MANUAL DO USUÁRIO

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Manual do Usuário

Esse manual contém as informações necessárias para que um usuário conheça os

diversos aspectos relacionados à administração do ITS ECM, apresentando uma

descrição simples e de fácil entendimento de seus componentes.

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Sumário

1.ECM .......................................................................................................................... 4

2. Documentos: ........................................................................................................... 5 2.1- Visualização de Arquivo de Imagem:..................................................................................... 7

2.2-Visualizar Arquivos:...............................................................................................................7

2.3-Baixar Arquivo:......................................................................................................................8

2.4-Subir Arquivo:........................................................................................................................8

3. Pastas: ................................................................................................................... 10 3.1- Criando uma Nova Pasta...................................................................................................10

4. Integração com o Windows Explorer .................................................................. 11 4.1- Criando Mapeamento:.......................................................................................................12

5. Agenda Corporativa ............................................................................................. 14 5.1- Novo Compromisso...........................................................................................................15

5.2- Sincronizar Agenda com Outlook......................................................................................16

6. Digitalizador WEB ................................................................................................. 17 6.1- Digitalização...................................................................................................................... 17

7. Workflow Personalizável ...................................................................................... 19

8. Dúvidas.....................................................................................................................24

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1.ITS ECM

1.1- O que é?

Enterprise Content Management – Gestão de Conteúdo Corporativo

Estratégias, Métodos e Ferramentas usados para capturar, gerenciar, preservar e entregar conteúdos relacionados aos principais processos de negócio.

1.2-Para que serve?

O ITS ECM permite o controle de seus documentos eletrônicos e digitais, potencializando a performance do seu negócio e objetivo estratégico.

Seja bem- vindo!

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2. Documentos:

Visualização, Download e Upload de arquivos no sistema.

2.1- Visualização de Arquivo de Imagem:

O ITS ECM disponibiliza diversas formas de visualização de um

arquivo de imagem, confira:

1ª Opção:

É necessário possuir um software visualizador de imagem instalado em sua

máquina

- Clique no nome do arquivo, em seguida a imagem abrirá no software que estiver

instalado na estação de trabalho.

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2ª Opção:

Não é necessário ter software visualizador de imagem instalado.

- Clique no link “Ver Imagem”, a imagem abrirá no visualizador integrado ao

sistema “ITS ECM” em tela cheia.

3ª Opção:

Para utilizar essa opção

também não é necessário

possuir software visualizador

de imagem instalado, basta

marcar a caixa de seleção do

arquivo a ser visualizado e

clicar em “Visualizar Imagem”.

A imagem abrirá no visualizador integrado ao sistema ITS ECM em uma tela pop-up.

*Obs. Visualizador disponível para os navegadores Chrome e Mozilla Firefox. O Internet

Explore 9 não possui suporte para HTLM5 CSS3.

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2.2-Visualizar Arquivos:

Além de arquivos de imagem o ITS ECM possibilita a visualização de forma rápida

e prática, de documentos de texto e planilhas.

- Clique no nome do documento.

Na caixa de dialogo “Abrir Documentos”: escolha a opção “Somente Leitura”

depois clique no botão “OK”.

* Entrar com “Usuário” e “Senha” por questões de segurança para o arquivo abrir.

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2.3-Baixar Arquivo:

O ITS ECM possui um menu prático para o gerenciamento de seus documentos.

Para efetuar o download de algum arquivo, basta clicar na aba “Documentos”, selecionar

o arquivo pretendido e em seguida clicar no ícone “Baixar uma Cópia”.

- Na caixa de dialogo “Download de Arquivos”: escolha a opção “Salvar”.

2.4-Subir Arquivo:

O ITS ECM oferece várias opções para o Upload de seus arquivos, e ainda possibilita sua

organização em pastas, facilitando a visualização dos processos.

1ª Opção:

Selecione a aba “Procurar” clicar no link “+ Adicionar documento”.

- Em seguida clique no botão

”Procura” e selecione o caminho

e o arquivo que deseja subir.

Clique em “OK” para concluir o

processo.

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2ª Opção:

Selecione a aba “Procurar” clicar no link “+ Adicionar documento”.

- Em seguida clique no

link “Carregar Vários Documentos”.

- Selecione “Arrastar os Arquivos e Pastas” ou clique em “Procurar arquivos com alternativa”. Clique em “OK” para concluir o

processo.

Obs. Fique atento à opção de substituição de arquivos existentes.

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3. Pastas:

O ITS ECM disponibiliza estrutura de pastas em árvore que facilita a visualização dos processos e

proporciona organização lógica e física dos

documentos.

3.1- Criando uma Nova Pasta

- Para criar uma nova pasta clique na aba Documentos em “FERRAMENTAS DE BIBLIOTECA”, em seguida clique no ícone “Nova Pasta”.

- Escreva o nome da pasta no campo obrigatório ”Nome”. Para concluir clique em

“Salvar”.

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4. Integração com o Windows Explorer

A integração do ITS ECM com o Windows Explorer permite criar,

alterar, visualizar, copiar, colar, salvar e apagar arquivos e pastas que

estão no sistema sem necessidade de browser.

.- Para criação do atalho selecione a aba Biblioteca e clique no ícone “Abrir com explore”.

- Digite Usuário e Senha caso necessário e aguarde abrir a pasta com todo conteúdo do

“ITS ECM” no explore do Windows.

Dica: Você poderá mapear esse caminho da pasta para criar um atalho de fácil acesso no

seu desktop (área de trabalho).

Obs. Essa função só esta disponível para o navegador Internet Explore.

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4.1- Criando Mapeamento:

-Copie o endereço da

pasta a ser mapeada.

-Clique com o botão direito do mouse em “Meu Computador”, e em seguida em “Mapear unidade de rede...”.

- Clique no link “Conecte-se um site que pode ser usado para armazenar documentos e imagens”.

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- Clique em “Avançar”.

-Clique em “Escolher um local de rede personalizado” e “Avançar”.

- Cole o endereço copiado e clique em

“Avançar”.

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- Escreva o nome da pasta e clique

em “Avançar”. Para finalizar clique

em “Concluir”

- Em “Meu Computador”

você poderá confirmar que a

pasta foi criada com todo

conteúdo do sistema sem

precisar abrir o navegador.

Obs. Essa função só esta disponível para o navegador Internet Explore.

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5. Agenda Corporativa

O ITS ECM possui agenda corporativa para o

gerenciamento dos seus compromissos.

5.1- Novo Compromisso

- Para adicionando um novo compromisso a agenda

clique no link “+ Adicionar”.

- Preencha os campos a

seguir e clique em

“Salvar”.

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5.2- Sincronizar Agenda com Outlook.

Sincronizando a agenda com o Outlook, mesmo que o ITS ECM não esteja aberto em sua

tela, você recebe os lembretes dos compromissos agendados.

- Para realizar a sincronia clique no botão “Conectar com Outlook”, em seguida insira os

compromissos pretendidos.

Agenda Outlook

Agenda GED

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6. Digitalizador WEB

Permite o acesso ao scanner local através de uma aplicação na web, inserindo o resultado

da digitalização direto no sistema sem necessidade de upload.

6.1- Digitalizando

- Clique no menu de tarefas “Digitalizar Documentos”.

Ou menu de tarefas “Editar Item”.

- Em seguida clique em “Digitalizar Documento”.

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- Aguarde inicializar

- Selecione o tipo de digitalização e clique em

“Scan”.

-

Preencha os campos indexáveis e clique em

“Salvar”.

- Documento Digitalizado

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7. Workflow Personalizável

O ITS ECM possuí workflow personalizável proporcionando o gerenciamento do fluxo de

trabalho de acordo com as necessidades da sua empresa

Exemplo de workflow para solicitação de férias

- Para adicionar nova solicitação clique no link “+Adicinar novo item”.

- Preencha os campos e clique em “Salvar”.

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- A solicitação criada aparecerá na caixa Usuário para envio.

- No menu de tarefas clique em “Enviar para próxima etapa”.

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- Clique em “Fechar(x)”

- A solicitação estará na caixa Gerência com o status Aguardando aprovação.

- Para a aprovação o gerente deverá clicar em “Enviar para próxima etapa”, e para reprovação, clicar em “Rejeitar”.

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- Em caso de aprovação a solicitação estará na caixa Recursos Humanos, com o status ” Autorizado pelo Gerencia”.

- O responsável por essa etapa deverá “Enviar para próxima etapa”, onde a solicitação aguardará a assinatura do funcionário.

- em seguida clicar em “Visualizar Impressão”.

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- A “Ficha de solicitação de férias” abrirá na tela. Ela deverá ser impressa, entregue ao funcionário para assinar, em seguida deverá ser digitalizada e anexada ao sistema.

- Após anexa a solicitação com a assinatura do funcionário, caberá ao Recursos Humanos clicar em “Enviar para próxima etapa” para finalizar o workflow.

- O status do processo mudará para “Finalizado”.

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8. Dúvidas

Para sanar qualquer dúvida entre em contato conosco:

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