Date post: | 07-Jul-2018 |
Category: |
Documents |
Upload: | rs-mata-undaan |
View: | 215 times |
Download: | 0 times |
of 34
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
1/34
Ringkasan EksekutifTahun Anggaran 2010 Universitas Narotama (UNNAR) Surabaya menjalankan
PHKI tahun ke-1. Agar mutu pelaksanaan PHK terjamin dan sesuai, UNNAR
melakukan Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) PHK, yang dilakukan pada
tengah tahun 2010. Susunan Tim Monevin telah ditetapkan melalui SK Rektor No.287/NR-R/03/2010. Karakter kegiatan Monevin sejak tahun 2007 lebih merupakan
program konsultasi dan pendampingan secara kontinyu sehingga berkembangearly
warning system.
Secara umum pelaksanaan PHKI menunjukkan hasil yang baik. Kegiatan (1)
adalah: Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Kampus 2010, mempunyai 4 (empat)
kegiatan yaitu: Pengembangan Masterplan Sistem Informasi Kampus, Penyempurnaan
dan integrasi Sistem Informasi,Peningkatan Kualitas layanan IT dan Evaluasi
Pemanfaatan Sistem Informasi Kampus UNNAR.
Sedangkan Kegiatan yang ke 2 adalah: Kegiatan Pengembangan SistemPenjaminan Mutu meliputi: Workshop Sistem Penjaminan Mutu berdasarkan SPMPT
(sudah dilakukan), Training Auditor untuk Audit Mutu Internal (2 orang), Workshop
Audit Mutu internal berdasarkan SPMPT (sudah dilakukan) dan Implementasi siklus
PDCA Penjaminan Mutu berdasarkan SPMPT (Progress 75%, akhir agustus
direncanakan selesai). Dalam hal ini percepatan progress sangat dibutuhkan untuk
mengejar target pada akhir tahun 2010.
Dampak PHKI terhadap keberlanjutan program sudah jelas diuraikan dalam
laporan. Adapun kendala yang dihadapi dalam implementasi PHKI utamanya adalah
keterlambatan dana dari DIKTI menyebabkan beberapa program terkendalapelaksanaannya. Dengan demikian perlu ditingkatkan upaya-upaya merangkul semua
pihak dengan penuh kekeluargaan guna mengatasi sumber dana yang belum cair tepat
waktu. Namun demikian, komitmen pimpinan yang diberikan dalam bentuk dukungan
pemikiran dalam perencanaan dan pelaksanaannya telah memberikan jaminan
keberhasilan dan keberlangsungan pelaksanaan PHKI.
1
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
2/34
Pelaksanaan MonevinDitJen DikTi telah mengeluarkan kebijakan yang meminta setiap Perguruan
Tinggi Negeri membentuk Tim Monitoring dan Evaluasi Internal (MonEvIn) yang
diharapkan dapat melaksanakan pemantauan pelaksanaan hibah pengembanganperguruan tinggi sepanjang tahun. Tim MonEvIn tersebut diharapkan dapat
bekerjasama dengan Tim MonEv DitJen DikTi yang melaksanakan kegiatan monitoring
dan evaluasi pada setiap akhir tahun pelaksanaan hibah. Selanjutnya dengan
perkembangan kemampuan Tim MonEvIn tersebut maka fungsi dan peran Tim MonEv
DitJen DikTi dapat digantikan oleh Tim MonEvIn sehingga akan mempersingkat proses
monitoring dan evaluasi, dan dapat mengidentifikasi kendala dan permasalahan sedini
mungkin.
Tim Pelaksana
Oleh karena itu, pihak UNNAR selaku penerima hibah PHKI membentuk timMonevin berdasarkan SK Rektor UNNAR No. 287/NR-R/03/VI/2010 dengan susunan
sebagai berikut:
1.Adhi Muhtadi, ST,SE,MSi.
2.Didik Tristianto, S.Kom, M.Kom
3.Hadi Cahyono, SE., MM.
Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi PHKI UNNAR
Ada 2 (dua) jenis yaitu sebagai berikut:
(a)Monitoring dan Evaluasi LengkapKegiatan ini dilakukan 3 (tiga) kali selama 3 tahun, yaitubaseline (awal pelaksanaan
proyek),midterm (akhir pelaksanaan proyek ke-1, akhir tahun ke-2), dan final (akhir
pelaksaan proyek, akhir tahun ke-3).
Baseline Evaluation
• Mengkonfirmasi kembali kondisi yang tertulis di dalam Proposal maupun RIP
(Rencana Implementasi Program) dengan kondisi yang ada di unit terkait.
• Penentuan dan kesepakatan mengenai Indikator Kinerja Awal (baseline performance
indicators) pelaksanaan proyek PHK-I
• Menilai kemungkinan ketercapaian indikator kinerja yang dijanjikan untuk MidtermdanFinal Project
• Identifikasi hambatan dan kendala yang mungkin akan dihadapi oleh unit terkait di
masa mendatang, serta memberikan saran-saran dan solusi penyelesaian masalah
tersebut
• Memberikan penjelasan pada pihak-pihak terkait mengenai mekanisme kerja
implementasi Proyek PHKI
2
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
3/34
Midterm Evaluation
• Melihat secara langsung dampak dari pelaksanaan proyek PHK-I pada pertengahan
masa pelaksanaan proyek, baik yang dilihat sendiri oleh Tim MONEVIN maupunyang dialami dan dirasakan oleh sivitas akademika yang ada di UNNAR
• Melihat arah perkembangan unit-unit terkait yang menjadi guarantees proyek PHKI,
apakah sesuai dengan keinginan/tujuan yang ingin dicapai.
• Menggali kemungkinan-kemungkinan untuk menjaga keberlangsungan
(sustainability) hasil pengembangan yang telah dicapai oleh unit-unit terkait tersebut.
Final Project Evaluation
• Melihat secara langsung dampak dari pelaksanaan proyek PHK-I pada akhir
pelaksanaan proyek, baik yang dilihat sendiri oleh Tim MONEVIN maupun yang
dialami dan dirasakan oleh sivitas akademika UNNAR
• Melihat arah perkembangan selanjutnya unit-unit terkait yang menjadi grantees
proyek PHK-I
• Melihat usaha-usaha yang telah dan akan dilaksanakan untuk menjaga
keberlangsungan (sustainability) hasil pengembangan yang telah dicapai oleh unit-
unit terkait tersebut.
(b)Monitoring dan Evaluasi Pertengahan Tahun
Kegiatan ini dilakukan setiap pertengahan tahun sekali, pada pertengahan tahun ke-1,
pertengahan tahun ke-2, dan pertengahan tahun ke-3.
Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Monevin Untuk Tahun 2010
1.Tanggal 8 Juli 2010 (monitoring dan evaluasi awal periode Januari – Juli 2010)
2.Tanggal 18 Agustus 2010 (monitoring dan evaluasi pertengahan tahun)
3.Tanggal 29 November 2010 (monitoring dan evaluasi akhir tahun ke-1)
3
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
4/34
Lingkup Kegiatan
Lingkup kegiatan Tim Monevin untuk monitoring dan evaluasi hibah PHKI Tema ABatch 3 yang dilaksanakan pada periode 2010 adalah sebagai berikut:
No Kegiatan Sub-kegiatan
1 Monevin Awal
(Januari – Juli 2010)
1.Visitasi ke PIC dan manajer program PHKI
UNNAR
2.Evaluasi dan pembuatan laporan Monevin
2 Monevin Tengah
(Juli – Agustus 2010)
1.Visitasi ke PIC dan manajer program PHKI
UNNAR
2.Evaluasi dan pembuatan laporan Monevin3.Pendampingan penyusunan laporan interim
hibah
3 Monevin Akhir 1.Visitasi ke PIC dan manajer program PHKI
UNNAR
2.Evaluasi dan pembuatan laporan Monevin
3.Pendampingan penyusunan laporan akhir
hibah
4.Pendampingan penyusunan RIP Hibah
4
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
5/34
Hasil Evaluasi
Overall achievement program
Implementasi pelaksanaan program PHKI periode Pebruari 2010 sampai dengan
tanggal 31 Juli 2010 mencakup dua aktivitas, secara keseluruhan keduanya berjalan
dengan baik. Status pencapaian aktivitas Pengembangan Sistem Informasi Kampus
sebesar 57,9% dan status pencapaian aktivitas Sistem Penjaminan Mutu adalah sebesar
93,33%. Aktivitas Pengembangan Sistem Informasi Kampus relatif kecil, hal ini
disebabkan pada sub aktivitas pengembangan Sistem Informasi Kampus (Akademik
dan Finansial) yang terlaksana sebesar 38,5% dan ditargetkan selesai pada November
2010, sedangkan sub aktivitas peningkatan IT sudah terlaksana 90% dan selesai padaawal bulan Agustus 2010.
Tingkat capaian indikator kinerja utama, indikator Tingkat Kepuasan Mahasiswa
Terhadap Layanan Sistem Informasi tercapai 100%, indikator Tingkat Kepuasan
Mahasiswa Terhadap Kinerja Layanan Akademik, Administrasi dan Keuangan tercapai
pada skala 3 (Baik), untuk Indikator Ketersediaan Sistim Informasi Terintegrasi (S1
Akademik dan Finansial) adalah dalam proses pembuatan dan migrasi data. Untuk
Indikator Laporan Keuangan Tahunan yang diaudit KAP, berstatus wajar tanpa
pengecualian.
Tingkat capaian indikator kinerja penunjang aktivitas pengembangan sistem
informasi kampus, indikator ketersediaan bahan ajar multimedia tercapai 100%,
Indikator prosentase dosen menggunakan IT dalam proses belajar mengajar ditarget
tercapai 60%, untuk indikator SIK (real time sistem) ditarget pada layanan transkrip dan
keuangan tercapai pada proses KTM, untuk indikator jumlah pengakses website
tercapai 2188% , dan untuk indikator jumlah gangguan sistem internal tercapai 153% .
Tingkat capaian indikator kinerja penunjang Pengembangan sistem penjaminan
mutu, indikator ketersediaan kebijakan / manual dokumen SPMPT tercapai 75%,
indikator prosentase unit / prodi implementasikan SPMPT tercapai 75%, dan jumlah
auditor mutu internal tercapai 85%.
Tingkat penyerapan anggaran, untuk dana dari PHKI sebesar 72% dan untuk
dana pendamping sebesar 60%. Penyerapan anggaran dari dana PHKI yang terbesar
adalah untuk pengadaan barang dan jasa dan sisanya untuk biaya training dan
lokakarya.
Sisa anggaran tahun 2010 sebesar 49%, Dana tersebut untuk menyelesaikan
aktivitas pengembangan sistim penjaminan mutu 3%, aktivitas Sistim Informasi
5
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
6/34
Kampus 88% dan manajemen program dan monevin 9%. Selisih dana anggaran yang
akan dikembalikan ke DIKTI adalah sebesar Rp. 17.086.000,-
Proyeksi kegiatan hingga pada akhir tahun pertama dapat menyelesaikan hingga
95% kegiatan dari perencanaan yang telah ditetapkan didukung oleh ketersediaan
sumber daya. Proyeksi 95% didasarkan pada kegiatan implementasi software sistiminformasi akademik dan sistim informasi keuangan membutuhkan waktu penyesuaian
dalam proses integrasi sehingga dimungkinnkan ada kegiatan yang masih perlu
penyempurnaan. Sedangkan fokus kegiatan pada akhir tahun kepada Aplikasi (uji
coba) terhadap sistem informasi akademik dan keuangan UNNAR yang mendukung
kualitas pelayanan terhadap seluruh sivitas akademika sebagai perwujudan UNNAR
sebagai universitas yang modern sehingga tercipta peningkatan kapasitas dan
pencitraan UNNAR yang merupakan fokus utama capaian kinerja program hibah
kompetisi institusi Tema A UNNAR.
Pencapaian Indikator Kinerja Program
No Program Aktivitas
Status
pelaksanaan
(Juli-2010)
Proyeksi Penyelesaian
(Desember 2010)
1AKTIVITAS PENGEMBANGAN
SISTEM INFORMASI KAMPUS
Penyusunan Masterplan Sistem
Informasi Kampus (SIK) UNNAR100% 100%
Penyempurnaan dan Integrasi Sistem
Informasi38,50% 100%
Peningkatan Kualitas Layanan IT 90% 100%
2PENGEMBANGAN SISTEM
PENJAMINAN MUTU
Workshop Penjaminan Mutu SPMPT 100% 100%
Workshop Audit Mutu Internal 100% 100%
Training Auditor AMI 100% 100%Implementasi Siklus PDCA Penjaminan
Mutu Berdasarkan SPMPT75% 100%
6
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
7/34
Pelaksanaan Aktivitas
I. PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KAMPUSA. Tema Kegiatan:“Training Server Administration”
• Out Put:
Memiliki staff yang dapat mengelola dan memelihara server dan sistem
operasinya sebagai pangkalan dataUNNAR
• Materi Training:1. Training Linux Full Package
2. Training Linux Network Advanced
3. Training Linux Inter network Security
4. Training Disaster Recovery V2 + Exam
• Jumlah orang yang dikirim: 1 orang dengan nama >>> Nyoman Suryadipta,ST
• Jadwal Pelaksanaan dalam TOR.
Satu Bulan Penuh Selama Bulan MARET 2010• Dana yang dianggarkan dalam TOR:
7
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
8/34
• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp 24.299.000 ,- (Dua puluh
empat juta dua ratus sembilan puluh sembilan ribu rupiah)
• Monitoring & Temuan:
Tanggal Hasil Monitoring &Temuan
8/7/2010 Temuan:
• Untuk kegiatan training ini seharusnya dilakukan pada bulan
Maret 2010 sesuai dengan yang ditulis dalam TOR, akan tetapi
hingga laporan ini dibuat kegiatan ini belum dilaksanakan.
Penjelasan terhadap Temuan:
•
Karena dana dari DIKTI baru dicairkan pada bulan Juni danmenyesuaikan jadwal dari pihak penyelenggara training
Rekomendasi:
• Sebaiknya pelaksaan training ini segera di lakukan segera karena
di khawatirkan akan mengganggu jadwal kegiatan yang lain.
18/8/2010Hasil monitoring:
• Pelaksanaan : 19 Juli 2010 s/d saat laporan di buat
• Ditunjuk training ke INIXINDO karena telah kompeten di bidangtrainer IT +/- 10 tahun dan lokasi di Surabaya
• Training Linux Full Package: Sertifikat: LINUX SYSTEM
ADMINISTRATION dilaksanakan 19-22 juli 2010
• Training Linux Network Advanced, Sertifikat: LINUX NETWORK
ADVANCED, pelaksanaan: 26-29 Juli 2010
• Training Linux Inter network Security (Sertifikat: LINUX
INTERNETWORK SECURITY, dilaksanakan 11-13 agustus 2010
• Training Disaster Recovery V2 + Exam (belum terlaksana)
Temuan:
• Pada saat laporan ini dibuat kegiatan training ini masih dalam
tahap pelaksanaan tinggal menyisakan satu kegiatan yaitu
training “Disaster Recovery V2 + Exam”.
Penjelasan terhadap Temuan:
8
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
9/34
• Di dalam LINUX SYSTEM ADMINISTRATION sudah mencakup
materi LINUX FULL PACKAGED mulai dari level basic sd
administrasi sistem
• Kegiatan training “Disaster Recovery V2 + Exam” belum
dilaksanakan karena pihak penyelenggara training masihmenunggu jumlah peserta memenuhi quota pelaksanaan training
Rekomendasi:
• Dokumen keikutsertaan training tersebut diatas sebaiknya
dilengkapi seperti presensi kehadiran, nama trainer beserta
gelarnya, materi training yang didapat baik berupa hard copy dan
soft copy, sertifikat, dan lain-lain penunjang keikutsertaan training
tersebut.
9
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
10/34
B. Tema Kegiatan:“Training Database Administration”
• Out Put:
Memiliki staff yang dapat mengelola dan memelihara database sebagai
pangkalan dataUNNAR
•
Materi Training:a)My-SQL Fundamental & Administrator
b)Data warehousing Fundamentals
c)Data warehousing Database Design
• Jumlah orang yang dikirim: 1 orang dengan nama >>> Fery Hendrawan, SKom
• Jadwal Pelaksanaan dalam TOR.
Satu Bulan Penuh Selama Bulan MARET 2010
• Dana yang dianggarkan dalam TOR:
• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp. 12.900.000 ,-
10
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
11/34
• Monitoring & Temuan:
Tanggal Hasil Monitoring &Temuan
8/7/2010 Temuan:
• Untuk kegiatan training data base administration ini
seharusnya dilakukan pada bulan Maret 2010 sesuai denganyang ditulis dalam TOR, akan tetapi hingga laporan ini dibuat
kegiatan ini belum dilaksanakan
Penjelasan terhadap Temuan:
• Karena dana dari DIKTI baru masuk rekening UNNAR pada 9
Juni 2010
Rekomendasi:
• Sebaiknya pelaksaan training ini segera di lakukan segera
karena dikhawatirkan akan mengganggu jadwal kegiatan yang
lain.
18/8/2010 Hasil monitoring:
• Sudah dilaksanakan pada tanggal 19 Juli sd 13 Agustus 2010,
peserta Achmad Zaki Falani, S.Kom., penyelenggara INIXINDO
• Ada perubahan peserta training dari Fery Hendrawan, SKom ke
Achmad Zaki Falani, SKom. Dgn alasan terjadi perpindahan
tugas yang semula Fery Hendrawan di bagian Puskom
dipindahtugaskan menjadi staf TU Fakultas Ilmu Komputer,sedangkan penggantinya adalah Achmad Zaki Falani, SKom.
• Training My-SQL Fundamental & Administrator telah
dikakukan pada 19-28 Juli 2010
• Training Data warehousing Fundamentals telah dilaksanakan 9-
11 Agustus 2010
• Training Data warehousing Database Design telah dilaksanakan
11
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
12/34
pada 12-13 Agustus 2010
Temuan:
Untuk kegiatan training data base administration ini seharusnya
dilakukan pada bulan Maret 2010 sesuai dengan yang ditulis dalam
TOR, akan tetapi hingga laporan ini dibuat training sudah
dilaksanakan.
Penjelasan terhadap Temuan:
• Karena dana dari DIKTI baru masuk rekening UNNAR pada 9
Juni 2010 dan menunggu jadwal training dari INIXINDO
Rekomendasi:
• Dokumen keikutsertaan training Database Administration
sebaiknya dilengkapi seperti presensi kehadiran, nama trainer beserta gelarnya, materi training yang didapat baik berupa hard
copy dan soft copy, sertifikat, dan lain-lain penunjang
keikutsertaan training tersebut.
12
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
13/34
C. Tema Kegiatan:“Workshop Sosialisasi Master Plan Sistem Informasi”
• Out Put: Tersosialisasinya masterplan sistem informasi kampus sebagai salah
satu aspek pendukung peningkatan kinerja layanan kepadastakeholder UNNAR
berbasis Teknologi Informasi
• Kualifikasi pembicara menurut TOR: Pendidikan S2 bidang teknologi informasi,
dengan pengalaman minimal 3 tahun dalam perancangan master plan sistem
informasi kampus
• Jadwal Pelaksanaan dalam TOR.
Satu hari penuh dalam bulan Januari 2010
• Dana yang dianggarkan dalam TOR:
• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp 5.000.000 ,-
13
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
14/34
• Monitoring & Temuan:
Tanggal Hasil Monitoring &Temuan
8/7/2010 Hasil Monitoring:
• Dilakukan dalam bentuk workshop yang
melibatkan tenaga ahli Prof. Riyanarto Sarno PhD dari ITS• Workshop ini melibatkan 40 peserta dari
seluruh unit terkait
• Pelaksanaan : 19 Februari 2010
Temuan:
• Ada perbedaan jadwal pelaksanaan penetapan dan sosialisasi
master plan SIK yaitu pada TOR dijadwalkan pertengahan Januari
2010 sedangkan di tabel jadwal kegiatan dilaksanakan pada bulan
Pebruari 2010
Penjelasan terhadap Temuan:
• Terjadi keterlambatan pelaksanaan karena jadwal tenaga ahli
pada bulan Januari 2010 sangat padat, sehingga pelaksanaan
mundur sd tanggal 19 Pebruari 2010.
Rekomendasi:
1. Sebaiknya diinformasikan ke DIKTI
untuk revisi jadwal yang dilaksanakan
2. Bukti dokumentasi berupa foto dan bahan presentasi workshop yang telah dilakukan sebaiknya
terdokumentasi dalam bentuk hard copy dan soft copy sehingga
memudahkan pelaporan pada akhir tahun
14
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
15/34
D. Tema Kegiatan:“Workshop Pembuatan Bahan Ajar Multimedia”
• Out Put: Tersedianya bahan ajar multimedia untuk 1(satu) prodi.
• Peserta Workshop: Dosen Fakultas Ilmu Komputer Prodi Sistem Informasi
• Kualifikasi pendidikan pembicara menurut TOR: Pendidikan S2 bidang teknologi
informasi, dengan pengalaman minimal 3 tahun dalam perancangan bahan ajar
multimedia.
• Jadwal Pelaksanaan dalam TOR.
Satu hari penuh dalam bulan Juli 2010
• Dana yang dianggarkan dalam TOR:
• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp 0 ,-
15
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
16/34
• Monitoring & Temuan:
Tanggal Hasil Monitoring &Temuan
18/8/2010 Temuan:
• Belum dilaksanakan hingga laporan monevin ini dibuat.
Penjelasan terhadap Temuan:
• Karena workshop ini dilakukan setelah Sistem Informasi
Akademik (SIA) beroperasi. Rencana penyelesaian SIA Oktober
2010 (menunggu turunnya dana TAHAP II dari DIKTI)
Rekomendasi:
• Sebaiknya pembuatan SIA dipantau lebih intensif sehingga
selesainya tetap sesuai jadwal (bulan September 2010)
E. Tema Kegiatan:“Peningkatan Kualitas Layanan IT”
• Out Put:
1.Peningkatan kapasitas layanan intranet dan internet untuk mewujudkan
jaringan UNNAR terpadu (JARNARO)
2.Penggelaran kabel fiber optic sebagaicampuss backbonedi Universitas Narotama.
3.Peningkatan sarana dan prasarana berupa pengadaan 2 (dua) unit server dan
rack server.
• Peningkatan Kapasitas Layanan Intranet dan Internet
•
Jadwal Pelaksanaan: Maret – Mei 2010• Pelaksanaan lelang: 15 Maret 2010, penerbitan SPMK tanggal 10 Juni
2010 (tanggal 9 Juni 2010 dana DIKTI baru masuk rekening UNNAR)
• Dana yang Telah Diserap: Rp. 510.345.000,- < rencana anggaran Rp.
520.050.000,-
• Monitoring & Temuan:
Tanggal Hasil Monitoring &Temuan
8/7/2010 Hasil Monitoring:
1. Pengumuman lelang di surat kabar, pendaftaran dan pengambilandokumen tanggal 17 Maret 2010.
2. Keputusan pemenang tender 4 Mei 2010 akan tetapi dikarenakan
belum adanya kepastian pencairan dana, maka penandatanganan
kontrak dilakukan pada 27 Mei 2010.
3. Pemenang lelang: CV. Java Dwipa
4. Pemasangan jaringan mulai dikerjakan pada 10 Juni 2010 sampai
16
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
17/34
saat ini.
Rekomendasi:
1. Proses pengawasan harus tetap
dilaksanakan untuk menghindari keterlambatan dalam
pelaksanaan18/8/2010 Hasil Monitoring:
1.Pelaksanaan peningkatan kualitas layanan IT telah selesai
dilaksanakan mulai tanggal 10 Juni 2010 (SPMK terbit) sd tanggal
2 Agustus 2010 (penandatanganan berita acara serah terima),
pencairan dana tanggal
Temuan:
1.Terjadi perubahan pembayaran termin yang semula tahap 1
sebesar 90% dan tahap 2 sebesar 10% berubah menjadi tahap 1
sebesar 70% dan tahap 2 sebesar 30% yang dituangkan dalam
addendum kontrak tanggal 14 Juni 2010
2.Terjadi keterlambatan pelaksanaan yang seharusnya selesai pada
bulan Mei 2010, tetapi baru selesai pada tanggal 2 agustus 2010
Penjelasan Terhadap Temuan:
1.Dilakukannya addendum kontrak dikarenakan untuk
mengantisipasi mundurnya jadwal pengadaan perangkat server
utama
2.Dana DIKTI baru masuk rekening UNNAR pada tanggal 9 Juni
2010, sehingga pelaksanaan sub aktivitas ini juga terlambat
Rekomendasi:
1.Untuk kegiatan lainnya sebaiknya mempertimbangkan lama
waktu pengadaan sehingga tidak perlu memberikan addendum
kontrak.
2. Seharusnya asset-aset yang dibeli melalui dana PHKI diberi
tanda/label yang signifikan, agar dapat dibedakan dengan asset
UNNAR sendiri.
17
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
18/34
F. Tema Kegiatan:“Sistem Informasi Akademik”
• Out Put: Tersedianya sistem informasi akademik on-line yang mendukung
sistem informasi kampus terpaduSIMNARO, yang sudah terimplementasi secara
baik diseluruh unit-unit terkait pada bulan September 2010.
• Jadwal Pelaksanaan dalam TOR.
Dilaksanakan dalam waktu 6 bulan mulai bulan Maret 2010 dan sudah di
implementasikan dalam bulan September 2010
Adapun pelaksanaan kegiatan ini ditampilkan dalam time table dibawah ini :
• Dana yang dianggarkan dalam TOR:
18
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
19/34
• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp 10.098.000 ,-
• Monitoring & Temuan:
Tanggal Hasil Monitoring &Temuan
8/7/2010 Hasil Monitoring:
• Pengumuman lelang 1 pada tanggal 17 Maret 2010, kemudian
ada sanggahan dari peserta lelang akibat ketidaksiapan RKS,
sehingga dilaksanakan lelang ulang pada tanggal 3 Mei sd 28
Juni 2010
• Pemenang lelang adalah PT. Sentra Vidya Utama
• SPMK vendor pada tanggal 2 Juli 2010
Temuan:
• Seharusnya pada 17 Maret 2010 sudah dimulai proses lelang
pengadaan barang dan jasa untuk SIA dan SIF (Sistem
Informasi Finansial), akhirnya dilakukan tender ulang pada
tanggal 3 Mei 2010.
Penjelasan terhadap Temuan:
• Adanya tender ulang pada tanggal 3 Mei 2010 disebabkan
karena ketidaksiapan penyusunan dokumen RKS Pra
Kualifikasi (dalam aspek teknis dan penentuan proses
administrasi)
Rekomendasi:
• Vendor berencana menyelesaikan pada akhir September 2010
19
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
20/34
sudah termasuk implementasi aplikasi akademik, PIC
sebaiknya melakukan pemantauan perkembangan pembuatan
SIA ke vendor (PT. Sentra Vidya Utama)
18/8/2010 Hasil Monitoring:
•
Hingga sd laporan monevin ini dibuat vendor sudahmenyelesaikan laporan pendahuluan yang bernilai 10% dari
nilai kontrak (Rp. 10.098.000,-)
• Pemenang lelang PT. Sentra Vidya Utama dengan nilai kontrak
Rp. 100.980.000,- < rencana sebesar 102.750.000,-
• Laporan Pendahuluan diberikan pada tanggal 28 Juli 2010,
sedangkan pembayaran dilaksanakan pada tanggal 29 Juli 2010.
Rekomendasi:
• Vendor berencana menyelesaikan pada akhir September 2010
sudah termasuk implementasi aplikasi akademik, PIC
sebaiknya melakukan pemantauan perkembangan pembuatan
SIA ke vendor (PT. Sentra Vidya Utama)
• Pihak Universitas harus mengembalikan kepada Kas Negara.
G. Tema Kegiatan:“Sistem Informasi Finansial”
• Out Put:
Sistem informasi finansial on-line yang mendukung sistem informasi kampus
terpaduSIMNARO, yang sudah terimplementasi secara baik diseluruh unit-unit
terkait pada bulan September 2010.
• Kualifikasi tenaga ahli menurut TOR: Pendidikan S2 bidang teknologi informasi,
dengan pengalaman minimal 2-5 tahun dalam perancangan sistem informasi
finansial kampus.
• Detail tenaga ahli yang diperlukan, meliputi:
1.Team Leader (Ketua Tim dan Sistem Analis) dengan kualifikasi Master (S2)
bidang Teknik Informatika/ Komputer, lulusan universitas negeri atau yang
telah disamakan, berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang
Sistim Informasisekurang-kurangnya 2(dua) tahun.2.Tenaga Ahli (Web Design) dengan kualifikasi seorang Sarjana Teknik (S1)
Jurusan Sistem Informasi, Informatika, Teknik Komputer atau Teknik
Multimedia, lulusan universitas negeri atau yang telah disamakan,
berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan dibidangSistim Informasi
sebagai Web Design sekurang-kurangnya 5(lima) tahun.
20
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
21/34
3.Tenaga Ahli (Web Programmer) dengan kualifikasi seorang Sarjana Teknik
(S1) Jurusan Sistem Informasi, Informatika, Teknik Komputer, Teknik Elektro
atau Matematika- Informatika, lulusan universitas negeri atau yang telah
disamakan, berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan dibidangSistim
Informasisebagai Web Programmer sekurang-kurangnya 5(lima) tahun.4.Tenaga Ahli (Database Programmer) dengan kualifikasiseorangDatabase
Programmerdisyaratkan seorang Sarjana Teknik (S1) Jurusan Sistem Informasi,
Informatika, Teknik Komputer, Teknik Elektro atau Matematika-Informatika,
lulusan universitas negeri atau yang telah disamakan, berpengalaman dalam
pelaksanaaan pekerjaan dibidang Sistim Informasi sebagai Database
Programmer sekurang-kurangnya 5(lima) tahun.
• Jadwal Pelaksanaan dalam TOR.
Dilaksanakan dalam waktu 6 bulan mulai bulan Maret 2010 dan sudah di
implementasikan dalam bulan September 2010
Adapun pelaksanaan kegiatan ini ditampilkan dalam time table dibawah ini :
No KegiatanTahun 2010
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Pengembangan Software Aplikasi SIF (Finansial)
1 Pengumpulan Data
2 Desain Interface
3 Pemrograman Aplikasi Finansial
4 Pengujian Aplikasi
5 Implementasi Aplikasi Finansial
• Dana yang dianggarkan dalam TOR:
21
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
22/34
• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp 15.939.000 ,
•
Monitoring & Temuan:Tanggal Hasil Monitoring &Temuan
8/7/2010 Hasil Monitoring:
• Pengumuman lelang 1 pada tanggal 17 Maret 2010, kemudian
ada sanggahan dari peserta lelang akibat ketidaksiapan RKS,
sehingga dilaksanakan lelang ulang pada tanggal 3 Mei sd 28
Juni 2010
• Pemenang lelang adalah PT. Sentra Vidya Utama
• SPMK vendor pada tanggal 2 Juli 2010
Temuan:• Seharusnya pada 17 Maret 2010 sudah dimulai proses lelang
pengadaan barang dan jasa untuk SIA dan SIF (Sistem
Informasi Finansial), akhirnya dilakukan tender ulang pada
tanggal 3 Mei 2010.
• Time table dilengkapi jadwal pelaksanaannya karena belum
ada
22
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
23/34
Penjelasan terhadap Temuan:
• Adanya tender ulang pada tanggal 3 Mei 2010 disebabkan
karena ketidaksiapan penyusunan dokumen RKS Pra
Kualifikasi (dalam aspek teknis dan penentuan prosesadministrasi)
Rekomendasi:
• Vendor berencana menyelesaikan pada akhir September 2010
sudah termasuk implementasi aplikasi akademik, PIC
sebaiknya melakukan pemantauan perkembangan pembuatan
SIA ke vendor (PT. Sentra Vidya Utama)
18/8/2010 Hasil monitoring:
• SPMK vendor pada tanggal 2 Juli 2010
• Hingga sd laporan monevin ini dibuat vendor sudah
menyelesaikan laporan pendahuluan yang bernilai 10% dari
nilai kontrak.
• Pemenang lelang PT. Sentra Vidya Utama dengan nilai kontrak
Rp. 159.390.000,- < rencana sebesar Rp. 165.000.000,-
Rekomendasi:
• Vendor berencana menyelesaikan pada akhir September 2010
sudah termasuk implementasi aplikasi akademik, PIC
sebaiknya melakukan pemantauan perkembangan pembuatan
SIA ke vendor (PT. Sentra Vidya Utama)
• Pihak Universitas harus mengembalikan kepada Kas Negara.
23
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
24/34
H. Tema Kegiatan:“Workshop Penggunaan Software Aplikasi SIK”
• Out Put: Meningkatkan kinerja staf pendukung dalam melayani kebutuhan
pemangku kepentingan (stakeholder).
• Peserta Workshop: belum ditentukan di TOR
• Kualifikasi pendidikan pembicara menurut TOR: Pendidikan S2 bidang teknologi
informasi, dengan pengalaman minimal 3 tahun sebagai implementator sistem
informasi.
• Jadwal Pelaksanaan dalam TOR.
3 (tiga) hari pada bulan Agustus dan bulan Desember tahun 2010
• Dana yang dianggarkan dalam TOR:
24
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
25/34
• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp 0 ,-
• Monitoring & Temuan:
Tanggal Hasil Monitoring &Temuan
18/8/2010 Temuan:
• Peserta Workshop belum ditentukan
• Jadwal pelaksanaan 3 hari pada bulan Agustus 2010 dan bulan
Desember 2010 tetapi hingga laporan ini dibuat belum
terlaksana.
Penjelasan terhadap Temuan:• Peserta workshop menurut PIC adalah seluruh KTU dan staf
TU, pejabat struktural dan unit-unit terkait
• Pembuatan SIA dan SIF direncanakan selesai pada akhir
September 2010, sehingga workshop diadakan setelah
implementasi program SIA dan SIF tersebut.
25
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
26/34
Rekomendasi:
• Perlu ditambahkan keterangan mengenai peserta workshop ke
DIKTI melalui mekanisme yang berlaku
• PIC seharusnya melakukan pemantauan progress pekerjaan
SIA dan SIF terhadap PT. Sentra Vidya Utama secara lebihintensif.
II. SISTEM PENJAMINAN MUTU
A. Tema Kegiatan:“Workshop Sistem Penjaminan Mutu SPMPT”
• Out Put: Implementasi sistem penjaminan mutuUNNAR berbasis SPMPT,
yaitu : kebijakan dan standar mutu, prosedur untuk mencapai mutu, instruksi
kerja dalam bentuk standard operation prosedure (SOP), manual mutu, panduan
monitoring dan evaluasi, panduan pengukuran, serta mekanisme
pengorganisasiannya secara terpadu terkait dengan berbagai aspek
penyelenggaraan perguruan tinggi baik akademik maupun non akademik di
Universitas Narotama
• Kualifikasi pendidikan pembicara menurut TOR: Pendidikan S2 semua bidangdan memiliki sertifikat internasional auditor manajemen mutu dengan
26
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
27/34
pengalaman: minimal 3(tiga) tahun sebagai auditor manajemen mutu standarinternasional
• Jadwal Pelaksanaan dalam TOR.
3(tiga) hari penuh pada bulan Januari (minggu kedua) tahun 2009
• Dana yang dianggarkan dalam TOR:
• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp15.000.000 ,- (limabelas juta rupiah)
• Monitoring & Temuan:
Tanggal Hasil Monitoring &Temuan
8/7/2010 • Hasil Monitoring:
1.Realisasi Pelaksanaan : 12-14 Januari 20102.Workshop telah terlaksana dengan mengundang nara sumberDR. Era Purwanto, M.Eng
•Temuan
Terjadi temuan pada TOR Sistem Penjaminan Mutu direncanakanakan dihadiri 25 peserta tetapi pada pelaksanaan yang hadirsebanyak 34 orang.
• Penjelasan Terhadap Temuan:
Kelebihan 9 orang tersebut adalah karyawan Universitas Narotamadimana untuk mengetahui Sistem Penjaminan Mutu sehingga
27
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
28/34
diikutsertakan dalam acara tersebut
• RekomendasiSebaiknya untuk kegiatan selanjutnya jumlah peserta yang hadir
harus sesuai dengan TOR
B. Tema Kegiatan:“Workshop Audit Mutu Internal“
• Out Put: Sistem evaluasi Audit Mutu Internalpenjaminan mutu SPMPT di
Universitas Narotama
• Kualifikasi pendidikan pembicara menurut TOR: Pendidikan S2 semua bidang
dan memiliki sertifikat internasional auditor manajemen mutu denganpengalaman: minimal 3(tiga) tahun sebagai auditor manajemen mutu standarinternasional
• Jadwal Pelaksanaan dalam TOR.
3(tiga) hari penuh pada bulan Februari (minggu kedua) tahun 2009
28
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
29/34
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
30/34
diikutsertakan dalam acara tersebut
Rekomendasi
Sebaiknya untuk kegiatan selanjutnya jumlah peserta yang hadir
harus sesuai dengan TOR
C. Tema Kegiatan:“Training Auditor AMI”
• Out Put:
1. Memiliki 2(dua) orang auditor untuk Audit Mutu Internal yang memiliki
sertifikat internasional2. Peningkatan jumlah auditor mutu internal
• Kualifikasi Peserta:1. Dosen/Pimpinan Unit Universitas Narotama2. Memiliki pemahaman dasar mengenai manajemen mutu internasionalkesesuaian dengan tujuan pengembangan staf : berdasarkan indikator,
30
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
31/34
minimal auditor bersertifikat internasional setiap tahun bertambah 5(lima)orang
• Jumlah orang yang dikirim: 2 orang
• Jadwal Pelaksanaan dalam TOR.
1(satu) bulan penuh dilaksanakan pada bulan Maret tahun 2010
• Dana yang dianggarkan dalam TOR:
• Dana yang Telah Diserap hingga saat ini: Rp 15.000.000 ,- (limabelas juta rupiah)
• Monitoring & Temuan:
Tanggal Hasil Monitoring &Temuan
18/8/2010 Hasil monitoring:
• Pelaksanaan: 4 – 6 Agustus 2010
• Kegiatan pelaksanaan pelatihan Auditor AMI dilaksanakan di
Kantor Pusat Penjaminan Mutu UGM yang juga diikuti oleh 21
orang dari seluruh Indonesia.
• Adapun dua peserta yang dikirim untuk mengikuti training ini
adalah 1. Natalia Damastuti, ST dari staf Penjaminan Mutu dan
31
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
32/34
2. Lucky Pristiwati S.Sos dari staf fakultas hukum.
Temuan:• Pada TOR jadwal pelaksanaan pada bulan Maret pelaksanaankegiatan pelatihan dilaksanakan pada bulan Agustus 2010
• Pada TOR kualifikasi peserta yang dikirim adalahDosen/Pimpinan unit tetapi pada pelaksanaannya yang dikirimadalah staf penjaminan mutu
Penjelasan terhadap Temuan:• Kemunduran jadwal pelaksanaan dikarenakan faktordana dari dikti belum turun pada saat waktu pelaksanaantraining seharusnya dilaksanakan. Dana dikti baru turun pada
bulan Juni 2010, sehingga pelaksanaan training ini baru direalisasikan pada tanggal 4 – 6 Agustus 2010.
• Perubahan peserta training yang dikirim dikarenakanpada ada aturan dari DIKTI yang dikirim bukan pejabat
menurut PIC.Rekomendasi:Seharusnya PIC menginformasikan perubahan peserta training keDIKTI
Check List 1. Kegiatan MonevIn Perguruan TinggiNo Kegiatan Program dan
Pengamatan Ya Tidak Keterangan
1 Ada kegiatan dan investasi fkti √2 Ada anggaran yang tidak akan
diimplementasikan sampaidengan 11 Desember (harusdikembalikan ke Kas egara!
√
3 Ada dana e"siensi (harusdikembalikan ke Kas egara! √
4 Kepatuhan terhadap peraturan#peraturan Dik$i %
32
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
33/34
• &eri'inan &rgram )tudi masihberlaku1
å Ketertiban melaprkan
*&)+*D√
• Akreditasi masih berlaku2 √• $idak menyelenggarakan
kelas 'auh å &emenuhan sarana minimal
penyelenggaraan pendidikan√
, -engevaluasi ketertibanpelaksanaan hibah %
• &elaksanaan -n*vn √• /apran keuangan bulanan
dan pembukuan0 dilengkapidengan bukti#buktipengeluaran
√
• /apran kegiatan#kegiatanyang dilaksanakan (rkshp0teahing grant0 dll! √
• &elaksanaan pengadaanbarang dan 'asa sesuaiKep&res (tim pengadaan0tender0 tim penerima danpemeriksa barang0 dsb!
√
• &elaksanaan sisteminventarisasi barang
√ )ebagian sudahdilabeli tetapi sebagianlainnya masih belum
• ntegrasi pengellaan &5Kdengan )truktur 6rganisasi &$
√
7 -enginrmasikan baha lapranakhir harus memuat tentangkegiatan dan investasi yangbenar#benar dilaksanakan sampaidengan tanggal 11 Desember21
• /apran lengkap diterima
pada tanggal 2 Desember21
√ +elum dilakukankarena lapran initertanggal 1 Agustus21
Rekomendasi
Untuk monitoring tengah tahun ke-1:
Keberlangsungan kegiatan utk tahun 2010, Tim MonEvIn merekomendasikan untuk
melanjutkan seluruh kegiatan jika dipandang pelaksanaan hibah tidak sesuai dengan
aturan yang ada. Overall pelaksanaan hibah berlangsung degan baik, kapasitas dan
1 Jika sedang mengajukan perpanjangan ijin periksa bukti pendukung2 Jika sedang mengajukan perpanjangan akreditasi periksa bukti pendukung
33
8/19/2019 Lap Monev Interim 2010
34/34
keseriusan perguruan tinggi dalam melaksanakan hibah secara keseluruhan juga sangat
menunjang untuk melanjutkan program Hibah PHKI pada tahun ke-1.