Ing. Hernando Cruz MesaIng. Hernando Cruz MesaMayo 26 de 2007 Mayo 26 de 2007

COLOMBIACOLOMBIA

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANAFACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE

DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN

“GESTIÓN DE CONTENIDOS EN LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS”

EXCOL'07

LOS ANTECEDENTES Y EL LOS ANTECEDENTES Y EL CONTEXTOCONTEXTO

¿ Como se genera el objeto, el contenido y el documento hoy ?

forma,

DOCUMENTO

Cualidades de la información,

formato,

medio,

Localización..

Concepto - idea

DesarrolloInformación,

Fotos,Trabajo artístico,

Textos/tablas,

Video,

Audio...

ConectividadTransferencia

ConversiónCaptura

Presentación

RecuperaciónDiseminación

Información

“Creador de documentos”

ObjetivosContexto

Usuario de documentos

Documento generado porsecuencia de lenguajeSGML - HTML - XMLasociado a DTD

“La respuesta implica considerar un concepto ampliado de lo que definimos en las anteriores décadas como archivo, este concepto ampliado se relaciona con el concepto de

contenido dentro de contextos específicos ”

Documento generado porla agregación de objetosdigitales – Software de Composición.

LOS ANTECEDENTES Y EL CONTEXTO

NIST, ISO y la UNESCO

InnovaciónProductividad

Taxonomia del contenido Metadato

Usuario Grupos de Trabajo

Documento u Objeto

Actividadesen contexto Preservación

TICTIC’’ss

EspecEspecííficasficas

TICTIC’’ss

GenGenééricasricas

TICTIC’’ss

FundamentalesFundamentales

Apoyo para

“El archivo en el nuevo entorno de tecnología genera la optimización del entorno y de las correlaciones administrativas en ambientes que

operan sobre diferentes niveles de TIC’s”

““El archivo en el nuevo entorno de tecnologEl archivo en el nuevo entorno de tecnologíía genera la optimizacia genera la optimizacióón n del entorno y de las correlaciones administrativas en ambientes del entorno y de las correlaciones administrativas en ambientes que que

operan sobre diferentes niveles de operan sobre diferentes niveles de TICTIC’’ss”” ProductoProcesoMétodoEjemplos:•OAIS - NASA•CHIN - Canadá•AMOL - Australia

KOS y KWSForum DLMEIIMDLF

Transacción•Ofimática•CAD básico•OCR o DIG.

LOS ANTECEDENTES Y EL CONTEXTO

Operación en Unidadesde Información-Archivos

Operación en Sistemasde gestión de contenidos - CMS

Operación en RedesIntranet-ECM o iECM

[1] MORVILLE, Peter. IA2000 En: Information Architecture. Conference Keynote. La Jolla, USA :Argus Center 2000.

[2] FOX, Edward A. ETD 2003. En: ETDs for Beginners: History and Approach. Berlin: Humboldt University. 2003.

¿UN ARCHIVO ESTRUCTURADO COMO PAQUETES DE OBJETOS DIGITALES CON CONTENIDO?

UN ELEMENTO U OBJETO UN PAQUETE (UN CONJUNTO DE OBJETOS O UN OBJETO)

LOS ANTECEDENTES Y EL CONTEXTO

LAS TENDENCIAS Y LAS LAS TENDENCIAS Y LAS CIFRAS DE CRECIMIENTOCIFRAS DE CRECIMIENTO

LAS TENDENCIAS Y LAS CIFRAS DE CRECIMIENTO

En forma paralela al trabajo realizado por las organizaciones y la academia, la industria relacionada con la gestión de archivos y con el desarrollo de la automatización de procesos o sistemas de transacción formulo y estructuro un concepto de esquemática, en la cual los archivos son estructuras fundamentales, esquemática que se asocia en forma sistemática al manejo de contenidos. Lo anterior, se hace evidente si analizamos alguno de los primeros software estandarizados que funcional y orgánicamente permitían establecer un CMS (ContentManagement System) para el entorno especifico de una empresa u organización; bastaría citar los sistemas CMS de las empresas editoriales o de las compañías que prestan servicios de información científica, sin embargo, la posterior evolución de los CMS nos muestra una ampliación de entornos que nos lleva a los modelos ECM (EnterpriseContent Management) y que actualmente enfrenta el desafío de alcanzar la interoperabilidad con la denominación iECM.

¿Si estas son las tendenciasque solución potencial existe?

Construcción de

Conocimiento

Ejecuciónde

Conocimiento

Frontalde

Conocimiento

Modelo de Esquemas yContenidos

DBMS

Adaptadores

Módulos CMS

UsuariosInternos:•Administrador•Especialistas•Operadores

Portal de Conocimiento Internet

BD

UsuariosExternos:•Vistas – Usuario •Lógico - Archivista

Creación Mantenimiento PublicaciónPresentaciónAdministraciónMétricaEspejosSeguridad

Del DBMS al sitio WEB, luego del WCM (Web Content Management) al CMS y ahora del CMS al ECM e iECM

LAS TENDENCIAS Y LAS CIFRAS DE CRECIMIENTO

Arquitectura 1G

ECM

LAS TENDENCIAS Y LAS CIFRAS DE CRECIMIENTO

La complejidad en los CMS o ECM esta expresada en múltiples nivelesEjemplo, un detalle de las funciones de administración del modelo de referencia OAIS*

*(Open Archival Informatión System)

LOS DESAFLOS DESAFÍÍOS PARA LAS OS PARA LAS ORGANIZACIONES Y LA ORGANIZACIONES Y LA INDUSTRIAINDUSTRIA

LOS DESAFÍOS PARA LAS ORGANIZACIONES Y LA INDUSTRIALa investigación en la Comunidad especializada corrobora que los mayores

desafíos de un proyecto que incluya la administración de contenidos no son los tecnológicos.

Ejemplo, la investigación realizada por ZiaContent Inc. para CM Pros y CMS Metatorial Planner que buscaba identificar o corroborar los parámetros que para el manejo de archivos digitales es necesario considerar antes de emprender el desarrollo de un proyecto, mostró ante preguntas abiertas como:

En su experiencia, ¿Cuáles son los cinco más importantes desafíos que usted ha enfrentado cuando implementó el desarrollo de un sistema de administración de contenido?

El análisis de las respuestas permitió identificar en forma jerárquica entre el conjunto de los 16 desafíos más citados, incluido un ítem de otros que se definió por convergencia (curiosamente en el ítem otros apareció como desafío la dificultad para relacionar a los sistemas de archivo que gestionan contenido con el cambio y del rediseño de una organización), los siguientes:

1. Dimensionar adecuadamente el proyecto en función de su orientación hacia productos y su relación respecto a los costos y el tiempo disponible para desarrollo del proyecto.

2. Establecer cuáles son las metas, la factibilidad económica y, específicamente, los beneficios tangibles e intangibles.

3. Establecer un cronograma realista y lograr establecer procesos de producción paralelos.

4. Jerarquizar, rediseñar y optimizar los procesos que se relacionan con el nuevo sistema.

5. Lograr establecer acuerdos o al menos consensos entre los stakeholders, los diseñadores, los usuarios y los proveedores de tecnología.

Instituciones como NIST – abril 2007 – Boston

Asociaciones Europeas de Archivo [1] - (DLM Forum Et MoEeq2 ) - abril y mayo de 2007 - Berlín

Las asociaciones de ECM y empresas como AIIM - 2005 a 2007

Corroboran que el buen diseño de los sistemas de gestión de contenido relacionados con los archivos de una organización depende de la consideración de parámetros como los siguientes:

• Coherencia con la misión y las metas de las organizaciones o industrias establecidas sobre modelos de valor agregado o innovación – Factibilidadoperativa.

• Oportunidad para dar soporte e ínter operar con los demás sistemas de información de la organización y con los flujos de trabajo – Arquitecturas de información.

• Estimación del valor del contenido para poder establecer un modelo de retorno de inversiones – Factibilidad económica.

• Coherencia con el tamaño de la organización, implantación y disponibilidad de tecnologías con suficiente reconocimiento, preferiblemente estandarizadas que permitan establecer el sistema – Factibilidad técnica.

• Uso de enfoques de rediseño u optimización de procesos, incluidos los de negocios si es el caso.

• Aplicación de modelos ya probados de planificación y administración de proyectos.

• Desarrollo de infraestructuras que favorezcan el aprendizaje, las comunicaciones internas y la aplicación de planes de cambio.

• Definición de políticas o planes estratégicos al menos a mediano plazo que garanticen la continuidad de los procesos.

[1] La sigla DLM significa Document Lifecycle Management y el proyecto MoReq – Model Requirements for the Management of Electronic Records.

LOS DESAFÍOS PARA LAS ORGANIZACIONES Y LA INDUSTRIA

¿¿POR QUPOR QUÉÉ UNA ARQUITECTURA UNA ARQUITECTURA DE INFORMACIDE INFORMACIÓÓN?N?

Arquitectura de información del sistema, pero desde una visión de dirección administrativa que muchos relacionamos con gestión o gerencia del sistema valorada en términos de una métrica que emplea indicadores (calidad, usabilidad, eficiencia, eficacia, precisión, etc.);

Estándares en sus diferentes formas o categorías y finalmente nos encontramos con un aspecto que es urgente y se relaciona con la evolución y difusión de los anteriores como forma de dar una respuesta sistemática, en el contexto inicialmente citado.

La búsqueda de una convergencia de estándares y objetos que facilite la interoperabilidad orgánica y funcional de los sistemas de contenido relacionados no sólo con la gestión de archivos sino con todos los modelos basados en estructuras digitales.

¿POR QUÉ UNA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN?

La experiencia técnica y los especialistas en desarrollo de sistemas de contenido en entornos empresariales sugieren:

Arquitectura de un Portal (Conocimiento + ECM)*Arquitectura de un Portal (Conocimiento + ECM)*

Resources

User Interface

Feedback Customer Satisfaction

Ente

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e Po

rtal

Ser

vice

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esou

rces

S

ecur

ity

M

etric

s

Integration

Navigation MethodsBrowseSearch

Communication Process IntegrationPublishing Distribution

BusinessRules

Personalization Customization

Information Architecturemetadata - organization services

PSS KBArchive

DocumentStores

Public FoldersPersonnel HR Data Collaboration Tahoe Store

LOBPortals

* BLISS, Vivian. IA2000 En: Knowledge Architecture: MSWeb case study and beyond. La Jolla, USA: Argus Center 2000.

¿POR QUÉ UNA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN?Garantizar la convergencia de recursos y de contenidos de un nivel físico de baja abstracción a los de mayor a abstracción, un ejemplo:

LA BLA BÚÚSQUEDA DE LOS SQUEDA DE LOS ESTESTÁÁNDARESNDARES

Si en algo coinciden los grupo de trabajo académicos, empresariales o de organizaciones mixtas interesadas en el desarrollo de proyectos de archivo que incluyen la gestión de contenidos ya sea en Europa, Norteamérica u organizaciones internacionales o multinacionales como la ISO, W3C, Naciones Unidas, específicamente, la UNESCO, UNeDocs o UN/CEFACT, organizaciones Europeas como IDABC, es en la búsqueda de un conjunto de estándares porque éstos facilitan el análisis, diseño y desarrollo (en general de todas las fases de un ciclo de vida) de sistemas de gestión de contenidos.

Las normas ISO 15489-1 e ISO 15489-2 y el MoReq o modelo de requisitos para la gestión electrónica de archivos, son un ejemplo de esta búsqueda, específicamente, útiles cuando se analiza o diseña un SGDEA, la consideración de estos estándares nos permite una primera aproximación a la estructura de los sistemas ECM. Sin embargo,cuando intentamos establecer los estándares para el diseño de un sistema ECM la complejidad aumenta; esto es evidente por ejemplo al definir el modelo lógico para un ERM (Electronic Records Management) el cual se puede considerar un submodelodel ECM, en este caso cada parámetro (ej. clasificación) asocia subgrupos de estándares.

LA BÚSQUEDA DE LOS ESTÁNDARES

Estándares de almacenamiento

Estándares de almacenamiento

Estándares para el análisis, clasificación y registro

Estándares para el análisis, clasificación y registro

Estándares

de entradas

Estándares

de entradas

Resultado productos

Estandarizados y con potencial conectividad

Resultado productos

Estandarizados y con potencial conectividad

Estándares para el accesoEstándares para el acceso

Estándares y Ciclo de VidaDatosTextosImágenesGráficasFotosAnimacionesVideoAudioSonidos

Conocimientos y Contenidos

LA BÚSQUEDA DE LOS ESTÁNDARES¿Cuáles son los elementos de un ECM relacionados con estándares?

• Madurez y definición• Adopción• Persistencia• Estándares vs.

Infraestructura

En el caso del contenidoConsiderar

*

¿Cuáles son los criterios fundamentales en la selección de estándares?

* FONTAINE, Paúl y CONNOR, Mike. ADOBE Corp. y OST. Concept Proposal: A standards based SOA Framework for Interoperable Enterprise Content Management. s.l.: ECM+AIIM 2005.

LA BÚSQUEDA DE LOS ESTÁNDARESEs evidente por ejemplo al definir el modelo lógico para un ERM (Electronic Records Management)el cual se puede considerar un submodelo del ECM, en este caso el principal parámetro la clasificaciónSe debe asociar con subgrupos de estándares como:

• Términos clave de un submodelo ERM • Creación y registros de captura • Clasificación• Control de acceso• Almacenamiento, búsqueda y recuperación • Retención y disposición• Metadatos• Medición y escalonamiento• Migración• Preservación digital• Certificación del software• Normas de seguridad • Legislación y normas de regulación

CONVERGENCIA E INTEROPERABILIDAD

Si tenemos WCM,CMS o ECM basados en grupos de estándares.

Si desarrollamos tareas que implican el uso de múltiples y diferentes contenidos provenientes de varios sistemas WCM, CMS o ECM.

Cuando es necesario operar bajo el control de artefactos que exijan el uso de plantillas o esquemas que permitan la recuperación de información desde múltiples sistemas WCM, CMS o ECM al mismo tiempo.

Si tenemos usuarios o clientes validados que puedan administrar contenidos desde varios sistemas WCM, CMS o ECM.

Si estamos empleando una estructura no centralizada que permita ínteroperación entre los procesos documentales y el uso de los contenidos.

Si deseamos acelerar la diseminación automatizada de documentos a bajo costo y el desarrollode nuevos servicios en los cuales el contenido sea el elemento estructural.

¿Cuándo la gestión de contenidos permite y exige la interoperabilidad?

CONVERGENCIA E INTEROPERABILIDAD

FONTAINE, Paúl y CONNOR, Mike. ADOBE Corp. y OST. Concept Proposal: A standards based SOA Framework for Interoperable Enterprise Content Management. s.l.: ECM+AIIM 2005.

Ej. Una red de ECM´s con necesidad de interoperación

*

Ing. Hernando Cruz M. Departamento de Ciencia de la Información,

Pontificia Universidad Javeriana, Bogota D.C., Colombia.

Correo Electrónico: hcruz@javeriana.edu.co

Gracias