JCI Local Action Guides-SPA-1.1

7/28/2019 JCI Local Action Guides-SPA-1.1

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Publicacin Oficial de la JCI

Guas de Accin Local de la JCLas Guas de la JCI para una Administracin LocalVersin 1.1

JCI Training


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Guas de Accin Localde la JCI

Misin de la JCI

Ofrecer oportunidades de desarrollo que preparen

a los jvenes para crear cambios positivos.

Visin de la JCI

Ser la principal red mundial de jvenes ciudadanosactivos.

Sobre la JCI

La JCI es una comunidad mundial de jvenesciudadanos activos, entre los 18 y 40 aos de edad,quienes comparten la creencia que para poder crearcambios positivos, deben trabajar en conjunto para

mejorar ellos mismos y el mundo que los rodea. Conms de 5.000 Organizaciones Locales en ms de 100pases y territorios, la JCI conforma una energticacomunidad internacional de casi 200.000 ciudadanosactivos. Involucrndose en actividades que van desdeel desarrollo comunitario hasta proyectosinternacionales, mediante su participacin, liderazgo yaccin, los miembros de la JCI estn comprometidos enconvertirse en mejores personas para crear un futuromejor para todos.

Copyright by JCI: Todos los derechos reservados.

Esta publicacin o partes de ella no podr ser traducidaa cualquier otro idioma sin la expresa autorizacin delSecretario General de la JCI.

Publicado por:

Junior Chamber International (JCI), Inc.15645 Olive Boulevard Chesterfield, MO 63017, USATel: +1-636-449-3100Toll free (from USA only): 1-800-905-5499Fax: +1-636-449-3107E-mail: [email protected] - website: www.jci.cc

Guas de Accin Local de la JCI

Las Guas de Accin Local de la JCI son una serie de

publicaciones con sugerencias claras y concretas sobrela mayora de los temas que afectan al liderazgo yadministracin de una Organizacin Local de la JCI. Sepueden utilizar en los cursos y tambin ser impresas porseparado y entregadas a los funcionarios para unarpida referencia sobre sus responsabilidades.

Contenido

MembresaEl Miembro IndividualReclutamiento de MiembrosParticipacin de los MiembrosRetencin de MiembrosEmpezando una Nueva Organizacin Local

DirigentesJunta Directiva LocalPresidente LocalPresidente Inmediato Anterior LocalVicepresidente Ejecutivo LocalVicepresidente LocalSecretario LocalTesorero LocalDirector Local

Administracin y Gestin

Estructura Administrativa LocalConstitucin Local y NormasPlanificacin Estratgica LocalPlan de Accin LocalPresupuestos y PatrociniosProtocolo Local

Mercadeo y ComunicacionesPlan de MercadeoComunicaciones InternasComunicaciones ExternasAdministracin de la Pgina Web

ReunionesPlanificacin de ReunionesReuniones LocalesPresidir ReunionesProcedimientos ParlamentariosLluvia de Ideas

ProyectosProceso de Planificacin de Proyectos LocalesPlan de Accin de Proyectos


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JCI Local Action GuidesGUA DEACCINL AL

Para cumplir su Misin, la JCIcuenta con cientos de miles demiembros en todo el mundo.Cada uno de los miembros es unpilar sobre el que la Misin de laorganizacin descansa. Cada

uno de los miembros es eltesoro ms valioso de laorganizacin, y tiene un papelimportante que desempear enel xito de la misma.

El objetivo final de la JCI esofrecer a los individuos laoportunidad de crear cambiospositivos en sus comunidades.De esta manera, los individuostambin mejoran. Su membresaen la JCI le traer grandes

beneficios personales. Puede serun medio para lograr eldesarrollo total de supersonalidad, y le abrir nuevoshorizontes. Como miembro,usted aprender a hacer muchoms de lo que hara en otrasasociaciones.

En la primera etapa de su vida,aproveche la oportunidad paraconvertirse en una persona conhabilidades reales y variadas, ylo ms importante, convirtase

en un ciudadano activo quecontribuir a crear cambiospositivos en su comunidad.

El MiembroIndividual

RESPONSABILIDADES

Los Miembros de la JCI comparten unos valores en comn. Un miembro dela JCI debe esforzarse por ser un fiel reflejo de los valores de la JCI. Comomiembro, usted debe fijarse tres metas:

1. Convertirse en el mejor miembro de su Organizacin Local.2. Convertir a su Organizacin Local en la mejor Organizacin Local de la

JCI.3. Como miembro dedicado, ayudar a su Organizacin Local a convertir su

comunidad en la mejor comunidad local del mundo.

Al alcanzar estas metas, no tendr deberes especficos o constitucionalescomo suelen tener los funcionarios y los miembros de la Junta Directiva, pers tendr responsabilidades muy reales. A continuacin se enumeran algunode estos deberes:

Mantenerse Activo

La membresa de la JCI es diferente a otras organizaciones, tiene mucho quofrecer a sus miembros: capacitacin para el desarrollo de habilidades,desarrollo personal, reconocimiento comunitario, y la satisfaccin deinvolucrarse de lleno en programas que brindan beneficios a la comunidad.

Sin embargo, estos beneficios slo estn disponibles para los miembrosactivos, los que asisten a todas las reuniones y trabajan con empeo entodos los proyectos asignados.

Estar Comprometido

No existe tal cosa como un buen miembro a medias en la JCI. Elmovimiento de la JCI se rige por una filosofa; tiene metas y propsitosexpresados en la Misin de la JCI. Sus miembros deben estarcomprometidos con sus ideales, exige dedicacin al trabajo arduo, y requierede un profundo entendimiento de los problemas de las personas.

Si usted es capaz de hacer este compromiso, ser un miembro valioso para

su Organizacin Local.

Ser un Colaborador

Hay muchos miembros de la JCI que estn cargados de buenas ideas, queson buenos pensadores y que podran desempear un papel til en elproceso de toma de decisiones. Sin embargo, muchas veces permanecencallados en las reuniones, tal vez por timidez o por temor a que sus ideassean ridiculizadas. Con mucha frecuencia, las ideas verdaderamente buenassurgen despus que se ha tomado una decisin.

Su Organizacin Local necesita de su colaboracin. Adquiera la destreza dehablar en pblico, piense las ideas detenidamente y presente un argumento

razonado para sustentar sus opiniones. Est preparado para escuchar a losopositores y aceptar cualquier sealamiento positivo que se haga.

Aspire a ser un miembro que es escuchado y cuyas ideas son valoradas.

Ser Eficiente

La eficiencia es una de las claves para el progreso. Independientemente dela tarea que tenga en sus manos, es importante que entienda qu es lo quetiene que hacer, que participe totalmente con las dems personasinvolucradas y que haga el mejor trabajo posible. No tenga miedo depreguntar si no entiende algo. No dude en buscar ayuda si siente que esnecesario.


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JCI Local Action Guides

GU A DE ACCI N LOCAL DE LA JCI: El Miembro Individual

No existe un cargo ms importante que otro dentro dela JCI, y cada miembro es un eslabn en la cadenahumana de logros. La organizacin necesita almiembro de base que realiza su trabajo a conciencia.

Ser Confiable

El miembro con quien se puede contar en todomomento, de quien los dems pueden depender, es elmiembro que llegar directo a la cima.

Muchos proyectos buenos fracasan porque una solapersona defraud al equipo. La mayora de lasactividades de la JCI requieren trabajo en equipo, y deusted depende poner de su parte y hacer lo que seespera de usted.

De igual forma, evite entusiasmarse tanto como paraencargarse de ms de lo que puede manejar. Tenermucho que hacer es tan perjudicial como no hacernada. El resultado es el mismo.

RECOMENDACIONESEs importante que aprenda lo ms que pueda sobre laJCI, ya que slo as podr participar plenamente en laorganizacin. Aprenda la historia de su OrganizacinLocal, de su Organizacin Nacional y de la JCI.Averige todo lo que pueda sobre actividades yproyectos recientes. Saber lo que se ha hecho en elpasado no slo le dar ideas, sino que le ayudar aaprender de las experiencias de otros y reconocer loserrores que debe evitar. Estudie la constitucin de suOrganizacin Local, as como su estructura yorganizacin. Asista a tantas reuniones regionales,

nacionales e internacionales como sea posible. No sloaprender lo que ocurre en esos mbitos, sino tambinde las experiencias que compartir con los miembrosque conocer. Ms que nada, aproveche cadaoportunidad para aprender destrezas nuevas yaumentar las que ya posee.

Utilice

Su Organizacin Local es una organizacin dedesarrollo personal y empresarial, de la cual usted sebeneficiar enormemente al aprovechar los cursos decapacitacin en desarrollo personal, liderazgo,

gerencia y desarrollo de destrezas que se ofrecern.

Sin embargo, el verdadero aprendizaje lo recibircuando aplique sus nuevos conocimientos ensituaciones reales y de esa manera usted ganaexperiencia y mayor conocimiento.

La JCI es excepcional, porque permite a sus miembrosdarse el lujo de aprender de sus errores de maneraque no debe temer a enfrentarse a algo nuevo. Auncuando no alcance un xito total encontrar unbeneficio personal duradero al poner en prctica lo queha aprendido en su trabajo y su vida personal.

Organice

Ser miembro de la JCI no es una actividad pararealizar nicamente en su tiempo libre, ya que ser unmiembro activo de una buena Organizacin Localpuede exigir mucho de su tiempo y sus talentos. Debeorganizar su tiempo para darle atencin a su familia, sutrabajo y su carrera en la JCI sin descuidar ninguno deellos. Es aconsejable involucrar a su familia y a laempresa para la cual trabaja, as como a sus socios denegocios, en sus actividades de la JCI, as vern elbuen trabajo que usted realiza y los beneficios queobtiene.

Siga Hacia Delante

Debido a lo mucho que ste exige de usted, su perodode vida activa en la JCI podra ser relativamente breve.Cuando tenga pleno conocimiento de lo que estoconlleva, evale el tiempo que podr dedicar a la JCI yestablezca su meta personal, ya sea la de serPresidente Local, Presidente Nacional o Presidente dela JCI. Planifique los pasos que deber tomar en suruta hacia el xito y luego, poniendo en prctica todo loque aprenda, aspire a alcanzar lo mximo.

No obstante, recuerde siempre que el final de sucarrera en la JCI debe ser slo el principio el

comienzo de su compromiso personal para crearcambios positivos en su comunidad y su nacin. Seaun buen miembro de la JCI hoy, y ser un lderextraordinario maana.

RESUMEN

Cuando convierta los problemas en retos que puedasuperar; cuando se fije objetivos y los logre, y cuandocombine los talentos que posee ahora con lasdestrezas que adquirir en el futuro, alcanzar elcrecimiento personal que le dar una nueva dimensiny una nueva forma de vida.

Considere las siguientes palabras de Thomas Wolfe:

"Si un hombre tiene talento y no lo utiliza, hafracasado; si tiene talento y utiliza slo la mitad, hafracasado parcialmente; si tiene talento y aprende ausarlo por completo, ha alcanzado un xito glorioso yconoce una satisfaccin y un triunfo que pocosconocern.

2009 Junior Chamber International (JCI) Inc. All rights reserved.15645 Olive Blvd. Chesterfield, MO 63017, USATel: +1-636-4493100 Fax: +1-636-4493107 www.jci.cc


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JCI Local Action GuidesEL PLAN DE RECLUTAMIENTO

Debe organizarse una Comisin de Reclutamiento de Miembros, bajo lasupervisin del Vicepresidente con las siguientes responsabilidades:

1. Fijar metas reales de reclutamiento

Decida cuantos miembros pueden incorporarse a la estructura actual ypueden ser involucrados en las actividades existentes. Considere a los

miembros que saldrn por diferentes razones, como la edad, el trabajo,perdida de inters, mudanza, etc.

2. Decida lo que tiene para ofrecer

Vea el propsito de la Organizacin Local de la JCI y decida que clasesde oportunidades de desarrollo que preparen a los jvenes para crearcambios positivos tiene esa Organizacin Local para ofrecer a susmiembros.

Evale las actividades que tienen hoy y lo que sera necesario parasatisfacer los objetivos de los miembros que quieren oportunidades dedesarrollo.

3. Decida cuando est listo para entregarlo

Lo peor que puede pasar es invitar a nuevos miembros y cuando ellosingresan, la Organizacin Local no est lista con las actividadesplaneadas. Asegrese que todo est planeado cuando los nuevosmiembros ingresan.

4. Decida el contenido del mensaje de reclutamiento

Preprese para contar las historias de la JCI de una manera vibrante eimpactante a los miembros potenciales. Asegrese que el mensaje searealista y refleje el propsito de la Organizacin Local de la JCI.

EL MIEMBRO IDEAL DE LA JCISeleccionar a los miembros que tengan el perfil de la JCI no es una tareafcil. Requiere de una bsqueda profunda y anlisis del comportamiento y lasacciones de los jvenes. A la hora de buscar el perfil del miembro, considereestos aspectos:

1. Quin encaje con los Valores y Principios de la JCI

Busque jvenes que demuestren pasin por los Valores de la JCI y porlos principios expresados en el Credo de la JCI.

2. Quin quiera crecer y mejorar constantemente

Busque jvenes que busquen una superacin personal, nuevasexperiencias y nuevos conocimientos constantemente.

3. Quin est dispuesto a ayudar a otros

Busque a jvenes que realicen servicio comunitario como voluntarios, yque pertenezcan a otras organizaciones de jvenes.

4. Quin participe en otras organizaciones

Busque a jvenes que participen activamente en sus clubes,

GUA DEACCINL AL

En lnea con la Misin de laorganizacin de la JCI, lasOrganizaciones Locales de la JCIexisten para proveeroportunidades a los jvenes. LasOrganizaciones Locales de la JCIdeben seguir reclutando jvenes

ciudadanos activos para queellos puedan tomar lasoportunidades de prepararsepara crear cambios positivos ensus comunidades.

Las Organizaciones Localesexitosas tienen una claraestrategia de reclutamiento ynunca dejan de reclutar jvenes.

Como cualquier otra cosa, lavida es un juego de nmeros.Mientras ms jvenes ingresen auna Organizacin Local, mayorser el impacto en la comunidady la tarea de crear cambiospositivos ser ms fcil.

Una Organizacin Local necesitareclutar constantemente nuevosmiembros para tener ideasfrescas, para que ocupen loscargos de quienes avanzaron ypara reemplazar a quienes hansalido por lmites de edad o paraasumir cargos de liderazgo en

sus comunidades.

Reclutamientode Miembros


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GU A DE ACCI N LOCAL DE LA JCI: Reclutamiento de Miembros

asociaciones u organizaciones.

5. Quin tenga un perfil de lder potencial

Busque a jvenes que lideren otras asociaciones osean siempre el punto de referencia en los temascomunitarios.

6. Quin tenga el tiempo y los recursos para ser

un miembro activo

Busque a jvenes que estn involucrados enactividades voluntarias, clubs culturales, deportes,otras organizaciones.

ATRAER A LOS MIEMBROS

Ahora que sabemos a quienes buscamos, y dondeestn, necesitamos decidir que mostrarles para atraersu atencin.

1. Los miembros potenciales deben ser los

usuarios finales de las actividades

Prepare una serie de actividades o proyectosdonde el objetivo sea llegar al usuario final delproducto.

Organice eventos al aire libre, foros de negocios,participe en ferias comerciales y feriascomunitarias para promocionar su organizacin ysus actividades, invite a los lderes de lacomunidad a las reuniones para discutir lasmejoras de la ciudad, etc., eso involucrar alusuario final. Averige a qu tipo de actividades

les gustara participar. Sin importar lo que ustedorganice, la actividad debe estar alineada a laMisin de la organizacin y debe proveeroportunidades de desarrollo que preparen a losjvenes crear cambios positivos en suscomunidades.

2. Los miembros potenciales deben beneficiarsede los proyectos

Adems, organice proyectos o actividades en las

que el pblico se beneficie directamente. Cursosde desarrollo profesional, reuniones especialescon expertos y otros eventos relacionados traerun beneficio directo para el pblico. Averige loque estn buscando y provaselos.

3. Incluir a los miembros potenciales en lasorganizaciones de las actividades

Si ya han seleccionado algunos proyectos, incluyaa los miembros potenciales en la organizacin deestos eventos. La participacin puede serindividual, o pueden invitar a otra organizacin oasociacin a la que los miembros potencialesestn asociados para ayudar a organizar loseventos. Esto permitir a los miembros actuales ainteractuar con los miembros potenciales.

Por supuesto, asegrese de mostrar su mejorproducto, a travs de la planificacin cuidadosa y laejecucin profesional del proyecto.

RESUMENSi la Organizacin Local tiene una buena imagen en lacomunidad y realiza proyectos de y para los miembrospotenciales, es ms probable que estn dispuestos aparticipar cuando sean invitados a ello.

Dependiendo de la edad media de los miembrosactuales, no sera prudente reclutar a nuevosmiembros que no estn cerca de ese promedio. Porsupuesto, los nuevos miembros deben ser siempremenores que el promedio actual de miembros, pero labrecha generacional no puede ser demasiado grande.

Si el actual promedio de edad es demasiado altotrabaje para acercarlo poco a poco. Un cambio drsticopuede tener efectos dramticos en la membresa.



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GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Partici acin de los Miembros

no debe ser la nica motivacin para laparticipacin de los miembros. La Misin de laorganizacin debe ser en todo momento la razndetrs de la participacin de miembros.

10. Contacto Deles la oportunidad a los nuevosmiembros de presentarse a s mismos en algunareunin general de miembros para ganar

confianza. Este suele ser el debut de una larga yemocionante carrera dentro de la JCI, y la mayorade los nuevos miembros siempre recuerdan suprimera introduccin en la Reunin General. Estapodra ser una experiencia abrumadora paraalgunas personas. Sea un buen entrenador, y de elejemplo para los miembros.

11. Asigne Responsabilidad Tan pronto como seaposible, nombre a un nuevo miembro para trabajaren el comit de algn proyecto, de manera que sesienta parte del equipo y tenga la oportunidad deaprender con la prctica.

12. Literatura y Materiales Es de suma importanciaque los nuevos miembros reciban una carpeta conmateriales que expliquen la organizacin, y losbeneficios de su membresa. Esta carpeta haceposible que los nuevos miembros se respondan as mismos algunas de las preguntas que tal veztengan.

RECOMENDACIONES

1. Es preciso que la Organizacin Local comprenda

las aspiraciones de los nuevos miembros. Losnuevos miembros quieren sentirse parte de laorganizacin, ser aceptados como tales,superarse, disfrutar de los beneficios de pertenecera la JCI, dirigir y ser dirigidos, ser activos y, de vezen cuando, felicitados y premiados.

2. Ofrece a los nuevos miembros la oportunidad de

trabajar en proyectos de calidad, de incluir a sufamilia en las actividades; tienen que tener motivosconvincentes para invertir tiempo, dinero y energa;buscan la oportunidad de ser lderes, de superarse,de ayudar al desarrollo de sus comunidades yquieren forjar amistades duraderas

3. Debe motivar a los nuevos miembros a que asistana las reuniones, a que hablen en las reuniones, aque expresen sus ideas y aspiraciones ante losmiembros, etc.

RESUMEN

La JCI no es una simple organizacin voluntaria. Tienecasi 200.000 miembros en cerca de 5.000Organizaciones Locales en ms de 100 pases yterritorios, y desde su fundacin en 1915, han hechode ella la mejor organizacin de jvenes del mundo!

Asegrese de que, desde un comienzo, los nuevosmiembros sepan que los beneficios de la JCI soninterminables.



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JCI Local Action GuidesRESPONSABILIDADES

1. La nica manera en que una Organizacin Local pueda satisfacer lasnecesidades y aspiraciones de sus miembros es conocindolos a fondo.Es esencial, por lo tanto, que toda Organizacin Local mantenga unregistro completo y actualizado de sus miembros.

2. Por cuanto sus miembros son la razn de ser de una Organizacin Local,un funcionario debe tener la responsabilidad especfica de tratar de

satisfacer las necesidades de esos miembros.3. La orientacin debe ser un proceso continuo, que tome en cuenta las

necesidades de todos los miembros, ya sean estos nuevos, no tannuevos o de mucha experiencia. Es importante tener sesiones para todoslos tipos de miembros, a fin de mantener su entusiasmo en laOrganizacin Local.

4. La supervisin reviste especial importancia en las organizacionesvoluntarias. Muy pocos miembros pueden motivarse a s mismos durantetodo el tiempo que pertenecen a una organizacin de este tipo. Lasupervisin exige planificacin, habilidad y atencin, y supone adems:

a. Reconocimiento por sus triunfos,b. Identificar los aspectos en los que mejoraron, yc. Hacer trabajo de seguimiento en reas en las que necesitan mejorar.

5. Se debe tratar de que cada miembro tenga su propio plan de progresopersonal y que un funcionario verifique peridicamente el adelanto quelos miembros han logrado en sus respectivos planes.

6. Hay que conocer los factores bsicos que hacen que una personaabandone la Organizacin Local y formular una lista de los que ocurrencon ms frecuencia. Entre los motivos ms comunes cabe citar lossiguientes:

a. La persona sencillamente trasciende el mbito de la organizacin,

b. El programa no le ofrece nada de especial inters,c. La persona no participa en las actividades, por uno u otro motivo,d. Desilusin,e. Falta de oportunidades en los proyectos y en el liderazgo de la

Organizacin Local

Algunos problemas concretos que pudieran afectar a su Organizacin Localson los siguientes:

a. Mudanzas a otras partes del pas,b. Mayor competencia de otras Organizaciones Locales,c. Poco liderazgo,d. Nuevas responsabilidades en el trabajo.

Una vez que se hayan identificado los problemas, hay que actuar con rapidezpara instituir remedios eficaces que logren retener a los miembros antes quesea demasiado tarde.

7. Es bueno que todos los miembros participen en la evaluacin peridicade los propsitos y objetivos. De esta manera la Organizacin Localpuede calibrar mejor la necesidad de contar con programas uoportunidades de liderazgo.

8. Se debe evitar caer en la tentacin de querer satisfacer a todo el mundoen todo momento. Considerando el gran nmero de organizacionesvoluntarias que hay en la comunidad, es mejor tener objetivos bien

GUA DEACCINL AL

Al igual que el resto de lasociedad, los miembros sonpersonas ocupadas, de granmovilidad social. No estndispuestos a comprometerse depor vida con ninguna tarea queno entiendan bien. Estn muyconscientes del tiempo libre que

disponen y quieren invertirlonicamente en laboresespecficas y de duracindefinida.

La gran cantidad deorganizaciones voluntarias detodo tipo han hecho que elcuidado de sus miembros seaan mayor.

Las Organizaciones debenproveer las oportunidades de

satisfacer los objetivos yaspiraciones prometidas a susmiembros al momento deingresar.

En el momento que laOrganizacin pierde importanciapara los miembros, ellos pueden,incluso sin ganas, buscar otraorganizacin voluntaria dondesatisfacer lo que buscan.

Retencin deMiembros


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GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Retencin de Miembros

especficos; de lo contrario, se corre el riesgo desembrar la discordia tratando de atender todas lasnecesidades individuales. El secreto del xitoestriba, en que los programas estn alineados a laMisin de la JCI y que los miembros comprendansu rol a la hora de cumplir con la Misin.

9. Muchas Organizaciones Locales cometen el errorde no explicarles debidamente a sus miembros lahistoria, los principios, los logros y las posibilidadesde la JCI.

Los miembros deben tener a su disposicinliteratura abundante sobre estos temas. Invite a exmiembros a hablar sobre los triunfos de laorganizacin y su crecimiento. En ocasin de susvisitas, los funcionarios nacionales einternacionales deben compartir con los miembrosinformacin actualizada sobre las actividades de laJCI en distintos planos. Asegrese de que losmiembros visiten las pginas Web de lasOrganizaciones Nacionales y de la JCI.

RECOMENDACIONES

1. La Junta Directiva debe realizar una reunin con lafinalidad de evaluar a los miembros y hablar de susituacin, sus aspiraciones personales, lospropsitos y objetivos de la Organizacin Local,cmo recuperar el inters de los miembros que handejado de formar parte en sus actividades, y otrostemas de ndole general relacionados con laadministracin futura de una organizacin eficaz.D a conocer los resultados y, ante todo, ponga enprctica sus recomendaciones.

2. Establezca una Comisin de Desarrollo Personal,responsable de realizar programas de capacitacinpara los miembros.

3. Cercirese de que su Organizacin Local tenganumerosas seales visibles de la labor y los logros

de sus miembros, cmo trofeos, grficas en lasparedes, e informes.

4. Formule una amplia lista de temas relacionadoscon los objetivos y programas de la OrganizacinLocal que puedan ser estudiados por miembros.Para los nuevos miembros existe la oportunidad detrabajar en proyectos o participar en programas decapacitacin, cmo los Seminarios de Una Hora.Para los miembros con ms experiencia, hayprogramas de desarrollo individual, proyectos msgrandes y oportunidades de liderazgo en laadministracin de una Organizacin Local. Paramiembros con mayor experiencia, lasoportunidades de liderazgo son regionales,nacionales e internacionales, fomentan losproyectos comunitarios y obtienen cursos dedesarrollo individual ms avanzados. Para losmiembros especiales que desarrollan cierto tipo dehabilidades, la Organizacin Local debe proveeroportunidades ventajosas para la organizacincmo para el miembro, por ejemplo, la preparacin

para ocupar cargos pblicos.

RESUMEN

Al igual que los buenos lderes, los buenos miembrosno nacen sino que se hacen. La Organizacin Localdebe ir ms all de la cuestin de supervivenciaporque siempre habrn miembros potenciales. Lo quese necesita es establecer una serie de mecanismos dedefensa contra el estancamiento de programas, lasfricciones entre los miembros, la incertidumbre sobrelos objetivos, la indiferencia del liderazgo, la falta decomunicacin, la ausencia de la planificacinestratgica.

Es un hecho muy conocido que en las organizacionesvoluntarias los mejores resultados los obtiene unpuado de miembros consagrados. A pesar de estarealidad, deben aceptar el desafo constante demultiplicar ese puado y transformarlo en una mayora



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JCI Local Action GuidesRESPONSABILIDADES

1. Hable con la Junta Directiva para determinar si la Organizacin Localest preparada como para emprender la fundacin de una nuevaOrganizacin Local.

2. Escoja con prudencia al director del Comit de Extensin, que debe serun miembro con buena personalidad, una excelente carrera en la JCI,que domine las tcnicas administrativas bsicas, y lleno de

entusiasmo.3. Pdale al director del Comit de Extensin que escoja un grupo

competente y dinmico de miembros nuevos y experimentados.

4. Asigne ciertas responsabilidades a los integrantes del comit(promocin y publicidad, finanzas, reuniones, oradores e instructores,ceremonia de inauguracin, seguimiento, etc.).

5. Conozca las reglas, normas y procedimientos de la OrganizacinNacional referentes a las extensiones.

6. Escoja la zona precisa y determine los linderos exactos del distrito.

7. Informe inmediatamente de sus planes a la Organizacin Nacional, alVicepresidente Nacional encargado y a las Organizaciones Localesvecinas situadas cerca de la zona en que quiere fundar la nuevaorganizacin.

8. Elabore un plan de accin que deber ser presentado a la JuntaDirectiva para obtener la aprobacin y el apoyo de ambos. El plan debeincluir un presupuesto realista.

9. Haga los contactos iniciales con lderes cvicos y de negocios, de otrasorganizaciones voluntarias y de la Cmara de Comercio de la localidaden cuestin.

10. Haga un anlisis completo de las necesidades de la comunidad en lazona escogida. Formule planes tentativos para proyectos comunitarios.Utilice estos documentos como carta de presentacin al alcalde, a loslderes cvicos y de negocios, y, oportunamente, para alentar a losmiembros potenciales.

11. Haga listas de posibles miembros sacadas del personal de compaascomerciales, organizaciones profesionales y otras instituciones queatraigan a personas jvenes.

12. Escoja unas cuantas personas claves. Invtelas a sus reuniones y a unareunin especial de orientacin en que, por ejemplo, pudiera ofrecerseel seminario "Orientacin de Nuevos Miembros". Esas personas sern

los primeros lderes locales.

13. Escoja una Junta Directiva provisional para la nueva OrganizacinLocal y deles capacitacin y orientacin bsica sobre cmo administraruna organizacin local.

14. Realice la primera sesin de orientacin y asegrese de que sea unafuncin dinmica. Explique la JCI, sus principios, las oportunidades queofrece, etc.

15. Lleve a cabo la segunda reunin de organizacin y vuelva a hacernfasis en los beneficios de ingresar a la JCI. Trate de que se apruebe

GUA DEACCINL AL

Si una organizacin es losuficientemente buena comopara ingresar en ella, ha de ser

tambin lo suficientementebuena como para compartirlacon otros. Si no compartimos losbeneficios de la superacinpersonal y la participacin en lascuestiones de la comunidad, noestamos siendo fieles a losideales de la JCI.

El mundo no est aguardandopacientemente a que lepresenten a la JCI - por elcontrario, tenemos que competir

con una amplia gama de factores- que van desde la apata hastaotras atracciones y otroscompromisos. El aumento delnmero de miembros de laorganizacin no es algo que selograr fcilmente - sino queser el fruto de la perseveranciay el trabajo.

Creando unaNuevaOrganizacinLocal


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GU A DE ACCI N LOCAL DE LA JCI: Creando una Nueva Or anizacin Localla Constitucin de la Organizacin Local y, si seaprueba, de que se elija la Junta Directivaprovisional y se nombre el comit encargado deorganizar la inauguracin formal de laorganizacin.

16. Realice la primera reunin de la Junta Directiva ytrate asuntos tales como el presupuesto, elcalendario de reuniones, proyectos, afiliaciones,

etc.

17. Organice la primera reunin plenaria y adopteoficialmente la Constitucin de la OrganizacinLocal, elija la Junta Directiva definitiva y elabore elprograma de la ceremonia de inauguracin.

18. Realice otra reunin de Junta Directiva para ultimarlos detalles de la ceremonia de inauguracin. Llevea cabo la ceremonia y asegrese sea de total xito.

RECOMENDACIONES

1. Reuniones de Organizacin: Esto debe serorganizado a la perfeccin. Todos los oradoresinvitados deben ser de primersima calidad,escogidos de entre funcionarios de la JCI quedominen el arte de hablar en pblico, o personasajenas a la organizacin, como lderes de lalocalidad, etc. Debe haber una breve sesin socialdespus de la reunin, y disponerse de suficientedocumentacin para registrar los datos de losmiembros potenciales.

2. Reunin de Inauguracin: Asegrese de que seauna velada solemne y memorable, en que se

aprovechen al mximo las oportunidades deobtener publicidad. Se debe invitar a ella a un corteseccional de la comunidad que represente a lasautoridades locales, negocios y otrasorganizaciones voluntarias. La toma de posesinde los nuevos funcionarios, la entrega de losdistintivos, y la distribucin de kits para losmiembros, han de efectuarse en el marco de unaceremonia bien organizada que d ms realce a lareunin.

3. Requisitos de Afiliacin: Cercirese de habercumplido con todos los requisitos de afiliacin a laOrganizacin Nacional de manera que la nuevaOrganizacin Local pueda comenzar a recibir losservicios de la secretara nacional.

4. Seguimiento: La fundacin de una nuevaOrganizacin Local es solo el comienzo. Unmiembro de la Junta Directiva debe servir como

enlace con la nueva Organizacin Local durante unperodo de un ao despus de la reunin deinauguracin. Organice una reunin conjunta deambas Junta Directivas al menos cada tres meses,y por lo menos tres reuniones plenarias conjuntasen el transcurso de un ao. Siga brindandooradores y miembros experimentados que ayudena organizar cursos de capacitacin y proyectosdurante estos primeros doce meses.

5. Documentacin: He aqu algunos de losmateriales que necesitar para desarrollar unabuena labor: la Gua para la Constitucin de la

Organizacin Local de la JC,; el Manual deExtensin, la Gua de ProcedimientosParlamentarios, el Manual "Un Ao para Dirigir",Seminario de Orientacin de Nuevos Miembros, elformulario y documentos de afiliacin paramiembros, y materiales varios; modelos derdenes del da, presupuestos y actas de laOrganizacin Local, publicaciones e informacionesgenerales de la Organizacin Nacional y de la JCI;Toolkits de la Organizacin Local, etc.

RESUMEN

"Nadie est ms consciente que yo, en mi posicinactual, de la continua necesidad que nuestro pas tienede hombres osados y capaces, que sepan hacer frentea los muchos y complejos problemas del futuro. Esmuy alentador saber que hay organizaciones como laCmara Jnior, que ofrecen una reserva de lderes dela que se nutren las comunidades y el pas parasatisfacer esas necesidades". (John F. Kennedy,Presidente de los Estados Unidos de Amrica, 1962).



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Sera difcil para unaOrganizacin Local reunirse paracada vez que una decisin debahacerse. Una Junta Directiva esun grupo ms pequeo elegido

por los miembros con laautoridad de decidir en sunombre. La Junta Directivatambin lleva a cabo lasactividades diarias de laorganizacin.

El poder de decisin de la JuntaDirectiva debe limitarse aaquellas decisiones que noestn en el nivel de la AsambleaGeneral.

La autoridad, la toma dedecisiones y responsabilidadesdebe permanecer siempre enmanos de los miembros enforma de la Asamblea General.La Junta Directiva no crea lasreglas de la Organizacin Local.Sino que, lleva a cabo lasdecisiones y los mandatos delos miembros.

Un miembro de la Junta tiene elpermiso de tomar algunasdecisiones en nombre de losmiembros y puede serconsiderado legalmenteresponsable por el abuso depoder, mala interpretacin y eluso indebido del cargo.

La JuntaDirectivaLocal

RESPONSABILIDADES

Una Organizacin Local necesita de una Junta Directiva de alto rendimientocon las siguientes cualidades:

Todos saben las metas de la organizacin y sus respectivasresponsabilidades dentro de ella.

Todos estn comprometidos a responder con una retroalimentacinhonesta.

Cada miembro del equipo respeta y valora las diferentes opiniones. El equipo se basa en la confianza y en la posibilidad de discrepar sin ser

desagradable, y est dispuesto a ayudar. El equipo obtiene resultados. Los xitos y logros son celebrados como equipo.

Una Junta Directiva tiene las siguientes responsabilidades bsicas:

1. Establecer normas y guas, y supervisor las operaciones. Losmiembros de la Junta Directiva deben evaluar constantemente si lasnormas siguen siendo vlidas o eficaces. Ellos deben liderar, orientar ysupervisar a los miembros para garantizar la efectividad. La Juntaestablece las normas de la constitucin local con el objetivo de orientar a

la Organizacin Local para manejarse de manera eficaz, eficiente, legal yticamente.

El papel de la Junta es el de establecer el marco dentro del cual losmiembros pueden llevar a cabo las actividades. La Junta debe identificarel alcance de la actividad, definir los temas crticos que deben abordarse,establecer las posiciones polticas, las prioridades, y fijar los objetivos, yluego permitir a los directores de proyectos determinar la forma de hacerel trabajo.

2. Ofrecer Liderazgo. Cada miembro de la Junta deber liderar a algunosmiembros de la Organizacin Local, aplicando los conocimientos deliderazgo ya obtenidos y adquiriendo ms. Pero la parte ms importantees el liderazgo que la Junta Directiva demuestra como un equipo.

Los funcionarios y directores a menudo creen conocer su papel cmolderes, pero a veces pierden el punto: de que son los jugadores de unequipo de liderazgo. Esto incluye hasta al Presidente, quien tiene queanalizar su papel como primero entre iguales.

La Junta y los funcionarios lideran luego de desarrollar una visincompartida, el sentido de Misin y un plan organizacional. Las agendaspersonales deben dejarse de lado. Los lderes voluntarios debernbrindar sus opiniones y pasiones cuando se debatan cuestiones en lamesa Directiva, pero una vez que la Junta ha tomado una decisin, losdirectores y funcionarios estn obligados a dar su apoyo a la decisin dela Junta fuera de la sala de reuniones.

3. Planificar para brindar direccin. La Junta Directiva es responsable deasegurarse que la Organizacin Local cuente con un plan de accinanual y con un plan estratgico de largo plazo, claro y conciso que seextienda por tres a cinco aos. La Junta no es la nica responsable por edesarrollo del plan, pero debe estar lo suficientemente involucrada en laparticipacin de su desarrollo.

La clave del xito es la apropiacin del plan. Todas las decisiones de laJunta y todas las acciones de los comits deben estar vinculadas a laaplicacin del plan.

Al mantener una distribucin equitativa de las actividades durante todo el

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GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Junta Directiva Local

ao, la Junta se asegura que los miembros tendrnsiempre desafos y actividades sin una sobrecarga.

4. Asegurar la integridad financiera de laorganizacin. Transparencia, honestidad,eficiencia y profesionalismo son las palabrasclaves para mantener las finanzas de unaOrganizacin Local sana y slida. Informes

mensuales sobre las finanzas deben serdistribuidos a los miembros para mantenerlosinformados sobre la situacin financiera de laOrganizacin Local.

Tal vez el mejor papel de una Junta es laresponsabilidad por la salud fiscal de laorganizacin. Para cumplir con estaresponsabilidad, la Junta necesita un planfinanciero institucional que est vinculado al planestratgico. El plan financiero no gua al planestratgico sino viceversa.

El plan estratgico establece la direccin y lasprioridades y el plan financiero establecesimplemente cmo los recursos sern asignadospara lograr los objetivos del plan estratgico.

Para ser capaz de relacionar el plan financiero conel plan estratgico, la Organizacin Local debetener un sistema de presupuestos que identifiquelos ingresos y egresos a un nivel programtico.Luego, sobre una base anual, se relacionan losresultados financieros y programticos, para aspoder realizar los ajustes debidos a los planesestratgicos y financieros.

Por ltimo, el enfoque de la Junta debe ser tantoen el plan financiero a largo plazo como en elpresupuesto anual; para garantizar la integridadfinanciera a largo plazo de la Organizacin Local,la Junta debe ahorrar en ciertos momentos einvertir en otros.

RECOMENDACIONES

Cada miembro de la Junta debe:

1. Participar responsablemente. Muchas personasdependen del xito de la Organizacin Local, comopara que un miembro de la Junta no cumpla consu responsabilidad de liderazgo.

Los miembros de la Junta Directiva deben dedicaruna cantidad considerable de tiempo, para podercumplir con sus responsabilidades, como;

prepararse para las reuniones de Junta, asistir aestas reuniones, hacer seguimiento despus delas reuniones, asistir a reuniones de laOrganizacin Local, representar a la organizacindentro y fuera de la misma, y hacer las lecturas ypreparacin necesarias en las reuniones de Junta.

El xito de las reuniones de la Junta se caracteriza

por una fuerte participacin de todos los miembrosno por la dominacin de unos pocos.

2. Evaluar en todos los niveles. Un programa deevaluacin efectiva, examina el rendimiento enestas reas.

Desempeo de las Normas: Son las normas dela Organizacin Local relevantes y actuales?Dispone de mecanismos para garantizar uncontrol de rutina de todas las normas?

Desempeofinanciero: Est el presupuestorelacionado al plan estratgico? Es elpresupuesto controlado de forma sistemtica por laJunta y la Asamblea General? Qu tan exitosa esla Organizacin Local en lograr el presupuesto decada ao?

Desempeo de la organizacin: Qu tanexitosa ha sido la Organizacin Local en laimplementacin de los objetivos en el planestratgico?

Cada ao, la Junta Directiva deber evaluar si laestructura actual sigue siendo aplicable y eficaz.Los cambios en el nmero de miembros,

actividades, finanzas, etc, puede resultar en lanecesidad de cambiar la estructura actual. Estoafectar a las finanzas y el rendimiento.

La Junta Directiva no realiza los cambiosestructurales, pero los recomienda a la AsambleaGeneral para su consideracin o aprobacin. LaJunta Directiva debe revisar constantemente laestructura y su eficiencia.

RESUMEN

Formar parte de la Junta Directiva de una OrganizacinLocal es un honor y un deber que no debe tomarse a laligera. La responsabilidad de la Junta es alcanzarmetas de la organizacin de una manera eficaz yeficiente a travs de la planificacin, organizacin,direccin y gestin de los recursos.


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RESPONSABILIDADES

Aqu se detallan algunas de las responsabilidades del Presidente Local.

1. Establecer y mantener un buen programa de administracin.

2. Organizar una revisin peridica del programa anual de actividades.

3. Regular y supervisar las actividades de la Organizacin Local.

4. Ejercer algn grado de control, firme pero cordial, sobre los proyectosprincipales.

5. A comienzos de ao, organizar y llevar a cabo una capacitacin paratodos sus funcionarios.

6. Motivar a su Junta Directiva y a los miembros en general para quecumplan como es debido con sus responsabilidades y deberes.

7. Ayudar a los funcionarios a realizar las tareas que se les han asignado.

8. Establecer un buen clima de trabajo para sus funcionarios.

9. Presidir a la Junta Directiva y reuniones locales generales.

10. Cerciorarse de que el programa estimula su continuo crecimiento.

11. Terminar las tareas que hayan quedado pendientes de aos anteriores.

12. Preparar un plan de accin para el ao siguiente.

13. Verificar que todas las actividades sean consistentes con la Misin de laJCI.

14. Controlar los procesos y resultados; modificar las actividades de sernecesario.

15. Participar plenamente en las actividades cotidianas de la OrganizacinLocal.

16. Cumplir los distintos requisitos de la Organizacin Nacional.

17. Presentar un informe en la reunin plenaria al trmino del ao.

RECOMENDACIONES

1. Conocimiento

Lea todos los informes y toda la informacin pertinente a las actividades

en los aos anteriores. Hable sobre temas importantes con funcionarios yex funcionarios locales y, siempre que sea posible, con funcionariosnacionales. Renase con el Presidente Inmediato Anterior.

2. Transicin

Realice una reunin informal con la actual Junta Directiva con el objetivode tratar su programa. Solicite sugerencias.

3. Organizacin

Examine cuidadosamente la estructura de la Organizacin Local para ver

GUA DEACCINL AL

Uno llega a ser Presidente Localsolamente una vez en la vida. Esun honor y una responsabilidad.Sus compaeros lo han elegido.No debe perder ni un instante enaprender el cargo y sus distintosrequisitos.El liderazgo es una cualidad queusted ya posee parcialmente. Loque le falta lo debe adquirir conuna combinacin de experienciay aprendizaje.

Ser buen Presidente Local talvez le resulte tarea fcil, pero, sisabe el concepto fundamental desu nuevo cargo, la experienciapudiera serle adems muyprovechosa.

1. Usted es el lder, la figura derelaciones pblicas, elportavoz oficial de laOrganizacin Local.

2. Es tambin el funcionario deenlace entre su OrganizacinLocal, Nacional eInternacional, as comotambin entre otrasorganizaciones.

PresidenteLocal


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GU A DE ACCI N LOCAL DE LA JCI: Presidente Local

si satisface sus requisitos en el momento actual.

4. Programa

Con la Junta Directiva desarrolle un programaanual basado en el plan de accin aprobado.Revise peridicamente para asegurarse de que losproyectos se llevan a cabo puntualmente, y parahacer los cambios que sean necesarios.

5. Finanzas

Supervise cuidadosamente las finanzas de laOrganizacin Local. Vele por que se llevenregistros contables apropiados. Mantenga unestricto control del presupuesto y el flujo de caja, yrevise regularmente las cifras presupuestarias.

6. Reuniones

Cercirese de preparar cuidadosamente todas lasreuniones, ya sean de la Junta Directiva o

plenarias. Toda reunin ha de tener objetivosclaros y servir de estmulo a los miembros.

Estn sus miembros interesados en asistir lasiguiente reunin? Estn ellos involucrados enlas discusiones? Si no, piense en cmo mejorar laestructura de las reuniones.

7. Membresa

Analice las necesidades y aspiraciones de losmiembros. Estn las actividades actualessatisfaciendo las necesidades y objetivos de los

miembros?

8. Relaciones Pblicas

Asegrese de contar con un plan de comunicacincon los medios, la comunidad y otrasorganizaciones que promuevan la Misin, Visin yValores de la organizacin.

9. Sucesin

Trabaje con la Junta Directiva desde principio deao para desarrollar planes y posibles candidatospara cargos futuros.

Cercirese de que los posibles candidatosobtengan mayor informacin sobre el manejo ydinmica de una Organizacin Local a travs de suparticipacin constante y capacitacin.

Nadie sabe la cantidad de problemas que tendr queafrontar como Presidente Local, pero podemosasegurarle que sern bastantes. Lideredemocrticamente, con visin de futuro, considerando

debidamente el programa de la Organizacin Local,orientando y supervisando a sus funcionarios,reconociendo sus logros y mantenindose al tanto delas aspiraciones de los miembros.

El ser Presidente Local no significa que usted lo sepatodo. Aprenda mientras dirige!

RESUMEN

Usted es Presidente Local durante un slo ao. Sidistribuye como es debido ese corto periodo, se rodeade un equipo capaz, formula y pone en prctica unprograma que beneficie a la Organizacin Local, a losmiembros y a la comunidad, al cabo de ese ao ustedtendr la satisfaccin de haber terminado un aoexitoso.


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GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Presidente Local Inmediato Anterior

El Presidente Anterior pudiera tener la responsabilidadde coordinar y llevar a cabo esos proyectos,suponiendo, desde luego, que no haya asumido uncargo nacional.

A continuacin ofrecemos algunas sugerencias:

1. Revisar la Constitucin Local.

2. Ofrecer su experiencia como capacitador u oradorinvitado en las sesiones de nuevos miembros.

3. Disponerse para participar en las comisiones deplanificacin estratgica.

RESUMEN

Hay muchos otros proyectos que pudieran ser deinters para el Presidente Inmediato Anterior. Esosproyectos pueden ser de gran importancia ya que lconoce a fondo la administracin local y es uno de sus"miembros experimentados".

El Presidente Inmediato Anterior tiene laresponsabilidad de ofrecer sus servicios a su sucesor yde tomar parte en el trazado de los planes para elfuturo de la Organizacin Local.


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RESPONSABILIDADES

El Vicepresidente Ejecutivo tiene dos responsabilidades principales:supervisar a los Vicepresidentes y realizar las labores administrativas que elPresidente no tiene tiempo de hacer.

Enumeramos a continuacin algunas de las responsabilidades refentes alcargo de Vicepresidente Ejecutivo. En esta lista se aprecian las facetasadministrativas y directivas del cargo:

1. Pedirle al Presidente que le asigne sus responsabilidades y deberes.Informarse de los nombres y los antecedentes de los Vicepresidentesque deber supervisar.

2. Realizar una reunin especial con los Vicepresidentes que le han sidoasignados y organizar su equipo para el ao. Explicarles susresponsabilidades y deberes, la manera en que debern reportar susinformes, las fechas de las reuniones futuras, sus objetivos y sus plazos.

3. Ayudar a sus Vicepresidentes a planificar sus programas.

4. Servir de vnculo entre los Vicepresidentes y el Presidente.

5. Formar parte en la seleccin y capacitacin de los Directores.Participar en su orientacin, supervisin y seguimiento.

6. Realizar informes peridicos al Presidente sobre el adelanto alcanzadoen su campo de responsabilidad y tratar con l de distintas maneras deresolver los problemas que puedan existir.

7. Aceptar plena responsabilidad por los triunfos y los fracasos en sucampo de responsabilidad.

8. En conjunto con los otros funcionarios electos, forman el ComitEjecutivo. El mismo tiene ciertas responsabilidades especficas. Tratarel papel del Comit Ejecutivo con los dems funcionarios involucrados.

9. Estar dispuesto a sustituir al presidente en cualquier momento.

10. Aprender a llevar a cabo con xito una reunin.

11. Estar informado de la situacin econmica de la Organizacin Local.De ser elegido presidente el ao prximo, el vicepresidente ejecutivoheredar la situacin econmica que exista en ese momento.

RECOMENDACIONES

1. Conocimiento

Reciba los archivos de su predecesor y lea todo el material condetenimiento. Elimine todo lo que no tenga que ver con su nueva carteray prepare su propio archivo para el ao entrante.

Hable de sus responsabilidades con su predecesor (que bien pudiera serel nuevo Presidente Local) y con otros funcionarios y ex funcionarios quepuedan orientarle acerca de sus responsabilidades en general.

GUA DEACCINL AL

Si una Organizacin Local crecedemasiado, y la Junta Directivatiene muchos miembros, unaposible solucin para acortar laslneas de comunicacin y

liderazgo es la creacin delcargo de VicepresidenteEjecutivo. Este cargo tendr laresponsabilidad de supervisar alos Vicepresidentes.

Al ser electo comoVicepresidente Ejecutivo Local,usted est tomando un cargocon oportunidades ilimitadaspara su desarrollo personal yenfrentando la oportunidad deobtener el mximo cargo dentro

de una Organizacin Local LaPresidencia.

Esta cartera presenta dosaspectos y es de sumaimportancia tanto para laOrganizacin Local, como parausted. Usted es el brazo derechodel Presidente, quien dependerde sus habilidadesadministrativas durante su aoen el cargo.

Y para usted, es el ao en quedeber aprender y ensayar elpapel de Presidente porque,quin sabe?, el ao prximo

uede ser usted el Presidente.

VicepresidenteEjecutivoLocal


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GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Vice residente E ecutivo Local

2. Planificacin

Tenga una buena conversacin con el Presidente,quien le explicar a grandes rasgos en quconsisten sus responsabilidades. Renase acontinuacin con los Vicepresidentes que le hansido asignados. Aydelos a establecer susobjetivos y a fijar plazos para alcanzarlos.

3. Programa

Organice su propio programa y ayude a susVicepresidentes a formular los suyos. Pdales alPresidente y al Comit Ejecutivo que los apruebentodos.

Cercirese de que tanto usted como losVicepresidentes que le han sido asignados tenganun buen sistema de archivos.

4. Delegacin

Hable con el Presidente sobre los procedimientosque el Comit Ejecutivo deber seguir cuando seanecesario hacer las veces del Presidente enreuniones, funciones y proyectos.

5. Supervisin

Aprenda a supervisar. El Vicepresidente Ejecutivoocupa el segundo cargo en orden jerrquico dentrode la Organizacin Local. Condzcase a la altura

de las circunstancias.

Mantenga su atencin en la membresa. Al aosiguiente, usted podra ser Presidente y anhelar unaOrganizacin Local saludable. Verifiqueconstantemente la situacin econmica porque, ustedheredar su estado financiero en su ao presidencial.

Est al tanto de cualquier indicio de descontento odiscordia entre los miembros. Si el Presidente no estteniendo mucho xito, por el bien de su OrganizacinLocal, por la integridad de su propio cargo, y por lapreservacin de una buena Organizacin Local,aydele en todo lo posible y trate de apuntalar losaspectos ms dbiles de su administracin.

RESUMEN

Puede decirse que el cargo de VicepresidenteEjecutivo es probablemente el ms importante de laJunta Directiva.

A pesar de ello, muchos Vicepresidentes Ejecutivos noterminan de percatarse de esa importancia. El cargotiene la doble responsabilidad de ser el brazo derechodel Presidente y, al mismo tiempo, escuela deaprendizaje para la Presidencia.

Si se lo elige Presidente para el ao siguiente, supreparacin har que la transicin sea mucho mseficaz.


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RESPONSABILIDADES

Enumeramos a continuacin algunas de las responsabilidades inherentes alcargo de Vicepresidente Local.

En esta lista se aprecian las facetas administrativas y directivas delVicepresidente:

1. Reunirse con el Presidente y repasar las responsabilidades, el

programa, los objetivos, las comunicaciones y los sistemas deinformacin, as como los plazos para el ao que comienza.

2. Ponerse al tanto de sus responsabilidades y deberes.

3. Reunirse con los Directores de quienes usted sea responsable yorganizar su equipo para el ao.

Explicarles sus responsabilidades y deberes, la manera en que debernrendir sus informes, las fechas de las reuniones futuras, sus objetivos ysus plazos.

4. Ayudar a los Directores a formular planes para sus propiosprogramas.

5. Servir de vnculo principal entre los Directores y la Junta Directiva.

6. Capacitar correctamente a los Directores.

Preparar sus sesiones de capacitacin y estar constantemente al tantode su actuacin y sus necesidades.

7. Rendirle informes peridicos al Presidente sobre el adelanto alcanzadoen los proyectos de las distintas Directorias que le han sido asignadas.

8. Aceptar plena responsabilidad por los triunfos y los fracasos en sucampo de responsabilidad.

9. Conjuntamente con los dems funcionarios elegidos, integran la JuntaDirectiva.

La Junta Directiva tiene ciertas responsabilidades especficas.

10. Aprender a presidir y a llevar a cabo con xito una reunin. Se lepedir que ayude a los Directores y a los encargados de los proyectos adirigir sus reuniones.

RECOMENDACIONES

1. Conocimiento ntimo

Reciba los archivos de su predecesor y lea todo el material condetenimiento.

Hable de sus responsabilidades con su predecesor (que bien pudiera serel nuevo Presidente Local) y con otros funcionarios que puedan orientarleacerca de sus responsabilidades en general.

2. Planificacin

Tenga una buena conversacin con su supervisor, quin le explicar agrandes rasgos en qu consisten sus responsabilidades.

GUA DEACCINL AL

La eleccin al cargo deVicepresidente Localnormalmente suele ser el primerpaso en la carrera de la mayorade los miembros de la JCI. Elcamino que con l se abre esancho, est lleno de

oportunidades y puede llevar alcargo ms alto en laorganizacin, el de Presidente dela JCI.

Ha trabajado usted mucho ennumerosas otras funciones de laOrganizacin Local, ha sido, porejemplo, Director de Proyectos oDirector de comisiones, y laexperiencia adquirida en esoscargos le servir de mucho paradesempear las nuevasresponsabilidades de laVicepresidencia encargada desupervisar a sus asignados.

Ahora est asumiendo un cargolleno de oportunidadesilimitadas para su desarrollopersonal y para candidatarse aPresidente Local el aosiguiente.

VicepresidenteLocal


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RESPONSABILIDADES

1. Poner informacin sobre el presupuesto a la disposicin de la JuntaDirectiva y los miembros.

2. Garantizar que las cuentas del ao anterior hayan sido revisadas por uncontador competente que no est relacionado de modo alguno con laOrganizacin Local.

3. Reunirse con su predecesor para tratar las responsabilidades del cargo.4. Cerciorarse de que cada integrante de la Junta Directiva le presente su

presupuesto a la Junta a comienzos de ao.

5. Elaborar un presupuesto en borrador al comienzo del ao; presentrseloa la Junta Directiva y posteriormente a la Asamblea General para suadopcin.

6. Al formular el presupuesto, estimar los ingresos por lo bajo y los egresospor lo alto.

7. Investigar sin demora la situacin del fondo de reserva y de lasinversiones que la Organizacin Local pudiera tener. Buscar maneras deaprovechar mejor esos fondos.

8. Tener un alto sentido de la tica profesional y saber formular planes.

9. Establecer las normas que rigen las finanzas de la Organizacin Local(por ejemplo, los costos administrativos deben sufragarse con las cuotas;los proyectos deben generar sus propios fondos, etc.).

10. Mantener un estricto control del presupuesto y del flujo de caja.

11. Llevar un diario de ingresos en que se anoten los fondos recibidos.

12. Llevar un diario de egresos en que se anoten los cheques librados y los

pagos efectuados.

13. De no ser contador, tomar un curso elemental de tenedura de libros.

14. Elaborar estados de cuenta mensuales y hacer una comparacin con elpresupuesto todos los trimestres. Hacer pblicos los detalles yaprovechar una reunin para hablar de la situacin actual, las tendenciasy las alteraciones que sean precisas hacerle al presupuesto.

15. Imprimir los modelos necesarios (por ejemplo, pedidos de compra,modelos para el presupuesto de proyectos, formularios para las cuentasde gastos de los funcionarios, etc.)

16. Enfocar todas las actividades y todas las conversaciones sobreprogramas desde el punto de vista de las apropiaciones del presupuesto,de manera de impedir que miembros demasiado entusiastas gasten msde la cuenta.

17. Preparar siempre el presupuesto de manera que arroje un supervit.

RECOMENDACIONES

1. Cada miembro de la Junta Directiva debe preparar un presupuesto.Sume sus recomendaciones a las suyas, para preparar una propuesta depresupuesto. A estos renglones debe aadirle otra suma para hacer

GUA DEACCINL AL

Aunque los triunfos de unaOrganizacin Local no sepueden cuantificarmonetariamente, muy pocascosas pueden lograrse sin lasfinanzas adecuadas. Las buenasfinanzas son fruto de unprograma bien disciplinado.

Y ningn programa de finanzaspuede tener xito sin la direccinde un tesorero competente.

Es un honor ser elegido paraeste cargo, y la persona que lomerece debe estar muyconsciente de que laprosperidad de la OrganizacinLocal depende en buena parte desu dedicacin.

TesoreroLocal


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GU A DE ACCI N LOCAL DE LA JCI: Tesorero Local

frente a posibles gastos imprevistos y parasufragar nuevos programas que se adoptenposteriormente.

Por ltimo, incluya algo de reserva. El presupuestoas elaborado comprende las solicitudes de laJunta Directiva y del tesorero, fondos paraprogramas nuevos y un monto especial comoreserva.

2. Enumere todas las fuentes de ingresos: cuotas,publicidad, patrocinios, subsidios, proyectos derecaudacin de fondos, etc.

3. Enumere sus ingresos y egresos. Al preparar elpresupuesto, coloque los ingresos a la derecha o laizquierda de los egresos, por encima o por debajo.

No hay una regla fija para su colocacin. Una vezque las columnas estn en la hoja, la comparacines fcil.

4. Debe elaborar un resumen trimestral de ingresos yegresos actualizados. Esto debe ser circuladoentre la Junta Directiva y luego en la AsambleaGeneral.

Para su propia conveniencia, haga una grfica delflujo de caja y reparta copias a los miembros de laJunta Directiva todos los meses.

A mediados de ao, compare las cifras reales conlas presupuestadas.

En las reuniones de la Junta Directiva y de la

Asamblea General hable con detalles del estadode las finanzas.

EJEMPLO DE UN PRESUPUESTOLOCAL

Ingresos

Ingresos por concepto de cuotas (fondos queprovienen estrictamente de los miembros) Cuotas de afiliacin (cuotas que pagan los

miembros)

Ingresos no provenientes de cuotas (ingresos deotras fuentes)

Publicidad (fondos por anuncios publicados enboletines informativos, en el sitio Web u otrosmedios)

Convenciones y Reuniones (fondos recaudados delas inscripciones de delegados)

Donativos (fondos donados por benefactores) Subvenciones (subvenciones de otras

organizaciones)

Intereses (intereses acumulados) Venta de productos (fondos generados mediante la

venta de productos)

Patrocinio (fondos de patrocinadores de proyectos)

Egresos

Publicidad (mercadeo y reclutamiento) Viajes autorizados (fondos para los viajes de las

juntas directivas)

Comunicaciones/ Publicaciones (fondos paramedios de comunicacin y publicidad)

Convenciones y Reuniones (fondos y depsitos

pagados para la celebracin de convenciones yreuniones)

Seguros (seguro para proteger equipo, etc.) Visitas de funcionarios (funcionarios y visitantes

oficiales)

Artculos de oficina (material de oficina) Programas (fondos asignados para programas) Productos (fondos para productos, de haber

alguno)

Relaciones Pblicas (fondos para esfuerzos deRelaciones Pblicas)

Alquiler (pago del alquiler del edificio de lasecretara, si corresponde)

Salario del personal (pago de nmina del personal,si corresponde)

Impuestos (impuestos aplicables, si corresponde) Telfono/Fax/Internet (se explica por s solo)

RESUMEN

El presupuesto no es una camisa de fuerza. Si resultaincmodo, se puede y debe cambiar. Cobre todo eldinero que corresponda, pague todas las cuentas porcheque con la firma del presidente; pague todas lasdeudas puntualmente.

Obtendr as un beneficio muy importante: sustcnicas presupuestarias mejorarn notablemente.


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RESPONSABILIDADES

Aqu se listan las responsabilidades ms importantes de un Director de unaOrganizacin Local:

1. Aclarar sus funciones y conseguir una descripcin detallada de susfunciones por parte del Vicepresidente Local.

2. Reunirse con el Vicepresidente asignado para tratar los objetivos que se

le han encomendado en su campo de responsabilidad.3. Reunirse con su predecesor para intercambiar opiniones sobre las

responsabilidades del cargo y aceptar el traspaso de sus archivos.

4. Despus de reunirse con todas las personas apropiadas, fijarse suspropios objetivos y formular un programa para alcanzarlos. Mantenga susobjetivos compatibles con los de la Organizacin Local.

5. Durante esta etapa de su evolucin como lder, es buena idea conocer laconstitucin y las normas Locales, los procedimientos que se siguen ensus reuniones y la forma de rendir informes, y desarrollar las habilidadesnecesarias para hablar en pblico, redactar cartas y, en general, paracomunicarse de manera efectiva.

6. Dar buen ejemplo. Como lder del equipo, su ejemplo ayudar a forjar loslderes del futuro.

7. Ser medio de comunicacin entre la Junta Directiva y los miembros.

8. Entender la escala jerrquica y la posicin que desempea en ella.Cerciorarse de comprender el sistema de informes. Si necesita permisopara hacer ciertas cosas, saber qu es preciso hacer para obtenerlo.

9. Por sobre todo, ser entusiasta, positivo, organizado y leal.

RECOMENDACIONES

A continuacin encontrar, algunas de las interrogantes que posiblemente yase haya planteado y le ofrecemos algunas de las respuestas que, sin duda,ha estado buscando. Ha comenzado usted su ascenso a la cima. Esatrayectoria no debe estar inspirada por mviles puramente egostas deconveniencia personal.

Antes bien, debiera estar animada por el sincero deseo de servir a suscompaeros y contribuir al bienestar de la comunidad.

1. Por qu ser Director Local?

Porque es un desafo interesante, el resultado natural de la capacitacin

directiva, el sendero que conduce a cargos ms altos; porque dasatisfaccin en la vida personal; porque toda Organizacin Local necesitabuenos lderes y porque sa es la esencia misma de la JCI.

2. Cundo estas preparado para ser un Director Local?

Cuando ya haya trabajado en muchos proyectos, luego haber sostenidoconversaciones con miembros y ex miembros de la Junta Directivaacerca de las responsabilidades del Director; cuando haya ledo laConstitucin y las Normas; cuando entienda los procedimientosparlamentarios; y cuando posea la confianza necesaria en s mismo paradirigir a sus compaeros. Tome la posicin seriamente, preprese ypostlese.

GUA DEACCINL AL

Este cargo es el primer pasoimportante en la escalajerrquica del liderazgo en laOrganizacin Local. Es unaoportunidad de aprender adirigir. Sobre la base de estecargo, puede usted prepararsepara ocupar otras posiciones

ms encumbradas en la JCI enlos prximos aos. Un DirectorLocal puede trabajar enproyectos o en tareasespecficas. Usted podr ocupareste cargo por un ao completoo por diferentes periodos detiempo, dependiendo de laduracin del proyecto o tarea.

Mientras desempea este cargo,debe echar firmes cimientosorganizativos y directivos. Sea

meticuloso en sus preparativos ytrabaje a conciencia. Como lderdel equipo, contribuir usted aforjar los destinos de suOrganizacin Local, de sucomunidad y de su propiofuturo.

DirectorLocal


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GU A DE ACCI N LOCAL DE LA JCI: Director Local

3. Cul es la mejor manera de llevar a cabo susresponsabilidades?

Mantngase informado y al da; asistaregularmente a las reuniones de la Junta Directiva;hable con su Vicepresidente u otros funcionarios;participe en cursos que le ayudarn a mejorar sulabor; confe en su capacidad; lleve un buenarchivo; sea siempre organizado; fjese metas y

formule planes para alcanzarlas.

4. En qu se concentra usted en este cargo?

En aprender sus responsabilidades y mejorar lamanera en que administra su tiempo; en lasdecisiones de la Junta Directiva, las necesidadesde los miembros, sus objetivos, en su planificacin,

y en incrementar la eficacia de la OrganizacinLocal.

RESUMEN

Forma usted parte de un equipo que pudiera muy bienser responsable de las actividades de muchaspersonas. Es una responsabilidad seria, que debeencararse seriamente. Planifique participar en lasreuniones de la Junta Directiva, Asambleas Generales,Convenciones Nacionales, Conferencias de rea yCongresos Mundiales, estas son grandesoportunidades de compartir experiencias y de aprenderde los dems. El buen lder local vela por que suOrganizacin Local tenga un buen ao. Que esa seasu meta.


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JCI Local Action GuidesLA ESTRUCTURA

No hay una estructura organizativa ideal que se ajuste a las necesidades decada Organizacin Local de la JCI, pero hay una adecuada para usted. Aquhay algunas pautas que ayudarn en el diseo de la estructura de suOrganizacin Local:

1. Ninguna persona debe ser solicitada a supervisar ms de cincopersonas.

En la JCI, los funcionarios son voluntarios que tienen una vida y profesinfuera de la JCI. No los sobrecargue con demasiadas personas a quienessupervisar. El mximo de personas que una persona puede llegar asupervisar es de tres a cinco.

2. Balancear la carga de trabajo con todos los miembros de la Junta.

Cada miembro de la Junta debe tener una participacin equitativa en eltrabajo y nadie debe estar sobrecargado, mientras otros pueden tenerpoco o nada que hacer. Esto slo va a generar tensin que puedeconducir al resentimiento entre los miembros de la Junta.

3. Permitir una estructura organizacional flexible.

Si aumenta o disminuye drsticamente el nmero de miembros durante eao, la estructura debe ser flexible para adaptarse a la nueva realidad. Silos miembros de la Junta renuncian o se mudan de ciudad, y laorganizacin local experimenta una reduccin de miembros, no debehaber la necesidad de sustituir a los miembros faltantes de la Junta. Sedeben acomodar temporalmente las responsabilidades a otro miembro dela Junta.

4. Establecer una comunicacin fcil y rpida en dos direcciones.

A medida que las directorias aumentan, las dificultades de comunicacinse multiplican. Se debe desarrollar una comunicacin eficiente y fcil de

entender, con un sistema de informes para evitar dificultades en laobtencin de informacin para los miembros o los informes y sugerenciasa la Junta.

5. Delegar responsabilidades y autoridad.

Debe quedar bien claro quin reporta a quien y quien es la personaresponsable de la toma de decisiones y hasta donde llega su poder.

6. Todos los supervisores deben saber qu se espera de ellos, laimportancia de su papel en el logro de los objetivos generales, y lasnormas por las que su desempeo ser juzgado.

Hacer las descripciones de trabajos y responsabilidades asignadas clarasy bien conocidas por todos. La Junta Directiva debe establecer lasnormas mnimas que definirn si el trabajo se ha completadosatisfactoriamente o no.

EVOLUCIN DE TENDENCIAS

En el mundo actual, con este ritmo rpido, los jvenes estn comenzando areescribir la frmula para una organizacin exitosa. La mayora de losmiembros ms jvenes de nuestras organizaciones locales son conocedoresde la tecnologa, muy ingeniosos y ms importante an: son impacientes.

GUA DEACCINLOCAL

La estructura organizativa deuna Organizacin Local deberser apta para satisfacer suspropias necesidades. Sinembargo, cada Organizacin

Local necesita de los siguientescomponentes:

1. Asamblea General. Es pormedio de este rgano que secontrola a la OrganizacinLocal.

2. Junta Directiva. La funcinde la Junta Directiva es la dedirigir a la OrganizacinLocal y facilitar suadministracin.

3. Comits de Programas oProyectos. Son a travs destos comits que lasactividades de laOrganizacin Local sonllevadas a cabo. Cadamiembro debe ser asignadoa trabajar en al menos unComit.

EstructuraAdministrativaLocal


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JCI Local Action GuidesOBJETIVOS

La Constitucin incluye:

1. El nombre de la organizacin. Indicar el nombre oficial (legal) y cualquiervariacin por la cual la organizacin tambin ser conocida.

2. Su misin, sus propsitos y sus principios. Declarar la razn deexistencia de la organizacin y qu tipos de principios guiarn a las

actividades, a su administracin y a la toma de decisiones en general.3. Miembros potenciales. Explicar los requisitos y procedimientos para

formar parte de la membresa de la organizacin.

4. Cmo se deber liderar a la organizacin y cmo se procede a laeleccin de funcionarios:

i. Cmo ser la autoridad suprema? Cul ser su composicin?Cundo se reunirn?

ii. Qu cargos tendr? Quin los elegir o asignar? Cmo sernelectos o asignados?

iii. Cmo se implementarn las normas? Quin ser el responsablede velar por su cumplimiento?

5. Las finanzas de la organizacin. Se debe indicar quin paga las cuotas yquin decide sobre el monto que cada miembro debe abonar. Asimismo,deber indicar las responsabilidades de los funcionarios encargados deldinero y quines pueden firmar documentos financieros en nombre de laorganizacin.

6. El mtodo utilizado para modificar la Constitucin. La Constitucin slopuede modificarse si las propuestas han sido distribuidas de antemano atodos los miembros votantes. Se debe exigir una mayora de dos terciospara ser cambiada. Tambin puede indicar un qurum mnimo necesariopara cualquier modificacin con el propsito de evitar que un nmeroreducido de miembros modifiquen los derechos de una gran mayora.

7. La Constitucin de la Organizacin Local no debe estar en conflicto conla de la Organizacin Nacional y de la JCI. La Organizacin Local debeasegurarse de que la Constitucin refleje las normas de la OrganizacinNacional y de la JCI.

La Constitucin puede incluir:

1. Artculos: Los artculos de la Constitucin marcan por separado lassecciones o clusulas que especifican el propsito u otros trminos ycondiciones de la Asociacin. Los artculos son las normas y reglamentospor los que la Asociacin se rige.

2. Estatutos: El propsito de los estatutos es para ayudar a definirlasnormas y reglamentos. Como tales, son subsidiarias de los artculos de laConstitucin y deben estar redactados de manera que, sea apto parasatisfacer las necesidades de la organizacin.

MANUAL DE NORMAS

Una Organizacin Local tambin puede adoptar un Manual de Normas paradar detalles de las actividades del da a da, tales como:

Como se realizarn las reuniones:

GUA DEACCINL AL

La Constitucin Local es eldocumento ms fundamental dela organizacin. El contenido decualquier Constitucin debehacerse constar con claridad ysencillez. Ninguna Constitucinpuede ser eficaz si se trata delegislar para obtener msinformacin, stos son msconvenientes tratarlos a travsde normas, que son las reglasdel trabajo de todos los das.

La prueba del valor de unaConstitucin es su eficacia paradar a los miembros potencialesuna comprensin adecuada de lanaturaleza, objetivos ypropsitos de la organizacin.

Constituciny NormasLocales


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GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Constitucin Normas Locales

Incluye cuando se realizarn las reuniones,quienes sern los encargados y las reglas dereuniones que se utilizarn.

Como se deben presentar los informes:

Incluye quien es el responsable de la presentacinde informes, y que se hace con el informe.

Como se deben realizar las actividades:

Debe estar claro quin es el responsable de lasactividades, como sern realizadas y financiadas.

Como el desempeo de los funcionarios debe serevaluado:

El Manual de Normas define las medidas mnimasde desempeo para los funcionarios y lasconsecuencias de su no cumplimiento.

Cualquier otra regla que no pueda ser consideradacomo artculo o estatuto de la Constitucin.

En la mayora de los casos la enmienda del

Manual de Normas no necesita votacin de laAsamblea General.

RESUMEN

La Junta Directiva Local decide sobre los cambios denormas por una mayora de dos tercios. Suconstitucin le dicta lo que es aplicable en cada caso.


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JCI Local Action GuidesCOMPONENTES

La planificacin estratgica afecta todos los aspectos de la vida de laOrganizacin Local, incluso sus programas y servicios, el reclutamiento ypatrocinadores, sus comunicaciones, finanzas, relaciones pblicas, etc.

Por consiguiente, el proceso de planificacin estratgica afecta a todos losgrupos constituyentes de la organizacin y a todos los interesados en el xitode sta.

Los integrantes del Comit de Planificacin Estratgica deben entenderclaramente en qu consiste la planificacin estratgica y cmo este procesopuede ser de gran beneficio para la organizacin.

Si se lleva a cabo como es debido, la planificacin estratgica ha de ser unproceso sencillo y eficaz, capaz de responder preguntas como stas:

1. Cul es el propsito o misin de la Organizacin Local?

Cul es la razn de ser de la Organizacin Local?

2. Qu visin tiene la Organizacin Local de lo que el futuro le tienedeparado?

3. Qu oportunidades ofrece la Organizacin Local? Qu oportunidadesdebieraprestar en un futuro?

4. Cules son las expectativas de la membresa actual en contraposicin alos futuros miembros?

Cmo puede la Organizacin Local hacerles frente a esos desafos?

5. Habida cuenta de las condiciones ambientales y de las capacidadesactuales de la Organizacin Local, en dnde debiera concentrar susesfuerzos y recursos para realizar su misin con el fin de alcanzar suvisin?

6. Qu parmetros se emplearn para medir los resultados que seobtengan de la puesta en prctica de estas prioridades?

7. Qu esfuerzos se harn para revisar las prioridades de laorganizacin a medida que cambien las condiciones?

PASOS DE LA PLANIFICACIN ESTRATEGICA

1. Plan de xito

La Organizacin Local debe decidir quines participarn en el proceso,qu se espera que cada fase produzca, y la manera en que el proceso de

planificacin se llevar a cabo.

2. Recabe informacin para realizar un autoanlisis o un estudio de laorganizacin.

Se debe formular una lista completa y precisa de todos los aspectos de laOrganizacin Local:

a. Reunionesb. Activosc. Premiosd. Constitucin

GUA DEACCINL AL

Cada Organizacin Local debetener un plan que vaya ms allde sus actividades anuales. Elplan estratgico proporciona una

gua al futuro de la OrganizacinLocal. Se identifican metasestratgicas y mtodos paralograr dichas metas en unperiodo de tiempo determinado.

Mientras el liderazgo de laOrganizacin Local cambia cadaao, es muy importante que lamisma mantenga unaconcentracin estratgica que laposicione en la comunidad ycontine atrayendo a jvenes.

Un plan estratgico esrecomendado para cada tres acinco aos.

Asigne un Comit dePlanificacin Estratgica paratratar el futuro de laOrganizacin Local y presentarsus recomendaciones a largoplazo a la Junta directiva y luegoa la Asamblea General.

PlanificacinEstratgicaLocal


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JCI Local Action GuidesRECOMENDACIONES

La diferencia entre los ingresos y gastos deben ser cubiertos por las cuotasde los miembros. No se encontrarn patrocinios para los gastosadministrativos. Esas operaciones deben ser cubiertas por las cuotas de lamembresa. Si los gastos son ms elevados que los ingresos, una opcin esaumentar las cuotas y la otra es reducir los gastos. Otra opcin a considerares el aumento de la membresa. No se puede tener un presupuesto con msgastos que ingresos.

Los proyectos y programas pueden tener patrocinios. Los proyectospueden atraer a los patrocinadores si los mismos ven el valor de susproyectos, y no necesariamente porque los proyectos atraigan la atencin delos medios de comunicacin o pblico en general. En la bsqueda depatrocinadores, se debe buscar a las organizaciones que tengan metas yobjetivos similares.

PASOS DE LA APLICACIN DE UN PRESUPUESTO

Los siguientes pasos son bsicos para aplicar un fuerte control monetario enuna Organizacin Local:

1. Preparar el presupuesto:

a. Los miembros de la Junta (y la comisin de finanzas, si existiese)indicarn los requisitos, de acuerdo al plan de accin propuesto,

b. El Tesorero estimar los gastos administrativos.c. El Tesorero estimar ingresos considerados.d. Un presupuesto equilibrado es el resultado final.

2. Aprobar el presupuesto:

a. Se presentar el presupuesto final a la Junta Directiva para suconsideracin.

b. La Junta modificar y aprobar la propuesta de presupuesto.

c. La propuesta final se presentar en la reunin de Asamblea Generalpara su consideracin.d. El presupuesto de la Organizacin Local se modificar y aprobar

por la Asamblea General de la Organizacin Local.

3. Evaluacin del presupuesto:

a. El Tesorero revisar el presupuesto semanal y preparar un informemensual para la Junta, incluyendo la situacin actual y lasproyecciones de ingresos y gastos para los prximos meses.

b. La Junta revisar el presupuesto y las proyecciones una vez al mes.c. La Junta har las modificaciones y correcciones necesarias del

presupuesto.

4. Archivos financieros:

a. El Tesorero mantendr un libro de registros sobre los ingresos y otrolibro para los gastos.

b. Todos los pagos deben hacerse mediante cheque, firmado por elTesorero y el Presidente.

c. El Tesorero preparar un informe mensual sobre el balance de lacaja, los pagos durante el ltimo mes, y los pagos previstos para elprximo mes.

GUA DEACCINL AL

Al preparar un presupuesto:

1. Listar todos los gastosadministrativos (no delproyecto), incluyendopublicidad, viajes,comunicaciones, serviciosbsicos, suministros,alquiler, impuestos, etc.

2. Listar todas las fuentesseguras de ingresos,incluyendo los anunciospublicitarios del sitio Web,donaciones y subvencionesgarantizadas, venta deproductos, etc.

3. Listar la cantidad previstade miembros pagantes para

obtener una idea delingreso por pago de cuotasde miembros. No incluir apostulantes. Un clculoestimado es el promedio demiembros de aosanteriores.

Presupuestoy Patrocinio


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GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Presu uesto Patrocinio

DONACIONES Y PATROCINIOSHay dos formas de que una Organizacin Localobtenga ingresos adicionales: el patrocinio y lasdonaciones.

No todos los proyectos resultan atractivos para obtenerpatrocinios, y ninguna organizacin patrocinar losgastos administrativos, es por ello que las

Organizaciones Locales pueden pedir donaciones queayuden a cubrir los gastos administrativos y a losproyectos que no atraen la atencin de patrocinadores.

Tipos de donadores

Aqu estn algunas sugerencias para diferentes tiposde donantes:

1. Miembros pasados: Una persona que atribuyagran parte de su xito a su participacin pasada enla JCI.

2. Valor a la comunidad: Un miembro pasado uotros que ven el valor que la JCI ofrece a lacomunidad y a los jvenes.

3. Socios: Los proveedores u otras organizacionesque trabajan con la JCI y han sido testigos delvalor de la JCI.

Tipos de patrocinios:

1. Inversin financiera y valor

Una empresa que quiera asociarse al proyecto yas obtener ms negocios por medio de supatrocinio. El proyecto debe ser atractivo para elpblico, ya sea convocando a una gran multitud aun lugar donde los anuncios o productos delpatrocinador puedan ser vistos o consiguiendo unagran atencin de los medios, donde los anuncios ylos productos de los patrocinadores puedan servistos relacionados al proyecto.

2. Intercambio de beneficios

Cuando una Organizacin Local est desarrollandoun proyecto, hay otros recursos necesarios,adems del dinero. Si el Director del proyecto de la

Organizacin Local es creativo y lleno de recursos,muchos de los elementos necesarios para ejecutarcorrectamente el proyecto pueden ser donados porempresas externas, a pesar de la falta dedonaciones monetarias por la empresa.

En lugar de tratar de recaudar fondos para el

evento por encima de los costes de inscripcin, elDirector del proyecto puede decidir acercarse a unhotel para conseguir tarifas mejores o la donacinde las habitaciones.

A cambio, el hotel podra recibir tres lugares en lasCapacitaciones de la JCI, para tres de susdirectivos o empleados, adems de un anuncio enel boletn de noticias y / o sitio web de laOrganizacin Local. De esta manera, se puedenegociar con el hotel en lugar de pedir unadonacin monetaria.

Este enfoque puede ser especialmente eficaz paracrear asociaciones a largo plazo con una empresa.En el ejemplo anterior, es posible que uno de losdirectivos del hotel, ingrese a su OrganizacinLocal.

3. Pequeos patrocinios por un propsitoespecfico

A veces, es mejor pedir donaciones de patrocinioen pequeas cantidades con un propsitoespecfico, para que la gente pueda ver elbeneficio inmediato de su donacin.

Por supuesto que, esto se podra hacer concualquier tipo de donacin. Divida en donacionesde 50 o 75 dlares por una razn especfica, enlugar de pedir 2.500 dlares para patrocinar elproyecto completo.

El Director del proyecto puede solicitar donacionesa grandes empresas, pequeas empresas,

empresarios, amigos, conocidos y compaeros detrabajo. El presupuesto de un proyecto no tieneque ser patrocinado por uno o dos patrocinantesprincipales. Se puede ser igual de eficaz conmuchos patrocinios de donaciones pequeas

RESUMEN

Todos los proyectos deben tener un presupuestobsico. En fechas convenidas, comparar las cifras delpresupuesto con las cifras reales e informar a losmiembros participantes en el proyecto.

Presentarn informes mensuales en las reuniones deAsamblea General sobre la situacin financieraincluyendo las cifras del presupuesto en comparacincon las cifras reales.



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JCI Local Action Guides-SPA-1.1

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