Records Managementon the move
Bart Ballaux
Margriet van Gorsel
Gemeentearchief
Rotterdam
Overzicht sessie
Wat is Concern Records Management Rotterdam?
Wat zijn de kaders?
Wat zijn de uitdagingen?
Hoe zien de oplossingen er uit?
Conclusies
Bron afbeelding: http://silverdome.nl/pages/posts/een-ijsje-en-een-wijsje-30.php
IJsbergtheorie: waar situeert het issue zich?
Bron afbeelding: http://www.pluspost.nl/mammoettankers-sloepen-of-zeilbootjes/41257
...!?
...!?
...!?
...!?
...!?
...!?
...!?
...!?
...!?
kernwoorden – vaststellingen – relatie met administratie
...!?...!?
...!?
De aanleiding
Bevindingen van de archiefinspectie 2002-2007:
Management neemt onvoldoende verantwoordelijkheid voor
Informatiebeheer in primair proces
De verantwoordelijkheid voor Informatiebeheer is laag in de
organisatie belegd
De controle op digitaal werken is onvoldoende
Het personeel met de taak Informatiebeheer is onvoldoende
geschoold
Duurzame toegankelijkheid is onvoldoende geborgd
De opdracht van Concern Records Management
Doelstellingen:
Kaders en richtlijnen opstellen
Opleiden
Meehelpen informatiebeheer op orde brengen
Programma
Tijdelijk, flexibele organisatie
Samenhangend geheel van projecten
Gericht op strategisch doel
Op termijn in de lijnorganisatie
Rotterdam, het concern
Vanaf 1991 een dienstenmodel:
van 34 naar 17 diensten
van 11 deelgemeenten en 2 wijkraden naar 14
deelgemeenten
Nu: op weg naar 4 clusters en 1 bestuursdienst
Herdefinitie van verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Centrale bedrijfsvoering
Shared service centers: Fin, HR, Incasso, Lease, Vastgoed, Fac
Chief Information Officer
standaardisering, architectuur en kosten
De praktijk van het Informatiebeheer
“Comply or explain”
Informatiebeleid gaat zelden over de informatie zelf
Traditionele informatiebeheerders gaan over papier en
digitale post
ICT gaat over inrichting systemen
Variatie in IT systemen
diverse dms
procesapplicaties
zaken- en gegevensmagazijn, basisregistraties
Proces (her)inrichting vanuit de dienstverlening en niet
vanuit accountability
Uitdagingen / nieuwe ontwikkelingen
Externe evoluties
Het Nieuwe Werken / cloud computing / ...
Google zoek-technologie
Concernarchitectuur
Procesmatig werken
Bedrijfsapplicaties
Outsourcing
Uitdagingen / nieuwe ontwikkelingen
Interne evoluties
Nieuw aanbod ten opzichte van vroeger
Inspectie: toezicht / advies
DIV/DIM
Accent op stukkenregistratie
Geen of bijna geen onderscheid bij te registreren
stukken
10
Directies
ProceseigenarenDienst
recordmanagerICT Specialisten
Doc.Loods
Ambtenaren/operationeel
DIV MedewerkersTechnisch
applicatiebeheer
Bedrijfsbeleid ICT beleid
Procesmanagement
Informatie-management
ICT management
ProcesbeheerFunctioneel
beheerSysteembeheer
CIO
CRMO
Informatiedomein Technologiedomein
Richten
Inrichten
Verrichten
Directies
ProceseigenarenDienst
recordmanagerICT Specialisten
Doc.Loods
Ambtenaren/operationeel
DIV MedewerkersTechnisch
applicatiebeheer
Directies
ProceseigenarenDienst
recordmanagerICT Specialisten
Doc.Loods
Ambtenaren/operationeel
DIV MedewerkersTechnisch
applicatiebeheer
Bedrijfsbeleid ICT beleid
Procesmanagement
Informatie-management
ICT management
ProcesbeheerFunctioneel
beheerSysteembeheer
CIO
CRMO
Bedrijfsbeleid ICT beleid
Procesmanagement
Informatie-management
ICT management
ProcesbeheerFunctioneel
beheerSysteembeheer
CIO
CRMO
Informatiedomein TechnologiedomeinBeleids (business) domein
Richten
Inrichten
Verrichten
Oplossingen: Het 9-vlaks model van Rik Maes
11
Doelgericht inrichten is cruciaal-Governance (compliant en accountable)-Efficiëntie-Duurzaam toegankelijk
Informatie terugnaar het primair proces
Informatie onderdeel van: -Projectmanagement-Ketenprocessen-Leanmanagement-Business Proces Redesign-Startarchitecturen-Het Nieuwe Werken
In 1 keer goed!(outcome)
Vera
nd
ern
ood
zaak
Oplossingen: Het uitgangspunt is Veranderen
Oplossingen: Concern Visie
Visie: shared service Records Management
Eerst: een business case
Centraal:
sturing op Records Management
bestedingen voor Records Management
inrichting
beheerregime bepalen
personeel opleiden
resultaten benoemen
Oplossingen: Aansluiten op concern informatiebeleid
Beleid aansluitend op informatiebeleid concern
Opname van eisen in concernarchitectuur, conform GEMMA
Metadata bijvoorbeeld zoals bij beveiliging
Draagvlak creëren voor goed informatiebeheer
Aansluiten bij stakeholders van het programma E-overheid,
KCC
Procesapplicatie-inrichting, maatwerk aanbieden
Instrumenten maken:
Generiek metadata profiel
Generieke dossiermodule
Praktisch: methoden: processen
Ene proces is het andere niet
Waar situeren zich belangrijke processen
Belangrijk ≠ belangrijk volgens archiefwet, erfgoed, archief
Belangrijk = belangrijk voor de administratie zelf
Criteria:
Verantwoording
Bedrijfsvoering
Dienstverlening
[Frequentie]
Risico-afwegingen
Bron afbeelding: http://www.penelopeironstone.com/CS400gBeck.htm
Praktisch: methoden: processen
verschil
beleidsprocessen routine processen
verloop | |
onduidelijke opeenvolging procedure
type activiteiten | |
informeel formeel
medewerker | |
netwerker uitvoerder
aanpak | |
verantwoordelijkheid afdwingen
bij medewerker in applicatie
Praktisch: methoden: processen
Praktisch: invisible records management?
Ambtenaar wordt zo weinig mogelijk geconfronteerd met
‘archiveren’
Metadata, ja, maar niet overal even veel...
Stukregistratie, alleen als het echt meerwaarde biedt
Aanduiden wat belangrijk is, en wat niet
Maar invisible ≠ niet aanwezig !
Bewustwording dat beheer van informatie bij medewerker zelf
ligt
Bron afbeelding: http://www.digitalegroetjes.nl/kaartjes/compose.php?imageid=15000
Conclusie
Ingrijpen op strategisch niveau
Ingrijpen op bedrijfsvoering
Toonzetting: aansluiten op doelen van de organisatie
Communicatie op niveau: conform 9-vlaks model
Kennis van procesinrichting en metadatering: hoog nodig
‘Uitsmijters’
Vermijden dat DIV eerste gesprekspartner is
hoe hoger in de boom, hoe beter…
Als records manager doe je niets voor het archief, maar voor
de dienst en medewerkers
Wet is laatste hulpmiddel om iets door te zetten