rencontrées, alors CESAME peut être accédé de n’importe quel poste de travail

(PC) sans qu’aucune action spécifique ne doive être entreprise.

Cette technique présente plusieurs avantages :

Pas de mise à jour nécessaire, la version utilisée est toujours la dernière ;

CESAME peut être utilisé à partir de n’importe quel PC répondant aux conditions

mentionnées ci-avant.

CESAME ne se charge pas sur le PC. Cependant, le type et la taille des fichiers traités dans CESAME

peuvent avoir une incidence sur le temps de réponse. D’une part, le fichier transite à travers le réseau et,

d’autre part, il doit être affiché par le PC. Si le fichier est imposant, le temps d’attente avant l’affichage

s’en ressentira !

Lorsque l’on se connecte, CESAME ouvre sur le serveur une session spécifique, si aucune action n’est

entreprise pendant plus d’une demi-heure, CESAME clôturera cette session. Il faudra dès lors se

reconnecter. Cette gestion est effectuée pour éviter que des sessions restent inutilisées et ainsi chargent

inutilement le serveur en le ralentissant.

2 Internet Explorer est le navigateur conseillé. Afin de satisfaire le plus grand nombre d’utilisateurs, vous

pouvez également utiliser Firefox ou Chrome mais il se peut que l’affichage soit légèrement différent.

CESAME



3. Concepts

Afin de mieux comprendre ce que fait CESAME, il est important de définir aussi clairement que possible

les différents concepts utilisés.

3.1. Marchés – Dossiers – Documents

Ce paragraphe présente succinctement les 3 premiers concepts gérés dans CESAME et leur

structuration.

Marchés (et assimilés)

Correspond à une concrétisation de la volonté du

pouvoir adjudicateur pour faire exécuter des

prestations, liées fonctionnellement ou

techniquement, au travers d'une procédure

d'attribution et aboutissant, en principe, à la

conclusion d'un contrat avec un ou plusieurs

prestataires.

Sont considérés comme assimilés aux marchés

malgré des spécificités propres, les provisionnels et

les subventions

Dossiers

Correspond à une procédure administrative de

gestion d’une « phase » de la vie du marché

nécessitant une approbation.

Ex : Etablissement de la PPMA, Etablissement du

CSCh, Gestion des Offres (choix de l’adjudicataire),

Gestion d’un Avenant, …

Documents

Elément constitutif du dossier. Il peut s’agir d’un

document électronique ou d’un encodage

d’informations « métiers ».

Ex : PPMA, Annexe, CSCh, Décision motivée,

Encodage des soumissionnaires, Encodage des

montants, …

3.2. Un marché (ou assimilé)

3.2.1. Un marché

Il s’agit de la concrétisation de la volonté du pouvoir adjudicateur (ici, le SPW) pour faire exécuter des

prestations, liées fonctionnellement ou techniquement, au travers d'une procédure d'attribution et

aboutissant, en principe, à la conclusion d'un contrat avec un ou plusieurs prestataires.

Un marché peut être sans lot ou à lots. Le lot est une subdivision du marché décidée par le pouvoir

adjudicateur, pour des motifs techniques ou géographiques. Chaque lot est, a priori, susceptible d'être

attribué séparément en vue, en principe, d'une exécution distincte.

Dans CESAME, un marché qui y est créé ou manipulé se retrouvera dans le référentiel Back Office

Marché Public du SPW (BOMP). Cette facilité va permettre de communiquer des informations relatives

aux marchés entre les différentes applications du Back-Office.

Marché

Dossier

Offres

Document

Décision

motivée

Dossier

PPMA

Dossier

Avenant 1

Document

PV

d’ouverture

Document

Bordereau

d’engagement

CESAME



3.2.2. Un provisionnel

Un provisionnel n’est pas un marché. Il peut néanmoins intervenir dans le cadre de plusieurs marchés. Il

s’agit d’une réserve qu’une direction s’attribue dans laquelle elle va puiser lorsque le besoin s’en fait

sentir. Bien évidemment, des règles existent quant à l’utilisation de ces provisions.

Un provisionnel n’aura pas de bénéficiaire attitré puisque la somme provisionnée pourra couvrir plusieurs

paiements à plusieurs bénéficiaire non connu lors de l’engagement.

Un provisionnel qui est créé dans CESAME ne se retrouvera pas dans le référentiel Back Office Marché

Public du SPW (BOMP).

Voici quelques exemples d’utilisation des provisionnels :

Transaction et Condamnation Judiciaire

Honoraires avocats et autres experts judiciaires

Intérêts de retard de moins de 5500 €

Essai de moins de 5500 €

Intervention urgente et entretien ordinaire de moins de 5500 €

Expropriation de moins de 5500 €

Frais de toute nature de moins de 5500 €

La gestion des provisionnels dans CESAME se justifie par la similitude des traitements et des processus

qui leur sont appliqués (approbation, visa, engagement).

3.2.3. Une subvention

Une subvention est une aide financière, c’est-à-dire une somme d’argent, qui est allouée par une

institution publique à une organisation dans le cadre d'un projet. Les bénéficiaires des subventions

peuvent être des associations à but non lucratif ou autre, des entreprises de droit privé ou de droit

public,…

Bien qu’il ressemble à un marché, une subvention n’est pas un marché public. En effet, aucun avis de

marché ne sera rédigé, … Par contre sa gestion présente des similitudes avec celle des marchés en

termes de traitements et de processus : il y a bien des approbations, des engagements, …

3.3. Structuration des marchés (ou assimilés)

La structuration mise en place dans CESAME repose sur les règles suivantes :

- Les marchés peuvent être regroupés au sein d’un projet ;

- Il existe des marchés sans lots et des marchés avec lots ;

- Un marché ou un lot d’un marché peut faire l’objet d’avenants, de révision ou de tout autre

engagement.

Exemple de structuration d’un marché :

CESAME



Projet

Marché 1

Lot 1

Lot 2

Lot 3

Engagement 1

Marché 2

Engagement 2

Engagement 3

Engagement 1

Engagement 1

Structuration des marchés

A chaque élément de cette structure va pouvoir être lié des informations spécifiques ainsi qu’un ou

plusieurs dossiers.

Les subventions et les provisionnels seront structurés de manière similaire.

3.4. Organismes et départements

Il se peut que, pour un marché, plusieurs acteurs jouent un rôle spécifique.

En effet, un marché peut …

- Avoir un pouvoir adjudicateur ;

- Etre géré par plusieurs administrations (on parlera de gestionnaire) ;

- Disposer de plusieurs sources de financement (on parlera de financeur).

Deux notions vont être gérées dans CESAME :

- L’organisme :

Il s’agit d’une organisation ou administration susceptible ou non d’utiliser

CESAME. Cette organisation pourra être structurée en département ou service

de manière hiérarchique.

Un organisme pourra agir en tant que Pouvoir Adjudicateur d’un marché, en

tant que Gestionnaire d’un marché ou en tant que Financeur du marché.

Exemple : Le SPW, le FOREM, la SOFICO, …

- Le département :

Il s’agit d’une subdivision de l’organisation : un service, une direction, une

division, … Un département peut représenter l’organisation (ce sera le cas

pour le service adjudicateur) ou peut être désignée pour gérer le marché à

travers les différentes étapes de sa vie.

Ces notions vont permettre de supporter dans CESAME les marchés « classiques », les marchés

cogérés, les marchés conjoints, les marchés cofinancés ou toute combinaison de ces marchés.

CESAME



Pour rappel, voici les définitions qui ont été données pour ces catégories de marchés dans le cadre de

l’étude BOMP :

Marché classique :

Marché dont le déroulement implique l'intervention d’un seul département d’un

organisme. Le pouvoir adjudicateur de ce marché est nécessairement l’organisme en

question. Selon les besoins, une ou plusieurs imputations budgétaires de cet organisme

peuvent être utilisées.

Marché cogéré

Marché classique dont le déroulement implique l'intervention de plusieurs départements

d’un même organisme. Le pouvoir adjudicateur de ce marché est nécessairement

l’organisme en question. Selon les besoins, une ou plusieurs imputations budgétaires de

cet organisme peuvent être utilisées.

Marché conjoint

Marché qui combine au moins deux "objectifs", chacun dépendant d'organismes

distincts. Le pouvoir adjudicateur qui pilote ce marché sera un de ces organismes. Bien

qu’à priori ce marché soit géré par le pouvoir adjudicateur pilote, les autres organismes

peuvent intervenir également dans sa gestion.

Marché cofinancé

Marché avec plusieurs sources de financement c’est-à-dire dont le financement est

assuré par plusieurs organismes différents. La clé de répartition financière est définie

dans une convention au sens large.

Marché géré au nom d’un tiers

Marché géré par un autre organisme que celui qui en est le pouvoir adjudicateur.

Cependant, les agents de cet organisme agissent comme s'ils faisaient partie du pouvoir

adjudicateur. Il s’agit d’un cas particulier de marché conjoint où …

La gestion est assurée par l’ « autre organisme » ;

Les approbations sont effectuées par le pouvoir adjudicateur ;

Les engagements des montants SPW se font dans l’organisme qui les finance.

Quelques exemples permettront de mieux comprendre les différences entre ces différents genres de

marchés :

1. Marché classique (géré et financé par le SPW)

Adjudicateur Gestionnaire Financier

Projet SPW (DO152)

Marché 1 SPW(DO152) SPW (DO152) SPW

Lot 1.1 SPW (DO152) SPW




2. Marché cogéré (géré par plusieurs départements et financé par le SPW)

Adjudicateur Gestionnaires Financier

Projet SPW (DO152)

Marché 1 SPW(DO152) SPW (DO152, DO223) SPW

Lot 1.1 SPW (DO152, DO223) SPW

Lot 1.2 SPW (DO152, DO223) SPW



CESAME



3. Marché cofinancé (géré par le SPW et financé par plusieurs organismes)

Adjudicateur Gestionnaire Financiers

Projet SPW (DO152)

Marché 1 SOFICO (Service X) SPW (DO152) SOFICO+SPW

Lot 1.1 SPW (DO152) SOFICO+SPW


Marché 2 SPW (DO152) SOFICO+SPW


4. Marché conjoint (géré et financé par plusieurs organismes)

Adjudicateur Gestionnaires Financiers

Projet SPW (DO152)

SOFICO (Service X)

Marché 1 SOFICO (Service X) SPW (DO152)

SOFICO (Service X)

SOFICO+SPW

Lot 1.1 SPW (DO152)

SOFICO (Service X)

SOFICO+SPW

Lot 1.2 SPW (DO152)

SOFICO (Service X)

SOFICO+SPW


SOFICO (Service X)

SOFICO

Lot 2.1 SPW(DO152)

SOFICO (Service X)

SOFICO

5. Exemple de combinaison : Marché conjoint avec cogestion et cofinancement

Adjudicateur Gestionnaires Financiers

Projet SPW (DO152)

SOFICO (Service X)


SOFICO (Service X)

SOFICO+SPW

Lot 1.1 SPW (DO152)

SOFICO (Service X)

SOFICO+SPW

Lot 1.2 SPW (DO152)

SOFICO (Service X)

SOFICO+SPW

Marché 2 SOFICO (Service X) SPW (DO152, DO223)

SOFICO (Service X)

SPW

Lot 2.1 SPW (DO152, DO223)

SOFICO (Service X)

SPW

3.5. Un dossier

Dans CESAME, le dossier est l’élément central. C’est lui qui sera complété à travers le temps par

différentes personnes ; c’est lui qui sera visé et approuvé ; c’est lui qui sera consulté ; …

Un dossier aura une durée de vie limitée dans le temps. Lorsque le ou les traitements du dossier sont

terminés, le dossier est alors archivé. Cela signifie que son contenu sera figé mais qu’il pourra toutefois

encore être consulté.

Dans CESAME, le dossier est lié à une phase de la vie d’un marché ou d’un lot de ce marché. Chacune

de ces phases peut aboutir à une approbation voire à un engagement budgétaire. Chaque dossier sera

dès lors lié à un élément de la structure du marché (de la subvention, du provisionnel).

Actuellement il est possible de gérer 11 types de dossiers différents dans CESAME :

CESAME



Pour les marchés publics

1. Les propositions de passation de marché (PPMA) ;

2. Les cahiers spéciaux des charges (CSCh) ;

3. Les candidatures (CANDIDATURES);

4. Les offres (OFFRES);

5. Les avenants (AVENANT), changement de durée et/ou de besoins ;

6. Les révisions (REVISION), adaptation du prix de l’offre initiale ;

7. Les ordres de commande (OCmd), dans le cadre de marchés sujets à commandes ;

8. Les décomptes (DECOMPTE), changement des besoins ;

9. Les autres types de paiements (ATP).

Pour les subventions

10. Les subventions (SUBVENTION)

Pour les provisionnels

11. Les provisionnels (PROV)

Les 9 premiers types de dossiers sont réservés à la gestion des marchés publics. Les dossiers de type

provisionnel ne seront utilisés que pour gérer les provisionnels (que ce soit pour l’engagement initial, pour

une majoration ou pour une diminution). Les dossiers de type subvention seront utilisés uniquement dans

le cadre de la gestion des subventions.

Le tableau ci-dessous permet de mieux comprendre à quel élément de la structure un dossier peut être

lié.

Projet Marché Lot Engagement Subvention Provisionnel

PPMA X

CSCh X

Candidatures X X

Offres X X

OCmd X

Avenant X

Révision X

Décompte X

ATP X

Subvention X

Provisionnel X

On remarquera qu’à un projet n’est lié aucun dossier. Le rôle du projet est, actuellement, limité au

regroupement de plusieurs marchés au sein d’une même structure.

3.6. Un document

Il s’agit de l’élément constitutif d’un dossier. On peut dire qu’un dossier est constitué de plusieurs

documents. Les documents seront ajoutés au dossier durant sa vie.

3.6.1. Les types et les catégories

Il existe plusieurs catégories de documents électroniques :

1. Les copies électroniques de documents papiers : il s’agit d’un scan du document

papier.

2. Les documents générés par les utilisateurs eux-mêmes ou provenant d’une source

extérieure.

3. Les fiches d’encodage.

CESAME



4. Les documents générés par CESAME à partir de modèles prédéfinis.

CESAME supporte n’importe quel type de document électronique quel que soit l’outil qui l’a généré.

Les types les plus fréquemment utilisés sont :

1. Les documents MS-Word (traitement de texte) ;

2. Les documents MS-Excel (feuilles de calcul) ;

3. Les documents ‘texte’ issu de Notepad par exemple ;

4. Les documents PDF (format standard d’échange de fichier d’Acrobat) ;

5. Les documents ‘image’ (.jpg, .gif, .bmp, …).

CESAME reconnaît (à travers Internet Explorer) ces différents types et ouvre l’outil adéquat pour

permettre leur visualisation.

Attention !

Si, pour une raison ou une autre, un utilisateur charge dans CESAME un document issu d’un outil

particulier, il doit être conscient que si un autre utilisateur veut le visualiser, ce dernier devra disposer du

même outil sur sa machine.

Pour cette raison, il est fortement déconseillé de stocker dans CESAME des fichiers de type ‘exotique’.

3.6.2. Le « scan »

Le scan consiste à traduire le document papier sous format électronique. Des outils spécifiques sont

fournis avec les scanners pour effectuer cette ‘traduction’. Il faut cependant garder à l’esprit que les

paramètres choisis lors de cette ‘traduction’ peuvent avoir une incidence considérable sur la taille de

fichier électronique produit et donc sur le temps nécessaire pour le charger ou le consulter dans

CESAME.

Quelques conseils concernant le scan de documents ‘papiers’.

1. Scanner en noir et blanc (pour autant qu’il n’y ait pas de photos ou de graphiques) ;

2. En présence d’images ou de graphiques, privilégier les niveaux de gris à la couleur ;

3. Eviter des résolutions trop fines qui n’apporte aucune valeur ajoutée en terme de

visibilité (ex : 1200dpi).

4. Utiliser un niveau de résolution suffisant que pour lire aisément un document (en

scannant en 150 dpi par exemple).

3.6.3. Les versions d’un document

Un même document peut varier à travers le temps. Pour cette raison, CESAME permet d’en gérer les

versions. Seule la dernière version d’un document sera considérée comme active, les autres ne seront

conservées qu’à titre indicatif.

L’accès aux différentes versions d’un document ne sera proposé qu’aux personnes disposant de droits

spécifiques sur ces documents ou sur le dossier auquel il appartient.

3.6.4. La confidentialité

Outre un contrôle strict des accès aux dossiers et aux documents, CESAME garanti la confidentialité de

l’information contenue dans les documents qui lui sont confiés grâce au cryptage des documents

stockés. En d’autres termes, toute autre personne ou toute autre application qui parviendrait à accéder

aux documents stockés dans CESAME ne pourrait en prendre connaissance puisque chaque document

qui y est stocké est « codé » avant d’être enregistré. Comme CESAME est le seul dépositaire de la clé

permettant le « décodage » des documents, ceux-ci ne peuvent être lus qu’à travers leur utilisation par

CESAME.

CESAME



3.7. Un traitement

Afin qu’un dossier soit constitué, un ensemble de traitements pourra être lancé. Chaque traitement

consiste en un certain nombre d’étapes prédéterminées et de transitions possible entre ces étapes.

La plupart du temps, un seul traitement sera issu d’un dossier mais il est possible que plusieurs

traitements soient lancés simultanément sur un dossier lorsque cela s’avèrera nécessaire.

3.8. Une étape

Un traitement est composé de différentes étapes pendant lesquelles le dossier pourra être façonné.

Chaque étape a une finalité particulière : il peut s’agir de l’instruction d’un dossier, de l’apposition d’un

visa, de l’approbation, de la consultation, …

A chaque étape vont devoir être effectuées des actions spécifiques tels que :

1. Joindre un document ;

2. Remplir une fiche d’encodage ;

3. Utiliser une application spécifique dont les ‘outputs’ seront enregistrés dans

CESAME ;

4. Répondre à une question ;

5. Signer ;

6. Lancer un autre traitement ;

7. …

Un dossier passera durant sa vie par différentes étapes en fonction de différents éléments. Il se peut

même qu’un dossier passe plusieurs fois par la même étape si son traitement le nécessite. Par exemple,

en cas de remaniement, le dossier peut retourner vers une étape déjà ‘traversée’.

3.9. Un rôle

Chaque étape est de la responsabilité d’une personne ou d’un groupe de personne. En d’autres termes,

n’importe qui ne peut pas faire n’importe quoi.

Les utilisateurs de CESAME sont donc regroupés par rôle :

1. Les responsables de dossiers DT ;

2. Les directeurs DT ;

3. Les auteurs de projets DT ;

4. Les Inspecteurs Généraux ;

5. Les responsables de dossiers IG ;

6. …

A chaque étape sera associé un rôle ou un utilisateur. Seules les personnes possédant ce rôle auront

éventuellement le droit de prendre en charge le dossier à l’étape en question.

Il se peut que plusieurs étapes d’un traitement soient associées à un même rôle. Cela signifie qu’un

même groupe de personnes ou qu’une même personne peut intervenir plusieurs fois sur des dossiers de

même type mais à des moments différents et pour effectuer des actions différentes.

3.10. Une tâche

La prise en charge d’un dossier à une étape donnée d’un traitement est dénommée tâche.

Une tâche est accessible soit à toutes les personnes possédant le rôle associé à l’étape en question, soit

à une seule de ces personnes. En effet, CESAME permet de spécialiser dynamiquement l’attribution

d’une tâche à une personne en particulier. Si cette facilité est utilisée, seule cette personne peut voir le

dossier dans sa boîte de tâches. Sinon, le dossier apparait dans la boîte de tâches de toutes les

personnes possédant le rôle associé à l’étape en question

En tout état de cause, seule une personne à la fois peut prendre en charge une tâche c’est-à-dire, que

pour un traitement donné, une seule personne peut travailler à un moment donné sur le dossier.

CESAME



La personne ayant pris en charge le dossier doit mener à bien ce qui est attendu de lui à l’étape en

question en joignant des documents, en complétant des fiches, …

En fonction des informations rentrées, l’utilisateur pourra ou non terminer sa tâche. En effet, CESAME

vérifiera que toutes les informations et toutes les actions attendues soient bien présentes avant de

permettre à l’utilisateur de terminer la tâche.

Lorsque la tâche est terminée CESAME détermine, en fonction de l’état du dossier et des informations

qui y sont relatives, quelle est l’étape suivante du traitement en cours.

Pour chaque traitement sur un dossier, il ne peut y avoir qu’une seule tâche en cours.

En d’autres termes, s’il n’y a qu’un traitement en cours, un dossier ne peut être pris en charge

que par une seule personne à la fois. S’il y a plusieurs traitements lancés simultanément, le

dossier pourra être modifié simultanément par autant de personnes qu’il n’y a de traitement ;

CESAME se chargera d’assurer la cohérence du contenu du dossier.

3.11. Une boîte de tâches

La boîte de tâches reprend toutes les tâches sur lesquels un utilisateur est susceptible de travailler ou sur

lesquels il travaille déjà. Dans ce dernier cas, on dit qu’il les a pris en charge.

Une tâche prise en charge n’apparaîtra que dans la boîte de tâches d’un seul utilisateur : celui qui l’a pris

en charge. Par contre une tâche en attente de prise en charge sera visible dans la boîte des tâches de

toutes les personnes qui peuvent la prendre en charge, c’est-à-dire de toute personne possédant le rôle

associé à l’étape correspondant à la tâche.

Quelques définitions :

Nouvelle tâche : une nouvelle tâche est une tâche qui doit être réalisée mais qui n’est pas encore prise

en charge par aucun agent traitant. Le dossier est donc ‘en attente’ à l’étape en question.

Tâche en cours : une tâche en cours est une tâche qui a été prise en charge par un agent. Cette tâche

est donc ‘en cours’.

CESAME



4. Gestion des marchés dans CESAME

Pour rappel, CESAME est en mesure de définir et de gérer différentes catégories de marchés. (Cf. les

définitions présentées au § 3.4 intitulé « Organismes et départements »)

Marché classique ;

Marché cogéré ;

Marché conjoint ;

Marché cofinancé ;

Marché géré au nom d’un tiers.

Ce chapitre a pour vocation d’expliquer comment ces différents marchés sont gérés dans CESAME.

4.1. Marché standard

Marché dont le déroulement implique l'intervention d’un seul département d’un

organisme. Le pouvoir adjudicateur de ce marché est nécessairement l’organisme en

question. Selon les besoins, une ou plusieurs imputations budgétaires de cet organisme

peuvent être utilisées.

4.2. Marchés cofinancés

Marché avec plusieurs sources de financement c’est-à-dire dont le financement est

assuré par plusieurs organismes différents. La clé répartition financière est définie dans

une convention au sens large.

4.3. Marchés cogérés

Marché classique dont le déroulement implique l'intervention de plusieurs départements

d’un même organisme. Le pouvoir adjudicateur de ce marché est nécessairement

l’organisme en question. Selon les besoins, une ou plusieurs imputations budgétaires de

cet organisme peuvent être utilisées.

4.4. Marchés conjoints

Marché qui combine au moins deux "objectifs" chacun dépendant d'organismes distincts.

Le pouvoir adjudicateur pilote de ce marché sera un ces organismes. Bien qu’a priori ce

marché soit géré par le pouvoir adjudicateur pilote, les autres organismes peuvent

intervenir également dans sa gestion.

4.5. Marchés gérés au nom d’un tiers

Marché géré par un autre organisme que celui qui en est le Pouvoir Adjudicateur.

Cependant, les agents de cet organisme agissent comme s'ils faisaient partie du pouvoir

adjudicateur. Il s’agit d’un cas particulier de marché conjoint où …

La gestion est assurée par l’ « autre organisme » ;

Les approbations sont effectuées par le pouvoir adjudicateur ;

Les engagements des montants SPW se font dans l’organisme qui les finance.

CESAME



5. Interfaces

5.1. Comment se connecter à l’application CESAME ?

CESAME est accessible un navigateur internet, à l’adresse suivante : http://cesame.spw.wallonie.be

L’écran que vous obtenez alors va permettre de vous authentifier via l’encodage du nom d’utilisateur

(votre Login) et de votre mot de passe.

5.1.1. Identification par nom d’utilisateur et mot de passe

L’identification par nom d’utilisateur/ mot de passe se fait de manière classique : il suffit d’introduire le

nom d’utilisateur et le mot de passe et de cliquer sur « Envoyer ».

Ecran de démarrage 3

Après 3 essais erronés, votre compte sera bloqué. Dans ce cas, vous devez contacter un administrateur

afin qu’il vous le débloque.

3 Les copies d’écrans peuvent différer légèrement des écrans utilisés en Production. Dans ce cas-ci, la

mention Validation indique qu’il s’agit de l’environnement de Validation et non pas celui-de Production.

De plus, il se peut que quelques améliorations mineures ne soient pas illustrées dans ce document.

http://cesame.spw.wallonie.be/

CESAME



A la connexion, plusieurs cas peuvent se présenter :

- Si vous n’êtes pas reconnu par le système, CESAME affichera le motif : utilisateur/mot passe

incorrect, certificat non enregistré, …

- Si c’est la première fois que vous vous connectez à CESAME ou que votre compte a été débloqué

par un administrateur, il sera nécessaire de changer votre mot de passe à la première connexion.

Vous devrez spécifier votre ancien mot de passe, le nouveau et sa confirmation. Après cela, vous serez

déconnecté afin de pouvoir vous reconnecter avec votre nouveau mot de passe. L’écran

d’authentification vous indique que le mot de passe a été enregistré.

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez demander à CESAME de vous en envoyer un

nouveau. Pour ce faire, vous devez suivre le lien « Mot de passe oublié ».

Après avoir spécifié votre nom d’utilisateur, CESAME vous indique à quelle adresse e-mail votre nouveau

mot de passe sera envoyé. Si elle ne correspond pas à votre adresse, vous devrez contacter un

administrateur. Dans le cas contraire, l’e-mail avec votre nouveau mot de passe devrait vous être envoyé

dans les 10 minutes. A la première connexion, CESAME vous demandera de modifier le mot de passe

qu’il vous a envoyé.

Si vous êtes reconnu, CESAME vous affichera alors un résumé du contenu de votre boîte de tâches.

CESAME



5.1.2. Les valves

En dessous du module de connexion, les valves sont disponibles. Il s’agit d’un espace, accessible à tous,

reprenant l’ensemble des communiqués publiés.

Un message des valves

5.1.3. Maintenance de l’application

En cas d’indisponibilité planifiée de CESAME, par exemple lors de l’installation d’une nouvelle version, un

message particulier vous indique que l’application est temporairement inaccessible. Il vous est alors

impossible de vous authentifier.

Message de mise en maintenance de l’application

5.1.4. Remarques et suggestions

Voici quelques remarques et suggestions qui peuvent être utiles.

1. Vous pouvez avantageusement sauver l’adresse de CESAME dans vos favoris. Pour

cela utilisez la commande ‘Ajout dans les favoris’ dans le menu ‘Favoris’ d’Internet

Explorer.

2. Vous pouvez également créer un raccourci sur votre fond d’écran. A partir de votre

fond d’écran, cliquez sur le bouton droit de la souris, choisissez la commande

‘Nouveau’, ‘Raccourci’ et suivez les instructions. Rentrez d’abord l’adresse Internet

communiquée ci-dessus et ensuite le libellé ‘CESAME’ comme nom de votre

raccourci.

3. L’environnement de validation est accessible de la même façon en utilisant l’adresse

http://cesame.spw.valid.wallonie.be/ ; cet environnement est utilisé pour la validation

de nouvelles versions et pour les formations. Vous pouvez également l’utiliser

lorsque vous désirez vous assurer du bon comportement d’une fonctionnalité

proposée dans CESAME ou pour mieux comprendre cette fonctionnalité.

L’environnement de test est accessible de la même façon en utilisant l’adresse

http://cesame.spw.test.wallonie.be/ ; il n’est utilisé que par quelques utilisateurs clés

et pour des démonstrations de nouvelles versions non encore stabilisées.

http://cesame.spw.valid.wallonie.be/

http://cesame.spw.test.wallonie.be/

CESAME



Attention !

o Rien ne distingue, a priori, l’environnement de Test ou de Validation de celui de Production si ce

n’est la mention ‘Test’ ou ‘Validation’ qui apparait en bleu sur le logo de la Région Wallonne en

haut à gauche. Assurez-vous que vous utilisez le bon environnement avant d’effectuer des

modifications.

o Le nom d’utilisateur utilisé (en général un trigramme) est le même dans les 3 environnements

(Test, Validation et Production) ; le mot de passe et les rôles associés peuvent être différents.

CESAME



5.2. Ce qu’il faut savoir

Quel que soit l’écran présenté par CESAME, il aura toujours la même configuration :

Une entête comprenant un menu en haut à droite ; celui-ci reprend un accès au portail de la

Région Wallonne, un retour sur la page d’accueil de CESAME et trois liens (aide, outils et

contacts) propres à CESAME, qui seront détaillés par la suite. Dans l’en-tête se trouve

également le fil d’Ariane (c’est-à-dire l’information ‘Vous êtes ici :’) qui indique à tout moment

dans quelle partie de l’application l’utilisateur se trouve.

Un pied de page comprenant un menu reprenant des liens standard aux applications

utilisées au MET.

Une colonne à gauche reprenant le menu CESAME. Le menu donne accès aux actions

regroupées en ‘contextes’, aux commandes de bases et à l’identité de l’utilisateur.

1. La liste des contextes disponibles ;

Il en existe 6 : Boîte, Signataire, Tâche, Bibliothèque, Profil et Signalétiques. Ils

correspondent chacun à une entrée du menu et sont présentés dans les

paragraphes suivants.

2. Les commandes de bases représentées par des icônes ;

« Sortie » : qui permet de se déconnecter et de quitter l’application.

Lors de la demande de sortie, si une tâche est en cours il vous sera demandé

une confirmation.

Dans le cas d’un refus de sortie, l’application vous représentera la tâche

courante.

« Imprimer » : qui permet d’imprimer la page courante.

3. Le nom de l’utilisateur (qui apparaît toujours en bordeaux).

La partie ‘données’ au milieu à droite. Cette partie varie en fonction de l’entrée du menu

choisie et des actions effectuées.

Ec

ran standard

CESAME



5.3. Le contexte « Boîte de tâches»

Ce contexte indique les tâches sur lesquelles l’utilisateur est susceptible de travailler.

Un seul écran reprend l’ensemble des tâches : nouvelles tâches, tâches en cours et tâches urgentes.

Le contenu de cet écran est divisé en 3 parties :

- Un tableau résumé

Il présente par type de dossiers le nombre des tâches présentes dans la boîte et relatives à ce

type de dossiers. Ce tableau permet de présenter une liste homogène de tâches. Il suffit de

cliquer sur une case en particulier pour afficher celles déjà prises en charge ou en attente pour

un type de dossier particulier.

Le fait de cliquer sur le type de fiche (Marché public, Subvention, Provisionnel) vous dirigera vers

la partie signalétique de ces différentes fiches.

- Une zone permettant de gérer la création d’un dossier

Lors de la création, un traitement sur le nouveau dossier démarrera et ce en fonction du type de

dossier courant (PPMA, Offres, …). L’utilisateur va non seulement indiquer pour quelle direction

ou quel département il veut créer le dossier mais aussi à quelle étape il veut positionner la tâche

de démarrage de ce dossier.

Bien évidemment, les choix qui s’offrent à lui dépendent de son profil.

- La liste des tâches pour le type de dossiers sélectionné.

Cette liste présente les informations de base permettant de reconnaître les tâches portant sur les

dossiers.

Deux possibilités s’offrent à vous :

o Soit, vous prenez en charge la tâche pour travailler sur le dossier qui y est lié ; dans ce

cas, vous cliquez sur l’icône en début de ligne. Cette action chargera la tâche

sélectionnée dans le contexte ‘Tâche’ (voir plus loin).

o Soit, vous voulez simplement consulter le dossier relatif à la tâche. Vous cliquez alors sur

son numéro en fin de ligne. CESAME ouvrira alors le contexte ‘Bibliothèque’ avec le

dossier en question (voir plus loin).

Un filtre vous permet de n’afficher que certaines tâches : toutes les tâches, les tâches « en

cours », les nouvelles tâches ou les tâches urgentes (c’est-à-dire les tâches pour lesquelles le

délai de traitement est atteint).

Il est également possible de trier la liste présentée en cliquant sur les triangles visibles à côté du

titre de chaque colonne. Le triangle avec une pointe vers le haut trie le contenu du tableau selon

la colonne de manière croissante ; l’autre triangle de manière décroissante.

Enfin, les tâches de type « Approbation » et « Visa » sont accompagnées d’une icône pour

accéder à l’aide contextuelle pour ce type de tâche.

CESAME



Tâches

5.3.1. Nouvelles tâches

Il s’agit des tâches qui sont susceptibles d’être prises en charge par vous.

En fait, ces tâches sont :

- Celles qui vous ont été attribuées spécifiquement ; dans ce cas vous seul êtes en mesure de les

prendre en charge.

Par analogie avec la réalité, on peut considérer qu’il s’agit de fardes-chemises présentes sur un

chariot portant votre nom. Ces dossiers vous sont réservés et vous êtes la seule personne

pouvant prendre les dossiers qui y sont présents.

Ces tâches sont représentées par l’icône :

- Celles qui sont accessibles à tout utilisateur possédant les mêmes rôles que les vôtres. C’est-à-

dire aux utilisateurs qui sont susceptibles de les prendre en charge.

Par analogie avec la réalité, on peut considérer qu’il s’agit de fardes-chemises présentes sur le

chariot portant le libellé d’une fonction telle que « Responsable administratif » ou « Directeur »,

ou …. Les fardes-chemises présentes sur ce chariot peuvent être prises par n’importe quel

Responsable Administratif mais ne pourra être prises en charge que par un seul d’entre eux à la

fois !

Ces tâches sont représentées par l’icône :

5.3.2. Tâches en cours

Il s’agit des tâches qui ont été prises en charge par vous et qui n’ont pas encore été « relâchées ». C’est-

à-dire celles pour lesquelles vous devez encore effectuer une action et qui, dès lors, ne sont pas encore

terminées.

Par analogie avec la réalité, on peut considérer les tâches en cours comme les fardes-chemises

présentes sur votre bureau.

Les tâches en cours sont représentées par l’icône :

CESAME



5.3.3. Tâches urgentes

Les tâches deviennent urgentes lorsque :

- Lorsqu’un dossier reste plus de 21 jours à l’Inspection des Finances ;

- Lorsqu’un dossier reste plus de 21 jours au Bureau des Prix ;

- Lorsqu’un dossier reste plus de 21 jours au Service Juridique ;

- Lorsqu’un dossier de type Offre met plus de 30 jours pour arriver à l’IG après la date d'ouverture

des soumissions.

Les tâches urgentes (c’est-à-dire en retard) sont représentées par l’icône :

5.4. Le contexte « Boîte d’évènements »

La boîte d’évènements permet d’afficher les évènements correspondant aux abonnements pris par

l’utilisateur.

5.4.1. Introduction à la gestion des évènements et des abonnements

La fonctionnalité d’abonnement doit permettre de prévenir un utilisateur selon ses désirs de divers

évènements lorsque ceux-ci se produisent dans CESAME.

L’utilisateur pourra être averti soit par email, soit via une « boite d’évènements ».

Plus précisément :

L'utilisateur pourra choisir lui-même via des abonnements les évènements pour lesquels il désire

être averti soit par e-mail soit via une entrée dans la boîte des évènements.

Les abonnements sont paramétrables pour permettre à l'utilisateur d'affiner les évènements dont

il désire être averti : uniquement les dossiers de type Avenant, uniquement lorsque le rôle

Direction est en cause, ...

Tout évènement qui survient sur un dossier est référencé dans la boîte de l'utilisateur en fonction

des abonnements qu'il a pris.

L'utilisateur peut consulter et gérer sa boîte d'évènements. Cette dernière reprend tous les

évènements survenus et correspondant aux abonnements pris par lui.

La boîte d'évènements permet à l'utilisateur d'accéder en consultation au dossier sur lequel

l'évènement est survenu. Il peut en nettoyer le contenu.

Selon le paramétrage de l'abonnement pris, les mails envoyés permettent à l'utilisateur de

prendre connaissance de l'évènement survenu (nature, dossier, personne, ...).

Les mails envoyés seront personnalisés en fonction du type d'évènement. Cette personnalisation

pourra être effectuée par l'administrateur général.

A partir des mails reçus, l'utilisateur peut consulter le dossier en cliquant sur une URL qui s’y

trouve.

5.4.2. Type d’évènement

Voici les types d’évènements actuellement disponibles :

- Réception d’un dossier dans la boîte des tâches ;

- Création d’un dossier

- Envoi d’un dossier à l’Inspection des Finances ;

- Retour d’un dossier de l’Inspection des Finances (ou dossier visé par l’IF) ;

- Envoi d’un dossier à l’approbation ;

- Retour d’un dossier après approbation (ou dossier approuvé) ;

- Envoi d’un dossier à l’engagement ;

- Retour d’un dossier de l’engagement (ou dossier engagé) ;

- Délai de 15 jours dépassé à une tâche donnée.

CESAME



D’autres types d’évènements pourront être définis dans le futur si nécessaire.

5.4.2.1.Réception d’un dossier dans la boîte des tâches

Ce type d’évènements correspond à l’arrivée d’un dossier dans votre boîte de tâches.

5.4.2.2.Création d'un dossier

Ce type d’évènements correspond aux évènements se déclenchant lors de la création d’un nouveau

dossier dans CESAME.

L’utilisateur souscrivant un abonnement à ce type d’évènements sera informé de la création d’un

nouveau dossier dans Cesame pour autant qu’il dispose des droits nécessaires pour accéder à ce

dossier.

5.4.2.3.Envoi d’un dossier à l’Inspecteur des Finances

Ce type d’évènements correspond aux évènements se déclenchant lorsqu’un dossier est envoyé pour

visa à l’Inspecteur des Finances.

5.4.2.4.Dossier visé par l’Inspecteur des Finances

Ce type d’évènements correspond aux évènements se déclenchant lorsqu’un dossier situé à une tâche

de Visa par l’Inspecteur des Finances quitte celle-ci (c’est-à-dire lorsque l’utilisateur ayant le dossier en

charge effectue le « Terminer tâche »). Cet évènement se déclenche quelle que soit la décision prise par

l’Inspecteur des Finances.

5.4.2.5.Envoi d’un dossier à l’approbation

Ce type d’évènements correspond aux évènements se déclenchant lorsqu’un dossier est envoyé pour

approbation (à un directeur, un ministre, …).

5.4.2.6.Dossier approuvé


d’approbation quitte celle-ci (c’est-à-dire lorsque l’utilisateur ayant le dossier en charge effectue le

« Terminer tâche »). Cet évènement se déclenche quelle que soit la décision prise par l’utilisateur en

charge de l’approbation.

5.4.2.7.Envoi d’un dossier à l’engagement

Ce type d’évènements correspond aux évènements se déclenchant lorsqu’un dossier est envoyé à

l’engagement.

5.4.2.8.Dossier engagé


d’engagement quitte celle-ci (c’est-à-dire lorsque l’utilisateur ayant le dossier en charge effectue le

« Terminer tâche »). Attention, cet évènement se déclenche quelle que soit la décision prise à cette

tâche.

5.4.2.9.Délai de 15 jours par rapport à la date d'arrivée du dossier à une tâche

Ce type d’évènements correspond aux évènements se déclenchant lorsqu’un dossier reste plus de 15

jours à une tâche sans avoir été pris en charge.

L’évènement en question se déclenchera quotidiennement au-delà du 15ème

jour jusqu’à ce que le

dossier soit pris en charge.

CESAME



5.4.3. Gestion des évènements survenus

5.4.3.1.Visualisation des évènements

La boîte d’évènements affiche la liste des évènements qui se sont produits dans CESAME et pour

lesquels un abonnement a été souscrit. Les nouveaux évènements apparaissent en gras dans la liste, les

évènements précédemment visualisés apparaissent en gris clair.

Il est possible de se positionner directement sur le dossier concerné par un évènement en cliquant sur le

numéro du dossier.

Boîte d’évènements

5.4.3.2.Suppression des évènements

Afin de supprimer un (ou plusieurs) évènement(s) de la liste des évènements survenus, il suffit de cocher

la (les) case(s) correspondante(s) dans la liste et de cliquer sur le bouton « Supprimer ».

Boîte d’évènements – Suppression

Une confirmation est alors demandée. Cliquez sur « OK » pour valider la suppression et sur « Annuler »

pour annuler la suppression des évènements dans la boîte.

Boîte d’évènements – Confirmation de la suppression

5.4.4. Gestion des abonnements

Pour accéder à la gestion des abonnements, c’est-à-dire pour prendre de nouveaux abonnements, pour

modifier des abonnements existants ou pour en supprimer, veuillez cliquer sur le bouton « Gérer les

abonnements » présent dans l’écran « Boîte d’évènements ».

Boîte d’évènements – Appel à la gestion des abonnements

CESAME



Vous arrivez alors sur la page suivante.

Gestion des abonnements

5.4.4.1.Création d’un nouvel abonnement

Afin de créer un nouvel abonnement, sélectionnez le type d’évènement pour lequel vous souhaitez

prendre un abonnement. Complétez ensuite le formulaire qui vous est présenté.

Nouvel abonnement

Ce formulaire est composé d’un certain nombre de champs. Suivant le type d’abonnement, certains

champs peuvent ne pas être disponibles.

Type d’évènement. Il s’agit d’une liste déroulante permettant de sélectionner le type d’évènement

pour lequel on souhaite souscrire un abonnement.

Description. C’est un champ non modifiable qui décrit le type d’évènement choisi.

Avertissement dans la boîte. Lorsqu’il est coché, ce champ indique que l’avertissement

s’effectuera via l’ajout d’une nouvelle ligne dans la « Boîte d’évènements »

Avertissement par mail. Lorsqu’il est coché, ce champ indique que l’avertissement s’effectuera

via l’envoi d’un mail à l’adresse spécifiée dans le profil.

N° de dossier. Ce champ permet de spécifier un numéro de dossier ; l’abonnement choisi sera

alors uniquement valable pour ce dossier.

Type de dossier. Ce champ permet de spécifier un type de dossier ; l’abonnement choisi sera

alors uniquement valable pour ce type de dossier.

Flux. Ce champ permet de spécifier un flux ; l’abonnement choisi sera alors uniquement valable

pour ce flux. Ce champ ne peut être rempli que si le type de dossier a été spécifié.

Etape. Ce champ permet de spécifier une étape dans le cheminement du dossier ; l’abonnement

choisi sera alors uniquement valable pour cette étape. Ce champ ne peut être rempli que si le

flux a été spécifié.

Département. Ce champ permet de spécifier un département (ou service) ; l’abonnement choisi

sera alors uniquement valable lorsqu’un dossier a comme département gestionnaire ce

département. Une liste apparait dès qu’on effectue un encodage dans ce champ. Le contenu

CESAME



présente toutes les valeurs correspondant à ce qui est déjà encodé. Il est possible de

sélectionner la valeur dans ce champ.

Rôle théorique. Ce champ permet de spécifier un rôle, l’abonnement choisi sera alors

uniquement valable lorsqu’un dossier est assigné au rôle spécifié (en d’autres termes, lorsque le

dossier est envoyé à une étape où le rôle en question peut le prendre en charge). Une liste

apparait dès qu’on effectue un encodage dans ce champ. Le contenu présente toutes les valeurs

correspondant à ce qui est déjà encodé. Il est possible de sélectionner la valeur dans ce champ.

Utilisateur. Ce champ permet de spécifier un utilisateur ; l’abonnement choisi sera alors

uniquement valable lorsqu’un dossier est assigné à cet utilisateur (en d’autres termes, lorsque le

dossier est envoyé nominativement à l’utilisateur en question). Une liste apparait dès qu’on

effectue un encodage dans ce champ. Le contenu présente toutes les valeurs correspondant à

ce qui est déjà encodé. Il est possible de sélectionner la valeur dans ce champ.

5.4.4.2.Modification d’un abonnement

Pour modifier un abonnement, cliquez sur l’icône située sur la ligne de l’abonnement correspondant.

Le formulaire de modification apparait alors dans la partie supérieure de l’écran. Il est en tout point

semblable à celui utilisé lors de l’ajout d’un nouvel abonnement. Une fois les modifications effectuées,

cliquez sur « Enregistrer ».

Modification d’un abonnement

5.4.4.3.Suppression d’un abonnement

Pour supprimer un abonnement, cliquez sur l’icône située sur la ligne de l’abonnement correspondant.

Suppression d’un abonnement

5.5. Le contexte « Signataire »

Ce contexte présente la liste des dossiers en attente d’une signature de type approbation ou visa. Il va

permettre la signature rapide de chacun d’eux.

L’accès à l’aide contextuelle se fait par un clic sur l’icône .

CESAME



Signataire

Les seules informations à encoder sont la décision et le motif relatif à celle-ci. Si un dossier présent dans

la liste ne doit pas être signé, il suffit de laisser la décision sur <->, il ne sera alors pas pris en compte

pour la signature.

Une fois les décisions et motifs encodés, cliquer sur le bouton Signer va lancer le processus de signature

de l’ensemble des dossiers pour lesquels une décision aura été remplie.

Pour chacun de ces dossiers, il faudra introduire le code pin de votre carte d’identité afin d’apposer votre

signature électronique sur le protocole du dossier (voir plus loin dans ce document).

Une fois le processus terminé, la page est rafraîchie ainsi que le statut des dossiers correctement signés.

Cliquer sur le numéro du dossier permet de consulter sur ce dossier. Idéalement, cela devra être effectué

avant d’apposer sa signature.

5.6. Le contexte « Tâche »

Ce contexte présente les informations du dossier lié à la tâche sur laquelle vous êtes en train de

travailler.

Gardez bien à l’esprit que personne d’autre que vous ne peut prendre en charge cette tâche.

Par analogie avec la réalité, ce contexte correspond à la farde-chemise ouverte sur votre bureau. Peut-

être y en a-t-il d’autres sur votre bureau, mais vous ne travaillez que sur une seule farde-chemise à la

fois.

Il y a deux moyens pour se « débarrasser » d’une tâche :

- Soit vous la terminez en effectuant toutes les actions qui sont attendues de vous.

- Soit vous la transférez (pour autant que cette possibilité vous soit présentée).

Terminer la tâche.

Lorsque vous terminez la tâche, CESAME détermine la tâche suivante c’est-à-dire, l’étape à laquelle le

traitement du dossier sera positionné en fonction des informations présentes sur le dossier. Cette tâche

apparaîtra donc dans la liste « Nouvelles tâches » des utilisateurs possédant le rôle associé à l’étape en

question ou de l’utilisateur précédemment désigné.

CESAME



Si l’étape correspondante est associée à un rôle que vous possédez, la tâche réapparaîtra dans votre

boîte sous forme de « Nouvelles tâche ».

Transférer la tâche.

Transférer une tâche, c’est la remettre à la disposition d’une personne choisie ou des personnes

possédant le profil de l’étape courante. En fait, la tâche reste à l’étape courante et n’avance pas dans le

traitement.

Elle peut être attribuée à une personne en particulier. Si vous ne spécifiez aucun utilisateur, elle

réapparaîtra donc dans votre liste des « Nouvelles tâches » et rien n’empêchera que vous la repreniez en

charge une deuxième fois.

5.6.1. A faire

Cette page est probablement la plus utilisée de l’application. En reprenant l’analogie ci-dessus, il s’agit de

la farde-chemise présente devant vous sur le bureau.

C’est via cette page que les actions à effectuer dans la tâche courante sont réalisées : chargement d’un

fichier, encodage d’une fiche, ...

Lorsque, à partir de la boîte de tâche, vous prenez en charge une tâche, c’est dans cette page que

CESAME vous positionne.

Plusieurs « paragraphes » ou parties de cette page peuvent être distingués :

5.6.1.1.Cartouche

La page « A faire » est agrémentée d’un cartouche présentant les informations clés du dossier relatif à la

tâche en cours telles que son numéro, son type, son statut, … et aussi des informations sur le marché lié

à ce dossier : l’objet de marché, les montants dont il est question, la ou les allocations budgétaires

concernées, le niveau de délégation, le fait que le marché a été initialisé dans le portail MP à partir de

CESAME, …

Des raccourcis représentés par une icône permettent de se rendre directement vers certains modules

annexes (Résumé, Marché, Délégation, Accès, Suivi, Documents ou Signature).

- Affichage du résumé : accessible en cliquant sur l’icône (voir paragraphe 5.6.2.4.a.2)

- Affichage de la fiche marché : accessible en cliquant sur l’icône (voir paragraphe

5.6.2.4.a.1)

- Affichage des délégations en cours sur le dossier : accessible en cliquant sur l’icône (voir

paragraphe 5.6.2.4.a.3)

- Affichage des accès sur le dossier : accessible en cliquant sur l’icône (voir paragraphe

5.6.2.4.a.3)

- Affichage du suivi du dossier : accessible en cliquant sur l’icône (voir paragraphe 5.6.2.1)

- Affichage des documents présents sur le dossier : accessible en cliquant sur l’icône (voir

paragraphe 5.6.2.2)

- Affichage des signatures du dossier : accessible en cliquant sur l’icône (voir paragraphe

5.6.2.3)

Ces informations sont complétées dans une deuxième partie avec le nom de la « Tâche courante » et de

la « Tâche suivante » pour autant que cette dernière ait déjà été déterminée. Ces deux informations

permettent à l’utilisateur de prendre rapidement connaissance de ce qu’on attend de lui et de la

destination du dossier. Dans cette deuxième partie apparait un icône permettant de terminer la tâche.

CESAME



- Terminer tâche : accessible en cliquant sur l’icône ou sur l’icône (voir paragraphe

5.6.1.4)

Cartouche

5.6.1.2.Commentaire

Cette zone de texte permet d’encoder un commentaire destiné à la prochaine personne qui interviendra

dans le traitement du dossier. A la tâche suivante, la personne qui prendra la tâche en charge aura le

choix entre laisser le commentaire tel quel, le modifier ou l’effacer.

Le commentaire n’est visible que par toute personne…

- Qui a la tâche en charge ;

- Qui a été la dernière personne à prendre la tâche en charge ;

- Qui, si la tâche est en attente, peut prendre la tâche en charge ;

- Qui a les droits d’administrations sur le dossier.

Il n’est pas visible par toute autre personne qui consulterait le contenu du dossier via le contexte Dossier

(voir plus loin).

La zone de commentaire est dotée d’un éditeur de texte qui vous permet d’ajouter un habillage

(Gras/Italique/Souligné…) à votre commentaire. Si vous disposez d’un document Word contenant une

note à insérer dans le commentaire, vous pouvez également copier-coller le contenu de cette zone

d’encodage.

Commentaire

5.6.1.3.Suivi

Cette zone de texte permet de visualiser des informations de suivi du traitement en cours lorsqu’une

étape précédente de ce traitement ne s’est pas déroulée comme attendu. Par exemple, l’approbation

demandée n’a pas été donnée, … Elle permettra à la personne qui prend la tâche en charge d’être

avertie et de prendre les actions adéquates.

Cette zone n’apparait que si des informations de suivi existent.

Le contenu de cette zone de texte est effacé soit à la demande de l’utilisateur courant soit lorsque la

tâche courante sera terminée. S’il le désire, l’utilisateur courant pourra mettre à jour le commentaire pour

prévenir les personnes qui interviendront ultérieurement dans le traitement du dossier.

CESAME



La gestion de cette zone de texte sera abordée dans le paragraphe consacré aux actions suivantes.

Suivi

5.6.1.4.Commandes

Cette partie de l’écran reprend l’ensemble des commandes particulières qui peuvent être exécutées. Ces

commandes peuvent varier en fonction de l’étape courante, en fonction du dossier dont il est question, de

son type et de son état, en fonction d’actions déjà effectuées, …

Commandes particulières

Chaque commande peut être activée par un bouton. Le bouton est affiché normalement ou est grisé.

S’il est affiché normalement, cela signifie qu’il peut être activé en cliquant dessus.

S’il est grisé, cela signifie qu’il ne peut être activé. Si néanmoins vous cliquez dessus, CESAME affichera

la ou les raisons pour lesquelles la commande ne peut être activée.

Règles de non activation d’une commande particulières

Voici une liste non exhaustive de commandes fréquemment disponibles. Elles sont regroupées

thématiquement.

a. Gestion de la tâche

Terminer tâche

Cette commande apparait en grisé si la condition de terminaison pour la tâche en cours n’est pas

atteinte.

Lorsque la condition est atteinte, ce bouton est alors dégrisé. Son utilisation va éventuellement

afficher une série de questions auxquelles il faut répondre avant que CESAME ne termine

effectivement la tâche.

Le fait de terminer la tâche va provoquer une mise à jour des documents dans le dossier de sorte

qu’ils soient consultables via la bibliothèque (comme dans la publication).

Transférer le dossier

La commande « Transférer » (anciennement appelée « Libérer ») permet de transférer le dossier

ou plutôt la tâche en cours à quelqu’un d’autre. C’est-à-dire de permettre à quelqu’un possédant

le même profil que vous de prendre le dossier en charge.

b. Gestion des documents

Publier documents

Cette commande permet de rendre visible dans la bibliothèque les modifications apportées aux

documents du dossier lié. En effet, tant que la tâche est prise en charge, les modifications qui

sont effectuées aux documents du dossier ne sont visibles que par son auteur et personne

d’autre.

CESAME



Il se peut que dans des conditions limites, CESAME vous avertisse que certains documents aient

été modifiés dans la bibliothèque depuis la prise en charge de la tâche en cours. CESAME vous

demande alors de faire un choix entre votre version et celle qui y est présente. Cette situation

peut se produire lorsque plusieurs traitements sont en cours sur le même dossier.

Importer documents

Cette commande permet d’importer des documents provenant des autres dossiers relatifs au

marché lié au dossier courant.

Afficher documents libres

Cette commande permet de faire apparaître dans l’écran « A faire » la liste des documents libres

précédemment ajoutés au dossier afin, éventuellement, de les modifier.

Gérer doc. travail

Cette commande permet de gérer les documents de travail présents dans le dossier lié à la

tâche.

Deux actions sont possibles :

o Gérer les droits d’accès aux documents de travail présents dans le dossier, ce qui

permet d’indiquer qui y a ou non accès ;

o Gérer la suppression des différentes versions des documents de travail.

c. Gestion du dossier

Gérer dossier

Cette commande réservée à certains utilisateurs va permettre de gérer les accès au dossier.

Supprimer dossier

La commande « Supprimer » supprime le dossier et tous les documents qui lui sont joints sans

aucune possibilité de le récupérer ultérieurement. Cette commande n’est à priori accessible que

si le dossier créé n’est lié à aucun marché.

Transmission organisme

La commande « Transmission Organisme » permet de transmettre le dossier à un autre

organisme dans le cadre d’un dossier conjoint.

d. Signature

Ces commandes nécessitent la présence de la carte d’identité électronique afin de permettre à

CESAME d’effectuer la signature électronique.

Apposer Visa

Cette commande permet de signer le contenu du dossier en vue d’apposer son visa ; cette

commande est utilisable seulement après avoir rempli la décision.

Approuver dossier

Cette commande permet de signer le contenu du dossier en vue d’approbation du dossier ; cette

commande est utilisable seulement après avoir rempli la décision.

e. Soumission Electronique

Ces commandes nécessitent la présence de la carte d’identité électronique afin de pouvoir établir

une connexion avec les outils utilisés pour la gestion des soumissions électroniques dans le cadre de

la gestion des marchés publics électroniques.

Init. Avis Marché

Cette commande permet d’initialiser un marché électronique dans IAM. Ce marché sera identifié

par le numéro du dossier PMA à partir duquel cette commande est activée.

Démarrage phase 2

Cette commande permet de démarrer dans IAM la phase 2 d’un marché de type procédure

restreinte. (Pour rappel, la phase 1 correspond à la gestion des candidatures et la phase 2 à celle

des soumissions.)

Récup. PV/Soumissions

CESAME



Cette commande va récupérer le PV d’ouvertures des offres et les offres électroniques soumises

dans le cadre du marché relatif au dossier Offre en cours.

Récup. PV/Candidatures

Cette commande va récupérer le PV d’ouvertures des candidatures et les candidatures

électroniques rentrées dans le cadre du marché relatif au dossier Offre en cours.

Notification Adjudicataire

Cette commande va envoyer le document « Notification décision » à l’adjudicataire via un canal

électronique ; cette commande n’est accessible qu’à partir d’un traitement d’un dossier Offre lors

du retour pour exécution.

Information Soumissionnaires Non Retenus

Cette commande va envoyer le document « Information décision » à tous les soumissionnaires

non retenus via un canal électronique ; cette commande n’est accessible qu’à partir d’un

traitement d’un dossier Offre lors du retour pour exécution.

Notification Candidats Retenus

Cette commande va envoyer le document « Notification décision » aux candidats retenus via un

canal électronique ; cette commande n’est accessible qu’à partir d’un traitement d’un dossier

Candidature lors du retour pour exécution.

Information Candidats Non Retenus

Cette commande va envoyer le document « Information décision » à tous les candidats non

retenus via un canal électronique ; cette commande n’est accessible qu’à partir d’un traitement

d’un dossier Candidature lors du retour pour exécution.

f. Demande de rectification

La commande suivante va permettre de geler le dossier à la tâche actuelle tout en lançant un mini

traitement. Ce traitement aura pour but de compléter le dossier et consistera à adresser la demande

à un responsable qui la redirigera vers la personne adéquate.

Demande de rectification

Cette commande lance le traitement de demande de rectification.

Le tableau suivant présente, à titre indicatif, la liste des commandes particulières qui sont affichées par

défaut pour chaque étape. L‘affichage de certains boutons dépend de conditions spécifiques ; par

exemple, un dossier ne peut être supprimé que s’il n’est lié à aucun marché, …

Commande \ Etape

Gesti

on

Récep

tio

n

Acco

rd

Vis

a

Ap

pro

bati

on

Co

nsu

ltati

on

En

gag

em

en

t

Terminer tâche X X X X X X X

Transférer dossier X X X X X

Publier documents X X X X X X X

Récupérer doc. libre X X X X X X X

Importer documents X X X X X X X

Gérer doc.travail X X X X X X X

Gérer dossier X

Supprimer dossier X X

Approuver X

Apposer visa X

Init. Avis Marché PMA PMA

Récup. Offre

CESAME



Commande \ Etape

Gesti

on

Récep

tio

n

Acco

rd

Vis

a

Ap

pro

bati

on

Co

nsu

ltati

on

En

gag

em

en

t

PV/Soumissions

Récup. PV/Candidatures

Candidature

Notif. Adjudicataire Offre

Notif. Cand. Retenus Candidature

Inform. Soum. Non Retenus

Offre

Inform. Candidats Non Retenus

Candidature

Demande de rectification

X

CESAME



5.6.1.5.Liste des documents

Cette partie de l’écran présente un tableau qui regroupe non seulement les documents à produire, mais

également les documents déjà produits. Ce tableau est également appelé « Classeur de sortie ».

Liste des documents

La liste proposée correspond aux documents susceptibles d’être ajoutés au dossier à partir de cette

tâche. Cette liste varie donc en fonction de la tâche, du type de dossier, de la nature du dossier et de son

contenu.

Certains documents sont obligatoires, facultatifs, libres ou de travail. Cette information est indiquée

dans la deuxième colonne ; elle est purement indicative, car, in fine, c’est l’activation de la commande

« Terminer tâche » qui détermine si la tâche peut ou non être terminée. Par défaut, la liste présente

d’abord les documents qui sont obligatoires, ensuite les documents facultatifs et finalement des

documents libres et de travail. L’ordre dans lequel les documents sont présentés est prédéterminé et

correspond à un ordre « logique » d’utilisation.

Si les documents obligatoires, facultatifs ou libres sont vus par tout qui a accès au dossier, un document

de travail n’est vu que par certaines personnes déterminées lors de la création du document.

Lorsque vous voulez ajouter un document, 2 possibilités vous sont offertes :

- Soit, il suffit de cliquer sur l’icône présente dans la quatrième colonne ( ou ). CESAME

appelle alors l’interface de création du document en fonction de son type.

- Soit vous utilisez le paragraphe « Chargement » dont le fonctionnement est décrit plus loin.

Dans les 2 cas, le document ainsi ajouté apparaîtra en gras dans le classeur de sortie.

Attention, les documents chargés dans votre classeur de sortie ne sont visibles que de vous. Quelqu’un

qui consulte le dossier ne les verra pas tant que vous n’aurez pas décidé de les rendre publics soit en

publiant les documents (cf. le paragraphe 5.6.1.4 « Commandes ») soit en terminant la tâche (cf. le

paragraphe 5.6.1.4 « Commandes »).

Une fois chargés, les documents restent affichés dans le tableau et de nouvelles icônes sont présentées.

CESAME



Le document peut être…

- Consulté : Le document est affiché en lecture seule. Donc, pas moyen de le modifier même

s’il vous donne l’impression de pouvoir le faire (par exemple, lorsqu’il s’agit d’un document

Word) ; dans ce cas toute modification effectuée ne sera pas enregistrée dans CESAME.

- Modifié : Le document est affiché en mode de modification. Les modifications effectuées

peuvent être sauvées dans CESAME. En général il s’agit de document d’encodage.

- Supprimé : Le document est retiré de votre classeur de sortie. S’il s’agit d’un document

obligatoire ou facultatif, il restera cependant visible dans le classeur de sortie.

La suppression peut avoir plusieurs effets :

o Soit le document est supprimé du classeur de sortie et lors de la prochaine publication il

le sera aussi du dossier. Dans ce cas, le document n’apparaîtra plus en gras dans le

classeur de sortie.

o Soit la version courante du document est supprimée et remplacée par celle présente

dans le dossier pour autant qu’elle existe. Dans ce cas, s’il existe, le document

apparaîtra en gras dans le classeur de sortie.

L’effet de la suppression ne sera visible dans le dossier qu’après la publication des documents

(cf. le paragraphe 5.6.1.4 « Commandes ») ou après la fin de la tâche (cf. le paragraphe 5.6.1.4

« Commandes »).

Attention, la suppression d’un document dans le dossier va avoir pour effet de le désactiver

dans le dossier. Ainsi, l’historique du document est conservé.

Voici les 2 écrans qui peuvent s’afficher lors de la demande de suppression :

o 1er

cas : le document n’existe pas dans le dossier (ou est désactivé).

Suppression d’un document (1)

o 2ème

cas : le document existe dans le dossier.

Suppression d’un document (2)

- Signé : Le document présent dans le classeur de sortie est signé électroniquement à l’aide

de votre carte d’identité électronique.

CESAME



Remarques :

- Si vous voulez modifier un document pour lequel aucune action « Modifier » n’est disponible, il

faut d’abord le supprimer et ensuite le recréer à partir du classeur de sortie. Une alternative vous

est proposée en utilisant la partie Chargement décrite ci-dessous.

- Les documents de type « Encodage » ne peuvent pas être supprimés. En effet, ils induisent des

modifications dans la base de données CESAME qui ne pourrait pas être annulées en cas de

suppression du document dans le classeur de sortie.

- Les actions proposées dépendent de la nature du document.

a. Type « Document électronique »

Ce type de document est représenté par l’icône suivante :

Pour charger un document de ce type, CESAME va vous demander l’endroit où il doit aller le chercher via

le bouton « Parcourir ». Une fois cet emplacement spécifié, il ne vous restera plus qu’à «valider» le

document dans CESAME.

Une fois cet envoi effectué, vous pouvez supprimer le document original car il se trouve stocké sur le

serveur géré par CESAME.

Document à charger

Adresse du document à charger

b. Type « Fiche d’encodage »

Ce type de document est représenté par l’icône suivante :

CESAME va vous présenter une fiche à encoder. Les informations ainsi rentrées seront stockées dans la

base de données propre à l’application et seront utilisées à différentes fins : génération de document,

interfaçage avec la BCE, …

Les différentes fiches d’encodage sont présentées dans le chapitre « Les fiches d’encodage » (Chap. 6).

CESAME



5.6.1.6.Chargement

L’ajout de documents est également possible à partir de ce paragraphe. Il peut s’agir de document libre

ou non.

Par document libre, on entend tout document non connu de CESAME. Le chargement d’un document

libre permet de rendre le contenu d’un dossier aussi flexible que possible.

Plusieurs cas de figure sont possibles lorsque vous désirez charger un document dans le dossier :

- Soit vous créez un nouveau document libre. Dans ce cas, vous remplissez le champ « Nom du

document » avec un libellé non encore utilisé.

- Soit vous créez une nouvelle version d’un document déjà existant au sein du dossier, en

choisissant son nom dans la liste proposée dans le champ « Nom existant ». Dans ce cas, si ce

document est déjà présent dans le classeur de sortie, il sera remplacé par la nouvelle version

chargée, sinon il sera ajouté au classeur de sortie.

Vous avez également le choix de déterminer si un document libre ainsi chargé est un document officiel

ou un document de travail. Le document officiel sera visible de toute personne qui a accès au dossier.

Un document de travail ne sera visible, par défaut, que par les personnes partageant le rôle associé à

l’étape en question ; via la commande « Gérer doc. travail », il sera possible d’ajouter des droits d’accès

à ce document à d’autres personnes ou d’autres profils.

Chargement

5.6.2. Dossier de travail

Ce sous-contexte fait partie du contexte tâche. Ce contexte va permettre de parcourir et de consulter le

dossier pris en charge tel qu’il est dans la bibliothèque. En effet, le contexte « A faire » ne présente que

la partie du dossier que vous pouvez modifier et les modifications que vous avez déjà effectuées à la

tâche courante. Les documents chargés et présents dans le classeur de sortie ne sont évidemment pas

encore présents dans le dossier en bibliothèque. Pour qu’ils le soient, il faut soit que la tâche soit

clôturée, soit que les documents soient publiés (cf. le paragraphe 5.6.1.4 « Commandes »).

Les pages accessibles à partir du contexte « Dossier de travail » ne permettent pas de modifier le

contenu du dossier. Ces pages sont d’ailleurs équivalentes à celles que l’on trouvera dans le contexte

« Bibliothèque » - « Dossier consulté ».

Le cartouche présenté dans chacune des pages de ce contexte est toujours identique à celui de la page

« A faire ».

5.6.2.1.Avancement

Cette page présente le chemin parcouru par tous les traitements du dossier.

Quels sont les traitements qui peuvent être lancé sur un dossier ?

- le traitement standard, c’est-à-dire celui qui est lancé lors de la création du dossier.

- les traitements d’approbation ou de visa lorsque ceux-ci sont lancés simultanément.

- Les traitements liés à des demandes de rectification du dossier. Ce type de traitement va

permettre de compléter le dossier très rapidement.

L’avancement permet de savoir quelles ont été les tâches de chacun des traitements lancés sur le

dossier, qui les a effectuées, quand et combien de temps a été nécessaire.

CESAME



L’information présentée permet de répondre à plusieurs questions telles que :

- Qui est en train de travailler sur le dossier ?

- Depuis combien de temps la tâche courante est en attente de prise en charge ?

- A quelle étape se situe le traitement du dossier ?

- Le traitement du dossier est-il déjà passé à une étape donnée ?

- Quel est le statut du traitement du dossier : en cours ou terminé ?

- Quel est le statut du dossier : Actif, Suspendu ou Archivé ?

- …

Chaque tâche présentée peut être :

o Terminée : Cela signifie que le traitement a été pris en charge et terminé à cette

étape.

o Libérée : Cela signifie que le traitement a été pris en charge à cette étape puis a

été libéré c’est-à-dire qu’il a été retiré à la personne qui travaillait dessus

et confié à quelqu’un d’autre.

o Repositionnée : Cela signifie que le traitement a été pris en charge à cette étape puis a

été repositionné à une étape antérieure du cheminement.

o Réassignée/Repositionnée : Cela signifie que le traitement n’avait pas été pris en charge

à cette étape lorsqu’il a été soit libéré soit repositionné.

o En attente : Cela signifie que le traitement est arrivé à cette étape et que la tâche est

en attente de prise en charge.

o En cours : Cela signifie que le traitement est arrivé à cette étape et que la tâche est

actuellement prise en charge.

Il ne peut y avoir qu’une seule tâche en cours ou en attente par traitement.

Outre le cartouche, cet écran est divisé en 2 parties.

La première partie reprend les informations relatives à l’état courant du dossier :

- Le statut : Actif, Archivé ou Suspendu ;

- Si un dossier a été archivé :

o La date d’archivage;

o Le motif d’archivage.

La deuxième partie, appelée « Suivi d’avancement », reprend l’historique des traitements du dossier en

indiquant les différentes étapes par lequel il est passé.

Contexte Dossier – Suivi avancement – Un seul traitement

CESAME



Con

texte Dossier – Suivi avancement – Plusieurs traitements

Contexte Dossier – Suivi avancement – Dossier archivé

Il est possible de filtrer le suivi d’avancement sur un traitement spécifique en utilisant le champ qui

précède le tableau (en haut à gauche du tableau).

Si vous pouvez prendre le dossier en charge pour une tâche du suivi (en général la dernière de la liste),

le nom de la tâche apparait en bleu. Si vous cliquez dessus, vous prendrez le dossier en charge et êtes

redirigé dans l’écran « A faire ».

Contexte Dossier – Suivi avancement – Prise en charge / Détail d’un utilisateur

Il est également possible de consulter la fiche signalétique d’un des utilisateurs concernés par le suivi

d’avancement via le lien associé au nom de la personne (le nom apparait en bleu dans la colonne

« Réalisé par ». Le détail suivant apparait alors.

Contexte Dossier – Détail d’un utilisateur

CESAME



5.6.2.2.Documents

Cet écran présente la liste des documents présents dans le dossier. Il permet de les consulter et d’en

connaître leur évolution à travers le temps.

Attention, les documents rentrés dans le classeur de sortie n’étant pas encore publiés ne sont pas

présentés dans cette page. En fait, cette page permet de consulter les documents du dossier tels qu’ils

étaient lorsque vous avez pris le dossier en charge.

Les documents du dossier sont présentés sous forme de tableau. Par défaut, ils sont triés par ordre

alphabétique. Néanmoins il est possible de trier ce tableau différemment en cliquant sur les triangles

visibles à côté du titre de chaque colonne. Le triangle avec une pointe vers le haut trie le contenu du

tableau selon la colonne de manière croissante ; l’autre triangle de manière décroissante.

Il est également possible de filtrer la liste des documents en ne conservant que les documents officiels,

de travail ou libre, ou en ne présentant que les documents actifs ou inactifs.

Un document inactif est un document qui a été chargé précédemment puis qui a été supprimé à une

tâche ultérieure. En d’autres termes, un document inactif est un document pour lequel il n’y a pas de

version en cours. Afin d’être immédiatement distingué, un document inactif apparait en grisé.

Documents

Pour visualiser un document, il suffit de cliquer sur l’icône .

CESAME



Pour afficher l’historique d’un document, il suffit de cliquer sur l’icône . Une page s’ouvre reprenant la

liste des différentes versions enregistrées pour ce document. Cliquer sur l’icône associée à chaque ligne

vous permettra de consulter la version du document correspondante.

La liste en question vous permet de savoir :

Quand et par qui chaque version a été créée ?

Quand et par qui chaque version a été désactivée ?

Historique d’un document

Attention, l’accès aux versions précédentes d’un document ne vous sera possible qu’en fonction du droit

que vous avez sur le dossier.

5.6.2.3.Signatures

Ce point de menu présente toutes les informations relatives aux signatures effectuées sur le dossier.

Il est subdivisé en 2 parties.

Contexte Tâche - Signatures

a. Liste des signatures du dossier

Ce tableau reprend l'ensemble des signatures présentes pour le dossier. Pour chaque signature les

informations suivantes sont affichées :

Quand la signature a-t-elle été apposée ?

Qui l'a apposée ?

Le motif ou la raison de l'apposition. En fait, le libellé de la tâche à laquelle la signature a été

apposée.

L’objet de la signature. Est-ce un visa ou une approbation ?

CESAME



La décision liée à la signature. Visa sans objection, avec réserve, … ?

Une icône permettant de visualiser le protocole signé . Cliquer dessus permet de visualiser le

protocole tel qu’il a été signé.

Une icône indiquant si la signature est valide , signée avec une version antérieure de CESAME

ou invalide . Cette icône n’est pas ‘cliquable’ c’est-à-dire qu’aucune action particulière n’est

associée à cette icône.

Une icône permettant de visualiser les informations relatives au certificat utilisé pour la signature .

C’est informations sont : l’identité du signataire, la date de validité du certificat, …

Une icône permettant de comparer le protocole signé et stocké dans CESAME avec un protocole

signé conservé sur un poste de travail .

L’état du dossier par rapport à la signature :

o Inchangé: Aucun document n'a été modifié ni ajouté

o Enrichi: De nouveaux documents ont été ajoutés

o Actualisé: De nouvelles versions de documents ont été ajoutées, ces documents sont

considérés comme modifiés

o Dégradé : Au moins un document ou version d’un document faisant partie du protocole

signé a été supprimé

o Corrompu : Au moins un document ou version d’un document faisant partie du protocole

signé a été corrompu

Si vous laissez le curseur de la souris suffisamment longtemps sur le libellé du statut, un « tooltip »

(petit cadre jaune) apparaît vous donnant l’explication de ce statut.

La sélection d’une ligne du tableau via un clic de souris provoque la mise à jour des tableaux repris dans

le paragraphe « Détail ».

b. Détail d’une signature du dossier

Ce tableau reprend pour la signature sélectionnée (c’est-à-dire mise en évidence dans le tableau)

l'ensemble des documents présents dans le dossier et indique leur état par rapport à la situation du

dossier lors de la signature du protocole sélectionné.

Dans le tableau, on retrouve les informations suivantes:

Le nom du document signé

Le statut de la version actuelle du document par rapport à celle qui a été signée dans le protocole.

Cette information décrira l'état du document présent dans le dossier par rapport au moment de la

signature. Les valeurs possibles seront les suivantes.

o Intact : La version courante du document est bien la version signée

o Modifié : La version signée du document est toujours présente, mais une nouvelle

version est disponible

o Supprimé : La version signée du document n'existe plus ou le document n'existe plus

o Corrompu : La version signée du document a été corrompue

o Nouveau : Le document en question a été ajouté depuis la signature du protocole

Si vous laissez le curseur de la souris suffisamment longtemps sur le libellé du statut, un « tooltip »

(petit cadre jaune) apparaît vous donnant l’explication de ce statut.

Une icône permettant de visualiser la version signée si elle est toujours disponible dans le dossier

Une icône permettant de visualiser la version courante également présente dans le dossier.

Le créateur (ou l'auteur) de cette nouvelle version

La date à laquelle la nouvelle version du document a été introduite

Attention :

CESAME



Dans ce tableau, les documents de type encodage n’apparaissent pas. Idem pour certains documents de

moindre importance ainsi que pour les documents de travail.

5.6.2.4.Gestion

a. Actions standard

Dans ce contexte, cet écran permet à tous les utilisateurs :

de visualiser la synthèse ou le résumé du dossier

de consulter les niveaux de délégations de ce dossier

d’accéder directement au marché lié

L’accès à ces écrans peut avantageusement se faire via l’utilisation des icônes dans le cartouche.

La synthèse ou le résumé du dossier est accessible via l’icône

Les niveaux de délégations de ce dossier sont accessibles via l’icône

La fiche marché (ou assimilé) est accessible via l’icône

Les accès au dossier sont accessibles via l’icône

Contexte Dossier – Gestion – Actions standard

CESAME



a.1. Lien Marché

Cet écran reprend les informations relatives au dossier courant et au marché (ou à l’élément du marché)

auquel il est lié. Outre les différentes fiches visibles (Fiche Projet, Fiche Marché, Fiche Lot, Fiche Détail,

…) cet écran présente les informations budgétaires relatives au projet en mettant l’élément courant en

évidence ainsi que la structuration du projet (c’est-à-dire la découpe en projet, marché, lot, détail, …) et

tous les dossiers qui y sont liés.

Ces informations sont particulièrement utiles pour un projet à marchés multiples et dont les marchés sont

décomposés en plusieurs lots ainsi que pour les marchés sujets à commandes.

CESAME



Contexte Dossier – Gestion – Lien Marché du dossier

CESAME



a.2. Synthèse

La synthèse (ou résumé) du dossier reprend l’ensemble des données relatives aux dossiers ainsi que la

liste des documents qui y sont présents. La présentation est similaire à celle du protocole.

Contexte Dossier – Gestion – Synthèse du dossier

CESAME



a.3. Niveaux de délégation

La page « niveau de délégation » indique pour le dossier en cours qui doit approuver et qui doit apposer

un visa.

Contexte Dossier – Gestion – Niveau de délégation du dossier

a.4. Accès au dossier

La page « Visibilité dossier » permet de visualiser les accès autorisés sur le dossier en cours.

Contexte Dossier – Gestion – Accès au dossier

b. Actions administrateur sur le dossier

Cette partie de l’écran permet aux administrateurs d’effectuer des opérations particulières sur le dossier.

Contexte Dossier – Gestion – Actions administration du dossier

CESAME



b.1. Gérer accès au dossier

La gestion des accès à un dossier permet de rajouter ou d’enlever des droits d’accès du

dossier à certaines personnes ou à certains rôles. Cette gestion est expliquée plus

longuement au chapitre 7.

b.2. Contrôler documents

Il s’agit d’une action technique permettant de s’assurer que les documents du dossier

sont correctement gérés dans la base de données. C’est particulièrement important pour

permettre la signature de dossiers corrompus.

b.3. Supprimer

Cette action supprime définitivement les dossiers et l’ensemble des documents qui y sont

liés. Il n’y a pas de possibilité de récupération du dossier et de son contenu après

l’utilisation de cette action.

b.4. Initialiser dans IAM

Cette action permet d’initialiser le marché lié au dossier même si le dossier est archivé

sur le Portail MP. Cette commande est uniquement disponible pour le type de dossier

PPMA et uniquement si le marché lié à ce dossier n’a pas déjà été initialisé.

c. Actions administrateur sur les traitements

Cette partie de l’écran permet aux administrateurs d’effectuer des opérations particulières sur le ou les

traitement(s) lié(s) à ce dossier. Ces actions n’auront pas d’impact sur le contenu du dossier.

Contexte Dossier – Gestion – Actions administration du traitement

c.1. Repositionner

Le repositionnement du traitement du dossier permet à un administrateur de modifier le

déroulement de ce traitement de manière arbitraire et non naturelle et le repositionner à

une étape clé par laquelle il est déjà passé.

Le système va déterminer parmi les étapes « clés » déjà traversées par le traitement

celles auxquelles il peut être positionné. En effet, il n’est en rien utile, voire dangereux, de

repositionner un traitement en plein milieu d’une « action » (par exemple à une tâche de

demande de Visa) alors que celle-ci peut être choisie et correctement paramétrée à partir

d’une des étapes clés.

Attention : si la tâche à laquelle le traitement se trouve est prise en charge, les

documents présents dans le classeur de sortie seront perdus.

c.2. Libérer/Assigner

La libération d’un dossier à une tâche donnée permet soit d’attribuer cette tâche aux

personnes possédant le rôle associé à la tâche en question, soit à une personne en

particulier.



CESAME



c.3. Annuler

Cette action annule le traitement spécifié ; cela signifie que ce traitement s’arrêtera là où

il se trouve et ne pourra plus jamais être repris. On ne peut annuler que des traitements

« enfants ».

Attention : Il n’est pas possible d’annuler le traitement principal sur le dossier, il faut

supprimer le dossier.



c.4. Suspendre

Cela équivaut à arrêter plus ou moins longtemps le traitement du dossier à la tâche où il

se trouve ; ce traitement pourra être repris ultérieurement à l’endroit où il a été suspendu.

Un traitement suspendu ne peut plus être pris en charge ni, par voie de conséquence,

modifié. Il n’apparaitra plus dans aucune boîte de tâches.

La suspension conserve les documents présents dans le classeur de sortie.

c.5. Reprendre

Cela équivaut à débloquer le traitement du dossier précédemment suspendu. Il reprendra

son cours là où il avait été suspendu.

5.7. Le contexte « Bibliothèque »

Ce contexte va vous permettre de rechercher et de consulter les dossiers auxquels vous avez accès.

Dans CESAME, par défaut, vous ne pouvez voir un dossier que si :

- Il a été créé dans la même DT que celle à laquelle vous appartenez ;

- Vous l’avez pris en charge à une étape (ou plus) de sa vie.

Le chapitre relatif au droit d’accès vous donnera une vue plus précise sur les droits d’accès au dossier.

5.7.1. Recherche standard

La page « Recherche » permet, comme son nom l’indique, de rechercher un ou plusieurs dossiers en

utilisant les critères les plus communément utilisés.

Les critères mentionnés se combinent entre eux de telle sorte que la liste proposée soit la plus restrictive

possible.

Les critères proposés sont :

- Le numéro du dossier.

- Le type de dossier (PPMA, Offres,…).

- L’objet marché auquel le dossier est lié ou une partie de celui-ci (*).

- La référence du marché auquel le dossier est lié (*).

- Le numéro du cahier spécial des charges relatif au marché auquel le dossier est lié (*).

- Le visa d’engagement (*).

- L’organisme et le département gestionnaire du marché auquel le dossier est lié (*).

- Le fonctionnaire dirigeant qui est responsable du marché auquel le dossier est lié (*).

- L’année budgétaire du marché auquel le dossier est lié.

- L’allocation budgétaire référencée dans le marché auquel le dossier est lié (*).

- Le montant dont il est question à travers une fourchette.

- Le statut du dossier (Actif, Archivé). Dans ce cas, il est possible de préciser quand le dossier a

été créé ou archivé.

CESAME



Les critères suffixés de * sont des champs qui permettent d’afficher des propositions en fonctions des

caractères tapés au clavier.

Attention, lorsque vous effectuez une nouvelle recherche, les critères précédemment rentrés sont

conservés par défaut, n’oubliez pas dès lors de les retirer en cliquant sur le bouton « Réinitialiser ».

Par facilité, la recherche est automatiquement lancée lorsque vous appuyez sur « Entrée » sur le clavier.

Contexte Bibliothèque – Recherche standard

5.7.2. Recherche par rôle

La page « Recherche par rôle » permet de rechercher un ou plusieurs dossiers qui sont dans la boîte de

tâches d’une personne, dans un département ou pour un rôle particulier.

Les critères mentionnés se combinent entre eux de telle sorte que la liste proposée soit la plus restrictive

possible.

Les critères proposés sont répartis en deux groupes :

- Les critères sur les tâches :

o Le département.

o Le rôle théorique.

o L’utilisateur.

o Le statut (En attente, En cours, Tous).

- Les critères sur les dossiers, qui reprennent ceux de la recherche standard, excepté le numéro

de dossier.

Attention, lorsque vous effectuez une nouvelle recherche, les critères précédemment rentrés sont

conservés par défaut, n’oubliez pas dès lors de les retirer en cliquant sur le bouton « Réinitialiser ».

CESAME



Contexte Bibliothèque – Recherche par rôle

5.7.3. Résultat

Lorsque la recherche est exécutée, quelle qu’elle soit, le résultat est présenté sous forme de liste dans

laquelle l’utilisateur pourra sélectionner le dossier qui l’intéresse. Seuls les dossiers auxquels l’utilisateur

a accès lui sont présentés.

L’exécution d’une recherche affiche cet écran.

Si après consultation d’un dossier vous désirez à nouveau consulter cette liste, il suffit de choisir l’entrée

correspondante dans le menu. Cette liste est mémorisée jusqu’à l’exécution d’une nouvelle recherche.

Afin de faciliter le repérage d’un dossier, il est possible de trier la liste présentée en cliquant sur les

triangles visibles à côté du titre de chaque colonne. Le triangle avec une pointe vers le haut trie le

contenu du tableau selon la colonne de manière croissante ; l’autre triangle de manière décroissante.

CESAME



Co

Contexte Bibliothèque – Résultat

5.7.4. Dossier consulté

Ce contexte va présenter toutes les informations disponibles pour un dossier. Normalement, vous

accédez à ce contexte après avoir sélectionné un dossier dans la liste présentée dans la page

« Sélection ».

A part le cartouche qui est légèrement différent (il ne présente aucune information sur les tâches) les

informations présentées sont similaires à celles visibles via le contexte « Dossier de travail ».

Contexte Bibliothèque – Cartouche

5.7.4.1.Avancement

Cet écran est identique à celui présenté dans le contexte Tâche. La description est présentée dans le

paragraphe « Avancement » (§ 5.6.2.1)

5.7.4.2.Documents


paragraphe « Documents » (§ 5.6.2.2)

5.7.4.3.Signature


paragraphe « Signature » (§ 5.6.2.3)

5.7.4.4.Gestion

Cet écran est similaire à celui présenté dans le contexte Tâche. La description est présentée dans le

paragraphe « Gestion » (§ 4.6.2.4)

CESAME



5.7.5. Export

L'export permet de générer un fichier au format MS-Excel qui contiendra les informations clés relatives à

tous les dossiers auxquels vous avez accès et qui sont connus de CESAME.

Attention, selon le nombre de dossiers auxquels vous avez accès, cette opération peut prendre plusieurs

secondes. Le fichier Excel généré pourra être consulté dès qu’il sera disponible.

Un mail sera envoyé dés que le téléchargement sera possible.

Afin de restreindre la sélection des dossiers exportés, vous disposez de deux critères :

Le statut des dossiers : choix entre « Actif » ou « Archivé »

Le gestionnaire : saisie assistée du « Département Gestionnaire » du marché lié aux dossiers

Contexte Bibliothèque – Export

Contexte Bibliothèque – Export – Liste des opérations en cours

Voici les informations qui sont exportées dans le fichier :

- Informations relatives au Dossier :

o Numéro du dossier

o Type de dossier (PPMA, Offres, …)

o Département où le dossier a été créé

o Objet du dossier

o Complément de l’objet du dossier

- Informations relatives au Marché :

o Objet du marché

o Référence du marché

o Numéro de CSCh du marché

o Nombres de lots du marché

o Procédure (ou mode de passation)

o Secteur (Classique ou spécial)

o Type (Fournitures, Services, Travaux)

o Niveau de publicité

o Type de constitution

CESAME



o Organisme(s) gestionnaire(s) (+Départements)

- Informations relatives au paiement :

o Le bénéficiaire (ou l’adjudicataire) :

Dénomination

N°BCE

o Allocation(s) budgétaire(s) par organisme, avec laquelle (/lesquelles) le montant sera ou

a été payé

o Les montants :

Montant estimés

Montant à approuver/approuvé

Montant à engager/engagé

o Informations sur l’engagement

Date de la demande d’engagement

Numéro du bordereau correspondant

Date de l’engagement

Numéro du visa d’engagement

- Informations relatives à l’avancement du dossier :

o Situation courante :

Etape où se trouve le dossier

Statut du dossier (En attente, En cours)

Rôle / Personne par qui le dossier a été (ou doit être) pris en charge

Date d’envoi

Date de prise en charge

o Dernière opération terminée :

Etape réalisée

Date de la réalisation

Personne par qui l’étape a été réalisée

o Passage en DT :

Date à laquelle le dossier a quitté la DT

o Passage en IF :

Date à laquelle le dossier a été pris en charge par l’IF

Date à laquelle le dossier a quitté l’IF

Décision prise par l’IF (Sans objection, Avec réserve, Refusé)

o Passage pour approbation :

Niveau de délégation du dossier

Approuvé (Oui ou Non)

Nom de la dernière personne ayant approuvé

Date à laquelle le dossier a été pris en charge par la dernière personne ayant

approuvé

Date à laquelle la dernière personne ayant approuvé a terminé sa tâche

Date à laquelle la décision a effectivement eu lieu

o Engagement

Date à laquelle le dossier a été pris en charge à l’engagement

Date à laquelle le dossier a quitté l’engagement

Décision prise lors de l’engagement (Oui ou Non)

o Archivage

Date à laquelle le dossier a été archivé

CESAME



5.8. Le contexte « Profil »

5.8.1. Profil

L’écran « Profil » présente les informations dont CESAME dispose à propos de vous.

Cet écran permet de modifier les informations qui vous sont propres telles votre adresse professionnelle,

le numéro de téléphone et l’adresse e-mail (ce qui est nécessaire pour recevoir les e-mails que CESAME

pourrait vous envoyer) (cadre « Utilisateur ») ainsi que de changer de mot de passe d’accès à CESAME

(cadre « Modification du mot de passe »). Pour le changer, il vous faut encoder l’ancien mot de passe et

deux fois le nouveau.

Le cadre « Avertissement » vous permet d’indiquer si vous souhaitez être averti lorsqu’une nouvelle

tâche apparaît dans votre « Boîte des tâches ». 3 possibilités vous sont offertes ;

- Soit vous désirez ne pas recevoir d’e-mail lorsqu’un dossier arrive dans votre boîte de tâche ;

- Soit vous voulez être averti à chaque fois qu’un dossier arrive dans votre boîte de tâche.

CESAME affiche également :

- Les « rôles applicatifs » qui vous sont attribués (cadre « Rôle de l’utilisateur »). Par rôles

applicatifs, on entend les rôles définis dans CESAME et qui, potentiellement, peuvent être

différents des fonctions et des titres officiels attribués par l’administration.

- La liste des départements « accessibles » (cadre « Départements accessibles »). C’est-à-dire,

les départements pour lesquels vous aurez accès aux dossiers.

- Si vous êtes administrateur, la liste des départements pour lesquels vous avez le droit

d’administrer les dossiers.

Conte

xte Configuration – Configuration

CESAME



5.9. Le contexte « signalétique »

Le contexte signalétique permet de gérer des données de base de CESAME qui seront utilisés lors des

interventions sur les dossiers. Il s’agit des informations relatives :

- Aux fiches (marchés publics, provisionnels, subventions) ;

- Aux opérateurs économiques ;

- A la gestion comptable (allocations budgétaires, centres de frais) ;

- Aux seuils (niveaux de publicité).

5.9.1. Marchés (ou assimilé)

5.9.1.1.Présentation du concept dans CESAME

Sous « Fiches », les entrées « Marchés publics», « Provisionnels » et « Subventions » permettent de

consulter et de mettre à jour les données de base de ces fiches gérées dans CESAME. Les dossiers, qui

seront créés par après, pourront être « accrochés » aux fiches ainsi gérées.

Potentiellement, une fiche « Marché public » gérée dans CESAME peut être synchronisée avec le

référentiel Back Office Marché Public (Référentiel BOMP) ; cela permet d’échanger des données sur les

marchés entre les différentes applications du Back Office telles que Sigma et SuiviMar sans devoir les ré-

encoder. Grâce à ce référentiel, il sera également possible de récupérer des informations de marchés

créés dans SuiviMar.

Référentiel

BOMP

CESAME

SIGMA

SuiviMar

Référentiel BOMP et outils BOMP

Pour rappel, un marché est défini comme « la concrétisation de la volonté du pouvoir adjudicateur pour

faire exécuter des prestations, liées fonctionnellement ou techniquement, au travers d'une procédure

d'attribution et aboutissant, en principe, à la conclusion d'un contrat avec un ou plusieurs prestataires. »

Un marché peut être sans lot ou à lots. Le lot est une « subdivision du marché décidée par le pouvoir

adjudicateur, pour des motifs techniques ou géographiques. Chaque lot est, à priori, susceptible d'être

attribué séparément en vue, en principe, d'une exécution distincte. »

Insistons aussi sur le fait qu’un marché est un concept distinct du dossier. En effet, pour un marché

donné, il peut y avoir plusieurs dossiers. Prenons un exemple : un marché de travaux subdivisé en 2 lots.

Ce marché va d’abord faire l’objet d’un dossier PPMA. Ensuite, après approbation du dossier PPMA, le

marché sera publié. Comme il y a 2 lots, 2 dossiers Offres vont être préparés. Après ouverture des urnes,

un adjudicataire sera désigné pour chacun de ces lots (il se peut que ce soit le même pour les 2 lots ou 2

différents). La vie du marché continuera ensuite à travers l’établissement d’avenants, de décomptes, …

CESAME



donnant chacun lieu à la gestion de dossiers distincts dossiers Avenant, dossiers Décomptes, … MAIS

toujours au sein du même marché.

Une fiche est donc créée en dehors de tout dossier. Dans CESAME, cela peut se faire à partir du

Signalétique.

D’une manière générale, la recherche et la présentation d’un marché public, d’un provisionnel et d’une

subvention sont similaires dans leur mode de fonctionnement. La différence principale se situe au niveau

de l’affichage ou non de certaines informations.

5.9.1.2.Recherche d’une fiche

A partir de l’écran de recherche sur lequel on aboutit quand l’entrée du menu est sélectionnée, il est

possible d’effectuer une recherche.

Le tableau ci-dessous reprend par type de fiche les critères présentés :

Informations Marché

public

Subvention Provisionnel

Critères Projet

Objet du projet (*) X X X

Organisme et département gestionnaire

du projet (*)

X X X

Critères Marché/Provisionnel/Subvention

Objet du marché (*) X X X

Numéro de dossier lié X X X

Référence (*) X X X

N° de Cahier spécial des Charges (*) X

Année budgétaire (*) X X X

Type de constitution X

Organisme et département adjudicataire

du marché (*)

X


du marché (*)

X X X

Fonctionnaire Dirigeant (*) X X X

Critères Lot

Objet du lot (*) X


du lot (*)

X

Fonctionnaire dirigeant du lot (*) X

Critères Référentiel ** X

Rechercher dans le référentiel X

Les critères suffixés de * sont des champs qui permettent d’afficher des propositions en fonctions des

caractères tapés au clavier.

** Pour les fiches « Marchés publics », il est possible d’effectuer la recherche soit uniquement sur les

marchés connus de CESAME (case non cochée), soit sur les marchés connus de CESAME et du

Référentiel BOMP (case cochée).

Attention :

- Les champs marqués d'une étoile verte sont utilisables uniquement si "Rechercher dans le

référentiel" n'est pas coché.

CESAME



- Dans les champs texte (Objet, Référence Marché, CSCh), l'utilisation du symbole % entre les

mots permet de rechercher tout texte contenant ces mots dans l'ordre indiqué.

Contexte Signalétique - Marché - Recherche

Le résultat de la recherche est présenté sous forme de tableau. Y sont présentés toutes les fiches

correspondant aux critères rentrés. On y retrouve aussi bien les fiches Projet, que les fiches Marchés et

les fiches Lots.

Contexte Signalétique - Marché – Résultat de la recherche – Affichage Projets (Par défaut)

Par défaut, seules les fiches Projet sont présentées. Pour accéder à la structuration des projets et donc

voir les marchés et les lots éventuels, plusieurs moyens sont proposés :

- Les icônes ‘++’ et ‘- -’. Le premier réduit l’affichage aux fiches projets, l’autre étends toutes les

structure « Projet - Marché(s) - Lot(s) – Détail(s) ».

- Les lettres ‘P’, ‘M’, L et ‘D’.

o Le ‘P’ n’affiche que les fiches Projet.

o Le ‘M’ affiche les fiches Projet et les fiches Marché.

o Le ‘L’ affiche les fiches Projet, Marché et Lot.

CESAME



o Le ‘D’ affiche l’entièreté des structures c’est-à-dire les fiches Projet, Marché, Lot et Détail.

- Les ‘+’ et ‘-’ en début de ligne permettent de décomposer ou de cacher le détail d’une seule fiche

(Projet ou Marché).

Contexte Signalétique - Marché – Résultat de la recherche – Affichage Projets, marchés, lots et détails

Plusieurs actions sont possibles à partir de ce tableau :

Action sur le dossier :

o Consultation d’un dossier lié à un marché ou à un lot :

Pour consulter un dossier, cliquez sur le numéro de dossier qui apparait en bleu

dans la 3ème

colonne. (voir paragraphe 5.7.4 – Dossier consulté).

Actions sur les fiches Projet, Marché ou Lot

o Consultation d’une fiche Projet, Marché, Lot ou Détail :

Pour consulter une fiche, cliquez sur l’icône . Cette icône est affichée si vous

faites partie de l’organisme et du département gestionnaire de cette fiche (Projet,

Marché ou Lot ou si vous êtes administrateur pour le département gestionnaire.

o Edition d’une fiche Projet, Marché ou Lot :

Lorsqu’un dossier passe d’une étape à la suivante, plusieurs opérations de contrôles

s’effectuent à la fois sur le dossier et le marché qui est lié, le cas échéant. Parfois, il

se peut que certains éléments d’une fiche marché manquent. Soit par un oubli, soit

parce que l’information n’était pas en possession de l’utilisateur au moment de

l’encodage du marché. Or un marché lié à un dossier autre que PPMA ne peut plus

être modifié par une autre personne que l’administrateur. Cette restriction doit être

nuancée, pour permettre à un utilisateur faisant partie des départements

gestionnaires du marché, d’éditer la fiche marché à tout moment, sous certaines

conditions. CESAME distingue trois modes d’édition :

L’édition intégrale : « Modifier »

L’édition des informations manquantes : « Compléter »

L’édition du fonctionnaire dirigeant : « Retoucher »

Le tableau ci-dessous illustre les modes d’accès en édition et les conditions

d’affichage des icônes :

CESAME



Accès pour l’édition intégrale : « Modifier »

L’accès à la fiche est identifié par l’icône dans le signalétique

Fiche

Projet

Fiche

Marché

Fiche

Lot

Si l’utilisateur fait partie de l’organisme et du département gestionnaire X X X

En fonction de l’état de la fiche marché

Pour les marchés publics : o Aucun dossier autre que la PPMA n'est lié au marché. o S'il n'y a qu'un dossier PPMA, tant que ce dossier n'est

pas approuvé

Pour les provisionnels et subventions : o Aucun dossier n'est lié au marché.

X X

Si l’utilisateur est Administrateur pour un département gestionnaire X X X

Accès pour l’édition des informations manquantes : « Compléter »


Fiche

Marché

Si le marché est incomplet, c'est-à-dire absence de

Pour un marché public :

o Objet du marché

o Année de création

o Type de marché

o Secteur

o Mode de passation

o Niveau de publicité

o Pouvoir adjudicateur (Organisme+Département)

o Gestionnaire(s) (Organisme+Département)

o Financier(s) (Organisme)

o Fonctionnaire dirigeant

o Montant

Pour une subvention ou un provisionnel :

o Objet du marché

o Année de création

o Pouvoir adjudicateur (Organisme+Département)

o Gestionnaire(s) (Organisme+Département)

o Financier(s) (Organisme)

o Fonctionnaire dirigeant

o Montant

X

Accès pour l’édition du fonctionnaire dirigeant : « Retoucher »


Fiche

Marché

Toujours x

o Ajout d’un marché à un projet existant :

Pour ajouter un marché à un projet existant, cliquez sur l’icône au niveau de la

fiche Projet. (Dès que vous passez le curseur sur l’icône, un message instantané doit

apparaître : « Ajouter un marché au projet xxx ».

Pour une explication détaillée sur la création d’un marché, consultez le paragraphe

« Création d’une fiche »

o Ajout d’un lot à un marché existant :

Pour ajouter un lot à un projet existant, cliquez sur l’icône au niveau de la fiche

CESAME



Marché. (Dès que vous passez le curseur sur l’icône, un message instantané doit

apparaître : « Ajouter un lot au marché yyy ».

Pour une explication détaillée sur la création d’un lot, consultez le paragraphe

« Création d’une fiche »

o Reconduction d’un marché reconductible :

Pour reconduire un marché, cliquez sur l’icône . Un marché est considéré comme

« reconductible » s’il s’agit d’un marché sujet à reconduction (tacite ou expresse) ou

d’un marché à tranche(s) conditionnelle(s).

o Création d’un dossier lié à un marché ou à un lot :

Pour créer un dossier, cliquez sur l’icône . Cette icône est affichée s’il est encore

possible de créer un dossier sur la fiche concernée.

Pour une fiche « Marché public », lors du chargement de la fiche détaillant les informations du marché en

vue de la consultation ou de la modification d’un marché, les informations du marché sont

automatiquement synchronisées avec le Référentiel BOMP; de sorte que les informations affichées

soient toujours correctes.

Lors de la sauvegarde des modifications effectuées sur un marché, les informations de celui-ci sont

automatiquement synchronisées avec le Référentiel BOMP.

Un message d’erreur peut s’afficher si le référentiel n’est pas accessible. Néanmoins, CESAME

conservera les informations encodées.

Contexte Signalétique - Marché – Message d’erreur lors de l’accès au Référentiel BOMP

Si la fiche (Projet ou Marché) que vous voulez utiliser n’y est pas, alors il ne reste plus qu’à la créer en

cliquant sur le bouton « Nouveau ».

5.9.1.3.Création d’une fiche Projet-Marché-Lot

Pour créer une nouvelle fiche, appuyer sur le bouton « Nouveau », en bas du moteur de recherche des

fiches.

CESAME dispose d’une nouvelle interface pour la création et la gestion des fiches, apparentée à un

wizard, grâce auquel vous pouvez constituer votre marché dans un ordre logique et intuitif, étape par

étape :

1. Création ou gestion de la fiche Projet

2. Création ou gestion assistée de la fiche Marché

3. Création ou gestion assistée du/des Lot(s)

4. Encodage des estimations

5. Publication des avis de marché

CESAME



a. Création d’une fiche Projet

C’est la première étape à réaliser lors de la création d’un nouveau marché et ce, même si le projet ne

contiendra jamais qu’un seul marché.

Le wizard est positionné sur la fiche Projet :

Cet écran permet l’encodage de l’objet du projet et la définition de l’organisme et du département

gestionnaire du projet. Par défaut, CESAME initialise le gestionnaire en fonction de l’organisme et le

département auxquels vous êtes attachés.

Vous pouvez définir plusieurs départements gestionnaires pour le même projet afin de définir un marché

cogéré ou cogéré.

Pour ajouter un département gestionnaire, cliquez sur l’icône dans la barre grisée.

Le champ permet d’afficher des propositions en fonction des caractères tapés au clavier.

Si le département appartient à un nouvel organisme, celui-ci sera ajouté automatiquement.

Pour supprimer un organisme ou un département, cliquez sur l’icône à coté de celui-ci.

Si le département est le dernier de son organisme, celui-ci sera supprimé automatiquement.

Lorsque vous avez terminé l’encodage de la fiche Projet, appuyer sur le bouton « Suivant » afin

d’enregistrer la saisie et poursuivre votre travail par l’encodage de la fiche Marché.

L’utilisation du bouton « Abandon » ne provoque pas la sauvegarde de la fiche. En d’autres termes, les

informations qui auraient été encodées sont perdues.

L’utilisation du bouton « Fin » provoque la sauvegarde de la fiche et termine le wizard.

CESAME



b. Création d’une fiche Marché

La deuxième étape est la création de la fiche marché. Par défaut, CESAME reprend les informations

connues et définies de la fiche projet, à savoir : l’objet et le(s) gestionnaire(s).

Les informations marquées d’un astérisque rouge indique que le champ correspondant doit être

obligatoirement rempli pour sauvegarder la fiche.

Les informations marquées d’un astérisque orange indique que le champ correspondant doit être rempli

pour que le marché soit considéré comme complet.

Le tableau ci-dessous reprend par type de fiche les informations à afficher ou à encoder :

Informations Marché

public

Subvention Provisionnel

Objet x x x

Complément d’objet Calculé Calculé Calculé

Nombre de lots x

Marché sujet à commandes x

Marché sujet à reconduction x

Référence x x x

N° de CSCh x

Année de création x x x

Année budgétaire Calculé Calculé Calculé

Type de marché x

Secteur x

Mode de passation x

Niveau de publicité x

CESAME



Organisme Adjudicateur x x x

Département Adjudicateur x x x

Organisme(s) Gestionnaire(s) x x x

Département(s) Gestionnaire(s) x x x

Organisme(s) financier(s) x x x

Fonctionnaire dirigeant x x x

Téléphone Calculé Calculé Calculé

E-mail Calculé Calculé Calculé

L’information Année budgétaire ne peut pas être modifiée car il s’agit d’un champ calculé à partir

d’informations budgétaires relatives au marché, provisionnel ou subvention.

L’option « marché sujet à reconduction » n’est pas cochée par défaut, le marché est alors considéré

comme « marché classique ». Si cette case est cochée, une liste de type de reconduction apparait

(« reconduction tacite » ou « reconduction expresse »). En fonction ce type, le mode de passation et le

type de marché est restreint.

Les informations liées au Portail Marchés Publics et au Référentiel ne seront affichées que dans les

fiches de type marché public. En effet, un provisionnel ou une subvention ne sont ni connu du Référentiel

MP (qui n’enregistre que des Marchés Publics) ni du portail MP (même raison).

Vous pouvez définir plusieurs organismes et/ou plusieurs départements gestionnaires pour le même

projet afin de définir un marché cogéré ou conjoint. Vous pouvez également spécifier plusieurs

organismes financiers afin de définir un marché cofinancé.

Pour ajouter un organisme ou un département, cliquez sur l’icône dans la barre grisée.





La sélection du Fonctionnaire dirigeant s’effectue via la sélection de son nom dans la liste de valeurs

disponible (cette liste est disponible en cliquant sur la flèche à la fin du champ). Dès la sélection du

Fonctionnaire dirigeant, son téléphone et son adresse e-mail sont automatiquement affichés.

La création de la fiche est effective lorsque celle-ci est enregistrée.

CESAME



La création d’un nouveau marché public entraîne la création de celui-ci ainsi que celle du nombre de lots

définis dans le Référentiel BOMP. Cette opération peut nécessiter un certain délai d’attente.



L’utilisation du bouton « Précédent » ne provoque pas la sauvegarde de la fiche. En d’autres termes, les

informations qui auraient été encodées sont perdues. On revient à l’encodage de la fiche projet.


Si vous appuyer sur le bouton « Suivant » :

Si votre marché est un marché sans lot : vous enregistrez la saisie et poursuivez avec les

estimations.

Si votre marché est un marché avec lots : vous enregistrez la saisie et poursuivez votre travail

par l’encodage des fiches Lots.

c. Création d’une fiche Lot

Cet écran permet l’encodage des fiches Lots.

Vous pouvez modifier :

l’objet du lot

les organismes et départements gestionnaires des lots

les organismes financiers

le fonctionnaire dirigeant

Par défaut, CESAME affiche la fiche de la première ligne du tableau. Pour modifier une autre fiche,

cliquez sur l’icône du lot à modifier. Pour enregistrer les modifications, appuyer sur le bouton

« Sauver ». Pour terminer et sauvegarder votre travail, appuyer sur le bouton « Sauver et terminer ».

Vous pouvez définir plusieurs organismes et/ou plusieurs départements gestionnaires pour le même

projet afin de définir un marché cogéré ou conjoint. Vous pouvez également spécifier plusieurs

organismes financiers afin de définir un marché cofinancé.

Pour ajouter un département, cliquez sur l’icône dans la barre grisée.





CESAME



Lorsque vous avez terminé l’encodage de la fiche Lot, appuyer sur le bouton « Suivant » afin

d’enregistrer la saisie et poursuivre votre travail par l’encodage des estimations.




informations qui auraient été encodées sont perdues. On revient à l’encodage de la fiche marché.


d. Encodage des estimations

Cet écran est identique à celui d’encodage des montants avec possibilité de rechercher une allocation

budgétaire via l’écran de recherche.

CESAME



Lorsque vous avez terminé l’encodage des estimations, appuyer sur le bouton « Suivant » afin

d’enregistrer la saisie et poursuivre votre travail par la publication des avis de marché.

L’utilisation du bouton « Abandon » ne provoque pas la sauvegarde des estimations. En d’autres termes,

les informations qui auraient été encodées sont perdues.


informations qui auraient été encodées sont perdues. On revient à l’encodage de la fiche marché si

marché sans lot ou alors vers la fiche lot.

L’utilisation du bouton « Fin » provoque la sauvegarde des estimations et termine le wizard.

e. Publication des avis de marché

Cet écran est identique à celui d’initialisation des avis de marché.

L’utilisation du bouton « Abandon » ne provoque pas de publication. En d’autres termes, les informations

qui auraient été encodées sont perdues.

CESAME



L’utilisation du bouton « Précédent » ne provoque pas de publication. En d’autres termes, les

informations qui auraient été encodées sont perdues. On revient à l’encodage des estimations.

L’utilisation du bouton « Fin » provoque la publication et termine le wizard.

5.9.1.4.Modification d’une fiche

Lorsqu’on passe en modification, il se peut que les informations affichées semblent incomplètes. Cela est

possible lorsqu’un marché public a été créé dans une autre application que CESAME et que les données

sont récupérées via le Référentiel BOMP. Dans ce cas, certaines informations devront nécessairement

être complétées avant de pouvoir enregistrer la fiche marché.

La modification de la fiche va également permettre de spécifier les estimations ainsi que les responsables

gestionnaires de la fiche projet, les gestionnaires, les financiers et le pouvoir adjudicateur de la fiche

marché et les gestionnaires et les financiers de la fiche lot.

Les écrans de modification des fiches sont identiques à ceux du wizard décrit ci-dessus. Suivant l’état du

marché, la modification ne permet pas de modifier toutes les informations. Si le marché est lié à un

dossier PPMA, il ne sera possible que de compléter les informations manquantes du marché. Si le

marché est complet et qu’il est lié à une PPMA, seul le fonctionnaire dirigeant est modifiable.

a. Responsables gestionnaires, pouvoir adjudicateur et financiers

Comme expliqué plus haut, l’administration gestionnaire est un département qui pourra consulter et

modifier la fiche. De plus, cette administration pourra créer des dossiers (PPMA, Offres, Avenants, …) et

les lier à la fiche en question.

Le pouvoir adjudicateur est constitué d’un seul département d’un organisme.

Les responsables financiers sont uniquement des organismes (pas de département précis).

Les responsables sont spécifiés au moment de la création de la fiche projet, marché ou lot. Si le marché

n’est pas encore lié à une PPMA, il sera toujours possible de modifier les responsables par la suite (pour

autant que l’utilisateur appartienne à un département gestionnaire défini lors de la création de la fiche).

b. Estimations

L’encodage des estimations peut se faire à partir de cet écran à l’aide du bouton « Encoder

estimations ». L’ajout des estimations se fera via un écran d’encodage décrit au paragraphe 6.4 (La fiche

« Encodage Montants »).

CESAME



5.9.1.5.Consultation d’une fiche

La consultation des fiches permet de visualiser les informations du projet, marché ou lot. La consultation

des fiches est possible pour les utilisateurs appartenant à au moins un département gestionnaire défini

dans la fiche.

La consultation d’une fiche permet de consulter les informations des fiches au-dessus d’elle dans la

hiérarchie. Par exemple, la consultation d’une fiche lot permet également de visualiser la fiche marché du

lot ainsi que sa fiche projet.

La consultation de n’importe quelle fiche permet également de visualiser la structuration générale du

projet ainsi que la liste des allocations budgétaires du projet.

5.9.1.6.Création d’un dossier via le signalétique marché

Vous pouvez créer un dossier

Soit par la boite des tâches ;

Soit par la recherche signalétique marché.

Pour créer un dossier depuis le signalétique marché, cliquez simplement sur l’icône sur le niveau

Marché, Lot ou détail souhaité.

CESAME présente une fenêtre d’assistance à la création du dossier :

CESAME



Vous sélectionnez le type de dossier, la direction de création et l’étape de démarrage.

C’est non seulement le niveau de la fiche (Marché, Lot, Détail) qui détermine le type de dossier que vous

pouvez créer, mais également les informations que vous avez encodé dans la fiche marché (Plusieurs

lots, mode de passation,…)

Le tableau ci-dessous indique quels sont les types de dossier que vous pouvez créer en fonction du

niveau choisi :

Pour les marchés

publics

Types de

dossier

possibles

Condition

Pour une fiche

« marché public »

PPMA -Si aucun dossier PPMA déjà lié à cette fiche

CSCH -Si Aucun dossier CSCH déjà lié à cette fiche

Pour une fiche lot

(ou un marché sans

lot)

CANDIDATURE -Si aucun dossier autre que OFFRE déjà lié à cette fiche

-Si Le mode de passation du marché est « Adjudication

restreinte » ou « Appel d’offre restreint » ou « Procédure

négociée avec publicité »

OFFRE -Si aucun dossier autre que CANDIDATURE n’est déjà lié à

cette fiche

OCMD -Si c’est un marché sujet à commande

AVENANT Toujours

REVISION Toujours

DECOMPTE Toujours

ATP Toujours

Pour une fiche détail

AVENANT -Si un dossier OCMD est déjà lié à la fiche courante

REVISION -Si un dossier OCMD est déjà lié à la fiche courante

DECOMPTE -Si un dossier OCMD ou un dossier AVENANT est déjà lié

à la fiche courante

ATP -Si un dossier OCMD, un dossier AVENANT ou un dossier

REVISION est déjà lié à la fiche courante

Pour les subventions Types de dossier

possibles Condition

Pour une fiche « subvention » SUBVENTION Toujours

Pour les provisionnels Types de dossier

possibles Condition

Pour une fiche « provisionnel » PROV Toujours

Dès que le type de dossier est sélectionné, CESAME vous propose de

Choisir la direction pour la création du dossier. Cette liste est défini en fonction des départements

gestionnaires de la fiche marché à laquelle sera lié le dossier ET en fonction du profil de

l’utilisateur (c’est-à-dire du/des département(s) au(x)quel(s) dans lequel l’utilisateur dispose du

rôle « responsable dossier » ou « administrateur dossier »).

Choisir l’étape de démarrage

De plus,

CESAME



Un bouton « Fermer » permet de revenir au résultat de la recherche signalétique

Un bouton « Créer un nouveau dossier » permet valider la saisie et demander à CESAME de

créer le dossier

Création d’un dossier

Lors de l’enregistrement de la demande de création d’un dossier depuis la fiche signalétique, les

opérations suivantes auront été réalisées :

Création du dossier selon le type, la direction et l’étape choisis ;

Octroi des accès au dossier ;

La liaison du dossier au marché ;

Le document « Encodage Lien Fiche Marché » sera considéré comme « encodé » dans le

classeur de sortie ;

Le document « Encodage Estimation » sera considéré comme « encodé » dans le classeur de

sortie pour autant que :

o Il s’agisse d’un dossier PPMA

o Les estimations ont déjà été encodées (à partir du signalétique)

CESAME présentera la fiche du dossier, rubrique « Tâche > A faire ».

CESAME



5.9.2. Opérateur économique


CESAME permet de gérer des opérateurs économiques (entrepreneurs, indépendants, sociétés, …) et,

éventuellement, de s’assurer que ceux-ci soient reconnus par la BCE.

Il a été décidé de pouvoir créer et maintenir dans CESAME des opérateurs économiques sans pour

autant s’assurer qu’ils soient validés avec la BCE.

Les raisons de ce choix sont :

- La liaison avec la BCE peut s’avérer lente et donc pénaliser l’utilisation courante de CESAME ;

- La liaison avec la BCE ayant été introduite par après, il fallait permettre de continuer à gérer les

anciens dossiers qui référençaient des opérateurs économiques non validés.

Lorsqu’un opérateur économique est validé avec la BCE, on parlera d’opérateur synchronisé.

Les opérateurs économiques validés avec la BCE sont identifiés par leur numéro BCE ; il s’agit d’un

numéro unique en 10 positions.

Les données gérées par la BCE étant réputées authentiques, les données d’un opérateur économique

géré dans CESAME et synchronisé avec la BCE ne pourront plus être modifiées librement. Néanmoins

certaines données resteront modifiables car elles ne sont pas considérées comme authentiques c’est le

cas du numéro de compte en banque,…

Un opérateur économique synchronisé sera automatiquement mis à jour dans CESAME par la BCE

chaque fois que ses données seront modifiées.

Par contre, si l’opérateur économique n’est pas synchronisé avec la BCE, toutes ses données pourront

être librement modifiées.

CESAME



5.9.2.2.Recherche d’un opérateur économique



3 critères de recherche sont possibles :

- Le nom ou une partie du nom de l’opérateur économique ;

- Le numéro BCE de l’opérateur économique (il s’agit d’un numéro en 10 positions) ;

- Le mode de recherche : soit uniquement les opérateurs économiques connus de CESAME (case

non cochée), soit les opérateurs économiques connus de CESAME et de la BCE (case cochée).

Le résultat de la recherche est présenté sous forme de tableau. Y sont présentés tous les opérateurs

économiques correspondant aux critères rentrés triés par nom. Si l’opérateur économique que vous

voulez utiliser n’y est pas alors il ne reste plus qu’à le créer en cliquant sur le bouton « Nouveau ».

Contexte Signalétique – Opérateur Economique - Recherche

La présence de l’icône indique que l’opérateur économique peut être édité. Il suffit alors de cliquer

dessus pour se retrouver sur sa fiche d’édition.

L’origine permet de déterminer la provenance de l’opérateur économique.

Les trois origines possibles sont les suivantes :

CESAME : Opérateur économique uniquement connu de Cesame

BCE : Opérateur économique uniquement connu de la BCE

CESAME/BCE : Opérateur économique présent dans CESAME et synchronisé avec la BCE

5.9.2.3.Création d’un opérateur économique

Lorsqu’on clique sur le bouton « Nouveau », une fiche signalétique vierge est présentée.

Les informations marquées d’un astérisque rouge indique les champs qui doivent être obligatoirement

remplis.

L’utilisation du bouton « Retour » ne provoque pas la sauvegarde de l’opérateur économique.

L’utilisation du bouton « Enregistrer » provoque la sauvegarde des informations de l’opérateur

économique. De plus si le champ « Num. BCE » est rempli, la sauvegarde provoquera la synchronisation

de l’opérateur économique avec la BCE.

La fiche se structure en paragraphes de la manière suivante :

CESAME



- Identification

Ce paragraphe reprend les informations de base de l’opérateur. En fonction du type, la forme

juridique sera ou non rendue obligatoire.

A priori, le numéro BCE ne devrait pas être rempli. En effet, s’il est connu, il vaudrait mieux

effectuer une recherche avec ce numéro comme critère et éditer l’opérateur ainsi trouvé.

- Siège social

Ce paragraphe reprend l’adresse du siège social de l’opérateur économique.

- Informations libres

Ce paragraphe toujours visible et toujours modifiable reprend des informations qui peuvent être

mises à jour par la synchronisation avec la BCE ou surchargées par un utilisateur de CESAME.

- Synchronisation BCE

Visibles uniquement si l’opérateur économique est synchronisé, les informations présentées dans

ce paragraphe indiquent à quand remonte la dernière synchronisation qu’elle ait été effectuée

manuellement ou automatiquement.

Contexte Signalétique – Opérateur économique - Création

Lorsque le premier enregistrement a eu lieu, on passe automatiquement en mode édition sur la fiche qui

vient d’être créée. C’est dans cet écran que pourront être ajoutés les numéros de comptes bancaires

relatifs à l’opérateur économique ainsi créé.

5.9.2.4.Edition d’un opérateur économique

Si l’opérateur économique n’est pas synchronisé avec la BCE, toutes les informations peuvent être

modifiées librement.

Si il est synchronisé, seul le paragraphe « Informations libres » pourra être modifié manuellement, le

contenu des autres paragraphes sera mis à jour soit automatiquement soit à la demande de l’utilisateur

lorsqu’il active le bouton « Synchroniser BCE ».

CESAME



La fiche se structure en paragraphes de la manière suivante :

- Identification

Ce paragraphe, toujours visible, reprend les informations de base de l’opérateur.

En fonction du type, la forme juridique sera ou non rendue obligatoire.

- Statut

Informations seulement visibles si l’opérateur est synchronisé avec la BCE, elles présentent le

statut officiel de l’opérateur économique (est-il toujours en activité ou non ?)

- Siège social

Toujours visible, ce paragraphe reprend l’adresse du siège social de l’opérateur économique.

- Informations libres

Ce paragraphe, toujours visible et toujours modifiable, reprend des informations qui peuvent être

mises à jour par la synchronisation avec la BCE ou surchargées par un utilisateur de CESAME.

- Synchronisation BCE

Visibles uniquement si l’opérateur économique est synchronisé, les informations présentées dans

ce paragraphe indiquent à quand remonte la dernière synchronisation qu’elle ait été effectuée

manuellement ou automatiquement.

- Comptes bancaires

Ce paragraphe, toujours visible, va permettre d’encoder le ou les numéros de comptes bancaires

associés à cet opérateur économique.

CESAME



Contexte Signalétique – Opérateur économique - Edition

Le paragraphe concernant les comptes bancaires se gère de la manière suivante.

La liste présente pour chaque numéro de compte les informations suivantes :

Le numéro ;

La qualité civile ;

La synchronisation du compte avec GCOM (cette information est gérée automatiquement).

Pour ajouter un compte bancaire, il vous suffit simplement de compléter le formulaire présent sous la liste

des comptes existants et de cliquer sur le bouton Ajouter.

CESAME



Le compte bancaire est automatiquement ajouté à la liste des comptes existants pour cet opérateur.

Pour supprimer un compte bancaire, il vous suffit de cliquer sur la croix située à côté du compte

devant être effacé. La suppression de ce compte n’est effectuée que dans CESAME et n’a aucun effet

dans GCOM.

5.9.3. Gestion comptable : Allocation budgétaire


Les allocations budgétaires ne peuvent être gérées que par certaines personnes ayant reçu le droit.

Chaque année, l’administrateur doit recréer un nouveau jeu d’allocation budgétaire qui pourra être utilisé

dans la gestion des dossiers et des marchés durant la nouvelle année budgétaire.

Les allocations budgétaires sont obligatoirement liées à un organisme financier.

5.9.3.2.Recherche d’une allocation budgétaire



L’ensemble des critères de la recherche est présenté sous forme de tableau. Les données sont

présentées dans l’ordre suivant :

- L’organisme

- L’année

- La cellule comptable

- L’allocation budgétaire

Le champ « Allocation budg. » est un champ qui permet d’afficher des propositions d’allocations

budgétaires sur base des critères « Div. Org. », « Article » et « Intitulé ». Dès qu’un espace est introduit,

des propositions sont affichées sur base des termes présents dans ce champ.

Si l’allocation budgétaire que vous voulez utiliser n’est pas présente dans les résultats de la recherche,

alors il ne reste plus qu’à la créer en cliquant sur le bouton « Nouveau ».

Si l’organise est ‘SPW’, les allocations sont d’abord triées sur le programme, c’est-à-dire les deux

dernières positions de l’article.

CESAME



Contexte Signalétique – Gestion comptable – Allocation budgétaire – Recherche

La présence de l’icône indique que l’allocation budgétaire peut être modifiée. Il suffit alors de cliquer

dessus pour se retrouver sur la fiche d’édition.

5.9.3.3.Création ou édition d’une allocation budgétaire

L’écran sur lequel on aboutit correspond à la fiche signalétique de l’allocation budgétaire.

Les champs suivant sont présentés :

- L’organisme. Par défaut, l’organisme pour lequel l’utilisateur travaille y est mentionné.

- La division organique.

- L’article budgétaire.

- L’année.

- La description de l’allocation budgétaire.

Les informations suivantes sont relatives à GCOM (elle ne concerne que le SPW) et ne sont pas

obligatoires :

- L’article budgétaire au format GCOM.

- Le numéro de la cellule comptable à laquelle l’article budgétaire est lié.


obligatoirement rempli.

La création de l’allocation budgétaire est effective lorsque celle-ci est enregistrée (via le bouton du même

nom).

L’utilisation du bouton « Retour » ne provoque pas la sauvegarde de l’allocation budgétaire.

Contexte Signalétique – Allocation budgétaire - Création

5.9.3.4.Associer une allocation budgétaire à un public cible

Pour un article, il est possible de le lier à un public cible. Ce public peut être une organisation, un rôle

effectif ou un intervenant. Cette liaison permet de présenter et restreindre l’accès aux fiches, et par

conséquent aux dossiers, en fonction du public défini.

Par défaut, la liste des associations actives est affichée. Vous pouvez supprimer ou en ajouter via le

bouton « Associer ».

L’ajout d’un public cible « Organisation » permet, entre autre :

de ne présenter à l’utilisateur que les articles budgétaires associés à sa direction

de restreindre l’accès aux dossiers aux agents de l’IF ou de la SOFICO

CESAME



L’ajout d’un public cible « Rôle effectif » permet, entre autre :

de ne présenter à l’utilisateur que les articles budgétaires associés aux rôles dont il dispose dans

CESAME

de restreindre l’accès aux dossiers aux agents de l’IF ou de la SOFICO disposant d’un rôle bien

déterminé

L’ajout d’un public cible « Intervenant » permet, entre autre :

de présenter les articles budgétaires associés à un utilisateur bien déterminé

de restreindre l’accès aux dossiers à un agent bien déterminé.

Lors de l’ajout, la modification ou la suppression d’une association pour une allocation, CESAME procède

à la mise à jour automatique des accès aux dossiers liés.

La création de l’allocation budgétaire est effective lorsque celle-ci est enregistrée (via le bouton du même

nom).

L’utilisation du bouton « Retour » ne provoque pas la sauvegarde de l’allocation budgétaire.

Contexte Signalétique – Gestion comptable – Allocation budgétaire – Création

5.9.4. Gestion comptable : Centre de frais


CESAME permet de gérer les différents centres de frais qui sont utilisés avec GCOM. Cette notion ne

concerne que le SPW. Il s’agit simplement d’une liste de valeurs.

5.9.4.2.Recherche d’un centre de frais



CESAME



Le résultat de la recherche est présenté sous forme de tableau. Les données sont présentées dans

l’ordre suivant :

- Le code.

- L’intitulé.

Y sont présentés tous les centres de frais correspondant aux critères rentrés. Si le centre de frais

recherché est inexistant, alors il ne reste plus qu’à la créer en cliquant sur le bouton « Nouveau ».

Contexte Signalétique – Gestion comptable – Centre de frais - Recherche

La présence de l’icône indique que le centre de frais peut être modifié. Il suffit alors de cliquer dessus

pour se retrouver sur la fiche d’édition.

Pour supprimer un centre de frais, cliquez sur l’icône .

5.9.4.3.Création ou édition d’un centre de frais

L’écran sur lequel on aboutit correspond à la fiche signalétique du centre de frais.

Les informations à encoder sont :

- Le code.

- L’intitulé.


obligatoirement rempli.

Contexte Signalétique – Gestion comptable – Centre de frais - Création

CESAME



5.9.5. Seuils : Niveaux de publicité


Un marché public peut être caractérisé par un niveau de publicité, belge ou européen. Le niveau est

fonction de plusieurs critères décisionnels :

- Le secteur (classique, spécial).

- Le type de marché (travaux, fournitures, services).

- Le montant en jeu

Ces seuils peuvent être mis à jour via CESAME.

5.9.5.2.Affichage et édition d’un niveau de publicité

A partir de l’écran d’affichage des niveaux de publicité sur lequel on aboutit quand l’entrée du menu est

sélectionnée, il est possible d’en modifier les seuils minimum et maximum via l’icône .

Le tableau d’encodage vous permet de modifier les seuils minimum et maximum pour chaque niveau

actuellement gérés :

- Niveau de publicité belge.

- Niveau de publicité européen.

- Sans publicité

Les seuils sont exprimés en euros HTVA.

CESAME



6. Les fiches d’encodage

Les fiches d’encodage sont des documents particuliers permettant d’encoder des informations propres

aux dossiers et relatives à la gestion du marché auquel ce dossier est lié.

Dans CESAME il existe plusieurs types de ces documents. Suivant le type de dossiers et la tâche,

certains sont ou non présentés.

Ces fiches d’encodages ne peuvent être remplies ou modifiées que via l’écran « A faire ». Pour toutes les

fiches, l’utilisation du bouton « Valider » enregistre les informations dans la base de données. Le contenu

de l’onglet « A faire » est ensuite réaffiché. L’utilisation du bouton « Retour » réaffiche la page précédente

SANS effectuer la moindre sauvegarde des informations introduites ou modifiées dans la fiche

d’encodage.

6.1. La fiche Action suivante

La fiche d’encodage « Action suivante » est l’une des principales de l’application. Elle permet, au départ

de certaines étapes, de déterminer la tâche ou la séquence des tâches suivantes ainsi que la personne

ou le groupe de personnes qui pourront les prendre en charge.

Ce document d’encodage est obligatoire et se trouve dans les documents à produire des tâches

- Gestion DT

- Gestion Centrale

- Retour DT

6.1.1. Encodage d’une action suivante

Lors du premier encodage d’une action suivante dans la tâche courante, le tableau apparait vide et, par

défaut, une fiche vierge est présentée.

Fiche Action suivante – Détail vierge

C’est dans cette fiche que sont encodés l’action et le paramétrage lié à cette action. Il faut d’abord choisir

parmi la liste proposée l’action désirée. Cette liste varie en fonction du type du dossier, de la tâche

courante et de l’état du dossier.

Action suivante – Choix de l’action

Certaines actions peuvent être présentées dans la liste bien qu’elles ne soient pas activables. Le nom de

ces actions est suivi du symbole « *** ». Si l’on sélectionne l’une de celle-ci, la raison pour laquelle elle ne

peut être activée apparait à l’écran.

CESAME



Action suivante – Action non activable

Si l’action choisie est activable, le bouton « Suite » apparait en bas du cadre et une séquence d’étape à

paramétrer est proposée. Chaque étape doit être paramétrée.

Pour certaines étapes, il faut indiquer si elle est nécessaire ou inutile.

Action suivante – Etape nécessaire ou inutile

Si vous choisissez « Inutile », l’étape suivante dans la séquence de l’action choisie est présentée. Si vous

choisissez « Nécessaire », il faut paramétrer l’étape en cours avant de passer au paramétrage de la

suivante.

Pour chaque étape, un rôle doit être spécifié.

S’il s’agit d’un marché standard, CESAME choisira le rôle auquel l’étape mentionnée sera attribué. S’il

s’agit d’un marché cogéré, CESAME proposera à l’utilisateur une liste des rôles auxquels l’étape

mentionnée pourra être attribuée. Prenons un exemple : le dossier est cogéré par 2 directions, la DO153

et la DO243. Si l’action choisie est le transfert à un collègue, l’utilisateur devra choisir le rôle parmi :

DO153-Responsable Dossier DO243-Responsable Dossier

En fonction du rôle sélectionné, CESAME affiche la liste des utilisateurs pouvant être désignés pour la

prendre en charge. Il est possible de spécifier ou non la personne qui devra prendre cette tâche en

charge.

Action suivante – Rôle et utilisateur

Si « Peu importe » est choisi dans la liste des utilisateurs, toutes les personnes possédant le rôle indiqué

recevront la tâche dans leur boite des tâches et pourront la prendre en charge.

Si une personne est choisie dans la liste, seule cette personne recevra la tâche dans sa boite des tâches

et elle seule pourra la prendre en charge.

Lorsqu’on clique sur « Suite », l’opération suivante apparaît pour autant, bien sûr, que l’action choisie soit

décomposée en plusieurs tâches.

CESAME



Certaines opérations particulières (par exemple l’archivage) ne nécessitent pas de prise en charge par

une personne. Pour ce type de tâche CESAME ne demande pas de spécifier un rôle ou un utilisateur.

D’autres étapes demandent d’ajouter une note pour apporter des précisions sur l’action effectuée. C’est

le cas lorsque vous choisirez un remaniement ou une demande d’archivage.

Action suivante – Note

Dans le cas d’une demande de remaniement, cette note sera présentée dans le paragraphe « Suivi » de

l’écran tâche (voir § 5.6.1.3) lorsqu’une personne prendra en charge la tâche en question.

Lorsque toutes les étapes proposées sont finalement encodées, le bouton « OK » apparait en fin de

fiche.

Action suivante – Action avec plusieurs étapes

Action suivante – Action avec plusieurs étapes et une note

Cliquer sur le bouton OK finalise l’encodage de l’action suivante et provoque l’enregistrement dans le

tableau.

CESAME



Action suivante – Action suivante enregistrée

Il est possible de modifier le contenu du tableau de 2 façons différentes :

Ajouter une nouvelle ligne vie le bouton « Nouveau ».

Supprimer une ligne existante via l’icône .

Il est possible de visualiser ce que vous avez encodé en cliquant sur l’icône .

Lorsque l’action suivante est finalement encodée, il suffit de retourner à l’écran « A faire » et de terminer

la tâche pour que le dossier continue son cheminement selon ce qui a été encodé.

6.1.2. Encodage de plusieurs actions suivantes

Comme la présentation du tableau le laisse supposer, il est possible sous certaines conditions d’encoder

plusieurs actions suivantes.

La deuxième action encodée devra avoir le même point d’arrivée que la première. C’est pour cette raison

que la liste proposée est réduite. De plus et pour la même raison, la dernière étape pourra ne pas être

paramétrable : le rôle et l’utilisateur seront les mêmes que ceux encodés pour la dernière étape de la

première action suivante.

Encoder plusieurs actions suivantes va en fait provoquer le lancement de plusieurs traitements en

parallèle pour permettre aux actions suivantes de se dérouler simultanément. Cela va permettre de ne

pas devoir attendre la fin d’une action suivante avant de lancer la suivante. Ces traitements seront lancés

lors du « Terminer tâche ». Une fois chacune des actions suivantes terminées, le déroulement du

cheminement du dossier reprendra son cours normal à la dernière étape spécifiée.

Afin d’éviter des encodages involontaires, un avertissement apparait demandant si l’on veut réellement

ajouter une action suivante supplémentaire lorsqu’il y en a déjà une encodée.

CESAME



Action suivante – Plusieurs actions suivantes

6.2. La fiche « Encodage Lien Fiche Marché (ou assimilé) »

Cette fiche va permettre de choisir le marché public, ou le provisionnel, ou la subvention qui est concerné

par le dossier. Cette fiche doit être encodée lors de l’étape de création de chaque dossier quel que soit

son type.

- Pour un dossier PROVISIONNEL, il faudra encoder la fiche « Encodage Lien Fiche

Provisionnel »

- Pour un dossier SUBVENTION, il faudra encoder la fiche « Encodage Lien Fiche Subvention »

- Pour les autres dossiers, il faudra encoder la fiche « Encodage Lien Fiche Marché Public »

Lors de la création de cette fiche, CESAME propose l’écran de recherche des fiches marchés (ou

assimilés). Tous les marchés ne seront pas présentés ; seuls ceux qui vous sont accessibles et pour

lesquels vous pouvez encore créer un dossier du type choisi seront affichés. Si, après avoir effectué une

recherche à l’aide des critères, le marché recherché n’est toujours pas trouvé, il est possible d’en créer

un nouveau à l’aide du bouton « Nouveau » (voir paragraphe 5.9.1.3 - Création d’une fiche Projet).

Le critère « Numéro de dossier lié » permet de rechercher un marché dont un des dossiers liés porte ce

numéro. Ce critère peut s’avérer pratique.

CESAME



Fiche Lien Marché – Recherche du marché

La sélection du marché se fera en cliquant sur le triangle vert en début de ligne. De ce fait, le dossier

sera effectivement lié au marché sélectionné.

La fiche présentant le marché est décomposée en plusieurs cadres. Attention, seul le premier cadre est

modifiable, les suivants ne sont présents que pour afficher des informations complémentaires sur le

marché.

6.2.1. Cadre Fiche Détail

Le cadre « Détail » présente les informations relatives au détail du marché auquel le dossier courant est

lié. Ce cadre n’apparaît que pour les dossiers de type Ordre de Commande (OCmd), Avenant, Révision,

Décompte, ATP, Provisionnel et Subvention.

Lorsque ce cadre est le premier, il peut être modifiable. C’est le cas lorsque le dossier courant est de type

Avenant, Révision, Décompte ou Ordre de Commande.

- L’objet est à priori modifiable (s’il s’agit du premier cadre).

- Le complément objet n’est pas modifiable et présente les informations de dépendance par

rapport au marché ainsi que l’allocation budgétaire.

- L’année budgétaire affichée dépend de l’allocation budgétaire liée ; elle n’est pas modifiable.

CESAME



- L’administration gestionnaire est modifiable uniquement si elle n’est pas encore encodée.

Fiche Lien Marché – Exemple de cadre Détail

6.2.2. Cadre Fiche Lot

Le cadre « Fiche Lot » présente les informations relatives au lot du marché auquel le dossier courant est

lié. Ce cadre n’apparaît pas pour les dossiers PPMA et CSCH ni pour les marchés sans lot.


Candidatures ou Offres et qu’il y a plusieurs lots.

- L’objet est à priori modifiable (s’il s’agit du premier cadre).

- Le complément objet n’est pas modifiable et présente les informations de dépendance par

rapport au marché ainsi que l’allocation budgétaire.

- Le numéro de lot n’est jamais modifiable.

- L’administration gestionnaire est modifiable uniquement si elle n’est pas encore encodée.

Fiche Lien Marché – Cadre Lot

Le sous-cadre Référentiel indique si ce lot est ou non synchronisé avec le Référentiel BOMP et quand

cette synchronisation a eu lieu la dernière fois.

6.2.3. Cadre Fiche Marché / Provisionnel / Subvention

Le cadre « Fiche Marché » (ou assimilé) présente les informations de base relatives au marché auquel le

dossier courant est lié. Ce cadre apparait systématiquement.


PPMA ou Cahier Spécial des Charges. Seul l’objet est systématiquement modifiable, les autres champs

ne le sont que s’ils n’ont pas été précédemment encodés.

CESAME



Fiche Lien Marché – Cadre Marché

Les sous-cadre Référentiel n’est affiché que pour une fiche « Marché public ». Il indique si ce marché est

ou non synchronisé avec le Référentiel BOMP et quand cette synchronisation a eu lieu la dernière fois.

Le sous-cadre Portail MP n’est affiché que pour une fiche « Marché public ». Il indique si le marché a été

pré-initialisé dans IAM (outil du portail) à partir de CESAME. Si c’est le cas, il sera possible de récupérer

automatiquement les documents présents sur le Portail et concernant le marché.

6.2.4. Cadre Fiche Projet

6.2.5. Cadre Allocations Budgétaires

Spécifier que les données reprennent l’entièreté du projet et que l’élément courant (Projet, Marché, Lot

détail) est mis en évidence + Copie d’écran

Le cadre « Allocations budgétaires du marché » affiche la liste des lots et des allocations budgétaires

ainsi que les budgets s’y rapportant (Estimations et Engagements). Les informations affichées dans ce

cadre sont non modifiables.

L’icône permet d’afficher les montants TVAC en HTVA et vice-versa.

Fiche Lien Marché – Cadre Allocation Budgétaire

6.2.6. Cadre Structuration du marché

Le cadre « Structuration du marché » affiche la liste de tous les dossiers rattachés au même marché que

le dossier en cours. Ce cadre permet de voir comment est « structuré » le marché :

Présence des différents lots et des allocations budgétaires ;

CESAME



Présence d’avenant(s) sur un lot ; Présence d’ordre de commande dans le cas d’un marché sujet à commande (MSC) ; … Les informations affichées dans ce cadre sont non modifiables.

La liste est présentée sous forme de tableau et vous permet d’avoir un aperçu des montants estimés, des

montants de type offre et des montants engagés pour chacun des dossiers.

Par défaut, la présentation n’affiche que la ligne correspondant au dossier courant et les lignes correspondant aux dossiers « parents ». Il est possible de voir l’ensemble ou une partie des lignes du tableau en utilisant les icônes. L’icône ‘ ’ permet l’affichage complet et détaillé du tableau ; L’icône ‘ ’ permet de tout fermer et de ne garder qu’une seule ligne ;

Les icônes ‘ ’ et ‘ ’, visibles seulement de personnes possédant les droits d’administration sur les dossiers, affichent ou masquent une colonne supplémentaire permettant à l’administrateur de modifier les montants affichés. L’icône ‘ ’ présent devant une ligne, indique qu’il y a des lignes cachées en dessous ; son utilisation va montrer le niveau suivant. L’icône ‘ ‘ présent devant une ligne, indique que des lignes « enfants » sont affichées ; son utilisation va cacher ces lignes.

L’icône permet d’afficher les montants TVAC en HTVA et vice-versa.

Fiche Lien Marché – Cadre Structuration Marché – Vue par défaut

Fiche Lien Marché – Cadre Structuration Marché – Vue complète

6.3. La fiche « Encodage Référence Interne »

Cette fiche permet d’enregistrer la référence interne du dossier. Par défaut, la référence du dossier sera la même que celle du marché auquel il est lié, cette référence peut être modifiée en ajoutant par exemple un numéro de séquence particulier. Attention cependant, il n’y a actuellement aucun contrôle sur la référence encodée. En d’autres termes, il n’est pas impossible de mettre plusieurs fois la même référence.

CESAME



Fiche Référence interne – Affichage

6.4. La fiche « Encodage Montants »

6.4.1. Introduction

Cette fiche permet d’enregistrer pour les différentes allocations budgétaires les différents montants relatifs au dossier. Elle se décline de 3 façons différentes : Encodage Estimations Encodage Dépenses Encodage Engagements Suivant le type de dossier, les montants proposés à l’encodage seront différents :

Type de dossier Montants à encoder

PPMA Estimation

Cahier Spécial des Charges --

Candidatures --

Offres Dépense et Engagement

Ordre de Commande Dépense et Engagement

Avenant Dépense et Engagement

Révision Dépense et Engagement

Décompte Dépense et Engagement

ATP Dépense et Engagement

Provisionnel Dépense et Engagement

Subvention Dépense et Engagement

Quel que soit le type de montant à encoder, le mode de fonctionnement est globalement identique.

Cependant chaque type a ses particularités :

Le montant à encoder diffère : soit l’estimation soit le montant à engager, soit le montant engagé ; Il est possible de spécifier le montant hors TVA ou le montant TVA comprise ; l’autre montant se calcule automatiquement sur base du taux indiqué (qui par défaut vaut 21%) ; Il est possible de changer le taux de TVA ; Le numéro de lot doit être spécifié uniquement s’il s’agit de l’encodage d’une estimation pour un marché à lots ; Il est possible d’encoder plusieurs estimations liées à différentes allocations budgétaires ; Il est possible d’encoder les allocations budgétaires provenant d’organismes différents (dans le cas de marché cofinancé) ; Il est possible de spécifier une allocation budgétaire sans pour autant encoder un montant ; Il est possible d’encoder un montant sans spécifier une allocation budgétaire (néanmoins, l’organisme financeur devra quand même être spécifié) ; Lors de l’encodage d’un montant à engager ou engagé, il est impossible de supprimer l’allocation budgétaire spécifiée lors de l’estimation ou d’en ajouter une deuxième. Idem lors de l’encodage de l’engagement. Cela ne pose pas de problème puisque le montant à engager ou engagé restera à 0 ; Lorsque le montant de l’engagement (ou « à engager ») est encodé, il est possible de spécifier

o Le numéro de bordereau o La date d’engagement o Le numéro d’engagement o La date d’engagement

CESAME



6.4.2. Encodage des AB et des montants

Lors du premier encodage d’un montant sur un marché, le tableau apparait vide et par défaut une fiche

vierge est présentée.

Fiche Montant – Détail vierge

C’est ici que va être encodé le montant et surtout l’allocation budgétaire auquel ce montant est rattaché.

Le champ « Allocation budg. » est un champ qui permet d’afficher des propositions d’allocations

budgétaires sur base des critères « Div. Org. », « Article » et « Intitulé ». Dès qu’un espace est introduit,

des propositions sont affichées sur base des termes présents dans ce champ.

Le choix de l’allocation budgétaire peut se faire soit via une sélection dans la liste proposée soit en

appelant l’écran de recherche spécifique en cliquant sur l’icône . (Voir le paragraphe 5.9.3.2 -

Recherche d’une allocation budgétaire).

Si l’organise est ‘SPW’, les allocations sont d’abord triées sur le programme, c’est-à-dire les deux

dernières positions de l’article.

Le choix de l’allocation impactera, lors de la sauvegarde, les accès aux dossiers concernés par ce

marché. (Voir le paragraphe 4.10.3.4.Associer une allocation budgétaire à un public cible pour de plus

amples informations.)

Pour l’encodage des montants, les règles suivantes sont d’applications :

1. Par défaut le taux est à 21% (uniquement si la ligne est modifiable) ;

2. Si, après l'encodage, 2 des 3 champs sont vides, rien n’est calculé ;

3. Si, après l'encodage, il reste 1 champ vide : il est automatiquement calculé à partir des 2 autres ;

4. Si, après l'encodage, aucun champ n'est vide, alors :

Si le champ encodé est le montant TVAC, le champ HTVA est calculé

Si le champ encodé est le montant HTVA, le champ TVAC est calculé

Si le champ encodé est Taux, un message d'erreur est affiché vous demandant de

d'abord "vider" un des 2 champs « montant ».

CESAME



Attention : La modification des estimations peut provoquer la mise à jour automatique du niveau de

publicité d’un marché. (Voir le paragraphe 4.10.5. Seuils : Niveaux de publicité pour de plus amples

informations.)

Il est également possible, en appuyant sur l’icône , de demander à CESAME de recopier le montant

de la ligne précédente dans la ligne à encoder :

Pour un montant « à approuver » : recopie du « montant estimé » (ou « montant estimé min »)

Pour un montant « à engager » : recopie du « montant approuvé »

6.4.3. Ajout de documents pour une AB

S’il s’agit d’un encodage de montant à approuver ou engagé, il est possible de charger des documents

pour chaque allocation budgétaire présente sur le dossier. Voici les types de document actuellement

disponibles :

Pré-demande d'engagement

Demande d'engagement

Visa d'engagement

Les documents ainsi chargés s’affichent dans le tableau des documents. De plus, ces documents

apparaissent également dans le classeur de sortie de l’écran « A faire ». Le nom des fichiers sont

structurés comme suit :

« AB - ‘organisme’ - ‘allocation budgétaire’ - ‘année budgétaire’ - ‘nom du type de document’ »

Le chargement d’un document est semblable à celui dans le classeur de sortie : on recherche le

document dans son environnement de travail via le bouton « Parcourir » (« Browse » en anglais) et on le

charge dans le dossier.

Il est également possible d’ajouter un autre document en ne sélectionnant aucune option de la liste et en

complétant le champ «Nouveau document ».

Les documents ainsi ajoutés pourront être supprimés.

CESAME



Fiche Montant – Encodage d’un document

6.4.4. Enregistrement des encodages effectués

La fiche une fois remplie (ou complétée) peut être enregistrée en utilisant le bouton « Enregistrer » ; le

tableau est alors mis à jour.

CESAME



6.4.5. Modification et consultation

Il est possible d’ajouter, modifier et supprimer des montants :

Ajouter une nouvelle ligne via le bouton « Nouveau ».

Modifier une ligne existante via l’icône .


L’action « modifier » va afficher le détail en vue de la modification et mettre la ligne éditée en évidence

dans le tableau. Il sera alors possible de modifier le montant (Estimation, Offre ou Engagement) et, si

cela s’avère nécessaire, l’allocation budgétaire choisie.

6.5. La fiche « Encodage Publication / ouverture »

Cette fiche d’encodage présente seulement dans la gestion des offres et des candidatures permet

d’enregistrer les dates de publication des avis de marchés, d’ouverture des urnes contenant les

candidatures ou les offres, de limite de validité de l’offre ainsi que le délai de validité.

La date peut être encodée manuellement sous le format jour/mois/année ou en cliquant sur l’icône .

Dans ce cas, un calendrier vous est proposé ; il vous suffit alors de cliquer sur la date voulue pour qu’elle

soit enregistrée dans le champ.

Calendrier

Si la date d’ouverture est déjà rentrée, l’encodage de la date d’échéance va provoquer le calcul

automatique du délai de validité. Inversement, la modification du délai de validité va modifier en

conséquence la date d’échéance.

Si le délai de validité est déjà rentré, la modification de la date d’ouverture recalcule la date d’échéance.

Il existe deux versions de cet écran d’encodage : une pour les candidatures ouvertes, l’autre pour les

candidatures restreintes.

Fiche – Dates – Procédures ouvertes

CESAME



Fiche – Dates – Procédures retreintes

6.6. La fiche « Encodage Soumissionnaires/Adjudicataire »

Cette fiche permet d’encoder les différents soumissionnaires et, par après, de désigner parmi eux

l’adjudicataire de l’offre en cours. Cette fiche n’est disponible qu’à partir des dossiers de type Offres.

Pour chacun des soumissionnaires encodés, il est possible d’encoder le montant de l’offre et le délai de

validité. Il est également possible d’associer à chacun d’entre eux des documents :

- Accord sur la prolongation du délai de validité

- Attestation ONSS

- Avis du coordinateur sécurité

- Demande de justification de prix et de réponses

- Offre

Lors du premier encodage d’un soumissionnaire, le tableau apparait vide.

CESAME



Fiche Soumissionnaire / Adjudicataire – Tableau vide

Une fiche vierge permettant l’encodage d’un nouveau soumissionnaire est présentée sous le tableau.

C’est ici que vont être encodées les informations concernant le soumissionnaire et sa soumission. Outre

le nom de l’opérateur ayant soumissionné, il est possible d’encoder le montant de la soumission la date

à laquelle l’offre a été émise et la date d’échéance de cette offre. Ces informations sont évidemment

optionnelles.

Le choix de l’opérateur économique s’effectue via l’écran de recherche spécifique en cliquant sur

l’icône . (Voir le paragraphe 5.9.2.2).

Cette recherche peut s’effectuer soit dans la liste des opérateurs déjà connu de CESAME, soit en

consultant la base de données de la BCE.

Il est possible de désigner directement l’opérateur économique comme étant l’adjudicataire en changeant

son statut en conséquence.

CESAME



Fiche Soumissionnaire / Adjudicataire – Détail rempli

La fiche une fois remplie (ou complétée) peut être enregistrée ; le tableau est alors mis à jour.

Fiche Soumissionnaire / Adjudicataire – Tableau avec 1 entrée.

Il est possible de modifier le contenu du tableau de 3 façons différentes :

Ajouter une nouvelle ligne via le bouton « Nouveau ».

Modifier une ligne existante via l’icône .


CESAME



L’action « Modifier » va afficher le détail en vue de modification et mettre la ligne modifiée en évidence

dans le tableau.

Fiche Soumissionnaire / Adjudicataire – Modification d’un détail

Lorsque l’on veut désigner un adjudicataire, il suffit d’éditer sa fiche et de changer son statut.

La gestion des documents se fait via la partie Documents de la page.

Cette partie se décompose comme suit :

Le tableau reprenant les documents liés au soumissionnaire dont on consulte la fiche

Le formulaire de chargement d’un document.

C’est dans cette seconde partie que vont être chargés les différents documents dont on dispose.

D’une part, il faut choisir le nom de document parmi les 5 proposés :


- Attestation ONSS


CESAME




- Offre

Le nom du document est composé du nom de l’entrepreneur suivi du nom de document.

Fiche Soumissionnaire / Adjudicataire – Chargement d’un document prédéfini

Il est également possible d’ajouter un autre document en ne sélectionnant aucune option de la liste et en

complétant le champ «Nouveau document »

Fiche Soumissionnaire / Adjudicataire – Chargement d’un nouveau document

La fiche une fois remplie (ou complétée) peut être enregistrée ; le tableau est alors mis à jour

Fiche Soumissionnaire / Adjudicataire – Tableau des documents

Il est possible de visualiser un document via l’icône ou de le supprimer via l’icône .

Le chargement d’un nouveau document se fait comme décrit précédemment.

Tous les documents ainsi introduits pour chaque soumissionnaire se retrouveront sous forme de

documents libres dans le classeur de sortie de la page « A faire ». Ils pourront dès lors être manipulés

comme n’importe quel autre document libre.

Page A faire – Documents ‘Opérateurs économiques’

Les documents liés aux opérateurs économiques (soumissionnaires ou adjudicataire) sont également

visibles dans le classeur de sortie.

Ces documents sont historisés lorsque la tâche est clôturée.

Ces documents sont disponibles, une fois la tâche terminée, dans la liste des documents du dossier.

Annexe 1

CESAME



La désignation d’un adjudicataire

La désignation d’un adjudicataire ne peut se faire que s’il n’y en a pas encore. Si on doit changer

d’adjudicataire, il faut d’abord remettre le statut de l’ancien adjudicataire à « Soumissionnaire » avant de

pouvoir désigner le nouveau.

La désignation d’un adjudicataire va mettre à jour automatiquement 4 documents officiels. Il s’agit des

documents suivants :

- Offre (et annexes)




Cette mise à jour ne peut s’effectuer que si ces documents ont été rentrés pour le soumissionnaire

désigné.

La sauvegarde de l’adjudicataire pour un marché dont le mode de passation est une adjudication

provoquera également la mise à jour du document ‘Encodage montant offre’ avec le montant spécifié lors

de la désignation de l’adjudicataire. Si le dossier contient déjà un montant dans ce document, CESAME

demandera une confirmation avant de remplacer le montant existant. Attention, si le dossier comporte

plusieurs montants, la recopie du montant défini lors de la désignation de l’adjudicataire affectera

uniquement la première allocation du tableau des montants. Il vous restera alors à ventiler les valeurs sur

l’ensemble des montants, le cas échéant.

6.7. La fiche « Encodage Bénéficiaire »

Cette fiche est similaire à la fiche « Encodage Soumissionnaire / Adjudicataire ». Elle permet de

sélectionner l’opérateur économique bénéficiaire de l’avenant, de l’ordre de commande, … Il ne peut y

avoir qu’un seul bénéficiaire sur un dossier.

Attention, il n’est pas possible de charger des documents spécifiquement liés à l’opérateur choisi.

CESAME



Fiche Bénéficiaire

6.8. La fiche « Encodage Candidatures»

Cette fiche est similaire à la fiche « Encodage Soumissionnaire / Adjudicataire ». Elle permet de

sélectionner l’opérateur économique ayant déposé sa candidature.

Tout comme pour les soumissionnaires, il est possible de charger des documents spécifiquement liés à

l’opérateur choisi : la candidature.

Tous les documents ainsi introduits pour chaque Candidat se retrouveront sous forme de documents

libres dans le classeur de sortie de la page « A faire ». Ils pourront dès lors être manipulés comme

n’importe quel autre document libre.

La désignation d’un Candidat retenu en modifiant le statut.

Fiche Candidatures

CESAME



6.9. La fiche « Encodage Date de notification »

Cette fiche permet d’encoder la date d’information et de notification dans les dossiers où cela est

nécessaire (Candidatures, Offres, Ordres de Commande, Avenants, Décomptes et Subventions).

L’écran permet d’encoder :

- Pour les dossiers de type Candidatures :

o La date d’information des candidats retenus (procédures restreintes).

o La date d’information des candidats non retenus. (procédures restreintes).

- Pour les dossiers de type Offres :

o La date de notification de l’adjudicataire.

o La date d’information des soumissionnaires non retenus.

o La date d’information des candidats retenus (s’il s’agit d’une procédure restreinte).

o La date d’information des candidats non retenus (s’il s’agit d’une procédure restreinte).

- Pour les dossiers de type Ordres de Commande, Avenants, Décomptes et Subventions :

o La date d’information de l’adjudicataire c’est-à-dire du bénéficiaire.

Fiche – Date de notification

Chaque date peut être encodée manuellement sous le format jour/mois/année ou en cliquant sur

l’icône . Dans ce dernier cas, un calendrier vous est proposé ; il vous suffit alors de cliquer sur la date

voulue pour qu’elle soit enregistrée dans le champ.

Calendrier

6.10. La fiche « Encodage Niveau de délégation »

Cette fiche permet d’une part de connaître quelles sont les règles de délégations théoriquement

applicables au dossier et d’autre part celles qui sont effectivement d’application.

Il y a 3 type de règles : celles qui concernent les visas, celles qui concernent les approbations et celle qui

concernent l’accord au gouvernement wallon.

Les règles dépendent du type de marché lié au dossier, de son mode de passation, du type de dossier et,

bien entendu, des montants en jeu.

Le but de cet écran est bien de déterminer ou de préciser les règles de délégation à appliquer pour le

dossier en cours. Pour ce faire, des règles théoriques sont suggérées à partir des données du dossier.

Ces règles vont servir de base aux règles effectives. Il est cependant possible d’en ajouter de nouvelles,

d’en supprimer ou de modifier celles existantes.

CESAME



Une règle suggérée ne contient que 2 informations : le type et le rôle de la personne susceptible

d’effectuer la tâche attendue : apposition d’un visa par l’Inspection des Finances, approbation par le

Directeur Général, …

Une règle effective comprendra des informations supplémentaires :

- S’il avait été précisé, le nom de la personne qui doit valider la règle ;

- Le fait que la règle a été ou non validée. A une règle validée est alors associée une signature du

dossier ;

- La date à laquelle la signature du dossier a été effectuée ;

- Le nom de l’agent qui a signé.

Il y a 2 façons de valider une règle.

- Soit automatiquement. Dans ce cas lors de la signature du dossier, CESAME vérifie si cette

signature correspond à une règle. Si oui, cette règle est validée.

- Soit manuellement. Dans ce cas, la règle effective est liée à une signature du dossier

précédemment apposée. Cette action est néanmoins réservée aux utilisateurs possédant les

droits d’administration sur le dossier.

Si toutes les règles effectives de type approbation sont validées, le dossier est alors considéré comme

validé. Cette information apparaitra d’ailleurs dans le cartouche.

L’accès à l’aide contextuelle se fait par un clic sur l’icône .

Lors du premier encodage la fiche apparait comme suit. 2 cadres y sont présentés :

- Le cadre « Niveaux de délégation suggérés ». Ces niveaux sont calculés sur base du dossier. Il

s’agit d’une vision ‘théorique’. Cette partie n’est pas modifiable.

- Le cadre « Niveaux de délégation effectifs ». Il s’agit des niveaux que CESAME va prendre en

compte. Cette partie est modifiable selon les besoins.

L’importation des règles suggérées se fait automatiquement lors du premier encodage. Néanmoins, il

peut être à nouveau effectué manuellement en cliquant sur le bouton « Importer déduction ». Le

deuxième tableau est alors ‘initialisé’ avec les règles correspondantes.

Fiche – Niveau de délégation

Il est possible d’ajouter une nouvelle règle en cliquant sur le bouton « Nouveau ». Le détail de la nouvelle

règle apparait alors.

CESAME



Fiche – Niveau de délégation – Détail vierge

Pour une nouvelle règle, il faut préciser le type (Approbation, Visa, …) en le choisissant parmi la liste

proposée, le rôle et, éventuellement, l’utilisateur qui sera en charge de valider la règle. Le rôle et

l’utilisateur peuvent être sélectionnés dans la liste proposée.

L’enregistrement de la règle se fait à l’aide du bouton « Enregistrer ».

La modification d’une règle s’effectue en cliquant sur l’icône . Le détail s’affiche alors sous le tableau et

peut être modifié.

La suppression d’une règle s’effectue en cliquant sur l’icône . La ligne en question disparait alors du

tableau.

Considérons que les règles effectives ont été modifiées comme suit :

CESAME



Fiche – Niveau de délégation – Après modification

Lorsque l’inspecteur des finances Gilbert DRUART signera le dossier pour y apposer son visa, la

validation de la règle correspondante s’effectuera automatiquement. La fiche se présentera alors comme

suit.

Fiche – Niveau de délégation – Après approbation/apposition de visa

Lorsque la validation a été effectuée, des icônes spécifiques à la signature correspondante apparaissent :

- L’icône va permettre de visualiser la signature en question en affichant la page

« Signatures ».

- L’icône va permettre de supprimer le lien entre la règle et la signature. Cela peut être utile

quand pour une raison ou une autre on considère la ligne n’est plus validée. Attention, dans ce

cas, le seul moyen d’associer à nouveau une ligne avec une signature passera par une validation

CESAME



automatique. En d’autres termes, le dossier devra être envoyé à la personne adéquate pour être

approuvé ou visé.

Lorsque toutes les règles d’un même type sont validées, le type en question est considéré comme validé.

Si l’utilisateur possède les droits d’administration du dossier et si la ligne courante n’est pas validée,

l’utilisateur a la possibilité d’effectuer une validation manuelle. Cette validation consiste à lier une

signature existante à la ligne courante. Cette opération s’effectue via l’icône .

Fiche – Niveau de délégation – Administrateur

La liste des signatures sur le dossier est affichée. Cet écran permet de rechercher la signature désirée

via l’utilisation de critères de recherche et de sélectionner dans la liste des signatures trouvées celle que

l’on considère comme équivalente en cliquant sur le triangle vert en début de ligne.

Fiche – Niveau de délégation – Sélection d’une approbation/apposition de visa

CESAME



6.11. La fiche « Encodage Décision »

Cette fiche proposée lors d’une demande d’accord, d’approbation, de visa ou d’engagement a pour but

d’encoder la décision relative à cette demande.

- S’il s’agit d’une demande d’accord, le choix de la décision se fera entre ‘Oui’ et ‘Non’.

- S’il s’agit d’une demande d’approbation, le choix de la décision se fera entre ‘Oui’ et ‘Non’.

- S’il s’agit d’une demande de visa, le choix de la décision se fera entre ‘Sans objection’, ‘Avec

réserve’ et ‘Refusé’ ;

- S’il s’agit d’une demande d’engagement, le choix de la décision se fera entre ‘Oui’ et ‘Non’.

Un motif peut être ajouté permettant de préciser la décision apportée. En cas de refus, ce motif sera

affiché dans le champ suivi du dossier.

La case à cocher ‘Signature impossible’ (qui n’apparait que dans les cas d’une demande d’approbation

ou de visa) va permettre de signaler que vous ne disposez pas de votre carte d’identité électronique et

que vous n’êtes pas en mesure de l’utiliser (perte, oubli, …). Cela va permettre à CESAME de déterminer

si l’utilisateur peut terminer la tâche sans qu’il n’ait signé électroniquement le dossier ou s’il est obligé de

signer électroniquement le dossier avant de terminer la tâche.

Fiche – Décision

CESAME



7. Gestion des accès

7.1. Gestion des accès à un dossier

Pour un dossier, CESAME dispose de 5 modes de gestion d’accès :

1. Le niveau « Hiérarchique », qui est automatiquement attribué par CESAME en fonction des

règles d’accès définies par défaut.

2. Le niveau « Allocation budgétaire », qui est octroyé lors d’une intervention

(ajout/suppression/modification) sur un composant du marché auquel appartient le dossier.

Consultez le chapitre « 4.10.3.4.Associer une allocation budgétaire à un public cible ».

3. Le niveau « Flux », qui est automatiquement attribué par CESAME en fonction de l’utilisateur qui

crée le dossier ou qui le gère.

4. Le niveau « Manuel », qui est géré via la rubrique « Visibilité Dossier ».

5. Le niveau « Responsable », qui est automatiquement attribué par CESAME en fonction des

Organismes et Départements gestionnaires définis au niveau du marché auquel le dossier est lié.

Il existe 4 niveaux d’accès à un dossier :

- La création : Ce niveau est réservé au profil utilisé pour créer un dossier ;

- La visualisation : Ce niveau permet de prendre connaissance du contenu d’un dossier et donc

des documents présents sur le dossier mais uniquement des dernières versions actives des

documents d’un dossier.

- La consultation : Ce niveau permet de prendre connaissance du contenu d’un dossier et de

toutes les versions des documents qui y sont présents.

- L’administration : Ce niveau permet aux personnes qui le possèdent d’administrer les dossiers en

effectuant des actions spécifiques (repositionnement, gestion des accès, …).

Attention, les droits d’accès au dossier ne permettent d’accéder qu’aux documents officiels de ce dossier.

Les documents de travail sont eux régis par des droits d’accès qui leur sont propres (voir paragraphe

suivant).

Le tableau suivant précise les droits d’accès par défaut.

Rôle de l’utilisateur Droit sur le dossier

DT Responsable Dossier CONSULTATION

DT Direction CONSULTATION

IG Responsable Dossier CONSULTATION

IG Inspecteur Général CONSULTATION

DG Responsable Dossier CONSULTATION

DG Directeur Général CONSULTATION

Un dossier créé dans une DT ne sera visible que par les personnes de celle-ci. Par contre, il sera visible

de l’IG et de la DG dont la DT dépend.

Lorsque des droits d’accès sont ajoutés, ils peuvent être associés soit à des rôles (groupes d’utilisateurs

partageant le même profil), soit à un utilisateur particulier.

Actuellement, l’administrateur a la possibilité de modifier les droits d’accès à un dossier à tout moment,

en plus des personnes qui reçoivent le dossier pour accord, via le bouton de commande « Gérer accès

au dossier ».

Tous les dossiers d’un marché dont l’accès est associé à un public cible (via un article budgétaire de ce

marché) ou l’accès est hiérarchique ne peuvent pas faire l’objet d’une gestion manuelle d’autorisation.

CESAME



Dans la liste « Visibilité Dossier », une colonne indique le niveau d’accès en vigueur. Seuls les niveaux

« Flux » et « Manuel » sont modifiables

Gestion – Gérer accès au dossier – Visibilité dossier

Vous pouvez :

Modifier un accès via l’icône

Supprimer un accès via l’icône

7.2. Gestion des accès à un document

Par défaut un document officiel « hérite » des droits d’accès du dossier dans lequel il est présent. Par

contre il est possible de gérer spécifiquement les droits des documents de travail de ce dossier.

Néanmoins, un document de travail ne pourra être accédé que par des personnes qui ont accès au

dossier.

Il existe 2 niveaux d’accès à un document de travail :

- La visualisation : Ce niveau permet de prendre connaissance de la dernière version active du

document.

- La consultation : Ce niveau permet de prendre connaissance de n’importe quelle version du

document.

La gestion des droits d’accès s’effectue à l’aide du bouton de commande « Gérer les documents libres »

qui apparait dans la page « A faire » le cas échéant. Tout comme pour les droits d’accès au dossier, un

droit d’accès peut être associé à un rôle ou à un utilisateur.

CESAME



8. La signature électronique

Des informations plus détaillées sur la manière d’approuver un dossier ou d’apposer un visa sur un

dossier à l’aide de la carte d’identité électronique peuvent être obtenues en lisant le document

« Approbations et Visas – Guide de l’utilisateur ». Il existe également une aide contextuelle disponible via

l’icône depuis :

- la rubrique d’aide en ligne, accessible partout dans l’application ; - le signataire de CESAME ; - la boite des tâches, pour les tâches de type « Approbation » ou « Visa ».

et via un lien depuis le courrier électronique envoyé pour une tâche de type « Approbation » ou « Visa »

8.1. Prérequis

Afin de pouvoir signer électroniquement vos dossiers, les composants suivants doivent être installés sur votre poste :

- le pilote (driver) correspondant à votre lecteur de carte ; - le "run-time" du FEDICT permettant de lire une carte d'identité électronique ; - le plug-in Java (JRE, version 1.5.* ou supérieur).

Des liens permettant d’installer ces composants se retrouvent dans l’écran « Outils » de CESAME.

Notez toutefois que ces installations nécessitent des droits administrateurs sur le poste en question.

Votre correspondant informatique pourra réaliser ces installations pour vous.

8.2. La fiche protocole

Le protocole peut être appelé de 2 manières différentes :

- Soit en vue de la signature dans le cadre d’une approbation ou de l’apposition d’un visa ;

- Soit pour présenter une synthèse du dossier. Dans ce cas, aucune signature ne peut être

effectuée. (Voir paragraphe 5.6.2.4 – ‘Gestion’)

Lorsqu’il peut être signé, un bouton « Signer » apparaîtra à la fin. Autrement, il ne sera possible que de le

consulter et, éventuellement, de l’imprimer.

Le protocole correspond aux données et informations qui vont être effectivement signées. Il sera stocké

tel quel dans la base de données CESAME de telle manière qu’il puisse être consulté ultérieurement et

comparé au contenu courant du dossier.

Le protocole est composé de 3 parties :

- Les informations du dossier

- Les documents présents dans le dossier

- Les commandes

CESAME



Protocole

8.2.1. Information Dossier

Cette partie reprend les données métier du dossier ; c’est-à-dire les informations encodées via les écrans

d’encodages et qui déterminent le contenu du dossier. Par exemple, les allocations budgétaires et les

montants associés, le nom de l’adjudicataire, …

Les données reprises dans le protocole varient en fonction du type de dossier.

8.2.2. Documents

Cette partie reprend les données relatives aux documents présents sur le dossier. En plus des

informations standards (nom, version, auteur, …), le hashcode ou condensé y est présenté. Ce condensé

CESAME



est une empreinte correspondant au document en question. Si ce document venait à être modifié, le

nouveau condensé ne serait plus le même ; il assure donc que le document n’a pas été modifié.

Une icône permettra d'afficher le contenu du document lors de la signature (pour autant qu'il existe

toujours et qu'il n'ait pas été modifié !)

8.2.3. Commande

Les commandes dépendent du contexte

- Fermer : fermer la fenêtre de protocole

- Imprimer : imprimer le contenu du protocole

- Signer : signer le dossier. (voir point 8.2.4 Signer)

- Signer et conserver : Signer le dossier et conserver une copie du protocole et de la signature sur

son poste de travail pour des contrôles ultérieurs.

Lorsque l’utilisateur décide de signer, il clique sur le bouton du même nom après avoir introduit sa carte

d’identité électronique dans le lecteur. Après quelques secondes (attention le temps d’attente peut être

relativement long car le système doit entre autre accéder aux données stockées sur la carte d’identité),

un écran d’encodage du code PIN apparaît. Il suffit d’encoder son code PIN et cliquer sur OK.

Signature – Encodage code Pin

Si le code pin est mauvais, le message suivant apparaitra.

Attention : Après 3 essais infructueux, la carte est bloquée.

Signature – Code Pin erroné

CESAME



(Attention : En fonction de la version du "run-time" du FEDICT installé, les écrans ci-dessus peuvent soit

être légèrement différents, soit apparaître en anglais.)

Si une erreur survient lors de la signature, un message tel que celui-ci sera affiché.

Signature – Signature erronée

Si la signature s’est bien déroulée, le message suivant apparaît

Signature – Signature OK

Le protocole et la signature correspondante sont alors stockés dans la base de données CESAME et

pourront être consultés via l’écran « Signature » du dossier.

CESAME



9. Accès à CESAME à partir d’un email

Lorsqu’un évènement pour lequel vous avez souscrit un abonnement avec avertissement par mail se

produit, un email informatif vous est envoyé.

Exemple de mail envoyé par CESAME

A partir de l’email, il est alors possible

de consulter voire de prendre en charge le dossier concerné dans CESAME en cliquant sur le

lien « Cliquez ici pour consulter ce dossier ».

Un fois le lien cliqué, vous accédez à la page de login de CESAME sur laquelle vous devez

introduire votre mot de passe.

Ecran de démarrage

CESAME vous redirige ensuite automatiquement vers le suivi d’avancement du dossier

concerné.

CESAME



Consultation d’un dossier

de consulter l’aide contextuelle associée en cliquant sur le lien « Cliquez ici pour consulter

l’aide signature – procédure synoptique ».

Un fois le lien cliqué, vous accédez à ce document :

Date post:	08-Oct-2020
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