GUÍA FUNCIONAL DEL PORTAL DE PROVEEDORES · Una vez contestada la cotización y adjuntos los...

GUÍA FUNCIONAL DEL PORTAL DE

PROVEEDORES

IMPLEMENTACIÓN MICROSOFT DYNAMICS® 365 FINANCE &

OPERATIONS

Preparado para:

BEST PRACTICES CONSULTING, S. A. DE C. V.

Documento de Requisitos Funcionales

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Tabla de contenido

1 GESTIÓN DOCUMENTAL ..................................................................................................................... 2

1.1 Distribución del documento ........................................................................................................................ 2

1.2 Control de versión del documento ............................................................................................................. 2

2 RESUMEN EJECUTIVO .......................................................................................................................... 2

3 INFORMACIÓN DEL PROYECTO ......................................................................................................... 2

3.1 Objetivo ......................................................................................................................................................... 2

4 FUNCIONALIDAD EXISTENTE ............................................................................................................. 3

5 COTIZACIONES .................................................................................................................................... 5

6 CONFIRMACION DEL PEDIDO ............................................................................................................ 9

7 FUNCIONALIDAD REQUERIDA: ........................................................................................................ 10

8 CARGA DE XML A FACTURAS ........................................................................................................... 21

9 CARGA DE PDF A FACTURAS ........................................................................................................... 24

10 TRATAMIENTO A FACTURAS RECHAZADAS ................................................................................ 27

11 CARGA DE XML A COMPLEMENTOS DE PAGO ............................................................................. 29

12 CARGA DE PDF A COMPLEMENTOS DE PAGO ............................................................................. 32

13 ESTATUS DE FACTURACIÓN ........................................................................................................... 34

14 GLOSARIO ........................................................................................................................................ 37

15 OPINIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES FISCALES .................................................... 38

16 ACEPTACIÓN DEL DOCUMENTO ................................................................................................... 38

17 FIRMAS DE ACEPTACIÓN ............................................................................................................... 38


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1 GESTIÓN DOCUMENTAL

1.1 Distribución del documento

Nombre del responsable Puesto

Líder de proyecto

Rosario Castro Líder de proyecto BPC

1.2 Control de versión del documento

No. de

revisión

Fecha Modificado por Descripción de cambios

1.00 02/12/2019 Eduardo Crespo Creación inicial de documento

1.01 09/12/2019 Eduardo Crespo Modificaciones

1.02 16/12/2019 Eduardo Crespo Versión Final

2 RESUMEN EJECUTIVO

La finalidad del presente documento es comunicar las necesidades de negocio en los mismos términos

a los miembros del equipo de proyecto y el equipo técnico para garantizar que el producto satisface

los objetivos empresariales, exponer las actividades que se llevarán a cabo para la implementación del

Portal de Proveedores en los módulos que más adelante se detallarán.

3 INFORMACIÓN DEL PROYECTO

3.1 Objetivo

El objetivo de BPC es integrar todas las funcionalidades que actualmente pide el SAT respecto a los

complementos de pago. Por ello se llevará a cabo la implementación de dicha herramienta en D365

esto para proporcionar control y centralización de su información, con el fin de tomar las mejores

decisiones para sus procesos y estrategias de negocios.

Explotar las funcionalidades del sistema para la gestión de procesos y automatización de tareas

dependientes a aprobaciones.

Controlar y optimizar los recursos invertidos en las actividades del usuario.


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4 FUNCIONALIDAD EXISTENTE

ACCESIBILIDAD AL PORTAL

En esta sección se desarrollarán los pasos para que el proveedor pueda acceder al módulo de

Colaboración de Proveedor:

1) Se recibirá una invitación para la Colaboración de Proveedores vía correo electrónico. A

continuación, un ejemplo:

2) Dar clic en el botón “Introducción” y posterior a ello aparecerá una pantalla de acceso para que

registre su contraseña.

Nota: La contraseña que debe ingresar es la que corresponde a ese correo, sin intentar hacer

cambio de contraseña:


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3) Posterior a registrar su contraseña, aparece otra pantalla en la cual deberá Aceptar la

invitación, a través del botón “Aceptar”:

En ese momento aún no podrá acceder al portal y aparecerá un mensaje como el que se muestra a

continuación:

Nota: Hasta que se notifique sobre la correcta alta de su usuario en sistema Dynamics 365 se podrá

acceder y empezar a interactuar en el portal.


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5 COTIZACIONES

Invitaciones de Ofertas

Cuando los compradores envíen una invitación el número de cotización aparecerá en el espacio de

trabajo “Nuevas invitaciones de oferta”.

1. Haga clic en el formulario de Colaboración de proveedores > Espacios de trabajo > Oferta

del proveedor. Seleccionar Nuevas invitaciones de oferta.

2. El proveedor deberá entrar a la cotización, si es de su interés entrar a la opción oferta y si no

desde este momento rechazarla.


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3. Desde esta pantalla en el menu “Archivos adjuntos de solicitud de cotización” el proveedor

podrá revisar los archivos adjuntos o notas que el comprador haya hecho como requerimientos

o especificaciones para la compra en el encabezado de la cotización.

4. Cuanto se haya abierto la oferta la cotización pasará al espacio de trabajo “Ofertas en curso”.

5. Una vez accediendo a la cotización, el proveedor podrá revisar el o los artículos que se le

requieren, podrá colocar el precio y si es necesario algún comentario en cada una de las líneas

de la cotización.


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6. También podrá adjuntar la cotización o algún documento o comentario para que el comprador

pueda visualizarlo en el botón “Archivos adjuntos de Oferta”. Posteriormente después de cargar

los archivos, dar clic en “Enviar”.


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Una vez contestada la cotización y adjuntos los archivos necesarios el proveedor deberá enviar la

cotización.

Es importante tomar en cuenta la fecha de vigencia de la cotización , cuando esta fecha este vencida

el proveedor no podrá contestar la cotización.

Si el proveedor acepta el precio y las condiciones de la compra la cotización cambiará al espacio de

trabajo “Ofertas otorgadas”.


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Si el proveedor desea iniciar alguna negociación devolverá la cotización con cambios o notas, para que

el proveedor pueda aceptar o rechazar de nuevo con los cambios, en este caso la cotización estará en

el espacio de trabajo “Ofertas devueltas”.

En el caso de tener una oferta devuelta el proveedor deberá revisar los cambios o notas hechos por el

comprador y aceptar o rechazar de nuevo la cotización, estas negociaciones entre el comprador y

proveedor podrán realizarse durante todo el periodo de vigencia de la cotización.

6 CONFIRMACION DEL PEDIDO

Finalmente, después de que la oferta sea aceptada, el proveedor confirmará la O.C. lo cual el proveedor

podrá revisar en el espacio de trabajo “Pedidos de compras confirmados”.


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7 FUNCIONALIDAD REQUERIDA:

Agregar dentro del formulario de Colaboración de proveedor > Espacios de trabajo > Información

del proveedor los siguientes campos para la carga de documentos para proveedor tipo empresa:

En el apartado “Información del proveedor”, se deberá agregar un campo llamado Información de la

empresa para llenar y cargar los siguientes documentos en tipo PDF y deberán ser obligatorios los

campos con asterisco (*). Seleccionar el check-box “proveedor extranjero” únicamente si es el caso.

Posteriormente ingresar los documentos solicitados.


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• CURP / RFC (*) – se integrará por 18 caracteres alfanuméricos, los cuales se conforman de la

siguiente manera: Primera letra del primer apellido, Primera vocal del primer apellido, Primera letra

del segundo apellido, Primera letra del primer nombre, Fecha de nacimiento (año, mes y día),

género (H / M), Entidad de nacimiento, siguiente consonante del primer apellido, siguiente

consonante del segundo apellido, siguiente consonante del primer nombre y homoclave. Ejemplo:

“BADD110313HCMLNS09”


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• Acta constitutiva (*)


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• Estado de cuenta bancario (*)

• Swift – solamente cuando es proveedor extranjero o existan transacciones internacionales.


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• Comprobante de domicilio (*)


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• IFE / INE Representante legal (*)


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• Aviso de privacidad (*)


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• Cédula Identificación Fiscal / ID Tax (*)


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• Opinión del cumplimiento positiva (*)

Nota: En este apartado a desarrollar de los campos antes mencionados dentro del rubro llamado

Información de la empresa, con el objetivo de poder cargar los documentos solicitados en formato

PDF.


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IMPORTANTE. Todos los documentos deben cargarse obligatoriamente en formato PDF.

Nota: Esta imagen es de referencia para dicha personalización.

Nota: Esta imagen es una referencia de cómo se visualizarán la carga de documentos del proveedor.


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Ingresar información bancaria:

Dentro del formulario de Colaboración de proveedor > Espacios de trabajo > Información del

proveedor dar clic en más detalles y agregar campo llamado “Información bancaria”.

En este campo deberá contener la siguiente información para poder ser llenada por el administrador

de cuentas por pagar / usuario:

• Cuenta CLABE - está formada por un conjunto de 18 dígitos numéricos.

• Tipo de cuenta bancaria – Cuenta de ahorro, de cheques, de nómina, de inversiones, de

valores, Cuenta CLABE y otros. Para este listado será tipo combo box o desplegable para que el

usuario elija la opción necesaria.

• Número de cuenta bancaria - posee 20 dígitos.


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• Nombre del banco – por ejemplo: Banamex, Banorte, Santander, etc.

• Código SWIFT - está formado por 8 u 11 caracteres alfanuméricos.

Se debe respetar la validación: No mostrar campos SWIFT para proveedores nacionales. En esta

parte del proceso aún no se asigna el grupo al proveedor por lo que se habilitará un check-box para

indicar si es proveedor nacional o extranjero, esto únicamente para validación en los campos.

8 CARGA DE XML A FACTURAS

Ir al menú: Cuentas por pagar > Facturas > Facturas de proveedor pendientes > Pestaña: factura

de proveedor > Nuevo > De la recepción de producto.

Nota: El proveedor deberá cargar en la funcionalidad estándar del icono del clip ubicada en la parte

superior derecha los siguientes documentos: la factura sellada y firmada por el personal del cliente,

adicionalmente la recepción de materiales, orden de compra, notas de crédito, esto con el fin que sea

aceptada la factura.


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Seleccionar la o las recepciones de la orden de compra de las cuales se les cargará un XML y

posteriormente dar clic al botón Aceptar.

Crear un botón dentro del formulario facturas de proveedor pendientes donde podamos cargar el

XML, en el que luego se seleccionará desde el menú principal la opción: Carga XML.

En la siguiente pantalla de referencia se seleccionará el archivo XML de la factura que se va a cargar

mediante el botón Examinar.


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El sistema mostrará un mensaje con el error detectado si el XML no cumple con algunas de las

validaciones establecidas, de lo contrario, si el XML es correcto mostrará el mensaje: El proceso se

completó satisfactoriamente. Se debe de validar que dicha información dentro del XML exista.

1. Lugar de expedición: Domicilio de la matriz o de la sucursal y se asentará el código postal.

2. Método de pago: Se anotará si es pago en una sola exhibición (PUE), pago inicial y

parcialidades (PIP), o pago en parcialidades o diferido.

3. Forma de pago: Se expresará la clave de la forma de pago de los bienes o servicios amparados

por el comprobante, según el catálogo del SAT.

4. Versión Factura Electrónica: Es la adaptación actualizada de la factura electrónica

5. UUID o Folio Fiscal: Son las siglas en inglés del Identificador Universalmente Único. El UUID es

el equivalente a Folio Fiscal, está compuesta por 32 dígitos hexadecimales, mostrados en 5

grupos separados por guiones. Por ejemplo:

• 4a1b43e2-1183-4ad4-a3de-c2da787ae56a = No Válido

• 4A1B43E2-1183-4AD4-A3DE-C2DA787AE56A = Válido

6. RFC: Registro Federal de Contribuyentes es una clave alfanumérica que se compone de 13

caracteres. Los dos primeros, generalmente corresponden al apellido paterno, el tercero a la

inicial del apellido materno y el cuarto al primer nombre. Le sigue el año de nacimiento, mes y

día; los tres últimos dígitos son la homoclave que es asignada por el Servicio de Administración

Tributaria (SAT).

7. Importe: Cantidad de dinero que vale una mercancía o que figura en una factura, una cuenta,

una compra, etc.

8. Valor unitario: Es el precio por unidad de cada bien o servicio antes de aplicar los impuestos.

9. Clave Unidad: Dependerá del tipo de servicio y del giro del proveedor. De conformidad con el

catálogo_ClaveUnidad estandarizada con el catálogo publicado en el Portal del SAT, aplicable

para la cantidad expresada en cada concepto. La unidad debe corresponder con la descripción

del concepto.

10. Sello Digital SAT: Es un documento electrónico mediante el cual una autoridad de

certificación (SAT) garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave

pública.


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9 CARGA DE PDF A FACTURAS

Ir al formulario de Cuenta por pagar > Facturas > Facturas de proveedor pendientes. Dentro de

este formulario crear los campos para la carga de XML y adjuntar el PDF de la factura.

Solamente si la carga del XML a la factura fue exitosa, en la misma pantalla se habilitará el botón para

adjuntar archivos de tipo PDF si así se desea:

Nota: esta imagen es de referencia para el desarrollo requerido de este apartado.

Posteriormente, buscar y seleccionar el archivo en formato PDF de la factura que se desea adjuntar

mediante el botón Examinar:


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Una vez que el XML y PDF sean cargados exitosamente, se deberá agregar la funcionalidad estándar

de “Flujo de Tarea” en este apartado que posteriormente habilitará el botón ENVIAR para su aprobación

del administrador de cuentas por pagar.

Al dar clic en Enviar se podrá anexar un comentario como el que se muestra a continuación y dar Enviar:


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En este momento la factura se envía a flujo de aprobación para que el Área de Cuentas por Pagar valide

que toda la información es correcta, en caso de que se detecte alguna inconsistencia en los archivos

adjuntos la factura será rechazada y deberá tratarse bajo los pasos de la siguiente sección.

Proceso para el flujo de trabajo

Para agregar el flujo de trabajo para aprobación de la factura ir a Cuentas por pagar > Configurar >

Nuevo > Crear flujo de trabajo y seleccionar la que mas se adecue al proceso de aprobación de

facturas del proveedor. Es una funcionalidad estándar del sistema en D365.

IMPORTANTE:

Es importante que después de dar Enviar la pantalla se CIERRE para que el Área de Cuentas por Pagar

pueda hacer uso de la factura.


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10 TRATAMIENTO A FACTURAS RECHAZADAS

Todas aquellas facturas rechazadas, se visualizarán en la página principal de D365 > Elementos de

trabajo asignados a mi > Registro devuelto

Se utilizará la funcionalidad estándar de la plantilla para el envío de correos electrónicos o email, para

que el proveedor esté enterado del rechazo de sus facturas o documentación. Agregar dentro de este

formulario un campo de Flujo de tarea, para que después se pueda dar clic en la línea que se desea

recuperar, Registro devuelto > seleccionar el registro > dar Recuperar.


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Funcionalidad estándar del flujo de trabajo en D365.

Se deberá crear un botón llamado “Facturas rechazadas”, el cual permitirá visualizar la/s facturas en

este estado.

Posteriormente el proveedor, deberá ir al menú de Colaboración de proveedor > Facturación >

Facturas rechazadas y seleccionar la factura que se rechazó para Eliminarla:


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En ese momento se desvinculan los XML y PDF de la factura y se deberá seleccionar nuevamente la

recepción para realizar la carga del XML y PDF correctos desde el principio.

11 CARGA DE XML A COMPLEMENTOS DE PAGO

Crear un botón llamado Pagos de proveedor, en el cual se gestionarán los complementos de pago.

En cuanto se tenga esta funcionalidad, ir al menú Colaboración de proveedores > Facturación >

Pagos de proveedor.

Seleccionar el o los pagos para los cuales se cargará su XML del pago respectivo mediante el botón

Cargar XML del menú principal.

Nota: Esta imagen es referencia para la funcionalidad requerida.


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En la siguiente pantalla, seleccionar el archivo XML que se desea cargar mediante el botón Examinar.

El sistema mostrará un mensaje con el error si el XML no cumple con algunas validaciones

establecidas, de lo contrario, si el XML es correcto mostrará el mensaje: El proceso se completó

satisfactoriamente.

Nota: Se requiere que cuando el administrador de cuentas por pagar realice los pagos en la

funcionalidad estándar: Cuentas por pagar > Pagos > Diarios de pagos a proveedores, se emita un

reporte de las facturas pagadas al proveedor en el momento de la consulta y por medio de correo

electrónico y que se pueda visualizar el detalle del pago en el módulo Colaboración de proveedor. Se

requiere ver dicho reporte al hacer clic en el apartado de “Facturas pagadas”, este reporte se visualizará

cuando se haga el registro del pago de la factura.


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Los campos que se necesitan agregar y que se visualicen en el reporte que se vayan a generar son los

siguientes:

• Nombre del proveedor

• Folio de Factura

• Fecha Factura

• Descripción

• Monto

• Moneda

• Fecha de pago


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12 CARGA DE PDF A COMPLEMENTOS DE PAGO

En cuanto se tenga esta funcionalidad, ir al menú Colaboración de proveedores > Facturación >

Pagos de proveedor.

Solamente si la carga del XML del complemento de pago resulta exitosa, el usuario podrá anexar un

archivo en formato PDF al complemento de pago mediante el botón “Adjuntar PDF”.

Nota: Esta carga de información se debe realizar por lo botones antes mencionados NO con el icono

del clip que aparece del lado superior derecho en el menú principal:

Posteriormente, buscar y seleccionar el archivo en formato PDF que se desea adjuntar mediante el

botón Examinar:


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Tanto el XML y PDF para complementos de pagos cargados exitosamente, podrán visualizarse dando

clic al ícono del clip que aparece del lado superior derecho del menú principal:

Nota: Se requiere que el portal cuente con una funcionalidad dentro del formulario de Colaboración

de proveedor > Facturación > Pagos de proveedor, que al momento que el proveedor vaya a subir

el complemento de pago, lo relacione a la factura correspondiente. Con la finalidad de que a través

del portal se pueda conciliar complementos de pago con facturas pagadas y tener identificados si

las facturas ya pagadas cuentan con su respectivo complemento y para las que no, entonces muestre

una notificación al proveedor de falta de complementos.


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13 ESTATUS DE FACTURACIÓN

El módulo de Colaboración de proveedores permitirá visualizar en tiempo real el estatus de las facturas

a través del menú FACTURACIÓN:

Los estatus que pueden visualizarse son los siguientes:

1. Borrador: En este menú se visualizan todas aquellas facturas cuya carga de XML fue exitosa.

2. Enviada sin aprobar: En este menú se visualizan todas aquellas facturas que son enviadas a Flujo

luego de que su carga de XML fue exitosa.

3. Aprobadas sin pagar: En este menú se visualizan todas las facturas que el Área de Cuentas por

Pagar ha aprobado, pero aún no se han pagado.

4. Pagado: En este menú se visualizan todas las facturas que ya han sido pagadas.


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Validación de facturas por subtotal

Cuando el proveedor cargue una factura ligada a una entrega de mercancía desde el Portal, se debe

validar que el subtotal del XML de la factura coincida con el de la Orden de compra a recibir.

Proceso para validar el XML con la orden de compra

Para realizar este proceso, se debe de entrar al siguiente formulario Cuentas por pagar > Todas las

órdenes de compra. Seleccionar aquellas órdenes de compra que se encuentren en Estado de orden

de compra “Facturado” y en Estado de aprobación “Confirmado”.


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Monto subtotal de O.C.

Ir a la Orden de Compra > Ver > Totales

Para hacer la validación contra el XML, se debe crear un campo dentro del apartado de Orden de

Compra, “Validar XML”, hacer el match con el CFDI en el sistema de D365.


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Los campos que se necesitan considerar dentro del XML para hacer la verificación contra la orden de

compra son las siguientes:

• Subtotal

• Código de artículo

• Fecha

• Impuesto

Monto subtotal en XML.

Nota: Esta imagen es de referencia para dicha funcionalidad.

14 GLOSARIO

No. Término Descripción

1 CFDI Comprobante Fiscal Digital.

2 SAT Secretaria de Administración Tributaria.

3 UUID Folio Fiscal de un CFDI.

4 RFC Registro Federal de Contribuyentes.

5 Sello Digital Es el resultado de firmar la cadena original que se obtiene de la factura electrónica, expresada en base64, en la cual viene información codificada


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No. Término Descripción

que está asociada al emisor de la factura electrónica (o cualquier otro CFD) y a los datos de la misma

5 XML Extensible Markup Language (Lenguaje de Marcas Extensible)

6 O.C. Orden de Compra

7 CURP

Clave Única de Registro de Población, es un código alfanumérico único de identidad de 18 caracteres utilizado para identificar oficialmente tanto a residentes como a ciudadanos mexicanos de todo el país.

8 SWIFT

Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (por su siglas en inglés), es un conjunto de dígitos que emplean los bancos para que sus clientes puedan realizar operaciones internacionales, especialmente para que puedan enviar o recibir dinero.

15 OPINIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES FISCALES

Se solicita que en la sección Información del proveedor, los proveedores puedan cargar la opinión de

cumplimiento positiva, específicamente en los documentos que debe cargar el proveedor.

16 ACEPTACIÓN DEL DOCUMENTO

Best Practices Consulting acepta todas las secciones contenidas en este documento referente al portal

de proveedores.

17 FIRMAS DE ACEPTACIÓN

Este documento se aprueba en Querétaro el día 09 de diciembre de 2019.

Date post:	07-Apr-2020
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