EVALUATIEPILOT HVA OPEN PUBLISHINGDylan Degeling

COLOFONDylan Degelingd.k.degeling@hva.nl

Gepubliceerd2016

GereviewedNee

Trefwoordenopen access; epub; html; pdf; digitaal publiceren; pure; publishinglab; the sausage machine; open source

Citatie voor de gepubliceerde versie (APA)Degeling, D.K. (2016) Eindrapportage Pilot HvA Open Publishing. Amsterdam: Hogeschool van Amsterdam

Hogeschool van Amsterdamwww.hva.nl

PublishingLabwww.publishinglab.nl

© 2016. Hogeschool van Amsterdam.

Dit werk valt onder een Creative Commons Naamsvermelding 4.0 Internationaal-licentie.

3

INHOUDSOPGAVE1: Inleiding 4

2: Opzet van de pilot 5

3: De publicaties 6

3.1: Vormgeving 6

3.2: Handleiding en Template 6

3.3: Bestandsformaten 7

4: Kosten en tijd 9

5: Inrichting open access workflow 11

6: Wensen en behoeften van deelnemers en stakeholders 13

7: Conclusie en aanbeveling 14

7.1: Conclusie 14

7.2: Aanbeveling 14

8: Bijlagen 16

8.1: Vormgeving 16

8.2: Handleiding .docx 17

8.3: Template .docx 23

8.4: Voorbeeldpublicatie .pdf 27

8.5: Voorbeeldpublicatie .epub 28

8.6: Voorbeeldpublicatie .html 29

8.7: Publicatieondersteuning HvA: Workflow gehele proces 30

1: INLEIDINGIn vier maanden is er binnen de Hogeschool van Amsterdam (HvA) Open Publishing pilot onderzoek gedaan naar de mogelijkheden voor het lanceren van een open access publicatiereeks binnen de Hogeschool van Amsterdam. De pilot was een samenwerking tussen het PublishingLab en de bibliotheek van de Hogeschool van Amsterdam om de behoefte, profilering, kosten en technische aspecten van het opzetten van een dergelijke serie te verkennen.

Voor de technische kant van het opzetten van zo een proces is er gebruik gemaakt van The Sausage Machine, een open source tool dat binnen het PublishingLab is ontwikkeld1. The Sausage Machine maakt het mogelijk om een .docx bestand te converteren naar diverse vormgegeven, gestructureerde bestandsformaten, zoals .pdf, .epub en .html.

Tegen het einde van de periode van vier maanden is er een brainstorm georganiseerd waarbij de deelnemers van wie de publicaties afkomstig waren en diverse stakeholders vanuit de Hogeschool van Amsterdam zijn uitgenodigd om te sparren over het project.

De HvA Open Publishing pilot heeft geresulteerd in:

• Acht publicaties in .pdf, .epub en .html formaat met een Creative Commons licentie;• Een notie van hoe The Sausage Machine verder kan ontwikkelen om een groter gedeelte van het

publicatieproces te automatiseren;• Een schatting van de kosten en tijd per publicatie;• Een flowchart waarin duidelijk wordt hoe het open access publiceren binnen de serie in de huidige

publicatie workflow van de Hogeschool van Amsterdam zou kunnen plaatsvinden;• Inzicht in de wensen en behoeften van deelnemers en stakeholders van het project;• En een aanbeveling voor de toekomst van HvA Open Publishing.

In deze evaluatie wordt er bondig ingegaan op elk van deze punten. In de bijlagen zijn voorbeelden te vinden van de concrete resultaten van de pilot.

1 The Sausage Machine: http://hpt.publishinglab.org

4

2: OPZET VAN DE PILOTDe HvA Open Publishing pilot had een tijdsbestek van vier maanden en was opgedeeld in sprints (periodes van een maand of minder met vooraf gedefinieerde einddoelen) van ieder één maand. In de eerste sprint lag de focus op: het werven van publicaties om uit te geven binnen de HvA Open serie, het opzetten van een vormgeving en het creëren van voorbeeld-publicaties voor de communicatie en presentatie rondom het project.

De tweede sprint draaide om het ontwikkelen van een Template voor The Sausage Machine. Dit template zorgt ervoor dat .docx bestanden die door The Sausage Machine worden gehaald vormgegeven worden volgens richtlijnen van de HvA huisstijlgids en geconverteerd worden naar de bestandsformaten: .pdf, .epub, en .html.

In de derde sprint werden de eerste publicaties door The Sausage Machine gehaald en teruggekoppeld naar de deelnemers. Daarnaast werd The Sausage Machine verder geoptimaliseerd voor gebruik binnen de pilot en is er een InDesign template gecreëerd als backup om eventuele publicaties die elementen bevatten die momenteel nog te gecompliceerd zijn voor The Sausage Machine op te vangen.

Tot slot, in de vierde sprint, is er een brainstorm georganiseerd met stakeholders en deelnemers om over de huidige status en de toekomst van open access publiceren binnen de HvA na te denken en zijn de laatste publicaties gereed gemaakt en gedeponeerd in Pure.

5

3: DE PUBLICATIESGedurende het proces zijn er acht publicaties tot stand gekomen binnen de serie. Er is gekozen voor diversiteit om de mogelijkheden van The Sausage Machine in de huidige staat te testen en te ontdekken op welke gebieden het verder doorontwikkeld moet worden. De acht publicaties zijn:

• Forensics en Fashion: Twee afscheidsredes in de vorm van een interview gecombineerd in één publicatie;

• Organising Smart City Projects: Rapport van het Smart City Entrepreneurial Lab van de Hogeschool van Amsterdam;

• Lessen voor Lerarenopleiding en Onderwijspraktijk: Afscheidsrede;• Designing Experiencescapes: Rapport in de vorm van een presentatie;• Motivatie voor School; Ook door sport: Wetenschappelijke publicatie met data en tabellen;• The Sausage Machine: Software;• Wiens Zorg is de Kwaliteit: Essay;• Platformcoöperatie: Nederlandse vertaling van een Engelstalig boek.

3.1: VORMGEVING2

Voor de vormgeving van de HvA Open serie is er binnen de pilot in overleg met een vaste vormgever van de Hogeschool van Amsterdam besloten om, ten behoeve van de impact, een uniek design-element te creëren binnen de richtlijnen.

Het design is redelijk positief ontvangen bij de deelnemers van de pilot. De vraag was wel of het mogelijk zou zijn om de cover meer te personaliseren voor een publicatie door middel van een foto of afbeelding. Vanwege de korte duur van de pilot en de complexiteit die gepersonaliseerde afbeeldingen op de cover met zich mee zou brengen binnen The Sausage Machine is ervoor gekozen om dit gedurende de pilot nog niet door te voeren. Wanneer het project wordt vervolgd zijn gepersonaliseerde afbeeldingen op de cover om een belangrijke overweging om te maken daar er veel vraag naar was vanuit de deelnemers.

3.2: HANDLEIDING3 EN TEMPLATE4

Voor het opleveren van bestanden is voor het .docx formaat gekozen. Het bestandsformaat .docx is in tekstverwerkers de meest conventionele manier van exporteren. Voor het juiste verloop van de conversie van .docx naar .pdf, .epub en .html is een handleiding en template ontwikkelt voor auteurs waarin wordt uitgelegd hoe een bestand gestructureerd moet worden voor gebruik in de HvA Open Publishing workflow.

2 Zie bijlage 8.1.

3 Zie bijlage 8.2.

4 Zie bijlage 8.3.

6

In de handleiding wordt door middel van afbeeldingen en beschrijvingen uitgelegd hoe een auteur een document moet structureren. Ook is er een voorbeeldhoofdstuk toegevoegd waarin alle elementen terug komen. Daarnaast is er een template waarin de auteur zijn eigen publicatie kan plaatsen en structureren volgens de HvA Open Publishing voorwaarden. In het .docx template staan de onderdelen:

• Cover-informatie (titel, subtitle, auteur[s])• Colofon (auteur[s] + rol & contactgegevens, publicatiedatum, informatie over de review,

trefwoorden, citatievoorbeeld, contactgegevens HvA, licentie)• Samenvatting• Afkortingen• Referenties• Verklarende woordenlijst

3.3: BESTANDSFORMATENNa de conversie van de .docx door middel van The Sausage Machine ontstaan er drie publicatie bestanden die gedeponeerd kunnen worden in de repository van de Hogeschool van Amsterdam. Iedere publicatievorm is voorzien van metadata, een licentie, persistent identifier (een permanente verwijzing en uniek label naar een digitaal object die onafhankelijk is van de bewaarlocatie), en citatievoorbeeld.

BESTANDSFORMAAT: .PDF5

Bij het ontwikkelen van de eerste publicaties bleek er vanuit de deelnemers een behoefte te zijn om de .pdf publicaties ook naar de drukker op te kunnen sturen om een fysieke oplage te maken. Binnen de InDesign backup template zijn hiervoor aanpassingen gemaakt om dit te realiseren. Zo worden er nu twee .pdf bestanden gegenereerd: een interactieve- en een drukklare .pdf. Buiten de standaard eigenschappen van het .pdf bestandsformaat zijn dit de kenmerken van de interactieve- en drukklare .pdf:

Interactief• Interactieve inhoudsopgave;• Interactieve voetnoten;• Kleine bestandsgrootte;• RGB kleurcodering.

Drukklaar• Snijlijnen;• afloop;• CMYK kleurcodering.

5 Zie bijlage 8.4.

7

BESTANDSFORMAAT: .EPUB6

De reflowable .epub is het meest bewerkelijke en minst stabiele bestandsformaat waarnaar The Sausage Machine het .docx document van een auteur converteert. Het voordeel van de reflowable .epub ten opzichte van de .pdf is dat het responsief is en daardoor meeschaalt met het apparaat waarop het bestand wordt bekeken. Dit zorgt ervoor dat het zowel op desktop, laptops, tablets als telefoons een comfortabele leeservaring biedt.

Echter is er geringe ondersteuning voor tabellen en grote aantallen afbeeldingen en figuren in reflowable .epub bestanden. Een oplossing hiervoor is het gebruik maken van fixed .epub’s voor publicaties die deze kenmerken hebben. Fixed .epubs zijn vergelijkbaar met het interactieve .pdf formaat. In tegenstelling tot reflowable .epub’s zijn fixed epub’s daarom net als .pdf’s niet responsief.

BESTANDSFORMAAT: .HTML7

Voor een open access serie zou een .html publicatie het meest ideaal zijn. Het voordeel van .html is: dat het toegankelijk is via een internetbrowser die standaard op ieder modern apparaat geïnstalleerd is; het oneindige mogelijkheden biedt om extra interactie toe te voegen, gebruiksvriendelijk en responsief is; makkelijk gedeeld kan worden via social media en aanverwante netwerken en als formaat goed ondersteunt wordt. Echter is het momenteel nog niet mogelijk om .html bestanden te publiceren binnen het CMS (content management systeem) van de HvA zodat hier ook daadwerkelijk gebruik gemaakt van kan worden.

6 Zie bijlage 8.5.

7 Zie bijlage 8.6.

8

4: KOSTEN EN TIJDBinnen de pilot is er een kosteninschatting voor de bibliotheek gemaakt op basis van de tijd die nodig is:

• Om te communiceren met de partijen die deelnemen aan de pilot en de publicaties naar de deelnemers terug te koppelen (communicatie);

• Om redactionele en structurele aanpassingen te maken aan het .docx bestand (redactie);• Om The Sausage Machine te optimaliseren op basis van de nieuwe bevindingen die worden

opgedaan gedurende de conversie van .docx naar .pdf, .epub en .html, en het optimaliseren, up-to-date houden en moderniseren van de bestandsformaten die het resultaat hiervan zijn (optimalisatie).

• Het genereren van een PID en de publicaties in de repository te deponeren. (Deponeren)

De Kostenberekening is gebaseerd op het gemiddelde van de acht publicaties en rekent niet de tijd die een deelnemer investeert in de publicatie (bijvoorbeeld: redactie, peer-review, de tijd die het kost om de .docx te structureren). Doordat binnen de pilot geen publicaties gebruikt zijn die volgens de handleiding zijn gestructureerd en opgebouwd zijn middels het template, valt het uiteindelijke gemiddelde hoog uit. In de tabel staan de publicaties op chronologische volgorde. Hieraan is af te lezen dat er een groot verschil is tussen de tijd per publicatie aan het begin van de pilot in vergelijking met de tijd per publicatie tegen het einde van de pilot. Uitschieters als: ‘Organising Smart City Projects’, ‘Motivatie voor School; ook door Sport’ en ‘Designing Experiencescapes’ ontstonden doordat er elementen in de publicaties aanwezig waren waar The Sausage Machine en het inDesign template bij eerdere publicaties nog niet mee te maken had en er dus veel tijd nodig was voor de optimalisatie.

Publicatie (titel) Communicatie (uren)

Redactie (uren)

Conversie (uren)

Optimalisatie (uren)

Deponeren (uren)

Totaal(uren)

Forensics en Fashion

3 uur 4 uur 1 uur 6 uur 0,5 uur 14,5 uur

Organising Smart City Projects

4 uur 3 uur 4 uur 16 uur 0,5 uur 27,5 uur

Lessen voor Lerarenopleiding en Onderwijspraktijk

2 uur 1 uur 2 uur 3 uur 0,5 uur 8,5 uur

Motivatie voor School; ook door Sport

1 uur 1 uur 2 uur 8 uur 0,5 uur 12,5 uur

Designing Experiencescapes

0,25 uur 0,25 uur 3 uur 4 uur 0,5 uur 8 uur

The Sausage Machine

0,5 uur 1 uur 1 uur 1 uur 0,5 uur 4 uur

9

Publicatie (titel) Communicatie (uren)

Redactie (uren)

Conversie (uren)

Optimalisatie (uren)

Deponeren (uren)

Totaal(uren)

Wiens Zorg is de Kwaliteit?

1 uur 0,25 uur 1 uur 0 uur 0,5 uur 2,75 uur

Platformcoöperatie 3 uur 0,25 uur 1 uur 0 uur 0,5 uur 3,75 uur

Totaal (uren) 14,75 uur 10,75 uur 15 uur 38 uur 4 uur 81,5 uur

Figuur 1 - Uren per onderdeel per publicatie.

GemiddeldCommunicatie: 14,75 / 8 = 1,84375 uur Redactie: 10,75 / 8 = 1,34375 Conversie: 15 / 8 = 1,875 uur Optimalisatie: 38 / 8 = 4,75 Deponeren: 4 / 8 = 0,5 uur

Totaal: = 10,3125 uur gemiddeld nodig per publicatie.

Om de kosten per publicatie te berekenen moet het uurloon van de bibliotheekmedewerker die het HvA Open Publishing proces overziet vermenigvuldigd worden met het totale gemiddelde aantal uren dat nodig is per publicatie. Wanneer er naar het gemiddelde wordt gekeken van de laatste drie publicaties van de pilot ligt het ver onder de 10 uur ([4 + 2,75 + 3,75] / 3 = 3,5 uur ). Dit geeft een realistischer beeld van de tijd die in de praktijk nodig zou zijn om het gehele proces van een publicatie af te gaan die gestructureerd is volgens de .docx handleiding en template.

10

5: INRICHTING OPEN ACCESS WORKFLOWGebaseerd op de ervaring die is opgedaan gedurende de vier sprints van de pilot is er een conceptuele aanpassing gemaakt aan de Publicatieondersteuning HvA: Workflow gehele proces8 en is er een deelproces toegevoegd voor het publiceren binnen de HvA Open serie.

Figuur 2 - Workflow deelproces Open access publiceren

Binnen deze workflow worden alle stappen doorlopen die gedurende de pilot zijn ontstaan en daaromheen nodig zijn om een open access serie efficiënt in te richten. Dit deelproces legt de verantwoordelijkheden bij de auteur voor:

• Het laten controleren of het toegestaan is de figuren die onderdeel zijn van een publicatie uit te geven onder een Creative Commons licentie door het AIP (Auteursrechten Informatiepunt);

• Het laten peer-reviewen van de publicatie;• Het correct structureren van het .docx bestand volgens het template;• Het opsturen van het .docx bestand naar de bibliotheek.

De bibliotheek heeft in dit deelproces de verantwoordelijkheden voor:

8 Zie bijlage: 8.7.

11

• Het terugsturen van incorrect gestructureerde .docx bestanden;• Het aanmelden van de publicatie in CRIS.• Het toevoegen van het serienummer en de PID aan het .docx bestand.• Het converteren van .docx bestanden naar .pdf, .epub en .html.• Het optimaliseren van The Sausage Machine wanneer de conversie niet correct verloopt of er

updates uitgevoerd moeten worden;• Het terugkoppelen van de publicatie naar de auteur.• Het deponeren van de publicatie in de repository van de Hogeschool van Amsterdam.

12

6: WENSEN EN BEHOEFTEN VAN DEELNEMERS EN STAKEHOLDERSTegen het einde van de pilot is een brainstorm georganiseerd met deelnemers en stakeholder van het HvA Open Publishing project. Uit deze brainstorm zijn een aantal belangrijke inzichten naar voren gekomen met betrekking tot de wensen en behoeften van de deelnemers en stakeholders:

• Een kwaliteits-, plagiaat- en overlap controle aan de kant van de bibliotheek om de publicaties te controleren voordat ze in de serie worden geplaatst;

• Het organiseren van een infrastructuur voor het peer-reviewen van publicaties. Deze infrastructuur zou gebruik kunnen maken van wetenschappelijke, blinde of open peer-reviews afhangende van het type publicatie;

• Het open access publiceren binnen de serie is alleen wenselijk wanneer het efficiënter en goedkoper is dan de al bestaande publicatie workflows binnen de Hogeschool van Amsterdam;

• Een onderzoek naar al bestaande series binnen de Hogeschool van Amsterdam en wat de verhouding van een nieuwe serie zou zijn tegenover de al bestaande series. Wordt het een overkoepelend geheel waarbinnen de bestaande series worden samengevoegd of een serie die los staat van de al bestaande series;

• Nadenken over de profilering van de serie. Wordt het een serie met marketingwaarde die de auteurs erkenning biedt en de focus legt op wetenschappelijke- en vakpublicaties of vooral een serie voor het duurzaam uitgeven van rapporten;

• Een aparte front-end voor de serie die het onderscheidt van de standaard publicaties van de Hogeschool van Amsterdam;

• De HvA Open serie mogelijk te koppelen aan een overkoepelend thema of speerpunt binnen de Hogeschool van Amsterdam in plaats van hogeschoolbreed.

• Een communicatiestrategie om de serie te promoten binnen en buiten de Hogeschool van Amsterdam om de reikwijdte te vergroten.

13

7: CONCLUSIE EN AANBEVELING7.1: CONCLUSIEZowel vanuit de deelnemers als de stakeholders die deel hebben genomen aan de brainstorm is er een positief signaal gekomen om door te gaan met het onderzoeken van de mogelijkheden van een (semi-)geautomatiseerd, open access publicatieproces binnen de Hogeschool van Amsterdam. Vooral de efficiëntie, kosten, gebruiksvriendelijkheid en versimpeling van het delen van publicaties via social media spreken erg aan.

7.2: AANBEVELINGVoor de voortzetting van het HvA Open Publishing project moet er besloten worden welke richting er op wordt gegaan. Er hebben zich binnen de pilot twee wegen kenbaar gemaakt. Op basis van de resultaten van de brainstorm zijn deze twee wegen: De weg met aanzien en De weg met een lage drempel genoemd.

De weg met aanzien Binnen De weg met aanzien draait het om het opzetten van een open access publicatieserie die publicaties uitlicht en presenteert op een manier die onderzoekers meer aanzien geeft.

De publicaties zijn:• wetenschappelijke artikelen en vakpublicaties;• voorzien van een uniforme vormgeving die in het verlengde ligt van de HvA branding;• beschikbaar in .pdf, .epub, en .html formaat;• door een strenge kwaliteitscontrole gegaan;• (open) peer-reviewed;• te vinden op een eigen front-end en binnen de front-end van de HvA repository en HBO

kennisbank;• makkelijk te verspreiden via social media en vergelijkbare kanalen;• een bron van aanzien voor onderzoekers van de HvA.

De weg met een lage drempelBinnen De weg met een lage drempel draait het om het opzetten van een open access publicatieserie die rapporten publiceert en laagdrempelig is voor lectoraten en kenniscentra om aan deel te nemen.

De publicaties zijn:• rapporten;• voorzien van een uniforme vormgeving die in het verlengde ligt van de HvA branding;• beschikbaar in .pdf en .epub formaat;• te vinden binnen op de front-end van de HvA repository en HBO kennisbank;• goedkoop om te maken.

Beiden wegen hebben hun voor- en nadelen. Zo zal een laagdrempelige serie makkelijker zijn om op te zetten dan een serie die de focus legt op aanzien. Echter mist de laagdrempelige serie de impact die een open access publicatieserie kan bereiken wanneer er ingezet wordt op aanzien. Een goede optie zou zijn om in eerste instantie voor de veiligere laagdrempelige route te kiezen en vervolgens,

14

wanneer dit goed loopt, de opgedane kennis te gebruiken om daarnaast ook De weg met aanzien in te slaan. Daar er een directe behoefte is om rapporten makkelijker en goedkoper uit te kunnen geven binnen de lectoraten en kenniscentra van de HvA is er een directe draagvlak voor De weg met een lage drempel. Dit maakt het ook mogelijk voor de organisatorische kant en The Sausage Machine om zich verder door te ontwikkelen tot op het punt dat het volledig inzetbaar is voor het efficiënt opzetten van een open access publicatie serie binnen de HvA die de focus legt op aanzien.

Voor eind januari 2018 staat de koppeling van Pure aan de HBO Kennisbank en Narcis gepland. Koppeling van Pure aan de persoonlijke pagina’s en de kenniscentra voor maart. De ontwikkelingen moeten ook meegenomen worden gedurende het opzetten van het open access publiceren binnen de serie. Hierbij zal ook nagedacht moeten worden over: een notice-and-takedown procedure, de front-end waar de publicaties terecht komen en het mogelijk maken van het publiceren van de .html publicaties.

15

8: BIJLAGEN8.1: VORMGEVING

16

8.2: HANDLEIDING .DOCX

17

18

19

20

21

22

8.3: TEMPLATE .DOCX

23

24

25

26

8.4: VOORBEELDPUBLICATIE .PDF

27

8.5: VOORBEELDPUBLICATIE .EPUB

28

8.6: VOORBEELDPUBLICATIE .HTML

29

8.7: PUBLICATIEONDERSTEUNING HVA: WORKFLOW GEHELE PROCES

30