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E-BUSINESS INTERCHANGE ZONE SAC MANUAL DE USUARIO MÓDULO PRE REGISTRO DE COMPROBANTES DE PAGO PARA PROVEEDORES DE GLORIA S.A. VERSION: 02
E-BUSINESS INTERCHANGE ZONE SAC
MANUAL DE USUARIO
MÓDULO PRE REGISTRO DE COMPROBANTES DE PAGO
PARA PROVEEDORES DE GLORIA S.A.
VERSION: 02
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MANUAL DE USUARIO - MODULO PRE REGISTRO DE COMPROBANTES DE PAGO
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INDICE
INDICE ..................................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 3
INGRESO AL MÓDULO DE PRE REGISTRO DE COMPROBANTES DE PAGO ................................... 4
IMPRESIÓN DEL COMPROBANTE DE PAGO ............................................................................. 10
DOCUMENTACIÓN ................................................................................................................. 12
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Introducción
El Módulo de Pre-Registro de Comprobantes de Pago le permitirá dar a conocer a sus clientes de manera anticipada la información de sus facturas; agilizando la transmisión de información, optimizando (en tiempo y recursos) el proceso de facturación y cobranza gracias a la integración de sus documentos. Cabe indicar que solo se podrá registrar el tipo de comprobante: Factura. Esta información se actualizará directamente en el ERP de su cliente, y será validada previamente, mediante la información publicada: confirmación de mercadería ingresada (guías electrónicas), y aceptación de servicios. Para ser partícipe de los beneficios de este módulo siga los siguientes pasos:
Paso 1: Ingresar a la página: www.ebizlatin.com o www.b2mining.com Paso 2: Ingrese su Usuario y Contraseña y haga clic en el botón Ingresar (1).
En caso de no contar con un usuario asignado, puede solicitarlo a [email protected] o comunicarse al (01) 518 3360 opción 1.
1 Puede ingresar con el mismo usuario y password asignado para ingresar a www.ebizlatin.com o
www.b2mining.com
Ingresar usuario
y password
Clic en botón ingresar
http://www.ebizlatin.com/http://www.b2mining.com/mailto:[email protected]://www.ebizlatin.com/http://www.b2mining.com/
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Ingreso al Módulo de Pre Registro de Comprobantes de Pago
Paso 3:
Después de ingresar al portal, deberá seleccionar en el menú ubicado en el margen izquierdo de su pantalla la pestaña “Comprobante Pago”
Se desplegará un menú donde podrá visualizar diferentes opciones. Usted deberá hacer clic en la pestaña que indica “Registrar Comprobante Pago”
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Paso 4: Se desplegará un pop up con los campos “Nombre de la Compañía” y “Código de Identificación Tributaria”, en donde deberá ingresar la razón social (o parte de ella) o el RUC del cliente al cual va a facturar. A continuación haga clic en buscar. Realizada la búsqueda, le figurará en el Listado de Organizaciones el nombre del cliente a facturar. Seleccione dándole clic en la razón social.
A continuación, haga clic en “Guía de Materiales Aceptados” si desea pre registrar órdenes de materiales o en “Aceptación de Servicios” para órdenes de Servicios.
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Las opciones de pre registro de facturas, depende de la política de cada cliente. 2
Si seleccionó Registrar por “Guía de Materiales Aceptado”, su opción para la búsqueda de documentos será la siguiente:
Si su selección fue “Aceptación de Servicio”, los documentos se mostrarán cuando precione el siguiente botón:
Paso 5:
Complete sólo los siguientes campos obligatorios de acuerdo a su factura física. 1. Número de factura 2. Fecha de emisión y 3. Moneda correspondiente a su orden de compra
Luego en Detalle seleccionar la opción “Añadir de Guía”.
2 Para consultar las políticas de sus clientes, puede enviar un mail a [email protected]
mailto:[email protected]
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Paso 6: Según sea el caso, le mostrará un pop up para hacer la búsqueda de sus documentos: En caso de Guías de Materiales Aceptados, los criterios de búsqueda serán: Nro. De Guía, Nro. De Orden de Compra., Rango de Fechas de emisión y el Estado. Luego de seleccionar la guía, dar clic al botón Añadir a Factura.
Para la Aceptación de Servicos, los criterios de búsqueda serán similares al anterior: Nro. De Orden de Compra, Nro de Aceptación de Servicio y Rango de fecha de emisión. Recuerden que deben contar con la entrada de Servicio, brindada por su contacto en la empresa clientes. Luego de seleccionar la conformidad, dar clic al botón Añadir a Factura.
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Paso 7: Verificar que la información registrada en el portal sea igual a la factura física (Subtotal, IGV, Total , Detalle de la Guía, Número de Factura y Fecha de Emisión). Al estar conforme, seleccione cualquiera de los 3 botones que figuran en la parte inferior: Guardar, Guardar & Enviar o Regresar.
Botón Descripción
Guarda la factura, pero no es enviada al cliente.
Guarda y envía la factura al cliente.
Permite regresar a la página anterior del portal.
Al seleccionar “Guardar y Enviar”, la información se envía a la empresa Cliente, además de realizar una primera validación del monto total de la factura.
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Luego aparecerá un pop up con segunda validación y mostrará una previsualización para validar nuevamente los datos ingresados.
Valide que el pre registro de factura sea igual a la factura física, que el número de factura sea igual, que la fecha de emisión sea la correcta, que la guía corresponda a la factura y monto de la factura física sea igual al del pre registro de factura. Luego de este proceso de validación y al hacer clic al botón confirmar, la información será enviada al sistema del cliente. Recuerde que luego de este proceso no se podrá modificar el pre registro. Antes de la impresión debe esperar que el sistema retorne el documento ERP.
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Impresión del Comprobante de Pago
La información de su factura será registrada tanto en el sistema de su Cliente como en el portal de ebiz Latin America. Para visualizar su factura registrada debe ingresar al módulo Comprobante de Pago en la opción “Enviadas”
Donde visualizará diferentes estados: - RECIBIDA: Se visualiza el Nº de Documento de ERP en el campo de Documento ERP. Seleccioné el pre registro y dar clic a detalles.
Si el sistema retorna: - ERROR DE RECEPCIÓN. En este caso de deberá comunicar al teléfono (01) 518 3360 opción 1, enviar un correo a [email protected] o ingresar al chat online de esta forma:
1. Ingresar al portal 2. Introducir su usuario y contraseña 3. Darle clic en la parte superior derecha en esta imagen
mailto:[email protected]
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4. Debe llenar sus datos si es la primera vez que ingresa:
Luego seleccionar la opción Imprimir. Recuerde que debe contar con el número de documento ERP para su impresión.
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Al aparecer la vista de impresión del Comprobante de Pago, hacer clic en Imprimir.
Documentación
NOTA: De acuerdo a los procedimientos y políticas establecidas por Gloria S.A., la empresa proveedora procederá a presentar la siguiente:
Orden de Compra con la firma respectiva, si la factura está relacionada a más de una orden de compra, es obligatorio la presentación de una copia de cada orden.
Factura Original y Copia Sunat.
Copia de la Guía(s) de Remisión.
Impresión del Pre Registro de Factura, con el número de documento ERP.
