Records Managementon the move

Bart Ballaux

Margriet van Gorsel

Gemeentearchief

Rotterdam

Overzicht sessie

Wat is Concern Records Management Rotterdam?

Wat zijn de kaders?

Wat zijn de uitdagingen?

Hoe zien de oplossingen er uit?

Conclusies

Bron afbeelding: http://silverdome.nl/pages/posts/een-ijsje-en-een-wijsje-30.php

IJsbergtheorie: waar situeert het issue zich?

Bron afbeelding: http://www.pluspost.nl/mammoettankers-sloepen-of-zeilbootjes/41257

...!?

...!?

...!?

...!?

...!?

...!?

...!?

...!?

...!?

kernwoorden – vaststellingen – relatie met administratie

...!?...!?

...!?

De aanleiding

Bevindingen van de archiefinspectie 2002-2007:

Management neemt onvoldoende verantwoordelijkheid voor

Informatiebeheer in primair proces

De verantwoordelijkheid voor Informatiebeheer is laag in de

organisatie belegd

De controle op digitaal werken is onvoldoende

Het personeel met de taak Informatiebeheer is onvoldoende

geschoold

Duurzame toegankelijkheid is onvoldoende geborgd

De opdracht van Concern Records Management

Doelstellingen:

Kaders en richtlijnen opstellen

Opleiden

Meehelpen informatiebeheer op orde brengen

Programma

Tijdelijk, flexibele organisatie

Samenhangend geheel van projecten

Gericht op strategisch doel

Op termijn in de lijnorganisatie

Rotterdam, het concern

Vanaf 1991 een dienstenmodel:

van 34 naar 17 diensten

van 11 deelgemeenten en 2 wijkraden naar 14

deelgemeenten

Nu: op weg naar 4 clusters en 1 bestuursdienst

Herdefinitie van verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Centrale bedrijfsvoering

Shared service centers: Fin, HR, Incasso, Lease, Vastgoed, Fac

Chief Information Officer

standaardisering, architectuur en kosten

De praktijk van het Informatiebeheer

“Comply or explain”

Informatiebeleid gaat zelden over de informatie zelf

Traditionele informatiebeheerders gaan over papier en

digitale post

ICT gaat over inrichting systemen

Variatie in IT systemen

diverse dms

procesapplicaties

zaken- en gegevensmagazijn, basisregistraties

Proces (her)inrichting vanuit de dienstverlening en niet

vanuit accountability

Uitdagingen / nieuwe ontwikkelingen

Externe evoluties

Het Nieuwe Werken / cloud computing / ...

Google zoek-technologie

Concernarchitectuur

Procesmatig werken

Bedrijfsapplicaties

Outsourcing

Uitdagingen / nieuwe ontwikkelingen

Interne evoluties

Nieuw aanbod ten opzichte van vroeger

Inspectie: toezicht / advies

DIV/DIM

Accent op stukkenregistratie

Geen of bijna geen onderscheid bij te registreren

stukken

10

Directies

ProceseigenarenDienst

recordmanagerICT Specialisten

Doc.Loods

Ambtenaren/operationeel

DIV MedewerkersTechnisch

applicatiebeheer

Bedrijfsbeleid ICT beleid

Procesmanagement

Informatie-management

ICT management

ProcesbeheerFunctioneel

beheerSysteembeheer

CIO

CRMO

Informatiedomein Technologiedomein

Richten

Inrichten

Verrichten

Directies

ProceseigenarenDienst

recordmanagerICT Specialisten

Doc.Loods

Ambtenaren/operationeel

DIV MedewerkersTechnisch

applicatiebeheer

Directies

ProceseigenarenDienst

recordmanagerICT Specialisten

Doc.Loods

Ambtenaren/operationeel

DIV MedewerkersTechnisch

applicatiebeheer

Bedrijfsbeleid ICT beleid

Procesmanagement

Informatie-management

ICT management

ProcesbeheerFunctioneel

beheerSysteembeheer

CIO

CRMO

Bedrijfsbeleid ICT beleid

Procesmanagement

Informatie-management

ICT management

ProcesbeheerFunctioneel

beheerSysteembeheer

CIO

CRMO

Informatiedomein TechnologiedomeinBeleids (business) domein

Richten

Inrichten

Verrichten

Oplossingen: Het 9-vlaks model van Rik Maes

11

Doelgericht inrichten is cruciaal-Governance (compliant en accountable)-Efficiëntie-Duurzaam toegankelijk

Informatie terugnaar het primair proces

Informatie onderdeel van: -Projectmanagement-Ketenprocessen-Leanmanagement-Business Proces Redesign-Startarchitecturen-Het Nieuwe Werken

In 1 keer goed!(outcome)

Vera

nd

ern

ood

zaak

Oplossingen: Het uitgangspunt is Veranderen

Oplossingen: Concern Visie

Visie: shared service Records Management

Eerst: een business case

Centraal:

sturing op Records Management

bestedingen voor Records Management

inrichting

beheerregime bepalen

personeel opleiden

resultaten benoemen

Oplossingen: Aansluiten op concern informatiebeleid

Beleid aansluitend op informatiebeleid concern

Opname van eisen in concernarchitectuur, conform GEMMA

Metadata bijvoorbeeld zoals bij beveiliging

Draagvlak creëren voor goed informatiebeheer

Aansluiten bij stakeholders van het programma E-overheid,

KCC

Procesapplicatie-inrichting, maatwerk aanbieden

Instrumenten maken:

Generiek metadata profiel

Generieke dossiermodule

Praktisch: methoden: processen

Ene proces is het andere niet

Waar situeren zich belangrijke processen

Belangrijk ≠ belangrijk volgens archiefwet, erfgoed, archief

Belangrijk = belangrijk voor de administratie zelf

Criteria:

Verantwoording

Bedrijfsvoering

Dienstverlening

[Frequentie]

Risico-afwegingen

Bron afbeelding: http://www.penelopeironstone.com/CS400gBeck.htm

Praktisch: methoden: processen

verschil

beleidsprocessen routine processen

verloop | |

onduidelijke opeenvolging procedure

type activiteiten | |

informeel formeel

medewerker | |

netwerker uitvoerder

aanpak | |

verantwoordelijkheid afdwingen

bij medewerker in applicatie

Praktisch: methoden: processen

Praktisch: invisible records management?

Ambtenaar wordt zo weinig mogelijk geconfronteerd met

‘archiveren’

Metadata, ja, maar niet overal even veel...

Stukregistratie, alleen als het echt meerwaarde biedt

Aanduiden wat belangrijk is, en wat niet

Maar invisible ≠ niet aanwezig !

Bewustwording dat beheer van informatie bij medewerker zelf

ligt

Bron afbeelding: http://www.digitalegroetjes.nl/kaartjes/compose.php?imageid=15000

Conclusie

Ingrijpen op strategisch niveau

Ingrijpen op bedrijfsvoering

Toonzetting: aansluiten op doelen van de organisatie

Communicatie op niveau: conform 9-vlaks model

Kennis van procesinrichting en metadatering: hoog nodig

‘Uitsmijters’

Vermijden dat DIV eerste gesprekspartner is

hoe hoger in de boom, hoe beter…

Als records manager doe je niets voor het archief, maar voor

de dienst en medewerkers

Wet is laatste hulpmiddel om iets door te zetten