Good Documentation Handling & Control Starts with You

EFFECTIVE'DOCUMENTS'MANAGEMENT'

2!

Full$day$Training

Agenda$Pela1han

Opening Gree%ng!&!Fact!Exposure!'

Introduc1on Presenter!&!Team'

3!

Tujuan$Pela1han Apa!yang!peserta!akan!

dapatkan!pada!pela%han!ini'

Struktur$Dokumentasi Memahami!pembagian!dan!level!dokumentasi'

Detail$Dokumentasi$per$Level Penjabaran!kriteria!dan!bentuk!

dokumentasi!%ap!level!'

Pengendalian$yang$Efek1f Prosedur/!Tata!Cara!pengendalian!dokumentasi!yang!efek%f.'

4!

A$look$at$our$presenta1on$agenda

Sec1on$End

Workshop$&$Examples

Ak%vitas!kelompok!dan!contoh!implementasi!untuk!memperjelas!materi'

Closing Expecta%on!&!Gra%tude'

5!

Tujuan'Pela;han'

1.  Mengetahui!struktur!dokumentasi!2.  Mendefinisikan!Peta!Proses!Bisnis!3.  Mengetahui!kriteria!Dokumen!yang!baik!4.  Mampu!membuat!SOP!sesuai!format!yang!ditetapkan!5.  Mengetahui!prinsip!pengendalian!dokumen!

7!

Klasifikasi!dan!penentuan!%ngkat!dokumentasi!

4.2'Persyaratan'Dokumentasi'

4.2.1'Umum'

Kebijakan

Prosedur

IK, Ceklis, Form, dll

Catatan

Guidance

4.2.3

Record

4.2.4

•  Pedoman!Mutu,!Kebijakan!Mutu,!Sasaran!Mutu!

•  Prosedur!

•  Dokumen!yg!dibutuhkan!utk!keefek%fan!perencanaan,!operasi!&!pengendalian!proses!

•  Catatan!Mutu!

9!

Kebijakan!umum!yang!ditetapkan!Manajemen,!sebagai!arah!dasar!pelaksanaan!proses!

Untuk memastikan hal ini, maka pihak pemohon harus mengisi formulir permintaan pembelian, permintaan pembelian harus berisi informasi pembelian yang jelas, mencakup:

� Deskripsi produk/jasa yang dibeli � Kuantitas � Nama � Waktu produk dibutuhkan ! (7.4.2 para 1) � Jenis

� Spesifikasi � Gambar

Permintaan pembelian harus disetujui oleh manager bagian ! (7.4.2 para 1) Supplier/sub-kontraktor yang dipilih harus berasal dari daftar rekanan terpilih. Proses seleksi, evaluasi dan evaluasi ulang supplier ditentukan dan didokumentasikan dalam prosedur ! (7.4.1 para 2) Kriteria seleksi dan evaluasi supplier harus berdasarkan

� Mutu � Harga � Pengiriman

Catatan mutu berhubungan dengan hasil evaluasi dan tindak lanjutnya harus disimpan (lihat 4.2.4)

Contoh Kebijakan Manajemen Perusahaan

7.4 Pembelian

PT XYZ menetapkan dan mendokumentasikan proses pembelian untuk memastikan pembelian produk/jasa selalu memenuhi persyaratan. Produk yang harus dikendalikan adalah yang secara langsung berhubungan dengan produk, material/jasa, Mis: Bahan baku, bahan pembantu dan bahan pengemas ! (7.4.1 para 1)

Manual$Organisasi

7.4 Pembelian (Lanjutan)

Petugas pembelian harus membuat purchase order yang berisi informasi : ! (7.4.2 para 1) � Deskripsi produk/ jasa � Nama Supplier � Waktu penyerahan � Kuantitas � Metode Pembayaran Purchase order harus diperiksa dan disetujui oleh pihak yang berwenang dikomunikasikan kepada supplier ! (7.4.2 para 2)

Manajer Bagian

Manajer Pembelian Direktur

< 1 Juta " " > 1 Juta " " "

Tabel Tingkat Persetujuan

Departemen QC bertanggung-jawab untuk menguji barang yang datang berdasarkan spesifikasi yang telah ditentukan. Jika tidak dapat dilakukan, maka barang dapat diterima berdasarkan CoA atau laporan hasil uji yang diserahkan oleh supplier ! (7.4.3) PT XYZ menetapkan, mendokumentasikan dan menerapkan proses inspeksi atau verifikasi untuk memastikan produk yang dibeli telah memenuhi persyaratan pembelian dalam PO ! (7.4.3)

Manual$Organisasi

12!

Peta!dasar!keterkaitan!dan!urutan!proses!–!proses!dalam!organisasi!

Suatu diagram yang memperlihatkan semua proses dan hubungan timbal-baliknya, untuk menggambarkan secara utuh bagaimana suatu perusahaan menjalankan kegiatan bisnisnya.

Process Model :

•  Memenuhi persyaratan standar (Pasal 4.1 ISO 9001:2008) •  Semua Proses dapat teridentifikasi

•  Hubungan timbal balik proses dapat teridentifikasi •  Memudahkan pemahaman hubungan persyaratan standar dengan proses yg ada dalam perusahaan

Manfaat :

Definisi!proses!:!(ISO!9001:2008,!elemen!0.2)!

!!!!“!Ak%fitas!yang!menggunakan!sumber!daya!dan!di!kelola/!manage!dengan!tujuan!untuk!dapat!mentranformasikan!suatu!input!menjadi!output!”!

Pendekatan$Proses

TRANSFORMASI

(Rangkaian aktifitas yang berinteraksi dan

berhubungan)

Pemantauan dan Pengukuran

Keefektifan Proses

Output Input

Pengukuran Proses :

Contoh Proses

Nama Proses : Pembelian

Proses tranformasi •  Menerima permintaan pembelian •  Mempelajari permintaan •  Mencari calon supplier •  Membandingkan •  Memilih supplier •  Membuat PO •  Menerima kedatangan material

OUTPUT : material

INPUT : Permintaan

Pembelian

Objectives proses :

Mendapatkan supplier dengan harga material kompetitif,

material datang tepat waktu dan kualitas material baik

- Ketepatan delivery 75 %

-  Reject supplier rata-rata 5 %

16!

•  Setelah!ruang!lingkup!untuk!se%ap!proses!selesai,!maka!dibuat!diagram!pemetaan!bisnis!proses!dengan!menyambungkan!input!dan!ouput!dari!suatu!proses!

Proses Perencanaan perbaikan

WO!Perbaikan!Schedule!!perbaikan!

Kebutuhan!!material!

Proses Pembelian

Kebutuhan!!material! Material!

Proses perbaikan

Material!OK!Schedule!!perbaikan!

Material!

Material!!NG!

17!

EXT

ER

NA

L C

UST

OM

ER

Menurut!anda!bagaimana!dengan!ouput!dari!proses!D!?!Dapatkah!proses!D!menghasilkan!ouput!yang!baik,!!sesuai!dengan!harapan!perusahaan!dan!customer!

Pelajari!proses!bisnis!berikut!ini!

EXT

ER

NA

L C

UST

OM

ER

PROSES B

PROSES A

PROSES C

PROSES D

PROSES E

Proses!B!%dak!di!lakukan!dengan!baik,!Sehingga!!proses!B!menghasilkan!Output!yang!%dak!baik!!!

Proses!E!%dak!di!lakukan!dengan!baik,!Sehingga!!proses!E!menghasilkan!Output!yang!%dak!baik!!!

JENIS PROSES

Core Process : Proses utama yang memberikan nilai tambah kepada pelanggan atau tujuan perusahaan

Suporting Process : Proses yang mendukung berjalannya Core Process

Improvement Process : Proses yang dilakukan untuk melakukan Perbaikan Berkesinambungan

CUSTOMER

Marketing

Operation

New/Customer/Handling

Repeat/Order/Handling

Business/Expansion/Handling

New/Project/Handling

Project/Manaagement

Complain/Handling

Complain/Handling

Business/Support

Recruitment Project/Administration

Workforce/data/computation

Workforce/Termination

Workforce/Replacement

Workforce/Coaching/&/Counseling

Legal/review/for/Workforce/contract

Legal/review/for/Business/Contract

Workforce/Pay/Slip/Processing

HR/&/GA

PurchasingBuilding/&/

Transportation/Maintenance

IT/Maintenance System/Development

Training Competency/Evaluation

Finance/&/AccountingPayment

A/R/Monitoring

Financial/Condition/Control

CUSTOMER

Core Process Supporting Process

Company

Workforce

Company

Workforce

Gambaran Umum Proses Bisnis PT. XYZVendor

Vendor/Management

Improvement Process

Pengendalian)Dokumen

Pengendalian)Catatan)Mutu

Pengukuran)Kepuasan)Pelanggan

Penanganan)Komplain

Tindakan)Perbaikan)dan)Pencegahan

Audit)Mutu)Internal Tinjauan)Manajemen

Identifikasi)dan)Monitoring)Sasaran)

Mutu Penanganan)Ketidaksesuaian

Peningkatan)Berkesinambungan

Top/Management

PROCESSES

ACTIVITIES

TASKS

Dept 2 Dept 3

Div X

Dept 1

Process A

Role Dept 1 Role Dept 2 Role Dept 3

Process B

Process C

Proces D

Proces D

Item

-ite

m R

ole

Dep

t

Proses (Aktivitas-aktivitas)

Global

Detail

Sangat Detail

Pendekatan'Proses'

21!

Rangkaian!ak%vitas!yang!menggambarkan!jalannya!proses!beserta!dengan!kriteria!pen%ng!yang!mengatur!di!dalamnya!

22!

Panduan$Penyusunan

Karakteris1k$Dokumentasi$Yang$Baik

#  Tidak terjadi “tumpang tindih” #  Tidak terjadi kekurangan (gap) #  Konsistensi penggunaan istilah dan judul dokumen #  Penanggung jawab masing-masing aktivitas jelas #  Catatan mutu yang digunakan dan aktivitas

pembuatannya sudah dimasukkan dalam dokumentasi

#  Distribusi catatan mutu jelas

25!

Detail!suatu!ak%vitas!yang!perlu!dijabarkan!secara!seksama!untuk!memas%kan!se%ap!orang!melakukan!dengan!tepat!

Prosedur$vs$Instruksi$Kerja Prosedur!

•  Memberikan!gambaran!umum!suatu!proses;!

•  Biasanya!membutuhkan!dokumen!penunjang!dalam!pelaksanaannya;!

•  Digunakan!oleh!banyak!personil!dari!berbagai!bagian/posisi!

Instruksi!Kerja!

•  Secara!de%l!menjelaskan!tugas!yang!harus!dikerjakan;!

•  Biasanya!dapat!berdiri!sendiri;!

•  Digunakan!oleh!satu!posisi!di!bagian!tertentu!

28!

Nomor!Dokumen!

Keahlian!Spesifik!

Tanda!Tangan!Pemangku!Jabatan!

29!

30!

Proses!yang!dilakukan!untuk!memas%kan!ketersediaan!dokumen!sah!terkini!pada!saat!dibutuhan!

31!

Penomoran$Dokumen

1.  Definisikan!Penomoran!a)  Bagian!b)  Jenis!Dokumen!c)  Departemen!d) Nomor!e) Hirarki!(op%onal)!f)  Revisi!

2.  Sediakan!tempat!yang!tetap!pada!%ap!Dokumen!3.  Sebutkan!tanggal!terbit!dokumen!

32!

Pengesahan$Dokumen

1.  Definisikan!Wewenang!a)  Hirarki!Dokumen!b) Hirarki!Struktur!

2.  Sediakan!tempat!yang!tetap!pada!%ap!Dokumen!a)  Kecuali!Uraian!Tugas,!Formulir!atau!Ceklis!

3.  Tanggal!Penandatanganan!(op%onal)!

33!

PendaKaran$&$Penggandaan$Dokumen

No.Dokumen Judul Dokumen

No.Revisi

SPO-WM-01 Tinjauan Manajemen 0SPO-WM-02 Tindakan koreksi dan Pencegahan 0SPO-WM-03 Audit mutu internal 0SPO-WM-04 Persiapan/perubahan dokumen 0

Daftar Induk Dokumen

Status'Salinan'

34!

Distribusi$Dokumen

Revisi 0 Revisi 1 Revisi 2 Perubahan 3No. Nama Departemen A B C A B C A B C

Hendra Tobing PPICAndi Wijaya ProduksiSigit Riyadi QCPeter Halawa Marketing

Judul : Prosedur Perencanaan Produksi No Dokumen : SOP-PPIC-01

Daftar Distribusi

1

2

3

4

35!

Buk%!implementasi!sistem!manajemen!yang!sesuai!dengan!persyaratan!standar!

Catatan

$  Bukti implementasi sistem manajemen yang sesuai dengan persyaratan standar

$  Komunikasi antar bagian $  Pedoman penyusunan :

%  Sederhana (informasi yang ada berguna) %  Lengkap %  Mudah dimengerti

39!

Pengendalian$Catatan 1.  Buat ketentuan/ SOP pengendalian (Apa, Siapa, (dicatat)

Dimana, Bagaimana (kriterianya) •  Identifikasi •  Lokasi Simpan •  Masa Simpan

-  Aktif -  Pasif

•  Metode pemusnahan/ pembuangan/ pemindahan 2.  Tentukan urutan arsip sesuai kode panggil 3.  Identifikasi alat bantu pengarsipan yang dibutuhkan 4.  Siapkan label/ identifikasi lainnya 5.  Buat Daftar Induk Catatan

40!

Tips$Penamaan$Folder

#  Kata Benda #  Sedapat mungkin terdiri dari satu kata #  Tidak tumpang tindih definisinya #  Contoh:

01. Keuangan 01.01 PPN 01.02 PPH 01.02.01 PPH 25 dst.

Tips$Penyimpanan$Folder

42!