2
Door Ivo Zandhuis* Het gebruik van Encoded Archival In het project Digitale Toegang Nationaal Archief wordt nagestreefd de toegangen van het Nationaal Archief op een digitale wijze beschikbaar te stellen. Door daarbij te kiezen voor Encoded Archival Description (EAD) kunnen de digitaal opgeslagen toegangen op verschillen- de manieren worden gebruikt. Op 3 maart verscheen de eerste toegang op de website waar- bij het publicatietraject is verlopen met behulp van EAD.1 In dit artikel wordt kort omschreven wat EAD is, hoe het Nationaal Archief ertoe kwam om voor EAD te kiezen en wat de toekomst van het project kan brengen. EAD is een standaard voor het vastleggen van archiefinventarissen in een geautoma- tiseerd systeem, gebaseerd op eXtensible Markup Language (XML)? De verschillen- de onderdelen die in een toegang zijn te onderscheiden, zoals het inventarisnum- mer, de omschrijving en de datering, wor- den daarbij in een tekstbestand voorzien van markeringen. Dankzij deze markerin- gen kan vervolgens worden vastgelegd hoe dat onderdeel moet worden weergegeven op het Internet of op papier. Het Nationaal Archief kiest er bijvoorbeeld voor om de inventarisnummers die kunnen worden gebruikt voor het aanvragen van een stuk op internet in oranje weer te geven. Geavanceerde zoekmachines kunnen straks op basis van deze markeringen zoe- ken in specifieke onderdelen van een toe- gang, zoals de datering. EAD is gebaseerd op de archiefstandaard ISAD(G): General International Standard Archival Description.3/4 Het belangrijkste concept van ISAD(G) is multilevel descrip- tion. Multilevel description gaat uit van de idee dat een archief kan worden beschre- yen door het beschrijven van het geheel, de delen van het geheel en de delen van de delen enzovoorts. Elk niveau kan door 26 Afbeelding uit ISAD(G) AppendixA, waarin de relatie tus- sen de verschillende niveaus wordt uitgelegd. archievenblad elementen worden beschreven en de infor- matie geldt voor elk onderliggend niveau. In EAD wordt dit mogelijk gemaakt door de onderdelen van de toegang in elkaar te nesten. Voordelen Vanuit technisch oogpunt zijn er veel mogelijkheden om een toegang in een computer op te slaan. EAD biedt enkele belangrijke voordelen. Allereerst is een toegang in veel opzichten een tekstueel document. Naast de zeer gestructureerde informatie in de eigenlijke toegang, zijn er ook inleidende teksten, voetnoten en bijlagen. XML is bij uitstek geschikt om een dergelijke tekstueel docu- ment te structureren. Met behulp van EAD word en alle onderdelen van een toegang in een XML-document vastgelegd. EAD biedt vanwege deze documentaire aanpak de benodigde flexibiliteit om verschillende soorten toegangen te markeren en toe- komstige ontwikkelingen te kunnen inbouwen. Ten tweede is EAD een internationale stan- daard. Hierdoor kunnen de toegangen dus zonder verdere bewerking word en uitgewis- seld. Een EAD-document is daarmee onaf- hankelijk van de toepassing waarin de toe- gang is gemaakt en wordt opgeslagen. EAD bij het Nationaal Archief Het Nationaal Archief kwam in aanraking met EAD door de toepassing van deze stan- daard bij het TANAP-praject, alwaar twee medewerkers pleitten voor het gebruik van deze standaard bij het publiceren van toe- gangen over de vac, afkomstig uit allerlei landen in de wereld.5 De opgedane kennis en ervaring werden vervolgens verder uitgebreid voor toepas- sing voor toegangen van het Nationaal Archief. Er zijn richtlijnen opgesteld waar- in werd vastgelegd welke onderdelen van EAD in welke situatie worden gebruikt. Er is eenvoudige, experimentele software ontwikkeld om deze richtlijnen te contra- leren. mei 2003 De ultieme test van het idee om EAD te gebruiken was de publicatie van de inven- taris van het archief van het Kabinet van de Minister-President. Deze grate inventa- ris werd gemaakt in MAIS. Vervolgens werd er in plaats van een uitdraai in Word een uitdraai naar een tekstbestand gemaakt. Dit tekstbestand we I'd nabewerkt tot een volledig EAD-bestand. Een in XML gespecialiseerd bedrijf ontwikkelde soft- ware voor de transformatie van EAD naar HTML. De uitvoer van deze transformatie is door de vormgever van de web site in het ontwerp .ingepast. Een en ander is nog verre van ideaal, maar de eenvoud waar- mee nu publicaties op verschillende media en in verschillende stijlen kunnen worden gepraduceerd, leverde het bewijs dat het gebruik van EAD belangrijke voordelen kan opleveren. De toekomst In de nabije toekomst worden meerdere toegangen in samenwerking met de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) in Winschoten omgezet naar een EAD- bestand. Deze worden op dezelfde wijze op de website gepubliceerd. Indien een grater aantal toegangen wordt omgezet naar EAD, zal de behoefte gaan bestaan aan een systeem dat bijhoudt wie wijzigingen mag doorvoeren en wat de laatste versie is. Daarnaast wordt de haal- baarheid onderzocht van extra functies, zoals de publicatie op de website zonder tussenkomst van een web master en de publicatie op papier. Natuurlijk kunnen daarnaast ook zeer geavanceerde zoek- en printfuncties word en ontwikkeld. Allereerst zal echter de huidige presentatie een belangrijke verbeterslag ondergaan. * Ivo Zandhuis is informaticus en werkzaam als zelf· standig adviseur op het gebied van de digitale ont- sluiting van culturele informatie. In deze hoedanigheid is hij betrokken bij het hier beschreven project Digitale Toegang Nationaal Archief (DTNA). 1. www.nationaalarchief.nl/co Ilectie/zoeken/t oegan- genl 2. www.loc.gov/ead/ 3. www.ica.org/biblio/cds/isad_g_2e.pdf 4. Schie, Henny van, 'ISAD(G), De standaardv()or archivistische beschrijving', in: Archievenblad, maart 2001. 5. www.tanap.net/
