www.pwc.nl
Hot topics treasury seminarTreasury Post-Crisis
SEPA / Payment & Innovation
Marinus van Tol,Deputy Treasurer Essent N.V.
Ernes Zelen
14 juni 2012
What is SEPA..SEPA is a new payment scheme, which is standardised.
• For credit transfers and direct debitsthere will be no distinction betweennational and cross-borderpayments
• SEPA payments are bundled together
• Lower fees• Faster processing• Faster creditting• Easier new market access
• One payment format for all banks
2014 Regulation How it affects payments
PwC
• SEPA payments are bundled togetheras a single file for processing, theonly acceptable file format will beISO 20022 XML
• SEPA direct debit works differentthan most existing direct debitschemes.
• One payment format for all banks• XML files contain more payment info• No modification of payment data
• Mandate information transmission to banks.• New timelines.• Other revocation periods (PSD)
14 juni 20122
Hot topics treasury seminar - Treasury Post-Crisis
SEPA Compliancy QuadrantS
ign
ific
an
ce
High
ERPfunctionality for
SEPA CT
Bank commssetup for SEPA
CT
Payment fileformats must be
updated
Clientcommunication
BIC and IBANconversion
Change of timingin direct debit
runs
Res
po
nsi
bil
ity
Treasury&Tax
ICT
Billing
LegalRevocatedpaymentprocesses
Rejectedpaymentprocesses
PwC
Sig
nif
ica
nce
Complexity
Low
Low High
ERPfunctionality for
SEPA DD
Extra mandateinformation
New DirectDebit mandate
document
Bank commssetup for SEPA
DD
Direct debitrevocationmeasures
Update ofpaymentbooking
rulesGeneral terms of
business Receivables atrisk
measurements
Update paymentmethod in
master data
ExtraClient/vendormaster data
Tax situation
14 juni 20123
Hot topics treasury seminar - Treasury Post-Crisis
SEPA Opportunity QuadrantO
pp
ort
un
ity
High
Res
po
nsi
bil
ity
Treasury&Tax
Centralization ofoutgoingpayments
Centralization ofincomingpayments
Taxsituation
Optimize cashpooling
Cash flowvisibility
improvement
Cashforecasting
improvement
Paymentfactory
Swiftconnec-
tivity
In-house
banking
Global bankaccount
management
Bankrationa-lization
Bankselection
AccountsPayable
Paymentrouting
AccountsReceivable
PwC
Op
po
rtu
nit
y
Complexity
Low
Low High
BIC andIBAN
validation
Service bureauimplementation
3SKeySecurity
Bank accountrationa-lization
14 juni 20124
Hot topics treasury seminar - Treasury Post-Crisis
SEPA Opportunity Quadrant (Order-to-Cash)O
pp
ort
un
ity
High
Res
po
nsi
bil
ity
Treasury&Tax
Credit&Collections
Billing
AccountsReceivableMotivate
customers to useDirect Debit
Finboxelectronic
invoice
Electronicinvoicing(edi,xml)
Improve externalmandate workflow
Electronicinvoicing
(pdf,email)
Collectionshared services
Enhancedcollections
Sales
Use of newpaymentschemes
PwC
Op
po
rtu
nit
y
Complexity
Low
Low High
Enhancedtooling for
reconciliation
Centralizedincomingpayments
Debtor riskdifferen-tiation
Outsourcedprinting of
invoices
Flexibelbillruns
Basicprocesses
Standardtooling for
reconciliation
Disputehandling
14 juni 20125
Hot topics treasury seminar - Treasury Post-Crisis
SEPA Opportunity Quadrant (Procure-to-Pay)O
pp
ort
un
ity
High
Res
po
nsi
bil
ity
Treasury&Tax
Procurement
AccountsPayable
Inventory
Centralizedoutgoingpayments
Variable vendorcredit terms (SCF)
Scan & OCR ofincoming paper
invoices
Automated 3-way match
Electronic invoiceproc.
(xml,edi,email)
EvaluatedReceipt
Settlement
3rd partyinvoice
handling
Upload ofincoming
invoice data
PwC
Op
po
rtu
nit
y
Complexity
Low
Low High
Enhancedtooling for
reconciliation
Trusted paymentfile principle
Use ofpurchase
orders
DailyPayment run
Standardtooling for
reconciliation
Use of goodsreceipt
Basicprocesses
14 juni 20126
Hot topics treasury seminar - Treasury Post-Crisis
Vragen?
T: +31 (0) 88 792 7199
© 2012 PwC. All rights reserved. Not for further distribution without the permission of PwC."PwC" refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited(PwCIL), or, as the context requires, individual member firms of the PwC network. Eachmember firm is a separate legal entity and does not act as agent of PwCIL or any othermember firm. PwCIL does not provide any services to clients. PwCIL is not responsible orliable for the acts or omissions of any of its member firms nor can it control the exercise of theirprofessional judgment or bind them in any way. No member firm is responsible or liable for theacts or omissions of any other member firm nor can it control the exercise of another memberfirm's professional judgment or bind another member firm or PwCIL in any way.
Ernes Zelen
Director
Uit een RWE-Essent presentatievoor senior management:
• SEPA implementation is a must do, as not complying would
lead to full termination of receipt of incoming payments and
inability to fulfil payment obligations.
• Therefore execution of the SEPA Programme is a matter of
INTERNAL USE 914 juni 2012-PWC Workshop
• Therefore execution of the SEPA Programme is a matter of
business continuity. We have to start now.
Het heeft een paar jaar geduurd voordat we hier waren …
Doelstelling presentatie
Hoe wordt het implementeren bij Essent aangepakt, waar
staan we, wat zijn ervaringen tot nu toe.
Onderwerpen
Positionering/overzicht Essent
Betalingsverkeer bij Essent
INTERNAL USE 1014 juni 2012-PWC Workshop
Betalingsverkeer bij Essent
Waar heeft SEPA invloed
Programma-aanpak
Te maken keuzes
Aandachtspunten
Geleerde lessen
Essent corporate structure
Marketing
Financial Services
People Services
…
ServiceUnits &
Supporting
B2C
/H
ousehold
s
B2C
/Sm
all
Mediu
m-s
ized
Ente
rpris
es
B2B
LabelX
LabelY
…Sale
sPortfo
lioM
anagem
ent
Busin
ess
Develo
pm
ent
Genera
tion
Essent
LocalEnerg
ySolu
tions
INTERNAL USE 1114 juni 2012-PWC Workshop
SEPA impact: large/significant
SEPA impact: none/generic
(1) IT
…
…
SupportingStaff
Customer-orientedBusiness Units
siz
ed
Ente
rpris
es
Sale
sPortfo
lioM
anagem
ent
Essent
LocalEnerg
ySolu
tions
Note: (1)IT as Service Unit will not be specifically impacted by SEPA, however,significant effort is required from IT perspective to reach SEPA-compliancy for Essent.
BU/SU profiles• Number of customers varies per BU between several thousand to almost two million.
BU Systems
(finan.syst)
Billing &
invoicing dept
street
Bank (3) House
style
Customer
Payment (4)
B2C/HH SAP IS-U(1) Own TNT ABN AMRO Essent AI, ACC, FB
B2C/SME SAP IS-U(1) Own TNT ABN AMRO Essent AI, ACC
B2B Ferranti (2) Own Own RBS Essent AI, ACC
INTERNAL USE 1214 juni 2012-PWC Workshop
ELES Ferranti(2) Own Own ABN AMRO Essent AI, ACC, FB
Other labels Nexant, own
(Navision,
Exact)
Own Local ABN AMRO
RBS
own AI , manual
Financial Services (SAP FICO) Own Local RBS, DB Essent SEPA CT
PeopleServices SAP HR Own + FS Local RBS Essent
Note: (1) IS-U shared by B2C/HH and B2C/SME; IS-U(2) Ferranti = MECOMS; separate implementations
(3) DB = Deutsche Bank(4) AI = Automatische Incasso, FB = FinBox, ACC = Acceptgiro
Kenmerken betalingsverkeer Essent
• 3 relatiebanken in Nederland, 1 in Duitsland en 4 in België
• >2 miljoen klanten
• 4500 medewerkers
• >100.000 betalingen aan leveranciers
• Circa 23 mln. automatische incasso’s per jaar
• >4 mln. Optisch Leesbare Acceptgiro’s
INTERNAL USE 1314 juni 2012-PWC Workshop
• >4 mln. Optisch Leesbare Acceptgiro’s
• >4 mln. betalingen aan klanten per jaar
• Overige betaalproducten, Finbox, Ideal etc.
• >1.000 Treasury betalingen
• onderlinge verrekening tussen bedrijfsonderdelen verloopt
via In-House-Bank
Wat verandert de regelgeving?
• Rekeningnummers (over op IBAN)
• Betaalproducten
• Bankrelatie
• Operationele tijdlijnen
• Wetgeving en klantbescherming
• Machtigingen en het beheer ervan
• Nog in uitwerking zijn:
– Acceptgiro
– iDeal
– Finbox
– eMandate
INTERNAL USE 1414 juni 2012-PWC Workshop
• Machtigingen en het beheer ervan
• Incassosoorten
• Storneringen
• (Bestands)Formaten
• SEPA Rulebooks jaarlijks
nieuwe versies
Changes due to SEPA
CustomerCustomer
MT942
Before
BankCustomer
On-line
MT940
Bank
BBAN(1)
CustomerCustomer
PAIN
Bank
After
CAMT
BankCustomer
On-line
IBAN(2)
INTERNAL USE 1514 juni 2012-PWC Workshop
Equens
Essent On-line
CLIEOP
Invoice
Note: (1) max 9 digits
??
Essent
XML
On-line
Invoice
Mandateadministration
Note: (2)18 – 34 characters
Nationaal SEPA Migratie PlanOpgesteld door Nationaal Forum SEPA migratie o.l.v. De Nederlandsche Bank.
INTERNAL USE 1614 juni 2012-PWC Workshop
Essent B2C Essent - overigVandaag
Systemen geraakt door SEPA
• Klanten/debiteuren systemen (masterdata, automatische reconciliatie, registratie
incassomachtigingen)
• ERP systemen (debiteuren, crediteuren, masterdata, automatisch boeken)
• Electronic Banking systemen
• Bankcommunicatiesystemen
• Communicatiesystemen met Clearing Houses
• Treasury systemen
INTERNAL USE 1714 juni 2012-PWC Workshop
• Treasury systemen
• Trading systemen
• Communicatie met buitenlandse moeders en/of partners
• Ondersteunende toepassingen (bijv. eigen bouwsels in Excel, data
warehouses)
• On-line omgevingen
• Middelware / Integratie
• …
Processen geraakt door SEPA
• Aanmelden, wijzigen en beëindigen leverancier-klantrelatie
• Invoeren, wijzigen en beëindigen klant-leverancier-relatie
• Invoeren, wijzigen en uitdiensttreding medewerker
• Factureren
• Betalen van crediteuren
• Incasseren en excasso
INTERNAL USE 1814 juni 2012-PWC Workshop
• Uitbetalen salarissen
• Digitaal factureren en betalen
• Communiceren met klanten, leveranciers en medewerkers
• Alle processen die documenten aanmaken waarop het
rekeningnummer vermeld is
• …………..
SEPA: ‘Do nothing’ is not an option,‘Do everything now’ is not preferred
environmentOther
environment
Essent
Bank
‘pre-SEPA’: here we are nowenvironment
Otherenvironment
Bank
‘Do elsewhere’: we may not be able to go
Essent
‘Do together’: where we like to go
INTERNAL USE 1914 juni 2012-PWC Workshop
SEPA
non - SEPA
environmentOther
environment
Essent
Bank
‘Do Nothing’: where we cannot go
environmentOther
environment
Essent
Bank
‘Do everything: we prefer not to do now
environmentOther
environmentBank
Essent
Relevantie SEPA-onderdelen voor BU/SU
BU/SU IBAN BIC(1)
SCT(4
)Mandate
admin (2)
SDD
Core
SDD
B2B
PAIN CAMT(3)
B2C/HH X (x) X X X x
B2C/SME X (x) X X ? X X
B2B X (x) X ? X X X
Niet ieder SEPA-onderdeel is even relevant voor ieder bedrijfsonderdeel.
INTERNAL USE 2014 juni 2012-PWC Workshop
B2B X (x) X ? X X X
ELES X (x) X X ? X X
Label X X X X X X X
Label Y X X X ? X X X
Financial Services X X X X
PeopleServices X
Noot: (1) BIC niet noodzakelijk omdat banken dit als service uit de IBAN gaan afleiden.(2) Van belang voor ieder die SDD wil uitvoeren.(3) Niet noodzakelijk al op moment van verplicht SEPA-compliant betalingsverkeer.(4) Waar het excasso c.q. crediteren vanuit de klantsystemen betreft is dit met (x) aangegeven
Functionaliteit software pakketten
Pakket (1) IBAN BIC SCT Mandate
admin
SDD
Core
SDD
B2B
PAIN CAMT
SAP IS-U X(2) X(2) X(2) X(2)
SAP FiCo X X X X(2)
MECOMS(incl. MS Dynamics AX)
SW leveranciers zijn verschillend gevorderd in het aanbieden van SEPA-compliant functionaliteit.
INTERNAL USE 2114 juni 2012-PWC Workshop
(incl. MS Dynamics AX)
MS Navision X
EXACT X
Noot: (1) Als referentie is genomen de versie van het pakket dat Essent operationeel heeft op 01 mei 2012.(2) Nog niet operationeel in gebruik.
Te maken keuzes
• Vertrekpunt: systemen of product/marktcombinaties?
• Big Bang voor de gehele onderneming of gefaseerd:
– Per business unit/bedrijfsonderdeel?
– Wat gereed is implementeren?
– Nu ook al CAMT of dat later?
• Gaan wij voor 1 juli 2013, eerder of later?
INTERNAL USE 2214 juni 2012-PWC Workshop
• Gaan wij voor 1 juli 2013, eerder of later?
• Aanleveren via een Service provider (bijv. Equens) of
rechtstreeks bij de bank?
• Kosten uit ‘algemene middelen’ of uit BU/SU eigen budget
• ‘Compliance only’ of ‘Compliancy & (proces)verbeteringen’?
• …
Introducing the scenarios
For the scenario’s, the following approaches have been used:
– Compliancy only,
or: exploit business opportunities as well;
– Implementation fully within Essent business + IT landscape,
or: utilise external capabilities as well.
INTERNAL USE 2314 juni 2012-PWC Workshop
Within existing Essentlandscape
(partially) Outside existingEssent landscape
Compliance only Scenario 1 Scenario 3
Compliance and businessopportunities
Scenario 2 Scenario 4
Programmastructuur
TaskforceSEPA NL
Energie-Nederland
Nat. ForumSEPA migr.
Relatiebank
Relatiebank
Programmamanagement
Progr. SuportQA
ProgrammaStuurgroep
RvB
INTERNAL USE 2414 juni 2012-PWC Workshop
Coördinatie - IT
Coördinatie - Communicatie
Coördinatie – Quality Control
Coördinatie – Data Management
PMC1 PMC2 PMC3 PMC4 PMC5 PMC6HQ
Raming omvang migratie
• Migratie is duur!
• Migratie kost veel tijd:
• Hoeveel wordt verzorgd door de SW
leverancier?
INTERNAL USE 2514 juni 2012-PWC Workshop
leverancier?
• Essent werkt aan PIDs; ruwe schatting nu
op circa € 5 – 7 mln.
Ervaring met migratie naar SCT
• Essent HQ is eind maart 2011 gemigreerd naar SCT met de
invoering van een In-House-Bank.
• Crediteuren betalingen via SCT en XML20022.
• Dat ging niet zonder slag of stoot.
• Eigenaren van relevante processen en systemen,
INTERNAL USE 2614 juni 2012-PWC Workshop
beheerders van de databases moeten actief betrokken zijn
(IT inclusief architecten en service providers).
• Testen, testen, testen: niet alleen IT maar ook functioneel!
• Sluit SLA’s af ook met IT service providers en de bank(en).
Aandachtspunten (1)
• Ontbreken E-Mandate (meerdere sectoren noemen dit een belangrijk issue)
• Telefonische incassomachtigingen mogen niet meer zonder meer
( analyse doorgaan huidige werkwijze in afwachting van E-mandate)
• Gescheiden bestanden voor eerste incasso en herhaalde incasso
• Vormvoorschriften voor incassomachtigingen en registratie
daarvan
INTERNAL USE 2714 juni 2012-PWC Workshop
daarvan
• Onduidelijkheid over betalingsverwerking in duale periode
(gegevensstromen van/naar banken)
• Voorstel (alternatieven voor) Acceptgiro, inclusief planning.
• Alternatief voor hash totals
• Wanneer over naar nieuwe standaard voor dagafschriften
(CAMT 52 en 53 i.p.v. MT940/942)
Aandachtspunten (2)
• Timing, afstemming met RWE AG en Opco’s
• België en Duitsland specifieke aspecten
(afwijkende timing, omgang nicheproducten en specificaties vrije velden)
• Samenloop met Nieuwe Marktmodel
• Samenloop nieuwe Warmtewet
• Samenloop andere RWE en Essent projecten
INTERNAL USE 2814 juni 2012-PWC Workshop
• Samenloop andere RWE en Essent projecten
• Keuze aanlevering bulk via bankcommunicatiesystemen
zoals Access Direct of direct bij Clearing Houses
• Nieuwe reconciliatie instellingen/software
• Aanvullende business opportunities (o.a. Payment Hub)
Aandachtspunten(3)
• Niet alle software leveranciers lijken doordrongen van
tijdpad, m.n. buitenlandse lijken niet dezelfde sense-of-
urgency te hebben als de “BV SEPA Nederland”.
• Banken hebben test-faciliteiten nog “in ontwerp”.
• Er bestaan nog geen afspraken over ketentesten.
• Onduidelijkheid hoe banken omgaan met uitvoering
INTERNAL USE 2914 juni 2012-PWC Workshop
• Onduidelijkheid hoe banken omgaan met uitvoering
consumentenbeschermingsmaatregelen.
• Consulting bureaus en system integrators hebben nog
weinig kennis & ervaring beschikbaar over de
implementatie van SEPA bij corporates.
Geleerde lessen
• Het is moeilijk focus te krijgen voor iets dat gezien wordt als
“alleen maar” IBAN, zeker als SEPA business case negatief is
• Zorg dat het niet gezien wordt als “alleen” IT issue.
• Zorg voor commitment van senior management.
• Praat veel met je banken en softwareleveranciers over je
programma en zorg voor een overleg structuren.
• Onderschat niet de ontoegankelijkheid van Rule Books: het venijn
INTERNAL USE 3014 juni 2012-PWC Workshop
zit in details en de uitvoering daarvan (bijv. banken gebruiken niet alle
beschikbare storno-codes).
• Verwacht niet dat alles Europees standaard wordt.
• Volg de ontwikkelingen (SEPA fora, user groups, social media).
• Vergeet on-line omgevingen niet.
• Vertrouw niet zonder meer de SEPA ervaringen van externen
(ervaring SDD in Nederland is vrijwel nihil).
Informatie over SEPA
De volgende informatiebronnen blijken nuttig te zijn:
–www.sepanl.nl
–http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=sct_
rulebook_release_management
–www.overopiban.nl (consumenten en bedrijven-o.a. Nieuwsbrief)
http://www.bundesbank.de/Navigation/DE/Kerngeschaeftsfelder/
Unbarer_Zahlungsverkehr/SEPA/sepa.html
INTERNAL USE 3114 juni 2012-PWC Workshop
Unbarer_Zahlungsverkehr/SEPA/sepa.html
–…
Daarnaast hebben de meeste banken en software leveranciers
op hun websites informatie staan over SEPA en hoe men daar
mee bezig is. Brancheverenigingen worden eveneens actief.