Démarrer avec Microsoft Office Project Pro 2007

8/2/2019 Dmarrer avec Microsoft Office Project Pro 2007

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D m a r r e r a v e c M i c r o s o f t O f f i c eP r o j e c t P r o 2 0 0 7

Date de publication : 25/09/2008 , Date de mise jour : 03/10/2008

ParDieudonne N'Tamack(dnt91)(Blog)

Version PDFVersion hors-ligne

0. IntroductionI. Cration d'un modle de projet personnalis

II. Rentrer des informations sur le projetIII. Import/Export de donnesIV. Configuration des diffrentes optionsIV-A. Configuration des options d'affichageIV-B. Configuration des paramtres gnrauxIV-C. Configuration des paramtres de calendrierIV-D. Configuration des paramtres de prvisionIV-E. Configuration des paramtres de calculIV-F. Configuration des paramtres d'interfaceIV-G. Configuration des paramtres de scuritV. Dfinir la Baseline du projetVI. Gestion des tchesVI-A. Cration de tchesVI-B. Rcuprer le chemin critique

VI-C. Cration de code WBSVI-D. Cration de projets consolidsVI-E. Reprogrammer des tches inachevesVII. Gestion des ressourcesVII-A. Gestion d'un pool de ressourcesVIII. Travail avec la varianceIX. Conclusion

0. Introduction

Ce document se veut un guide de dmarrage rapide, permettant des personnes ayant des notions degestion de projet ou ayant dj travaill avec un outil de gestion de projet, de prendre leurs marquesrapidement pour dmarrer avec Microsoft Office Project Pro 2007.

I. Cration d'un modle de projet personnalis.

Pour crer un modle de projet, nous allons commencer par ouvrir un nouveau projet, puis nous allons y

ajouter des informations spcifiques, comme par exemple rajouter des proprits personnalises.
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Une fois ces proprits remplies, il nous suffit d'enregistrer notre projet en tant que modle, et le tourest jou !


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Maintenant, si nous ouvrons un nouveau projet, notre modle y est list.


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Vous remarquez par exemple que vous ne pouvez slectionner qu'une date de dbut ou une date de fin.

En slectionnant une date de dbut, vous allez travailler en mode ASAP (As Soon As Possible), ce quisignifie que toutes les tches que vous allez ensuite crer seront affectes aux ressources le plus ttpossible.

La date de fin du projet sera ensuite calcule en fonction de l'affectation des diffrentes tches auxdiffrentes ressources.

Par contre, en spcifiant la date de fin, vous travaillerez en mode ALAP (As Late As Possible), ce quisignifie que les tches seront affectes en partant de la fin, et cette fois-ci c'est la date de dbut deprojet qui sera calcule.

Vous avez galement la possibilit de choisir l'un des 3 calendriers qui sont dfinis par dfaut, lecalendrier standard, qui reprend les horaires et jours de travail classique , le calendrier quipe de nuitet le calendrier 24H.

Choisissez celui qui se rapproche le plus de votre besoin et modifier le ensuite votre convenance.

Une fois que vous avez choisi le calendrier avec lequel vous allez travailler, vous pouvez le modifier enallant dans Outils, puis modifier le temps de travail.


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A ce niveau, vous allez pouvoir redfinir un certain nombre de choses.

Vous pouvez par exemple modifier l'un des 3 calendriers existants, ou en crer un entirement nouveau.

Vous allez galement pouvoir modifier les priodes travailles ou chmes, et/ou y rajouter des priodesde congs/travail exceptionnels.

III. Import/Export de donnes

Project intgre des fonctionnalits d'import/export avec d'autres applications.

Par exemple, il est possible depuis Project d'importer des tches Outlook et de concevoir un projet partir de ces tches.


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Il est galement possible d'ouvrir directement depuis Project, un classeur Excel ou une base de donnesAccess.

Mais galement d'exporter des donnes depuis Project vers ces mmes applications par le biais d'unesauvegarde classique, sauvegarde qui excute un assistant d'export de donnes.


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IV. Configuration des diffrentes options

Vous pouvez galement avoir envie de configurer diffrentes options supplmentaires sur votre projet.

Pour cela, ouvrez la boite de dialogue Options


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Vous pouvez ds prsent modifier les options d'affichage, de calcul, de calendrier, etc..de votre projet.

Ci-dessous, nous allons voir quelques unes des options les plus importantes.

IV-A. Configuration des options d'affichage

Sur l'onglet Affichage, vous pouvez configurer diffrentes options d'affichage, comme par exemple, letype d'affichage par dfaut pour votre projet.

Par dfaut, c'est l'affichage Diagramme de Gantt qui est prsent lors de l'ouverture du projet ; nouspouvons changer ce comportement en modifiant le paramtre Affichage Par Dfaut. Par exemple, si noustravaillons sur un projet de Pool de Ressources, il serait par exemple plus judicieux d'ouvrir l'affichageTableau De Ressource la place.

On va galement pouvoir y changer la devise, le type de calendrier, et afficher la tche rcapitulative duprojet.

En choisissant d'afficher les n hirarchiques dans les options du mode plan, nous allons galementafficher les code WBS par dfaut, qui correspondent aux numros hirarchiques.


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IV-B. Configuration des paramtres gnraux

Les paramtres gnraux vont nous permettre de configurer des options relatives l'outil.

Nous allons par exemple pouvoir dfinir le nom de l'utilisateur, ou encore configurer l'Assistant Gestionde Projets, mais galement dfinir les taux standards et en heures supplmentaires par dfaut desressources.


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IV-C. Configuration des paramtres de calendrier

Dans les options de calendrier, nous allons pouvoir dfinir le 1er Jour de la semaine, le 1er mois de l'annefiscale, les horaires de travail sur la journe, le nombre d'heures par jour, le nombre d'heure parsemaine, et pour terminer le nombre de jours par mois.


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IV-D. Configuration des paramtres de prvision

Sur cet cran, vous allez pouvoir dfinir par exemple les paramtres de cration des tches, lesparamtres d'affichages de la dure des tches, de travail, le type de travail par dfaut, etc..


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IV-E. Configuration des paramtres de calcul

Sur cet cran, vous allez dfinir tous les paramtres de calculs que vous souhaitez raliser.


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IV-F. Configuration des paramtres d'interface

Ici, vous allez pouvoir dfinir les paramtres que vous souhaitez rendre disponible directement depuisl'interface utilisateur.

Vous allez par exemple pourvoir afficher/masque le Guide Projet, utiliser une page par dfaut oupersonnalise, utiliser le contenu par dfaut ou un contenu personnalis.


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IV-G. Configuration des paramtres de scurit

Sur l'onglet scurit, vous allez pourvoir :

Supprimer les proprits du projet lors de l'enregistrement Dfinir le niveau de scurit des macros Demander l'ajout des sites PWA dans les sites de confiance via internet explorer Bloquer l'ouverture de fichier non pris en charge.


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V. Dfinir la Baseline du projet

Lorsque vous avez configur votre projet, vous pouvez dfinir une Baseline qui sera pour vous un pointde repre, par rapport votre prvision initiale et l'volution de votre projet.

Project vous autorise la saisie de 11 baselines diffrentes. Cette option peut avoir son importance sur desprojets particulirement longs, ou alors des projets qui ont du mal se stabiliser.

Pour dfinir une Baseline, il suffit de slectionner l'option dfinir la planification initiale.


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Une fois que vous choisissez la planification que vous souhaitez dfinir, Project cre un snapshot de l'tatactuel de votre projet pour en faire la Baseline.

VI. Gestion des tches


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VI-A. Cration de tches

Pour crer nos tches, il nous suffit de rajouter leur nom dans la colonne nom des tches.

Ensuite, nous pourrons dfinir des imbrications en abaissant/levant le niveau hirarchique de notretche.

Voici un exemple de rsultat obtenu.

On peut ensuite modifier la dure d'une tche directement via l'affichage Gantt, enaugmentant/diminuant les barres reprsentant les dure des tches.

Pour modifier de manire plus fine, on peut galement accder aux informations sur la tche en doublecliquant dessus, ou en cliquant sur le bouton paramtre de la tche.

Depuis la boite de dialogue paramtres de la tche, on va pouvoir diter un certain nombre de propritsspcifiques la tche.


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En jouant avec l'onglet Prdcesseurs, on va pouvoir jouer sur l'ordre squentiel des tches.

De mme, partir de l'onglet Ressources, nous allons pouvoir budgtiser la tche.

Vous pouvez galement, depuis l'onglet gnral, dfinir le % d'avancement d'une tche.

VI-B. Rcuprer le chemin critique

Le chemin critique est une suite de tche (ou une seule tche), qui conditionne la date de dbut ou de find'un projet.

Ainsi, en modifiant une tche du chemin critique, nous allons influer directement sur la dure de notreprojet.

Pour identifier notre chemin critique, il nous suffit d'appliquer un tri sur nos tches, depuis le menuprojet, et de choisir d'afficher les tches critiques.


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VI-C. Cration de code WBS

Les codes WBS (Work Breakdown Structure) permettent d'identifier la position des tches de manireunique, et peuvent tre utiliss pour gnrer des rapports ou pour le suivi des couts.

Comme nous l'avons vu plus haut, pour afficher des codes WBS par dfaut (i.e. numros hirarchiques),

il nous faut au pralable l'activer dans les options d'affichage.

Ensuite, un numro hirarchique fait son apparition cot des tches de notre projet.


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De cette faon, les tches sont numrotes de manire hirarchique, et nous pouvons visualiserimmdiatement les dpendances entre les tches.

Nous pouvons galement dfinir nos propres codes WBS (1 type par projet), afin de personnaliser nostches et rpondre un besoin mtier ou d'archivage.

Nous allons ensuite pouvoir dfinir de quelle faon nous voulons hirarchiser nos tches.

Par exemple dans l'exemple ci-dessous, nous avons choisi de prfixer nos tches par Coforcert.Demo.

Nous avons ensuite dfini 4 niveaux hirarchiques, avec pour chacun d'eux des rgles de nommage.

Nous avons galement la possibilit d'en visualiser un aperu.


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Une fois valid, nous pouvons renumroter nos tches

Et voila le rsultat.


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VI-D. Cration de projets consolids.

Avec Project, il est galement possible de grer de multiples projets de manire unitaire, en crant desprojets consolids.

Un projet consolid est un projet qui va regrouper en son sein plusieurs autres projets, vous donnant

ainsi une vision globale de ces projets, et vous permettant de ce fait de les grer de manire unitaire.

Pour crer un projet consolid, il suffit donc d'importer un nouveau projet.

Pour cela, dans le menu Importer, slectionnez Projet.

Ajoutez-y les projets que vous souhaitez importer.

Une fois les projets imports, une icne Project vous indique que les nouvelles tches rajoutes sont desprojets.

De mme, la tche rcapitulative du projet courant a pour dure la somme des dures des 2 projets quiviennent d'tre imports.

Toutes les oprations que nous effectuerons dsormais sur ce projet affecteront les 2 projets, comme unseul.

Par exemple, l'identification du chemin critique reprendra toutes les tches des 2 projets qui sontdterminantes pour la dure du projet consolid.

VI-E. Reprogrammer des tches inacheves

Sur votre projet, il peut arriver que vous ayez des tches inacheves pour des raisons diverses(vacances, intempries, .)

Project vous permet de replanifier votre travail pour le complter ultrieurement.

Pour cela, il vous suffit de choisir de mettre jour vos tches ou votre projet.


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Ensuite, il vous suffit tout simplement de prciser quelle date le travail doit reprendre son cours.

VII. Gestion des ressources

Pour dfinir les ressources d'un projet, le plus simple est de passer par un affichage du tableau desressources.

Sous Project 2007, nous avons 3 types de ressources :

Travail, qui va reprsenter soit une personne (ou un groupe), soit reprsenter une ressourcematrielle (ou un groupe de ressources) qui va tre disponible pour excuter un travail encontinu,

Matriel, qui va tre utilis pour reprsenter des consommables,


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Cout, qui va tre reprsent par un cout financier associ une tche (ex un billet d'avion pourune tche dplacement).

Lorsque l'on travaille avec des ressources de types travail, on va pouvoir leur affecter un pourcentagecorrespondant leur disponibilit maximale ; 100% reprsente une personne ou une ressource tempsplein, 50% reprsente une personne ou une ressource disponible temps partiel, 500% reprsente 5

personnes ou matriel disponibles 100% ou 10 personnes ou matriels disponible temps partiel, etc..

La principale diffrence entre une personne et une ressource matrielle est la dure du temps de travailjournalier.

Par exemple, l'exemple ci-dessous reprsente un groupe de 5 dveloppeurs qui vont pouvoir tre utilissindiffremment les uns des autres.

Une fois nos ressources dfinies, nous allons pouvoir les affecter nos tches.

Pour cela, dans un affichage de tches, par exemple le diagramme de Gantt, il nous suffit de slectionnerune tche et de cliquer sur le bouton Affectation de Ressources.

Lorsqu'une ressource est en surcharge, cette dernire apparait en rouge, avec un message.

Pour rectifier le tir, 2 solutions.


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Soit on modifie manuellement chacune des affectations, soit on utilise la technique de levellingautomatique de Project, qui permet un lissage de l'activit de la ressource.

Pour cela, nous allons choisir de raliser un audit de la ressource

En choisissant auditer maintenant, Project raffecte les tches de la ressource en fonction des options dersolution des surutilisations spcifies.

VII-A. Gestion d'un pool de ressources

Pour crer un pool de ressources partir de votre projet, il suffit de crer un nouveau projet nomm parex ResPool, puis dans le projet prcdent, utilisez l'option partager les ressources.


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Cette option a pour action d'ouvrir une nouvelle boite de dialogue pour spcifier des options de partage

Une fois cette boite de dialogue valide en choisissant Utiliser les ressources de ResPool.mpp, toutes lesressources du projet en cours sont copies dans notre pool de ressources.

De mme, si nous ritrons l'opration dans un projet ne contenant pas de ressource, toutes lesressources du pool seront copies dans notre projet.

Dans la mme optique, si nous ritrons l'opration avec un projet contenant dj des ressources, toutes

nos ressources de tous nos projets relis notre pool de ressources seront fusionnes, et toutes lesressources seront donc disponibles pour tous les projets.

VIII. Travail avec la variance

La variance est la diffrence, en cout ou en dure, entre l'tat actuel du projet et la planification initiale.

Pour visualiser rapidement l'tat de notre projet, nous allons afficher les informations gnrales leconcernant


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En choisissant d'afficher les statistiques, nous obtenons la boite de dialogue suivante.

Cette boite de dialogue nous renseigne sur les informations gnrales de notre projet.

Nous pouvons par exemple rapidement constater que notre projet se termine avec 6 jours de retard.

En affichage Diagramme de Gantt, nous pouvons choisir d'afficher les variations pour une analyse plusdtaille.


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De cette faon, nous savons exactement quelle tche prend du retard, et nous pouvons directement agir,soit en modifiant directement les dates de la tche, soit en y affectant des ressources supplmentaires

par exemple.

De mme, au niveau de l'affichage, nous pouvons choisir d'afficher les couts, afin d'analyser lesvariations au niveau du budget.

Il est galement possible d'obtenir un certain nombre de rapports imprimer partir des informationsavec lesquelles nous travaillons.


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IX. Conclusion

Comme vous avez pu le constater au travers de cet article, Project 2007 intgre un grand nombre defonctionnalits.

L'objectif de cet article tait de vous en faire dcouvrir les principales actions afin que vous puissiezcommencer travailler avec Project 2007 de manire efficace.

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