Lean Management - mmr.umy.ac.idmmr.umy.ac.id/wp-content/uploads/2017/10/1_Firman... ·...

Lean Managementfor Healthcare

Firman, SE, MPH

Praktisi RS, Kandidat Doktor “Lean Six Sigma” FK UGM

ASNPembina IV/A

Facilitator/Konsultan/PenelitiTentang Mutu khususnya Lean

Mahasiswa/Dosen

1 2 3 4

Pengantar Filosofi Lean Implementasi PenutupWhy Lean Management Lean Foundation How Lean Implementation Key Success Factors

TABLE CONTENT

–Taiichi Ohno

Empower EmployeeDatabase Decicion

Profitability Efficiency & Effectiveness

Customer Requirements

Competitive AdvantageWhy

We Do NeedLean Management

LOREM IPSUM Manfaat

10-90%Penurunan/pengurangan:

Lead Time, Inventory, Keb.Tempat, Defect dan Biaya Overhead

20-80%Peningkatan Productifitas

Menurunkan Meningkatkan

37 mntRata2 waktu tunggu

90 %Infeksi

13%Total biaya diagnostik

1853Pasien tanpa IV (dari 8054 ke 9907)

48 %Aliran pasien

27 %Pasien baru

VS

76,9%

67,7%

32,4%

54,5%Waktu transit keluar RS.

Waktu tunggukeluar RS.

Waktu antrian

Waktu pendaftaran

Menurunkan

(Ker, et al., 2014)Firman, SE, MPH> Lean Management

£ 3,1 jt/thnRoyal Bolton Hospital

£ 0,5 jt/thnBiaya ICU RS Pittsburgh$ 426.244 /thn

RS Anak

Menghemat

Firman, SE, MPH> Lean Management

Creating More Value for Customers

Identifying, Eliminating or Reducing Waste

Lean adlh metodologi perbaikan proses yang digunakanuntuk memberikan produk dan layanan yang lebih baik, lebih cepat dan dengan biaya yang lebih rendah (Antony & Laureani, 2011)

Pola pikir & metode melibatkan dokter & staf

mengatur praktik mereka agar berjalan lebih lancar

Lean adalah

A Methodology



Filosofi Toyota Way

Respect for People Continuous Improvement

Lean is never ending Philosophy

Doing

Laksanakan prinsip-prinsip Lean

Deploying

Bentuk Tim, Sosialisasi/pelatihan

Dua Tahap dasar Implementasi LeanImplementasi Lean Management di RS (Lean Hospital) pada dasarnya

adlh proses mengimplementasikan prinsip2 Lean

Identifikasi Value (nilai)

menurut perspektif

pelanggan (pasien)

Pelanggan bersedia

membayar kegiatan tsb

Mengubah produk/jasa

mjd lebih berarti

Benar sejak

pertama kali

FGDPujian

Menjadi Pasien

Survey & Interview

Patient Value?

Kotak Aduan

Pendapat Pakar


Proses pemetaan dan

pengidentifikasian

value stream pada pada

suatu proes

Value Stream Mapping (VSM)

Menunjukkan semualangkah dlm proses

Alat paling berguna utkmengevaluasi keadaan dari

setiap proses

Current State MappingPeta kondisi saat ini

Future State MappingPeta kondisi Ideal

Bagaimana

Membuat Value

Stream Mapping?

1) Pasien,

2) Staf

3) Obat,

4) BHP, trmsk bahan makanan/kantin,

5) Peralatan medis dan non medis,

6) Informasi,

7) Proses, termasuk proses klaim

asuransi kesehatan, dll.

Dokumentasikan semua langkah (Identifikasi

langkah2 utama & langkah2 kecil di dalamnya

dlm satu proses/proses yg sejenis


Menghilangkan

Mengurutkan

Menyederhanakan

Mengkombinasikan

4 Cara: Future State Mapping


Membuat proses terus

berjalan/mengalir

How Make Flow?

Hilangkan Waste Patuh Takt Time

1 Defect

Kegiatan yg dilakukan dgn tdk tepat sejak saat pertama kali

2 Over ProductionMelakukan lebih dari apa yang dibutuhkan pasien

3 WaitingMenunggu prosedur atau aktifitas berikutnya.

Waktu selama tidak terjadi kegiatan apapun.

4 Non Utilized Talent

5 TransportationTransportasi bahan,

alat yg tidak perlu

6 Inventory

7 Motion

Gerakan orang

8 Extra Processing

Tidak bernilai atau tidak sesuai

kebutuhan pasien

W a s t e

Defects Semua kegiatan yg dilakukan dgntdk tepat sejak saat pertama kali:

Contoh:

Medication error

Salah prosedur

Salah pasien

Salah informasi

Trmsk waktu yg dihabiskan utkmengulang pekerjaan itu.

Tools: 5S, Visual management, Standard work, Error-proofing


OverproductionMelakukan lebih dari apa yang dibutuhkan pasien

saat ini (terlalu banyak atau terlalu cepat).

Cth : • Pem diagnostic yg tdk perlu,

• Cetak/print out padahal cukup informasi lisan,• Formulir/blangko yang berulang/mirip,

• DllTools: Workload balancing, Standard work,

Checklists, Pull systems


• Menunggu prosedur atau aktifitasberikutnya. Waktu selama tidak terjadikegiatan apapun. Waktu menunggu.

Contoh:

• Menunggu: tt kosong, pulang, hasilpemeriksaan

• Dokter menunggu alat/BMHP utktindakan bedah, perawat menunggupergantian obat dari depo farmasi, dll.

Tools: VSM, Swimlane map, 5S, Workload balancing, Cross-train staff

Waiting


Nonutilized skill / intellect / Underutilized employees

• Tidak memanfaatkan potensi/kreatifitas karyawan

• Penempatan karyawan tdk sesuai keahliannya

• Tidak mendukung staf mengembangkan karirnya.

• Mengabaikan keterampilan dan bakat staf

Tools: Swimlane map, Workload balancing, Standard work


Transportation

• Transportasi bahan, alat yg tidak perlu

• Menempatkan stretcher di aula dansenantiasa memindahkannya

• Memindahkan formulir dari bangunanyang satu ke bangunan yang lain atausecara elektronik ke beberapa tempat

Tools: 5S, Physical layout, Visual management, standard work


InventoryPersediaan material, supply danperalatan yg berlebihan. Alat BHP / kebutuhan medis pelayanan lainnya.

• Linen, stok obat, BHP lain, specimen nunggu pemeriksaan, alkes yang tidak dibutuhkan

• Inventory yang berlebihanmerupakan waste

Tools: 5S, Visual management, Standard work, Pull systems


MotionGerakan orang, staf atau pasien yang tidak perlu

Mencari : Pasien, berkas, dll : menyimpandua komponen yg saling berhubungan di t4 yg berjauhan

Mencari Obat, BHP, dll

Tidak memiliki peralatan dasar di setiapruang pemeriksaan.

Tools: 5S, Physical layout, Visual management, Standard work


ExtraProcessing

Melakukan pekerjaan yang tidak bernilaiatau tidak sesuai kebutuhan pasien

Pemeriksaan ulang

Informasi ulang

Banyak kertas, banyak betadine, banyakkasa padahal tdk perlu

Tools: VSM, Visual management, Workload balancing, Standard work


Unit Product Aktivitas Value Aktifitas Waste

Ruang IGD Pasien

Diperiksa oleh dokter

Dilakukan tindakan

medis oleh perawat

Menunggu diperiksa

Menunggu tindakan medis

LaboratoriumSpesimen

pasien

Spesimen disentrifugasi

Spesimen diuji

Spesimen dikumpulkan dulu untuk

diproses sekaligus

Farmasi Resep Obat disiapkan Melakukan pengecekan obat berulang kali

Pelayanan

perioperatif

Instrumen

Steril

Waktu utk sterilisasi

instrumen

Instrumen disterilkan brsama dgn

instrumen lainnya dlm instrumen kit,

tetapi sbenarnya instrumen itu tdk pernah

digunakan.

Pelayanan

Gizi

Nampan

makanan

pasien

Waktu utk memasak

makanan atau menata

nampan

Menata ulang karena nampan tidak

disusun dengan benarFirman, SE, MPH> Lean Management





• “ditarik” oleh

pelanggan

• Di RS, pull system utk

mengontrol

persediaan dgn

sistem Kanban

• To the best

• Pertahankan Flow,

layanan trsedia saat

dibutuhkan, tingkat

mutu & keamanan

tinggi, bebas cacat /

kesalahan, value for

money, serta memiliki

semangat dan

kebanggaan yg tinggi

trhdp pekerjaannya.

5S Tools lainValue Stream

Mapping

KaizenVisual

Management,

Kanban

Tools

Metode utk mengaturpengurangan waste waktudan pergerakan staf, serta

membuat masalah di tempat kerja mjd lebih

mudah terlihat

Metode utk membuatmasalah bisa dilihat, memudahkan respon(cepat) dan pemecahanmasalah. Kanban=Istilahjepang yang berarti sinyal, penanda. Utk mengelolainventory

Gambaran/peta aliran daripenyedia (RS) kpdpelanggan (pasien)

Istilah Jepang utk“continuous improvement,” berfokus pd improvement oleh staf di area kerjamasing2

Error proofing, Takt Time, Risk Assessment, Heijunka,

Six Sigma, dll


5S

Hrs mjd falsafah dlm kehidupan kerja sehari-hari &

bukan kegiatan musiman atau

sekadar trend bulan ini


Evaluasi 5S

1. Penilaian mandiri (dilakukan sendiri)

2. Penilaian oleh konsultan ahli

3. Penilaian oleh atasan

4. Kombinasi dr 3 cara diatas

5. Penilaian brdasarkan kompetisi kelompok


Visual Management Membuat proses kerja menjadi terlihat



Kanban• =Kartu, Tiket, penanda

atau Sinyal.

• Sistem yang memberitanda kapan suatu

barang/alat/komponenharus diganti/harus

ditambah = sistemKanban.




Kanban (2)

• Kanban sbgpapanpetunjuk suaturangkaianaktifitas.


Error Proofing/Mistakes Proofing/PokaYoke

• Alat anti salah. Tools utk Jidoka(otomasi mesin)

• Dpt mencegah kesalhan yg dptmengancam jiwa

• Setiap kegagalan perangkat inidpt mnyebabkan misdiagnosis, cedera serius atau bahkankematian px.


Heijunka Meratakan produksi/pelayanan


Heijunka jam praktek dokter?

(Ilustrasi grafik kunjungan jam praktek dokter)

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Jam 8-10 jam 10-12 Jam 12-14 Jam 14-16 Jam 16-18 Jam 18-20

Dokter 1 Dokter 2 Dokter 3 Dokter 4


• Pagi lebih maju mjd jam 7, Sore juga maju

• Membuka praktek hr minggu

• Menambah dokter pd jam sibuk

• Jam kunjungan “kering” Promosi happy hours

• Mengarahkan pasien ttt (misalnya px baru) pd jam 7 pagi atau stlh jam 2 siang

• Sistem call center. Minimalkan kunjungan pasien lgsgtanpa janji (call center)

• Klinik IGD utk px fals emergency

Solusi?


• “good change” atau“improvement".

• Dasar penggunaan kaizen adlhanalisis & solusi cepat dlm skalakecil suatu masalah yg mudahditangani & dpt diukursecepatnya.

Kaizen Event


Kaizen (2)

Jarang menyebutnya sbg Kaizen



LangsungActionPastikan semua timdilatih, Pilih Pilot Project, Ikuti dgnperubhan budayatortor.

Lakukan KaizenPilih proyek. Ingat

3H1P. Oprtunistik utk

dampak keuangan yg

besar. Manfaatkan

data, expert

KembangkansystemSistem komunikasidan umpan balik, Leadership, fondasi/cara sendiritortor.

Evaluasi & NextEvaluasi dan buat hasilnya

terlihat. Rayakan. Jangan lekas

puas diri, kembangkan dan

cloning ke bagian/proyek lain

Tips Implementasi


Perlu transformasi budaya

Jgn hanya fokus tools & waste

(Process) nya saja.

Hhrs dipahami sbg suatu

sistem terintegrasi dlm budaya

organisasi dan juga

mengadobsi 3P yg lain :

Kunci Sukses



3 POIN SUCCESS

LEADERSHIPEMPLOYEE

INVOLVEMENT

CULTURE CHANGE

Leadership and management

Organizational culture

Ability of lean concept adaptation

Facilitate the implementation of lean

Attitude of continuous improvement

Respect for frontline workers

Commitment

Team training

Skills and expertise


Berikan waktu bagisumber daya and frontline staff

“No Time”

Tantangan

Temukan “Lean”

special untuk

konteks RS/PKM

dan budaya kita

“Not Japanese”

Hubungkan lean dgn

prioritas dan masalah

besar khususnya dlm

safety and quality

“Not relevant”

Buat itu sbgtanggung jawabdasar bagi manajerfrontline

“Not our job”

Siapkan diri krnhasilnya jkpanjang– tetapfokus, ulet danoptimis

“Flavour of the month”


Change will not come if we wait for some other person or some other time. We are the ones we’ve been waiting for. We are the change that we seek

“- Barack Obama

Terima kasih

085239777200

dreamfile.wordpress.com

[email protected]

Date post:	05-Feb-2018
Category:	Documents
Upload:	phamdang
View:	227 times
Download:	0 times

Lean Management - mmr.umy.ac.idmmr.umy.ac.id/wp-content/uploads/2017/10/1_Firman... ·...

Documents