CLL_F041_GL_UG_SPN

LAD Consulting Localizations

CLL F041 GL

Colombian Solution for GL

Manual de Usuario RELEASE 12

Versión 1.7

DISCLAIMER:

CURRENTLY, ORACLE OFFERS CERTAIN RESALABLE ASSETS OR OTHER DEFINED SERVICE DELIVERABLES (COLLECTIVELY REFERRED TO AS "SERVICE DELIVERABLES") UNDER A LIMITED USE LICENSE. THE SERVICE DELIVERABLES CURRENTLY INCLUDE, BUT ARE NOT LIMITED TO, ORACLE INTEGRATION HUB. YOU AGREE THAT :

(i) SERVICE DELIVERABLES ARE NOT ORACLE STANDARD SOFTWARE PROGRAMS, (ii) TECHNICAL SUPPORT FOR SERVICE DELIVERABLES IS NOT AVAILABLE FROM OR UNDER, OR PROVIDED BY OR THROUGH, ORACLE'S SUPPORT SERVICES ORGANIZATION OR YOUR ORACLE PROGRAM LICENSE AGREEMENT, (iii) YOUR RIGHT TO USE AND RECEIVE SUPPORT SERVICES FOR SERVICE DELIVERABLES IS SOLELY AS DESCRIBED IN YOUR CONTRACT FOR SUCH SERVICE DELIVERABLES, AND (iv) A SERVICE REQUEST REGARDING SERVICE DELIVERABLES, REGARDLESS OF HOW INITIATED OR LOGGED, WILL BE ADDRESSED IN ACCORDANCE WITH THE TERMS OF YOUR CONTRACT FOR SUCH SERVICE DELIVERABLES.

LAD Consulting Localizations Manual del Usuario CLL_F041_GL_UG_SPN

i

Control del Documento

Registro de Cambios

Data Autor Versión Referencia de la modificación

05-oct-07 Fernando Muñoz 1.0 Creación del documento 23-nov-07 Gustavo Meni 1.1 Nuevo formato para el documento 15-ene-09 Fernando Muñoz 1.2 Actualización 16-Feb-09 Fernando Muñoz 1.3 Actualización 21-Aug-09 Fernando Muñoz 1.4 Actualización 05-Dec-11 Fernando Muñoz 1.5 Actualización 06-Dec-11 Jorge Louzada 1.6 Actualización 27-Feb-12 Fernando Muñoz 1.7 Actualizacion

Revisores

Nome Función


ii

Contenido

Control del Documento ............................................................................................................... i

Prefacio 4

El Manual................................................................................................................................... 5

Como Usar este Manual ...................................................................................................... 5

Documentos Relacionados .................................................................................................. 6

Comentarios/Sugerencias .................................................................................................... 6

CA P Í T U LO 1 Introducción ............................................................................................................................. 7

Colombian General Ledger Localization .................................................................................. 8

Premisas .............................................................................................................................. 8

CA P Í T U LO 2 Informe Cuenta- NiT Detallado .............................................................................................. 9

Ciclo de Generación del Informe Cuenta – Nit Detallado ....................................................... 10

Generación del Reporte Informe Cuenta – Nit Detallado ................................................. 10

CA P Í T U LO 3 Medios Magnéticos Nit Management ................................................................................... 12

Pre-Requisitos Medio Magnetico Nit Management ......................................................... 13

Configuración .......................................................................................................................... 14

Configuración de Perfiles ................................................................................................. 15

Configuración de Literales y Subliterales ......................................................................... 16

Configuración de Literales y Cuentas Asociadas .............................................................. 21

Configuración de Formatos XML ..................................................................................... 22

Extraer Movimientos ........................................................................................................ 24

Aplicacion de Topes ......................................................................................................... 25

Actualizacion de Datos Medios Mangeticos ..................................................................... 26

Visualización y Actualización de Formatos -Conceptos ................................................... 27

Generacion de Archivos XML .......................................................................................... 30

Reporte de Verificación de Configuración de Literales, Cuentas y Valores Mínimos ...... 32

Reporte de Movimientos por Literal, Cuentas y NITs ...................................................... 35

Transacciones y Balances por Literal y NITS para la DIAN .............................................. 2

CA P I T U LO 4

4 Medio Magnético Sub Ledger Accounting ................................................................................................................ 4

Pre-Requisitos Medio Magnetico S.L.A ............................................................................ 5

Configuración ............................................................................................................................ 6


iii

Configuración de Perfiles ................................................................................................... 7

Configuración Informacion de Compañia ........................................................................... 7

Configuración de Formatos – Conceptos – Agrupacion Cuentas....................................... 8

Programa de Generacion de Movimientos Medio Magnetico........................................... 13

Programa de Interface de Movimientos por Tercero ........................................................ 14

Mantenimiento Medio Magnético ..................................................................................... 14

Reporte Archivo Preliminar por Formato ......................................................................... 15

Programa de Generacion de Movimientos Medio Magnetico Final ................................ 16

Reporte Archivo Definitivo por Formato .......................................................................... 17

CA P Í T U LO 5 Unificación de Atributos de Terceros en los Módulos de HR, AR, AP y GL ............................... 18

Ciclo de Unificacion Tributaria de los Terceros en los modulos de HR, AR, AP y GL para Colombia.................................................................................................................................. 19

Perfiles a Configurar para Activar la Unificación de Características Tributarias en Account Receivables ....................................................................................................................... 19

Perfiles a Configurar para Activar la Unificación de Características Tributarias en General Ledger ............................................................................................................................... 20

Atributos Clave de los Modulos de A.P - A.R - H.R y G.L para Unificacion de los Terceros .......................................................................................................................................... 21

Actualización de Terceros ................................................................................................ 23

Actualización y Modificación de los Atributos de los Terceros ....................................... 23


4

Prefacio

Este manual incluye informaciones necesarias para la implementación y utilización del

producto CLL F041 que complementa el aplicativo Oracle con nuevas funcionalidades para cumplir con requerimientos legales de Colombia en General Ledger.


5

El Manual

Este capítulo tiene informaciones relacionadas con la estructura del manual.

Como Usar este Manual

El manual tiene el “print” de las pantallas del sistema, para que la comprensión sea más fácil, y siempre trae la explicación de cada campo de la figura.

Abajo tenemos la forma que son presentados los campos de las pantallas:

Nombre

Nombre del campo y la pantalla con su aplicación.

Característica

Existen varios tipos de características y pueden cambiar:

Requerido El campo es mandatario y debe tener valor

Opcional El campo puede quedarse vacío si no es necesario.

Condicional, Requerido El campo puede quedarse como mandatario de acuerdo con otra información de la pantalla

Exhibir El campo es usado para exhibir un resultado. El usuario no puede ingresar valor en el campo.

Sugerido, Requerido El campo tiene un valor por defecto que puede ser cambiado por el usuario

Forma de Ingreso de Valor

Las formas de ingresar valor en el campo pueden ser:

Pick El campo tiene un listado de valores donde el usuario puede escoger un valor.

Edit El usuario debe ingresar la información en el campo

Descriptive Flexfields

Algunas pantallas de localizaciones pueden tener el campo “[ ]” que permite que el usuario cree informaciones adicionales con la estructura de “descriptive flexfields”.

Nombre Característica Forma


6

Documentos Relacionados

Informaciones técnicas de la solución pueden ser encontradas en el documento de Technical Reference Manual disponible en el Metalink

Comentarios/Sugerencias

LAD Consulting localizations ha creado este documento para apoyarlo en la implementación y utilización de las localizaciones. Cualquier comentario o sugerencia son muy importantes para la mejora y correcciones del documento. Las sugerencias pueden ser enviadas para:

� Oracle do Brasil Rua Alfredo Egídio de Souza Aranha, 100 - São Paulo - CEP 04726-170 A/C Silvia Tonissi +55.11.5189-3060 Email: [email protected]


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C A P Í T U L O

1 Introducción

E l Manual de referencia de la localización de General Ledger suministra la información

necesaria para usar en forma efectiva las localizaciones realizadas para Colombia.

Este Manual pretende ser una herramienta de consulta para los usuarios finales del Módulo de General Ledger, que requieran obtener información acerca de las Localizaciones que este módulo contempla. Estas localizaciones surgen principalmente por los siguientes requerimientos legales de Colombia:

- Informe Cuenta-Nit Detallado

- Medios Magnéticos Colombia

- Unificación Tributaria de los Terceros en los Módulos de HR, A.R, A.P y G.L.


8

Colombian General Ledger Localization

LAD Consulting Localizations ha creado para Colombia una solución con programas, pantallas y reportes para atender algunos requerimientos específicos de las empresas del país.

La solución de General Ledger para Colombia tiene las siguientes funcionalidades:

• Informe Cuenta-Nit Detallado

• Medios Magnéticos Colombia ( Nit Management)

• Medios Magnéticos Colombia ( Sub Ledger Accounting)

• Unificación Tributaria de los Terceros en los Módulos de HR, A.R, A.P y G.L.

La configuración necesaria y uso está en detalles en este documento.

Premisas

Como consideración necesaria para la operación de las localizaciones, se requiere la existencia de los módulos de AP, PO, GL y AR en las instalaciones de Oracle Financials de los clientes.

Consulta el manual de Oracle General Ledger User Guide para tener las informaciones del uso de las funcionalidades “core” del modulo de General Ledger.

Consulta el manual de Oracle Financials for Colombia para tener las informaciones del uso de las funcionalidades globalizadas del modulo de General Ledger.


9

C A P Í T U L O

2 Informe Cuenta- NiT Detallado

El objetivo de este capitulo es suministrar la información necesaria para generar el reporte

Cuenta – Nit Detallado, lo cual facilita los analisis contables por tercero para un periodo y rango de cuentas especifico.

La localizacion del reporte Cuenta Nit Detallado para Colombia utiliza pantallas adicionales que permiten capturar la informacion basica para el procesamiento de ejecutables que permiten el adecuado funcionamiento de los terceros en los recibos miscelaneos.

La visualizacion de estas pantallas se realizan de dos maneras:

1-Presionando la opcion de Tools creado en la barra de herramientas llamado “CLL Extension” cuando la funcionalidad localizada se encuentre en pantallas tipo (Forms)

2-Presionando un boton (Additional Information) creado en las pantallas tipo (html) donde se ha adiciono funcionalidad localizada y en la cual se capturan los parametros. Ejemplo:


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Ciclo de Generación del Informe Cuenta – Nit Detallado

Paso Nombre

1.

En la responsabilidad CLL Latin America –Colombian General Ledger y específicamente en la opción de reportes, se encuentra matriculado el reporte Third Party Detail Report, el cual le permitirá listar por cuenta, periodos y tercero los movimientos e historial de uno o varios NIT’S.

Generación del Reporte Informe Cuenta – Nit Detallado

Reporte de Informe Cuenta NIT Detallado

CL Latin America –Colombian General Ledger / Reportes / Run

Parámetros de Ejecución del Reporte


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Nombre Compania (Obrigatório) PICK

En este parámetro debe ser informado cual es la Entidad Legal

Período Inicial/Final (Obrigatório) PICK

El informe presenta parámetros de ejecución a nivel de periodos Desde-Hasta para obtener movimientos específicos en un periodo o historiales

Cuenta Desde/Hasta (Obrigatório) PICK

El informe presenta parámetros de ejecución a nivel de cuentas Desde-Hasta para obtener movimientos específicos por rangos de cuentas.

Detalla Tercero (Opcional) PICK

El informe presenta parámetros de ejecución a nivel del tercero para generar reportes resumidos o detallados.

Detalla Movimientos (Opcional) PICK

El informe presenta parámetros de ejecución a nivel de los movimientos del tercero para generar reportes resumidos o detallados.

Tercero (Opcional) PICK

El informe presenta parámetros de ejecución a nivel del tercero, el cual permite analizar todos los terceros o uno especifico

Salida del Reporte

Pepsi de Colombia ID: 860531390 Fecha Informe 28-MAR-2005 11:59 Informe Cuenta/Subcuenta/Terceros Divisa: COP Cuenta Des001.010.100000.01 De : ENERO-05 a: ABRIL-05 Página: 1 de 1 Hasta: 001.030.520000.01 Categoría Fecha Documento Saldo Inicial Débito Crédito Saldo Final --------------- Ctb. ---------------------------- --------------- --------------- --------------- --------------- CUENTA:100000 Activos Directos 0 1,199,900 100,000 1,099,900 MARIA DEL CARMEN MARTINEZ 51894070 --> --> 0 1,199,900 100,000 1,099,900 Asientos Manual 01-APR-05 1,000,000 0 Asientos Manual 20-JAN-05 ASIENTOS DE TERCEROS DEL EXTR 100,000 0 Asientos Manual 20-JAN-05 ASIENTOS DE TERCEROS DEL EXTR 0 100,000 Asientos Manual 31-JAN-05 99,900 0


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C A P Í T U L O

3 Medios Magnéticos Nit Management

El objetivo de este capitulo es ilustrar la manera adecuada de suministra la información a que se

refieren los literales del articulo 631 del Estatuto Tributario, Decretos y Resoluciones a la Unidad Administrativa Especial (DIAN).

La funcionalidad Nit Management crea un repositorio donde almacena y mantiene actualizado los movimientos por periodo y cuenta contable para cada tercero que se involucre en una transacion contable. Este repositorio es la fuente natural de extraccion de todos los movimientos por cuenta , periodo y tercero requeridos por las funcionalidades de medios magneticos.

Para la correcta operación de la localizacion de Medios Magneticos, se requiere la existencia y correcta configuración de los módulos de AP, AR y GL con sus respectivas globalizaciones para Colombia. Es importante que los usuarios finales esten familiarizados con los manuales funcionales de la globalización de General Ledger para Colombia.

La localizacion de Medios Magneticos para Colombia utiliza pantallas adicionales que permiten capturar la informacion basica para el procesamiento de ejecutables que permiten la adecuada generacion de los archivos de Medios Magneticos para Colombia.




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Pre-Requisitos Medio Magnetico Nit Management

• Se requiere la existencia y correcta configuración de los módulos de Account Payables, Account Receivables, y General Ledger.

• Se requeier la existencia y correcta configuracion de las globalizaciones de Account Payables para Colombia, Account Receivables para Colombia y General Ledger para Colombia.

• Los asientos manuales donde se involucren transacciones propias de la compañia o transacciones de terceros pertenecientes a clientes o proveedores podran ser ingresados habitualmente desde las funcionlidades de General Ledger, poblando el (GDF) a nivel de de cada lina del asiento.

• Cada asiento contable donde se involucren cuentas que requieran Taxpayer ID deben ser obligatoriamente procesados por el programa de Nit Management funcionalidad globalizada para Colombia.


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Configuración

Ciclo de Generación de Medios Magnéticos

Paso Nombre

1. Asignacion y configuracion de los perfiles pertenecientes a la solucion de medios magneticos para Colombia.

2.

Configure conceptos padres de dos dígitos y conceptos hijos de cuatro dígitos para el año gravable a reportar mediante la Pantalla “Literales”. A cada uno de los conceptos hijos a informar asóciele la consulta que aplica según el valor informado y su naturaleza contable, si posee valor mínimo ingréselo o si el valor informado requiere una asociación con un primer valor informado seleccione en el campo padre (solo de un segundo a noveno valor informado). Por ultimo ingrese el rango o rangos de cuentas flexfield donde almacena la información relacionada con el sub concepto y valor informado en Oracle General Ledger.

En la barra del menú principal despliegue la opción de TOOLS para ingresar detalles adicionales relacionados con:

Asociar el Sub-Concepto el formato a informar.

Asociar el Sub-Concepto el concepto a informar.

Asociar el Sub-Concepto la versión a la que corresponde el formato.

3. Configure tantos formatos como archivos XML usted este obligado a informar.

4. Genere e Imprima el reporte Reporte de Verificación de Configuración de Literales, Cuentas y valores Mínimos para revisar y corregir posibles errores.

5. Ejecute el Programa Generación de Movimientos Medio Magnético de Colombia este programa genere la extracción de todos los terceros según la configuración ingresada.

6. Genere e Imprima el reporte “Reporte de Transacciones y Balances por Cuenta y Nits” este reporte mostrara la información extraída por cada literal, Cuenta y Nit.

7. Genere el programa Aplicación de Topes Medio Magnético de Colombia este programa definirá los registros que se informen en otros subliterales específicos para informar topes.

8. Genere e Imprima el reporte “Reporte de Transacciones y Balances por Cuenta y Nits” este reporte mostrara la información extraída por cada literal, Cuenta y Nit.

9. Ingrese a la responsabilidad LAD LOCALIZATION MAGNETIC MEDIA FOUR COLOMBIA y proceda a correr los siguientes procesos.

10. Genere el programa (Actualización de Datos de Medios Magnéticos)


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11. Observe en la pantalla de visualización y actualización de formatos la información a ser impresa en los diferentes archivos xml.

12. Genere el reporte (Generacion de Archivo XML)

Configuración de Perfiles

Al nivel de la responsabilidad LAD Localizations Magnetic Media four Colombia se deberan configurar cinco (5) perfiles habilitados para la configuracion especifica de la funcionalidad.

Administrador del Sistema -> Perfiles -> Sistema

1. CLL F041: Allow Extension for Colombian Magnetic Media.

Permite habilitar la extencion para la captura de informacion perteneciente a la solucion localizada. Este perfil debe estar habilitado con el valor de Yes

2. CLL F041: XML File Maximum Lines.

El perfil permite agrupar archivos con un numero maximo de lineas especificas, el cual es el control que se requiere por cada archivo XML. Este perfil debe estar habilitado con un valor numerico segun las especificaciones establecidas para tal fin.

3. CLL F041: XML File Version.

Este perfil permite asignar de manera general a todos y cada uno de los formatos el numero de la versión.

4. CLL F041: Threshold Name.

El perfil permite asignar el nombre que se utilizara para los valores mínimos en cada concepto. Este perfil debe registrar el siguiente valor 222222222 (CUANTIAS MENORES)


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5. CLL F041: Debug Magnetic Media.

El perfil permite habilitar codigos tecnicos unicamente para la generacion final de los archivos XML.

Configuración de Literales y Subliterales

Esta pantalla permite ingresar los conceptos padres e hijos consignados en los artículos del Estatuto tributario y en las resoluciones vigentes para el año gravable a reportar.

Requisitos Previos

Debe tener definido en los módulos de A.P y A.R una sucursal principal, esta categorización se obtiene mediante un flexfield de la globalización a nivel de sucursal. Solo puede estar definida una sucursal como principal.

Para efectos de poder mapear el código CIIU al cual pertenece el tercero, se hace necesario que los proveedores y clientes a nivel de sus sucursales principales y específicamente en los campos de dirección trabajen las mismas combinaciones de Ciudad y Estado utilizados en la pantalla de Ciudades y Códigos de la responsabilidad de LAD LOCALIZATIONS MAGNETIC MEDIA FOR COLOMBIA.

Debe tener definido a nivel de la reponsabilidad (Application Developer) y especificamente en la pantalla de Lookups el tipo CLL_F041_GL_MG_COUNTRY este lookup pertenecen a todas las listas de valores correspondientes a los codigos de paises asignados por la Administracion de Impuestos DIAN para efectos de reportar en los archivos XML.

Campos

La generación de los medios magnéticos utiliza como fundamento la configuración de Literales para definir los conceptos y sub conceptos y el orden de generación y la aplicación de valores mínimos en la extracción de la información, Como recomendación Configure el valor Literal (padre); luego, Sub concepto (hijo)

Configuración de Literal

Medios Magnéticos -> Configuración MM->Literales


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Código Literal (Requerido) EDIT

Ingrese el número de dos digitos para trabajar el concepto padre el cual fue asignado por la DIAN según la resolución vigente para el año a Reportar

� Al configurar un Literal (Padre) ingrese el concepto de dos dígitos identificado en la resolución. Ejemplo: Como registros de movimientos (Padre) Concepto 11 (Hijo) Sub-concepto 01 en el Concepto (Padre)= 11, Sub-concepto = 1101.

Año a Reportar (Requerido) EDIT

Seleccione el año a reportar en el Medio Magnético a configurar. La aplicación desplegara la lista de valores de aquellos años que contiene información en Oracle General Ledger. Campo numérico de cuatro caracteres.

Descripción (Requerido) EDIT

Ingrese la descripción del concepto a informa bajo este literal. Este campo es de carácter obligatorio y de tipo carácter de tamaño 100

Nacional Informado (Condicional) EDIT

Marque la Casilla, Sí para el literal dado se deben informar movimientos Nacionales.

Nacional Límite (threshold) (Condicional) EDIT

Marque la Casilla, Sí para el literal los movimientos Nacionales se deben reportar de acuerdo con un valor mínimo. Al marcar esta casilla se habilita el campo para que ingrese el límite.

Exterior Informado (Condicional) EDIT

Marque la Casilla, Sí para el literal se debe informar movimientos del Exterior.

Exterior Límite (threshold) (Condicional) EDIT

Marque la Casilla, Sí para el literal dado los movimientos del Exterior se deben reportar de acuerdo con un valor mínimo.

Valor Limite (Condicional) EDIT

Valor limite a ser reportado, a nivel de literal padre, este hace la validación que todos los subliterales asociados a un Nit sumados por padre, si pasan este limite se reportan, si no se validan limites independientes por subliteral.

Configuración de Subliteral

Medios Magnéticos -> Configuración MM->Literales


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Sub Concepto (Requerido) EDIT

Ingrese el número del subliteral asignado por la DIAN según la resolución vigente para el año a Reportar


Seleccione el año a reportar en el Medio Magnético a configurar. La aplicación desplegara la lista de valores de aquellos años que contiene información en Oracle General Ledger. Campo numérico de cuatro caracteres.


Ingrese la descripción del concepto a informa bajo este literal. Este campo es de carácter obligatorio y de tipo carácter de tamaño 100

Nacional Informado (Condicional) EDIT

Marque la Casilla, Sí para el literal dado se deben informar movimientos Nacionales.

Nacional Límite (threshold) (Condicional) EDIT

Marque la Casilla, Sí para el literal los movimientos Nacionales se deben reportar de acuerdo con un valor mínimo. Al marcar esta casilla se habilita el campo para que ingrese el límite.

Exterior Informado (Condicional) EDIT

Marque la Casilla, Sí para el literal se debe informar movimientos del Exterior.

Exterior Límite (threshold) (Condicional) EDIT

Marque la Casilla, Sí para el literal dado los movimientos del Exterior se deben reportar de acuerdo con un valor mínimo.

Exclusion Sub Concepto Aplicacion Valores Minimos (Condicional) EDIT

Marque la Casilla, Sí el Sub-concepto debe ser excluido para la sumatoria a nivel del concepto padre que los esta agrupando.


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Valor Informado (Requerido) EDIT

Ingrese el valor a informar (campo numerico tamaño 1). Este campo permite configurar de 1 a 9 valores por cada sub-concepto asociado. Esto segun lo establecido en las resoluciónes vigentes para el año a reportar.

� Recuerde que si los valores a informar sub-siguientes 2,3,4,5,6,7,8,9 no son requridos por el Sub-concepto a configurar, no es necesario ingresarlo (Campo en Blanco)


Ingrese la descripción (campo caracter tamaño 100) del concepto a informar. Este campo es de carácter obligatorio.

Tipo de Movimiento (Requerido) EDIT

En este campo debe ingresar la forma en que el programa de medios magnéticos va a tomar la información con base en el rango de cuentas. Como siempre las cuentas tienen reversiones o ajuste es mejor escoger los tipos de movimiento que tienen en cuenta debito –crédito o crédito-debito. Para saber cual seleccionar debe tener en cuenta la naturaleza de las cuentas que usa para el sub-concepto. Si la naturaleza de las cuentas es Debito, use los que dicen Debito-Crédito. Si la naturaleza de las cuentas es Crédito, use los que dicen Crédito-Débito.

Suma de Transacciones Debito-Crédito o Crédito-Debito: Este tipo de movimiento se le debe asignar a la mayoría de los literales que se caracterizan por una suma acumulada.

Saldos de Debito-Crédito o Crédito-Debito: Este tipo de movimiento se le debe asignar a los Sub conceptos que requieren saldos como los alticulos 10,11 y 12 de la resolucion de medios magneticos.

Zona Literal Padre

Código (Condicional) EDIT

En caso configurar un sub-concepto donde se trabajen valores informados 1,2,3,4,5,6,7,8 y 9 la selección de este campo es básico para los valores informados del 2 al 9 los cuales se deben asociar a valores informados 1.


20

Requisitos Previos

A nivel de la reponsabilidad (Application Developer) y especificamente en la pantalla de Lookups se deben actualizar los siguientes listas de valores:

CLL_F041_GL_MG_CONCEPTOS

CLL_F041_GL_MG_FORMATOS

CLL_F041_GL_MG_TAG_DET

CLL_F041_GL_MG_DOCUMENT_TYPE

CLL_F041_GL_MG_LABEL

Estos lookups pertenecen a todas las listas de valores corespondientes a los conceptos, formatos, codigos tag de cada formato, tipos de documentos y campos a reportar

Informaciones Adicionales

En la barra del menú principal despliegue la opción de “TOOLS -> CLL Additional Info” para ingresar detalles adicionales relacionados con:

1. Formato Asociado al Sub Literal

2. Concepto Asociado al Sub Literal

3. Version

Formato (Requerido) PICK

Asociacion de los sub codigos al formato a utilizar, para efectos de la generacion del archivo xlm


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Concepto (Requerido) PICK

Asociacion de Sub conceptos, formatos y conceptos

Version (Requerido) PICK

Asociar la version a la que pertenece el concepto

Configuración de Literales y Cuentas Asociadas

Esta pantalla permite asignar a cada sub-concepto de literal una consulta de extracción al la cual se le asigna el respectivo rango de cuentas.

Requisitos Previos:

Definir los conceptos y sub conceptos.

Identificar en el PUC las cuentas que reciben la información a reportar. Se recomienda desagregar las cuentas de detalle que facilite la información a reportar Por Eje:

240801 IVA generado por Operaciones no gravadas

240815 IVA descontable por intereses y gastos financieros.

240820 IVA descontable por Cargos Diferidos y Gastos

236505 Retefuente Salarios y pagos laborales

236540 Retefuente Compras.

Configuración de Literales y Cuentas Asociadas

Medios Magnéticos->Configuración-> Literales-> Cuentas


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Flexfield Contable Inicial-Final (Requerido) PICK

Ingrese el rango de cuentas donde se encuentra almacenada la información a reportar en cada valor a informar del sub-concepto. Recuerde registrar la información relacionado con el flexfield del juego de libros donde se extractara.

Configuración de Formatos XML

Esta pantalla permite configurar todos los formatos a los cuales el contibuyente esta obligado a informar ante la Administracion de Impuestos Nacionales (DIAN).

Requisitos Previos

Debe tener definido a nivel de la reponsabilidad (Application Developer) y especificamente en la pantalla de Lookups los tipos:

CLL_F041_GL_MG_CONCEPTOS

CLL_F041_GL_MG_FORMATOS

CLL_F041_GL_MG_TAG_DET

CLL_F041_GL_MG_DOCUMENT_TYPE

CLL_F041_GL_MG_LABEL

Estos lookups pertenecen a todas las listas de valores corespondientes a los conceptos, formatos, Codigos Tag de cada Formato, tipos de documentos y Campos a reportar - visualizar en la pantalla de la localizacion de medios.

Configuración de Formatos XML

Localizacion -> Medios Magneticos->Configuracion de Formatos XML

Esta pantalla esta compuesta por dos (2) secciones discriminadas de la siguiente manera:


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Formatos

Los formatos de encabezado contienen la informacion necesaria para ser diligenciados en forma precisa y obligatoria, teniendo en cuenta las caracteristicas asignadas para cada una de las casillas que conforman el archivo de encabezado.

Año (Requerido) PICK

Año en el cual se reportaran los movimientos para efectos de la generacion del archivo xml.


Numero de formato a utilizar según la informacion que se pretenda utilizar.

Nombre del formato (Requerido) PICK

Descripcion del tipo de informacion a reportar, la cual esta asociada al numero de formato.

Atributo Detalle (Requerido) PICK

Es el atributo perteneciente a cada formato, el cual esta ubicado inmediatamente despues del cierre de la informacion de cabecera. Es importante precisar que esta atributo cambia para cada formato.

Columnas de formato

En el formato de contenido se debe tener encuenta para el reporte de los terceros el tipo de dato y la longitud del campo, el elemento que identifica este archivo, depende del tipo de informacion que se esta enviando.

Secuencia (Requerido) EDIT

La secuencia permite dar un ordemaniento unico a cada atributo.

Atributo (Requerido) EDIT

Es el nombre o abreviatura utilizado por cada atributo para efectos de informar en cada formato. Esta informacion se debe tomar de los anexos enviados por la Dian

Columna a Imprimir (Requerido) PICK

Es el sinonimo de la informacion a reportar (Atributo) la cual se encuentra en G.L (Localizacion)

Tipo de Dato (Requerido) PICK

El tipo de dato es informado en cada formato y el cual esta asociado a la caracteristica del atributo. Esta informacion se debe tomar de los anexos enviados por la Dian

Longitud (Requerido) EDIT

La longitud del atributo esta informada en cada formato a reportar. Esta informacion se debe tomar de los anexos enviados por la Dian


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Requerido (Requerido) PICK

Las caracteristicas de requerido o no estan informadas en cada formato a reportar. Esta informacion se debe tomar de los anexos enviados por la Dian. Las validaciones efectuadas sobre cada campo se traduciran en la pantalla de formatos y conceptos con el siguiente valor (* ?) el cual le permitira al usuario final establecer el faltante de informacion para cada formato.

Suma (Requerido) PICK

Este atributo unicamente aplica para los atributos (Primer Valor y Segundo Valor) Este permiteestablecer la carateristica de sumatoria de los valores a informar.

Extraer Movimientos

Este proceso realiza la extracción de todos los movimientos por tercero asociados a los conceptos configurados

Requisitos Previos

• Definir cada uno de los Conceptos y Sub conceptos.

• Haber configurado el concepto y sub-concepto con cada uno de sus valores informados, aplicabilidad de cuantias minimas si fuera requerido y las respectivas adjudicasiones de a una consulta y flexfield de cuenta.

Localización Colombia -> Programa de Medios Magnéticos -> Obtener Movimientos

Parámetros de la Solicitud


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Año a Reportar (Requerido) PICK

Seleccione de la lista el año para el cual extractara movimientos según la configuración de los sub-conceptos a reportar.

Período Inicial (Requerido) PICK

Seleccione de la lista de valores el periodo inicial para extraer movimientos dentro del año a reportar.

Período Final (Requerido) PICK

Seleccione de la lista de valores el periodo final para extraer movimientos dentro del año a reportar

Literal Inicial (Requerido) PICK

Seleccione de la lista de valores el código de literal inicial para extraer movimientos dentro del año a reportar.

Literal Final (Requerido) PICK

Seleccione de la lista de valores el sub-concepto de literal final para extraer movimientos dentro del año a reportar. La aplicación utilizara el rango entre el valor inicial y final para generar sé extracción de movimientos.

Botón OK (Condicional) PICK

Al oprimir el Botón OK se generara una solicitud concurrente con su respectivo ID, que puede ser monitoreada a través de la pantalla ver solicitudes y verificar su estado y momento de finalización.

Aplicacion de Topes

Para algunos literales y sub-conceptos la DIAN Obliga a reportar los movimientos por NIT que sean iguales o superiores a un valor mínimo dado. Este proceso realiza un filtro a todos los movimientos extraídos y selecciona aquellos mayores o iguales al valor mínimo configurado en el sub concepto.

Cuando se realiza la generación del Medio Magnético en los formato XML, el procedimiento revisa el filtro realizado en la aplicación de topes y reporta solo aquellos seleccionados. Aquellos no selecinados para reporta seran informados en el Nit 222222222 (Cuantias menores)


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Localización Colombia > Programa de Medios Magnéticos > Aplicar Topes

Parámetros de la solicitud


Seleccione de la lista el año a reportar para el cual aplicara topes o valores mínimos a los movimientos almacenados en la tabla de Medios Magnéticos.


Seleccione de la lista de valores el sub-conceptol inicial desde el cual se aplican los topes o valores mínimos de los movimientos extraídos dentro del año a reportar.


Seleccione de la lista de valores el sub-concepto final hasta el cual se aplicaran topes o valores mínimos de los movimientos extraídos dentro del año a reportar.

.

Actualizacion de Datos Medios Mangeticos

En la responsabilidad de Soluciones LA-General Ledger Colombiano y en la opción de generación de medios magnéticos se debe correr el ejecutable (Actualizacion Medios Magneticos). Este ejecutable pobla la pantalla de (Conceptos y Formatos) con la informacion de cabecera de cada formato y sus respectivos conceptos.

Nota:

Es importante precisar que los demas atributos adjudicables al tercero como tipo de documento, digito de verificacion, nombres, direccion, pais, ciudad y departamento deben encontrarse actualizados en la pantalla de mantenimiento de terceros, perteneciente a otra funcionalidad localizada y disponible para Colombia. (Ver capitulo # 4 de este manual)


27


Seleccione de la lista el año a reportar para el cual actualizara los movimientos almacenados en la tabla de Medios Magnéticos.

Formato Inicial (Requerido) PICK

Seleccione de la lista el formato a reportar según las carateristicas exigidas en los archivos XML. Podran efectuarse actualizaciones por formato o grupo de formato, esto basicamente depende si se estan configurando sub-concepto por sub-concepto o de manera conjunta todos los sub conceptos.

Formato Final (Requerido) PICK

Seleccione de la lista el formato a reportar según las carateristicas exigidas en los archivos XML. Podran efectuarse actualizaciones por formato o grupo de formato, esto basicamente depende si se estan configurando sub-concepto por sub-concepto o de manera conjunta todos los sub conceptos.

.

Visualización y Actualización de Formatos -Conceptos

Esta pantalla permite visualizar y actualizar la informacion por concepto y formato. Adicionalmente le permitira efectuar cargues masivos de informacion para aquellos conceptos en los cuales el formato no solicita informacion de terceros.


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Notas:

• Los conceptos a nivel de cabecera y detalle ingresados o actualizados manualmente deberan ajustarse a las especificaciones tecnicas de archivos XML, utilizando el boton de actualizacion de cabecera y detalles.

• El campo perteneciente a NIT esta efectuando validaciones contra todos los campos descriptivos que pertenecen al tercero. Cualquier inconsistencia a este nivel debera ser actualizada o modificada en la localizacion de mantenimiento de terceros.

• Las validaciones efectuadas sobre cada campo se traduciran en la pantalla de formatos y conceptos con el siguiente valor (* ?) el cual le permitira al usuario final establecer el faltante de informacion para cada formato.

• El tema de asignacion de consecutivos a terceros del exterior es controlado por la localizacion bajo dos procedimientos a saber.

o A- La asignada por el ente regulador de su pais de origen. Este codigo fiscal o clave es tomado directamente de los subledger de A.P y A.R

o B- Aquellos terceros que en su pais de origen no tienen asignado un consecutivo o clave fiscal. La asignacion debera realizarse de manera manual (Procedimiento) en los modulos de A.P o A.R cada vez que se capture un tercero con las caracteristicas antes señaladas. Dicho consecutivo debe iniciar en 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444445000, los cuales seran tomados directamente desde los subledger de A.P y A.R.

• A continuacion se detallan las especificaciones tecnicas de las tablas involucradas en la pantalla de conceptos y formatos a nivel de cabecera y lineas.

o JL_CO_GL_NITS: contiene información de los terceros a reportar o CLL_F041_GL_MG_HEADER: Cabecera de la información a reportar o CLL_F041_GL_MG_LINES: Detalle o lineas a reporter

• CLL_F041_GL_MG_HEADER

Todos los campos son obligatorios y necesarios


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Columna Ob Tipo Detalle

MG_HEADER_ID Si NUMBER Llave primaria, utiliza secuencia: (cll_f041_gl_mg_header_s)

SET_OF_BOOKS_ID Si NUMBER Id de Libro

REPORTED_YEAR Si VARCHAR2

(4 Byte) Año a reportar

REGISTER_TYPE Si VARCHAR2

(1 Byte) Constante 1

PERSON_TYPE Si VARCHAR2

(2 Byte) Constante 31

COMPANY_NIT Si VARCHAR2

(14 Byte) Nit de la empresa

VERIFYING_DIGIT Si VARCHAR2

(1 Byte) DV

COMPANY_NAME Si VARCHAR2

(60 Byte) Nombre de la compañía

ECONOMIC_ACTIVITY_CODE Si VARCHAR2

(4 Byte) Código de la Actividad Económica

COMPANY_ADDRESS Si VARCHAR2

(40 Byte) Dirección de la Compañía

CITY_CODE Si VARCHAR2

(5 Byte) Código CIIU de la Ciudad a la que pertenece la Compañía

COUNT_LITERAL

Si

NUMBER

Cantidad de registros, Se enviarán archivos con máximo 5000 registros; si se deben reportar más de 5000 registros se fraccionara la información en archivos de 5000 registros o menos.

TOTAL_VALUE Si NUMBER Valor total informado

EMAIL Si VARCHAR2

(40 Byte) Dirección de correo de la Compañía

CONCEPT Si

NUMBER (2) Concepto 1 = Inserción 2 = Reemplazo

FORMAT Si NUMBER (5) Formato SHIPMENT_DATE Si DATE Fecha de Envío

START_DATE

Si

DATE

Fecha de periodo desde

END_DATE Si DATE Fecha de periodo desde LAST_UPDATE_DATE Si DATE Campos de Auditoria LAST_UPDATED_BY Si NUMBER Campos de Auditoria CREATION_DATE Si DATE Campos de Auditoria CREATED_BY Si NUMBER Campos de Auditoria LAST_UPDATE_LOGIN Si NUMBER Campos de Auditoria

• CLL_F041_GL_MG_LINES

Columna Null Tipo Detalle

MG_LINE_ID Si NUMBER Llave primaria, utiliza secuencia: (cll_f041_gl_mg_lines_s)

MG_HEADER_ID

Si

NUMBER

Llave foránea hacia la tabla CLL_F041_GL_MG_HEADER, llave primaria insertada en la tabla anterior

FIRST_REPORTED_VALUE No NUMBER Primer valor reportado SECOND_REPORTED_VALUE No NUMBER Segundo valor reportado THIRD_REPORTED_VALUE No NUMBER Tercer valor reportado FOURTH_REPORTED_VALUE No NUMBER Cuarto valor reportado FIFTH_REPORTED_VALUE No NUMBER Quinto valor reportado


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SIXTH_REPORTED_VALUE No NUMBER Sexto valor reportado SEVENTH_REPORTED_VALUE No NUMBER Septimo valor reportado EIGHTH_REPORTED_VALUE No NUMBER Octavo valor reportado NINTH_REPORTED_VALUE No NUMBER Noveno valor reportado LAST_UPDATE_DATE Si DATE Campos de Auditoria LAST_UPDATED_BY Si NUMBER Campos de Auditoria CREATION_DATE Si DATE Campos de Auditoria CREATED_BY Si NUMBER Campos de Auditoria LAST_UPDATE_LOGIN Si NUMBER Campos de Auditoria

NIT_ID Si

NUMBER Código del tercero reportado, llave primaria de la tabla JL_CO_GL_NITS (nit_id)

OWNER_NIT_ID No NUMBER Código del tercero reportado (Mandante), llave primaria de la tabla JL_CO_GL_NITS (nit_id)

.

Generacion de Archivos XML

En la responsabilidad de Soluciones LA-General Ledger Colombiano y en la opción de generación de medios magnéticos se deben correr el siguiente reporte.


Seleccione de la lista el año a generar. Este paso representa la salida final del ciclo de Generación del Medio y la generacion del tipo de formato escogido según las carateristicas exigidas en archivos XML.


Seleccione el formato a generar en archivos XML.

Notas:

Esta solicitud finalizara con ADVERTENCIA si en la pantalla de formatos y conceptos existe alguna validacion en los campos con el valor (* ?). Igualmente el Log del error informa que NIT esta presentando dicho faltante para efectos de su validacion y actualizacion.


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Archivo XML Medios Magneticos

Informacion de cabecera

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> - <mas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="1001.xsd"> - <Cab>

<Ano>2009</Ano> <CodCpt>1</CodCpt> <Formato>1001</Formato> <Version>6</Version> <NumEnvio>1</NumEnvio> <FecEnvio>2009-02-26T12:05:27</FecEnvio> <FecInicial>2009-01-01</FecInicial> <FecFinal>2009-12-31</FecFinal> <ValorTotal>3700010</ValorTotal> <CantReg>8</CantReg> </Cab>

Archivo XML Medios Magneticos

Informacion por Concepto <pagos abc="14" def="2009" ghi="5010" jkl="1111111111" mno="" pqr="42" stv="" wxyz="" mam="" nen="" ges="169" jas="CRA 39 # 39-39 PISO 39" jus="11" tlc="001" mrc="2" macfe="2" /> <pagos abc="14" def="2009" ghi="5001" jkl="25" mno="" pqr="13" stv="G" wxyz="" mam="VANESA" nen="" ges="105" jas="CLL 100" jus="" tlc="" mrc="450000" macfe="0" /> <pagos abc="14" def="2009" ghi="5002" jkl="79488258" mno="" pqr="13" stv="MUÑOZ" wxyz="ALARCON" mam="LUIS" nen="FERNANDO" ges="169" jas="CALLE 234 CRA 43434" jus="11" tlc="001" mrc="1850000" macfe="0" /> <pagos abc="14" def="2009" ghi="5003" jkl="80001002" mno="" pqr="12" stv="VARGAS" wxyz="GUZMAN" mam="JORGE" nen="HUMBERTO" ges="169" jas="CALLE 23 # 56-89 EDIFICIO VERDE CLARO PUENTE PASO NIVEL 45" jus="54" tlc="480" mrc="1" macfe="1" /> <pagos abc="14" def="2009" ghi="5005" jkl="830053693" mno="2" pqr="31" stv="" wxyz="" mam="" nen="" ges="" jas="" jus="" tlc="" mrc="1" macfe="1" /> <pagos abc="14" def="2009" ghi="5008" jkl="860531396" mno="1" pqr="31" stv="" wxyz="" mam="" nen="" ges="169" jas="CALLE 10 CRA 11" jus="11" tlc="001" mrc="1" macfe="1" /> <pagos abc="14" def="2009" ghi="5001" jkl="860531396" mno="1" pqr="31" stv="" wxyz="" mam="" nen="" ges="169" jas="CALLE 10 CRA 11" jus="11" tlc="001" mrc="800000" macfe="0" /> <pagos abc="14" def="2009" ghi="5001" jkl="996583" mno="" pqr="42" stv="" wxyz="" mam="" nen="" ges="169" jas="CALLE 6 #76" jus="11" tlc="001" mrc="600000" macfe="0" /> </mas>


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Reportes de Medios Magnéticos

Los reportes construidos en el modulo de Medios Magnéticos son:

• Reporte de Verificación de Configuración de Literales, Cuentas y Valores Mínimos

• Reporte Transacciones y Balances por Literal, Cuenta y NITS

• Reporte de Transacciones y Balances por Literal y NITS para la DIAN

Localización Colombia -> Programa de Medios Magnéticos

A continuación se relaciona los parámetros a ingresar para su generación la información que reportan y una muestra de cada uno de ellos.

.

Reporte de Verificación de Configuración de Literales, Cuentas y Valores Mínimos

Este informe permite visualizar la configuración de Literales y subliterales o subcodigos con su respectiva consulta, valor mínimo y rango de cuentas del año a reportar.

Parámetros


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Seleccione de la lista el año a reportar para el generara el reporte.


Seleccione de la lista de valores el sub codigo inicial desde el cual se presentara el informe.


Seleccione de la lista de valores el sub codigo final hasta el cual se presentara el informe

Status de Medios Magnéticos (Opcional) PICK

Este campo tiene los siguientes valores:

• Literal Nuevo o actualizado

• Procesado por Programa de Generación de Movimiento

• Procesado por el Proceso de Aplicación de topes

Puede dejar este campo en blanco para que aparezcan en el reporte todos los literales configurados.


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Libro Contable SURATEP Literals Configuration Verification Report Fecha Informe: 01-ABR-2003 15:57 Página: 1 / 1 Año Informado: 2003 Inicio Literal: Fin: Estado Medios Magnéticos: Valor Valor Cuenta Inferior / Estado Literal Informado Descripción Límite Principa Tipo Movimiento Cuenta Superior Medios Magnéticos ---------- ---------- ------------------------------ ---------------- l -------------------------------- ---------------------------------- -------------------------- -------- 72 PAGOS O ABONOS (RETEFUENTE) 10,000,000 Procesado por Límite 7215 SERVICIOS (RETEFUENTE) Literal Nuevo o Actualizado 1 Retencion en la Fuente 7515-1 Saldos Débito - Crédito ST.25550500.0.0.0.0 ST.25550599.ZZZZZZ.ZZ.ZZZ.Z 75 PAGOS O ABONOS Literal Nuevo o Actualizado 7515 SERVICIOS (PAGO) Procesado por Límite 1 Valor Abonado o Pagdo 12,000,000 Sumar Débito - Crédito de ST.25550546.0.0.0.0 Transacciones ST.25550546.ZZZZZZ.ZZ.ZZZ.Z ST.5.0.0.0.0 ST.59999999.ZZZZZZ.ZZ.ZZZ.Z **** Fin de Informe ****


35

.

Reporte de Movimientos por Literal, Cuentas y NITs

Este informe permite verificar los movimientos por Nit extraídos para un concepto y sub concepto o y un rango de cuentas. Los valores a reportar en el medio se deben aproximar al múltiplo de mil más cercano, debido a ello este reporte se presenta en MILES de pesos; para facilitar la verificación de valores.

Parámetros


Ingrese el año a reportar.


Seleccione de la lista de valores el sub concepto de literal inicial desde el cual se presentara el informe.


Seleccione de la lista de valores el sub concepto de literal final hasta el cual se presentara el informe


1

COMPAÑIA SURAMERICANA ADMINISTRADORA DE RIESGOS PR Literals, Accounts, and Third Party Movements Report Fecha: 03-ABR-2003 08:47:24 Página: 1 / 74 ID Contribuyente Cía: 800256161 - Dígito Verifción 9 Año Informado: 2003 Inicio Literal: 72 Fin Literal: 7515 Valor |--------------------- Tercero ----------------------| Literal Informado Cuenta Inferior Cuenta Superior ID Tipo Nombre Primer Valor Segundo Valor ---------- ------------ ------------------------- ------------------------- ---------- --------------- ------------------------------- ------------------ ------------------ 7215 1 ST.25550500.0.0.0.0 ST.25550599.ZZZZZZ.ZZ.ZZZ 800197384 Entidad Legal DIRECCION IMPUESTOS Y ADUANAS 351,783,008 0 .Z NACIONALES MEDELLIN 811008854 Entidad Legal RECONOCIMIENTOS S A 69,958 0 890102018 Entidad Legal ALCALDIA DISTRITAL DE 939,594 0 BARRANQUILLA 890399012 Entidad Legal TESORERIA MUNICIPAL DE CALI 2,463,278 0 890900854 Entidad Legal CAMARA COLOMBIANA DE LA 279,000 0 CONSTRUCCION CAMACOL 891480030 Entidad Legal ALCALDIA DE PEREIRA 589,577 0 899999061 Entidad Legal TESORERIA DISTRITAL DE BOGOTA 5,937,477 0 ------------------------------ ------------------ ------------------ Rango Total de Cuentas: 362,061,892 0 ---------------------- ------------------ ------------------ Total Subliteral: 362,061,892 0 ---------------- ------------------ ------------------ Total Informe: 362,061,892 0

*** Fin de Informe Literals, Accounts, and Third Party Movements Report ***


2

.

Transacciones y Balances por Literal y NITS para la DIAN

Este informe permite verificar los movimientos por Nit extraídos para un concepto o sub concepto y un rango de cuentas, una vez aplicados los topes y realizada la generación del Medio magnético en formato XML. Los valores a reportar en el Medio se deben aproximar al múltiplo de mil más cercano, debido a ello este reporte se presenta en MILES de pesos; para facilitar la verificación de valores.

Parámetros


Ingrese el año a reportar.


Seleccione de la lista de valores el sub concepto inicial desde el cual se presentara el informe.

Literal Final (Requerido) PICK Seleccione de la lista de valores el sub concepto final hasta el cual se presentara el informe


3

Literals and Third Party Movements Report COMPAÑIA SURAMERICANA ADMINISTRADORA DE RIESGOS PR Fecha 03-ABR-2003 08:50:30 Pág 1 / 4 ID Contribuyente Cía: 800256161 - Dígito Verif: 9 Año Informado: 2003 Inicio Literal: 72 Fin Literal: 7515 Literal ID Terceros Tipo Nombre Primer Valor Segundo Valor --------- ------------------ --------------- ---------------------------------------- ---------------- ---------------- 7215 800197384 Entidad Legal DIRECCION IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES 351,783,008 0 MEDELLIN 811008854 Entidad Legal RECONOCIMIENTOS S A 69,958 0 890399012 Entidad Legal TESORERIA MUNICIPAL DE CALI 2,463,278 0 890900854 Entidad Legal CAMARA COLOMBIANA DE LA CONSTRUCCION 279,000 0 CAMACOL 899999061 Entidad Legal TESORERIA DISTRITAL DE BOGOTA 5,937,477 0 ---------------------- ---------------- ---------------- Total Subliteral: 360,532,721 0 Fin del Reporte


4

C A P I T U L O

4 Medio Magnético Sub Ledger Accounting

El objetivo de este capitulo es ilustrar la manera adecuada de suministra la información a que se refieren

los literales del articulo 631 del Estatuto Tributario, Decretos y Resoluciones a la Unidad Administrativa Especial (DIAN).

Sub Ledger Accounting ha sido introducida dentro del desarrollo coorporativo global para standarizar procesos contables dentro de Oracle Financials y facilitar la creacion e ingreso de asientos contables que permitan mejores practicas de negocio corporativas y requerimientos fiscales y contables.

Para la correcta operación de la localizacion de Medios Magneticos, se requiere la existencia y correcta configuración de los módulos de AP, AR , CM y GL en su parte standart y algunas funcionalidades en la seccion globalizada.

La localizacion de Medios Magneticos para Colombia utiliza pantallas adicionales que permiten capturar la informacion basica para el procesamiento de ejecutables que permiten la adecuada generacion de los archivos de Medios Magneticos para Colombia.





5

Pre-Requisitos Medio Magnetico S.L.A

• Se requiere la existencia y correcta configuración de los módulos de Account Payables, Account Receivables, Cash Management y General Ledger.

• Se requeier la existencia y correcta configuracion de las globalizciones de Account Payables para Colombia en las siguientes secciones:

1. Deficion de sucursal principal (GDF) y sus correspondientes campos claves y descriptivos.

2. Calculo de impuestos de retencion de caracter nacional o municipal.

3. Ingreso del Tax Payer ID a nivel de la distribucion (GDF). Es posible dejar en blanco o asociar un taxpayer ID diferente al de la cabecera de la factura.

• Se requeier la existencia y correcta configuracion de las globalizciones de Account Receivables para Colombia en las siguientes secciones:

1. Deficion de sucursal principal (GDF) y sus correspondientes campos claves y descriptivos.

2. Calculo de impuestos de Auto-retencion, simpre y cuando la compañia este categorizada como Auto-retenedor

• Los asientos manuales donde se involucren transacciones de terceros pertenecientes a clientes o proveedores deben ser ingresados desde las funcionalidades de S.L.A desarrolladas para tal fin en cada uno de los modulos respectivamente. Para mayor informacion remitirse a los manuales de usuario de A.R y A.P de asientos manuales basados en S.L.A

• Los asientos manuales donde se involucren transacciones propias de la compañia podran ser ingresados habitualmente desde las funcionalidades de General Ledger. Es importante precisar que esta funcionalidad no debe ser uilizada para capturar asientos donde se involucren registros pertenecientes a terceros pertencientes a Cuentas a Pagar y Cuentas por Cobrar


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Configuración

Ciclo de Generación de Medios Magnéticos

Paso Nombre

1 Configuracion de los perfiles pertenecientes a la solucion de medios magneticos para Colombia.

2 Configure las informaciones basicas pertenecientes a su compañia, las cuales estan relacionadas con razon social, año a reportar, estructura de juego de libro y flexfield contable a utilizar.

3

Configure formatos de dos dígitos para el año gravable a reportar mediante la Pantalla “Formatos”. A cada uno de los formatos a informar asóciele el origen que aplica según el valor de grupo y naturaleza contable a informar. Igualmente asigne los valores minimos a reportar en aquellos formatos donde la legislacion lo solicite.

4

Configure conceptos de cuatro dígitos para el año gravable a reportar mediante la Pantalla “Formatos”. A cada uno de los conceptos a informar asóciele la consulta que aplica según el valor informado y su naturaleza contable, igualmente efectue la asociacion de cada valor con el orden de cada uno de los valores a ser informados. Por ultimo ingrese el rango o rangos de cuentas del flexfield donde almacena la información relacionada con el concepto y valor informado en Oracle General Ledger.

5 Ejecute el Programa Generación de Movimientos Medio Magnético, este programa genera la extracción de movimientos por periodo, cuenta y tercero según la configuración ingresada en la pantalla de formatos.

6 Ejecute el programa de interface de movimientos por tercero para importar informacion de otros aplicativos NO ORACLE que necesiten integrarse a la informacion procesada por Oracle Financials (A.P - A.R - GL – CM)

7 Verifique en la pantalla de Mantenimiento del Medio Magnetico la informacion de formatos – conceptos – NIT- Tercero – Movimientos a ser reportada en los diferentes archivos

8 Genere el reporte (Magnetic Media Spreadsheet Draft) para efectuar validaciones , confrontaciones que permitan establecer consistencia de informacion

9

Ejecute el Programa Generación de Medio Magnético Final, este programa genera los datos finales desde las tablas ya validadas de extracción de movimientos por periodo, cuenta y tercero según la configuración ingresada en la pantalla de formatos y conceptos, igualmente actualiza el histórico de saldos del año por cuenta y tercero.

10 Genere el reporte (Magnetic Media Spreadsheet Final) para efectuar los archivos finales por formato a ser cargados y enviados a la DIAN.


7

Configuración de Perfiles

Al nivel de la responsabilidad LAD Localizations Magnetic Media four Colombia se deberan configurar dos (2) perfiles habilitados para la configuracion especifica de la funcionalidad.


1. CLL F041: Allow Extension for Colombian Magnetic Media.

Permite habilitar la extencion para la captura de informacion perteneciente a la solucion localizada. Este perfil debe estar habilitado con el valor de Yes

2. CLL F041: Debug Magnetic Media.

El perfil permite habilitar codigos tecnicos unicamente para la generacion final de los archivos XML.

Configuración Informacion de Compañia

Esta pantalla permite ingresar las informaciones basicas pertenecientes a la compañia que sera informada. Dichas informaciones estan relacionadas con su razon social, año a reportar, estructura de juego de libros y flexfield contable a utilizar.

LAD Localizations -> Magnetic Media S.L.A -> Company


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Código de Compañia (Requerido) EDIT

Ingrese un codigo de compañia que le permita codificar y distinguir el proceso integrado de generacion de medios magneticos para cada una de las compañias a las cuales ustede procesara informacion exogena.

Nombre de Compañia (Requerido) EDIT

Capture la razon social de la compañia a la cual usted pretende procesar informacion exogena.


Ingrese el año que usted pretende reportar a la DIAN. Normalmente usted debe capturar el año inmediatamente anterior al año en el cual usted pretende configurara el medio magnetico.

Estructura Contable (Requerido) EDIT

Identifique y capture la estructura contable utilizada por su compañia.

Estrutura de Compañia (Requerido) EDIT

Identifique y capture la adecuada arquitectura de libros utilizada por su compañia para capturar su informacion financiera.

Esta puede estar definida a nive de entidad legal o libro contable con su respectivo segmento de balanceo, el cual es vital para diferenciar los movimientos ente compañias.

Configuración de Formatos – Conceptos – Agrupacion Cuentas

Esta pantalla permite ingresar los formatos y conceptos consignados en los artículos del Estatuto tributario y en las resoluciones vigentes para el año gravable a reportar.

Requisitos Previos

Debe tener definido en los módulos de A.P y A.R una sucursal principal, esta categorización se obtiene mediante un flexfield de la globalización a nivel de sucursal. Solo puede estar definida una sucursal como principal.

Para efectos de poder mapear el código CIIU al cual pertenece el tercero, se hace necesario que los proveedores y clientes a nivel de sus sucursales principales y específicamente en los campos de dirección,


9

trabajen las mismas combinaciones de ciudad y estado utilizadas en la responsabilidad de TRADING COMMUNITY MANAGER y pantalla de Geography Hierarchy donde se crean las asociaciones geograficas de pais, ciudad, departamento y codigos asociados en la responsabilidad de TRADING COMMUNITY MANAGER.

Configuración de Formato

LAD Localizations -> Magnetic Media S.L.A -> Formatos

Código de Compañia (Requerido) EDIT

Seleccione de la lista de valores el codigo de compañia que usted procesara medios magneticos.

Nombre de Compañia (Informativo) EDIT

Campo descriptivo asociado al codigo de compañia seleccionado.

Codigo de Formato (Requerido) EDIT

Ingrese cada uno de los formatos que su compañia esta obligada a presentar para el año en el cual pretenden generar informacion exogena.


Ingrese el año que usted pretende reportar a la DIAN. Normalmente usted debe capturar el año inmediatamente anterior al año en el cual usted pretende configurara el medio magnetico.

Descripcion (Requerido) EDIT


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Ingrese la descripcion mas adecuada a cada formato que usted pretende informar. Esta descripcion le permitira asociar e identificar de manera simple los origenes a los articulos establecidos en la normatividad.

Valores Minimos (Opcional) EDIT

Ingrese el valor de cuantia minima para cada uno de los formatos que su compañia esta obligada a presentar para el año en el cual pretende generar informacion exogena. En caso de no requerir cuantia minima es posible omitir el presente campo.

Validar Interface de Terceros (Opcional) EDIT

Capture el valor que corresponda dependiendo unicamente si existe la necesidad de integrara o consolidar informacion de otros aplicativos no Oracle con la informacion procesada por Oracle E Bussines Suite (A.P- A.R – C.M – G.L).

� Valor Si = Se acepta y valida informacion de interface abierta Valor No = No se acepta ni valida informacion de interface abierta

Configuración de Concepto



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Codigo de Concepto (Requerido) EDIT

Ingrese cada uno de los conceptos que su compañia esta obligada a presentar para el año en el cual pretenden generar informacion exogena. Cada concepto debe estar asociado a un formato especifico, tal como lo establece las resoluciones de medios magneticos.


Ingrese la descripcion mas adecuada a cada concepto que usted pretende informar. Esta descripcion le permitira asociar e identificar de manera simple los conceptos asosiados a cada articulo establecido en la normatividad.

Valores Minimos (Opcional) EDIT

Ingrese el valor de cuantia minima para cada uno de los conceptos que su compañia esta obligada a presentar para el año en el cual pretende generar informacion exogena. En caso de no requrir cuantia minima es posible omitir el presente campo.

Control de Balances (Opcional) EDIT

Capture el valor que corresponda unicamente para las combinaciones de formatos y conceptos que soliciten arrastre de saldos de cuentas activas o pasivas. Este control permite reportar la generacion de cuentas por pagar y cuentas por cobrara por tercero desde los aplicativos de Oracle E Bussines Suite (A.P y A.R)

� Valor Si = Se acepta y valida informacion de Saldos por Cuenta. Valor No = No acepta y No valida informacion de Saldos por Cuenta.


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Configuración de Agrupacion de Consultas


Accounts

Valor Reportado (Requerido) EDIT

Ingrese el número secuencial de consulta a la cual pertenece el valor en el concepto a reportar. Estos valores puden estar representados desde el valor 1 hasta el valor 2.


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� Los valores del 1-2 permiten asociar para un concepto en especial la posibilidad de reportar hasta nueve (2) valores diferentes para un concepto


Ingrese la descripcion mas adecuada a cada valor que usted pretende informar. Esta descripcion le permitira asociar e identificar de manera simple todos los valores asosiados a un concepto tal como lo establecido la normatividad.

Tipo de Movimiento (Requerido) EDIT

Determine cuidadosamente cual es el tipo de consulta que usted debe configurar para cada valor a reportar. Es importante precisar la existencia de todos los posibles movimientos que permiten consultar los saldos o movimientos de una cuenta para todo el PUC Contable.

Es importante precisar que los movimientos configurados estan directamente asociados con la naturaleza de la cuenta contable que usted determina en la estructura del flexfield para cada valor a reportar.

� Suma de Transacciones Debito Suma de Transacciones Credito Suma de Transacciones Debito – Credito Suma de Transacciones Credito - Debito

Flexfield Contable (Requerido) EDIT

Configure los rangos de estructura contable para cada valor informado. Debe tener en cuenta que dicha estructura debe guardar relacion directa entre tipo de movimiento y naturaleza del segmento PUC para la extraccion correcta de valores.

� Es posible configurar mas de un rango de estructura contable, sin embargo tenga cuidado en duplicar o repetir para un mismo valor los rangos o cuentas. Esta situacion podria generar duplicacion de informacion

Programa de Generacion de Movimientos Medio Magnetico

Ejecute el Programa Generación de Movimientos Medio Magnético, este programa genera la extracción de movimientos por periodo, cuenta y tercero los cuales son resultado de la configuración ingresada en la pantalla de formatos y conceptos

LAD Localizations -> Magnetic Media S.L.A -> Reports -> Run -> Magnetic Media Generate Data Program



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Período Inicial (Requerido) PICK

Seleccione de la lista de valores el periodo inicial para extraer movimientos dentro del año a reportar.

Período Final (Requerido) PICK

Seleccione de la lista de valores el periodo final para extraer movimientos dentro del año a reportar

Botón OK (Requerido) PICK


Programa de Interface de Movimientos por Tercero

Ejecute el programa de interface de movimientos por tercero para importar informacion de otros aplicativos NO ORACLE que necesiten integrarse a la informacion procesada por Oracle Financials (A.P - A.R - GL – CM)

El cargue de movimientos o saldos por tercero a la tabla de interface va a tener la misma validacion que efctua el prevalidador de la DIAN, es decir todos los valores y campos descriptivos solicitados a nivel de formato y concepto.

LAD Localizations -> Magnetic Media S.L.A -> Reports -> Run -> Magnetic Media Open Interface Import



Capture el Id de la compañia a la cual usted pretende importar informacion exogena.

Purge (Requerido) PICK

Seleccione de la lista de valores Si para efectos de limpiar la interface una vez sea ejecutada.

Mantenimiento Medio Magnético

En esta pantalla es posible eliminar, adicionar y actualizar registros que han sido generados por la solucion de medios magneticos o importacion desde otros aplicativos para efectos de informar en los respectivos archivos por formato.


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LAD Localizations -> Magnetic Media S.L.A -> Mantenimiento de Medio Magnetico

Notas Aclaratorias:

• En esta pantalla es posible efectuar busquedas a nivel del codigo de compañia y campos propios de formatos y conceptos. Esto facilita la busqueda por codigo de compañia o informacion procesada a nivel de detalla para cada uno de los conceptos.

• Cuando se realiza el proceso de generación del medio magnético, el procedimiento revisa el filtro realizado en la aplicación de topes y reporta solo aquellos seleccionados. Aquellos no selecionados para reporta seran informados en el Nit 222222222 (Cuantias menores)

Reporte Archivo Preliminar por Formato

Genere el reporte (Magnetic Media Spreadsheet Draft) para efectuar validaciones, confrontaciones que permitan establecer consistencia de informacion.

LAD Localizations -> Magnetic Media S.L.A -> Reports -> Run -> Magnetic Media Spreadsheet Draft



Capture la razon social de la compañia a la cual usted pretende generar el archivo preliminar de informacion exogena.


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Codigo de Formato (Requerido) PICK

Seleccione de la lista de valores el formato que usted pretende generar para archivo preliminar

Codigo de Concepto Inicial (Requerido) PICK

Seleccione de la lista de valores el concepto inicial para generacion de archivo preliminar.

Codigo de Concepto Final (Requerido) PICK

Seleccione de la lista de valores el concepto final para generacion de archivo preliminar.

� Es posible efectuar la generacion de todos los conceptos, sin embargo efectuar la generacion individual para cada concepto optimiza el desempeño y permite tener un ciclo continuo de configuracion a generacion de archivo final por formato a informar.



Programa de Generacion de Movimientos Medio Magnetico Final

Ejecute el Programa Generación de Medio Magnético Final, este programa genere los datos finales desde las tablas ya validadas de extracción de movimientos por periodo, cuenta y tercero según la configuración ingresada en la pantalla de formatos y conceptos, igualmente actualiza un histórico de saldos del año por cuenta y tercero.

LAD Localizations -> Magnetic Media S.L.A -> Reports -> Run -> Magnetic Media Generate Data Program







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Reporte Archivo Definitivo por Formato

Genere el reporte (Magnetic Media Spreadsheet Final) para elaborara los archivos finales por formato a ser cargados y enviados a la DIAN.

LAD Localizations -> Magnetic Media S.L.A -> Reports -> Run -> Magnetic Media Spreadsheet Final



Capture la razon social de la compañia a la cual usted pretende generar el archivo final de informacion exogena.

Codigo de Formato (Requerido) PICK

Seleccione de la lista de valores el formato para generacion de definitiva archivo.




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C A P Í T U L O

5 Unificación de Atributos de

Terceros en los Módulos de HR, AR, AP y GL

Este capitulo tiene como objetivo ilustrar la unificación y estandarización de las características

tributarias de todos los terceros trabajados en los modulos de H.R, A.R, A.P y G.L. Adicionalmente ayuda a minimizar los errores que se generan en el programa de terceros (Nit Management) de la globalización de Colombia. Esta funcionalidad permite ingresar terceros desde los subledger de A.P, A.R y H.R de manera controlada y sincronizada. La localizacion que permite la unificacion tributaria de los terceros en los modulos de HR, AR, AP y GL para Colombia utiliza pantallas adicionales que permiten capturar la informacion basica para el procesamiento de ejecutables que permiten la adecuada generacion de los archivos de Medios Magneticos para Colombia.





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Ciclo de Unificacion Tributaria de los Terceros en los modulos de HR, AR, AP y GL para Colombia

Paso Nombre

1.

Se deben configurar los perfiles a nivel del administrador del sistema para activar la localización que permitirá trabajar la estandarización de las características tributarias para todos los terceros trabajados en las responsabilidades de H.R, A.R, A.P y G.L.

2.

Los procesos de actualización de las características tributarias se podrán realizar únicamente en la Localización de Oracle General Ledger donde se podrán actualizar y modificar nombres y nits con actualizaciones simultaneas en los módulos de A.P , A.R y H.R. La unificación y estandarización de las características tributarias en los terceros se basan en los nombres (Razones Sociales) y Números de Identificación Tributaria (Nits) para asegurar una única característica tributaria para cada tercero

Perfiles a Configurar para Activar la Unificación de Características Tributarias en Account Receivables

HZ: Compatibilidad Hacia Atrás de Nombre/Domicilio

Este perfil permite unificar los valores Last-Middle-First para los clientes tipo persona, en un solo campo denominado full name. Este perfil es necesario estar activo a nivel de responsabilidad con valor por defecto (No)

El perfil (HZ: Name/Address Backwards Compatability) o (HZ: Compatibilidad Hacia Atrás de Nombre/Domicilio) determina la adicion del (Middle Name) en el fullname de los clientes tipo persona. Perfil en: (Blanco) –(Yes) El Middle Name no es tenido en cuenta en el full name Perfil en: (NO) El campo (Middle Name) es tenido en cuenta en el full name Nota: Igualmente es importante precisar que dependiendo de como se encontraba el perfil al momento de ser capturado los nombres igualmente quedan capturados en el full name, el cambio posterior de estos


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perfiles no modificara el full name, esto basicamente por que asi fue capturado en A.R La unica manera de poder activar el (Middle Name) utilizando el perfil (HZ: Compatibilidad Hacia Atrás de Nombre/Domicilio) en NO es efectuando algun tipo de actualizacion en los nombres.

Perfiles a Configurar para Activar la Unificación de Características Tributarias en General Ledger

Se deben configurar los perfiles de la localizacion de Colombia (CLL_F041) desde el administrador del sistema, para la responsabilidad de G.L donde usted pretende integrar la funcionalidad de unificacion y standarizacion. Estos perfiles activan las funcionalidades desarrolladas en cada uno de los subledger.


CLL F041: Validate Third Party HR

Este perfil permite integrar la solución de Oracle Human Resources con la unificación de las características tributarias de los proveedores en A.P, cliientes en A.R y empleados en H.R.

Lista de Valores: SI , NO

CLL F041: Order Check HR

Este perfil permite establecer el ordenamiento que se pretenden trabajar los nombres y apellidos de los empleados de H.R con los clientes tipo persona en A.R.

Lista de Valores: Primer Nombre , Segundo Nombre , Ultimo Nombre

Segundo Nombre , Ultimo Nombre , Primer Nombre

Ultimo Nombre , Primer Nombre , Segundo Nombre


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CLL F041: Subject Middle Name in AR

Este perfil permite establecer el objetivo que se le asignara al campo (Middle Name) para los clientes tipo persona en A.R. Este distincion se establece bajo las premisas de los cargues de clientes en A.R .

Ejemplo # 1 Ejemplo # 2

Luis Carlos: First Name Luis: First Name

Gomez: Middle Name Carlos: Middle Name

Parra: Last Name Gomez Parra: Last Name

Atributos Clave de los Modulos de A.P - A.R - H.R y G.L para Unificacion de los Terceros

Atributos Clave en Account Payables

Los campos (Nombre de Proveedor) y (Taxpayer ID) son los atributos claves a tener en cuenta para asegurar una correcta aplicacion de la localizacion.

Atributos Clave en Account Receivables

Los campos (First Name), (Middle Name), (Last Name) y (Taxpayer ID) son los atributos claves a tener en cuenta para asegurar una correcta aplicacion de la localizacion.


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Atributos Clave en Human Resourses

Los campos (First), (Middle), (Last) , (National Identifier) y el ZOOM de la Localizacion a nivel de la barra de herramientas (Pais) son los atributos claves a tener en cuenta para asegurar una correcta aplicacion de la localizacion.


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Actualización de Terceros

En la responsabilidad de CLL Colombian General Ledger Magnetic Media y en la opción de reportes se debe correr el ejecutable (Actualizacion de Terceros). Este ejecutable pobla y actualiza en la pantalla de (Manejo y Control de Terceros) los siguientes atributos:

Nombre, Tipo de Documento, Documento, Pais, Ciudad, Departamento, Direccion

Requisitos Previos

• Debe tener definido en los módulos de A.P y A.R una sucursal principal, esta categorización se obtiene mediante un flexfield de la globalización a nivel de sucursal. Solo puede estar definida una sucursal como principal.

• Para efectos de poder mapear el código CIIU al cual pertenece el proveedor, se hace necesario que los proveedores a nivel de sus sucursales principales y específicamente en los campos de dirección trabajen las mismas combinaciones de Ciudad y Estado utilizados en la pantalla de Ciudades y Códigos de la responsabilidad de CLL Colombian General Ledger Magnetic Media.

• Debe tener definido a nivel de la reponsabilidad (Application Developer) y especificamente en la pantalla de Lookups el tipo CLL_F041_GL_MG_COUNTRY este lookup pertenecen a todas las listas de valores correspondientes a los codigos de paises asignados por la Administracion de Impuestos DIAN

Actualización y Modificación de los Atributos de los Terceros

Los procesos de actualización en las características tributarias se pueden realizar únicamente en la responsabilidad Soluciones LA Colombian General Ledger Magnetic Media, donde se podrán actualizar y modificar los atributos de terceros relacionados con nombres, tipos de personas, y digito de verificacion. Estas actualizaciones se realizan en linea y de manera simultanea en los módulos de A.P , A.R y H.R.

Es importante precisar que dicha localizacion no fue desarrollada para actualizar las tablas relacionadas con el numero de identificacion tributaria (NIT), esta solo permitira modificar en la pantalla el (NIT) para efectos de informacion unicamente en los archivos XML.


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CLL Colombian General Ledger Magnetic Media / Manejo y Control de Terceros

Los atributos adicionales para cada tercero se despliegan a nivel del nombre del tercero.

Date post:	15-Feb-2015
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CLL_F041_GL_UG_SPN

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