MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA SECRETARÍA GENERAL - Universidad Autónoma del … · 2019-02-26 ·...

SG-MO

Fecha de Elaboración: 14/04/2015

Fecha de Actualización: 24/01/2019 Versión: 3

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO SECRETARÍA GENERAL

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA

SECRETARÍA GENERAL

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ÍNDICE: 1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 3 2. DIRECTORIO .............................................................................................................. 4 3. ANTECEDENTES HISTÓRICOS ................................................................................ 6 4. BASE LEGAL .............................................................................................................. 8 5. ATRIBUCIONES .......................................................................................................... 9 6. ORGANIGRAMA ....................................................................................................... 12 7. ESTRUCTURA FUNCIONAL .................................................................................... 13

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1. INTRODUCCIÓN:

El manual de organización de la Secretaría General es un documento de apoyo que indica las áreas que la conforman y las actividades asignadas a cada una de ellas, de igual modo es un instrumento de apoyo para la planeación, control, evaluación y seguimiento de sus objetivos y una guía para usuarios externos.

En el directorio aparecen los titulares de las dependencias y áreas de la Secretaría General, de igual forma los antecedentes históricos refieren los principales cambios y acontecimientos en la dependencia; la base legal indica los artículos, apartados y fracciones de los diversos ordenamientos legales en la cual sustenta su actuar, así como las atribuciones que la confiere la misma legislación universitaria. En el organigrama se muestran de forma gráfica las relaciones funcionales entre las áreas dependientes y unidades administrativos. En la estructura funcional se describen los objetivos de cada área, así como sus principales funciones.

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2. DIRECTORIO:

Dr. Saúl Agustín Sosa Castelán Secretario General Lic. Hegel Martínez Baños Subsecretario General Mtro. Gabriel Vergara Rodríguez Secretario Particular Lic. Sandra Estefani Caviedes González Secretaria Privada Ing. Mario Santiago Velázquez Jaén Director del Archivo General Mtro. Julio César Leines Medécigo Director de Administración Escolar Lic. Jorge Gómez Solís Director de Eventos Especiales M.C. Miguel Ángel Islas Cruz Director de Servicio Médico Universitario Lic. Pipino Morales Gamero Director de Protección Civil Universitaria Dr. Asael Ortíz Lazcano Oficina de Estimulo al Desempeño al Personal Docente Lic. Crescenciano Zarazúa Rodríguez Administrador del Centro Cultural Universitario “La Garza” C.D. Miguel Arce Núñez Administrador del Centro de Extensión Universitaria (CEUNI) Lic. Oscar Adrián Parada Herrera Administrador de la Ciudad del Conocimiento Lic. Joel Hernández Ballesteros Administrador del edificio “Torres de Rectoría”

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Mtra. Reyna María Guadalupe Díaz Vargas. Jefa de la Unidad de Seguimiento a Firmas de Trámites y Certificaciones L.D. María Magdalena López Gress Jefa de la Unidad de Asuntos Académicos y Enlace de Cuerpos Colegiados Mtra. Laura Edith González Flores Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos L.T.S. Fanny Martínez Mérida Jefa de la Unidad de Gestión de Calidad L.D. Manuel Alejandro Calva Hinojosa Jefe de la Unidad de Asuntos Jurídicos Mtro. Jorge Hurtado Piña Jefe de la Unidad del Informe de la Administración Universitaria Jefe de la Unidad de Protocolo L.C.E. Mario Salvador Rojas Trejo Responsable de la Oficialía de Partes

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3. ANTECEDENTES HISTÓRICOS:

La Secretaría General de la UAEH surgió como una necesidad estructural e inició sus actividades el 3 de marzo de 1961, fecha de fundación de la Universidad, habiéndose designado Secretario General al Dr. Pedro Espínola Noble, desde entonces han sido trece los Secretarios Generales que ha tenido la Universidad.

Lic. Gabriel Romero Reyes (1967-1969),

Lic. Rafael Arriaga Paz (1969-1982),

Lic. Jorge Rossete Penagos (1982-1986),

Lic. Gerardo Sosa Castelán (1986-1991),

Lic. Evaristo Luvián Torres (1991-1992),

Lic. Juan Manuel Camacho Bertrán (1992-1998),

Lic. Raúl Arroyo González (1998-1999),

M.C. Enrique Gerardo Macedo Ortiz (1999-2007),

Lic. Marco Antonio Alfaro Morales (2007-2008),

Mtro. Humberto Augusto Veras Godoy (2008-2010),

Lic. Gerardo Sosa Castelán (2010-2011),

Mtro. Adolfo Pontigo Loyola (2011- 2016).

Dr. Saúl Agustín Sosa Castelán (2016- ). La Secretaría General depende directamente de la Rectoría y es el Rector quien da el nombramiento al Secretario General, conforme a la disposición legal universitaria. En el año de 1969, la Secretaría General contaba únicamente con su titular y un Oficial Administrativo y fue en el mes de julio, del mismo año, cuando se contrataron los servicios de un Licenciado en Actuaría, un Licenciado en Derecho y un Oficial Administrativo. En el periodo de 1975 a 1977, la Secretaría General se encontraba integrada por los departamentos de Servicios Escolares, Personal, Orientación Universitaria, Servicio Social, Bibliotecas y Fomento Deportivo, así como por la División de Finanzas y las Unidades Administrativas, según el organigrama trazado. A partir de 1977 y en consideración a las necesidades de la misma administración universitaria, se originaron cambios fundamentales en el organigrama de la Secretaría General, salieron de su esfera de competencia secciones y departamentos tales como, la División de Finanzas, Orientación Universitaria, Servicio Social y Fomento Deportivo, pasando la mayor parte de ellas, por acuerdo del Rector, a formar parte de la División de Estudios Especiales, creada en octubre de 1976. En el año 2010, con base en las facultades expresadas en el artículo 69 del Estatuto General, y bajo la gestión del Lic. Gerardo Sosa Castelán, la Secretaría General divide sus funciones en unidades administrativas las cuales agruparon las actividades

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sustantivas que realizaba de manera conjunta el personal de apoyo, lo anterior permitió sistematizar sus funciones y tener un mayor control en los procesos siendo las unidades recién creadas: Oficina de Seguimiento a Firmas de Trámites y Certificaciones actualmente Unidad, Unidad de Asuntos Académicos y Enlace de Cuerpos Colegiados, Unidad de Asuntos Administrativos, Unidad de Asuntos Jurídicos, Unidad del Informe de la Administración Universitaria, y Unidad de Apoyo Técnico. Posteriormente, y por necesidades de la Secretaría General desaparece esta última y se crea la Dirección de Proyectos. Durante el periodo 2011-2016 amplió su estructura para cubrir las encomiendas que la legislación universitaria le atribuye dependiendo orgánicamente la Dirección de Administración Escolar antes Dirección de Control Escolar, Dirección del Archivo General, Dirección de Enlace Institucional, Dirección de Eventos Especiales, la Dirección de Protección Civil Universitaria y las Administraciones del Centro Cultural “La Garza” (antes Edificio Central de Abasolo), Centro de Extensión Universitaria (CEUNI), Ciudad del Conocimiento, y edificio “Torres de Rectoría”. En la actualidad la Secretaría General se encuentra a cargo del Dr. Saúl Agustín Sosa Castelán quien ha impulsado cambios dentro de su estructura organizacional, creando la Unidad de Protocolo y la Unidad de Calidad. De acuerdo a la reforma en la legislación Universitaria se le asignaron la Dirección de Servicio Médico Universitario y la Oficina de Estimulo al Desempeño al Personal Docente, necesarios para dirigir y mejorar el funcionamiento de la misma.

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4. BASE LEGAL:

Ley Orgánica de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo;

Estatuto General de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo;

Código de Ética de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo;

Contrato Colectivo de Trabajo del Sindicato Único de Trabajadores y Empleados de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo;

Contrato Colectivo de Trabajo que rige las relaciones colectivas laborales entre la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo y su personal académico;

Reglamento de Jubilación del Personal Académico de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo;

Reglamento de la Comisión Mixta de Jubilación del Personal Académico de la U.A.E.H.;

Reglamento de Incorporación de Estudios de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo;

Reglamento de Revalidación de Estudios;

Estatuto de Personal Académico.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Hidalgo.

Reglamento de la Ley Federal de Archivos

Reglamento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares.

Ley General de Educación.

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5. ATRIBUCIONES: Estatuto General TÍTULO CUARTO De la organización administrativa de la UAEH Capítulo I De la Secretaría General Artículo 79. La Secretaría General depende directamente del rector y lo auxiliará en la coordinación y la operación de las funciones universitarias; fungirá, además, como secretario del Honorable Consejo Universitario y de la Junta de Gobierno. El secretario general deberá reunir los requisitos siguientes: I. Ser mexicano por nacimiento; II. Ser mayor de treinta años en el momento de su designación; III. Poseer grado académico no inferior a nivel maestría debidamente legalizada; IV. Haberse distinguido en el ejercicio de su profesión y de la docencia; V. Contar con un mínimo de cinco años de antigüedad laboral ininterrumpida en la institución; y VI. Ser de reconocida honorabilidad. El secretario general podrá proponer al rector la creación o supresión de la estructura administrativa necesaria para el adecuado funcionamiento de su dependencia, así como la designación del personal que requiera para el cumplimiento de sus funciones. Artículo 80. Corresponde al secretario general: I. Respetar y defender la autonomía universitaria; II. Actuar como secretario del Honorable Consejo Universitario y suplir al rector en la presidencia del mismo en los términos de la Ley Orgánica de la UAEH; III. Fungir como secretario de la Junta de Gobierno y suplir al rector en la presidencia de la misma en caso de ausencia de este; IV. Auxiliar al rector en la aplicación de las políticas de las funciones de docencia, investigación y desarrollo, extensión y vinculación; V. Contribuir a preservar la gobernabilidad en la UAEH; VI. Autorizar, por delegación del rector, designaciones, cambios de adscripción, remociones, bajas, promociones, licencias y permisos del personal académico y administrativo en los términos de la normativa universitaria, así como recibir y turnar al

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órgano correspondiente las actas que se levanten al personal por irregularidades en el desempeño de sus labores; VII. Comparecer personalmente o delegar la representación jurídica de la UAEH para dirimir controversias de índole laboral ante las autoridades locales y federales correspondientes; VIII. Convocar, por acuerdo del rector, a las sesiones del Honorable Consejo Universitario, actuando como secretario del mismo, y difundir las resoluciones y los acuerdos que emanen del Consejo; IX. Suplir al rector en sus ausencias hasta por treinta días, en los términos del artículo 30 de la Ley Orgánica de la UAEH; X. Atender la correspondencia oficial de la UAEH; XI. Certificar la autenticidad y la legalidad de los documentos emitidos por la UAEH; XII. Refrendar con su firma los actos jurídicos celebrados por el rector a nombre de la UAEH; XIII. Firmar, por delegación expresa del rector, los actos jurídicos que por su naturaleza así lo permitan; XIV. Firmar de manera conjunta con el rector los títulos, grados, diplomas, distinciones y reconocimientos que expida la UAEH; XV. Actuar como fedatario de la UAEH; XVI. Presidir los órganos colegiados que determine la normativa universitaria y las comisiones creadas por la Rectoría, y supervisar el cumplimiento de los acuerdos que de ellos emanen; XVII. Dirigir las actividades para la atención de los asuntos jurídicos y normativos relacionados con la UAEH, así como delegar poderes para la representación legal de la institución, sus órganos y dependencias, en materia de pleitos y cobranzas; XVIII. Coordinar las actividades de administración escolar de la institución; XIX. Coordinar la integración y la elaboración del informe anual de la administración universitaria, con la colaboración de la Dirección General de Planeación; XX. Coadyuvar con el rector al mantenimiento de las relaciones con las organizaciones representativas de la UAEH;

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XXI. Coordinar el proceso de reconocimiento de validez de estudios, la incorporación de entidades educativas y de programas académicos y su refrendo, con la colaboración de la División Académica y la de Investigación, Desarrollo e Innovación; XXII. Coordinar los eventos especiales y supervisar que las actividades universitarias se realicen conforme al protocolo institucional; XXIII. Coordinar y supervisar los servicios de seguridad y vigilancia; XXIV. Coordinar y supervisar los servicios médicos universitarios; XXV. Coordinar el Sistema de Protección Civil Universitario; XXVI. Coordinar el Programa de Estímulos al Personal Académico; XXVII. Coordinar el Programa Institucional de Prevención de Adicciones; XXVIII. Supervisar el seguimiento de los proyectos especiales que se generen dentro de la UAEH; XXIX. Administrar los archivos general e histórico de la UAEH; y XXX. Cumplir las demás encomiendas que le confieran la normativa universitaria y el rector


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6. ORGANIGRAMA

Secretaría General

Secretaría

Particular

Subsecretaría

General

Secretaría

Privada

Dirección de

Archivo General

Dirección de

Administración Escolar

Dirección de Eventos

Especiales

Dirección de Servicio

Médico Universitario

Dirección de Protección

Civil Universitaria Oficina de Estímulo al

Desempeño al Personal

Docente

Administración del Centro

Cultural Universitario “La Garza”

Administración del Centro de

Extensión Universitaria Administración de la Ciudad del

Conocimiento

Administración de Torres de

Rectoría

Oficialía de Partes

Unidad de

Seguimiento a Firmas

de Trámites y

Certificaciones

Unidad de Asuntos

Académicos y Enlaces

de Cuerpos Colegiados

Unidad de Asuntos

Administrativos

Unidad de Gestión

de Calidad

Unidad Asuntos

Jurídicos

Unidad del Informe

de la

Administración

Universitaria

Unidad de

Protocolo

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7. ESTRUCTURA FUNCIONAL:

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UNIDAD ORGÁNICA:

SECRETARÍA GENERAL

REPORTA A:

RECTORÍA

OBJETIVO: Coadyuvar con la rectoría en la coordinación y operación de las funciones universitarias.

FUNCIONES: 1.- Respetar y defender la autonomía universitaria; 2.- Actuar como secretario del Honorable Consejo Universitario y suplir al rector en

la presidencia del mismo en los términos de la Ley Orgánica de la UAEH;

3.- Fungir como secretario de la Junta de Gobierno y suplir al rector en la presidencia de la misma en caso de ausencia de este;

4.- Auxiliar al rector en la aplicación de las políticas de las funciones de docencia,

investigación y desarrollo, extensión y vinculación; 5.- Contribuir a preservar la gobernabilidad en la UAEH;

6.- Autorizar, por delegación del rector, designaciones, cambios de adscripción,

remociones, bajas, promociones, licencias y permisos del personal académico y administrativo en los términos de la normativa universitaria, así como recibir y turnar al órgano correspondiente las actas que se levanten al personal por irregularidades en el desempeño de sus labores;

7.- Comparecer personalmente o delegar la representación jurídica de la UAEH para dirimir controversias de índole laboral ante las autoridades locales y federales correspondientes;

8.- Convocar, por acuerdo del rector, a las sesiones del Honorable Consejo Universitario, actuando como secretario del mismo, y difundir las resoluciones y los acuerdos que emanen del mismo;

9.- Suplir al rector en sus ausencias hasta por treinta días, en los términos del

artículo 30 de la Ley Orgánica de la UAEH;

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10.- Atender la correspondencia oficial de la UAEH; 11.- Certificar la autenticidad y la legalidad de los documentos emitidos por la

UAEH; 12.- Refrendar con su firma los actos jurídicos celebrados por el rector a nombre

de la UAEH;

13.- Firmar, por delegación expresa del rector, los actos jurídicos que por su naturaleza así lo permitan;

14.- Firmar de manera conjunta con el rector los títulos, grados, diplomas, distinciones y reconocimientos que expida la UAEH;

15.- Actuar como fedatario de la UAEH;

16.- Presidir los órganos colegiados que determine la normativa universitaria y las comisiones creadas por la Rectoría, y supervisar el cumplimiento de los acuerdos que de ellos emanen;

17.- Dirigir las actividades para la atención de los asuntos jurídicos y normativos

relacionados con la UAEH, así como delegar poderes para la representación legal de la institución, sus órganos y dependencias, en materia de pleitos y cobranzas;

18.- Coordinar las actividades de administración escolar de la institución;

19.- Coordinar la integración y la elaboración del informe anual de la

administración universitaria, con la colaboración de la Dirección General de Planeación;

20.- Coadyuvar con el rector al mantenimiento de las relaciones con las organizaciones representativas de la UAEH;

21.- Coordinar el proceso de reconocimiento de validez de estudios, la incorporación de entidades educativas y de programas académicos y su refrendo, con la colaboración de la División Académica y la de Investigación, Desarrollo e Innovación;

22.- Coordinar los eventos especiales y supervisar que las actividades

universitarias se realicen conforme al protocolo institucional;

23.- Coordinar y supervisar los servicios de seguridad y vigilancia;

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24.- Coordinar y supervisar los servicios médicos universitarios;

25.- Coordinar el Sistema de Protección Civil Universitario; 26.- Coordinar el Programa de Estímulos al Personal Académico; 27.- Coordinar el Programa Institucional de Prevención de Adicciones;

28.- Supervisar el seguimiento de los proyectos especiales que se generen dentro

de la UAEH; 29.- Administrar los archivos general e histórico de la UAEH; y

30.- Cumplir las demás encomiendas que le confieran la normativa universitaria y

El rector.

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UNIDAD ORGÁNICA:

SUBSECRETARÍA GENERAL

OBJETIVO: Colaborar con la Secretaría General en el desarrollo de sus funciones institucionales propias de su actividad con apego a la normatividad.

FUNCIONES:

1. Diseñar estrategias que permitan la vinculación con las áreas y direcciones que

dependen de la Secretaría General; 2. Coordinar la elaboración de planes y programas de actividades de las áreas

que conforman la Secretaría General a corto, mediano y largo plazo. 3. Coordinar y supervisar que los servicios de seguridad y vigilancia se realicen

de acuerdo a lo conveniente con los intereses de la Universidad, mediante la formulación de estrategias con una visión global;

4. Apoyar a la Secretaría General en su función de Presidente de los órganos

colegiados, supervisando la elaboración de actas respectivas y seguimiento a sus acuerdos;

5. Coordinar el protocolo de firmas de autoridades y funcionarios universitarios,

(nombramientos, convenios, distinciones, reconocimientos u otros). 6. Cumplir con las demás encomiendas que le confieran la normativa universitaria

y la Secretaría General.

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UNIDAD ORGÁNICA:

SECRETARÍA PARTICULAR

OBJETIVO: Auxiliar a la Secretaría General en sus funciones.

FUNCIONES:

1. Dar atención a la correspondencia de la Secretaría General; 2. Coordinar la agenda de audiencias y actividades del Secretario General; 3. Organizar las reuniones de trabajo que coordina la Secretaría General; 4. Revisar documentos para firma del Secretario General; 5. Apoyar en actividades especiales asignadas por el Secretario General; 6. Mantener los canales de comunicación entre el Secretario General y los

titulares de las unidades educativas, dependencias y representaciones gremiales, estudiantiles y sociales de la UAEH;

7. Cumplir con las demás encomiendas que le confieran la normativa universitaria


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UNIDAD ORGÁNICA:

SECRETARÍA PRIVADA

OBJETIVO: Atender de manera directa las encomiendas del Secretario General.

FUNCIONES:

1. Organizar y mantener el archivo del despacho del Secretario General; 2. Coordinar el trámite y seguimiento a las comunicaciones personales del

Secretario General; 3. Apoyo directo al Secretario General en eventos y reuniones de trabajo; 4. Elaboración de tarjetas y discursos de eventos; 5. Atención directa en las giras y recorridos del Secretario General; 6. Atención a las reuniones y entrevistas del Secretario General fuera de las

instalaciones de la Secretaría General;

7. Apoyar en actividades de ámbito privado;

8. Garantizar el bienestar del Secretario General en sus diferentes actividades; 9. Cumplir con las demás encomiendas que le confieran la normativa universitaria


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UNIDAD ORGÁNICA:

DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL

REPORTA A:

SECRETARÍA GENERAL

OBJETIVO: Ejercer como una dependencia de la Secretaría General en las actividades administrativas y de normatividad archivística de la UAEH.

FUNCIONES:

1. Cumplir conforme a la legislación universitaria, las responsabilidades

encomendadas por las autoridades de la Institución, que garanticen el óptimo desempeño del Archivo General.

2. Vigilar el cumplimiento de la normatividad y disposiciones que establecen el funcionamiento y estructura del Archivo General.

3. Desarrollar y renovar el programa institucional que permita la instauración del Sistema Institucional de Gestión Documental, Administración de Archivos y Transparencia.

4. Establecer la organización y operación de los archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la UAEH.

5. Construir y mantener actualizadas las herramientas metodológicas que

permitan la clasificación y organización de los archivos universitarios.

6. Promover la capacitación permanente en materia archivística a la comunidad universitaria que se encuentra inherente a esta actividad.

7. Gestionar los convenios con Instituciones Gubernamentales, Asociaciones

Civiles, Instituciones Públicas y Privadas, con el objetivo de fortalecer y vincular la Dirección de Archivo General.

8. Establecer las normas y políticas para la organización u operación de los

procesos de administración de documentos y archivos de la Universidad.

9. Resguardar los documentos y expedientes que conforman los archivos universitarios.

10. Facilitar y promover su consulta para la toma de decisiones y acceso a la

información pública.

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11. Establecer los manuales de procedimientos archivísticos para la valoración y

disposición final de la documentación emanada de las Unidades Académicas y Administrativas de la UAEH.

12. Implementar permanentemente el uso de tecnologías de la información y desarrollo de sistemas para la documentación histórica.

13. Coordinar con las instancias pertinentes la investigación documental de la

UAEH.

14. Desarrollar el programa de difusión del patrimonio documental universitario.

15. Acrecentar fondos, acervos y colecciones del Archivo Histórico.

16. Cumplir con las demás encomiendas que le confieran la normativa universitaria y la Secretaría General.

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UNIDAD ORGÁNICA:

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

REPORTA A:

SECRETARÍA GENERAL

OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento de la normativa que regula la admisión, estancia, egreso, titulación y obtención de grado de los alumnos y egresados de los programas educativos en sus diferentes tipos, niveles y modalidades de estudio.

FUNCIONES:

1. Aplicar la normativa universitaria en lo correspondiente a la trayectoria escolar

de los alumnos con apoyo de las diferentes Áreas de la Dirección. 2. Atender la audiencia pública. 3. Aprobar los procesos administrativos de ingreso, permanencia, egreso y

titulación de los diferentes niveles de estudio, de acuerdo a lo establecido en la normativa y los programas educativos aprobados por el Honorable Consejo Universitario.

4. Aprobar los proyectos para el mejor desempeño de la Dirección. 5. Apoyar el desarrollo de las sesiones de la Comisión de Selección y Admisión

en calidad de Secretario. 6. Presidir junto con el Rector y demás directivos las ceremonias institucionales

de titulación y de entrega de certificados. 7. Informar a la Secretaría General lo referente a las ceremonias institucionales. 8. Cumplir con las demás encomiendas que le confieran la normativa universitaria


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UNIDAD ORGÁNICA:

DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES

REPORTA A:

SECRETARÍA GENERAL

OBJETIVO: Diseñar y operar estrategias que permita el fortalecimiento de la identidad institucional, así como apoyar en la planeación, organización y desarrollo de las ceremonias y eventos de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo.

FUNCIONES: 1. Planear, diseñar e implementar los diferentes programas y acciones de

desarrollo y fortalecimiento de logística de eventos especiales de la institución. 2. Organizar y realizar el servicio de logística de las ceremonias y eventos

institucionales solicitados a la Dirección de Eventos Especiales; 3. Supervisar que las actividades de logística de eventos y ceremonias se

realicen conforme al protocolo institucional 4. Gestionar los recursos necesarios para operar los programas y proyectos para

el desarrollo Institucional; 5. Determinar con la Rectoría y Secretaría General las actividades especiales de

la institución. 6. Elaborar los proyectos que integran el Presupuesto Anual Operativo de la

dirección;

7. Atender y validar oportunamente los requerimientos y acciones de las dependencias que sustentan los Sistemas de Gestión Institucional: Sistema de Gestión documental, administración de archivos y transparencia, Sistema del Presupuesto Anual Universitario, Sistema Integral de Gestión Institucional;

8. Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora que sean necesarias para la labor eficiente y eficaz de las funciones sustantivas de la dirección;

9. Evaluar los reportes estadísticos, cuantitativos y/o cualitativos de los servicios

que se otorgan a través de la Dirección y, tomar las decisiones pertinentes para implementar las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora;

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UNIDAD ORGÁNICA:

DIRECCIÓN DE SERVICIO MÉDICO UNIVERSITARIO

REPORTA A:

SECRETARÍA GENERAL

OBJETIVO: Establecer el diagnóstico del estado de salud de la comunidad universitaria y público en general, que permita determinar las acciones necesarias para la prevención o tratamiento de las diversas patologías detectadas.

FUNCIONES: 1. Asegurar el estado general de salud de la comunidad universitaria. 2. Establecer referencias y estadísticas de salud de la población universitaria. 3. Informar al aspirante del servicio alguna patología detectada para su

tratamiento preventivo y oportuno. 4. Proporcionar a los estudiantes el número de seguridad social del seguro

facultativo del IMSS.

5. Vigilar que el personal a su cargo realice las funciones asignadas a su puesto cumpliendo con los lineamientos establecidos en la normatividad interna y externa vigente.

6. Comprobar que el personal a su cargo cuenta con los recursos requeridos para

llevar a cabo las acciones preventivas universitarias en cada escuela e instituto, dando cumplimiento a las metas e indicadores institucionales.

7. Determinar las acciones para el control, manejo y ubicación de uso de los equipos, instrumentos y material, dentro y fuera de las instalaciones de la DSMU.

8. Controlar el uso adecuado de las instalaciones y bienes de la DSMU, para ser

custodiadas y resguardadas por el personal de seguridad. 9. Cumplir las demás encomiendas que le confieran la normatividad universitaria 10. Cumplir con las demás encomiendas que le confieran la normativa universitaria


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UNIDAD ORGÁNICA:

DIRECCIÓN DE PROTECCIÓN CIVIL UNIVERSITARIA.

REPORTA A:

SECRETARÍA GENERAL

OBJETIVO: Coordinar la elaboración, instrumentación, ejecución de programas y protocolos en materia de Protección Civil en la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo.

FUNCIONES: 1. Cumplir las disposiciones de la Ley General de Protección Civil vigente e

instrumentar e instaurar sus programas al interior de la Comunidad Universitaria.

2. Coordinar las acciones en materia de Protección Civil, en las áreas

administrativas, Institutos, Escuelas Preparatorias y Superiores. 3. Evaluar, la seguridad, auxilio y rehabilitación de la comunidad universitaria,

ante situaciones de desastre. 4. Organizar y dirigir el plan de contingencias, para hacer frente a una situación

de riesgo inminente, catástrofe o desgracia en la comunidad universitaria. 5. Coordinar y dirigir la intervención del área operativa y comités internos de

Protección Civil, de todas las dependencias, para resguardar la protección y socorro de los universitarios, visitantes y sus bienes.

6. Dirigir la realización de cursos de capacitación, ejercicios y simulacros que

permitan mejorar las capacidades preventiva y de respuesta de los integrantes de los comités internos de protección civil universitaria.

7. Establecer y mantener enlace con las dependencias universitarias,

instituciones y organismos involucrados en tareas de protección civil.

8. Instituir los lineamientos para la integración, funcionamiento y supervisión de los comités internos de protección civil.



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UNIDAD ORGÁNICA:

ADMINISTRACIÓN DEL CENTRO CULTURAL “LA GARZA”

REPORTA A:

SECRETARÍA GENERAL

OBJETIVO: Coordinar, supervisar y administrar las actividades de mantenimiento, limpieza, seguridad y de protección civil del edificio, así como la distribución de los materiales consumibles para el desarrollo de las funciones de mantenimiento.

FUNCIONES: 1. Elabora y administra los programas de mantenimiento preventivo y correctivo

de las instalaciones; 2. Coordina y supervisa las labores asignadas al personal a su cargo; 3. Establece las necesidades de capacitación del personal y proponer alternativas

para lograrlo; 4. Supervisa el uso adecuado del equipo y vigilar el aprovechamiento óptimo del

material; 5. Coordina con el oficial en turno las actividades propias de vigilancia y acceso al

edificio en forma vehicular y peatonal; 6. Gestiona anualmente equipo, herramienta y consumibles que serán utilizados

en el Programa Anual de la Administración del Centro Cultural Universitario la Garza.

7. Administra los recursos financieros que proporciona el presupuesto anual

universitario;

8. En coordinación con la Dirección de Protección Civil Universitaria apoyar en la difusión e implementación de sus planes y programas, así como dar seguimiento a las actividades que le competen al Comité interno de protección civil a partir de su integración.



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UNIDAD ORGÁNICA:

ADMINISTRACIÓN DEL CENTRO DE EXTENSIÓN UNIVERSITARIA

REPORTA A:

SECRETARÍA GENERAL

OBJETIVO: Ccoordinar, supervisar y administrar las actividades de mantenimiento, limpieza, seguridad y de protección civil del edificio, así como la distribución de los materiales consumibles para el desarrollo de las funciones de mantenimiento.

FUNCIONES: 1. Elabora y administra los programas de mantenimiento preventivo y correctivo

de las instalaciones;

2. Coordina y supervisa las labores asignadas al personal a su cargo.

3. Establecer las necesidades de capacitación del personal y proponer alternativas para lograrlo.

4. Supervisa el uso adecuado del equipo de mantenimiento y vigilar el aprovechamiento óptimo del material.

5. Gestiona el material de limpieza que será utilizado por los intendentes.

6. Coordinar con el oficial en turno las actividades propias de vigilancia y acceso al edificio en forma vehicular y peatonal.

7. Gestiona anualmente equipo, herramienta y consumibles que serán utilizados en el Programa Anual de la Administración del Centro de Extensión Universitaria.

8. En coordinación con la Dirección de Protección Civil Universitaria apoyar en la difusión e implementación de sus planes y programas.

9. Administra los recursos financieros que proporciona el presupuesto anual universitario.


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UNIDAD ORGÁNICA:

ADMINISTRACIÓN DE LA CIUDAD DEL CONOCIMIENTO

REPORTA A:

SECRETARÍA GENERAL

OBJETIVO: Coordinar, supervisar y administrar las actividades de mantenimiento, limpieza y de protección civil de la Ciudad del Conocimiento, así como la distribución de los materiales consumibles para el desarrollo de las funciones de mantenimiento.

FUNCIONES 1. Elaborar y administrar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo

de las instalaciones. 2. Coordinar y supervisar las labores asignadas al personal a su cargo. 3. Establecer las necesidades de capacitación del personal y proponer

alternativas para lograrlo. 4. Supervisar el uso adecuado del equipo y vigilar el aprovechamiento óptimo del

material.

5. Coordinar las acciones necesarias para el acceso vehicular como peatonal en la ciudad del conocimiento.

6. Gestionar el material de limpieza que será utilizado por los intendentes.

7. En coordinación con la Dirección de Protección Civil Universitaria apoyar en la

difusión e implementación de sus planes y programas. 8. Gestionar anualmente equipo, herramienta y consumibles que serán utilizados

en el Programa Anual de la Administración de Ciudad del Conocimiento. 9. Administrar los recursos financieros que proporciona el presupuesto anual

universitario. 10. Cumplir con las demás encomiendas que le confieran la normativa universitaria


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UNIDAD ORGÁNICA:

ADMINISTRACIÓN DE TORRES DE RECTORÍA

REPORTA A:

SECRETARÍA GENERAL

OBJETIVO: Coordinar, supervisar y administrar las actividades de mantenimiento, limpieza, seguridad y de protección civil del edificio, así como la distribución de los materiales consumibles para el desarrollo de las funciones de mantenimiento

FUNCIONES: 1. Elaborar y administrar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo

de las instalaciones.

2. Coordinar y supervisar las labores asignadas al personal a su cargo.

3. Establecer las necesidades de capacitación del personal y proponer alternativas para lograrlo.

4. Supervisar el uso adecuado del equipo y vigilar el aprovechamiento óptimo del

material. 5. Gestionar el material de limpieza que será utilizado por los intendentes.

6. Coordinar con el oficial en turno las actividades propias de vigilancia y acceso

al edificio en forma vehicular y peatonal.

7. En coordinación con la Dirección de Protección Civil Universitaria apoyar en la difusión e implementación de sus planes y programas.

8. Gestionar anualmente equipo, herramienta y consumibles que serán utilizados en el Programa Anual de la Administración de Torres de Rectoría.

9. Administrar los recursos financieros que proporciona el presupuesto anual

universitario.


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UNIDAD ORGÁNICA:

OFICINA DE ESTÍMULO AL DESEMPEÑO AL PERSONAL DOCENTE.

OBJETIVO: Se encarga de administrar y coordinar el programa federal Estímulos, que condensa el programa Estímulo al Desempeño del Personal Docente (Ordinario o U06) y el programa Carrera Docente (Extraordinario o U040).

FUNCIONES:

1. Apoyo logístico al examen de selección

2. Coadyuvar en la creación de la comisión evaluadora al Estímulo al Desempeño

del Personal Docente

3. Coadyuvar en la creación de la comisión evaluadora al programa Carrera

Docente. 4. Cumplir con las demás encomiendas que le confieran la normativa universitaria


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UNIDAD ORGÁNICA:

UNIDAD DE SEGUIMIENTO A FIRMAS DE TRÁMITES Y CERTIFICACIONES

OBJETIVO: Recibir, revisar, remitir, registrar y elaborar lo relacionado con documentos escolares para que sean firmados por el Secretario General.

FUNCIONES: 1. Recibe documentación y cotejar la autenticidad de datos mediante el SIAE

(Sistema de Integración de Administración Escolar) como son certificados totales, certificados parciales, cartas de pasante, títulos, diplomas y grados académicos para que sean firmados por el Secretario General;

2. Efectuar las adiciones de programas de estudio nuevos, actualización de datos

de la institución, cambios de nomenclaturas ante la Dirección General de Profesiones en la Ciudad de México por medio del SIREP (Sistema de Integración de Estudios Profesionales);

3. Elaborar la Certificación de documentos que solicitan las diferentes

dependencias a esta Secretaría; 4. Cumplir con las demás encomiendas que le confieran la normativa universitaria


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UNIDAD ORGÁNICA:

UNIDAD DE ASUNTOS ACADÉMICOS Y ENLACE DE CUERPOS COLEGIADOS

OBJETIVO: Vigilar la correcta operación de los Cuerpos Colegiados institucionales.

FUNCIONES: 1. Convocar a los integrantes de los cuerpos colegiados para instaurar sus

sesiones; 2. Representar al Secretario General en las sesiones de trabajo de los cuerpos

colegiados;


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UNIDAD ORGÁNICA:

UNIDAD DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

OBJETIVO: Coordinar y participar en las actividades de planeación, gestión y comprobación de bienes, recursos financieros y materiales.

FUNCIONES: 1. Elaborar el presupuesto anual de la Secretaria General. 2. Supervisar la aplicación de los recursos dentro de la dependencia.

3. Elaborar las solicitudes electrónicas de los egresos que se ejercen

mensualmente. 4. Administrar el inventario de bienes muebles de la Secretaría General;

5. Comprobar los recursos solicitados.

6. Gestionar recursos extraordinarios para actividades. 7. Administrar los insumos de papelería asignados;

8. Supervisar el servicio de oficialía de partes.


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UNIDAD ORGÁNICA:

UNIDAD DE GESTIÓN DE CALIDAD

OBJETIVO: implementar el Sistema Integral de Gestión Institucional de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, para asegurar un eficiente desempeño de la Secretaria General.

FUNCIONES: 1. Dar seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y de mejora

implementadas por la Dirección de Gestión de la Calidad. 2. Dar mantenimiento al Sistema Integral de Gestión Institucional de la Secretaria

General. 3. Gestionar la mejora continua dentro de la Secretaria General. 4. Elaboración y actualización del mapeo de procesos de la Secretaría General.



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UNIDAD ORGÁNICA:

UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS

OBJETIVO: Coordinar y asesorar los asuntos de carácter jurídico que competen a la Secretaria General.

FUNCIONES: 1. Revisar y en su caso emitir observaciones a contratos, convenios u otros actos

jurídicos en que la Secretaría General vaya a participar; 2. Gestionar la validación de los actos jurídicos que haya avalado la Dirección

General Jurídica; 3. Validar la procedencia o improcedencia de solicitudes de días compensatorios,

ayuda defunción, ayuda de guardería, licencias y permisos del personal académico y administrativo;

4. Atender las solicitudes de revalidación; 5. Recibir, valorar y turnar para autorización al Secretario General las

convocatorias de examen de oposición que se remitan por las diferentes dependencias de la UAEH;

6. Valorar los actos jurídicos que avala el Secretario General; 7. Cumplir con las demás encomiendas que le confieran la normativa universitaria


8. Verificar el cumplimiento de la normatividad interna y externa aplicable de acuerdo a las funciones de la Secretaría General.

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UNIDAD ORGÁNICA:

UNIDAD DEL INFORME DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA

OBJETIVO: Coordinar las instrucciones del Rector y el Secretario General para la integración y logística del informe anual de la administración universitaria, en coordinación con las dependencias involucradas.

FUNCIONES: 1. Integrar las diferentes comisiones necesarias para la elaboración del informe. 2. Llevar la bitácora y el seguimiento a los acuerdos pactados en las reuniones de

logística del informe; 3. Coordinar la logística de acciones para llevar a cabo el evento y las actividades

paralelas al mismo; 4. Gestionar y establecer el manejo de los recursos para el desarrollo del informe

rectoral. 5. Integrar y validar la información solicitada a las dependencias universitarias. 6. Colaborar con la Dirección General de Planeación, en el escrito final. 7. Organizar la elaboración del soporte documental. 8. Cumplir con las demás encomiendas que le confieran la normativa universitaria


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UNIDAD ORGÁNICA:

UNIDAD DE PROTOCOLO

OBJETIVO: Colaborar con las direcciones operativas en la planificación, coordinación y supervisión de protocolo y ceremonias institucionales.

FUNCIONES: 1. Coordinar salidas del Secretario General en la institución y fuera de ella. 2. Mantener comunicación con los responsables operativos de las dependencias

institucionales. 3. Garantizar la disponibilidad de espacios para reuniones de trabajo.

4. Garantizar las presentaciones y requerimientos técnicos para cada evento. 5. Cumplir con las demás encomiendas que le confieran la normativa universitaria


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UNIDAD ORGÁNICA:

OFICILÍA DE PARTES

OBJETIVO: Enviar, recepcionar y distribuir la correspondencia en las instalaciones de la UAEH ubicadas en la ciudad de Pachuca.

FUNCIONES: 1. Recopilar la correspondencia que deba ser distribuida en las dependencias

universitarias; 2. Clasificar la correspondencia por rutas y dependencias para su distribución; 3. Atender a los usuarios que acuden a entrega y recepción de correspondencia y

solicitar información; 4. Entregar correspondencia en los diferentes espacios universitarios de la

Ciudad de Pachuca, que conforman las rutas de entrega; 5. Registrar la correspondencia en la base de datos;


Date post:	21-Mar-2020
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