Gestión de información y documentacióncomo pasos previos para incursionar en el proceso de gestión del conocimiento: el caso de la EARTH
Lic. José Ruperto ArceBiblioteca y Servicios de Información W. K. Kellogg. Universidad EARTHCOSTA RICA
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Les habla Ruperto Arce, desdela Universidad EARTH en Costa Rica. Antes de comenzarquiero agradecer a Janet Quevedo por concederme el honor y darme la oportunidadde estar unos minutos entre ustedes para conversar sobreuno de los temas que me apasionan.
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A MANERA DE PREÁMBULO QUIERO INICIAR MENCIONANDO LAS TENDENCIAS ACTUALES EN INFORMACIÓN
• La biblioteca digital universal (La digitalización es imperativa)
• Bibliotecas, acuerdos internacionales (ALIANZAS ESTRATÉGICAS) y derechos de autor
• Alfabetización informacional
• El nuevo camino de la bibliotecología es la gestión del conocimiento
• Entonces es muy oportuno que estemos reunidos para hablar de gestión del conocimiento.
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Universidad EARTH • EARTH es una universidad
internacional, privada y sin fines de lucro, inaugurada en 1990 y dedicada a la educación, proyección, investigación y generación de valor mediante acciones de producción, transformación y comercialización. Su programa académico de licenciatura se concentra en las ciencias agropecuarias y el manejo racional de los recursos naturales.
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La Universidad trabaja para contribuir al desarrollo sostenible y hace énfasis especial en el trópico
húmedo, región caracterizada por una inmensa riqueza biológica y cultural, amenazada por la marginalización
social y sistemas de manejo inapropiados"
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Biblioteca y servicios de información W. K. Kellogg
• Es una biblioteca que brinda servicios y anticipa las necesidades de información de los clientes, para apoyar en EARTH, el proceso de enseñanza-aprendizaje, la capacitación, la investigación, la toma de decisiones y el desarrollo de las comunidades vecinas. Los clientes son estudiantes y demás miembros de la comunidad universitaria, donantes, egresados, instituciones afines, visitantes y bibliotecas con las que tenemos convenios de cooperación recíproca.
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Entre los principales servicios queofrece la Biblioteca destacan…• Información y equipos audiovisuales.• Acceso inalámbrico a Internet• Aire acondicionado en todo el edificio• Laboratorio de idiomas con opción de aprender hasta cinco
lenguas (inglés, español, francés, italiano y portugués)• Acceso a bases de datos nacionales e internacionales• Capacitación en el uso de los recursos de la Biblioteca.• Digitalización de documentos• Compra de material bibliográfico a solicitud de los usuarios• Colección digital• Laboratorio de multimedios• Todo lo anterior además de los servicios tradicionales que
ofrecen la mayoría de bibliotecas.
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Bien, vamos al grano, como decimos en CR
• CUANDO NOSOTROS, EL EQUIPO DE PERSONAS QUE LABORAMOS EN LA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD EARTH, DESCUBRIMOS LA OPORTUNIDAD DE HACER GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO, CONCLUIMOS QUE EL PUNTO DE PARTIDA TENÍA QUE SER LA ACLARACIÓN DE CONCEPTOS.
• HOY DÍA LA TERMINOLOGÍA SE UTILIZA DISTINTAMENTE, SEGÚN QUIEN LA ESTÉ EMPLEANDO, A VECES SOLO POR ESTAR A LA MODA Y QUE NOS OIGAN USAR PALABRAS O FRASES que SUENAN BIEN AL OÍDO.
• TERMNOLOGÍA COMO, CONOCIMIENTO , GESTIÓN DE INFORMACIÓN, GESTIÓN DOCUMENTAL, INFORMACIÓN, GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO, ARCHIVO, BIBLIOTECA DIGITAL, BIBLIOTECA ELECTRÓNICA, BIBLIOTECA VIRTUAL, BIBLIOTECA EN LÍNEA, ETC.19/11/2008 8
NOS HICIMOS TAMBIÉN LA SIGUIENTE PREGUNTA• ¿ES FACTIBLE DESDE LA BIBLIOTECA HACER GESTIÓN DEL
CONOCIMIENTO? LO PREGUNTO A USTEDES TAMBIÉN. Quéopinan?
• LO PREGUNTO POR LA GRAN CANTIDAD DE INFORMACIÓN QUE, EN EL CASO DE LAS UNIVERSIDADES, ESTÁ EN EL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y EN LAS OFICINAS DE PROFESIONALES Y ALTOS FUNCIONARIOS? NO EN LA BTCA.
• TANTO LA BIBLIOTECA COMO EL ARCHIVO ESTÁN LEJOS DE POSEER EL 100% DE LA INFORMACIÓN.
• ENTONCES RESULTA IMPERATIVO REUNIR EN UNA SOLA UNIDAD TODA LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL. LA BIBLIOTECA Y EL ARCHIVO JUNTOS CONSTITUYENDO UNA SOLA UNIDAD DE INFORMACIÓN. LO ANTERIOR CON APOYO DE UNA BUENA POLÍTICA DE CAPATACIÓN DE INFORMACIÓN
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EN LA EARTH LO HEMOS LOGRADO
• LA BIBLIOTECA Y EL ARCHIVO CONSTITUYEN UNA SOLO UNIDAD DE INFORMACIÓN, LA CUAL CONOCEMOS CON EL NOMBRE DE “BIBLIOTECA W. K.KELLOGG Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN”
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A PARTIR DE ESA INTEGRACIÓN TOMA RELEVANCIA LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN
• Entendemos la gestión de la información como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar, PRESERVAR y, luegorecuperar adecuadamente la información producida, recibida o retenida por la organización en el desarrollode su actividades.
• La gestión de la información que hace una bibliotecadifiere, de la gestión de información que se hace en un archivo; en función de los diferentes tipos de documentación que manejan.
• En EARTH reconocemos la diferencia pero la hemosintegrado.
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• La GI ha sido por mucho tiempo la actividad medular de las bibliotecas y los archivos. Seleccionar, adquirir, organizar y preservar información en aras de facilitar a los usuarios el acceso a este recurso; sin embargo no es sino hasta ahora que estas unidades de información se integran y se comprometen a dinamizar el recurso información con la finalidad de levantar la espiral de generación de conocimiento.
• Nosotros vemos la dinamización de la información, como la suma de acciones que conducen a facilitar la información al usuario adecuado, en el momento oportuno y sin restricciones de ningún tipo. En el momento que esa información se mezcla con los conocimientos que posee el lector se da el proceso de generación de nuevo conocimiento.
Qué entendemos por gestión documental.
• La gestión documental se puede entender como GI realizada por los archivos
• La GD favorece el acceso a la información importantepara la toma de decisiones. Resguarda la memoriainstitucional. Agilizar la realización de trámites, reduciendo burocracia. Ahorra tiempo y recursos en la búsqueda de información. Resguarda la confidencialidad de los datos sensibles y actualiza los antiguos soportes de información.
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GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO• La gestión del conocimiento es todo el conjunto de
actividades realizadas que forman parte de unacultura informacional, con el fin de utilizar, compartir y desarrollar los conocimientos de unaorganización y de los individuos que en ellatrabajan, encaminándolos a su desarrollo personal y a la mejor consecución de sus objetivos.
• Se empieza a hacer GC cuando existe la cultura informacional y la información disponible entra en una dinámica de uso e interacción con el conocimiento de los usuarios de la información capaz de generar nuevo conocimiento.
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ACTIVIDADES DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO• Los individuos hacen uso de lo que saben y de la
información que tienen disponible para la toma de decisiones.
• Se comparte el conocimiento tácito (propio de cada persona) y la información que se posee. Ej. Blog BSI
• La organización valora el conocimiento como su capital intelectual que pasa a formar parte de sus activos intangibles.
• Se genera nuevo conocimiento para compartir• Toda la comunidad de usuarios participa en el proceso
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El caso de la EARTH• La idea de hacer gestión del conocimiento nació en la
Biblioteca.• Se escribió un proyecto para integrar las áreas de archivo y
biblioteca en una solo unidad de información.• Se presentó el proyecto al Consejo Gerencial, al Consejo
Académico y a las principales unidades de dirección. Así fue como se logró la aprobación.
• Se empezó a crear la cultura informacional mediante la presentación del proyecto a toda la comunidad universitaria, especialmente para divulgar los beneficios a toda la comunidad universitaria.
• Se crearon las políticas y procedimientos.• Se hizo un estudio de todos los programas (software) que se
ofrecían en el mercado para hacer gestión de información, hasta seleccionar el que consideramos más adecuado a nuestras necesidades.
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• Creación parcial de una cultura informacional• Creación de un sistema moderno y eficiente para el
manejo, uso y control de la información. E-Power• Identificación y eliminación de duplicidades• Asesorías a diferentes oficinas con la finalidad de
lograr estandarización en la organización de los documentos
• Se han definido plazos para la conservacióndocumental
• Se ha trabajado en la unificación de datos• Ya se cuenta con más de 200.000 imágenes
digitalizadas• El sistema permite la conservación y uso de los emails
enviados al sistema
Retos a futuro• Consolidar la cultura informacional• Establecer el procedimiento de auditorías de
información• Generalizar la digitalización documental• Adoptar la firma digital, aprobada recientemente
por ley de la República• Asegurar la permanencia del repositorio
documental• Ser más asertivos en el proceso de alfabetización
informacional.
Muchas gracias• De esta manera doy por concluida mi presentación.• Me hubiera encantado estar físicamente entre
ustedes para conocerles personalmente y atender dudas y preguntas; no obstante quedo a la orden a través de mi dirección electrónica [email protected].
• Les informo que he puesto una copia digital de esta presentación en mi blog http://donruper.blogspot.com donde estarádisponible para aquellos que deseen revisar algunos de los aspectos tratados.
• Gracias por su atención.
