GLOBAL SERVICE / INDUSTRY AUDIT / TAX / ADVISORY / KPMG EN ESPAÑA Guía de Documentación...

GLOBAL SERVICE / INDUSTRY

AUDIT / TAX / ADVISORY / KPMG EN ESPAÑA

Guía de Documentación Justificativa del Control de Primer Nivel

© 2010 KPMG Auditores S.L., sociedad española de responsabilidad limitada, es una entidad afiliada a KPMG Europe LLP y firma miembro de la red KPMG de firmas independientes afiliadas a KPMG International Cooperative (“KPMG International”), sociedad suiza. Todos los derechos reservados.

• El control de primer nivel• El control administrativo

• El desarrollo de la fase de control de primer nivel

• Guía de los documentos justificativos a presentar para el control de primer nivel• Presentación general de la guía

• Detalles de la guía

• Los elementos financieros

• Los elementos no financieros

Resumen


El Control de Primer Nivel

EL CONTROL ADMINISTRATIVO

EL CONTROL “IN SITU”

•Controlar la integridad de los gastos del beneficiario

•Controlar la elegibilidad de los gastos

•Control de una muestra de proyectos

•Verificación de la realidad de las inversiones y servicios


El Control de Primer Nivel: Control Administrativo

• Verificar la elegibilidad de los gastos del proyecto respecto a las reglas nacionales y comunitarias;

• Verificar la conformidad de los gastos del proyecto subvencionado con fondos FEDER (plan de financiación, presupuesto, plan de acción, indicadores y plan de acción;

• Verificar que las condiciones del programa y del comité de programación se están cumpliendo;

• Verificar el pago efectivo de los gastos y que estos no han sido subvencionados con anterioridad;

• Verificar la existencia de una contabilidad separada de los gastos del proyecto conforme a la exigencia europea;

• Verificar que la operación no esta cofinanciada con otros fondos y, en caso de estar cofinanciada, que dicha financiación no supere el importe máximo autorizado;

• Verificar la ejecución del proyecto;

• Verificar que los gastos cumplen con los requerimientos de contratación pública;

• Verificar el cumplimiento de las reglas en materia de publicidad y comunicación.


Desarrollo de la Fase de Control de Primer Nivel

Fase de controlFase

contradictoriaFasefinal

Fase de recepción de la documentación

justificativa

Existe una fecha límite de recepción de la documentación

justificativa (el envío posterior de

documentación no estará permitido y los gastos

serán rechazados)

Fase durante la cual el controlador de primer nivel

puede requerir explicaciones complementarias a la

documentación ya aportada en la fase contradictoria

En esta fase no es posible aportar nueva

documentación a la enviada en la fase de

control

Si en esta fase el beneficiario no aporta las aclaraciones solicitadas,

los gastos serán rechazados

Finalización del control

Los gastos rechazados por falta de justificación

soporte pueden ser incluidos en las

siguientes certificaciones aportando la

documentación necesaria.


6

Esta lista define los documentos que deben ser presentados para la realización del control del primer nivel (control de primer nivel o control del art. 13 del Reg. (CE) 1828/2006) de los gastos incluidos en la justificación y realizados en el marco del Proyecto financiado por el Programa POCTEFA. Este documento tiene por objetivo identificar de forma indicativa los documentos (financieros y no financieros) que serán necesarios para la realización de la certificación de gastos y garantizar un tratamiento rápido de las solicitudes de reembolso de fondos estructurales presentadas por los beneficiarios. Debido al carácter indicativo de la misma, si se considera oportuno podrán ser solicitados documentos justificativos adicionales si fuera necesario. Cabe destacar que solo los gastos pagados son elegibles. Por tanto, debe acreditarse EL FORMULARIO DE GASTOS DEL BENEFICIARIO firmada por un auditor externo o interventor público o, en su defecto, el documento de pago efectivo mediante la presentación del extracto contable en el cual se identifica la salida de fondos según las instrucciones de la Autoridad de Gestión. Del mismo modo debe presentarse el Formulario de financiación (co financiaciones e ingresos) firmado por el responsable financiero. Finalmente cabe destacar la importancia de que toda la documentación enviada al controlador de primer nivel debe realizarse de forma estructurada (referenciada) y ordenada de manera que se facilite su posterior revisión. Es clave seguir esta instrucción puesto que no solamente agilizará el proceso de control de primer nivel sino que además se evitarán errores así como las molestias derivadas de solicitudes duplicadas de información.

Presentación general de la guía de documentación justificativa del Control de Primer Nivel


7

Detalles de la guía de Documentación Justificativa del Control de Primer Nivel

• Documentación financiera a entregar

• Documentación de carácter general para la totalidad de gastos justificados

• Gastos de personal

• Gastos correspondientes a inversiones

• Gastos de viaje, alojamiento y desplazamiento

• Gastos generales

• Gastos de amortización

• Aportaciones en especie

• Bienes de equipo

• Gastos bancarios

• Gastos de subcontratación

• Gastos de formación

• Gastos de comunicación

• Varios

• Impuesto del valor añadido

• Contratación pública

• Ingresos

• Documentación no financiera a entregar















• Varios



• Ingresos


8



9

• Formulario de gastos y de financiación del beneficiario firmado por representante legal y representante

financiero. • Copia de las facturas y/o justificantes de valor probatorio equivalente (nóminas, …) que obligatoriamente

mencionen:

• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

• La financiación del proyecto por parte de POCTEFA (descripción de la operación).

• Número de factura.

• Fecha de expedición.

• Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o francesa o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

• Domicilio, tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de las operaciones.

• Tipo impositivo o tipos impositivos aplicados a las operaciones.

• La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado. • Además, nota aclaratoria si la referencia de la compra al proyecto no aparece claramente sobre la factura

• Documentación bancaria justificante del pago de dichas facturas. En el caso de que el formulario de gastos del beneficiario este firmado por un auditor externo o interventor público, no es necesario aportar justificantes bancarios ya que estos asumen la responsabilidad de verificar que el gasto está efectivamente pagado.

• La aportación de la documentación debe realizarse de la forma más estructurada y ordenada posible de manera que se facilite su posterior revisión.


Documentación de carácter general para la totalidad de los gastos justificados















• Varios



• Ingresos


10



11

• Justificantes que hay que incluir con la 1a solicitud de pago para atestiguar la correspondencia del gasto con el

proyecto (estos documentos deben ser aportados sólo una sola vez en la primera certificación efectuada por el beneficiario):

• Copia del contrato de trabajo, si el mismo menciona que el interesado destina todo o parte de su tiempo de trabajo al proyecto financiado por POCTEFA. En su defecto se necesita un documento probatorio donde indique el tiempo de trabajo destinado al proyecto.

• Certificado firmado por una persona con capacidad suficiente del organismo en cuestión mencionándolas tareas desempeñadas por la persona cuyo coste se está justificando en el proyecto POCTEFA y la parte de trabajo que destina al proyecto

• Lista recapitulativa de todas las personas implicadas en el proyecto • Justificantes que hay que enviar en cada certificación:

• Certificado firmado por una persona con capacidad suficiente del organismo en cuestión mencionando, las tareas desempeñadas por la persona cuyo coste se está justificando en el proyecto y breve resumen de las actividades realizadas por cada uno de los trabajadores de los que se están imputando sueldos y salarios.

• Recursos humanos internos: cálculo detallado del coste hora junto con la documentación justificativa. El detalle del cálculo realizado para cada trabajador debe contener como mínimo la siguiente información:

1. Sueldos y salarios brutos

2. (+) Seguridad social a cargo de la empresa

3. (-) Bonificaciones de la Seguridad Social

4. Total (4) = (1) + (2) + (3)

5. (5) Horas según Convenio en el período elegible

6. (6) = (4) / (5)

• I


Gastos de personal


12

• Se adjunta un modelo de cálculo del coste hora para uso por parte del beneficiario.

• Adjuntar los Convenios Colectivos donde aparezca la jornada laboral del período

• Para comprobar el importe sobre la base del cual el coste del personal ha sido calculado, se deben aportar las nóminas.

• Para justificar el modo de cálculo de la imputación, si la persona objeto de justificación dedica una parte variable de su tiempo de trabajo al proyecto POCTEFA, aportar un certificado, firmado por una persona con capacidad suficiente del organismo concernido (preferentemente el responsable de Recursos Humanos), precisando el número de horas que ha dedicado al proyecto así como las hojas del tiempo que soportan dicho certificado

• Para comprobar el pago de los salarios así como las cargas sociales salariales y patronales es necesario aportar la documentación bancaria del pago de las nóminas así como el correspondiente TC 2 (excepto si la hoja de gastos esta firmada por un auditor externo o un interventor público). Matizaciones:

• Con frecuencia se adjunta la transferencia global de las nóminas del beneficiario. En el control se requiere detalle de los pagos individuales de la nómina de cada mes para cada trabajador imputado. Si no se pueden aportar transferencias bancarias individuales de cada uno de los trabajadores imputados al proyecto y lo que se aporta en la transferencia global del Socio, para dar validez a los pagos necesitamos las relaciones mensuales de nóminas donde aparezcan todos los trabajadores del Socio para realizar la siguiente prueba de detalle:

• 1º. Cuadre del importe neto total de las relaciones de nóminas con el pago según el extracto bancario.

• 2º Cuadre del importe neto de los trabajadores imputados en el proyecto con las nóminas remitidas. (Es posible enviar el resumen de nóminas mensual borrando o tachando aquellos trabajadores no afectos al proyecto.

• El coste correspondiente a la Seguridad Social sólo debe incluirse si esta efectivamente pagado a la fecha de certificación. La retribución variable sólo es imputable, proporcionalmente al tiempo en que el trabajador ha estado afecto al proyecto, si:

• 1º El devengo (que debe demostrarse o certificarse) se encuentra dentro del período en que los trabajadores han estado afectos al proyecto.

• 2º Esta efectivamente abonada a la fecha de la certificación.

• Copia de las declaraciones mensuales de IRPF y extractos bancarios justificativos del pago de los mismos o, en su defecto, justificantes de la Agencia Tributaria de estar al corriente de pago de estas obligaciones tributarias a la fecha de la certificación.


Gastos de personal















• Varios



• Ingresos


13



14

• Copia del presupuesto previsto realizado por un técnico con cualificación suficiente (arquitecto, ingeniero,

consejo experto, etc.) que incluya descripción de las inversiones previstas.

• Las inversiones tienen que estar vinculadas al procedimiento de licitación desarrollado y por tanto también se tiene que aportar la documentación correspondiente a dicho procedimiento (pliego de condiciones (administrativo y técnico), actas de la mesa de contratación, acuerdo de adjudicación / contrato firmado etc.).

• Documentación que justifique la necesidad de incurrir en las inversiones en el marco del proyecto (insuficiencia de medios si procede)

• Copia de las facturas y sus correspondientes pagos.

• Ver adicionalmente el apartado de contratación pública.


Gastos correspondientes a inversiones















• Varios



• Ingresos


15



16

• Copia de las facturas y pagos de las mismas que incluyan la siguiente información:

• Nombre, apellidos y cargo de la persona que efectuó el desplazamiento

• Fecha de desplazamiento

• Motivo del desplazamiento y acción del proyecto al que corresponde el mismo • Adjuntar los Convenios Colectivos donde aparezca la jornada laboral del período, importe de dietas, importe de

kilometraje, etc. Si no existiese convenio, certificado de estos importes firmado por el responsable de Recursos Humanos.

• Para los gastos de viaje en coche en el momento de la primera certificación que incluya gastos de viaje en

vehículo es preciso aportar la tabla kilométrica oficial (o copia de la hoja del Convenio Colectivo en cuestión) utilizada para el cálculo de dichos gastos (tabla oficial de tipo impositivo o la tabla interna del organismo que justifica). Para todas las certificaciones, un resumen de gastos que incluya:

• Nombre, apellidos, y cargo de la persona que efectuó el desplazamiento

• Distancia recorrida (ciudad de salida y de llegada).

• Fecha del desplazamiento

• Objeto del desplazamiento, precisando la acción del proyecto al que corresponde el mismo • En caso de realizarse pagos en efectivo (o reembolsos al empleado) las salidas de caja deben justificarse

mediante movimiento contable de la cuenta de caja, siempre firmado por el responsable de tesorería y con el sello del Socio.


Gastos de viaje, alojamiento y desplazamiento















• Varios



• Ingresos


17



18

• Los gastos generales son elegibles a condición de que hayan sido calculados sobre costes reales imputables a la

ejecución del proyecto en cuestión. Podrán ser imputados mediante prorrata al proyecto de acuerdo a un método equitativo y debidamente justificado teniendo en cuenta criterios de reparto objetivos que permitan distinguir claramente la actividad del beneficiario en relación con la actividad del proyecto así como establecer la realidad de los costes y su correspondencia efectiva a este proyecto.

• Dichos gastos corresponderán a los costes adicionales ocasionados para la ejecución del proyecto en relación

con los costes normales de funcionamiento del beneficiario. • Justificantes que es necesario aportar:

• Certificado firmado por el responsable financiero del Beneficiario donde consten el importe total de los costes generales del Beneficiario y el porcentaje de los mismos que ha imputado al proyecto.

• Documento narrativo aclaratorio, debidamente justificado, del criterio de reparto objeto utilizado que permita distinguir con claridad la actividad del conjunto de actividades del beneficiario en relación con la actividad del proyecto.


Gastos generales















• Varios



• Ingresos


19



20

• Copia del documento (factura, escritura de compra-venta) que atestigua que la adquisición del bien y titularidad

del mismo cuya amortización se está aplicando por parte del beneficiario

• Y documento, firmado por una persona con capacidad suficiente en el que se certifiquen los siguientes extremos:

• Que el bien cuya amortización se imputa no ha sido adquirido con la ayuda de subvenciones nacionales o comunitarias

• Que los gastos correspondientes a la amortización se remiten exclusivamente al período elegible del proyecto

• Método de cálculo de la amortización conforme con las reglas contables/fiscales

• Aplicación del bien cuya amortización se imputa para el proyecto POCTEFA.


Gastos de amortización















• Varios



• Ingresos


21



22

• Si se trata de la aportación de terrenos o bienes inmuebles, la documentación está formado por:

• Copia del informe de peritaje del bien en el que se incluya el valor del mismo y que haya sido realizado por un experto independiente cualificado o un organismo oficial aceptado (los gastos de peritaje no son elegibles)

• En caso de imputación parcial del bien al proyecto POCTEFA, un documento, firmado por un representante con capacidad suficiente para ello del organismo beneficiario, en el que se incluya el modo de cálculo empleado.

• Si se trata de la aportación de bienes de equipo o de materiales, la documentación estará formada por:

• La base para la evaluación del valor del bien: su valor no puede ser superior al precio de mercado

• En caso de imputación parcial del bien al proyecto POCTEFA, un documento, firmado por un representante con capacidad suficiente para ello del organismo beneficiario, en el que se incluya el modo de cálculo empleado.

• Si se trata de la aportación de horas de trabajo, la documentación estará formada por:

• Documento que incluya la tabla horaria o diaria utilizada para el cálculo: el valor aplicado deberá ser el normalmente considerado para un trabajo similar

• Documento, firmado por un representante con capacidad suficiente para ello en el que se incluya:

• Nombre, nombre y función del voluntario

• Tiempo destinado al proyecto POCTEFA

• Coste total del trabajo efectuado


Aportaciones en especie















• Varios



• Ingresos


23



24

• Si los equipos han sido comprados y se imputan al 100 % para el proyecto será necesario aportar factura correspondiente a dicha adquisición así como documento bancario que refleje su pago.

• Si el equipo es comprado e imputado parcialmente al proyecto, la factura del mismo será imputada a prorrata conforme a su utilización. En este caso será necesario aportar la factura correspondiente a la adquisición así como el documento bancario que refleje su pago y un informe firmado por un representante con capacidad suficiente para ello en el que incluyan los porcentajes de prorrata aplicados.

• Si dichos bienes han sido adquiridos mediante procedimiento de contratación pública, envío de la documentación correspondiente a dicho procedimiento.


Bienes de equipo















• Varios



• Ingresos


25



26

Son considerados elegibles los siguientes gastos:

• Los gastos derivados de las transacciones financieras transnacionales;

• Cuando la ejecución de una operación requiera la apertura de una cuenta o cuentas independientes, los gastos bancarios de apertura y gestión de la cuenta o las cuentas;

• El coste de las garantías aportadas por un banco u otro organismo financiero será subvencionable en la medida en que la legislación nacional o comunitaria exija dichas garantías.

En relación con los gastos correspondientes a la cuenta abierta para la ejecución del proyecto POCTEFA, será

necesario aportar una copia del contrato bancario que menciona la obligación de pagar dichos gastos. Para los gastos de transacciones financieras transnacionales, será necesario aportar una copia del extracto de la

cuenta en el que se incluye el importe pagado.


Gastos bancarios















• Varios



• Ingresos


27



28

Copia de las facturas y de su correspondiente pago. Informe que incluya objeto de los trabajos subcontratados, necesidad de recurrir a dicha subcontratación e informe de ejecución de las actuaciones (informe, foto, etc.) .


Gastos de subcontratación















• Varios



• Ingresos


29



30

Copia facturas y sus correspondientes pagos así como mención de las personas que han acudido a las acciones de formación así como justificación de la realización de las mismas en el marco del proyecto.


Gastos de formación















• Varios



• Ingresos


31



32

Copia de las facturas pagadas así como aquellos indicadores que permitan valorar que las operaciones de comunicación se hayan efectuado (informes, fotos, publicaciones en periódicos o revistas, convocatorias, soporte de audio y vídeo, etc.)


Gastos de comunicación















• Varios



• Ingresos


33



34

Copia de los contratos, facturas y sus correspondientes pagos así como otros documentos de un valor probatorio equivalente


Varios















• Varios



• Ingresos


35



36

• Cabe distinguir dos posibilidades:

• El beneficiario no puede deducirse del IVA y por tanto para él es un mayor gasto (en este caso es un gasto elegible). Será necesario aportar informe de la Agencia Tributaria que explique este extremo.

• El beneficiario se deduce del IVA y por tanto no es mayor gasto (no es elegible).

• El beneficiario está sujeto a prorrata y por lo tanto el IVA será elegible en la medida en el que el mismo no es recuperable. Será necesario aportar documentación justificativa de la prorrata aplicada.


Impuesto del valor añadido















• Varios



• Ingresos


37



38

• En el supuesto en el que se haya desarrollado un procedimiento de contratación pública será necesario aportar

toda la documentación de dicho procedimiento entre la que se incluye:

• Informe justificando el tipo de procedimiento a aplicar

• Publicidad licitación

• Pliegos de cláusulas administrativas y técnicas

• Actas de las aperturas de los sobres

• Informe de valoración de las propuestas donde aparezca la oferta económica de cada licitador, cálculo bajas y la puntuación económica y técnica de cada licitador.

• Documentación completa enviada por adjudicatario (sobres con documentación económica, técnica y la que aplique)

• Publicidad Adjudicación

• Comunicación adjudicación definitiva

• Documentación presentada por el adjudicatario tras su adjudicación provisional (garantía definitiva, certificado de estar al corriente de obligaciones tributarias y con la seguridad social y la que aplique)

• Contrato con el proveedor

• Facturas con sus correspondientes pagos.

• Acta de recepción de los trabajos.

• Documentación si aplica de la modificación del contrato

• Si se ha realizado procedimiento negociado, enviar solicitud de ofertas efectuada a todos los proveedores.

NOTA: según la LEY 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, se debe realizar procedimiento de contratación pública para aquellos gastos o inversiones superiores a 18.000 euros. Cuando los gastos e inversiones superen este importe se deberá aportar al menos 3 ofertas de diferentes proveedores no vinculados para considerar el gasto afecto como elegible.


Contratación pública















• Varios



• Ingresos


39



40

En el caso de una operación generadora de ingresos, copia de los justificantes de los ingresos


Ingresos















• Varios



• Ingresos


41



42

• Informe intermedio de ejecución o desarrollo de la operación, o el informe final de ejecución para la solicitud de

pago (incluyendo la información de los indicadores de seguimiento adjuntos al convenio). Este informe debe elaborarse conforme al modelo adjunto a este documento y su cumplimentación se realizará en el sistema informático SIGEFA.

• Documentación relativa a los procedimientos de contratación desarrollados conforme a lo mencionado en este documento.

• Justificantes de las medidas adoptadas en materia de publicidad

• Justificantes de las medidas adoptadas en materia de protección y mejora del medio ambiente

• Justificantes de las medidas adoptadas en materia de lucha contra las desigualdades y la promoción de la igualdad entre mujeres y hombres

• Documentación justificativa de qué actuaciones se están llevando a cabo (informes, fotos, trípticos, etc…)


Documentación no financiera a entregar


43

La información aquí contenida es de carácter general y no va dirigida a facilitar los datos o circunstancias concretas de personas o entidades. Si bien procuramos que la información que ofrecemos sea exacta y actual, no podemos garantizar que siga siéndolo en el futuro o en el momento en que se tenga acceso a la misma. Por tal motivo, cualquier iniciativa que pueda tomarse utilizando tal información como referencia, debe ir precedida de una exhaustiva verificación de su realidad y exactitud, así como del pertinente asesoramiento profesional.

Contacto

Gregorio Moreno / Francisco Moreno

Samuel Lamola / Chrystel Disch

KPMG Auditores

+34 976 45 81 33

[email protected]

www.kpmg.es

Date post:	02-Feb-2016
Category:	Documents
Upload:	manuela-ortiz-quintana
View:	216 times
Download:	0 times

GLOBAL SERVICE / INDUSTRY AUDIT / TAX / ADVISORY / KPMG EN ESPAÑA Guía de Documentación...

Documents