DOCUMENTACIN MERCANTILEs la disciplina especializada que nos da
a conocer las caractersticas fundamentales y requisitos
primordiales que debe reunir toda documentacin a emplearse en cada
actividad mercantil.RELACIN DE LA DOCUMENTACIN MERCANTIL CON LA
CONTABILIDAD.La documentacin mercantil se relaciona con la ciencia
contable , porque le proporciona los instrumentos sustentatorios
para el registro contable , en tanto que la contabilidad ordena y
registra las operaciones contenidas en los documentos para luego
resumirlos y formular los resultados del periodo a travs de los
estados financieros .CLASIFICACIN 1. DOCUMENTOS EXIGIDOS LEGALMENTE
POR LA SUNAT. Mediante DL. 25632 y su reglamento de comprobantes de
pago RS. 007-9/SUNAT difundido por la Administracin Tributaria, ha
establecido nuevas formas en el sistema de registro documentario a
fin de que exista una mejor organizacin y control de las
actividades tributarias.
a. COMPROBANTES DE PAGO Es todo documento que acredita la
transferencia de bienes, entrega en uso o prestacin de servicios,
es un documento formal que avala una relacin comercial o de
transferencia en cuanto a bienes y servicios se refiere. FACTURA
COMERCIALEs un comprobante de pago que acredita la transferencia de
bienes o la prestacin de servicios cuando la operacin se realiza
con sujeto del impuesto general a las ventas que tienen derecho a
crdito fiscal , la misma que servir al comprador para sustentar
costos y/o gastos para efectos tributarios .Debe emitirse en las
operaciones de exportacin.Cuando las personas del RUS lo solicite a
fin de sustentar crdito deducible.En la transferencia de bienes y
servicios prestados gratuitamente registrndose la leyenda
transferencia gratuitaEl requisito fundamental para exigir factura
es que debe tener RUC expedido por la SUNAT.
RECIBO POR HONORARIODocumento que debe ser entregado por toda
persona que ejerce una profesin, arte, ciencia, oficio .Dicho
documento es utilizado para sustentar gastos y costos para efectos
tributarios .La retencin respectiva es del 10% que corresponde al
Impuesto a la Renta de la cuarta categora si el pago del servicio
supera los s/ 1500.00 o tambin se puede optar por pedir la
suspensin de la retencin a partir de enero de cada ao.
BOLETA DE VENTA Es un comprobante de pago que se emite por
operaciones con consumidores finales por la transferencia de bienes
o la prestacin de servicios.No otorgan derecho a crdito fiscal ni
pueden ser utilizadas para sustentar gasto y costo, salvo el 6% del
total de los comprobantes de pago que otorgan el derecho a deducir
costo y gasto.Las boletas deben emitirse a partir de s/5.00 salvo
que el consumidor lo exija por un menor valor.
LIQUIDACIN DE COMPRA Es un comprobante de pago que es emitido
por el comprador cuando adquiere los productos o acopiadores de
productos primarios derivados de actividades tales como: la
agricultura, la pesca artesanal, productores silvestres, artesanos,
los cuales carecen de RUC.Permiten ejercer el derecho al crdito
fiscal, siempre que se haya incluido el IGV .Sirve como sustento de
costo o gasto para efectos tributarios.
TICKET O CINTA DE MAQUINAS REGISTRADORASSon documentos admitidos
como comprobantes de pago, en operaciones finales cuando el
comprador necesite utilizar el crdito fiscal, ser necesario
identificarlo, registrando el n de RUC y el IGV que afecta a la
compra. Los vendedores debern efectuar una liquidacin diaria de las
operaciones realizadas por cada mquina registradora.Ser obligatorio
emitirlo cuando el monto de la venta del bien o servicio supere los
s/ 5.00 salvo que el comprador lo exija cuando el monto es
menor.
CLASES DE TICKETS TICKTES PROPIAMENTE DICHOS Documento emitido
generalmente a personas naturales cuando estos hayan solicitado un
bien o servicio .En dicha venta est incluido el IGV
correspondiente.
TICKETS FACTURATienen las mismas caractersticas que una factura;
emitida generalmente a personas jurdicas o personas naturales que
cuenten con RUC.Permiten sustentar costo o gasto as como tienen
derecho a crdito fiscal siempre que cumplan con los siguientes
requisitos: Se identifique al comprador con su nmero de RUC. Se
emita como mnimo en original y cinta testigo. Fijar la fecha y hora
de venta. Se discrimine el monto del IGV Se describa el bien
vendido, cedido en uso o servicio prestado.
GUIAS DE REMISION Es un documento que sustenta el traslado de
bienes por su transferencia de propiedad (venta), consignaciones,
remisiones entre establecimientos de una misma empresa.De acuerdo a
disposiciones vigentes, los comprobantes de pago tambin sustentan
el traslado cuando dichos comprobantes son emitidos antes del
inicio del traslado, en cuyo caso ya no es necesaria la emisin de
la Gua de Remisin.
GUIA DE REMISION REMITENTE Es un documento emitido por el
remitente para sustentar el traslado de sus propios bienes con
motivo de su compra o venta .Como remitente se entiende: Al
poseedor de los bienes al inicio del traslado. Al prestador de
servicios cuando enva un bien reparado. Al consignador cuando enva
mercanca en consignacin. Al agente de Aduanas cuando enva mercanca
nacional o extranjera.
GUIA DE REMISION DEL TRANSPORTISTA Es un documento que emite el
transportista para sustentar el traslado de bienes a solicitud de
terceras personas tengan o no un numero de RUC , es decir cuando el
servicio se realiza bajo la modalidad de transporte pblico
.Aspectos Generales Si el transporte se realiza para varios
clientes se emitir una gua de remisin del transportista para cada
uno de ellos El traslado de bienes bajo la modalidad de transporte
pblico se sustenta con los siguientes documentos :. El original,
destinario y copia de Sunat de la gua de remisin del remitente..
Copia destinatario y copia Sunat de la gua de remisin del
remitente.. Copia destinatario y copia Sunat de la gua de remisin
del transportista.Ambos documentos debern portarse durante el
traslado de bienes.
COMPROBANTES DE RETENCION Es un documento emitido por el que
adquiere bienes y servicios de un proveedor cuyas operaciones estn
gravadas con el IGV .En otras palabras , al momento de efectuar la
retencin , el Agente de Retencin entregara a su proveedor un
comprobante que acredite el monto retenido .Para tener la condicin
de Agentes de Retencin la Sunat entregara a la empresa un
Certificado de Agente de Retencin el cual se sealara la vigencia de
la misma
COMPROBANTE DE PERCEPCION Es un comprobante emitido por la
empresa considerada como agente de percepcin designada por la Sunat
y que se dedica a la comercializacin de : Gaseosas y agua mineral ,
cervezas e insumos ( envases de vidrio , envases descartables o
retornables , tapas entre otros ) Gas licuado de petrleo. Trigo y
harina de trigo Pinturas. Vidrios en placas. Productos laminados.
Adoquines. Artculos de baos.
2. DOCUMENTOS EMPLEADOS LEGALMENTE POR TODO SISTEMA COMERCIAL
FINANCIERO.
LETRA DE CAMBIO.La letra de cambio es una orden incondicional
por escrito hecha por una persona natural o jurdica dirigida a otra
persona tambin natural o jurdica, con el objeto de exigir que sta
efectu el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha
futura fija o determinable.MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIOLas
modalidades de giro pueden variar segn el pas donde se practique la
contabilidad, pero los principios siguen las modalidades de: A la
vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta
presentar el mismo da de su giro o cualquier otro da para exigir su
pago. No es muy usual hacer uso de esta prctica. A das o meses
vista. Esta modalidad tiene la caracterstica de que el plazo de
vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptacin de la
letra, es decir la fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el
compromiso de pagara. A das o meses fecha.En esta modalidad el
plazo de vencimiento se computa desde la fecha en que la letra fue
girada. En este caso se cuentan los das conforme al ao civil, es
decir computando los das que tiene cada mes. A fecha fija. En esta
modalidad se especifica la fecha de pago en la letra de cambio.
EL CHEQUE El cheque es una orden de pago con una determinada
suma de dinero, debe ser pagado contra presentacin del cheque en
cajas de Bancos. Este documento mercantil permite al librador o
cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial o total de
los fondos depositados en poder del librado o Banco.CARACTERISTICAS
DEL CHEQUEEl cheque tiene las siguientes caractersticas:El cheque
debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos
depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido de
ste autorizacin para girar cheques en virtud de una apertura de
crdito.El cheque se puede girar por dos modalidades:Al
portador.Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o
jurdica.En la emisin de cheques se deben cumplir con los siguientes
requisitos: Cantidad en cifras. Fecha de emisin del cheque. Nombre
del beneficiario. Cantidad en letras. Firma del girador o librador.
Nmero del cheque. La clave o nmero de cuenta.
EL PAGARE El pagar es una promesa escrita e incondicional de
pagar una suma fija o determinable de dinero en un tiempo
determinado. Este documento tiene que estar firmado por las
personas que acuerdan efectuar el pago.
Este es un documento privado de crdito, que en su caso puede ser
elevado a instrumento pblico mediante el reconocimiento de firmas y
rbricas antes o despus de la transaccin.
El pagar se diferencia de la letra de cambio por:Incluir la
estipulacin de intereses ordinarios y penales.No pueden ser girado
a la vista sino:A das o meses fecha.A fecha fija.Los pagars pueden
ser de diferentes tipos:
Simple o a sola firma. Este tipo de pagar est firmado solamente
por el deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligacin a la
fecha de vencimiento.
Con garanta personal. Este tipo de pagar establece que cuando
existe la garanta de otra persona quien en forma solidaria y
mancomunada se compromete a satisfacer la obligacin en la fecha de
vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.
Con garanta prendaria. Este tipo de pagar garantiza la deuda con
una prenda que puede ser vehculos, joyas, ttulos de propiedad,
etc.
Con garanta hipotecaria. Este tipo de pagar es utilizado en
casos de que exista una garanta hipotecaria como un bien inmueble,
en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para
recuperar el valor de crdito si no fue satisfecha la obligacin en
la fecha de vencimiento.
Mixto. Este tipo de pagar es utilizado cuando existe la
combinacin de las garantas mencionadas. Como por ejemplo: el crdito
se otorgue con garantas personales y prendarias.Para el llenado del
pagar se procede de la siguiente manera:
Importe en cantidad de la deuda. Nombre completo del deudor.
Fecha de vencimiento de la obligacin. Nombre del beneficiario o
acreedor. Importe literal. El porcentaje de inters ordinario. El
porcentaje de inters penal en caso de mora. Nombre del garante.
Fecha de emisin del pagar. Firma del deudor. Firma del garante.
NOTA DE CREDITO Es aquel documento comercial emitido por el
vendedor en el cual se detallan conceptos por los que un comprador
dispone de crdito a su favor en su cuenta comercial. Es un
documento registrable y siempre genera un saldo positivo para el
cliente.Casos en los que se emite Errores de facturacin: Se factur
un importe superior y luego se lo corrige con NC. Aplicacin de
bonificaciones y/o descuentos Devoluciones Casos de roturas de
mercadera
NOTA DE DEBITO Es un comprobante que una empresa enva a su
cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su
cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica
en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o
saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters
por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique
el incremento del saldo de una cuenta.
LLENADOS DE DOCUMENTOS MERCANTILES
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