m Filemaker Parte1

MANUAL DEL CURSO

FILEMAKER PRO 5.5

Manual de Filemaker I

NDICE DE CONTENIDOS

CAPTULO 1: CONCEPTOS BSICOS DE FILEMAKER

1.1 INTRODUCCIN................................................................................................. 1 1.2 CMO SE ORGANIZA UNA BASE DE DATOS? ......................................................... 1 1.3 CONCEPTOS BSICOS DE FILEMAKER PRO ............................................................. 1 1.4 LOS MODOS DE FILEMAKER PRO .......................................................................... 2

CAPTULO 2: VISUALIZACIN DE LA INFORMACIN

2.1 ABRIR UNA PRESENTACIN Y DESPLAZARSE POR LOS REGISTROS ............................ 3

CAPTULO 3: CREACIN DE UNA BASE DE DATOS

3.1 INTRODUCCIN................................................................................................. 7 3.2 CREACIN DE UNA BASE DE DATOS SIMPLE Y DEFINICIN DE LOS CAMPOS ............... 7 3.3 DIFERENTES TIPOS DE CAMPOS........................................................................... 8 3.4 LIMITACIONES EN LA DENOMINACIN DE LOS CAMPOS ........................................... 9 3.5 CREACIN DE CAMPOS..................................................................................... 10 3.6 DUPLICAR CAMPOS .......................................................................................... 11 3.7 ELIMINAR CAMPOS .......................................................................................... 12 3.8 MOVER Y ORDENAR CAMPOS EN LA LISTA DE CAMPOS .......................................... 13 3.9 ALTERAR LOS CAMPOS ..................................................................................... 13 3.10 OPCIONES PARA CAMPOS DE TEXTO, NUMRICOS, DE FECHA Y DE HORA. ................ 14 3.11 AUTOMATIZAR LA ENTRADA DE DATOS ............................................................... 15 3.11.1 AUTOINTRODUCCIN DE FECHAS, HORAS O USUARIOS ..................................... 15 3.11.2 AUTOINTRODUCCIN DE NMEROS DE SERIE................................................... 16 3.11.3 AUTOINTRODUCCIN DE VALORES DEL REGISTRO ANTERIOR ............................. 17 3.11.4 AUTOINTRODUCCIN DE DATOS CONCRETOS................................................... 17 3.11.5 AUTOINTRODUCCIN DE UN VALOR CALCULADO............................................... 17 3.11.6 AUTOINTRODUCCIN DE VALORES BUSCADOS ................................................. 18 3.11.7 AUTOINTRODUCCIN DE DATOS INVARIABLES ................................................. 19 3.12 LOS CAMPOS REPETIDOS .................................................................................. 19 3.13 VALIDACIN DE LOS DATOS EN LOS CAMPOS ...................................................... 20 3.14 INDEXADO DE CAMPOS .................................................................................... 22 EJERCICIOS:

Ejercicio 1: CREAR BASES DE DATOS .................................................................. 23 Ejercicio 2: DEFINIR OPCIONES DE LOS CAMPOS .................................................. 24

CAPTULO 4: INTRODUCCIN DE DATOS EN LA BASE DE DATOS

4.1 INTRODUCCIN............................................................................................... 25 4.2 MODIFICACIN DE DATOS DE UN REGISTRO........................................................ 25 4.3 IMPORTAR DATOS DE UN ARCHIVO A OTRO ......................................................... 26

Manual de Filemaker II

EJERCICIOS: Ejercicio 3: INTRODUCIR REGISTROS .................................................................. 28 Ejercicio 4: IMPORTAR REGISTROS DE OTRA BASE DE DATOS................................. 29

CAPTULO 5: DEFINICIN Y USO DE LAS LISTAS DE VALORES

5.1 QU ES UNA LISTA DE VALORES ........................................................................ 30 5.2 CMO CREAR LISTAS DE VALORES Y SUS CONTENIDOS......................................... 30 5.3 OTRAS OPCIONES DE PRESENTACIN PARA LAS LISTAS DE VALORES...................... 34 EJERCICIOS:

Ejercicio 5: DEFINIR LISTA DE VALORES .............................................................. 35

CAPTULO 6: CAMPOS CONTENEDORES

6.1 INTRODUCCIN............................................................................................... 36 6.2 GRFICOS Y FORMATO MULTIMEDIA ................................................................... 36 6.3 SONIDOS ....................................................................................................... 37 6.4 PELCULAS Y VDEO QUICKTIME VR.................................................................... 37 EJERCICIOS:

Ejercicio 6: CREAR UN CAMPO CONTENEDOR........................................................ 38

CAPTULO 7: BSQUEDA Y CLASIFICACIN DE REGISTROS

7.1 INTRODUCCIN............................................................................................... 39 7.2 BSQUEDA DE REGISTROS ............................................................................... 40 7.3 BUSCAR TEXTO Y OTROS CARACTERES ............................................................... 41 7.4 BUSCAR COINCIDENCIAS EXACTAS EN CAMPOS DE TEXTO..................................... 41 7.5 BUSCAR NMEROS, FECHAS Y HORAS................................................................. 42 7.6 BUSCAR RANGOS DE INFORMACIN ................................................................... 42 7.7 BSQUEDA DE REGISTROS SEGN CRITERIOS EN UN NICO ................................. 43 7.8 BSQUEDA DE REGISTROS SEGN CRITERIOS EN CAMPOS SEPARADOS .................. 44 7.9 BSQUEDA DE REGISTROS QUE COINCIDAN CON DISTINTOS CRITERIOS EN EL MISMO CAMPO ................................................................................................ 44 7.10 BSQUEDA DE REGISTROS QUE COINCIDAN CON UN RANGO DE CRITERIOS EN EL

MISMO CAMPO ................................................................................................ 46 7.11 REDUCCIN DE LA BSQUEDA........................................................................... 46 7.12 ELIMINAR Y RESTABLECER PETICIONES............................................................... 47 7.13 BUSCAR CAMPOS VACOS O NO VACIS.............................................................. 47 7.14 ORDENACIN DEL CONJUNTO ENCONTRADO........................................................ 48 EJERCICIOS:

Ejercicio 7: REALIZAR BSQUEDAS CON UNA NICA PETICIN ............................... 51 Ejercicio 8: BSQUEDAS CON MS DE UNA PETICIN ............................................ 52 Ejercicio 9: OMITIR CONJUNTOS RESULTANTES .................................................... 53 Ejercicio 10: ORDENAR REGISTROS .................................................................... 54

CAPTULO 8: PERSONALIZACIN DEL ASPECTO DE UNA PRESENTACIN

8.1 INTRODUCCIN............................................................................................... 55 8.2 PERSONALIZAR LA VISTA EN EL MODO PRESENTACIN ......................................... 55 8.3 PERSONALIZACIN DE UNA PRESENTACIN ........................................................ 55

Manual de Filemaker III

8.4 DESPLAZAMIENTO DE UN CAMPO ....................................................................... 56 8.5 SUPRIMIR UN CAMPO DE LA PRESENTACIN ........................................................ 57 8.6 ADICIN DE UN CAMPO .................................................................................... 57 8.7 ADICIN DE TEXTO A UNA PRESENTACIN .......................................................... 58 8.8 CAMBIAR DEL TAMAO Y COLOR DEL TEXTO........................................................ 58 8.9 ADICIN DE UN GRFICO A LA PRESENTACIN .................................................... 59 8.10 OTRAS FORMAS DE PERSONALIZAR EL ASPECTO DE LA PRESENTACIN ................... 60 EJERCICIOS:

Ejercicio 11: CREAR Y MODIFICAR UNA PRESENTACIN NUEVA ............................... 62 Ejercicio 12: AADIR UN GRFICO A LA PRESENTACIN......................................... 63

CAPTULO 9: CREAR DIFERENTES PRESENTACIONES O INFORMES

9.1 INTRODUCCIN............................................................................................... 64 9.2 CREACIN DE UNA LISTA EN COLUMNAS ............................................................. 64 9.3 CREACIN DE ETIQUETAS................................................................................. 70 9.4 SOBRES ......................................................................................................... 72 9.5 CREACIN DE UNA CARTA TIPO FORMULARIO ...................................................... 73 EJERCICIOS:

Ejercicio 13: PRESENTACIN EN COLUMNAS ........................................................ 75 Ejercicio 14: ETIQUETAS ................................................................................... 76 Ejercicio 15: CAMPOS DE FUSIN ....................................................................... 77

CAPTULO 10: CAMPOS DE CLCULO

10.1 INTRODUCCIN............................................................................................... 78 10.2 CREAR UN CAMPO DE CLCULO ......................................................................... 79 10.3 ESTRUCTURA BSICA DE LAS FUNCIONES ........................................................... 82 10.4 FUNCIONES DE TEXTO...................................................................................... 82 10.5 FUNCIONES NUMRICAS ................................................................................... 83 10.6 FUNCIONES DE FECHA...................................................................................... 83 10.7 FUNCIONES DE AGREGACIN ............................................................................ 84 10.8 FUNCIONES DE REPETICIN.............................................................................. 84 10.9 FUNCIONES LGICAS ....................................................................................... 85 10.10 CAMPOS GLOBALES ......................................................................................... 85 10.11 CAMPOS SUMARIO........................................................................................... 86 EJERCICIOS:

Ejercicio 16: CAMPO DE CLCULO....................................................................... 87

CAPTULO 11: AUTOMATIZACIN DE TAREAS CON BOTONES

11.1 INTRODUCCIN............................................................................................... 88 11.2 REALIZACIN DE UNA TAREA UTILIZANDO UN BOTN........................................... 88

EJERCICIOS: Ejercicio 17: CREAR UN BOTN .......................................................................... 90

CAPTULO 12: CREACIN DE INFORMES CON DATOS AGRUPADOS

12.1 INTRODUCCIN............................................................................................... 91 12.2 GENERACIN DE UN INFORME CON DATOS AGRUPADOS........................................ 91

Manual de Filemaker IV

12.3 GENERACIN DE UN INFORME CON DATOS AGRUPADOS Y TOTALES ........................ 91 12.4 ESPECIFICACIN DE SUBTOTALES Y TOTALES GENERALES..................................... 92 EJERCICIOS:

Ejercicio 18: INFORME CON DATOS AGRUPADOS................................................... 97

CAPTULO 13: BASES DE DATOS RELACIONALES

13.1 VISUALIZACIN DE LOS DATOS DESDE UN REGISTRO RELACIONADO...................... 98 13.2 PORTALES .....................................................................................................100 13.3 INTRODUCIR LOS CAMPOS RELACIONADOS EN EL PORTAL ....................................101 EJERCICIOS:

Ejercicio 19: BASES DE DATOS RELACIONALES ....................................................103 Ejercicio 20: PORTAL CON CAMPOS REALACIONADOS ...........................................104

CAPTULO 14: CONSERVACIN DE LA INFORMACIN

14.1 INTRODUCCIN..............................................................................................105 14.2 REALIZAR UNA COPIA DE SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS............................105 14.3 CUNDO DEBEMOS REALIZAR LA COPIA DE SEGURIDAD.......................................105 SOLUCIN DE LOS EJERCICIOS:

Solucin al ejercicio 1......................................................................................106 Solucin al ejercicio 2......................................................................................109 Solucin al ejercicio 3......................................................................................112 Solucin al ejercicio 4......................................................................................114 Solucin al ejercicio 5......................................................................................117 Solucin al ejercicio 6......................................................................................123 Solucin al ejercicio 7......................................................................................126 Solucin al ejercicio 8......................................................................................129 Solucin al ejercicio 9......................................................................................130 Solucin al ejercicio 10 ....................................................................................131 Solucin al ejercicio 11 ....................................................................................134 Solucin al ejercicio 12 ....................................................................................139 Solucin al ejercicio 13 ....................................................................................142 Solucin al ejercicio 14 ....................................................................................148 Solucin al ejercicio 15 ....................................................................................151 Solucin al ejercicio 16 ....................................................................................154 Solucin al ejercicio 17 ....................................................................................156 Solucin al ejercicio 18 ....................................................................................158 Solucin al ejercicio 19 ....................................................................................166 Solucin al ejercicio 20 ....................................................................................168

Manual de Filemaker 1

CAPTULO 1: CONCEPTOS BSICOS DE FILEMAKER

1.1 INTRODUCCIN Filemaker Pro 5.5 es un gestor de bases de datos que se utiliza para almacenamiento de informacin en diferentes archivos lo que proporciona diversas ventajas. Una base de datos no slo contiene informacin: tambin ayuda a organizar y analizar la informacin de diversas formas, por ejemplo, las bases de datos permiten agrupar la informacin para hacer informes, ordenar la informacin para hacer etiquetas postales, hacer un recuento del inventario o encontrar una determinada factura. Las bases de datos informatizadas ofrecen muchas ventajas adicionales con respecto a sus homlogas en papel: velocidad, fiabilidad, precisin y capacidad para automatizar muchas tareas repetitivas.

1.2 CMO SE ORGANIZA UNA BASE DE DATOS? Un archivo de base de datos se organiza en registros. Cada registro es un conjunto de campos. Por ejemplo, imagina que tu agenda de direcciones es un archivo de base de datos de FileMaker Pro. Cada persona de la agenda es un registro. Cada registro dispone de informacin como el nombre, la direccin y el nmero de telfono. Cada uno de estos datos, como el nombre, la direccin y el telfono, se almacena en un campo diferente.

1.3 CONCEPTOS BSICOS DE FILEMAKER PRO A diferencia de la mayora de los procesadores de texto u hojas de clculo, FileMaker Pro guarda el trabajo automticamente. Por ello es importante considerar con detenimiento las acciones en el momento de realizar cambios masivos en los archivos, especialmente cuando se eliminan registros. Una vez que se han borrado los registros, se eliminan permanentemente de la base de datos.


1.4 LOS MODOS DE FILEMAKER PRO Cuando trabajamos en FileMaker Pro, lo hacemos en uno de los cuatro modos siguientes.

El Modo Visualizar para introducir datos y visualizar registros.

El Modo Buscar para localizar un registro o grupo de registro rpidamente.

El Modo Presentacin para especificar qu aspecto tendr la informacin en pantalla o al imprimirla.

El Modo Vista previa para ver el aspecto que tendrn las pginas al imprimirlas.


CAPTULO 2: VISUALIZACIN DE LA INFORMACIN

2.1 ABRIR UNA PRESENTACIN Y DESPLAZARSE POR LOS REGISTROS Debemos seguir los pasos que describimos a continuacin:

Abrimos una base de datos de ejemplo.

El modo que aparece activado por defecto es el Modo Visualizar.

En el rea de estado podemos observar cuntos registros tenemos y se muestra el primero de ellos. Por ejemplo:

Cada vez que deseemos desplazarnos hacia delante de un registro, hacemos clic en la parte inferior del icono del libro de la parte superior de la pgina. Hacemos clic en la parte superior de dicha pgina cada vez que deseemos retroceder un registro.

Nos desplazamos entre los registros arrastrando el marcador hacia arriba o hacia abajo.

Tambin podemos escribir el nmero de un registro en el rea situada inmediatamente debajo del icono del libro para cambiar el registro actual que se muestra.


Si queremos visualiza la informacin de distintas formas, Filemaker Pro 5.5 ofrece diferentes opciones, como por ejemplo, el modo Presentacin permite visualizar algunos o todos los campos. Como no es necesario ver todos los campos en cada presentacin, stas son una herramienta potente para trabajar la informacin o simplemente para imprimir la informacin que necesita para llevar a cabo una tarea concreta. El men desplegable de modo identifica el modo en que se encuentra. Este men lo encontramos en la parte inferior izquierda de la pantalla:

Podemos visualizar las presentaciones de tres formas diferentes: como un formulario, como una lista y como una tabla:

Ver como formulario muestra la presentacin actual con un registro cada vez.

Ver como lista muestra la presentacin actual como una lista, con un registro debajo de otro.

Ver como tabla muestra muchos registros a la vez en una cuadrcula.

Generalmente las presentaciones pueden cambiarse entre la vista de formulario, de lista y de tabla mientras la base de datos se encuentra en el modo Visualizar. Cambiamos entre la vista formulario, lista y tabla en la misma presentacin para ver las diferencias entre ellas:


A partir de una base de datos de ejemplo, podemos observar las diferencias entre Ver como formulario Ver como lista o Ver como tabla.

EJEMPLOS: Ver como formulario:

Ver como lista:


Ver como tabla: (Detalle de parte de la informacin):


CAPTULO 3: CREACIN DE UNA BASE DE DATOS

3.1 INTRODUCCIN En este captulo aprendemos los siguientes conceptos:

Crear una base de datos simple

Definir los campos para contener diferentes tipos de datos

3.2 CREACIN DE UNA BASE DE DATOS SIMPLE Y DEFINICIN DE LOS CAMPOS Se crea un campo para cada categora de informacin que necesita, como Nombre o Ciudad. Para buscar, ordenar, calcular y mostrar los datos correctamente, el tipo de campo debe coincidir con la clase de datos que contiene (texto, nmero, fecha, etc). Por ejemplo, no podr buscar valores de texto en un campo del tipo Numrico. Para crear una nueva Base de Datos seguimos los pasos descritos a continuacin:

Elegimos en el men Archivo, la opcin Nueva base de datos, como se muestra a continuacin:


Cuando aparece el cuadro de dilogo Nueva base de datos, elegimos Crear un nuevo archivo vaco, luego hacemos clic en Aceptar.

En el siguiente cuadro de dilogo, es necesario que indiquemos la ubicacin y el nombre del nuevo archivo. Por ejemplo, elegimos la ubicacin Escritorio y proponemos el nombre de archivo CLIENTES:

Pulsamos sobre el botn Guardar.

A partir de este momento creamos los campos para almacenar la informacin.

3.3 DIFERENTES TIPOS DE CAMPOS

No toda la informacin es igual ni puede ser tratada del mismo modo. La informacin tiene diferentes caractersticas y es tratada siempre en formatos muy diferentes. La razn por la que Filemaker Pro 5.5 ha previsto una serie de tipos de campos que estn pensados de origen para recoger informacin que tiene unas caractersticas definidas y que probablemente reciba un tratamiento especfico por su naturaleza. A continuacin resumimos los diferentes tipos de campos:

CAMPOS DE TEXTO: Es un campo estndar, el lugar general donde introducir informacin. Casi resulta imposible concebir una base de datos sin que contenga al menos un campo de tipo texto. Aunque estn pensados para contener letras, soportan el general cualquier tipo de informacin (nmeros, retornos, smbolos, tabuladores, fechas y horas), si bien tratan la informacin como texto, es decir, como los caracteres que lo forman. Un solo campo de texto puede contener hasta 64.000 caracteres.

CAMPOS NUMRICOS: Los campos numricos estn pensados para contener nmeros sobre los que realizar clculos, aunque permiten introducir igualmente en ellos letras y nmeros (hasta 255 caracteres). Estn pensados para contener informacin que posteriormente ser utilizada para hacer clculos, que generalmente slo se llevan a cabo utilizando la parte numrica que contengan y despreciando letras y smbolos. Si no se prev llevar a cabo ningn formateo especial del mismo ni clculo, resulta indiferente que se defina como un campo de tipo texto o como campo numrico. Es importante conocer que los campos numricos, a diferencia de lo que ocurre con los campos de tipo texto, no soporta retornos de lnea.


CAMPOS FECHA: Los campos de fecha estn pensados para introducir en ellos una fecha en cualquier formato posible, fecha que despus estar disponible para realizar clculos sobre ella. Si no se van a procesar las fechas, resulta indiferente definir un campo de texto o un campo de tipo fecha, teniendo en cuenta las posibilidades de formato automtico que ofrece este ltimo tipo de campo y que son ms tiles y especficas para este tipo de datos. Como consejo, es mejor utilizar las fechas con los aos de cuatro dgitos.

CAMPOS DE HORA: Los campos de hora contienen informacin sobre horas, minutos y segundos, permitiendo al usuario realizar clculos sobre ellas, como por ejemplo, el tiempo empleado desde que se inicia una tarea hasta que se finaliza.

CAMPOS CONTENEDORES: Los campos contenedores no tienen una definicin tan precisa ni evidente como los anteriores. Los campos contenedores estn diseados para alojar imgenes, fotografas, vdeo, sonidos e incluso objetos OLE ( contienen informacin procedente de otra aplicacin, que se muestra en la presentacin de un registro, por ejemplo la inclusin de un grfico de barras de una hoja de clculo de Microsoft Excel)

CAMPOS DE CLCULO: Los campos de clculo albergan buena parte de la potencia de FileMaker. Al conjunto de operaciones que definen un campo de clculo se le denomina frmula. Para la descripcin de las frmulas se utilizan operadores tales como +,-,* o /, as como funciones predefinidas por el programa que realizan operaciones desde muy simples hasta extremadamente complejas.

CAMPOS SUMARIO: Para ofrecer una definicin sencilla, un campo sumario es una especie de campo de clculo que realiza operaciones de clculo entre campos que se encuentran en diferentes registros.

CAMPOS GLOBALES: Un campo global contiene informacin de tipo texto, nmero, fecha, hora contenedor, pero es comn para todos los registros, de tal modo que si se cambia en un registro cambiar en todos ellos. Un ejemplo de contenedor es el logo de la empresa, que debe ser igual para todos los registros. No es posible realizar bsquedas en campos globales puesto que el resultado sera la localizacin de todos los registros de una base de datos. Existen diferentes tipos de campos globales: texto, numricos, fecha, hora y contenedores.

3.4 LIMITACIONES EN LA DENOMINACIN DE LOS CAMPOS

Se puede utilizar la denominacin que se quiera siempre y cuando se respeten unas sencillas y mnimas reglas respecto de las que hay que ser cuidadoso. No obstante, la flexibilidad del programa nos permitir consentir estas violaciones si as lo deseamos pero eso invalidara el campo creado para determinados tipos de operaciones. En el siguiente cuadro de dilogo se pueden observar las restricciones generales que realiza el programa sobre los nombre de campo a la hora de definirlos:


Incluyendo los que se visualizan en esa imagen, debemos evitar las siguientes denominaciones:

Aqullas que incluyan caracteres como , (coma), + (signo ms), -(signo menos), * (signo de multiplicacin),/ (signo de divisin), ^ (acento circunflejo), & (ampersan), = (signo igual), ? (interrogacin), (comparativo mayor que), parntesis en uno o en otro sentido (), comillas , ; (punto y coma) o : (dos puntos).

Aqullas que contengan expresiones como AND, OR, NOT o cualquier otra forma que sea igual a una funcin predefinida de FileMaker Pro.

Para los campos que vayan a ser posteriormente utilizados en clculos, cualquiera que sea el tipo, no debe comenzarse su nombre con un espacio, un punto o un nmero.

3.5 CREACIN DE CAMPOS

Una vez hemos creado la base de datos nueva, aparecer la ventana de la creacin de campos. En ella introducimos un nombre de campo, descriptivo en lo posible, de los datos que contendr o del propsito para el que es creado. Por ejemplo, a partir del archivo que hemos creado CLIENTES.fp5 definimos los campos donde almacenaremos la informacin. Despus de guardar la base de datos aparecer el cuadro de dilogo Definir campos como se muestra a continuacin:

A continuacin debemos escribir uno a uno los campos que construirn nuestro archivo:


NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS

NMERO DE CLIENTE TEXTO

NOMBRE TEXTO

DIRECCIN TEXTO

POBLACIN TEXTO

TELFONO TEXTO

RESPONSABLE TEXTO

El cuadro Definir campos debe quedar como se muestra a continuacin:

Pulsamos sobre el botn Hecho.

3.6 DUPLICAR CAMPOS

Duplicar campos no tienen demasiado sentido cuando lo que tenemos es un campo simple al que slo le hemos atribuido un tipo, puesto que lo que hay que hacer para duplicar no es mucho ms breve que lo que habra que hacer para crear el segundo campo desde cero. Sin embargo, s que comienza a tener inters y valor cuando tenemos campos complejos, con frmulas definidas que suponen la introduccin de muchas secuencias de funciones y de referencias a otros campos o cuando estos campos tienen opciones atribuidas que queremos repetir para otros nuevos campos que se les asemejen. Para duplicar un campo realizamos los siguientes pasos:

Seleccionamos dicho campo de la lista de campos haciendo clic sobre l y pulsamos el


botn Duplicar, que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana de Definicin de campos

El nuevo campo contendr todos los atributos del original y slo se diferenciar de ste en el nombre, que no podr se nunca idntico. Lo habitual es que una vez duplicado el campo se le cambie el nombre por otro nuevo y que se realicen pequeos ajustes sobre el mismo, especialmente si es un campo de tipo clculo.

El cuadro de dilogo se mostrar de la siguiente forma, si por ejemplo decidimos duplicar el campo RESPONSABLE:

Vamos a modificar el nombre del nuevo campo.

Lo seleccionamos y el apartado Nombre del campo escribimos RESPONSABLE ADJUNTO .

Pulsamos sobre el botn Guardar, para grabar este cambio

Pulsamos sobre el botn Hecho.

3.7 ELIMINAR CAMPOS

El campo RESPONSABLE ADJUNTO que acabamos de crear podemos decidir que de momento, lo eliminamos.

Para ello seguimos los pasos que se describen a continuacin:

Lo seleccionamos de la lista de campos.

Hacemos clic sobre el botn Eliminar.

FileMaker nos preguntar si estamos seguros de eliminar este campo, a lo que


tendremos que contestar afirmativamente para confirmar dicha eliminacin.

Si eliminamos un campo es importante debemos conocer que no slo eliminamos su definicin sino tambin los datos que en los diferentes registros contuviera.

3.8 MOVER Y ORDENAR CAMPOS EN LA LISTA DE CAMPOS

Los campos se van colocando en la lista de campos definidos a medida que van siendo creados, lo cual no supone necesariamente que ste sea el orden ms conveniente. Para mover libremente los campos a una nueva posicin en la lista, debemos desplazarlos manteniendo pulsado el botn del ratn cuando el puntero cambie de la flecha habitual a dos lneas paralelas que se desplazan hacia arriba y hacia abajo. Una vez atrapado el campo podremos llevarlo hacia su nueva ubicacin arrastrndolo. Al igual que el orden en que son creado los campos siempre est presente en FileMaker Pro, que lo recordar mientras exista el archivo, tambin el orden de campos que establezcamos movindolos en el modo descrito ser recordado por el programa y podremos volver a l tantas veces como queramos. Para mostrar el orden en ambos casos habr de usarse el men desplegable Visto por que hay en la parte superior derecha de la ventana de Definicin de campos:

Tiene las siguientes opciones:

ORDEN DE CREACIN: Se muestran los campos segn la secuencia en que fueron originalmente creados a medida que se definieron.

NOMBRE DE CAMPO: Se muestran los campos ordenados alfabticamente segn su nombre.

TIPO DE CAMPO: Se muestran los campos agrupados por su tipo, es decir, primero los de texto, luego los de nmero, despus los de fecha y as sucesivamente. Utilizaremos esta opcin cuando tengamos muchos campos y quiera acceder a un tipo determinado de forma sencilla.

ORDEN PERSONALIZADO: Se muestran los campos segn la ordenacin manual que furamos estableciendo movindolos en la lista de campos. Es la opcin ms utilizada y prctica, puesto que el usuario agrupa los campos segn su criterio de la manera ms cmoda para relacionar unos con otros y ms rpida para acceder a ellos.

3.9 ALTERAR LOS CAMPOS

Para llevar a cabo cambios sobre los campos creados, basta con algunas recomendaciones:

Seleccionamos el campo y despus de efectuar el cambio

Pulsamos despus el botn Guardar.


Hay que distinguir las alteraciones que supongan un cambio del nombre del campo de aquellas que impliquen un cambio en el tipo de campo:

Cuando lo que se cambia es el nombre del campo: FileMaker realizar los cambios no slo en la ventana de Definicin de campos sino tambin en cada una de las presentaciones en las que est incluido este campo y en las referencias que existan del mismo en otros campos de clculo o sumarios.

Cuando lo que se redefine es el tipo de campo: las consecuencias pueden ser importantes, por lo que debemos recordar algunas reglas fundamentales.

No encontraremos problemas para convertir un campo numrico, de fecha o de hora a un campo de texto, puesto que su contenido pasar al nuevo campo sin modificacin, ms all de la prdida a efectos de presentacin de la informacin y de ordenacin supone tener nmeros, fechas y horas en campos que no estn preparados para ello.

Cuando la modificacin que se realiza supone que un campo de texto se convierta en un campo numrico, de fecha o de hora, slo se conservarn el camb io los primeros 255 caracteres que contenga el campo en cada registro, borrndose los restantes.

Si el nuevo campo contiene informacin que no puede utilizarse en el tipo de campo de destino, FileMaker nos mostrar un signo de interrogacin en el campo.

Si queremos convertir cualquier campo, sea del tipo que sea, a un campo global o contenedor, puesto que en tal caso se perdern todos los datos que contenga el campo en cada uno de los registros que haya de la base de datos.

Si se convierte un campo de cualquier clase a un campo clculo o a un campo sumario, los datos que haya en el campo se borrarn definitivamente y sern sustituidos por el resultado que ofrezca el nuevo clculo o el sumario que se haya definido.

3.10 OPCIONES PARA CAMPOS DE TEXTO, NUMRICOS, DE FECHA Y DE HORA.

Una vez creados los campos se abre el camino de la definicin de las opciones de los campos. Con estas opciones ganamos prestaciones y agilidad. Para acceder a este apartado, realizamos los siguientes pasos:

Seleccionamos un campo de las lista de campos de la ventana Definicin de campos.

Pulsamos sobre el botn Opciones.

Las opciones de los campos tienen cuatro finalidades fundamentales:

Automatizar la introduccin de datos en los campos.

Crear campos repetidos.

Validar y restringir la entrada de datos en los campos.

Almacenar o indexar el contenido de los campos.

A continuacin mostramos la ventana de Opciones:


Estas cuatro finalidades se reflejan en las distintas fichas del cuadro de dilogo Opciones, si bien las opciones de campos repetidos estn dentro de la ficha Almacenamiento.

3.11 AUTOMATIZAR LA ENTRADA DE DATOS

La autointroduccin de datos consiste en que el programa cada vez que cree un registro nuevo complete total o parcialmente los campos con determinados datos que son ya conocidos, para evitar que el usuario trabaje de forma innecesaria.

Las opciones para los campos dependen del tipo de campo definido, por lo que no todas las opciones estn siempre disponibles.

3.11.1 AUTOINTRODUCCIN DE FECHAS, HORAS O USUARIOS Es la primera casilla de verificacin que prev la ficha Autointroducir y se encabeza como El/la y permite que el programa introduzca en el campo, en funcin de su tipo, los siguientes datos:


FECHA DE CREACIN // MODIFICACIN: Cuando se cree un nuevo registro, se introducir automticamente la fecha actual en el primer caso o la fecha en la que se modific el registro.

HORA DE CREACIN // MODIFICACIN: Acta del mismo modo que la opcin anterior pero con horas.

NOMBRE DEL CREADOR // MODIFICADOR: Si se selecciona esta opcin en el Nombre del Creador, FileMaker introducir para este campo en los nuevos registros que se creen el nombre del propietario del sistema, en tanto que la segunda introducir el nombre del usuario que modific en ltimo lugar el registro. Se toma como nombre de creador o de usuario lo especificado en el men Archivo, la opcin Preferencias, el apartado Aplicacin:

3.11.2 AUTOINTRODUCCIN DE NMEROS DE SERIE

Si seleccionamos la opcin Nmero secuencial podemos hacer que FileMaker Pro introduzca en un campo numrico una numeracin que siga un orden correlativo que se incremente a cada registro que se cree. De este modo, podemos definir el primer registro con el valor 1, por ejemplo, e incrementar los siguientes nmeros en mltiplos de 10 unidades.

Esta opcin es tremendamente til, pero debemos recordar dos detalles:

Cuando se borra un registro, se elimina y pierde tambin su nmero nico.

Cada vez que se crea un nuevo registro FileMaker Pro incrementa la secuencia en una medida, con lo que si nos arrepentimos y borramos el registro no obtendremos el siguiente nmero libre en orden, sino el siguiente nmero del siguiente registro respecto al anterior borrado.


3.11.3 AUTOINTRODUCCIN DE VALORES DEL REGISTRO ANTERIOR

Esta opcin es til si introducimos habitualmente un valor concreto en un campo pero, a veces, nos vemos obligados a cambiarlo y queremos que dicho cambio se perpete, hasta otra modificacin, en los registros posteriores.

3.11.4 AUTOINTRODUCCIN DE DATOS CONCRETOS

Esta opcin permite introducir hasta 255 caracteres en el campo. Tiene la misma utilidad que la opcin anterior pero con menos flexibilidad. Es mejor utilizar esta opcin si pensamos que los datos que vamos a introducir no van a cambiar.

3.11.5 AUTOINTRODUCCIN DE UN VALOR CALCULADO

Marcamos la casilla de verificacin Valor calculado o hacemos clic en el botn Especificar , para introducir una frmula que calcule el valor del campo cada vez que se cree un registro. La forma de crear el clculo es idntica que en los campos de clculo:


3.11.6 AUTOINTRODUCCIN DE VALORES BUSCADOS

Mediante esta opcin se pueden introducir valores contenidos en otros campos del mismo archivo o de otro.


3.11.7 AUTOINTRODUCCIN DE DATOS INVARIABLES

Se trata de la opcin que prohbe la modificacin del valo r. Si no se selecciona esta opcin, el usuario podr cambiar los datos introducidos por otros simplemente haciendo clic en el campo y tecleando la modificacin.

3.12 LOS CAMPOS REPETIDOS

En ocasiones es necesario que un campo muestre ms de un valor. En esta situacin se muestran valores repetidos en un mismo valor. Por ejemplo, se puede definir a partir de un campo repetido para que el campo TELFONO tenga tres posibles valores: Particular, Trabajo y Mvil. Para realizar esta tarea, realizamos los siguientes pasos:

Seleccionamos de la base de datos CLIENTES el campo TELFONO.


Pulsamos sobre la ficha Almacenamiento.

En el apartado Repetido, activamos la casilla de verificacin Campo repetido con un mx. de y especificamos, por ejemplo, 3 repeticiones.


3.13 VALIDACIN DE LOS DATOS EN LOS CAMPOS

Validar un campo no es otra cosa que asegurarse previamente de que el usuario de la base de datos no va a introducir en l datos distintos a los que deseamos o, ms estrictamente, datos en el modo en el que queremos que aparezcan en ella. La validacin de los datos de los campos aumenta el control de la base de datos que contiene, lo que siempre profundiza en una mejor calidad en la gestin de nuestras bases de datos. Las opciones de validacin estn todas contenidas en la ficha Validacin de la ventana de Opciones, que se muestra en la siguiente imagen:

Las tres primeras opciones de validacin y quizs las ms tiles desde un punto de vista de organizacin de los datos, son las que impiden que el campo se deje vaco, que los datos que se contengan estn repetidos en el mismo campo de otro registro o que no coincidan con ninguno ya existente. Estas son las opciones No vaco, nico y Existente. La siguiente opcin de Validacin es Miembro de una lista de valores, donde podemos definir por defecto valores mltiples para un solo campo. Otros tipos de validacin son:

Si deseamos que el campo contenga slo nmeros podemos seleccionar la opcin Slo numrico en Tipo de datos.


Si queremos que al introducir una fecha se utilicen siempre aos de cuatro cifras, seleccionamos la opcin Ao de cuatro dgitos:

Si al introducir una hora queremos que sta se refiera a una hora del da, es decir, entre las 00:00 y las 23:59, seleccionamos la opcin Hora del da:

Finalmente, existen dos modos ms de validar:

Obligar al usuario a que el dato que introduce est comprendido en un determinado rango, para lo que introduciremos la opcin En el rango:

Obligar a que el contenido de un campo coincida con el resultado de un determinado clculo, realizando lo que se conoce como Validacin por clculo.

Obligar a que la longitud mxima de un campos sea un nmero concreto de caracteres:

Si elegimos la opcin de validacin Estricto, no permitir que el usuario pueda anular las validaciones:

Si en algn momento no cumplimos alguna de estas validaciones, podemos definir o personalizar un mensaje de alerta. Para ello, seleccionamos la opcin Mostrar mensaje personalizado si falla la validacin donde podemos introducir hasta 256 caracteres de texto que resulten expresivos para que el usuario que est cometiendo el error lo pueda corregir sabiendo qu norma de validacin no puede saltarse si no se cumple:


Por ejemplo, sobre el campo TELFONO, personalizamos el siguiente mensaje de validacin:

Si cuando editamos nuevos registros no cumplimos con esta regla de validacin, nos aparecer un mensaje como este:

3.14 INDEXADO DE CAMPOS

Indexar los campos de una base de datos viene a ser como obligar a FileMaker Pro a llevar una lista por cada uno de los campos donde mantenga permanentemente ordenados todos y cada uno de los registros que contenga. La ventaja ms inmediata es la agilidad cuando buscamos informacin. Para indexar un campo utilizamos la opcin que est incluida en la ficha Almacenamiento de las opciones de la ventana Definicin de campos.

En el almacenamiento de los campo s de clculo ocurre algo parecido, slo que en ese caso indexacin y almacenamiento estn ligeramente unidos. Por defecto el programa actualiza los resultados de los campos de clculo en tiempo real, manteniendo siempre as operaciones correctamente realizadas en atencin a los campos de datos implicados en los clculos. Si se almacena el resultado del campo de clculo es posible indexarlo, manteniendo entonces un catlogo permanentemente actualizado de los resultados. Si no se almacena el campo de clculo no ser posible indexarlo, puesto que carece de sentido.


Ejercicio 1: CREAR BASES DE DATOS

INSTRUCCIONES:

Creamos el primer archivo a partir de la opcin Crear un nuevo archivo vaco, y realizamos los pasos que se solicitan a continuacin:

Guardamos el archivo con el nombre PACIENTES.fp5 en la ubicacin que nos indique nuestro tutor/a.

Los campos que definen la estructura de este archivo son los siguientes:

NOMBRE DE CAMPO TIPO DE DATO

DNI TEXTO

N PACIENTE TEXTO

NOMBRE TEXTO

PRIMER APELLIDO TEXTO

SEGUNDO APELLIDO TEXTO

DOMICILIO TEXTO

CDIGO POSTAL TEXTO

CIUDAD TEXTO

TELFONO TEXTO

FECHA DE ALTA FECHA

FECHA DE BAJA FECHA

CUOTA MENSUAL NUMRICO

Realizamos el segundo archivo a partir de la opcin Crear un nuevo archivo vaco, y definimos los siguientes apartados:

Guardamos el archivo con el nombre VISITAS.fp5, en la ubicacin que nos indique nuestro tutor/a.

Los campos que definen la estructura de este archivo son los siguientes:

NOMBRE DE CAMPO TIPO DE DATO

DNI TEXTO

FECHA VISITA FECHA

DIAGNSTICO TEXTO

TRATAMIENTO TEXTO

MDICO TEXTO

ESPECIALIDAD TEXTO

CUOTA VISITA TEXTO


Ejercicio 2: DEFINIR OPCIONES DE LOS CAMPOS

INSTRUCCIONES:

Activamos diferentes opciones para los campos de los archivos PACIENTES.fp5 y VISITAS.fp5 creados en el ejercicio anterior

Una vez creada la estructura de cada archivo, activamos las opciones de campo que se resumen a continuacin:

Para el archivo PACIENTES.fp5:

NOMBRE DEL CAMPO OPCIONES DE CAMPO ( pulsamos las fichas que sean necesarias: Autointroduccin, Validacin y Almacenamiento)

DNI Almacenamiento: Indexar Activo. Validacin: No vaco, nico, Nmero mximo de caracteres 5

N PACIENTE Autointroduccin: Nmero secuencial que se inicia en 100 e incrementa en 1. Validacin: No vaco, nico Almacenamiento: Indexar Activo

NOMBRE Validacin: No vaco, Nmero mximo de caracteres 10 PRIMER APELLIDO Validacin: Nmero mximo de caracteres 10

Almacenamiento: Indexar Activo SEGUNDO APELLIDO Validacin: Nmero mximo de caracteres 10

Almacenamiento: Indexar Activo DOMICILIO Validacin: Nmero mximo de caracteres 25 CDIGO POSTAL Validacin: Nmero mximo de caracteres 5 CIUDAD Autointroduccin: Datos: MADRID

Validacin: Nmero mximo de caracteres 25 TELFONO Validacin: Nmero mximo de caracteres 9

Almacenamiento: Campo repetido con un mximo de 3 repeticiones.

FECHA DE ALTA Validacin: No vaco FECHA DE BAJA Validacin: No vaco CUOTA MENSUAL Validacin: Tipo de datos: Slo numrico, No vaco

Para el archivo VISITAS.fp5:

NOMBRE DEL CAMPO OPCIONES DE CAMPO ( pulsamos las fichas que sean necesarias: Autointroduccin, Validacin y Almacenamiento)

DNI Validacin: No vaco, nico, Nmero mximo de caracteres 5 FECHA DE VISITA Validacin: No vaco

Almacenamiento: Indexar Activo DIAGNSTICO Validacin: No vaco. Nmero mximo de caracteres 50 TRATAMIENTO Validacin: No vaco. Nmero mximo de caracteres 25 MDICO Validacin: No vaco. Nmero mximo de caracteres 25 ESPECIALIDAD Validacin: No vaco. Nmero mximo de caracteres 5 IMPORTE VISITA No definir opciones para este campo.


CAPTULO 4: INTRODUCCIN DE DATOS EN LA BASE DE DATOS

4.1 INTRODUCCIN

Para crear el primer registros sigue los pasos que se describen a continuacin:

Si no podemos ver las casillas de los campos, pulsamos la tecla del tabulador para empezar la introduccin de datos.

Escribimos CT01 en el campo N DE CLIENTE.

Pulsamos la tecla del tabulador para desplazarnos al siguiente campo.

Escribimos BELTRN E HIJOS en el campo NOMBRE.


Escribimos LAS FUENTES, 78 en el campo DIRECCIN.


Escribimos MADRID en el campo POBLACIN.

Pulsamos la tecla tabulador para desplazarnos al siguiente campo.

Y as sucesivamente hasta que completemos el primer registro, campo a campo.

Para crear otro registro seguiremos estos pasos:

Elegimos el men Registros, la opcin Nuevo registro.

Introducimos los nuevos datos. La base de datos contiene dos registros.

Hacemos clic en el icono del libro para ver cada uno de ellos.

4.2 MODIFICACIN DE DATOS DE UN REGISTRO

Supongamos que el nmero de telfono en la ficha del cliente es diferente al que hemos reflejado. Podemos corregir esta entrada fcilmente.

Pulsamos sobre el campo concreto ( en este caso, TELFONO ) que deseamos modificar.

Escribimos el nuevo nmero de telfono.

Hacemos clic en un rea vaca fuera de un campo para guardar el cambio.

Ahora el segundo registro tendr el siguiente aspecto:


4.3 IMPORTAR DATOS DE UN ARCHIVO A OTRO

Para agilizar el seguimiento de un ejemplo ms completo, realizaremos un paso sencillo, que consiste en incluir los datos de una base de datos con registros a nuestra base, para que nuestro ejemplo sea ms completo.

Los pasos que debemos realizar son los siguientes:

Abrimos nuestra base de datos CLIENTES.

Pulsamos sobre el men Archivo, la opcin Importar registros:

Debemos especificar la ubicacin y el nombre del archivo que contiene los datos que vamos a importar. Para nuestro ejemplo, seleccionamos el archivo CLIENTES con datos, siguiendo las indicaciones de nuestro profesor/a.

Pulsamos sobre el botn Abrir.

A continuacin, la aplicacin nos presenta el siguiente cuadro de dilogo, donde debemos establecer la equivalencia en la Asignacin de los campos a Importar. Para que el ejemplo sea fcil proporcionamos un ejemplo con una Asignacin de campos a Importar exacta a nuestro modelo:


Pulsamos sobre el botn Importar.

Rpidamente se ejecuta la importacin y los registros del archivo CLIENTES con datos pasan a formar parte de nuestro archivo de ejemplo CLIENTES.


Ejercicio 3: INTRODUCIR REGISTROS

INSTRUCCIONES:

Introducimos los siguientes registros en nuestras bases de datos:

Introducir los siguientes datos en el archivo PACIENTES.fp5. ( Recuerda que no es necesario introducir datos en el campo N PACIENTE por la opcin de autointroduccin definida en el ejercicio anterior). Debemos tener en cuenta que ninguno de estos pacientes tiene datos en el campo FECHA DE BAJA:

DNI NOMBRE PRIMER APELLIDO

SEGUNDO APELLIDO DOMICILIO CP CIUDAD TELF

CUOTA MENSUAL

FECHA

DE

ALTA

39728543F DANIEL MARTIN LUJN CCERES, 123 28045 MADRID 914205512 55,00 15/05/1970

31925543D MARTA SNCHEZ JIMNEZ VALDERRIBAS, 10 28009 MADRID 914215566 60,00 16/02/1985

25578888G RAQUEL ROJAS HERNNDEZ MURCIA, 12 28045 MADRID 914235878 65,00 28/04/1974

51896645J MIGUEL TRENZANO MARTIN TARRAGONA, 18 28045 MADRID 914553393 38,00 03/02/1975

11252225H ANTONIO MARTNEZ GIMENO CASTELLANA, 108 28039 MADRID 626362514 44,00 05/05/1962

Introducir los siguientes datos en el archivo VISITAS.fp5. Con este ejemplo registramos una visita para cada uno de los pacientes introducidos en la base de datos PACIENTES.fp5:

DNI FECHA VISITA

DIAGNSITICO TRATAMIENTO MDICO ESPECIALIDAD IMPORTE VISITA

39728543F 10/02/2003 GRIPE ANTIGRIPALES ROSA PREZ FAMILIA 10

39728543F 15/07/2003 ERUPCIN CUTNEA PRUEBAS ALERGIA ROSA PREZ FAMILA 10

31925543D 15/05/2003 CONJUNTIVITIS ALRGICA COLIRIOS JUAN ROJAS OFTALMOLOGA 12

25578888G 15/06/2003 REVISIN ANUAL MARCOS DAZ GINECOLOGA 12

25578888G 22/09/2003 EMBARAZO MARCOS DAZ GINECOLOGA 12


Ejercicio 4: IMPORTAR REGISTROS DE OTRA BASE DE DATOS

INSTRUCCIONES: Este ejercicio consiste en importar los registros de la base de datos PACIENTES CON DATOS.fp5 para incluir sus registros en nuestro archivo PACIENTES.fp5.

Debemos realizar los pasos necesarios para Asignar qu campos de un archivo a otro son equivalentes para finalmente Importar los registros de una base de datos a la otra.

Cuando definamos la Asignacin de campos entre PACIENTES.fp5 y PACIENTES CON DATOS.fp5 nos aparecer un cuadro de dilogo similar al que se muestra a continuacin, donde concretamos las correspondencias entre cada campo y si alguno de ellos queda sin asignar:

Hacemos los mismos pasos para importar los registros de la base de datos VISITAS CON DATOS.fp5 al archivo VISITAS.fp5 creado anteriormente. En este caso, debemos concretar las correspondencias entre cada campo y si alguno de ellos queda sin asignar.


CAPTULO 5: DEFINICIN Y USO DE LAS LISTAS DE VALORES

5.1 QU ES UNA LISTA DE VALORES

En un campo es posible introducir datos que son iguales para todos los registros, a elegir entre varias opciones. Su utilidad reside principalmente en la comodidad para la introduccin de datos, pero tambin en la consistencia de la base de datos. Las listas nos proporcionan una forma sencilla de agrupar la informacin y de mostrarla al usuario, puestos que estas listas se pueden mostrar como un men, en una lista desplegable, en cuadros de comprobacin o botones de radio.

5.2 CMO CREAR LISTAS DE VALORES Y SUS CONTENIDOS

Existen varias formas de definir listas de valores:

A partir del men Archivo, la opcin Definir listas de valores.

Utilizando la opcin Miembro de una lista de valores en la ficha Validacin de la ventana de opciones de Definicin de campos:

Realizando la lista a partir de la opcin Definir listas de valores que se encuentra en el cuadro Formato de campo, del men Formato en el Modo Presentacin:

Las listas de valores no son exclusivas de un campo, sino que pueden ser utilizadas por varios campos de la misma base de datos. Incluso podemos tomar una lista de valores que provenga de otra base de datos.


Por ejemplo, vamos a crear una lista de valores a partir del men Archivo, la opcin Definir listas de valores. Los pasos que debemos seguir se describen a continuacin:

Cuando pulsemos dicha opcin, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Pulsamos sobre el botn Nueva.

Escribimos como nombre de la nueva lista POBLACIONES. Elegimos la opcin Usar valores del campo y en el siguiente cuadro de dilogo elegimos el campo POBLACIN:


Pulsamos el botn OK.

En esta pantalla debemos pulsar sobre el botn Hecho.

El siguiente paso es asociar esta lista de valores con el campo POBLACIN creado ya en la ventana Definir campos. Para ello, realizamos los siguientes pasos:

Pulsamos sobre el men Archivo, la opcin Definir campos.

Seleccionamos el campo POBLACIN.


Pulsamos sobre la ficha Validacin y en el apartado Miembros de lista de valores abrimos el men desplegable y elegidos la lista ya creada que tiene el nombre POBLACIONES:

En la ventana Definicin de campos, podremos observar los cambios producidos en este campo, resumidos a su derecha.

A continuacin pulsamos sobre el botn Hecho.


La opcin que hemos elegido para completar el ejemplo es una de tres posibles opciones a elegir en el momento de editar la lista de valores. Analizamos seguidamente estas tres posibilidades:

Valores estticos: Seleccionando la opcin Usar valores personalizados e introduciendo, como hemos hecho en el ejemplo, los diferentes valores de la lista. sta es la opcin ms habitual.

Valores dinmicos: Se entiende por valores dinmicos aquellos que cambian a medida que vamos introduciendo los datos de la base de datos o en otras con las que puede guardar relacin.

Valores definidos en listas de valores contenidas en otros archivos: Esta posibilidad permite que el usuario utilice listas de valores creadas en otras bases de datos y las incorporemos al archivo como si fueran propias. Es necesario para esta opcin hacer clic en la opcin Especificar para que se muestre la siguiente ventana:

A continuacin pulsamos sobre el botn Especificar y nos aparecer el siguiente cuadro de dilogo:


Pulsamos sobre el botn Especificar archivo y debemos localizar el archivo que contiene la lista de valores que vamos a utilizar. Una vez seleccionado el archivo que nos va a proporcionar la lista, la seleccionamos del men desplegable Lista de valores y pulsamos OK.

5.3 OTRAS OPCIONES DE PRESENTACIN PARA LAS LISTAS DE VALORES

Existen otras opciones en el uso de las listas de valores para los campos en las presentaciones:

La posibilidad de mostrar la lista de valores de otras formas: como Lista de valores, Botones de radio, Cuadros de verificacin y Men desplegable.

Permitir la creacin de valores nuevos: mediante la opcin Incluir Otro para permitir otros valores diferentes a los que estn en la lista.

La opcin Incluir Editar para permitir la edicin de la lista. Con esta opcin dejamos que el usuario acceda a la edicin de la lista para introducir valores nuevos que sean accesibles desde todos los registros.


Ejercicio 5: DEFINIR LISTA DE VALORES

INSTRUCCIONES:

A partir del archivo PACIENTES.fp creamos dos listas de valores diferentes:

Creamos una lista para el campo CIUDAD utilizando los valores que ya contiene. El nombre con el que guardamos la lista de valores es CIUDAD.

Hacemos los pasos que correspondan para asociar esta lista personalizada con el campo que lleva su nombre.

Definimos otra lista con valores personalizados nuevos, dnde concretamos el sexo al que pertenece cada paciente. Como valores escribimos: MASCULINO y FEMENINO. Esta lista nueva la guardamos con el nombre SEXO.

Posteriormente creamos un campo nuevo en la estructura del archivo PACIENTES.fp5 con el nombre SEXO y con el tipo de datos TEXTO.

Realizamos los pasos necesarios para asociar este campo nuevo con la lista de valores que hemos personalizado anteriormente con el mismo nombre.


CAPTULO 6: CAMPOS CONTENEDORES

6.1 INTRODUCCIN

El campo contenedor est destinado a almacenar grficos, sonidos, pelculas, archivos multimedia u objetos OLE. Las opciones para este tipo de campo son ms reducidas (el campo podr no estar vaco, pero no podremos pretender que sea nico, ni existente, ni que pertenezca a una lista de valores).

6.2 GRFICOS Y FORMATO MULTIMEDIA

Para insertar un grfico en un campo contenedor debemos arrastrarlo sobre l desde donde se encuentre o bien seleccionar el campo y luego utilizar las opciones de pegado. La mejor opcin para realizar esta tarea es utilizar el men Insertar, la opcin Imagen, seleccionando el archivo en el que se encuentra:

FileMaker Pro soporta los siguientes formatos de grficos para los campos contenedores:

Bit map. (.bmp).

GIF (incluidos transparentes y animados)

PCX

Grficos de Lotus

Grficos de Autocad


PICT

PostScript EPS.

PSD ( Archivos Photoshop) y los que le son compatibles.

6.3 SONIDOS

A parte del sonido de archivos multimedia, es posible introducir aportes sonoros propios creados por el usuario o introducidos en FileMaker Pro. Se introducen a partir del men Insertar, la opcin Sonido. Con una tarjeta de sonido instalada y configurada con micrfono, podemos grabar en un contenedor sonido propio. Basta con que demos la orden de la insercin para que FileMaker Pro nos muestre el cuadro de control.

6.4 PELCULAS Y VDEO QUICKTIME VR

Se pueden incluir en contenedores los formatos de archivo pelculas y vdeo QuickTime Vr, a partir del men Insertar, la opcin QuickTime. Con esta opcin podremos observar una pelcula QuickTime insertada en un campo contenedor en plena reproduccin. Si esta opcin aparece inactiva, es necesario que instalemos un componente QuickTime, que fcilmente podemos descargarnos de Internet, de forma gratuita.


Ejercicio 6: CREAR UN CAMPO CONTENEDOR

INSTRUCCIONES:

Creamos un campo nuevo con el tipo de datos CONTENEDOR con el nombre ENSAYOS CLNICOS REALIZADOS.

Nos situamos en el registro del paciente Daniel Martin Lujn y pulsamos sobre el campo contenedor ENSAYOS CLNICOS REALIZADOS .

Insertamos una hoja de Microsoft Excel, como objeto en este registro.

La hoja de Microsoft Excel que debemos insertar se llama ANLISIS.XLS, que encontramos en la ubicacin que nos indique nuestro tutor/a.

El registro muestra el siguiente aspecto:

En ejercicios posteriores podremos aprender a modificar el aspecto grfico del campo contenedor para que el objeto o la imagen incluida en l se puedan visualizar de una forma ms amplia y ptima.


CAPTULO 7: BSQUEDA Y CLASIFICACIN DE REGISTROS

7.1 INTRODUCCIN

Una base de datos es un conjunto de registros. A veces trabajaremos con todos los registros de la base de datos (para remitir por correo un catlogo anual a cada registro de cliente de la base de datos, por ejemplo). Sin embargo, a menudo trabajaremos con un subconjunto de la base de datos; personas de una determinada ciudad, por ejemplo, o registros encuadrados en un margen concreto de fechas. En FileMaker Pro, este proceso de bsqueda de registros que coincidan con un criterio concreto se llama buscar registros. Una vez que hemos encontrado los registros con los que deseamos trabajar, podremos cambiar el orden. Podemos ordenar los registros en orden ascendente o descendente. En este captulo aprenderemos a:

Buscar registros que coincidan con un criterio en un nico campo y en varios campos

Buscar registros que coincidan con un margen de fechas

Reducir las bsquedas omitiendo registros

Ordenar registros en orden ascendente y descendente Se pueden buscar:

Textos, smbolos, nmeros, fechas u horas.

Coincidencias exactas.

Rangos de informacin.


Fechas u horas no vlidas.

Datos de campos relacionados

Registros que cumplan mltiples criterios

Campos vacos o no vacos.

Valores duplicados.

Todos los registros excepto los que cumplan los criterios especificados.

Para buscar registros se utiliza el modo Buscar. Los criterios ( el valor o valores a buscar ) se escriben en campos de peticiones de bsqueda, que son parecidos a registros vacos. Al realizar la bsqueda, FileMaker Pro busca en todos los registros, comparando los criterios con los datos del archivo. Los registros cuyos datos coinciden con los criterios se aaden al conjunto encontrado, que es el subconjunto de registros visualizados. Es posible trabajar slo con los registros del conjunto encontrado. Los datos de estos registros se pueden ver, editar, calcular sumarios, ordenar, imprimir, eliminar, exportar y reemplazar.

7.2 BSQUEDA DE REGISTROS

Despus de definir la peticin de bsqueda:

Hacemos clic en Buscar, en el rea de estado o escogemos el men Peticiones, la opcin Ejecutar bsqueda. Para cancelar la bsqueda antes de su conclusin y dejar inalterado el anterior conjunto encontrado, pulse Esc.

Despus de realizar una bsqueda, los criterios se pueden cambiar o afinar.

Para visualizar de nuevo todos los registros:

En el Modo Visualizar escogemos el men Registros, la opcin Mostrar todos los registros.

En modo Buscar, escogemos el men Peticiones, la opcin Mostrar todos los registros:

No es necesario que escojamos la opcin Mostrar todos los registros para realizar sucesivas bsquedas: FileMaker Pro busca siempre en toda la base de datos. Caractersticas de las bsquedas a tener en cuenta:

En los campos contenedor, sumario o globales no se pueden introducir criterios. Para buscar datos en campos contenedor, cree un campo de texto o numrico que describa o identifique su contenido. A continuacin, busque el valor en el campo de texto o numrico.

Las bsquedas en campos no indexados son ms lentas que en los indexados. Si el valor de un campo est indexado, se puede utilizar el ndice para introducir valores en las peticiones de bsqueda.


7.3 BUSCAR TEXTO Y OTROS CARACTERES

Consiste en buscar texto en campos de texto o en campos de clculo que devuelven un resultado de texto. Excepto cuando se indica, al realizar bsquedas de texto el campo puede contener, adems de los especificados, otros valores y en cualquier orden.

Para buscar Escriba en el campo lo siguiente Ejemplo

Palabras que empiecen por caracteres determinados

Los caracteres Pedro Pascual busca Pedro Pascual, Pascual Pedro.

Una frase o secuencia de caracteres

El texto, incluidos espacios y puntuacin, entre comillas (*)

, S.A. buscar todas las empresas con , S.A. en el nombre, pero no las que no lleven la coma.

Palabra con uno o ms caracteres desconocidos o variables

Un carcter comodn (@ ) por cada carcter desconocido.

C@sa busca Casa y cosa.

Palabras con cero o ms caracteres de texto desconocidos o variables en una fila

* para todos los caracteres desconocidos.

M*z busca Martnez, Menndez etc

Smbolos u otros caracteres no alfanumricos, como puntuacin o espacios

Los caracteres, incluidos espacios puntuacin, entre comillas ()

@ busca cualquier direccin de correo electrnico.

Palabras con letras de otros idiomas

El texto, incluidos espacios y puntuacin, entre comillas ()

Prez busca Prez pero no Perez.

Partes de frases ( una secuencia de palabras o caracteres )

Los caracteres, puntuacin y espacios, entre comillas (). Utilice * para buscar este texto dentro de una cadena de texto mayor.

*ez y Len busca Hernndez y Len y Gonzlez y Len.

NOTA : Las bsquedas con comillas () se denominan bsquedas de texto literal. Estas bsquedas son ms lentas que las de texto no literal.

7.4 BUSCAR COINCIDENCIAS EXACTAS EN CAMPOS DE TEXTO

Para buscar coincidencias exactas:

Para buscar valores que sean

Utilizamos Ejemplo

Exactamente los especificados en el orden especificado

== ( dos signos de igualdad ) == Pedro busca Pedro pero no Pedro Prez ni Prez, Pedro.


Las palabras completas especificadas =

= Camisa busca Camisa, camisa de lunares, camisa roja pero no Camisas.

7.5 BUSCAR NMEROS, FECHAS Y HORAS

Los nmeros, fechas y horas los debemos introducir en los tipos de campo correspondientes (o en los campos de clculo que devuelvan el tipo de campo correspondiente) para garantizar bsquedas correctas. Para evitar confusin utilizamos siempre un formato de fecha con cuatro dgitos para el ao.

Para buscar Escribimos esto en el campo

Ejemplo

Nmeros de campos numricos o de campos de clculo que generan resultados numricos

El nmero con formato utilizado al crear el archivo .50 busca .5, .50, y .50

Nmeros booleanos de campos numricos o de campos de clculo que generan resultados booleanos

True, Yes, Y, y, T, t o 1 para buscar valores verdaderos.

False, No, N, n, F, f, o 0 para buscar valores falsos.

T busca True

Fechas en campos de fecha o en campos de clculo que generan resultados de fecha

La fecha como dgitos, separada por caracteres no numricos y con el formato utilizado al crear el archivo ( al menos que est seleccionada la opcin Usar formato del sistema )

7/7/1975 busca 7/7/1975, 7 de julio de 1975 y 7-7-1975.

La fecha de hoy en campos de fecha o en campos de clculo que generan resultados de fecha

// // busca 4 de abril de 2000 ( si la fecha actual es 4 de abril de 2000)

Horas en campos de horas o en campos de clculo que generan resultados en horas

La hora como dgitos separados por dos puntos (:) y con el formato utilizado al crear el archivo ( a menos que est seleccionada Usar formato del sistema

7.6 BUSCAR RANGOS DE INFORMACIN Para buscar rangos de informacin debemos tener en cuenta los siguientes pasos:

Para buscar valores que sean Operador

Menores que el valor determinado <

Iguales o menores que el valor determinado


Mayores que el valor determinado >

Iguales o mayores que el valor determinado >=

Dentro de un rango determinado. Un rango es, en texto, desde el primer al ltimo carcter del alfabeto, en nmeros, de menor a mayor y, en fecha y hora, de anterior a posterior

.. o ...

7.7 BSQUEDA DE REGISTROS SEGN CRITERIOS EN UN NICO

En el Modo Buscar, creamos una peticin de bsqueda utilizando los campos de la presentacin que se visualiza. Escribimos el criterio que vamos a utilizar para la bsqueda en los campos incluidos en dicha peticin. Como ejemplo, buscamos en nuestro archivo aquellos registros de la POBLACIN sea MADRID.

La peticin devuelve registros que coinciden con el criterio. Nos mostrar el conjunto encontrado:

Hacemos clic en el icono del libro para visualizar cada uno de los veinticinco registros del conjunto encontrado.

Para afinar la bsqueda, introducimos criterios en tantos campos como sea necesario para especificar la peticin y hacemos clic en Buscar.


7.8 BSQUEDA DE REGISTROS SEGN CRITERIOS EN CAMPOS SEPARADOS Se pueden buscar registros que coincidan con distintos criterios. Este tipo de bsqueda se suele conocer como bsqueda AND. Para realizar una bsqueda de este tipo, escribimos cada criterio de bsqueda directamente en el campo apropiado en el Modo Buscar. Por ejemplo, buscar los registros que su DIRECCIN contenga el nmero 22 y su POBLACIN sea Madrid. Pasos a seguir:

A partir del Modo Buscar, describimos la peticin de bsqueda:

La peticin de bsqueda devuelve un conjunto de registros que coinciden con los dos criterios de bsqueda:

NOTA: No es necesario elegir Mostrar todos los registros antes de realizar una nueva bsqueda, ya que FileMaker Pro siempre busca registros en la base de datos completa.

7.9 BSQUEDA DE REGISTROS QUE COINCIDAN CON DISTINTOS CRITERIOS EN EL MISMO CAMPO

A veces es necesario que busquemos registros que coincidan con ms de un criterio en un nico campo. Este tipo de bsqueda se suele llamar bsqueda OR, ya que el conjunto encontrado consta de registros de cualquiera de los criterios de bsqueda. Para llevar a cabo una bsqueda OR en FileMaker Pro, ser necesario que utilicemos distintas peticiones de bsqueda. Por ejemplo queremos encontrar aquellos registros que sean de la poblacin MADRID o de BARCELONA y mostrarlos en el mismo conjunto de resultados.

Escribimos el primer criterio de bsqueda en el campo apropiado de la primera peticin de bsqueda. En el campo POBLACIN la palabra MADRID:


Creamos una segunda peticin de bsqueda e introducimos el segundo criterio en el mismo campo. A partir de la opcin del men Peticiones, Aadir peticin:

Cuando hacemos clic en el botn Buscar, FileMaker Pro recupera todos los registros que coinciden con cualquiera de los criterios introducidos:


7.10 BSQUEDA DE REGISTROS QUE COINCIDAN CON UN RANGO DE CRITERIOS EN EL MISMO CAMPO

A veces podemos buscar registros que coincidan con un rango de criterios dentro de un nico campo. Por ejemplo, es posible que desee buscar todos los registros que estn dentro del periodo de un mes, o localizar todos los cursos con fecha de inicio en un periodo de fechas o todas las facturas de ventas numeradas entre la nmero 500 y la 1000. Para llevar a cabo este tipo de bsqueda en FileMaker Pro, se utiliza un smbolo de rango especial en la peticin de bsqueda para especificar los lmites inferior y superior del criterio de bsqueda. Por ejemplo, vamos a buscar los CLIENTES que su POBLACIN est comprendida entre la A y la C. Pasos a seguir:

A partir del Modo Buscar, realizamos la primera peticin.

Debemos escribir el rango que comprende la ltima letra y la ltima separadas de tres puntos seguidos (). Para este ejemplo, escribimos: AC. Pulsamos sobre el botn Buscar y observamos el conjunto de registros resultantes:

7.11 REDUCCIN DE LA BSQUEDA

A veces es posible que necesitemos buscar registros que coincidan con ciertos criterios mientras que al mismo tiempo se excluyen otros, como buscar todos los registros que se aadieron en un ao concreto excepto aquellos que se aadieron en febrero etc. Puede llevar a cabo estos tipos de bsqueda utilizando la combinacin de una peticin o ms si as fuera necesario y, a partir de esa opcin, omitir ciertos registros. La omisin de los registros en una bsqueda no los elimina de la base de datos. Pasos a seguir:

A partir de la base de datos de ejemplo, pulsamos sobre la opcin de la Vista Buscar.


Especificamos el criterio que queremos encontrar por ejemplo que el campo POBLACIN sea Madrid:

Antes de pulsar sobre el botn Buscar, debemos activar la casilla de verificacin Omitir, para omitir en el resultado de la bsqueda precisamente aquellos registros que cumplan con el criterio especificado.

Para consultar el conjunto de registros de respuesta, pulsamos sobre el botn Buscar.

7.12 ELIMINAR Y RESTABLECER PETICIONES Para eliminar una peticin, debemos restablecer la peticin a eliminar. Para ello, escogemos el men Peticiones, la opcin Eliminar peticin Para restaurar una peticin al estado que tena la ltima vez que se envi, escogemos el men Peticiones, la opcin Restablecer peticin.

7.13 BUSCAR CAMPOS VACOS O NO VACIS Al realizar bsquedas de registros duplicados, el conjunto encontrado de registros depende del mtodo utilizado:


Ejemplo Solucin

Para buscar los casos extra de los registros duplicados. Por ejemplo, existen dos registros por empleado y slo busca el segundo de cada cliente

Escoge el men Ayuda, la opcin Contenidos e ndice, hacemos clic en la pestaa ndice y escribimos Duplicar valores.

Buscar todos los registros que no sean nicos, examinarlos y decidir cuales utilizar o eliminar

Para ello, escogemos el men Vista, la opcin Modo Buscar y escriba ! en el campo

7.14 ORDENACIN DEL CONJUNTO ENCONTRADO

Una vez que haya encontrado un conjunto de registros con los que trabajar, podremos ordenar dichos registros.

Por ejemplo, podemos mostrar los registros en orden alfabtico u ordenarlos desde el ms reciente hasta el ms antiguo.

Sobre la base de datos CLIENTES.fp5, vamos a buscar los registros que sean de la poblacin MADRID. A partir de un conjunto de resultados obtenidos en el ejercicio, realizamos los siguientes pasos para ordenar estos registros alfabticamente de la A a la Z sobre el campo NOMBRE. Para ver mejor el resultado de la ordenacin, mostramos el resultado a partir de la opcin Ver Tabla:

CONJUNTO RESULTANTE SIN ORDENAR:

Para ordenar este conjunto de resultados, pulsamos sobre el men Registros, la opcin Ordenar.


Debemos hacer doble clic sobre el campo NOMBRE para que se desplace a la derecha del siguiente cuadro de dilogo para que se muestre como campo de ordenacin, como se muestra a continuacin:

Para efectuar la ordenacin, debemos pulsar sobre el botn Ordenar.

El resultado que obtenemos es el siguiente:

CONJUNTO RESULTANTE ORDENADO POR EL APELLIDO DE FORMA ASCENDENTE:


Ejercicio 7: REALIZAR BSQUEDAS CON UNA NICA PETICIN

INSTRUCCIONES:

Realizar las siguientes BSQUEDAS SENCILLAS , para hallar aquellos registros del archivo PACIENTES.fp5 que:

El campo PRIMER APELLIDO contenga el texto MARTIN.

El campo PRIMER APELLIDOS empiece por la letra A.

El campo PRIMER APELLIDOS acabe por la letra S.

El campo CIUDAD sea igual a FUENLABRADA y el campo SEGUNDO APELLIDO empiece por la letra M.

El campo CDIGO POSTAL tenga como penltimo nmero un 3.

El campo PRIMER APELLIDO contenga valores repetidos.

El campo TELFONO tenga como tercer nmero un 4.

El campo CDIGO POSTAL est vaco.

El campo CUOTA MENSUAL est comprendido entre 40 y 50 .

El campo CUOTA MENSUAL tenga un valor superior a 60.


Ejercicio 8: BSQUEDAS CON MS DE UNA PETICIN

INSTRUCCIONES:

Realizar las siguientes BSQUEDAS CON MS DE UNA PETICIN, para hallar aquellos registros del archivo PACIENTES.fp5 que:

El campo PRIMER APELLIDO empiece con B o con S.

El campo NOMBRE sea igual al texto ANTONIO o al texto JUAN que en ambos casos el campo CUOTA MENSUAL sea superior a 50.

El campo SEGUNDO APELLIDO acabe en EZ o en S, que el valor del campo CUOTA MENSUAL est comprendido entre 55 y 65 .


Ejercicio 9: OMITIR CONJUNTOS RESULTANTES

INSTRUCCIONES:

Buscamos aquellos registros del archivo PACIENTES.fp5 que:

No sean de la poblacin Fuenlabrada.

Que su N DE PACIENTE no est comprendido entre 1010 y 1015.

Que sus PRIMER y SEGUNDO APELLIDO no sea MARTIN.


Ejercicio 10: ORDENAR REGISTROS

INSTRUCCIONES: Ordenar la base de datos PACIENTES.fp5, primero por el campo CIUDAD de forma ascendente y despus por el campo PRIMER APELLIDO y en tercer lugar por el campo SEGUNDO APELLIDO. Los tres campos citados ordenan de forma ascendente

Realizar los mismos pasos para ordenar la base de datos VISITAS.fp5 por el campo FECHA VISITA de forma descendente.

Visualizar los registros de ambos registros como una Tabla, para observar mejor las ordenaciones propuestas.

Date post:	30-Oct-2015
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