Manual Auditoria de Gestion 2008 I-II

7/29/2019 Manual Auditoria de Gestion 2008 I-II

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FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONMICAS Y FI NANCIERAS

ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

MANUAL:

AUDITORA DE GESTIN

CICLO X

SEMESTRE ACADMICO 2008 I II

Material didctico para uso exclusivo de clase.

LIMA - PER


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UNIVERSIDAD DE SAN MARTIN DE PORRES

Rector(e)Ing. Ral E Bao Garca

VicerrectorIng. Ral E Bao Garca

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONMICASY FINANCIERAS

DecanoDr. Domingo Senz Yaya

Director de la Escuela Profesional de Contabilidad y FinanzasDr. J uan Amadeo Alva Gmez

Director del Departamento Acadmico de Contabilidad y FinanzasDr. Enrique Loo Ayne

Secretario de FacultadDr. Augusto H. Blanco Falcn

Directora de la Seccin PostgradoDra. Yolanda Salinas Guerrero

Director del Instituto de InvestigacinMo. Vctor Loret de Mola Cobarrubias

Director de la Oficina de Grados y TtulosDr. Sebastin Ferril Mrquez

J efa de la Oficina de Registros AcadmicosSra. Belinda Quicao Macedo

J efa de la Oficina de Bienestar UniversitarioLic. Maria Pizarro Dioses

J efe de la Oficina de AdministracinDr. Luis Flores Barros


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INTRODUCCIN

La Auditora de Gestin pasa a ser hoy por hoy un elemento vital para lagerencia, permitindole conocer a los ejecutivos qu tan bien resuelven losproblemas econmicos, sociales y ecolgicos que a este nivel se presentangenerando en la empresa un saludable dinamismo que la conduceexitosamente hacia las metas propuestas.

Esta auditora est muy relacionada con las caractersticas estructurales yfuncionales del objeto de estudio, por lo que su ejecucin requiere de una guaque se adapte a las condiciones existentes y que, sin limitar la independencia ycreatividad del auditor, le permita lograr una sistematicidad y orden que le hagaobtener los mejores resultados en el perodo ms breve posible.

La evaluacin integral es un nuevo enfoque dentro de la cultura administrativamoderna que consiste en implantar, utilizar y desarrollar mtodos y tcnicasque refleje en forma objetiva el nivel real de la administracin y la situacin dela empresa. Muchos trabajos, mtodos, tcnicas y procedimientos se puedenencontrar en libros y manuales para la realizacin del diagnstico de losproblemas y sus causas.

Es evidente caracterizar las barreras a que se enfrenta hoy esta actividad y

aplicar una gua para la Auditora de Gestin en actividades de las entidades.

Se parte de la hiptesis de que disear y aplicar una grua de auditora degestin en las entidades permitir:

Elevar integralmente el control de los recursos humanos, financieros,

materiales en un desarrollo sostenible.

Promover el avance hacia las metas de estos sectores vitales en el

desarrollo de la poblacin.

Propiciar que la alta gerencia dedique su tiempo a funciones que porsu naturaleza son indelegables.

Promover el desarrollo de las auditora de gestin en nuestra

sociedad.


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En toda empresa existen normas, procedimientos e instrucciones operativas otcnicas que determinan cmo se ha de proceder en determinadas ocasiones ocual debe ser el mtodo operativo para un proceso o para realizar una inspeccin.

El control de gestin, como herramienta de control, es el anlisis sistemtico de

los resultados obtenidos por las entidades del sector pblico, en la administraciny utilizacin de los recursos disponibles para el desarrollo de su objeto socialestablecido mediante el cumplimiento de objetivos y metas, la evaluacin de laeconoma y la eficiencia en la utilizacin de los mismos, la identificacin de losbeneficios de su accin; y el impacto macroeconmico derivado de susactividades. El grado de eficiencia viene dado por la relacin entre los bienesadquiridos o producidos o los servicios prestados, por un lado y los recursosutilizados, por otro. Una actuacin eficiente es aquella que con unos recursosdeterminados obtiene un resultado mximo que con unos recursos mnimosmantiene la calidad y cantidad de un servicio determinado. Existe eficacia cuandodeterminada actividad o servicio obtiene resultados esperadosindependientemente de los recursos utilizados para obtener dichos resultados. Laeficiencia en una organizacin se mide por el grado de cumplimiento de losobjetivos previstos; es decir, comparando los resultados reales obtenidos con losresultados previstos.

El control de gestin en las Empresas pblicas pretende establecer un controlintegral, a partir de la evaluacin de los estados de resultados de las actividadesadministrativas y operativas, su proyeccin hacia el futuro, y la evaluacin de susresultados histricos para detectar variaciones y tendencias, con el propsito dedeterminar la eficiencia y eficacia.

El concepto de gestin esta asociado al logro de resultados, por eso es que nodebe entenderse como un conjunto de actividades, sino de logros. El proceso degestin en las instituciones involucra tres aspectos fundamentales como son: ellogro de los objetivos, los procesos para alcanzar esos logros, y los recursosutilizados para obtener los productos.

El control de gestin se aplicar mediante el anlisis, estudio y evaluacin de lainformacin contable, financiera, legal, tcnica, administrativa, estadstica, propiosde los diferentes procesos desarrollados por la entidad en el cumplimiento de suobjetivo social; a travs de instrumentos de evaluacin como: indicadores degestin, cuadros analticos, anlisis de: la contratacin administrativa, recursohumano y financiero, relacin beneficio / costo, programas de auditora, entreotros.

Uno de los objetivos del control de gestin es evaluar si las entidades estncumpliendo con el objetivo social para el cual fueron creadas e identificar el valorque estas le aportan a la sociedad en trminos econmicos y sociales.


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PREMISAS BASICAS

Las premisas consideradas son las siguientes:

El trmino auditora es aplicable tanto a las auditoras contables como las

de gestin en los trminos que se definen y describen en este manual.Los funcionarios pblicos tienen la responsabilidad de asignar losrecursos con eficiencia, economa y eficacia a fin de lograr lospropsitos para los cuales se suministraron estos recursos. Estaresponsabilidad comprende a todos los recursos, ya sea confiados alos funcionarios pblicos por los propios electores o por otros nivelesde gobierno.

Los funcionarios pblicos son responsables ante el pblico y ante otrosniveles y ramas de gobierno por los recursos suministrados parafinanciar programas y servicios gubernamentales a su cargo. Enconsecuencia, estn obligados a presentar informes apropiados aquienes deben rendir cuentas de su gestin.

Los funcionarios pblicos son responsables de establecer y de mantenerun sistema eficaz de control interno para garantizar que se alcancenmetas y objetivos apropiados, que se salvaguarden los recursos, quese cumplan las leyes y los reglamentos aplicables y que se obtenga,conserve y revele razonablemente informacin confiable.

Los funcionarios pblicos son responsables de observar las leyes yreglamentos aplicables. Esta responsabilidad implica determinar lasdisposiciones legales que deban cumplir las entidades pblicas y susfuncionarios e implantar sistemas para facilitar el cumplimiento de esasdisposiciones.

La auditora contable es una parte importante del proceso de rendicin decuentas ya que permite emitir una opinin independiente respecto asilos estados financieros de una entidad presentan razonablemente losresultados de las operaciones financieras y si otra informacinfinanciera se presenta conforme a criterios establecidos o declaradosexpresamente. La auditora de gestin es tambin una parte importantedel proceso de rendicin de cuentas, puesto que conduce a unaopinin independiente acerca del grado en que los funcionariospblicos cumplen sus responsabilidades con lealtad, eficiencia yeficacia.

A menos que lo impidan restricciones legales o consideraciones ticas,las entidades auditadas o los organismos fiscalizadores debern ponerlos informes de auditora a disposicin del pblico y de los otros nivelesde gobierno que hayan suministrado los recursos.

Distintos niveles del gobierno comparten intereses comunes en muchosprogramas. En aqullos de asistencia financiera gubernamental, esfrecuente que los intereses de los distintos niveles de gobierno nopuedan aislarse porque los recursos empleados se han mancomunado.En consecuencia, las auditoras que se practiquen a programas deasistencia financiera en que intervengan intereses y fondos de varios


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niveles de gobierno debern planearse de tal modo que, en la medidade lo posible se satisfagan las necesidades que tenga cada nivel degobierno participante en relacin con el proceso de rendicin decuentas.

La cooperacin por parte del gobierno nacional, provincial y municipal en

la auditora de programas de inters comn minimizar la duplicacindel esfuerzo de auditora y beneficiar a todos los interesados, en unenfoque prctico en la auditora de operaciones intergubernamentales.

Los auditores podrn apoyarse en el trabajo de otros, hasta donde seafactible una vez que hayan comprobado que se efectu con laindependencia, capacidad y eficiencia necesarias mediante laaplicacin de pruebas apropiadas o otros mtodos aceptables.

DEFINICIN

A continuacin se presenta la definicin de Auditora de Gestin.

DEFINICIN

Es un examen objetivo, sistemtico y profesional, realizado con el fin obtener lasevidencias necesarias y de proporcionar una evaluacin independiente sobre eldesempeo (rendimiento) de una entidad, programa, proyecto o actividad,orientada evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos y metasinstitucionales, observando la normativa vigente y a mejorar la efectividad,eficiencia, economa en el uso de los recursos y el control gerencial, para facilitar,segn corresponda, a la toma de decisiones por quienes son responsables deadoptar acciones correctivas y mejorar su gestin ante el pblico.

La Auditora de Gestin se ocupar de estudiar si las personas responsables dela administracin de estas actividades tcnicas han tomado las medidasnecesarias para la implantacin de los controles administrativos, adecuados queaseguren que la calidad del trabajo llegue al standard establecido, que losprogramas se cumplan y que la labor se efecte en una forma econmica.

-----------------------------------------Auditora Operacional por Jim Wesberry

La Auditora Operacional es el examen y evaluacin de las actividades realizadasen una entidad para establecer y aumentar el grado de eficiencia, efectividad yeconoma de su planificacin, organizacin , direccin y control interno.---------------------------------------

Arthur W. Holmes y Wayne S. Overmyer en Auditora, Principios yProcedimientos 7ma. Edicin


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La Auditora Operacional o Administrativa significa la extensin de la auditora atodas las operaciones de un negocio y no se limita a las reas financieras ocontables.-----------------------------------------

Edward F. Norberk en Auditora AdministrativaLa Auditora DE GESTIN o Administrativa ha sido definida como una nuevadisciplina de control para evaluar la efectividad de los procedimientos operativos ylos controles internos.

La Asociacin de Contadores del Gobierno Federal de los Estados Unidos deNorteamrica

La Auditora DE GESTIN de rendimiento o administrativa, son conceptosrelativamente sinnimos los que:

(1) Describen los enfoques dinmicos de auditora y las tcnicas empleadaspara extender el alcance de una auditora ms all de los aspectostradicionales de control financiero y de custodia, para abarcar unadimensin e identificar las oportunidades de incrementar la eficiencia,reducir costos y mejorar la efectividad operacional o de programas.

(2) Proporcionar un mtodo efectivo de satisfacer la demanda cada vez mayor,por parte de legislaturas, consejos, etc., de informacin definitiva sobre eluso productivo de los recursos presupuestarios asignados, de conclusionesbasadas en criterios apropiados sobre la eficiencia de las operaciones delas diferentes reparticiones, y de la evaluacin por medio de las auditoriasde la efectividad de los programas y el cumplimiento de la legislacinvigente.

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Lennis M. Knighton en La Auditora Posterior de Rendimiento en elGobierno Estatal

Una auditora posterior de rendimiento es un examen independiente con el fin deproveer a la legislatura una evaluacin e informe sobre la marcha en que losadministradores de las entidades y dependencias del estado han descargado susresponsabilidades de administrar los programas del Estado de manera fiel,eficiente y efectiva.-----------------------------------------

William T. Greenwood en la Poltica del Neogico Un enfoque de la AuditoraGerencial


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Una auditora Gerencia es un enfoque tipo lista de verificacin del anlisis de lasfunciones gerenciales y de las operaciones y decisiones de la empresa.-----------------------------------------

D. Ley N 19039 Ley orgnica del Sistema Nacional de Control de la Repblica

del Per, promulgado el 16 de Noviembre de 1971.Examen y evaluacin realizados en una entidad, para establecer el grado deeficacia y eficacia de la implementacin de las normas que dictan los sistemasadministrativos de apoyo, as como su planificacin, organizacin, direccin ycontrol administrativo interno.-----------------------------------------

James P. Wesberry, en Auditora Operacional, instrumento de GerenciaDinmica

Auditora DE GESTIN l.- Es el Examen y evaluacin de las actividadesrealizadas en una entidad para establecer y aumentar el grado de eficiencia,efectividad y economa de su planificacin, organizacin, direccin y controlinterno.

AUDITORIA GUBERNAMENTAL

La Auditora Gubernamental es un examen general de documentos, registros,informes, sistemas de control, sistemas contables, procedimientos financieros yotras evidencias, para cumplir con determinados propsitos :

- Servir como un medio de control para evitar o descubrir la prdida defondos pblicos, ya sean estos por ineficiencia o fraude;

- Determinar la propiedad, legalidad y exactitud numrica de las

transacciones financieras de la entidad Gubernamental;

- Determinar que todas las transacciones financieras han sido debidamenteregistradas;

- Sugerir ciertas mejoras para una administracin efectiva, luego dedeterminar si son adecuados los registros, documentos, procedimientoscontables y controles internos;

- Determinar si la gestin de los funcionarios encargados de la administracinde los recursos financieros de una entidad gubernamental, son

correctos.

- Determinar si los estados financieros han sido formulados en base a lascuentas contables, presentando razonablemente la posicin y los resultados


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de las operaciones financieras de la entidad gubernamental, deconformidad con los principios de contabilidad gubernamental y aplicadossobre bases uniformes con los del ao anterior.

- Establecer las responsabilidades penales, civiles y administrativas.

Una vez aclarado el concepto de Auditora Gubernamental, podemos observar elamplio campo de accin que posee, lo mismo que la gran importancia otorgada alaspecto legal.

Otra definicin de Auditora Gubernamental es la siguiente:

Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones financierasy/o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecucin en las entidadessujetas al Sistema Nacional de Control, elaborando el correspondiente informe. Sedebe aplicar las tcnicas, mtodos y procedimientos establecidos por la profesindel Contador Pblico.

En tal sentido, comprueba si las operaciones administrativas y financieras se hanenmarcado dentro de las normas legales en vigencia en una correcta gestin yutilizacin de los recursos pblicos dentro de los objetivos y planes de la entidad.

Se debe dejar bien en claro, para evitar confusiones con otros trminos malaplicados (post auditora, pre auditora, auditora posterior, etc), que la auditora serealiza despus de llevar a cabo las transacciones examinadas, y la post auditoray otros no son mas que trminos redundantes, pudiendo encontrar otros trminoscomo "Auditora Limitada", "Auditora Especial", "Auditora de Balance", "Auditorade Ingresos", no vienen a ser sino un examen especial como por ejemplo un'Examen Especial de Ingresos, pudiendo basarse, por su puesto en tcnicas yprocedimientos de Auditora.

AUDITORIA DE GESTION ( NAGU)

Su objetivo es evaluar el grado de economa, eficiencia y eficacia en el manejo delos recursos pblicos, as como el desempeo de los servidores y funcionarios delEstado, respecto al cumplimiento de las metas programadas y el grado con que seestn logrando los resultados o beneficios previstos por la legislacin presupuestalo por la entidad que haya aprobado el programa o la inversin correspondiente.

La auditora de gestin puede tener, entre otros, los siguientes propsitos:

1. Determinar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos demanera econmica y eficiente.

2. Establecer las causas de ineficiencias o prcticas antieconmicas.

3. Evaluar si los objetivos de un programa son apropiados, suficientes o


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pertinentes y el grado en que produce los resultados deseados.

Generalmente, al trmino de una auditora de gestin el auditor no expresa unaopinin sobre el nivel integral de dicha gestin o el desempeo de losfuncionarios. Por tanto, estas normas no prevn que se exija al auditor una

opinin de esa naturaleza. Sin embargo, el auditor deber presentar en suinforme, hallazgos y conclusiones respecto a la magnitud y calidad de la gestin odesempeo, as como en relacin con los procesos, mtodos y controles internosespecficos, cuya eficiencia o eficacia considere susceptible de mejorarse. Siestima que existen posibilidades de mejora, el auditor deber recomendar lasmedidas correctivas apropiadas.

Auditora Gubernamental (CPC Juan Francisco Alvarez I.)

La Auditora de Gestin es el Examen objetivo y sistemtico de evidencias,realizado con el fin de proporcionar una evaluacin independiente sobre la gestinde una entidad, programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar laeficiencia y economa en el uso de los recursos pblicos, as como el cumplimientode las leyes y reglamentos.

Su informe final identifica situaciones que inciden en la gestin y promuevemejorar en la entidad a travs de sus recomendaciones.

Se define Auditora de Gestin como:

El examen que se realiza en una entidad para establecer el grado deeconoma, eficiencia y en la planificacin, control y uso de sus recursos ycomprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo deverificar la utilizacin ms racional de los recursos y mejorar las actividadesprimarias examinadas

Se est en presencia de una auditora que evala objetivos econmicos,sociales y ecolgicos y por tanto su diseo corresponde a una actividadespecfica, generalmente no puede ser utilizada en su totalidad en otra entidaddiferente.

Auditora de Gestin: Es el examen de planes, programas, proyectos yoperaciones de una organizacin o entidad pblica, a fin de medir e informarsobre el logro de los objetivos previstos, la utilizacin de los recursos pblicos

en forma econmica y eficiente, y la fidelidad con que los responsables cumplencon las normas jurdicas involucradas en cada caso.

OTRA DEFINICION


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La auditora de gestin es aquella que se se realiza para evaluar el grado deeficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organizacin y conlos que se han manejado los recursos.

La auditora de gestin tiene como objetivos primordiales:

* Evaluar los objetivos y planes organizacionales.

* Vigilar la existencia de polticas adecuadas y su cumplimiento.

* Comprobar la confiabilidad de la informacin y de los controles.

* Verificar la existencia de mtodos adecuados de operacin.

* Comprobar la correcta utilizacin de los recursos.

En este tipo de auditora, el desarrollo de un programa de trabajo depende de lascircunstancias de cada empresa auditada.

OTRA DEFINICINLa Auditora de gestin es el examen que se efecta a una entidad por unprofesional externo e independiente, con el propsito de evaluar la eficiencia de lagestin teniendo en cuenta los objetivos generales; su eficiencia comoorganizacin y su actuacin y posicionamiento desde el punto de vista competitivocon el propsito de emitir un informe sobre la situacin global de la misma y laactuacin de la direccin.

OTRA DEFINICINEl control de Gestin es el examen de la eficiencia, eficacia, economa y equidaden la administracin de los recursos pblicos por medio de informacin tantointerna como externa de tipo contable, comercial, estadstico y operativo. Estainformacin, al ser analizada, permite evaluar resultados histricos, detectardesviaciones, establecer tendencias y producir rendimientos. De otra parte, evalael cumplimiento de objetivos y metas establecidos por las Entidades del Sectorpblico.El resultado obtenido del Control de Gestin sirve de herramienta en la toma dedecisiones y su buen uso garantiza la efectividad en la consecucin de losrecursos, la eficiencia en su utilizacin y la Eficacia en su orientacin.

CONCEPTO DE GESTION

La gestin es un proceso de coordinacin de los recursos disponibles que selleva a cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas precisos.

La gestin comprende todas las actividades organizacionales que implican:

El establecimiento de metas y objetivos.


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El anlisis de los recursos disponibles.La apropiacin econmica de los mismos.La evaluacin de su cumplimiento y desempeo institucional.Una adecuada operacin que garantice el funcionamiento de la

organizacin.3

Los conceptos de Eficacia, Eficiencia y Economa estn indisolublementeasociados a la auditora de gestin.

EficaciaLogro de las metas u objetivos programados.Se entiende por eficacia el grado de cumplimiento de una meta, la que puedeestar expresada en trminos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Esfundamental por lo tanto que la organizacin cuente con una planificacindetallada, con sistemas de informacin e instrumentos que permitan conocer enforma confiable y oportuna la situacin en un momento determinado y losdesvos respecto a las metas proyectadas. Si esto no existe, difcilmente podrmedirse la eficacia.

EficienciaRendimiento efectivo sin desperdicio innecesario.Se refiere a la relacin entre los bienes o servicios producidos y los recursosutilizados para producirlos. Una operacin eficiente produce el mximo deproducto para una cantidad dada de insumos o requiere del mnimo deinsumos para una calidad y cantidad de producto determinada. El objetivoes incrementar la productividad.

EconomaOperacin al costo mnimo posibleEl concepto de economa evala silos resultados se estn obteniendo a loscostos alternativos ms balos posibles. Est referido a los trminos ycondiciones bajo los cuales los entes adquieren recursos humanos ymateriales. Una operacin econmica requiere que esos recursos seanobtenibles en la cantidad y calidad adecuada, de manera oportuna y al ms bajocosto.

Por lo tanto podemos decir que una auditora de cualquier naturaleza tiene lascaractersticas siguientes:1.- Es un examen incluyendo evaluaciones, estudios, revisiones, diagnsticose investigaciones necesarias.

2.- Es objetivo siendo una condicin que el auditor sea independiente de lasactividades y siempre manteniendo una independencia de actitud mental.

3.- Es sistemtica, planeado y efectuado.


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4.- Es profesional siendo dirigido por un auditor o Contador Pblico Colegiadoy con un cdigo de tica profesional.

5.- Cubre las operaciones financieras y/o administrativas de una entidad.

6.- Se efecta posteriormente al llevar a cabo sus operaciones, pero su valordisminuye en proporcin a cualquier demora entre la ejecucin de lasoperaciones y su examen posterior.

7.- Evala las operaciones examinadas comprobndolas con normas derendimiento, calidad y de cualquier otra norma aplicable.

8.- Verifica las operaciones determinando su veracidad, legalidad y propiedad.

9.- Concluye en un informe por escrito.

10.- El informe contiene comentarios u observaciones en forma narrativa,presentando los hallazgos mas significativos.

11.- El informe contiene recomendaciones constructivas para mejoras en lasoperaciones examinadas.

12.- El informe contiene las conclusiones del auditor con respecto a loinformado.

La Auditora de Gestin NO ES :

1.- La opinin del auditor sobre la marcha general de la entidad sin basetcnica.

ES la conclusin general del auditor sobre el accionar de la entidadcontrastando su rendimiento, efectividad. Eficiencia y Economa contra laspautas o normas establecidas para una slida gestin, para las operacionesespecficas y para el campo tcnico de actividad.

2.- Una revisin por un auditor de actividades fuera de su capacidad tcnica.

ES Una revisin por un auditor asesorado por profesionales de otrasdisciplinas cuando sea necesario.

3.- Un proceso de juicio sobre las decisiones diarias de los administradores yfuncionarios.

ES un proceso de evaluaciones que concluye con la formulacin de unaopinin sobre la eficiencia, eficacia y economa de las decisiones diarias.

4.- Una evaluacin aislada de acciones individuales.


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ES un examen y evaluacin global, en forma comprensiva de la eficiencia,efectividad y economa de la administracin integral de la entidad en el logrode las metas programadas.

5.- Un examen dirigido a censurar la administracin de las entidades.ES un examen dirigido a asesorar a la entidad que no han logrado elcumplimiento de las metas programadas determinando por que y comoaccionar para lograr el cumplimiento de dichas metas con eficiencia,efectividad y economa.

6.- Una fiscalizacin administrativa que busca encontrar nicamenteirregularidades.

ES un examen positivo que busca formular recomendaciones para posiblesmejoras en la eficiencia, efectividad y economa de la entidad.

DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORA FINANCIERA Y DE GESTIN

FINANCIERA GESTIN

ObjetoEstados Financieros y Presupuestarios Gestin de la Entidad

ObjetivoExpresar opinin sobre la Medir evaluar la eficiencia, economa,razonabilidad eficaciaDe los Estados Financieros y cumplimiento de metas y objetivos de la

entidad.Sugerir soluciones y proponer mejoras enlas operaciones y en los controlesGerenciales de la entidad.

EnfoqueFinanciero Gerencial, operativo de resultados, metas

y objetivos.

Oportunidad de la AuditoraExamen posterior Examen posterior y presente.

Marco normativo de referenciaPlan contable, NIC, NIA Marco normativo de los sistemas

administrativos.

Profesionales que intervienen


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Contadores Pblicos Multidisciplinario

Resultados de AuditoraDictamen sobre los Estados Financieros Informe conteniendo

sObservaciones, Conclusiones y

Recomendaciones.Base del ExamenPrincipios de Contabilidad Generalmente Principios de Contabilidad

GeneralmenteAceptados. Aceptados y cumplimiento de la normativa.

Propsito GeneralEvaluacin de la razonabilidad de los Evaluacin del desempeo, identificacin

deEstados Financieros. Las oportunidades de mejoras y desarrollo

deRecomendaciones promoviendo mejoras yacciones correctivas.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE GESTIONEn las Auditoras de Gestin anuales, que abarcan todas las reas crticas, sedefine como objetivos los siguientes:

1.- Recomendar mejoras significativas. Soluciones prcticas a problemas y/osugerencias para cambios dirigidos a aumentar la eficiencia, eficacia yeconoma en las operaciones.

2.- Determinar el grado de confiabilidad del sistema de control interno.

3.- Comprobar la observancia de las polticas, normas, procedimientos, etc.Prescritos al perseguir el logro de los objetivos y metas.

4.- Revisar la manera en que los servidores descargan sus responsabilidades.

5.- Averigua el logro de los objetivos y metas programadas o determinar lascausas de no lograrlos.

6.- Evaluar el rendimiento y/o productividad de las unidades y servidores.

7.- Determinar si los objetivos, metas, planes, polticas, estrategias, normas,organizacin, procedimientos son adecuados.

8.- Establecer el grado de utilidad de la informacin gerencial al proceso detoma de decisiones.


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9.- Revisar las medidas tomadas para salvaguardar y evitar el desperdicio de losrecursos.

10.- Identificar duplicaciones de esfuerzos y falta de coordinaciones.

11.- Eliminar unidades, funciones y tareas obsoletas o de poca o ningunaimportancia.

12.- Averiguar el uso ineficiente o anti econmico de equipos u otros recursos.

13.- Divulgar procedimientos ineficaces o de costos injustificables.

14.- Determinar exceso o deficiencia de personal necesario.

15.- Evaluar el flujo adecuado de los recursos financieros necesarios incluyendotanto la inversin de fondos ociosos y la disponibilidad de fondos en prstamoscuando sea necesario.

16.- Averiguar sobre la acumulacin de cantidades excesivas o innecesarias demateriales y suministros.

17.- Informar a la gerencia sobre todo hallazgo significativo.

Asimismo existen otros objetivos particulares como los siguientes:

Establecer el grado en que el ente y sus servidores han cumplidoadecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados.

Determinar si tales funciones se han ejecutado de manera econmica,eficiente y eficaz.

Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados.Determinar si se estn llevando a cabo, exclusivamente, aquellos

programas o actividades legalmente autorizados.Proporcionar una base para mejorar la asignacin de recursos y la

administracin de stos por parte del ente.Mejorar la calidad de la informacin sobre los resultados de la

administracin del ente que se encuentra a disposicin de losformuladores de polticas, legisladores y de la comunidad en general.

Alentar a la administracin de la entidad para que produzca procesostendientes a brindar informacin sobre la economa, eficiencia yeficacia, desarrollando metas y objetivos especficos y mensurables.

Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentariasaplicables a operaciones gubernamentales, como as tambin de losplanes, normas y procedimientos establecidos.

Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan yevalan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienesadquiridos.


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Auditar y emitir opinin sobre la memoria y los estados contablesfinancieros, como as tambin sobre el grado de cumplimiento de losplanes de accin y presupuesto de las empresas y sociedades delestado.

Producir un informe integral sobre la gestin efectuada por la

administracin, en trminos de eficiencia, eficacia, econo.00000000000000000000.ma y equidad, durante un perodo de tiempodeterminado.

Identificar plenamente el objetivo social de la Entidad con el fin deestablecer la orientacin y cumplimiento de la actividad, midiendo elgrado de cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para cadaentidad, en las cuales los resultados obtenidos se logren de maneraoportuna en trminos de cantidad y calidad. (Eficacia)

Establecer quienes fueron los receptores de la accin econmica, y cmofueron distribuidos los costos y beneficios de dicha accin entre losdistintos agentes Econmicos. (Equidad)

Verificar si la asignacin de los recursos (humanos, fsicos y financieros)fue la correcta para maximizar los resultados. (Economa)

Determinar si los costos incurridos por las Entidades encargadas de laproduccin de bienes y/o servicios fueron mnimos, al alcanzar susobjetivos en igualdad de condiciones tanto de calidad como de cantidad:es decir, el costo mnimo con el cual la Entidad produce un bien oservicio. (Eficiencia).

CARACTERSTICAS Se parte de un contexto general para determinar resultados especficos al

integrar los diferentes factores que intervienen en el proceso productivo ycuales repercuten en la Gestin de la Entidad.

Corrobora el cumplimiento de los planes y programa un perodo de tiempodeterminado.

Concentra el esfuerzo hacia la actividad productiva, contraste con la actividadespeculativa que no genera riqueza para la sociedad.

Identifica las potencialidades de la Empresa Pblica para generar riqueza,mide la contribucin Econmica y social de la Entidad al detectar los puntoscrticos de Gestin.

Se calculan ndices especficos de precios y cantidad con el fin de determinarla incidencia de las variaciones endgenas de la Gestin.

Diseo de indicadores y tableros de diagnsticos complementarios al indicadorprincipal: Rentabilidad pblica; para evaluar la Gestin desde una perspectivadel mediano y largo plazo.

Metodologa flexible y cambiante la cual permite ajustarse a los diferentescambios internos y externos.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES


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Verifica tendencias y desviaciones, as como las acciones correctivas, para queel administrador al tomar decisiones, tenga todos los elementos de juicio enforma objetiva, clara y oportuna.

La bsqueda permanente de una mayor eficacia y eficiencia en la ejecucin delcontrol fiscal.

Mide el grado de cumplimiento de objetivos y metas predeterminados paracada Entidad. Contribuye a que las entidades mejoren la eficiencia financiera y administrativa

en el manejo de los recursos pblicos. Corrobora a que las entidades cumplan con la misin para la cual fueron

constituidas. Vela para que la delegacin que hace el Estado de las funciones, se cumpla y

llegue a los beneficiarios del bien o servicio. Verifica que el mximo de productividad se logre con el mnimo de costo, al

hacer un uso adecuado de la capacidad.

CRITERIOSEn las Auditoras de Gestin, a diferencia de las Auditorias Contables, noexisten normas de aplicacin general, tales como las Normas de Auditoravigentes para la revisin de los estados contables. Se hace necesario enconsecuencia definir criterios de auditora de gestin, es decir normasrazonables que permitan comparar y evaluar condiciones existentes.

CONTROL INTERNO Y DE GESTIONConceptoEl sistema de control interno es un instrumento de gestin que comprende elplan de organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos adoptadosdentro de una entidad para salvaguardar su patrimonio, verificar la exactitud yveracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficienciaen las operaciones, estimular la observancia de las polticas prescritas ypropender al cumplimiento de las metas y objetivos programados.El concepto de control interno abarca todo el conjunto de mecanismos yprocedimientos establecidos por los organismos para asegurar la regularidad,la eficiencia y la eficacia de sus operaciones y actividades.

Objetivos

Proteger activos y salvaguardar los bienes del ente.Garantizar la razonabilidad y confiabilidad de la informacin contable y la

integridad de los sistemas de informacin.Asegurar el cumplimiento de la normativa aplicable.Promover la eficiencia operativa.Fomentar la adhesin a la poltica administrativa establecida.Garantizar el cumplimiento de metas y objetivos programados.6


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Herramientas de Control Interno

OrganigramasManuales de funcionesManuales o normas de procedimiento

Matriz de autorizacionesNORMAS PARA EL CONTROL DE GESTIN EN LAS ENTIDADES PBLICASLas normas para el control de gestin en las entidades pblicas estn basadas enlos principios que rigen y orientan los trabajos de auditoria, en los cuales seestablece un marco conceptual para el anlisis de los estados financieros,estadsticas, actividades econmicas y administrativas y la accin del gerente enun perodo determinado.

NORMASObjetivos.El control de gestin en las Empresas pblicas pretende establecer un controlintegral, a partir de la evaluacin de los estados de resultados de las actividadesadministrativas y operativas, su proyeccin hacia el futuro, y la evaluacin de susresultados histricos para detectar variaciones y tendencias, con el propsito dedeterminar la eficiencia y eficacia.

Campo de aplicacin.El control de gestin se efecta sobre los estados financieros, informacinpresupuestal y complementaria interna y externa, permitiendo un anlisis de logeneral a lo particular.

Normas personales. Las normas personales hacen referencia a las cualidadesque el auditor debe tener para realizar este tipo de trabajo, dentro de lascualidades que el carcter profesional del control de gestin lo exige.

Capacidad Profesional e Idoneidad. El personal asignado para realizar elcontrol de gestin debe tener capacidad y preparacin en reas afines, ascomo la ms alta formacin tica y moral que le permita realizar un anlisiseficiente.

ENTRENAMIENTO TCNICO. El entrenamiento tcnico permanenteimplica la adquisicin de habilidades y conocimientos necesarios para larealizacin del trabajo.

Independencia Mental. Los juicios emitidos deben basarse en resultadosobjetivos, determinados por los resultados del trabajo, independientes decualquier opinin personal que desve la realidad de la entidad.


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Cuidado y Diligencia Profesional. En el desarrollo del trabajo elprofesional debe tener una visin analtica y creativa, la cual le permitaefectuar un anlisis crtico en reas estratgicas y establecer lasherramientas necesarias para la toma de decisiones.

Normas relativas al trabajo. Estas normas hacen relacin al desarrollo deltrabajo con criterios de planeacin, anlisis de estados financieros, metas yprogramas, beneficiarios de su accin y anlisis de los costos mnimos.

Las normas relativas del trabajo son: Planeacin y supervisin Estudio y evaluacin del control de gestin

Normas relativas al informe.

Las fases de la Auditora de Gestin son las siguientes:

1.- Estudio preliminar.Tiene el propsito de obtener informacin general sobre la entidad oempresa, su marco legal, antecedentes, organizacin y operaciones.

2.- Revisin de los objetivos, polticas y normas,Busca lograr el entendimiento de la autoridad, responsabilidad,propsitos, mtodos de financiamiento y metodologa empleada por laempresa o entidad al efectuar sus operaciones.

3.- Revisin y evaluacin del control internoIdentifica las reas crticas de operaciones que merecen exmen mas

profundo.4.- Examen detallado de las reas crticasPermite el desarrollo de los hallazgos.

5.- Comunicacin de los resultadosPresenta por escrito los resultados de la Auditora.

PLANEAMIENTOEl planeamiento es una actividad eminentemente dinmica. Se planifica, seanalizan los desvos y se ajusta en todo el proceso de auditora.

En las etapas siguientes se establecen los procedimientos de unaplanificacin ms detallada que abarca desde el Estudio Preliminar hasta elEstudio Especfico.

Si se tratara de auditoras recurrentes, habr etapas de menor intensidad osimplemente de tareas de actualizacin de la informacin existente.


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Si el objetivo fuera analizar un rea especfica, los procedimientos deauditora debern concentrarse en la misma, en cuanto sean aplicables,eliminando los aspectos generales no aplicables.

Estudio Preliminar

El motivo de esta etapa es obtener un Conocimiento general del objeto de laorganizacin, de sus principales caractersticas y del medio externo en que sedesenvuelve, con el fin de reformular el Presupuesto de Auditora,originalmente elaborado por la supervisin. Para ello se debern desarrollarlos siguientes procedimientos.

Recopilacin de AntecedentesPara la recopilacin de antecedentes debern utilizarse las tcnicassiguientes:

Entrevista con la Mxima Autoridad del EnteEs la primera actividad que deber realizar el equipo de auditoria y est

dirigida a obtener informacin general sobre la organizacin y el contexto enque se desenvuelve. Para ello se preparar Gua de Puntos a tratar en laentrevista, sin olvidar incluir como importantes la modalidad de relacin conlas distintas jefaturas y la solicitud de colaboracin de todos los niveles de laorganizacin o ente.Terminada la reunin, se confeccionar papeles de trabajo, donde sevolcarn los aspectos relevantes de la misma. De ser factible, estedocumento de la entrevista deber ser consensuada y firmada por elentrevistado.

Otras Entrevistas

En esta etapa, se efectuarn entrevistas con:Niveles inmediatos inferiores al de la mxima autoridad (vicepresidente,

directores o similares).

Consulta de Documentacin e InformacinDeber consultarse, adems, toda la informacin, no incluida en los puntosanteriores, que se considere de inters para completar el conocimientopreliminar de la organizacin, tal como, actas del directorio, revistasespecializadas, informes de auditoria anteriores, legislacin vinculada, etc.

Ficha de la OrganizacinCon la informacin obtenida se formar el archivo permanente de la entidad.

Determinacin de Objetivos

Conceptos


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En esta fase, el coordinador de la auditoria deber contestarse, entre otras,las siguientes preguntas, en funcin del objetivo definido por AGN y lascaractersticas de la auditoria:

qu es posible satisfacer y cun factible es la realizacin de la

auditora?qu se va a buscar concretamente (OBJ ETIVOS Y ALCANCE)?qu recursos debe estar en condiciones de proporcionar el ente

auditado y en qu momento?cules son las fechas tentativas de iniciacin y terminacin del trabajo?

Bsicamente debe determinarse qu necesidades deben satisfacerse y cmoestos propsitos se harn operativos.

Los objetivos deben expresarse de manera que identifiquen aquelloselementos de hallazgos que deban desarrollarse en el informe (P.ej. el

objetivo puede ser slo definir el nivel de gestin alcanzado, o un paso msadelante, si ste fue satisfactorio, o cules fueron las causas de los desvos ysi finalmente se efectuarn recomendaciones).

Se deber considerar tambin el tiempo y recursos disponibles que seasignen, los cuales pueden definir qu actividades se tendrn en cuenta y conqu profundidad y detalle se las evaluar.

Asimismo la disponibilidad de datos (con cules se podr contar; si seobtendrn en forma oportuna, cul ser la dificultad en conseguirlos, etc.)puede definir:

qu periodo debe ser incluido.si ser posible su proyeccin.qu nivel de validacin se necesitar para documentar la existencia de un

problema y su causa.qu comparaciones se harn.

Establecer los objetivos significa determinar el campo de accin que abarcarla auditora.

Enfoque y Orientacin del Examen.El enfoque y orientacin de la auditora determina que la investigacin debeceirse en su mbito de accin a los objetivos trazados.

Debern ajustarse los procedimientos a los objetivos que se tracen en cadaauditora y en funcin de ello definir el enfoque y alcance de la auditora.

Siempre queda abierta la posibilidad de modificar la orientacin de laauditora, si al finalizar la etapa de estudio general, se evidenciara lanecesidad de investigar ciertas reas crticas con mayor intensidad que otras.


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Estudio GeneralEl objetivo de esta etapa es poder definir las reas crticas o estratgicas, enlas cuales se deber profundizar el examen, para llegar luego a determinarlas causas de los problemas y situaciones conflictivas detectadas.

Se busca conocer el sistema de administracin aplicado, los principalessusbsistemas de organizacin, sus conductas y la forma como contribuyen allogro de los objetivos totales, los sistemas de control existentes y toda otrainformacin til para la Auditora.

Conocimiento de la EntidadSe profundizar en el conocimiento de la informacin general ya recopiladapara definir el marco de accin, con el objeto de obtener la siguienteinformacin de detalle:

objetivos operativos de la organizacin y sus principales unidadespolticas generales y de cada reaestrategias y tcticas en usoutilizacin de ndices de gestinnombre y caractersticas de sus principales ejecutivosestructura formal de la organizacinestructura informal y caractersticas del personal de la organizacinestado de la relacin entre el personal y la gerenciaestructura de los sistemas de informacin y de comunicacionesproductos y servicios que fabrica y/o comercializacanales de distribucinvolmenes de produccin y/o de compras y ventas por productos y

serviciosmrgenes de contribucinubicacin geogrfica de las plantasclasificacin y ubicacin de los clientescaractersticas del mercado y naturaleza de la competencianivel de inventariostipos de procesamiento de la informacin utilizadasistemas de autorizaciones por nivelnivel y estructura del endeudamientotoda otra informacin relevante

Para realizar esta tarea el auditor deber aplicar las tcnicas queseguidamente se indican. Debe destacarse que estos modos de actuar(tcnicas) del auditor son importantes, puesto que permitirn obtenerinformacin para sustentar con evidencias suficientes y pruebas autnticas, laopinin o juicio sobre alguna materia objeto de anlisis o investigacin.

El auditor debe observar en forma directa la marcha del ente auditado. Paraello realizar:


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Entrevistas con Ejecutivos de Lnea y Empleados.

Verificacin OcularSe utilizar esta tcnica para visualizar los procesos productivos, los

productos, las plantas productivas, computadoras, como asimismo paracorroborar la existencia de los bienes.

Otras Fuentes de Informacin:Debern revisarse y profundizarse otras fuentes, tales como:

leyes y reglamentos especficosactas de directorio, juntas o comitsrevisin de escriturasmanuales de organizacin y procedimientosmanuales de funciones o descriptivos de cargosorganigramasinformacin del rea de recursos humanos o relaciones industrialesmemorias y balancesinformes de costosinformes de gestininformes de cumplimiento de metas o ejecucin presupuestal.informes de auditora internainformes de auditora anteriores

Evaluacin Sistema Control Interno y de GestinEl auditor deber relevar y evaluar el sistema de control interno del enteauditado, con el objeto de medir el grado de eficiencia de los sistemas decontrol para determinar el nivel de confianza de tales sistemasy,consecuentemente, identificar eventuales deficiencias de relevancia querequieran un mayor alcance de las pruebas a efectuarEl relevamiento y evaluacin del sistema de control interno se referir al:

Sistema de control interno administrativo: Esto es verificar la existencia demtodos y procedimientos que aseguren:

Confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin, tanto operativacomo contable, evalundose tambin los medios utilizados paraidentificarla, controlarla, clasificarla y comunicarla.

Proteccin de activos, revisando los mecanismos de control, establecidosal efecto y - en su caso - aplicando los procedimientos que seconsideren necesarios para satisfacerse de la existencia de dichosmecanismos.

Sistema de control de gestin: Esto es verificar la existencia de mtodos yprocedimientos que aseguren o promuevan:


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El uso eficiente y econmico de los recursos, evaluando la optimizacinde los mismos en los trminos del objetivo al que son aplicados.

El cumplimiento de objetivos y metas de operaciones o programas,revisando los mismos con el fin de comprobar que los resultados seancoherentes con los establecidos y si se cumplen de acuerdo a lo

planeado.El cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, polticas, planes,normas y procedimientos, que posean o puedan tener influenciasignificativa sobre las operaciones y/o informes del ente.

AnlisisUna vez recopilada toda la informacin anteriormente indicada, debercomprobarse silos controles funcionan y logran sus objetivos, para lo cualdebern realizarse pruebas consistentes en la revisin de determinadasoperaciones, observando el funcionamiento directo del sistema.

Para cada rea deber compararse la realidad observada con los requisitosmnimos de calidad que aseguren un adecuado control de ellas.

Debern observarse las desviaciones, respecto a los principios de control, enparticular y de administracin y organizacin en general y ponderarse laimportancia relativa de esas desviaciones respecto de la gestin total delente.

Es fundamental que todo el relevamiento del control interno quedeadecuadamente documentado en los papeles de trabajo. Tanto en laelaboracin de las entrevistas, observaciones oculares y recopilacin deinformacin deber procurarse cubrir toda la informacin anteriormenteindicada con el objetivo de completar el Cuestionario deEvaluacin Global de la Organizacin, ampliando o ajustando el mismo deacuerdo a las caractersticas del ente. De esta manera se tendr una visinamplia de la organizacin, sealando los subsistemas que fallan en el controly consiguientemente en la gestin.

CONTROL INTERNO

CONCEPTOS BSICOS SOBRE CONTROL INTERNO

En el mundo en que vivimos es necesario que tanto las Entidades Pblicas comolas privadas tengan sistemas slidos de Control Interno.

De otro lado, el control interno no puede existir si previamente no existenobjetivos, metas mensurables e indicadores de rendimiento.


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Asimismo, sino se conocen los resultados que deben lograrse, ser imposibledefinir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado decumplimiento en forma peridica.

Es por tal motivo que se considera que dichos sistemas se fundamentan

bsicamente en cinco elementos y quince principios.Las responsabilidades de diseo, implantacin y ejecucin del sistema de controlinterno corresponde a la entidad y especficamente al ejecutivo ms alto de lamisma, con el objeto de dirigir y controlar las operaciones de sus entidades. Cadaservidor que tiene a su cargo responsabilidades del manejo o registro de recursospersonales, materiales y/o financieros es responsable del control interno dentro desu mbito de actividad.

La funcin de auditora interna es parte del sistema de control interno que examinay evala posteriormente el funcionamiento del mismo.

Las tcnicas especficas empleadas para ejercer un control sobre las operacionesy recursos varia de una entidad a otra segn la magnitud, naturaleza, complejidady dispersin geogrfica de las operaciones de la entidad.

Segn lo define el Comit de Procedimientos de Auditora del Instituto Americanode Contadores en su estudio Internal Control publicado en noviembre de 1948, elControl Interno corresponde:

El Plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que en formacoordinada se adoptan en un negocio para la proteccin de sus activos, laobtencin de informacin financiera concreta y segura, la promocin de eficienciade operacin y la adhesin a las polticas prescritas por la direccin.

De otro lado la definicin adoptada por el I Seminario de Auditora Gubernamentalllevado a cabo en Viena, Austria, en 1971 bajo el auspicio de la Organizacin delas Naciones Unidas (ONU) y la Organizacin Internacional de OrganismosSuperiores de Control (INTOSAL) y aprobado como parte de las recomendacionesdel VIII Congreso Internacional de Organismos Superiores de Control (VIIIINCOSAL) en Madrid, Espaa, mayo 1974, fue la siguiente:

Es el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y medidas adoptadas dentrode una entidad, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidadde su informacin financiera y administrativa, fomentar la eficiencia de lasoperaciones y alentar la adhesin a la poltica prescrita.


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OBJETIVOS

1) La obtencin de confiabilidad, exactitud y oportunidad en la informacin.

2) La proteccin y conservacin de los activos del negocio.3) La promocin de eficiencia, efectividad y economa de las operaciones.4) Alentar la adhesin a la poltica prescrita por la alta direccin (cumplir los

requerimientos internos y restricciones establecidos por las leyes yreglamentos).

El concepto de Control Interno, tradicionalmente estuvo vinculado con aspectoscontables y financieros, desde hace algunos aos se considera que su alcance vams all de los asuntos que tienen relacin con las funciones de contabilidad,dado que incluye tambin en el mismo concepto, aspecto de carcter gerencial oadministrativo aun cuando es difcil delimitar tales reas, siempre es apropiadoestablecer algunas diferencias entre el alcance de Control Interno Financiero y elControl Interno Gerencial.

ELEMENTOS

Los elementos del Control Interno pueden agruparse en cinco clasificaciones:

1) Plan de Organizacin

a) Direccin: Asume la responsabilidad de la poltica y de las decisiones.

b) Coordinacin: Adapta las obligaciones y necesidades de las partesintegrantes de la empresas a un todo homogneo y armnico.

c) Divisin de Labores: Define claramente la independencia de lasfunciones de operacin, custodia y registro.

d) Asignacin de responsabilidad: Que establezca con claridad losnombramientos dentro de la empresa, su jerarqua, delegue facultadesde autorizacin congruente con las responsabilidades asignadas.

2) Procedimientos

La existencia del control interno se demuestra no solo con una adecuadaorganizacin, puede ser necesario que sus principios se apliquen en laprdica mediante procedimientos que garanticen la solidez de laorganizacin.

a) Planeacin y sistematizacin: Es deseable encontrar un instrumentogeneral o una serie de instructivas sobre las funciones de direccin y


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coordinacin, la divisin de labores, al sistema de autorizaciones yfijacin de responsabilidades.

b) Registro y formas: Deben servir como medio para cumplir con losprocedimientos implantados por la direccin de acuerdo con sus

objetivacin. Deben ser suficientemente sencillos para que seanaccesibles a quienes los emplean, solicitando el registro oportuno ycorrecto de datos a un costo mnimo.

c) Informes: No basta la preparacin peridica de informes internos, sinosu estudio cuidadoso por personas con capacidad para juzgarlos yautoridad suficiente para tomar decisiones y corregir deficiencias.

3) Prcticas Sanas

A seguirse en la ejecucin de las obligaciones y funciones de cada uno delos departamentos de la organizacin.

4) Personal

Por slida que sea la organizacin de la empresa y adecuados losprocedimientos implantados, no puede cumplir sus objetivos si lasactividades diarias no estn en manos de personal idneo:

Los elementos que intervienen:

a) Entrenamiento: Mientras mayores programas de entrenamiento seencuentran en vigor, ms apto ser el personal encargado de losdiversos aspectos del negocio o de la entidad.

b) Eficiencia: Despus del entrenamiento, la eficiencia depender deljuicio personal aplicada a cada actividad.

c) Moralidad: Es obvio que la moralidad del personal es una de lascolumnas sobre los que descansa la estructura del control interno.

d) Retribucin: Es indudable que un personal retribuido adecuadamente sepresta mejor a realizar los propsitos de la empresa.

5) Supervisin

Como ha quedado dicho, no es nicamente necesario el diseo de unabuena organizacin, sino tambin la vigilancia constante para que elpersonal desarrolle los procedimientos a su cargo de acuerdo con losplanes de la organizacin.


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La supervisin se ejerce en diferentes niveles, por diferentes funcionarios yempleados y en forma directa e indirecta.

Una buena planeacin y sistematizacin de procedimientos y un buendiseo de registros, formas e informes, permite la supervisin casi

automtica de los diversos aspectos del Control Interno.En negocios de mayor importancia, la supervisin del control internoamerita un Auditor o un departamento de auditora interna que acte comovigilante constante del cumplimiento de la Empresa con los elementos decontrol.

ELEMENTOS

Los elementos de Control Interno en que interviene la organizacin son:

1) PLAN DE ORGANIZACIN

a) Direccin, asume la responsabilidad de la poltica y de las decisiones.

b) Coordinacin, adapta las obligaciones y necesidades de las partesintegrantes de la empresa an todo homogneo y armnico.

c) Divisin de Labores, define claramente la independencia de lasfunciones de operacin, custodia y registro.

d) Asignacin de Responsabilidad, que establezca con claridad losnombramientos dentro de la empresa, su jerarqua, delegue facultadesde autorizacin congruente con las responsabilidades asignadas.

2) PROCEDIMIENTO

a) Planeacin y Sistematizacinb) Registro y Formasc) Informes

3) PRCTICAS SANAS

A seguirse en al ejecucin de las obligaciones y funciones:4) PERSONAL

a) Entrenamientob) Eficienciac) Moralidadd) Retribucin

5) SUPERVISOR


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La supervisin que ejerce en diferentes niveles, en forma directa e indirecta.

En negocios de mayor importancia, la supervisin del control internoamerita un departamento de auditora interna.

PRINCIPIOS BSICOS

1. Responsabilidad delimitada.2. Separacin de funciones de carcter incompatible.3. Ninguna persona respetable de una transaccin completa.4. Seleccin de servidores hbiles y capacitados.5. Aplicacin de pruebas continuas de exactitud a las operaciones.6. Rotacin de deberes.7. Fianzas.8. Instrucciones por escrito.9. Formularios importantes preenumerados.10. Evitar el uso de dinero en efectivo.11. Contabilidad por partida doble.12. Depsitos inmediatos e intactos.13. Uso del mnimo de cuentas bancarias.14. Utilizacin de cuentas de control.15. Uso de equipos mecnicos y/o electrnicos.

Determinacin de Areas CrticasEn base a toda la informacin obtenida y al anlisis efectuado, el auditordeterminar en forma jerarquizada las reas crticas, en las cuales deberprofundizar el anlisis.

Los principales antecedentes a considerar para determinar las reas oactividades crticas son:

El resultado de la evaluacin del control interno administrativo y degestin. El inters derivado de:

denunciasrequerimientos de los directivos del ente.Importancia relativa de cada rea, en cuanto a la naturaleza de sus

operaciones, su complejidad y los riesgos que involucra.Los resultados de otras auditoras.Los juicios que adicional mente se haya formado el auditor respecto de la

calidad de la administracin.

Se determina a priori para el examen anual como reas o actividades crticasque deben estudiarse y reportarse en los informes anuales las siguientes:


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ADMINISTRACION Y FINANZASCOMPRAS Y CONTRATOSRECURSOS HUMANOSPRODUCCIONCOMERCIALIZACION

1NFORMATICAA las reas crticas citadas, se agregarn otras reas o actividadesdeterminadas de acuerdo a los procedimientos precedentes.

Estudio EspecficoEn esta etapa, la ltima del planeamiento, se busca identificar los problemasde las reas crticas y sus posibles causas, finalizando la misma con el diseode un programa de auditora a tal fin.

Conocimiento de las Areas CrticasEn la etapa de estudio general se genera un conocimiento global de laorganizacin y se determinan las reas y actividades crticas. El objetivo enesta fase es profundizar el estudio de cada una de las reas o actividadesdefinidas como crticas.Con ese propsito deber obtenerse informacin acerca de las caractersticasinternas de cada una de ellas y de las externas que influyensignificativamente sobre las mismas.

Evaluacin del Sistema de Control Interno y de GestinEn esta etapa se persigue reafirmar el carcter crtico del rea, buscandoseleccionar problemas de inters para el examen.

Debern ponderarse los Criterios de Auditora, en funcin a la importanciarelativa de los mismos en el total del rea. Asimismo se dar una valoracin alas respuestas del cuestionario. Con ambas valoraciones se determinarn losaspectos crticos especficos dentro de las reas crticas.

Programa de AuditoriaConceptoComo ltima fase de la etapa de planeamiento, se deber confeccionar elPrograma de Auditora, el que tiene por objeto reunir evidencias suficientes,pertinentes y vlidas para sustentar los juicios a emitir respecto a la materiasometida a examen.

El PROGRAMA DE AUDITORIA servir de gua de evaluacin de losproblemas seleccionados en la fase anterior y en la determinacin de susposibles causas y efectos.La realizacin del programa de auditora es de fundamental importancia parael Supervisor de la Auditora pues constituye una evidencia del planeamiento


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realizado y de los procedimientos previstos. Representa adems un elementode control del cumplimiento del mismo.

El Auditor deber realizar un programa detallado describiendominuciosamente la forma prctica de aplicar los procedimientos y tcnicas de

auditora a los efectos de la ejecucin por parte de los auditores integrantesdel equipo.

Contenido del ProgramaA nivel de cada actividad, el programa deber especificar:

ObjetivosSe reformularn los objetivos y su determinacin a este nivel estar enrelacin directa a los problemas especficos de las eas crticas.

En su definicin se tendr en cuenta:

Qu problema especfico se considerar?Cul ser el perodo considerado?A qu rea corresponde?

AlcanceDebern indicarse todas las restricciones conocidas al examen a efectuar.Se fijar en el mismo los lmites de la auditora, es decir qu aspectos sernincluidos en la auditora y cules no, indicando si se trabajar con informacincontable auditada, extracontable, con estimaciones, con datos proyectados,etc.

A medida que avance el programa de trabajo, el alcance del programa puedevariar, de acuerdo a la cantidad y tipo de evidencias que el auditor necesitaobtener para llegar a emitir opiniones debidamente fundadas.

CriteriosLos criterios que se usarn son los utilizados en la generacin de losproblemas especficos en los objetivos del Programa de Auditora.

ProcedimientosSe debern utilizar los criterios y las respuestas a los Cuestionarios deEvaluacin Global (reas predefinidas como crticas) y Comunes al Resto delas Areas (para las otras), como referencia para orientar los procedimientosde auditoria en la bsqueda de respuestas a los interrogantes fundamentalesque el rea o problema en estudio plantea.

Deber efectuarse una descripcin detallada de todos los procedimientos aefectuar en cada actividad, indicando especficamente si se trata deentrevistas, repaso de antecedentes, exmenes, clculos, anlisis,comparaciones, etc.


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Para cada procedimiento se indicar:

Cul es el lmite de tiempo para realizar cada paso, que perodo seanalizar, cul es la secuencia de cada procedimiento y su relacin

con otros (cules se pueden realizar simultneamente y culesrequieren la finalizacin de uno para comenzar el otro)Lugar, sede, divisin, etc., en el cual se realizar el trabajo.Deber indicarse documentacin a utilizar y se referenciar el papel de

trabajo a emplear.

RecursosCada procedimiento deber tener asignado un tiempo (horas hombre) y la/spersona/s que lo ejecutarn.Se debern sacar totales de horas/hombre por actividad, dividido por mes operodo, segn se considere necesario.

CronogramaCon la informacin indicada se prepara un resumen en el cual constar:

Total de horas previstas por actividad, con una distribucin mensual yfecha de inicio y finalizacin, indicando resultados esperados.

Total de horas previstas por cada auditor afectado, dividido por mes.

El Gerente del Area y el Supervisor, mediante sus firmas, dejarn constanciaen el mismo de su aprobacin en forma previa a la iniciacin de la ejecucin.

TCNICAS DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

Son mtodos prcticos de investigacin y prueba que el auditor utiliza paralograr la evidencia Necesaria para fundamentar su opinin.

TCNICAS OCULARES

Comparacin: Observar la similitud o diferencia de los conceptos (rendimientode actividades similares en diferentes entidades).

Observar: Examen ocular para cerciorarse de ciertos hechos y circunstancias.Revisar Selectivamente: Examen ocular rpido con fines de separar

mentalmente las transacciones que no son tpicos o normales.

Rastrear: Seguir una transaccin o grupo de transacciones de un punto a otrodentro de su proceso.

TCNICA VERBALIndagar: Obtener informacin verbal de los empleados de la entidad a travs de

averiguaciones y conversaciones.


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Conferencia: Consiste en sostener reuniones en diferentes fases del examencon gerentes o jefes de reas para percibir el ambiente de control, obtener susimpresiones sobre las observaciones y posibles aclaraciones, as como el gradode aceptacin de las recomendaciones.

Analizar: Separar con elementos o partes.

Conciliar: Hacer que concuerde dos conjuntos de cifras relacionadas,separadas e independientes.

Confirmar: Obtener comprobacin por escrito de una fuente distinta a la entidadbajo exmen.

Comprobar: Examinar fundamentando la evidencia que apoya a unatransaccin u operacin a la verificacin de un asiento, demostrando autoridad,legalidad.

Computar: Verificar la exactitud matemtica de las operaciones o efectuarclculos.

Examinar: Investigar, inspeccionar o comprobar la exactitud.

Encuesta: Recoleccin sistemtica de datos mediante el uso de cuestionariosde preguntas que requieren respuestas o descripcin de funciones y actividades.

Declaraciones: Manifestaciones por escrito con la firma del interesado.

TCNICAS DE REVISIN

Totalizar: Verificar la exactitud de los sub-totales y totales verticales uhorizontales.

Verificar: Probar la veracidad o exactitud de un hecho.

Revisin Analtica: Estudio y evaluacin de informacin financiera, utilizandocomparaciones.

MEDICION DEL RENDIMIENTOLa etapa final es ejecutar los procedimientos del programa de auditoratendiendo a lograr evidencias, que permitan medir el xito o no de unagestin.

Para ello el Supervisor de la auditora deber establecer un sistema demedicin del rendimiento, siempre que pudiera contar con informacinconsistente y oportuna.


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Dicho sistema estar formado por los siguientes componentes principales:

Indicadores de RendimientoSon factores cualitativos y cuantitativos que proporcionan al ente o al auditorun indicio sobre el grado de eficiencia, economa y efectividad de la ejecucin

de las operaciones.Pueden ser:

Indicadores CuantitativosIndicadores de Volumen de Trabajo:Estos proveen una descripcin de la actividad. Se obtienen en la etapa deconocimiento de la organizacin y ayudan a brindar una idea de la dimensindel ente, que se est auditando.

Indicadores de EficienciaEstos relacionan volmenes de trabajo con los recursos. Se orientan hacia loscostos y los beneficios. Estos son indicadores de rendimiento, pues serefieren a oportunidades para producir los mismos servicios a un menor costoo producir ms servicios por el mismo costo.

Indicadores de EconomaRelacionan los precios pagados por los bienes, servicios y remuneracionescon respecto a un precio testigo, de mercado o predeterminado (precio de unpresupuesto oficial).

Indicadores de EfectividadMiden el grado de cumplimiento de las metas de la actividad considerada. Seorientan hacia los resultados.

Indicadores Cualitativos:Estos no miden numricamente una actividad, sino que se establecen a partirde los principios generales de una sana administracin.

Anlisis y Evaluacin de EvidenciasUna vez determinadas las desviaciones cualitativas o cuantitativas respectode los criterios o normas, deber mediante el trabajo de campo, analizar yevaluar las evidencias para desarrollar los hallazgos.

Tipos de EvidenciasLa evidencia puede categorizarse como:

Evidencia fsica: Se obtiene mediante inspeccin u observacin directade las actividades, bienes y/o sucesos. La evidencia de esa naturalezapuede presentarse en forma de memorandos (donde se resuman losresultados de la inspeccin o de otra observacin), fotografas,grficas, mapas o muestras materiales.


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Evidencia Documental: Consiste en informacin elaborada, como lacontenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas ydocumentos de administracin relacionados con su desempeo.

Evidencia Testimonial: Se obtiene de otras personas en forma dedeclaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Las

declaraciones que sean importantes para la auditora deberncorroborarse siempre que sea posible mediante evidencia adicional.Tambin ser necesario evaluar la evidencia testimonial paracerciorarse que los informante no hayan estado influidos por prejuicioso tuvieran slo un conocimiento parcial del rea auditada.

Evidencia analtica: Comprende clculos, comparaciones, razonamientoy separacin de informacin en sus componentes.

Para cada hallazgo, (favorable o desfavorable, positivo o negativo) deberconsignarse cada una de las pruebas obtenidas, verificando que cumplan conlas siguientes condiciones:

Suficiencia del trabajo realizado. Son suficientes las evidencias reunidaspara sustentar los hallazgos, conclusiones y cualquier recomendacin?. Elauditor deber recolectar hechos reales, adecuados y convincentes, de talmanera que una persona prudente pueda llegar a la misma conclusin ala cual l lleg. Cuando sea conveniente se podrn emplear mtodosestadsticos para probar la suficiencia.

Confiabilidad de los antecedentes reunidos: Los antecedentes debernser vlidos, es decir que reflejen la situacin real del ente o rea. Laevidencia debe merecer la confianza del auditor y representar el mejordato disponible. De no ser as deber buscarse evidencia adicional.

Las siguientes presunciones son tiles al juzgar la confiabilidad de laevidencia. Sin embargo, estas presunciones no deben ser consideradassuficientes en si mismas para determinar la confiabilidad.

La evidencia captada de una fuente independiente es mas confiable quela obtenida o recibida de la organizacin auditada.

La evidencia captada bajo un buen sistema de control interno es msconfiable que la obtenida donde tal control es dbil, insatisfactorio oinexistente.

La evidencia captada a travs de examen fsico, observacin, cmputos einspeccin es ms confiable que la obtenida indirectamente.

Los documentos originales son ms confiables que las copias.La evidencia testimonial obtenida bajo condiciones donde las personas

pueden hablar libremente es ms creble que la evidencia testimonialobtenida bajo condiciones comprometedoras (por ejemplo, donde laspersonas pueden ser intimidadas).


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Relevancia entre antecedentes reunidos y materia bajo anlisis: Es larelacin entre la evidencia y su uso. La informacin que se utilice pardemostrar o refutar un hecho, ser relevante si guarda una relacin lgicay patente con ese hecho. Si no lo hace ser irrelevante y por consiguienteno deber incluirse como evidencia.

Los auditores debern, cuando lo consideren til, obtener de losfuncionarios de la entidad auditada descripciones escritas,denominadas cartas de representacin, con respecto a la relevancia yconfiabilidad de la evidencia que obtienen.

Cuando los datos procesados por computadora sean una parteimportante o integral de la auditora y la confiabilidad de los datos seacrucial para el logro de los objetivos de la auditora, es necesario quelos auditores queden satisfechos de que los datos son relevantes yconfiables.

CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIAAl obtener evidencia y evaluarla el auditor gubernamental debe considerar losiguiente:

Conocimientos obtenidos directamente a travs de la percepcin sensorial delauditor, son ms persuasivos que aquellos conocimientos logradosindirectamente (Por ejemplo, en un examen fsico el auditor mira, toca, gusta,percibe, etc.)

La evidencia obtenida directamente por el auditor de fuentes ajenas e

independientes a la entidad auditada provee de mayor seguridad y confiabilidad.(Por ejemplo: confirmacin directa de saldos bancarios, prstamos, actividadesde contratistas, etc.)

La evidencia que ha sido producida bajo condiciones satisfactorias de controlinterno tiende a ser ms confiable. (Por ejemplo: pruebas que una transaccinno ha sido iniciada, autorizada, ejecutada y registrada exclusivamente por unasola persona.

Los originales de documentos son ms confiables que sus copias. El costo (en efectivo y/o tiempo) de obtencin de la evidencia ms confiable y

deseable, puede ser tan elevado que el auditor tendra obligatoriamente queaceptar evidencia de menor calidad, pero que considere satisfactoria dentro delas circunstancias.

Lo ms importante del asunto a ser verificado( hallazgo de auditora), requiere laobtencin de la evidencia ms slida y consistente y, consecuentemente, puedejustificar la obtencin de evidencia ms costosa.


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Los indicios de riesgo relativos ms elevados de lo normal exigen al auditorobtener ms y mejor evidencia que aquella requerida en circunstanciasnormales.

La evidencia corroborativa constituye aquella que permite al auditor llegar a

conclusiones a travs de un proceso vlido de raciocinio, pero que en si mismano es concluyente. Sirve nicamente para fortalecer o apoyar la confiabilidad dela evidencia obtenida.

Una cantidad pequea de evidencia de calidad excelente puede ser msconfiable que una gran cantidad de evidencia de menor calidad.

OBTENCIN DE INFORMACIN

1) A TRAVS DE ENTREVISTAS

En el curso de la auditora siempre es necesario que se obtenga informacinsustancial durante entrevistas y discusiones con funcionarios de la entidad ycon otras personas. Es importante que el auditor reconozca y aproveche losbeneficios que se obtienen al entrevistar a personas entendidas durante sulabor. La informacin obtenida durante las entrevistas tambin puedeutilizarse para complementar, explicar, interpretar o contradecir, lainformacin obtenida por otras fuentes.

Utilizacin de informacin verbal

Puede utilizarse informacin verbal en el informe de auditora s:

Se obtiene la informacin de una fuente que el auditor confa es entendiday responsable; y,

Se identifica adecuadamente su naturaleza verbal, por ejemplo, indicandoque es lo que se dijo al auditor.

Debe precisarse en los papeles de trabajo la fuente de informacin verbal.Por ejemplo, El Director General de Administracin del Ministerio de laProduccin inform verbalmente que Esto ayudar a indicar el grado deresponsabilidad de la persona entrevistada y su relacin con el tema. Si la

informacin verbal acerca de hechos, y no una opinin, es de importanciaclave y no puede corroborarse, generalmente, ser conveniente indicar en elinforme que no se pudo ratificarla y porque. Si no se puede verificar lainformacin verbal por medio de otra evidencia, debe admitirse laincertidumbre de cualquier conclusin que se base en ella. En estascircunstancias, se debe tener mucho cuidado al preparar el informe paraevitar conclusiones o implicaciones no respaldados por la validez de dichainformacin.


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La informacin obtenida por medio de entrevistas, aunque est confirmadapor escrito por la persona entrevistada, representa solamente elentendimiento, opinin o palabra de la persona entrevistada y no unainformacin que se ha verificado como correcta. La utilidad y confiabilidad de

la informacin verbal, por lo tanto, depende de gran parte de su naturaleza,de la fuente de origen y de la posibilidad que existan otros medios deestablecer o verificar en forma ms terminante lo manifestado en lasentrevistas.

Fuentes de informacin para entrevistas

Debido a que el objetivo del auditor es obtener una informacin completa ycorrecta sobre los asuntos a ser examinados, las entrevistas deben irdirigidas a una exploracin total de esos asuntos. Las personas responsablesde las actividades normalmente tienen informacin acerca del grado en quehan sido considerados dichos asuntos, los motivos de las prcticasexistentes e informacin u opiniones tiles en cuanto a la necesidad deefectuar mejoras y posibles formas de ejecutarlas.

Si la persona se encuentra en un cargo de alta direccin, ello no asegura lavalidez de la informacin proporcionada. Puede ser nuevo en el cargo o notener el conocimiento detallado que tiene un subordinado. No se debe perdertiempo en entrevistar a una persona que no tiene la informacin deseada,aunque se crea que debe tenerla debido a su cargo. Al informar conanticipacin a un posible entrevistado de los asuntos que sern discutidos, amenudo se indica a la persona ms entendida con la cual se debenentrevistar.

Debe discutirse los aspectos administrativos y las mejoras necesarias con losfuncionarios en un nivel apropiado que puedan comprender estos asuntos,para relacionarlos con los objetivos y polticas de la entidad. Tambin puedeentrevistarse a un informante, como por ejemplo la persona que hizo notar unasunto. Se le considera un informante si proporciona informacin sabiendoque su identidad no ser dada a conocer o si debido a la naturaleza del casoo de la informacin proporcionada, es conveniente o necesario proteger suidentidad.

Planeamiento y preparacin de entrevistas importantes

Deben planearse las entrevistas en forma apropiada. El auditor debe conocerel propsito de la entrevista y la informacin que busca, as como estarfamiliarizado con los hechos previamente revelados sobre el problema paraconducirla en forma apropiada. Esto es especialmente valioso ya que permiteal auditor reconocer y seguir diferencias entre la informacin obtenidadurante la entrevista y previamente de otras fuentes.


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Al planearse las entrevistas, debe considerarse cuidadosamente la seleccindel auditor que la conducir, segn quien sea el entrevistado y la experienciaanterior al entrevistarlos. Algunos funcionarios de alto nivel de la entidadpueden reaccionar en forma desfavorable al ser entrevistados por personasque no ocupan cargos en su mismo nivel en la Contralora General de la

Repblica o el rgano de auditora interna. Para utilizar un ejemplo extremo,no debe enviarse a un asistente de auditora, que recin est entrenndose,a entrevistar al Director de Administracin y/o Gerente de una entidad. Debeaplicarse un buen criterio para evitar desigualdades entre el auditor y elentrevistado, especialmente, cuando se trata de llevar a cabo una entrevistaimportante.

Conducta durante una entrevista

El auditor debe presentarse en forma debida al entrevistado si previamenteno ha sido presentado. La utilizacin de credenciales oficiales para estepropsito depender del objetivo de la entrevista y de la relacin entre losparticipantes. El paso inicial es importante, especialmente si se visita alentrevistado por primera vez. Se debe tratar de hacerle sentirse cmodo. Porejemplo, cualquier comentario breve sobre asuntos sin importancia, como elclima o un suceso deportivo, a menudo sirve para "romper el hielo" yestablecer una relacin cordial.

Discusin del asunto especfico

Despus de la introduccin, el auditor debe explicar el propsito de laentrevista para que la persona entrevistada comprenda lo que se espera deella. Segn las circunstancias, se pueden permitir que cuente su propiaversin o hacerle preguntas especficas sobre los asuntos de los cuales sedesea informacin.

La discusin debe estar bajo el control del auditor hasta el punto necesario,como para que se mantenga encaminada hacia la obtencin de los datos uotra informacin pertinente a propsito de la entrevista. Un auditor hbilestar alerto para que el entrevistado no comente asuntos sin importancia yas evitar contestar las preguntas o proporcionar informacin sobre temasdiferentes al objetivo de la entrevista. La actitud debe ser la de buscarinformacin y no la de entrar en debate. Algunas sugerencias que debentenerse en cuenta son:

Conseguir toda la informacin necesaria durante la entrevista. Evitar almximo posible la necesidad de una segunda entrevista.

Al trmino de la entrevista debe resumirse brevemente la informacinconsiderada ms importante. Esto puede hacer recordar al auditor y alentrevistado otros hechos relacionados.


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No extender la entrevista ms all de un tiempo razonable que seaproximara al tiempo fijado cuando se hizo la cita.

Utilizacin de grabadoras durante las entrevistas

Usualmente no es necesario utilizar grabadoras durante las entrevistas conlos funcionarios de la entidad examinada. Si se considera que es necesario, encasos muy excepcionales, debe consultarse con el entrevistado. Lastranscripciones obtenidas por medio de este mtodo contienen gran cantidadde informacin que no es importante y su utilizacin no eliminara la necesidadde una confirmacin de declaraciones obtenidas durante una entrevista.Asimismo, este procedimiento no permite al entrevistado corregir errores quepudo haber pasado por alto durante. Sin embargo, si se va a entregar alentrevistado una trascripcin de la entrevista para que pueda corregirla, stemtodo puede ser adecuado para obtener un registro completo de la discusinde un asunto muy delicado o crtico.

Cuando se utilice una grabadora, las cintas de grabacin se convierten enparte de los papeles de trabajo del auditor y deben ser debidamenteprotegidas y controladas. A solicitud del entrevistado, debe ofrecerse laoportunidad de copiar la cinta. Cmo y cuando tomar notas, dependerfrecuentemente de las circunstancias del caso, la complejidad de los temasdiscutidos y la personalidad del entrevistado. En algunos casos, el tomar notaal igual que la grabacin podr ocasionar que el entrevistado no se sientadispuesto a hablar libremente. Si existe una aparente reaccin adversa alhecho de que se tome notas, debe dejarse de hacerlo. Se espera, sinembargo, que el tomar notas no ser objetado ya que demuestra el inters delauditor en registrar con precisin lo que se dice.

No debe utilizarse un formato especial para un memorando sobre la entrevista.Puede escribirse a mquina, a mano o a travs de un procesador de textoelectrnico pero debe ser un elemento independiente en los papeles de trabajoy contener los detalles apropiados de la discusin, incluyendo la hora y ellugar, el cargo y nombre de todas las personas involucradas, as como lasfirmas de los auditores presentes. El registro de una entrevista no debeconsistir en la anotacin sin explicaciones, ni declaraciones o notas al pie dela pgina, sin respaldo alguno en los papeles de trabajo.

Confirmacin escrita del entrevistado

Generalmente, se solicita a los entrevistados que confirmen por escrito lainformacin verbal aportada, a no ser que dicha informacin est respaldada yse considere innecesario confirmarla. En algunos casos, la solicitud deconfirmacin escrita sobre informacin verbal brindada puede ocasionar lafalta de cooperacin del entrevistado.


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Una confirmacin escrita es importante, especialmente, si no hay evidenciaque corrobore la informacin obtenida verbalmente. Los propsitos principalesde la confirmacin son:

Asegurar que el registro de la informacin verbal sea completo y preciso.

Hacer saber al entrevistado la importancia que se da a sus declaraciones; y, Proteger al auditor en el caso de una controversia futura sobre la

informacin obtenida.A veces puede ser recomendable solicitar confirmacin de la informacinverbal, aunque sta no sea esencial para un posible hallazgo en el informe.Por ejemplo, la informacin obtenida durante las discusiones sobre un asuntoaltamente tcnico o que incluye muchas fechas, cifras estadsticas o asuntostcnicos, normalmente debe ser confirmada por el entrevistado, aunque lainformacin sea utilizada solo como datos acerca de los antecedentes en elinforme. En tales casos, debido al riesgo de error al tomar nota de lainformacin, puede ser necesario una confirmacin. La confirmacin verbal o

escrita efectuada por un entrevistado no anula la necesidad de verificar lainformacin por otros medios, tales como: observacin, discusiones con otraspersonas y/o revisin de la documentacin disponible. Una confirmacin porparte del entrevistado es, principalmente, un medio para ratificar lo que hasacado en claro el auditor de lo manifestado y no constituye una verificacinde su validez.

Forma de confirmacin

Cuando se solicite a los entrevistados, stos confirmarn por escrito laprecisin y totalidad de la informacin contenida en un memorando sobre la

entrevista. Los auditores deben pedir al entrevistado que firme el memorandoescrito, indicando que est de acuerdo con l. Si lo solicita el entrevistado sepodr entregarle copia.

No confirmacin de lo informado verbalmente

Si un entrevistado se niega a confirmar por escrito la informacin verbalimportante proporcionada, el auditor debe pedir que la confirme de manerainformal leyendo el memorando y, si es necesario, corrigindolo. Laconfirmacin debe ser obtenida en presencia de otro miembro del equipo deauditora, y la anotacin del auditor sobre la confirmacin verbal, junto con la

firma del otro miembro que se encuentre presente, debe ir adjunta almemorando sobre la entrevista.

Si un entrevistado se niega a confirmar la informacin verbal importante porescrito, el auditor debe adjuntar una nota al memorando sobre la entrevista,indicando los motivos expuestos por el entrevistado para negarse a dichaconfirmacin. En los casos en que las personas no estn aparentementedispuestas a aceptar la responsabilidad por la informacin que se ha dado,


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debe considerarse los posibles efectos negativos de la utilizacin de talesdatos en el informe. Cuando sea posible, el auditor debe discutir el asunto conotros funcionarios responsables o utilizar otros medios disponibles paracorroborar la informacin.

Utilizacin de fotografas y otros medios visualesUna forma de sustentar adecuadamente las observaciones, conclusiones yrecomendaciones del informe es utilizar fotografas a color, mapas y ayudasvisuales y con las cuales el mensaje que se presenta resulta ms claro ypotente que las propias palabras.

El jefe de equipo de auditora es responsable de identificar, obtener yseleccionar las muestras fotogrficas o medios visuales que sern utilizadosen el informe. Para ello, debe identificar a los miembros del equipo deauditora que renan las habilidades y conocimientos necesarios para llevar acabo el indicado trabajo.

2. OBTENCIN DE INFORMACIN MEDIANTE ENCUESTAS

Las encuestas pueden ser tiles para recopilar informacin pertinente en todaslas auditoras. Pueden ser enviadas por correo u otro

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Manual Auditoria de Gestion 2008 I-II

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