32
4 Documentos Mercantiles ALUMNA: DARLA ALBORNOZ PROFESORA: DAISY MELÉNDEZ MATERIA: COMERCIO
4
Documentos Mercantiles
ALUMNA: DARLA ALBORNOZ
PROFESORA: DAISY MELÉNDEZ
MATERIA: COMERCIO
1ERO “A”
5
INDICE
Introducción……………………………………………………………………………… 3
1). Documento…………………………………………………………………………… 4
2). Clasificación de documentos………………………………………………………. 5
3). Papel que cumplen los documentos mercantiles en la actividad empresarial…6
4). Clasificación de documentos mercantiles…………………………………………7
5). Documentos mercantiles negociables…………………………………………….. 8
6). Letra de Cambio………………………………………………..…………… …. 9, 10
7). Aval………………………………………………………………………………. 11,12
8). Cheque…………………………………………………………………………….… 13
9). Endosar………………………………………………………………………….…... 14
10). Tipos de Cheque………………………………………………………………… ..15
11). Pagaré…………………………………………………………………………….. . 16
12). Tipos de pagaré……………………………………………………..………... 17, 18
13). Carta de Crédito………………………………………………………………….. 19
14).Documentos Mercantiles No Negociables…………………………………….. 20
15). Orden de Compra………………………………………………………………… 21
16). Factura………………………………………………………………………………22
17). Recibo…………………………………………………………………………….. 23
18). Notas de Débito y Notas de Crédito……………………………………….. 24, 25
Conclusiones………………………………………………………………………… 26
6
INTRODUCCION
Los documentos mercantiles surgieron como respuesta a la necesidad que sintió el ser humano de respaldar sus actividades económicas con documentos que comprueben la veracidad de los hechos y especialmente dejan memoria de ellos.
Su uso en las transacciones es vital, pues actúa como elemento probatorio de la conformidad de las partes que intervienen, brinda más seguridades que acuerdos de palabra y garantiza que se cumpla lo establecido en el lugar, modo y fecha pactados, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancias futuras por parte de los interesados.
Todo documento se redacta con sencillez para permitir la fácil lectura e interpretación de los términos, signos y números que en ella aparezca. También consta la fecha, nombre de los participantes, detalles en operaciones, firmas, números de cedula o Rif (El Registro Único de Información Fiscal).
En esta recopilación de información se pretende conocer que son, como se clasifican, cuales son los diferentes y más comunes documentos mercantiles, así como modelos y ejemplos de los mismos.
4
1).
Documento
Escrito en papel u otro tipo de soporte con que se prueba o acredita una cosa, como un título, una profesión, un contrato, etc. Sirve para ilustrar algo, en especial hechos del pasado.
5
2).
Clasificación de documentos
La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos.
La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el año más remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por períodos anuales.
La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos de una persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación. Es el idóneo, por ejemplo, para series de expedientes personales, como es el caso del personal contratado de una empresa.
La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos que permiten identificar inequívocamente un documento concreto. Por ejemplo, el número asignado a una factura o un recibo, el número de un expediente, el número de registro de entrada o salida de la correspondencia, etc. Es el sistema más utilizado en las tareas más vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas comunes.
La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de elementos en función de su situación en una zona o territorio; sería el sistema empleado por un agente de la propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona ya que emplearía la secuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.
La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o temas tratados por ellos. Si existe abundante documentación es preciso elaborar listas alfabéticas de materias. Es un sistema adecuado para ordenar estudios, informes, dossieres y memorias técnicas, agrupándolos por áreas temáticas.
6
3).
Papel que cumplen los documentos mercantiles en la actividad empresarial
Éstos suelen tomar forma o ser usados en el momento que se realiza un acuerdo empresarial su papel es el de certificar el acuerdo que hubo entre las dos partes que lo llevaron a cabo es decir, son comprobantes de acuerdos.
7
4).
Clasificación de documentos mercantiles
a). Documentos Comunes o No Negociables.
1. Solicitud de Cotización.2. Cotización.3. Orden de Compra.4. Factura de Venta.5. Nota de Despacho.6. Nota de Débito Comercial.7. Nota de Crédito Comercial.8. Comprobantes de Control Interno.9. Tarjeta de Trabajadores.
b). Documentos Negociables o de Crédito:
1. La Letra de cambio.2. El Pagaré.3. La Carta de Crédito.4. Certificado de Depósito.5. Bono de Prenda.6. El Cheque.7. Conocimiento de Embarque.
8
5).
Documentos mercantiles negociables
Los documentos mercantiles negociables sustituyen al dinero en efectivo, por consiguiente son negociables. Son todos aquello documentos cuya característica principal es la de poder sustituir al dinero en efectivo, ya que son susceptibles de negociación. Pueden pasar de unas manos a otras antes de su pago.
6).
9
Letra de Cambio
Es un documento mediante el cual una persona ordena a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero. Sus características son:
* Es una orden de pago.
* En su emisión intervienen las siguientes tres personas: librador, librado y beneficiario.* Debe llevar la firma del suscriptor.
* Cantidad en números.
Requisitos que debe contener la letra de cambio son los siguientes:
* La denominación de “Letra de Cambio” inserta en el mismo texto del Título y expresado en el mismo idioma empleado en la redacción del documento.
* La orden de pagar una suma determinada.* Nombre, apellido y dirección del que debe pagar o librado.
* La fecha de vencimiento.
* Lugar donde el pago debe efectuarse.
* Nombre y apellidos de la persona a quien debe hacerse el pago o a cuya orden debe realizarse, beneficiario o tomador.
* Lugar y fecha en la que se emitió la letra.
* La firma del que gira o emite la letra.
10
7).
Aval
En el ámbito comercial, el aval es la firma que se pone al pie de una letra de cambio o de otro documento de crédito y que implica que el firmante responderá de su pago en el caso de que este no sea efectuado por la persona que haya asumido dicha obligación en primer lugar.
El aval también puede entenderse como un documento o carta que implica un compromiso unilateral de pago a favor de un tercero. Ejemplos cartas avales para servicios médicos, seguros de vehículos, etc.
11
12
8).
Cheque
Es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
13
9).
Endosar
Ceder a favor de otro una letra de cambio u otro documento de crédito expedido a la orden, haciéndolo así constar al respaldo o dorso.
14
10).
Tipos de Cheque
Cruzado: Cheque nominativo cruzado en su adverso por dos líneas paralelas las cuales indican que ese cheque sólo puede ser cobrado por otra institución de crédito.
-Cruzamiento General: Entre líneas no se anota la denominación de ninguna institución de crédito y puede depositarse en cualquier banco.
-Cruzamiento Especial: Entre líneas va el nombre de una institución de crédito y solo puede cobrarse por ésta.
Para abono en cuenta: Cheque nominativo en el que se anota dicha cláusula, que prohíbe al banco el cheque en efectivo y solo puede recibirlo para abono en cuenta.
De caja: Instrumento de pago de mayor para beneficiario respecto a la existencia de fondos. Solo la puede expedir una institución de crédito a su propio cargo.
De Viajero: Igual que un cheque nominativo. Emitido por la oficina matriz de un banco a su propio cargo y luego es vendido por sucursales. Agencias del banco
De ventanilla: Cheque de emergencia puesto al servicio de los clientes del banco.Cuando necesita retirar fondos una cuenta habiente de su cuenta y no tiene chequera la sucursal libra un cheque de ventanilla para prestárselo.
Posfechados: Se inserta una fecha posterior a la que se libra, pretendiendo acentuar al tomador que no habrá fondos sino hasta ese día que aparece en el texto.
15
11).
Pagaré
Es un título valor o instrumento financiero muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente para obtener recursos financieros. Documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra persona o a su orden una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero.
16
12).
Tipos de Pagaré
La clasificación en cuanto a quien los emite suele diferenciarse entre pagarés
de empresa y pagarés de entidades de crédito:
Son pagarés de empresa, o pagarés a la orden, los emitidos por empresas,
generalmente para obtener una fuente de financiamiento rápida.
Son pagarés de entidades de crédito los que emiten estas entidades,
pagarés bancarios, son más accesibles que otro tipo de pagarés.
Según su forma de emisión:
Los pagarés a la orden, una persona es titular del derecho, se puede
transmitir mediante endoso a un tercero.
Los pagarés nominativos, sin cláusula a la orden, son similares a los
anteriores.
Los pagarés no a la orden, una persona es titular del derecho pero con la
expresa prohibición de transmitir a otros por medio de endoso. Se pueden
transmitir por cesión ordinaria.
Para abonar en cuenta, tiene una cláusula que indica que se ha de abonar
en cuenta.
Sin vencimiento, es un pagaré con vencimiento a la vista, se cumplimenta la
fecha de vencimiento en el momento en que se cobra.
Cruzados, sólo se pueden cobrar por el legítimo tenedor por medio de abono
en cuenta o por ventanilla si se es cliente de la entidad librada.
También existen los:
Pagarés a la vista, deben ser pagados en el momento de su presentación
para cobro
Pagarés a plazo variable de su fecha de emisión.
17
Pagarés a día fijo y determinado, se determina con precisión la fecha de
pago.
18
13).
Carta de Crédito
Es un instrumento de pago, sujeto a regulaciones internacionales, mediante el cual un banco (Banco Emisor) obrando por solicitud y conformidad con las instrucciones de un cliente (ordenante) debe hacer un pago a un tercero (beneficiario) contra la entrega de los documentos exigidos, siempre y cuando se cumplan los términos y condiciones de crédito.
En otras palabras, es un compromiso escrito asumido por un banco de efectuar el pago al vendedor a su solicitud y de acuerdo con las instrucciones del comprador hasta la suma de dinero indicada, dentro de determinado tiempo y contra entrega de los documentos indicados. Este instrumento es uno de los documentos más sencillos en su forma y de los más complejos en cuanto a su contenido. Llamada también "Crédito Comercial", "Crédito Documentario", y en algunas ocasiones simplemente crédito.
19
14).
Documentos Mercantiles No Negociables
Son aquellos que se requieren para la buena marcha de una empresa, ya que son de uso diario, constante y corriente; son indispensables para el control de la empresa ya que permite sustentar los gastos, de la misma, es decir las transacciones frecuentes y no frecuentes.
También se entiende como los documentos que permiten sustentar o dan soporte a una transacción comercial o la información necesaria para poder realizarla.
20
15).
Orden de Compra
La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.
21
16).
Factura
La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes de una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo.
22
17).
Recibo
Un recibo es un documento escrito que se entrega para dejar constancia y certificar que alguien ha abonado aquello que debía o tenía que pagar . También se lo denomina como constancia de pago.
Casi todas las actividades cotidianas que implican un pago, por ejemplo el pago de un servicio, la compra en el supermercado, la adquisición de algún bien material como ser indumentaria o un mueble.
23
18).
Notas de Débito y Notas de Crédito
Las notas de débito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectiva cuenta.
Nota debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en el que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Nota crédito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta de un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Los casos que dan origen a la nota de crédito incluyen: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, corrección de errores por exceso de facturación. La nota de crédito disminuye la deuda o el saldo de la cuenta respectiva.
24
4
CONCLUSIONES
Se puede concluir que la importancia de los documentos comerciales está en que son la base de las transacciones comerciales, son la fuente u origen de los registros comerciales contables constituyéndose en documento de apoyo e información.
En resumen podemos decir que los documentos mercantiles se clasifican en dos grupos:
Documentos Negociables. Documentos No Negociables.
Donde los Documentos Negociables, son aquellos que completan la actividad económica comercial, generalmente se utilizan para cancelar una deuda, para garantizar una obligación, financiar una obra. La redacción de estas está fija a ciertas formalidades legales, las mismas que requieren de un estudio e interpretación cuidadosa. Los documentos negociables son aquellos con los cuales se puede comprar o vender cualquier bien y además pueden convertirse en efectivo en el momento de su presentación. Los documentos negociables más utilizados son: cheque, letra de cambio, pagaré, acciones de sociedad anónima, etc.
Y el resto de los documentos mercantiles recaen en el grupo denominado, Documentos No Negociables, cuya importancia es comparable con los Negociables, ya que se refiere a aquellos que se requieren para la buena marcha de una empresa, ya que son de uso diario, constante y corriente; son indispensables para el control de la empresa ya que permite sustentar los gastos, de la misma, es decir las transacciones frecuentes y no frecuentes. Los documentos no negociables más usados son: nota de crédito, nota de débito, recibo, vale de caja, vale de pago, etc.
Con la utilización de ambos tipos de documentos, tanto por personas naturales o empresas, se facilita el orden, control, facilidad y seguridad de la actividad económica, imaginemos que el caos que resultaría de no existir cheques, letras de cambio, pagares, facturas, volveríamos a la época de nuestros antepasados.
