UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

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PRESENTADO POR:ANGEL HERRERA APAZAGOYZUETA FOROCA ARTUROPERCY PANCCA PACOMPIA

DOCENTE: Ing. MARCO ANTONIO COILA APAZA

TEMA: CONTROL DE DOCUMENTOS

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La base documental oficial y vigente de la SGC es todo documento firmado y timbrado, según corresponda. La Dirección del Trabajo ha convenido en utilizar como medio de difusión documental el sistema digital en la intranet

La documentación externa, física es administrada en los libros de registro en las oficinas de parte. La Unidad de Gestión de la Calidad utilizará correo electrónico para dar a conocer a los Jefes de los Sistemas, vinculados al SGC.El archivo de los documentos controlados y obsoletos corresponde a la Unidad de Gestión de la Calidad. El tiempo de conservación mínimo de la documentación obsoleta se establece en 5 años para los documentos originales, y en el caso de las copias controladas se conserva solamente la caratula. Toda solicitud de copia controlada se debe realizar formalmente, al igual que la devolución de las copias obsoletas. La eliminación de un procedimiento se tratará como documentación obsoleta.

INTRODUCCION

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Asegurar el adecuado manejo y disponibilidad de los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), a través de una metodología para la generación, actualización, revisión, aprobación, distribución y control de los documentos, tanto internos y/o externos de la Dirección del Trabajo.

OBJETIVO

MARCO TEORICO

GENERALIDADESDado que la norma desarrolla un sistema de gestión de calidad basado en los procesos, éstos serán la base de la actuación y para su mejora se diseña un modelo que está soportado por los siguientes documentos:

a)documento de definición de objetivos a alcanzar por la organización b) procedimientos documentados que describan los procesos realizados por la organización para alcanzar los objetivos

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c) manual de la calidad que incluya todos los procedimientos documentados o haga referencia a ellos

d) documento en el que la dirección exprese la política de calidad que ha de desarrollarse para alcanzar los objetivos

e) documentos en donde se anoten los resultados de los procesos, de acuerdo con un plan de control y evaluación establecido y a los que se denomina registros de calidad

MARCO TEORICO

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La norma ISO 9001 – 2000 establece seis procedimientos que deben estar documentados, a saber:

Control de documentos Control de RegistrosAcciones CorrectivasControl de Producto No conforme (PCN)Auditorias internas

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS

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La norma ISO 9001 en el numeral 4.2.3 establece que los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de Calidad DEBEN controlarse. Los Registros son un tipo de documento especial y DEBEN controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el numeral 4.2.4 de la norma.

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

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Dando cumplimiento a este requisito, la Corporación cuenta con el procedimiento para Control de Documentos, identificado con el código SI-P-03, que pueden consultar en Corponet, en la ruta: Corponet/ ISO/certificación misional/Mapa de procesos/Sistema de gestión Integral/SI-P-03 Procedimiento Control de Documentos

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Cualquier medio que contenga información y que sirve para ilustrar o comprobar algo. Un documento puede tener incluidos diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones magnéticas, fotografías, formatos, entre otros.

Qué es un Documento?

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Documento sobre el cual no existe responsabilidad de comunicar sus cambios y actualizaciones.

Qué es una Copia NO Controlada de un Documento?

COPIA NO CONTROLADA

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Documento sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.

Qué es un Documento Controlado?

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Todos aquellos documentos que no se elaboran en la Corporación pero que son incluidos como parte del Sistema de Gestión y que ayudan o guían el desarrollo de los procesos.

Qué es un Documento Externo?

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Documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

Qué es un Documento Obsoleto?

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Creación y Actualización de Documentos Toda creación, modificación o actualización de documentos debe solicitarse por escrito al Coordinador Nacional de Calidad, mediante el formato SI-F-01 de Solicitud de Elaboración, Eliminación o Actualización de documentos. Ningún documento debe modificarse sin autorización.

CONDICIONES GENERALES

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Remitir al responsable de la elaboración, quien debe hacer los cambios descritos.Una vez ajustado el documento se remite al responsable de la revisión para que verifique los cambios realizados y posteriormente se pasa al responsable de la Aprobación.

En caso de actualizacion de documentos, se debe:

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Todos los documentos del Sistema de Gestión de calidad, expedidos por la Corporación deben ser aprobados antes de su emisión y publicación

Revisión y aprobación

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oVerificar que el contenido sea correctooVerificar que el procedimiento descrito pueda realizarseoVerificar que las responsabilidades sean acordes a los cargos desempeñados

La revisión y aprobación de documentos, consiste en:

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Continuación…oVerificar que el documento sea conforme con las condiciones establecidas en el SI-P-01 Procedimiento de Elaboración de Documentos.

oUna vez cumplido con lo anterior, la aprobación implica firma física del documento por parte del dueño del proceso y publicación en Corponet por parte del Coordinador Nacional de Calidad.

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oCuando corresponda a una actualización, se debe reemplazar el documento existente en el Sistema

oLa elaboración del documento corresponde al responsable del tema, el propietario del proceso es quien revisa y la aprobación está a cargo del primer nivel jerárquico correspondiente.

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oLa aprobación de todo documento se extiende a los formatos asociados, los cuales son validados por las áreas interesadas.

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oSe debe actualizar la versión de los documentos que generen cambios significativos (contenido o estructura del documento) y deben ser aprobados nuevamente por el cargo responsable.oEl historial de las revisiones efectuadas al documento por modificaciones, queda registrado en la matriz de Control de Cambios, la cual se encuentra ubicada al final de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación.

Control de cambios:

VERSIÓN FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO

0 14/04/2008 Elaboración del documento

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oLos documentos borradores llevan una marca de agua en todas las hojas con la inscripción: “Documento Borrador” o “Documento en Aprobación”

oLos documentos aprobados se publican en Corponet. La impresión de estos documentos son considerados como: “Copia no controlada”.

oLas copias físicas controladas de los documentos se identifican con un sello con la inscripción: “Copia Controlada” y se encuentran disponibles en la oficina del delegado de calidad de cada una de las sede de Corpoica

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oEl Propietario del Proceso debe realizar la divulgación de los documentos de su proceso, una vez estos sean aprobados.

oEl Propietario del Proceso debe conservar los registros de divulgación de los documentos aplicables al proceso

Consulta y Publicación de Documentos:

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oLas copias físicas originales de los documentos aprobados se conservan en la oficina del Coordinador Nacional de Calidad, para tener acceso a estos documentos se debe solicitar su préstamo o acceder a Corponet, donde se encuentran las versiones vigentes.

oEs responsabilidad del Coordinador Nacional de Calidad la actualización de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que se encuentran en Corponet, con el fin de evitar el uso de documentación obsoleta.

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oCuando se requiera, debido a fallas en acceso a Corponet, dispersión geográfica o atención de algún requerimiento de una parte interesada, se puede solicitar copias controladas de los documentos al Coordinador Nacional de Calidad y a los Delegados de Calidad en las Sedes.

oEs responsabilidad de Coordinador Nacional de Calidad mantener actualizado el Listado Maestro de Documentos SI-F-02.

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oLos Protocolos y los instructivos para la operación o manejo de los equipos de laboratorio, no requieren ser publicados en Corponet; estos documentos se disponen y manejan en los laboratorios donde se esté adelantando la investigación o donde se requieran los equipos.

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oLos documentos que presenten deterioro físico deben ser reimpresos y reemplazados para así asegurar la legibilidad y consulta de los mismos.

oLos documentos se identifican por el Título y el Código, el cual es asignado por el Coordinador Nacional de Calidad.

Legibilidad e Identificación:

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Este código permite identificar por cada documento:

El proceso al que pertenece El tipo de documento El consecutivo dentro del proceso

Ejemplo: DN-P-02Ejemplo: DN-P-02

DN: Proceso - Desarrollo de NegociosP: Tipo de Documento - Procedimiento02: Número consecutivo dentro del proceso

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oLos responsables de cada proceso deben comunicar al Coordinador Nacional de Calidad, los documentos externos (legales y reglamentarios) que aplican a las actividades propias de su proceso, con el fin de mantener actualizado el formato SI-F-04 Listado Maestro de Documentos Externos. Los documentos externos se identifican y controlan mediante este formato

Identificación y control de documentos externos:

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Los responsables de los procesos deben garantizar el acceso a los documentos reglamentarios y su vigencia.

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o Los documentos obsoletos solo se conservan, en caso de ser necesario y solo son usados como soporte físico para evidenciar el historial de cambios surgidos en el documento. Estos documentos se identifican con el sello de “DOCUMENTO OBSOLETO” en la primera hoja.

Documentos Obsoletos:

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o Los delegados de Calidad de los Centros de Investigación y Estaciones Experimentales y el Coordinador Nacional de Calidad a nivel Central deben asegurar la destrucción de la documentación obsoleta del Sistema de Gestión de la Calidad.

Documentos Obsoletos:

La nueva serie de normas ISO 9000 ofrece grandes ventajas que permiten establecer un sis tema de calidad que fomente la mejora continua y que se refleje en incremento de calidad en los productos y servicios. Los prin cipales cambios con relación al modelo anterior son el enfoque de procesos, el énfasis en la medición, el incremento en la partici pación de la Alta Dirección, la disminución de los requisitos de documentación y el uso intensivo del ciclo planear-hacer-verificar y actuar.

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Conclusiones:

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