Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Capítulo 13
Gestión de los Interesados del Proyecto
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Quinta edición
Procesos de la gestión de Interesados
Identificar a los Interesados Identificar a todas las personas, grupos u organizaciones impactadas por el proyecto, identificando y documentando sus intereses, participación, interdependencias, influencias y potencial impacto
Planificar la gestión de los interesados Desarrollar estrategias para que todos los interesados participen de forma efectiva con base en sus necesidades e intereses
Gestionar los compromisos con los Interesados Comunicarse y trabajar con los interesados con el fin de satisfacer sus necesidades/requisitos, resolver polémicas y fomentar grupos de interés adecuados
Controlar los compromisos con los interesados Hacer seguimiento y control de los interesados, de los grupos y ajustar las estrategias y planes para involucrar a todos los interesados
Análisis de los Interesados
Se recopila y analiza información cualitativa y cuantitativa con el fin
de determinar intereses, expectativas y la influencia de los
interesados
Identificar a los potenciales interesados relevantes
Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje
Matriz de poder/interés
Matriz de poder/influencia
Matriz de influencia/impacto
Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad
Análisis de los Interesados
Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas
negativamente
Conocer las razones de su oposición
Elaborar un plan de tratamiento
Para los implicados del equipo de trabajo
Elaborar plan de tratamiento
Análisis de los interesados
El análisis de los Interesados es un documento que brinda
información importante sobre:
Las organizaciones y nombres de los interesados
Funciones de los interesados en el proyecto
Hechos únicos sobre los interesados
Nivel de influencia e interés de los interesados en el proyecto
Sugerencias para la gestión de las relaciones con los interesados
Ejemplo de análisis de
interesados del proyecto
(Stakeholders)
Interesados claves
del proyecto
Ahmed Susan
Organización Dirección interna Equipo del proyecto
rol Patrocinador y uno de
los fundadores de la
compañía
Experto en
secuenciación del
ADN
Factores únicos Tranquilo, enfocado
en el negocio
PHD en biología, fácil
trabajar con ella
Nivel de interés Muy alto Muy alto
Nivel de influencia Muy alto Experta en la materia
Sugerencias en el
manejo de las
relaciones
Mantenerlo
informado, dejarlo
liderar, hacer lo que
dice y rápido
Puede hacer trabajo
desde casa;
asegurarse de revisar
las especificaciones
Matriz de Poder / Interés
Registro de Interesados
Documento donde se identifica a los interesados.
Contenido:
Información de identificación
Nombre
Puesto en la organización
Ubicación
Rol
Datos de contacto
Información de evaluación
Principales requisitos
Principales expectativas
Expectativas
Influencia potencial
Fase en el Ciclo de vida donde el interés es mayor
Clasificación de los interesados
Interno/Externo
Partidario/Neutral/Opositor …
Matriz de análisis de los interesados
Interesado Interés(es) en el
Proyecto Evaluación de impacto
Estrategias potenciales para Ganar Apoyo
o Reducir Obstáculos
Interesado Ubicación Observaciones Riesgo Plan Actividad Rol Responsabilidad
Seguimiento
Fecha Observación Acción Responsable Estado
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Identify stakeholders
4.1 Develop Project
Charter
5.2 Collect
requirements
8.1 Plan Quality
Management
10.1 Plan
Communications Management
11.1 Plan Risk
Management
11.2 Identify Risks
12.1 Plan procurement
Management
12.1 Plan procurement
Management
13.1 Identify
stakeholders
13.2 Plan Stakeholder
Management
Project Stakeholder Management
Organizational process assets
Enterprise environmental factors
Project charter
Stakeholder register Procurement documents
Enterprise/
Organization
Stakeholder register
Identify stakeholders
Inputs 1. Project charter
2. Procurement documents
3. Enterprise environmental factors
4. Organizational process assets
Outputs 1. Stakeholder register
Tools & Techniques 1. Stakeholder analysis
2. Expert judgment
3. Meetings
Clasificación de interesados
Indiferente
Resistente
Neutral
De apoyo
Líder
Interesado Indiferente Resistente Neutral De apoyo Líder
Interesado 1 D D
Interesado 2 D D
Interesado 3 D A
A Actual
D Deseado
Plan de gestión de los interesados
Formal / informal
Detallado / Genérico
Contenido sugerido:
Niveles de compromiso actuales y deseables
Alcance e impacto de cambio de interesados
Interrelaciones y superposiciones entre los interesados
Requisitos de comunicación de los interesados
Información a entregar; incluido idioma, formato, contenido y nivel de detalle
Motivo de distribución de información e impacto esperado
Tiempo y frecuencia de distribución de información
Método de actualización y perfeccionamiento del plan de gestión
Plan Stakeholder Management
4.2 Develop Project
Management Plan
5.2 Collect
requirements
13.1 Identify
stakeholders
13.2 Plan
Stakeholder Management
13.3 Manage
Stakeholder Engagement
Project Stakeholder Management
Organizational process assets
Enterprise environmental factors
Project management plan
Project documents updates
Stakeholder management plan
Stakeholder register Project documents
Enterprise/
Organization
Plan Stakeholder Management
Inputs 1. Project management plan
2. Stakeholder register
3. Enterprise environmental factors
4. Organizational process assets
Outputs 1. Stakeholder management plan
2. Project documents updates
Tools & Techniques 1. Expert judgment
2. Meetings
3. Analytical techniques
Entender necesidades de comunicación
grupales e individuales
Las personas no son partes intercambiables
Como se ilustra en el libro de Brooks, The Mythical Man-Month*, no se
puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice
una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos
personas
Nueve mujeres no pueden producir un bebé en un mes!
* Ley Brooks: "agregar más personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar aún más"
Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784
Preferencias personales afectan las
necesidades de comunicación
Los introvertidos prefieren comunicaciones más privadas, mientras
que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en público
A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general
mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso
A los pensadores les gusta conocer la lógica detrás de las decisiones,
mientras que las personas sentimentales quieren saber cómo las
afecta personalmente
Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras
que los que perciben necesitan más ayuda en el desarrollo y
seguimiento de los planes
Otras consideraciones sobre comunicaciones
Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el
remitente
La ubicación geográfica y antecedentes culturales afectan la
complejidad de las comunicaciones del proyecto
Diferentes horarios laborables
Barreras idiomáticas
Diferentes normas culturales
Gestionar las expectativas de los interesados
Los gerentes de proyecto deben comprender y trabajar con las
diversas partes interesadas
Idear maneras para identificar y resolver problemas
Dos instrumentos importantes:
Matriz de expectativas de gestión
Registro de polémicas
Ejemplo de matriz de expectativas de gestión Medida de éxito Prioridad Expectativas Sugerencias
Alcance 2 La especificación del alcance define
claramente los requerimientos obligatorios
y opcionales
Enfocarse en alcanzar los requerimientos
obligatorios antes de considerar los opcionales
Tiempo 1 No hay fecha para la terminación del
proyecto. Cada gran ítem se debe acordar
y programar de la manera más realista
Cumplir con todas las fechas importantes
Terminar a tiempo
El patrocinador y el gerente del programa
deben estar atentos a cualquier problema que
pueda afectar el cumplimiento del calendario
Costos 3 Este proyecto es crucial para la
organización. Si se justifica claramente la
necesidad de más fondos, ellos tienen que
estar disponibles
Hay reglas estrictas para los gastos del
proyecto y procesos de escalamiento. Los
costos son muy importantes, pero se pueden
analizar cambios en éstos para alcanzar los
objetivos del proyecto dentro del cronograma
Calidad 6 La calidad es importante y se espera que
tengamos buenos procesos para probar el
sistema
El personal nuevo debe tomar cursos internos
para estar seguros que ellos entienden
nuestros procesos de calidad. Todos los
estándares corporativos de calidad deben ser
tenidos en cuenta
Satisfacción del cliente 4 Nuestros clientes esperan que seamos
profesionales, que respondamos
preguntas a tiempo, y trabajemos con ellos
para terminar el proyecto
Todas las presentaciones y documentos
formales para los clientes deben ser
elaborados por escritores profesionales. Las
peticiones del cliente deben ser contestadas
en menos de 24 horas
Proyección del ROI 5 El caso de negocio para este proyecto
prevé un ROI* del 40% dentro de los dos
años siguientes a la implementación
Nuestro departamento de finanzas trabajará
con el cliente para medir el ROI.
Satisfacer/sobrepasar esta proyección nos
ayudará en futuros negocio con este y otros
clientes
Etc.
* ROI: Return On Investment
Ejemplo de registro de polémicas
Polémica
#
Descripción Impacto
en el
proyecto
Fecha de
reporte
Reportada
por
Asignada a Prioridad
(A/M/B)
Fecha de
respuesta
Estado Comentarios
1 Costo de los
servidores
10% mayor a
lo planeado
Pequeño
incremento
de costos
en el
proyecto
5/15 Jean Oded A 6/15 Cerrada El patrocinador
accedió a
aumentar los
fondos para
cumplir el plazo
2 Dos personas
abandonaron
el proyecto
Necesario
reasignar
personal
9/26 Gaurav Karen M 10/2 Abierta Si Karen no puede
reasignar personal
en una semana
deberá hablar
directamente con
Peter
Etc.
Formas de manejar los conflictos
Confrontación: Enfrentar el conflicto directamente por medio de un
acercamiento problema-solución
Compromiso: Usar un acercamiento dar- recibir
Suavizar: no enfatizar en áreas de diferencia pero si en las de
acuerdo
Forzar: Acercar a ganar-perder
Retiro: Retirarse de un desacuerdo real o potencial
El conflicto puede ser bueno
El conflicto a menudo produce resultados importantes, tales como
nuevas ideas, mejores alternativas, y la motivación para trabajar más
duro y con más colaboración
Pensamiento grupal: conformidad con los valores o normas éticas de
un grupo; el pensamiento de grupo puede desarrollarse si no hay
puntos de vista conflictivos
Investigaciones sugieren que conflictos relacionados con tareas, con
frecuencia mejoran el rendimiento del equipo, pero que conflictos
emocionales a menudo bajan el rendimiento del equipo
Informe de lecciones aprendidas
El gerente del proyecto y los miembros del equipo deben preparar un
informe de lecciones aprendidas
Una reflexión que documenta las cosas importantes que se aprendieron al trabajar en el proyecto
El gerente de proyecto a menudo combina la información de todas
los informes de lecciones aprendidas en un informe resumen
Disponer de una plantilla para registrar las lecciones aprendidas
Manage Stakeholder Engagement
4.2 Develop Project
Management Plan
4.5 Perform Integrated
Change Control
4.5 Perform Integrated
Change Control
9.4 Manage Project
Team
10.1 Plan
Communications Management
10.3 Control
Communications
13.2 Plan Stakeholder
Management
13.3 Manage
Stakeholder Engagement
13.4 Control
Stakeholder Engagement
Project Stakeholder Management
Project documents updates
Change requests
Change log
Organizational process assets updates
Stakeholder management plan
Organizational process assets
Project management plan updates
Project documents
Communications management plan
Issue log
Enterprise/
Organization
Manage Stakeholder Engagement
Inputs 1. Stakeholder management plan
2. Communications management
plan
3. Change log
4. Organizational process assets
Outputs 1. Issue log
2. Change requests
3. Project management plan updates
4. Project documents updates
5. Organizational process assets
updates
Tools & Techniques 1. Communication methods
2. Interpersonal skills
3. Management skills
Control Stakeholder Engagement
4.2 Develop Project
Management Plan
4.3 Direct and Manage
Project Work 4.4
Monitor and Control Project
Work
4.5 Perform Integrated
Change Control
13.3 Manage
Stakeholder Engagement
13.4 Control
Stakeholder Engagement
Project Stakeholder Management
Project management plan
Project documents updates
Work performance data Work performance information
Change requests
Organizational process assets updates
Project management plan updates
Project documents
Issue log
Enterprise/ Organization
Project documents
Control Stakeholder Engagement
Inputs 1. Project management plan
2. Issue log
3. Work performance data
4. Project documents
Outputs 1. Work performance information
2. Change requests
3. Project management plan updates
4. Project documents updates
5. Organizational process assets
updates
Tools & Techniques 1. Information management systems
2. Expert judgment
3. Meetings
