Leveraging Technology Using Keyword Analytics in Fraud and Compliance Monitoring

About Jim Kaplan CIA CFE

• Internal audit professional• CIA and CFE• Recipient of the IIA’s Bradford Cadmus Award and Local Government Auditors Lifetime Achievement Award

• Founder and Creator of AuditNet®

AuditNet® Content• AuditNet® provides more than 2,400 audit templates to subscribers and site license users including TeamMate

• Content includes the complete AuditNet® library of over 15,000 audit procedures and workpapers. New content is added to the site every month including articles, templates, surveys and much more. 

• Approximately 5% of the content is fraud specific (templates, matrices, guides)

• 2014 acquired AuditNet.com domain name

• Guidance ‐ TeamMate AM ‐ How to Move or Copy TeamStore AuditNet Content to your TeamStore

Session Agenda• Technology and CAATs • What is Audit Keyword Analytics?• 2014 AuditNet® Survey • Why use AKA?• Strategies to Consider• Tools at your Fingertips• The Training Element• Keyword Analytic Tools

Evolution of CAATs1970’s 1980’s 1990’s 2000 2010

Simple Parallel Simulations

Test DecksIntegrated Test Facilities

Extensive Parallel Simulations,

Test Decks/ITFs

Comprehensive Data Analysisand Testing

Digital Analysis 

Data analytics 

Fraud TriangleAnalytics 

Big Data

Keyword Analytics

Data Analysis Software• IDEA 1986 (DOS, Windows 1995) (CICA then CaseWare)

• ACL 1987 (Harald Will)• TeamMate Analytics 2014 (TopCAATs) Excel Add‐In

• ActiveData 2003 (John West IDEA Developer) Excel Add‐In

• Excel 1987 (started as Visicalc1978)

• Arbutus 2012 (Grant Brodie ACL developer)

Keyword Analytics Defined• Process involves mining electronic communications for

• “key words”. These key words, when appearing in emails, text messages etc. may indicate that

• the sender (and possibly the recipient) are engaging in some method of fraudulent behavior. 

Big Data and Audit• The ongoing information explosion is reaching epic proportions and has earned its own name: Big Data. 

• Gartner, and now much of the industry, use the so‐called "3Vs" model to classify Big Data: "Big data is high Volume, high Velocity, and/or high Variety information assets that require new forms of processing to enable enhanced decision making, insight discovery and process optimization." This clearly describes the type of data auditors and internal investigators have to deal with today. 

• ZyLAB Fraud Prevention and Detection Program

Survey Overview• Using Key Word Analysis of an Organization’s Big Data for Error and Fraud Detection

• Survey Origins• Survey Development• Webinar Tools and Technology

Keyword Concept• Academic Research • ACFE• Federal Government • Technology consultants

E&Y FBI Project – FCPA Top 15 phrases shared in articles and presentations from over 3,000 extracted

Survey Development• Survey Background – Why?• Survey Design• Collaboration Efforts• Survey Results and Collaboration• Training 

Key Word / Textual AnalyticsWhy the Study

Data: Electronically Stored InformationStructured vs Unstructured DataStructured  UnstructuredG/L ‐ e‐MailAccounting Systems ‐ PresentationsData Bases ‐ DocumentsBig Data has been growing at an annual compounded rate of 40% a year over the past 5 yearsAmple opportunities to hide fraud in the dataAuditors Need to Expand their Auditing Approach and Get Smart in these areas

Page 13

Benefits of Textual Analysis as a Component of Data Analytics

Risk Assessment

Early Detection of Misconduct

Fraud Risk Detection

Allows for a Methodology to Analyze Non‐Structured Data

Page 14

Key Word / Textual Analytics Practical Applications

• Pro‐Active Fraud Detection (FTA) or (FDA)• Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)  

• AML• Corrupt Officials

• Mergers & Acquisitions – Transaction Due Diligence

• Identifying• High Risk Departments• Disgruntled employees

• Journal Entry Analysis• Cost Accounting• Data Repository Audits / Compliance Testing

Page 15

Data Types• Unstructured vs Structured

Wordlewww.wordle.net

Key Word / Textual AnalyticsThoughts and Other Take‐Away’s for Key Word Searches

Use this List of Key Words to Match against your Population your testing

Look for Negative Words  Foul Language / Curse Words  Action Words which are not Business 

Related Suspicious Activity In The Wrong Accounts  Words that Make NO Sense for your Industry

©2014 AuditNet® and Cash Recovery PartnersPage 18

Strategies/Techniques• Determine the objective for the analytics

• Fraud Risk Assessment (FTA or FDA)• Compliance (FCPA)• Audit (Errors, Anomalies, Standards)

• Select the team responsible for carrying out the analysis. 

• Create the team • Run the analytics• Assess results• Refine and Re‐Run

Tools• Data analytic software

• Microsoft Excel• TeamMate Analytics• IDEA, Arbutus, ACL, ActiveData

• Keyword List• Macros and scripts• Guidance 

• GTAG – Data Analysis Technologies ‐http://www.iia.nl/SiteFiles/IIA_leden/GTAG%2016%20Data%20Analysis%20Technologies.pdf

Training Element• Training Planning and Doing – Oh My!

• Videos and recordings• Classroom• CBT• Mentoring

• Outsourcing the data analytic task

Excel Keyword Macro

Technology Future Perspective

Lanza Approach to Letter Analytics (LALA) – a new technique available for data analytics.

Do you know who this is? 

Hint: he is the father of the Internet

Where to go for more!

• AuditNet® ‐ recordings and list of keywords

• AuditSoftWareVideos – free video training

• YouTube – Search Audit Data Analytics

Thanks for Attending!

26

The Keyword Analytics Video is available for download at https://attendee.gotowebinar.com/recording/6643280404265659137

If you would like to purchase the data files send an email to jkaplan@auditnet.org