H2-001 SOP Penyimpanan Dokumen Revisi

5/26/2018 H2-001 SOP Penyimpanan Dokumen Revisi

1/15

PTDEAN SHOES

Nama File Versi A/0

HalamanPage of 15

DepartmentRECRUITMENT

Nomor FileH2-001

1. Tujuan:Objective :

Prosedur ini dibuat untuk mengatur tata cara penyimpanan dan peminjaman dokumen surat

lamaran atau CV supaya terciptanya system dokumentasi yang rapi, memastikan surat lamaran

atau CV tersimpan dengan baik dan rapi, dan terjaganya data informasi data pelamar.

This procedure is designed to regulate lending procedures for document storage and job

application letter or curriculum vitae in order to create a neat system documentation, ensure

that job application letter or personal profile is stored properly and nealty, and preservation

of data information data of applicants.

2. RuangLingkup:Scope

2.12.2

This procedure is applicable and used in PT. Dean Shoes, in terms of PT. Dean Shoes

2.1. Penyimpanan dokumen surat lamaran pekerjaan yang meliputi kegiatan pengumpulan,pemberian kode dan cek list, input data karyawan ke data base, penomoran dokumen,

sortir,simpan dokumen lamaran.

Document storage application letter that includes the collection, coding and check lists,

employee data input into the data base, document numbering, sorting, save the application

document.

2.2. Peminjaman dokumen surat lamaranyang meliputi pengambilan, penyerahan dan pencatatandokumen surat lamaran.

Borrowing documents job application letter that includes the retrieval, delivey and recording

of documents application letter book of receipts.

3. Definisi:Definition

CVPengumpulan CV

a. Melamar langsung ke Perusahaan

Pelamar datang langsung ke perusahaan dengan membawa surat lamaran pekerjaan dan CV.

CV


2/15

PTDEAN SHOES

Nama File Versi A/0

HalamanPage of 15


Nomor FileH2-001

Applicants come directly to the company by bringing the job application letter and CV.

b. post

Surat elektronik adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer

(misalnya internet)

Electronic Mail / Email are a means to send to send a letter through the computer

network (e.g. Internet).

c. Job Fair

Job Fair atau bursa kerja adalah suatu cara bagi perusahaan dan para head hunter

menemukan orang yang tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan.

Job Fair or the job market is a way for the company and the head hunter to find the

right people to fill job openings.

d. Kerjasama dengan sekolah dan lembaga

Kerja sama dengan sekolah adalah bentuk hubungan yang dilakukan oleh Perusahaan

dengan pihak sekolah yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan karyawan dan untuk

kepentingan sekolah sekolah dalam menyalurkan lulusannya.

Cooperation with schools is a form of connections made by a company with schools that

aims to meet the needs of the employees and for the interests of the schools delivering

graduates.

Personil Folder

a. CV Daftar Riwayat HidupCurriculum Vitae adalah suatu halaman yang berisi tentang data pribadi, background

sekolah, pengalaman kerja dan lain sebagainya yang ditujukan untuk melamar suatu

pekerjaan.

CV is a page that contains personnal data, school background, work experience etc. Are

intended to apply for a job.

b. Biodata karyawan

Biodata karyawan adalah data-data personal dari seorang karyawan yang biasanya meliputiusia, jenis kelamin, status perkawinan, masa kerja, dll.

Biodata employees are personal data of an employee who usually include age, gender,


3/15

PTDEAN SHOES

Nama File Versi A/0

HalamanPage of 15


Nomor FileH2-001

material status, years of service, etc.

4. TanggungJawab:4.1

PengumpulPengumpul CV : Departemen HRD bagian rekruitmen yang ditunjuk bertanggung jawab atas

pengumpulan, pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen;

The collecting CV : HRD department appointed recruitment section is responsible for the

collection, identification, inspection and storage of documents;

4.2 4

CV calon karyawan yang sedang proses seleksi menjadi tanggung jawab bagian rekruitmen.

CV candidates which are selection process is the responsibility of the recruitmen.

4.3

Surat lamaran karyawan yang sudah diterima menjadi karyawan PT. Dean Shoes menjadi

tanggung jawab bagian personalia. PT. Dean Shoes

Cover letter that has been accepted to be employees of PT. Dean Shoes is the responsibility of

the personnel.

5. Peraturan Manajemen:5.1 CV MENYIMPAN DAN Cara dan memanajemennya

5.1.1 Prosedur Pengumpulan Surat LamaranCollecting Job application letter Procedure

5.1.1.1Kotak Surat Lamaran Pekerjaan

Mailbox Employment Application

Pengambilan cv dari kotak surat 4 kali sehari, dua kali di pagi hari dan duakali di sore hari. 4

2 2

Taking the CV from the mail box 4 times a day, twice in the morning and


4/15

PTDEAN SHOES

Nama File Versi A/0

HalamanPage of 15


Nomor FileH2-001

twice in the afternoon.

5.1.1.2Langsung dari PosFrom post

Surat lamaran kerja dari pos diterima oleh satpam

Job application letter from the post received by the security guard.

5.1.1.3Job Fair, Sekolah , Lembaga lainnyaJob fair, School partnership, other

a.Penerimaan surat lamaran kerja oleh staff rekruitmen.

b. Proses interview jika dilakukan di tempat job fair

Interview candidates by recruitment staff at the stand

c. Jika tidak ada interview, surat lamaran kerja dibawa ke kantor dandisimpan.

CV of applicants that were not being interviewed should be brought

back to the office for farther contact.

5.1.2 Prosedur Penyimpanan Surat Lamaran

Storage Procedures Job Applications Letter

5.1.2.1 PengumpulanSurat Lamaran PekerjaanCollection of Job Application Letter

Surat-surat yang berasal dari kotak surat, pos, lembaga pendidikan, email

dikumpulkan oleh bagian rekruitmen.

The letters from mailboxes, postal, educational institutions, the email is

collected by the recruitmen section.

5.1.2.2 Pemberian Kode dan Chek list Surat Lamaran Pekerjaan.

Giving of the code and checklist the content of the job appications letter.


5/15

PTDEAN SHOES

Nama File Versi A/0

HalamanPage of 15


Nomor FileH2-001

Surat lamaran pekerjaan diberi nomor dokumen, kode dokumen dan dicheck isi

dokumen surat lamaran.

Job application letter was given number documents, document code and

checked the contents of the document of job application letter.

5.1.2.3 Kode Dokumen dan Check List :5.1.2.3.1 Document Code

Surat lamaran diberi kode dokumen untuk memudahkan pencarian

calon karyawan. Pemberian Nomor kode berdasarkan jenis kelamin,

usia, pendidikan, pengalaman atau non pengalaman, pengalaman

sepatu atau non sepatu dan status pernikahan.

Cover letter was coded documents to facilitate retrieval of

documents. Granting code numbers based on gender, age,

education, experience or the non experience, experience shoes or

nonshoes, and marital status.

W / 25 / SMP / P / NS / BK

kode dokumen surat lamaran kerja ditempel disebelah kiri bawahamplop lamaran.

5.1.2.3.2Check List isi Surat lamaran Pekerjaan

Checklist Job Application Letter

Checklist surat lamaran kerja ditempel di sebelah kiri bawah amplop

lamaran.

Job application letter checklist taped to bottom left of theapplication envelope.

StatusShoes / Non Shoes/

Pengalaman ( Experience / Non Experience)

Pendidikan (Education)

Usia (age)

Jenis Kelamin (Gender)


6/15

PTDEAN SHOES

Nama File Versi A/0

HalamanPage of 15


Nomor FileH2-001

5.1.2.4 Memasukan data calon pelamar ke komputer

Inputs data the applicants to computer

Masukan data calon pelamar ke komputer meliputi: Nama, Alamat, Tempat/tanggal

lahir, usia, pendidikan dll.

Inputs data the applicants to computer, include : Name, address, place / date of

birth, age, education etc.

5.1.2.5 Penomoran Dokumen

Document numbering

Untuk menentukan kode dan tempat menyimpan surat lamaran pekerjaan.

To define document code and a place to store job application letter.

20110914 0001

5.1.2.6 Simpan Save

Simpan surat lamaran pekerjaan sesuai nomor dokumen di lemari besi.

Save the job application letter, according to number documents in the vault / filing

cabinet.

Nomor Urut / Serial Tanggal / Date

Bulan / Month

Tahun / Year

:

:

:

Posisi Yang Dilamar :

No Jumlah

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Kode Dokumen

110927-0001

W / 25TH / SMA / P / S / K

Foto copy kursus/pelatihan

Surat Keterangan Dokter

Foto copy NPWP

Foto copy Kartu Tanda Pencari Kerja

Foto copy SKCK

Foto copy Kartu Keluarga

Foto copy pengalaman kerja

Foto Copy KTP

Foto Copy Izajah

Foto copy Transkrip Nilai

Surat Lamaran Kerja

Daftar Riwayat Hidup

Nama Dokumen

Pas Foto

No Dokumen

Nama Pelamar Andini

HRD

Kepada Yt. :

HRD PT. DEAN SHOES


7/15

PTDEAN SHOES

Nama File Versi A/0

HalamanPage of 15


Nomor FileH2-001

5.1.3 5.1.3.1 Surat lamaran pekerjaan/ CV yang masuk dan lulus seleksi untuk menjadi

karyawan PT. Dean Shoes diserahkan ke bagian personalia.

PT. Dean Shoes

Job application letter / CV to incoming and pass the selection to be employees of

PT. DS submitted to the Personnel Section.

5.1.3.2 Dokumen pendukung untuk diserahkan dari bagian rekruitmen ke bagian

personalia adalah

The supporting documents to be submitted from Recruitment section to

personnel section are:

a. CV

b. Ijasah/Sertificat/Transkrip

c. Sertifikat pendukung (jika ada)/Certificate support (if any)()d.SKCK / Record Police

e. KTP

f. Form test tertulis/ Written Test Form

g.Form penilaian interview /Interview Form

h.Form pengajuan gaji/Form submission of salary

5.1.3.3 Penyerahan Surat lamaran pekerjaan/ CV dari rekruitmen ke personalia harus

disertai dengan tanda terima penyerahan Surat lamaran pekerjaan/CV.

Delivery of Letter of job applications / CV from the recruitment to the personnel

must be accompanied by delivery receipt letter job application / CV.

5.1.3.4 Surat lamaran pekerjaan/ CV yang tidak lulus disimpan oleh bagian rekruitmen

sebagai dokumentasi

Job application letter / CV that does not pass stored by the recruitment section

as documentation

5.1.4 Prosedur Penyimpanan Dokumen Surat Lamaran Kerja/ CV yang tidak lulus tes.

Procedures Document Storage Cover Letters Job / CV does not Passed The Test.


8/15

PTDEAN SHOES

Nama File Versi A/0

HalamanPage of 15


Nomor FileH2-001

(Reject)

5.1.4.1Surat lamaran pekerjaan/ CV calon karyawan yang tidak lulus seleksi disimpan

oleh bagian recruitmen.

Job application letter /CV candidates who do not pass the selection stored by

the recruitmen.

5.1.4.2Penyimpanan dokumen surat lamaran yang tidak lulus seleksi disimpan

berdasarkan tanggal tes interview.

Document storage cover letter that does not pass the selection stored by date

test.

5.1.4.2Dokumen surat lamaran disimpan paling lama minimal 3 tahun.

3

The document cover letter stored at least 3 years old.

5.3Tata Tertib Peminjaman Surat Lamaran atau CVBorrowing Code Of Conduct Application Letter or CV

5.3.1. Menanyakan surat lamaran yang akan dipinjam.

To ask letter of application work will borrowed.

5.3.2. Kunjungi Filing Cabinet sesuai kode yang telah ditentukan.

Visit filing cabinet

5.3.3. Cari dan ambil surat lamaran pekerjaan yang dipinjam dan ganti dengan bon

pinjaman.

Search and take job application letter that will be borrowed and replace with

lending bon.

5.3.4. Catat surat

lamaran yang dipinjam dibuku peminjaman.

Record the letter application which borrowed the book of borrowing.

5.3.5. Peminjam dilarang melakukan hal hal yang dapat mengakibatkan kerusakan

dokumen surat lamaran pekerjaan secara fisik maupun informasinya, seperti

a)

b)


9/15

PTDEAN SHOES

Nama File Versi A/0

HalamanPage of 15


Nomor FileH2-001

Borrowers are prohibited from doing things - things that can cause damage to

document a cover letter work physically as well as information, such as:

a. Memberi catatan, tanda/coretan dengan cara apapun pada dokumen suratlamaran;Giving a note, sign / graffiti in

any way on the document cover letter;

b. Mengubah susunan/penataan sesuai aturan aslinya.Changing the composition / arrangement according to the original rules.

5.3.6.Peminjam bertanggungjawab sepenuhnya atas dokumen surat lamaran yang sedang

dipinjam.

The borrower is solely responsible for the document cover letter that is being

borrowed.

5.3.7.Setelah selesai dipergunakan, dokumen surat lamaran pekerjaan harus dikembalikan

secara utuh/lengkap kepada bagian rekruitmen.

Once completed employed, job application letter documents must be returned in

full / complete to the recruitmen.

6. Dokumen Terkait:6.1.Surat Lamaran Kerja / Job Application Letter

6.2.Daftar Riwayat Hidup/Curriculum Vitae

6.3.Ijasah/Sertificat/Transkrip

6.4.Sertifikat pendukung (jikaada)/Certificate support (if any)()

6.5.Etc.

7. Form - form Terkait:7.1.Form test tertulis/ Written Test Form

7.2.Form penilaian interview

7.3.Form pengajuan gaji/Form submission of salary

7.4.Form peminjaman/Letter Of borrowing


10/15

PTDEAN SHOES

Nama File Versi A/0

Halaman

Page of

15


Nomor FileH2-001

8. Flow Chart:8.1. Diagram alir prosedur penyimpanan surat lamaran

INPUT PROCESS OUTPUT

Recruitment

Recruitment

Personnel

Mulai

PengumpulanSuratLa

maran

Collection of

JobApplication Letter

Pengkodean dan CheckList

The coding and checklist

Input kedatabese

Input data the applicants to

computer

Penomoran Dokumen

Document numbering

Sortir

Sorting

SimpanSave the job application

Selesai

The end

Seleksi Lamaran

SelectionApplication

Test

Periksa Dokumen

Check Document

Simpan

Save the job application

Selesai

The end

A

A

N

Y


11/15

PTDEAN SHOES

Nama File Versi A/0

Halaman

Page of

15


Nomor FileH2-001

8.2. Diagram alir prosedur peminjaman surat lamaran kerja Flow chart Borrowing procedure job application letter

INPUT PROCESS OUTPUT

Recruitment

Mulai

Menanyakan surat lamaran

yang akan dipinjam.Ask

the letter ofapplication to

be borrowed

Kunjungi filing cabinet

Visit filing cabinet

Ambil surat lamaran kerja.

Catat surat lamaran yang

dipinjam dibuku peminjaman.

Record the cover letter that

was borrowed in the

borrowing book.

Serahkan surat lamaran

Submit the job appication to

borrower

Selesai

The end


12/15

PTDEAN SHOES

Nama File Versi A/0

Halaman

Page of

15


Nomor FileH2-001

Attachment 1

Borrowing Archives FormTanggal :

1. Document No :

2. Document Code :

3. Letter Of Date :

4. Case Of Letter :5. Name Of Borrower :

a. Department :

b. Position :

Karawang,..........................2011

Provided By, Borrowed,

( ) ( )

Return Date:

Returned by, Accepted,

( ) ( )


13/15

PTDEAN SHOES

Nama File Versi A/0

Halaman

Page of

15


Nomor FileH2-001

Attachment 2

Buku Tanda Terima Peminjaman

No.

Nama Peminjam

Name Of Borrower

Departemen

Department

File yang dipinjam

Borrowed File

Ttd Peminjam

Signature

Ttd HRD

HRD PIC Signaute

Tanggal Kembali

Return Date

TTD HRD

HRD PIC Signature

Keterangan

Remarks


14/15

PTDEAN SHOES

Nama File Versi A/0

Halaman

Page of

15


Nomor FileH2-001

Attachment 4

SURAT PEMINJAMANLETTER OF BORROWING

Pada hari ini,___________tanggal,____________Bulan,________________ tahun____________

In Today,______________Date,______________Month,_______________Year_____________

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama :_____________________________

Name

NIK :_____________________________

Personnal Number

Departemen :_____________________________

Department

Menyatakan meminjam dokumen berupa :

Stating Borrowing a document the form:

No

Item

Code Document

Amount

Conditon

1 CV 2011-09-2001 1 Good

Keperluan/Need :____________________________________

Jangka Waktu Peminjaman/ :____________________________________

Duration of Borrowing

Dengan ini kami menyatakan bersedia untuk menjaga dan memelihara kondisi dokumen tersebut dan mengembalikan

dalam kondisi dan jumlah sesuai pinjaman.

We hereby declare willing to preserve and maintain the condition of the document and returns the appropriate

conditions and the amount of borrowing.

Diketahui Oleh,

Acknowledged by ,Kepala Departemen dari peminjam,

Head Of Department borrowers

Peminjam,

Borrowers ,

Vice Manager ( ) ( )


15/15

PTDEAN SHOES

Nama File Versi A/0

Halaman

Page of

15


Nomor FileH2-001

Attachment 5

Date post:	16-Oct-2015
Category:	Documents
Upload:	hendragt
View:	125 times
Download:	2 times

H2-001 SOP Penyimpanan Dokumen Revisi

Documents