Manual Intranet (2011)

LCIbérica, S.L. SharePoint 2010

Manual de Usuario

SharePoint 2010 ABRIL 2013

LC Ibérica, S.L. SharePoint 2010

Gestor de Proyectos: José Juan Luna Mayorga 2

Índice

¿Qué es SharePoint 2010? ............................................................................................................................... 3 Diferencias entre SharePoint 2007 y 2010 ......................................................................................................... 4 ¿Cómo acceder a Microsoft SharePoint 2010? .................................................................................................. 7 Usuarios y Permisos ......................................................................................................................................... 8 Tipos de cuentas de usuario .............................................................................................................................. 8 Cómo dar de alta a usuarios en la Intranet ........................................................................................................ 9 Heredar o independizar permisos y gruposde usuarios ..................................................................................... 9 Administración de Permisos ........................................................................................................................... 10 Configuración y Administración de toda la Intranet ......................................................................................... 14 Acciones del sitio ............................................................................................................................................ 14 Elementos Web .............................................................................................................................................. 15 Creación de Nueva página ( Páginas del sitio) .................................................................................................. 21 Creación de Bibliotecas de documentos .......................................................................................................... 23 Creación de sitios o áreas de trabajo ............................................................................................................... 24 Contenido del sitio .......................................................................................................................................... 26 Sharepoint Designer ....................................................................................................................................... 27 Configuración del sitio .................................................................................................................................... 28 Conozca la interfaz gráfica .............................................................................................................................. 35 Bibliotecas y listas ........................................................................................................................................... 45 Abrir y borrar un documento .......................................................................................................................... 48 Proceso para crear una nueva carpeta ............................................................................................................ 49 Desproteger y Proteger un documento ........................................................................................................... 50 Proceso para cargar imágenes ........................................................................................................................ 52 Vídeos en un Sitio ........................................................................................................................................... 55 Proyectos en la Gráfica de Gantt ..................................................................................................................... 57 Alertas de correo electrónico .......................................................................................................................... 62 Área de discusión ............................................................................................................................................ 64 Vínculos de interés ......................................................................................................................................... 66


¿Qué es Microsoft SharePoint 2010?

SharePoint 2010 es una solución que proporciona una plataforma de negocio colaborativa para las empresas y la

web. Las principales áreas funcionales que incorpora el producto sobre esta plataforma son:

Portales web: Permite crear y gestionar sitios web tanto internos (intranets) como externos (extranet y portales

corporativos).

Comunidades: SharePoint es una solución colaborativa que permite a las personas trabajar en un objetivo

compartido de forma conjunta independientemente de su ubicación.

Procesos de negocio: SharePoint incorpora funcionalidad de flujos de negocio basada en Windows Workflow

Foundation lo que le permite establecer los procesos de negocio que nuestra aplicación necesita.

Business Intelligence: La nueva versión de SharePoint incorporará PerformancePoint Services por lo que la

inteligencia de negocio pasa a ser una parte fundacional de esta nueva solución.

Gestión de contenidos: Es uno de los puntos fuertes de SharePoint, su capacidad de gestión documental y de todo

tipo de contenidos a lo largo de todo su ciclo de vida.

Búsqueda: SharePoint 2010 incorpora un potente motor de búsqueda que permite encontrar no sólo contenido

sino también a las personas de mi organización.

Los sitios de SharePoint son dinámicos e interactivos. Los integrantes del sitio pueden colaborar con sus propias

ideas y contenido, así como colaborar con o comentar ideas y contenido de otras personas. Y todo con un control

de seguridad de acceso que SharePoint nos permite a nivel de: Sitio, Biblioteca o Ítem.



Diferencias entre SharePoint 2007 y 2010

SharePoint 2010, ha evolucionado desde la versión 2007, las categorías o capacidades principales han cambiado con el objetivo de poder representar una gama mayor de posibilidades dentro de las capacidades del producto. Las novedades que trae Microsoft SharePoint SharePoint 2010 son muchísimas pero en este primer contacto resaltamos algunas de ellas:

Sites (uso de Sitios)

Mejorado en SharePoint 2010 Nueva Función en SharePoint 2010

Mejora de sus capacidades para poder ser usado en implementaciones

para Intranets, sitios Públicos (Internet) e incluso como Extranet. Incluso

se han agregado capacidades en un amplio rango de dispositivos para

acceder al contenido, con distintos navegadores o browsers, por medio

de los aplicativos de la suite de Microsoft Office y dispositivos móviles.

Las Aplicaciones Web de Office <Office Web Apps> permiten leer y editar contenido directamente desde el navegador. Las Aplicaciones Web de Office incluyen Word, Excel, PowerPoint, y OneNote

Experiencia Web en sitios de SharePoint Incorporación del

“Ribbon” así como en la suite de Microsoft Office 2010, lo

hace familiar y simple de usar.

Integración Office Office 2010 mejora la experiencia del usuario con capacidades como el trabajo y edición asíncrona fuera de línea u Offline. Trabajo Offline, se podrá hacer uso de Microsoft Outlook, ahora mejorado en la versión 2010.

SharePoint Workspace En esta nueva versión la integración

con el antes llamado “Groove” ahora formalmente SharePoint

Workspace 2010 permite mayores ventajas en la integración

con sitios de SharePoint 2010, permitiendo usarlo como

cliente Offline sincronizado a sitios de SP 2010.

Acceso a contenido de SharePoint desde aplicativos Móvil



Communities (uso de Comunidades)


Colaboración en trabajo con contenido Mejorada la experiencia de uso en trabajo dentro de sitios de SharePoint 2010, mejorada la experiencia de uso de Blogs y Wikis, y se incorporan nuevas capacidades para compartir, y publicar otros tipos de contenido

Retroalimentación Social y de la Organización posibilidad de

compartir opiniones sobre el tipo de contenido con el que los

usuarios trabajan.

Manejo de Perfiles de Usuarios Se ha mejorado las capacidades

ofrecidas por los perfiles de usuarios en la versión 2007,

reflejando colegas, compañeros, interesados, experiencias, ya sea

por asignación explícita “tagging” o incluso por recomendaciones

de otros usuarios basadas en Outlook y Office Comunicator. Los

usuarios pueden definir qué información es pública y se comparte

y cual es privada, cuál estará disponible para un grupo de

personas que cumplan con un cierto “perfil” y cuáles no.

Conexión y comunicación entre personas, a través de Outlook y

Office Communicator mediante presencia online, seguimiento de

personas.

Mi Sitio <My Sites> Se ha mejorado la experiencia en los sitios

personales. Los usuarios pueden compartir su status actual, similar

a MSN o Facebook.

En SharePoint 2010 vienen incorporadas funcionalidades de Web

2.0, etiquetas, like-it, e incluso capacidades de redes sociales.

Content (Administración y manejo del contenido)


Más capacidades de manejo y administración de contenido

corporativo (administración de documentos, manejo de

histórico y registros de información).

Manejo de listas y librerías que almacenan mucho

contenido Se hicieron mejoras en la arquitectura de la nueva

versión para que los usuarios pudieran trabajar con listas con

un número mucho mayor de ítems o elementos.

Search (Búsqueda de información y personas)


Experiencia más interactiva de búsqueda Se ha mejorado

la experiencia de búsqueda para los usuarios, mejorando la

navegación y filtros en los resultados de búsqueda, así como

refinación y sugerencias en los mismos.

Desde Search Server Express, en SharePoint Standard y hasta el nuevo FAST Search for SharePoint. Nuevas capacidades de búsqueda no solo de información sino también de personas y con esta nueva versión de otro tipo de propiedades del contenido relacionado por los mismos usuarios, según su importancia, y preferencia.



Insights


Servicios de Excel opciones para poder compartir y publicar

información de un archivo de Excel en el navegador, con filtros,

búsqueda, gráficas, etc.

SQL Server capacidades de Analysis Services y Reporting Services

SharePoint y SQL Server estén de una forma más sencilla

accesibles para su uso.

Servicios de Visio Excel, poder generar gráficas ricas en contenido

y diagramas en Visio. En 2010 se ha mejorado la experiencia de

carga o presentación de contenido Web con interactividad de

parte del usuario

Composites


SharePoint Designer 2010 se ha mejorado y se han agregado

nuevas funcionalidades.

Servicios de Access Los Servicios de Access les permitirán a

los usuarios publicar bases de datos guardadas en Access

2010.

Servicios de Formularios de InfoPath como la mejor

opción de presentar un formulario web.



¿ Como acceder a Microsoft SharePoint 2010? Primero debe abrir una ventana de su navegador (Internet Explorer, recomendado) En la barra de direcciones debes escribir la dirección que se te ha suministrado correspondiente al sitio en el que tienes permisos.

https://organizacion .intranet.lciberica.es/

Aparecerá una ventana donde se deben introducir los datos del usuario:

Nombre de usuario: usuario suministrado para PSP. Contraseña: contraseña suministrada para PSP.

Estructura de sitios y subsitios SharePoint.

El sitio principal o raíz se crea al crear el servicio de intranet. Este tiene como URL: http://organizacion.intranet.lciberica.es/ y conforme se van añadiendo subsitios esta URL va creciendo. Tenemos que pensar en la estructura jerárquica de sitios como si se tratase de un árbol de ficheros de una unidad de almacenamiento donde la carpeta raíz será el sitio principal. Se pueden crear tantos subsitios y niveles de profundidad como sea necesario. Siendo un nivel superior a 5 una estructura de uso complejo. Podemos hacer que los subsitios hereden las características del sitio padre o ser completamente diferentes. Tendremos que diseñar muy concienzudamente como vamos a dirigir el flujo de acceso entre sitios. Una forma de estructurarlo es haciendo un modelo del organigrama del centro. Y otro enfoque podría ser orientarlo a mapa de procesos donde cada proceso es un sitio. En la ventana siguiente rellenaremos el nombre del subsitio y opcionalmente una descripción; la dirección URL de la que cuelga; el idioma; la plantilla; si queremos que herede los permisos del sitio padre y si queremos que tenga las mismas pestañas de enlace que el sitio padre.



Usuarios y Permisos:

Tipos de cuentas de usuario Los principales tipos de cuentas que se pueden crear son las siguientes:

LECTOR (Visitantes) Permite a los usuarios buscar, ver y examinar contenido en el

sitio.

COLABORADOR (Integrantes)

Además de tener los permisos del lector, permite subir

documentos y crear carpetas en las bibliotecas de documentos

existentes.

AUTOR (Propietarios) Además de tener los permisos de colaborador tiene control para

agregar bibliotecas de documentos.

¿Cómo dar de alta a usuarios en la intranet del Centro?

Previamente tendremos generado el usuario y la contraseña en el servidor de autenticación LDAP desde el Portal de Seguimiento Psicopedagógico (PSP) desde el menú “Gestión de Usuarios”, opción “Gestión

de Profesores y PAS”. Para administrar los permisos de un sitio, debe poseer el nivel de administrador para el sitio o el contenido. El proceso de conceder y restringir el acceso a los sitios de SharePoint y su contenido se denomina administración de permisos. Los permisos se pueden administrar mediante los grupos de SharePoint, que controlan la pertenencia, o a través de permisos específicos que permiten controlar el contenido en el nivel de documentos o elementos.

• Usuario: Usuario de PSP.

• Familias: psp_familiar.

• Profesores: psp_profesor.

• Alumnos: psp_alumnos.



Heredar o independizar permisos y grupos de usuario en subsitios.

Cuando creamos un subsitio, si no indicamos la opción de “utilizar permisos exclusivos”, se utilizan los

grupos de usuarios y permisos del sitio padre. Esto nos ahorra el tener que crear otra vez los usuarios y

grupos para acceder al subsitio. Pero tiene el inconveniente que todos los usuarios del sitio principal

pueden entrar en el subsitio y a su vez los grupos y usuarios que creemos en este subsitio también

tendrán acceso a los sitios padre.

Si queremos que los usuarios que creemos en un subsitio solo puedan acceder a este y no tengan acceso a niveles superiores, tendremos que independizar el sitio y crear los grupos exclusivos del sitio que no tendrán relación con los niveles superiores. Veremos que nos aparece una pantalla con los grupos de usuarios heredados del sitio de nivel anterior.

En el menú “Acciones del sitio”, opción “Permisos del Sitio” independizamos estos del sitio superior:

“Dejar de heredar permisos”

Una vez tenemos los grupos de forma exclusiva, podremos editar sus propiedades y estas no afectarán a

dichos grupos en otros niveles superiores.

También podremos crear grupos nuevos y el ámbito de acción de estos solo afectarán al sitio donde los

creamos y subsitios, salvo que independicemos a estos igualmente.



Administración de Permisos.

La administración de permisos podemos realizarla de dos maneras, a través de dos rutas de acceso:

a) Acciones del Sitio >> Configuración del sitio>> Usuarios y Permisos. b) Acciones del sitio >> Permisos de Usuarios

Acciones del Sitio Menú de configuración de toda la intranet:

a) Acciones del Sitio >> Configuración del sitio>> Usuarios y Permisos.

Personas y grupos: Muestra los grupos creados, las personas que lo integran y el tipo de permiso que tienen dado de alto.

Puede ver los miembros de cualquier grupo al hacer clic en el nombre del grupo en la columna Nombre. Puede ver, administrar y configurar los miembros de cualquier grupo al hacer clic en el nombre del grupo:

Nuevo: Agregar usuarios dentro del grupo

seleccionado (ver Grupos en el menú lateral).

Acciones: Envío de correos electrónicos a los

usuarios, quitar usuarios seleccionados del grupo.

Configuración: configurar valores del grupo, ver

permisos del grupo, establecer como grupo

predeterminado. (En la pág.11 se detalla)

b)

a)

a)



b) Acciones del sitio >> Permisos del Sitio.

� Administrar Primario : Cada sitio que creamos hereda permisos del sitio primario (Inicio) � Dejar de heredar permisos: Rompe los permisos heredados para crear permisos exclusivos en

cada sitio elegido. � Conceder permisos: Concede permisos a grupos y usuarios. � Crear grupo: Para administrar cambios en varios sitios web o de varias personas a la vez, se

recomienda la creación de grupos. � Comprobar permisos: introducimos un usuario y nos facilita la información del permiso que

posee. Al seleccionar o pinchar dentro de alguno de los grupos, nos muestra lo siguiente:

La columna Nombre especifica los grupos de SharePoint con permisos en el sitio. La columna Niveles de permisos especifica los niveles de permiso otorgados a cada grupo.



1. Nuevo: Agregar usuarios.

Agregaremos usuarios al grupo seleccionado.

Indicaremos el grupo al que queremos agregar o le asignaremos los permisos que deseamos darle y aceptar. Alta del usuario desde el menú Nuevo.

Si no existe el grupo, lo crearemos (En la opción “Más”) aunque podemos habilitar a usuarios dándoles permisos individuales. Lo más recomendable es asociarlo a un grupo.

Seleccionando un grupo, nos indica que usuarios forman parte de él, en esta opción, podremos añadir usuarios al grupo, haciendo clic en nuevo.

Comprobar que el nombre está correcto Si es así aparecerá subrayado y si no. Indica que no se encontró ninguna coincidencia exacta.

1. Introducimos el usuario (psp)

2. Verificamos en aspa azul

3. Opción para enviar un correo

electrónico de bienvenida al

usuario.

Si marcamos la opción editar podemos editar y modificar la información del grupo e incluso eliminar el grupo. El texto en azul, al final de la descripción

(opcional), nos indica el sitio de acceso y tipo de

permiso.



Para agregar un Nuevo Grupo:

Configuración: Editar Inicio rápido del grupo: ofrece la opción de elegir qué grupos de SharePoint aparecen en el Inicio rápido de la página Personas y Grupos. ( Se aconseja, cuando tenemos un alto número de grupos, configurar los más habituales, para una mayor rapidez).

2. Acciones:

• Usuarios de correo electrónico: envío

masivo de correo electrónico a los integrantes de un grupo. (Previamente deben tener una dirección de correo electrónico configurada).

• Usuarios seleccionados de llamada o mensaje: se necesita un programa de telefonía externo.

• Quitar usuarios del grupo, seleccionamos los usuarios que deseamos quitar del grupo seleccionado.

3. Configuración:

• Configuración del grupo: Editar, modificar, eliminar y añadir o modificar descripción.

• Ver permisos del grupo: información del grupo.

• Establecer como grupo predeterminado: Cada vez que creamos un sitio o habilitamos permisos toma por defecto esta configuración.



Configuración y Administración de la Intranet:

En la pantalla principal nos encontraremos con estas pestañas:

1. Acciones del Sitio: Menú Principal. 2. Carpeta: Herramienta de desplazamiento. 3. Editar: modo edición. 4. Examinar : Interfaz 5. Página: Menú de herramientas rápido:

• Editar

• Desproteger • Editar Propiedades

• Historial

• Permisos

• Envío de correo

• Alertas

• Configuración…

ACCIONES DEL SITIO:

Menú principal de toda la intranet.

� Editar Página:

Edita el contenido de la página. Edición para agregar una nueva imagen, cambiar el texto de bienvenida o agregar nuevas listas a esta página. Puede hacer clic en Documentos compartidos para agregar archivos o crear nuevos eventos de equipo en el calendario. Use los vínculos de la sección de inicio para compartir el sitio y personalizar su apariencia.



Opciones: editar propiedades, enviar un vínculo por correo electrónico, enviar alertas, agregar elementos web…

Uno de los conceptos básicos que debemos conocer de los portales de SharePoint es qué es un webpart o elemento web. Los elementos web nos permiten crear un contenido personalizable de una manera dinámica, donde el usuario puede interactuar con ellos ajustando sus propiedades e incluso el contenido.

¿Qué es un elemento web?

Un elemento web es un componente que se puede configurar y que se puede agregar a una página de SharePoint. El elemento web se usa para generar automáticamente un mapa de sitio que apunte a diversas partes de la colección de sitios de SharePoint Server 2010. Al agregar un elemento a una página, se especifica a qué parte de la colección de sitios debe generar vínculos el elemento web, cómo se presentan los vínculos y cómo se organizan.

Hay dos pasos principales que se deben tener en cuenta al usar un elemento web Tabla de contenido:

Agregar el elemento web Tabla de contenido a una página. Configurar el elemento web Tabla de contenido.

Tipos de Elemento web:

� Vínculos, para compartir enlaces a páginas Web o a otros recursos. � Contactos, para administrar la información sobre usuarios con los que trabajamos. � Calendarios, para anotar próximas reuniones, eventos, vencimientos… � Encuestas, para sondear a otros usuarios de la intranet. � Listas personalizadas. � Anuncios y noticias. � Visor de imágenes. � Discusiones de grupo: temas a tratar en conjunto con otros usuarios. � Tareas.



Agregar un elemento web a una página

1. En una página, haga clic en la pestaña Página de la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en el comando Editar.

2. Haga clic en la página en la que desea agregar un elemento web, haga clic en la pestaña Insertar y, a continuación, haga clic en Elemento web.

3. Seleccione una categoría en Categorías, por ejemplo Listas y bibliotecas, seleccione el elemento web que desea agregar a la página, por ejemplo Anuncios y, a continuación, haga clic en Agregar.

Cuando seleccionamos un elemento web, la información acerca del elemento web se muestra en Acerca del elemento web. Una vez elegido el elemento web, agregar y una vez realizados los cambios de edición, seleccionamos “Detener la edición”.



Configurar el elemento web Tabla de contenido:

Cuando agrega el elemento web Tabla de contenido a una página, ésta muestra automáticamente las bibliotecas de documentos, las listas y otro contenido en el sitio. Puede personalizar la presentación y navegación del elemento web Tabla de contenido desde el panel de herramientas. Haga clic en la flecha que se encuentra en la

esquina superior derecha del elemento web y, a continuación, haga clic en Editar elemento web.

Se abre el panel de herramientas del elemento web Tabla de contenido.

En la sección Contenido, establezca las siguientes opciones:

• Empezar desde Esta opción determina el nivel raíz a partir del cual se incluye contenido. Todo el contenido que expone el elemento web Tabla de contenido debe ser una página de este sitio raíz o una página de un sitio que se encuentre en este sitio raíz. Haga clic en el botón Examinar y, a continuación, elija el sitio que desea usar como raíz del elemento web.

• Niveles que se mostrarán Use esta opción para especificar la cantidad de niveles de navegación que mostrará el elemento web. El sitio raíz se encuentra en el primer nivel de navegación, cada sitio que está directamente por debajo del sitio raíz se encuentra en el segundo nivel de navegación y así sucesivamente. Las páginas se encuentran en el mismo nivel de navegación que el sitio al cual pertenecen.

• Mostrar contenido de la ubicación inicial Active esta casilla de verificación si desea que el elemento web muestre vínculos a páginas que se encuentran directamente bajo el nivel raíz que se especifica mediante la opción Empezar desde. Si no activa esta casilla de verificación, el elemento web muestra los sitios que se encuentran directamente bajo el nivel raíz, al igual que las páginas y los sitios que están bajo estos sitios, pero no muestra las páginas que se encuentran directamente bajo el nivel raíz.

Si selecciona Mostrar contenido de la ubicación inicial, la Tabla de contenido se muestra en una columna.

• Mostrar páginas Si desea que el elemento web muestre vínculos a páginas además de vínculos a sitios, debe activar esta opción. Si esta opción está desactivada, solo se mostrarán en el elemento web los vínculos a sitios.

• Incluir páginas ocultas Seleccione esta opción si desea que el elemento web muestre vínculos a páginas que están ocultas para la navegación.

• Incluir sitios ocultos Seleccione esta opción si desea que el elemento web muestre vínculos a sitios que están ocultos para la navegación.



En la sección Presentación, establezca las siguientes opciones:

• Texto de encabezado Puede escribir texto en este cuadro para agregar texto al encabezado del elemento web. El texto de encabezado aparece directamente debajo del título del elemento web.

• Estilo de encabezado Si agrega texto de encabezado, también puede especificar el estilo de ese texto mediante esta opción. Seleccione un estilo en la lista desplegable.

• Número de columnas Use esta opción para establecer el número de columnas que se mostrarán en el elemento web. Los vínculos se organizan en el número de columnas que especifique mediante la lista desplegable.

Esta opción no tiene efecto si selecciona Mostrar contenido de la ubicación inicial en la sección Contenido, que hace que el elemento Web muestre solo una columna.

En la sección Organización, establezca las siguientes opciones:

• Ordenar el contenido con el mismo criterio que en la navegación Seleccione esta opción para hacer que el elemento web use el mismo criterio de ordenación que se usa en la configuración de navegación del sitio.

• Ordenar el contenido según esta configuración Seleccione esta opción si desea especificar el criterio de ordenación que usa el elemento web

• Ordenar sitios por Esta opción le permite especificar la propiedad de los sitios que se usa para ordenar los vínculos a éstos. Hay tres propiedades que puede usar para ordenar: Título, Fecha de creación y Última modificación.

• Dirección de ordenación Use esta opción para seleccionar la dirección de ordenación que desee aplicar a los vínculos de sitio ordenados. Por ejemplo, puede ordenar los sitios por Título en orden alfabético si establece Ordenar sitios por en Título y Dirección de ordenación en Ascendente.

• Ordenar páginas por Esta opción le permite especificar la propiedad de las páginas que se usa para ordenar los vínculos a éstas. Hay tres propiedades que puede usar para ordenar: Título, Fecha de creación y Última modificación.

• Dirección de ordenación Use esta opción para seleccionar la dirección de ordenación que desee aplicar a los vínculos de página ordenados. Por ejemplo, puede ordenar las páginas por Título en orden alfabético si establece Ordenar páginas por en Título y Dirección de ordenación en Ascendente.

En la parte inferior del panel de herramientas, haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el panel de herramientas.

Configurar las propiedades comunes de un elemento web:

Los elementos web comparten un conjunto de propiedades comunes que controlan el diseño, la apariencia y las características avanzadas. Las propiedades de los elementos web se modifican desde el panel de herramientas.

Las propiedades comunes de los elementos web que se observan en el panel de herramientas pueden diferir de lo documentado en esta sección por diversos motivos:

• Para ver la sección Avanzadas del panel de herramientas, debe contar con los permisos adecuados.

• Es posible que para un elemento web específico el programador de elementos web haya elegido no mostrar una o varias de estas propiedades comunes, o bien, que haya elegido crear y mostrar propiedades



adicionales en las secciones Apariencia, Diseño y Avanzadas del panel de herramientas que no se muestran a continuación.

• Algunas configuraciones de propiedades y permisos pueden deshabilitar u ocultar propiedades de elementos web.

Apariencia

PROPIEDAD DESCRIPCIÓN

Título Especifica el título del elemento web que aparece en la barra de título del elemento web.

Alto Especifica el alto del elemento web.

Ancho Especifica el ancho del elemento web.

Estado de contenedor visual

Especifica si se muestra el elemento web completo en la página cuando un usuario la abre. De forma predeterminada, el

estado del contenedor visual se establece en Normal y se muestra el elemento web completo. Cuando el estado se

establece en Minimizado, solo aparece la barra de título.

Tipo de contenedor visual

Especifica si se mostrarán la barra de título y el borde del marco del elemento web.

Distribución


Oculto Especifica si el elemento web se podrá ver cuando el usuario abra la página. Si la casilla de verificación está activada, el

elemento web solo se podrá ver cuando se diseñe la página y tenga el sufijo (oculto) vinculado al título.

Puede ocultar un elemento web si desea usarlo para proporcionar datos a otro elemento web a través de una conexión de

elementos web pero no desea mostrarlo.

Avanzadas


Permitir minimizar Especifica si se puede minimizar el elemento web.

Permitir cerrar Especifica si el elemento web se puede quitar de la página.

Permitir ocultar Especifica si el elemento web se puede ocultar.

Permitir cambio de zona

Especifica si se puede mover el elemento web a una zona diferente.

Permitir conexiones Especifica si el elemento web puede participar en conexiones con otros elementos web.



Permitir edición en vista personal

Especifica si las propiedades del elemento web pueden modificarse en una vista personal.

Modo de exportación Especifica el nivel de datos que se permite exportar para este elemento web. Según cuál sea su configuración, es posible

que este valor no esté disponible.

Dirección URL de título

Especifica la dirección URL de un archivo que contiene información adicional sobre el elemento web. El archivo se

muestra en una ventana de explorador diferente cuando se hace clic en el título del elemento web.

Descripción Especifica la información en pantalla que aparecerá cuando se mantenga el puntero del mouse sobre el título o el icono

del elemento web. El valor de esta propiedad se usa al buscar elementos web mediante el comando Buscar del menú

Buscar elementos web en el panel de herramientas.

Dirección URL de la Ayuda

Especifica la ubicación de un archivo que contiene información de Ayuda sobre el elemento web. Dicha información se

muestra en una ventana de explorador diferente cuando se hace clic en el comando Ayuda del menú de elementos

web.

� Sincronización con Sharepoint Workspace :

Creación de copia sincronizada de este sitio en el equipo con el Paquete Office.

SharePoint Workspace 2010 es el nuevo nombre de Microsoft Office Groove 2007 y lo sucede. SharePoint Workspace 2010 es una aplicación cliente que proporciona acceso interactivo rápido y en cualquier momento a las listas y bibliotecas de documentos de Microsoft SharePoint Server 2010 y Microsoft SharePoint Foundation 2010. SharePoint Workspace 2010 también proporciona opciones para crear áreas de trabajo de Groove del mismo nivel y áreas de trabajo Carpeta compartida. SharePoint Workspace 2010 es más versátil que Microsoft Office Groove 2007 y se puede integrar con Microsoft SharePoint Server 2010 o ejecutarse de manera independiente.

Microsoft SharePoint Workspace 2010 ofrece un cliente para Microsoft SharePoint Server 2010 y Microsoft SharePoint Foundation 2010 que habilita la sincronización en tiempo real del contenido de escritorio con documentos y listas de SharePoint. SharePoint Workspace 2010 también ofrece opciones para crear áreas de trabajo de colaboración de Groove y carpetas compartidas sincronizadas. Al usar SharePoint Workspace 2010, los trabajadores de la información pueden sincronizar fácilmente contenido en línea y sin conexión con un sitio de SharePoint específico o colaborar con asociados externos e integrantes del grupo que trabajan fuera del sitio a través de áreas de trabajo compartidas. SharePoint Workspace 2010 se incluye con Microsoft Office Professional Plus 2010.



� Nueva página: Crea una página que puede personalizar: Mismo aspecto y funciones de un sitio o subsitio, la diferencia está en que se crea dentro del mismo, es decir se integra en el sitio donde la habremos creado. No tiene url propia como un subsitio ( https://cod.intranet.lciberica.es/nombre del subsitio)

Puede agregar páginas rápida y fácilmente a un sitio de SharePoint y, a continuación, personalizarlas:

Se crea una página totalmente personalizable, llamada Demo10.

Volvemos a la página principal:

Para gestionar o administrar las páginas creadas, podemos hacerlo de varias formas:

1. En el menú lateral, Todo el contenido del sitio: Bibliotecas de documentos: Paginas del Sitio. 2. En el menú lateral, Bibliotecas: Paginas del sitio

Lo llamamos a modo ejemplo; Demo10

Crear



1. En el menú lateral, Todo el contenido del sitio: Bibliotecas de documentos: Paginas del Sitio.

Si seleccionamos Páginas del Sitio, nos detallará en formato lista, el número de páginas creadas:

Nos aparece la que hemos creado, con detalles de quien lo ha creado, quien ha hecho la última modificación y el día y hora. (Esta información es configurable en el formato “Modo vista”)

Para editar, modificar o eliminar este sitio de la Colección de Sitios, al seleccionar el elemento se nos habilita una pestaña desplegable con diversas opciones:



2. En el menú lateral, Bibliotecas: Paginas del sitio

Seleccionamos en el menú la Biblioteca de Páginas del Sitio y nos muestra los sitios que ya

tenemos creados.

(Igual que en el paso 1).

� Nueva Biblioteca de Documentos:

Crea un espacio para almacenar documentos u otros archivos que desee compartir. Las bibliotecas de documentos permiten la agrupación por carpetas, el control de versiones y la desprotección de documentos. SharePoint 2010 nos ofrece una gran cantidad de diferentes tipos de bibliotecas y listas donde almacenar nuestra información. Cada una de ellas optimizada para albergar un tipo de contenido u otro. Las bibliotecas están optimizadas para subir documentación y trabajar con ella las listas están más optimizadas para trabajar con datos y, opcionalmente, te deja adjuntar documentación a cada registro.

Define el tipo de documento

(formato) que va a contener.



� Nuevo sitio: Crea un sitio para un grupo o un proyecto. Sitio para que los grupos organicen, creen y compartan información con rapidez. Proporciona bibliotecas de documentos, listas para la administración de anuncios, elementos de calendario, tareas y discusiones. Con un nombre de dirección URL propio. Debemos definir configuraciones como Título, descripción, URL, plantilla de sitio, entre otros. En el campo dirección del sitio web podemos elegir entre alojar nuestro sitio en el directorio raíz de la URL o dentro del directorio sitios (muy útil esta última alternativa si decidimos crear múltiples sitios, por ejemplo uno por cada departamento de la compañía). Para crear un área de trabajo independiente siempre lo vamos a crear desde inicio de esta forma. Un sitio (dominio) puede tener varias páginas integradas (subsitios), se va creando un esquema en árbol, tal y como se explica en la página 7.

Ejemplo de varios sitios o áreas de trabajo en el menú superior:

Las URL se irán formando de la siguiente manera, en referencia al ejemplo:

https://cod_org.intranet.lciberica.es/protectotic https://cod_org.intranet.lciberica.es/calidad

https://cod_org.intranet.lciberica.es/secretaria

Incluso, podemos crear sitios ocultos, que no aparezcan en el menú superior, pero al introducir la dirección de URL elegida, nos dirija a este sitio.

INICIO

HOME

PROTECTO

TIC

PLANTILLA ADM.

DEMO

SECRETARÍA PERESENTA-

CIÓN

CALIDAD



A la hora de crear un sitio, tendremos en cuenta unos pasos de configuración previos:

Si realizamos un filtro por categorías, el sistema selecciona los más indicados para ese tipo de espacio: Ejemplos a destacar:

• Bases de datos web: relacionado con la creación de bases de datos de activos.

• Búsqueda. Un sitio para proporcionar una experiencia de búsqueda.

• Colaboración: sitios para compartir, organizar y crear información. Sitio de grupo, área de documentos, sitio de grupo de trabajo…

• Contenido: sitio para que varios compañeros puedan trabajar en un documento. Área de documentos, Blog…

• En blanco y personalizado: sitio en blanco para que sea personalizado en base a sus necesidades. Sitio en blanco.

Pestaña “Más opciones”:

Configuración rápida:

o Título y descripción: Escriba un título y una descripción para este nuevo sitio. o Dirección del sitio Web: nombre de la dirección de URL o Permisos del usuario: puede conceder permisos heredados o exclusivos.

Sitio. Viene dado por defecto

Selecciona según la categoría

el tipo de sitio más

conveniente para el espacio

que deseamos crear.

Sitio de grupo: es el

aconsejado y el que vamos a

ver en este manual.

Selecciona el idioma a mostrar en la interfaz

Nombre del sitio

Nombre para la URL



o Navegación: especifique si los vínculos a este sitio aparecen en el Inicio

rápido y en la barra de vínculos superior del elemento primario (Inicio /Home).

Una vez realizada esta configuración, se habilita la pestaña: Crear.

� Ver todo el contenido del sitio:

Muestra todos los sitios, listas y bibliotecas de este Sitio de forma rápida y esquematizada.

En la pestaña crear, podremos añadir todos estos elementos (listas, encuestas, bibliotecas…).



� Editar en Sharepoint Designer:

Aplicación de Microsoft desde donde podremos ajustar configuraciones y diseño más avanzado y preciso y flexible. Microsoft SharePoint Designer 2010 es un programa de diseño de aplicaciones y páginas web que se usa para diseñar, generar y personalizar sitios web que se ejecutan con Microsoft SharePoint Foundation 2010 y Microsoft SharePoint Server 2010. Con SharePoint Designer 2010, puede crear páginas web de gran cantidad de datos, crear soluciones eficaces habilitadas para flujos de trabajo y diseñar el aspecto de su sitio. En SharePoint Designer 2010, puede abrir sitios de SharePoint existentes en el servidor y personalizarlos, crear nuevos sitios a partir de plantillas de sitio de SharePoint o crear nuevos sitios vacíos que puede personalizar de cero.

� Permisos del Sitio:

Otorga acceso a este sitio a las personas.

(Detallado en las páginas 8-13)



� Configuración del Sitio: Acceso a toda la configuración del sitio.

1. Galerías:

• Columnas de sitio: administra la colección de columnas disponibles al definir las listas. En esta sección el producto nos proporciona columnas de diverso tipo y que podremos utilizar según nuestras necesidades. Si en un caso particular necesitamos crear unas columnas nuevas, nos vamos a la opción superior de ‘Crear’, de esta forma personalizamos las columnas a mostrar con la correspondiente información.

• Tipos de contenido de sitio: administra la colección de tipos de contenido, lo que permite una manipulación coherente del contenido en los sitios. En la plataforma SharePoint un concepto importante, es el tipo de contenido que podemos definir como una unidad de información re-utilizable compuesta por una serie de elementos comunes que describen un cierto tipo de entidad dentro de un sitio. Los tipos de contenido proporcionan a las organizaciones una manera de administrar y organizar coherentemente el contenido de las diferentes listas y bibliotecas de una colección de sitios (colección de sitios: conjunto de sitios web hospedados en un servidor virtual que tienen el mismo propietario y comparten valores de administración. Todas las colecciones de sitios contienen un sitio web de nivel superior y pueden contener

Administración de

Galerías, columnas

y contenido del

Configuración del

Título, Escudo,

colores de la interfaz

Habilita y deshabilita características del sitio. Elimina el sitio. Informes y estadística.



uno o más subsitios.) y, además, permiten que una sola lista o biblioteca contenga varios tipos de elementos o de documentos. (Ej. Nos indica el tipo de contenido: elemento, evento, documento, carpeta…).

• Páginas Maestras: Use la Galería de páginas maestras para almacenar páginas maestras. Éstas se encontrarán disponibles para este sitio y los sitios incluidos en éste. Administra la colección de plantillas de apariencia disponibles para los sitios. Las páginas maestras proporcionan el aspecto que desea para todas las páginas de un sitio. Cambiando los estilos o el contenido de la página maestra, puede personalizar rápidamente la apariencia de un sitio. Cuando abre por primera vez un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, una única página maestra predeterminada denominada Default.master se aplica a todas las páginas del sitio.

2. Administración de sitios:

• Configuración regional: Utilice esta página para establecer la configuración regional y la zona horaria.

Seleccione una configuración regional de la lista para especificar la forma en que el sitio muestra números, fechas y horas.



• Configuración de idioma: Use esta página para establecer la configuración de idiomas de este sitio. Se establecen los idiomas con los que, opcionalmente, el usuarios desde su perfil pueden modificar la interfaz.

• Bibliotecas y listas del sitio: Para cambiar el diseño de una lista, una biblioteca de documentos o una encuesta, haga clic en uno de los vínculos “Personalizar”.



• Alertas de usuario: Utilice las opciones de esta página para administrar alertas a los usuarios. Seleccione

el nombre de usuario en el espacio suministrado y luego haga clic en Actualizar para ver la configuración

de alertas de ese usuario.

• RSS: Habilita o deshabilita la funcionalidad de fuentes RSS para esta colección de sitios. Se utiliza para difundir información actualizada frecuentemente a usuarios que se han suscrito a la fuente de contenidos. Configuración de alertas personalizada y envío a un correo en espacios de tiempo configurables.

• Disponibilidad de búsqueda y sin conexión: Configurar los sitios que deben estar visibles en los resultados de búsqueda. Si un sitio no está visible para la búsqueda, su contenido y el de todos sus subsitios no aparecerán en los resultados de búsqueda. Así como los sitios que deben estar disponibles para el cliente sin conexión.

• Área de trabajo y sitios: Esta página muestra todos los sitios a los que tiene acceso bajo este sitio web. Haga clic en el nombre de un sitio para ver su contenido. Para crear un nuevo sitio, haga clic en Crear.



• Configuración del flujo de trabajo: Utilice esta página para ver o cambiar la configuración del flujo de

trabajo para este sitio. También puede agregar o quitar flujos de trabajo. Los cambios en los flujos de

trabajo existentes no se aplicarán a los flujos de trabajo que ya estén en curso. Flujos de trabajo: son básicamente mecanismos de enrutamiento de aprobación. Suponga que a alguien en su departamento de marketing se le ocurre un nuevo anuncio. Esta persona no enviaría el anuncio directamente a una agencia de publicidad. Existe toda una cadena de aprobaciones internas de requisitos.

• Configuración de ámbito de vínculos relacionados: Utilice esta página para administrar el ámbito de búsqueda de los vínculos relacionados. Los cambios en este ámbito quedarán reflejados después de la actualización del ámbito programado.

3. Aspecto:

• Título, descripción e icono: Configuración de estos elementos en el sitio seleccionado.

• Inicio rápido: Utilice esta opción para cambiar el orden, editar o eliminar los vínculos y encabezados del Inicio rápido:



• Barra de vínculos superior: Administra los vínculos para la navegación global (por todos los sitios),

especifica los vínculos que aparecen en la barra de vínculos superior del sitio.

Si detiene la herencia de vínculos, estos no aparecen al navegar por los diferentes subsidios (ver ej.), no se recomienda, ya que es muy práctico para manejarse de forma global por la intranet.

• Vista en árbol: Muestra u oculta la vista de árbol jerárquico y el inicio rápido de los sitios, las listas y las carpetas como ayuda de navegación en el panel izquierdo del sitio.

Y se muestra en el sitio de esta forma:



• Tema del sitio: Utilice esta página para cambiar las fuentes y los esquemas de color del sitio.

4. Acciones del sitio:

• Guardar sitio como plantilla: Use esta página para guardar el sitio web como una solución de plantilla de

sitio. Los usuarios pueden crear nuevos sitios web a partir de esta plantilla.

• Restablecer la definición del sitio: Quita todas las personalizaciones de una página (como los cambios realizados en zonas de elementos web o texto agregado a la página), puede usar esta característica para restablecer la versión de la página incluida con la definición del sitio. Puede restablecer una sola página del sitio para usar la versión de la página incluida en la definición del sitio o puede restablecer todas las páginas. Precaución: cuando restablezca la versión de definición del sitio, perderá todas las personalizaciones realizadas en la versión actual de la página. No se realizará ninguna copia de seguridad de la página hasta que se actualice ésta, y no se creará ninguna versión nueva.

• Eliminar este sitio: Elimina de forma permanente el sitio seleccionado y todo su contenido. Advertencia, confirmar el sitio que se desea eliminar, si se elimina el sitio de inicio, se elimina toda la web de la intranet. Podemos eliminar subsitios, pero nunca eliminaremos el sitio de inicio (la página master).

• Informes de Web Analytics del sitio o de la colección de sitio: Muestra un informe con todas las métricas de Web Analytics disponibles para el intervalo de fechas especificado, así como la tendencia de cambio de intervalo de fechas anterior.



Conozca la interfaz gráfica

0. Acciones del Sitio: Configuración y administración de la intranet. 1. Título, descripción e icono. 2. Menú Despliegue de usuario actual (Mi sitio, configuración de perfil). 3. Barra de Vínculos superior. 4. Elemento Web: Anuncios 5. Elemento Web: Calendario con eventos en modo lista. 6. Elemento Web: Calendario de eventos 7. Todo el contenido del Sitio: Ver de forma esquematizada todo el contenido. 8. Papelera de reciclaje 9. Barra de búsqueda y ayuda FAQ. 10. Menú lateral, inicio rápido.

0. Acciones del Sitio: Configuración y administración de la intranet.

Menú de configuración de toda la intranet, visto detalladamente, en páginas anteriores.

1. Título, descripción e icono. Nombre y descripción, así como imagen en la cabecera del sitio web.

0 0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

1



2. Menú Despliegue de usuario actual (Mi sitio, configuración de perfil).

En la parte superior derecha de la página, nos muestra el nombre del usuario conectado, al seleccionar esta opción, se despliega un menú con diversas opciones de configuración de la cuenta a nivel personalizable e información del usuario.

Funciones:

� Cambio de idioma de la interfaz. � Configuración del usuario. � Cambio de sesión. � Solicitud de acceso. � Cierre de sesión. � Personalizar la página o el sitio.

Cambio de idioma de la interfaz: Las opciones de cambio de idioma se pueden configurar previamente (Acciones del sitio- Administración de sitios – Configuración del idioma). Solo cambia la información de la interfaz, no el contenido introducido en otro idioma distinto al seleccionado.



Configuración del usuario: Sitio de personalización y configuración de la información del usuario, configuración regional y alertas.

3. Barra de vínculos superior: Muestra los vínculos para la navegación por todos los demás sitios.

4. Elemento Web ( Anuncios) :

Utilizaremos este elemento para Use esta lista para realizar un seguimiento de los próximos eventos,

actualizaciones de estado y otras noticias del equipo. Y mostrarlos en la página del sitio seleccionado.

Como crear anuncios:

(Editar pagina >> Nuevo elemento web >> agregar Anuncios)



Para agregar un nuevo anuncio: “Agregar nuevo anuncio”:

Rellenamos, seleccionamos guardar y publicamos:

Este elemento ofrece la posibilidad de adjuntar documentos, imágenes, y una caducidad temporal.

Una vez publicado, si accedemos al anuncio, podremos editarlo, modificarlo o incluso eliminarlo, siempre y cuando

se tenga permisos para ello.



5. Elemento Web ( Calendario con eventos en modo lista) : 6. Elemento Web ( Calendario de eventos) :

Los elementos web nos permiten crear un contenido personalizable de una manera dinámica, donde el usuario puede interactuar con ellos ajustando sus propiedades e incluso el contenido.

Como crear un calendario:

(Editar pagina >> Nuevo elemento web >> agregar Calendario página: ……)

Creamos el calendario:



Para introducir elementos, citas o reuniones:

Seleccionamos “Nuevo elemento” o hacemos doble clic en el día elegido dentro del calendario.

Elegiremos un título para describir dicho evento. Podemos elegir un lugar o indicar un sitio de reunión. Selección de la duración del evento (Inicio-fin). Descripción y cuerpo del evento. Categoría: seleccionaremos de forma opcional una tipología o importancia del evento. Podemos indicar que la duración es todo el día, por lo que se deshabilita la opción anterior de Inicio horario y fin. Podemos automatizar la repetición del evento.



Una vez que guardamos un evento, nos aparecerá reflejado el evento en el calendario:

Vista reducida:

Las diferentes opciones para mostrar el calendario las elegimos en la Configuración. En la vista modificamos vista actual por calendario. Seleccionamos el elemento web y editamos el elemento:



En el elemento 5 la vista seleccionada es Vista reducida.

En el elemento 6 la vista seleccionada es Vista Calendario.

7. Todo el contenido del Sitio: Muestra todos los sitios, listas y bibliotecas de este sitio.

Y lo mismo sucede cuando pinchamos en cualquiera de las opciones del menú lateral. Cuando accedamos a

Documentos, Listas…nos mostrará toda la información de cada área, así como los documentos o carpetas creados

en las mismas.



8. Papelera de reciclaje:

Restaura los elementos que ha eliminado de este sitio o para vaciar los elementos eliminados. Los elementos eliminados hace más de 30 día(s) se vaciarán automáticamente.

9. Barra de búsqueda y ayuda FAQ: Permite realizar búsquedas de cualquier documento, librería, carpeta o lista dentro del sitio ya sea por título,

contenido o nombre de la carpeta.

Si seleccionamos el interrogante, se nos abre una ventana de ayuda con preguntas frecuentes:



10. Menú lateral (acceso rápido)

Muestra todas las Bibliotecas de Documentos y sus subcarpetas existentes. Para dirigirse a la ubicación deseada solo basta con hacer clic en el texto correspondiente.

Muestra de forma general algunos accesos directos a Bibliotecas de Documentos y otras secciones relevantes.



Bibliotecas y listas del sitio:

SharePoint 2010 nos ofrece una gran cantidad de diferentes tipos de bibliotecas y listas donde almacenar nuestra información. Cada una de ellas optimizada para albergar un tipo de contenido u otro. Las bibliotecas están optimizadas para subir documentación y trabajar con ella las listas están más optimizadas para trabajar con datos y, opcionalmente, te deja adjuntar documentación a cada registro. En resumen, una lista nos permite subir mucha información y adjuntar documentos (con un control limitado de los mismos) y una biblioteca nos permite subir por cada registro un documento (a cambio tenemos control total sobre este documento, pudiendo manipularlo a nuestro antojo).

Tipos de bibliotecas

Algunas bibliotecas se crean automáticamente cuando se crea un sitio nuevo, como la biblioteca de documentos compartidos de un sitio de equipo. Estas bibliotecas se pueden personalizar en función de sus objetivos, o puede crear sus propias bibliotecas adicionales. Cada tipo de biblioteca tiene una finalidad específica y algunas tienen un conjunto de comportamientos y características diferentes.

Biblioteca de documentos Para muchos tipos de archivos, incluidos los documentos y las hojas de cálculo, use una biblioteca de documentos. Puede almacenar otros tipos de archivos en una biblioteca de documentos, aunque algunos tipos de archivos están bloqueados por seguridad. Al trabajar con programas que no están bloqueados, puede crear esos archivos desde la biblioteca. Por ejemplo, es posible que el equipo de marketing tenga su propia biblioteca de materiales de planeación, nuevos lanzamientos y publicaciones.

Biblioteca de imágenes Para compartir una colección de imágenes digitales o de gráficos, use una biblioteca de imágenes. Si bien las imágenes se pueden almacenar en otros tipos de bibliotecas de SharePoint, las bibliotecas de imágenes tienen varias ventajas. Por ejemplo, desde una biblioteca de imágenes puede ver las imágenes en una presentación, descargar imágenes en el equipo y editar imágenes con programas de gráficos que sean compatibles, como Microsoft Paint. Si desea almacenar imágenes de eventos del equipo o lanzamientos de productos, considere la posibilidad de crear una biblioteca de imágenes. También puede establecer un vínculo a imágenes de la biblioteca desde otro lugar de su sitio, como wikis y blogs.

Biblioteca de formularios Si debe administrar un grupo de formularios comerciales basados en XML, use una biblioteca de formularios. Por ejemplo, es posible que la organización desee usar una biblioteca de formularios para los informes de gastos. Para configurar una biblioteca de documentos, se requiere un editor XML o un programa de diseño de formularios XML, como Microsoft InfoPath. Cuando las personas terminan de rellenar los formularios, puede combinar los datos del formulario o exportarlos para analizarlos.

Biblioteca de páginas wiki Para crear una colección de páginas wiki conectadas puede usar una biblioteca de páginas wiki. Una página wiki permite que varios usuarios puedan capturar información rutinaria en un formato fácil de crear y modificar. También puede agregar páginas wiki que contengan imágenes, tablas, hipervínculos y vínculos internos a la biblioteca. Por ejemplo, si su equipo crea un sitio wiki para un proyecto, el sitio podrá almacenar sugerencias y consejos en páginas conectadas entre sí.

NOTA En función de su sitio y configuración, SharePoint Server 2010 crea automáticamente bibliotecas de

sistemas adicionales, como bibliotecas de estilos, bibliotecas de activos del sitio y bibliotecas de páginas del sitio. Sin embargo, no puede crear estas bibliotecas específicas a través de la interfaz de usuario.


Tipos de repositorios Existen 2 en particular:

• Las Bibliotecas con el siguiente icono: (documentos), (Imágenes)

y • Y las carpetas estándar . Sus diferencias principales son: Las bibliotecas pueden contener archivos y carpetas, al mismo tiempo pueden otorgarse permisos para hacer ciertas acciones sobre ellas, como consultar, subir información y generar carpetas.

Proceso para agregar un documento en una Biblioteca de Documentos o

en una carpeta estándar.

1. Posiciónese dentro de la carpeta o Biblioteca de Documentos en donde quiera agregar el archivo. 2. Haga clic en Agregar documento.

3. Selecciona el botón de Examinar para buscar el documento en el equipo.



4. La opción de “Sobrescribir los archivos existentes” que aparece marcada con , significa que si ya existe en esa carpeta un archivo con el mismo nombre, se va a sobrescribir con el que está a punto de publicar. En caso de que quite la selección, aparecerá un error para notificarle que ya existe un archivo con el mismo nombre. SharePoint agrega automáticamente el documento en la carpeta seleccionada, de tal forma, que ahora

cualquier usuario con permiso para esa carpeta lo puede ver.

A continuación se muestra un ejemplo de una biblioteca con diversos tipos de documentos:

Se habilita un menú para poder realizar numerosas acciones, tanto

sobre la biblioteca como sobre los documentos: cargar uno o más

documentos, crear una nueva carpeta, editar o eliminar

documentos, configurar alertas…

En el menú lateral, nos indica la biblioteca seleccionada, sobre la cual estaremos trabajando. Nos aparecen los documentos ya cargados con información de quien lo ha creado y la fecha.

En el desplegable, encontramos las siguientes opciones: Filtrar por usuario y ordenar de la A-Z o de la Z-A.



Proceso para abrir un documento.

Para abrir un documento, el usuario debe contar con al menos permisos de lectura para la carpeta que contiene el archivo. De otra forma, no podrá siquiera ver el documento. Si el archivo está siendo modificado por otro usuario, el documento se abrirá solo de lectura, independientemente si el usuario tiene privilegios de escritura sobre él.

Abrir un documento desde el sitio de SharePoint: 1. Localice el documento y de click sobre de él. Si el archivo es un PDF, se abrirá en el mismo explorador Web. Otra forma para abrirlo es con el botón de lista desplegable de la derecha y, a continuación, hacer clic en Editar... Si requiere modificar el archivo y cuenta con los permisos de escritura, le sugerimos primero bloquearlo para que nadie más lo modifique (vea la sección de Protección y Desprotección de documentos).

Proceso para borrar un documento.

1. Localice el documento a eliminar. 2. Al momento de pasar el mouse sobre de él, se activa una pestaña para desplegar opciones hacia abajo. De click sobre de ella. 3. Seleccione la opción de Eliminar. A continuación aparecerá un cuadro de diálogo donde le pregunta si está seguro que quiere borrarlo. De click en Aceptar.



Proceso para crear una nueva carpeta.

1. Selecciona la Biblioteca de documentos en la que deseas crear una nueva

carpeta. 2. Haga clic el menú que se habilita en la parte superior, en la pestaña Nueva

carpeta :

3. Escriba el nombre de la nueva carpeta y haga click en aceptar.

Proceso para Proteger/Desproteger un documento. El uso de los comandos Proteger y Desproteger, asegura que nadie más modifique un documento mientras se trabaja en él. Al desproteger un documento, usted puede modificarlo y guardar los cambios; los demás usuarios pueden verlo en el área de trabajo, pero únicamente pueden abrirlo en formato de sólo lectura y con una versión en la que no aparecen los cambios realizados. En el momento que lo proteja, el documento es disponible para los demás usuarios con sus cambios presentes, y si tienen los privilegios apropiados, también podrán desprotegerlo para modificarlo.



Desproteger un documento. 1. Localice el documento que quiere modificar. 2. Pase el Mouse por encima del archivo y haga clic en la pestaña del documento. 3. Compruebe que ha seleccionado el documento correcto y haga click en desproteger. Mientras el documento esta desprotegido el usuario que lo desprotegió puede realizar cambios en su contenido pero estos no serán visibles para el resto de usuarios hasta que el documento no vuelva a ser protegido. Si esta desprotegido el icono del documento

muestra una flecha verde indicando esta condición ( ) y si el documento está protegido “modo normal” el icono no tiene dicha

flecha ( ) y mostrará el contenido completo de su última versión.

Proteger un documento. Si se ha desprotegido un documento, se debe proteger para que los demás usuarios de la carpeta puedan ver la última versión. Mientras no se haga, nadie podrá ver los cambios realizados ni desproteger el documento. Nota: En la pantalla donde se despliega el contenido de una carpeta, aparece una columna donde dice por quién está desprotegido un documento.

La forma para proteger un documento se presenta a continuación: 1. Localiza el documento que deseas proteger. 2. De click en la pestaña para desplegar el menú. 3. Comprueba que ha seleccionado el documento correcto y haz clic en Proteger.



4. Realice los cambios necesarios en el perfil de documento y rellene de forma breve los comentarios sobre la versión para explicar cómo cambió el documento mientras estuvo desprotegido. 5. Haga clic en OK.

De esta forma, el documento quedará protegido en el área de trabajo y los autores de la carpeta podrán verlo y modificarlo. Podemos incluir un comentario o una referencia en la que se explique el motivo del cambio o información relevante.

Proceso para ver el historial de versiones.

El historial de versiones puede resultar útil para hacer un seguimiento de los cambios o ver la evolución de un proyecto. Si elimina la versión de trabajo actual de un documento, se elimina todo el historial de versiones. Realice lo siguiente para ver el historial de versiones: 1. Al pasar el mouse por el documento se activa la pestaña, haga click sobre ella y después en Historial de versiones.

2. Esta opción mostrará todas las modificaciones hechas al documento.



Proceso para cargar imágenes: Dos pasos para crear Bibliotecas de Imágenes:

1. Seleccionamos la opción del menú lateral Bibliotecas, y en la pestaña superior nos aparece un

icono con la opción de Crear:

2. A la hora de crear, seleccionamos, de las opciones: Biblioteca de imágenes.

3. En el menú lateral se alberga la biblioteca de imágenes creada, en la sección de Imágenes:



4. Una vez creado el repositorio de imágenes, cargamos las imágenes elegidas para este sitio.

Proceso para cargar o eliminar imágenes en una Biblioteca:

Al seleccionar la Biblioteca de imágenes, donde queremos cargar las imágenes, se nos habilita en la

parte superior, una serie de pestañas:

• Nuevo: elegimos esta opción cuando queremos crear carpetas, es una forma de clasificar las

imágenes.

• Cargar: de esta manera seleccionaremos una o más imágenes para comenzar la carga desde

nuestro pc.

1º paso:

2º paso:

Examinar: al seleccionar esta opción

accedemos a las imágenes que tenemos

en nuestro pc.

Si deseamos cargar más de una imagen,

elegiremos la opción que aparece en

azul indicando esta acción.



3º paso:

Una vez cargadas todas las imágenes elegidas, la biblioteca se muestra de esta manera:

• Acciones: Debajo de cada imagen se habilita un recuadro que permite seleccionar una o varias

imágenes a la vez, lo cual nos facilitará todo tipo de acciones.

Una vez seleccionada la imagen y

cargada se nos abre este cuadro a

cumplimentar de forma opcional:

La imagen puede ser nombrada

Se puede indicar una fecha distinta a la de publicación.

Al pulsar sobre la imagen se abre un cuadro de texto con

la descripción anotada.

A modo de Tags o etiquetas, a la hora de buscar toma

una palabra clave de referencia.



En la captura de pantalla que se muestra a continuación, se puede ver 2 de estas imágenes

seleccionadas y la opción de Acciones desplegada, mostrando todas las posibilidades que nos ofrece

este menú:

Proceso para cargar videos en un sitio:

Previamente se debe utilizar una cuenta en canal de video, tales como YouTube o Vimeo para poder

enlazar con nuestro editor de video.

En la página o sitio donde queramos mostrar nuestro video, ejecutamos los siguientes pasos:

Acciones del sitio>> Editar página: Agregar Elemento Web de tipo Editor de Contenido.



En el menú del elemento Editor de Contenido, en la parte donde indica:

Vinculo de contenido, debemos introducir la URL del video que deseamos

vincular:

Aceptar.

Y en la página se mostrará de la siguiente manera:



Proceso para crear un nuevo proyecto en la Gráfica de Gant.

Con la Gráfica de Gant se pueden organizar proyectos con sus respectivas actividades de una forma

independiente, y se desplegará en pantalla, el proyecto que se haya elegido ver. De esta forma, hay más

control sobre la información de los proyectos. Cada una de las actividades cuenta con un nombre,

prioridad, estatus de la trea, porcentaje de avance, a quién se asigna, una descripción y fecha de inicio y

terminación. Además, a cada actividad, se le puede anexar documentos.

Para crear una lista de Tareas de proyecto, realice lo siguiente:

En el menú “Acciones del sitio” marcamos la opción Mas opciones

2. En la ventana “Crear” seleccionamos “Tareas de proyecto”



3. Le damos un Nombre a la Lista de Proyectos e indicamos si queremos que aparezca en la lista de Inicio Rápido.

Para crear un nuevo proyecto, realice lo siguiente:

1. En el menú lateral, de click en la Lista de Proyectos que hemos creado.

2. Despliegue la pestaña de Nuevo y seleccione la opción de Nueva Carpeta, que será el repositorio

donde estarán todas las actividades de su proyecto.

3. Escriba el nombre que

recibirá su proyecto y de

click en Aceptar.

Creamos un diagrama de

Gantt, al que iremos

añadiendo Nuevo

elementos, Flujos de

trabajo…



Proceso para cambiar de nombre a un proyecto.

1. Localice el proyecto que quiere modificar en la lista de proyectos debajo de la gráfica de Gant

2. Al pasar el mouse por él, se activa una pestaña, de click para desplegarla.

3. Seleccione la opción Editar elemento.

4. Escriba el nuevo nombre del proyecto y de click en Aceptar.

Proceso para agregar una tarea a un proyecto.

1. Desde la Lista de Proyectos, haciendo click en la carpeta del proyecto a la que se quieren asignar

tareas.

2. Desplegar la pestaña de la opción Nuevo y seleccionar Nuevo

elemento.



3. Llenar los campos con la información necesaria de la tarea de la siguiente forma:

1 Nombre de la tarea.

2 Prioridad de importancia

(Norma, Alta, Baja)

3 Estatus (No iniciada, En curso,

Completada, Aplazada y a

la espera de otra persona)

4 Porcentaje completado.

5 Se puede asignar la tarea a

una persona.

6 Descripción de la tarea.

7 Fecha de inicio y final.

Nota: El único campo obligatorio

es el de nombre de la tarea (Título),

los demás campos son opcionales.

4. De click en Aceptar

5. A continuación la tarea aparece desplegada en la gráfica de Gant y en el listado debajo de ella.

1

2 3

4 5

6 7



Proceso para modificar una tarea de un proyecto.

1. Localizar la tarea a modificar, ya sea desplegando los proyectos en el menú lateral y entrando al

proyecto al que pertenece la tarea, o, desde la página principal, en el listado de la gráfica de Gant, dar

click sobre el proyecto al que pertenece la tarea.

2. En ambos casos, se desplegará la pantalla con la gráfica de Gant y las tareas asignadas a ese proyecto.

Desplegar la pestaña de la tarea que se quiere modificar y dar click en Editar elemento.

3. Modificar el campo que se requiera y dar click en Aceptar.



Proceso para recibir alertas al correo electrónico cuando hay modificaciones

en carpetas o documentos.

• Dependiendo del elemento al que se quiera suscribir realice cualquiera de los siguientes pasos:

a) Si se requiere suscribir a una librería de documentos, dentro de ella, desplegar la opción Acciones y seleccionar Enviarme alertas.

b) Para suscribirse a un solo documento o a una carpeta desplegar la pestaña de opciones y seleccionar Enviarme alertas.

c) Otra opción de forma más directa, es seleccionar el documento y se nos habilita el menú Ribbon, elegir la opción Enviarme alertas:



En ambas opciones, el proceso para crear la alerta, pasa por rellenar los campos requeridos y pulsar en Aceptar.

d) Recibirá alertas en su correo electrónico cuando se hagan cambios en el documento/carpeta que

seleccionó.



Proceso para subir comentarios a un área de Discusión

• Ingresar en el área de Discusiones dando clic en el vínculo que se encuentra en el menú lateral

izquierdo de la pantalla principal.

• Para iniciar una nueva Discusión dar clic en el botón de Crear



• En la siguiente pantalla seleccionar la opción de Panel de discusión y llenar los campos de

Nombre y Descripción del foro de discusión.

• Una vez creado el panel de discusión, desplegar la pestaña de Nuevo y dar clic en Discusión para

para crear un nuevo tema.

• Llenar los campos del nombre y cuerpo la discusión.

• Una vez creado el tema de la discusión, se puede participar respondiendo a ésta dándole un clic

para leer el contenido y presionando el botón de Respuesta que se encuentra en el lado

superior derecho.



• Guardar el comentario dando clic en Aceptar.

Vínculos de interés

Muestra enlaces útiles referentes a servicios Web en Internet o referencias relevantes para el proyecto en el que estén trabajando.

Date post:	19-Dec-2015
Category:	Documents
Upload:	jmfraga
View:	75 times
Download:	4 times

Manual Intranet (2011)

Documents