MANUAL DE FUNCIONES definitivo ORIGINAL(1).pdf

8/16/2019 MANUAL DE FUNCIONES definitivo ORIGINAL(1).pdf

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Módulo deOrganización y

SistemasTecnología en Administración de Empresas

AUTOINSTRUCCIONAL DEL MÓDULO DEORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Alumnos:Tammy Eliana Pozo Sánchez

Lorena Maribel Sandoval NavasPriscila del Rocío Brito Onofre

Marco Vinicio Cortez LópezHugo Alexander Muñoz Mejía

Promoción: 23AE4Profesora de la asignatura: Ing. Edison Pozo


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OBJETIVOS DEL AUTOINSTRUCCIONAL

Objetivo General:Integrar contenidos y las estructuras de los conceptos y procedimientos de lasunidades didácticas estudiadas durante este módulo que nos permita disponerde una visión global en la etapa de aprendizaje a través de la secuenciaconcreta que realizamos como estudiantes. Desarrollar en nosotros lashabilidades para la solución de problemas aplicando el conocimiento adquiridoy la comprensión de los conceptos básicos de esta materia, propiciando undesarrollo de nuestra capacidad analítica, con el fin de plantear, interpretar yresolver, en forma lógica, los problemas que se nos presenten en el diario viviry en nuestro ámbito profesional, y así lograr que estemos en condicionesapropiadas de asimilar el contenido de esta materia y tomar la mejor decisión.

Objetivos Específicos

Expresar el soporte conceptual necesario para trabajar con cierta garantía deéxito sobre cada objeto de estudio.

Resolver problemas aplicando los procesos de gestión y razonamiento para susolución, evitando realizarlos de una manera obsoleta.

Fortalecer la parte investigativa (internet, libros) mediante la planificación para

cumplir de una manera adecuada el autoinstruccional siendo un valioso aportepara prepararnos para nuestro examen final.

JustificaciónConsiderando las expectativas que traen consigo la actividad educativa duranteestos tiempos a través de las diferentes formas de acceder a la educacióncomo es la modalidad semipresencial favoreciendo las diferentes actividades

del que hacer humano centraremos nuestro interés particularmente al abordar y


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ampliar la aplicación de los conocimientos adquiridos en el módulo deOrganización y Sistemas, específicamente dando a conocer todos los temas yexperiencias del aprendizaje los cuales están relacionados con nuestra vidacotidiana y nos servirá durante nuestra carrera para que como estudiantestengamos la posibilidad de aplicar con más entusiasmo motivación e interésque son claves para que el aprendizaje sea verdaderamente significativo.

Al realizar este autoinstruccional del módulo de matemática financiera, nospermite reforzar los conocimientos adquiridos en el aula, usando técnicasadecuadas, y argumentos los cuales deben estar sustentados.

Así como también despertar en nosotros la necesidad de investigar, consultar ydesarrollar ejercicios matemáticos aplicando cada definición aprendida.


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INDICEOBJETIVOS DEL AUTOINSTRUCCIONAL __________________________________________ 1

Objetivo General: __________________________________________________________________ 1

Objetivos Específicos _______________________________________________________________ 1

Justificación ______________________________________________________________________ 1

INTRODUCCIÓN _____________________________________________________________ 5

FILOSOFÍA INSTITUCIONAL ____________________________________________________ 5

PRINCIPIOS RECTORES.- _____________________________________________________________ 5

VISION.- _________________________________________________________________________ 5

MISIÓN.- _________________________________________________________________________ 6

EL PROPÓSITO ESENCIAL ____________________________________________________________ 6

FUNCIONES EMPRESARIALES ________________________________________________________ 7

Función Estratégica.- ___________________________________________________________________ 7

Función Comercial.- ____________________________________________________________________ 9

Función Técnica.- ______________________________________________________________________ 9 Función Operacional.- __________________________________________________________________ 9

Función Humana.- _____________________________________________________________________ 9

Administrativa.- ______________________________________________________________________ 10

Financiera.- __________________________________________________________________________ 11

Fondos Especiales: En el que se controlan los recursos adicionales entregados por la Federación para

proyectos específicos. _________________________________________________________________ 13

Ambiental.- __________________________________________________________________________ 13

Social.- _____________________________________________________________________________ 14

BASE LEGAL Y JURÍDICA _____________________________________________________ 14

OBJETIVOS DEL MANUAL __________________________________________________________ 17

Objetivo General _____________________________________________________________________ 17

Objetivos Específicos __________________________________________________________________ 17

AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD DE LOS PUESTOS _____________________________________ 18

RESUMEN DEL PUESTO.- ___________________________________________________________ 19

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.- ______________________________________________________ 19


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PERFIL REQUERIDO.- ______________________________________________________________ 19

METODOLOGÍA ____________________________________________________________ 19

NIVELES JERÁRQUICOS ______________________________________________________ 20

DEPARTAMENTOS __________________________________________________________ 23

DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS________________________________________________ 23

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL ___________________________________ 25

MANUAL DE FUNCIONES ____________________________________________________ 27

1.- DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD ________________________________________________________ 27

2.- DIRECCIÓN DE TESORERIA ___________________________________________________________ 31

3.- DIRECCIÓN DE ABASTECIMIENTOS _____________________________________________________ 35


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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE QUITO

I. INTRODUCCIÓN

El presente manual de funciones y procedimientos tiene por finalidad regular yorganizar la estructura interna de la UNAQ gracias a cada una de las funcionesgenerales y específicas (procedimientos) asignadas a cada uno de los cargos de

cada área.Es importante reconocer el manual de funciones y procedimientos comoherramienta técnica y procedimental necesaria para la administración del talentohumano vinculado a cada uno de los cargos, y se vuelve necesario ya quecontiene en forma ordenada y sistemática, información sobre aspectosorganizacionales necesarios para la buena ejecución del trabajo.

FILOSOFÍA INSTITUCIONAL

PRINCIPIOS RECTORES.-

La sostenibil idad ambienta, social y cultural , a través del entendimiento,respeto y vinculación con la dinámica social.

So st en ib ili d ad ci en tífic a y acad ém ic a, construyendo ciencia y tecnología paramejorar efectivamente la calidad de vida de la población.

La sostenibil idad econ ómica, sobre la base del aseguramiento de ingresosfinancieros e impacto social.

VISION.-Hasta el 2020 la UNAQ será un centro de formación superior con liderazgo yproyección nacional e internacional, integrada al desarrollo académico,

tecnológico, científico, cultural, social, ambiental, y productivo; comprometida con


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la innovación, el emprendimiento y el cultivo de los valores morales, éticos ycívicos.

MISIÓN.-La UNAQ es un centro del saber que genera, difunde y aplica el conocimiento,habilidades y destrezas, con valores morales éticos y cívicos, a través de ladocencia, investigación y vinculación con la colectividad, promoviendo elprogreso, el crecimiento y el desarrollo sustentable-sostenible del país, paramejorar la calidad de vida de la sociedad.

EL PROPÓSITO ESENCIALEl Plan Estratégico Institucional 2012 – 2021 plantea tres ejes estratégicosfundamentados en las megatendencias mundiales y tendencias en la educaciónsuperior, los cuales son:

1. Educación de calidad e internacionalización.2. Investigación para el desarrollo humano sostenible.3. Formación humanística y creación cultural.

La universidad se sustenta en valores y principios, guiada por lineamientos depolítica que garantizan el desarrollo de un modelo educativo universitarioorientador para el diseño de todos los programas educativos, con el fin deasegurar la calidad en la formación profesional.

Se está trabajando por una gestión institucional innovadora, eficiente, eficaz,

transparente, democrática y con responsabilidad social. Este documento flexible yperfectible, se enriquecerá con la participación de los integrantes de la comunidadsanmarquina y de la sociedad, y servirá de guía en el quehacer universitario.

Sobre la base de la Ley Orgánica de Educación Superior – LOES – de octubre de2010, la Universidad Autónoma de Quito consciente de los retos yresponsabilidades que la misma determina y en consecuencia con su proceso de

Institucionalización ha emprendido una serie de proyectos vitales para elaseguramiento de la calidad de la formación de nivel superior; por lo cual y


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- Fortalecer los servicios de apoyo a los estudiantes.

- Fortalecer la presencia de la Universidad Tecnológica de Tamaulipas Nortecomo una institución de prestigio y calidad educativa.

- Fortalecer el sentido de pertenencia de la comunidad universitaria.

- Posicionar la oferta educativa en la zona de influencia.

- Propiciar de forma permanente la planeación estratégica institucional.

- Establecer una red de cooperación entre diversas instituciones deEducación Superior, nacionales y extranjeras que permita la movilidad deestudiantes.

- Fortalecer la vinculación con el sector productivo y social.

- Establecer convenios de colaboración con diferentes instituciones.

- Analizar la situación de las empresas y apoyar la participación de losdocentes logrando así una verdadera vinculación.

- Realizar un programa de vinculación de Profesores de Tiempo Completo yDirectores con empresas para la realización de proyectos.

- Mantener más del 90% de los egresados colocados en su área decompetencia.

- Mantener una comunicación continua con alumnos y egresados informandosobre las vacantes y reclutamientos que las empresas realizan en la UTTN.

- Establecer un programa de apoyo para la integración de la incubadora.

- Establecer una vinculación entre personal docente y administrativo, parallevar a cabo un programa de mejora continua para cursos y educacióncontinua.

- Formar la asociación de egresados.


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Función Comercial.-

Cumplir a cabalidad y a tiempo con todas las tareas e informes que le seanencomendados.

Hacer un uso racional de los recursos y herramientas de la Universidad,mostrando permanente buena disposición hacia la labor y hacia losconductos regulares establecidos.

Realizar presentaciones, ofertas, tratamiento de objeciones, y cierre denegociaciones.

Función Técnica.-- Promover actitudes positivas, crear espacios y mecanismos en las

instituciones educativas para identificar valorar, sistematizar aplicar ydifundir las experiencias novedosas que contribuyan a la solución deproblemas educativos

- Se involucra un cambio cultural que afecta a cada individuo, al grupo o almarco institucional, implica cambios en las actitudes, en las creencias, enlas concepciones y las prácticas en aspectos de significación educativa.

- Mejora los fines de la educación: la innovación se menciona como unmedio para mejorar la calidad más que la equidad

- Implica una aceptación y apropiación del cambio por aquellos que han dellevarlo a cabo: para que los cambios sean profundos y permanezcan esfundamental que tengan sentido y sean compartidos que respondan a suspreocupaciones y necesidades.

Función Operacional.-- Controlar el cumplimiento de los procedimientos operativos en las

actividades de la UNAQ- Reportar los indicadores de gestión y posibles mejoras en los procesos.- Dirigir al personal Docente a las labores planificadas

Función Humana.-Entre las funciones de la Dirección de Recursos Humanos se encuentran:


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Asesorar a las autoridades universitarias en materias de gestión deRecursos Humanos y Desarrollo Organizacional, proponiendo planes,programas y proyectos de desarrollo y, una vez aprobados por lasautoridades universitarias, controlar su ejecución.

Proponer a las autoridades de la Universidad objetivos, políticas, normasy procedimientos en los distintos ámbitos de la gestión de RecursosHumanos, de acuerdo con los fines de la Corporación.

Difundir las políticas, proyectos y programas de Recursos Humanosaprobados por las autoridades universitarias.

Asesorar técnicamente a los órganos de personal de la Universidad en

materias de planificación, gestión y procedimientos de RecursosHumanos.

Proponer la creación de procedimientos relacionados con los subsistemasde Recursos Humanos y Desarrollo Organizacional, cuando seancentralizados, y una vez aprobados por las autoridades universitarias,controlar su cumplimiento.

Coordinar actividades de Recursos Humanos que sean de sucompetencia y que se efectúen centralizadamente desde la Direcciónhacia las Facultades e Institutos Interdisciplinarios, estudiando laspropuestas que las unidades y organismos de la Universidad hagan enmateria de gestión y/o funcionamiento de Recursos Humanos.

Optimizar los beneficios de bienestar para los funcionarios con losrecursos destinados a esta finalidad.

Proponer planes de asistencia social y de capacitación del personal, y unavez aprobados, organizar su ejecución.

Administrativa.-

- Dirigir los servicios de carácter administrativo y financiero de laUniversidad.

- Formular, proponer y evaluar las políticas administrativas de la Universidad.


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- Vincular sus programas y proyectos con las actividades de otrasDirecciones de Área.

- Formular el anteproyecto de presupuesto anual de ingresos y egresos yremitirlo al Rector.

- Proveer los Recursos Humanos, financieros y materiales necesarios para elbuen funcionamiento de la administración con sujeción al presupuesto.

- Elaborar y publicar los informes financieros mensuales de la administracióncentral.

- Formular y supervisar el inventario del patrimonio de la Universidad.- Convocar a reuniones del Consejo Consultivo Administrativo cuando lo

estime necesario- Las que se deriven de esta Ley y sus Reglamentos.- Dirigir los servicios de carácter administrativo y financiero de la

Universidad.

Contable-Presupuestal: A través del cual se registran las transaccioneseconómicas de la Universidad con oportunidad, produciendo reportes confiablesque sirven de apoyo y facilitan la toma de decisiones administrativas, además dedar cumplimiento a la obligación que tiene la Institución de informar a tercerosinteresados en su operación y su situación patrimonial.

Adquisiciones: Donde se controlan las requisiciones de bienes y servicios y seregistran las Órdenes de Compra haciendo la afectación al Presupuesto en formaautomática.

Bienes Patrimoniales: En el que se mantiene un inventario permanente de losactivos fijos propiedad de la Universidad, actualizándose, en cuanto a las nuevasadquisiciones, en forma automática por la liga existente con el Contable-Presupuestal.

Financiera.-- Formular, programar, ejecutar, liquidar y evaluar el presupuesto

institucional, en función de las políticas institucionales y del marco legal

pertinente;


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- Diseñar y desarrollar el sistema de administración presupuestariainstitucional;

- Elaborar la proforma presupuestaria de la Institución, consolidandoinformación de Facultades, Centros de Costos, Institutos y unidadesadministrativas de Administración Central, considerando planes operativosanuales, estadísticas presupuestarias, necesidades institucionales,ingresos estimados y someter a la aprobación correspondiente;

- Mantener información estadística presupuestaria por ingresos, gastos yfinanciamiento a nivel de dependencias académicas y administrativas;

- Coordinar con el Departamento de Contabilidad, información sobre saldos ydisponibilidades presupuestarias de las diferentes unidades académicas yadministrativas del Plantel;

- Proponer políticas y líneas de acción presupuestarias de la Institución,fundamentadas en objetivos, metas, tiempo de ejecución, indicadores degestión y resultados estimados y someter a la aprobación de las instancias

respectivas;

- Preparar normas y disposiciones para la formulación, ejecución, liquidacióny evaluación presupuestaria, por unidades académicas y administrativas;

- Preparar informes técnicos que le sean solicitados por la DirecciónFinanciera o autoridades de la Institución;

- Coordinar las actividades de la unidad con otras dependencias de laDirección Financiera y unidades financieras de Facultades, Centros Costos.

- Asesorar a las autoridades sobre administración presupuestaria; y,

- Realizar las demás funciones que señalan la Ley, el Estatuto Universitario ylos reglamentos internos de la Institución.


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- Formular, programar, ejecutar, liquidar y evaluar el presupuestoinstitucional, en función de las políticas institucionales y del marco legalpertinente;

- Diseñar y desarrollar el sistema de administración presupuestariainstitucional;

Tesorería: En este módulo se registran todos los egresos generados porpagos y registros financieros; está integrado y en forma automática alContable-Presupuestal. Con el fin de trabajar al día.

Cajas Únicas: Este Modulo pertenece a Tesorería , en él se captan todoslos ingresos de tipo económico de la Universidad, concentrándolos en unacuenta receptora operada por la administración central, emitiendo en formaautomática la póliza de ingresos y bancos que alimenta al Contable -Presupuestal.

- Cajas únicas, consulta de costos- Cajas únicas, horarios de atención

Fondos Especiales: En el que se controlan los recursos adicionalesentregados por la Federación para proyectos específicos.

Ambiental.-La UMH, a través de la Oficina Ambiental, cuenta con la CertificaciónInternacional ISO 14001:2004 de AENOR para sus actividades desensibilización ambiental y voluntariado, así como para el seguimiento de lagestión de los residuos peligrosos.

La Oficina Ambiental cuenta con esta certificación tras la implantación y elmantenimiento de un sistema de gestión ambiental. Para la concesión yrenovación del certificado, la empresa externa AENOR realiza auditorías enlos diferentes campus de la UMH y verifica que las actividades se desarrollancon el máximo respeto por el medio ambiente y, por tanto, que cumplen con lalegislación ambiental así como con los compromisos adoptados en la Política

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Ambiental de la OA y la UMH . Está disponible para su consulta un resumende los Aspectos Ambientales y el Programa de Gestión Ambiental.

Asesorar en la gestión de residuos y otros aspectos ambientales

Promover la sensibilización de nuestra Universidad hacia el medio ambienteDifundir la tecnología e investigación ambientalVelar por la calidad ambiental en el ámbito la Universidad

Social.-- Contribuir activamente al desarrollo económico (formando a los

estudiantes en esa actividad).- Permitir que el capital privado se apropie del conocimiento y la tecnología

generados con recursos públicos.- Analizar la complejidad que el proceso de socialización adquiere en cada

época, comunidad y grupo social

BASE LEGAL Y JURÍDICA

Las bases legales y las normativas de la universidad es un tema muy importante

porque debido a estas bases vendrá la formación de nuevos ciudadanos yciudadanas para nuestra república.

Aquí se enuncian Leyes, Reglamentos, Decretos y Resoluciones; en las cuales seasocia las políticas del estado Ecuatoriano quienes juegan un papel muyimportante en nuestra nación. Tales como:

El derecho de la educación como servicio público; el rescate de los valores

culturales; planes del desarrollo económico y social, plan nacional de ciencia ytecnología.

Y por último muy importante los objetivos del Milenium (ONU) ya que relacionanuestra república con otros países hermanos este se divide en ocho objetivos:

Erradicar la pobreza extrema y el hambre; lograr la enseñanza primaria universal;promover la igualdad entre los géneros y la autonomía de la mujer; reducir lamortalidad infantil; mejorar la salud maternal; combatir con enfermedades;

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garantizar el sustento del medio ambiente y por ultimo fomentar la asociaciónmundial para el desarrollo; cada uno de estos se divide en una serie de metas locual nuestro deber es cumplirla para mejorar primeramente q todo la calidad devida en nuestro país y los países vecinos.

La UNAQ toma como marco de referencia las leyes, reglamentos y normativasvigentes para la fecha de la elaboración de este documento, sin dejar deconsiderar la visión de la formación de los nuevos ciudadanos y ciudadanas. La justificación legal de todo proceso educativo, se amolda a los cambios desde laperspectiva filosófica, política y a las necesidades sociales de acuerdo a la visiónde país que se necesita construir.

En este sentido, se parte de la Constitución de la cual establece en su articuladolos Derechos Culturales y educativos:

1. El derecho de la educación como servicio público.2. El rescate de valores culturales, ética del trabajo, identidad nacional y visiónglobal de nuestro entorno ambiental.

3. La idoneidad académica de quienes ejercen el programa de formación docente.4. La capacidad institucional para ser centro de investigación, innovación yaplicaciones científicas, tecnológicas y de los servicios de información, comoelemento clave en la contribución del desarrollo económico, social y político delpaís. Con ello se pretende la integración y adaptabilidad institucional a lasnecesidades del país.

LEY ORGÁNICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR (LOES) en cuanto a: 1. La responsabilidad del Estado en el respeto al derecho de la educación y la

visión axiológica del hombre en el desarrollo de una conciencia ciudadana

particular en pro del hombre colectivo.

2. Finalidad académica de la Educación Superior, en el proceso de formación

integral del hombre al servicio de la sociedad.

La Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación (2005).


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La Ley de Servicio Comunitario del Estudiante de Educación Superior publicada

como soporte jurídico de una real manifestación de la vinculación Comunidad-

Universidad para fomentar valores de solidaridad, ciudadanía, conciencia crítica,

ética y estética, compromiso, participación social y trabajo cooperativo, como

parte del proceso de complementación de la formación integral en un intercambio

de saberes y la continuidad del compromiso del nuevo profesional en el devenir

histórico-social.

También se establecen tres aspectos importantes que soportan la Universidad

1. El acceso y permanencia a una educación integral y de calidad

2. El fortalecimiento de la vinculación entre la educación y el trabajo.

3. La adecuación de la gestión a las necesidades y sistema educativo y al

desarrollo


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II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Tomando en cuenta que la organización es FORMAL,en la cual se establece demanera deliberada para alcanzar los objetivos propuestos, todos los comités,reuniones, interarias, que se realizan en esta Institución Educativa, se formalizancon actas, con los puntos tratados, responsables y fechas de seguimiento e

implementación.

OBJETIVOS DEL MANUAL

Objetivo General Apoyar y guiar a la Institución en el desarrollo y fortalecimiento de la Administración del Talento Humano como soporte a los procesos deaseguramiento de la calidad de la educación superior en la Universidad Autónomade Quito.

Objetivos Específicos- Definir los perfiles básicos de todos los puestos de las unidades administrativas

y académico-administrativas, de forma que se determinen los requisitosespecíficos que contribuyen a cumplir la misión Institucional.


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- Determinar los perfiles de cumplimiento de conocimientos, experiencia ycompetencias de los puestos para garantizar los procesos de reclutamiento yselección de personal.

- Comprometer el mejoramiento continuo del trabajo del personal en función delconocimiento de sus funciones y responsabilidades.

Apoyar el diseño del sistema y proceso de evaluación del desempeño deconformidad con las funciones que debe cumplir el personal y lasresponsabilidades que le determina.

AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD DE LOS PUESTOS

Este manual considera los puestos y funciones de los mismos sobre la base del laestructura organizacional reflejada en el Organigrama estructural de laUniversidad.Los niveles de autoridad y responsabilidad no dependen del presente manual, portanto, no debe ser considerado como fuente de señalamiento en estos aspectos,ya que la autoridad y responsabilidad están determinados por: La Ley deEducación Superior, los Estatutos Internos, los Reglamentos y demás

disposiciones normativas del Consejo Superior Universitario Politécnico que seancongruentes con las leyes vigentes.

Nombre del puesto.- Denominación del puesto según nombramiento ydesignación establecida por estatutos, reglamentos o normativa de educaciónsuperior vigente.Nivel funcional.- Clasificación definida para los diferentes puestos sobre la base

de los niveles administrativos establecidos por la subordinación y supra-ordinación del organigrama.Dependencia. - Establecida de acuerdo a la estructura organizacional definida porla Universidad y reflejada en el Organigrama.Jefe inmediato. - Determina el puesto del responsable de la dependencia a la queestá subordinado el trabajador.Naturaleza del puesto. - Determina si el puesto es estatutario u ordinario.


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RESUMEN DEL PUESTO.-

Sintetiza la razón de ser del puesto dentro de la estructura organizacional y lasfunciones en general.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.-

Constituyen las actividades, tareas y responsabilidades implícitas generales yespecíficas que efectúa el personal en su puesto.

PERFIL REQUERIDO.-Establece los requerimientos académicos, de ley, de experiencia laboral y decompetencias definidos por el modelo aplicado, como base para el desarrollo delas funciones administrativas o académico-administrativas del personal de laUniversidad.

Educación.- Define el nivel de formación profesional o educacional que se debecumplir para desempeñarse en el puesto.

Experiencia laboral.- Define el tiempo mínimo de labores en otras Instituciones,que ha cumplido anteriormente el ocupante del puesto y que demuestran suexperticia.Competencias. - Son las características que debe cumplir una persona – conocimientos, destrezas, capacidades – para desempeñar un conjunto deactividades clave con un alto nivel de rendimiento.

Las competencias requeridas para cada puesto se indican en el manual defunciones y su definición se muestra en los anexos 1 y 2 del presente manual.

METODOLOGÍA

Para la elaboración del presente manual de funciones se partió en primer lugar dela estructura organizacional vigente, reflejada en el organigrama institucional.


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NIVELES JERÁRQUICOS

NIVEL CONFORMACIÓN MISION

LEGISLATIVO Consejo SuperiorUniversitario Politécnico

Este nivel legisla, norma, y dictareglamentos o resolucionessobre los aspectos de mayorimportanciaInstitucional

DIRECTIVO Rector/a Los puestos de este nivel tomandecisiones, generan y proponenpolíticas, planes, programas yproyectosInstitucionales que propenden aldesarrollo, fortalecimiento yproyección Institucional,asegurando la calidadacadémico-administrativa

Vicerrector/a

Director/a Administrativo/a

Director/a de PlanificaciónInstitucional

Director/a de InfraestructuraFísica y Mantenimiento

Director/a de Vinculación

Director/a de BienestarUniversitario

Director/a Financiero/a

Director/a de Aseguramientode la Calidad

Director/a de Investigación

Director/a Académico/a

Procurador/a General

Secretario/a General


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Decano/a

ASESOR Auditoría Interna Son los puestos que aconsejan,informan y asisten al nivel

directivo en la formulación depolíticas, planes y programasInstitucionales

Comisiones

Consejo de Facultad

EJECUTIVO Director/a de Escuela Son los puestos que regulan,ejecutan o desarrollan losprocesos encomendados por

los directivos de la Institución

Director/a de Postgrados

Coordinador/a de Escuela

Jefe/a de Centro deTransferencia de Tecnología

Jefe/a de Emprendimiento yServicios

Director/a del Centro deIdiomas

Jefe/a del Centro de Tics

Jefe/a del Centro de CulturaFísica

Jefe/a de Personal

Jefe/a de Comunicación

Jefe/a de Adquisiciones

Jefe/a de Seguridad

PROFESIONAL Médico General Son los puestos especializadosque aplican sus conocimientos y

aportan a la Institución en elOdontólogo


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Contador(a) desarrollo de procesos yprocedimientos de la misma

Jefe/a de Informática ySistemas

Técnico/a Archivador/a

Administrador/a de la Finca

Tesorero/a

Bibliotecario/a

Jefe/a de Planta física ASISTENCIAL Asistente Administrativa Son los puestos que ofrecen

asistencia y apoyo a lasdependencias asignadas en losprocesos académicos oadministrativos

Secretaria Ejecutiva

Enfermero/a

Operador/a de Central

Telefónica Asistente de Informática

Asistente de Adquisiciones

Asistente de Secretaría

Asistente del Procurador

AUXILIAR Auxiliar de Servicios Son los puestos que se

Mensajero/a destacan por la actividadmanual o tarea simple dentro dela Institución

Chofer

Jardinero/a

Guardia de Seguridad


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DEPARTAMENTOS

DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS

Servicios escolares Este departamento tiene la función de administrar, planear, coordinar, controlar yevaluar las actividades relacionadas con la prestación de servicios escolares,

administrativos a los alumnos.

Control escolarLa función de este departamento es el registro y control del proceso educativo-académico de los alumnos (el registro de la evaluaciones o calificaciones), elconcentrado de su historial académico a partir de su ingreso, hasta el egreso, conel fin de realizar las emisiones de los documentos escolares que avalen y

certifiquen los estudios realizados y concluidos al paso de la institución educativa.


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La coordinación académica

Tiene entre sus funciones organizar al cuerpo docente en sus labores,obligaciones, derechos y responsabilidades con la institución educativa.


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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL

1.- ESTRUCTURAL


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MANUAL DE FUNCIONES

OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN:

1.- DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD


I. DATOS DE IDENTIFICACI N

Nombre del puesto:DIRECCIÓN DE CONTABILIDADNivel Funcional:Profesional

Dependencia: Área Administrativa

Jefe Inmediato:Director Administrativo

Número de puestos: 1

Naturaleza del puesto:

Estatutario

Fecha: 30 enero 2015

Misión: Proveer a la comunidad universitaria de los recursos humanos financieros,tecnológicos, de infraestructura y de administración que requieren para elcumplimiento de la Misión Institucional

II. ACTIVIDADES DEL PUESTO

1. Dirigir el proceso de contabilización de las operaciones de la Institución en loconcerniente al plan de cuentas y a las normas de contabilidad generalmenteaceptadas;

2. Velar que este proceso sea completo, oportuno, fidedigno y permanente.


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3. Supervisar las funciones relativas a la contabilidad, control de activos fijos einventarios, exigiendo de ellas información cuantitativa y cualitativa, útil parael apoyo de la gestión financiera del área

4. Cotizar, evaluar y proponer alternativas para asegurar los bienes de launiversidad, ejecutar y administrar los contratos correspondientes

5. Desempeñar otras actividades relacionadas que le encomiende el Director Administrativo

6. Preparar y sugerir normas financiero-contable y asesorar en estas materias yen otras de carácter tributario al director y a las facultades y organismos.

7. Elaborar estados de información financiero contable por facultades yorganismos que permitan conocer los resultados y situación patrimonial de

cada una de ellas, apoyándose en un modelo de centros de responsabilidad.8. Firmar los Balances y Análisis Financieros.9. Las demás fijadas por los Estatutos y Reglamentos la Universidad.

IIl. INTERFAZ DEL PUESTO

ACTIVIDADES ESENCIALES INTERFAZ

Supervisión sobre personas Gerente Financiero

Registro e informes Entidades Gubernamentales

Dinero y/o título valor Gerente Financiero

Equipo, maquinaria y material Gerente Financiero

Coordinación interna y externa Toda la comunidad universitaria

Entes Gubernamentales y de control


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IV. CONOCIMIENTO INFORMATIVOREQUIRIDOS

No. CONOCIMIENTOS INFORMATIVOS DESCRIPCI N

1 Nivel estratégico Conocimiento de unidades yproceso en general, la estructurade la organización

2 Tendencias, prácticas y enfoques Conocer las prácticas tendencias oenfoque de una carrera o áreaprofesional en particular

3 Leyes y regulaciones Principios para la validación y usode procedimientos de estadosfinancieros

4 Proveedores y contratistas Conocimiento de los proveedorescontratistas de la institución

5 Datos de gestión organizacional yempresarial

Estadísticas financieras, procesos,análisis.

V. INSTRUCCI N FORMAL REQUERIDA

Nivel de InstrucciónFormal

Especifique los años deestudio

Indique el área deconocimientos

formales

Educación superior

profesional

Ingeniería 6 años Administración de

Empresas, CienciasContables, Economíay/o Finanzas


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VI. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA

Dimensiones De Experiencia Detalle

1.- Tiempo de Experiencia 3 años2.- Especificidad de la experiencia En puestos y actividades similares3.- Contenido de Experiencia Experiencia en Análisis Financiero,

Conocimiento de las leyes Contable yTributarias

VIlI. DESTREZAS HABILIDADESCONDUCTUALES

DESTREZASGENERALES

DEFINICIÓNRELEVANCIA

ALTA MEDIA BAJA

Destreza Matemática Análisis financiero y Económico xPlanificación ygestión

Registro de emisión de títulosde valor

x

Pensamientoestratégico

Integrar las modernastecnologías en los procesos detrabajo dentro de la empresa

x

Pensamientoanalítico

Analizar o descomponerinformación y detectartendencias, patrones,relaciones, causas efectos, etc

x

HabladoHablar con los demás de

manera clara y comprensiblex

Recolección deinformación

Conocer como localizar eidentificar información esencial

x

Orientación deServicio

Busca activamente la manerade ayudar a los demás

x


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2.- DIRECCIÓN DE TESORERIA



Nombre del puesto:DIRECCIÓN DE TESORERÍANivel Funcional:Profesional




Naturaleza del puesto:Estatutario


Misión: Controlar y vigilar el origen y aplicación de los recursos financieros de laInstitución, ejerciendo supervisión de las partidas asignadas de acuerdo a supresupuesto, con la finalidad de proporcionar información segura y transparente a lacomunidad.


1. Custodiar recursos económicos y financieros, especies valoradas, y demásdocumentación que sustentan el presupuesto;

2. Salvaguardar el dinero de la venta de especies valoradas;3. Remitir al Departamento de Contabilidad, el informe de las operaciones

bancarias, ingresos y egresos, respaldada ésta con los documentoscomprobatorios y justificativos originales, que garantice su adecuadoregistro, dentro de la contabilidad de la Institución;


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4. Controlar el pago de las facturas, notas de venta, liquidaciones de compra ydemás documentación autorizada por el Servicio de Rentas Internas yCompras Públicas, contraídos por la institución de acuerdo a los pedidos ocontratos relativos y con estricta observancia de los lineamientos, normas yprocedimientos establecidos haciendo uso de las herramientas (Ministerio deFinanzas);

5. Realizar transferencias con pagos interbancarios, conjuntamente con elDirector Financiero;

6. Entregar sustento de pagos interbancarios a beneficiarios, previacomprobación de propiedad, legalidad, veracidad y conformidad de ladocumentación de soporte, a fin de facilitar la identificación y revisión

posterior;7. Planificar el flujo de caja, para financiar las obligaciones en forma oportuna y

solicitar la aprobación de la Dirección Financiera;8. Recopilar comprobantes, archivar temporalmente y

entregar al Departamento de Contabilidad para el registro y archivocorrespondiente;

9. Ejecutar las demás funciones señaladas en la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral del Estado, el Estatuto Universitario y los reglamentos internos de la

Institución;10. Remitir al Departamento de Contabilidad, el informe de las operaciones

bancarias, ingresos y egresos, respaldada ésta con los documentoscomprobatorios y justificativos originales, que garantice su adecuadoregistro, dentro de la contabilidad de la Institución;

11. Atender las obligaciones de los pagos a terceros;12. Autorizar los pagos de las obligaciones de la UPEC;13. Mantener permanentemente informado y de manera oportuna de todas las

transacciones financieras a la máxima autoridad (Rector) y al DirectorFinanciero;

14. Las demás fijadas por los Estatutos y Reglamentos la Universidad.


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Registro e informes Entidades GubernamentalesGerente Financiero

Dinero y/o título valor Gerente Financiero

Pago proveedores, y otros Gerente Financiero

Coordinación interna y externa Toda la comunidad universitariaEntes Gubernamentales y de control


No. CONOCIMIENTOS INFORMATIVOS DESCRIPCI N1 Nivel estratégico Conocimiento de unidades y

proceso en general, la estructurade la organización





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tendencias, patrones,relaciones, causas efectos, etc

HabladoHablar con los demás demanera clara y comprensible

X


Conocer como localizar eidentificar información esencial

X



X

3.- DIRECCIÓN DE ABASTECIMIENTOS



Nombre del puesto:DIRECCIÓN DE ABASTECIMIENTOS

Nivel Funcional:Profesional




Naturaleza del puesto:

Estatutario


Misión: Controlar el inventario de producto terminado existente para garantizar quela información registrada en el sistema sea acertada por medio de programación delos conteos físicos y el análisis de sus resultados. Controlar la vejez y antigüedaddel inventario.


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1. Llevar un registro de ingreso y egreso de los equipos y materiales de oficinaque se solicitan por los diferentes departamentos de la Universidad.

2. Preocuparse de contar con todos los elementos necesarios para el buenfuncionamiento de las responsabilidades del departamento.

3. Analizar errores documentales o de sistema (darle solución)4. Generar informes periódicos sobre el estado de los inventarios.5. Las demás fijadas por los Estatutos y Reglamentos la Universidad.




Registro e informes Gerente Financiero

Coordinación interna y externa Toda la comunidad universitaria

Entes Gubernamentales y de control

Manejo de herramientas de información(kardex, Excel)

Gerente Financiero

Inventarios Gerente Financiero

Mantener un mínimo de stock Gerente Financiero


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No. CONOCIMIENTOS INFORMATIVOS DESCRIPCI N

1 Nivel estratégico Conocimiento de unidades yproceso en general, la estructurade la organización




V. INSTRUCCI N FORMAL REQUERIDA

Nivel de InstrucciónFormal

Especifique los años deestudio

Indique el área deconocimientos

formalesEducación superior

profesionalTecnología 4 años Administración de

Empresas, CienciasContables, Economía

y/o Finanzas


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VI. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA

Dimensiones De Experiencia Detalle

1.- Tiempo de Experiencia 1 años2.- Especificidad de la experiencia En puestos y actividades similares

3.- Contenido de Experiencia Experiencia en manejo deProveeduría, Adquisiciones

VIlI. DESTREZAS HABILIDADESCONDUCTUALES

DESTREZAS

GENERALESDEFINICIÓN

RELEVANCIA

ALTA MEDIA BAJADestreza Matemática Análisis financiero y Económico x

Planificación ygestión

Registro de emisión dedocumentos de egresos eingresos

x

Pensamientoestratégico

Integrar las modernastecnologías en los procesos de

trabajo dentro de la empresa

x

Pensamientoanalítico

Analizar o descomponerinformación y detectartendencias, patrones,relaciones, causas efectos, etc

x

HabladoHablar con los demás demanera clara y comprensible

x


Conocer como localizar eidentificar información esencial x



x


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CONCLUCIONES

Del estudio realizado se determinó que la Universidad tiene establecido y reglamentadosus manuales por funciones.

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