SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL.
YENI RUBIANO SANCHEZ.
PROFESORA:LUZ MARINA ARIAS.
UNIVERSIDAD QUINDIO. CIENCIA DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION ,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA.GESTION DOCUMENTAL II.
BOGOTA D.C.
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL:un conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, y este a la vez nos permite la recuperación de información de una forma mas efectiva, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos.
REQUISITOS TÉCNICOS DEBE CONTAR CON:
▪ Manuales de procesos y procedimientos.▪ Formatos regulados, ▪ Manual de funciones ▪ Tablas de retención documental.▪ Tablas de valoración documental.▪ Normatividad en general.▪ Existencia de las tres clases de archivos.▪ La Unidad de Correspondencia.
REQUISITOS ADMINISTRATIVOS HACEN RELACIÓN A::
• Apoyo de la alta dirección.• Participación de las diferentes áreas.• Se debe contar con personal profesional en el área de archivo.• Contar con programas de capacitación, organización y auditoria sobre la
información y el manejo de los procesos que se requieran en archivo.• Las instalaciones: (espacio, distribución de áreas, ubicación con relación a
las dependencias, mobiliario y equipo.
REQUISITOS ECONOMICOS HACEN RELACION A:
• Análisis sobre la reducción de costos que se generaría si se aplican los procesos archivísticos para evitar la conservación de documentos innecesarios y así mismo invertir de forma eficiente los recursos destinados para la gestión documental.
A) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental.
B) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).
C) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.
D) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
E) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.
F) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de
la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
G) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
CARACTERISTICA EN QUE CONSISTE
CONFORMIDAD Brindar de forma oportuna y adecuada la información que requiera la entidad.
INTEROPERABILIDAD Capacidad para funcionar con otros sistemas existentes sin restricción de acceso o de implementación
SEGURIDAD Conservación adecuada, restricción y confidencialidad de la información contenida.
METADESCRIPCION Informa de forma rápida el contenido de la información.
ADICION DE CONTENIDOS
Ingresar mas contenido de información/documentos.
DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO
Herramienta creativa para el uso del usuario
GESTION DISTRIBUIDA Entrada y salida de documentos requiere de fácil y rápido acceso.
DISPONIBILIDAD Y ACCESO
Los documentos electrónicos deben tener acceso a el usuario de la entidad, pero a su vez debe asegurar que sea integra.
NEUTRALIDAD TECNOLOGICA
Mantener actualización de normatividad de estos procesos.
Razón Social: P Y Z SERVICIOS LTDABOGOTAForma jurídica: SOCIEDAD LIMITADAActividad: Procesamiento de datos.Funcionario: Fabián Correa..
¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS?
TOMA DE DECISIONES
IMAGEN CONFIABLE
TRANSPARENCIA
PROCEDIMIENTOS UNICOS
PYZ SERVICIOS
LTDA.
RESPALDO LEGAL.
MEMORIA.
FUENTE CULTURAL.
REFLEJA RESULTADOS
De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?
• Consolidar la información jurídica y normativa en torno a la gestión documental y de calidad
• Normalización y concordancia con la normatividad de gestión documental con la que regula la función de la empresa en estos aspectos.
• Socialización del proceso de la gestión documental, organización y conservación de documentos a cada uno de los funcionarios de las dependencias y oficinas.
• Adaptación física de la infraestructura para la aplicación del proceso de gestión documental.
CONCLUSIONES.
• Se conocen los diferentes opciones y motivos por los cuales las entidades deciden aplicar internamente un PGD, ya que estos procesos muestran trasparencia y eficiencia a cada uno de sus procesos, para brindar así mismo al cliente interno y externo satisfacción en el servicio.
