Date post: | 11-Jun-2015 |
Category: |
Documents |
Upload: | koenraad-seys |
View: | 88 times |
Download: | 0 times |
Document Management
Ongestructureerde informatie beheren
Hoe aanpakken
► Koenraad is Senior Managing Consultant Knowledge Management
► Koenraad has more than 20 years experienc in knowledge management more typically ECM and Records Management applied in different projets and pre-sales roles both as expert and as solution architect
► Koenraad is Master in Archiving and Records Management
► European Commission – DG OLAF – Solution architect guiding platform selection and solution design for a global platform managing information and content with a primary focus at investigative case management – dynamic/adaptive case management using xCP Documentum
► SNCB - NMBS (ECM expert) – Participation in selection, the ralisation of the platform architecture, project management and business analysis. Participation in pre-sales activities inside NMBS group. Platform based on IBM FileNetBusiness analist, Information and governance architect; platform based on Opentext Livelink
► Tractebel – Coaching during the platform selection process supporting the engineering and construction activities
► Jan De Nul (dredging – ECM expert) – Coaching and development of specification for selection of a package and request for proposal leading to a common management platform for project management taking the particularities of JdN into account;; participation in solution selection
► Vlaams Parlement (archiving expert) – Solution architect and business analist for the archiving platform based on Alfresco
► Senat (expert/architect ECM) – Bid manager and solution architect for the minuting and publishing solution of the commission meeting at the belgian senat. Solution based on Open Source Software; project manager and business analist in the implementation phase
► Mobistar (project & bid managerchef) – coordination of technical activities and of development project in the context of a framework contract implementing Documentum
► Schlumberger (records management expert) – Business analyst for IBM FileNet Records Manager implementation
► Ministère Région Bruxelles Capitale (archivaging expert) – Definition electronic archiving strategy
► SD WORX (knowledge architect) – Assessment and definition of corportate knowledge strategy and of implementation roadmap
► Stad Gent (BPMconsultant) – Implementation (after pre-sales cycle) of case follow-up system for public works related to city infrastructure, based on Staffware – workflow solution
Koenraad SeysSenior Consultant
Mobile +32 (0) 499 70 86 98
Email [email protected]
Sommaire
Recent Projets
Expertise► Project Management
► Records Management & Archivaging
► BPM
► Business Analysis
► Enterprise Information Architecture
► Business-IT Alignement
► Implementation of major solutions ECM (EMC² Documentum, IBM FileNet,, Opentext, Alfresco)
► Enterprise 2.0
FunctionaliteitMarkt
Implementatieaanpak
Agenda
Plaatsonafhankelijk, ondersteunt de nieuwe nomade
Transparant samenwerken
Snellere/efficiëntere dienstverlening
Bedrijfskennis efficiënter toegankelijk
Documenten overal toegankelijk, op kantoor, bij de klant of thuisMeeste platformen bieden ook mobile apps voor iPad en/of Android tablets
Confidentialiteit gegarandeerd
Zoeken en vinden van informatiePrecedenten en het wiel
Dossier aan je vingertoppen – niet meer naar de kastTeamdelen
Team beschikt over zelfde up to data informatieAudit als leerinstrument
Toegangsrechten – paswoorden zijn niet om door te geven – beveiligen beter dan een standaard kantoorkast; het valse gevoel van veiligheid door gewoonteOpties om digitale kluis te realiseren
Argumenten
Inte
grat
ion
Ser
vice
s
Index & attributedatabase
based on RDBMS
Document basebased on RDBM
or file system
•Full text retrieval•Concept based search•Metadata access
Search ServicesSearch Services
•Version management•Folder & compounddocument mgmnt
•Descriptors / attributes
Document ManagerDocument Manager
•Check-in / check-out•Routing facilities•Workflow support for approval, release & promotion
Collaboration supportCollaboration support
Use
r In
tera
ctio
nla
yer
Contributor interaction layer Consumer interaction layer
Authentication& logon servicesAuthentication
& logon services
Content submissionmodules
Content submissionmodules
Third party editorintegration
Third party editorintegration
Content browsingfacility
Content browsingfacility
•Batch document conversion to neutral cross platform format
•On the fly rendition
Viewing portabilityViewing portability
API & Integrationlibraries
Authentication& logonservices
Fun
ctio
nal l
ayer
Doc
umen
tB
ase
Functionaliteit
Versiebeheer
Contenttypes & Metadata ondersteuning en gebruik
detail Beveiliging
Uitgebreide Zoekmogelijkheden
FormaatconversieFormaatconversie of rendition zet origineel bestandsformaat om naar een neutraal formaat, leesbaar met een standaardviewer (zoals Acrobat PDF)
Procesondersteuning & routering
Full-text, attributen
zien – consulteren – editeren – creëren – wissen
1, 2 of 3 niveaus – overzicht ontstaansgeschiedenis
Markt belangrijkste spelers
Runs on: WindowsDatabase: SQL Server
Runs on: Windows, Linux, AppleDatabase: MySQL, SQL Server, Oracle
Deploy: On Premises, In the Cloud, Hybrid (Alfresco One)
Licencing: Enterprise, Community
Deploy: On Premises, In the Cloud (Office 365)
NOT a technical project !toch deel van bedrijfsinfrastructuur
Waarvoor moet dat dienen?
Wat moet het doen?
Hoe gaan we het doen?
Welke business/projectdoelstelling willen we realiseren?Welk business proces willen we ondersteunen? Welke meerwaarde willen we realiseren?
Welke functionaliteiten in welke context? Integratie en usability aspecten
Welke technologie gaan we gebruiken? Hoe gaan we customiseren en integreren?Het ‘kijk mama zonder handen’ syndroom
Om te beginnen 3 simpele vragen
Implementatie - aandachtspunten
Technisch: Pakketgebaseerde oplossing• Hou de filosofie en interne architectuur aan• Vermijd customisatie• Het gaat om documenten/content NIET data
Gebruik & gebruikers• Het is vaak goedkoper proces – interactie – organisatie aan te passen• Electrocuteer de bestaande situatie NIET – ga de discussie aan!• Realiseer het potentieel van de technologie
Proces• Aard van het proces: kennisintensief (knowledge workers) – routine • Implementeer duidelijke procedures als workflow
Governance & gebruik• Auteur – volmacht – editor – proxy• Documentnomenclatuur – titel – gecodeerd • Link met business concepten
Implementatie – aanpassingen
Informatie architectuur & mappenstructuurContent typesMeta data, attributen of eigenschappen – beschrijvende elementen
OrdeningsplanNadere toegangen zoals stored searches & queries – taxonomie
Stabiele basisstructuur of ordeningsplan: hoofdprocessen
Processen – procedures – workflow ModulairProbeer niet alle processen uit te werken cf. adaptive/dynamic case management
Toegangsrechten & authorisatiesRolgroepen! Vergemakkelijken het onderhoud
Change management & Training
Mix praktische afspraken (governance) & applicatie interactie training
Gezond verstand ≠ aanvaarde praktijkfunctionaliteit
vb. versiebeheer
Volg op met ‘coaching’
Manage & Control your goals
Manage expectations through knowledge of the platform put in place
Integrate IT – Organisation Development – Processes – People Skills