UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SANTIAGO DE CALI 2017
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL
PARA LA EMPRESA ISIKENE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS S.A.S.
LUISA FERNANDA ROA RODRIGUEZ
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SANTIAGO DE CALI 2017
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL PARA LA EMPRESA ISIKENE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS S.A.S.
LUISA FERNANDA ROA RODRIGUEZ
Pasantía Institucional para optar al título de Administrador de Empresas
Director ANDRES FELIPE HURTADO
Ingeniero Electrónico
Nota De Aceptación
Aprobado por el Comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad Autónoma de Occidente para optar al título de Administración de empresas
JULIAN RAMIREZ Jurado
DIEGO FRANCO Jurado
Cali, 16 de Marzo de 2017
2
A Dios, por concederme los conocimientos y entendimiento necesario para alcanzar las metas que me he propuesto; a mis padres, por su amor y dedicación, su respaldo incondicional y el empeño reflejado a través de su esfuerzo, ejemplo e incansable dedicación; a mis seres queridos, por su apoyo y motivación para vencer los obstáculos.
Luisa Fernanda Roa Rodríguez
3
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 12
1. ANTECEDENTES 13
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 15
2.1. ENUNCIADO 15
2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 16
2.2.1. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA 16
3. OBJETIVOS 17
3.1. OBJETIVO GENERAL 17
3.2. OBJETIVO ESPECIFICO 17
4. JUSTIFICACIÓN 18
5. MARCO REFERENCIAL 19
5.1. MARCO TEORICO 19
5.2. MARCO CONCEPTUAL 25
5.3. METODOLOGÍA 26
5.4. TIPO DE ESTUDIO 26
5.5. MÉTODO DE LA INVESTIGACIÓN 28
5.6. UNIDAD DE ANÁLISIS, POBLACIÓN Y MUESTRA 28
5.7. DISEÑO METODOLÓGICO 28
4
5.8. FUENTES Y TÉCNICAS DE LA INVESTIGACIÓN 29
5.9. FUENTES Y TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN. 30
5.10. INSTRUMENTOS PARA PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 31
5.10.2. Método de análisis 31
6. GENERALIDADES DE LA EMPRESA 33
6.1. DATOS GENERALES 33
6.2. MISIÓN 33
6.3. VISIÓN 33
7. PRESUPUESTO 36
7.1. FINANCIACIÓN 39
8. VALORACIÓN EMPRESARIAL 40
8.1. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 40
8.2. EVALUACIÓN DE PROCESOS 42
8.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN 44
8.3.1. DIAGNOSTICO FINAL 53
8.3.2. EVALUACIÓN CUALITATIVA 56
8.3.3. EVALUACIÓN CUANTITATIVA 60
8.4. INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA 66
8.4.1. REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN 66
8.5. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN 69
9. CONCLUSIONES 74
5
10. RECOMENDACIONES 76
BIBLIOGRAFIA ¡Error! Marcador no definido.
ANEXOS 79
6
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Ficha técnica de la encuesta 31
Tabla 2 Inversión opción No.1 36
Tabla 3 Inversión Opción No. 2 37
Tabla 4 Inversión Opción No.3 37
Tabla 5 Inversión Opción 4 38
Tabla 6 Inversión Opción No. 5 38
Tabla 7 Sistemas de información más utilizados en el mercado 41
Tabla 8 Diagnostico final 53
Tabla 9 evaluación cualitativa 56
Tabla 10 Soluciones Cualitativas ERP´S 60
Tabla 11 Evaluación cuantitativa 60
Tabla 16 Comparativo Claus con Software Tradicional. 64
Tabla 17 Alimentación de datos al sistema. 70
Tabla 18 Procesos de implementación por funciones. 71
7
LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Estructura Sistemas de información 21
Ilustración 2 Servicios de la empresa 34
Ilustración 3 Organigrama de la empresa 35
Ilustración 4 Sistemas de información necesarios 42
Ilustración 5 Mapa de procesos 43
Ilustración 6 Análisis Premium / Avanzado 61
Ilustración 7 Análisis Plus / Full / Pyme 61
Ilustración 8 Análisis Contador 62
Ilustración 9 Análisis Starter/Servicios. 62
Ilustración 10 Función in House 67
Ilustración 11 Función en la Nube 68
8
LISTA DE GRÁFICOS
Grafico 1 Primera pregunta Encuesta pre-implementación 45
Grafico 2 Segunda pregunta Encuesta pre-implementación 46
Grafico 3 Tercera pregunta Encuesta pre- implementación 47
Grafico 4 Cuarta pregunta Encuesta pre- implementación 48
Grafico 5 Quinta pregunta Encuesta pre-implementación 49
Grafico 6 Sexta pregunta Encuesta pre-implementación 50
Grafico 7 Séptima Encuesta pre- implementación 51
Grafico 8 Octava Encuesta pre- implementación 52
9
LISTA DE ANEXOS
Anexo 1. Encuesta pre-implementación 79
10
GLOSARIO
CAPACIDAD: Se refiere a los recursos y actitudes que tiene un individuo, entidad o institución, para desempeñar una determinada tarea o cometido.
COMPETENCIA: Conocimientos, habilidades, y destrezas que desarrolla una persona para comprender, transformar y practicar en el mundo en el que se desenvuelve.
EFICACIA: Capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción.
EFICIENCIA: uso racional de los medios para alcanzar un objetivo predeterminado (es decir, cumplir un objetivo con el mínimo de recursos disponibles y tiempo).
MEJORA CONTINUA: Es una actitud general que debe ser la base para asegurar la estabilización del proceso y la posibilidad de mejora. Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organización o comunidad, es necesaria la identificación de todos los procesos y el análisis mensurable de cada paso llevado a cabo.
PRODUCTIVIDAD: Es la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo.
SOFTWARE: Término informático que hace referencia a un programa o conjunto de programas de cómputo que incluye datos, procedimientos y pautas y que permite realizar distintas tareas en un sistema informático.
11
SOPORTE TECNICO: es un rango de servicios que proporcionan asistencia con el hardware o software. En general, el servicio de soporte técnico sirve para ayudar a resolver los problemas que puedan presentárseles a los usuarios, mientras hacen uso de servicios, programas o dispositivos.
12
INTRODUCCIÓN
Isikene “Inteligencia de Negocios” es una empresa caleña que presta servicios de Outsorcing Estratégico y Procesos, ofrece soluciones al sector empresarial a nivel nacional, orientadas a la competitividad, productividad, sostenibilidad y excelencia empresarial. Constituida el 24 de marzo de 2014, por Yitcy becerra Diaz, emprendedora Profesional en Mercadeo y Negocios Internacionales con Magíster en Administración con énfasis en Mercadeo de la Universidad Icesi.
Dentro de la estrategia principal de Isikene está la implementación de los sistemas de gestión de Calidad en las empresas vallecaucanas para aumentar la posibilidad de acceder a nuevos clientes con una garantía de buen hacer, la fidelización de los clientes existentes, incluso la atención con los clientes y de esta manera se estreche y mejore la relación.
El objetivo de este trabajo es presentar una propuesta para implementar un sistema de información para agilizar procesos de acuerdo con la documentación, control, seguimiento, medición y actualización para así tener la capacidad de identificar los mejores métodos para simplificar los procedimientos y registro.
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1. ANTECEDENTES
Isikene Inteligencia de Negocios S.A.S. fue fundada por la emprendedora Yitcy Becerra Díaz Magister en Administración con énfasis en Mercadeo, todo con ayuda del Start-upcafé de la Universidad Icesi. El startup-café de la Universidad Icesi es el primero del suroccidente Colombiano y cumple ya cinco años de fundación y operación en el CDEE; este con su concepto innovador de espacios físicos y virtuales, que ofrecen un ambiente adecuado para constituir empresas de base tecnológica, fundamentado en conocimientos, destrezas, habilidades y experiencias de estudiantes, profesores, empleados, empresarios y en general de todos los actores influenciados o que influencian a la comunidad de la Universidad Icesi.1
Hasta el momento la empresa cumple un año y medio en el Startup-café donde tiene un espacio con cuatro puestos para empleados de Isikene. Al ser la empresa creada solo hace un año y siendo un emprendimiento se ve en la necesidad de comenzar desde cero en todos sus procesos de gestión administrativos, ventas y demás.
Isikene se dedica a prestar servicios de auditoría, implementación de sistemas de gestión en diferentes referenciales, consultoría, capacitación, gestión estratégica, gestión humana y gestión comercial, enfocándose en la eficiencia y el acompañamiento de acuerdo con los requisitos de la empresa.
La consultoría comparte su origen con la revolución industrial, en pleno siglo XIX; cuando las fábricas contrataban ingenieros para que trazaran planes de mejoramiento de la productividad. Seguido de ello la consultoría se redujo en sus principios servicios de abogado, el contador público, la agencia de publicidad o el ingeniero eficiente. Posteriormente su desarrollo se caracteriza porque empiezan a desarrollarse herramientas importantes para la toma de decisiones: la contabilidad, la investigación de operaciones y modelos matemáticos para reducir pérdidas de material, gráficos como los de Gant Y Pert para asegurar la coordinación de las actividades y ayudar a los directivos a racionalizar el proceso administrativo y a volver más exacta la toma de decisiones.
1 STARTUP-CAFÉ, ¿Quienes somos?, [en línea], Cali: Universidad Icesi [consultado 15 Noviembre
2015]. Disponible en Internet: http://www.icesi.edu.co/cdee/start-upcafe/quienes_somos.php, 2012
14
Los servicios de desarrollo empresarial basados en la asesoría y consultoría continúan con un crecimiento acelerado, en el campo de la comercialización, la dirección general, planificación a largo plazo y toma de decisiones. “En algunos países, las empresas pequeñas disponen de servicios de consultoría subsidiados por los gobiernos, como parte del fomento a la pequeña empresa”2
Hoy en día, las empresas tienen una gran necesidad de transparencia de acuerdo con sus procesos y la manera como gestiona la seguridad de sus actividades, impacta su credibilidad y confianza por terceras partes interesadas en los productos o servicios de la empresa.
El cómo gestionar el riesgo en las empresas es un punto clave para obtener la confianza con el entorno, esto genera un compromiso de mejora continua en la calidad y la seguridad en las actividades que realiza la empresa.
Con miras a un mejoramiento en los servicios que ofrece Isikene “Inteligencia de Negocios”, la gerencia en vista de la necesidad de gestionar objetivamente la administración y control de la empresa, se propuso implementar un sistema de información con el objetivo de automatizar y sistematizar los procesos internos y externos de la empresa pensando en los beneficios tales como la agilización de las actividades y en los costos para las empresas.
En el caso del equipo de Isikene, tienen el perfil y las habilidades necesarias para impulsar las estrategias específicas que requiere el sistema de información gerencial para darle sostenibilidad y crecimiento en el mercado competitivo y exigente.
2
FLEITMAN, Jack, La importancia de la Consultoría Empresarial, [en línea]. México DF: Sincal, org, 2001 [consultado el enero 22 de 2016]. Disponible en interner: http://www.sincal.org/articulo25- importancia-de-la-consultoria-empresarial.html
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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.1. ENUNCIADO
La implementación de un sistema de información de gestión dentro de la empresa es fundamental, ya que comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizado por una entidad para llevar un control de las actividades y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones, además de satisfacer la necesidad de información para así obtener mayor productividad y aprovechamiento de los recursos.
La empresa presenta una carencia de gestión y organización en el sistema administrativo de la empresa puesto que esta recientemente constituida.
Actualmente las empresas están evolucionando permanentemente en un mercado más exigente, esto lleva a solicitar productos y servicios estandarizados y altamente calificados, los cuales permitan satisfacer las necesidades del cliente y al mismo tiempo garantizando el cumplimiento con la misión de la empresa.
Isikene Inteligencia de negocios pretende solventar la creciente demanda de estandarización y organización en los modelos de gestión, según su visión. La empresa presenta una falta de Gestión y organización en el sistema administrativo de la empresa puesto que esta recientemente constituida, evidenciando entonces esta necesidad se propone implementar un sistema de información gerencial que permita gestionar estas falencias.
Este trabajo se llevará a cabo en la ciudad de Cali, donde se presentará una propuesta para la implementación de un sistema de información para la empresa Isikene Inteligencia de Negocios S.A.S. para la gestión y organización en la parte administrativa de la empresa.
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2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo implementar un sistema de información que permita a la empresa Isikene Inteligencia de Negocios S.A.S. gestionar los procesos administrativos de la empresa de cara a las condiciones del mercado?
2.2.1. Sistematización del problema
¿Qué tipo de sistema de información se requiere para la gestión administrativa de una empresa?
¿Cuáles son los procesos más importantes de la empresa en su gestión administrativa?
¿Qué requerimientos debe cumplir el sistema de información para satisfacer las necesidades de la empresa?
¿Qué infraestructura tecnológica debe considerar la empresa para implementar su sistema de información?
¿Cuáles son los indicadores de gestión que se definieron que la empresa debería implementar par el sistema de información?
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3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Implementar un sistema de información que sea capaz de orientar y controlar todas las operaciones que realiza la empresa con un proceso lógico y un modelo de gestión automático que nos permita obtener la máxima información necesaria con el mínimo costo posible, simplificando los procedimientos, registros y formatos facilitando las operaciones.
3.2. OBJETIVO ESPECIFICO
Identificar los tipos de sistema de información que se requiere para la gestión administrativa de una empresa.
Evaluar los procesos más relevantes de la empresa en su gestión administrativa.
Analizar los requerimientos a cumplir del sistema de información para satisfacer las necesidades de la empresa.
Determinar la infraestructura tecnológica para implementar el sistema de información.
Implementar el sistema de información seleccionado según los requerimientos evaluados.
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4. JUSTIFICACIÓN
Actualmente las empresas se encuentran bajo constante escrutinio de terceras partes interesadas, por lo que se ven enfrentadas a una gran demanda en cuanto su actividad con respecto a la rentabilidad, transparencia y calidad que contribuyan a un desarrollo sostenible. Un sistema de gestión automático puede ayudar a convertir las presiones de la empresa en ventajas que la hagan más competitiva. Desarrollando procesos y estándares que permitan medir y cumplir con los objetivos de la empresa, integrando principios de la empresa y así logrando la eficiencia en sus procesos.
Los sistemas de información deben proporcionar un valor añadido a la empresa, brindando métodos para realizar mejor los procesos, de manera económica y ágil, a medida que se desarrolla el sistema.
La mejora continua es entonces uno de los principales estándares para las empresas, teniendo en cuenta que en este proceso de implementación se requiere gestionar la organización, documentación y soporte de los procesos para que la empresa logre estructurar y propicie una mejora notable en sus gestiones, se pretende con ánimos de solucionar esa problemática que la empresa Isikene Inteligencia de Negocios implemente un sistema de información gerencial que genere valor en sus procesos internos donde tenga la posibilidad de encontrar las herramientas necesarias para un desarrollo paso a paso de la documentación de un sistema de información.
La propuesta de este proyecto me permitirá crecer como profesional, alimentando mi conocimiento y preparándome para una de las labores que debo realizar según la rama deseada, en este caso la implementación de un sistema de información empresarial para la empresa Isikene S.A.S.
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5. MARCO REFERENCIAL
5.1. MARCO TEÓRICO
Sistemas de Información. Los sistemas de información son una de las principales herramientas que disponen los gerentes de negocios para lograr la excelencia operacional, desarrollar nuevos productos y servicios, mejorar la toma de decisiones y obtener una ventaja competitiva.3
La Tecnología de la información (TI) consiste en todo el hardware y software que necesita usar una empresa para poder cumplir con sus objetivos de negocios. Esto incluye no solo a los equipos de cómputo, los dispositivos de almacenamiento y los dispositivos móviles de bolsillo, sino también a los componentes de software, como los sistemas operativos Windows o Linux, la suite de productividad de escritorio Microsoft Office y los muchos miles de programas de computadora que se encuentran en la típica empresa de gran tamaño. Los “sistemas de información” son más complejos y la mejor manera de comprenderlos es analizarlos desde una perspectiva de tecnología y de negocios.4
La tecnología de la información está reestructurando la base de un negocio. El servicio al cliente, las operaciones, las estrategias de producto y de marketing, y la distribución dependen bastante, o algunas veces incluso por completo de la TI. La tecnología de la información y su costo se han convertido en un aspecto cotidiano de la vida empresarial.5
Las redes de computadores permiten a los usuarios finales y a los grupos de trabajo comunicarse y colaborar en forma electrónica y compartir el uso del Hardware, software y recursos de datos. De hecho la creciente dependencia de hardware computacional, software y recursos de datos de internet, intranet y extranet y otras redes ha fortalecido de manera importante en muchos usuarios el concepto de que “la red es el computador”6
Muchas empresas están en proceso de globalización; es decir, se están convirtiendo en empresas globales interconectadas en red. Por ejemplo, las
3 LAUDON, Kenneth, Sistemas de Información Gerencial. 8 ed. Mexico: Pearson Prentice Hall,
2012, Cap. 1. p. 15 4 Ibíd., p. 15
5 O´BRIEN, James, Sistemas de Información Gerencial. 4°Ed. Mc Graw Hill, , 2001. p. 17
6 Ibíd., p. 20
20
empresas se están expandiendo a mercados globales para sus productos y servicios utilizando instalaciones de producción globales para fabricar o ensamblar productos, reuniendo dinero en mercados de capitales globales, formando alianzas con socios globales y luchando con competidores globales por clientes de todo el mundo; el manejo y la organización de estos cambios estratégicos sería imposible sin el internet, intranet y otras redes globales de computación y de telecomunicaciones que constituyen el sistema nervioso central de las empresas globales de hoy7
Podemos plantear la definición técnica de un sistema de información como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar los procesos de toma de decisiones y de control en una organización. Además de apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de información también pueden ayudar a los gerentes y trabajadores del conocimiento a analizar problemas, visualizar temas complejos y crear nuevos productos.8
Los sistemas de información contienen información sobres personas, lugares y cosas importantes dentro de la organización, o en el entorno que la rodea. Por información nos referimos a los datos que se han modelado en una forma de elementos en bruto que representan los eventos que ocurren en las organizaciones o en el entorno físico antes de ordenarlos e interpretarlos en una forma que las personas puedan comprender y usar.9
7 Ibíd., p. 22
8 LAUDON, Kenneth. Sistemas de Información Gerencial. 2012. Cap. 1. p. 15
9 Ibíd., p. 15
21
Ilustración 1. Estructura Sistemas de información
En esta figura se ilustra una estructura conceptual útil que resume lo que los usuarios finales necesitan saber sobre los sistemas de información10
Tipos de Sistemas de Información. En la actualidad, los ordenadores se emplean en el proceso de transacciones en muy diferentes ámbitos, como son la elaboración de las nóminas, el registro de pedidos, los sistemas de inventarios menos avanzados (dado que los más evolucionados actualmente sobre pasan por muchos este nivel), etc. Los tipos de sistemas de información son los siguientes:
Sistemas tácticos: Los sistemas de información de nivel táctico se encargan de proporcionar al decisor de nivel medio en la organización los elementos necesarios para desarrollar su trabajo, consistente en buena parte en una toma de decisiones relativamente programada.
10
O´BRIEN, Op. cit,. p. 9.
Administración de SI
Recursos y estrategias
Desarrollo de SI
soluciones a problemas empresariales
Aplicaciones de SI
A operaciones, administracion y ventaja estrategica
Tecnologia de SI
Hardware, software, redes y manejo de datos
Conceptos basicos de SI
Conceptos tecnicos y de comportamiento fundamentales
22
Estos sistemas han sido denominados de distintas formas, siendo las más utilizadas MIS (Management Informations Systems) y MRS (Management Reporting Systems). Quizás la primera de ambas pueda generar una confusión con la denominación general que ha venido siendo empleada para el conjunto de sistemas de información, aun cuando recoge exactamente las pretensiones. Esta denominación surge en un principio precisamente para distinguir estos nuevos sistemas de aquellos cuya única función es agilizar el procesamiento de las transacciones. La segunda recoge, por su parte, una de las principales tareas realizadas por este tipo de sistemas, como es la generación de informes para facilitar la toma de decisiones.
11
Sistemas Estratégicos: Los requerimientos de información estratégica se caracterizan por ser indefinidos e indefinibles a priori, y solo la entrada en el propio proceso de la entrada de decisión va a haciendo patente cuales son las necesidades de información para diseñar las alternativas de elección y para poder elegir entre ellas.
- Los sistemas de apoyo para la toma de decisiones (DSS). Son un sistema que proporciona a los directivos herramientas que les apoyen en la toma de decisiones semiestructuradas o poco estructuradas de manera más o menos personalizada; los DSS no pretenden resolver por sí mismo los problemas, sino que se constituyen en una herramienta auxiliar, capaz de proporcionar la información necesaria para resolverlos.
Los DSS han ayudado a la simplificación de proceso de toma de decisiones no estructuradas de los altos directivos de manera individual. Sin embargo, una cierta parte de las decisiones no estructuradas se toman en grupo, y parte de los aspectos y filosofía origina de los DSS no es válida para esta toma colectiva de decisiones.
- Sistemas de información para la alta dirección (EIS). Son aquellos sistemas de información que proporcionan las herramientas de información necesaria para la toma de decisiones en las más altas instancias de las empresas, a los llamados <<ejecutivos>>.12 El uso de estos sistemas en los últimos años se ha venido incrementando debido a la evolución de las posibilidades técnicas de los ordenadores, el incremento en la circulación de la información y la aparición de
11
DE PAULOS HEREDERO, Carmen y otros. Dirección y gestión de los sistemas de información en la empresa. España: Editorial ESIC, 2001. Cap. 3. p. 102 12
Ibíd., p. 103
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nuevas generaciones de ejecutivos familiarizados con las tecnologías automáticas de la información y las comunicaciones.
ERP frente a CRM. Dos nuevas filosofías para la construcción de sistemas de información presentan dichos sistemas en función de su objetivo. Por un lado encontramos los ERP (Enterprise Resources Planning), sistemas de planificación de recursos empresariales mientras que por otro encontramos los CRM (Customer Relationship Management) basados en una filosofía de gestión de las relaciones con los clientes, apoyados en la importancia de los mismos.
- ERP: Es un tipo de software de gestión, que se caracteriza por un sentido global, es decir, trata de afrontar todas las necesidades de la información, y de propiciar un entorno de desarrollo propio que permite adaptar el sistema a las necesidades concretas de la empresa. Los sistemas ERP tratan de aglutinar la gestión y control de los recursos de información de todas las áreas concretas de la empresa. Los sistemas ERP se han desarrollado con la pretensión de coordinar las actividades internas de una organización, y ha ido creciendo fundamentalmente de ese modo, integrando un mayor número de actividades de la organización.13
- CRM: Nace con la pretensión de la gestión de las relaciones con los clientes de la organización, teniendo en cuenta la progresiva relevancia que dicha actividad está cobrando en el tiempo en las diferentes organizaciones, puesto que cada cliente considerado individualmente es un activo valioso para la organización, siendo la cartera de clientes en determinadas empresas el activo intangible que le confiere un mayor valor. Para el diseño de un sistema CRM es preciso a partir de un conocimiento de los clientes de la empresa, sus características, particularidades o preferencias. Desde este punto de partida la empresa ha de fijarse los objetivos perseguidos por el sistema CRM, tratando de aliñar sus capacidades de actuación en torno a las necesidades de los mismos. 14
Un sistema ERP es una aplicación informática que permite gestionar todos los procesos de negocio de una compañía en forma integrada. Sus siglas provienen del término en inglés Enterprise Resource Planning. Por lo general este tipo de sistemas está compuesto de módulos como Recursos Humanos, Ventas, Contabilidad y Finanzas, Compras, Producción entre otros, brindado información cruzada e integrada de todos los procesos del negocio. Este software debe ser parametrizado y adaptado para responder a las necesidades específicas de cada
13 O´BRIEN, Op. cit., p. 107
14 Ibíd., p. 107-108
24
organización. Una vez implementado un ERP permite a los empleados de una empresa administrar los recursos de todas las áreas, simular distintos escenarios y obtener información consolidada en tiempo real.15
La implementación de esta herramienta en una empresa conlleva un proceso de transformación y redefinición de sus procesos. Su ciclo de vida consiste en varias etapas empezando por la fase en la que se decide implementar un sistema ERP y no otro tipo de sistema. Le sigue el proceso de decidir qué ERP se implementará y qué consultora llevará adelante el proyecto. Una vez seleccionados comienza la fase de implementación en la que se parametrizará el sistema; para esta fase la consultora que lleva el proyecto propone una metodología de trabajo, experiencia en implementaciones y capacitación. Luego le sigue la etapa de uso y mantenimiento del sistema. Finalmente se retira el producto cuando se considera que debe ser reemplazado por otra tecnología o que el enfoque que le da a los procesos del negocio ya no son los adecuados.
La importancia del impacto del ERP en los procesos cotidianos de la organización y la inversión que la misma debe hacer en términos económicos, hacen que el proceso de selección de la herramienta sea un tema delicado. Se debe tener en cuenta también que no es una tarea que se haga frecuentemente y que se espera un determinado retorno de la inversión en términos monetarios y de tiempo de uso.16
Implementación de un Sistema de información– Administrativo -Gerencial, el cual estará dirigido a los miembros de Isikene Inteligencia de Negocios S.A.S. los cuales aprenderán en forma fácil la utilización del mismo, a su vez se la reinsertará a sus miembros a la formalidad, es decir el conocimiento y cumplimiento de la Ley de Régimen Tributario Interno, su Reglamento y de otros organismos de control.
15 CHIESA, Florencia. Centro de Ingeniería del Software e Ingeniería del Conocimiento (CAPIS),
Escuela de Postgrado, [en línea]. Instituto Tecnológico de Buenos Aires, Buenos Aires – Argentina, [consultado el 3 de Junio de 2016]. Disponible en Internet: http://www.ucla.edu.ve/dac/departamentos/informatica-II/metodologia-para-seleccion-de-sistemas- erp.PDF 16
CHIESA, Florencia. Metodología para la selección de sistemas ERP [en línea]. Venezuela: Universidad Centro occidental Lizandro Alvarado [consultado 20 de abril de 2017]. Disponible en Internet: http://www.ucla.edu.ve/dac/departamentos/informatica-II/metodologia-para-seleccion-de- sistemas-erp.PDF
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Esta investigación consiste en lograr organizar y gestionar la información de la empresa, brindándoles elementos fundamentales administrativos para un mejor manejo de los recursos económicos.
5.2. MARCO CONCEPTUAL
Sistemas De Información: Conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo.
Capacidad: Se refiere a los recursos y actitudes que tiene un individuo, entidad o institución, para desempeñar una determinada tarea o cometido. Competencia: Conocimientos, habilidades, y destrezas que desarrolla una persona para comprender, transformar y practicar en el mundo en el que se desenvuelve.
Eficacia: Capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción.
Eficiencia: uso racional de los medios para alcanzar un objetivo predeterminado (es decir, cumplir un objetivo con el mínimo de recursos disponibles y tiempo).
Mejora Continua: Es una actitud general que debe ser la base para asegurar la estabilización del proceso y la posibilidad de mejora. Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organización o comunidad, es necesaria la identificación de todos los procesos y el análisis mensurable de cada paso llevado a cabo.
Productividad: Es la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema.
Software: Término informático que hace referencia a un programa o conjunto de programas de cómputo que incluye datos, procedimientos y pautas y que permite realizar distintas tareas en un sistema informático.
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Soporte Técnico: es un rango de servicios que proporcionan asistencia con el hardware o software. En general, el servicio de soporte técnico sirve para ayudar a resolver los problemas que puedan presentárseles a los usuarios, mientras hacen uso de servicios, programas o dispositivos.
5.3. METODOLOGÍA
La metodología permite establecer los pasos que se deben seguir para cumplir con los objetivos que se trazan en el proyecto de investigación. Este trabajo enfoca una problemática de una empresa que busca cómo implementar un sistema de información que permita gestionar los procesos administrativos de la empresa de cara a las condiciones del mercado.
5.4. TIPO DE ESTUDIO
Se realizarán dos tipos de investigación: Investigación descriptiva e investigación cuantitativa y cualitativa.
Investigación descriptiva. El presente estudio tiene un enfoque descriptivo dado que se explica cómo era la situación en la empresa antes de la implementación del nuevo sistema de información, así como los cambios que se desencadenaron luego de hacer uso de esta importante herramienta en los procesos contables. Además, se plantearán las variables que componen el problema, se analizarán sus comportamientos e incidencia en el funcionamiento de la empresa y se analizarán los resultados obtenidos, proporcionando así un referente para la implementación de un sistema de información en organizaciones con características similares.
“En un estudio descriptivo se seleccionan una serie de cuestiones, conceptos o variables y se mide cada una de ellas independientemente de las otras, con el fin, precisamente, de describirlas. Estos estudios buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno”17
17 CAZAU, Pablo. Introducción a la investigación en Ciencias Sociales. Tercera Edición. Buenos
Aires, 2006. p. 33-34.
27
También se presenta un enfoque correlacional dado que con el cambio de tecnología de información, se suponen efectos directos en la efectividad de los procesos contables, los cuales se pueden valorar en los indicadores de desempeño en cada uno de ellos.
Investigación cuantitativa y cualitativa. Se recoge, procesa y analiza información concerniente a las variables de interés en el estudio que será de utilidad para hacer las recomendaciones finales.
Cook y Reichardt sostienen al respecto de este tipo de investigación las siguientes dos cuestiones18
El que un investigador utilice uno u otro método no depende del paradigma que sostenga. De hecho, se han utilizado métodos cualitativos dentro de paradigmas cuantitativos, y viceversa.
La oposición radical entre ambos tipos de método no tiene sentido, y resaltan los beneficios potenciales del empleo conjunto de ambos métodos. Se mencionan tres razones por las cuales pueden emplearse conjuntamente ambos métodos:
Objetivos múltiples, que obligan a usar diferentes métodos.
Los dos métodos pueden vigorizarse mutuamente, brindando cada uno lo que el otro no puede dar.
Como ambos métodos tienen prejuicios, sólo cabe llegar a la verdad usando técnicas diferentes con las que se harán triangulaciones.
Usar ambos métodos tiene también sus desventajas: puede ser caro, suponer demasiado tiempo, y se puede carecer de adiestramiento en ambos métodos.
18 CAZAU, Op. cit. p. 27.
28
5.5. MÉTODO DE LA INVESTIGACIÓN
Se utilizará el método deductivo ya que el problema se abordará desde lo general a lo particular. Este método de investigación se caracteriza por buscar principios generales indiscutibles o universalmente aceptados, luego se aplican esos principios descubiertos a casos particulares.
La investigación consiste en buscar apoyos para los principios y tratar de demostrar que siempre se producen las consecuencias. En el caso de la empresa en estudio se validará la aplicación de un sistema de información y se evaluará el impacto y los posibles resultados con su implementación.
En el caso en estudio se partirá de los datos generales de la empresa, que son aceptados como valederos, para deducir por medio del razonamiento lógico, varias suposiciones que darán el horizonte a la propuesta que se planteará como solución. Se partirá de verdades previamente establecidas como principios generales a partir del diagnóstico situacional de la empresa y los resultados podrán ser aplicados a casos individuales para comprobar así su validez por lo cual el resultado de esta investigación servirá de referente para ser aplicado a otras organizaciones similares.
5.6. UNIDAD DE ANÁLISIS, POBLACIÓN Y MUESTRA
La unidad de análisis es la empresa en estudio: Isikene Inteligencia de Negocios S.A.S. Debido a que la muestra de empresas a analizar es muy pequeña, se puede afirmar que el tamaño de la muestra es igual al tamaño de la población.
5.7. DISEÑO METODOLÓGICO
El estudio se desarrolló en dos fases:
Fase 1. La primera fase consta de la revisión de bibliografía, artículos y documentos que tienen relación con la implementación de un sistema de información. Esta sección permitió facilitar el cumplimiento del primer objetivo, el cual condujo a identificar las alternativas de sistemas de información que ofrece el
29
mercado de acuerdo con las necesidades y requerimientos de la compañía en estudio.
Como parte esta fase y dando respuesta al segundo objetivo, se levantó el mapa de los procesos más relevantes de la empresa para conocer las respectivas entradas, salidas, el flujo del macro proceso y el contexto para la implementación.
El tercer objetivo de este proyecto se desarrolló a través de una encuesta de diagnóstico para conocer acerca de las razones por las cuales se considera que se debe implementar un sistema de información, las herramientas que se utilizan para realizar la labor, fallas en las herramientas que utilizan, eficacia en el manejo de la información y el grado de utilización de los sistemas de información. Para ello fue necesario recolectar los datos de manera presencial con los distintos colaboradores de la compañía. De igual manera se hizo un diagnóstico detallado del proceso de administración de la información a través de los procesos de contabilidad, nómina y ventas. Finalmente se elaboró un análisis cuantitativo y cualitativo de las distintas alternativas de sistema de información que ofrece el mercado con base en las funcionalidades y necesidades de la empresa en estudio. Este análisis facilitó la decisión del proveedor que se propone contratar.
Fase 2. La segunda fase permitió identificar aspectos más profundos de la implementación del sistema de información tal como los requerimientos para técnicos a nivel de infraestructura que hacen parte del cumplimiento del cuarto objetivo de este proyecto, así como la descripción de responsabilidades con la entrada en vigor de la nueva herramienta las cuales recaen en los distintos actores de los procesos. Esta sección del documento es de gran utilidad para la organización dado que facilitará el acoplamiento al nuevo sistema.
5.8. FUENTES Y TÉCNICAS DE LA INVESTIGACIÓN
Continuando con el diseño metodológico se hace necesario puntualizar las fuentes y técnicas de recolección de información.
Según Carlos Méndez “las fuentes son hechos o documentos a los que acude el investigador y que le permiten obtener información. Las técnicas son los medios empleados para recolectar la información”.
30
5.8.1. Técnicas de recolección de información. Las técnicas de recolección de información son todos los procedimientos utilizados para obtener y evaluar las evidencias requeridas. Éstas permitan evaluar con suficiente criterio y objetividad los hallazgos encontrados dentro de la problemática que se está estudiando.
Para recoger la información pertinente para este estudio se utilizarán las siguientes herramientas:
Visita a la empresa para observación directa de los procesos y la revisión de documentos originales de los procesos, formatos, registros, fotografías, etc. Complementa la información que se recoge mediante las técnicas mencionadas anteriormente.
Revisión bibliográfica y de recursos digitales. Ayuda a conocer los antecedentes de la misma temática abordada y construir el estado del arte del proyecto de investigación.
Encuestas a empleados. Facilita la recolección de información específica acerca de las operaciones realizadas por cada colaborador de la organización y en lo inherente a la problemática del proyecto.
Consulta a director de trabajo de grado. Permite brindar mayor fortaleza técnica al trabajo frente a la aplicación de los conceptos contables y administrativos, además ayudará a que este trabajo de investigación tenga una aplicación práctica y se pueda replicar en empresas similares.
5.9. FUENTES Y TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN.
5.9.1. Fuentes de información primaria. La fuente primaria de investigación en este caso, corresponde a la empresa en estudio, es decir, su propietaria, sus colaboradores y toda la información documental y no documental que allí se encuentre que sirva de soporte a la investigación. Así mismo, los proveedores y clientes del proceso de gestión contable serán los encargados de poner en evidencia si el nivel de efectividad ha mejorado en cuanto a calidad, confiabilidad y efectividad.
31
5.9.2. Fuentes de información secundaria. Los recursos tales como libros, documentos físicos y digitales, artículos de revistas, trabajos de grado o proyectos de investigación enfocados en temas como cambio organizacional, efectividad en procesos, implementación de sistemas de información y redefinición de responsabilidades en los cargos, permitirán entender mejor el contexto de la organización y la forma en que se deben administrar los procesos en las distintas etapas del cambio.
5.10. INSTRUMENTOS PARA PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Se desarrolló una encuesta que permitió conocer la percepción de los colaboradores acerca del procesamiento de la información en la organización y la implementación de un sistema de información para gestionar los procesos administrativos y contables. Los indicadores de calidad, confiabilidad y efectividad del proceso de gestión contable permitirán conocer los efectos de la implementación del nuevo sistema de información.
5.10.1. Ficha técnica de la encuesta. En el siguiente cuadro se presenta la ficha técnica del instrumento de recolección de información utilizado.
Tabla 1 Ficha técnica de la encuesta
Ficha técnica de la encuesta
Tipo de herramienta Encuesta
Empresa Isikene Inteligencia de negocios S.A.S.
Muestra Colaboradores de la empresa
Método de aplicación Presencial
Tipo de preguntas Cerradas
Tamaño de la muestra 9 personas
5.10.2. Método de análisis. La etapa de análisis de datos es muy importante debido a que permitirá encontrar evidencias que fortalecerán la propuesta de implementación. El análisis se llevará a cabo mediante los siguientes pasos:
Definición de la variable a medir
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Evaluación de la confiabilidad del instrumento de recolección de datos
Evaluación de coherencia y suficiencia de la información recogida
Análisis de resultados con base en el contexto de aplicación
Se harán análisis de tipo cualitativo y cuantitativo que se complementarán entre sí para enriquecer las recomendaciones para la organización.
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6. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
6.1. DATOS GENERALES
Razón Social: Isikene Inteligencia de Negocios S.A.S.
Nit. 900.717.219 – 9
Representante legal: Yitcy Becerra Díaz
Dirección: Calle 18 No. 122 – 135 Oficina Startup-café
Teléfono: 891 2407 Ext. 209 / 215
Isikene Inteligencia de Negocios fundada el 26 de Marzo de 2014 en la ciudad de Cali cumpliendo con los deseos de prestar servicios de Outsourcing Estratégico y Procesos y registrada como Sociedad por acciones simplificada, por la emprendedora profesional en Mercadeo y negocios internacionales, con Magister en Administración con énfasis en Mercadeo de la Universidad Icesi. La empresa se dirige al sector servicios.
Código: 8299 - Otras actividades de servicio de apoyo a las empresas n.c.p.
6.2. MISIÓN
En Isikene Inteligencia de Negocios SA.S. Desarrollamos soluciones integrales que aportan a la sostenibilidad de nuestros clientes.
6.3. VISIÓN
Isikene Inteligencia de Negocios S.A.S. será una empresa innovadora en la prestación de servicios de outsourcing de procesos en el suroccidente colombiano
El objetivo de sus actividades se basa en prestar servicios de Outsourcing estratégico y procesos, que ofrece soluciones al sector empresarial a nivel nacional, tales como:
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Ilustración 2 Servicios de la empresa
Por otro lado la empresa en su talento humano se compone de tres personas bajo criterio de Nomina (Coordinadora de Operaciones, Mercadologa y Gerente) y 8 profesionales con contratación por proyectos especializados en diferentes normas técnicas y profesiones tales como: - ISO 9001
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Gerente (Ceo – Founder)
Yitcy Becerra Díaz.
Coordinadora De Operaciones
Luisa Fernanda Roa
Mercadologa
Daniela Ospina
PROFESIONALES Y TECNICOS
- ISO 14001
- ISO 26000
- ISO 27001
- ISO 13485
- Etc
Se presenta entonces el organigrama de la empresa:
Ilustración 3 Organigrama de la empresa
La empresa Isikene se dedicaba en su inicio a administrar su información para los diferentes departamentos tales como: Nomina, Bases de datos de clientes internos y externos, Órdenes de Trabajo, Cotizaciones, Facturación, Recibos, etc., por medio de Excel utilizando tablas dinámicas para administrar su información.
36
7. PRESUPUESTO
Para la Implementación De Un Sistema De Información Empresarial Para La Empresa Isikene S.A.S. se propusieron las siguientes opciones de inversión con sus respectivas cotizaciones de precios en los requerimientos de este proyecto.
Tabla 2 Inversión opción No.1
INVERSIÓN OPCIÓN No.1
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Estándar
Premium
IContabi – Software ERP en la nube19 $ 69.600 $ 104.400
Equipos de Cómputo (Pc Portátiles) VALOR
Lenovo B40-70 - Black (59418272) $ 1.799.000 20
TOTAL $ 1.868.600 $ 1.903.400
19 IContabi. Planes y precios, [en línea], Medellin, Antioquia, [Consutado el 25 de Junio de 2016]
Disponible en Internet: http://www.icontabi.co/latam/site/index.php/planes/ 20
Lenovo Colombia. Lenovo B40, [en línea], Bogota,[consultado el 25 de Junio de 2016], Disponible en Internet: http://shop.lenovo.com/co/es/laptops/lenovo/serie-b/b40/#tab-customize
Descripción OPCIONES
Internet: http://www.nubox.com.co/software-de-contabilidad.html
37
Tabla 3 Inversión Opción No. 2
INVERSIÓN OPCIÓN No.2
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Emprendedor
Pyme
Contador
SIIGO -Software Contable y Administrativo, Ideal para Pymes
$ 64.000
$ 96.000
$ 138.276
Equipos de Cómputo (Pc Portátiles)
VALOR
Lenovo B40-70 - Black (59418272)
$ 1.799.000
TOTAL
$ 1.863.000
$ 1.895.000
$ 1.937.276
21
Tabla 4 Inversión Opción No.3
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Estándar
Avanzado
Nubox22 $ 95.000 $ 145.000
Equipos de Cómputo (Pc Portátiles) VALOR
Lenovo B40-70 - Black (59418272) $ 1.799.000
TOTAL $ 1.894.000 $ 1.944.000
21 Siigo. Precios 2016, [en línea], Bogota, [consultado el 25 de Junio de 2016] . Disponible en
Internet: http://www.siigo.com/precios 22
Nubox. Software Contable, [en línea], Bogota, [consultado el 25 de Junio de 2016]. Disponible en
Descripción OPCIONES
INVERSIÓN OPCIÓN No.3
Descripción OPCIONES
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Tabla 5 Inversión Opción 4
INVERSIÓN OPCIÓN No.4
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Contador Empresa Servicios
ClausErp23 $ 12.887 $ 32.217
Equipos de Cómputo (Pc Portátiles) VALOR
Lenovo B40-70 - Black (59418272) $ 1.799.000
TOTAL $ 1.811.887 $ 1.831.217
Tabla 6 Inversión Opción No. 5
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Pyme
PRO
Plus
Alegra Colombia24 $ 50.000 $ 90.000 $ 150.000
Equipos de Cómputo (Pc Portátiles)
VALOR
Lenovo B40-70 - Black (59418272)
$ 1.799.000
TOTAL $ 1.849.000 $ 1.889.000 $1.949.000
23 ClausErp. Planes y precios, [en línea], Colombia, [consultado el 25 de Junio de 2016], Disponible
en Internet: http://clauserp.com/planes-y-precios.php 24
Alegra. Planes Software de Facturación, [en línea], Colombia, [consultado el 25 de Junio de 2016], Disponible en Internet: http://www.alegra.com/colombia/precios
Descripción OPCIONES
INVERSIÓN OPCIÓN No.5
Descripción OPCIONES
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7.1. FINANCIACIÓN
La fuente de financiación que tendrá el proyecto “Implementación De Un Sistema De Información Empresarial Para La Empresa Isikene Inteligencia De Negocios S.A.S., será externa y la empresa se hará responsable por el 100% de los costos.
40
8. VALORACIÓN EMPRESARIAL
8.1. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
En el nuevo siglo, la empresa como Isikene Inteligencia de Negocios, un emprendimiento y por inicio pequeña, se encuentra en constante evolución contra un mercado totalmente exigente, donde la necesidad de transparencia de acuerdo con sus procesos y la manera como gestiona la seguridad de sus actividades es prioridad, los métodos, procedimientos y recursos utilizado por una entidad para llevar un control de las actividades y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones es primordial.
En vista de esta necesidad y las rutinas de sus trabajadores que permitieron ilustrarlas, se toman en cuenta los diferentes tipos de sistema de información y los tipos de organización que más la utilizan:
41
Tabla 7 Sistemas de información más utilizados en el mercado
Sistema de información Tipo de organización
ERP: Enterprise Resource Planning: sistemas de gestión integrados que controlan los procesos de toda la empresa (RRHH, finanzas, producción, etc.)
Puede ser utilizado por empresas de todo tipo. Muchos negocios, grandes y pequeños lo han implementado lo cual les ha permitido medirse en mercados de alta competitividad.
CRM: Customer Relationship Management: gestión de la relación con clientes y contactos comerciales.
La que requiere soporte para manejar su relación con los clientes.
Business Intelligent: Explotación de datos e información para la toma de decisiones.
Empresas que manejan vastos volúmenes de datos cuantitativos que recolectan todos los días en sus diversas aplicaciones corporativas.
TPS: Transaction Processing Systems: Procesos de transacciones y operaciones.
Las que necesiten recolectar, almacenar, modificar y recuperar toda la información generada por las transacciones producidas.
MIS: Management Information Systems: diferencia entre los sistemas de información.
Aquellas que utilizan otros sistemas que en las actividades operacionales de la organización y desean analizarla en uno solo.
BPM: Business Process Management: diseño, ejecución y control de procesos.
Organizaciones que deseen integrar los procesos, las personas y la tecnología de la información. No se orienta a una implementación de software.
DATAWAREHOUSING: Almacenamiento de datos procedentes de varias fuentes.
Las que requieran tener un repositorio de datos de muy fácil acceso, alimentado de numerosas fuentes, transformadas en grupos de información sobre temas específicos de negocios, para permitir nuevas consultas, análisis, reporteador y decisiones.
DATAMINING: Detección y muestra de relaciones entre los datos y obtener cierto tipo de información.
Empresas que necesiten comprender el contenido de un repositorio de datos. Con este fin, hace uso de prácticas estadísticas y, en algunos casos, de algoritmos de búsqueda próximos a la inteligencia Artificial y a las redes neuronales.
QUERIES AND REPORTING: Consultas e Informes de las BD relacionales.
Aquellas organizaciones que requieran herramientas para diseñar consultas o informes para obtener información sobre los datos.
BALANCED SCORECARD: Cuadro de Mando Integral: planificación y control que permite generar estrategias y comprobar su ejecución.
Empresas que quieran y estén en capacidad de medir el desempeño de las actividades en términos de su visión y estrategia, proporcionando a los gerentes una mirada global del desempeño del negocio
WEBSITE CORPORATIVO: Proyección de imagen corporativa, comunicación, coordinación y operaciones empresariales.
Todo tipo de organización.
GESTIÓN DOCUMENTAL; Soporte a todas las fases de todos los sistemas de gestión documental.
Se utiliza para administrar el flujo de documentos en todo tipo de organización.
SCM: Supply Chain Management: automatización de la cadena de suministros de la organización.
Aquellas que tengan logística de abastecimiento.
CTI: Computer Telephony Integration: Integración entre los sistemas informáticos y los sistemas de comunicación telefónica.
Empresas que necesiten integrar todos sus canales de comunicación y las informaciones que ésta recaba sobre sus clientes o potenciales clientes.
GIS: Geographical Information System (Sistema de Información Geográfica).
Puede ser utilizada por empresa para investigaciones científicas, gestión de recursos, gestión de activos, la arqueología, evaluación del impacto ambiental, planificación urbana, cartografía, sociología, geografía histórica, marketing o la logística por nombrar unos pocos.
SGSI: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. Conjunto de políticas de administración de la información.
Aplica para todas las empresas.
EDI: Electronic Data Interchange: Intercambio de información a nivel logístico y comercial entre distintas organizaciones.
Sirve para el intercambio de documentos comerciales entre todo tipo de empresas a nivel mundial.
CAD: Computer 25
Ordenador).
Aided Desing (Diseño Asistido por Empresas que manejen procesos de diseño. Es usado principalmente por ingenieros, arquitectos y diseñadores.
25
Tipos y clasificación de los sistemas de información empresarial, [en línea], Bogotá, Gestiopolis, [consultado el 29 de Noviembre de 2016] Disponible en Internet: http://www.gestiopolis.com/tipos- y-clasificacion-de-los-sistemas-de-informacion-empresarial/
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Ilustración 4 Sistemas de información necesarios
Como se acaba de explicar, existen en el mercado un amplio número de sistemas de información de acuerdo con las necesidades de cada negocio, sin embargo, independiente de cuál de ellos se desee implementar, es vital comprender el contexto de la organización, sus procesos y sus diferentes actores, ya que la implementación no estará sesgada a un solo proceso, sino por el contrario intervendrán proveedores y clientes de la información, así como beneficiarios indirectos tanto internos como externos. En el siguiente numeral de este documento se presenta un mapa de procesos, el cual permitirá entender mejor este panorama global de la organización objeto de estudio y facilitará los análisis posteriores que se plantean para la selección de la herramienta más adecuada a las necesidades de Isikene Inteligencia de Negocios S.A.S.
8.2. EVALUACIÓN DE PROCESOS
Un mapa de procesos de una organización es una representación gráfica de los mismos y se presenta generalmente mediante un diagrama. A través de éste se puede tener un panorama amplio de los procesos, conocer su interacción y entender el valor que cada uno de ellos genera.
A continuación se presenta el mapa de procesos que ilustra cada etapa de acuerdo con la prestación de cada servicio. Más adelante se realizará una
CRM
ERP IS
IKEN
E
43
descripción detallada de los hallazgos encontrados en cada uno de los procesos que componen la gestión administrativa teniendo en cuenta los requerimientos de sistema de información en cada uno de ellos.
Ilustración 5 Mapa de procesos
Dentro del mapa se identifican cuatro tipos de procesos fundamentalmente: Procesos Gerenciales, los cuales se enfocan en el direccionamiento estratégico del negocio; Procesos Operacionales que tienen énfasis en la elaboración del producto y/o servicio; Procesos de Apoyo que constituyen en el soporte para que todos los demás procesos fluyan correctamente; y los Procesos de Evaluación que permiten hacer seguimiento al cumplimiento de metas y retroalimentar para promover un mejoramiento continuo.
Con la implementación del sistema de información se verán beneficiados todos los procesos de manera directa o indirecta, así que el beneficio será global. Habrá
44
procesos que tendrán mayor incidencia en la operación del sistema, sin embargo, esto no implica que no se genere un impacto en los demás. Por esta razón es importante tener en cuenta dentro de la planeación de la implementación, cuáles serán los roles a cumplir por los individuos en cada proceso, contemplar los cambios en las tareas y cómo se manejarán las contingencias para que el sistema pueda cumplir su propósito. El apoyo por parte de la dirección será clave para que el proceso de cambio permee todas las líneas de trabajo de la organización, por eso las personas que conforman los roles directivos deben tener plena conciencia y contagiar positivamente sobre los beneficios futuros a todos los actores.
En la sección 10.3.1. de este documento se presentará una evaluación detallada de los procesos administrativos que se verían más impactados con la implementación de un sistema de información en la compañía.
8.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
De acuerdo con la visión de Isikene Inteligencia de Negocios S.A.S., será una empresa innovadora en la prestación de servicios de outsourcing de procesos en el suroccidente colombiano; muestra la necesidad de expansión y solución a diferentes lugares del país, por lo que la contribución de la ERP a escoger debe adecuarse en todo momento y lugar, con acciones simultaneas y un elemento automatizado. Requiriendo así una solución con menor exigencia estructural para aumentar su crecimiento, esto se puede realizar con un sistema de información gerencial en la nube, que facilitaría las acciones más importantes de la empresa.
Por lo que para realizar el diagnostico final se realiza tomando en cuenta la información recolectada y la elaboración de una encuesta que consta de ocho preguntas estructuradas con el fin de conocer las carencias y requerimientos de la empresa en cuanto al sistema de información, servicio y progreso a nivel de competitividad.
45
Gráfico 1. Primera pregunta Encuesta pre-implementación: ¿Cuál es la razón más importante para implementar un sistema automatizado para la gestión de la empresa?
Grafico 1 Primera pregunta Encuesta pre-implementación
La mayoría de las personas encuestadas (4), consideran que la organización requiere un sistema automatizado para la gestión en razón de beneficios como disminución de costos, mejoramiento de la productividad y cumplimiento de obligaciones legales. Solamente una de ellas considera que el beneficio tiene impacto en la disminución de costos. Estos resultados evidencian que, a nivel general, los colaboradores tienen conciencia del impacto positivo que traería la implementación de una herramienta como estas para ayudar para mejorar los procesos de la organización.
5
4 4
Disminuir los costos operativos
3 3 3
Mejorar la productividad
2
1 1
Cumplir con las reglamentaciones legales
Todas las anteriores 0
46
Gráfico 2. Segunda pregunta Encuesta pre- implementación: ¿Qué herramientas utiliza para realizar su labor?
Grafico 2 Segunda pregunta Encuesta pre-implementación
La mayoría de los colaboradores afirmaron que utilizan herramientas de Microsoft Office para realizar sus actividades laborales, entre ellas: Word (9), Excel (8) y PowerPoint (5). Algunas utilizan Paint como herramienta de trabajo (4) y otras más (5) aún utilizan lápiz y papel para el desarrollo de su labor. Estos resultados muestran los programas de Office como el principal apoyo en los procesos de gestión dado que es el que se tiene al alcance.
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
9
8
5 5
4
Word
Excel
Power Point
Paint
Lápiz y papel
Otras, ¿Cuáles?
47
Gráfico 3. Tercera pregunta Encuesta pre- implementación: ¿Qué fallas tiene las herramientas que utiliza?
Grafico 3 Tercera pregunta Encuesta pre- implementación
Las personas que respondieron la encuesta consideran que las fallas de las herramientas actuales obedecen principalmente a la ralentización (8) y falta de automatización (6). En menor medida se considera que la simultaneidad (4) es un inconveniente y una motivación más para la implementación de un sistema de información adecuado a las necesidades del negocio.
9
8 8
7
6
5
4
3
2
1
0
6 Automatización
4 Simultaneidad
Ralentización
Otros, ¿Cuáles?
48
Gráfico 4. Cuarta pregunta Encuesta pre- implementación: ¿La empresa cuenta con una solución computarizada para la gestión de información?
Grafico 4 Cuarta pregunta Encuesta pre- implementación
Ante la pregunta sobre la existencia de una herramienta computarizada para la gestión de la información, la respuesta de los colaboradores fue contundente, pues todos afirmaron que no cuentan con ninguna lo cual es una razón más que válida para una inmediata implementación de la misma.
SI
NO
100%
49
Gráfico 5. Quinta pregunta Encuesta pre-implementación: ¿Cuánto tiempo al día pasa utilizando la herramienta?
Grafico 5 Quinta pregunta Encuesta pre-implementación
Todos los encuestados (9) hacen uso permanente de las herramientas que disponen actualmente a pesar de no considerarlas las más adecuadas para sus actividades. Esto demuestra la imperante necesidad de reemplazarlas por una herramienta mucho más efectiva para la organización y que facilite el trabajo de cada uno de ellos.
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
9
8 horas
6 horas
4 horas
Otro, Cuántas?
50
Gráfico 6. Sexta pregunta Encuesta pre-implementación: ¿Se ha implementado anteriormente un sistema de información?
Grafico 6 Sexta pregunta Encuesta pre-implementación
La tercera parte de los encuestados (33%) coincide en que anteriormente no se ha implementado un sistema de información en la compañía, la población restante (67%) afirma no respondió la pregunta por no tener seguridad acerca de implementaciones previas de alguna herramienta para la gestión de información.
33%
67%
Si
NO
No respondió
51
Gráfico 7. Séptima Encuesta pre- implementación: ¿Qué grado de eficacia asigna al manejo de la información y comunicación de la Empresa? (0=Nula, 5=Óptima)
Grafico 7 Séptima Encuesta pre- implementación
La percepción de los colaboradores acerca del nivel de eficacia del manejo de la información y la comunicación en la empresa es relativamente bajo. En escala de 0 a 5, siendo 5 el nivel más alto de eficacia, 4 personas calificaron dicha variable en el nivel 1, 2 personas en el nivel 2 y 3 personas en el nivel 3. Con esto se obtiene un promedio ponderado de 1.9 para toda la muestra lo cual se considera un nivel muy bajo para la variable.
5
4 4
3 3 0
2 2 1
1 0
52
Grafico 8. Octava Encuesta pre- implementación: ¿En qué grado utilizan las tecnologías de información en general? (0=Nula, 5=Óptima)
Grafico 8 Octava Encuesta pre- implementación
Teniendo en cuenta que Isikene Inteligencia de Negocios es una pequeña empresa de servicios con profesionales especializados en cada proceso de interés de los clientes, y basándome en las constantes y por mayoría de la encuesta efectuada se aprecia que la empresa carece de organización, simultaneidad y automatización en sus procesos, efectuando entonces una ralentización progresiva.
Los procesos tienen un rango de tiempo elevado para cada uno y por el momento no se ha implementado ningún sistema de información que acople y acondicione los procesos organizacionales de la empresa. Al no presentar un uso frecuente de la tecnología de la información, se ven obligados a utilizar herramientas que no son simultaneas, en las que se deben realizar reprocesos en las diferentes áreas de la empresa, tales como: Word, Excel, papel y lápiz en su orden respectivo, que, aunque son herramientas de uso cotidiano, disminuye el progreso de la empresa, puesto la ralentiza potencialmente la comunicación entre áreas y ciudades donde se prestan los servicios.
6
5 5
4 4
3
2
0
1
2
3
4
5
1
0
53
8.3.1. Diagnostico final
Tabla 8 Diagnostico final
DIAGNOSTICO CLASIFICADO
ACTUALIDAD EMPRESA
EMPRESA EN GENERAL
La empresa no presenta sistema de información empresarial para la administración, contabilidad y organización de la misma
No hay una sistematización y buena comunicación con respecto a la distribución de información relevante, efectuando así ralentización y reprocesos.
La empresa carece de equipo que se requiere para el adecuado proceso administrativo.
DIAGNOSTICO CLASIFICADO
ACTUALIDAD PROPOSITO SISTEMA INFORMACIÓN GERENCIAL
HERRAMIENTA / MODULOS
CONTABILIDAD
Actualmente en Excel y Word se realizan las siguientes operaciones; la facturación, remisiones, cartas, cotizaciones, comprobante de egresos, recibos de caja, entre otros documentos.
El programa debe incluir todas estas funciones dentro de la interfaz.
Contabilidad – Finanzas
El proceso de cartera se maneja en Excel y se va liquidando mensualmente según el caso. la cartera es verificada mediante los reportes en Excel
El sistema de información debe tener una herramienta que se encargue de realizar los pagos de cartera y efectuar los respectivos informes con las edades respectivas.
Contabilidad -Informes - Cartera
Los servicios se plantearon en Excel y cambian según las necesidades del cliente. Este proceso no es parametrizado con codificación
La parametrización de los artículos se realizara correctamente por el encargado recibiendo la inducción adecuada
Empresa - Productos que vendo
NOMINA
La nómina se registra en Excel y se paga con comprobantes de egreso en talonario o impreso
El sistema de información gerencial deberá tener modulo dedicado a lo relacionado con el manejo de la Nómina automatizando el proceso
Nomina
Se usa Excel para contabilizar procesos tales como los pagos de primas, cesantías, intereses de cesantías, liquidaciones y planilla única de aportes.
El programa debe incluir todas estas funciones dentro de la interfaz.
Pagos
54
Tabla 8. (Continuación)
En Excel se contabilizan los préstamos de empleados y de igual manera son descontados.
Los préstamos se descuentan automáticamente dependiendo características como del valor, el número de cuotas e inicio de pago, automáticamente.
Contabilidad-Prestamos
VENTAS
La persona encargada de las ventas no tiene acceso al estado de cuenta de los clientes provocando que la cartera se incremente por falta de simultaneidad e información.
Mediante un sistema de consultas el vendedor puede informarse sobre facturas, remisiones, cotizaciones, pagos pendientes del cliente.
Consulta
No existe una conexión entre la parte de ventas y el sistema de información, estas áreas están separadas y tecnología es utilizada únicamente para responder cotizaciones vía email.
Con la información que alimenta la facturación se puede definir diversidad de informes sobre las ventas por periodos determinados, según sea la necesidad de la empresa
Informes-Ventas
Se realiza manualmente un informe diario de ventas, donde se identifican el saldo de pedidos acumulados, las ventas del día, las ventas acumuladas del mes, las ventas facturadas de día y la facturación acumulada del mes por cada uno de los vendedores.
El sistema permite realizar informes diarios de ventas.
Informes-Ventas-Comprobante diario de ventas
Para realizar la fijación de costos es mediante Excel y se realiza anual según lo reportado
Por medio del sistema de información se obtiene la sistematización de este proceso
Costos
La empresa no presenta formatos de ninguna clase, haciendo más complicada la labor de realización de las cotizaciones y demás documentos
El sistema de información tiene parametrizado los formatos genéricos para cada documento
Estructuración - Empresa - General
Al momento de aceptación de la Cotización realizada en Excel, se da paso y según el tiempo o duración del servicio a la realización de una Orden de servicio o Contrato
El sistema de información deberá permitir sistematizadamente aceptar la cotización y continuar con la respectiva orden
Ventas - Cotización
55
Tabla 8. (Continuación)
Cuando se realizar la Orden de Servicio se debe realizar lo siguiente:
El sistema de información deberá permitir realizar la contratación por obra o
labor (temporal)
Documentos - Proveedores
* Se realiza búsqueda del profesional idóneo para el tipo de servicio a prestar
* Una vez el profesional sea seleccionado y cuadrado los tiempos del servicio, se le genera una Orden de Trabajo
La Orden de Trabajo se realiza por el tiempo estimado del contrato u Orden de servicio pactada con el cliente
8. La facturación del servicio se realiza mensualmente considerando el plazo del contrato u orden según el caso.
10. El sistema de información deberá manejar la facturación recurrente.
Producción-Traslado de producto terminado
9. La facturación se registra en Excel con la respectiva fecha, nombre del cliente, numero de factura y valor total de la esta posteriormente se entrega al Gerente un informe.
11. La facturación se realiza al descargar la información del servicio, deducir los impuestos e instantáneamente se carga la información de la venta en el sistema para los informes diarios y mensuales.
Ventas-Factura de
Ítems/remisiones Informes-Ventas
11. En Excel se lleva bases de datos de proveedores, clientes y empleados para tener la información a la mano.
13. El sistema realiza los estados de cuenta de los impuestos los cuales incluyen las planillas reglamentarias que exige la DIAN.
Contabilidad-Pagos-Impuestos
Una vez ingresada la información, documentación y formularios en general, la contadora se encarga de verificar lo pagado
El sistema de información deberá tener automatización de procesos y gestión de informes para revisión contable
Contabilidad
La contadora realiza además todos los requerimientos legales que exigen la DIAN, sobre informes y declaraciones de impuestos, entre todas las actividades rutinarias que debe realizar.
Las actividades rutinarias son más automatizadas y no requieren de tantas labores manuales.
Contabilidad - Impuestos
Fuente: La autora
56
8.3.2. Evaluación cualitativa
De acuerdo con las variables de funcionalidad para la empresa y según la importancia y necesidades, se presenta:
Tabla 9 evaluación cualitativa
IN H
OU
SE
NU
BE
MO
DU
LO
S
SE
GU
RID
AD
DE
MO
SIM
UL
TA
NE
IDA
D
AY
UD
AS
SO
PO
RT
E
EX
PO
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AS
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CIM
IEN
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CO
NS
UL
TA
S
INF
OR
ME
S
SAP PYME SI NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI
ORACLE ENTERPRISE PERFORMANCE MANAGEMENT
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
MICROSOFT DYNAMICS NAV SI NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI
NUBOX NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI
CLAUS ERP NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI
ALEGRA COLOMBIA NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI
SOFTWARE OPEN BRAVO ERP NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI
ICONTABI – SOFTWARE ERP NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI
SIIGO EMPRENDEDOR NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI
57
Tabla 9. (Continuación)
TE
SO
RE
RIA
CO
NT
AB
ILID
AD
GE
NE
RA
L
AC
TIV
OS
FIJ
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SAP PYME SI SI SI SI SI SI
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SAP PYME SI SI SI SI SI
ORACLE ENTERPRISE PERFORMANCE MANAGEMENT
SI
SI
SI
SI
SI
MICROSOFT DYNAMICS NAV SI SI SI SI SI
NUBOX SI SI SI SI SI
CLAUS ERP SI SI SI SI SI
ALEGRA COLOMBIA SI SI SI SI SI
SOFTWARE OPEN BRAVO ERP SI SI SI SI SI
ICONTABI – SOFTWARE ERP SI SI SI SI SI
SIIGO EMPRENDEDOR SI SI SI SI SI
ORACLE ENTERPRISE PERFORMANCE MANAGEMENT
SI
SI
SI
SI
SI
SI
MICROSOFT DYNAMICS NAV SI SI SI SI SI SI
NUBOX SI SI NO SI SI SI
CLAUS ERP SI SI SI SI SI SI
ALEGRA COLOMBIA SI SI SI SI SI SI
SOFTWARE OPEN BRAVO ERP SI SI SI SI SI SI
ICONTABI – SOFTWARE ERP SI SI SI SI SI SI
SIIGO EMPRENDEDOR SI SI NO NO NO NO
58
Tabla 9. (Continuación)
AC
TU
AL
IZA
CIO
NE
S
SE
GU
IMIE
NT
O
CO
TIZ
AC
ION
ES
RR
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NO
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MA
ND
O
SAP PYME SI SI SI SI SI SI
ORACLE ENTERPRISE PERFORMANCE MANAGEMENT
SI
SI
SI
SI
SI
SI
MICROSOFT DYNAMICS NAV SI SI SI SI SI SI
NUBOX SI NO NO NO NO NO
CLAUS ERP SI SI SI SI SI SI
ALEGRA COLOMBIA SI SI SI SI SI SI
SOFTWARE OPEN BRAVO ERP SI SI SI SI SI SI
ICONTABI – SOFTWARE ERP SI SI SI SI SI SI
SIIGO EMPRENDEDOR SI NO NO NO SI SI
PLATAFORMA
SAP PYME Aix, Digital Unix, HP-UX, Sinix, Solaris, Windows x86-64, OS/400
ORACLE ENTERPRISE PERFORMANCE MANAGEMENT
Linux x86-64 (64-bit) Windows x86-64 (64-bit) Solaris Operating System (SPARC) Solaris Operating System (x86-64) IBM AIX on POWER Systems (64-bit) HP-UX Itanium (64-bit)
MICROSOFT DYNAMICS NAV GENERAL
NUBOX GENERAL
CLAUS ERP GENERAL
ALEGRA COLOMBIA GENERAL
SOFTWARE OPEN BRAVO ERP GENERAL
ICONTABI – SOFTWARE ERP GENERAL
SIIGO EMPRENDEDOR GENERAL
59
Tabla 9. (Continuación)
ESTUDIO DE VARIABLES
PESO
Capacitación 20%
Actualizaciones incluidas
20%
Integrado 10%
Soporte Online 24/7 10%
Módulos 40%
100%
SOLUCIONES ERP'S
CAPACITAC IÓN ONLINE
ACTUALIZACI ONES
INCLUIDAS
INTEGRA DO
SOPOR TE
ONLINE 24/7
MODULOS
TOTAL ES VENT
AS COMPRAS Y
GASTOS NOMI
NA CONTABILI
DAD
20% 20% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 100%
SAP Pyme 20% 0% 10% 0% 10% 10% 10% 10% 70%
Open Bravo 0% 20% 10% 0% 10% 10% 10% 10% 70%
Oracle Enterprise
20% 0% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 80%
Nubox 20% 20% 0% 0% 10% 10% 0% 10% 70%
Claus Erp 20% 20% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 100%
Alegra Colombia
20% 20% 0% 0% 10% 10% 10% 10% 80%
Icontabi 20% 20% 0% 0% 0% 0% 10% 10% 60%
Siigo Emprendedor
0% 0% 10% 0% 10% 10% 0% 10% 40%
Microsoft Dynamics
0% 20% 10% 0% 10% 10% 0% 10% 60%
Fuente: Información recolectada de las valoraciones de ERPs
60
Tabla 10 Soluciones Cualitativas ERP´S
Fuente: Información recolectada de las valoraciones de ERPs
8.3.3. Evaluación cuantitativa. Para la realización de la evaluación cuantitativa se tuvo en cuenta los costos de implementación en el caso de ERP´S con necesidad precisa de servidores inhouse, usuarios recurrentes, solo si son requeridos, además de los costos mensuales integrados en la nube.
Tabla 11 Evaluación cuantitativa
SOLUCIONES ERP'S
PREMIUM/ AVANZADO
STARTER/ SERVICIOS
CONTADOR PLUS/FULL/P
YME
TOTAL INVERSIÓ
N
SAP Pyme $ 3.605.000
Open Bravo
Oracle Enterprise $
18.649.900 $ 2.324.500
Nubox $ 145.000 $ 240.000 $
350.000 $ 100.000
Claus Erp $34.472 $ 13.790 $ 124.102
Alegra Colombia $ 90.000 $50.000 $ 150.000
Icontabi $ 104.400 $ 33.640
Siigo Emprendedor
$ 105.500
$ 138.276
Microsoft Dynamics
SOLUCIONES ERP'S
100%
70% 70% 80% 70% 80% 60% 60%
40%
SOLUCIONES ERP'S
61
PREMIUM/ AVANZADO
$18.649.900 $20.000.000
$15.000.000
$10.000.000
$5.000.000 $90.000
PLUS/FULL/PYME
$150.000 $160.000
$140.000
$120.000
$100.000
$80.000
$60.000
$40.000
$20.000
$124.102
Ilustración 6 Análisis Premium / Avanzado
$-
Oracle Enterorise
Claus Erp Alegra Colombia
PREMIUM/ AVANZADO
$18.649.900
$90.000
Ilustración 7 Análisis Plus / Full / Pyme
$- Claus Erp Alegra Colombia
PLUS/FULL/PYME $124.102 $150.000
62
CONTADOR
$13.790
$14.000
$12.000
$10.000
$8.000
$6.000
$4.000
$2.000
STARTER/SERVICIOS
$2.324.500 $2.500.000 $2.000.000
$1.500.000
$1.000.000
$500.000
$34.472 $50.000
Ilustración 8 Análisis Contador
$- Claus Erp Alegra Colombia
CONTADOR $13.790
Ilustración 9 Análisis Starter/Servicios.
$-
Oracle Enterorise
Claus Erp Alegra Colombia
STARTER/SERVICIOS $2.324.500 $34.472 $50.000
63
Esta valoración se realizó para los arrojados en la evaluación Cualitativa con mayor porcentaje correspondiente a los seleccionados según los módulos y requerimientos de la empresa, por ende, el sistema más económico de acuerdo a inversión es Claus ERP, siendo en primera posición el primero entre Alegra y Oracle, donde Alegra presenta un panorama económico, sistematizado, pero con faltantes en los requerimientos puntuales de la empresa y Oracle se sale del presupuesto y funcionalidades de la empresa por el hecho de que para Isikene tiene como una de las necesidades principales la interacción del sistema en cualquier lugar y no con servidor in house.
Claus ERP, es un sistema integrado, funcional, versátil, dispone de funciones automáticas de seguridad y auditorías de última tecnología enfocadas a mantener tus datos seguros e íntegros. La información no corre ningún riesgo en nuestros servidores, puesto que tenemos estándares internacionales de copias de seguridad, mantenimiento y custodia de la información. Se está trabajando para que todos los clientes tengan acceso a certificados SSL en su conexión con nuestros servidores, sin costo adicional, y de esta forma encriptar la información que viaja a través de los diferentes operadores de Internet usando HTTPS.
64
Tabla 12 Comparativo Claus con Software Tradicional.
Modelo de Pago Couta mensual Compra la licencia de software
Servidores Incluidos Lo debe Comprar el Cliente
Licencia del Sistema Operativo
Incluida La debe Comprar el Cliente
Otras Licencias Incluidas Las debe Comprar el Cliente
Acceso de Usuario Desde Navegador Web (IE,
Chrome, Firefox, Safari, Opera...)
Software instalado en cada Computador o Servidor Local
Mantenimiento Incluido 18-35% del costo del software
anual
Largos procesos de instalación de
Instalacion Incluida, cuando registra su
empresa se realiza automáticamente hardware, software, bases de datos y parametrizaciones complejas
Operacion IT: Copias, de seguridad, parches, monitoreos de seguridad, etc.
Incluidas Las debe hacer el Cliente
Costos de las actualizaciones
Incluidas, se realizan mejoras y
nuevas funcionalidades diariamente sin costo adicional.
Actualizaciones menores incluidas en los costos de mantenimiento, las grandes actualizaciones requieren re- implementaciones y compra de nuevas versiones
Costo de la
capacitación
Incluido Lo debe pagar el cliente. De
acuerdo al número de horas y usuarios
Configuración e
implementación
De manera inmediata usted podrá
configurar e implementar su empresa en ClausERP.com, definiendo primero las responsabilidades tributarias y la fecha a partir de la cual desea grabar sus documentos.
El usuario asume el proceso de configuración e implementación después de invertir bastante tiempo en la capacitación e instrucciones recibidas del proveedor del software.
ClausERP.com
En la Nube - Cloud Computing
Software Tradicional
(ERP, Programas contables)
Cliente / Servidor o de Escritorio
65
Tabla 16. (Continuación)
Capacitación
Se basa en la Auto-Capacitación y está disponible 7/24/365 en el Centro de Ayuda, nuestros usuarios, que son los mejores aliados de ClausERP.com, nos retroalimentan permanentemente, para mejorar la información disponible en la nube
Capacitación presencial a través
de centros educativos, manuales y ayudas digitales, ordinariamente es necesario desplazarse para realizar las capacitaciones
Seguridad de la
información
Incluida, copias automáticas de la información cada 5 minutos, de manera simultánea a 3 servidores ubicados en Colombia y USA
El cliente debe encargarse de las
copias de seguridad
Usabilidad
El sistema de gestión de preguntas y respuestas con los usuarios, permite ajustar rápidamente los programas para corregir los problemas de usabilidad que se detectan, con la asesoría de nuestros clientes, nuestros mejores aliados en este proceso
El modelo de capacitación evita que los proveedores trabajen con decisión en usabilidad y cuando lo hacen deben correr largos y costosos estudios con usuarios para identificar las mejoras, limitando a estos a esperar a que se libere una actualización o una nueva versión
Automatización
contable y tributaria
Incluida, registre solo documentos,
no tiene que debitar y acreditar cuentas contables, usted obtiene una gestión contable y tributaria más sencilla
El contador debe indicar con mucha frecuencia como debitar y acreditar los eventos económicos de la empresa, algunos programas ofrecen la posibilidad de parametrizar ciertos eventos
Movilidad y
Colaboración
Las últimas innovaciones en Cloud Computing facilitan los procesos de integración y colaboración de las aplicaciones de ClausERP.com, para que de manera transparente se puedan incorporar a todos los dispositivos móviles que dispongan de un navegador, pues los consumidores esperan que la información que resulta de mayor interés se obtenga o reporte desde dispositivos móviles.
No existe integración de
aplicaciones móviles con las soluciones tradicionales. El cliente debe pagar costosos, rígidos y complejos desarrollos a medida, para lograr la integración requerida
66
8.4. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA
8.4.1. Requerimientos tecnológicos para la implementación. Al momento que una empresa decide aventurarse en el campo del mercado tecnológico, es importante tener en cuenta los enfoques de sus necesidades tecnológicas desde varios puntos claves:
Infraestructura: Compuesta por instalaciones físicas, servicios y la administración de los recursos de cómputo.
Componentes Principales:
• Hardware
• Software
• Redes e instalaciones de comunicación (internet e intranet)
• Bases de Datos26
Para este caso corresponde a:
- Hardware: Equipo de Cómputo y telecomunicaciones
- Software:
o Sistemas operativos: Windows, IOS, Linux, Unix, MBS, Solaris, etc.
o Controladores de dispositivos: Microprocesadores (Cerebro del Computador) es el encargado de ejecutar los programas, desde su sistema operativo hasta las aplicaciones.
26 Administración De La Infraestructura Tecnológica De La Organización, [en línea] Popayán,
Cauca, [consultado el 20 de Noviembre de 2016]. Disponible en Internet: http://fccea.unicauca.edu.co/old/admoninfraestructura.htm
67
o Herramientas de diagnóstico: memoria RAM, el procesador, los discos duros, ruteadores, tarjetas de red, entre otros.
o Servidores: En Red o InHouse
Cuadro 7. In House. En este cuadro se ilustra el funcionamiento de la infraestructura tecnológica por función in house, ósea con un solo servidor donde se alimenta la información de varios computadores de los empleados, teniendo en cuenta que esta manera seria un inconveniente para la empresa puesto que los servicios son en diferentes ciudades y la información, comunicación y procesos no se lograrían obtener de manera simultánea.
Ilustración 10 Función in House
Fuente: Directo del proyecto
68
Cuadro 8. En La Nube. Por otro lado se ilustra el funcionamiento de la infraestructura en la nube, donde no importa el lugar en el que se encuentren los funcionarios o profesionales que laboran en la empresa, si se tiene un dispositivo móvil a la mano o un computador con internet, se tendrá al instante la información y manera de comunicación simultáneamente y eficientemente.
Ilustración 11 Función en la Nube
Fuente: Directo del proyecto
69
8.5. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
Implementar el sistema de información seleccionado según los requerimientos evaluados
Para realizar la inversión monetaria y según el presupuesto realizado acorde a las necesidades de la empresa se propone:
Realizar reuniones formales con la contadora y la parte administrativa de la empresa mensualmente con el fin de realizar la revisión de objetivos tanto monetarios como productivos de acuerdo a los procesos.
Llevar registro de fechas de corte mensual de los clientes para tener en cuenta las fechas que reciben facturación y así evitar reprocesos.
Realizar encuestas de satisfacción a cada cliente luego de terminado los servicios para la mejora continua de la empresa.
Para este momento se presenta el proceso de implementación según el diagnóstico final presentado anteriormente con el sistema de información gerencial indicado como preferencia según las necesidades y requerimientos de la empresa.
70
Tabla 13 Alimentación de datos al sistema.
PARAMETRIZACIÓN DEL SISTEMA CANT.
Creación Empresa y Sucursal 1
Creación de Terceros 107
Clientes 59
Proveedores 44
Entidades Financieras 1
Empleados 3
Otro terceros 0
Creación de Usuarios y Perfiles 2
Parametrización Centros de Costos 2
Creación Cuentas en bancos 2
Creación Cargos de empleados 2
Parametrización Valores por defecto 2
Creación de Artículos de inventarios/servicio 16
Creación de Activos fijos 3
244
Fuente: Directo del proyecto
71
Tabla 14 Procesos de implementación por funciones.
LIDER DEL PROCESO FUNCIONES RESPONSABILIDADES
1. ESTRUCTURACIÓN
GERENTE GENERAL
1.1 ESTRUCTURACIÓN BASICA
Crear Terceros Coordinadora de Operaciones
Crear Clientes Coordinadora de Operaciones
Crear Proveedores Coordinadora de Operaciones
Crear Entidad Financiera Coordinadora de Operaciones
Crear Empleados Coordinadora de Operaciones
Crear Otros Terceros Coordinadora de Operaciones
Crear Resolución de Facturación DIAN
Coordinadora de Operaciones y Contadora
1.2. ADMINISTRATIVO Y SEGURIDAD
Crear Usuarios Gerente General y Coordinadora de Operaciones
Crear Perfiles Gerente General y Coordinadora de Operaciones
2. PARAMETRIZACIÓN
CONTADORA
2.1. PUC Contadora
2.2. Centro de Costos Contadora
2.3. Cuentas de Bancos Coordinadora de Operaciones
2.4. Nomina Contadora
Crear Cargos de Empleados Coordinadora de Operaciones
Crear Distribución por centro de costos Contadora
2.5. Crear Servicios Coordinadora de Operaciones
2.6. Crear Activos Fijos Coordinadora de Operaciones
2.7. Crear Contratos Contadora
3. CONTABILIDAD
CONTADOR
3.1. Negociación con Profesionales Coordinadora de Operaciones
Avance a terceros Coordinadora de Operaciones
Ordenes de Servicios Coordinadora de Operaciones
3.2. Ventas Servicios Mercadeo
Factura a Cliente Coordinadora de Operaciones
Ítems Servicios Coordinadora de Operaciones
Remisiones Ventas Coordinadora de Operaciones
Administración, imprevistos Coordinadora de Operaciones
Descuentos Coordinadora de Operaciones
Cotizaciones Clientes Coordinadora de Operaciones
Notas a Clientes Contadora
72
Tabla 18. (Continuación)
3.3. Tesorería Coordinadora de Operaciones
Deposito en Cuenta Gerente General y Coordinadora de Operaciones
Notas bancarias Contadora
Desembolso de caja menor Coordinadora de Operaciones
Legalizaciones Contadora
Prestamos Coordinadora de Operaciones
Conciliación Bancaria Coordinadora de Operaciones
Recibos de Caja Coordinadora de Operaciones
Egresos Coordinadora de Operaciones
Pagos Coordinadora de Operaciones
Impuestos Contadora
IVA Contadora
ICA Contadora
Retención en la fuente Contadora
Retención CREE Contadora
ICA Retenido Contadora
3.4. Notas de Contabilidad Contadora
3.5. Otras Contabilizaciones Contadora
Saldo Inicial Coordinadora de Operaciones
Cuentas por pagar Coordinadora de Operaciones
Otros Ingresos Coordinadora de Operaciones
Cruce de documentos Coordinadora de Operaciones
Causaciones documentos Coordinadora de Operaciones
4. SERVICIOS
CONTADORA
4.1. Horas profesionales Gerente General y Coordinadora de Operaciones
4.2. Costos indirectos de los servicios Coordinadora de Operaciones
4.3. Liquidar Novedades de Nomina Coordinadora de Operaciones
4.4. Contabilizar Nomina Contadora
4.5. Contabilizar prima de servicios Contadora
4.6. Contabilizar Vacaciones Contadora
Pagos de Nomina Coordinadora de Operaciones
Anticipo de Empleados Coordinadora de Operaciones
Planilla de Aportes Seguridad Social Coordinadora de Operaciones
Fondo de Cesantías Contadora
Prima de Servicios Contadora
Vacaciones Contadora
73
Tabla 18. (Continuación
Intereses sobre Cesantías Contadora
Liquidación de Empleados Contadora
Ajustes Contadora
5. OTROS PROCESOS
COORDINADORA DE OPERACIONES
5.1. Cierre de Periodos Coordinadora de Operaciones y Contadora
5.2. Presupuestos Contadora
5.3. Modificaciones de Servicios Gerente General y Coordinadora de Operaciones
5.4. Incremento de Precios Servicios Gerente General y Coordinadora de Operaciones
5.5. Programación de Pagos Coordinadora de Operaciones
6. INFORMES
COORDINADORA DE OPERACIONES
6.1. Contabilidad Contadora
6.2. Tesorería Coordinadora de Operaciones
6.3. Cuentas por pagar Coordinadora de Operaciones
6.4. Cartera Coordinadora de Operaciones
6.5. Ventas Coordinadora de Operaciones
6.6. Nomina Coordinadora de Operaciones
6.7. Otros Informes Coordinadora de Operaciones
6.8. Comparativos Contables Contadora
6.9. Comparativos de Ventas Coordinadora de Operaciones
7. CONSULTAS
COORDINADORA DE
OPERACIONES
7.1. Consulta Documentos Coordinadora de Operaciones
7.2. Consulta Ítems Coordinadora de Operaciones
7.3. Consulta Proveedores Coordinadora de Operaciones
7.4. Consulta Clientes Coordinadora de Operaciones
7.5. Consulta Tesorería Coordinadora de Operaciones
7.6. Consulta Nomina Coordinadora de Operaciones
Fuente: Directo del proyecto
Ver anexo A
74
9. CONCLUSIONES
El contexto altamente competitivo del mercado actual exige que las organizaciones busquen automatizar sus procesos para facilitar la gestión del recurso humano, permitir el flujo de información financiera, incrementar sus ventas y por ende la participación de mercado, entre otras actividades. Isikene Inteligencia de Negocios S.A.S. en cabeza de su propietaria está de acuerdo con ajustarse a los cambios en los procesos y la utilización de una herramienta que eleve el nivel de efectividad de la gestión administrativa y contable.
En el mercado existe una amplia gama de sistemas de información diseñados para distintos propósitos y acordes a las necesidades de distintos tipos de organización. Hay algunos enfocados en temas contables, otros en diseño e ingeniería, existen aquellos cuyo enfoque son los datos y reportes para toma de decisiones estratégicas, también los hay para seguridad informática, cadenas de abastecimiento y distribución, entre otros. El reto para cada organización se encuentra en identificar de manera clara y precisa sus requerimientos actuales y futuros para seleccionar el sistema que más se ajuste a sus necesidades.
Los procesos más relevantes para la implementación del sistema de información son los de apoyo tal como: Gestión documental, Gestión financiera, Gestión comercial y Gestión administrativa; dentro de los cuales se encuentran los subprocesos de Ventas, Contabilidad y Nómina. Luego de realizar el diagnóstico de los mismos se encontró evidencia de que la empresa no presenta un sistema de información empresarial para la administración, contabilidad y organización de la misma. No hay una sistematización y buena comunicación con respecto a la distribución de información relevante, generando así ralentización y reprocesos, además la empresa carece de los equipos que se requieren para realizar adecuadamente los procesos administrativos.
La empresa en estudio requiere un sistema integrado, funcional, versátil que disponga de funciones automáticas de seguridad y auditorías de última tecnología enfocadas a mantener tus datos seguros e íntegros. La información no debe correr ningún riesgo en los servidores, para lo cual es deseable que el sistema cumpla con estándares internacionales de copias de seguridad, mantenimiento y custodia de la información. Es deseable que la herramienta permita que todos los clientes tengan acceso a certificados SSL (Secure Sockets Layer) en su conexión con nuestros servidores, sin costo adicional, y de esta forma encriptar la información que viaja a través de los diferentes operadores de Internet usando HTTP (Hypertext Transfer Protocol).
75
Claus ERP fue escogida como la alternativa de sistema de información más adecuada a las necesidades y requerimientos para la organización dado que cumple con el 100% de los requerimientos tal como capacitación online, actualizaciones, es un sistema que se integra con otras plataformas a través de interfaces y brinda soporte online; además cuenta con todos los módulos requeridos como son ventas, compras y gastos, nómina y contabilidad, lo cual será de gran beneficio para los colaboradores que laboran en dichos procesos. Además de todo lo anterior, ofrece un costo asequible para la compañía.
Con el curso de la implementación de la herramienta tecnológica, Isikene Inteligencia de Negocios S.A.S. ha comprendido que un Sistema de Información no es independiente ni aislado, por el contrario, es una herramienta que soporta el Sistema Integrado de Gestión (SIG), en donde se busca el procesamiento de datos de origen interno y externo para generar información útil que, no solo posibilite la toma de decisiones, sino que facilite los procesos de planeación, gestión y control. Esa experiencia de cambio organizacional ha sido un gran aprendizaje que se capitalizará en futuros procesos de cambio.
Con la propuesta que desarrolla en este estudio se pretende realizar un aporte no solo a la gestión de Isikene Inteligencia de Negocios S.A.S. sino a cualquier organización de similares condiciones que quiera elevar la efectividad de sus procesos administrativos. Así las cosas, este documento plantea los criterios que pueden ser tenidos en cuenta y adaptarse en otros contextos organizacionales.
76
10. RECOMENDACIONES
• Promover el mejoramiento continuo y el proceso planificado de automatización y rediseño de los distintos procesos de Isikene Inteligencia de Negocios S.A.S. para ir aumentando progresivamente la efectividad de los mismos y optimizar el manejo del sistema de información seleccionado.
• Evaluar permanentemente las nuevas tendencias tecnológicas que puedan incorporarse al sistema para hacerlo más atractivo al usuario y mejorar su competencia en el uso del mismo.
• Desarrollar un plan de sensibilización y entrenamiento para que los usuarios del sistema de información conozcan su funcionamiento y desarrollen habilidades en el uso del mismo, solucionen sus inquietudes y se mitigue la resistencia al cambio.
• Establecer un periodo de pruebas previo al lanzamiento de la plataforma con el fin de detectar posibles fallas en cuanto a seguridad, consistencia e integridad de los datos y de esta manera, establecer un protocolo o plan de acción en los casos de falla potencialmente más comunes.
• Gerenciar los resultados de los indicadores de desempeño del proceso de gestión administrativa y contable para evaluar el sistema de información a corto, mediano y largo plazo.
• Se propone para futuros estudios o proyectos de investigación, complementar con la búsqueda de literatura acerca de las dimensiones del Sistema Integrado de Gestión (SIG).
77
BIBLIOGRAFÍA
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CAZAU, Pablo. Introducción a la investigación en Ciencias Sociales. Tercera Edición. Buenos Aires, 2006. p. 33-34.
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CHIESA, Florencia. Centro de Ingeniería del Software e Ingeniería del Conocimiento (CAPIS), Escuela de Postgrado [en línea]. Instituto Tecnológico de Buenos Aires, Av. Madero 399 (C1106ACD), Buenos Aires – Argentina [consultado el 3 de Junio de 2016]. Disponible en Internet: http://www.ucla.edu.ve/dac/departamentos/informatica-II/metodologia-para- seleccion-de-sistemas-erp.PDF
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DE PAULOS HEREDERO, Carmen y otros. Dirección y gestión de los sistemas de información en la empresa. España: Editorial ESIC, 2001. Cap. 3. 102 p.
78
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LAUDON, Kenneth, Sistemas de Información Gerencial. 8 ed. Mexico: Pearson Prentice Hall, 2012, Cap. 1. 528 p.
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O´BRIEN, James, Sistemas de Información Gerencial. 4° Ed. Mc Graw Hill, 2001. 680 p.
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Siigo. Precios 2016 [en línea]. Bogota [consultado el 25 de Junio de 2016] . Disponible en Internet: http://www.siigo.com/precios
STARTUP-CAFÉ, ¿Quiénes somos? [en línea]. Cali: Universidad Icesi [consultado 15 Noviembre 2015]. Disponible en Internet: http://www.icesi.edu.co/cdee/start- upcafe/quienes_somos.php, 2012
79
ANEXOS
Anexo 1 Encuesta pre-implementación
1. ¿Cuál es la razón más importante para implementar un sistema automatizado para la gestión de la empresa?
□ Disminuir los costos operativos □ Mejorar la productividad □ Cumplir con las reglamentaciones legales □ Todas las anteriores
□ Otros, ¿Cuáles?
2. ¿Qué herramientas utiliza para realizar su labor? □ Word □ Excel □ Power Point □ Paint □ Lápiz y papel
□ Otras, ¿Cuáles?
3. ¿Qué fallas tiene las herramientas que utiliza?
□ Automatización □ Simultaneidad □ Ralentización
□ Otros, ¿Cuáles?
4. ¿La empresa cuenta con una solución computarizada para la gestión de información?
□ SI
□ NO
5. ¿Cuánto tiempo al día pasa utilizando la herramienta?
□ 8 horas □ 6 horas □ 4 horas
□ Otro, ¿Cuantas?
6. ¿Se ha implementado anteriormente un sistema de información?
80
□ Si
□ No
7. ¿Qué grado de eficacia de 0 a 5 asigna al manejo de la información y comunicación de la Empresa? (0=Nula, 5=Optima)
□ 0
□ 1
□ 2
□ 3
□ 4
□ 5
8. ¿En qué grado utilizan las tecnologías de información en general? (0=Nula, 5=Optima)
□ 0 □ 1 □ 2 □ 3 □ 4
□ 5
