ERTIFICACIÓN DE GRUPOS DE PEQUEÑOS PRODUCTORES · 8.1 Procedimientos de Compra y Venta Sistemas...

CERTIFICACIÓN DE GRUPOS DE PEQUEÑOS PRODUCTORES

Manual de Formación Para Organizaciones de Productores

COMP ILADO POR FLORENT INE LECHLE I TNER ( I M O ) & CHR IS MAY ( B I OGLOBAL )

Este Manual de Entrenamiento fue delegado por IFOAM y financiado a través del Programa IFOAM-Growing Organic (I-GO) cuyo objetivo es el fortalecimiento del movimiento de la agricultura orgánica en Países en vías de Desarrollo. Los principales donantes de este Programa son HIVOS (Holanda) y el Fondo para la Biodiversidad del Gobierno Holandés. IMO (Suiza), junto con Bioglobal (Nueva Zelanda), fueron contratados para el desarrollo de la guía del SCI y el desarrollo del manual de entrenamiento para grupos de productores a fin de armonizar los sistemas de control interno. Mayo 2004 Revisado en Marzo 2007

Derechos de Autor de IFOAM © Reimpresiones: Se otorga el permiso de reproducir partes originales o fotos siempre que se reconozca la autoría mediante la frase: “Reimpreso por autorización de IFOAM” Las opiniones expresadas en este documento son las de sus autores y no necesariamente reflejan las del International Federation of Organic Agriculture Movements (IFOAM)

Federación Internacional de Movimientos de Agricultura Orgánica IFOAM Central Charles-de-Gaulle-Str.5 53113 Bonn Alemania Tel: +49 228 92650 10 Fax: +49 228 92650 99 Email: [email protected] www.ifoam.org Compilado por: IMO (Institute for Market Ecology) en cooperación con Bioglobal, Nueva Zelanda Weststrasse 51 CH-8570 Weinfelden, Suiza Tel: +41-71-6260626 Fax: +41-71-6260625 Email: [email protected] www.imo.ch

Reconocimientos

IFOAM delegó a un grupo de expertos bajo la coordinación de IMO, la revisión del manual de productores de IMO y el desarrollo de un manual de entrenamiento para grupos de pequeños productores a fin de establecer y armonizar los sistemas de control interno. Esta nueva guía y el manual de entrenamiento están basados en los resultados de las tres reuniones de trabajo de armonización para grupos de pequeños productores (organizados por AgroEco), así como el reconocimiento de los documentos básicos para la certificación de grupos de pequeños productores, contenidos en el Manual de Pequeños Productores de Naturland/IMO (2001). Este manual fue escrito por Florentine Lechleitner (IMO) y Chris May (Bioglobal). El manual de entrenamiento fue ensayado en capacitaciones piloto en Vietnam, India y Perú. IFOAM también quiere agradecer al gran número de personas que participaron en el proceso de armonización, con relación a la certificación de grupos de pequeños productores, especialmente aquellos que participaron en los entrenamientos piloto y que fueron los que contribuyeron a que fuera creíble este proceso. Muchas gracias.

Cómo usar este Manual de Entrenamiento

El manual de capacitación está específicamente adaptado a pequeños agricultores. Sin embargo, el contenido es también relevante para una audiencia más amplia. La información es útil para cualquier individuo u organización interesada en desarrollar y mantener SCI. Este manual está estructurado siguiendo el lineamiento del Manual de Entrenamiento de IFOAM en Agricultura Orgánica en los Trópicos . Los capacitadores deben referirse a dicho manual para obtener mayor información en cómo organizar entrenamientos efectivos. El Manual de Entrenamiento del SCI consiste en dos partes:

1) Diapositivas para cada capítulo del Manual de Entrenamiento del SCI de IFOAM.

2) Manual de Entrenamiento:

• El lado izquierdo de las diapositivas contiene información que el capacitador puede presentar con sus diapositivas.

• El lado derecho de cada página muestra las dispositivas correspondientes más las discusiones y ejercicios grupales para ilustración y mejor comprensión del contenido.

El manual completo y las diapositivas están divididos en 14 archivos en POWER POINT separados (subunidades de enseñanza) . En cada archivo de WORD, Ud. puede abrir el archivo completo de POWERPOINT correspondiente, si hace doble clic sobre la primera diapositiva en el lado derecho. El resumen de cómo debe estructurarse un SCI y los documentos adicionales para los trabajos grupales, pueden encontrarse en el Manual del SCI para Organizaciones de Productores de IFOAM, y su Anexo. Los capítulos de este Manual Guía corresponden a los capítulos del Manual de Entrenamiento. El manual completo puede desarrollarse en 3-4 días, dependiendo de cuántos ejercicios y discusiones se incluyan a nivel de experiencia de los participantes.

Los tiempos aproximados necesarios para la presentación y los ejercicios están indicados en el índice. El tiempo necesario para los diferentes capítulos también dependen de los participantes. Para nuevas organizaciones que están recibiendo instrucciones de cómo establecer su propio SCI, puede ser apropiado proporcionar suficiente tiempo para que desarrollen sus propios documentos, etc. Por lo tanto, todo el entrenamiento puede tomar más tiempo o puede ser hecho en dos partes, con tiempo suficiente para desarrollar un Manual SCI, y que sea discutido y completado durante la Segunda sesión de entrenamiento. Para aquellas organizaciones que ya tienen en funcionamiento su SCI, y están usando este entrenamiento para actualizar sus conocimientos del SCI y quieren hacer un ajuste fino de su sistema de acuerdo con el enfoque armonizado de IFOAM, puede ponerse más énfasis en la identificación de riesgos y se podrá emplear más tiempo en optimizar los procesos existentes. En este caso, 3 días pueden ser suficientes. Cuando sea posible, los capacitadores pueden obtener ejemplos locales de documentos del SCI para ilustración y base de la discusión.

Capítulo (El número del capítulo corresponde al manual para el productor)

Página No. de diapositivas

Tiempo aprox.Como usar el manual de capacitación 0. INTRODUCCIÓN A LA CERTIFICACIÓN EN GRUPO DE PEQUEÑOS PRODUCTORES

¿Por qué es necesaria la certificación orgánica? ¿Qué es un SCI? ¿Qué implica un SCI? Condiciones para la certificación en grupo de pequeños productores Algunos términos de este Manual de Capacitación Manual del SCI (Capítulo 1 del Manual del SCI)

1

9 diapositivasaprox. 0.75 h

1. DISTRIBUCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SCI

Esta parte se presenta junto con el capítulo 0 Ver también el manual para el productor

2. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO Iniciativa para la organización de proyectos con pequeños productores Opciones para el establecimiento del proyecto Opcional: Ventajas/desventajas de diferentes modelos Opcional: Cómo empezar un proyecto orgánico Generalidades de las fincas, las compras y el manejo Organización del SCI (coordinación del proyecto)

6

11 diapositivasaprox.: 1.5-2 h

3. EVALUACIÓN DEL RIESGO Evaluación básica del riesgo Ejemplo: riesgos potenciales y lo que se puede hacer Evaluación del riesgo Manejo continuo del riesgo

13

5 diapositivasaprox.: 1.5 h

4. NORMA ORGÁNICA INTERNA Importancia de las normas orgánicas ¿Por qué se necesita una norma orgánica interna La norma orgánica interna Requerimientos básicos de la producción orgánica ¿Cómo se desarrolla la norma interna? Otras consideraciones: ¿Qué se incluye en las normas orgánicas?

17

9 diapositivasaprox. 1.5-2 h



Tiempo aprox. 5. CONTROL DE LA FINCA Y PROCEDIMIENTOS DE APROBACIÓN 5.1 Registro de los Nuevos Productores: Procedimientos

de registro, declaración de compromiso (contrato), información básica de la finca, mapas

26

6 diapositivas

aprox. 1 h

5.2 Inspecciones internas Frecuencia y planeamiento de las inspecciones internas ¿Cómo organizar las inspecciones? ¿Qué se inspecciona? Documentación y elaboración del reporte Resumen de los resultados del productor Técnicas de inspección Puntos críticos de control

32

13 diapositivas aprox. 2 – 2.5 h

& ½ día de inspección en

campo

5.3 Estimaciones de Producción Estimación de la producción (introducción) ¿Cómo se puede lograr una estimación precisa de la producción?

Fuentes de información y control cruzado Retos en la obtención de estimaciones precisas

43

5 diapositivas aprox.: 0.5 h

5.4 & 5.5 Aprobaciones Internas y Sanciones El ciclo de auditoria interna ¿Quién aprueba? Procedimientos de aprobación Si se encuentra un problema - ¿qué se debería hacer? Procedimientos de sanciones No conformidades y las sanciones

48

8 diapositivas aprox.: 1.5-2.5

h

5.6 Documentación del SCI Documentación del SCI (introducción) Documentos de los productores Administración de la documentación Listas de productores y lista de los productores aprobadosLista de los productores sancionados

55

7 diapositivas aprox.: 1– 3 h



Tiempo aprox.6. Personal del SCI 6.1 Personal del SCI y el organigrama 6.2 El coordinador del SCI 6.3 Inspector Interno

Introducción Requerimientos de calificación Lo que un inspector interno necesita saber

6.4 Personal de Aprobación 6.5 Oficiales de Campo/ Extensionistas y otras posiciones

en el SCI Otras Posiciones en el SCI

6.6 Conflictos de Interés

Conflictos de interés Consultoria versus inspección interna

6.7 Personal de Compra Documentación del Personal (este capítulo está cubierto en el punto 8.5 del manual guía del productor)

61

15 diapositivasaprox.1.5-2 h

7. Capacitación ¿Por qué la capacitación es tan importante? Entrenamiento del personal del SCI Capacitación de los productores – haciendo conciencia Consejos adicionales: ¿Cómo hacer capacitaciones buenas a los agricultores?

74

6 diapositivasaprox. 0.5-1 h

8. COMPRANDO, MANIPULANDO, PROCESANDO Y EXPORTANDO (se propone presentar el capítulo 8 antes del 6&7)

8.1 Procedimientos de Compra y Venta

Sistemas de compra y venta Procedimientos de compra y la respectiva documentaciónPersonal de compra

79

21 diapositivas

aprox. 3-4 h



Tiempo aprox. 8.2 Control del Flujo del Producto (Manejo) & Almacenaje

Generalidades de los sistemas de flujo de los productos orgánicos Manipulación de los productos orgánicos en todas las etapas Preparando los documentos del flujo del producto Almacenaje de los productos orgánicos

8.3 Procesamiento Orgánico

¿Qué se considera procesamiento? Aspectos importantes en el procesamiento orgánico ¿Cómo se puede garantizar la separación?

8.4 Exportaciones de Productos Orgánicos 9. Inspección Externa

Pasos hacia la certificación La inspección externa Certificación & comunicación con el certificador

97

4 diapositivas

aprox. 0.5-0.75 h

TOTAL

Aprox. 20 h = 3.5 días

más 0.5 día de visita en campo

0. Introducción IFOAM Manual de Capacitación de IFOAM para el Establecimiento y Armonización del SCI 1

0. Introducción a la Certificación de Pequeños Productores El mercado orgánico está regulado por varias normas y regulaciones; por ejemplo en la mayoría de los países del mundo, todas las etapas de producción de un bien que se mercadea como “orgánico”, necesita cumplir ciertos criterios definidos para la producción orgánica. La conformidad con respecto a estas reglas debe ser inspeccionada y certificada por una agencia de certificación orgánica. ¿Por qué se necesita la certificación? Es todo un asunto de confianza. La certificación ha ayudado mucho a desarrollar la confianza con respecto a lo orgánico tanto del consumidor como del mismo mercado orgánico. Por otro lado, una gran mayoría de las personas alrededor del mundo involucradas con la agricultura son pequeños productores, los cuales están a menudo localizados en áreas remotas con grandes distancias entre un lugar y otro. Asimismo, la rentabilidad de su producción agrícola es usualmente muy poca como para cubrir los costos de una inspección por parte de una agencia de inspección externa. Por estas razones, por 15 años – mucho antes de las regulaciones gubernamentales- los pequeños productores en los países en vías de desarrollo en cooperación con las agencias de certificación, han desarrollado sistemas que aseguren que los productores de manera grupal cumplan con las normas orgánicas. A través del tiempo se han desarrollado diferentes formas de sistemas de aseguramiento de la calidad para los grupos de pequeños productores, considerando la naturaleza y tamaño de la operación que varía desde diez a miles de productores individuales. La certificación en grupo de pequeños productores implica: • Un organismo central responsable de asegurar el cumplimiento del grupo con respecto

a las normas. • Puede ser una cooperativa o asociación de productores o simplemente un comprador o

procesador que contrata a los productores (“contrato de producción”).


• Una sola certificación para toda la producción del grupo, así como las actividades de procesamiento y manipulación del producto. Individualmente, los agricultores del grupo no pueden usar la certificación independientemente.

• Existe un Sistema de Control Interno (SCI) (a continuación se presenta la explicación de su significado).

¿Qué es un SCI? Los requerimientos referentes a la certificación de grupos de pequeños productores y el Sistema de Control Interno han variado considerablemente a través de los últimos años. Por esta razón, IFOAM comenzó un proceso de armonización desde hace tres años a través de talleres y al mismo tiempo inició la revisión del Manual del SCI de IFOAM para los grupos de pequeños productores y la elaboración de este manual de capacitación. Todas las explicaciones referentes al SCI en este manual, reflejan el consenso actual sobre este tema. Sin embargo, algunos detalles aún pueden ser considerados diferentes por parte de varias certificadoras o autoridades. Definición del SCI por parte de IFOAM (ver la diapositiva). Este papel formal del SCI como el “organismo de control” oficial implica que se deben cumplir algunos formalismos básicos de las inspecciones internas, ya que las normas orgánicas se refieren no solamente a cómo se debe producir orgánicamente, sino también sobre cómo se debe controlar. Estos “requerimientos de inspección”, incluyen aspectos como la documentación, procedimientos de inspección, etc., que los operadores del SCI comúnmente pasan por alto cuando desean establecer un proyecto de certificación orgánica. La diapositiva número 3 demuestra que en la certificación en grupo de pequeños productores, el certificador orgánico solamente llega a evaluar el trabajo del organismo de inspección interna. Esto se realiza a través de una evaluación general de la calidad y eficiencia del sistema de control interno y por la re-inspección (muestra) de algunos de los productores. Asimismo, es importante notar que la certificación de pequeños productores cubre a un grupo definido de agricultores que confirman su compromiso de ser productores orgánicos como parte de un determinado proyecto.

0. Introducción 3


Definición de SIC

Definición de IFOAM :

Un Sistema Interno de Control (SIC) es un sistema documentado de aseguramiento de calidad, que permite a la entidad externa de certificación delegar la inspección anual de los miembros de un grupo de productores, a una instancia identificada y definida dependiente del operador certificado.


¿Qué comprende un SCI? Si se tiene un SCI significa que existe: • Compromiso por parte de los agricultores. • Un sistema de inspección interna: los inspectores visitan cada finca por lo menos una

vez al año para verificar si se está cumpliendo con las normas de producción orgánica. Además usualmente se cuenta con un sistema de asesoría (extensión en campo).

• Aprobación interna: El SCI determina si un productor puede ser aprobado o si son necesarias sanciones en el caso de no conformidades.

• El SCI mantiene documentación de los productores y de todos los procedimientos internos de control.

• El SCI está normalmente a cargo de asegurar el control del flujo del producto, es decir que los productos orgánicos de los productores certificados están separados en todas las etapas de los productos no certificados.


Condiciones para la certificación en grupo de pequeños productores Antecedentes de la discusión sobre las condiciones que se deben cumplir para la certificación grupal de pequeños productores: En todas las discusiones que se dieron durante el proceso de armonización, hubo un gran debate sobre las condiciones que se deberían cumplir para la certificación en grupo de pequeños productores. En la mayoría de los países desarrollados, cada productor orgánico (incluyendo productores a pequeña escala) es inspeccionado independientemente; como resultado, los europeos tienden a pensar que la certificación en grupo no es justa en comparación con los requerimientos a nivel individual y que la certificación grupal no puede brindar la misma seguridad de una inspección “neutral” para cada productor por parte de la agencia de certificación externa. Asimismo, se debe asegurar de que las fincas grandes no se “aprovechen” de los costos bajos de una certificación grupal y así puedan evitar mantener su propia documentación, etc. Por estas razones, varias certificadoras tienen diferentes pre-requisitos para la certificación de pequeños productores, incluyendo el límite máximo de área para cada productor certificado. Las condiciones que aquí se presentan son el resumen de los acuerdos más recientes logrados en los proceso de armonización de IFOAM. IFOAM desarrolló criterios para Grupos de Certificación y SCI en la sección 8.3 de “Criterios de Acreditación de IFOAM para agencias certificadoras de producción y procesamiento orgánicos (CAI”). Esta sección en el Grupo de Certificación es proporcionada como un documento sobre los antecedentes del actual manual de capacitación. Pre-requisitos para la certificación en grupo (ver diapositiva) Para más detalles sobre los puntos de discusión, también vea el documento de IFOAM sobre la Compilación de los Resultados. En caso de duda, es mejor contactar a la agencia certificadora y hacerle las preguntas específicas. Tipos de proyectos Como será explicado en más detalle en el capítulo sobre la organización del proyecto, existen dos tipos de grupos de productores elegibles para la certificación grupal de pequeños productores:

a. Un grupo de productores (ej. cooperativa) que establece un sistema de control interno y que también organiza la compra y el mercadeo conjunto de la producción orgánica de los productores del proyecto. El grupo es el dueño del certificado.

b. Un procesador o exportador contrata varios pequeños productores para producir ciertos productos orgánicos. El procesador o exportador es el operador del SCI y organiza todos los procedimientos de control interno. Él es dueño del certificado orgánico.

Discusión en grupo: Reglas de participación ¿Tienen las organizaciones participantes algunas normas de participación (ej. tamaño mínimo/máximo de la finca, máximo ingreso, etc.)? ¿Podría existir algún problema con fincas mayores que desean participar en los proyectos orgánicos de pequeños productores? ¿Cuál sería el tamaño de una finca pequeña/mediana/grande en el contexto local?


Algunos términos para esta capacitación Algunos términos importantes están explicados en la diapositiva. Estos términos se usarán durante la capacitación, por lo que es mejor discutirlos si no son claros para los participantes. Nota: En algunos países dependiendo de los antecedentes de los participantes, sería recomendable introducir más términos al inicio de la capacitación.

El Manual del SCI El manual interno del SCI puede ser un documento central con un índice de formularios y procedimientos detallados (como los ejemplos descritos en el Manual del SCI de IFOAM) o también puede ser una colección completa de procedimientos escritos y formularios. Es importante que todos los formularios relevantes y procedimientos definidos en el manual del SCI reflejen la realidad del grupo y que sean prácticos en su aplicación. Asimismo, el manual del SCI debe estar disponible y adaptado al personal. Dado que se puede requerir de cambios, el manual debe ser revisado regularmente. Las razones para estos cambios pueden ser:

- Cambio de normas para la certificación, tales como estándares orgánicos adicionales.

- Procedimientos que fallan en su implementación - Actualización de las condiciones por parte del certificador, etc.

Si han habido cambios, es obviamente importante considerar quién debe de estar informado sobre los mismos (inspectores internos, personal de compras, miembros del comité de aprobación o productores, si la norma orgánica interna ha cambiado.

2. Organización del Proyecto IFOAM Manual de Capacitación de IFOAM para el Establecimiento y Armonización del SCI 6

2. Organización del Proyecto Introducción La iniciativa de comenzar proyectos de certificación orgánica de pequeños productores puede generarse en distintas partes y por diversas razones. A menudo, la implementación de un SCI ocurre en el contexto de iniciativas (proyectos) más extensas dirigidas a proveer a los agricultores de mejores condiciones de vida. El SCI es una herramienta para ser usada por el “proyecto” con el fin de proveer la estructura y la organización necesaria para que los productores puedan ser certificados por una agencia externa. Los proyectos de pequeños productores orgánicos pueden tomar diversas formas y ser financiados de distintas maneras. Cada proyecto tendrá sus ventajas y limitaciones particulares; por lo tanto, en un principio deberá explorarse detalladamente cuál será la mejor opción disponible. Cuando el operador del SCI toma la responsabilidad de desarrollar este sistema, deberá asegurarse de que hay suficiente personal calificado para implementar y manejar los procedimientos del SCI. Hay obviamente varias formas de implementar la estructura organizacional, pero ella deberá cubrir necesariamente al personal y los procedimientos internos descritos en el documento SCI. El operador del SCI se asegurará de que haya por lo menos un miembro del staff por cada procedimiento o tarea en el SCI, y que estos trabajadores conozcan sus responsabilidades. Contenido del Capítulo Iniciativas para la organización de proyectos de pequeños productores. Opciones para el montaje del proyecto. Cómo iniciar un proyecto orgánico. Coordinación del proyecto.

Lecciones a aprender El Sistema de Control Interno (SCI) es una herramienta importante que puede ser usada no sólo para brindar un conjunto de reglas de cumplimiento, sino, además, una guía para que las comunidades se organicen para trabajar juntas y mejorar sus condiciones de vida.. El operador del SCI necesita contar con personal que domine un rango de habilidades tanto para el desarrollo de las actividades de campo como las administrativas. El operador del SCI debe decidir qué clase de estructura de proyecto es la más apropiada.


Iniciativa para la organización de proyectos de pequeños productores. Hay muchas maneras de organizar un proyecto orgánico de pequeños productores: La iniciativa del proyecto puede originarse en: • Un grupo de productores que identificaron oportunidades de comercializar sus

productos. • Un gobierno o una ONG Una empresa El área focal puede ser:: Una ubicación en la que la producción es muy próxima a la orgánica y donde hay posibilidades de vender el producto como orgánico a un Mercado de exportación. Una ubicación donde la agricultura orgánica se aprecia como una forma de convertir las prácticas de cultivo tradicionales a formas más sostenibles. La motivación podría ser la perspectiva de obtener mejores precios y nuevos mercados, pues un producto orgánico es un factor importante para productores, procesadores y comercializadores. La financiación para proyectos de ayuda a agricultores en su período de conversión y adaptación a los requisitos de la certificación orgánica y la comercialización de sus productos, a menudo viene a través del presupuesto de ayuda de varios países y ONGs. La responsabilidad inicial de implementación del proyecto usualmente es tomada por especialistas externos. Cualquiera que sea el escenario que da inicio a un proyecto de pequeños productores, es importante recordar el principio “orgánico” de la sostenibilidad. Una vez finalizada la etapa de apoyo, los productores son quienes deben ser los propietarios de su proyecto y deberán encontrarse en mejores condiciones que cuando iniciaron el mismo. Para asegurar el éxito de un proyecto, la producción orgánica y el desarrollo del mercado deben ir de la mano.


Opciones para el establecimiento de un proyecto Hay muchas diferentes opciones para organizar un proyecto orgánico, idealmente las opciones deberían ser evaluadas antes de la solicitud de la certificación. Por supuesto, el desarrollo del proyecto puede ser cambiado más adelante. Los factores importantes son: Quién está a cargo del SCI? Un exportador? Una ONG? Una asociación de productores? Quién tiene la propiedad de los productos a lo largo de la cadena de producción hasta la exportación? Las siguientes son las opciones más comunes para organizaciones de pequeños productores.:(mostrar nuevamente la diapositiva de diferentes tipos de proyectos de pequeños productores del capítulo 0, incluida en esta presentación como diapositiva N° 4) Si entramos en más detalles podemos distinguir básicamente 4 de los siguientes tipos de proyectos: Opción A: Cooperativa o asociación de productores dueña del certificado y es el operador del SCI. Tres tipos de organización del proyecto: Opción A 3: Actualmente la estructura más común: El operador del SCI es también el comprador y organiza la elaboración (a veces con la ayuda de un procesador contratado, pero mantiene la titularidad del producto durante la elaboración) y comercializa los productos. Opción A 2: El procesador compra el producto directamente del productor certificado bajo un SCI (no muy común ni fácil de organizar) Opción A 1: La organización acopia (compra) los productos y los vende al procesador o exportador que se ocupa del mercadeo del producto. Opción B: “Producción contratada” El exportador o procesador contrata al productor para que le venda el producto orgánico; el exportador o procesador es el operador del SCI y organiza la compra, el procesamiento y las ventas. Puede ser una ONG/ operador sin fines de lucro o un procesador/exportador comercial. En todos los casos la certificación puede ser pagada por una tercera parte (por ej. un importador en Europa), pero esto significa también que esta parte tendrá la titularidad del certificado, y que el proyecto solo puede vender productos etiquetados como orgánicos a esta tercera parte. Esto conduce a un alto grado de dependencia y no es recomendable.

Discusión: Diagrama de modelos operativos ¿Qué modelo organizacional de proyecto eligieron (o están considerando) los participantes? (En un grupo mixto, esta es también una introducción general de los participantes y sus proyectos). ¿Qué ventajas y desventajas tiene cada sistema propuesto? ¿Cuál es el sistema más corriente en su región?

Discusión: Papel de los productores en el proyecto ¿Cuál es el papel de los productores en la toma de decisiones del proyecto? ¿ Es este un factor real de éxito (o fracaso) de un proyecto? ¿Se les permitiría que cambien a otro SCI diferente si ocurren problemas? Si los productores estuvieran bajo un SCI, se les otorgaría un certificado individual (interno)? ¿Se les permitiría también vender su producción como orgánica a otros compradores (sin embargo, en este caso las ventas de los productores a otros compradores estarán aún bajo la responsabilidad del operador del SCI)?


Opcional: Ventajas y desventajas de los diferentes modelos de proyecto. Si es importante para los participantes (por ej. porque el proyecto no está muy claramente definido) podría ser interesante discutir las diferentes opciones con un poco más de detalles, con la ayuda de las diapositivas. Alternativamente, los participantes podrían mencionar ellos mismos las ventajas y desventajas de los distintos modelos (grupos de trabajo, 0,75 hr.) Dependiendo de la organización real del proyecto (por ej. tipo de ONG, tipo de asociación de productores) la lista de ventajas y desventajas puede necesitar modificaciones sustanciales. Quizás una cierta ONG tiene, por ejemplo, experiencia en el mercadeo de productos orgánicos, lo que, obviamente, sería una ventaja y no una desventaja (aunque la mayoría de las ONGs no tienen experiencia de mercadeo al iniciar un proyecto)). Obviamente, puede siempre haber una combinación de tipos de proyectos, por ej. Opción A1, con una asociación de productores o un grupo de productores organizados por una ONG para vender directamente luego de la compra a un socio procesador/exportador. Para todos los tipos de proyecto una limitación al principio puede ser no tener una completa experiencia en producción orgánica.


• Capítulo opcional: ¿Cómo iniciar un proyecto orgánico?.

Un proyecto exitoso comienza acercando a los interesados potenciales para desarrollar el concepto del negocio, el cual a su vez, derivará en el desarrollo de un plan estructurado. El desarrollo y la implementación de un SCI será parte del plan general. Desde el principio el plan deberá ser presentado a los productores y a otros interesados. Las responsabilidades de cada parte deberán ser claramente establecidas e incluirán la financiación, el capacitación, la certificación, la organización de los productores, y el mercadeo. Nota: el término “proyecto” frecuentemente sugiere en la mente de los agricultores la idea de que serán retribuidos en dinero para efectuar las distintas actividades productivas; si el proyecto no incluye este tipo de asistencia, esto debe dejarse muy claro desde el principio. Asegurarse (en aquellos países que lo requieran) de que la propuesta y el plan han sido aceptados por las autoridades gubernamentales, ya que puede ser conflictivo iniciar un proyecto que pueda llegar a colisionar con la actividad extensionista del gobierno. Desde el principio: Asegurarse de que hay suficiente apoyo financiero para el proyecto. Asegurarse de que todos los interesados tomen parte de los talleres de concientización. Incluir a las agencias que puedan estar promoviendo productos no orgánicos a los productores (éstas pueden ser extensionistas gubernamentales) Asegurarse de que los productores comprendan a lo que se están comprometiendo. Comunicarse con los productores en su propio ideoma, ya sea directamente o a través de intérpretes. Asegurarse de que la documentación del SCI desarrollada por el proveedor del SCI satisfaga todos los requisitos específicos del certificador. Si se usa un traductor, puede que éste necesite cierto entrenamiento previo, ya que muchos términos orgánicos no son directamente traducibles y deben ser estudiados y conversados para asegurarse una traducción precisa. Los criterios para seleccionar al certificador externo deben tener en cuenta varios factores, incluyendo el acceso al mercado (ver el capítulo de certificación externa).

Preguntas para los participantes: 1. ¿Qué ha hecho su proyecto para asegurarse de que los productores entienden sus responsabilidades bajo un SCI? (obtenga una lista) 2. ¿Puede usted ver los vacíos en la preparación de los productores y los interesados? 3. ¿Cómo piensa usted que estas cuestiones pueden ser tratadas?


Descripción general de las fincas, la compra y el procesamiento. Tan pronto un grupo de pequeños productores ha decidido acerca de la estructura de cierto proyecto y comienza a implementarlo, debe hacerse una breve descripción general del proyecto en su nuevo manual interno. Esta debe incluir una descripción de los sitios del proyecto (por ej. los distintos poblados) y cómo serán manejados (por ej. todos bajo un solo SCI, o varios SCIs regionales, o ciertos centros SCI bajo una sola administración). Esto es presentado a menudo como un diagrama organizacional). El manual frecuentemente incluye un diagrama de las fincas participantes. Es importante para el administrador del proyecto así como para el certificador tener alguna de la siguiente información: ¿Cuántas fincas están registradas (en cada sitio)? ¿Cuál es el tamaño típico de las fincas y cuánta tierra es trabajada con cultivos orgánicos para la venta? ¿Cuál es el tamaño de la mayor finca y cuál el de la menor? ¿Cambian de tierra los productores en forma frecuente? (rotaciones en áreas de gran potencial, sistema de arriendo) o siempre trabajan en su propia tierra, lo que no puede ser incrementado fácilmente? ¿Todos cultivan más o menos los mismos cultivos (también cultivos intercalados) si no es posible agruparlos? Por ej. los cultivadores de café en villa A cultivan típicamente tomates y piñas (ananás) como cultivos económicos adicionales , mientras que todos los productores en la villa C se concentran en sisal y producen bananos.

• ¿Cuáles son lo métodos típicos de producción de los productores registrados como productores orgánicos o los cultivos intercalados típicos?: breve descripción de los métodos promedio de producción y los problemas potenciales de producción tales como enfermedades, problemas en fertilidad de suelo, etc.

El manual deberá contener también una perspectiva de los procedimientos de venta y comercialización una vez que la estructura del proyecto haya sido establecida.


Organización del SCI (coordinación del proyecto) Una vez respondidas todas las preguntas acerca de la organización del proyecto y que el mismo se da por iniciado, el operador del SCI necesita desarrollar un diagrama organizacional. Este diagrama es importante pues dará una clara imagen de:

• Unidades organizacionales del SCI (personal de oficina y de campo)

• Jerarquías (administrador, official de campo, etc.)

• Posiciones del personal orgánico (tipos de posiciones) El diagrama organizacional será más adelante parte del Manual Interno del SCI (requisito mínimo descrito en el capítulo 6.1 del Manual de IFOAM). Ver también el anexo del Manual de IFOAM para tener un ejemplo de un diagrama organizacional.

Discusión en grupo/ Trabajo en grupo: Si los participantes no tienen suficiente experiencia en preparar cartas organizacionales:

� Mostrar ejemplos locales de cartas y discutir la estructura indicada.

� Pedir que preparen su propia carta organizacional. Posiblemente convenga entregar una carta modelo como punto de partida.

� Discutir las cartas y lo que se pueda mejorar en su estructura/ presentación (ej. pueden verse factores tales como unidades de la organización, jerarquías, etc.?)

¿Como modificarían la carta para adaptarla a su propia organización?

3. Manejo del Riesgo IFOAM Manual de Capacitación de IFOAM para el Establecimiento y Armonización del SCI 13

3. Manejo del Riesgo En todas las etapas del flujo de un producto y para todos los procedimientos de control interno, es importante que el proyecto reconozca los riesgos potenciales (problemas potenciales) que pueden comprometer la integridad orgánica del producto. Los problemas pueden ocurrir por:

- Falta de comprensión o confusión (por ej. el encargado de compra mezcla el producto durante la compra) .

- Fraude (uso intencional de agroquímicos, el encargado de compra adquiere producto de fincas sin certificar para ganarse el sobreprecio).

- Falta de capacitación y de supervisión (el SCI puede carecer de recursos; el personal no ha recibido capacitación)

- Errores no intencionales - Descuidar otros factores

Al inicio de un proyecto orgánico, es especialmente importante que el coordinador del SCI esté conciente de los riesgos potenciales, de manera tal que el SCI y todos sus procedimientos estén diseñados adecuadamente. Por lo tanto, la organización debe hacer una evaluación inicial del riesgo, la cual debe estar resumida en el Manual del SCI. Aquellas organizaciones ya existentes que no hayan hecho una evaluación del riesgo deberán realizarla. Definir los riesgos de cada etapa es un ejercicio muy útil. Luego de dicha evaluación, los riesgos relevantes deberán ser discutidos y se deberá asegurar de que los procedimientos internos sean suficientes para prevenirlos. Usualmente hay ciertos riesgos a todos los niveles del flujo de un producto desde la finca a la exportación (ver ejemplos en la diapositiva). Es importante estar seguros de que durante una evaluación preliminar, todos los riesgos potenciales sean considerados. Puede ocurrir que para ciertos riesgos, un operador experimentado diga que la mayoría de ellos no constituyen un riesgo potencial porque se han tomado las debidas precauciones. Una evaluación debe ser lo suficientemente abierta para discutir genuinamente todos los riesgos y como paso siguiente, poder considerar qué puede hacerse y qué se ha hecho anteriormente para prevenir que ocurra este problema particular. Este ejercicio ayuda también a considerar si los procedimientos internos cubren todos los aspectos importantes y el por qué de su relevancia.


Ejemplos: Los riesgos potenciales y qué se puede hacer con ellos. Estas dos diapositivas brindan ejemplos de riesgos potenciales y sobre el manejo de su prevención o de la situación en caso de que el problema haya ocurrido (medidas correctivas) (Presentar las diapositivas) Las medidas correctivas propuestas son solo ejemplos de lo que se podría hacer. Cada proyecto tiene que encontrar cuáles son las más aplicables para cada caso; en ocasiones se trata de una combinación de medidas correctivas, mientras que en otros casos una sola puede ser suficiente.

Discusión sobre riesgos potenciales Cuando presente las diapositivas, primero exponga solamente los riesgos, para luego permitir a los participantes expresar sus opiniones sobre cómo prevenirlos.


Evaluación del riesgo Es un ejercicio útil e interesante preparar una evaluación completa del riesgo, la cual debe cubrir todos los pasos de la producción y la comercialización. La evaluación del riesgo también facilita la comprensión de cómo se deben diseñar los procedimientos, cuáles formas son las más apropiadas, en qué aspectos enfocar las inspecciones internas, la supervisión, etc.

Discusión en grupo (0,5 h) Los participantes y el capacitador utilizan para la discusión, los ejemplos de evaluación del riesgo en el Anexo del Manual del SCI de IFOAM. Para los participantes de proyectos que presentan un alto riesgo (por ej. cultivos de alto riesgo, muchos problemas en producción orgánica, fincas convencionales) se propone elegir el ejemplo de la cooperativa bananera; y para proyectos más simples, el ejemplo de la finca de café puede ser más útil. Lea las preguntas y discútalas con los participantes: ¿Qué problemas potenciales pueden encontrarse en sus respectivos casos? (disponga de poco tiempo de discusión por pregunta). Puede que ellos indiquen riesgos potenciales adicionales. Trabajo grupal de evaluación del riesgo (1,5h) Forme grupos de 3-6 participantes y entrégueles la “lista de chequeo” de la Evaluación de los Riesgos Generales en el Anexo del Manual del SCI de IFOAM. Cada grupo elige un proyecto y prepara una lista completa de los riesgos de ese proyecto. Los grupos deben ser animados a encontrar riesgos adicionales que no están mencionados en la “lista de chequeo”. Al terminar, todos los riesgos deberían haber sido mencionados y se habrán hecho propuestas sobre cómo prevenirlos (por ej. tabla sobre “Riesgos” y “Cómo Prevenirlos”) Presentar y discutir por lo menos un ejemplo de evaluación del riesgo en clase. Nota: En el capítulo sobre el flujo del producto (Capítulo 8) hay otro ejercicio en que se deben analizar todos los pasos potenciales del flujo de un producto y discutir sobre los riesgos potenciales en cada paso. Dependiendo de la experiencia de los participantes, ese puede ser un ejercicio útil para ser conducido también en este capítulo.


Evaluación continua de riesgo Cada proyecto tendrá riesgos potenciales relevantes que pueden amenazar la calidad orgánica del producto, aún cuando la probabilidad de que alguna vez ocurra sea remota (riesgo bajo). Como se ha mencionado anteriormente, se recomienda primero cubrir todos los problemas importantes y sólo en una segunda etapa verificar que todas las medidas necesarias hayan sido implementadas para prevenir la ocurrencia del problema. Ejemplo: NINGÚN proyecto tiene un riesgo cero de que el productor venda producto sin certificar, pero el SCI puede ser muy efectivo en prevenir que esto ocurra. Aún cuando se trate de un proyecto orgánico experimentado, es muy recomendable actualizar la evaluación del riesgo en forma regular, ya sea para considerar si algún factor externo pudo haber cambiado (por ej. el gobierno no sigue promoviendo la agricultura orgánica y pone agroquímicos al alcance de los productores); o los factores internos han cambiado (por ej. un equipo de nuevos trabajadores sin capacitar), todo lo cual puede resultar en nuevas situaciones de riesgo para ser tomadas en cuenta en los procedimientos del SCI. El proyecto debe estar conciente en todo momento de sus puntos críticos de control. Con una convicción total, los problemas encontrados en años anteriores deben ser considerados e incluidos dentro de los riesgos potenciales a ser evaluados.

4. Norma Orgánica Interna IFOAM Manual de Capacitación de IFOAM para el Establecimiento y Armonización del SCI 17

4. Norma Orgánica Interna Introducción Hay muchas normas orgánicas y la mayoría han sido redactadas para las condiciones agrícolas de los países occidentales. El operador de un SCI debe, por lo tanto, tener una norma orgánica interna aplicable a la situación local y comprensible para el personal. Nota: En el Manual Naturland/IMO- SCI se usó el término “Regulación Interna”. Básicamente la expresión comúnmente usada “norma orgánica interna” se refiere solo a las normas de producción, es decir, las normas aplicables al productor; mientras que los procedimientos de compra y su normativa (parte de las “regulaciones internas”) están ahora incluidas en los capítulos del Manual interno del SCI. Como se mencionara previamente, no importa DÓNDE se encuentren los procedimientos, ya sea en un documento llamado “Reglamentación Interna”, o en otra parte del Manual SCI, lo que importa es que haya una norma orgánica interna y se cuente con los procedimientos y reglas internas para toda otra actividad importante (admisión de nuevos productores, compras, inspección interna, etc.) Contenido del capítulo 1. Visión de regulaciones orgánicas importantes 2. Requisitos generales de la producción orgánica 3. Cómo desarrollar una norma orgánica interna 4. Aspectos engañosos en las normas internas

Lecciones a aprender • Diferentes normas orgánicas internacionales • ¿Qué aspectos comprenden usualmente las normas orgánicas? • Cómo podemos redactar nuestras propias normas orgánicas

internas? • ¿Qué será una buena norma interna?


Normas orgánicas importantes Hay normas orgánicas oficiales que deben ser cumplidas para comercializar un producto como orgánico en ciertos mercados (por ej. UE, EEUU, Japón). Además, hay muchas normas orgánicas privadas que han existido mucho antes de las normas oficiales. Las Normas Básicas de IFOAM son la base para todas las normas orgánicas. En general la mayoría de las normas orgánicas son muy similares y tratan los mismos aspectos. Sin embargo hay algunas diferencias cruciales entre las normas y es importante estar concientes de los requisitos, si el operador de un SCI solicita una certificación acorde con normas diferentes.

EU-Reglamento 2092/91 • Europa fue el primer Mercado en proteger el término “orgánico” (en 1991). • Normas muy extensas y detalladas; difíciles de leer. • Actualmente la norma orgánica más importante, ya que la UE es el Mercado importador más

importante. • Las agencias certificadoras deben estar acreditadas según la Guía EN45011/ISO65 EEUU: Programa Orgánico Nacional (NOP) • En vigencia a partir del 21.10.2002. • En muchos aspectos es menos estricta que la Reglamentación de la UE, pero más estricta

en otros. • Proceso de certificación separado, pero usualmente llevado a cabo por las mismas

certificadoras (deben estar acreditadas ante el USDA). Norma Orgánica Japonesa (JAS) • Establecida en el 2002. • Similar a la Reglamentación de la UE: muy enfocada en aspectos formales (documentados)

del sistema interno de gerenciamiento de la calidad (SCI formal). • Sólo agencias certificadoras acreditadas por el MAFF. Para más detalles sobre el contenido de las diferentes reglamentaciones ver el Manual Guía del SCI de IFOAM. (anexo). Cada vez más países están ahora introduciendo sus propias normas orgánicas.

Ejercicio de motivación; Normas Orgánicas Preguntar a los participantes de cuáles normas orgánicas han oído ellos hablar.

Ejercicio de motivación: Esquemas nacionales de etiquetado orgánico. Preguntar a los participantes si ellos han oído hablar que en sus países se estén haciendo esfuerzos para introducir normas o un etiquetado orgánico oficial.


Hay también muchos sellos orgánicos privadas en el mercado. Los consumidores usualmente confían más en esos sellos o etiquetas que en el término “orgánico” de los mismos. Algunas de estas etiquetas representan normas que difieren en algunos aspectos de las normas orgánicas (ellas siempre igualan o exceden las reglamentaciones oficiales). Algunos sellos importantes para pequeños productores internacionales son: Biosuisse: Muy importante para el Mercado Suizo; conversión total de la finca (ningún cultivo convencional); requisitos adicionales referentes a la sostenibilidad, mayores requisitos de inspección. Naturland: Acreditada por IFOAM; sello popular en Europa y USA; conversión total de la finca; los requisitos adicionales se refieren a la sostenibilidad. Demeter: Sello de la agricultura biodinámica; popular en todo el mundo. Incluye varios requisitos adicionales de la agricultura biodinámica.

Ejercicio de Motivación: Los participantes han oido hablar de otras normas orgánicas, por ej. Demeter, pero conocen ellos qué requieren estas normas? Hay algunas normas privadas que sean especialmente importantes?


¿Por qué se necesita una norma orgánica interna? Teóricamente el operador de un SCI también puede elegir adoptar una norma orgánica existente como propia. Sin embargo, esto usualmente tiene poco sentido, ya que las normas son muy largas (frecuentemente más de 60 páginas) y a menudo están escritas con referencia a la agricultura en occidente. Las normas son difíciles de leer y no todas son relevantes para la situación de un pequeño productor de cultivos tradicionales. También, ciertas organizaciones requieren la certificación acorde con diferentes normas, y se requerirá considerar los aspectos relevantes de todas las normas en su norma interna. La norma interna es, pues, un documento que puede ser fácilmente entendible por los productores (a veces es conveniente resumir la norma interna para ellos) y el personal del SCI. La norma interna es la base para toda inspección y será también evaluada por la agencia certificadora con el fin de determinar si todos los aspectos importantes han sido incluidos. Legalmente, la norma orgánica completa es un documento que tiene la capacidad de una ley. En realidad, muchos proyectos no han leido el texto completo de la reglamentación, pero tienen una clara comprensión de cuáles son los métodos orgánicos de produción y qué es lo que los productores tienen que hacer. La Norma Orgánica Interna es una lista completa de todos los aspectos que se espera que el productor haga. Puede ser usada como una clara referencia de manera que todo el mundo (productores, personal del SCI, etc.) conozcan las “reglas del juego”. En la mayoría de los casos la norma orgánica interna sobrepasa las reglamentaciones porque ciertas opciones (por ej. producción paralela) están excluidas, ya que no son manejables en el contexto local. Los contratos y la norma orgánica interna: El más importante requisito de producción (por ej. los aspectos cruciales de la norma interna) se incluyen frecuentemente en los contratos con los productores. Estos resumes incluidos en los contratos con los productores pueden ser considerados como una versión de la norma interna. Otra opción es que el contrato establezca solamente que el productor cumpla con la norma orgánica interna, la que luego se le entrega como un documento separado.

4. Norma Orgánica Interna 3

Training Manual on Setting Up and Harmonising Internal Control Systems

Por qué una Norma Orgánica Interna?

• Las normas orgánicas gubernamentales y privadas son muy difícilesde leer, y además han sido redactadas para los países occidentales. Ellas no pueden ser fácilmente comprendidas por los agricultoreslocales u oficiales de campo y también no todas aplican.

• Muchos proyectos deben ser certificados de acuerdo con diferentesnormas orgánicas y no orgánicas (Ej: Eurepgap, HACCP)

• Por lo tanto cada proyecto SIC debe definir sus propias normasorgánicas internas y adaptarlas para las condiciones locales específicas incluyendo todos los requisitos de las normascorespondientes.

• Las normas orgánicas internas siempre pueden exceder lasregulaciones orgánicas relevantes (según las cuales la certificacióndeberá ser emitida) pero nunca pueden ser menores.


La Norma Orgánica Interna Los requisitos mínimos de una norma orgánica interna se encuentran descritos en el Manual del SCI presentados en la diapositiva 4. Las normas deben: • Definir las condiciones de producción siguiendo los requisitos de la norma e interpretarlos

para la situación local. Deben cubrirse todos los aspectos relevantes (ver diapositiva siguiente), pero los requisitos pueden ser adaptados a fin de tratar solo con los aspectos relevantes. Por ejemplo, en un país donde no existan semillas OGM puede que no sea necesario insistir en este aspecto en la norma interna. O, si hay suficiente material orgánico de plantación disponible, no hace falta incluir normas de uso de material no orgánico en la norma orgánica interna.

• Ser presentadas en forma adecuada: idioma local y estilo de redacción comprensible para el personal del SCI.

• Los productores serán informados de todos los requisitos. Si no pueden comprender la totalidad de la norma orgánica interna se les debe preparar un resumen. En áreas de alto analfabetismo las ilustraciones pueden ayudar a la explicación de los requisitos de mayor importancia.

Todos los tópicos de la norma orgánica deben ser incluidos en la norma orgánica interna. • Definición de la unidad de producción:

o Qué se inspecciona y se verifica, por ej. todos los lotes y cultivos bajo manejo del productor, orgánicos o no.

o Si el productor tiene también lotes no orgánicos deben definirse todos los requisitos adicionales de esta situación (separación, prohibición de producciones paralelas, separación en almacenaje, etc.)

• Reglas de producción: o Fertilización & manejo del suelo con insumos permitidos. o Protección de cultivos con productos permitidos. o Semillas/material de propagación. o Reglas de producción animal.

• Medidas de cosecha y post-cosecha, por ej. separación durante el secado en la finca, durante el almacenaje, materiales de empaque permitidos, etc.

• Período de conversión y admisión de nuevos productores. Los procedimientos de admisión son a veces incluidos separadamente en otros capítulos del Manual del SCI.



Requerimientos Mínimos de la Norma Orgánica Interna

1. La norma orgánica interna debe resumir los requerimientos de producción en la finca con base en la regulación orgánica externarelevante, siempre que esos requerimientos sean importantes y determinantes para las actividades orgánicas.

2. Esta debe ser presentada en una forma adecuada, de acuerdo al conocimiento del personal del SIC.

3. Los requerimientos mínimos de la norma deben ser comunicadosclaramente a todos los agricultores.



Contenidos Mínimos de la Norma Orgánica Interna

La norma orgánica interna debe considerar los siguientesaspectos:

•Definición de la unidad de producción y el manejo de las áreasen conversión (ej. agricultores que todavía cultivan algunoscultivos convencionales)

•Estándares de producción para la unidad orgánica completa(ej. semillas, fertilización, y sostenibilidad, manejo de suelos, protección de plantas, lista de productos autorizados, prevención de la deriva de agroquímicos, crianza de ganado)

•Procedimientos de cosecha y post-cosecha

•Período de conversión y requisitos para nuevos productores


Requisitos básicos de la producción orgánica Los principios más importantes de la agricultura orgánica se encuentran resumidos en la diapositiva. Estos son, por supuesto, algunos de los requisitos que deben incluirse en la norma orgánica interna. Obviamente hay algunas diferencias entre las normas orgánicas (por ej. qué insumos son permitidos, etc.) pero todas están basadas en los mismos principios. Es importante notar que estos principios generalmente se refieren a toda la unidad de la finca, por ej. todos los cultivos que el agricultor produce, y también su ganado – es decir no solo los cultivos que serán vendidos como orgánicos. Una vision detallada de los requisitos de las más importantes normas orgánicas (Reglamento UE, Norma NOP, y algunas de ls normas orgánicas privadas) se encuentran en el Anexo del Manual del SCI de IFOAM)

Ejercicio de motivación: ¿Qué es la Agricultura Orgánica? ¿Qué asocian los participantes con agricultura orgánica? Que es la agricultura orgánica? Si es possible tener preparada una pizarra con los capítulos relevantes (ver más arriba) y escribir las respuestas de los participantes (palabras clave) directamente bajo las respectivas secciones/capítulos.



Principios de Producción Orgánica a ser incluidos en la Norma Orgánica Interna

Manejo Sostenible del Suelo• Abonos verdes• Cultivos de cobertura, “mulching”• Compost (residuos de cultivos, abonos animales)• Fertilizantes minerales restringidos• Ningún fertilizante químico (ej. úrea)

Protección de Plantas y Semillas Orgánicas• Control de plagas, enfermedades y malezas, mediante

prácticas de cultivo apropiadas, controles mecánicos y protección mediante enemigos naturales

• Uso restringido de pesticidas orgánicos• Ningún pesticida químico • Semillas y material vegetativo convencionales solo

bajo ciertas condiciones• Ningún OGM (organismos genéticamente modificados)

Crianza Animal• Crianza animal amigable• Alimentación organica en lo posible, medicación restringida


¿Cómo se redacta una norma orgánica interna? Elegir la norma • ¿De acuerdo a qué norma se quiere estar certificado? • Definir la norma que aplica en los documentos internos (alcance de la certificación) • Identificar los requisitos más importantes de la norma en cuestión (Ver Anexo en el Manual

del SCI de IFOAM) Análisis de la situación local • Métodos de cultivo/crianza de los productores que son o serán registrados (cultivos/ganado

para la venta, cultivos/animales para auto consumo) • ¿Cómo son producidos los cultivos principales y los cultivos intercalados más comunes?

¿Se usan muchos insumos? • ¿Cómo será organizada y supervisada la producción de los pequeños productores? Desarrollo de la norma orgánica interna: • ¿Qué requisitos de la norma orgánica son los más importantes para nuestro proyecto?

(Recordar que todos los aspectos importantes deben ser explícitamente regulados, aún cuando no sean críticos)

• ¿Con qué aspectos se quiere ser más estrictos que lo que pide la norma? • ¿Qué significan estas reglas para nuestro sistema de producción? ¿Qué normas deben ser

definidas para asegurar que todos los productores cumplan los requisitos orgánicos (por ej. no permitir el ingreso de ningún material fuera de la finca para asegurarse de que no usen los productos equivocados?) También tener presente que puede que sea necesario documentar algunas instrucciones para el manejo de la finca (por ej. los productores deben construir terrazas para evitar la erosion); a su vez, es recomendable no incluir solo elementos de prohibición (“no haga esto – no haga aquello”). Estas instrucciones pueden ser bien detalladas y adaptadas a la situación específica.

• Resumir las reglas básicas de producción en palabras simples. Puede ser conveniente tener presente que las normas orgánicas internas son relevantes tanto para los productores como para el personal del SCI, y por lo tanto en algunas áreas puede ser recomendable definir por escrito las tareas para el personal del SCI.

Ejemplo: Quizás se requiera que “los productores solo puedan usar insumos cuando hayan sido aprobados por el extensionista”. En este caso puede ser conveniente redactar un procedimiento interno de aprobación de insumos en el Manual del SCI, o incluir el requisito en la norma orgánica interna de que el extensionista recibirá una lista de insumos aprobados por el administrador del SCI, quien verificará con el certificador que los insumos sean los aceptados.



Cómo desarrollar una Norma Orgánica Interna?

Elección de estándares orgánicos de certificación

Analizar la situación local

Borrador de Norma Orgánica Interna

¿Qué aspectos o estándares son relevantes?

¿Se quiere exigir más que lo mínimo requerido?¿Qué prácticas de manejo son necesarias para una producción agrícola sostenible?

Incluir los aspectos más importantes de producción orgánica en el sistema de producción en la finca

¿Son los requerimientos tan claros y fáciles de entender que los agricultores y el personal de camposaben qué hacer?

Norma Orgánica Interna Aprobada

Aprobación de procedimientos Internos


Nota: Durante la discusión de la norma orgánica interna pueden surgir elementos que no aparezcan inmediatamente claros con respecto a DONDE deben ser incluidos, si en el Manual del SCI, en la norma orgánica interna, o en el contrato con el productor, etc. La ubicación de los diferentes documentos no es realmente importante; lo que importa es que los requisitos se encuentren definidos en ALGUNA PARTE, que sean conocidos, y que puedan ser usados como referencia en las decisiones de certificación. Ejemplos: El período de conversión puede ser descrito o bien en la norma orgánica o bien en el Manual SCI bajo el capítulo “Admisión de Nuevos Productores”.

Ejemplo: Regulación interna Si los participantes ya tienen una norma interna para discutir y comentar, es mejor preparar la presentación de esta regulación interna en una diapositiva o documento para distribuir. Hay dos ejemplos adicionales en el Manual del SCI (anexo). De lo contrario este puede ser un punto de partida para la discusión.

Sesión de discusión grupal (1.5 h): Desarrollo de una norma orgánica interna Grupos de 4-6 participantes. En cada grupo un participante es elegido para presentar a su organización. Con la ayuda del resumen de las normas orgánicas (Anexo del Manual del SCI de IFOAM) el grupo trata de redactar un borrador de reglamentación interna (solo palabras clave, 0,75 h). Al final un grupo presenta los resultados y los participantes discuten la propuesta.

Como alternativa, discutir un ejemplo de norma orgánica de alguna de las organizaciones participantes.


Antecedentes: ¿Qué se incluye en las normas orgánicas? Nota: Este es un capítulo de antecedentes, en especial para participantes más avanzados, no es necesario para grupos que todavía no conocen nada sobre certificación orgánica. Además de los requisitos sobre cómo debe producirse un cultivo orgánico, las normas cubren mucha otra información:

Requisitos de la agricultura y ganadería orgánica • Normas actuales de producción vegetal: conversión a la agricultura orgánica, fertilización,

protección de cultivos, semillas, etc. • Estas reglas se interpretan de acuerdo a las condiciones locales (¿qué es lo importante para

nuestro proyecto?) cuando se prepara una norma orgánica interna.

Reglas de producción orgánica animal • Todas las normas orgánicas regulan también la producción animal. • Dado que la mayoría de los proyectos de pequeños productores no requieren que su

producción animal esté certificada, la cría de animales no es inspeccionada estrictamente de acuerdo con los requisitos detallados de producción animal, sino más bien como una parte importante de la finca orgánica total.

Requisitos de etiquetado • ¿Cómo puede etiquetarse un producto final para referir su origen orgánico? • Define, por ej. qué porcentaje de productos orgánicos deben encontrarse en el producto

final. • Importante sólo para unidades de exportación; necesario sólo para el producto final. Requisitos de inspección • Frecuencia de la inspección (por lo menos una vez al año). • Todos los pasos de la producción deben ser inspeccionados y certificados. • Documentación de todas las actividades. • Todos estos aspectos son considerados en los requisitos mínimos de la organización de

pequeños productores presentados en el Manual del SCI de IFOAM y el Manual de Capacitación.

Requisitos para la Importación • Algunas normas (Reglamento UE) definen reglas adicionales para la importación desde

afuera de la UE. La interpretación de equivalencia de normas es possible.



Antecedentes: Alcance de las Normas Orgánicas

Requirimientos de Producción Orgánica de Cultivos

Requerimientos para Producción Animal

Requerimientos de Etiquetado

Requerimientos de Inspección

Requerimientos de Importación

Norma orgánica interna

Incluida enrequerimientos del SIC

5.1 Registro de Nuevos Productores IFOAM Manual de Capacitación de IFOAM para el Establecimiento y Armonización del SCI 26

5. Control de la Finca y Procedimientos de Aprobación

5.1 Registro de nuevos productores Introducción Si se deben certificar nuevos productores bajo un sistema SCI ellos deben ser registrados por el SCI como productores orgánicos. Los procedimientos de registro cubren básicamente todos los aspectos que un agricultor debería cumplir si se certificara individualmente.

- Información básica e información de la finca disponible y verificada. - Obligaciones del productor orgánico: deben ser claras y confirmadas por ambas

partes por la firma de una declaración de compromiso (contrato).

El registro es un proceso importante para asegurar que el agricultor es conciente de sus deberes (y derechos) como productor orgánico. Contenido del capítulo 1. Procedimientos de registro 2. La declaración de compromiso entre el productor y el SCI 3. Formulario de admisión de la finca/ datos básicos de la unidad 4. Mapas de la finca

Lecciones a aprender: • ¿Qué pasos son necesarios para registrar a un productor? • ¿Qué tiene que estar escrito en el contrato de un productor? • ¿Qué tipo de documentación básica necesita estar disponible

para los nuevos agricultores? • ¿Qué clase de mapas son necesarios? Ejercicio de Motivación: Pedir a los participantes que den ideas sobre qué harían si quisieran registrar una finca? Qué hace falta hacer?


Procedimientos de Registro Los procedimientos de registro usualmente incluyen, primero, una visita preliminar de la finca por el inspector interno u oficial de campo. Y segundo, los procedimientos para el registro en la oficina del SCI (usualmente por el administrador del SCI).

Visita a la finca • Explicación al productor de sus obligaciones como agricultor orgánico, así como las

derivadas de su condición de operador del SCI y/o comprador. Estas obligaciones están escritas en un contrato. .

• Visita de la finca y llenado del formulario de ingreso de la finca con todos los detalles con respecto a los métodos de producción, superficies, última aplicación de productos prohibidos, etc.

• Diseño de mapas. • Firma del contrato (o por lo menos la declaración de compromiso. El contrato formal

con todos los detalles incluyendo las obligaciones puede ser firmado más adelante). Procesamiento de la información en la oficina del SCI • El administrador del SCI evalúa el formulario y decide si el productor puede ser

aceptado. • El administrador del SCI determina el estado de conversión • El administrador del SCI añade detalles a la lista de productores (a veces hecho solo

después de una inspección interna completa) y otorga un número de código al productor.

• El administrador del SCI añade al productor en el mapa de la villa. Nota: usualmente el operador del SCI deberá hacer primero el registro formal del productor y luego hacer la inspección interna completa en el mismo año.

Ejercicio de motivación: Pedir a los participantes ideas sobre qué harían ellos si quisieran registrar a un nuevo productor. Qué se necesita hacer?


La declaración de compromiso entre el productor y el operador SCI

Porqué se necesita una declaración de compromiso? Un acuerdo formal entre el certificador y el productor certificado es obligatorio de acuerdo a todas las normas orgánicas. Puesto que en un SCI solo el operador del SCI tiene un acuerdo con el certificador externo, el operador SCI tiene que tener un contrato con cada productor para asegurar que:

- El productor confirma sus obligaciones por escrito y es conciente de qué necesita hacer para ser un productor orgánico.

- La formalidad de un contrato de certificación por escrito es un complemento. La declaración de compromiso puede ser el contrato entre el operador del SCI y el productor, pero a veces la declaración de compromiso es firmada en una etapa inicial y el contrato formal (con más detalles de la responsabilidad del comprador) se hace más adelante, por ej. al final del período de conversión. Para la certificación, la declaración de compromiso es el documento más importante. Requisitos mínimos: La declaración de compromiso (contrato) debe contener el compromiso de cumplir con las normas internas. Las consecuencias de violar el contrato deben ser claras (política de sanciones). También se debe asegurar el acceso a los inspectores internos y externos para efectuar inspecciones anunciadas o no a la finca y a los registros del productor. El contrato debe ser escrito en ambos ideomas: el local y el de la certificadora. ¿Qué más puede incluirse en el contrato? • Obligaciones importantes que deben ser enfatizadas.

- Sólo puede vender su producción propia (no la de un pariente o vecino). - Debe pedir permiso al oficial de campo antes de ingresar un insumo externo a la finca.

• Obligaciones económicas del productor, por ej.: - No puede vender a otros compradores orgánicos. - Debe entregar una cierta calidad de producto.

• Otras obligaciones del operador del SCI y/o del comprador, por ej.: - Debe organizar seminarios gratuitos de entrenamiento además de la extensión agrícola. - Proveerá semillas gratuitamente al productor.

• Mecanismos de fijación de precios y de sobreprecios. • Finalización del contrato

- ¿Continua siendo válido o es renovado automáticamente? - ¿Cuándo/cómo puede darse por terminado el contrato y por quién? - ¿Hay un tiempo mínimo durante el cuál el contrato no puede ser cancelado sin

implicaciones económicas para el productor?

Ejercicio de Motivación: ¿Porqué se necesita un contrato? ¿Por qué el operador del SCI debe tener un contrato con los productores? ¿Tiene sentido tener un contrato si el productor no sabe leer ni escribir? Ejercicio de Motivación: ¿Qué se necesita escribir en un contrato? Pedir a los participantes que den ideas de que escribirían en el contrato entre el productor y el operador del SCI. Si solo se dieran pocas ideas por los participantes, dé sugerencias y ayúdeles a descubrir otros aspectos importantes que necesitan ser cubiertos.

Ejercicio: discusión de ejemplos de contratos Discutir en clase o en grupos (por ej. versión en el Manual SCI) ejemplos sobre contratos de los SCIs. Falta algo crucial en ellos? ¿Qué está particularmente bien descrito? ¿Cómo puede mejorarse?


Formulario de ingreso de la finca/datos básicos de la finca

Tiene que haber cierto documento básico que indique todos los datos importantes del productor registrado: • Nombre, dirección, detalles de contacto, ubicación de la finca. • Superficie Total • Número de lotes y sus ubicaciones, tamaños, cultivos por lote. • Métodos de cultivo (todos orgánicos, o también algunos convencionales) • Superficie de cada cultivo o, por ej. número de plantas/árboles en sistemas de cultivos

intercalados. La forma en que se deben registrar los detalles de la finca depende mucho de los cultivos y del sistema general de registro (lista de productores, listas de chequeo internas); todos estos documentos están interrelacionados. Es mejor pensar de antemano qué información se va a precisar en una etapa particular y luego crear los cuestionarios, modificándolos cuando sea necesario. Algunos aspectos se pueden incluir si todos los cultivos y superficies deben ser registrados separadamente para cada LOTE o para toda la finca, y si los árboles deben ser contados o solo la superficie ocupada. El nivel de detalle de la documentación esperada depende del riesgo. Si hay un alto riesgo de que los productores traten de vender su producción a vecinos se necesitará muy buena información de rendimientos esperados y, por lo tanto, también muchos detalles de cultivo (por ej. número de árboles de naranja con sus respectivas edades y rendimiento aproximado esperado). Si la finca registrada usa diferentes insumos, debe requerirse un registro detallado..

Última aplicación de productos prohibidos Adicionalmente habrá algo así como una “historia de campo” que tendrá que ser completada; para cada lote se indicará qué insumos se han usado en los últimos 3 años. Ayudará también registrar qué cultivos se han producido en años anteriores, y no solamente preguntar: “¿Cuándo usó químicos por última vez?” Si se sabe qué cultivo hubo en ese lote las preguntas pueden ser mejor hechas y se obtendrán mejores respuestas. Ejemplo: Se sabe que en un lote ha existido siempre café y que el café no es usualmente tratado en esa área, por lo tanto se le pregunta al productor y se confirma que no estuvo usando nada en el café. En otro lote el productor cultivó tomates y chiles hace 2 años cuando el café era joven, así que se le puede preguntar al productor qué producto usó como funguicida en sus tomates. Tal vez indica que usó “Diophene” o similar, y así se sabe entonces que ese lote se considerará solo “en conversión”.


Mapas

Un requerimiento para la certificación es poder tener una visión del conjunto del poblado en un mapa que muestre dónde está ubicada cada finca, lo que le permitirá al inspector ubicar las fincas. Los mapas deben ubicar los poblados, caminos, senderos, centros de compra-venta, viviendas y otras señales. Cuando sea posible se recomienda preparar mapas con la ayuda de un GPS (sistema global de posicionamiento). Si el productor rota anualmente las cultivos o si siendo orgánico también produce algunos cultivos convencionales (por ej. para auto consumo), se necesitará de un mapa adicional que dé una visión de los lotes del productor, y que indique dónde se encuentran los diferentes cultivos. En este también se puede registrar otra información relevante (por ej. fecha de siembra) y se debe indicar claramente los campos convencionales, si los hay, o si hay riesgo de deriva. Si el proyecto incluye diversos poblados se necesitará un mapa de orientación. Sugerencia: para fincas con rotación de cultivos puede ser una buena idea tener un mapa base con indicación de los lotes y copiar este mapa varias veces. Luego, cada vez que se necesite un mapa actualizado se usarán los mapas base para indicar los campos actualizados dentro de cada lote. Las fincas vecinas pueden ser incluidas si los campos y cultivos pueden, sin embargo deben ser estrictamente identificados. Los buenos mapas son difíciles de preparar; los empleados del SCI necesitarán entrenamiento en este tema. Nadie espera un mapa perfecto, pero debe ser posible trabajar en él y usarlo para ilustrar información importante. El mapa debe ser lo más preciso posible (tratar de preservar la escala!, un campo de dos acres debe ser de tamaño doble de uno de un acre, etc.).


Ejercicio: dibujar un mapa Luego de una inspección de muestra de una finca, hacer que los participantes dibujen un mapa y luego comparar sus resultados. Cuál es la manera más apropiada de ilustrar una finca? ¿Qué es lo importante de mostrar para dar una clara interpretación? Discutir formas de mejorar los mapas: • Medir las dimensiones de la finca a pasos y transferir la

escala a las dimensiones del papel. • Preparar pequeñas piezas de papel, p.ej. 2 x 2 cm y

representar un acre. Poner el correspondiente número de estos pequeños “acres” en un mapa a escala 1:50’000 para indicar la ubicación de la finca y su tamaño aproximado; esto da idea de las dimensiones.

• Dar seminarios de mapeo con los oficiales de campo..

5. 2 Inspecciones Internas IFOAM Manual de Capacitación de IFOAM para el Establecimiento y Armonización del SCI 32

5.2 Inspecciones Internas Introducción La inspección interna es un componente crítico del proceso del SCI. La inspección de los productores y sus fincas tiene lugar por lo menos una vez al año y se debe inspeccionar el 100% de los productores que están involucrados en el SCI. La inspección debe programarse para que ocurra en un momento crítico del ciclo de producción, cuando los riesgos de incumplimiento con las normas son más altos. Contenido del capítulo Frecuencia y planeamiento de las inspecciones internas ¿Cómo organizar las inspecciones? ¿Qué se inspecciona en una inspección interna? Proceso de documentación e informe ¿Cómo resumir los resultados para el productor? Técnicas de inspección Puntos críticos de control

Discusión Preguntar a los participantes sobre qué piensan ellos que es la diferencia entre una visita de extensión (asesoría en campo) y una inspección interna. Obviamente, ambas visitas tienen un efecto de monitoreo; y aún en una inspección interna el inspector puede hacer algunos comentarios respecto a los métodos de cultivo, etc. Posibles respuestas:

- La inspección interna es básicamente la sustitución de una inspección hecha por un inspector externo. Es una evaluación formal y documentada de la totalidad de la finca y sus actividades por una persona neutral.

- La inspección interna incluye la verificación de que el productor cumple realmente con TODOS los aspectos de la norma interna. Debe cumplir mucho más requisitos que la inspección de extensión promedio, que siempre se enfocará en algunos detalles, y aspectos especiales al momento de la visita, etc.


Frecuencia y planificación de las inspecciones internas.

El 100% de los productores en un programa orgánico (es decir, fincas orgánicas, productores en conversión, “productores pasivos”, etc.) deben ser inspeccionados cada año. Normalmente esto significa una vez por año calendario; pero si la cosecha del cultivo ocurre muy temprano (p.ej. en primavera) es mejor acordar con el certificador un ciclo diferente para la inspección interna (de acuerdo con el ciclo del cultivo) En proyectos con dos o más cosechas (p.ej. hortalizas) sería más apropiado realizar 2 inspecciones, además de varias visitas de asesoría (que también cumplen una función de monitoreo). La inspección verifica que todos los requisitos de la norma orgánica interna se cumplan. Por esta razón se verifican los métodos de producción, y todos los datos disponibles de cada productor, con el fin de realizar una verificación cruzada. El momento de la inspección es importante La inspección debe ocurrir en momentos críticos del período de producción, normalmente en la siembra o la cosecha, o en un periódo donde exista un gran riesgo para las cosechas por infestación de plagas y enfermedades. Al mismo tiempo el planificador de las inspecciones debe asegurarse que todos los productores del programa orgánico reciban una inspección al año, y que las inspecciones internas terminen antes de la compra. Dependiendo de la estructura del SCI, algunos monitoreos durante momentos críticos pueden ser hechos por los oficiales de campo. (Ellos deben ser capacitados para enfocarse en estos aspectos durante sus visitas).

Discusiones en grupo: Planeamiento de inspecciones y período crítico de control ¿Cuándo planearía las inspecciones internas? ¿Algún esquema o ritmo especial? ¿Cuándo serían los períodos críticos para que la inspección interna sea más relevante a fin de detectar incumplimientos? • Ejemplos de momentos importantes en las hortalizas cuando los

fertilizantes de base son empleados, u hormiguicidas en café joven

• Siembra (semillas no certificadas y tratadas) • Irrigación o lavado de cosechas (agua sucia) • Cosecha (mezcla de producto por el comprador) • Cosecha (el productor vende cosechas ajenas como propias) También puede ser una buena idea planear visitas sistemáticas cubriendo varios momentos críticos en el año de visitas de inspección interna, p.ej. 10% de la inspección interna durante la plantación (en diferentes centros del proyecto), 30% durante la época de los monzones (alta incidencia de aplicación de fertilizantes ), 60 % 1-2 meses antes de la cosecha, más 10-20 % de visitas sorpresa durante la cosecha. Desde luego, dependiendo de los problemas que ocurran durante el año, el esquema de inspección y de visitas de extensión para el año siguiente puede tener que ser modificado.


¿Cómo organizar las inspecciones?

Para iniciar el proceso de inspección el coordinador del SCI deberá: • Designar al inspector interno • Proveer la lista de chequeo actualizada de productores con las instrucciones

relevantes. • Proveer al inspector con la documentación actualizada de la finca (si la hay) y los

resúmenes de las compras del último año.

El inspector interno deberá: • Revisar la documentación provista (de los productores, de los oficiales de campo)

y verificar los archivos de la finca de años anteriores. • Realizar la inspección. • Asegurarse de que lleva todo el material necesario. .

Generalmente el inspector coordinará la inspección anticipadamente de manera que los productores se preparen para la visita. Para pequeños grupos el inspector podrá coordinar la visita directamente con cada productor, pero en la mayoría de los casos el inspector trabajará con los líderes de grupo o el personal del SCI (el oficial de campo) para asegurarse de que los productores estén preparados para la inspección. Por otra parte, de vez en cuando también se harán inspecciones sin previo aviso de manera tal que los productores sean concientes de que la visita puede ocurrir en cualquier momento. En áreas donde la comunicación es limitada se puede realizar una pre-inspección para coordinar los aspectos que sean necesarios. Los arreglos serán hechos por el inspector o por el personal del SCI. Nota: La habilidad de los líderes de grupo o del personal del SCI para organizar a los productores para una inspección puede ser una buena indicación de su habilidad para trabajar en red con los productores en general. Nota: Ser puntuales en las visitas es una consideración adicional (puede ser inconveniente para los productores el estar esperando la visita durante todo el día). Cuando ocurran demoras inevitables, tratar de avisar anticipadamente. La clave es ser flexibles y considerados con las necesidades de los productores. Es parte de ganarse el respeto y la confianza del productor hacia el inspector.

Discusión opcional: Problemas potenciales en la organización de la inspección. Pedir a los participantes que hagan una lista de los posibles problemas que pueda encontrar el inspector cuando organiza una inspección de productores. Las respuestas posibles pueden incluir: falta de conexión telefónica, caminos defectuosos y solo transitables en épocas secas, productores que viven en casas muy distantes (dos horas unas de otras), los productores no saben leer ni escribir y por tanto se necesita la presencia del oficial de campo del SCI, presencia de algunas minorías étnicas,donde el inspector no habla el mismo dialecto y se necesita del intérprete (oficial de campo); los productores no viven en la finca y tienen que organizarse para estar en la finca para la inspección (en recolección semi-silvestre ellos están en la finca solo en tiempo de cosecha), etc.

5.2 Inspecciones Internas 2

2


Cómo organizar inspecciones (ejemplo)

El Coordinador Orgánico del SIC debe:

• Designar a un inspector interno.

• Proveer listas de chequeo con todas las instrucciones que puedan ser relevantes.

• Proveer al inspector de registros actualizados de las fincas y otra documentación relevante, comentarios de los oficiales de campo (si no son dados directamente al inspector interno).

• Proveer al inspector con la información del total de compras del último año.

El Inspector Interno debe:

• Revisar la documentación provista por el Coordinador Orgánico y clarificar las tareas especiales con el oficial de campo a cargo (si es necesario)

• Coordinar las visitas de inspeción

• Asegurarse de llevar consigo todo el material necesario: listas de chequeo, lapiceros, calculadora, (cámara fotográfica), mapas, plantilla, papel adicional, libreta de anotaciones


¿Qué se inspecciona?

El inspector tiene que visitar el 100% de los productores y sus fincas, las áreas de procesamiento, y las áreas de almacenaje por lo menos una vez al año. La inspección siempre tiene que incluir una entrevista con el productor.

Los productores deben ser la/s persona/s responsable/s del manejo de la finca en el día a día. Bajo ciertas circunstancias un representante designado por el productor puede proveer la información en nombre del productor, particularmente cuando el productor no sabe leer ni escribir. Esta información debe ser registrada en el cuaderno del oficial de campo.

Se debe dar especial énfasis en el cultivo orgánico, pero también debe tenerse presente que deben inspeccionarse las áreas de producción para auto consumo y donde se esté produciendo en forma convencional. En este caso el enfoque debe concentrarse en temas relacionados con la producción paralela (iguales cultivos en los campos orgánicos y convencionales). Si los campos convencionales (p.ej. siembra de maíz) están muy alejados de los campos orgánicos o se encuentran en localidades muy diferentes, es evidente que no es posible que el cultivo orgánico también se produzca allí (p.ej. maíz en las tierras bajas y café en las altas) y por lo tanto, no hay riesgo de contaminación de las áreas orgánicas. Los campos convencionales no precisan ser inspeccionados sistemáticamente, pero sí deben ser registrados. Consultar con su certificador para averiguar los requisitos exactos al respecto.

El inspector debe revisar los documentos del productor con particular atención a los rendimientos y los insumos. Se debe verificar que la información sea completa (p.ej. si el productor usó cal, esta información debe encontrarse en los registros). Y, si es necesario, los datos se consolidan para todo el año (el rendimiento por año, todas las cantidades de insumos por año y las hectáreas).

Si el productor usa cantidades importantes de insumos externos, se requerirá que tenga alguna forma de registro continuo de su uso (actualizados regularmente por el productor o durante la visita de extensión), lo cual se verificará durante la inspección. Las cifras consolidadas puedan ser preparadas por el extensionista; de lo contrario se sugiere que el inspector interno calcule el total aplicado en cada finca de manera que la información esté disponible en la oficina del SCI. Si el productor no usa ningún insumo, la documentación al nivel de la finca será mucho menos relevante y en tales circunstancias la información será facilitada mayormente en forma oral.

También toda la información en los archivos de la finca debe ser cuidadosamente evaluada: ¿Tiene el productor los mismos dos lotes? ¿Es 2,5 acres el tamaño correcto? Él/ella dice que cosechó 800 Kg. de pimienta el último año; ¿es esto real con solo 50 plantas de pimienta como se indica en la solicitud de ingreso?

Discusión: ¿Qué es una inspección del 100%? Pida que los participantes discutan sobre qué se quiere decir con el 100%. Ejemplo de respuesta: Cada productor debe ser entrevistado y cada finca visitada por el inspector; el inspector debe visitar cada campo o puede elegir solo algunos, dependiendo de la complejidad de la situación?. (Inspecciones simples de café semi silvestre versus inspección de cultivos hortícolas extensivos.)


3


¿Qué significa inspeccionar?

El inspector debe inspeccionar cada finca por lo menos una vez al año

Inspección debe cubrir

Registros de finca rendimiento e insumos

Parcelas orgánicas y chequear parcelas no

orgánicas

Areas de Proceso

Crianza animal

Almacenamiento(producto e insumos)

Fuentes de agua


Este es un ejemplo de lo que sería verificado en una inspección interna de un proyecto de café cuando el productor tiene también áreas con cultivo convencional de maíz.

Entrenamiento práctico: capacitación para inspecciones. Cuando se planea el entrenamiento de personal de un SCI (incluyendo inspectores internos) es importante incluir medio día de práctica en campo. Se debe planificar 1,5 hr por inspección. Puede ser mejor que el grupo acompañe primero a un inspector interno capacitado, incluyendo el llenado de las listas de chequeo de la inspección. Es un buena idea preparar bien esta inspección, p.ej. con un oficial de campo que prepare alguna documentación sobre el productor (incluyendo el mapa) antes de la sesión de entrenamiento. La segunda o tercera inspección puede hacerse en pequeños grupos de 2-3 inspectores juntos, y al final en un taller después de la inspección, los grupos reportarán sus resultados, los problemas que tuvieron, etc.


Documentación e informes

Los resultados de la inspección interna tienen que estar documentados en las listas de chequeo de la inspección interna. La lista de chequeo de la finca debe ser firmada por el inspector y reconocida por el productor (ya sea mediante una firma o marca). Las listas de chequeo deben cubrir explícitamente todos los aspectos de las normas orgánicas internas y debe dar una evaluación clara de la situación (p.ej. control de la erosión: Buena-aceptable-debe mejorarse). Cuanto más detalladas sean las listas de chequeo y mejor adaptadas a la situación local, más fácil será asegurar que el inspector interno realmente cubrió todos los aspectos. Las listas de chequeo son, en cierta manera, una guía para el inspector. Por otra parte, el estilo debe ser bien adaptado a los inspectores; de manera que lo puedan usar apropiadamente y comprendan bien todas las preguntas, los criterios de evaluación, etc. Posiblemente sea necesaria alguna explicación adicional. Cuanto más compleja sea la producción (unidades convencionales, cultivos de alto riesgo, problemas de deriva, etc.) más detalladas deberán ser las listas de chequeo. Si hay un problema será necesario describirlo en detalle (algunos operadores proveen formularios especiales para informar no conformidades mayores); por lo tanto deberán tener espacio para comentarios en alguna parte. Las listas de chequeo deben incluir una evaluación general acerca del cumplimiento por parte del productor, más posibles requisitos (medidas correctivas). Nota: Las listas de chequeo a veces contienen muchos datos de la finca. Es importante incluir la estimación de rendimientos y otros datos de la finca (cantidad anual de insumos utilizados, etc.). Más información (p.ej. número de árboles) puede que no sea necesaria incluirla en el informe de inspección interna; la actualización de la información no es el propósito principal de las listas de chequeo interno. Esta información puede ser incluida en otros formularios (p.ej. cuestionarios de actualización). De nuevo, la operación del SCI debe decidir, y no olvidar de hacer la verificación además de recolectar información.

Discusión en grupo: diferentes listas de chequeo de una inspección interna. En el Anexo del Manual del SCI de IFOAM se dan dos ejemplos de listas de chequeo internas, pero más útil aún, será que los participantes traigan sus propias listas de chequeo. Ver las listas de chequeo (en clase o en grupo) y discutir los formatos: qué se ve de bueno en ellos, que sería necesario incluir, o qué se encuentra difícil, complicado, irrelevante, insuficiente, etc. Ejemplo de inspección: informe. Después de la inspección de práctica hecha por el grupo, cada inspector debe llenar su propia lista de chequeo. Luego se recomienda discutir pregunta por pregunta y el por qué. Se encontrará que diferentes personas habrán evaluado la misma situación en forma diferente. Este será siempre, de alguna manera, el caso; pero es importante desarrollar algún tipo de entendimiento común sobre qué significa si un inspector escribe, por ej. “buen manejo del suelo”.


Resume Se debe hacer un resumen de los resultados al productor, con el fin de informarle si todo se encontró bien, o si se observaron incumplimientos que deben ser corregidos. En este caso se discutirán las acciones correctivas. El inspector también podrá hacer recomendaciones sobre asuntos que no violan la norma interna, pero que no están siendo bien hechas. Si hay incumplimientos mayores estos deberán ser discutidos con el productor y el líder del grupo de productores y/o con el personal del SCI que se encuentre presente en ese momento. En esta discusión se debe reforzar la responsabilidad colectiva que cada productor tiene para con su grupo orgánico, al mismo tiempo que se determinan las consecuencias de los incumplimientos mayores. En caso de incumplimientos menores el inspector tendrá la ocasión de hacer que el productor provea las soluciones al incumplimiento. En caso de incumplimientos serios, el inspector debe reportarlos inmediatamente al administrador del SCI, quien aplicará los procedimientos internos de sanciones.


Técnicas de inspección

Pasos de una inspección El inspector debe indicar al productor qué quiere inspeccionar. Hay dos componentes de una inspección: 1) el inspector debe establecer que no hay evidencia visual de incumplimientos (revisar los registros de la finca), y 2) tener una idea de lo que el productor entiende como sus responsabilidades orgánicas.

La inspección cubrirá:

• Una verificación de los puntos críticos de control en los registros del productor. Verificar el programa de insumos y las estadísticas de rendimiento, y discutir y registrar los posibles cambios en los rendimientos estimados.

• Inspeccionar las instalaciones de la finca, canales de agua, pilas de desechos, los límites de los vecinos, y cualquier otra parte que pueda mostrar signos que delaten incumplimientos de la norma interna.

Para verificar lo que el productor entiende acerca de lo que significa orgánico, el inspector debe preguntarle acerca de sus ideas de cómo aplicar las normas. Cómo descubrir realmente los temas críticos. Si bien las inspecciones son hechas finca por finca en el grupo, es recomendable incentivar la presencia de otros productores durante la inspección. Esto permite al inspector evaluar las opiniones colectivas y reforzar las responsabilidades colectivas que cada miembro del grupo tiene hacia los otros. Cuando ellos son vecinos, el tenerlos juntos es un medio efectivo de verificar los límites entre las fincas. Otros procedimientos útiles para obtener información pueden ser :

• Preguntas en los negocios locales que venden pesticidas y fertilizantes. Esto indica qué productos son los más vendidos y cuánto se usa en la zona. En algunas áreas los negocios deben llevar una lista de las personas que compran pesticidas y fertilizantes. Esto puede indicar que los productores orgánicos no están comprando pesticidas (por lo menos del proveedor local).

• Entrevistar a vecinos. • Preguntar a extensionistas del gobierno que pueden dar una idea sobre el uso de

los pesticidas y fertilizantes.


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Resumen de los pasos en la inspección(Los pasos de la inspección pueden variar)

• Una primera introducción describe el proceso de inspección. Mostrar al agricultor las listas de chequeo y otros documentos

• Si es posible verificar el documento de identidad y el contrato del productor.• Preguntar al agricultor/a por su copia de la norma interna (si la tiene) o mostrarle la

suya. Verificar cuán familiarizado está con la misma. • Inspeccionar las parcelas de la finca y el vivero (también los linderos/límites para

verificar riesgo de deriva de agroquímicos) Verificar si hay signos de insumos prohibidos potenciales, observar posibles pestes y preguntar por el método de tratamiento, verificar el cumplimiento general de los requisitos de la norma orgánica interna.

• Inspeccionar el área de proceso, los almacenes (herramientas, insumos, producto final)

• Verificar los documentos de la finca, verificación cruzada con los documentos del SIC, etc.

• Concluir detalles de la inspección con el agricultor, mencionar posibles problemas y los requerimientos/pasos posteriores a seguir en caso de una sanción. Se pueden dar consejos para mejoras.

• Firmar las listas de chequeo (agricultor e inspector)


“Estilo de la inspección” Es importante que el inspector encuentre el “tono correcto”. No es un policía ni un detective, pero sin embargo debe ser detallista y debe tratar de entender qué es lo que realmente está ocurriendo en la finca (no sólo lo que se le está diciendo). La necesidad de ser investigativo depende del riesgo de la situación. Si el cultivo es realmente difícil de producir orgánicamente, si todos los vecinos son convencionales y el productor orgánico recibe un gran sobreprecio por su producto orgánico, es importante hacer una profunda verificación cruzada de la situación del productor. En otros casos (producción semi-silvestre o muy tradicional) el inspector también tiene que verificar todos los aspectos, pero en este caso quizás una verificación cruzada individual muy simple sea suficiente. El inspector también debe practicar el hacer preguntas que permitan determinar la situación real. En la mayoría de los casos las preguntas que se responden simplemente con “sí” o con “no”, no son suficientes. Ejemplo: Todo productor al que se le haga la pregunta: “¿Usó ud. algún producto químico en los últimos 3 años?’”, responderá: “no”. Pero quizás se sepa más si se pregunta qué cultivos se plantaron en años anteriores en los diferentes lotes, qué enfermedades tuvieron y cómo los combatió. O cómo combatió tan bien las malezas para tener solo 2 tipos de ellas en los campos. Obviamente, ayuda el estar familiarizado con la producción regional, los momentos críticos y los cultivos de la zona.

Discusión: técnicas de inspección. ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de tener productores miembros, presentes en las inspecciones de los otros? Positiva: Presión para cumplir; los inspectores pueden verificar los límites con los diferentes vecinos al mismo tiempo; mejorar el conocimiento del proceso de inspección; el grupo ya está reunido, lo que acelera la inspección; favorece la responsabilidad colectiva. Negativo: A algunos productores no les gusta compartir datos de rendimientos; los vecinos pueden no llevarse bien y el productor va a comportarse más conservadoramente cuando hay otros presente. Los productores se familiarizan con las técnicas de las preguntas y preparan mejor sus respuestas; quitan bolsas de insumos antes de la inspección, etc. Algunos productores pobres no quieren que otros más ricos vean cuán pobres son ellos. ¿Qué problemas puede encontrar un inspector para realizar una buena inspección? ¿Cómo superarlos? Ejemplos de puntos de discusión:

- Un joven inspector preguntando demasiado detalle a un productor mayor y muy respetado. (Solución: tener inspectores mayores y menores)

- El almacenaje está en la casa; el inspector no puede tener acceso. (Solución: explicar los requisitos y de todas maneras pedir acceso, o por lo menos un chequeo somero)

- El productor no quiere dar ninguna información sobre ventas/rendimientos de sus actividades no orgánicas.

- Discusión: ¿Cómo determinar cuán experimentado es el productor? Preguntar a los participantes cómo determinarían cuánto sabe el productor sobre producción orgánica.

• Verificar el estado de sus campos: coberturas, compost, poda correcta, buenos cultivos intercalados, ningún problema de enfermedades, buenos rendimientos, etc. .

• ¿Qué piensa de las nuevas técnicas de compostaje? • ¿Qué insectos benéficos vio en los “cultivos de té” esta

semana? • ¿Cuándo sembrará coberturas/abonos verdes?


Puntos críticos de control

Los puntos críticos de control son aquellas áreas de la finca o del procesamiento en las que hay:

• El mayor riesgo de incumplimiento dentro de la finca. • El mayor riesgo de contaminación fuera de la finca.

Estos riesgos pueden variar según los sistemas agrícolas usados en la finca y por los vecinos. Vale la pena estar concientes de los puntos críticos antes de hacer la visita de inspección, con el objetivo de dar un enfoque especial a estos aspectos. (Revisar todos los puntos críticos de control y discutirlos con los participantes.)

Ejercicio: Puntos críticos de control Sólo mostrar la parte izquierda de las transparencias y permitir que los participantes mencionen los puntos críticos de control para cada aspecto. O mostrar las figuras (diapositivas N| 11, 12, 13) antes de iniciar la discusión acerca de los puntos críticos de control.


Discusión: Puntos críticos de control Mostrar a los participantes los siguientes ejemplos de puntos críticos de control. Posiblemente iniciar con alguna discusión/clarificación de un par de aspectos críticos en los que los participantes requieran de una mejor comprensión de los requisitos. Estar preparados para este tipo de preguntas. Otros puntos de discusión pueden ser: “¿Cómo puede encontrarse esto en el campo?”, “Cuáles son los puntos críticos de control más importantes en su propio proyecto?” etc.

5.3 Estimación de rendimientos Introducción

La estimación precisa de los rendimientos se utiliza en la comparación de las cantidades esperadas de producción de cada productor con sus rendimientos reales. Es útil para verificar que el producto vendido por cada productor sea el producido solo en su finca.

Lecciones a aprender La estimación precisa de los rendimientos es importante porque suministra las pruebas de que el productor vende el producto solo de su finca. Para cada producto, el rendimiento es la cantidad total de producción de un área o lote para

ese producto. A los productores en general les cuesta llevar registros y para cumplir con los requisitos de un SIC necesitará capacitación para saber hacer y llevar buenos registros.

Contenido del capítulo

¿Por qué son importantes los rendimientos? La uniformidad y la consistencia en los métodos de registro facilita al operador del SIC comparar los datos de rendimientos de cada productor.

¿Dónde se registran? ¿Quién es el responsable? ¿Cómo se pueden obtener estimados precisos?

La estimación de los rendimientos debe ser verificada usando diferentes técnicas de control cruzado de los datos suministrados por el productor.

5.3 Estimación de Rendimientos IFOAM Manual de Capacitación de IFOAM para el Establecimiento y Armonización del SIC 43

Estimación de rendimientos

¿Por qué son importantes los rendimientos? La estimación de los rendimientos es usada para confirmar que el productor vende solo lo que él produce en su finca y que no está vendiendo producto no certificado. La estimación de los rendimientos es usada como base para la compra. Cómo son preparados, aprobados y usados los rendimientos en los procedimientos de un SIC?

• Los datos de rendimiento son recolectados por el oficial de campo y/o el productor (basado en la cosecha del último año y otras consideraciones) y usualmente registrados en el formulario de inscripción de la finca o en el de la actualización anual.

• La estimación del rendimiento se verifica de nuevo en el curso de la inspección interna y registrada en el lista de chequeo interna de la finca: ¿son razonables? ¿Ha habido algún cambio desde la estimación, p.ej. problemas de sequía? Hay más o menos que lo cosechado el último año; y si es así, ¿por qué?

5.3. Estimaci ón de Rendimento 1


¿Por qué es necesario estimar la cosecha?

Las estimaciones precisas de la cosecha son usadas para:

• Conciliar/comparar la producci ón estimada de cada agricultor con los rendimientos actuales.

• Verificar que el producto vendido por cada agricultor sea producido solamente en su propia finca.

Contar cada fruto es una opción

5.3. Estimación de Rendimento 2


Estimación del Rendimiento

La estimación del rendimiento para cada cultivo a ser certificado es registrado en el formulario de inscripción de la finca o en otro registro, con base en la información de los productores, cosecha anterior y/o estimación del inspector de campo

Durante inspección interna el inspector verifica si la estimación es razonable (chequeo cruzado).

Las estimaciones son aprobadas de acuerdo a los procedimientos internos y registradas en la lista de productores activos o listas especiales de compra.

Agricultor o funcionario del SIC estima el rendimiento antes de la cosecha

Inspector Interno verifica --> el dato ingresa a la lista de chequeo de la inspección de finca

Estimación del rendimiento aprobada y registrada en la lista de productores

Estimación del rendimiento usada como base para los procedimientos de compra

En casos simples hecho por una persona por etapa

• En una situación muy simple el inspector interno puede recolectar la información sobre la estimación de la cosecha durante la inspección interna anual.

• Luego esta información es aprobada por el administrador y registrada en las listas de productores.

• Algunos proyectos deciden tener una última verificación de los rendimientos estimados justo ANTES de la cosecha (no realizar una inspección completa) y usar estos datos más la información de las listas de producción estimada de cada productor (sacando a los productores sancionados) para preparar la lista de compra específica (ver ejemplo en el Anexo del Manual del SIC de IFOAM: nombre del productor/código y rendimiento estimado impreso previamente por el administrador del SIC)

¿Cuándo debe estar lista la estimación de rendimientos? La información debe tenerse anticipadamente a la temporada de cosecha, pues es básica para el proceso de compra.


¿Cómo se pueden obtener una estimación de rendimientos precisa?

Ejercicio: Obtención de rendimientos Pedir a los participantes que hagan una lista de preguntas para hacer a los productores y a otras fuentes potenciales de información, para estimar resultados.

El rendimiento es la cantidad total de la cosecha en una finca de un determinado producto. El rendimiento puede variar con el relieve, el tipo de suelo, diferentes prácticas agrícolas, clima, etc.



Rendimiento Estimado

Rendimiento = cantidad total de un determinado producto que puede ser cosechado en la finca.

Los rendimientos son estimados con base en una evaluación del cultivo en la parcela, ventas previas/información de cosecha, rendimientos típicos en el área, etc.

Obtener estimaciones precisas antes de la cosecha es un proceso interactivo y puede tomar tiempo.

Mejorar la estimación por medio de:• Mejor registro de la información (Ej: número exacto de árboles en cada lote y

por edades).• Más experiencia del equipo del SIC y/o del agricultor. • Buena información de ventas/compras.

Usar medidas locales para la estimación

El rendimiento puede variar de acuerdo a la pendiente, tipo de suelo, , diferentes prácticas de cultivo, aspectos climáticos (Ej: sequía, exceso de lluvia)

Los rendimientos son calculados con base en la cantidad del cultivo sembrado en la finca, datos históricos de rendimientos locales, información previa de ventas/cosecha, rendimientos típicos en la zona, etc. Por lo tanto, el oficial de campo y el inspector interno deben tener un buen conocimiento del sistema de producción, incluyendo:

• Variaciones de rendimientos locales debidas a relieve, tipo de suelo, y diferentes prácticas agrícolas.

• Impactos climáticos (p.ej. sequía, lluvia excesiva) y tendencias bianuales. . La obtención de estimaciones precisas de rendimientos es un proceso interactivo y puede tomar tiempo. Es deseable que los productores sean entrenados continuamente a estimar sus rendimientos en forma precisa, pero en algunos casos las estimaciones serán hechas solo por el personal del SIC, quienes también pueden necesitar capacitación en esta área. Cuanto mejor sea la información registrada (p.ej. número exacto de árboles clasificados por edades), cuanto más experimentados sean los empleados del SIC y/o del productor, y cuanto mejor sea la información sobre ventas/compras, más fácil va a resultar obtener estimaciones precisas. La estimación de rendimientos deberá ser aprobada. Esto es particularmente importante si hay datos dispares de ciertos productores con respecto a los promedios de la región o de otros productores registrados. ¿Quién decide si el valor dado por el productor (“porque la temporada lluviosa fue tan buena”) es razonable? Es conveniente tomar esta decisión a nivel del proyecto (p.ej. los rendimientos en otras villas son también más altos?) y no solo por la opinión del inspector interno.

Nótese que la unidad sembrada no está siempre expresada en acres o hectáreas; a menudo hay medidas locales. Es aconsejable registrar los rendimientos en medidas locales, ya que es de esta manera que los productores evalúan sus rendimientos.


Fuentes de información y control cruzado

Discusión: Cubrir las partes externas de la diapositiva y permitir que los participantes digan qué fuentes de información podrían ser usadas para producir y cruzar la información de los rendimientos.

Sugerencias para estimar rendimientos En principio, lo estimado es igual a la cantidad del ultimo año (registros de ventas/compras) más o menos las variaciones anuales (evaluación de campo) y/o nuevas plantaciones/plantaciones abandonadas.



Chequeo cruzado de la información

Estimación delrendimiento

Rendimientoactual

Rendimiento normal por árbol

Estimación de los agricultoresy registros de venta

Estimación en campo por parte de técnicos

Lista de compras

Con respecto a la ganadería, se consideran las cabezas iniciales de ganado junto con los nacimientos y las muertes en ese año. Las estimaciones dependen de la raza y la incidencia local de enfermedades que permiten estimar los nacimientos frente a las tasas de mortalidad. Obviamente, algunos animales tales como los búfalos, tienden a tener una sola cría por año, comparado con las aves que pueden producir más de un lote de crías por año. Para cultivos como el arroz la estimación se hará siguiendo los lineamientos establecidos para la variedad sembrada y la ubicación; usualmente la estimación se considera en toneladas por unidad de área. Para cultivos como las zanahorias el inspector deberá mirar el tamaño y la calidad del producto, además de lo que a través de la observación pueda determinar. Para la cosecha de frutas y frutas semi-silvestres los datos obtenidos por el gobierno local y ONGs pueden proveer una idea de los rendimientos promedio por árbol por hectárea. Una vez que el productor ha determinado el tamaño o cantidad de árboles de su predio, se puede establecer una base para la estimación. La estimación de los rendimientos debe ser evaluada mediante el control cruzado de los datos, usando diferentes técnicas para evaluar la validez de los datos provistos por el productor o el oficial de campo.

Ejercicio: Estimación de rendimientos Hacer que los participantes discutan sobre los rendimientos típicos de los cultivos con los que ellos están familiarizados. ¿Cuál podría ser el rango de estimación de los rendimientos típicos? ¿Pueden dar rendimientos para las distintas situaciones de densidad de plantación, poca lluvia, suelo pobre, etc.?

Control cruzado de los datos Una vez que se obtiene un estimado del rendimiento, es importante realizar un control cruzado con otros datos. Este se hace generalmente durante la inspección interna o más adelante durante los procedimientos de aprobación. Sólo mediante el continuo cruce de información entre los datos de diferentes fuentes, puede el operador del SIC obtener un estimado preciso de los rendimientos. ¿Pueden los participantes estar de acuerdo sobre los rendimientos

típicos? ¿Si no, hay diferencias realmente sustanciales en cuando a rendimientos en los diferentes proyectos?

Durante la cosecha es importante notar inmediatamente si un productor supera la cantidad estimada de su cosecha (ver procedimientos de compra) para verificar porqué el estimado del rendimiento no coincidió. Después de la primera temporada quedarán establecidos los registros conciliados (real vs. estimado).



Obstáculos para la obtención de estimaciones precisas

Si el productor es incluido en el proceso de estimación de rendimientos, el personal del SIC y el inspector interno deben estar seguros de que el productor comprende exactamente qué significan los términos “rendimiento” y “estimación”. El productor debe estar familiarizado con el momento y el método de estimar rendimientos. Algunas veces los productores solo podrán decir cuánto les fue pagado, pero no las cantidades vendidas. En las primeras estimaciones existen muchas razones genuinas por las que los productores puedan no querer dar estimaciones precisas de su producción. El inspector deberá estar conciente de esto y tratar de brindar los datos más precisos posibles. Ejemplos:

• Miedo a los impuestos establecidos por el gobierno central. • El productor puede pensar que los rendimientos totales se refieren sólo a la

cosecha que proveerá al procesador, y no incluirá lo que obtiene para su propio consumo u otras ventas.

• Puede que el productor simplemente no recuerde su rendimiento o no comprenda la importancia de estos asuntos.

• En ciertos casos las grandes variaciones en cuanto a rendimientos son debidas a cuestiones climáticas, lo cual puede hacer realmente imposible llegar a estimados precisos justo antes de la cosecha.

• Puede ser considerado como una ofensa a Dios el estimar una buena cosecha. • El productor puede que se sienta orgulloso de dar cifras exageradas frente a otros

productores.

Discusión: Obstáculos en la obtención de datos precisos. ¿Cuáles podrían ser los obstáculos para la obtención de estimaciones precisas? ¿Cuán confiable es la información dada por los productores? ¿Los extensionistas capacitados pueden dar estimaciones precisas de rendimientos? E

5.3. stimación de Rendimento 5

CERTIFICACI ÓN DE GRUPOS DE PEQUE Ñ OS PRODUCTORES

Aspectos en la determinación de datos más preciso

Para la primera estimación hay muchas razones válidas por las que el agricultor puede no proveer una estimación precisa del rendimiento de su producto. El inspector debe estar atento a ello y alentar al agricultor a proporcionar el dato más preciso posible.

Ejemplos:• Miedo por los impuestos del gobierno

central. • El agricultor puede pensar que el

rendimiento total se refiere solo al producto a ser suministrado al procesador orgánico y que no incluye el producto usado para uso doméstico u otras ventas.

• El agricultor puede simplemente no recordar o entender la importancia de las preguntas.

5.4 & 5.5 Aprobación Interna y Sanciones IFOAM Manual de Capacitación de IFOAM para el Establecimiento y Armonización del SCI 48

5.4 & 5.5 Aprobación Interna y Sanciones

El círculo de la auditoria interna

El sistema de control interno es un círculo continuo de creación de capacidad, monitoreo, evaluación/aprobación, y medidas correctivas. Su implementación se asegura nuevamente mediante la capacitación, el monitoreo, etc. Todos los productores tienen que ser inspeccionados cada año y ser aprobados por el SCI, lo mismo que cualquier finca orgánica individual tiene que ser inspeccionada anualmente y certificada por una agencia de certificación acreditada. Este capítulo se enfoca en la aprobación de los productores luego de la inspección; sin embargo el control interno también incluye un monitoreo estricto del flujo del producto. Este monitoreo puede resultar en el establecimiento de medidas correctivas y usualmente las decisiones sobre esta materia están bajo la responsabilidad del comité o encargado de aprobación de la finca.


¿Quién aprueba?

La decisión de aprobación es tomada por el personal asignado. Este puede ser o bien un gerente de aprobación orgánica o un comité. Comité de Aprobación Orgánica El comité se reúne por lo menos una vez al año para tomar la decisión sobre aprobación de productores. • Opción recomendada para asegurar objetividad y neutralidad en el proceso de

decisión. • A menudo, además del comité, hay un gerente da aprobación para preparar las

decisiones de aprobación (verifica el informe, prepara las listas de productores) Gerente de Aprobación Orgánica • Persona calificada que toma la decisión de aprobación. • Frecuentemente el Gerente de Aprobación es el administrador general del proyecto

orgánico.

Discusión: ¿cuánto control necesitamos? Preguntar a los participantes si ellos consideran necesario separar la aprobación, de la inspección y tener procesos formales de aprobación. ¿Tiene esto sentido? Algunas razones por las que tiene sentido: • El inspector es más cercano al productor; difícil tomar

decisiones críticas. • Si hay varios inspectores, la decisión centralizada hace

posible obtener consistencia en las decisiones; esto es, todos son tratados de igual forma.

• Es mejor tomar decisiones críticas en un grupo de personas calificadas.

• Toda norma de aseguramiento de la calidad establece que las funciones de obtención de datos/evaluación y la de toma de decisiones se encuentren separadas. .


Procedimientos de aprobación

Generalmente, las decisiones de aprobación son tomadas al finalizar la temporada de inspección interna, o en intervalos regulares más frecuentes. Es también verificado que el 100% de los productores hayan sido inspeccionados (o que haya un plan claro para asegurar que se cumpla) Desde luego, debe tomarse una decisión inmediata si ha ocurrido una no conformidad grave, y puede ser necesaria una decisión provisional. El personal de aprobación revisa la lista de chequeo de inspección (además de otros documentos del archivo del productor, si fuera necesario) y decide el status de aprobación del productor: - Orgánico - Conversión: año 1, 2 o 3. - Suspendido (por ej. incumplimiento de las reglas que no afectan la integridad orgánica). - Sancionado (y por cuánto tiempo). Las medidas correctivas necesarias (si las hay) son definidas por el productor. Todos los resultados del proceso de aprobación son incluidos en las listas de productores, las que pueden ser consideradas como un resumen del control interno. Generalmente los productores sancionados se incluyen en una lista separada que tenga espacio para comentarios y que no se confundan con los productores orgánicos. .


Se encuentra un problema – ¿Qué se puede hacer?

Es necesario definir qué se hace en caso de no conformidades y cómo se implementan las medidas de sanción. Obviamente, uno de los más importantes aspectos de un sistema de control interno es saber qué hacer si algo sale mal. Los factores que usualmente afectan la consideración de cuán severa es una no conformidad incluyen:

• ¿Se violó alguna norma orgánica externa? O solo normas internas (por ej. un productor vendió a un comercializador y no solo a la cooperativa)

• Es amenazada la integridad orgánica del producto (por ej. el uso de productos prohibidos es siempre sancionado con la mayor severidad, mientras que una poda inadecuada se encuentran en un nivel de severidad menor

• ¿Es el primer incidente o es una acción repetida? • ¿Fue un accidente (por ej. el hijo aplicó agroquímicos en ausencia de su padre) o

es un claro error? ¿Avisó el productor al inspector interno o trató de ocultar el problema?

Es importante recordar que no sólo el productor comete errores a lo largo de la cadena de producción (puede ser el personal de compras) y ambos pueden ocurrir o por accidente o ser intencionales. Por lo tanto, la supervisión estricta de todas las actividades es importante, y la gente realmente necesita comprender las reglas y que tienen que cumplirlas.

Discusión: ¿Que haría usted.? Mirando las figuras, establezca una discusión con los participantes sobre qué harían ellos en los casos de las no conformidades ilustradas. Probablemente aparecerán asuntos diferentes de los expuestos acerca de la situación (por ej. ocurrió esto en el campo de producción o cerca de la casa solamente?) Preparar ciertas respuestas (como casos de ejemplo) o simplemente recolectar las preguntas más importantes para ilustrar el hecho de que se necesita preguntar muchas cosas antes de poder tomar una decisión.


Procedimientos de sanción

Es importante contar con claros procedimientos cuando se encuentra un problema. ¿Quién investiga el asunto y con cuánto detalle? Si la no conformidad es menor y probablemente no amenaza la aprobación del productor, todo se registra en el procedimiento de rutina de la inspección interna y de la aprobación. Si se encuentra un problema mayor debe reportarse INMEDIATAMENTE (generalmente al administrador de calidad o al gerente de aprobación orgánica) y se toma una decisión (por ej. exclusión del productor, aviso por escrito). Alguien debe ser el responsable de implementar las medidas necesarias. Es aconsejable diseñar un formulario especial para reportar no conformidades severas (ver un ejemplo en el Anexo del Manual del SCI de IFOAM) para asegurarse de que el inspector reporta toda la información relevante para decidir una medida correctiva apropiada o una sanción.


No conformidades y su sanción

La decisión en caso de una sanción o un incumplimiento particular, en cierta medida depende del operador SCI. El certificador externo también discutirá la severidad de ciertas sanciones durante la inspección y posiblemente la política interna de sanciones deberá ser adaptada a los requisitos del certificador. No está claramente definido en las normas orgánicas qué sanción le corresponde a qué no conformidad, pero hay ciertos principios básicos que deben ser seguidos...

Los productores que han usado agroquímicos prohibidos en su cultivo orgánico deben pasar nuevamente el período completo de conversión (si permanecen en el programa orgánico). En esos casos debe verificarse si el productor ya ha entregado producto y si éste (ya no más certificado) se ha mezclado con otros productos orgánicos. Si este ha sido el caso, el certificador externo debe ser notificado inmediatamente y el producto mezclado debe ser mantenido separado hasta que se den otras instrucciones.

Es fastidioso que el productor no haya cumplido con las normas internas (por ej. no construyó las terrazas requeridas) pero, hablando técnicamente, no se ha comprometido la norma externa (por ej. no ocurrieron problemas de erosión). Algunos operadores del SCI deciden sancionar a estos productores como castigo, pero los mantienen en las listas de productores en certificación (de manera que siguen estando certificados el año siguiente) y los catalogan como “suspendidos”. En cuanto a la ganadería, todas las normas orgánicas tienen especificaciones de cría de ganado detalladas, Sin embargo, para todas las fincas que no certifican el ganado, se interpreta que solo se requiere que cumplan con los principios generales de cría sostenible de animales. Una situación delicada de decidir es si, por ej., un productor orgánico mantiene sus 15 cerdos en precarias condiciones. ¿Se excluye del programa o no? ¿Se le pide que construya un lindo establo? Este tipo de asuntos deben ser discutidos con su certificadora.

Discusión: Tipo de sanciones ¿Qué tipo de sanciones (castigos por incumplimiento) impondría?


Ejercicio en grupo: Sanciones (1.5h) En grupos de 4-8 participantes preparar una lista de incumplimientos clásicos y qué consecuencias tendrían (sanciones y acciones correctivas para mitigar el daño). Presentar una o dos de esas listas. Alternativamente: mostrar solo la parte izquierda de la diapositiva y que los participantes propongan sanciones.

Lecciones a aprender

La documentación debe cubrir por lo menos los requisitos del SIC. 5.6 Documentación del SIC La documentación provee los datos básicos para el proceso de inspección interna y externa.

Introducción Los productores deben ser ayudados a completar y actualizar la

documentación. El SIC requiere que los productores y el operador del SIC mantengan ciertos registros específicos. Estos registros son inspeccionados tanto como parte del sistema interno como de la inspección externa. La mayoría de los documentos a nivel de la finca ya han sido presentados en sesiones anteriores (lista de chequeo, formulario de solicitud de aceptación al grupo, mapas, contratos, etc.). Este capítulo brinda un resumen de los documentos que deben estar disponibles, quién los guarda, y que información debe ser resumida para todo el grupo (listas de productores).

Las bases de datos (listas de agricultores) deben ser actualizadas regularmente. El mantener la documentación del SIC requiere de personal entrenado y de sistemas de soporte.

Los productores deben ser, en todo lo posible, responsables de llevar sus propios registros. Pero en situaciones en las que no pueden hacerlo, el operador del SIC debe proveer el soporte necesario.

Las agencias externas de certificación pueden tener mayores requisitos para la documentación de los productores, más allá de los requisitos mínimos esquematizados en el manual.

Contenido del capítulo 5.6 Documentación del SIC 1


5.6 Documentation del SIC

• El SIC requiere que los agricultores y el responsable del SIC conserven registros específicos como se detalla en el punto 4.4 del Manual del SIC.

• Estos registros son inspeccionados como parte del proceso de inspección interna y externa.

• En lo posible los agricultores deben ser responsables de guardar los registros, pero en caso que ellos no puedan, el responsable del SIC debe prestar apoyo (ej: responsables de campo guardan los registros)

Documentos de la finca Administración de la documentación por los productores y el Operador del SIC Listas de productores Listas de productores sancionados

5.6 Documentación del SIC IFOAM Manual de Capacitación de IFOAM para el Establecimiento y Armonización del SIC 55

Documentos de la finca 5.6 Documentación del SIC 2


Los documentos deben estar disponibles para cada agricultor

• El contrato del agricultor es un compromiso formal de cumplir con la norma/reglamento

• Cuestionario básico del agricultor (incluye historial de las parcelas)

• Registros actualizados de campo (uso de insumos, cantidad cosechada) - pueden estar incluidos en las listas internas de chequeo.

• Listas de chequeo de inspección de la finca (una cada año)

• Anotaciones de capacitaciones o asesoramientos recibidos por el agricultor

• Mapas/croquis

• Estos documentos están normalmente organizados en registros para cada agricultor

• Registros de finca guardados en un lugar central o en diferentes centros

• El agricultor tiene al menos el contrato y copia de la norma

En sesiones previas se discutieron varios documentos y sus contenidos (lista de chequeo, formulario de solicitud de aceptación al grupo, mapas, contratos, etc.). La siguiente es la lista de documentos disponibles al productor:

• Contrato formal • Cuestionario básico • Registros de campo (puede ser un documento separado o formar parte del lista de

chequeo interna de la finca) • Lista de chequeo de inspección de la finca • Mapa(s) de la villa; mapa de los lotes

Para las situaciones en que la producción es semi-silvestre y no tienen insumos en el área de producción, la documentación necesaria puede ser reducida a la lista de chequeo interna de la finca, la que será actualizada en cada inspección interna. Para situaciones más complejas donde hay cultivos para la venta y hasta actividades orgánicas y convencionales en la misma finca, los documentos clave deberán ser actualizados regularmente y verificados por el personal del Operador del SIC.

5.6 Documentación del SIC 3


¿Qué formularios usar?

• En los procedimientos respectivos (ej: registro de nuevos agricultores) son descritos algunos requerimientos mínimos referidos a los diferentes documentos.

• Existen muchos ejemplos de formularios pero ellos no son necesariamente totalmente adaptados a su situación

• Normalmente el responsable del SIC tiene que adaptar los formularios a sus propias necesidades, que pueden depender considerablemente de:

• Capacidad de manejo de documentos por parte del personal del SIC

• Tipo de cultivo/finca (anuales, en rotación o perennes)• Cuán frecuentemente cambia la situación de la finca • Cuán compleja es la situación productiva• Qué se exige en la norma/reglamento interno

¿Un registro de finca aceptable para nosotros?

Si los productores tienen que mantener la documentación ellos mismos, el Operador del SIC debe distribuir los formularios a los productores. Él mismo deberá asegurar que el productor complete la documentación requerida en el momento de su registro. El Operador del SIC debe asegurarse de que los agricultores actualicen las listas de insumos, datos de rendimientos, detalles de administración de la finca y el mapa.

Registros adicionales son :

• Cuaderno de registro de insumos actualizado regularmente. • Cuaderno de notas del personal del SIC.


Ejercicio: documentos del SIC

En grupo de 2-5 participantes discutir cada documento en detalle y proveer planchetas (si no existiera ninguna, usar el formulario en el Anexo al manual de lluvias como se muestra en la diapositiva, o ver la muestra vacía en el apéndice del manual SIC). Modificar los documentos de acuerdo a las necesidades específicas. Si los participantes no tienen todavía un proyecto claro en sus mentes, se puede dar a cada grupo un caso de muestra para el cuál pueda desarrollarse la documentación (para casos de muestra ver el ejercicio en la sección “listas de fincas” en este capítulo)

(Puede ser hecho en los capítulos respectivos, por ej. registro de productores, para detalles sobre mapas de finca, o cuando se trate de documentación en general)


Manejo de la documentación 5.6 Documentación del SIC 4


¿Quién guarda los distintos documentos?

Registros del agricultor

• Contrato escrito

• Registros de campo y de cosecha

• Mapas/croquis de finca

• Reporte de inspección interna (año anterior) con detalles de la sanción (si aplica)

Registros del responsable del SIC

• Contrato

• Cuestionairio básico con detalles de los cultivos del agricultor, superficie, rendimientos, cosecha, etc.

• Mapas/croquis

• Reportes de Inspección Interna

• Detalles de sanciones y reportes de inspección externa

Ejemplo de un responsable del SIC que estimula a los agricultores a conservar y a llenar la mayor parte de los documentos por sí mismos.

Los productores y el Operador del SIC tienen responsabilidades para el manejo de los datos. Que tanto los productores puedan manejar los datos depende de que sepan leer y escribir, y que tengan un lugar adecuado para guardar los datos. En cuanto a documentación, se pueden seguir dos distintos criterios, ambos aceptables siempre que los documentos se encuentren en alguna parte: A) Documentación por los productores (preferible, pero no muy común) • Cada productor completa, actualiza y guarda sus propios documentos. Los oficiales de

campo pueden mantener ciertos registros básicos para los productores cuando estos no tienen la capacidad para hacerlo ellos mismos..

• Los productores llenan los cuestionarios, dibujan sus mapas, llevan simples diarios de finca, etc.

• El Operador del SIC debe llevar un archivo seguro para toda la documentación en la oficina central. 5.6 Documentación del SIC 5


¿Quién mantiene qué documentos?

Registros del agricultor

• Contrato firmado junto con la norma interna

• Diario de campo: el extensionista ayuda con la actualización de los datos

• Recibos de venta

Registros del responsable del SIC• Contrato• Mapas• Información básica con detalles de los

cultivos del agricultor, superficie, rendimientos, etc.

• Registros actualizados de las actividades en la finca

• Reportes de inspección interna con las mejoras y/o sanciones acordadas

• Detalles de las sanciones y reportes de inspección externa

• Anotaciones del extensionista sobre los productores

Ejemplo de un operador del SIC completamente a cargo de la documentación de los productores (caso de productores analfabetas)

• Planchetas actualizadas de todos los documentos clave deben ser llevadas en un archivo en la oficina central del SIC.

Sugerencia: El Operador del SIC puede proveer a los productores de un sobre impermeable en el cuál guardar los documentos, que los protegerá del polvo, la humedad, y hacerlos fácil de guardar y de encontrar en su casa. B) Documentación por el SIC (más común) • Todos los formularios y registros los lleva y guarda el SIC. • Usualmente es trabajo de los oficiales de campo o similar. • En proyectos muy simples (sin insumos) el inspector puede actualizar la información

sobre las actividades de la finca durante su visita anual (no hay actividad de registro separada)

• A veces combinado con la distribución de diarios simples de finca pre-impresos, en el que los productores registran las principales actividades de cultivo, cosecha, ventas, etc. Discusión:

Discutir los problemas que los productores enfrentan en el almacenamiento de la documentación y actualización de la misma. Diseñar un sistema apropiado a la situación donde se establece el SIC..


Ejercicio: ¿Qué incluiría en la lista de productores? Listas de productores y listas aprobadas de productores. Cubrir parte de la diapositiva y pedir a los participantes una lluvia de

ideas sobre qué escribirían en la lista de productores. La lista de productores provee los datos básicos de cada productor registrado en el SIC. 5.6 Documentación del SIC 6


Lista de agricultores = Resumen del control interno

LA LISTA DE AGRICULTORES

CONTIENE

Área total de la finca

Área con producción orgánica (número de parcelas, etc)

Resultado de la inspección interna

(aprobación)Fecha de inspección interna

Fecha del último uso de insumos prohibidos

Fecha de registro (ingreso) del agricultor al SIC

Nombre del productor y código

Estimación de cosecha

La información provista por los inspectores internos y otros documentos del SIC es registrada en la base de datos y es actualizada por lo menos una vez al año para registrar las estimaciones de rendimientos y cualquier cambio en la finca (como parte de los procedimientos de aprobación). Si la inspección interna se hace durante largos períodos de tiempo, la lista debe actualizarse mucho más regularmente (después de la aprobación puede ser el mejor momento), de manera que una revisión actualizada de todos los productores pueda estar disponible en cualquier momento. Para grupos grandes, el mantenimiento de la base de datos puede ser un trabajo que conlleve mucho tiempo y es mejor designar una persona capacitada para hacerlo. Las listas de productores también son generalmente usadas como un resumen de la inspección interna para el certificador externo. Por esta razón la fecha y el resultado de la última inspección interna también debe ser incluida en la lista. Esto también ayuda al Operador del SIC a mantener una visión del estado de la inspección interna y los seguimientos que sean necesarios. Comentarios acerca de los contenidos mínimos de las listas de productores:

Estimación de rendimientos: pueden ser incluidos en la lista (recomendado; obligatorio solo para algunas agencias certificadoras) pero pueden ser presentados por separado en una “lista de compras”.

Trabajo grupal: Preparar una lista de productores (1,5 hr) Se les da a dos equipos la tarea de diseñar la lista de productores para distintos tipos de proyectos: • Cooperativa cafetera donde los productores también tienen

cultivos de auto consumo convencionales; los productores hacen su propio procesamiento húmedo en las fincas. La mayoría de los productores usaron agroquímicos antes de entrar al proyecto orgánico.

No es fácil presentar los detalles de los cultivos ni las estimaciones de rendimientos para obtener la mejor visión posible… • A veces considerar las áreas es lo mejor • A veces es mejor anotar, por ej. el número de árboles • Fincas de especias: cultivo agroforestal tradicional de pimienta,

clavos, nuez moscada, turmérico, y a veces canela en las mismas fincas; no hay lotes convencionales cerca de las huertas de especies, pero algunos productores tienen un lote de arroz convencional en otra parte. El proyecto pretende la certificación BioSuisse, por lo que las unidades convencionales tienen que ser presentadas en detalle.

Sugerencia: obviamente, todos los documentos internos deben ser diseñados para recolectar la información y luego ser resumida en la lista de productores. Ejemplo: no tiene sentido escribir el número de árboles de naranja en la lista de productores cuando el cuestionario básico y la lista de chequeo solo registran el área total del huerto de naranjas con cultivos intercalados. • Cultivo de sésamo (3-4 cultivos anuales) rotando con otros

cultivos; como por ejemplo porotos y algodón (algodón a veces convencional).


5.6 Documentación del SIC 7


Lista de Productores Sancionados

• Nombre del productor• Código del productor (número)• Motivos de la sanción• Detalles y duración de la sanción

• Se deben registrar y conservar los detalles de cada sanción en el archivo respectivo por parte del responsable del SIC. •La lista debe proporcionar como mínimo:

Código Nombre Productor Fecha Motivos del Retiro1-11 LB Juan Claros May-02 Productor no separó claramente las actividades de la superficie orgánica y convencional5-5 MJ Martin Perez 02/06/2002 Inspector encontró que el agricultor fumigó el 16/06/02 el maracuyá asociado con la piña5-7 KM Luis Kutipa 03/05/2002 Distancia muy alejada para costear adecuadamente las actividades de control interno*83 - KE Carlos Rojas 02/06/2002 Falta de voluntad del productor de llevar a cabo las prácticas requeridas de manejo orgánico

Lista de productores suspendidos85 HU Elena Blanco Ago-02 No mejoró el manejo por 3º vez. Fue suspendido por un año.

4-3 HA Sergio Torrez Sep-02El agricultor es muy viejo para continual en el programa orgánico. Al año se deberá verificar si alguien puede reemplazarlo.


Lista de productores sancionados. Los detalles de cualquier sanción a los productores deben ser registrados y guardados en fichas por el Operador del SIC. La lista debe proveer, como mínimo:

• Nombre del productor • Número de código del productor • Detalles de la sanción (excluido o suspendido por x años, etc.) • Duración de la sanción • Razones para la sanción

Usualmente, los productores que abandonaron el proyecto por otras razones (por ej. porque murieron) también se incluyen en esta lista. Sugerencia: El certificador va a verificar si el número de productores en el año anterior, más los nuevos de este año, menos las fincas excluidas (o productores que dejaron el proyecto) = el número presente de productores.

Discusión: ¿Por qué es importante registrar las sanciones? Discutir porqué es importante registrar las sanciones.

• Oficialmente confirma que hay un proceso para tratar las no conformidades.

• Provee un registro oficial que puede ser monitoreado por los inspectores internos y externos..

• Demuestra a los productores que se toman acciones por las no conformidades.

Qué se registraría en una lista de sanciones?

6. Personal del SCI IFOAM Manual de Capacitación de IFOAM para el Establecimiento y Armonización del SCI 61

6. Personal del SCI (Para sesiones de entrenamiento se propone presentar el capítulo 8 antes del 6).

Introducción El operador del SCI debe asegurarse de que haya suficiente personal capacitado para implementar todos los procedimientos del SCI. En este capítulo se describen algunas posiciones que serán necesarias. En algunos casos una persona puede tomar más de una posición/deber. Obviamente el título de una tarea puede variar considerablemente. Es importante que haya una sola persona responsable de cada trabajo, y que esta persona esté calificada y conciente de sus deberes, Contenido del capítulo Observación: la numeración de este capítulo está hecha de acuerdo con los capítulos del Manual guía de SCI; sin embargo, para esta capacitación los diferentes capítulos son presentados en un orden diferente para mejor comprensión. 6.1 Personal del SCI en general y carta organizacional 6.2. El Coordinador del SCI 6.4 Personal de aprobación 6.3 Inspector interno (importancia, calificaciones, rol) 6.5 Consejero de campo 6.6 Conflictos de intereses 6.7 Otras posiciones en el SCI (no en el manual guía)) 8.5 Personal de compras

Lecciones a ser aprendidas El empleador del personal del SCI lleva consigo las responsabilidades de proveer al personal con las habilidades y el soporte para hacer su trabajo. El tener personal calificado y motivado es de crucial importancia para el funcionamiento de un SCI. Algunos de los roles clave en el SCI requieren de un alto nivel de habilidad técnica que solo puede desarrollarse con experiencia de primera mano. Es de gran ayuda tener una estructura interna clara, donde las posiciones y las responsabilidades estén bien documentadas. Los conflictos de intereses pueden ir en contra de la integridad del SCI y deben ser evitados.


6.1 Personal del SCI y Carta Organizacional El operador del SCI debe asegurar que haya personal suficientemente calificado para implementar los procedimientos que el SCI tiene en sus documentos internos. El personal debe estar debidamente calificado y debe ser conciente de sus deberes. Como se mencionó en el capítulo de Organización del Proyecto, el manual interno del SCI contendrá una carta organizacional actualizada. En proyectos mayores normalmente es aconsejable tener una carta organizacional como una visión del conjunto, y además tener listas de personal (por Ej. inspectores internos/consejeros de campo para cada sitio) mostrando separadamente a cada miembro del SCI.


6.2 El Coordinador del SCI Tiene que haber un coordinador del SCI al que se le asigna la responsabilidad general del Sistema y, por lo tanto la coordinación de todo el personal como lo indica el diagrama. Pueden haber otras posiciones en el SCI no mostradas en la diapositiva, pero todos coordinados por el coordinador del SCI. Todas las posiciones mostradas se presentan brevemente en este capítulo. En principio, una persona puede ocupar varias posiciones (con ciertas restricciones, por ej. el inspector interno no puede ser también el gerente de aprobaciones, etc.) pero cada posición debe estar descrita en el manual. Si las organizaciones son pequeñas usualmente una persona hace varios trabajos, pero si la organización crece se podrían contratar a más personas. El coordinador del SCI puede ser llamado “Gerente del SCI”, “Coordinador Orgánico”, “Gerente de Certificación”, etc. El rol puede incluir las dos funciones de coordinador del proyecto y aprobación orgánica, o los roles puede ser separados. El coordinador del SCI usualmente tiene muchos deberes, algunos se encuentran en la parte superior de la figura. Tiene a su cargo el funcionamiento general del SCI y puede ser nombrado en el certificado. Dependiendo de la estructura del proyecto, así son las responsabilidades que el coordinador se reserva y cuáles son delegadas. La persona que ocupará ese cargo deberá demostrar:

• Conocimiento técnico y experiencia en agricultura orgánica. • Una detallada comprensión de las normas, procedimientos y documentos del SCI

y de los requisitos del certificador externo. • Habilidad para el manejo de personal y para capacitar a otros en los

procedimientos del SCI. • Eficiencia en el manejo de documentos. • Habilidad en base de datos • La experiencia como inspector orgánico añadirá al Coordinador del SCI

habilidades para desempeñar sus roles y responsabilidades. El operador del SCI debe proveer al coordinador los sistemas de oficina apropiados y el soporte logístico requerido para que pueda desempeñar su tarea con eficiencia y puntualidad. Las comunicaciones locales pueden requerir de un teléfono celular, una línea fija de teléfono y, para comunicaciones internacionales, es esencial el e-mail.

Discusión: Habilidades del coordinador Los participantes discutirán sobre las habilidades específicas del coordinador.


6.3 Inspector Interno El inspector interno es un puesto clave del SCI.

Los roles y las responsabilidades requieren de habilidades técnicas y de relaciones públicas, así como un “ojo” para el detalle y habilidad de llevar registros detallados en forma organizada.

El inspector es los ojos y los oídos del SCI. Si la inspección interna falla en detectar aspectos importantes, aún el mejor SCI sería considerado insuficiente. La inspección interna es importante aún si el proyecto tiene otras formas de monitorear a los productores (control social, control del líder de la aldea, extensionistas que también detecten incumplimientos durante sus visitas).

También es importante tener in mente que los inspectores necesitarán soporte de la oficina y medios apropiados para inspeccionar en forma efectiva.


Requisitos de calificación

El inspector necesita ser capaz de demostrar un rango de habilidades técnicas y sociales para ser efectivo en su trabajo. Los requisitos mínimos de calificación son:

• Dominar con fluidez el idioma local y la idiosincrasia de los productores. • Pueda leer y escribir informes en el idioma del operador del SCI • Estar familiarizado con la producción agrícola local y los sistemas ecológicos. • Estar familiarizado con los principios y las prácticas de la agricultura orgánica. • Pueda demostrar competencia en los procedimientos del control interno y una

comprensión de los reglamentos internos. • Que no tenga conflictos de intereses que puedan influenciar la integridad del

trabajo de inspección. Los inspectores pueden venir de muchos campos de especialidad, pero lo más habitual es el entrenamiento agrícola como capacitadores, consejeros de extensión agrícola, productores capaces. El operador del SCI también guardará detalles sobre la capacitación del inspector interno. El SCI debe asegurarse que tiene suficientes inspectores entrenados para cubrir cualquier trabajo. Tener un equipo de inspectores permitirá también rotarlos de año a año. Frecuentemente los extensionistas también actúan como inspectores internos, pero para un grupo de productores diferente del que asesoran. Porque finalmente es la experiencia acumulada la que hace a un buen inspector. Un inspector interno no debe tener conflicto de intereses que puedan influenciar su objetividad para una evaluación neutral. Este tema será tratado con más detalle en otro capítulo.


¿Qué tiene que saber un inspector orgánico?

El inspector interno deberá tener un buen conocimiento práctico de las normas orgánicas y deberá ser capaz de transmitir estos conceptos a los productores. El inspector interno debe comprender la importancia de las normas internas y de cómo funcionan los procedimientos, lo que implica estar completamente familiarizado con los formularios y los requisitos de los informes de inspección.

El inspector debe comprender completamente sus responsabilidades, que incluyen - Asistir a los productores en el llenado de formularios y registros, dibujar mapas,

estimar rendimientos, documentar la administración de las fincas, y los insumos (o esto puede ser hecho por el oficial de campo)

- Reconciliar los rendimientos de los productores y los detalles de insumos en cada inspección.

- Manejar varios temas de incumplimiento y asegurarse de que los productores entiendan las sanciones impuestas.

- Completar la lista de chequeo de la inspección y reportar al operador del SCI - Participar en las capacitaciones regulares (por lo menos una vez al año)

El inspector interno debe conocer con qué apoyo cuenta por parte de la oficina del SCI y quiénes son los oficiales de campo El inspector interno debe recibir actualizaciones de todos los cambios de documentos y procedimientos previos a las inspecciones. El inspector necesita saber cuándo tendrán lugar las inspecciones, cuántas inspecciones habrán, y el tiempo para hacer el informe. El inspector necesita saber cómo espaciar y planificar sus inspecciones. El inspector necesita saber cuáles son sus condiciones de trabajo y cuándo va a recibir su pago. Sugerencia: la entrevista a candidatos. Hacer una guía que usará como referencia en las entrevistas con los nuevos aplicantes a la posición de inspector interno

Hacer una lista con las preguntas claves. Dividirlas en diferentes categorías tales como:

• Calificaciones técnicas • Experiencia práctica • Habilidades para tratar con personas • Atención al detalle

Al final de la entrevista se necesita saber si el solicitante es adecuado para el trabajo, por lo que las preguntas tienen que haber sido bien pensadas. ¿Si no se está seguro de que un solicitante es el adecuado, qué alternativas se tienen? (Período de prueba, experiencia en el campo, entrenamiento con un inspector experto, etc.)


6.4 Personal de Aprobación ¿Gerente de Aprobación o Comité de Aprobación? Hemos visto en la sección de procedimientos de decisión sobre la aprobación, que alguien debe ser designado para esta función. IFOAM recomienda que las decisiones de aprobación sean tomadas por un Comité de Aprobación que usualmente incluye a diferentes interesados de organizaciones (por ej. productores, gerentes, ONGs. orgánicas, personal de aseguramiento interno de la calidad, etc.) Sin embargo, un operador del SCI puede decidir en cambio, asignar esta función a un gerente de aprobación. Frecuentemente éste es la misma persona que coordina el SCI. Calificaciones del personal de aprobaciones Un buen sistema interno de aprobación y de sanciones es crucial para el funcionamiento de un SCI, por lo tanto es muy importante que las personas a cargo de la decisión de aprobación estén bien calificadas y comprendan lo que ellos deciden. Las siguientes son las calificaciones mínimas de una persona apta para esta función: - Debe estar familiarizado con los principios de la agricultura orgánica - Debe estar familiarizado con las regulaciones internas - Será respetado por los productores y la organización - No debe tener conflicto de intereses. Para aprobar la calificación, los siguientes documentos deberán estar disponibles: Curriculum vitae, declaración firmada de conflictos de intereses, un contrato escrito con la descripción de las responsabilidades. Conflictos de intereses Se debe tener mucho cuidado de que las decisiones de aprobación sean hechas en una forma neutral y objetiva. Ejemplos de conflictos de intereses con respecto a las decisiones de aprobación:

- Aprobación de miembros de la familia y amigos cercanos. - Personal de aprobación muy involucrado en mercadeo. - Personal de aprobación pagado de acuerdo al número de productores aprobados.

Discusión: Gerente de Aprobación o comité de aprobación? Pregunte a los participantes con cuál estructura están familiarizados y cual es su experiencia con las estructura de aprobación.


6.5 Oficial de campo/Asesores y otras posiciones Los operadores del SCI pueden complementar los requisitos de capacitación a los productores en producción orgánica y responsabilidades del SCI organizando su propio servicio de extensión rural. Generalmente el extensionista vive en el área orgánica o cerca de ella y por lo tanto está en contacto con los productores, pudiendo realizar visitas regulares a las fincas para brindar apoyo. El extensionista tiene que comunicarse en el idioma local y demostrar comprensión de los sistemas locales y la ecología, así como de las normas del SCI, sus sistemas y procedimientos. Los extensionistas deben recibir entrenamiento regular y su trabajo debe ser monitoreado por el Coordinador Orgánico. El operador del SCI debe proveerle al oficial de campo o extensionista los sistemas de apoyo de la oficina y los mecanismos de comunicación, así como el transporte para viajar a las fincas (a menudo en motocicleta). La comunicación en el campo puede ser difícil por no contar con conexiones telefónicas. Para solucionar los problemas de aislamiento, el oficial de campo puede que tenga que asistir a una reunión con el coordinador orgánico en el centro del pueblo o en alguna otra ubicación adecuada. Los roles del extensionista incluyen:

• Dar soporte a los productores ayudándolos a registrar y a mantener sus registros (estimaciones de rendimiento, mapas, registro de insumos); en caso de productores con limitadas capacidades para leer y escribir o con pobres instalaciones, el oficial de campo puede llevar algunos registros a nombre del productor.

• Proveer consejo técnico sobre producción orgánica y temas de calidad sobre el

producto a los productores individuales y proveer entrenamiento en temas específicos a grupos de productores.

• Monitorear posibles amenazas al SCI orgánico por parte de la agricultura

convencional en las cercanías.

• Coordinar la compra y entrega de insumos orgánicos a nombre de los productores (por ej. un pesticida botánico aprobado producido fuera del área).

Discusión: Consejero de campo/sistema de extensión. Discutir con los participantes sobre qué clase de capacitación debe dar el sistema de extensión rural al nuevo encargado. ¿Tienen un extensionista que visita las fincas? ¿Cuán frecuentemente lo hacen? ¿Son ellos de la oficina central del SCI o son lugareños que viven en los poblados? ¿Cuáles son sus principales deberes? ¿Están ellos también a cargo de documentar las actividades de los productores? ¿Por qué son importantes los extensionistas? (sólo para capacitar o mantener la documentación de los productores, para el control de calidad o relación próxima a los productores?


Otras posiciones en el SCI Especialmente en los grandes programas orgánicos puede que existan otras posiciones internas de administración del SCI. Estas posiciones dependerán estrechamente de los procedimientos internos y del sistema de administración. Algunos ejemplos de posiciones administrativas que pueden ser útiles en el SCI incluyen: Encargado General de Entrenamiento Dependiendo del sistema elegido, esta persona puede: • Estar a cargo de organizar y coordinar las capacitaciones de los productores, por ej.

organizar una finca modelo en cada poblado, etc. • Coordinar a los asesores de campo, asegurar que todos los asesores de campo

reciban la adecuada capacitación y actualizaciones; asegurar un buen nivel de entrenamiento de los asesores, asegurar las visitas regulares de asesoramiento de campo, etc.

Encargado de Documentación del SCI • Se encarga de gerenciar en la oficina central del SCI el manejo todos los datos de

campo de los diferentes sitios. • Maneja la lista de productores aprobados y de las sanciones. • Asegura un sistema de documentación consistente en todos los centros del SCI, etc. Inspector Interno Jefe • Coordina las inspecciones internas, si los asesores de campo actúan también como

inspectores asegura que reciban todas las instrucciones relevantes y actualizaciones, asegura un buen nivel de capacitación de los inspectores internos, asegura el 100% de la inspección interna, organiza visitas puntuales adicionales, etc

6 Personal del SIC 11


Otras Posiciones en el SIC

Dependiendo de la estructura administrativa del SIC y del tamaño del proyecto, pueden existir otras posiciones importantes en el SIC.

Algunos ejemplos:

• Jefe de Capacitación: organiza la capacitación de los productores, supervisa el servicio de extensión en campo, etc.

• Jefe de Documentación del SIC: Persona a cargo de la organización de la documentación, procesamiento de datos en la computadora (listas de productores), etc.

• Jefe de Inspección Interna


6.6. Conflictos de Intereses Un conflicto de intereses es una situación en la que la capacidad de tomar decisiones imparciales de los inspectores u otros responsables (personal de aprobación, personal de compra, etc.) se ve comprometida debido a intereses personales. Ejemplos de conflictos de intereses serían:

• Un inspector que inspecciona a miembros de su familia o amigos cercanos. • El gerente de aprobaciones debe decidir si excluye o no a un primo suyo. • Un inspector joven y principiante inspecciona a un productor mayor y muy

respetado en la comunidad. ¿Podrá él hacer una evaluación profunda de la finca?

• Un encargado de compra conoce a todos los productores de toda la vida. ¿Cómo reaccionará si el productor quiere vender el doble de lo cosechado por él?

Si es claro que tales casos ocurren en el SCI su reputación se deteriorará y la aceptación de las decisiones internas disminuirá porque nadie creerá de que se trata de una institución objetiva y neutral. Para prevenir cualquier situación real de conflicto de intereses, todos esos conflictos potenciales tendrán que ser declarados. (por ej. listando a todos los miembros cercanos de la familia dentro del programa orgánico). Se debe tomar especial cuidado en organizar los procedimientos internos de manera que se pueda evitar la aparición de conflictos de intereses. Por ejemplo: • Un inspector nunca debe visitar a su aldea natal o a ninguno de los productores

listados en su declaración de intereses. • El encargado de aprobaciones delegará a un comité de aprobaciones o al jefe de

inspectores internos, las decisiones relativas a amigos o a parientes.

Ejercicio de motivación: Conflictos de intereses ¿Cuáles son los posibles conflictos de intereses para inspectores, ofíciales de compra o encargados de aprobaciones? ¿Hay conflicto de intereses si el asesor de campo ayuda al encargado de compra durante la temporada de compras? Hay conflicto de intereses si el oficial de campo también hace inspecciones internas? ¿Sería esta una buena idea? (Posiblemente volver a la discusión de las diferencias entre asesoramiento e inspección interna). ¿Cómo manejar el problema de que los inspectores jóvenes no puedan cuestionar a los productores mayores y muy respetados?


Conflicto de intereses entre la consultoría y la inspección interna.

Una de las cuestiones frecuentemente discutidas cuando se trata el tema de conflicto de intereses es la separación entre asesoramiento de campo y la inspección interna. Se ha considerado siempre un conflicto de intereses el que la misma persona haga la inspección interna y el asesoramiento (a la misma persona). Esta opinión se generó en el criterio generalizado de las agencias de certificación (separación entre asesoramiento e inspección), pero también del hecho de que en muchos casos el asesor de campo está muy cercano al productor y lo conoce demasiado bien como para hacer una inspección completa y profunda, verificando todos los aspectos de la norma orgánica interna. También, el tener a dos personas visitando a una finca añade objetividad a la evaluación y reduce el riesgo de problemas. Por tanto, muchos proyectos empezaron a intercambiar oficiales de campo en su trabajo de extensión, es decir que un oficial de campo visita el grupo de productores de sus extensionistas colegas una vez al año para la inspección interna formal. Sin embargo, el resultado en algunos casos de este requerimiento ha sido que el servicio de asesor de campo ha sido descuidado por tener bien separado el control interno. A veces los inspectores internos están tan alejados de las realidades del campo que no hacen buenas inspecciones. Asimismo, los pequeños proyectos encuentran un verdadero problema el tener a dos personas diferentes para la extensión y la inspección. Así, pues, la regla ha sido cambiada ahora a que “la extensión y la inspección interna no tienen necesariamente que estar separadas”. El punto primordial es que la inspección debe hacerse en forma objetiva como un evento separado y sin conflictos de intereses (por ej. el inspector y el extensionista no pueden ser familiares o amistades cercanas con el productor). Si la extensión y la inspección son hechas por la misma persona a los mismos productores, el control externo se enfocará en la calidad real de la inspección interna y en la objetividad del extensionista.

Discusión: Separación de la extensión y la inspección interna. Preguntar a los participantes si a ellos alguien (un certificador u otros) les ha dicho que la inspección y la extensión deben ser separadas. ¿Han tenido que cambiar sus sistemas para satisfacer este requisito? ¿Cuál fueron sus experiencias con esta separación? ¿Era razonable este requisito en su propio sistema? ¿Cuáles son las ventajas de separar estas dos actividades? ¿Cuáles serían las desventajas?


6.7 Personal de Compras

Se refiere a comprar lo producido por los productores del grupo a fin de formalizar un lote como propiedad del grupo y que, por lo tanto, pueda recibir un certificado

Los oficiales de compras se designan para estar a cargo de los procedimientos de compra. El oficial de compra debe estar capacitado para llevar a cabo las siguientes tareas:

• Verificar la identidad de los productores • Pesar o contar el producto. • Evaluar si el producto alcanza los estándares de calidad convenidos. • Verificar que la cantidad de producto a comprar está dentro de los estimados para

ese productor según lo registrado en la lista de chequeo, 6. slides ICS personnel.ppt , y manejar los problemas que puedan surgir.

• Registrar la fecha y la cantidad de producto en la lista de compras. • Escribir y entregar un recibo al productor (fecha, peso o conteo, nombre del

productor o número de código, monto pagado). • Manejar el efectivo y pagar por el producto. • Reconciliar la lista de compra para cada centro de compra (diariamente) • Asegurar que las bolsas o contenedores se cargan y transportan a la planta de

procesamiento en conformidad con los requisitos del SCI. • Archivar los registros de compra como lo requiere el operador del SCI.

La posición de oficial de compra puede ser complicada y no es infrecuente que sean amenazados por productores insatisfechos por los precios o por el rechazo de una cosecha por falta de calidad. Los oficiales de compra puede que lleven con ellos una gran suma de dinero y deben tomar las precauciones para asegurar la seguridad del personal y del dinero. Es común que dos personas sean las responsables del proceso de compra, tanto por seguridad como por eficiencia, además de que uno de ellos puede evaluar el producto y la otra persona se encarga de registrarlo y pagar a los productores. El operador del SCI debe monitorear en forma muy cercana la operación de compra para asegurarse de que el oficial de compras está cumpliendo con los requisitos. En caso de usar compradores por contrato, se les debe requerir que tengan las mismas habilidades y entrenamiento que los oficiales de compra del SCI, y deben ser monitoreados regularmente.


Documentación del Personal Para todo el personal del SCI los siguientes documentos deben encontrarse en los archivos:

- Descripción de tareas - Curriculum vitae - Contrato u otro documento con detalles del empleo, etc. - Formulario de conflicto de intereses firmado para inspectores internos/ personal de

aprobaciones/personal de compras. - Acuerdos de confidencialidad (puede ser una buena idea para miembros del comité

de aprobaciones, por ejemplo) Registros de todos los eventos de capacitación (fecha, contenido, participantes) y deben ser guardados en la oficina central del SCI.

7. Capacitación IFOAM Manual de Capacitación de IFOAM para el Establecimiento y Armonización del SCI

74

7. Capacitación Introducción La capacitación de los entrenadores y productores del SCI es una parte importante del proceso del SCI. El objetivo es proveer a los productores y al personal del proyecto de un claro panorama de los aspectos relevantes de la agricultura orgánica y, especialmente, hacerlos concientes de los contenidos e implicaciones de la regulación interna. Contenido del capítulo Capacitación de productores:

• Crear conciencia • Comprender e implementar un SCI • Capacitación para aumentar las habilidades de los productores acerca del manejo

de la agricultura orgánica • Modelos de extensión rural

Lecciones a ser aprendidas Lleva tiempo desarrollar y comprender los procedimientos orgánicos. La capacitación regular es una herramienta esencial para brindar a los productores conocimientos técnicos y la confianza en las técnicas orgánicas del SCI. La capacitación de los productores provee el contacto regular y reduce el riesgo de incumplimientos accidentales.


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¿Por qué es importante la capacitación? Para el buen funcionamiento del SCI es de crucial importancia que todo el personal esté bien informado y capacitado. Lo mismo es válido para los productores, que tienen que conocer los requisitos, pero también deben recibir suficiente capacitación práctica en métodos de producción orgánica (por ej. preparación de compost y control de plagas). Frecuentemente también se necesita capacitación sobre la calidad del producto.

8. Capacitación 1


La Capacitación es importante

• La capacitación de los asesores del SIC y productores es un paso importante en el proceso del SIC.

• El objetivo es proveer un entendimiento claro de los aspectos relevantes de la producción orgánica a los productores y al equipo del proyecto y, especialmente, capacitarlos para que estén al tanto del contenido e implicaciones de las normas internas de la agricultura orgánica.


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Capacitación del personal del SCI Inspectores internos De todo el personal, la capacitación de los inspectores internos es probablemente la más importante. Por lo tanto se requiere explícitamente en el Manual del SCI de IFOAM que todos los inspectores internos reciban una capacitación por lo menos una vez al año. La capacitación va a consistir generalmente de una sesión teórica y otra práctica en el campo. La capacitación anual también es importante (especialmente si se ve por ej., que un cierto inspector hace inspecciones de menor calidad que los otros), ya que fácilmente se pueden organizar inspecciones conjuntas, donde los inspectores aprenden uno del otro). Los programas de capacitación también pueden hacer uso de expertos externos (consultores, inspectores, administradores, certificadores, etc.) para obtener soporte técnico. Capacitación de otros miembros del personal del SCI El resto del personal del SCI también tiene que ser capacitado para asegurarse de que cada uno es calificado para realizar su tarea.

8. Capacitación 2


Entrenamiento del Inspector Interno

• El inspector interno necesita recibir al menos una capacitación cada año por parte de una persona competente.

• La fecha de la capacitación, y los detalles del programa de capacitación deben de estar documentados en los registros del operador del SIC.

La capacitación debe involucrar varias habilidades:

• Actualización en cambios de las normas, procedimientos, diseño de documentos.

• En el primer año, en particular, experiencia práctica en inspecciones con un inspector experimentado.

• Trabajo con otros inspectores en otras áreas puede también ser útil para acumular experiencia.

8. Capacitación 3


Otros miembros del personal del SIC

• Todo el equipo debe recibir capacitación en su área particular de responsabilidad. Puede esperarse que el equipo tenga un conocimiento básico de sistemas orgánicos, y conocimiento especializado en su área de trabajo.

• El equipo (comité) de aprobación debe recibir capacitación para actualizar su conocimiento respecto a los cambios tanto en los requerimientos del SIC como en los de la agencia de inspección externa.

• El personal involucrado en la compra de producto debe estar capacitado y ser supervisado regularmente, para asegurar que losregistros de compra y venta son completos, permitiendo comparar las estimaciones del productor con las ventas actuales.

• Toda esta capacitación debe estar documentada en los registros del personal del SIC, incluyendo la fecha y el contenido. Esos registros pueden ser requeridos por el inspector durante la inspección externa.


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Capacitación de productores – Concientización

La capacitación de los productores es considerado como una parte crítica del SCI, la cual debe enfocarse en monitorear y medir cómo los agricultores demuestran su competencia en el cumplimiento de las normas. Antes de introducir un SCI a los productores, ellos deben recibir capacitación básica sobre lo “qué es orgánico”. La introducción puede ser llevada a cabo por consultores especializados o por el personal del SCI. Esta capacitación también es importante ya que brinda una oportunidad de realizar evaluaciones informales del progreso de los productores y puede poner de relieve aspectos que necesitan urgente atención para la solución de problemas. El capacitador debe mantener registros de las fechas y de quiénes participaron. Esto añade un nivel adicional en la evaluación del compromiso de cada productor con el SCI y con la agricultura orgánica. Capacitación continua La capacitación de los productores debe ser un proceso continuo. Las sesiones de capacitación orgánica pueden estar ligadas con la capacitación en la mejora de la calidad del producto o la discusión del precio, etc. La capacitación regular en habilidades particulares tal como el manejo de la fertilidad del suelo crea conocimiento y confianza, y reduce el riesgo de que las cosas no salgan bien. Opciones de extensión rural Hay muchos modelos de capacitación para los productores. Generalmente los agricultores se capacitan mejor en grupo y con ejemplos prácticos reales de los temas principales. La escuela rural de agricultores provee un útil modelo para unir a los productores con fines de capacitación. El modo más efectivo de obtener la participación del mayor número de asistentes a capacitaciones cortas o talleres, es contar con la colaboración de los líderes locales en el proceso de organización.

8. Capacitación 4


Capacitación del Productor

• La capacitación del productor es vista como una parte crítica del SIC, en la cual se trata de monitorear y medir cómo los productores demuestran el cumplimiento de las normas.

• Idealmente, el SIC puede ser presentado a los productores como una serie de etapas, empezando con una introducción al sistema orgánico en general y luego al proceso de registros.

• La capacitación puede ser otorgada en seminarios de capacitación, incluyendo capacitación práctica en fincas modelo/demostrativas, o con el servicio regular de extensión de campo. Capacitación de campo: ¿dónde están las plagas?

8. Capacitación 5


Entrenamiento Recibido

• Las sesiones de capacitación orgánica están relacionadas con la actualización del conocimiento del equipo y del productor con respecto a cambios en las normas, formularios y/o procedimientos para registrar rendimientos, insumos y ventas.

• La capacitación regular en aspectos específicos como el manejo de la fertilización orgánica, otorga conocimiento y confianza y reduce el riesgo de que las cosas vayan mal.

• La capacitación también posibilita la oportunidad de evaluaciones informales de los progresos del productor, para que puedan ocuparse de los asuntos que requieren de urgente atención y resuelvan los problemas.

• El capacitador debe conservar registros de las fechas de los entrenamientos y de quienes participan. Esto permite evaluar el compromiso de cada productor con el SIC y la agricultura orgánica.


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Sugerencias adicionales: ¿Cómo hacer buenas capacitaciones de productores?.

Principal referencia para capacitadores ¿Qué es orgánico? Ver el capítulo 2 del Manual de Capacitación en los Trópicos de IFOAM. Organización de una capacitación El capacitador debe dar a cada agricultor una copia de la norma básica (en el idioma del productor) y de los documentos respectivos (formulario de registro, contrato, etc.) El entrenador deberá guiar para que los asistentes:

• Discutan los elementos clave de las normas internas y ofrezcan soluciones prácticas a los distintos problemas (si es posible con métodos participativos).

• Comprendan sus responsabilidades en el cumplimiento de las regulaciones internas, brindando información precisa en los documentos de registro.

Sugerencias adicionales: En la mayoría de las sesiones de capacitación surge el asunto de los precios. El capacitador deberá tratar este tema designando un tiempo específico durante la sesión. No debe dejarse distraer! Entrenar al personal del SCI Entrenar a los extensionistas. Entrenar a los productores clave.

Ejercicio de capacitación: “Crear conciencia” Los agricultores tienen distintas ideas sobre qué significa “orgánico”; por lo que antes de que se pueda crear una comprensión de lo qué es orgánico, a los productores se les debe dar una introducción sobre los principios básicos. Preguntarle a los agricultores sobre lo que saben acerca de la agricultura orgánica y pedirles que describan las prácticas habituales que ellos consideran que son orgánicas. Listarlas en el pizarrón o en papel (y adherirlas en la parte izquierda del pizarrón o la pared). En una hoja de papel preparada de antemano o en una diapositiva, mostrar a los agricultores presentes algunos de los componentes de la norma interna, y adherirla a la parte derecha de la pizarra, dejando un ancho de hoja entre las pancartas. Luego, en la parte media entre las dos pancartas conectar los ejemplos de la hoja 1 con la hoja 3 para describir las modificaciones que los productores tendrán que hacer en sus sistemas de producción a fin de cumplir con las normas. Poner en esta hoja central el título “Acciones a tomar”. Paso 1 Paso 3 Paso 2

Actions to be taken

Basic Standard

Buffer zones Inputs Etc

Farmers ideas about

organic

8. Capacitación 6


Lista de Verificació deEntrenamiento del SIC (ejemplo)

• Donde hay disponibilidad de un televisor, una cámara digital con fotos referentes a la capacitación es una gran herramienta de capacitación. Conéctela al TV y muéstrelas.

• Lapicero y cuaderno para el productor

• Carpeta para los documentos de los productores (impermeables)

•Refrigerio (agua)

• Pizarra

• Cinta adhesiva

• Lapiceros

• Papel

Herramientas de capacitación

Normas del SIC (certificadoras)

Normas Básicas

Cuestionario

Contrato

Documentos de Capacitación

Registro de Participantes

ChequeoAsunto

8. Compra y venta IFOAM Manual de Capacitación de IFOAM para el Establecimiento y Armonización del SIC 79

8. Compra, Manejo, Procesamiento & Exportación (En talleres de capacitación se recomienda presentar este capítulo después del capítulo 5: “Control de la Finca y Procedimientos de Aprobación”) 8.1 Procedimientos de Venta y Compra La compra, manejo, procesamiento y exportación de los productos es en general manejado por las organizaciones (por ej. compañías, cooperativas, etc.) que comúnmente son los operadores del SIC; pero también podría ser otra compañía. El producto es comprado a los agricultores y luego procesado o empacado para el mercado. (Ver la discusión de la organización del proyecto en el capítulo 2). El operador del SIC debe asegurar que el producto presentado para la venta sea certificado como orgánico. La documentación de compra es crucial ya que los agricultores rara vez llevarán la documentación de venta ellos mismos. El producto deberá por lo tanto ser manejado como un producto orgánico, evitando ser contaminado o cambiado por otro, lo cual incumpliría con las normas orgánicas. . Contenido del capítulo Diferentes sistemas de compra/venta Procedimientos de compra y documentación Personal de compras y riesgos en la compra Como evitar errores en la compra

Lecciones a aprender La documentación de los procedimientos de venta y compra es una parte importante del proceso del SIC y un punto focal en la inspección interna y externa. Los sistemas de documentación varían de acuerdo con la complejidad de la producción y el procesamiento, pero se debe cumplir con los requisitos mínimos en todo momento. La preparación de los documentos de venta y compra debe hacerse cumpliendo con los procedimientos del SIC.


Sistemas de compra y venta

Existen muchas variantes en los procesos de compra y venta de productos, pero lo importante es recordar que los requisitos mínimos deben se cumplidos y en muchos casos hay procedimientos adicionales que deben ser documentados (del certificador o de la agencia de compra). El operador del SIC es responsable de asegurar que estos requisitos sean cumplidos. 1. Los productores pueden vender directamente al oficial de compra en la puerta de su finca. 2. Los agricultores pueden transportar sus productos orgánicos desde su finca al punto de compra (a caballo, motociclo, a pie, etc.). Generalmente estos puntos de compra están cerca de sus fincas. 3. Los productores pueden vender algunos de sus productos directamente en la puerta de la finca y otros en los puntos de compra (esto ocurre cuando hay diferencia de los precios pagados en la finca o al ser entregados, por ej., a la empresa procesadora). También cuando los productores van al pueblo pueden decidir llevar con ellos una bolsa de su producto orgánico, para recibir el efectivo y luego ir de compras. El operador del SIC debe evaluar si hay riesgos para la integridad orgánica del producto. Si hay un riesgo, se deben establecer las medidas necesarias que aseguren la integridad de los productos en todas sus etapas.

Procedimientos de compra y de documentación


Durante la compra es de crucial importancia que todos los pasos sean debidamente documentados y que todo el personal involucrado sea conciente de los procedimientos correctos. Los productos certificados orgánicos y los no orgánicos deben ser mantenidos claramente separados en todo momento, con bolsas claramente marcadas y almacenados en espacios claramente indicados. Se recomienda que los vehículos que transportan productos orgánicos lleven sólo productos orgánicos y que no mezclen las cargas. Los procedimientos de compra usualmente incluyen el contar o pesar el producto y puede también incluir evaluaciones de calidad del producto entregado. El comercializador/procesador tiene el derecho de rechazar los productos que no cumplan con las normas de clasificación requeridas. Cualquier agente de compra contratado debe seguir los procedimientos de compra y debe tener el personal capacitado para que pueda documentar la compra y pagar a los productores.

Lista de compra Se incluye un ejemplo de una lista de compra en el Anexo del Manual del SIC de IFOAM. Las listas de compras o pueden estar en libros en los distintos centros de venta, o pueden constar de formularios preparados por el gerente del SIC que contienen los nombres de los productores aprobados y los rendimientos estimados. Esto permite al personal de compra asegurarse más fácilmente que compran sólo de productores aprobados (y la información es 100% actualizada, con incluso sanciones de último momento), y también ver más fácilmente si las cantidades estimadas han sido excedidas.


Personal de compra y problemas potenciales en el proceso de compra.

Las compras pueden ser hechas por el personal de compras del SIC o por agentes de compras, pero ambos tienen que trabajar cumpliendo la totalidad de requisitos (solo comprar a productores certificados, etc.) y el operador del SIC debe asegurar que así suceda. Todo el personal de compras debe tener contratos escritos con sus responsabilidades claramente definidas. El empleo de agentes contratados es más común cuando los caminos son malos. Vehículos especializados pueden llegar a necesitarse para acceder a áreas remotas. El procesador/comercializador quizás no pueda justificar el gasto de tales vehículos. Si se contratan agentes, el operador del SIC puede decidir realizar auditorias a estos agentes de compras en cualquier momento durante la temporada de trabajo. El propósito de estas verificaciones es asegurar que los productores estén recibiendo sus pagos a los precios establecidos, que los agentes completen la documentación, y que sea entregada al comercializador/procesador con cada lote de producto.

Discusión: Riesgos en los procedimientos de compra. Discutir los siguientes temas que constituyen la mayoría de los puntos

críticos y colocarlos en un rotafolio o pizarra como recordatorio. a. Pedir a los participantes que describan los diferentes sistemas de

compra usados por el comprador en sus SIC. ¿Hay procedimientos de compra ya establecidos para productos sin certificar? ¿Cuál ha sido su experiencia con los distintos sistemas? ¿Creen que los procedimientos son los apropiados para asegurar y monitorear el flujo del producto orgánico?

b. Identifiquen diversos posibles problemas que los compradores enfrentan cuando compran el producto de los agricultores. Ejemplos:

• Los productores olvidan su identificación y el comprador no los reconoce...

• El productor entrega mucho más de lo estimado por el control interno – ¿ha vendido el productor producto de sus vecinos?

• La calidad del producto que entrega en productor es pobre (el producto se colocó en una bolsa demasiado grande, producto sucio, demasiados insectos, etc.) y el comprador decide no comprar; el productor se enoja y amenaza al comprador con dañarlo físicamente..

• El precio es demasiado bajo; el productor quiere más dinero. El comprador está solo en las colinas rodeado por productores enojados.

• El productor no trae a tiempo el producto al punto de compra.

c. Riesgo para el operador del SIC con respecto al comportamiento incorrecto del personal de compra. Ejemplos:

• Si las oficinas de compra son pagadas por la cantidad entregada, los compradores podrían tener la tentación de comprar a productores no registrados para aumentar las cantidades compradas

• Los caminos hacia los productores registrados pueden estar en malas condiciones, por lo que acopian productos (sin certificar) de productores más cercanos o del mercado.

• Entrega productos de agricultores sin certificar al precio normal y retiene el sobreprecio orgánico para provecho propio.

• Los encargados compran de productores que ellos conocen que estaban certificados pero que ya no lo están más.

Obtenga una lista de importantes puntos críticos de control y discútala en otro momento. .


¿Cómo evitar errores durante la compra?

Los problemas críticos son la mezcla de producto orgánico con producto no certificado orgánico y la contaminación de productos de varias fuentes (tierra, combustible derramado, pesticidas). Estos problemas pueden ser consecuencia de accidentes o por intenciones deliberadas de vender como orgánicos productos que no lo son. Cualquiera que sea la razón del incumplimiento, el resultado es el mismo. El nivel de incumplimiento es evaluado y se aplican las sanciones que correspondan. Algunos problemas que el personal de compras puede afrontar con los productores, se presentan en la lista de puntos a discutir en la sección “Sistemas de Compra y Venta”. Otras situaciones críticas pueden surgir por tener demasiados productores en un solo punto de compra, donde todos esperan a ser atendidos. La cantidad de gente puede sobrepasar la capacidad de un comprador para hacer todo, lo cual puede conducir a errores en la documentación. Los problemas potenciales en estos puntos de compra reflejan la capacidad del operador del SIC (personal de campo y compradores) de seguir la normativa del SIC. Para asegurarse de que el proceso de compra sea manejado eficientemente, los oficiales de compra del SIC o compradores contratados deben: 1. Asegurarse que haya suficiente personal para manejar la compra en una forma controlada.

• Idealmente tener por lo menos a dos personas, una evaluando y pesando el producto, y la otra registrando los detalles y pagando al productor.

2. Asegurarse que el personal de compra esté capacitado y conozca su trabajo. • El personal debe recibir por lo menos una capacitación al año para actualizar

cambios en los documentos y procedimientos de registro u otra información. 3. Asegurarse que los conductores de los camiones y otro personal que maneje el producto

estén familiarizados con el riesgo de mezclar producto o ubicarlo mal. • El personal debe recibir un curso corto de capacitación al comienzo de cada

temporada.

Ejercicio de motivación: ¿cómo evitar errores? Pedir a los participantes que sugieran alguna medida para prevenir esos errores. ¿Algunas medidas generales de precaución? Discusión: puntos críticos Analizar las listas de situaciones críticas potenciales o errores en el proceso de compra. Colocarlos al lado derecho del pizarrón de acuerdo con el tema. Luego discuta cada situación crítica en detalle. ¿Qué necesita hacerse y cómo prevenir que ocurra de nuevo?. Alinear estas situaciones al lado derecho del pizarrón.


Ejemplos:

• Cuando el rendimiento del productor excede la estimación en las listas de compra – verifique el estimado (puede estar efectivamente errado) y tome en cuenta las grandes cosechas. Compre el producto, informe al coordinador del SIC y aparte el producto hasta que se resuelva el problema. El Coordinador mandará al inspector interno a verificar si los estimados estaban errados (capacitar mejor a los inspectores) o si el productor intentó engañar (sanción). El Coordinador del SIC tiene que tomar la decisión final sobre si el producto puede ser o no aceptado.

Los datos erróneos en las listas de compra (la lista de productores es

usada como base para la compra) son usualmente un error humano. Reportar el problema al operador del SIC, encargado orgánico u oficial de compra lo antes posible, Si el nombre de un productor se omitió de la lista pero puede probar su status orgánico, es aconsejable comprar el producto, registrar los detalles necesarios, y mantener aparte el producto hasta que las listas de compra puedan ser confirmadas o revisadas. Atención: no confíe en que un productor está TODAVÍA certificado porque ha estado anteriormente..

• La mezcla de producto (por ej. por accidente) es un problema grave y

usualmente conduce a la descertificación del lote del producto contaminado (puede ser una gran cantidad si todos los lotes fueron mezclados). También puede ocurrir fácilmente si las bolsas no han sido rotuladas adecuadamente. Ayuda tener un buen rotulado (con un sistema fácil de ver, por ej. distintos colores de bolsas) y una buena capacitación del personal. Esté prevenido de que su propio personal puede ser tentado a mezclar productos (comprar de productores no certificados), así que ajuste su salario/beneficio de manera que pueda reducir este riesgo.


8.2 Control del flujo del producto (manejo) & almacenaje La primera parte de este capítulo se refirió solamente a la compra. En este capítulo el enfoque se dará al flujo general del producto (del cuál la compra es sólo una parte) y los requerimientos que competen a todas las etapas. Manejo es el término usado para describir cómo la gente del sistema procesa y empaca el producto. El área de almacenaje o depósito es el ambiente físico en el cual el producto orgánico es mantenido. Almacenaje es el proceso de trasladar el producto dentro del área del almacén/depósito (antes y después del procesamiento) y cuidar de él mientras está en el depósito. Contenido del capítulo Principios del control del flujo del producto. Manejo del producto orgánico en todas las etapas. Preparación de la documentación del flujo del producto. Almacenamiento del producto orgánico

Lecciones a aprender El monitoreo y verificación regular del proceso del flujo del producto es importante para asegurar el cumplimiento con las normas. Un enfoque práctico es usualmente más efectivo para desarrollar un diagrama del flujo del producto. Revise todo el procedimiento antes y después de preparar la documentación. Es un buen ejercicio para estar conciente de los riesgos en cada paso. La capacidad de contratar procesadores y operadores de almacenes para cumplir con las normas, añade riesgos adicionales en el proceso de cumplimiento. Muchas empresas tienen sistemas del flujo del producto (ISO y HACCP) que pueden ser fácilmente adaptables para incorporar los requisitos orgánicos. La capacitación del personal es el mejor seguro contra la mezcla accidental o la contaminación del producto.


Visión de los sistemas de flujo del producto

El motivo para establecer y mantener procedimientos para investigar el flujo del producto es con el fin de proteger los productos orgánicos de ser mezclados con productos no certificados o contaminarlos de cualquier otra manera. El sistema de flujo del producto deberá ser diseñado para seguir y monitorear cada paso que sigue el producto desde la finca del agricultor, pasando por el procesamiento hasta la venta o exportación. El SIC debe cubrir:

• El flujo del producto desde la finca a la exportación (este es usualmente el caso cuando una compañía exportadora es la responsable del SIC) ).

• El SIC puede detenerse en el punto en que el productor vende su producto a la empresa procesadora o al comercializador. En este caso la empresa procesadora o el comercializador deben ser individualmente certificados con procedimientos establecidos para asegurar que el producto comprado a los productores provenga de productores certificados y sea consecuente con los estimados de rendimiento.

En el último ejemplo un operador del SIC puede también proveer la vigilancia de los procesos de manejo, procesamiento y comercialización. Acuerdos de este tipo deben formalizarse en contratos.


Ejercicio Grupal: ¿Cuáles son los pasos del flujo del producto? Para un caso práctico, usar la serie de pasos en los que se identifica cada punto en el flujo del producto, mostrando cada etapa en la que se procesa, se empaca o cambia de lugar o titularidad. Si es adecuado, use la diapositiva vacía para ubicar allí los pasos individuales, o de otra manera use simplemente papel, por ej. fichas de cartulina para cada proceso y ubíquelas en el pizarrón. La Diapositiva No. 9 da un ejemplo de un caso en que los participantes no conocen acerca del flujo del producto. Es altamente recomendable combinar este ejercicio con un análisis general del riesgo en cada paso (como se hizo en la diapositiva 10-12 de la capacitación piloto en India). Otros ejemplos de problemas potenciales

• Fraude deliberado • Personal nuevo y no capacitado usa los procedimientos

equivocados • Rótulos perdidos • Producto en el depósito equivocado • Contaminación de fuentes químicas o industriales

(combustible derramado) • Bolsas o contenedores sucios • Producto mezclado en el trasporte • El subcontratista no sigue los protocolos de limpieza

Este ejercicio puede hacerse en forma grupal o en equipos. El análisis de riesgo puede ser hecho especialmente bien con toda la clase.


Manejo de productos orgánicos en todas las etapas

El flujo del producto es un término que se emplea para seguir el movimiento del producto a lo largo de las etapas de procesamiento, manejo y almacenaje. Para un SIC estas etapas pueden ser documentadas y señaladas en un diagrama de flujo. Para describir los diversos aspectos de la operación (por ej. procedimientos de limpieza de la maquinaria, manejo de efluentes, etc.) se redactan protocolos de procedimiento. Los requisitos mínimos de un SIC para el almacenaje y manejo son:

• Identificación del producto orgánico como “orgánico” en todas las etapas: almacenaje, procesamiento y manejo del producto.

• Separación estricta de los productos (orgánico certificado y producto no certificado).

• Para el almacenaje, todas las áreas del depósito deben marcarse claramente como áreas de almacenaje de productos orgánicos.

• No usar métodos prohibidos para procesar el producto o fumigar áreas de procesamiento y almacenaje.

• El manejo de plagas en el área de almacenaje de los productos orgánicos debe ser de acuerdo con las normas.

El diagrama de flujo del producto debe mostrar claramente cada etapa del procesamiento y almacenaje del producto. Todos los pasos están sujetos a supervisión e inspección. Cambio de volúmenes Cuando al recibir un producto orgánico, el volumen no corresponda con la cantidad estimada, se debe hacer una somera verificación: ¿Es este realmente el producto orgánico? ¿Estamos seguros de que se trata de un producto certificado y no de algún otro? ¿Está correctamente rotulado y conforme con los documentos del transporte? Por ej. el documento de transporte dice 20 bolsas de café orgánico, pero se recibieron 18, y no están rotuladas como “orgánico”. ¿Se las llevarían a un depósito orgánico? El proceso de almacenaje y manejo usualmente ocurre en un mismo lugar, donde no hay un espacio claramente definido para el producto orgánico, por ej.:

• El procesador es contratado para un proceso en particular (por ej. es contratado para el descascarado de café).

• El procesador/comercializador puede que tenga parte de su operación ubicada en diferentes sitios que están a cierta distancia. (por ej. depósito en el puerto).

Discusión, requisitos mínimos Presentar cada uno de los requisitos mínimos siguientes y discutir varias opciones para cumplir con estos criterios.


Preparación de los documentos del flujo del producto Flujo del producto: Marcar/dibujar claramente el camino que el producto sigue al trasladarse a lo largo del sistema (desde la compra a la exportación, mientras está bajo la responsabilidad del SIC). En cada unidad (por ej. estación de compra) se usa un mapa del área que indique el flujo del producto. Usar flechas y líneas (codificadas para mostrar si se trata de producto orgánico o no certificado). Registro del producto: Diseñar los registros de almacenaje (entrada-salida con número de lote), notas de transporte y despacho (cantidad de producto/lote), documentos para registrar el control de productos recibidos (lista de qué productos son recibidos, cuándo y de dónde y si los productos son adecuados y provinieron de un operador orgánico, etiquetados como orgánicos). Empezar en el punto en que entra el producto al sistema y terminar en donde sale: por ej., empacado en un contenedor sellado para la exportación. Notar que frecuentemente se pueden usar como base otros sistemas de documentación de procesos sistemáticos de control de la calidad como el ISO 9000 o el HACCP. En tal caso la información adicional del proceso orgánico simplemente se añade al sistema.

Trabajo en equipo: Diseñar/discutir documentos del flujo del producto: (1,5 h) En equipos más pequeños de 3-4 participantes desarrollar una propuesta de documentos del control del flujo (1 h): • Comenzar mostrando el diagrama de flujo y los planos de

ubicación. • Diseñar documentos apropiados (por ej. registros de almacenes,

documentos de despacho y transporte, etc.) Se debe dar menos enfoque a las actividades del proceso (hacer un ejercicio separado con detalles del flujo del producto durante el proceso) y poner énfasis en los muchos pasos que hay desde la finca a la exportación final (incluyendo transporte, almacenaje, etc.). Luego discutir en grupo por lo menos una propuesta. ¿Falta algo en sus documentos? ¿En qué situación es su propuesta válida? ¿Esto es sólo para operadores específicos, o para todas las actividades de procesamiento/ almacenaje relevantes de los participantes? Alternativa para el caso de participantes menos experimentados o en caso de falta de tiempo: Discutir ejemplos disponibles de documentos del flujo del producto (el capacitador tiene que obtener algunos casos reales de la localidad del Anexo del Manual del SIC).


Almacenaje de productos orgánicos

Los productos orgánicos certificados deben ser almacenados de manera tal que protejan tanto la integridad orgánica como la naturaleza física del producto. Los riesgos en el almacenamiento de productos orgánicos, usualmente surgen de la contaminación causada por el uso de fungicidas o pesticidas prohibidos, polvo, combustible derramado, y mezcla con productos no orgánicos. Los sistemas de almacenamiento deben estar de acuerdo con las normas.

• Los almacenes deben ser limpiados usando métodos apropiados para el producto (barrido, lavado, soplado, etc.).

• Los productos deben ser almacenados de manera que estén protegidos de la luz del sol, polvo, aire húmedo, plagas y otros problemas.

• Las áreas de almacenaje deben ser accesibles y dedicadas, en la manera de lo posible, sólo a productos orgánicos; deben estar claramente marcadas como “ALMACENAJE DE PRODUCTOS ORGÁNICOS”.

• Cuando sea necesario, se debe establecer y documentar un programa de manejo de plagas, el cual debe ser monitoreado por el operador.

• En caso de subcontratar el almacenaje, se debe establecer un protocolo en el cual la empresa está de acuerdo con lo requerido por las normas. Las áreas y equipos de almacenamiento serán también verificados en las inspecciones internas y externas como parte de la inspección general del operador.

Un protocolo escrito establecerá como se maneja el proceso, quién es el responsable, y cómo se monitorea el sistema. Los protocolos son usados por el operador para registrar y demostrar cómo se cumplen las normas.


8.3 Procesamiento Orgánico

¿Qué se entiende por procesamiento?

Corresponde a una etapa después de la cosecha y usualmente incluye algunos pasos antes de que el producto sea enviado al mercado. Es importante notar que todas estas actividades, a menudo procedimientos muy simples, se consideran como procesamiento y, por lo tanto, sujetas a inspección orgánica y a cumplimiento de los requisitos del procesamiento. También es importante notar que aplican las mismas reglas tanto si el proceso ocurre en la finca o en un sitio central de procesamiento. Sin embargo, ya que frecuentemente el proceso que realiza el productor es muy simple, dichas actividades se resumen en general como tratamiento post-cosecha y se verifican de acuerdo a las normas orgánicas en las inspecciones internas. Muchas instalaciones de procesamiento son también muy simples, dado que frecuentemente se trabaja sólo con un producto (no se agregan ingredientes o coadyuvantes) y a menudo el procesamiento también es mecánico. Sin embargo, hay algunas normas generales importantes que aplican para cualquier tipo de manejo del producto orgánico y, por lo tanto, el procesamiento será inspeccionado y certificado cada año. Dependiendo de la estructura del proyecto, parte de los pasos del procesamiento puede estar bajo la responsabilidad del SIC, también puede ser hecho en su totalidad por el operador, por una empresa subcontratada o por un socio comercializador (y en este caso no estaría bajo la responsabilidad del operador del SIC).

Discusión: Procesamiento. Discutir con los participantes qué pasos del procesamiento han tenido ellos en sus propios proyectos orgánicos. ¿Dónde se hace el procesamiento? Escribir los pasos del procesamiento en pedazos de papel para la segunda parte del ejercicio (el próximo ejercicio se llevará a cabo sólo con plantas de procesamiento centrales).

8. Procesamiento & Exportación 17


Ejemplos de Etapas del Proceso(2)

•

En el área central del proceso y/o con el procesador contratado •Secado •Clasificación •Mezclado/homogeneizado •Cortado/molido •Descascarado (ej: beneficio seco café) •Proceso con multi-ingredientes (ej: freir chips de banano condimentado) •Empaque

Fritura de bananos Empaque de almidón de papa en China

Clasificación del aguacate en México


Aspectos importantes del procesamiento orgánico

Separación & identificación La separación de los productos orgánicos, en conversión, o convencionales durante todas las etapas del flujo del producto.

- Separación de los productos durante el procesamiento, por ej. dedicando días especiales para el procesamiento orgánico o separación física de las actividades. Es importante la supervisión durante el procesamiento orgánico.

- Prevenir la posible contaminación limpiando las máquinas antes de procesar los productos orgánicos, usar sólo materiales limpios para almacenar o empacar el producto orgánico.

- Separación durante el almacenaje: lugares de almacenamiento separados, o áreas separadas con carteles bien visibles que digan: “ productos orgánicos”.

Ingredientes & coadyuvantes del procesamiento Todos los ingredientes agrícolas deben ser certificados orgánicos (algunas excepciones según las normas orgánicas) Ejemplos:

- Chips de banano orgánico: los bananos, el azúcar y el aceite de palma deben ser certificados orgánicos.

- Las mezclas de especias deben ser certificadas orgánicas (aún en pequeñas cantidades).

- Colorante natural (extracto de plantas) para mejorar el color de la mantequilla debe ser certificado orgánico.

Todos los ingredientes o coadyuvantes no agrícolas (excepto la sal y el agua) deben ser explícitamente autorizados por la norma para su uso en productos orgánicos. Esto atañe a todo coadyuvante que entre en contacto con el producto orgánico.

- Los aditivos al agua de lavado, por ej. ácido cítrico (permitido) - Preservantes del color (por ej. azufre para frutas deshidratadas) están prohibidos

en productos orgánicos - Agentes anti coagulantes, por ej. cloruro de calcio (permitido) - Prácticas para conservar los alimentos, por ej., el barrido de envases con

nitrógeno (permitido) Cada norma orgánica en los anexos, tiene una lista de ingredientes y coadyuvantes no orgánicos permitidos.

Documentación El estatus de la certificación de todos los ingredientes usados y todos los pasos del procesamiento (desde la recepción de las materias primas orgánicas hasta el

producto final) deben ser debidamente documentados (certificación de los ingredientes, diario del procesamiento, registro de los almacenes). Es altamente recomendable introducir un sistema de procesamiento por lote y organizar la documentación por lote. Muchas empresas tienen sistemas y procedimientos de flujo de los productos (ISO y HACCP) que pueden ser fácilmente adaptados para la incorporación de los requisitos orgánicos. Los documentos deben ser diseñados para cumplir todos los requisitos (evitar sistemas de documentación diferentes para normas diferentes). 8. Procesamiento & Exportación 18


Requerimientos Importantes en el Proceso Orgánico

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Separación e Identificación- Separación durante el proceso - Separación durante el almacenamiento y transporte - Etiquetado como orgánico en todas las etapas - Sistema de lotes numerados si es posible

Ingredientes orgánicos y coadyuvantes de procesamiento - Sólo ingredientes orgánicos - Sólo coadyuvantes autorizados

Documentación- Registros de proceso - Registros de almacenamiento


Nota: Para instalaciones mayores de procesamiento que manejan tanto productos orgánicos como no orgánicos, puede ser recomendable indicar también el flujo total de los productos con mapas y diagramas de las instalaciones. Mapa del sitio: Dibujar un mapa global de todas las instalaciones de procesamiento, indicando las distintas áreas (o edificios) y su uso, y explicando con códigos de color dónde se manejan los productos orgánicos. Plano de las instalaciones: Dibujar a escala un plano de las instalaciones para todas las áreas donde se manejan productos orgánicos. Identificar los almacenes, oficinas, áreas de procesamiento, maquinaria, y cualquier otro punto donde tengan lugar las actividades, por ej., punto de compra, envasado, etc. Codificar en color las áreas en las que se manejan y almacenan los productos orgánicos.

Ejercicio grupal: Etapas de procesamiento de la unidad de procesamiento central. En equipos más pequeños desarrollar un diagrama de procesamiento: es decir, señalar todos los pasos que tienen lugar en la unidad de procesamiento. Se recomienda diseñar una tabla con las siguientes columnas: - Etapa de procesamiento - Descripción de las etapas, otros detalles, categorías, etc. - Lugar/sala - Documentación Ejemplo: pesaje a la entrada, registro en el libro de las cantidades ingresadas, preparación de lotes consolidados de 2 toneladas combinando lotes pequeños ingresados (registro en las listas), llenado del producto en bolsas nuevas rotuladas con el nuevo número de lote, producto en depósito intermedio sala 1, proceso de limpieza de cada lote por separado en el galpón 2, envasado en paquetes de exportación, barrido con, almacenado en sala 3 hasta la exportación.


¿Cómo puede garantizarse la separación?

La separación entre los productos orgánicos certificados, orgánicos en conversión (si corresponde) y productos no certificados, es garantizada por los procedimientos, los sistemas de control requeridos y por el personal capacitado para trabajar con esos procedimientos. La inspección y el monitoreo regular de estos procedimientos (internos y externos) proveen los medios para verificar que la separación se está llevando a cabo. Todos los productos tienen que ser considerados La documentación del SIC debe asegurar que la cantidad de producto que entró, es consecuente con respecto a la cantidad de producto que salió del sistema, considerando las pérdidas por el procesamiento y los desechos. Este cruce de información es útil como evidencia de que se tomó en cuenta todo el producto que entró en el sistema y a su vez permite dar un seguimiento por lote. Si surgieran quejas con respecto a un producto, la trazabilidad del sistema debería permitir conocer quienes fueron los proveedores responsables por ese lote determinado. El medio más efectivo para garantizar la separación, es que el procesador/comercializador maneje exclusivamente productos orgánicos. De esta manera todas los aspectos de la operación son certificados orgánicamente y no existe otro producto o actividad sin certificar dentro de su sistema. Sin embargo, los sistemas y las instalaciones de procesamiento que manejen tanto productos orgánicos como convencionales, también pueden ser certificadas, siempre y cuando puedan garantizar la separación. Para ellos, es requerido que puedan hacer un seguimiento del flujo del producto, que tengan protocolos de limpieza de la maquinaria de procesamiento o que tengan maquinaria exclusivamente para el manejo del producto orgánico, y que designen áreas de almacenamiento estrictamente exclusivas para productos orgánicos. La documentación debe acompañar al producto en cada etapa a medida que avanza por el sistema. El riesgo en la separación se disminuye considerablemente, teniendo un sistema claramente definido y personal capacitado con sus responsabilidades específicas en el manejo de los productos orgánicos.

Trabajo grupal: Discusión de Puntos críticos de control en el procesamiento. Discutir los puntos críticos de control para cada caso (provenientes del ejercicio anterior). ¿Dónde puede ocurrir la contaminación o la mezcla? ¿Hay otros ingredientes o coadyuvantes usados en el sistema? Discusión: Supervisión del procesamiento orgánico. Discutir con los participantes cómo harían ellos para asegurar que el procesamiento orgánico sea hecho correctamente y cómo garantizaría la separación. Puntos de discusión: Æ ¿Sólo procesar productos orgánicos? ¿Puede asegurarse efectivamente la separación de otra manera? Æ ¿Qué es mejor: tener permanentemente un supervisor o entrenar a todos los trabajadores? Æ Detallar por escrito las instrucciones del procesamiento. Æ ¿Qué hacer si el procesamiento es subcontratado a otro operador?


8.4 Exportaciones de Productos Orgánicos De acuerdo con algunas normas orgánicas (por ej. Reglamentación Europea) la exportación también está sujeta a la inspección y certificación. En general, los requisitos son bastantes directos y simples: • Garantizar la separación de los productos durante el almacenaje (incluyendo, por ej. las

cámaras de refrigeración en el puerto) y el transporte. • Asegurar que no habrá contaminación del producto orgánico (por ej. fumigación en el

depósito, tratamiento de plagas en el contenedor, etc.). • Clara documentación de todo el producto que entra y se vende como orgánico

(documentación del flujo del producto). • Si el exportador hace un re-envasado, se le debe considerar también como un

procesador. • El producto debe ser etiquetado de acuerdo con los requisitos de la norma orgánica.

- Para productos a granel (empaque del transporte): comercializador del producto, producto “orgánico”, “certificado orgánico de acuerdo con la norma XXX por la agencia certificadora ZZZ, número de lote (si corresponde).

- La etiqueta para el consumidor final es más complicada, esta debe ser aprobada previamente por la agencia certificadora.

Además de estos aspectos generales, hay algunos requisitos adicionales específicos que los exportadores deben conocer: • Para importaciones a la Unión Europea, el importador necesita un “certificado de

inspección” para cada consignación. Estos certificados deben ser solicitados a la agencia certificadora.

• En la UE el importador necesitará una “autorización de importación” de parte de las autoridades de ese estado miembro, las cuales pueden requerir de información adicional. Usualmente la agencia certificadora deberá asistir a los importadores con estos trámites para asegurar que el producto pueda ser importado sin problemas. Vale la pena notar que en algunos países, todos los proveedores deben estar en una lista de autorización, es decir que, si un exportador empieza a comprarle a una nueva cooperativa, debe informar a la agencia certificadora sobre este nuevo proveedor.

9.Inspección Externa IFOAM Manual de Capacitación de IFOAM para el Establecimiento y Armonización del SCI 96

9. Inspección Externa Pasos hacia la certificación

Si la operación SCI no ha sido todavía inspeccionada y certificada por una agencia acreditada, hará falta iniciar el proceso de solicitud de certificación orgánica en el momento debido. Generalmente la solicitud de certificación es iniciada tan pronto como el proyecto orgánico está definido y se han tomado los primeros pasos para establecer un SCI. Durante el período entre la presentación de la solicitud de certificación y la fecha fijada para la inspección probablemente habrá todavía tiempo para refinar e implementar el SCI. Sin embargo, al momento de la inspección externa, el sistema de inspección interna deberá encontrarse a un 80% de conformidad con la norma. En algunos casos la mejor opción será solicitar una pre-inspección para evaluar el SCI antes de iniciar las inspecciones de las fincas. El proceso de solicitud incluirá lo siguiente: • Pre-seleccionar a una o más agencias certificadoras (preferiblemente que cuenten con

inspectores locales en la región) para obtener más información. El certificador debe tener la acreditación ISO 65 internacional, que es el reconocimiento de su capacidad de certificar de acuerdo con procedimientos claramente definidos. La selección del certificador depende de los mercados de exportación y de los requisitos de certificación de acuerdo con las reglas nacionales (por ej. UE Reg. 2092/91, USDA NOP, JAS).

• Realizar una descripción general de las fincas y del procedimiento de compra, de procesamiento y exportación (o el borrador del manual SCI, si está ya disponible) y solicitar un presupuesto.

• Recibirá algunos documentos de solicitud formales además de información acerca del procedimiento de inspección, normas que corresponden, validez de la acreditación, etc.

• Se deberá elegir a un certificador orgánico que satisfaga las expectativas de sus clientes (el mercado importador) y que parezca ser un organismo capaz de brindar cooperación. Deben compararse las ofertas de los distintos certificadores en cuanto a costos y acceso al mercado.

• Se firmará la oferta y el contrato con el certificador elegido. La fecha de la primera inspección se definirá luego.

Discusión: Certificadores locales vs. Certificadores internacionales. Discutir con los participantes sobre si un certificador local o uno internacional (posiblemente con personal local) sería la elección apropiada para el caso. ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de cada uno? ¿Hay experiencia previa de los participantes con certificadores? ¿Cómo eligieron al certificador? ¿Qué dicen los clientes? Es importante que el certificador sea bien aceptado en el mercado.

9. Inspección Externa 1


Etapas en la Certificación

Selecci n de la agencia certificadoraRequerimientos de mercado normas y reglamentosDeben tener la acreditaci n requerida para esas normas o reglamentosAcreditaci n ISO y o IFOAMBuen apoyo y reputaci nComparaci n de precio calidad

Procedimientos de solicitudEnv o de informaci n sobre el programa org nicoRecibo de informaci n sobre precios y procedimientosLlenado de documentos de solicitudAprobaci n de la oferta firma del contratoAcuerdo de la fecha para la primera inspecci n Que la inspecci n interna est terminada (min )

?


La inspección externa

¿Cómo prepararse para la inspección? La inspección necesita prepararse bien para evitar demoras que pueden resultar en altos costos: •Definir a una persona responsable de organizar la inspección y de comunicarse con la agencia certificadora. •Informar a todo el personal relevante acerca de la fecha de la inspección y de sus responsabilidades. •Asegurar la organización del programa de inspección, información a los productores, y alojamiento del inspector de acuerdo con las indicaciones de la certificadora. •Preparar todos los documentos para la inspección interna antes de la visita.

La inspección externa real Durante la inspección externa por la agencia certificadora, esta evaluará la efectividad del sistema de control interno. El inspector externo re-inspecciona un cierto número de productores. El porcentaje de control externo será determinado por la certificadora con base en la evaluación de riesgos y de los requisitos del mercado orgánico. Ver comentarios al final de la sección). La inspección externa incluye visitas al campo y revisión de los documentos internos de control. El inspector verifica si están disponibles todos los documentos necesarios de cada productor, si están completos y correctos. También se verifica, si corresponde, los procedimientos de compra, procesamiento y exportación de la organización. Asimismo, el inspector externo compara sus observaciones con los documentos de la inspección interna y evalúa si el sistema de control interno, las inspecciones internas y la extensión técnica cumplen con los requisitos mínimos y son suficientes para garantizar que las actividades orgánicas corresponden con los reglamentos externos. También analizará si las actividades han sido llevadas a cabo según lo indicado en los procedimientos y los documentos y finalmente el inspector documentará los resultados de la inspección en un formulario de informe de inspección.

Ejercicio de motivación: ¿Qué se verificará en la inspección externa? Preguntar a los participantes qué verificarían si tuvieran que evaluar un SCI..


Certificación & comunicación con la agencia certificadora

Decisión de certificación Basado en los resultados de la inspección, la certificadora decidirá si la organización recibirá el certificado que la habilita a comercializar sus productos como orgánicos o, si no, cuáles condiciones tienen que ser cumplidas antes de poder emitir el certificado. El resultado de la certificación y cualquier otra condición que deba cumplirse son comunicadas a la organización por medio escrito. Seguimiento de las condiciones En caso de que se requieran medidas correctivas, es importante tener procedimientos para asegurar que las mismas sean comunicadas a las personas adecuadas y que sean implementadas de acuerdo al tiempo y a la manera requerida por la certificadora. Comunicación con la certificadora En caso de controversias con respecto al cumplimiento de las regulaciones orgánicas (por ej. respecto a la aceptación de un insumo) el tema deberá ser tratado con el certificador. Sin embargo, no se dará asesoramiento (por ej. respecto de métodos de cultivo, mercados de exportación, etc.), esta clase de información debe ser provista por un consultor orgánico. El certificador debe ser informado si ocurren cambios importantes (por ej. nuevas recetas e ingredientes a ser aprobados) o si hubiera alguna duda o sospecha respecto de la calidad orgánica del producto (mezcla de calidades, contaminación con producto de un productor des-certificado, etc.) Observaciones sobre la tasa de reinspección Actualmente las distintas agencias certificadoras adoptan diferentes criterios con respecto a la tasa de reinspección. También difieren los requisitos de algunas autoridades. IFOAM ha hecho “lobby” durante muchos años para poder obtener guías claras con respecto a la reinspección. La nueva propuesta de la UE (Documento guía EU Certificación grupal) fija una tasa MÍNIMA de reinspección, la cual es la raíz cuadrada del número de productores multiplicado por un factor de riesgo (1,2 para riesgo medio, 1,4 para riesgo alto) parra organizaciones cuyo SCI funciona bien. Pero la tasa real de reinspección deberá ser todavía determinada por la agencia certificadora y diferirá levemente de acuerdo con el mercado de exportación. #

Lectura recomendada Certificación de Pequeños Productores, compilación de resultados, IFOAM.

IFOAM- Manual del Productor- Certificación de Grupos de Pequeños Productores 36

9 Inspección Externa y Certificación

Durante la inspección externa por el certificador orgánico, la efectividad del SCI será evaluada. El inspector externo reinspecciona un cierto número de productores. El porcentaje de control externo será determinado por el certificador sobre la base de un análisis de riesgo (para más detalles sobre los requerimientos mínimos para las tasas de reinspección ver el documento IFOAM llamado “Certificación de Pequeños Productores - Recopilación de Resultados”). El inspector también puede llevar a cabo inspecciones de verificación (“witness audits”) esto es, acompaña al inspector interno para evaluar su efectividad. El inspector externo compara sus observaciones con los documentos del inspector interno y evalúa si el SCI, durante las inspecciones internas y el servicio de extensión a los productores, cumplen con los requerimientos mínimos y si son suficientes para garantizar que la producción orgánica cumple con las regulaciones externas. Con base en el resultado de la inspección, el certificador decide si la organización recibirá el certificado que le permite exportar productos orgánicos o cuáles son las condiciones que tienen que cumplirse antes de que pueda emitir el certificado. En caso de requerirse medidas correctivas es importante que los procedimientos estén claros para garantizar que estos sean comunicados a las personas correctas y que además sean implementados (usualmente el coordinador del proyecto coordina estos aspectos) a tiempo.

10 Lecturas Adicionales

• Certificación IFOAM para Grupos de Pequeños Productores – Recopilación de Resultados, Marzo 2003

• Manual IMO/Naturland de Garantía de Calidad - Una Guía Para Sistemas de Control Interno (SCI) en Organizaciones de Pequeños Productores, enero 2002

• Documento Guía de la UE para la evaluación de la equivalencia de esquemas de certificación de grupos de pequeños productores aplicados en países en desarrollo, 6.11.2003 http://www.oecd.org/pdf/M00038000/M00038051.pdf

Anexos Æ ver documento aparte

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